Giáo trình Tác nhân phá hoại tài liệu

An ninh cho các bộ sưu tập Sherelyn Ogden - Trưởng ban bảo tồn, Hội sử học Minnesota Nghiên cứu để bảo vệ một cách tốt nhất cho nguồn tài liệu, chống lại những nguyên nhân gây tổn thất phổ biến là nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp đỡ một cách đáng kể cho việc bảo đảm an toàn vốn tài liệu. Nếu cần thêm thông tin chi tiết hơn nữa về những chủ đề được thảo luận dưới đây, xin hãy tham khảo danh sách những tài liệu kỹ thuật của NEDCC ở cuối phần này. Những Tổn thất do nước và hoả hoạn gây ra: Cách tốt nhất để đối mặt với những tổn thất này là phải chuẩn bị sẵn sàng đối phó. Những biện pháp sẵn sàng ứng phó với trường hợp khẩn cấp là phần quan trọng trong toàn bộ công tác bảo tồn. Một kế hoạch đối phó với trường hợp khẩn cấp như vậy cần phải tính đến tất cả các mối đe doạ, bao gồm cả những đe doạ đáng kể mà nước và lửa gây ra cho vốn tài liệu. Vì vậy, một kế hoạch được hoạch định chi tiết và có hệ thống bằng văn bản sẽ giúp bạn phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp xảy ra, giảm tối thiểu những nguy cơ đe doạ đến những nhân viên cũng như vốn tài liệu và toà nhà. Kế hoạch này phải bao gồm cả những biện pháp phòng ngừa lẫn những biện pháp khắc phục, đồng thời phải có cả phần đào tạo và hướng dẫn. Ví dụ như phải hướng dẫn và chỉ cho tất cả các nhân viên biết được vị trí và cách thức điều khiển các van đóng mở của hệ thống ống nước trong toà nhà lưu giữ vốn tài liệu. Phần này phải được triển khai thường xuyên, ít nhất là một lần/năm. Bản kế hoạch phải đưa ra được danh sách các bước cần thiết trong trường hợp đó. Bởi vì trong trường hợp khẩn cấp, do lúng túng và bối rối nên nhân viên rất dễ quên những bước phải làm và những nguồn lực có thể trợ giúp. Và hậu quả là những thời gian quý báu sẽ bị mất đi. Bản kế hoạch phải được sao ra và phát cho mỗi người có trách nhiệm trong những trường hợp khẩn cấp, được để bên ngoài và bên trong khu lưu giữ tài liệu. Chống những tổn thất do nước gây ra là thiết yếu đối với công tác bảo tồn của thư viện và cơ quan lưu trữ. Ngay cả một tai nạn nhỏ về nước như ống nước bị dò rỉ cũng có khả năng gây thiệt hại nặng nề và không thể sửa chữa được đối với vốn tài liệu. Một số biện pháp phòng ngừa phải được áp dụng kịp thời. Các mái che và máng nước phải được kiểm tra thường xuyên và được sửa chữa hoặc thay thế nếu cần. Các máy nước và ống thoát phải được thường xuyên làm sạch. Không nên đặt các hiện vật ở dưới các ống nước, ống hơi, bồn cầu, thiết bị điều hoà không khí hoặc các nguồn nước khác. Các hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất 10 cm, không bao giờ được đặt tiếp xúc với sàn. Cần tránh lưu trữ dưới tầng hầm hoặc ở nhiều nơi có nguy cơ ngập nước cao. Nếu như bắt buộc phải lưu trữ ở những nơi này thì phải lắp đặt chuông báo động để nhanh chóng phát hiện nước. Thiệt hại do lửa gây ra còn nghiêm trọng hơn nước nhiều. Nếu như sau đám cháy mà các hiện vật vẫn còn tồn tại thì chúng cũng bị cháy đen, bị muội khói bao phủ, dễ vỡ do tiếp xúc với nhiệt độ cao, bị ướt do nước phun để dập đám cháy, ẩm mốc và có mùi khói. Hiện có một số biện pháp dập lửa và mỗi tổ chức cần phải trang bị ít nhất cho mình một phương pháp. Mặc dù hiện nay các hệ thống dập lửa bằng nước phun dưới dạng sương đang được bán rộng rãi và có nhiều triển vọng như các loại vòi phun tự động vẫn được các chuyên gia, người quản thủ thư viện, người lưu trữ và bảo tồn coi là biện pháp phòng chống hoả hoạn tối ưu nhất cho các thư viện và cơ quan lưu trữ. Lựa chọn loại vòi phun nào là tuỳ thuộc vào mục tiêu bảo quản của tổ chức đó. Trước khi lựa chọn, cần phải tham vấn những kỹ sư có kinh nghiệm về phòng chống hoả hoạn ở các thư viện và cơ quan lưu trữ, cũng như hiểu biết về những biện pháp mới trên thị trường. Ngoài ra, cũng nên tham khảo các ấn phẩm của Tổ chức phòng chống hoả hoạn quốc gia National Fire Protection Agency (NFPA), đóng tại Quincy, Massachusetts. Đối với các bộ sưu tập đặc biệt có giá trị, dễ bị hư hại do nước từ hệ thống vòi phun, thì trước đây thường được bảo vệ bởi hệ thống khí nén Halon tự động. Tuy nhiên, Halon chứa khí chloroflurocarbons, nên hiện nay nó bị cấm sử dụng, do gây ảnh hưởng tiêu cực tới môi trường. Các phương pháp dập lửa dành riêng cho các bộ sưu tập có giá trị đặc biệt vẫn đang được nghiên cứu phát triển. Nhưng tóm lại, mỗi khu vực lưu trữ cần phải có một vài bình dập lửa cầm tay chứa hoá chất khô ABC và những nhân viên cần phải được hướng dẫn cách sử dụng. Mọi hệ thống dập lửa cần được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng đúng cách, tuân thủ mọi yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất. Tất cả các kho chứa tài liệu giấy cần được trang bị hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Hệ thống này được nối trực tiếp với sở cứu hoả địa phương hoặc bộ phận giám sát 24/24h. Hiện có nhiều loại hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Việc lựa chọn một hệ thống phù hợp với một tổ chức cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố riêng của tổ chức đó như kiến trúc và chức năng của toà nhà, và giá trị lưu trữ của nó. Cần tham vấn thêm một kỹ sư có kinh nghiệm về an toàn cứu hoả cũng như hiểu rõ về các loại hệ thống phát hiện và cảnh báo hoả hoạn hiện có. Tất cả các thiết bị phát hiện và chuông báo cần được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng theo đúng yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất. Các nhân viên của tổ chức cần làm việc với sở cứu hoả địa phương để xây dựng chương trình phòng chống hoả hoạn để bảo đảm loại trừ mọi nguy cơ hoả hoạn hiện có. Các khoá huấn luyện và kiểm tra về hoả hoạn cần phải được tổ chức thường xuyên. Các nhân viên cần được hướng dẫn cách thức thoát hiểm khi xảy ra hoả hoạn. Các tác nhân sinh học: Mặc dù chó, mèo, chim và con người cũng có khả năng gây hư hại cho các bộ sưu tập tư liệu nhưng các tác nhân sinh học chủ yếu lại là nấm mốc, các loài gặm nhấm và côn trùng. Nấm mốc là nguy cơ đặc biệt nghiêm trọng, nhất là đối với các tổ chức ở các khu vực khí hậu nóng, ẩm hay gần khu vực chứa nước, độ ẩm không khí cao. Các bào tử nấm luôn thường trực trong môi trường. Sức phá hoại của nấm mốc là rất lớn nên cần thực hiện những biện pháp nhằm ngăn chặn chúng. Biện pháp hiệu quả nhất là duy trì độ ẩm và nhiệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm khu vực lưu trữ thông thoáng, sạch sẽ. Nhiệt độ lý tưởng không qúa 70 độ F và độ ẩm tương đối không quá 50%. Nhiệt độ và độ ẩm càng cao thì nguy cơ nấm mốc càng lớn. Nếu xảy ra sự cố khẩn cấp có liên quan đến nước như ngập lụt hay hoả hoạn thì cần xử lý ngay những tài liệu bị ướt trước khi nấm mốc phát triển. Khi nấm mốc đã xuất hiện cần cách ly những hiện vật bị nhiễm nấm khỏi bộ sưu tập. Khi di chuyển chúng cần đeo găng tay và khẩu trang. Sau đó, những vật này sẽ được làm khô một cách kỹ lưỡng vì khi chúng hoàn toàn khô thì nấm sẽ bị loại bỏ. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia bảo quản để biết cách xử lý tốt nhất trong những trường hợp cụ thể. Các tư liệu lưu trữ trong thư viện và phòng lưu trữ là đồ ăn ngon miệng đối với các loài gặm nhấm và côn trùng. Cần thực hiện những bước thích hợp để kiểm soát chúng. Những loài này thường bị những nơi bừa bộn và thức ăn thừa lôi cuốn cho nên ta không được phép để rác rưởi, bụi bẩn tích tụ, khu vực lưu trữ phải luôn sạch sẽ gọn gàng. Không được phép ăn uống trong các toà nhà, đặc biệt là những khu vực lưu trữ các bộ sưu tập. Các nhân viên chỉ được phép ăn ở phòng nhân viên được đặt càng xa nơi lưu trữ càng tốt. Tất cả các đồ đựng thức ăn thừa phải được đưa ra khỏi toà nhà mỗi ngày. Nhiệt độ cao và nhất là độ ẩm cao là điều kiện thuận lợi cho loài gặm nhấm và côn trùng hoạt động, do vậy phải kiểm soát hai yếu tố này một cách chặt chẽ. Các cửa sổ, cửa ra vào, lỗ thông hơi cần được đóng kín vì chúng là nơi côn trùng dễ xâm nhập. Các toà nhà cần được bảo dưỡng chu đáo vì những kẽ hở hay vết nứt của chúng cũng là lối vào của chuột bọ. Cỏ, cành cây cần được cắt tỉa cách toà nhà ít nhất 50 cm. Nếu có thể, cần kiểm tra mọi vật được mang vào toà nhà lưu trữ xem có loài gặm nhấm, và nhất là côn trùng không. Những vật này bao gồm cả những hiện vật mới trong bộ sưu tập, những hiện vật cho mượn hoặc cho thuê nay được trả lại, và mọi thiết bị, bao gói khác. Cần tiến hành một chương trình quản lý phòng chống côn trùng. Khi phát hiện có loài gặm nhấm trong khu vực lưu trữ cần hành động ngay. Hiện nay trên thị trường có bán một số loại bẫy nhưng tốt nhất là hãy thuê một tổ chức chuyên nghiệp tiêu diệt loài gặm nhấm để bảo đảm an toàn cho nhân viên của cơ quan. Nếu như phát hiện thấy côn trùng gây hại thì cần cách ly ngay các hiện vật bị nhiễm ra khỏi bộ sưu tập. Các hiện vật ở cạnh vật bị nhiễm bệnh cũng cần được cách ly. Cần xác định được loài gây hại vì điều này giúp ích rất nhiều cho việc tiêu diệt và xác định được nguồn lây nhiễm. Không nên phun thuốc diệt côn trùng trực tiếp vào bộ sưu tập vì những hoá chất của chúng có thể gây hại cho bộ sưu tập đó. Ngoài ra, làm đông lạnh cũng là một biện pháp được ưa chuộng vì nó tránh được các hoá chất độc hại. Ngoài ra, còn có các biện pháp hun khói, làm thay đổi không khí cũng được sử dụng. Nếu như phát hiện ra sâu bọ xâm nhập vào nguồn tài liệu, cần liên hệ với một tổ chức bảo quản chuyên nghiệp để được tư vấn về những thông tin cập nhật. Trộm cắp và phá hoại: Do các hiện vật lưu trữ trong thư viện và các cơ quan lưu trữ có giá trị cao nên chúng cần phải được bảo vệ cẩn thận để tránh nạn trộm cắp và phá hoại. Các biện pháp bảo vệ rất đa dạng từ những ổ khoá đơn giản đến hệ thống an ninh tinh vi. Nói chung, các bộ sưu tập có giá trị bền vững cần được bảo đảm về an ninh