Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương (VietinBank) Đống Đa - Hà Nội

vị thế của công tác thanh toán lên hàng đầu. Bởi hoạt động của ngân hàng ở bất cứ hình thức nào cũng được kết thúc ở việc thanh- quyết toán. Trong tình hình mới, một trong những khó khăn, trăn trở nhiều nhất của các ngân hàng là việc cải tạo hệ thống thanh toán đáp ứng được yêu cầu mới, theo kịp xu hướng phát triển của quốc tế, tạo điều kiện thu hút vốn đầu tư, đẩy nhanh quá trình chu chuyển vốn cho nền kinh tế. Thanh toán chuyển tiền điện tử ra đời là tất yếu của sự bùng nổ công nghệ thông tin. Tuy còn mới mẻ nhưng nó đã khẳng định những tính năng ưu việt nhất định, đồng thời đánh dấu một bước vươn mình mạnh mẽ trong công tác thanh toán của ngành Ngân hàng. Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa- Hà Nội, em đã được tiếp cận khá đầy đủ các nghiệp vụ ngân hàng và đặc biệt quan tâm đến hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa. Từ nhận thức tầm quan trọng của công tác thanh toán, em nhận thấy việc nâng cao chất lượng hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử là một vấn đề đầy bức xúc và cấp thiết. Điều này khiến em chọn đề tài: “Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài. Từ cơ sở lý luận và thực trạng hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại ngân hàng trong thời gian tới. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. Chuyên đề tập trung trình bày những nội dung chủ yếu về hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa Hà Nội từ năm 2003 đến nay. 4. Phương pháp nghiên cứu. Chuyên đề sử dụng phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, tiếp cận hệ thống lý luận và thực tiễn, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để phân tích và xử lý các vấn đề nghiên cứu. 5. Chuyên đề gồm ba chương. Chương I: Lý luận chung về Ngân hàng thương mại và hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân hàng thương mại. Chương II: Thực trạng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công Thương Đống Đa -Hà Nội trong thời gian qua. Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa- Hà Nội. Do còn hạn chế về thời gian nghiên cứu, tài liệu thu thập cũng như trình độ hiểu biết, đề tài nghiên cứu của em không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô giáo cùng các bạn độc giả quan tâm, tham gia đóng góp ý kiến quý báu cho đề tài thêm phong phú. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2006 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thục Bình Chương I Lý luận chung về Ngân hàng Thương Mại và hệ Thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Thương mại. 1.1 Ngân hàng thương mại và việc tổ chức thanh toán giữa các NHTM. 1.1.1 Vài nét khái quát về Ngân hàng thương mại (NHTM). Ngân Hàng (NH) được hình thành và phát triển trải qua một quá trình lâu dài với nhiều hình thái kinh tế xã hội khác nhau. Trong thời kỳ đầu vào khoảng thế kỷ thứ XV đến thế kỷ thứ XVIII, các NH còn hoạt động độc lập với nhau. Đó là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán cho nền kinh tế và phát hành giấy bạc cho NH. Sang thế kỷ XVIII, lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển. Việc các NH cùng thực hiện chức năng phát hành giấy bạc ngân hàng làm cho lưu thông có nhiều loại giấy bạc khác nhau đã cản trở cho quá trình lưu thông hàng hóa phát triển kinh tế. Chính điều này đã dẫn đến phân hoá hệ thống NH. Lúc này hệ thống NH đã phân làm hai nhóm: thứ nhất là nhóm các NH được phép phát hành tiền, được gọi là NH phát hành sau đổi thành NHTW. Thứ hai là các NH không được phép phát hành tiền, chỉ làm trung gian tín dụng, trung gian thanh toán trong nền kinh tế được gọi là NH trung gian. Đây là một mắt xích cực kỳ quan trọng nối giữa NHTW với nền kinh tế, cũng như là cầu nối để những người có vốn và những người cần vốn gặp nhau. Thời kỳ đầu khi mới thực hiện sự phân hoá hệ thống NH, các NH trung gian thực hiện tất cả các hoạt động của nó như nhận tiền gửi, cho vay và làm các dịch vụ thanh toán. Ban đầu, các NH chủ yếu nhận tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn ngắn và cho vay ngắn hạn. Về sau, nó thực hiện cả cho vay trung hạn, dài hạn bằng nguồn vốn trung hạn, dài hạn do huy động tiền gửi trung hạn, dài hạn và phát hành trái khoán. Hoạt động NH ngày càng phát triển cùng với sự phát triển của thị trường chứng khoán đòi hỏi hình thành nên những NH, những trung gian tài chính chuyên hoạt động trong một lĩnh vực nào đó, phân chia NH trung gian thành các NH hoạt động trong lĩnh vực riêng: NHTM, NH đầu tư, NH phát triển... Đặc trưng NH được thể hiện rõ nhất thông qua các chức năng sau: -Chức năng làm thủ quỹ cho xã hội. -Chức năng trung gian thanh toán. -Chức năng làm trung gian tín dụng. -Chức năng “tạo tiền”. NH làm trung gian thanh toán khi nó thực hiện thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như: trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng, tiền thu bán hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ. NH thực hiện chức năng trung gian thanh toán trên cơ sở nó thực hiện chức năng làm thủ quỹ cho xã hội. Việc nhận tiền gửi và theo dõi các khoản thu, chi trên tài khoản tiền gửi của khách hàng là tiền đề để NH thực hiện vai trò trung gian thanh toán. Mặt khác, việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa các chủ thể kinh tế có nhiều hạn chế như rủi ro do phải vận chuyển tiền, chi phí thanh toán lớn, đặc biệt là với khách hàng ở cách xa nhau. Chức năng trung gian thanh toán có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế. Trước hết, thanh toán không dùng tiền mặt qua NH góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền mặt và đảm bảo thanh toán an toàn. Khả năng lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp cho phép khách hàng thực hiện thanh toán chính xác hiệu quả. Điều này góp phần tăng nhanh tốc độ lưu thông hàng hoá, tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả của quá trình tái sản xuất xã hội. Mặt khác, việc cung ứng một dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt có chất lượng làm tăng uy tín cho NH và do đó tạo điều kiện để thu hút nguồn vốn tiền gửi. Chu chuyển tiền tệ hiện nay chủ yếu thông qua hệ thống NHTM và do vậy, chỉ khi chức năng trung gian thanh toán được hoàn thiện thì vai trò của NHTM mới được nâng cao hơn với tư cách là người thủ quỹ cho xã hội. 1.1.2 Khái niệm, sự cần thiết và ý nghĩa thanh toán giữa các NHTM. Khái niệm: Thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa các chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phát sinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyển của các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chính bản thân NH. Sự cần thiết thanh toán giữa các NH: Hoạt động kinh tế ngày càng phát triển, theo đó là sự phát triển của thanh toán tiền tệ trong nước và quốc tế. Mối quan hệ ngày càng đa dạng, điều đó không chỉ đòi hỏi sự gia tăng hoạt động của hệ thống ngân hàng nói chung mà còn làm cho hoạt động thanh toán vốn giữa các NH ngày càng trở nên cần thiết. Điều đó thể hiện như sau: Nền kinh tế ngày càng phát triển thì việc trao đổi hàng hoá dịch vụ không chỉ bó hẹp ở một địa phương mà nó còn mở rộng ra mọi miền đất nước. Hiện nay, nhiều hệ thống NHTM và các tổ chức tín dụng khác nhau có mạng lưới chi nhánh trong toàn quốc. Bên cạnh đó, khách hàng được quyền lựa chọn NH để mở tài khoản cho mình. Do đó, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ giữa người mua và người bán qua hai NH khác nhau là rất cần thiết. Nó giúp cho việc thanh toán các khoản nợ giữa các tác nhân trong nền kinh tế một cách dễ dàng, nhanh chóng, đem lại hiệu quả to lớn cho kinh tế-xã hội. Việc cấp chuyển vốn, kinh phí, chuyển tiền thực hiện nghĩa vụ ngân sách diễn ra thường xuyên, liên tục đòi hỏi phải có nghiệp vụ thanh toán giữa các NH để đáp ứng yêu cầu của việc chuyển vốn trong nền kinh tế. Ngân hàng, tổ chức tín dụng không chỉ là nơi cung ứng các dịch vụ thanh toán mà còn là chủ thể tổ chức tham gia vào hệ thống thanh toán, thực hiện việc thanh toán trong phạm vi nội bộ của chính hệ thống các NH như: điều chuyển vốn, cấp vốn, chuyển nhượng tài sản, nộp khấu hao, chuyển lãi lỗ...đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn được khép kín trong toàn hệ thống NHTM. Để làm tốt các nghiệp vụ trên, thanh toán giữa các NH ra đời là một tất yếu. ý nghĩa: Thanh toán giữa các NH là hành lang cho thanh toán không dùng tiền mặt phát triển. Thanh toán giữa các NH góp phần phục vụ sản xuất, lưu thông hàng hoá phát triển, bởi nếu tổ chức tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các NH sẽ đảm bảo cho thanh toán nhanh, chính xác, an toàn. Từ đó giúp cho các doanh nghiệp, cá nhân thu hồi vốn nhanh, đầy đủ để tiếp tục chu kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo. Thể hiện chức năng tập trung vốn trong thanh toán của NH trong nền kinh tế quốc dân là NH đã phát huy được vai trò giám đốc đối với nền kinh tế, nâng cao uy tín, góp phần tăng cường vai trò làm trung gian thanh toán cho nền kinh tế. Thực hiện thanh toán giữa các NH giúp cho NH và các TCTD thu hút được lượng vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các doanh nghiệp, các tầng lớp dân cư để cho vay phục vụ phát triển kinh tế, tăng trưởng nguồn vốn cho NH. Ngoài ra, thông qua các dịch vụ thanh toán, NH đã tiết kiệm được chi phí trong lưu thông, chi phí bảo quản, hạn chế tham ô, lợi dụng, bảo vệ an toàn tài sản...Trong quá trình thanh toán, người mua không phải mang một lượng tiền mặt rất lớn để thanh toán cho người bán mà thực hiện thanh toán thông qua các dịch vụ thanh toán qua NH. Thanh toán giữa các NH không chỉ tạo điều kiện cho các NH tổ chức quản lý vốn và điều hoà vốn có hiệu quả trong cả nước mà còn tạo điều kiện nối liền các cơ sở NH thành một hệ thống chặt chẽ và điều hoà vốn trong nội bộ hệ thống NH. Điều đó làm tăng tốc độ vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng vốn, tránh tình trạng có NH thừa vốn mà vẫn phải trả lãi tiền gửi cho khách hàng, trong khi đó lại có NH thiếu vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh có thể thu được nguồn lợi lớn. Thông qua điều chuyển vốn, NH thiếu vốn vẫn giữ được khách hàng và tiến hành hoạt động kinh doanh trôi chẩy, chi nhánh thừa vốn vẫn có thu nhập từ nguồn vốn thừa do hưởng lãi suất điều hoà. 1.1.3 Điều kiện thanh toán giữa các NH. Như ta đã biết, thanh toán giữa các NH là việc thanh toán vốn tiền tệ giữa các chi nhánh NH trong cùng hệ thống hoặc giữa các NH khác hệ thống phát sinh trên cơ sở đáp ứng yêu cầu thanh toán hàng hoá, dịch vụ và điều chuyển của các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân và nghiệp vụ điều chuyển tiền của chính bản thân NH. Vì vậy, điều kiện thanh toán giữa các NH là: Điều kiện pháp lý: Phải xây dựng được hệ thống pháp lý ổn định và tin cậy, thể lệ và chế độ đồng bộ, tạo cơ sở vững chắc để tổ chức nghiệp vụ thanh toán. Hệ thống pháp lý chặt chẽ là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nẩy sinh và ngăn