Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp 26.1 - Công ty 26

g muốn tiến hành hoạt động quản lý, nhất thiết phải có thông tin. Các thông tin cung cấp cho quản lý được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các cách khác nhau trong đó quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép các hoạt động là một trong các phương pháp thu thập thông tin chủ yếu. Hay còn gọi phương pháp này là hạch toán kế toán. Chính vì vậy, hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soat smọi hoạt động kinh tế. Trong công tác hạch toán tại mọi doanh nghiệp thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm và giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Thông qua các thông tin được cung cấp kịp thời, đầy đủ chính xác về nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng tiết kiệm vật liệu, là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp 26.1 - Công ty 26 thuộc Bộ Quốc phòng và quá trình học tập tại trường Cao đẳng kinh tế kỹ thuật công nghiệp I, được sự chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng các cô chú trong Ban tài chính của xí nghiệp 26.1, tôi mạnh dạn nghiên cứu đề tài "Công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp 26.1 - Công ty 26". Nội dung của báo cáo bao gồm 3 phần chính: Phần I: Lý luận chung về kế toán NVL, CCDC ở các doanh nghiệp. Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán NVL ở xí nghiệp 26.1 - Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC ở xí nghiệp. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề này không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý từ phía người đọc. Tôi xin chân thành cám ơn các cô, các chú ở xí nghiệp 26.1 đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho tôi hoàn thành chuyên đề thực tập này. Phần I Lý luận chung về kế toán NVL, CC-DC trong doanh nghiệp sản xuất I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL, CC-DC trong các doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm và nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu 1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu (NVL) Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hoa toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. 1.2. Nhiệm vụ hạch toán NVL Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2. Phân loại và tính giá NVL 2.1. Phân loại NVL NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại VNL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình sản xuất, giá công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Việt liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chât slượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quảnlý hoàn toàn khác với loại VLP thông thương. - Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. - Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phụ tùng cho hoạt động xây lắp, XDCB. - Vật liệu khác là các vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên sổ "danh điểm vật liệu". Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạc toán của từng danh điểm NVL. 2.2. Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập. * Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là: - Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có): + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá hoá đơn là giá mua đã có thuế (giá thanh toán). + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá hoá đơn là giá mua chưa có thuế. - Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… (cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn). * Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ… * Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị NVL được xác định qua sự thừa nhận của các bên tham gia góp vốn. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế NVL thường dùng là: * Giá thực tế tính trực tiếp (đích danh): phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá đích danh của lô đó. * Phương pháp nhập trước - xuất trước Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL xuất kho thuộc lần nào nhập kho thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp nhập sau - xuất trước Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp trên. * Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. * Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xác định giá thuực tế NVL xuất kho. Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ. Gtt tồn kho cuối kỳ = SL tồn kho x ĐG NVL nhập kho lần cuối = ± * Phương pháp hệ số giá: Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, việc nhập nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tới nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do vậy việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong kho khi chưa tính được giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá vật liệu = = Hệ số giá NVL x II. Nội dung công tác kế toán vật liệu 1. Hạch toán chi tiết NVL Như chúng ta đã biết NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Chính vì vậy, hạch toán NVL phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết NVL sau: phương pháp đối chiếu song song, đối chiếu tổng mức luân chuyển, đối chiếu số dư. 1.1. Phương pháp đối chiếu song song Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi vào thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết NVL (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kỳ tién hành đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán chi tiết NVL (đối chiếu từng nghiệp vụ nhập, xuất). Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác. Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL. 1.2. Phương pháp đối chiếu tổng mức luân chuyển Đối chiếu với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL là phương pháp đối chiếu tổng mức luân chuyển. Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở sổ luân chuyển NVL theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán tổng hợp số lượng và giá trị thành tiền tổng nhập, tổng xuất theo từng danh điểm, ghi vào sổ luân chuyển NVL. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thể kho với số luân chuyển NVL. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. 1.3. Phương pháp đối chiếu số dư Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp đối chiếu số dư. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho như các phương pháp trên thì cuối kì còn phải ghi số lượng NVL tồn kho từ thẻ kho vào sổ số dư. Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo phiếu giao nhận chứng từ) và giá hạch toán để trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào "Bảng luỹ kế nhập xuất tồn: (bảng kê này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên sổ số dư với tồn kho trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn theo nguyên tắc. x = 2. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp nó được nhập, xuất kho thường xuyên. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ xuất kho (mỗi lần nhập, xuất đều có cân, đo, đong, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kì bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn kho cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức trên, trong kế toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp là kiểm kê thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 2.1. Nội dung của 2 phương pháp KKTX và KKĐK 2.1.1. Phương pháp KKTX Phương pháp này là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. 2.1.2. Phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức: = ± Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư hàng hoá mua và nhập kho chưa phản ánh trên một tài khoản riêng (tài khoản "mua hàng"). Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy khi áp dụng phương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến… 2.2. Hạch toán tổng hợp về NVL theo phương pháp KKTX 2.2.1. Tài khoản sử dụng - TK 152 "nguyên liệu, vật liệu" Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế. Kết cấu của TK152: Bên Nợ: + Giá thực NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhằm góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc dùng góp vốn liên doanh. + Chiết khấu mua được hưởng + Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán. + Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: giá thực tế NVL tồn kho TK 152 có thể mở thành các tiểu khoản để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thường các doanh nghiệp chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL như: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu - TK331 "phải trả người bán" Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã giao. Kết cấu TK331 như sau: Bên Nợ: + Số tiền đã thanh toán cho người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu XDCB. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. + Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, lao vụ. + Giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ và nợ phải trả. Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu. + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về chưa có hoá đơn khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Dư Có: Số tiền còn phải trả người bán người nhận thầu. Dư Nợ: (nếu có). Số tiền đã ứng trước hoặc trả thừa người bán, người nhận thầu. - TK 151 "Hàng mua đi đường" TK này phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số hàng đang gửi kho người bán). Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133, 411,112… 2.2.2. Hạch toán tình hình tăng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Đối với các cơ sở kinh doanh tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được tách riêng (ghi vò sổ thuế được khấu trừ). Cụ thể: * Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đưa cùng về Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu Nợ TK133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141… Tổng giá thanh toán. Trong trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua bị trả lại (nếu có) ghi: Nợ TK331: Trừ vào số tiền hàng phải trả Nợ tK111,112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK138 (1388): Số tiền được người bán chấp thuận. Có TK152 (chi tiết): Số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế. Có TK1331: Thuế VAT tương ứng. Số chiết khấu mua hàng được hưởng: Nợ TK liên quan (111,112,331…) Có TK711 * Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên có liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán giá trị hàng thừa được phản ánh vào tài khoản 3381 có thể ghi theo tỏng giá thanh toán hay giá mua không thuế VAT đầu vào. Khi xử lý, kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tương tứng để phản ánh vào sổ sách. Chẳng hạn, nếu giá trị thừa được ghi theo giá mua không thuế. - Nếu nhập toàn bộ Nợ TK152 (chi tiết): giá trị toàn bộ số hàng Nợ TK (1331): Thuế VAT trích theo số hoá đơn. Có TK331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK381: Trị giá số hàng thừa (không có thuế). Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa chờ đã xử lý Có TK152 (chi tiết): trả lại cho người bán + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK38 (3381): giá trị hàng thừa Nợ TK133 (1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa. + Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập Nợ TK338 (3381): Giá trị hàng hoá Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân. - Nếu nhập theo số hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ. Tài khoản Nợ TK002 - khi xử lý số thừa ghi: Có TK002. Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa Nợ TK152: Giá trị hàng thừa Nợ TK1331: Thuế VAT số hàng thừa Có 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK152 (chi tiết): giá trị hàng thừa Có TK721: Số thừa không rõ nguyên nhân. * Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn. Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán. Nợ TK 152 (chi tiết): Giá trị hàng nhập kho Nợ TK 1381: Giá trị số thiếu Nợ TK 135 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn. Có TK 133 (1331): Giá trị thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý số vật liệu thiếu: + Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (chi tiết): số thiếu đã nhận Có TK138 (1381): Xử lý số thiếu + Nếu người bán không cân hàng: Nợ TK331: ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK138 (1): Xử lý số thiếu Có TK 133 (1): Thuế VAT tương ứng của số hàng thiếu. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK1388, 334: Cá nhân bồi thường Có TK133 (1): Thuế VAT số hàng thiếu Có TK1381: Xử lý số thiếu. + Nếu thiếu không xác định rõ nguyên nhân. Nợ TK821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK138 (1): Xử lý số thiếu Ngoài cách ghi trên, trong trường hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 138 (1381) có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuế VAT). * Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm hoặc trả lại cho người bán. Khi giao trả hoặc ghi giảm kế toán ghi: Nợ TK111,112,331 Có TK152 (chi tiết) Có TK1331: thuế VAT tương ứng * Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn Kế toán lưu nhập kho vào tập hồ sơ "hàng chưa có hoá đơn". Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK152 (chi tiết) Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về số tiền hàng điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong hai cách: - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đó, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (giá thực tế) giá tạm tính). * Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "hàng mua đi đường". Nếu trong tháng hàng về ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn Nợ TK1331: Thuế VAT tương ứng Có TK liên quan (331,111,112,141) Sang tháng sau khi hàng về: ghi:  Nợ TK 152 (chi tiết): nếu nhập kho Nợ TK621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xưởng Có TK151: hàng mua đi đường kỳ trước đã về. * Trường hợp NVL tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK152 (chi tiết): Giá thành sản xuất thực tế Có TK154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho. * Các trường hợp tăng vật liệu khác. Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác, như nhận liên doanh, đánh giá tăng, thừa… Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi nợ vào tài khoản 152, theo giá thực tế đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn: Nợ TK152 (ct): giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK411: Nhập cấp phát , viện trợ, vốn góp Có TK412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK642: Thừa trong định mức tại kho Có TK3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK621.627,641,642: dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu. Có TK222,128: Nhận lại vốn góp liên doanh Có TK241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa chữa lớn TSCĐ. 2.2.3. Hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế VAT) Có TK liên quan (331,111,112,311…) Số giảm giá hàng mua được hưởng hay giá trị hàng mua trả lại. Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388…) Có TK 152 (chi tiết) Các trường hợp còn lại hạch toán tương tự. 2.2.4. Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có TK152. * Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 (chi tiết): xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK627 (6272- chi tiết PX): xuất dùng chung cho PX Nợ TK641 (2): xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK642 (2): xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ Có TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất dùng * Xuất góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ được phản ánh vào bên Nợ (nếu giá vốn lớn hơn giá trị vốn góp) hoặc bên Có (nếu giá vốn nhỏ hơn giá trị vốn góp) của tài khoản 412. Nợ TK222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc) có TK412: Phần chênh lệch. Có TK152 (chi tiết): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh * Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK152 (chi tiết): giá thực tế * Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK1388: Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời Nợ TK1368: Cho vay nội bộ tạm thời Có TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất * Giảm do các nguyên nhân khác Nợ TK632: Nhượng bán, xuất tả lương, trả thưởng Nợ TK642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK1388,334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu. 2.3. Hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.3.1. Tài khoản sử dụng: Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 611 "mua hàng" (tiểu khoản 6111 "mua nguyênvật liệu") TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm vật liệu, dụng cụ… theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng. Kết cấu của TK 611: + Bên Nợ: phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kì và tăng thêm trong kì. + Bên Có: phản ánh giá trị thực tế vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. - Các TK152,151… giống tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.3.2. Hạch toán vật liệu. Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật liệu chưa sử dụng theo từng loại. Nợ TK 611 (6111). Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Hàng đi đường (VL đi đường). Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, ghi: Nợ TK 611 (1): Giá mua. Nợ TK 133 (1): Thuế VAT được khấu trừ. Có TK liên quan (111, 112, 331, ...) tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ. Nợ TK 611 (1). Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát tặng thưởng. Có TK 336,338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 222. Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn, dài hạn. Số giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại trong kỳ. Nợ TK 331, 111, 112... Số giảm giá hàng mua, hàng trả lại (tổng số). Có TK 133 (1): Thuế VAT tương ứng với số giảm giá vật liệu mua và vật liệu mua trả lại. Có TK 6111: giá thực tế. Số chiết khấu mua hàng theo quy định được ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính. Nợ TK liên quan (111, 112, 331...) Có TK 711. Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số mất mát, thiếu hụt. Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Vật liệu đi đường. Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (1): Giá trị vật liệu chưa sử dụng. Cuối kỳ thiếu hụt trong kỳ. Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất xác định bằng cách lấy tổng số phát sinh bên nợ trừ đi phát bên có của TK 6111 rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức...). Nợ TK liên quan (621, 627, 641, 642...) Có TK 611 (6111 - chi tiết vật liệu). Với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp đối với vật liệu mua ngoài giá thực tế gồm cả thuế VAT đầu vào do vậy kế toán ghi: Nợ TK 6111: Giá thực tế. Có TK liên quan (331, 111, 112) tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế). Các khoản giảm giá hàng mua và hàng mau bị trả lại (nếu có). Nợ TK 331, 111, 112... Có TK 611 (1). Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ hạch._.