nếu như toà nhà lưu trữ ở gần khu vực công cộng. Các biện pháp bảo vệ tốt nhất thường được sử dụng là các chuông báo động đột nhập vòng ngoài và máy phát hiện cử động ở bên trong, được nối trực tiếp với sở cảnh sát địa phương hay cơ quan giám sát bên ngoài suốt 24/24h. Trong thời gian làm việc, tốt nhất chỉ nên có một cửa ra vào cho nhân viên trong toà nhà và các nhà nghiên cứu. Tất cả các cửa khác cần được lắp đặt hệ thống báo động để phát hiện bất cứ sự sử dụng không được phép nào. Các cửa sổ cần được đóng và khoá kín. Các chìa khoá toà nhà và những khu vực lưu giữ những hiện vật có giá trị cao phải được quản lý chặt chẽ. Phải lên danh sách những người được giữ và yêu cầu nhân viên phải trả lại chìa khoá cho người lãnh đạo cơ quan trước khi ra về. Việc ra vào khu vực lưu trữ phải được hạn chế chặt chẽ, các nhà nghiên cứu phải đi kèm với một nhân viên của cơ quan nếu họ đi vào khu vực này. Việc sử dụng tài liệu của nhà nghiên cứu phải được quản lý và giám sát chặt chẽ. Không bao giờ được để mặc họ một mình. Tốt nhất là họ được sử dụng các tài liệu trong phòng cách biệt với khu vực lưu trữ. Họ phải để áo, túi và các đồ mang theo ở bên ngoài khu vực đọc và chỉ được phép mang theo một bút chì và giấy vào phòng đọc. Họ phải kí vào bản đăng ký, xuất trình và trao chứng minh thư cho người nhân viên củacơ quan quản lý tài liệu. Người nhân viên này là người sẽ lấy tài liệu mà người nghiên cứu yêu cầu khỏi nơi lưu trữ. Các yêu cầu sử dụng tài liệu của những bộ sưu tập đặc biệt phải được viết ra phiếu yêu cầu. Các giấy tờ đó phải được giữ lại để lập hồ sơ sử dụng. Chỉ nên trao cho người nghiên cứu một tài liệu/lần. Nếu họ cần nhiều tài liệu một lúc thì người nhân viên phải đếm cẩn thận số tài liệu trước mặt người mượn trước và sau khi sử dụng. Người nhân viên phải kiểm tra các tài liệu bằng mắt, trước và sau khi sử dụng để ngăn ngừa các hành động phá hoại. Chỉ trả lại chứng minh thư cho người nghiên cứu sau khi họ trả hết tài liệu cho nhân viên phòng đọc và người này phải đảm bảo chắc chắn sẽ không có hư hại nào xảy ra. Nếu như bạn phát hiện thấy những tài liệu quý giá bị đánh cắp khỏi bộ sưu tập của bạn, thì hãy báo cho cảnh sát, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác có liên quan. Nếu bạn cần liên hệ với Hiệp hội những nhà bán sách cổ Hoa Kỳ (ABAA), hãy liên hệ theo số điện thoại (212)944- 8291, fax: (212)944-8293, email: abaa@panix.org. Trang web của họ ( được nối với nhiều nguồn thông tin có liên quan như báo cáo về nhiều tài liệu bị đánh cắp, những tài liệu được tìm lại và tài liệu giả mạo. Khi vụ trộm xảy ra, bạn sẽ cần phải chứng tỏ quyền sở hữu của mình đối với những tài liệu có giá trị đó. Việc đánh dấu tài liệu đó là một việc làm khôn ngoan. Nhiều văn bản mô tả những đặc điểm nhận dạng của tài liệu, ảnh chụp hoặc các bản sao chất lượng cao cũng phải được tập hợp thành hồ sơ. Nick Artim, Giám đốc phụ trách mạng lưới chống hoả hoạn, Middlebury Vermont Tóm lược Công tác quản lý các tài sản văn hoá cũng bao gồm nhiệm vụ bảo vệ và gìn giữ các toà nhà của tổ chức, các bộ sưu tập, các thiết bị vật chất và những người hoạt động trong tổ chức đó. Do vậy, cần có sự quan tâm thường xuyên để giảm thiểu những tác động tiêu cực của các yếu