Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí

ty các năm 2003-2007 24 Bảng 2.3: Cơ cấu nguồn nhân lực của Công tyTNHH Minh Trí năm 2006- 2007 27 Bảng2.4: Bảng cân đối kế toán năm 2004-2007 28 Bảng 2.5: Số lượng các loại máy móc năm 2007 31 Bảng 2.6: Vật liệu chế tạo sản phẩm tại Công ty Minh Trí 35 Bảng 2.7: Nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Minh Trí Quý I năm 2008 41 Bảng2.8: Số lượng nguyên vật liệu Công ty Minh Trí đặt mua từ các nhà cung ứng 51 Bảng 2.9. Diện tích các kho của Công ty Minh Trí 53 Bảng2.10: Số lượng nguyên vật liệu giảm phẩm cấp, thiếu hụt tại 57 Công ty Minh Trí 57 Bảng2.11: Định mức nguyên vật liệu sản phẩm 57 Bảng 2.12:Chi tiết hàng tồn kho các năm 2003- 2007 58 Bảng 3.1: Kế hoạch sản xuất năm 2008 của Công ty TNHH Minh Trí. 66 Bảng 3.2: Phân loại hàng dự trữ tại Công ty TNHH Minh Trínăm 2008 72 Danh mục hình vẽ Hình 1.1: Tỷ trọng sản phẩm theo thị trường xuất khẩu năm 2007 5 Hình1.3: Cơ cấu phân xưởng sản xuất. 8 Hình1.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty Minh Trí 10 Hình2.1: Sơ đồ mặt bằng kho nguyên vật liệu Công ty TNHH Minh Trí 33 Hình 2.2.a: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí 43 Hình 2.2.b: Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí 44 Danh mục biểu mẫu Biểu mẫu số 2.1 45 Biểu mẫu số 2.2 49 Biểu mẫu số 2.3 50 Biểu mẫu số 2.4 55 Biểu mẫu số 2.5 56 Biểu mẫu số 3.1 74 MỞ ĐẦU Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu luôn là yếu tố cơ bản, có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, là cơ sở để tạo nên thành phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định các chí phí về nguyên vật liệu, hoạch định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ hoạch định được lượng cung ứng và dự trữ cần thiết của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình thực hiện các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, đặc biệt là đảm bảo cân bằng quá trình sản xuất. Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong các điều kiện tiền đề cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn, Công ty đã trải qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển. Từ khi thành lập đến nay, hoạt động quản trị của Công ty luôn giữ một vị trí quan trọng và ngày càng được chú trọng hơn. Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng của công tác quản trị, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất. Trong công ty TNHH Minh Trí, nguyên vật liệu là nhân tố quan trọng nhất, chiếm một tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, vai trò của quản trị nguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn. Quản lý tốt nguyên vật liệu góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, thúc đẩy quá trình sử dụng vốn lưu động có hiệu quả và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường, môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt, để tồn tại và phát triển thì hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết, không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và đối với Công ty TNHH Minh Trí nói riêng. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu công tác quản trị tại công ty TNHH Minh Trí, nhận thức được vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty, đặc biệt là các cô chú phòng Quản lý đơn hàng, cùng với sự chỉ bảo tận tình của cô giáo, Thạc sĩ Nguyễn Thu Thuỷ, em đã lựa chọn đề tài “ Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. *Nội dung chuyên đề gồm 3 phần cơ bản như sau: Chương 1: Giới thiệu chung về công ty TNHH Minh Trí Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí Mặc dù trong quá trình thực hiện chuyên đề em đã hết sức cố gắng thu thập tài liệu và nghiên cứu thực tế của Công ty, nhưng do tính rộng lớn và phức tạp của đề tài và sự hạn chế về kiến thức cả về lý luận và thực tế, chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Thu Thuỷ đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong Công ty Minh Trí đã tạo điều kiện cho em thực tập và hoàn thành bài viết này. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Minh Trí. 1.1.1. Thông tin chung về doanh nghiệp. Tên công ty: Công ty TNHH Minh Trí Tên tiếng Anh: Minh Tri Limited Company Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy – Hoàng Mai – Hà Nội Viêt Nam. Điện thoại: 84-4-6446802/6440368/6445849 Fax: 84-4-6446602 E-mail: minhtrifty@hn.vnn.vn Giám đốc công ty: Bà Nguyễn Thị Hồng Hạnh Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc Giấy phép thành lập: Số 049480 được Sở kế hoạch đầu tư cấp ngày 27/06/1995 Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam Chi nhánh Thăng Long Tài khoản ngoại tệ số: 0131.0131 178015 Phương thức thanh toán: L/C, T/T. 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo quyết định số 1906 GP- UP cấp ngày 27/06/1995. Công ty TNHH Minh Trí được thành lập và hoạt động theo cơ chế thị trường trong môi trường cạnh tranh gay gắt và quyết liệt. Khi mới thành lập, trụ sở của Công ty đặt tại thôn Ba Hàng- xã Lĩnh Nam- Thanh Trì- Hà Nội với số vốn điều lệ chỉ là 4.000.000.000đ, do các cổ đông đóng góp. Với quy mô ban đầu rất nhỏ đến nay Công ty đã mở rộng và xây dựng được ba cơ sở, Công ty có khoảng 1500 công nhân viên đều tốt nghiệp PTTH đến Đại học với mức lương bình quân 1.400.000đ/tháng. Hiện nay Công ty có hai cơ sở chính ở Hà Nội và Thái Bình với diện tích hơn 36.000m2 nhà xưởng, hệ thống trang thiết bị máy may thêu hiện đại với khoảng hơn 600 máy may, 4 dàn máy thêu vi tính và các thiết bị chuyên dùng khác. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng đầu tư đổi mới trang thiết bị, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Bảng 1.1: Diện tích các cơ sở của Công ty Minh Trí Địa điểm Diện tích (m2) Cơ sở I Khu CN Vĩnh Tuy-Hà Nội 8400 Cơ sở II Lĩnh Nam-Thanh Trì-Hà Nội 3400 Cơ sở III Khu CN Nguyễn Đức Cảnh TP Thái Bình 24600 (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty TNHH Minh Trí) Các cơ sở của Công ty nằm ở vị trí địa lý tương đối thuận lợi cho công tác vận chuyển, gần các Cảng và Sân bay lớn. Cơ sở I&II: Cảng biển gần nhất: Cảng Hải Phòng Khoảng cách: 110km Sân bay gần nhất: Sân bay Nội Bài Khoảng cách: 30km Cơ sở III: Cảng biển gần nhất: Cảng Hải Phòng Khoảng cách: 60km Sân bay gần nhất: Sân bay Nội Bài Khoảng cách: 120km Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Công ty là gia công sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc vải dệt kim. Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên các thị trường lớn trên thế giới như Mĩ, EU, CANADA,… trong đó, Mĩ là thị trường lớn nhất. Tỷ trọng sản phẩm theo thị trường xuất khẩu như sau: Hình 1.1: Tỷ trọng sản phẩm theo thị trường xuất khẩu năm 2007 (Nguồn : Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) Các sản phẩm chính của Công ty bao gồm các loại quần áo dệt kim: T – shirt, Polo – shirt, áo Blouse, áo may-ô, áo khoác dệt kim, áo sơ mi và các loại váy, quần áo ngủ,… Các nguyên liệu chính bao gồm: vải dệt kim: cotton jersey, cotton Rib, PE, CVC,..; vải dệt thoi: Micro fibre, polyester, Rayon,… Nguyên liệu chủ yếu được nhập khẩu từ Hàn Quốc, Nhật Bản, Đài Loan, … và một phần được sản xuất tại Việt Nam. Công ty sản xuất mặt hàng phục vụ mọi lứa tuổi. Tỷ trọng sản phẩm theo lứa tuổi năm 2007 được thể hiện dưới bảng sau: Bảng 1.2: Tỷ trọng sản phẩm theo lứa tuổi năm 2007 Trẻ sơ sinh Trẻ em Người lớn (nữ) Người lớn (nam) 1% 5% 64% 30% (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) Các khách hàng lớn của Công ty là: LIZ CLAIBORNE, PC PENNY, DC SHOE INC,…Sản phẩm của Công ty đã được xuất khẩu dưới các nhãn hiệu chính: FIRST ISSUE, CRAZY HORSE, VENEZIA, TALLA ESPACIAL,… Các nhãn hiệu chính đã từng được sản xuất tại Công ty may Minh Trí: Bảng 1.3: Các nhãn hiệu chính của Công ty Thị trường Nhãn hiệu Sản phẩm USA IZOD, DC, A.M.PLAYER, CRAZY, HORSE EMMAJAMES, FISRT ISSUE, LIZ&CO, ZENCOL, LIZSPORT, UNIONBAY, D.CSHOES, VILLIGESPORT, ELISABETH, VENEZIA… ÁoT-SHIRT Áo POLO-SHIRT Áo BLOUSE Áo nỉ, áo may ô EU BOOMERANG TALLA ESPACIAL ÁoT-SHIRT Áo POLO-SHIRT Áo BLOUSE Quần dệt kim CANADA D.C SHOES LIZSPORT A.M.PLAYER Áo POLO-SHIRT ÁoT-SHIRT,BLOUSE Quần các loại Cácnước khác JULLIAN SOLEL,ST.ANDREWS,COOL PLUS ÁoT-SHIRT Áo POLO-SHIRT. Năng lực sản xuất của Công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. Năng lực sản xuất hiện tại của Công ty đối với sản phẩm quần áo dệt kim: 700.000 chiếc/ tháng. Thời gian sản xuất một lô hàng từ 30 đến 45 ngày kể từ ngày đầy đủ nguyên phụ liệu về đến nhà máy. Bảng 1.4: Năng lực sản xuất Sản phẩm Số lượng sản xuất/ tháng Áo T- shirt/Polo shirt/ Blouse 600.000 chiếc Quần các loại 40.000 chiếc Các loại áo váy khác 60.000 chiếc (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) 1.1.3. Quy trình sản xuất tại Công ty TNHH Minh Trí Quy trình sản xuất của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình1.2. Sơ đồ quy trình sản xuất Nguyên phụ liệu Chuẩn bị mẫu mã Cắt Giặt (nếu có) Đóng thùng In/thêu (nếu có) Kiểm kim (nếu có) Hoàn thiện May Sản phẩm của Công ty được sản xuất hàng loạt, chu kỳ sản xuất ngắn với quy trình công nghệ khép kín từ khâu cung ứng nguyên liệu đầu vào đến khi hoàn thành sản phẩm đầu ra. Quá trình sản xuất được phân lịch theo tuần, theo tháng đảm bảo đúng tiến độ giao hàng. Các phân xưởng được phân thành các tổ (40 người/tổ may), trong mỗi tổ thì tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng sản phẩm. Mỗi bộ phận trong cơ cấu phân xưởng đều có ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của Công ty. Cơ cấu phân xưởng trong hệ thống sản xuất của Công ty được bố trí như sau: Hình1.3: Cơ cấu phân xưởng sản xuất. P.X 3 P.X 2 P.X 1 Ban QĐ PX 2 +PV Ban QĐ PX 1 +PV QĐ+Tổ thống kê Phân xưởng cắt Phân xưởng may Phân xưởng thêu Phân xưởng hoàn thiện Tổ cắt 1 Tổ cắt 2 Ban QĐ PX 3 +PV Tổ 2 Tổ 4 Tổ 5 Tổ 6 Tổ 10 Tổ 9 Tổ 8 Tổ 7 Tổ 17 Tổ 13 Tổ 15 Tổ 14 Tổ 16 Tổ 18 Tổ là 2 Tổ là 1 Tổ KCS Tổ CL1 Tổ 11 Tổ 12 Tổ1 Tổ 3 + Phân xưởng may Phân xưởng may của công ty TNHH Minh Trí là nơi diễn ra hoạt động sản xuất với quy mô lớn nhất trong toàn Công ty. Đây là nơi tập trung chủ yếu lao động của Công ty và chiếm nhiều thời gian gia công nhất (khoảng 70-80% thời gian gia công sản phẩm). Phân xưởng may được coi như một đơn vị thiết kế dây chuyền may cho mỗi loại mặt hàng đang sản xuất của Công ty. Bằng việc bố trí các trang thiết bị chuyên dùng và việc điều hành sản xuất nên công đoạn này quyết định năng suất, chất lượng sản phẩm. + Phân xưởng cắt Phân xưởng cắt có nhiệm vụ tổ chức gia công các bàn vải để cung cấp cho công đoạn may. Vì vậy, công đoạn cắt có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. + Phân xưởng thêu Nếu sản phẩm có yêu cầu thêu thì sau khi hoàn thành công đoạn may, bán thành phẩm sẽ được chuyển xuống phân xưởng thêu. Tại đây, Công ty đã bố trí 4 dàn máy thêu vi tính để đáp ứng yêu cầu sản phẩm. + Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng hoàn thiện hoàn tất sản phẩm ở công đoạn cuối cùng. Công đoạn này thực hiện theo quy trình: Là - Gấp – Đóng gói- Đóngkiện. 1.1.4. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty. Để tổ chức tốt công tác sản xuất, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty yêu cầu phải quản lý tốt doanh nghiệp. Nhịêm vụ chủ yếu của Công ty là hoạt động sản xuất kinh doanh, gia công sản xuất hàng may mặc. Đảm bảo đúng tiến độ giao hàng, hoàn thành đúng hợp đồng, đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, gia tăng thêm giá trị sản phẩm. 1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh Trí 1.2.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty Bộ máy quản trị của Công ty đang trong thời gian hoàn thiện. Tháng 10/2008 vừa qua, Công ty mới thành lập phòng quản lý chất lượng (Phòng Q.A). Trước đây Công ty gộp chung phòng KCS với phòng Kỹ thuật, nhưng trước sự thay đổi của điều kiện mới thì 2 phòng được tách ra nhằm thực hiện đúng chức năng của từng phòng. Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, mô hình này có ưu điểm rất lớn. Cách tổ chức này vừa có thể duy trì hệ thống trực tuyến vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng mà vẫn đảm bảo tính thống nhất. Theo cơ cấu này, Giám đốc được sự tham mưu của các phòng ban chức năng, các Phó giám đốc trong việc ra quyết định. Công ty có ba Phó giám đốc làm việc tại các phòng ban chủ yếu của Công ty nhằm đôn đốc, giám sát quá trình làm việc của nhân viên. Các phòng ban được bố trí hợp lý và khoa học. Việc liên lạc giữa các phòng ban thông qua điện thoại, mạng Skype và E-Mail. Các thông tin, số liệu từ cấp dưới đã được đáp ứng kịp thời tới cấp lãnh đạo cao nhất của Công ty, vì vậy, Giám đốc và các Phó giám đốc có thể chỉ thị, điều hành, kiểm tra công việc một cách nhanh chóng Hình1.4: Cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty Minh Trí Giám đốc Công ty Nguyễn Hồng Hạnh Kho hàng P.X Thêu P.X May P. Kỹ thuật P.Xuất nhập khẩu P.Tổ chức P.Chất lượng P.Kế toán Phó giám đốc VŨ ĐÌNH TÂN Phó giám đốc NGUYỄN PHƯƠNG LIÊN Phó giám đốc NGUYỄN LÊ HÙNG P.Đơn hàng P.X Hoàn thiện Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban a. Giám đốc Giám đốc là người có quyền cao nhất, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty có chức năng, nhiệm vụ sau: + Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về tất cả những hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban. + Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn kĩ thuật, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên. + Kết hợp chặt chẽ với các phòng ban chức năng và nghiệp vụ của Công ty, tạo điều kiện cho các tổ chức đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế. + Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ. b. Phó giám đốc + Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt kỹ thuật, quân sự, tự vệ. + Phụ trách đào tạo, theo dõi, đôn đốc hàng của xưởng, theo dõi hiện trạng thiết bị sản xuất. + Ký kết các hợp đồng nội địa. + Liên doanh kí kết. + Mua bán vật tư, hang hoá, nguyên vật liệu, phụ tùng thiết bị. + Làm giá cùng phòng tài vụ, kinh doanh các thành phẩm, phế phẩm sửa chữa và điều tiết máy móc. c. Phòng tổ chức hành chính Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, chế độ chính sách quản lý hành chính. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ các đơn vị. Quản lý hồ sơ và số lượng cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty và các công tác tuyển dung, bổ nhiệm, đề bạt, nâng bậc khen thưởng hoặc kỷ luật. Xây dựng các nội quy, quy chế về quản lý và sử dụng lao động và trình giám đốc duyệt ban hành, xây dựng và ban hành nội quy, quy chế tiền lương, thu nhập, chế độ bảo hiểm xã hội, thực hiện chính sách cho người lao động đúng quy định Xây dựng trình giám đốc duyệt, ban hành nội quy, quy chế về đào tạo công nhân, cán bộ, bổ túc kỹ thuật, tay nghề cho công nhân và các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật. Tuyên truyền, giáo dục sức khoẻ trong lao động và sinh hoạt, chủ động phòng chống bệnh dịch theo mùa. Khám chữa bệnh, cấp phát thuốc điều trị tại chỗ cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. d. Phòng tài chính- kế toán Tham mưu cho giám đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng vốn hợp lý, hiệu quả, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục. Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ quan Nhà nứơc và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định. Quản lý và tổ chức, sử dụng vốn đúng mục đích và có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của Công ty. Hạch toán chi phí xuất nhập vật tư trong Công ty đến các phân xưởng sản xuất, theo dõi việc mua sắm, sử dụng tài sản trong Công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản. e. Phòng kế hoạch – kinh doanh - xuất nhập khẩu Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về những lĩnh vực: xây dựng và điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty, công tác cung ứng vật tư sản xuất và quản lý vật tư, sản phẩm của Công ty trong các kho do phòng quản lý. Theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm ở các đơn vị khác. Quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ các phế liệu, công tác nhập khẩu máy móc thiết bị và các nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh và xuất khẩu ( bao gồm cả xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác). Xây dựng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết, giao dịch đơn nhận hàng của khách hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao nhận hàng. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời cung cấp nguyên phụ liệu cho các đơn đặt hàng, các mặt hàng Công ty mua về phải đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp. Thông báo kế hoạch sản xuất đến các đơn vị có liên quan, thường xuyên liên hệ với các phòng chức năng, các đơn vị khác theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng. Thực hiện công tác nhập khẩu dựa trên cơ sở yêu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu của các đơn hàng được giám đốc phê duyệt. Tiến hành giao dịch, báo cáo và chuẩn bị hợp đồng giao dịch trình giám đốc. f. Phòng kỹ thuật - chất lượng Tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực kỹ thuật may cơ khí. Định mức kinh tế kỹ thuật may, định mức sử dụng nguyên liệu cho các đơn hàng, định mức lao động và hao phí lao động. Nghiên cứu đề ra các biện pháp, sáng kiến nhằm tiếp cận với các phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến, tác động kịp thời vào sản xuất. Nghiên cứu, thiết kế sản xuất thử các sản phẩm mới. Điều hành các đơn vị trong Công ty trong lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ do giám đốc yêu cầu. Triển khai, theo dõi việc thực hiện thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu. Lập và thực hiện, hướng dẫn theo dõi, đôn đốc và kiểm tra kế hoạch, lịch tu sửa thiết bị đây đủ theo nội dung bảo trì đã được giám đốc phê duyệt. Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, các chỉ tiêu thi thợ giỏi các ngành nghề trong toàn Công ty. Theo dõi việc thực hiện định mức của các đơn vị, khắc phục yếu kém trong vấn đề quản lý định mức. Kiểm tra xác nhận chất lượng nguyên liệu chuẩn bị đưa vào sản xuất, kiểm tra đánh giá các mẫu chào hàng của khách hàng. Quyết định chất lượng nguyên phụ liệu đủ tiêu chuẩn để đưa vào sản xuất hay không. Kiểm tra chất lượng thành phẩm trước khi nhập kho. Quyết định loại bỏ sản phẩm, bán thành phẩm xấu, hỏng ra khỏi dây chuyền sản xuất. g. Phòng quản lý đơn hàng Xây dựng, tiếp nhận và xử lý các đơn hàng. h. Phân xưởng may - Tổ chức triển khai sản xuất theo đúng quy trình công nghệ mà phòng kỹ thuật giao cho từ khâu nhận bán thành phẩm đến sản xuất theo chuyền. - Bố trí lao động, thiết bị phù hợp với nhiệm vụ sản xuất. - Quản lý sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị, thúc đẩy tăng năng suất lao động. - Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm do đơn vị mình sản xuất. - Quản lý kỹ thuật và tổ chức nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. - Đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty. - Bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ cán bộ và tổ chức nâng cao tay nghề cho công nhân. k. Phân xưởng thêu - Đảm bảo thêu đúng vị trí màu sắc chỉ, quy cách theo hướng dẫn của xí nghiệp May. - Đảm bảo tiến độ sản xuất theo kế hoạch tác nghiệp. - Ký duyệt và xác nhận trước khi đưa vào thêu hàng loạt. q. Phân xưởng hoàn thiện – KCS – thu hoá là, bao gói - Hoàn tất sản phẩm ở công đoạn cuối cùng xưởng sản xuất. - Kiểm tra lại sản phẩm lần cuối sau đó là, bao gói và đóng thùng cácton để vận chuyển. 1.3. Một số kết quả hoạt động của doanh nghiêp Cùng với sự nỗ lực không ngừng của bộ máy tổ chức và toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty Minh Trí đã mở rộng cả quy mô về vốn và lao động, hiệu quả sản xuất kinh doanh liên tục được cải thiện. 1.3.1. Về quy mô Công ty Minh Trí chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc. Sản phẩm của Công ty đã có mặt ở các thị trường lớn như: EU,CANADA, ĐỨC,TIỆP, ĐÀI LOAN…đặc biệt là thị trường Mỹ. Mặt hàng chính của Công ty là vải dệt kim với những sản phẩm: áo T-Shirt, Polo-Shirt, áo khoác ngoài bằng vải Polar, bộ thể thao bằng vảo French Tery,… Hiện nay Công ty có 2 cơ sở chính ở Hà Nội và Thái Bình với tổng diện tích hơn 26.000m2 , hệ thống trang thiết bị máy may hiện đại trên 18 dây chuyền với khoảng 600 máy, 4 dàn máy thêu vi tính và các thiết bị chuyên dùng khác. Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên khắp thế giới đặc biệt là thị trường Mỹ. Công ty có một đội ngũ cán bộ chủ chốt ngày đêm chỉ đạo trên mặt trận quản lý cũng như điều hành sản xuất trong toàn Công ty. Tổng số cán bộ công nhân viên tính đến tháng 12/2007 là:1.447 người. Trong đó: -Theo hợp đồng lao động: Dài hạn: 1.117 người (3năm trở lên) Ngắn hạn:210 người (tháng) Thời vụ: 120 người - Theo trình độ học vấn: PTCS và PTTH:1296 người Trung cấp, cao đẳng:110 người Kỹ sư, cử nhân: 41 người Mức lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty là 1.400.000đ/người/tháng, cao nhất là 3.100.000đ và thấp nhất là 900.000đ. 1.3.2. Về tình hình tiêu thụ sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển Công ty Minh Trí luôn luôn đầu tư đổi mới trang thiết bị may chuyên dùng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để luôn đạt mức tăng trưởng kim ngạch xuất khẩu cao. Công ty liên tục đạt danh hiệu doanh nghiệp xuất khẩu uy tín trong các năm 2004, 2005, 2006, 2007. Công ty được nhận bằng khen của Bộ Thương mại về thành tích xuất khẩu. Bảng 1.5: Kim ngạch xuất khẩu từ năm 2003-2007 Năm Đơn vị tính Tổng cộng Tổng kim ngạch (USD) Năm 2003 chiếc/bộ 1.798.984 4.497.460 Năm 2004 chiếc/bộ 2.547.922 7.134.182 Năm 2005 chiếc/bộ 4.081.285 13.418.000 Năm 2006 chiếc/bộ 6.804.500 36.641.700 Năm 2007 chiếc/bộ 9.603.411 40.289.254 Tổng cộng 24.836.102 101.980.596 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) Qua bảng trên ta thấy, những năm gần đây, kim ngạch xuất khẩu của Công ty luôn đạt mức tăng trưởng cao. Năm 2007 tổng kim ngạch xúât khẩu của Công ty là 40.289.254USD, tăng 10% so với năm 2006 và tăng 200% so với năm 2005. Công ty đã chủ động đa dạng hoá các thị trường, các chủng loại sản phẩm hàng hoá. Các hoạt động xúc tiến quảng cáo, maketing được công ty sử dụng để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, thu hút khách hàng. Lượng sản phẩm tiêu thụ hàng năm của Công ty liên tục tăng mạnh. Bảng 1.6: Tình hình tiêu thụ sản phẩm ở Công ty Minh Trí (đơn vị tính: chiếc/bộ) Loại sản phẩm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Quần áo dệt kim 1.723.427 2.430.718 3.958.846 6.443.861 8.652.673 Sơ sinh 17234 24.307 39.589 64.439 86.527 Trẻ em 86.172 121.536 197.942 322.193 432.634 Nữ 1.102.993 1.555.659 2.533.661 4.124.071 5.537.710 Nam 517.028 729.216 1.187.654 1933.158 2.595.802 Quần âu, quần sooc 71.959 112.109 118.357 340.225 912.324 Trẻ em 3.598 5.605 5.918 17.011 45.616 Nữ 46.054 71.750 75.749 217.744 583.887 Nam 22.307 34.754 36.690 105.470 282.821 Áo sơ mi 3.598 5095 8.162 20.414 38.414 Nữ 2.339 3.312 5.305 13.269 24.969 Nam 1.259 1.783 2.857 7.145 13.445 Tổng cộng 1.798.984 2.547.922 4.081.285 6.804.500 9.603.411 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) 1.3.3. Về hoạt động sản xuất kinh doanh Với đội ngũ quản lý có năng lực, đội ngũ công nhân lành nghề cao, cán bộ kĩ thuật được đào tạo cơ bản với tinh thần trách nhiệm cao, trang thiết bị máy may và thêu hiện đại, Công ty luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về các mặt hàng may mặc xuất khẩu. Hoạt động trong lĩnh vực gia công sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc với mục đích đẩy mạnh sản xuất phục vụ nhu cầu tiêu dùng và góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế, Công ty may Minh Trí đã góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành dệt may Việt Nam. Mặc dù mới thành lập, song, Công ty Minh Trí đã thực sự làm ăn có hiệu quả. Tổng vốn kinh doanh của Công ty năm 2003 là 5.435.338.400đ, đến năm 2007 đã tăng lên 12.555.942.725. Năm 2007 tổng doanh thu của Công ty đạt 78.261.264.317đ, tăng hơn 20% so với năm 2006 và tăng gấp hơn 2 lần so với năm 2005. Lợi nhuận sau thuế năm 2007 là 561.702.568đ, tăng gấp 1.22 lần so với năm 2006, gấp 1.81 lần so với năm 2005. Tổng doanh thu và lợi nhuận từ năm 2003 đến năm 2007 của Công ty như sau: Bảng1.7: Tổng vốn kinh doanh (đơn vị tính: đồng) Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng vốn kinh doanh 5,843,584,413 5,435,338,400 8,048,681,234 9,658,417,481 12,555,942,725 Vốn lưu động 2,585,123,200 2,234,040,000 3,636,768,876 4,000,445,764 4,800,534,916 Vốn cố định 3,258,461,213 3,201,298,400 4,411,912,358 5,657,971,717 7,755,407,809 (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Minh Trí)Bảng1.8: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH (đơn vị tính: đồng) (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Minh Trí) Bảng 1.9: Một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh lợi của tổng vốn(%) 4,93 5,1 4,02 4,84 Hiệu quả sử dụng vốn lưu động (%) 12 11,52 8,9 11,7 Số vòng quay của vốn lưu động (vòng) 13 12 9 16 11 Mức sinh lời bình quân của lao động 2006 l à 329,447(đ). Trong các năm từ 2003 đến năm 2006, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty liên tục tăng, duy chỉ có năm 2007 thì Công ty bị thua lỗ. Nguyên nhân chính là do Công ty Minh Trí đang thử sức mình với việc tự nhận đặt hàng từ nước ngoài mà không thông qua trung gian, việc nhận đặt hàng trực tiếp gây cho Công ty không ít khó khăn, hiện tại Công ty đang tìm cách khắc phục và phát triển. 1.3.4. Các thành tựu khác Công ty đã tham gia nhiều hoạt động xã hội và đã nhận được rất nhiều bằng khen của Hiệp hội Dệt may Việt Nam, của Quận và Thành phố về những thành tích mà Công ty đã đạt được trong lĩnh vực kinh doanh cũng như trong lĩnh vực xã hội. Chương 2 - THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị nguyên vật liệu trong Công ty 2.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Minh Trí là một công ty may xuất khẩu, thị trường của Công ty là thị trường nước ngoài và chủ yếu là Mỹ. Hiện nay nhu cầu của thị trường Mỹ đối với hàng dệt may rất lớn, lại tương đối ổn định trong đó có nhiều sản phẩm giản đơn, rất phù hợp với năng lực sản xuất (cả về máy móc, thiết bị và tay nghề lao động) của Công ty. Quy mô thị trường dàn trải và rộng lớn, hầu hết đối tác của Công ty đều là những công ty có uy tín, những bạn hàng lâu năm nên khả năng thanh toán và độ tin cậy cao. Riêng sản phẩm xuất khẩu vào thị trường Mỹ đã chiếm 90% tổng sản phẩm của Công ty. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc. Tuy kim ngạch xuất khẩu khá cao nhưng hiệu quả kinh tế còn thấp, giá trị gia tăng thu được còn ở mức khiêm tốn vì Công ty chủ yếu sản xuất và xuất khẩu theo phương thức gia công cho nước ngoài, mẫu mã, thiết kế do khách hàng nước ngoài cung cấp. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu nói chung và hoạt động thu mua nguyên vật liệu nói riêng. Vì chủ yếu là gia công sản phẩm nên nguyên vật liệu của Công ty đại đa số do khách hàng cung cấp, khi nhận hợp đồng, Công ty đồng thời tiếp nhận nguyên vật liệu và sản xuất, điều đó đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty trong quá trình sản xuất. Với một số hợp đồng mà đối tác không trực tiếp cung ứng nguyên vật liệu, Công ty sẽ phải tự tìm nhà cung ứng và nhập nguyên vật liệu để sản xuất. Như vậy, công tác thu mua nguyên vật liệu chịu sự chi phối của các đơn hàng. 2.1.2. Đặc điểm thị trường cung ứng nguyên vật liệu Công ty Minh Trí sản xuất theo đơn đặt hàng của đối tác nên phần lớn nguyên phụ liệu đều do khách hàng cung cấp. Hầu hết, nguyên vật liệu được nhập từ các nước Châu Âu, Trung Quốc, Đài Loan,…và được vận chuyển bằng container về Công ty. Do nhập khẩu nên nguyên vật liệu có chất lượng cao hơn nội địa với giá cả hợp lý và luôn đảm bảo cung ứng đủ cho quá trình sản xuất của Công ty. Đối với một số đơn hàng mà khách hàng không cung cấp nguyên vật liệu thì Công ty phải tự nhập nguyên vật liệu để sản xuất. Công ty thu mua nguyên vật liệu từ các thị trường nước ngoài (95%) và một lượng nhỏ từ các nhà cung ứng nội địa. Các nhà cung ứng của Công ty là các công ty, tập đoàn lớn: Golden Wheat Trading Limited Company, Hang Tung Company, Grandeza Enter Prise Corporation, … Công ty thu mua chỉ từ công ty chỉ Phong Phú. Như vậy, nhà cung ứng của Công ty chủ yếu là các công ty quy mô lớn, có uy tín trên thị trường, đảm bảo cung ứng đủ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cho Công ty. Thị trường cung ứng nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là từ nước ngoài với chất lượng cao, nâng cao hiệu quả cung ứng nguyên vật liệu, hơn nữa, nếu thiếu nguyên vật liệu thì đối tác sẽ tiếp tục cung cấp hoặ._.c Công ty sẽ thu mua trên thị trường nội địa. Tuy nhiên, với những đơn hàng mà khách hàng không cung cấp nguyên vật liệu thì đây sẽ là khó khăn lớn với Công ty. 2.1.3. Đặc điểm sản phẩm Công ty TNHH Minh Trí là công ty sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc. Cùng với việc luôn luôn đầu tư đổi mới trang thiết bị may chuyên dùng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức để đạt mức tăng trưởng kim ngạch xuất khẩu cao, Công ty đã chủ động đa dạng hoá các thị trường, các chủng loại sản phẩm hàng hoá. Tuy nhiên tính chất sản phẩm của công ty chủ yếu vẫn là gia công. Công ty sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc dựa trên các hợp đồng gia công xuất khẩu được kí kết. Công ty tiếp nhận nguyên phụ liệu, mẫu và yêu cầu sản phẩm và các tài liệu có liên quan từ bên đặt gia công. Sản phẩm của Công ty Minh Trí là quần áo may sẵn, các loại quần áo được vẽ mẫu và cắt may công nghiệp theo một số kích thước tiêu chuẩn định sẵn theo đơn đặt hàng của đối tác. Sản phẩm của Công ty bao gồm nhiều chủng loại đa dạng và phong phú với những mẫu mã khác nhau, điều đó dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng hệ thống định mức đồng bộ, đồng thời việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu cũng trở nên phức tạp hơn. Mặt hàng chủ yếu của Công ty là quần áo dệt kim gồm: áo T- shirt, áo khoác dệt kim, áo sơ mi,…. Bảng 2.1: Những mặt hàng chủ yếu sản xuất tại công ty TNHH Minh Trí Sản phẩm chính( quần áo dệt kim) Các sản phẩm khác Áo T-shirt Áo đồng phục Áo Polo-shirt Áo jile may đo Áo Blouse Váy các loại Áo may - ô Quần áo ngủ Áo khoác dệt kim Quần âu Áo sơ mi Các loại khác Cơ cấu sản phẩm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến vần đề cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu. Dựa trên cơ cấu sản phẩm, Công ty có thể hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, xác định một cách tương đối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, từ đó sẽ có các phương án dự phòng hạn chế các tác nhân gây gián đoạn quá trình sản xuất. Sản phẩm của Công ty được xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài với tỷ trọng tương đối khác biệt, các sản phẩm xuất khẩu bao gồm: quần áo dệt kim cho người lớn, trẻ em; quần âu; áo sơmi;… Trong đó, chiếm tỷ trọng lớn nhất vẫn là quần áo dệt kim dành cho người lớn. Bảng2.2: Cơ cấu sản phẩm xuất nhập khẩu của Công ty các năm 2003-2007 (Đơn vị tính: chiếc) Tên sản phẩm Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Quần áo dệt kim 10.643.480 11.849.300 15.263.600 25.229.690 36.300.618 Tỷ trọng 95.8 95.4 97 94.7 90.1 Sơ sinh 11.110 14.908 157.510 21.313 60.434 Tỷ trọng 0.1 0.12 0.1 0.1 0.15 Trẻ em 499.955 496.952 834.803 799.251 1.007.231 Tỷ trọng 4.5 4 5.3 3 2.5 Nữ 6.743.833 8.696.660 10.238.150 15.985.020 27.396.693 Tỷ trọng 60.7 70 65 60 68 Nam 3.388.582 2.643.780 4.189.767 8.424.107 7.856.400 Tỷ trọng 30.5 21.3 26.6 31.6 19.5 Quần âu,Quầnsooc 444.404 550.500 455.200 1.332.085 3.827.479 Tỷ trọng 4 4.4 2.9 5 9.5 Trẻ em 222.202 161.510 157.510 612.759 1.410.124 Tỷ trọng 2 1.3 1.0 2.3 3.5 Nữ 55.551 142.874 110.257 319.004 40.289 Tỷ trọng 0.5 1.15 0.7 1.2 1.0 Nam 166.651 242.266 189.013 399.622 1.813.015 Tỷ trọng 1.5 1.95 1.2 1.5 4.5 Áo sơ mi 22.220 24.000 32.200 79.925 161.157 Tỷ trọng 0.2 0.2 0.2 0.3 0.4 Nữ 11.110 12.000 10.936 45.291 72.521 Tỷ trọng 0.1 0.1 0.07 0.17 0.18 Nam 11.110 12.000 21.264 34.634 88.636 Tỷ trọng 0.1 0.1 0.13 0.13 0.22 Tổng 11.110.104 12.423.800 15.751.000 26.641.700 40.289.254 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) Qua bảng trên ta thấy mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Minh Trí là quần áo dệt kim chiếm tỷ trọng lớp hơn 90% so với các mặt hàng khác. Như vậy, lượng nguyên vật liệu chủ yếu cuả Công ty là các loại vải dệt kim nên nhu cầu về các loại vải dệt kim của Công ty là rất lớn. Bên cạnh đó đối tượng khách hàng chủ yếu là Nam-Nữ đã trưởng thành. Để đáp ứng họ, sản phẩm của Công ty phải đảm bảo chất lượng và đa dạng về kiểu dáng mẫu mã sản phẩm. Vì thế, nguyên vật liệu nhập về phải phong phú về màu sắc, chủng loại, chất lượng và giá cả hợp lý. 2.1.4. Đặc điểm phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực xây dựng và điều hành thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, công tác cung ứng vật tư sản xuất và quản lý vật tư, sản phẩm của Công ty trong các kho do phòng quản lý. Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu có 20 nhân viên, với năng lực và kinh nghiệm đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, trong đó 6 người có trình độ Đại học, 11 người có trình Cao đẳng và 3 người có trình độ Trung cấp. Hầu hết nhân viên trong phòng đều có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên. Phòng là đơn vị trực tiếp theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm ở các đơn vị khác, đồng thời, Phòng quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ các phế liệu, công tác nhập khẩu máy móc thiết bị và các nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh và xuất khẩu (bao gồm cả xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác). Nhiệm vụ chủ yếu của Phòng là xây dựng kế hoạch sản xuất, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất đảm bảo đầy đủ, kịp thời cung cấp nguyên phụ liệu cho các đơn đặt hàng , các mặt hàng công ty mua về phải đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp. Phòng cũng chính là nơi thực hiện công tác nhập khẩu dựa trên cơ sở yêu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu của các đơn hàng. Trong Công ty TNHH Minh Trí, phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu cũng như trình độ, năng lực của các nhân viên trong phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty. Để hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả hơn, cán bộ của Phòng đã luôn luôn ý thức tự rèn luyện, tham gia các khoá đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ, học hỏi kinh nghiệm. Phòng luôn cố gắng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, triển khai các kế hoạch sản xuất một cách khoa học và cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đáp ứng nhu cầu sản xuất. 2.1.5. Đặc điểm nguồn nhân lực Lao động và cơ cấu của lao động là một vấn đề quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sử dụng hợp lý nguồn nhân lực là một vấn đề không đơn giản trong các doanh nghiệp hiện nay. Sử dụng tốt nguồn nhân lực, tận dụng hết khả năng lao động kỹ thuật của người lao động là yếu tố quan trọng làm tăng khối lượng sản phẩm, giảm lươợng tiêu hao nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Là một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, nguồn nhân lực của Công ty TNHH Minh Trí tương đối lớn với đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, trình độ và kinh nghiệm cùng đội ngũ lao động lành nghề, chế độ làm việc và ưu đãi hợp lý. Tuy nhiên, một đặc thù về lao động của ngành may nói chung và Công ty TNHH Minh Trí nói riêng là phần lớn số lao động là nữ, biến động lao động lớn vì họ bỏ việc đến nơi khác hoặc bỏ về quê. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng kế hoạch sản xuất, gây khó khăn cho vấn đề cung ứng, xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong Công ty. Cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty được thể hiện dưới bảng sau: Bảng2.3: Cơ cấu nguồn nhân lực của Công tyTNHH Minh Trí năm 2006- 2007 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch Số lượng Tỉ lệ (%) Tổng số lao động Người 1262 1447 185 14,7 Theo hợp đồng lao động Lao động dài hạn Người 985 1117 132 13,4 Lao động ngắn hạn Người 187 210 23 12,3 Lao động thời vụ Người 90 120 30 33,3 Theo trình độ lao động Trình độ đại học Người 32 41 9 28,1 Tỷ trọng % 2,54 2,8 Trình độ cao đẳng Người 25 36 11 44 Tỷ trọng % 2,0 2,5 Trình độ trung cấp Người 56 74 18 32,2 Tỷ trọng % 4,46 5,1 Trình độ PTCS, PTTH Người 1149 1296 147 12,8 Tỷ trọng % 91,0 89,6 (Nguồn: Phòng Tố chức Công ty TNHH Minh Trí) Số lượng lao động năm 2007 tăng nhiều so với năm 2006 là do việc tuyển mới để đáp ứng lượng đơn hàng ngày càng gia tăng. Qua bảng cơ cấu nguồn nhân lực của Công ty ta thấy, lao động có trình độ PTTH và THCS là chủ yếu, tuy có giảm một chút ít song vẫn chiếm tỷ trọng rất lớn (năm 2006 chiếm 91%, năm 2007 chiếm 89,6%). Lao động có tay nghề chưa cao, chủ yếu là bậc thợ 3/6, rất nhiều người còn ở bậc 1/6. Đội ngũ lao động với trình độ văn hoá và tay nghề thấp như vậy đã làm cho năng suất lao động thấp, gây tổn thất không ít về nguyên vật liệu do số lượng sản phẩm sai hỏng nhiều. Thêm nữa, những lao động mới tuyển dụng về còn phải có thời gian thử việc. Trong thời gian thử việc này, do chưa có kinh nghiệm và tay nghề nên họ thường gây ra nhiều phế phẩm do làm sai quy cách, điều đó dẫn đến việc chi phí về nguyên vật liệu cho những sản phẩm lỗi không thể sửa chữa được tăng lên. Do trình độ của người lao động thấp, dẫn đến thái độ làm việc kém tích cực, năng suất lao động thấp, thất thoát nhiều nguyên vật liệu, gây khó khăn cho công tác quản trị nguyên vật liệu. 2.1.6. Tình hình nguồn tài chính của Công ty Nguồn vốn của Công ty được huy động từ các chủ sử hữu, vay vốn từ các tổ chức tín dụng, Ngân hàng và huy động các khoản tiền nhàn rỗi trong cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp. Công ty tận dụng tối đa kênh cung ứng nguyên vật liệu để huy động vốn. Thuế giá trị gia tăng phải nộp cũng được Công ty tận dụng là nguồn vốn hoạt động trong năm. Công ty đảm bảo khá tốt nguồn tài chính ngắn hạn và sử dụng khá hiệu quả nguồn vốn kinh doanh của mình. Bảng2.4: Bảng cân đối kế toán năm 2004-2007 (dơn vị tính: đồng) Tài Sản Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 A-TÀI SẢN NGẮN HẠN 19042603872 20835415277 44439059367 48882965300 I-Tiền và các khoản tương đương tiền 364097832 894354024 7274403466 8001843813 II-Các khoản phải thu ngắn hạn 10880266692 9739219563 23326720735 25659392800 1-Phải thu của khách hàng 10672190345 9739219563 15755251434 17330776570 2-Trả trước cho người bán 567621718 624383890 3-Các khoản phải thukhác 208076347 7003847583 7704232341 III-Hàng tồn kho 7358229972 8811606590 13760563684 15136620050 IV-Tài sản ngắn hạn khác 77371482 85108562 1-Thuế GTGT khấu trừ 440009376 1162632723 60744385 66818823 2- Các khoản phải thu 16627097 18289807 3-Tài sản ngắn hạn khác 227602377 B-TÀI SẢN DÀI HẠN 24861458915 37755622601 23105779370 25416357310 I-Tài sản cố đinh 24412800361 22635564672 22088676400 24297544040 1-Nguyên giá 32303599612 33208965211 34937473297 38431220620 2-Giá trị hao mòn luỹ kế (7890799251) (10573400539) (12848796897) (14133676580) 3-Chi phí SXKD dở dang 63135054 14204455429 II-Tài sản dài hạn khác 385523500 915602500 1017102970 1118813267 Tổng cộng tài sản 43904062787 58591037878 67544838737 74299322600 Nguồn Vốn A-NỢ PHẢI TRẢ 34392173018 27218048432 40592417545 44651659290 I-Nợ ngắn hạn 24005032510 3204818532 22941762873 25235939160 1-Vay ngắn hạn 6969255000 500000000 3409100000 3750010000 2-Phải trả cho người bán 15255975360 6510277246 21801626653 23981789321 3-Người mua ứng trước 6076159372 6683775309 4- Các khoản phải nộp 3242787 (65419220) 3731129 4104242 5-Phải trả người lao động 1188192387 1807531827 2174125608 2391538169 6-Chi phí phải trả 7-Các khoản phải trả khác 588366976 5547571321 10522979889 11575277870 II-Vay và Nợ dài hạn 10387140508 24013229900 17650654672 19415720140 B-NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 9511889769 31372989446 26952421192 29647663310 1-Nguồn vốn kinh doanh 9489638621 30889638621 26952421192 29647663310 2-Lợi nhuận sau thuế 174544391 483350825 951060544 1046166598 Tổng cộng nguồn vốn 43904062787 56591037878 67544838737 74299322600 (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Minh Trí) Một số chỉ tiêu năm 2007: Tài sản lưu động 48882965300 Khả năng thanh toán hiện thời = = =1,94 Nợ ngắn hạn 25235939160 Tổng số nợ 44651659290 Tỉ lệ nợ/ vốn chủ sở hữu = = = 1,5 Tổng vốn chủ sở hữu 29647663310 Nợ dài hạn 19415720140 Tỉ lệ nợ dài hạn/ tổng nguồn vốn= = =0,26 Tổng nguồn vốn 74299322600 Qua bảng số liệu trên ta thấy khả năng huy động vốn của công ty tương đối tốt, nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty đã tăng từ gần 27tỷ đồng năm 2006 lên đến 29,6tỷ đồng năm 2007. Nợ ngắn hạn tăng từ gần 23tỷ đồng (2006) lên đến hơn 25,2tỷ đồng năm 2007. Khả năng thanh toán hiện thời của Công ty khá cao(1,94). Như vậy, chứng tỏ Công ty luôn chủ động về tài chính, cùng với khả năng huy động vốn tốt đã tạo uy tín và điều kiện thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất khi có nhu cầu. 2.1.7. Đặc điểm cơ sở vật chất, máy móc thiết bị và trình độ công nghệ của công ty Cơ sở vật chất, máy móc thiết bị thể hiện năng lực sản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kỹ thuật, đặc biệt là máy móc thiết bị sản xuất trong Công ty có ảnh hưởng lớn đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu. Năm 2007 vừa qua, Công ty đã cho sửa chữa, trang bị lại các nhà xưởng và khu làm việc của cán bộ, nhân viên. Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống trang thiết bị máy may thêu hiện đại, khoảng 600 máy may, 4 dàn máy thêu vi tính và các thiết bị chuyên dùng khác. Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, Công ty luôn chú trọng đầu tư đổi mới trang thiết bị, thường xuyên tổ chức bảo dựỡng sửa chữa máy móc theo định kỳ, đi liền với đó là nhập thêm 1 số máy móc thiết bị mới phục vụ sản xuất. Một số loại máy móc phục vụ sản xuất tại Công ty: Bảng 2.5: Số lượng các loại máy móc năm 2007 Loại máy Tên máy Số lượng Xuất Xứ Máy thêu Tajima ZSK 107 18 Nhật Bản Đức Máy may Máy xén Máy bằng 1 kim Máy bằng 2 kim Máy thùa khuyết Máy đính cúc Máy di bọ Máy Ziczac Máy chần Máy viền Các loại khác 342 890 29 23 13 16 76 141 15 32 Nhật Bản, Đức Nhật Bản, Trung Quốc Nhật Bản Nhật bản, Trung Quốc Nhật Bản, Trung Quốc Trung Quốc, Nhật bản Nhật Bản Nhật bản Trung Quốc Nhật bản, Trung Quốc Máy dùng để bao gói, đóng thùng Bàn gấp áo Bàn hút Bàn là hơi Nồi hơi Dàn treo mắc Máy kiểm kim Máy đánh đai 84 70 78 4 30 2 1 Việt Nam Việt Nam Trung Quốc Trung Quốc Tung Quốc Đài Loan Đài Loan Thiết bị giặt Máy giặt Máy sấy Máy vắt ly tâm 2 2 1 Đài Loan Đài Loan Đài loan (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty Minh Trí) Đặc điểm cơ sở vật chất, máy móc thiết bị và trình độ công nghệ của Công ty ảnh hưởng tích cực đến hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. Việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị đã giúp Công ty đảm bảo được các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Khả năng của máy móc thiết bị được sử dụng hiệu quả làm cho quá trình sản xuất diễn ra ổn định, năng suất lao động được nâng lên, làm chi phí cho sản phẩm sai hỏng và hao hụt nguyên vật liệu giảm đi đáng kể. Định mức nguyên vật liệu được giảm xuống, đem lại lợi nhuận cho Công ty. Tuy nhiên, hệ thống máy móc tiên tiến gần như hoàn toàn được nhập khẩu, trong khi đó, trình độ người lao động chưa cao dẫn đến hiệu suất sử dụng máy chưa cao và chưa tận dụng hết được ưu điểm của máy móc để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, làm cho hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu chưa cao. 2.1.8. Hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển Trong các công ty may nói chung và công ty TNHH Minh Trí nói riêng, công việc bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng, đặc biệt là bảo quản vải vóc. Vì vậy, hệ thống kho tàng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguyên vật liệu. Hệ thống kho tàng của Công ty Minh Trí được bố trí hợp lý, thuận lợi cho việc vận chuyển và cung cấp nguyên vật liệu. Diện tích các kho của Công ty rộng (khoảng hơn 4000 m2), tương đối đủ cho nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu trong Công ty. Trong kho được bố trí các thiết bị hợp lý, đặc biệt có sử dụng các phương tiện phòng cháy, chữa cháy, quạt thông gió và có các nội quy an toàn trong kho nhằm đảm độ khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên vật liệu . Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng từ khi thành lập Công ty và đã qua một số lần sửa chữa, việc sữa chữa tương đối đồng bộ nên thuận lợi cho việc bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu đựơc bố trí trên các giá cách mặt đất 0,5m nên hạn chế tỷ lệ nguyên vật liệu ẩm mốc, giảm phẩm chất, đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất. Hình2.1: Sơ đồ mặt bằng kho nguyên vật liệu Công ty TNHH Minh Trí ỲHYDFTĐVXGXCGXGHDTVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVNNBN XE ĐẨY HÀNG GIÁ ĐỂ HÀNG BÀN THỦ KHO TỦ TÀI LIỆU Với hệ thống kho tương như trên, việc vận chuyển nguyên vật liệu trong kho phải cần đến các phương tiện chuyên dụng. Công ty đã dùng những chiếc xe kéo tay để vận chuyển nguyên vật liệu vào kho và đến nơi sản xuất nhằm chủ động, đáp ứng kịp thời nhu cầu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Đối với việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng trong nước và từ các cảng, sân bay, Công ty đã trang bị cho mình bằng loại xe tải loại trọng tải mười lăm tấn. Như vậy vừa giảm được chi phí vận chuyển cũng như chi phí về nguyên vật liệu. Hệ thống kho tàng và phương tiện vận chuyển của Công ty tương đối tốt, thuận lợi cho việc bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu. 2.1.9. Một số nhân tố khác Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán độc lập và có tư cách pháp nhân, Công ty có tài khoản riêng của mình tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam làm trung gian giao dịch. Công ty được pháp luật bảo vệ trong sản xuất kinh doanh cũng như tuân thủ và chấp hành đầy đủ các quy định của Nhà nước và pháp luật. Công ty đã và đang từng bước tạo dựng uy tín cho mình trên thị trường, điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua nguyên vậ liệu. Các chính sách đối ngoại của Nhà nước có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì hầu như tất cả nguyên vật liệu của công ty đều được nhập khẩu từ nước ngoài. Việc đa số các khách hàng trực tiếp là người cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty đã giúp đảm bảo lượng nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đã gia nhập WTO, điều đó mang lại các cơ hội đồng thời cũng đem đến những thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty Minh Trí nói riêng. Tuy cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn, nhưng các rào cản thương mại được xoá bỏ giúp doanh nghiệp có cơ hội hơn trong việc tìm đối tác cũng như những người cung ứng nguyên vật liệu. Và đối với doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu nguyên vật liệu, điều đó mang lại cho Công ty Minh Trí cơ hội lớn trong việc tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên vật liệu. 2.2. Nguyên vật liệu và phân loại nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Minh Trí 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất gia công hàng may mặc, do đó, nguyên vật liệu cuả Công ty rất đa dạng và phong phú, bao gồm các loại như: vải dệt kim, vải dệt thoi, chỉ, khuy, cúc, bao bì,… Bảng 2.6: Vật liệu chế tạo sản phẩm tại Công ty Minh Trí Tên sản phẩm Vật liệu cũ Vật liệu mới Quần áo dệt kim Vải Cotton jersey 100% cotton, không co Vải Cotton Rib 100% cotton, K=1,4 Độ co 2% Vải tổng hợp Không co: k = 0,8 Co: k = 1,4 Độ co: 2% Vải Interlock Vải Voan 2 da Vải mex K = 0,9, màu trắng - Vải lót K= 1,4 độ co 0,8% Vải Satin Tricot k= 1,5 Độ co 2% Vải dệt kim CVC Vải Valisere Vải lót K= 1,15 độ co 1% Mex vải K=1,5 Mex giấy K= 1,9 Các sản phẩm khác Vải Micro fibre K=1,5 độ co 2% Vải Polyester Vải Lycra, không co Vải Tolle Visco Vải Oxford K=1,15 độ co 2% Vải Nylon Taffeta Vải Rayon K=1,12 ; độ co 2% Chỉ Chỉ thô 3.000m/ cuộn Chỉ các màu, 5.000m/cuộn (Nguồn: Phòng kỹ thuật Công ty Minh Trí) Mỗi loại nguyên vật liệu đều có những đặc điểm riêng cùng với sự đa dạng về chủng loại nên việc cung ứng nguyên vật liệu của Công ty là rất khó khăn và phức tạp từ việc thu mua, kiểm tra tiếp nhận đến sử dụng trong quá trình sản xuất và bảo quản nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm. Để đảm bảo chặt chẽ và có hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu, Công đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò của chúng trong sản xuất. Cụ thể nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Vật liệu chính: Bao gồm các loại vải dệt kim, vải dệ thoi, chủ yếu được nhập từ nước ngoài: vải cotton jersey, vải Cotton Rib, PE, CVC, vải Micro fibre, vải Lycra,.. - Vật liệu phụ: Bao gồm: các loại ghim, cúc, mác, chỉ các loại, khuy, chun, phấn may, khoá,… - Nhiên liệu: Điện, dầu công nghiệp,…. - Phụ tùng thay thế: máy may, vòng bi, ốc vít, dây curoa,… - Văn phòng phẩm; Giấy, mực in, bút bi, máy tính,.. các đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng,… - Bao bì đóng gói: Bao nilon, dây buộc, dây đai nilon, thùng carton,.. - Phế liệu thu hồi: Sản phẩm hỏng, vải vụn, vải thừa,…. Việc phân loại nguyên vật liệu như trên tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. 2.2.2. Sự cần thiết, vai trò của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Minh Trí Nguyên vật liệu là một trong các yếu tố sản xuất cơ bản, là cơ sở để tạo nên thành phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là nhân tố có vai trò quan trọng quá trình sản xuất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách nhịp nhàng, cân đối, và kịp thời. Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp thường xuyên nguyên vật liệu cho sản xuất nên nó là một trong các điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả. Do vậy, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong hoạt động quản trị của Công ty Minh Trí. Mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty là luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất với chi phí tối thiểu. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm đồng thời tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, góp phần quan trọng vào giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả kinh doanh của Công ty. Đối với ngành may nói chung và với Công ty TNHH Minh Trí nói riêng, hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng, nó đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn, đáp ứng các đơn hàng đủ về số lượng và chất lượng. Hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu còn giúp Công ty tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. 2.3. Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 2.3.1. Xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu 2.3.1.1. Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố: khối lượng các đơn hàng, tình hình thị trường,… Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch là rất quan trọng, đảm bảo ổn định quá trình sản xuất của Công ty. Căn cứ xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch: Căn cứ vào các đơn hàng Công ty nhận được trong năm cũng như trong kỳ. Dựa vào các đơn hàng đó, Công ty sẽ lập cho mình kế hoạch sản xuất và kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể. Căn cứ vào tình hình tiêu thụ ở các kỳ trước và trên cơ sở phân tích, dự báo các nhân tố thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất kinh doanh dẫn đến thay đổi cầu nguyên vật liệu của kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Đồng thời, nguyên vật liệu cũng là căn cứ để lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các kế hoạch khác trong doanh nghiệp. Dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư cho mỗi sản phẩm, Công ty sẽ thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu của các đơn hàng. - Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm do Công ty xây dựng. Định mức này là cơ sở cho việc cấp phát vải, phụ kiện cho công đoạn may một cách chính xác, hợp lý và tiết kiệm. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu Định mức vải tiêu hao được xác định như sau: Đv = Smc + B + Hc Trong đó: Đv: Định mức vải B: Hao phí vào khoảng trống khe hở giữa các chi tiết trong sơ đồ Smc: Diện tích mẫu cứng Hc: Hao phí đầu bàn, mép biên và đầu tấm không thu hồi được ( Hc là hao phí trung bình vào công đoạn cắt bao gồm hao phí đầu bàn, mép biên và hao phí đầu tấm không thu hồi được) Hc được xác định như sau: Hc = a x l x K Với a: Độ dư 2 đầu bàn do 1 lớp vải cắt L: Tổng số lớp vải cắt của lô hàng K: Hệ số (trong khoảng 0,005 đến 0,01) Định mức vải còn được xác định dựa vào giá trị trung bình của một sản phẩm trong lô hàng: Smc1 x P1 + Smc2 x P2 + … + Smcn x Pn Đv = P1 + P2 + … + Pn Trong đó: Pj : Số lượng sản phẩm loại j Smcj : Diện tích mẫu cứng sản phẩm j Để xác định được các Smcj có thể dùng máy đo dưới sự trợ giúp của máy tính. Định mức chỉ tiêu hao là lượng chỉ cần thiết may hoàn chỉnh sản phẩm trong sản xuất hàng loạt và là cơ sở cấp phát chỉ cho các dây chuyền may khi nhận được kế hoạch sản xuất số lượng sản xuất của một cỡ số. Định mức chỉ tiêu hao được xác định dựa vào chiều dài đường may và độ dày của các lớp vải liên kết: L = n x l x Dm Trong đó: L: Lượng chỉ tiêu hao n: Mật độ mũi may l: Chiều dài đường may Dm: Lượng chỉ tiêu hao/1cm Xác định nhu cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch Sản phẩm của Công ty Minh Trí đa dạng với nhiều chủng loại, mẫu mã và kiểu dáng khác nhau, vì thế các sản phẩm cần dùng đến nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất và một loai nguyên vật liệu có thể được dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm. Cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch QDi = ∑QDij Với QDij = Đij x Qj x (1 + Tk) Trong đó: QDi cầu nguyên vật liệu i kỳ kế hoạch QDij : Cầu vật liệu i để sản xuất sản phẩm j trong kỳ kế hoạch Đij: ĐỊnh