ngừa các sai phạm trong thanh toán. Thực hiện thanh toán qua tài khoản tiền gửi mở tại ngân hàng khác phải có sự thoả thuận bằng văn bản của hai ngân hàng chủ quản, đồng thời, phải theo đúng nguyên tắc mở và sử dụng tài khoản. Thanh toán kịp thời, cập nhật chính xác, an toàn tài sản, không được chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối với uỷ nhiệm chi hộ, thu hộ phải có văn bản thoả thuận và cam kết chặt chẽ giữa hai ngân hàng bảo đảm sự tín nhiệm trong thanh toán. Định kỳ, hai bên phải đối chiếu, thanh toán sòng phẳng với nhau. Đối với thanh toán bù trừ: Các NHTM, TCTD, Kho Bạc Nhà Nước muốn tham gia thanh toán bù trừ phải có đơn xin tham gia thanh toán bù trừ, phải chấp hành nội quy trong thanh toán như: giới thiệu người giao dịch, mẫu chữ ký, chấp hành giờ truyền nhận dữ liệu hay phiên giao dịch. Điều kiện về tổ chức và kỹ thuật: Thanh toán giữa các ngân hàng phải được tổ chức một cách khoa học, áp dụng kỹ thuật hiện đại đảm bảo thanh toán chính xác, nhanh chóng, an toàn, chi phí thấp; phải có trung tâm xử lý thông tin nhanh nhậy, thông suốt theo các chuẩn mực quy định của NHNN nhằm đáp ứng được các phương thức thanh toán giữa các NH. Thông tin phải được cập nhật và lưu trữ, bảo quản cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật cao. Phải bố trí những người có trách nhiệm cao, trung thực và thành thạo nghiệp vụ thanh toán giữa các NH, đẩy nhanh tốc độ và sự an toàn trong thanh toán. Điều kiện về vốn: Các NHTM thực hiện thanh toán giữa các NH phải có đủ khả năng cân đối nguồn và sử dụng vốn, phải chuẩn bị được đủ lượng vốn đảm bảo khả năng thanh khoản, đáp ứng nhu cầu về vốn trong thanh toán. Trường hợp làm mất khả năng thanh toán phải chịu phạt theo quy định. Các NHTM khi thực hiện thanh toán qua thanh toán bù trừ phải luôn duy trì tồn quỹ tiền mặt và số dư trên tài khoản tiền gửi cần thiết tại NHNN để đảm bảo cho khả năng thanh toán, sẵn sàng chi trả cho khách hàng. Trường hợp thiếu vốn thanh toán thì vay Ngân hàng chủ trì hoặc Ngân hàng thành viên. 1.1.4 Các nghiệp vụ thanh toán của NH và sự phát triển của chúng. 1.1.4.1 Các hình thức thanh toán (Means of payment). Sản xuất hàng hoá càng phát triển thì các hoạt động nghiệp vụ của NH cũng không ngừng mở rộng và phát triển. Các nghiệp vụ này ngày càng được cải tiến phù hợp với xu hướng phát triển chung về khoa học công nghệ trên thế giới, trong đó lĩnh vực thanh toán đặc biệt quan trọng với điều kiện và trình độ phát triển của mỗi nưóc. Nhìn chung, các nước có nền kinh tế thị trường thì hình thức thanh toán qua NH phổ biến sau đây: Hình thức thanh toán séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu in sẵn do NHNN quy định để yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc người cầm séc. Séc là hình thức thanh toán lâu đời, phổ biến nhất ở hầu hết các NH trên thế giới với tiêu đề: Cheque (tiếng Anh), Chéque (tiếng Pháp) dịch ra tiếng Việt là “chi phiếu”. Séc bao gồm nhiều loại khác nhau: séc ký danh, séc vô danh, séc tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc cá nhân, séc du lịch. Đối tượng áp dụng: Séc thường được áp dụng để thanh toán chi trả các khoản tiền hàng hoá dịch vụ, công nợ. Phạm vi áp dụng: Bên mua và bên bán phải mở tài khoản tại cùng một NH hoặc khác NH cùng một hệ thống. Trường hợp bên mua và bên bán có tài khoản tại hai NH khác hệ thống thì hai đơn vị thanh toán đó phải tham gia thanh toán bù trừ giao nhận chứng từ trực tiếp. Điều kiện để séc được NH chấp nhận thanh toán: -Người phát hành séc chỉ được ghi số tiền trên séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi của họ tại NH. Nếu phát hành quá số dư NH không chấp nhận thanh toán đồng thời, NH còn áp dụng phạt vi phạm hợp đồng thanh toán và phạt chậm trả. -Trường hợp có nhiều tờ séc nộp vào NH cùng một lúc để đòi tiền từ một tài khoản mà số dư trên tài khoản đó không đủ để thanh toán toàn bộ những tờ séc đó thì thứ tự thanh toán được xác định theo số séc đã phát hành, các séc có số thứ tự nhỏ hơn sẽ được thanh toán. -Séc phải đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ cả về hình thức và nội dung. Séc chuyển khoản là loại thanh toán do chủ tài khoản phát hành trực tiếp để trả tiền cho người thụ hưởng trên cơ sở số dư tài khoản tiền gửi thanh toán của mình tại NH. Loại séc này rất tiện lợi cho bên mua nhưng không tiện lợi cho bên bán. Do đó, trong thanh toán truyền thống, séc được ghi theo nguyên tắc ghi nợ trước ghi có sau. Trường hợp bên bán yêu cầu bên mua có sự xác nhận của đơn vị thanh toán trên tờ séc, khi nhận được yêu cầu, đơn vị thanh toán sẽ làm thủ tục bảo chi trên cơ sở số tiền mà người phát hành đã lưu ký. Vì vậy, người chịu trách nhiệm thanh toán séc là NH hay đơn vị thanh toán bảo chi séc. Có thể thấy, việc áp dụng séc bảo chi rất có lợi cho người thụ hưởng. Người thụ hưởng chắc chắn sẽ nhận được tiền, do đó, người thụ hưởng không bị mất vốn, không bị chiếm dụng vốn. Quá trình thanh toán được thực hiện nhanh chóng vì NH bảo chi séc hoặc NH phục vụ người thụ hưởng ghi có ngay cho người thụ hưởng. Ngược lại, khi áp dụng thanh toán bằng séc bảo chi, người mua lại phải làm thủ tục ruờm rà để được bảo chi séc, phải lưu ký tiền trên tài khoản tiền gửi bảo chi séc và không được hưởng lãi trên số tiền lưu ký đó. Nhìn chung, thanh toán séc là thể thức đơn giản, thuận tiện được sử dụng rộng rãi ở nhiều nước trên thế giới. Công ước Séc quốc tế Giơ-ne-vơ năm 1931 đã được một số nước thông qua cho đến nay vẫn được xem là luật điều chỉnh các quan hệ liên quan đến việc phát hành và sử dụng séc. Tuy nhiên, trong thực tế, sử dụng séc không phải tuyệt đối an toàn, đã có xuất hiện séc giả. Do vậy, kỹ thuật thanh toán séc không ngừng được hoàn thiện trên mọi phương diện. Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu (UNT): UNT là chứng từ đòi tiền do người bán lập và uỷ nhiệm cho NH phục vụ mình đòi tiền người mua hay người nhận cung ứng dịch vụ trên cơ sở hàng hoá hay đơn vị đã cung ứng. Ngân hàng phục vụ người bán không chịu trách nhiệm về việc người mua có thanh toán hay không. Chính vì thế, đối với nghiệp vụ này, NH phải kết hợp nghiệp vụ bảng, ghi nhập sổ theo dõi UNT gửi đi để theo dõi tình hình thanh toán, trả tiền của người mua nếu người mua có tài khoản tiền gửi tại NH khác. Đối tượng áp dụng: UNT được sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá khi người bán cung cấp cho người mua hoặc tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền nhà đất... Điều kiện áp dụng: Hai bên mua bán phải thống nhất với nhau dùng hình thức UNT với những điều kiện cụ thể ghi trên hợp đồng, đồng thời, phải thông báo bằng văn bản cho NH phục vụ bên chi trả biết để làm căn cứ thực hiện thanh toán. Phạm vi áp dụng: Hình thức thanh toán này được áp dụng rộng rãi trong quan hệ thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế đối với mọi đối tượng khách hàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toán nào. áp dụng uỷ nhiệm thu rất có lợi trong trường hợp thu hộ phí các dịch vụ công cộng, giúp các đơn vị cung ứng dịch vụ công cộng giảm chi phí nhân viên phải đến từng nhà để thu tiền. Tuy nhiên, nó vẫn còn hạn chế vì UNT do người bán lập chứng từ và là xuất phát điểm trong quy trình thanh toán, mà nguyên tắc hạch toán là ghi nợ trước có sau. Mặc dù an toàn cho các NH tham gia quy trình thanh toán nhưng quy trình luân chuyển chứng từ còn vòng vèo, tốc độ thanh toán chậm. Hình thức thanh toán uỷ nhiệm chi (UNC): UNC là lệnh của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của NHNN uỷ quyền cho NH phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hay khác NH, trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống. Đối tượng áp dụng: UNC được dùng chủ yếu là để thanh toán tiền hàng hoá, công nợ dịch vụ theo đó người mua là người mở đầu trong quy trình thanh toán, thực hiện ra lệnh cho NH phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để chuyển trả cho người bán. Phạm vi áp dụng: UNC được sử dụng rộng rãi, người trả tiền hoàn toàn có thể sử dụng UNC để trả tiền cho người thụ hưởng có tài khoản cùng NH hoặc khác NH cùng hệ thống hay khác hệ thống. Ưu điểm của uỷ nhiệm chi là được sử dụng rộng rãi về phạm vi địa lý đối với mọi đối tượng khách hàng dù họ mở tài khoản tại bất cứ đơn vị thanh toán nào. UNC đảm bảo quyền lợi cho bên mua do bên mua chỉ chấp nhận thanh toán khi họ đã nhận được hàng hoá, dịch vụ đúng như trong hợp đã ký kết, đồng thời, bảo vệ quyền lợi cho NH do NH thực hiện ghi nợ trước ghi có sau. Ngược lại, UNC không bảo đảm quyền lợi cho bên bán. Bên bán có thể gặp rủi ro do bên mua không đủ khả năng thanh toán hoặc bên mua cố tình không thanh toán. Do đó, người ta chỉ áp dụng hình thức thanh toán này trong trường hợp bên mua và bên bán có tín nhiệm nhau hoặc thanh toán có giá trị nhỏ hoặc chủ yếu là thanh toán phi mậu dịch. Tuy nhiên, UNC vẫn là hình thức thanh toán được ưa chuộng nhất hiện nay vì đơn giản, dễ thực hiện. Mặt khác, NH chuyển tiền nhanh đảm bảo yêu cầu của khách hàng. Hình thức thanh toán thư tín dụng: Thư tín dụng là lệnh của NH phục vụ bên mua gửi cho NH phục vụ bên bán để tiến hành trả tiền cho người bán về giá trị hàng hoá đã cung ứng trên cơ sở người bán xuất trình các hoá đơn, chứng từ hợp lệ, hợp pháp phù hợp với các điều kiện, phạm vi thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Phạm vi áp dụng: Thư tín dụng áp dụng giữa hai chi nhánh NH cùng hệ thống hoặc trên địa bàn phục vụ người bán có NH cùng hệ thống với NH bên mua có tham gia thanh toán bù trừ. Như thế, NH bên mua (NH phát hành) sẽ uỷ quyền cho NH cùng hệ thống với mình và cùng địa bàn với NH bên bán có tham gia thanh toán bù trừ thực hiện thanh toán hoặc chiết khấu bộ chứng từ hợp lệ của bên bán bằng phương thức thanh toán bù trừ. Đối tượng áp dụng: Thư tín dụng thường được sử dụng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ giữa hai bên mua-bán chưa hiểu rõ về nhau, chưa có mối quan hệ thân thiết và không tin tưởng nhau. Bởi lẽ, thủ tục thanh toán bằng thư tín dụng rất rườm rà khó khăn đối với cả bên mua và bên bán. Bên mua phải thực hiện làm thủ tục mở thư tín dụng và được NH phục vụ mình chấp nhận phát hành thư tín dụng trước khi nhận được hàng hoá dịch vụ từ người bán. Ngược lại, bên bán muốn nhận được thanh toán của NH phát hành hoặc NH thanh toán. NH chiết khấu thì phải lập được bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp những điều kiện đã ghi trong thư tín dụng. Trong hình thức này, thư tín dụng được coi là căn cứ, cơ sở để hai bên mua bán trao đổi, thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ cho nhau. Thanh toán bằng thư tín dụng là hình thức thanh toán hữu hiệu nhất cho cả bên mua và bên bán vì quyền lợi chính đáng của cả hai bên đều được bảo vệ. Bên mua chỉ chấp nhận thanh toán khi nhận được hàng hoá với bộ chứng từ đầy đủ như đã thoả thuận trong hợp đồng còn bên bán chắc chắn sẽ nhận được tiền khi giao nhận bộ chứng từ đầy đủ cho NH phục vụ mình. Do an toàn và chuẩn xác cao nên nó được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế. Hình