Báo cáo Tổng hợp về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ; tổ chức hoạt động kinh doanh & tổ chức công tác kế toán của Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật hà nội

hợp với điều kiện của từng Doanh nghiệp. Việc xác định đúng phương hướng và giải pháp phát triển thị trường sao cho phù hợp với tốc phát triển chung của nền kinh tế đó là một vấn đề cấp thiết đặt ra trước mắt cho các doanh nghiệp hiện nay. Công ty vật tư và dich vụ kỹ thuật Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước với hình thức kinh doanh chủ yếu là mua bán xuất nhập khẩu, trong những năm qua cũng đang ra sức hoạt động để tự khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế... Nhằm củng cố và bổ sung kiến thức về trình độ lý luận nói chung và trình độ kế toán nói riêng của chuyên ngành kế toán trong thời gian thực tập theo chương trình đào tạo của nhà trường, em đã thực tập tại Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội, qua thời gian thực tập với những tài liệu được tiếp cận và sự hiểu biết của mình em xin trình bày trong bản báo cáo thực tập tổng hợp của mình dưới đây: Báo cáo thực tập tổng hợp bao gồm: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.2. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển 2. Chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 2.1. Chức năng 2.2. Nhiệm vụ 2.3.Quyền hạn 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 4. Tổ chức hoạt động kinh doanh 4.1. Môi trường kinh doanh của Công ty 4.1.1. Môi trường kinh doanh bên ngoài 4.1.2. Môi trường kinh doanh bên trong 4.2. Hạch toán các nghiệp vụ kinh doanh mua bán hàng 4.2.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng 4.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng 5. Tổ chức công tác kế toán 5.1. Tổ chức bộ máy kế toán 5.2. Hệ thống chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp 5.3. Hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp 5.4. Hệ thống sổ kế toán 5.5. Một số phần hành kế toán chủ yếu 5.5.1. Kế toán tài sản cố định 5.5.2. Kế toán vốn bằng tiền 5.5.3. Kế toán xác định kết quả và phân phối kết quả hoạt động kinh doanh Kết luận 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty Vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội - Bộ Thương mại có tiền thân là Xí nghiệp sửa chữa bảo hành xe máy 19/8. Từ khi chế độ quản lý kinh tế nước ta chuyển từ chế độ quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toán kinh tế xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Do đặc điểm kinh doanh của xí nghiệp không phù hợp với cung cách làm ăn mới, Xí nghiệp đã không đáp ứng được thị trường công việc kinh doanh của Xí nghiệp bị thua lỗ. Đứng trước thực trạng đó, Tổng công ty Máy và phụ tùng với ban lãnh đạo Bộ Thương Mại đã quyết định đổi tên Xí nghiệp thành Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội theo quyết định số 300TN-QĐ ngày 19/3/1991. Nhiệm vụ kinh doanh của Công ty trong giai đoạn này là kinh doanh tổng hợp các thiết bị máy móc, ô tô, săm lốp làm nòng cốt, giữ gìn và phát triển nghề cũ là dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa và đại tu ô tô xe máy. Đồng thời bổ sung thêm vốn lưu động, tăng tài sản cố định, sắp xếp lại bộ máy kinh doanh, tạo tiền đề vững mạnh cho việc kinh doanh mới. Do chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp (Theo nghị định 388 CP) Công ty Vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội được thành lập lại theo quyết định số 620/TM-TCCB ngày 28 tháng 05 năm 1993 của Bộ thương mại là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty máy và phụ tùng. Từ tháng 01/2003 là một Công ty kinh doanh độc lập trực thuộc Bộ Thương Mại. Tên giao dịch MACHINCO 4. Địa chỉ: Số 1 Phạm Huy Thông, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 108839 ngày 22/6/1993. Mã số thuế: 0100107476-1. Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp số 155 ngày 17/10/1998 Công ty Vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội - Bộ Thương mại là đơn vị kinh doanh độc lập chuyên kinh doanh các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng cung cấp cho các công trình trọng điểm, các dự án cho toàn nền kinh tế quốc dân. Đặc điểm và đặc thù mặt hàng kinh doanh rất đa dạng và phong phú, đòi hỏi sự am hiểu về kỹ thuật của máy móc thiết bị. Trong thời kỳ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp, ngành hàng của Công ty chủ yếu là nhập khẩu theo nghị định thư từ các nước trong phe xã hội chủ nghĩa như: Liên xô, Bungari, Cộng hòa dân chủ Đức và cung cấp thiết bị cho các ngành trong nền kinh tế theo kế hoạch của Nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, phạm vi mặt hàng kinh doanh của Công ty tương đối rộng, Công ty luôn chủ động thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, nhập khẩu để thích ứng nhanh xu hướng biến động của thị trường trong nước nhờ đó hoạt động kinh doanh nhập khẩu luôn luôn được duy trì và đạt hiêụ quả cao. Do đặc điểm ngành kinh doanh đa dạng và phong phú, thường xuyên phải đấu thầu để cung cấp thiết bị cho các dự án, các công trình trọng điểm, Công ty áp dụng cơ chế “mềm”, “linh hoạt” trong cơ chế “Giá” trên cơ sở căn cứ vào giá thị trường để điều chỉnh giá bán sao cho phù hợp. Đôi khi Công ty cần phải giảm giá bán ở mức thấp hơn bình thường nhằm giới thiệu sản phẩm, tạo uy tín trên thị trường, đặc biệt là khách hàng truyền thống của Công ty. Đó là một điều kiện quan trọng để tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả của Công ty. Trong giai đoạn hiện nay sự cạnh tranh thị trường, khách hàng, chủng loại hàng hoá mang tính khốc liệt giữa các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài đòi hỏi Công ty luôn xây dựng các chiến lược kinh doanh, phương án kinh doanh, luôn nắm bắt về kỹ thuật, làm tốt các dịch vụ trước và sau bán hàng, nghiên cứu nguồn hàng để từ đó đáp ứng yêu cầu thị hiếu của mỗi thị trường mỗi khách hàng. 1.2. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển. Cũng giống như các doanh nghiệp thương mại mục tiêu của Công ty là muốn bán được nhiều sản phẩm hay hàng hoá của mình trên thị trường trong nước cũng như Quốc tế. Vì vậy, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá luôn là mục tiêu hướng tới của Công ty Vật tư và Dịch vụ kỹ thuật Hà Nội nhằm tăng lợi nhuận, kim ngạch doanh thu, từ đó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty coi kinh doanh là một nghệ thuật tác động tới tâm lý khách hàng nhằm thúc đẩy sức mua của khách hàng. Để có được điều này Công ty luôn phải đi sâu nắm bắt thị trường “Mua những sản phẩm thị trường thiếu, bán những sản phẩm thị trường cần” đảm bảo chất lượng hạ giá thành sản phẩm phù hợp với từng giai đoạn, từng thời điểm, đảm bảo niềm tin của khách hàng để từ đó nâng cao vị thế của Công ty trên thương trường, doanh thu Công ty liên tục tăng được thể hiện như sau: Doanh thu thuần năm 2001 đạt 252,26 tỷ đồng doanh thu, năm 2002 đạt 271,78 tỷ, tăng so với năm 2001 là 19,52 tỷ đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 7,74% trong đó: Doanh thu mặt hàng thiết bị năm 2001 đạt 179,2 tỷ, năm 2002 đạt 200,7 tỷ đồng, tăng so với năm 2001 là 21,5 tỷ, với tỷ lệ tăng 12%. Doanh thu phụ tùng năm 2002 giảm so với năm 2001 là 4,58 tỷ đồng với tỷ lệ giảm 12,26%. Dịch vụ cho thuê kho bãi năm 2002 tăng so với năm 2001 là 0,26 tỷ với tỷ lệ tăng 19,7%. Kinh doanh hàng ký gửi, bán hàng đại lý, doanh thu từ nhập uỷ thác năm 2002 so với năm 2001 giảm 1,639 tỷ đồng với tỷ lệ giảm là 10,45%. Hàng hoá khác năm 2002 tăng so với năm 2001 là 3,975 tỷ đồng với tỷ lệ tăng 21,26%. Doanh thu năm 2003 đạt 285 tỷ đồng, năm 2002 doanh thu đạt 271,78 tỷ đồng. Năm 2003 doanh thu tăng so với năm 