tố khí hậu, ô nhiễm, trộm cắp, phá hoại, côn trùng, ẩm mốc và hoả hoạn. Trong các yếu tố trên, hoả hoạn được coi là mối đe doạ nguy hiểm hơn cả do tốc độ và tính tàn phá khủng khiếp của nó. Các vật thể nếu bị con người hoặc môi trường tàn phá thì còn có thể khôi phục được. Các vật thể bị lấy cắp có thể được phát hiện thu hồi. Còn những vật thể bị lửa huỷ hoại sẽ vĩnh viễn mất đi. Nếu không được kiểm soát một đám cháycó thể tàn phá tất cả các vật thể trong một căn phòng chỉ trong vài phút và thiêu rụi một toà nhà chỉ trong vài giờ. Bước đầu tiên để ngăn ngừa hoả hoạn là xác định kịp thời vụ cháy, báo động cho các nhân viên làm việc trong toà nhà và sau đó báo cho các bộ phận cứu hoả chuyên nghiệp. Đây thường là chức năng của hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Có nhiều loại hệ thống với những hình thức khác nhau để lựa chọn tuỳ thuộc vào những đặc diểm cụ thể của khu vực cần bảo vệ. Các chuyên gia trong lĩnh vực phòng chống hoả hoạn đều thống nhất về cơ bản rằng một hệ thống vòi phun nước cứu hoả tự động có tác dụng lớn đối với một chương trình kiểm soát hoả hoạn. Nếu được thiết kế, lắp đặt và duy trì một cách phù hợp thì những hệ thống này sẽ giúp giảm bớt những nguy cơ trong công tác quản lý rủi ro, xây dựng nhà và ứng phó với các trường hợp khẩn cấp. Chúng còn giúp tăng cường tính linh động trong việc thiết kế toà nhà và tăng mức độ an toàn với hoả hoạn nói chung. Sau đây là những chi tiết về các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy cũng như hệ thống vòi phun nưóc cứu hoả tự động bao gồm các thiết bị kèm theo, cách hoạt động và phần giải đáp những thắc mắc chung. 1. Sự hình thành đám cháy Trước khi tìm hiểu về hệ thống phát hiện hoả hoạn và vòi phun nước tự động, ta cần phải nắm được những kiến thức cơ bản về sự hình thành và diễn biến của một đám cháy.Với những thông tin này ta sẽ nhận thức rõ hơn về vai trò và phương thức hoạt động của các hệ thống an toàn hoả hoạn: Về cơ bản, cháy là phản ứng hoá học trong đó 1 chất gốc carbon (ví dụ như nhiên liệu) tiếp xúc với oxi (thường có trong không khí), được làm nóng tới điểm chúng sẽ tạo ra những khí dễ cháy. Những khí này sau đó sẽ tiếp xúc với 1 chất nào đó có nhiệt độ cao đủ nóng để bùng phát thành lửa, tạo thành phản ứng cháy. Nói 1 cách đơn giản là nếu 1 chất dễ cháy tiếp xúc với 1 vật có nhiệt độ cao thì sẽ gây ra cháy. Các thư viện, phòng lưu trữ, bảo tàng, các công trình có giá trị lịch sử thường có vô số những vật thể được coi là nhiên liệu như sách, các bản chép tay, băng ghi âm, đồ tạo tác, các vật trang trí dễ cháy, tủ, đồ đạc và các hoá chất trong phòng thí nghiệm. Cần ghi nhớ rằng bất cứ vật thể nào có thành phần cấu tạo từ gỗ, nhựa, giấy, vải sợi hoặc các chất lỏng dễ bắt lửa đều là những nhiên liệu tiềm tàng. Chúng cũng chứa các nguồn phát sinh ra lửa, bao gồm bất kì vật thể, hành động hay quá trình tạo nên sức nóng. Các yếu tố này là đèn điện, các hệ thống điện, các thiết bị sưởi và điều hoà không khí, các hoạt động duy tu và bảo tồn có tạo ra hơi nóng và các thiết bị điện trong văn phòng. Các hoạt động như hàn, cắt cũng là những nguồn có thể làm phát sinh ra lửa.Ngoài ra, thật không may là hành động cố ý gây hoả hoạn cũng là 1 trong những nguyên nhân