thức thanh toán bằng thẻ NH: Thẻ NH là một phương tiện thanh toán hiện đại gắn liền với kỹ thuật tin học và ứng dụng tin học trong hoạt động NH. Qua thẻ NH, người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền từ máy rút tiền tự động ATM hoặc thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ tại cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ. Thẻ thanh toán chỉ được áp dụng trong nền tảng công nghệ tin học và viễn thông được áp dụng trong công nghệ thanh toán của NH. Thẻ thanh toán do NH phát hành và bán cho khách hàng của mình để thanh toán chi trả các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác và rút tiền tại các đại lý thanh toán hay tại các quầy rút tiền tự động. Phạm vi áp dụng thẻ NH rất rộng rãi và không bị giới hạn về không gian, thời gian. Nếu khách hàng có thể thanh toán, khách hàng có thể sử dụng (rút tiền, gửi tiền, kiểm tra số dư trên tài khoản, thanh toán chi trả tiền hàng hoá dịch vụ....) bất cứ nơi nào có máy ATM hoặc cơ sở chấp nhận thẻ. Hơn nữa, thanh toán bằng thẻ đã tiết kiệm chi phí, công sức cho người mua, người bán, giảm lượng tiền mặt trong lưu thông và tăng chu chuyển vốn cho nền kinh tế. Chính bởi tiện ích này mà thẻ NH rất được ưa chuộng ở các nước trên thế giới. Tuy nhiên, việc sử dụng thanh toán bằng thẻ NH cũng bị giới hạn một mức tối đa cho phép được thanh toán trong một ngày để đảm bảo an toàn và khả năng chi trả cho nguồn thanh toán. Với trình độ và tốc độ phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, trong tương lai, chắc chắn thẻ thanh toán chưa phải là công cụ thanh toán cuối cùng. 1.1.4.2 Các phương thức thanh toán qua NH (Mode of payments). Tuỳ vào trình độ phát triển của công nghệ ngân hàng cũng như đặc điểm tổ chức hệ thống NH, các nước có các phương thức thanh toán qua NH khác nhau. ở Việt Nam, từ khi hệ thống NH được tổ chức theo hệ thống hai cấp, các phương thức thanh toán vốn giữa các NH bao gồm: Phương thức thanh toán liên hàng: Thanh toán liên hàng là quan hệ thanh toán nội bộ giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong cùng hệ thống hoặc các nghiệp vụ chuyển tiền, điều hoà vốn trong nội bộ một hệ thống. Thanh toán liên hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong công tác thanh toán của NH. Làm tốt công tác thanh toán liên hàng sẽ có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và với ngành NH nói riêng. Cụ thể : Thanh toán liên hàng thúc đẩy quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác. Thay vì khách hàng phải mang tiền mặt từ NH mua đến thanh toán cho người bán hàng, khách hàng chỉ cần uỷ nhiệm cho NH phục vụ mình trích tài khoản để thanh toán cho người bán thông qua NH phục vụ người bán. Thanh toán liên hàng góp phần nâng cao tốc độ luân chuyển vốn tiền tệ phục vụ quá trình tái sản xuất mở rộng, do thời gian thanh toán nhanh, rút ngắn quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá dịch vụ. Thanh toán liên hàng tạo điều kiện cho việc mở rộng và phát triển thanh toán không dùng tiền mặt, góp phần khuyến khích cá nhân, tổ chức mở tài khoản tại các NH, ổn định và mở rộng khách hàng. Thanh toán liên hàng góp phần giảm chi phí lưu thông do không phải vận chuyển tiền mặt từ nơi này đến nơi khác để thanh toán, đồng thời, hạn chế được mất mát tham ô trong thanh toán. Tuy nhiên, thanh toán liên hàng chỉ áp dụng với những ngân hàng trong cùng hệ thống. Việc xử lý chứng từ vẫn mang tính thủ công, phát hiện sai lầm chậm, khó bảo toàn, bảo mật thông tin, đặc biệt là việc quyết toán cuối năm rất vất vả, công việc quá nhiều, sang năm sau công việc năm trước vẫn chưa giải quyết xong. Phương thức thanh toán bù trừ: Thanh toán bù trừ là một phương thức thanh toán giữa các NH khác hệ thống trên cùng một địa bàn do NHNN chủ trì. Thông qua nghiệp vụ này, các NH thực hiện thu hộ chi hộ cho NH khác và sẽ thanh toán quyết toán ngay trong ngày khi quyết toán bù trừ. Thanh toán bù trừ thực hiện theo quyết định 181/NH-QĐ ngày 10/10/1991 về “Quy tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các NH” và Công văn 637/Kinh tế ngày 28/10/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định 181/NH-QD. Để được tham gia thanh toán bù trừ, các thành viên phải tuân thủ đầy đủ các quy định do NH chủ trì quy định, phải mở tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ tại NH chủ trì. Cán bộ đi giao dịch thanh toán bù trừ phải có đủ năng lực, trình độ và đảm bảo đủ các điều kiện giao dịch, phải đăng ký mẫu chữ ký tại NH thành viên khác và tại NH chủ trì. Nếu để xẩy ra sai sót, tổn thất thì thành viên phải chịu trách nhiệm theo quy định. Về thanh toán số chênh lệch trong thanh toán bù trừ: Phải trích TK tiền gửi để thanh toán, nếu không đủ thì phải nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu thanh toán, cũng có thể vay NH chủ trì để thanh toán, trường hợp NH chủ trì không cho vay thì phải phạt chậm trả. Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ bao gồm các chứng từ thanh toán gốc, các bảng kê mẫu số 12,14,15,16 được giao nhận trực tiếp tại phiên thanh toán bù trừ. Các chứng từ chưa thuộc phạm vi thanh toán bù trừ như uỷ nhiệm thu, thư tín dụng, séc...thì chuyển sang NH thanh toán để thực hiện ghi nợ trước. TK sử dụng: Nếu là NH chủ trì thì sử dụng TK 5011. Tài khoản này dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của NH chủ trì với NH thành viên tham gia thanh toán bù trừ và sau khi thanh toán bù trừ xong thì hết số dư. Nếu là NH thành viên thì sử dụng TK 5012. Tài khoản này dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ với các NH khác và sau khi thanh toán bù trừ xong cũng phải hết số dư. Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN: Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN là phương thức thanh toán giữa các NH khác hệ thống khác địa bàn, đều mở tài khoản tại NHNN. Để áp dụng phương thức thanh toán này phải có các điều kiện sau: -Hai NH phải mở tài khoản tại một hay hai chi nhánh NHNN và làm đầy đủ các thủ tục về mở tài khoản tiền gửi theo quy định. -Tài khoản tiền gửi của các NH phải thường xuyên có số dư để đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời. -Dấu và chữ ký trên chứng từ và bảng kê chứng từ thanh toán qua NHNN phải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký. -Việc thanh toán phải kịp thời, đầy đủ, chính xác. Nếu NH nào để chậm trễ thì NH đó sẽ bị phạt. Thanh toán qua mở tài khoản tiền gửi tại NHNN đáp ứng nhu cầu thanh toán đối với các khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại các NH khác hệ thống khác địa bàn, thúc đẩy quá trình trao đổi và sản xuất hàng hoá. Tuy nhiên, phương thức này ít được áp dụng do tốc độ thanh toán chậm. Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi ở NH khác: Khi các NHTM không cùng hệ thống, không cùng địa phương có tần suất thanh toán trực tiếp với nhau cao, nếu thanh toán từng lần qua tài khoản tiền gửi tại NHNN thì tốc độ chậm. Để khắc phục nhược điểm này, NHNN cho phép các NHTM mở tài khoản tại nhau để thanh toán trực tiếp. Định kỳ, các NHTM thanh quyết toán với nhau thông qua tài khoản tiền gửi tại NHNN. Theo phương thức này, các NHTM có thể đều mở tài khoản tiền gửi ở NH khác để uỷ quyền thu hộ cho khách hàng. Việc thu hộ, chi hộ chỉ tiến hành trong phạm vi những khoản thanh toán đã thoả thuận và quy định trong hợp đồng uỷ thác thanh toán giữa các NH. Mỗi khi phát sinh các khoản thanh toán thu hộ chi hộ, NH mới phát sinh phải gửi các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ hạch toán sổ sách. Định kỳ thanh toán, các NH phải đối chiếu số liệu với nhau, quyết toán số tiền đã thu hộ, chi hộ và thanh toán với nhau số chênh lệch phải thu, phải trả. Phương thức thanh toán mở tài khoản tại nhau đã làm gia tăng tốc độ thanh toán, hạn chế được những nhược điểm đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, việc mở tài khoản tại nhau làm cơ sở cho việc thanh toán cho nhau đã gây đọng vốn cho các NHTM. Phương thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa các NHTM: Để khắc phục những hạn chế của phương thức mở tài khoản tại nhau, NHNN cho phép các NHTM có thể ký hợp đồng thanh toán song biên trên cơ sở sự tín nhiệm giữa hai NHTM và hợp đồng thanh toán có quy định rõ nội dung thanh toán, số tiền tối đa cho một món thanh toán, tổng số tiền thanh toán, kỳ hạn thanh quyết toán qua tài khoản tiề._.n gửi tại NHNN. 1.2 Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân Hàng Công Thương Việt Nam. 1.2.1 Qúa trình phát triển của thanh toán chuyển tiền điện tử. Thanh toán liên hàng thủ công: Trong thời kỳ bao cấp, hoạt động thanh toán giữa các NH khác địa bàn bằng thủ công với một phương thức truyền thống duy nhất là thanh toán liên hàng bằng thư, bằng điện qua đường bưu điện. Thời gian cho một món thanh toán thông thường phải từ 3-5 ngày và thậm chí là hàng tuần cho những món đi tỉnh xa. Do việc thanh toán chậm, lượng vốn nằm trong thanh toán chiếm khá lớn không đáp ứng công việc kinh doanh của khách hàng nên đã tạo ra tâm lý không muốn thanh toán không dùng tiền mặt qua NH mà chỉ muốn dùng phương tiện trực tiếp bằng tiền mặt. Vì vậy đã gây ra áp lực rất lớn về tiền mặt, tạo sự khan hiếm giả tạo, đã xuất hiện tỷ lệ % giữa thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt. Đây cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm tăng tốc độ lạm phát vào những năm 1988, 1989 có thời kỳ lên đến 3 con số. NHNN đã phải dùng “liệu pháp sốc” tăng lãi suất lên rất cao, có thời kỳ lên đến 12%/ tháng. Thanh toán liên hàng qua mạng: Từ năm 1989, hệ thống NH đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động nghiệp vụ, đi đầu là hệ thống NHNN, đặc biệt từ năm 1993 đã ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực thanh toán. Thời kỳ này, các NH đã từng bước thích nghi với cơ chế mới, chủ động trong việc đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động thanh toán của mình để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, chuyển từ hình thức thanh toán liên hàng bằng thư qua bưu điện sang thanh toán liên hàng qua mạng vi tính, chuyển việc giấy báo liên hàng bằng tay theo mẫu in sẵn của NHTW sang lập trên máy vi tính, việc đối chiếu cũng được thực hiện qua mạng vi tính. áp dụng hình thức này tốc độ thanh toán tăng rõ rệt, thời gian của một món thanh toán chỉ còn từ một đến hai ngày, giảm được lượng vốn nằm trong thanh toán, được khách hàng đánh giá cao, từng bước xoá bỏ khoảng cách của các DN và xã hội đối với NH. Thanh toán chuyển tiền điện tử: 1.2.2 Khái niệm, đặc điểm và một số quy định chung: Khái niệm: Thanh toán chuyển tiền điện tử là toàn bộ quá trình xử lý một khoản chuyển tiền qua mạng máy vi tính kể từ khi nhận được một lệnh chuyển tiền của người phát lệnh đến khi hoàn tất việc thanh toán cho người thụ hưởng (đối với chuyển tiền Có) hoặc thu nợ từ người nhận lệnh (đối với chuyển tiền Nợ). Đặc điểm: -Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam. -Thanh toán chuyển tiền điện tử được thực hiện trong môi trường pháp lý và chuẩn hoá cao. -Các công đoạn