2002 là 13,22 tỷ với tỷ lệ tăng 4,86% cụ thể: mặt hàng thiết bị năm 2003 tăng so với năm 2002 là 24,09 tỷ đồng với tỷ lệ tăng 12%. Mặt hàng phụ tùng có xu hướng giảm từ 2001-2003 do Công ty chuyển hướng kinh doanh tập trung vào kinh doanh thiết bị và mặt hàng phụ tùng chủ yếu thu được từ dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị. Cụ thể mặt hàng này năm 2003 giảm so với 2002 là 12,22 tỷ với tỷ lệ giảm 37,28 %. Dịch vụ cho thuê kho bãi năm 2003 tăng so với năm 2002 là 0,19 tỷ so với tỷ lệ tăng 12,03%. Kinh doanh hàng đại lý, nhập uỷ thác năm 2003 tăng so với năm 2002 là 2,248 tỷ với tỷ lệ tăng 16%. Hàng hoá khác năm 2003 giảm so với 2002 là 1,094 tỷ với tỷ lệ giảm là 4,82%. Mặc dù kết quả doanh thu của Công ty liên tục tăng từ năm 2001-2003 nhưng nó chưa cho ta thấy hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả hay không. Muốn biết tình hình kinh doanh của Công ty lãi lỗ như thế nào ta không chỉ nhìn vào chỉ tiêu doanh thu mà ta còn phải nhìn vào các chỉ tiêu lợi nhuận, chi phí của Công ty được thể hiện qua bảng 2. Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2001-2002-2003 ĐVT: 1.000.000 đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 So sánh 2001/2002 So sánh 2003/2002 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Doanh thu thuần 252.260 271.780 285.000 19.520 +7,74 13.220 +4,86 Trị giá vốn hàng bán 241.970 258.918 270.914,85 16.948 +7 11.996,85 +4,63 Lãi gộp 10.290 12.862 14.085,15 2.572 +25 1.223,15 +9,51 Tổng chi phí 5.000 6.350,24 6.239,56 1.350,24 +27 -110,68 -1,74 Lợi nhuận trước thuế 5.290 6.511,76 7.845,59 1.221,76 +23,1 1.333,83 +20,48 Thuế thu nhập 1.692,8 2.083,76 2.510,59 390,96 +23,1 426,83 +20,48 Lợi nhuận sau thuế 3.597,2 4.428 5.335 830,8 +23,1 907 +20,48 Nộp ngân sách 2.200 2.726,86 3.214,85 526,86 +23,95 487,99 +17,9 Nguồn: Phòng kế toán Công ty. Về doanh thu thuần. Năm 2001 doanh thu của Công ty là 252,26 tỷ đồng, năm 2002 tăng lên 271,78 tỷ đồng với tỷ lệ tăng 7,74% tương ứng tăng 19,52 tỷ đồng. Năm 2003 doanh thu đạt 285 tỷ với tỷ lệ tăng 4,86% tương ứng tăng 13,22 tỷ đồng so với năm 2002. Về lợi nhuận: Lợi nhuận Công ty cũng không ngừng tăng lên, cụ thể: Năm 2001 đạt 3,597 tỷ đồng đến năm 2002 đạt 4,428 tỷ đồng với tỷ lệ tăng 23,1% tương ứng tăng 0,83 tỷ đồng. Năm 2003 lợi nhuận đạt 5,335 tỷ đồng với tỷ lệ tăng 20,48% với số tiền tăng là 0,9 tỷ đồng so với năm 2002. Về chi phí. Năm 2002 chi phí tăng so với năm 2001 là 1,35 tỷ đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 27%. Năm 2003 do lượng hàng tồn kho giảm nên chi phí bảo quản, dự trữ hàng hoá giảm nên chi phí giảm so với năm 2002 là 0,11 tỷ đồng với tỷ lệ giảm 1,74%. Nộp ngân sách nhà nước. Năm 2002 tăng so với năm 2001 là 0,526 tỷ đồng với tỷ lệ tăng là 23,95%. Năm 2003 tăng so với năm 2002 là 0,487 tỷ đồng với tỷ lệ tăng là 17,9%. Đây là một sự cố gắng không ngừng của tất cả cán bộ cũng như Ban lãnh đạo trong Công ty. Đây là một thắng lợi lớn và nó đã củng cố vị thế của Công ty trên thương trường. Công ty đã tạo được thế cạnh tranh thuận lợi với các ưu thế trên thị trường bằng cách đa dạng hoá mặt hàng, đảm bảo chất lượng hàng hoá, làm tốt công tác lắp đặt, bảo hành sản phẩm do đó uy tín Công ty ngày càng tăng lên và thị trường của Công ty không ngừng được mở rộng về chiều rộng và chiều sâu. Đó là sự kết hợp nhịp nhàng, đồng bộ, liên tục của các bộ phận trong Công ty và sự chỉ đạo đúng đắn của Ban lãnh đạo Công ty đã tạo cho Công ty những bước đi vững chắc trên thương trường và liên tục phát triển. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty. 2.1. Chức năng: - Chức năng nói chung: Công ty khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản, vật tư thiết bị, tiền vốn, lao động để phát triển sản xuất kinh doanh. Trong khuôn khổ pháp luật, Công ty được liên doanh, liên kết, đầu tư để đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Nội dung hoạt động: Kinh doanh XNK trực tiếp và kinh doanh trong nước: Máy móc, thiết bị, toàn bộ dây chuyền sản xuất cho các nhà máy, công trường. Ôtô các loại, máy xây dựng. Nguyện liệu, nhiên vật liệu cho sản xuất. Hàng công nghiệp, hàng tiêu dùng. Tổ chức sản xuất cơ khí: Sản xuất, gia công, lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa, đóng mới các loại thiết bị máy móc, phương tiện vận tải, các loại máy xây dựng. Sửa chữa, lắp ráp: ô tô, xe máy, cần cẩu. Tổ chức các hoạt động dịch vụ: Dịch vụ thương mại. Dịch vụ nhà hàng, nhà nghỉ. Vận chuyển hàng hoá, vận chuyển hành khách công cộng đường bộ. Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội - Bộ Thương Mại với chức năng nhập khẩu, nhập khẩu uỷ thác, đấu thầu cung cấp trang thiết bị máy móc cho các dự án, các công trình trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 2.2. Nhiệm vụ: Xây dựng và thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty nhằm: không ngừng mở rộng kinh doanh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Tuân thủ pháp luật của Nhà nước về kinh tế tài chính quản lý xuất nhập khẩu về giao dịch đối ngoại. Chủ động tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, tìm đối tác đầu tư liên doanh, liên kết trong nước và nước ngoài, đổi mới trang thiết bị tự bù đắp các chi phí, đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu góp phần tăng tích luỹ và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn nhằm ổn định và mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thực hiện nghiêm chỉnh các cam kết trong hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại và các nghĩa vụ khác có liên quan đến hợp đồng sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện phân phối theo lao động và công bằng xã hội, tổ chức tốt đời sống và hoạt động xã hội, không ngừng nâng cao trình độ văn hoá, nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên. 2.3. Quyền hạn: Được chủ động giao dịch đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương. Được liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế và cá nhân, các tổ chức khoa học kỹ thuật, hiệp hội trong nước và nước ngoài nhằm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật chuyên môn. Được tham gia các hội chợ, triển lãm, tham gia các hội nghi, hội thảo chuyên đề có liên quan. Được cử cán bộ Công ty ra nước ngoài và mời bên nước ngoài vào Việt nam để giao dịch, đàm phán ký kết các vấn đề thuộc phạm vi của Công ty. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng kinh doanh 3 Chi nhánh KD Lạng Sơn, Phú Thọ Trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật Phòng kinh doanh 4 Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu tư Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà Nội: Vai trò, nhiệm vụ và chức năng của các phòng, ban: Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà Nước và thay mặt Nhà Nước quản lý, sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn sản xuất kinh doanh và đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên trong việc sở hữu vốn tự có của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng có quyền quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc đảm bảo tính tối ưu, tính linh hoạt, độ tin cậy và hiệu quả cao nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc là người chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, tài sản, đóng thuế đầy đủ, góp phần nâng cao ngân sách Nhà nước, đảm bảo và không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân trong toàn công ty. Phó giám đốc: Theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách khâu xuất nhập khẩu, đầu tư... làm trợ lý và đảm nhiệm công việc khi giám đốc vắng mặt. Cụ thể: Phó giám đốc 1: Phụ trách kinh doanh. Phó giám đốc 2: Phụ trách chi nhánh kinh doanh Lạng Sơn, Phú Thọ, trạm bảo hành dịch vụ kỹ thuật. Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, quản lý mạng lưới, công tác thanh tra bảo vệ khen thưởng, kỷ luật. Tham mưu cho Giám đốc phân công các cán bộ công nhân viên có năng lực phù hợp với năng lực từng công việc, từng bộ phận cho phù hợp để từ đó họ phát huy được năng lực của mình một cách hiệu quả nhất. Phòng Tài chính - Kế toán: Thực hiện chức năng giám sát về mặt tài chính, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ kịp thời các thông tin giúp Giám đốc có quyết định đúng đắn. Tổ chức các công việc kế toán của công ty. Có trách nhiệm tham mưu và giúp Giám đốc quản lý các nguồn vốn, việc chi tiêu tính toán hiệu quả kinh doanh, lập sổ sách kế toán, hạch toán và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế của Công ty và các qui định báo cáo của bộ Thương Mại. Đồng thời phòng tài chính kế toán phải phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng kinh doanh thực hiện có hiệu quả, công việc kinh doanh đảm bảo được như kế hoạch đã đề ra. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về mặt tài chính. Nhiệm vụ cụ thể: - Tham mưu cho giám đốc về công tác đảm bảo và quản lý tài chính của toàn Công ty. - Thực hiện tốt các chế độ tiền lương, thưởng, các chỉ tiêu về phúc lợi cũng như các chi phí khác cho mọi thành viên trong Công ty. - Mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán và ghi chép hạch toán đúng, đủ theo chế độ hiện hành. - Quản lý chặt chẽ tiền mặt, tài khoản ở Ngân hàng, đôn đốc thanh toán. - Giúp giám đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính với các đơn vị cơ sở trong công ty, kiến nghị về các biện pháp quản lý tài chính ngày càng đi vào nề nếp. - Thực hiện chế độ báo cáo tài chính tháng, quý, năm và tổng quyết toán tài chính với đơn vị cấp trên và cơ quan Nhà nước theo chế độ. Phòng kế hoạch đầu tư: Lập kế hoạch nhằm thu hút sự đầu tư của bạn hàng đến với Công ty, giúp Công ty có nhiều dự án đầu tư. Tham mưu cho Giám đốc lên kế hoạch phát triển kinh doanh hàng năm, tổng hợp báo cáo nhanh tình hình kinh doanh của Công ty theo tuần, 20 ngày, tháng,... cho Giám đốc và cấp trên. Phòng kinh doanh: Gồm có 4 phòng kinh doanh (Phòng KD - XNK I, Phòng KD - XNK II, Phòng KD - XNK III, Phòng KD - XNK IV) có nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng về vật tư, thiết bị, phụ tùng trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Các phòng kinh doanh thực hiện lập các phương án, tổ chức thực hiện công tác kinh doanh xuất nhập khẩu theo cơ chế khoán: doanh thu, lợi nhuận phải nộp Công ty sau khi đã trừ đi các chi phí kinh doanh. Nghiên cứu, tiếp cận thị trường xây dựng kế hoạch mua bán hàng hoá, có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận kinh doanh, với phòng kế toán trong việc lập các phương án kinh doanh cho từng thương vụ và các báo cáo kinh doanh theo qui định của Công ty. Chi nhánh kinh doanh Lạng Sơn, Phú Thọ: ngoài các chức năng như trên chi nhánh còn có nhiệm vụ thông tin kinh tế vùng biên để công ty có phương án đáp ứng các mặt hàng phù hợp nhu cầu của nhân dân địa phương. Trạm bảo hành và dịch vụ kỹ thuật: có nhiệm vụ sửa chữa ô tô, cần cẩu, các loại máy móc phục vụ vận tải cho nền kinh tế quốc dân. Gia công các mặt hàng cơ khí theo hợp đồng của khách hàng. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty với nhau. Mỗi phòng ban nghiệp vụ có một chức năng nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội là một khối thống nhất từ trên xuống dưới, mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty rất thân thiện trên cơ sở giúp đỡ lẫn nhau, phát huy quyền bình đẳng, tôn trọng lợi ích của nhau, đảm bảo quyền lợi chung nhằm đưa lợi ích chung của Công ty ngày càng phát triển lớn mạnh. Giám đốc Công ty luôn quán triệt lấy sức mạnh đoàn kết làm nòng cốt, đưa ra các qui chế hoạt động, qui chế về tài chính để các phòng ban phối hợp cùng nhau thực hiện. Hàng tuần luôn có các cuộc họp giao ban giữa ban Giám đốc với trưởng, phó phòng các bộ phận để các bộ phận báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, những vướng mắc trên cơ sở đó Giám đốc có những chỉ đạo kịp thời, có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng cùng xem xét giải quyết trên cơ sở nhiệm vụ đã được Giám đốc giao. 4. Tổ chức hoạt động kinh doanh. 