phổ biến nhất phá hoại các tài sản văn hoá, và nó cũng cần phải được xem xét trong kế hoạch phòng chống hoả hoạn. Khi nguồn đánh lửa tiếp xúc với nhiên liệu thì sẽ tạo ra ngọn lửa và 1 đám cháy do nguyên nhân khách quan sẽ bắt đầu với tốc độ chậm, âm ỉ trong thời gian từ một và phút đến vài giờ. Giai đoạn khởi phát này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như cấu tạo vật chất của loại nhiên liệu và lượng oxi. Trong quá trình này, nhiệt độ sẽ tăng dần lên, tạo thành ngọn lửa và do đó giảm bớt lượng khói. Mùi khói đặc trưng là dấu hiệu đầu tiên báo hiệu giai đoạn đầu của đám cháy. Và ở giai đoạn này, việc phát hiện sớm (do người hay thiết bị tự động) và tiếp sau đó là sự phản ứng kịp thời với các thiết bị khẩn cấp dành cho hoả hoạn có thể giúp kiểm soát được đám cháy trước khi có những thiệt hại đáng kể. Khi đám cháy đạt đến giai đoạn cuối của thời kỳ khởi phát sẽ có đủ sức nóng để tạo thành những ngọn lửa rõ rệt. Một khi những ngọn lửa xuất hiện thì đám cháy sẽ chuyển từ 1 tình huống tương đối nhỏ thành 1 sự kiện nghiêm trọng do ngon lửa lan nhanh và sức nóng tăng mạnh. Nhiệt độ có thể lên tới mức tối đa là 1000C (1800F) chỉ trong vài phút đầu. Chúng có thể làm bốc cháy những đồ vật dễ bắt lửa và đe doạ tức thì sinh mạng cuả nhiều người trong căn phòng. Trong vòng từ 3-5 phút, trần nhà sẽ đóng vai trò như thiết bị hướng nhiệt trong lò nướng, làm nhiệt độ tăng cao đến giai đoạn “bùng cháy”, làm bốc lửa hầu như cùng lúc tất cả các vật có thể cháy được trong căn phòng. Lúc này, hầu hết các vật trong phòng đều bị huỷ hoại và con người không còn khả năng sống sót. Khói với khối lượng vài nghìn m3/phút bốc cao, che phủ tầm nhìn và gây ảnh hưởng đến các vật thể nằm ngoài đám cháy. Nếu khu vực nơi xảy ra đám cháy được xây dựng kiên cố thì sức nóng và lửa sẽ thiêu huỷ tất cả các vật thể dễ cháy còn lại và sau đó tự tàn lụi. Tuy nhiên, nếu khả năng chống chịu hoả hoạn của tường hay trần yếu (ví dụ như cửa mở những sai phạm trong xây dựng tường trần, toà nhà có nhiều chất dễ cháy) thì đám cháy có thể lan đến các khu vực lân cận và quá trình trên lại bắt đầu. Nếu như đám cháy vẫn không được kiểm soát thì cuối cùng nó sẽ thiêu rụi toàn bộ toà nhà và các vật thể bên trong. Việc dập tắt thành công đám cháy phụ thuộc vào việc dập tắt những ngọn lửa trước khi, hoặc ngay khi ngọn lửa bùng phát. Nếu không, thiệt hại sẽ rất nghiêm trọng và khó có thể phục hồi. Trong giai đoạn khởi phát của đám cháy, 1 người được huấn luyện tốt có thể dùng các thiết bị dập lửa cầm tay có tác dụng như bước hữu hiệu đầu tiên. Tuy nhiên, nếu bước này không được thực hiện hoặc ngon lửa lan quá nhanh thì các thiết bị này sẽ tỏ ra bất lực ngay trong phút đầu tiên. Ta phải cần đến các phương pháp dập lửa nhanh hơn như vòi cứu hoả trong toà nhà hoặc các hệ thống cứu hoả tự động. Một đám cháy sẽ không chỉ gây thiệt hại cho các toà nhà, các vật thể bên trong toà nhà cũng như hoạt động của tổ chức đó. Các hậu quả nói chung có thể xảy ra là: + Các bộ sưu tập bị huỷ hoại: Hầu hết các viện bảo tồn di sản đều lưu giữ các vật thể độc nhất vô nhị và không thể thay thế được. Đám cháy sẽ tạo sức nóng và khói gây ảnh hưởng nghiêm trọng hoặc huỷ hoại hoàn toàn những vật thể đó mà không thể