trong thanh toán chuyển tiền điện tử chủ yếu được tự động hoá. Quá trình thanh toán chuyển tiền, tra soát, trả lời tra soát, chấp nhận, trả lời chấp nhận được chương trình xử lý tự động nên đảm bảo độ chính xác cao độ. -Phần tính ký hiệu mật được cài đặt một chương trình riêng đòi hỏi tính bảo mật hết sức nghiêm ngặt. Hơn nữa, hai lần mã khoá bảo mật của hai bộ phận chức năng kế toán và tin học giúp cho quá trình thanh toán chuyển tiền điện tử đạt độ an toàn tài sản rất cao. Một số quy định chung: -Phạm vi chuyển tiền điện tử gồm các chuyển tiền có và chuyển tiền nợ bằng VNĐ hoặc bằng ngoại tệ giữa các NH cùng hệ thống. Các hoạt động thanh toán bù trừ tự động, thanh toán với các TCTD khác, ATM, POS, SWIFT không thuộc phạm vi quy chế này (chỉ tạo các giao diện cần thiết từ TTTT ra các hệ thống khác). -Đối tượng áp dụng đối với tất cả các CNNH cùng hệ thống có đủ điều kiện kỹ thuật, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử, được Tổng Giám đốc NHCT VN cho phép tham gia bằng văn bản. -Mọi khách hàng giao dịch với NHCT VN đều được tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo quy chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng Giám đốc NHCT VN. -Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp khách hàng yêu cầu chi nhánh NHCT phục vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian 1-3 h, khách hàng không phải chịu thêm phí. -Mọi khoản thanh toán điện tử gắn liền với nghiệp vụ thanh toán và quản lý vốn của của NHCT Việt Nam đối với từng chi nhánh. -Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm tổ chức quy trình nghiệp vụ thanh toán, thực hiện việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời, theo dõi tính lãi điều hoà vốn cho các chi nhánh tỉnh, thành phố ngày 20 hàng tháng. -Trung tâm thanh toán căn cứ vào quy trình nghiệp vụ trong quy chế này thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn. -Các Trưởng phòng kế toán chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp. -Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về việc đảm bảo kỹ thuật của các thông tin trên đường truyền từ trung tâm thanh toán đến các chi nhánh NHCT. -Căn cứ các chức năng nhiệm vụ được giao, các cá nhân tham gia quy trình thanh toán chấp hành nghiêm túc các quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng; cá nhân nào vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽ phải bồi thường vật chất hoặc kỷ luật hành chính thích đáng. 1.2.3 Tài khoản và chứng từ được sử dụng trong thanh toán chuyển tiền điện tử. 1.2.3.1 Các Tài khoản được sử dụng. Các tài khoản sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán và quản lý vốn giữa TTTT với chi nhánh cấp 1 bao gồm: TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch. TK Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch. TK Điều chuyển vốn khoanh nợ. TK Điều chuyển vốn ký quỹ. TK Điều chuyển vốn quá hạn. TK Điều chuyển vốn chờ thanh toán. TK Điều chuyển chờ vốn. TK Điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống. TK Điều chuyển vốn cho vay tài trợ xuất khẩu. TK Điều chuyển vốn cho vay bão lụt. TK Điều chuyển vốn cho vay từ quỹ tín dụng đào tạo. TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Tái thiết đức(KFW). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án của NH Cân Đối Đức (DAT). TK Điều chuyển vốn cho vay dự án vừa và nhỏ. TK Điều chuyển vốn dự phòng rủi ro. TK Điều chuyển vốn cố định. TK Điều chuyển vốn khác. 1.2.3.2 Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử. Chứng từ ghi sổ kế toán chuyển tiền điện tử là lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành (UNC, UNT...). Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số liên do NHNN quy định và phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán NH, TCTD ban hành kèm theo quyết định số 312/QĐ ngày 04/12/1996 của Thống đốc NHNN VN. Lệnh chuyển tiền dưới dạng điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do NHNN quy định tại quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các NH, TCTD ban hành theo QĐ308/ QĐ-NH2 ngày 16/09/1997 của Thống đốc NHNN. Việc chuyển hoá chứng từ điện tử thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu cầu thanh toán và hạch toán phải đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. 1.2.4 Quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử của NHCT VN. NHCT VN ............... TTTT (Số hiệu 999) CN NHCT A (NHPL) CN NHCT B (NHNL) (đối chiếu) (đối chiếu) Khách hàng A Khách hàng B *Quy trình nghiệp vụ tại NH phát lệnh (NHPL). Ngân hàng khởi tạo nhận chứng từ từ khách hàng, kiểm tra, kiểm soát rồi tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và chuyển cho kiểm soát viên đặt ký hiệu mật trước khi chuyển đi thanh toán. Sau khi tính KHM, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu. *Tại Ngân hàng nhận lệnh đến: Bộ phận thanh toán điện tử phải bố trí cán bộ chuyên trách trực đảm bảo tính liên tục khi nhận chuyển tiền Đến, thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra hoặc giải mã ký hiệu mật (KHM) đồng thời, hạch toán vào TK Người nhận lệnh (nếu đủ điều kiện thanh toán) hoặc TK chờ thanh toán (nếu không đủ điều kiện thanh toán) để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và được tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu. Sau khi nhận được kết quả khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên, 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định. *Tại Trung tâm thanh toán. TTTT mở TK Điều chuyển vốn (ĐCV) trong kế hoạch cho từng CN để hạch toán và đối chiếu. TK của CN NHCT nào sẽ mang số hiệu NH của CN NHCT đó. Đối với CN trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các TK ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN. Đối với CN phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ được mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch. Khi nhận chuyển tiền từ CN, tại TTTT, chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ-thanh toán Có, phạm vi thanh toán trong hệ thống-ngoài hệ thống để hạch toán. Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL. Các chuyển tiền ngoài hệ thống được chuyển sang vùng riêng để giải mã, phục hồi chứng từ đưa đi thanh toán bù trừ hoặc chuyển mạng thị trường song biên với các tổ chức tín dụng khác. Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. Sau giờ khoá sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi, đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. Hạch toán: -Đối với lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL. Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL. -Đối với lệnh thanh toán Nợ: hạch toán ngược lại. Cuối ngày, Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. 1.2.5 Sai sót và điều chỉnh. 1.2.5.1 Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lênh (NHPL). Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: 1.2.5.1.1 Chuyển tiền thiếu. KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổ sung. Nội dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho Lệnh thanh toán số ..ngày... và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bình thường. 1.2.5.1.2 Chuyển tiền thừa. NHPL phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi NH nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đi nhưng NHNL chưa kiểm tra KHM, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán: -Đối với Lệnh thanh toán Có: Số tiền chuyển thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Nợ đỏ: TK đã trích thừa. Đồng thời, lập điện tra soát (phụ lục 01) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Số tiền thu hồi được Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý -Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, NHNL đã kiểm tra KHM. Số tiền chuyển thừa Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót). Nợ đỏ: TK Thích hợp . (TK đã trích thừa) Đồng thời, lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu hồi. Khi nhận được Lệnh thanh toán Có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Số tiền thu hồi được Có: TK Các khoản phải thu (tiểu khoản CN gây sai sót) Đồng thời, ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời, lập hội đồng để xử lý theo chế độ hiện hành. -Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Lập phiếu điều chỉnh Số tiền chuyển thừa Có đỏ: TK Thích hợp Có: TK ĐCV chờ thanh toán Số tiền chuyển thừa Đồng thời, lập Lệnh thanh toán Có chuyển đến NHNL để huỷ số tiền chuyển thừa trên Lệnh thanh toán Nợ. Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. 1.2.5.1.3 Chuyển tiền ngược vế. NHPL phải lập ngay điện thông báo (mẫu 02) cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý đồng thời thực hiện điều chỉnh huỷ đỏ số tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó, tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ Lệnh thanh toán bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi 1.2.5.1.4 Các sai sót khác: - Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND ... mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng. -Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo, hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi lại không thành công, Lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và không còn giá trị để gửi đi. NHPL huỷ Lệnh thanh toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT và lập phiếu điều chỉnh hạch toán đỏ toàn bộ số tiền trên Lệnh thanh toán bị huỷ. Đồng thời, lập Lệnh thanh toán khác thay thế. 1.2.5.2. Sai sót và điều chỉnh tại NHNL. 1.2.5.2.1 Lệnh thanh toán bị sai thiếu. Khi nhận dược Lệnh thanh toán bổ sung tiền thiếu, NHNL kiểm tra Lệnh thanh toán chuyển thiếu trước đó, đối chiếu với Lệnh thanh toán chuyển bổ sung. Nếu đúng thì hạch toán như đối với các Lệnh thanh toán đúng bình thường khác. 1.2.5.2.2 Lệnh thanh toán bị sai thừa. Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, NH nhận kiểm soát, đối chiếu giữa Lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý : -Đối với Lệnh thanh toán Có: Toàn bộ số tiền Nợ: TK ĐCV trong hế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán Có đi hoàn trả NHPL: Số tiền thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đồng thời, lập phiếu để hạch toán số tiền đúng. Số tiền đúng Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK Thích hợp. - Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Trường hợp nhận được điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán, NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót, nếu chưa thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền để xử lý. Nếu trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, đối với Lệnh thanh toán Có, căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Số tiền thừa Có đỏ: TK Thích hợp (TK đã ghi thừa trước đây). Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL lập Lệnh thanh toán Có để trả lại số tiền thừa và hạch toán: Số tiền thừa Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Nếu trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến chưa thu hồi để theo dõi, đồng thời, yêu cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả. Sau khi nhận được tiền hoàn trả của khách, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập Lệnh thanh toán Có (đối với lệnh thanh toán Có) hoàn trả số tiền chuyển thừa. 1.2.5.2.3 Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân, tên NHNL. Khi nhận được chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng...NHNL hạch toán: Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Đồng thời, lập điện tra soát NHPL. Trường hợp sai tên NHNL, khi chuyển trả NHPL, hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Khi nhận được tra lời tra soát của NHPL, nếu NHPL xin đính chính lại yếu tố sai sót, NHNL in, đính kèm điện tra soát vào Lệnh thanh toán và lập phiếu hạch toán cho khách hàng: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK Khách hàng (TK Thích hợp). Nếu NHPL trả lời đã lập theo đúng chứng từ gốc hoặc đề nghị trả lại, NHNL lập phiếu tất toán TK ĐCV chờ thanh toán chuyển trả lại NHPL. 1.2.5.2.4 Chuyển tiền ngược vế: Trường hợp NHNL nhận được điện thông báo chuyển tiền ngược vế của NHPL trước khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị ngược vế để xử lý. Khi nhận Lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận được, nếu đúng thì xử lý: Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch. Có: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát, NHNL lập Lệnh thanh toán chuyển trả lại, NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ: Hạch toán và xử lý ngược lại. Trường hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán, đối với Lệnh thanh toán Có xử lý như trường hợp sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra ký hiệu mật. Đối với lệnh thanh toán Nợ, lập phiếu điều chỉnh hạch toán: Nợ đỏ: TK Thích hợp. Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Khi nhận được điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. 1.2.6 Đối chiếu và quyết toán. 1.2.6.1 Đối chiếu. 1.2.6.1.1 Đối chiếu hàng ngày. Việc tổ chức đối chiếu được thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại NHTW. Việc đối chiếu được thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán. Tại NHPL, ngay sau khi Lệnh thanh toán được truyền đi, chương trình tự động tạo đối chiếu gửi về TTTT, kết quả đối chiếu được phản hồi về NHPL ngay sau khi được tự động hạch toán tại TTTT. Tại NHNL, đối với Lệnh thanh toán đến, ngay khi NH nhận lệnh kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán được chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu được phản ánh tức thời về NHNL. Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các CN NHCT. Tại các CN NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa CN với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc. Việc đối chiếu giữa CN với TTTT được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx).Với từng lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại CN và ngược lại. Cuối ngày, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu sẽ được chuyển sang vùng làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng. Trước khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát được các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán chưa được kiểm tra KHM và hạch toán. 1.2.6.1.2. Đối chiếu hàng tháng. Hàng tháng, CN thực hiện đối chiếu với TTTT các TK ĐCV VNĐ và các TK thu chi lãi vốn điều hoà. Các TK này phải có doanh số và số dư khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số dư nợ đến ngày cuối tháng tại CN phải bằng doanh số có, số dư có tại TTTT và ngược lại. Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, CN tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng. Báo cáo được tự động truyền về TTTT để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của TTTT. Tại TTTT, sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các CN, chương trình máy tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại TTTT với số liệu báo cáo của các CN và phản hồi kết quả về các CN. Các chênh lệch đối chiếu được in ra để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải được tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng. 1.2.6.2 Quyết toán. 1.2.6.2.1 Quyết toán ngày: Chi nhánh được chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhưng không được phép chuyển đổi trước 16h 30 hàng ngày. Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc. Các Lệnh thanh toán TTTT nhận được sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ được hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp. 1.2.6.2.2. Quyết toán tháng, năm: Hàng ngày, các CN ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h 00 ngày cuối tháng, trường hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các CN trước 01 ngày. Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng như truyền lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện được. CN phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT. Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, CN mới được TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi. Chương II Thực trạng hoạt động tổ chức thanh toán chuyển tiền điện tử tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đống Đa-Hà Nội 2.1 Sự ra đời và phát triển của CN NHCT Đống Đa. Tiền thân của NHCT Đống Đa là phòng thương nghiệp của khu Đống Đa, được thành lập năm 1955. Đến năm 1957, từ địa chỉ 173 phố Khâm Thiên, phòng chuyển sang số 237 và đổi thành chi điểm NHNN khu Đống Đa. Năm 1960, chi điểm chuyển về đóng tại tầng 1, khu tập thể 4 tầng (ngay cạnh nơi NHCT Đống Đa đóng hiện nay). Giai đoạn trước năm 1987 là thời kỳ quản lý theo cơ chế tập trung bao cấp, chỉ có một hệ thống NH duy nhất trên đất nước. NHCT Đống Đa thuộc hệ thống NHNN, thuộc NH thành phố Hà Nội và là NH bao cấp. Năm 1987, chi điểm NHNN khu Đống Đa được đổi thành CN NHNN quận Đống Đa và hai năm sau được bầu là trưởng chi nhánh NHNN trên địa bàn Hà Nội. Ngày 03/08/1987, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định 218/ HĐBT cho phép hệ thống NH VN thí điểm chuyển hoạt động sang cơ chế hạch toán kinh doanh, thực hiện hệ thống NH 2 cấp: hệ thống NHNN VN và hệ thống các NHTM. NHCT VN là một trong 4 hệ thống NHTM quốc doanh lớn nhất tại VN theo Quyết định số 53/ HĐBT ngày 26/03/1988. Và ngày 29/03/1993, theo Quyết định số 93/ LHCT/ TCCB của Tổng giám đốc NHCT VN, NHCT Đống Đa chính thức là một thành viên của hệ thống NHCT VN và ngày 24/07/93, NH bắt đầu đi vào hoạt động theo giấy phép kinh doanh 108565 của trọng tài kinh tế HN. Trong hai năm 97-98, thành phố Hà Nội được Nhà nước cho phép mở rộng địa bàn thành phố. NHCT VN chưa thể tổ chức được các chi nhánh cho quận mới. Vì vậy, NHCT Đống Đa với tay sang hoạt động ở quận Thanh Xuân, mở một chi nhánh phụ thuộc (CN này báo sổ cho NHCT Đống Đa 100%). Từ năm 1999, NH đó được tách ra thành một chi nhánh độc lập, hoạt động ngang hàng với CN NHCT Đống Đa và 1/3 nguồn lực hiện có của NHCT Đống Đa tách cho NHCT Thanh Xuân. Hiện nay, trụ sở chính của CN NHCT Đống Đa đang đóng tại 187 Tây Sơn Đống Đa -Hà Nội. CN NHCT Đống Đa có quan hệ đại lý với hơn 450 NH tại hơn 40 nước và khu vực đồng thời là thành viên của hệ thống tài chính viễn thông liên NH toàn cầu (SWIFT) nên NH có khả năng đáp ứng đầu đủ các yêu cầu và dịch vụ NH quốc tế một cách nhanh chóng chính xác hiệu quả nhất. 2.2 Mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban CN NHCT Đống Đa Phòng kinh doanh Ban Phòng kho quỹ Phòng kinh doanh đối ngoại Lãnh Phòng nguồn vốn Phòng kế toán tài chính Đạo Phòng tổ chức hành chính Phòng kiểm tra Phòng thông tin điện toán QTK số 29 QTK số 30 QTK số 32 QTK số 33 QTK số 34 QTK số 35 QTK số 36 QTK số 37 QTK số 38 QTK số 39 QTK số 46 QTK số 43 QTK số 42 QTK số 41 Phòng giao dịch Kim Liên Phòng giao dịch Cát Linh Phòng giao dịch Kim Liên Phòng nguồn vốn. Phòng nguồn vốn có nhiệm vụ là thực hiện huy động vốn từ các tầng lớp dân cư, các tổ chức kinh tế trên địa bàn quận với sự hỗ trợ của 14 quỹ tiết kiệm đặt rải rác trên địa bàn quận. Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ là cho vay, thu nợ, quản lý dư nợ và được chia thành ba bộ phận: tín dụng thương nghiệp quốc doanh, tín dụng công nghiệp quốc doanh và tín dụng công nghiệp ngoài quốc doanh phụ trách các mảng công việc theo các lĩnh vực để tiện hoạt động và quản lý. Phòng kinh doanh đối ngoại. Nhiệm vụ của phòng là phụ trách các hoạt động liên quan đến đối ngoại tại NH như thực hiện cho vay ngoại tệ, quản lý các khoản tiền gửi ngoại tệ gồm tiền gửi, tiền vay, LC, mua bán ngoại tệ ... Phòng kế toán tài chính. -Kế toán thanh toán: bao gồm thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử, quầy séc bảo chi, thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, có nhiệm vụ là giao dich với khách hàng, quản lý tiền gửi và tiền vay của khách hàng. -Kế toán nội bộ: có nhiệm vụ quản lý vốn của NH, hoạt động tài vụ, quản lý và hạch toán toàn bộ những chi tiêu nội bộ NH. -Kế toán tiết kiệm: phòng nguồn vốn sau khi huy động, chuyển tất cả chứng từ về bộ phận kế toán tiết kiệm. -Bộ phận kiểm soát: có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát về tính hợp lệ của các chứng từ. Việc kiểm soát này được thực hiện bằng tay sau đó phân ra chứng từ tương ứng với mỗi bộ phận trong phòng kế toán để xử lý. -Bộ phận báo biểu: nhiệm vụ là làm số liệu tập hợp toàn chi nhánh. -Bộ phận báo giấy tờ in. Phòng kế toán chỉ làm nhiệm vụ hạch toán VNĐ. Ngoài ra, phòng kế toán tài chính còn có nhiệm vụ làm các dịch vụ thanh toán như chuyển tiền, các giấy tờ in...Phần này cũng chiếm tỷ trọng tương đối góp phần tăng lợi nhuận NH. Phòng điện toán. Nhiệm vụ của phòng điện toán là tập hợp toàn bộ các phát sinh của NH từ phòng kế toán chuyển sang để xử lý bằng máy tính, lên bảng cân đối hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm . Phòng điện toán của CN NHCT Đống Đa được nối mạng với Trung tâm Công nghệ thông tin NHCT VN để NHCT VN kiểm soát toàn bộ hoạt động các chi nhánh hàng ngày. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ (hay phòng kiểm tra nội bộ). Chức năng của phòng kiểm tra nội bộ là kiểm tra kiểm soát toàn bộ các hoạt động của NH ví dụ kiểm soát hoạt động kế toán, tín dụng, ngoại hối ...xem có đúng với chế độ, quy định của Nhà Nước, của ngành đặc biệt là cần kiểm tra các hoạt động cho vay kinh doanh. Phòng kho quỹ. Phòng có nhiệm vụ là thu chi tiền mặt, quản lý tài sản thế chấp. Ngoài ra, phòng kho quỹ còn có chức năng làm dịch vụ ngân quỹ tức là cán bộ phòng sẽ đến tận nơi thu tiền, thanh toán tiền nếu khách hàng có yêu cầu. Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính bao gồm hai bộ phận: -Bộ phận tổ chức nhân sự có nhiệm vụ bố trí, sắp xếp và tổ chức nhân lực của cơ quan. -Bộ phận hành chính quản trị chịu trách nhiệm về hậu cần cơ quan gồm quản lý tài sản cố định, trang thiết bị, bảo vệ cơ quan.... Phòng giao dịch trên các địa bàn dân cư xa trụ sở chính. NH có hai phòng giao dịch: Phòng giao dịch Kim Liên và phòng giao dịch Cát Linh tiến hành hoạt động như trụ sở thu nhỏ bao gồm bộ phận tiết kiệm, kế toán, tín dụng và thủ quỹ. Việc thành lập thêm hai phòng giao dịch này nhằm mục đích thu hút tiền gửi và tiền vay, hạch toán và báo sổ về trung tâm hàng ngày. Tổng số cán bộ công nhân viên của chi nhánh là 289 người. CN NHCT Đống Đa với bộ máy tổ chức khoa học, đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm kết hợp với lực lượng cán bộ trẻ có năng lực nhạy bén trong kinh doanh luôn tạo được tín nhiệm và lòng tin đối với khách hàng góp phần đưa NH tiến những bước phát triển vững mạnh. 2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của NH trong những năm gần đây. 2.3.1 Tình hình huy động vốn. Huy động vốn là công việc đầu tiên làm nền tảng cho những hoạt động tiếp theo của quá trình kinh doanh của NH. CN NHCT Đống Đa được đánh giá là một trong những CN trong hệ thống NHCT có có số vốn huy động tăng trưởng không ngừng và thường xuyên vượt kế hoạch đặt ra. Bảng1: Tình hình huy động vốn của CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Tỷ đồng. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tiền gửi TK 1.230 61,2 1.360 58,6 1.700 65,4 -TGTK KKH 25 1,2 20 0,9 25 1,0 -TGTK có KH 1.205 60,0 1.340 57,7 1.675 64,4 Tiền gửi TCKT 750 37,3 800 34,5 900 34,6 Kỳ phiếu 30 1,5 160 6,9 0 0 Nội tệ 1.500 74,6 1.750 75,4 2.100 80,8 Ngoại tệ 510 25,4 570 24,6 500 19,2 Tổng nguồn vốn 2.010 100 2.320 100 2.600 100 Nguồn: Phòng tổng hợp CN NHCT Đống Đa. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, tổng nguồn vốn huy động của CN NHCT Đống Đa những năm sau đều cao hơn năm trước. Năm 2003, tổng nguồn vốn huy động là 2.010 tỷ đồng. Năm 2004, tổng nguồn vốn huy động là 2.320 tỷ đồng tăng 310 tỷ đồng (tốc độ tăng là 15,42 %) so với năm 2005. Năm 2005, tổng nguồn vốn huy động là 2.600 tỷ đồng tăng 280 tỷ đồng (tốc độ tăng là 12,07%) so với năm 2004. Trong cơ cấu tổng nguồn vốn huy động, tiền gửi tiết kiệm luôn chiếm tỷ trọng lớn và có xu hướng ngày càng tăng. Năm 2004, lượng tiền gửi tiết kiệm là 1.230 tỷ đồng, chiếm 61,2% tổng nguồn vốn huy động. Năm 2004, tiền gửi tiết kiệm tăng 40 tỷ đồng chiếm 58,6% tổng nguồn vốn huy động; năm 2004 tăng 340 tỷ đồng chiếm 65,4% tổng nguồn vốn huy động. Trong đó, nguồn tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn luôn chiếm vị trí khống chế. Cụ thể, năm 2004, tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn chiếm 60% tổng nguồn vốn huy ._.nghiên cứu cải thiện hệ thống thanh toán liên hàng. Sức mạnh của hệ thống thanh toán điện tử có mạnh đến đâu chăng nữa mà không phù hợp với xu thế phát triển chung của các hệ thống khác thì nó cũng không mang lại hiệu quả cao. Bởi lẽ, các bài toán xử lý nghiệp vụ NH không chỉ nằm trong nội bộ một NH mà nó còn liên quan đến các NH khác. Vì thế, nếu nhờ đi trước, có số liệu nhanh mà các NH khác lại chưa phát triển thì cũng biến thành chậm. 3.3.3 Tiến tới thanh toán trực tiếp với khách hàng qua mạng vi tính. Đây là một mục tiêu tất yếu mà bất cứ quá trình hiện đại hoá hệ thống thanh toán nào cũng phải hướng tới. Nhìn vào quy trình thanh toán điện tử chúng ta mới thấy được sự cải tiến trong khâu truyền tin giữa các CN NH với nhau nhưng giữa NH với khách hàng thì hoàn toàn chưa có gì đổi mới. Việc khuyến khích các khách hàng lớn nối mạng trực tiếp với NH sẽ tạo điều kiện cho NH cũng như khách hàng giảm bớt được rất nhiều công việc giấy tờ. Các lệnh thanh toán được truyền đi trực tiếp từ các máy tính của khách hàng (đã được cài đặt sẵn trong chương trình) tới máy chủ của các NH phục vụ họ. Tại đây một chương trình tự động kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của tin điện này và tự động chuyển mạch đến TTTT sau khi đã hạch toán vào tài khoản và làm các tác vụ lưu trữ nếu cần. 3.4 Các giải pháp lâu dài mang tính chiến lược nhằm đạt tới một hệ thống thanh toán điện tử hoàn thiện. 3.4.1 Nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật có tính đến hiệu quả vốn đầu tư. Cơ sở vật chất đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động NH đặc biệt trong thời đại ngày nay. CN NHCT Đống Đa không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khang trang lắp đặt tương đối đầy đủ hệ thống máy tính. Việc thuê đường truyền riêng của Tổng Công ty Bưu chính viễn thông vừa đảm bảo tốc độ thanh toán cũng như an toàn tránh thất lạc file dữ liệu, ách tắc đường truyền. NHCT VN đã thuê đường truyền thông X25 và đạt được kết quả tương đối tốt. Nhưng do đường truyền dung lượng nhỏ trong khi nhu cầu chuyển tiền ngày càng tăng nên nhiều khi việc truyền thông không thực hiện được. NHCT VN cần sớm yêu cầu Tổng Công ty Bưu chính viễn thông thay đổi đường truyền cũ bằng đường truyền mới có dung lượng lớn chất lượng ổn định hơn để phục vụ cho việc truyền số liệu nhằm đảm bảo thanh toán không còn ùn tắc để các khoản chuyển tiền đến kịp tay khách hàng trong ngày. Ngoài ra, để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thanh toán điện tử, NH cần xúc tiến việc phát triển các phần mềm tin học sao cho đảm bảo chuyển tiền nhanh hơn chính xác hơn an toàn hơn và đảm bảo chống được sự xâm nhập trộm và tin tặc vào hệ thống. NH có thể rà soát lại toàn bộ các trang thiết bị hiện có, tận dụng và nâng cấp các thiết bị có thể được. Mặt khác, tiếp tục xin trang bị thêm máy vi tính mới phù hợp với đòi hỏi của công việc, cần ưu tiên trang bị những máy móc có tốc độ xử lý cao cho công tác thanh toán. Việc đầu tư trang thiết bị tin học có tốc độ cao, tương thích giữa phần cứng và phần mềm sẽ giúp NH tránh được hiện tượng tắc nghẽn trong thanh toán nhờ vậy sẽ thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch thanh toán với NH, từ đó nâng được vị thế của NH trong thị trường cạnh tranh. NH cũng cần coi trọng công tác bảo dưỡng các trang thiết bị vi tính, thường xuyên kiểm tra chạy thử các thiết bị dự phòng, bên cạnh đó, coi trọng công tác bảo mật và lưu trữ số liệu. 3.4.2 Chính sách “chăm sóc” khách hàng hợp lý. Hoạt động của NH bắt đầu từ khách hàng và lớn lên nhờ tác động hai chiều giữa nhu cầu khách hàng và năng lực đáp ứng của NH. Mối quan hệ NH- Khách hàng trở thành mục tiêu chiến lược được tổ chức một cách tế nhị. Dịch vụ thanh toán chuyển tiền điện tử có đặc điểm là thường xuyên có sự giao tiếp giữa nhân viên NH với khách hàng. Vì thế, thái độ phục vụ và phong cách phục vụ của nhân viên là rất quan trọng. Nhận thức được điều này trong những năm qua CN NHCT Đống Đa đã luôn quan tâm hướng dẫn thanh toán viên có thái độ phục vụ tốt tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng. Để có kết quả tốt hơn, NH nên tổ chức nói chuyện, hướng dẫn nhân viên những quy tắc cư xử với khách hàng khi giao dịch và những quy tắc cư xử đã phổ biến trong các lĩnh vực dịch vụ khác như hàng không, ăn uống giải trí du lịch... Mặt khác, cần có những quy định chặt chẽ về tác phong làm việc như không làm việc khác để khách hàng phải chờ đợi, mặc đồng phục, đến đúng giờ , không nói chuyện riêng giữa các nhân viên khi đang tiếp khách hàng..... Đồng thời, nhân viên NH phải luôn có thái độ nhiệt tình sẵn sàng giúp đỡ khách hàng. Những khách hàng mới đến giao dịch hoặc chưa quen giao dịch với NH thường không biết phải đến phòng nào để gặp ai để thực hiện giao dịch. Họ thường phải hỏi các nhân viên NH. Vì thế, NH cần có những bảng hướng dẫn vị trí từng phòng ban cụ thể hoặc chức năng hoặc dịch vụ cung cấp ngoài cổng NH, tại mỗi phòng nên có bảng hướng dẫn về quy trình giao dịch những nghiệp vụ chính. Phòng kế toán tại mỗi bàn giao dịch nên ghi rõ chức năng nhiệm vụ từng nhân viên như thanh toán viên giao dịch, thanh toán viên điện tử, phó phòng kế toán...và lập một bảng hướng dẫn các nghiệp vụ chính, khi khách hàng muốn giao dịch thì cần gặp ai và phải làm nhưng gì. Bảng hướng dẫn này sẽ đồng thời là một quảng cáo với khách hàng về các dịch vụ mà NH cung cấp, tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và NH. 3.4.3 Đẩy mạnh chính sách marketing Ngân hàng. Đống Đa là một quận tập trung nhiều tổ chức tín dụng (NH quốc doanh, ngân hàng cổ phần, ngân hàng người nghèo) và nhiều tổ chức bưu điện, bảo hiểm. Đây là tổ chức đang cạnh tranh gay gắt với CN NHCT Đống Đa. Để có thể cạnh tranh được, ngoài những yếu tố tiềm lực của NH thì việc xây dựng một chiến lược Marketing hợp lý là rất cần thiết. Giải pháp cụ thể là NH không ngừng tăng cường thông tin tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài báo vô tuyến....quảng cáo về lợi ích và sự tiện lợi của chuyển tiền điện tử, giới thiệu một cách chi tiết cụ thể về thủ tục chuyển tiền, lợi ích mà khách hàng và xã hội được hưởng .... NH nên khuyến khích khách hàng bằng cách giảm mức thu phí chuyển tiền điện tử đối với khách hàng đặc biệt đối với những khách hàng thường xuyên giao dịch, chuyển tiền với khối lượng lớn.... Đồng thời, để tạo điều kiện hơn nữa cho khách hàng, NH cần kéo dài hơn nữa thời gian giao dịch chuyển tiền điện tử trong ngày, đơn giản thủ tục quy trình thực hiện chuyển tiền xoá đi tâm lý ngại đến chuyển tiền qua NH ... Tuyên truyền việc mở và sử dụng tài khoản cá nhân tới các tầng lớp dân cư tạo thói quen sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, tăng thanh toán qua NH từ đó góp phần mở rộng phát triển thanh toán chuyển tiền điện tử. CN NHCT Đống Đa cần tạo lập nghệ thuật kinh doanh: những khuyến khích vật chất, tinh thần cho khách hàng vào những ngày lễ tết như những món quà nhỏ, những tờ quảng cáo về dịch vụ NH, thăm hỏi những khách hàng quen... NH có thể mở hội nghị khách hàng mỗi năm đến một vài lần, mời những khách hàng có uy tín trong thanh toán, những khách hàng truyền thống của NH, những khách hàng mới nhưng rất uy tín và hoạt động với số dư lớn đến tham gia, từ đó cảm ơn họ, mời họ tiếp tục tham gia sử dụng các dịch vụ NH đồng thời quảng cáo tuyên truyền những dịch vụ mới của NH và những quy định mang tính nguyên tắc giải thích những thắc mắc cho khách hàng.... Một điểm đáng chú ý là khách hàng của CN NHCT Đống Đa thường là các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp lớn và vừa. Tuy nhiên các doanh nghiệp nhỏ và các cá nhân có thu nhập cao đặc biệt khách hàng khu vực ngoài quốc doanh là những khách hàng tiềm năng quan trọng. Vì thế, trong thời gian tới, CN NHCT Đống Đa cần tăng cường hơn nữa các biện pháp khuếch trương quảng cáo thu hút thị trường khách hàng tiềm năng này (như cung cấp một số dịch vụ miễn phí đi kèm với dịch vụ thanh toán qua NH, cung cấp bảng sao kê hàng tháng hoặc theo yêu cầu tư vấn về tài chính và kinh doanh cho các doanh nghiệp nhỏ ....) 