4.1. Môi trường kinh doanh của công ty. Môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp được hiểu là tổng hợp các yếu tố tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế, tổ chức và kỹ thuật, cùng với những tác động và các mối quan hệ bên trong và bên ngoài có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 4.1.1. Môi trường kinh doanh bên ngoài: Môi trường kinh doanh bên ngoài của doanh nghiệp chính là hệ thống toàn bộ các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp có liên quan và có ảnh hưởng tới quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Đối với môi trường bên ngoài của doanh nghiệp, nó bao gồm môi trường kinh doanh đặc trưng (môi trường vi mô) và môi trường kinh doanh chung (môi trường kinh doanh vĩ mô). Công ty vật tư và dịch vụ kỹ thuật Hà nội là một doanh nghiệp trong hệ thống các doanh nghiệp của nền kinh tế do đó Công ty cũng hoạt động trong môi trường kinh doanh đặc thù và môi trường kinh doanh chung như các doanh nghiệp khác. Từ trước những năm 1990 là thời kỳ bao cấp, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sửa chữa, đại tu ôtô, máy móc, thiết bị cho tất cả các ngành trong nền kinh tế theo kế hoạch của Nhà nước. Nguồn hàng nhập khẩu chủ yếu (theo Nghị định thư) từ Liên Xô và các nước Đông Âu. Từ sau năm 1990 trở lại đây, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh tổng hợp, lấy kinh doanh các mặt hàng ôtô, thiết bị, phụ tùng làm nòng cốt và tiếp tục giữ gìn ngành nghề truyền thống là dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa và đại tu ôtô. Mặt khác, từ những năm 1995 trở lại đây, Nhà nước đã cho phép các hãng nước ngoài đầu tư sản xuất ôtô tại Việt Nam như hãng TOYOTA, FORD... đó cũng là một thách thức và khó khăn của Công ty. Công ty luôn đứng trước sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như nước ngoài. Trước tình hình đó lãnh đạo Công ty đã vạch ra chiến lược lâu dài trên tầm vĩ mô, trong đó thị trường và khách hàng là những yếu tố được đặc biệt quan tâm. Hiện nay Công ty có rất nhiều đối tượng cạnh tranh tuy thiết bị là mặt hàng đa dạng, phong phú và đòi hỏi sự am hiểu về kỹ thuật. Trong khi đó cầu thì ít mà cung thì nhiều đã làm cho sự cạnh tranh trên thị trường trở nên khốc liệt. Mặt hàng của Công ty rất đa dạng, chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài, do đó sự biến động liên tục của tỷ giá hối đoái trên thị trường, sự thay đổi của các chính sách xuất nhập khẩu là một thách thức đối với Công ty, đòi hỏi Công ty phải có chiến lược kinh doanh, phương án kinh doanh cụ thể cho từng thương vụ để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thị trường là một yếu tố và là một phạm trù kinh tế hàng hoá, “Thị trường là tổng hợp các lực lượng và các điều kiện mà trong đó người mua và người bán thực hiện các quyết định chuyển hàng hoá và dịch vụ từ người bán sang người mua”. Các nhà kinh tế cho rằng: “Thị trường là lĩnh vực trao đổi mà ở đó người bán và người mua cạnh tranh nhau để xác định giá cả hàng hoá và dịch vụ. Vì vậy, khi nói đến thị trường chúng ta phải hiểu rõ thị trường và phải có những bước nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường ngày càng có vai trò quan trọng để giúp các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh thương mại quốc tế. Hàng năm, thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, hội