5 mẹo giúp quản lý dự án thi công công trình hiệu quả hơn

lý dự án sẽ có rất nhiều yếu tố tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành đúng tiến độ. Làm thế nào để quản lý dự án thi công công trình hiệu quả. Bài viết này chúng tôi xin chia sẻ một số mẹo quản lý dự án giúp bạn tránh khỏi những sai sót không đáng có. 1. Quản lý tiến độ dự án Hoạt động kiểm soát quản lý tiến độ thi công đóng vai trò vô cùng quan trọng, nhằm đảm bảo dự án thực hiện và hoàn thành theo đúng kế hoạch ban đầu, từ chi phí, nguồn lực và chất lượng các công trình. Kiểm soát tiến độ thi công này cần phải diễn ra một cách thường xuyên và liên tục ở từng khâu, từng giai đoạn của dự án. Trong quá trình triển khai bất kỳ một thay đổi nhỏ nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động do đó người quản lý thi công cần phải nắm rõ tiến độ thi công, bám sát thực hiện các công việc theo hợp đồng đã ký kết. Trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn, hạng mục bị kéo dài người quản lý phải có điều chỉnh phù hợp để không làm ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ dự án. Nếu xét trên tổng thể thấy tiến độ bị kéo dài thì người quản lý cần có sự thống nhất bàn luận của các bên để điều chỉnh tổng tiến độ của dự án. 2. Xây dựng kế hoạch cho dự án theo từng giai đoạn, hạng mục cụ thể Trong dự án có rất nhiều hạng mục nhỏ như xây dựng đổ móng, đổ trần, lắp hệ thống điện, nước, lắp hệ thống cửa, thang máy, hệ thống điều hòa. Đặc biệt, đối với những công trình lớn, phức tạp thời gian kéo dài với nhiều hạng mục cùng diễn ra song song nếu như không có một bản kế hoạch cụ thể sẽ rất khó nhà quản lý nắm bắt được tiến độ công việc. Mỗi hạng mục sẽ được xây dựng một bản kế hoạch cụ thể, bao gồm người đứng đầu, thời gian, chi phí và nhân lực. Trong mỗi hạng mục này người đứng đầu sẽ có vai trò giám sát, phân công công việc cho từng nhân viên, đưa ra kế hoạch cụ thể về thời gian, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đồng thời chịu trách nhiệm về chất lượng hiệu quả trong quá trình thi công. Đối với mỗi dự án nhất định, tùy từng hạng mục có thể phải tổ chức đấu thầu để tìm ra nhà thi công. Do đó, mọi quy trình làm việc, kế hoạch thực hiện cần phải được các bên thông qua ngay từ sớm, người quản lý có trách nhiệm duy trì luồng thông tin thông suốt để mọi người nắm bắt được về thời gian, phạm vi, ngân sách và nguồn lực cần thiết ngay từ đầu dự án.  Điều này giúp nhà quản lý hạn chế được những tình huống bất ngờ trong lúc triển khai dự án. Khi đã có một bản kế hoạch rõ ràng cho từng hạng mục con, đây sẽ là khởi đầu tốt nhất để quản lý dự án thi công công trình hiệu quả, dù có những vấn đề mới phát sinh sẽ không làm ảnh hưởng đến dự án. 3. Theo dõi quản lý vật tư thi công Tiến độ dự án phụ thuộc khá nhiều vào độ sẵn sàng của vật tư thi công. Lên kế hoạch nhập mua vật tư sao cho đủ sát với mỗi công trình luôn là bài toán khó của các nhà thầu. Để làm tốt điều này nhà quản lý nên xây dựng cho mình một quy chuẩn trong hoạt động theo dõi, quản lý vật tư thi công: Lên kế hoạch vật tư: Lên kế hoạch mua vật tư giúp người quản lý chủ động về ngân sách, bố trí kho bãi, nguồn lực, Quá trình yêu cầu vật tư không dễ như tuyển nhân công, bởi nhất là các vật tư nhập khẩu liên quan đến việc sản xuất, vận chuyển, thường thì sẽ phải dao động từ 3 tuần trở lên tính từ lúc chốt hàng. Định mức vật tư quy định cho từng hạng mục: Định mức vật tư cho hạng mục là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán chi phí, đồng thời kiểm soát chặt chẽ số nguyên vật liệu đang có, loại bỏ tình trạng hao hụt vật tư, hoặc tránh tình trạng thiếu vật tư trong quá trình thi công. Định mức vật tư còn giúp cho nhà quản lý kiểm soát được số lượng, nếu trong quá trình thi công phát sinh thêm vấn đề mới có thể đề xuất thêm vật tư mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Theo dõi tình trạng sử dụng vật tư: Theo dõi tình trạng sử dụng vật tư để đảm số lượng nguyên vật liệu đang trong định mức quy định, tính tạo được độ hao hụt và khả năng sẵn có của vật tư trong kho tránh trường hợp tiến độ thi công bị ảnh hưởng do thiếu nguyên liệu thi công. 4. Dự tính nhân công trong các hạng mục Dự tính nhân công trong từng hạng mục là một trong những căn cứ để lên dự toán chi phí cho chủ đầu tư. Không những thế dự tính nhân công còn là cơ sở để nhà quản lý có những con số cụ thể phân bổ nguồn nhân lực cho phù hợp với từng giai đoạn và hạng mục. Đồng thời có những phương án dự phòng tránh tình trạng thiếu nhân công hoặc thừa nhân công trong quá trình thực hiện. 5. Sử dụng phần mềm quản lý công việc dự án thi công Khi mà các công cụ làm việc cũ như email, excel bộc lộ nhiều hạn chế khó đáp ứng được nhu cầu công việc của người dùng thì việc thay đổi thói quen, quan niệm cũ là điều cần thiết đối với nhà quản lý. Hơn ai hết, nhà lãnh đạo phải là người đầu tiên nhạy bén với những phương pháp mới, cách thức làm việc mới. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ 4.0 phủ rộng, xu hướng mới của ngành quản lý dự án hiện nay là ứng dụng phần mềm hiện đại, tân tiến vào quản lý công việc. Phần mềm quản lý công việc giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp: Giám sát giờ làm việc, ra vào của nhân viên công trình Giám sát công việc đội nhóm bảo trì công trình Giám sát hiệu quả công việc của nhân viên công trình Lập kế hoạch cho nhiều dự án một lúc. Có thể phân công công việc cho nhiều dự án, nhân viên một lúc và linh hoạt thay đổi, sửa, hủy bỏ công việc khi cần. Phân loại công việc theo nhiều cấp độ Theo dõi tiến độ dự án theo trạng thái công việc hiển thị (đang thực hiện, đã hoàn thành, quá hạn, tạm dừng, đã hủy) Thêm việc, giao việc mới ngay trên điện thoại di động Tạo môi trường cộng tác hiệu quả, nhắc việc, thảo luận dự án giữa các thành viên. Xuất phát từ những nhu cầu thực tiễn, SmartWorker ra đời được thiết kế thân thiện với người dùng, đây là phần mềm quản lý công việc duy nhất chuyên biệt cho đơn vị thi công lắp đặt bảo trì công trình. Giúp doanh nghiệp quản lý công việc theo 4 mô hình: Quản lý công việc theo dự án, quản lý công việc theo team, quản lý công việc sự vụ và công việc lặp lại.