khôi phục được. + Gây ảnh hưởng đến những hoạt động và nhiệm vụ của tổ chức: Các tổ chức này thường có những thiết bị cho giáo dục, các phòng thí nghiệm về bảo tồn, các dịch vụ về thư mục, các văn phòng dành cho nhân viên quản lý và phục vụ, các dịch vụ ăn uống, bán lẻ và hàng loạt các hoạt động khác. Một đám cháy sẽ làm chúng ngưng trệ và gây ảnh hưởng tiêu cực đến các nhiệm vụ của một tổ chức cũng như khách hàng của nó. + Huỷ hoại về cơ sở hạ tầng: các toà nhà là nơi mà các bộ sưu tập được bảo vệ, nơi diễn ra các hoạt động và nơi các nhân viên làm việc mà không bị ảnh hưởng của các yếu tố về thời tiết, ô nhiễm, phá hoại cũng như hàng loạt các yẻu tố môi trường khác. Một đám cháy có thể phá huỷ các bức tường, sàn nhà, các kết cấu, trần/ mái nhà cũng như các hệ thống chiếu sáng, điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm, cung cấp điện... gây hư hại đến các vật thể bên trong toà nhà và làm phát sinh các chi phí lớn. + Gây thiệt hại về mặt tri thức: sách vở, các bản chép tay, phim ảnh, băng ghi âm và các tài liệu được sưu tập khác chứa đựng khối lượng thông tin khổng lồ mà đám cháy có thể thiêu huỷ. + Gây thương tích hay ảnh hưởng đến tính mạng con người: đe doạ mạng sống của các nhân viên và khách tham quan. + ảnh hưỏng xấu đến các mối quan hệ cộng đồng: Các nhân viên và khách tham quan tin tưởng và những điều kiện an toàn của các toà nhà bảo tàng. Những người trao tặng hoặc cho mượn các bộ sưu tập thường mong rằng chúng được bảo vệ cẩn then. Một đám cháy lớn sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến lòng tin của công chúng và gây hậu quả nặng nề với quan hệ cộng đồng của tổ chức. + An ninh của toà nhà: hoả hoạn là mối đe doạ an ninh lớn nhất. Trong cùng một khoảng thời gian, một vụ hoả hoạn do nguyên nhân khách quan hay chủ quan có thể gây huỷ hoại cho các bộ sưu tập nhiều hơn bất cứ vụ trộm cắp nào. Lượng khói và các loại khí độc hại lớn có thể gây lộn xộn và hoảng loạn, là cơ hội tốt cho việc đột nhập bất hợp pháp và trộm cắp. Do đó, cần thiết phải có những hoạt động cứu hoả không hạn chế trong chương trình bảo vệ an ninh. Các vụ cố ý gây hoả hoạn nhằm che giấu tội ác cũng khá phổ biến. Nhằm giảm thiểu nguy cơ và hậu quả của nó, các viên bảo tồn nên thiết lập và thực hiện các chương trình phòng chống hoả hoạn toàn diện, bao gồm các nỗ lục phòng chống cháy, cải thiện kết cấu xây dựng của toà nhà, các phương pháp phát hiện một đám cháy ở giai đoạn đầu và cảnh báo cho những nhân viên chiệu trách nhiệm về các trường hợp khẩn cấp và các phương tiện để dập tắt đám cháy một cách hiệu quả. Mỗi yếu tố này có vai trò quan trọng để thực hiện thành công mục tiêu an toàn hoả hoạn của tổ chức. Nhà quản lý cần chỉ ra những mục tiêu cần phải được bảo vệ nếu xảy ra cháy và lập ra một chương trình để thực hiện yêu cầu đó. Bởi vậy, câu hỏi cơ bản dành cho nhà quản lí tài sản là: “Tổ chức có thể chịu được đám cháy lớn tối đa và thiệt hại tối đa là bao nhiêu?”