chợ triển lãm, Công ty đã tìm hiểu về thị trường, xây dựng tốt mối quan hệ với bạn hàng, khách hàng, nâng cao uy tín cho Công ty và tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong tương lai. Hiện nay với nhiệm vụ xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ, kinh doanh vật tư máy móc thiết bị phụ tùng, phương tiện vận tải, Công ty đã xây dựng được hệ thống khách hàng truyền thống trong và ngoài nước. Đối với kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty quan hệ rộng với nhiều nước trên thế giới đặc biệt là SNG, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc. Trong kinh doanh luôn có sự cạnh tranh gay gắt, Công ty Vật tư và Dịch vụ Kỹ thuật Hà nội không nằm ngoài quỹ đạo đó. Công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh như các Công ty Machinco 1,2,3...., 10 và các Công ty liên doanh ôtô sản xuất trong nước. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty cũng rất nhiều mặt hàng và đa dạng, để tránh lệch hướng Công ty đã lựa chọn một số mặt hàng cơ bản và là thế mạnh như Máy ủi B170, KAMAZ-55111, KAMAZ-65115, các thiết bị xây dựng. Từ những năm 1998 trở lại đây, Nhà nước áp dụng chính sách mở cửa, tất cả các thành phần kinh tế trong nước đều có thể làm công tác xuất nhập khẩu trực tiếp và các mặt hàng có trị giá lớn phải đấu thầu đã trở thành thách thức lớn đối với Công ty. Mặt khác luật Thương mại được Quốc hội thông qua đã thay đổi căn bản hệ thống quản lý ngoại thương ở nước ta. Ngoài ra, nghị định 16/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27/3/1999 quy định thủ tục, giám sát hải quan, lệ phí hải quan đã tạo sự thuận lợi cho các doanh nghiệp làm công tác xuất nhập khẩu. Việc điều chỉnh thuế XNK cũng đã có những bước tiến đáng kể. Hầu hết hàng xuất khẩu đều có thuế suất là 0% trừ một số tài nguyên thiên nhiên. Thuế suất đối với hàng nhập khẩu cũng được cải tiến gồm 3 mức: thuế suất là thuế suất thông thường, thuế suất ưu đãi và thuế suất ưu đãi đặc biệt. Thuế giá trị gia tăng ra đời ngày 1/1/1999 đã khắc phục tình trạng đánh chồng thuế tuy vẫn còn nhiều bất cập cần được giải quyết nhưng nó đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh. Chính sách quản lý tiền tệ trong thanh toán Quốc tế chặt chẽ sau một thời gian ổn định nhưng từ cuối năm 1997 tỷ giá đồng Việt nam so với đồng ngoại tệ có sự biến động liên tục đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Công ty. Để đứng vững trên thương trường và giữ vững vị thế cho doanh nghiệp, Công ty đã đề ra phương châm “Chất lượng hàng hoá và lợi ích của khách hàng là mục tiêu hàng đầu”, Công ty luôn tìm hiểu thị trường, xây dựng các phương án kinh doanh cho từng thương vụ cụ thể, làm tốt các dịch vụ trước và sau khi bán hàng, dịch vụ bảo hành sản phẩm. Mặt khác lấy khách hàng là bạn, đảm bảo lợi ích của các bên trên cơ sở đúng chính sách, đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích quốc gia. Mặt khác, trong quá trình hội nhập, nhờ có sự quan tâm nỗ lực của Đảng và Nhà nước nên mối quan hệ quốc tế giữa nước ta và các nước trên thế giới được thúc đẩy mạnh mẽ. Chúng ta đã ký kết được những Hiệp định song phương và đa phương với nhiều nước trong khu vực và trên thế giới. Đặc biệt là Hiệp định thương mại Việt - Mỹ (7/2001) đã tạo cơ hội mở rộng thị trường quốc tế cho các doanh nghiệp trong nước. Đi cùng với những thuận lợi là những khó khăn, đó là các doanh nghiệp phải chịu áp lực của cạnh tranh kinh tế gay gắt hơn, phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt các quy định quốc tế về chất lượng hàng hoá, về sở hữu bản quyền... Đối với thế giới, tình hình kinh tế chính trị biến động mạnh mẽ từng ngày. Về mặt kinh tế, các quốc gia đang trong tiến trình toàn cầu hoá một cách mạnh mẽ, sự biến động của nền kinh tế ở mỗi quốc gia nào đó rất có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kinh