mức tiêu dùng vật liệu i để sản xuất đơn vị sản phẩm j Qj: Sản lượng kế hoạch sản phẩm j sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch Tk: Tỷ lệ hao hụt vật liệu Chi phí nguyên vật liệu i để sản xuất sản phẩm j (Cij) Cij = QDij x Pi (Với Pi : Giá nguyên vật liệu i) Ví dụ: Theo kế hoạch, Quý I năm 2008, Công ty sản xuất 44.000 áo( mỗi loại cỡ 11.000 chiếc) và 24000 quần (mỗi loại cỡ 6000 chiếc) bằng vải Cotton jersey xám. Tỷ lệ hao hụt là 2%, tính nhu cầu vải Cotton jersey xám biết định mức tiêu dùng loại vải này như sau: Loại cỡ S M XL XXL Áo (m) 1,1 1,15 1,2 1,22 Quần (m) 1,38 1,4 1,43 1,47 Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất áo là: (1,1 + 1,15 + 1,2 + 1,22) x 11.000 x (1 + 0,02) = 52.400 (m) Nhu cầu vải Cotton jersey xám để sản xuất quần là: ( 1,38 +1,4 + 1,43 + 1,47) x 7000 x (1 + 0,02) = 40.555 (m) Nhu cầu vải cotton jersey xám cho sản xuất Quý I năm 2008: 52.400 + 40.555 = 92.955 (m) Trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và khối lượng các đơn hàng, Công ty lâp kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho kì kế hoạch. Bảng 2.7: Nhu cầu nguyên vật liệu Công ty Minh Trí Quý I năm 2008 (đơn vị tính: 1000đ) STT Tên nguyên liệu Đơn vị tính Nhu cầu Đơn giá Thành tiền 1 Vải Cotton jersey xám m 93.000 12,5 1.162.500 2 Vải Cotton jersey trắng m 44.000 11,0 484.000 3 Vải Cotton jersey xanh m 162.100 14,0 2.269.400 4 Vải Cotton Rib trắng m 170.200 21,3 3.625.260 5 Vải Cotton Rib đen m 133.500 17,5 2.336.250 6 Vải tổng hợpvàng m 115.200 9,2 1.059.840 7 Vải tổng hợp xanh lục m 28.800 8,6 247.680 8 Vải tổng hợp đen m 21.000 10,0 210.000 9 Vải tổng hợp đỏ m 87.000 8,5 739.500 10 Vải Interlock m 73.000 16,5 1.204.500 11 Vải Voan 2 da m 57.500 14,0 805.000 12 Vải Satin Tricot m 148.200 14,3 2.119.260 13 Vải dệt kim CVC m 57.600 13,2 760.320 14 Vải Valisere trắng m 61.500 16,0 984.000 15 Vải Valisere hồng m 129.000 14,0 1.806.000 16 Vải Micro fibre xanh m 125.000 16,0 2.000.000 17 Vải Micro fibre tím m 127.200 15,0 1.908.000 18 Vải Polyester trắng m 75.000 11,2 840.000 19 Vải Polyester đen m 30.000 12,3 369.000 20 Vải Lycra m 125.000 19,0 2.375.000 21 Vải Oxford đỏ m 148.400 22,0 3.264.800 22 Vải Oxford vàng cam m 170.200 21,3 3.625.260 23 Vải Nylon affeta hồng m 127.500 13,6 1.734.000 24 Vải Nylon affeta xanh m 94.500 11,0 1.039.500 25 Vải Rayon m 155.000 13,5 2.092.500 26 Khuy 15N trắng/20NJR cái 193.300 0,4 77.320 27 Dây chun trong m 36.820 2,3 84.686 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu Công ty Minh Trí) Xác định giá trị nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tham gia quá trình sản xuất bao gồm cả nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, bao bì, phụ tùng thay thế,… dùng cho sản xuất trong kỳ được Công ty tập hợp theo từng loại sản phẩm nhằm đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm. Hầu hết nguyên vật liệu của Công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, vì thế, trong giá trị nguyên vật liệu mua vào còn có cả thuế nhập khẩu. Các mặt hàng nguyên vật liệu do đối tác cung cấp thì không có đơn giá. Các mặt hàng còn lại sẽ có đơn giá để tính thành tiền. Công ty Minh Trí tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các thông số, số liệu về nguyên vật liệu xuất nhập kho được thủ kho đưa vào máy tính để nhập dữ liệu. Công ty Minh Trí tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Công ty sản xuất hàng dệt kim nhưng cũng sử dụng một khối lượng tương đối các phụ liệu: chỉ may, mex,… Các loại phụ liệu này được theo dõi về mặt số lượng và chất lượng, giá trị được hạch toán vào chi phí phụ liệu. Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty chưa chú trọng xem xét tình hình thị trường, dẫn đến khó khăn trong việc xác định cầu một cách chính xác cũng như gây khó khăn cho hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty. 2.3.1.2. Xác định lượng đặt hàng, dự trữ tối ưu và thời gian đặt hàng Với đặc thù là sản xuất hàng may._.07. Bảng 3.1: Kế hoạch sản xuất năm 2008 của Công ty TNHH Minh Trí. Sản phẩm Đơn vị tính Tổng số Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III Sản phẩm chính ( hàng dệt kim) Chiếc 10.840.000 3.252.000 1.084.000 6.504.000 Áo T-shirt Chiếc 2.250.000 675.000 225.000 1.350.000 Áo Polo-shirt Chiếc 2.450.000 735.000 245000 1.470.000 Áo Blouse Chiếc 1.180.000 354.000 118.000 708.000 Áo may - ô Chiếc 2.055.000 616.500 205.500 1.233.000 Áo khoác dệt kim Chiếc 970.000 291.000 97.000 582.000 Áo sơ mi Chiếc 1.935.000 580.500 193.500 1.161.000 Các sản phẩm khác Chiếc/ bộ 1.950.000 585.000 195.000 1.170.000 Áo đồng phục Chiếc 420.000 126.000 42.000 252.000 Áo jile may đo Chiếc 540.000 162.000 54.000 324.000 Váy các loại Chiếc 470.000 141.000 47.000 282.000 Quần áo ngủ Bộ 280.000 84.000 28.000 168.000 Quần âu Chiếc 130.000 39.000 13.000 78.000 Các loại khác Chiếc 110.000 33.000 11.000 66.000 (Nguồn Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) 3.1.3. Phương hướng hoạt động của Công ty Minh Trí năm 2008 Trên cơ sở kế hoạch sản xuất, thực trạng năng lực hiện có và khả năng công nghệ, Công ty đã xác định những yêu cầu cấp bách cần được đáp ứng nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Từ đó, Công ty đã vạch ra cho mình phương hướng hoạt động trong năm 2008. 3.1.3.1. Về vấn đề đầu tư Để đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế quy mô lớn, Công ty cần có hệ thống trang thiết bị đồng bộ, đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm đầu ra. Cơ sở III mới được xây dựng nên hệ thống dây chuyền sản xuất tương đối đồng bộ và hiện đại. Tuy nhiên, Công ty cần phải đầu tư một dây chuyền sản xuất mới cho cơ sở II vì cơ sở này được xây dựng đầu tiên và dây chuyền sản xuất đã quá cũ, trang thiết bị không đồng bộ dẫn đến năng suất lao động thấp. Công ty cần đầu tư thêm thiết bị là ép mex vì lượng thiết bị này còn quá ít, không đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Tổng cộng toàn Công ty mới có 4 thiết bị là ép mex, như vậy tiến độ rất chậm. Công ty cần trang bị thêm máy thùa khuyết vì số lượng máy còn quá ít, máy ở cơ sở II đã cũ, hay xảy ra hỏng hóc làm gián đoạn quá trình sản xuất. 3.1.3.2. Về vấn đề sản xuất Công ty cần hoàn thiện và đồng bộ dây chuyền sản xuất, hệ thống máy may, máy thêu, máy cắt,… để tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ sai hỏng trong sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường khu vực và quốc tế. Cùng với việc hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, Công ty cần duy trì hoạt động ổn định và liên tục ở các phân xưởng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng , đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng máy móc thiết bị. Công ty cần xác định loạt sản xuất tối ưu và có phương thức phối hợp bước công việc hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình sản xuất, giảm chi phí lưu kho, giảm hao phí nguồn lực giúp. 3.1.3.3. Về vấn đề chất lượng sản phẩm C Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sức cạnh tranh của Công ty, vì vậy, chất lượng sản phẩm phải được quan tâm hàng đầu ngay từ khâu đầu vào: cung cấp nguyên liệu, tuyển dụng lao động, trang thiết bị,… Công ty cần chú trọng hoàn thiện quy trình thiết kế, cung ứng nguyên vật liệu, và quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng. Hoạt động kiểm tra chất lượng tiến hành ở cả quá trình sản xuất, các quy trình vận hành máy móc đến kiểm tra nghiệm thu chất lượng và cần đảm bảo tính định lượng. Nâng cao trình độ, ý thức trách nhiệm cán bộ phòng KCS. Tích cực nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn các phương án tối ưu về thiết kế của sản phẩm( hình dáng, kết cấu, kích cỡ,…) với các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng với định mức tiêu hao vật tư thấp hơn, góp phần giảm giá thành sản phẩm. 3.1.3.4. Về vấn đề tiêu thụ Công ty cần xúc tiến các hoạt động quảng cáo, marketing, … nhằm giới thiệu và thu hút khách hàng, tăng khả năng mở rộng thị trường xuất khẩu. Xây dựng hệ thống kênh phân phối và xử lý thông tin nhanh, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường: nghiên cứu nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của khách hàng, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh,… để đưa ra những chính sách tiêu thụ hiệu quả. Xây dựng quy chế bán hàng và dịch vụ sau bán phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm thu hút, duy trì, củng cố mối quan hệ với khách hàng, mở rộng hoạt động tiêu thụ cũng như thị trường của doanh nghiệp. 3.1.3.5. Về vấn đề lao động Tăng cường đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo đội ngũ lao động có trình độ tay nghề, có kiến thức, năng động và có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc. Tuyển dụng lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn cao. Hoàn thiện hệ thống lưu giữ thời gian ở nơi làm việc đảm bảo chính xác cho việc tính lương, tìm cách nâng cao thu nhâp, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Đổi mới công tác đơn giá tiền đáp ứng yêu cầu kích thích và nâng cao hiệu quả sản xuất. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí Nguyên vật liệu là yếu tố có vai trò quyết định trong quá trình sản xuất, là yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nó có thể đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục hoặc làm gián đoạn quá trình sản xuất nếu cung ứng không kịp thời, ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Hiện nay, cạnh tranh trong ngành mặc ngày càng quyết liệt, rất nhiều các đơn vị mới gia nhập ngành. Để tồn tại và phát triển, Công ty cần thiết phải chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu, tạo điều kiện thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, hiệu quả. Để công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty tốt hơn, em xin đưa ra một số giải pháp sau: 3.2.1. Hoàn thiện công tác mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu 3.2.1.1. Công tác mua sắm nguyên vật liệu Đối với những đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, Công ty chỉ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ phía đối tác. Đối với những đơn hàng còn lại, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu. Dù tiếp nhận hay tự mua sắm, quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các đơn vị có liên quan và bộ phận KCS. Do đặc thù ngành nên nguyên vật liệu trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã,… Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Theo dõi và xử lý kịp thời những sai sót trong quá trình thu mua. 3.2.1.2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lượng vải nhập về bằng các loại máy kiểm vải và máy co vải hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật, đại diện phòng KCS, thủ kho. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuât của nguyên vật liệu, cán bộ phòng KCS kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, không có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lượng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận KCS cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai sót có nguyên nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết. Việc chuẩn bị kho bãi cần được chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác. Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lượng khác nhau, điều đó đòi hỏi cán bộ thu mua phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng vật liệu. Công ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ thu mua. Công ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, đồng thời cần có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ. 3.2.1.3. Công tác xác định cầu và dự trữ nguyên vật liệu Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty thực chất mới chủ yếu dựa trên các đơn hàng từ phía đối tác, chưa dựa trên các kết quả nghiên cứu thị trường. Điều này dẫn đến việc xác định cầu chưa chính xác, gây ra nhiều bất lợi cho Công ty, khi thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty phải mua thêm nguyên vật liệu từ bên ngoài và phải chịu thiệt vì bị ép giá, đồng thời, quá trình sản xuất bị gián đoạn. Việc nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu của Công ty trước đây chủ yếu dựa vào tài liệu của các lần thu mua trước chứ chưa được tiến hành một cách hợp lý. Để việc xác định cầu hiệu quả hơn, Công ty cần chú trọng hơn công tác nghiên cứu thị trường. Đồng thời, Công ty cũng cần thu thập các kết quả phân tích dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu để làm cơ sở cho việc xác định cầu. Trên cơ sở cầu nguyên vật liệu trong kỳ, Công ty xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất. Nếu dự trữ với khối lượng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, tuy nhiên, nếu mức dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất. Đối với công tác quản lý hàng dự trữ, Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu được dự trữ trong kho, để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Công ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng được đảm bảo. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá. Công ty có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC để quản lý nguyên vật liệu lưu kho hiệu quả hơn. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm 3 loại dựa trên tỷ lệ về số lượng và giá trị. Cụ thể như sau: Tổng số nguyên vật liệu loại i % về số lượng = x 100% Tổng số loại nguyên vật liệu Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i % về giá trị = x 100% Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó i= A, B, C Dựa trên tính toán số lượng và giá trị nguyên vật liệu dự trữ, ta thu được bảng sau: Bảng 3.2: Phân loại hàng dự trữ tại Công ty TNHH Minh Trínăm 2008 STT Tên nguyên vật liệu % số lượng Giá trị ( nghìn đồng) % giá trị Xếp loại 1 Vải Oxford 23,52 15.625.260 62 A 2 Vải Cotton Rib 14.325.480 3 Vải Cotton jersey 12.725.000 4 Vải Valisere 12.842.000 Tổng loại A 55.517.740 5 Vải Micro fibre 29,42 4.290.800 24,02 B 6 Vải Lycra 3.375.000 7 Vải Nylon affeta 2.769.500 8 Vải tổng hợp 2.310.500 9 Vải Rayon 1.962.500 Tổng loại B 14.708.300 10 Vải Satin Tricot 47,06 1.701.920 13,98 C 11 Vải Interlock 1.680.400 12 Vải Polyester 1.664.000 13 Vải Voan 2 da 1.491.260 14 Vải dệt kim CVC 1.484.000 15 Chỉ 236.000 16 Dây chun trong 183.200 17 Khuy 15N trắng/20NJR 122.450 Tổng loại C 8.563.230 Các loại nguyên vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhưng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn, vì vậy, việc quản lý chúng cần được chú trọng, cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong bảo quản. Công ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý. Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhưng giá trị của chúng lại tương đối thấp nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh không nhiều, Công ty không cần tập trung nhiều vào việc quản trị nguyên vật liệu loại này. 3.2. 1.4. Cấp phát và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Trong bối cảnh hiện nay, giá của nguyên liệu ngày càng tăng, việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm vật tư nguyên liệu, đáp ứng đúng nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng đối với Công ty. Công ty cần chú trọng vấn đề đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm hao phí, tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất. Việc cấp phát nguyên vật liệu cần được thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiêm của cán bộ cấp phát, có các hình thức thưởng phạt công bằng. Công ty cần theo dõi tiến độ và tình hình sản xuất, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu xuất kho với các chỉ số kỹ thuật để có căn cứ cho công tác xuất nguyên vật liệu. Đồng thời, Công ty cần quản lý các chứng từ giao nhận vật liệu và thường xuyên kiểm kê giá trị nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo cung ứng vật liệu cho sản xuất. Công ty cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng với chi phí thấp nhất, hoàn thiện bộ phận tính định mức nhằm sử dụng tiết kiệm nhất nguyên vật liệu. Công ty cần có hệ thống máy tính hiện đại và đội ngũ nhân viên có trình độ để thực hiện tốt các nhiệm vụ, tìm ra các giải pháp sử dung nguyên vật liệu hiệu quả nhất. 3.2.2. Tăng lượng nhà cung ứng, củng cố mối quan hệ lâu dài Việc chủ yếu lựa chọn các nhà cung ứng cũ dẫn đến một số khó khăn cho Công ty. Số lượng nhà cung ứng quá ít, vì thế, khi nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay không đúng thời gian,…. ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty nên lựa chọn thêm một vài nhà cung ứng và xây dựng, củng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, giảm rủi ro, tránh được bị ép giá,… Công ty cần thận trọng hơn nữa trong quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung ứng, tiến hành các biện pháp marketing với họ nhằm làm cho họ thường xuyên cấp hàng cho Công ty với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Việc lựa chọn nhà cung ứng đã từng cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty có thể dựa trên các Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng. Tuy nhiên, theo em, biểu mẫu của Công ty chưa thể hiện được lý do của việc giao hàng chậm hoặc nguyên nhân chênh lệch số lượng nguyên vật liệu. Em xin sửa chữa và đưa ra biểu mẫu sau: Biểu mẫu số 3.1 Công ty TNHH MINH TRÍ Hà Nội, ngày…tháng…năm… PHIẾU THEO DÕI ĐƠN VỊ CUNG ỨNG Đơn vị cung ứng:………………………………………………………………….. Địa chỉ liên hệ:…………………………………………… Điện thoại:…………. STT Tên hàng Mã số Số lượng Chênh lệch Nguyên nhân chênh lệch Thời gian giao hàng Chênh lệch Lý do chênh lệch Dịch vụ khác Ghi chú Đặt hàng Thực cấp Số lượng % 1 2 … Người lập Dựa vào biểu mẫu trên, Công ty sẽ xác định được nguyên nhân của những lần giao hàng chậm hoặc giao thiếu. Công ty xem xét cáy nguyên nhân, nếu là từ phía Công ty thì vẫn có thể xét đến các nhà cung ứng đó. Nếu nguyên nhân từ phía nhà cung ứng thì cần loại ra, ngoài ra, Công ty cần xét đến các dịch vụ khác mà nhà cung ứng cam kết cung cấp để đưa ra lựa chọn hợp lý. Với việc lựa chọn các nhà cung ứng mới, để có thể lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích các số liệu về thị trường: số lượng nhà cung ứng; khả năng đáp ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng. Công ty cũng cần phải chú ý đến các số liệu về quãng đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng trung gian,… 3.2.3. Hoàn thiện công tác định mức nguyên vật liệu Đối với doanh nghiệp sản xuất, công tác định mức nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, định mức phải được xây dựng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phải được xây dựng cho mọi khâu có sử dụng nguyên vật liệu. Bộ phận định mức cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện định mức để tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Việc thực hiện công tác định mức nguyên vật liệu ở Công ty Minh Trí chưa thực sự hiệu quả. Ý thức sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên còn chưa cao nên một số nguyên vật liệu dùng quá định mức, dẫn đến một số trường hợp thiếu hụt vật liệu cho quá trình sản xuất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý nguyên vật liệu. Số lượng nhân viên bộ phận định mức còn quá ít ( chỉ có 4 người), năng lực chưa cao trong khi các đơn hàng quá nhiều nên việc đưa ra định mức còn chậm, chưa đáp ứng quá trình sản xuất. Công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên bổ xung vào bộ phận định mức, đồng thời, Công ty cần thường xuyên kiểm tra và tổ chức các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ,năng lực cho cán bộ định mức. Công ty chưa xây dựng cho mình một định mức tiết kiệm nhất. Công ty cần liên tục nghiên cứu, cải tiến công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, dựa trên thực tế tình hình sản xuất kinh doanh mà nghiên cứu xây dựng những định mức hợp lý hơn, đảm bảo cung cấp sản phẩm đạt yêu cầu với mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất. Bên cạnh đó, Công ty nên áp dụng khoa học kỹ thuật: sử dụng máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Vấn đề giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đảm bảo giảm chi phí nguyên vật liệu bằng cách giảm lượng nguyên vật liệu kết tinh trong sản phẩm, giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu, giảm giá thành và tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, cán bộ định mức cần thường xuyên theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện định mức đối với từng công đoạn, từng phân xưởng sản xuất để phát hiện những tiêu cực còn tồn tại và nguyên nhân, từ đó có các giải pháp khắc phục, đồng thời phát huy các thành tích đạt được. 3.2.4. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường Sự tồn tại và phát triển lâu dài của mọi hoạt động kinh doanh luôn bắt nguồn từ việc khai thác thành công các cơ hội thị trường mới. Nghiên cứu thị trường giúp Công ty có thể xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu phù hợp, nâng cao hiệu quả kinh doanh và củng cố thêm các mối quan hệ với bạn hàng. Nghiên cứu thị trường không chỉ giới hạn ở thị trường hiện tại mà Công ty cần chú ý đến những thị trường tiềm năng trong tương lai. Khi tiến hành nghiên cứu, Công ty cần nắm được các thông tin về xu hướng thị trường nguyên vật liệu năm tới ra sao, về khả năng cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho Công ty. Công ty cần thu thập các báo cáo về tình hình thị trường, chú ý đánh giá khả năng phát triển, mở rộng thị trường của Công ty trong năm tới, thu thập các số liệu về số lượng, mạng lưới nhà cung ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của mỗi đơn vị cung ứng,... Từ các kết quả đó, Công ty có thể chủ động hơn trong mua sắm nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng quá trình sản xuất. Thị trường cung ứng nguyên vật liệu hiện nay của Công ty chủ yếu là thị trường nước ngoài với các bạn hàng cũ, khi có nhu cầu nguyên vật liệu, Công ty quan tâm đến những nhà cung ứng này trước mà chưa có sự nghiên cứu thị trường bên ngoài ra sao. Vì thế, Công ty nên nghiên cứu thị trường cung ứng, tăng thêm số lượng nhà cung ứng để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Công ty nên có các kế hoạch xây dựng hệ thống thu thập thông tin, tổng hợp tình hình thị trường, đánh giá phân tích đưa ra những dự báo cụ thể để làm cơ sở cho việc ra quyết định. Công ty phải có đầy đủ, chính xác những thông tin cơ bản về nhà cung ứng mà có hoặc dự dịnh có quan hệ giao dịch: độ tin cậy, khả năng sản xúât, chất lượng, giá cả nguyên vật liệu, phương thức vận chuyển,… Khoa học ngày càng phát triển, hệ thống thông tin ngày càng đa dạng, phong phú đầy đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp số liệu. Đây là điều kiện tốt để Công ty thực hiện và hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. 