3.4.4 Đào tạo nguồn nhân lực. Đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược lâu dài nhất của công cuộc hoàn thiện hệ thống thanh toán tại CN NHCT Đống Đa. Công tác này không chỉ là việc đào tạo, tái đào tạo các cán bộ NH hiện đang làm việc mà còn là sự kết hợp chặt chẽ với các trường đại học cao đẳng để có được một đội ngũ cán bộ NH tương lai đầy triển vọng. Công việc đào tạo này được tiến hành đồng thời trên nhiều phương diện cụ thể sau: Trích khoảng 5% lợi nhuận hàng năm dùng cho công tác đào tạo cán bộ. Mở những lớp đào tạo nội bộ, những nhân viên có nhiều kinh nghiệm truyền đạt cho những người khác để tiết kiệm chi phí đào tạo. Trao học bổng cho các sinh viên ngành NH xuất sắc trong học tập và trong tin học để tạo không khí thi đua khuyến khích học tập trong các trường đại học cao đẳng. Trực tiếp tuyển mộ những sinh viên có trình độ từ các trường đại học và có chế độ đãi ngộ tốt với lực lượng cán bộ trẻ, mạnh dạn trao việc để họ tiếp xúc thực tế và có trăn trở suy nghĩ riêng. Luôn tận dụng các mối quan hệ với nhà trường cung cấp dịch vụ thông tin để gửi cán bộ NH đi học tập nghiên cứu quy trình thanh toán điện tử hiện đại ở nước ngoài. 3.4.5 Giải pháp về thủ tục thanh toán. Trong một số trường hợp thanh toán thì nên rút ngắn hoặc lược bỏ một số thủ tục không cần thiết, quá thận trọng dẫn đến rườm rà, mất thời gian cho khách hàng. Ví dụ, khi thanh toán một cuộc chuyển tiền khẩn bằng điện tử nên bỏ thủ tục gọi điện cho NH khởi tạo để xác minh xem có đúng số tiền và đúng địa chỉ người nhận hay không. Thủ tục này nhằm tránh những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xẩy ra gây thiệt hại cho khách hàng và cho NH. Tuy nhiên, việc xác minh phải chờ điện trả lời vừa tăng chi phí cho NH, lãng phí thời gian của khách hàng và NH gây thiếu thiện cảm khi giao dịch với NH. Cùng với sự phát triển của CNTT, trên thế giới đã có nhiều NH thanh toán thông qua việc xác minh mẫu vân tay giọng nói của khách hàng thì việc xác minh như trên đặt ra cho chúng ta những điều cần phải suy nghĩ. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa thể có những công nghệ hiện đại như vậy nhưng thiết nghĩ NH cần có các biện pháp hữu hiệu vừa đảm bảo đúng chế độ kế toán thanh toán vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng vừa giảm chi phí cho NH. 3.4.6 Giải pháp về chế độ chứng từ. Theo quy định, xử lý kiểm soát chuyển tiền điện tử thì người kiểm soát phải kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra). Ttuy nhiên, trong mẫu chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền theo chế độ hiện hành cũng như chế độ thực hiện từ ngày 1/5/2004 (UNC, UNT, giấy nộp tiền....) không quy định chữ ký của kế toán chuyển tiền mà chỉ quy định chữ ký của kế toán giao dịch. Còn chứng từ chỉ được in ra khi lệnh chuyển tiền đã gửi tới TTTT (tức là người kiểm soát đã kiểm soát song). Thực tế, khi người kiểm soát đã kiểm soát song là in được lệnh chuyển tiền đi nên cũng không nên quy định chỉ in khi lệnh đã chuyển đi. Nếu in ngay sau khi kiểm soát xong sẽ giúp cho việc kiểm soát lại giữa lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chính xác hơn (vì khi kiểm soát giữa chứng từ gốc với chương trình máy tính nhìn bằng mắt thường sẽ có những sai sót không phát hiện ra). Như vậy, chỉ nên quy định việc kiểm tra chữ ký của kế toán giao dịch và khi in một lệnh chuyển tiền lưu kèm chứng từ gốc chuyển tiền thì phải kiểm tra xem có đầy đủ chữ ký của kế toán giao dịch, kế toán chuyển tiền và chữ ký của kiểm soát. Các lệnh chuyển tiền đến thiết kế in 03 liên quy định 01 liên hạch toán Nợ-Có đóng vào nhật ký chứng từ, 01 liên lưu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày, 01 liên dùng làm báo nợ báo có cho khách hàng. Quy định như trên là chưa hợp lý vì nếu là chứng từ thanh toán chuyển tiếp thì phải in thêm một liên. Để kế toán chuyển tiền in thì được 01 liên bản sao, mà để kiểm soát tạo lại bản gốc thì in thêm 03 liên nữa gây ra sai sót, khó khăn cho việc theo dõi kiểm tra. Còn nếu không chuyển tiếp thì một liên hạch toán Nợ-Có sẽ kèm với “Báo cáo chuyển tiền đến trong ngày”, 01 liên lưu kèm phụ lục “Bảng đối chiếu chuyển tiền đến trong ngày” và đều nằm trong tâp 5 chuyển tiền điện tử của tập nhật ký chứng từ ngày. Như vậy, nếu quy định lưu trữ theo cách này sẽ trùng lặp, nên chăng một liên lưu kèm “Báo cáo chuyển tiền trong ngày” không đóng vào nhật ký chứng từ mà hàng ngày giao cho kế toán chuyển tiền lưu giữ và quản lý để tiện cho việc tra soát các sai sót. Đối với chứng từ chuyển tiền thanh toán liên hàng bằng thư thì khách hàng phải nộp vào NH 04 liên, nếu chuyển tiền qua mạng vi tính thì khách hàng phải nộp 03 liên, còn đối với chuyển tiền điện tử hiện nay thì chỉ cần nộp có 02 liên. Do vậy, chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền nhất thiết phải là một liên để tránh chuyển tiền hai lần của một món chuyển. Tuy nhiên, đối với chứng từ lập trên máy tính thì các liên giống nhau nên cũng cần quy định thứ tự các liên vào góc trên bên phải để dễ kiểm soát. 3.4.7 Giải pháp về thực hiện phương thức thanh toán thống nhất. Theo công văn 650 ngày 16/03/1999 của NHCT VN đã quy định: các khoản thanh toán ngoài hệ thống (khác tỉnh) có giá trị dưới 210 triệu đồng trở xuống thì đi qua NHCT tỉnh đó, còn 210 triệu đồng trở nên thì đi qua tài khoản trung gian tại NHNN (thanh toán bù trừ). Nếu là thanh toán bù trừ thì CN NHCT Đống Đa phải thanh toán bù trừ ngay với NHTM khác hệ thống cùng địa bàn tại phiên đầu tiên. Sau đó, NH này mới chuyển chứng từ điện tử về NH cùng hệ thống khác địa bàn với CN NHCT Đống Đa. Tại CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK Thanh toán bù trừ Tại NH khác hệ thống cùng địa bàn với CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Thanh toán bù trừ Có: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch Tại NH khác hệ thống khác địa bàn hạch toán như sau: Nợ: TK Điều chuyển vốn trong kế hoạch. Có: TK Khách hàng. Theo cách này sẽ giảm áp lực thanh toán cho NHCT VN nhưng thời gian thanh toán chậm . Mặt khác, vốn trong thanh toán bị chẩy ra ngoài hệ thống, phải xử lý phí thanh toán cho cả NHNN (phí bù trừ) và phí chuyển tiền cho NHTM khác nên sẽ trở nên rất phức tạp và tốn kém cho khách hàng. Hơn nữa, để đảm bảo cho quá trình thanh toán, CN NHCT Đống Đa phải lưu ký một khoản tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi tại NHNN với lãi suất thấp . Trong khi đó, CN NHCT Đống Đa đang phải nhận vốn điều hoà của NHCT VN với lãi suất cao. Điều đó đã làm lãng phí nguồn vốn sử dụng. Nếu qua chuyển tiền điện tử thì CN NHCT Đống Đa chuyển chứng từ về NHCT VN, sau đó NHCT VN sẽ chuyển qua thanh toán bù trừ phiên đầu tiên về NH khác hệ thống. Quá trình đó hạch toán như sau: Tại CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Khách hàng. Có: TK ĐCV trong kế hoạch Tại NHCT VN, hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Thanh toán bù trừ Tại NH khác hệ thống, hạch toán: Nợ: TK Thanh toán bù trừ Có: TK Khách hàng Với phương thức này, thời gian thanh toán nhanh, vốn không bị chẩy ra ngoài hệ thống, khách hàng chỉ phải trả phí chuyển tiền điện tử và phí bù trừ cho NHNN, do đó tiết kiệm được chi phí. Xuất phát từ thực tế đó, NH cần nghiên cứu để sử dụng phương pháp nào vừa thuận lợi lại tiết kiệm cho cả NH và khách hàng. 3.4.8 Mở rộng các dịch vụ thanh toán hiện đại. NH không những phải duy trì ổn định các dich vụ thanh toán truyền thống mà còn phải tiếp tục nghiên cứu triển khai ứng dụng các dịch vụ thanh toán hiện đại như: home banking, electronic banking, ATM, internet banking....Với những dịch vụ này, khái niệm thời gian giao dịch của ngân hàng và không gian giao dịch sẽ lùi về quá khứ mang, mang lại sự thuận tiện tối ưu nhất cho khách hàng. 3.5 Một số kiến nghị với các cấp có thẩm quyền nhằm hoàn thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 3.5.1 Kiến nghị với NHNN và Chính Phủ. Xây dựng cơ sở hạ tầng pháp lý không phải là một chuyện một sớm một chiều mà phải được quan tâm nghiên cứu lâu dài cặn kẽ, được sự quan tâm phối hợp của nhiều ban ngành và điều quan trọng là phải được điều chỉnh dần trong quá trình áp dụng vào thực tế. Như đã biết, chúng ta phần nào có cơ sở để xây dựng những định chế tài chính cho công tác thanh toán điện tử. Tuy vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống, ứng với mỗi công cụ, mỗi hình thức, mỗi phương thức thanh toán mới, NN cần xây dựng những quy định chặt chẽ hơn vì nếu không rất dễ dẫn đến sai sót nhầm lầm trong thanh toán và có khi để kẻ gian lợi dụng. Theo quy định của mỗi nước, các quy định này phải có mặt trong Bộ luật NH chứ không phải những văn bản bổ sung dưới luật mà chúng ta đang thực hiện ngày nay. Những điều luật này phải được thiết kế có tính hệ thống từ trên xuống, đảm bảo tính toàn diện, phân định rõ ràng, tránh chồng chéo. Điển hình là NN cần có văn bản luật làm rõ các vấn đề pháp lý sau: Cần có luật về các công cụ có thể chiết khấu. Xây dựng các Quyền và thủ tục cho các công cụ riêng biệt. Cơ chế về thanh tra giám sát thông tin trên mạng. Quy định về bảo mật cũng như các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia mạng. Quy chế về khiếu nại đòi bồi thường khi có rủi ro. NHNH cần nhanh chóng xây dựng và ban hành Luật giao dịch điện tử áp dụng cho các hoạt động giao dịch điện tử nói chung và cho hoạt động thanh toán ngân hàng nói riêng nhằm khắc phục tình trạng hiện nay, hạn chế rủi ro có thể xẩy ra trong thanh toán. NHNN và Chính Phủ cần có chính sách đầu tư hạ tầng cở sở, công nghệ viễn thông đảm bảo chất lượng đường truyền thông cho hoạt động ngân hàng nói riêng và nền kinh tế nói chung, giảm giá cước thuê bao đường truyền, khuyến khích phát triển các dịch vụ thanh toán hiện đại, trang bị máy in Laser tốc độ cao cho hệ thống NH. NHNN cần hỗ trợ các NH nhanh chóng hoàn thiện các thủ tục, mở rộng dự án WB về hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán. Đồng thời, chủ động đề nghị với các bộ ngành có liên quan phối hợp với ngân hàng thực hiện việc hoàn thiện và mở rộng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Nghiên cứu đề ra hướng dẫn chung thống nhất về phát triển kỹ thuật tin học trong các tổ chức tín dụng để tạo thuận lợi cho sự kết nối mạng thanh toán sau này. Chủ động kêu gọi sự giúp đỡ của WB, IMF và các tổ chức tài chính tiền tệ khác trên thế giới và trong khu vực với sự nghiệp hiện đại hoá công nghệ ngân hàng ở Việt Nam. 3.5.2 Kiến nghị với NHCT VN. Là một CN trực thuộc NHCT VN, CN NHCT Đống Đa chịu những ràng buộc nhất định về vốn, trang thiết bị, các quy định về nghiệp vụ, quản lý ...cũng như chiến lược phát triển hay thậm chí là uy tín quan hệ bạn hàng của NHCT VN. Do đó, để mở rộng hoạt động thanh toán điện tử nói riêng và hoạt động thanh toán nói chung thì CN NHCT Đống Đa cần sự giúp đỡ của NHCT VN. 3.5.2.1 Nâng cấp trang bị kỹ thuật và tiến tới quy trình thanh toán tối ưu. Nâng cấp phần mềm chuyển tiền điện tử theo hướng thanh toán điện tử phải phải là một bộ phận logic trong mạng máy tính. Phần giao dịch của thanh toán viên phải được thực hiện ngay khi nhận được yêu cầu chuyển tiền của khách hàng sau đó chuyển tiếp cho bộ phận thanh toán điện tử qua mạng. Bộ phận thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra số liệu, bổ sung những dữ liệu cần thiết mà không phải lập lại chứng từ. Sau khi kiểm soát sẽ kiểm tra lần cuối và chuyển đi. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian mà vẫn đáp ứng được nhu cầu về quản lý. Hoàn thiện chương trình từ trung tâm thanh toán đến các chi nhánh khi các thanh toán viên điện tử lập giấy báo được liên tục, không bị cách số. Vì đôi khi có những lúc thanh toán viên điện tử lập chứng từ mặc dù không huỷ chứng từ nào mà số giấy báo bị cách, không liên tục, khó theo dõi. Hoàn thiện chương trình truyền nhận ở trung tâm để các chi nhánh cuối ngày không bị ách tắc đường truyền nhận. NHCT VN cần có chính sách hỗ trợ về vốn và kỹ thuật cho CN để có thể tham gia ngày càng sâu rộng vào lĩnh vực thanh toán hiện đại và các dịch vụ NH khác được thực hiện một cách nhanh chóng thuận lợi. Mở rộng và phát triển hơn nữa mạng lưới ngân hàng đại lý nhằm giúp cho quá trình thanh toán. 3.5.2.2 Điều chỉnh các mức thanh toán cho hợp lý. Như trên đã biết, theo quy định của NHCT VN, các món chuyển tiền ngoài hệ thống có giá trị trên 210 triệu đồng trở lên thì thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN. NHCT VN nên thay đổi mức giới hạn trên lên 400 triệu đồng để áp dụng tối đa tốc độ nhanh chóng, an toàn, chính xác của hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử. Đồng thời, cho phép chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân nhưng với hạn mức thấp hơn, ví dụ ở mức 200 triệu đồng. 3.5.2.3 Điều chỉnh mức phí chuyển tiền cho phù hợp. NHCT nên hạ thấp mức phí chuyển tiền áp dụng đối với mọi đối tượng khách hàng đặc biệt ưu tiên đối với những khách hàng truyền thống, chuyển tiền giá trị cao. Hiện nay, theo quy định của Tổng giám đốc NHCT VN, mức phí tối thiểu là 20.000đ, tối đa là 1.000.000 đ; 0.1% số tiền chuyển đối với khách hàng có TK tại NH; 0.15% số tiền chuyển đối với khách hàng không có TK tại NH. Theo em, mức phí tối thiểu hợp lý và đảm bảo tính cạnh tranh nên là 10.000đ/món, đối với món chuyển tiền có giá trị >= 500.000đ áp dụng mức phí 0.05 %số tiền chuyển đối với khách hàng có tài khoản tại NH, 0.1% số tiền chuyển đối với khách hàng không có tài khoản tại NH, mức phí tối đa là 500.000đ. 3.5.2.4 Điều chỉnh lại giờ giao dịch. Theo quy định từ 15h 30 đến 16h 30 tại NH khởi tạo tiến hành đối chiếu tập tin chuyển đi trong ngày với TTTT. Từ 16h 30 đến 17h NH hạch toán nội bảng, lập các báo biểu thống kê, báo cáo ngày theo mẫu biểu đã lập sẵn trong chương trình. NHCT VN nên quy định rút ngắn thời gian thực hiện những phần việc này để kéo dài thời gian phục vụ khách hàng chuyển tiền vì khoảng thời gian từ 15h -16h là khoảng thời gian khách hàng đến giao dịch với NH nhiều nhất đặc biệt là về mùa hè. Theo em, thời gian kết thúc nhận chứng từ chuyển đi nên là 16h tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho khách hàng đến giao dịch với NH. 3.5.3 Kiến nghị đối với CN NHCT Đống Đa. Do vị trí địa điểm của trụ sở chính CN NHCT Đống Đa nằm hơi khuất trong đường Tây Sơn đôi khi khó gây được sự chú ý đối với khách hàng, đặc biệt đối với khách hàng mới chưa giao dịch với NH lần nào. Vì thế theo em, NH nên đẩy mạnh hơn nữa chính sách khuếch trương giới thiệu hình ảnh NH, gây được sự chú ý của khách hàng. CN NHCT Đống Đa nên thành lập một bộ phận cán bộ chuyên trách nghiên cứu các hoạt động ngân hàng hiện đại nhằm đưa lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất từ đó xây dựng hệ thống thương mại điện tử và nền kinh tế mạng. CN NHCT Đống Đa cần thiết phải trang bị điện thoại liên lạc ngoại tỉnh cho cán bộ thanh toán điện tử để dễ dàng xử lý những nhầm lẫn xẩy ra. Trong thời gian tới, CN NHCT Đống Đa nên có chính sách cụ thể cử cán bộ thanh toán điện tử đi học tập và tiếp thu những tinh hoa từ các NH thế giới về thanh toán điện tử; tổ chức cán bộ thanh toán điện tử giỏi phát huy tinh thần học hỏi phấn đáu làm việc của cán bộ công nhân viên NH. Tóm lại, mọi sự quan tâm, giúp đỡ của NHNN, Chính Phủ, NHCT VN về những vấn đề liên quan đến hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử đều có ý nghĩa quan trọngđối với CN NHCT Đống Đa. Vì vậy, trong thời gian tới, các cấp thẩm quyền cần phải quan tâm thường xuyên hơn nữa tới CN NHCT Đống Đa để có những biện pháp hỗ trợ kịp thời cho CN NHCT Đống Đa đến với thành công trong tương lai. Kết Luận Trong xu thế quốc tế hoá và khu vực hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn thế giới, công nghệ thông tin đang là ngành mũi nhọn làm thay đổi sâu sắc mọi lĩnh vực kinh tế xã hội toàn cầu. Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử ra đời đã góp phần quan trọng phát triển nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành Ngân hàng nói riêng. Là một chi nhánh trực thuộc NHCT VN, CN NHCT Đống Đa đã nhanh chóng bắt kịp những tiến bộ công nghệ Ngân hàng Việt Nam tiến hành triển khai hiện đại hoá công tác thanh toán bằng hình thức chuyển tiền điện tử và giành được nhiều thành công đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn những khó khăn và tồn tại mà CN NHCT Đống Đa phải từng bước khắc phục vượt qua. Với bản lĩnh và sức năng động của Ban lãnh đạo cùng với sự phấn đấu vượt lên không mệt mỏi của cán bộ công nhân viên, Ngân hàng đã và đang làm ngày một tốt hơn công tác thanh toán chuyển tiền điện tử đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thị trường. Chắc chắn trong một tương lai gần, hệ thống thanh toán Việt Nam nói chung và hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử nói riêng sẽ ngày càng hiện đại và phát triển vững chắc đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác, an toàn nhằm tăng cường uy tín đối với khách hàng trong nước và trên trường quốc tế. Em xin chân thành cảm ơn! Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận chung về ngân hàng Thương mại và hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của ngân hàng thương mại 3 1.1. Ngân hàng thương mại và việc tổ chức thanh toán giữa các NHTM 3 1.2. Hệ thống thanh toán chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Công thương Việt Nam 11 Chương II: Thực trạng hoạt động tổ chức thanh toán chuyển tiền điện tử tại chi nhánh ngân hàng công thương đống đa - Hà Nội 19 2.1. Sự ra đời và phát triển của CN NHCT Đống Đa 19 2.1. Mô hình tổ chức và chức năng của các phòng ban 19 2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của NH trong những năm gần đây 21 2.4. Thực trạng thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa 25 Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa - Hà Nội 40 3.1. Một số yêu cầu khi xây dựng hệ thống thanh toán tương lai 40 3.2. Định hướng phát triển hệ thống thanh toán và chuyển tiền điện tử trong hệ thống ngân hàng nói chung và CN NHCT Đống Đa trong thời gian tới 40 3.3. Một số giải pháp trước mắt nhằm hoàn thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa 41 3.4. Các giải pháp lâu dài mang tính chiến lược nhằm đạt tới một hệ thống thanh toán điện tử hoàn thiện 42 3.5. Một số kiến nghị với các cấp có thẩm quyền nhằm hoàn thiện công tác thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa 46 Kết luận 50 Danh mục tài liệu tham khảo 1. Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2004 –Phòng Kế toán Tài chính CN NHCT Đống Đa. 2. Chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam (Công văn số 3844/CV-NHCT 12 ngày01/12/2004) – Ngân hàng Công thương Việt Nam. 3. Các nghị định, quyết định, thông tư liên quan. 4. Giáo trình Kế Toán Ngân Hàng-Tiến Sĩ Vũ Thiện Thập-Học Viện Ngân hàng-2004 5. General Accounting office Report to the House Committee on Banking and Finance service 2004. 6. Luật Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam. 7. Lý thuyết Tiền tệ Ngân hàng-TS Ngô Hướng Và ThS Tô Kim Ngọc-Nhà Xuất Bản Thống Kê-2003. 8. Tạp chí Ngân hàng các số năm 2003,2004,2005 9. Tạp chí Tin học Ngân hàng các số năm 2003,2004,2005. 10. Tạp chí thị trường tài chính tiền tệ các số từ năm 2004-2005. 11. Tiền tệ Ngân hàng và thị trường tài chính-Fredric S.misbkin. 12. Quản lý khoa học và công nghệ- Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. 13. Workshop on payment systems IMF-Singapore Regional Training Institue/April 2004. Phụ lục 01 Ngân Hàng Công Thương Việt Nam CN NHCT Đống Đa Số Hiệu Điện Tra Soát Ngày giờ lập: Số điện tra soát: Ngân hàng tra soát: Ngày giờ gửi tra soát: Ngân hàng nhận TS: Ngày giờ nhận tra soát: Ngân hàng B: Người tra soát: Thông tin giao dịch cần tra soát Số lệnh TT: Số CT gốc: Ngày lệnh TT: Số tiền: Nội dung yêu cầu: Phần trả lời: Số tra soát yêu cầu: Người trả lời: Ngày giờ trả lời; Nội dung trả lời: Ngân Hàng Gửi Tra Soát (1) Lập Điện(1) Kiểm Soát(1) (Họ tên người lập) (1) (Họ tên người KS) (1) Ngân Hàng Nhận Tra Soát (2) Kế Toán (2) Kiểm Soát (2) (Họ tên người in) (2) (Họ tên người KS) (2) Ghi chú: -(1) In tại NH gửi tra soát/trả lời tra soát -(2) IN tại NH nhận tra soát Phụ lục 02 Ngân hàng Công Thương Việt Nam CN NHCT Đống Đa Số Hiệu: Điện Thông Báo Ngày giờ điện: Số điệnTB: Đơn vị gửi: Ngày giờ gửi: Đơn vị nhận: Ngày giờ nhận: ................................................................................................................................. Nội dung thông báo: Ngân Hàng Gửi Thông Báo (1) Lập Điện (1) Kiểm soát (1) (Họ tên người lập) (1) (Họ tên người KS) (1) ................................................................................................................................. Ngân Hàng Nhận Thông Báo (2) Kế Toán (2) Kiểm Soát (2) (Họ tên người in) (Họ tên người KS) (2) Ghi chú: -(1) In tại NH gửi thông báo -(2) In tại NH nhận thông báo. Phụ lục số 03 Ngân Hàng Công Thương Việt Nam CN NHCT Đống Đa Số hiệu: Điện chấp nhận lệnh thanh toán Nợ Lập ngày:...../..../ Ngân hàng ...( Ngân hàng nhận lệnh thanh toán Nợ) Chấp nhận lệnh thanh toán Nợ số:........... Ngân hàng phát lệnh: ( mã + tên NH) Người phát lệnh: Địa chỉ: Số CM Ngày cấp Nơi cấp Tài khoản: Tại NH: Người nhận lệnh: Địa chỉ: Số CM Ngày cấp Nơi cấp Tài khoản: Tại NH Số tiền bằng số: Số tiền bằng chữ: Ghi chú: ....................................................................................................................................................... Ngân hàng nhận lệnh thanh toán Nợ Truyền đi lúc....giờ.....phút ngày..... Kế toán Kiểm soát (Họ tên người lập) (Họ tên người KS) ................................................................................................................................. Ngân hàng phát lệnh thanh toán Nợ Nhận đến lúc...giờ...phút ngày...... Kế toán Kiểm soát (Họ tên người in) (Họ tên người KS) Phụ lục số 04 Ngân hàng Công Thương Việt Nam CN NHCT Đống Đa Số Hiệu: Báo Cáo Chuyển Tiền Điện Tử Tháng Tháng .......Năm....... Tài khoản (1) Doanh số tháng Doanh số năm Số dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có 5191.xx 5199.01 7110.03 8010.03 Kế toán Kiểm soát Ghi chú: -Báo cáo này chỉ sử dụng để tạo đối chiếu định kỳ giữa: Chi nhánh với Trung tâm thanh toán PGD, QTK với Chi nhánh-Số liệu báo cáo CN được tự độngchuyển về TTTT, các PGD, QTK tự động chuyển về CN để đối chiếu tự động -Số dư cuối tháng, năm của CN phải khớp đúng với số dư tại TTTT trừ các tài khoản 5191.08,5191.09 -(1)Đối với CN, Doanh số và số dư các TK5191 với xx từ 01đến 49, TK 7110.03,TK8010.03 Đối với PGD, QTK: Doanh số và số dư tài khoản 5199.01 ._.