tế thế giới. Thực tế thời gian qua cho thấy trên thế giới đã diễn ra những cuộc khủng hoảng tài chính ở các nước Đông Nam á, khủng hoảng kinh tế ở một số nước đã làm thiệt hại nặng nề đến nền kinh tế thế giới. Kinh tế và chính trị là hai yếu tố quan hệ mật thiết với nhau, không tách rời, ổn định chính trị là điều kiện thúc đẩy kinh tế phát triển và ngược lại, phát triển kinh tế là nền tảng cho sự ổn định về chính trị. Do chúng có mối quan hệ qua lại mật thiết như vậy nên một trong hai yếu tố biến động sẽ dẫn đến sự biến động của yếu tố còn lại. Hiện nay, tình hình chính trị tại một số nước trên thế giới đang có những diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng lớn tới kinh tế, như sự kiện Liên Xô cũ và hệ thống XHXH tại các nước Đông Âu sụp đổ vào những năm đầu của thập kỷ 90 đã làm ảnh hưởng mạnh mẽ đến hệ thống kinh tế thế giới đặc biệt là những nước theo con đường XHCN trong đó có Việt Nam. Những sự kiện chính trị khác như cuộc khủng khoảng chính trị kéo dài ở những nước Trung Đông, cuộc chiến tranh vùng vịnh giữa Mỹ và Irắc... đã làm cho bức tranh kinh tế thế giới xấu đi. Sự bất ổn về chính trị sẽ làm cho tỷ lệ đầu tư giảm, sự tăng trưởng của nền kinh tế tăng chậm, thậm chí còn tăng trưởng âm, từ đó dẫn đến làm giảm sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Đứng ở góc độ một doanh nghiệp, sự biến động kinh tế - chính trị sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1.2. Môi trường kinh doanh bên trong: Môi trường kinh doanh bên trong của một doanh nghiệp được hiểu là nền văn hoá của tổ chức doanh nghiệp, được hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều yếu tố cấu thành đó là yếu tố vật chất và những yếu tố tinh thần của doanh nghiệp. Công ty Vật tư và Dịch vụ Kỹ thuật Hà nội là đơn vị hoạt động độc lập chuyên kinh doanh các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị xây dựng cung cấp cho toàn nền kinh tế quốc dân kết hợp với sửa chữa và dịch vụ kỹ thuật. Đặc điểm và đặc thù mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, phong phú đòi hỏi sự am hiểu về máy móc thiết bị. Trước những năm 1990 ngành nghề chủ yếu của Công ty là sửa chữa ôtô, máy móc thiết bị, ngành hàng chủ yếu là nhập khẩu (theo Nghị định thư) từ các nước trong phe xã hội chủ nghĩa như Liên Xô và các nước Đông Âu. Từ sau năm 1990 nhà nước chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền thị trường có sự quản lý của Nhà nước, Công ty đã có những giai đoạn rất khó khăn, tưởng chừng không đứng vững nổi. Trước thực trạng đó, Bộ Thương Mại, Tổng công ty Máy và phụ tùng đã chuyển hướng kinh doanh cho cho Công ty là kinh doanh đa ngành nghề: kinh doanh thiết bị, máy móc, ôtô, săm lốp làm nòng cốt, giữ gìn và phát triển nghề cũ là dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa đại tu ôtô, máy móc thiết bị. Trong nền kinh tế mở hiện nay, Công ty phải tự khẳng định vai trò và vị trí của mình trong lĩnh vực kinh doanh bằng cách mở rộng mạng lưới tiêu thụ ra các tỉnh, đa dạng hoá mặt hàng. Công ty một mặt vẫn tiếp tục giữ vững mối quan hệ với các bạn hàng là các nước thuộc Liên xô cũ, đồng thời tiếp tục mở rộng phát triển sang các thị trường khác như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc. Để từng bước chiếm lĩnh thị trường trong nước cũng như nước ngoài, Công ty phải rà soát lại các khâu trong các mắt xích của công tác sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó, Công ty tổ chức bộ máy hoạt động bao gồm: khối sản xuất, khối quản lý, khối kinh doanh. Các khối đều có liên quan mật thiết với nhau. Khối sản xuất: có trách nhiệm làm công tác sửa chữa, đại tu ôtô, máy móc thiết bị và đây cũng là ngành nghề truyền thống của Công ty. Với đội ngũ công nhân lành nghề, tay nghề cao, nhiệt tình, năng động trong công việc đã tạo được niềm tin đối với khách h._.