3.2.5. Hoàn thiện công tác vận chuyển nguyên vật liệu Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty là việc tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng hay các kho tàng trung gian về Công ty hoặc từ kho đến các phân xưởng. Để hoàn thiện công tác vận chuyển, Công ty cần chú trọng hơn nữa vấn đề quản trị vận chuyển bao gồm: định hướng, tổ chức và kiểm tra quá trình vận chuyển nhằm vận chuyển toàn bộ nguyên vật liệu từ nơi cần chuyển đến mục tiêu cần chuyển đảm bảo thời gian, chất lượng và hiệu quả. Về phương thức vận chuyển, Công ty lựa chọn phương thức tự vận chuyển. Tuy nhiên, đối với vận chuyển bên ngoài, Công ty cần phải tính toán kỹ lưỡng về khối lượng, tốc độ đòi hỏi, …. khi đưa ra quyết định vận chuyển. Do đặc thù của ngành nên công việc vận chuyển của Công ty tương đối ổn định, Công ty nên lựa chọn phương thức vận chuyển có chi phí thấp. Công ty cần phải xây dựng các định hướng vận chuyển. Trong các thời kỳ ngắn hạn, Công ty phải xây dựng được các kế hoạch vận chuyển cụ thể, giải quyết nhiệm vụ vận chuyển với chi phí nhỏ nhất, có các kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyển,… Khi đã xây dựng được các kế hoạch vận chuyển, Công ty cần thường xuyên giám sát, kiểm tra việc tổ chức thực hiện hoạt động vận chuyển, đảm bảo ăn khớp với nhịp độ sản xuất. Chi phí vận chuyển luôn được xem là yếu tố quan trọng của các chi phí hậu cần trong Công ty. Vì vậy, cán bộ làm công tác vận chuyển cần phải được đào tạo thêm để có hiểu biết sâu sắc về vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, đảm bảo hoạt động vận chuyển hiệu quả với chi phí thấp nhất. 3.2.6. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Trong các yếu tố của quá trình sản xuất, lao động của con người có tính chất quyết định nhất. Sử dụng tốt nguồn lao động, tận dụng hết khả năng lao động kỹ thuật của người lao động là một yếu tố hết sức quan trọng làm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty. Việc tính toán và lựa chọn lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh luôn là điều kiện không thể thiếu để tổ chức lao động khoa học, nâng cao năng suất và tăng thu nhập cho người lao động. Trong quá trình sử dụng lao động, Công ty nên chú ý xem xét ưu tiên nguyện vọng của mỗi cá nhân nhưng cá nhân đó phải có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Công ty nên tăng cường thêm các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển chọn những người lao động có trình độ đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới. Công ty nên xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ cung ứng nguyên vật liệu nhằm giúp họ nâng cao năng lực quản lý và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Công ty nên có các biện pháp quản trị nhằm tạo ra các động lực vật chất, tinh thần cho người lao động, gắn lợi ích của người lao động với kết quả họ tạo ra để khai thác hết tiềm năng của người lao động. Công ty nên xây dựng các quy định về sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty và có các hình thức kỷ luật, xử phạt cụ thể với các đối tượng vi phạm. Công ty cần áp dụng các hình thức tạo động lực lao động: thưởng cho các công nhân đạt năng suất cao, thưởng cho công nhân có sang kiến trong sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tặng bằng khen cho cá nhân, tập thể xuất sắc,… Bên cạnh đó, Công ty cần chú trọng cải thiện môi trường làm việc, thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm y tế, có chính sách đãi ngộ thoả đáng,…. Để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu đòi hỏi cán bộ lập kế hoạch, cán bộ vật tư có kỹ năng, trình độ, sự sáng tạo để có thể xây dựng kế hoạch cấp phát khoa học, kịp thời, xây dựng định mức hợp lý,… Công ty cần có các kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc. Công ty nên thường xuyên tổ chức thi nâng bậc để sắp xếp lao động hợp lý, ngoài ra, Công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên có nguyện vọng đi học thêm để nâng cao trình độ. 3.3. Một số kiến nghị với Nhà nước Kết quả sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng do chính doanh nghiệp đó quyết định. Nhưng, sự ảnh hưởng của môi trường kinh doanh cũng tác động lớn đến phương hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh bình đẳng sẽ tạo cho điều kiện cho các doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng,… điều này có tác động tích cực, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, ngược lại, nó có thể là yếu tố tiêu cực, cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Việc tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh hay không lành mạnh phụ thuộc vào yếu tố luật pháp và quản lý Nhà nước về kinh tế. Để sự tác động của môi trường kinh doanh với Công ty Minh Trí là tích cực, Công ty có một số kiến nghị cần Nhà nước và các cơ quan cấp trên xem xét, giải quyết. 3.3.1. Về thể chế, chính sách Dệt may là một trong ba ngành có kim ngạch xuất khẩu cao nhất của Việt Nam. Nhà nước cần có các chính sách khuyến khích phát triển ngành dệt may: ưu tiên các dự án đầu tư vào ngành dệt may, sử dụng các công cụ thuế hợp lý hơn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhập máy móc để đảm bảo tính cạnh tranh về giá cho các sản phẩm trong nước, trang thiết bị, tập trung đầu tư hơn nữa cho ngành dệt và sản xuất nguyên phụ liệu may mặc,… Nhà nước sớm nghiên cứu hoàn thiện môi trường kinh doanh, tạo “sân chơi” thực sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài, tạo điều kiện phát triển cho ngành dệt may.          Hiện nay, Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, để tạo cơ hội cho ngành dệt may phát triển công bằng, Việt Nam cần tích cực tham gia các vòng đàm phán liên quan đến ngành dệt may Nhà Nước cần tập trung đầu tư hơn nữa cho ngành dệt và sản xuất phụ liệu may mặc. 3.3. 2. Vấn đề đầu tư Trong những năm qua, kim ngạch ngành dệt may liên tục tăng nhưng mới chỉ phát triển ở khâu gia công và chế biến sản phẩm chứ chưa phát triển nguồn nguyên vật liệu cho ngành nên hầu hết nguyên vật liệu của ngành là phải nhập khẩu. Để phát triển ngành dệt may, Nhà nước cần có những biện pháp phát triển nguồn nguyên phụ liệu tại chỗ cho ngành: đầu tư phát triển cây bông và các nhà máy sản xuất xơ nhân tạo nhằm cung cấp nguyên vật liệu cho dệt may, cần sớm quy hoạch tổng thể vùng bông, đưa bông vào cơ cấu cây trồng nông nghiệp. Chỉ khi có nguồn nguyên vật liệu rẻ thì các doanh nghiệp mới có điều kiện hạ giá thành sản xuất, tăng giá trị gia tăng của sản phẩm, tiết kiệm ngoại tệ thay vì nhập khẩu nguyên liệu. Bên cạnh đó, Nhà nước nên tăng cường cách chính sách ưu đãi về vốn để các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng quy mô sản xuất. 3.3.3. Vấn đề phát triển nguồn nhân lực Trong giai đoạn hội nhập kinh tế toàn cầu và nhất là khi Việt Nam đã gia nhập WTO, để các doanh nghiệp dệt may nắm lấy các cơ hội phát triển thì việc phát triển lực lượng lao động giỏi, tay nghề cao cần được chú trọng, nhằm đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Nguồn nhân lực tốt là một sự đảm bảo cho sự phát triển lâu dài và bền vững. Hiện nay, nhu cầu về lao động cho ngành dệt may là rất lớn, tuy nhiên, dù nguồn lao động cho ngành rất nhiều nhưng hầu hết họ không có trình độ, tay nghề. Vì thế, Nhà Nước nên có các chính sách hỗ trợ: cấp kinh phí cho các trường đào tạo và dạy nghề để đào tạo miễn phí cho lực lượng lao động ở những vùng nông thôn khó khăn, nhưng chấp nhận học nghề may công nghiệp để vào làm việc tại các doanh nghiệp may. Nhà nước hỗ trợ các doanh nghiệp dệt may đầu tư xây dựng các trung tâm nghiên cứu thiết kế mẫu mốt, gắn kết giữa hoạt động nghiên cứu với việc triển khai sản xuất ở các doanh nghiệp. Nhà nước cần có các chính sách hỗ đầu tư đào tạo, phát triển đội ngũ các nhà tạo mẫu có trình độ nhằm tạo ra những sản phẩm mới, độc đáo và hợp thời trang. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, để tồn tại và phát triển, Công ty TNHH Minh Trí cần phải cố gắng hơn nữa, không ngừng hoàn thiện chính mình. Ngoài sự nỗ lực của bản thân, Công ty cũng cần có sự giúp đỡ của cơ quan Nhà nước để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. KẾT LUẬN Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của quản trị doanh nghiệp, kinh doanh càng phát triển thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn. Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có vai trò rất lớn, quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp tư nhân mặc dù mới đi vào sản xúât, nhưng các sản phẩm quần áo dệt kim của công ty đã có mặt trên các thị trường lớn trên thế giới: Mỹ, Canada, Đài Loan, Nhật Bản,… đồng thời công ty ngày càng thu hút nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đầu tư, ký hợp đồng dài hạn. Công ty đã mở rộng quy mô, xây dựng đựơc diện tích nhà xưởng rộng rãi với hệ thống trang thiết bị hiện đại chuyên dùng để phục vụ cho công nghệ may tiên tiến. Là một doanh nghiệp sản xuất, việc đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đủ về số lượng và đạt yêu cầu chất lượng đã tạo lợi thế cho Công ty Minh Trí trong việc hoàn thành các đơn hàng, giảm chi phí, tăng lợi nhuận, nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường. Công ty đã và đang hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bằng sự nỗ lực của mình công ty TNHH Minh Trí đã trở thành một doanh nghiệp vững mạnh và từng bước khẳng định mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tài liệu tham khảo GS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh doanh. PGS.TS. Phạm Thị Gái, Giáo trình phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. GS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình Chiến lược kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. PGS.TS. Lê Công Hoa, Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh. Tài liệu thu thập tại Công ty TNHH Minh Trí Mạng internet. ._.