. Trả lời được câu hỏi này thì chương trình bảo vệ mục tiêu sẽ được xác lập. 2. Các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy 2.1. Giới thiệu Vai trò một chương trình chống hoả hoạn là xác định kịp thời đám cháy và cảnh báo cho các nhân viên trong toà nhà và cho các tổ chức cứu hoả. Đó là chức năng của các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Tuỳ thuộc tình huống hoả hoạn, kiến trúc nhà, loại hình và số lượng nhân viên, tầm quan trọng của các vật thể lưu trữ và nhiệm vụ của của tổ chức mà các hệ thống này có thể thực hiện các chức năng khác nhau. Trước hết, chúng cung cấp 1 phương tiện xác định đám cháy bằng phương pháp thủ công hoặc phương pháp tự động.Sau đó, chúng cảnh báo cho mọi người trong toà nhà về tình trạng đám cháy và yêu cầu mọi người di tản khỏi toà nhà. Một chức năng phổ biến khác trong hệ thống là truyền tín hiệu báo cháy tới phòng bảo vệ hoặc các tổ chức phản ứng nhanh khác. Chúng cũng có thể đóng các thiết bị điện, thông gió và dừng các hoạt động đặc biệt khác hoặc khởi động các thiết bị dập lửa tự động. Phần này sẽ dành để mô tả các khía cạnh cơ bản của các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. 2.2. Bảng kiểm soát Bảng kiểm soát là “bộ não” của hệ thống phát hiện và báo cháy. Nó chịu trách nhiệm giám sát nhiều thiết bị cảnh báo “đầu vào”, ví dụ như các thiết bị phát hiện cháy hoạt động thủ công hay tự động, sau đó khởi động các thiết bị cảnh báo “đầu ra” như còi, chuông, đèn báo, quay số điện thoại khẩn cấp và các thiết bị kiểm soát toà nhà. Các bảng kiểm soát rất đa dạng, từ đơn giản (thiết bị đầu vào và 1 thiết bị đầu ra) đến phức tạp (các thiết bị điều khiển bằng vi tính kiểm soát một vài toà nhà trong cùng một khu vực). Có 2 loại bảng kiểm soát cơ bản như sau: - Các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy kiểu “truyền thống”: là phương pháp được sử dụng từ rất lâu. Trong hệ thống này, 1 hay nhiều hệ thống mạch được thiết kế chạy trong toà nhà hoặc khu vực bảo vệ. Mỗi mạch điện có 1 hoặc nhiều thiết bị phát hiện hoả hoạn. Việc lựa chọn và lắp đặt các thiết bị này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như yêu cầu cảnh báo thủ công hay tự động, điều kiện nhiệt độ và môi trường xung quanh, dạng hoả hoạn có thể xảy ra và tốc độ phản ứng mong muốn. Do vậy, một hoặc nhiều thiết bị này thường được đặt dọc theo mạch điện tuỳ thuộc vào những nhu cầu và mối quan tâm khác nhau. Khi hoả hoạn xảy ra, một hoặc nhiều thiết bị sẽ hoạt động, làm đóng mạch điện. Bảng kiểm soát chuyển sang chế độ khẩn cấp, kích hoạt một hoặc nhiều mạch điện báo cháy để rung chuông báo cháy. Bảng kiểm soát này có thể gửi tín hiệu cháy tới 1 bảng kiểm soát khác để tình trạng này có thể được giám sát từ xa. Trong dạng hệ thống này, mọi phát hiện và cảnh báo cháy do thiết bị phần cứng điều khiển. Thiết bị này bao gồm nhiều mạch dây, cầu chì đóng mở và vô số điốt. Do cách bố trí này, các hệ thống thực sự điều khiển và giám sát các đoạn mạch của toàn hệ thống chứ không phải từng thiết bị riêng lẻ. Để giải thích rõ hơn, ta lấy ví dụ 1 hệ thống báo cháy của 1 toà nhà gồm có 5 mạch dây đánh số từ A đến E, mỗi mạch có 10 thiết bị phát hiện khói và 2 hộp vận hành bằng tay đặt ở nhiều phòng ở mỗi khu vực (A-E ). Nếu đám cháy xuất hiện ở một trong những phòng thuộc khu vực A, máy phát hiện khói sẽ báo hiệu. Bảng kiểm soát cháy sẽ thông báo có đám cháy ở đoạn mạch (khu vực) A. Nhưng nó không chỉ rõ loại máy nào phát hiện hoặc ở vị trí cụ thể nào trong khu vực. Bộ phận nhân viên bảo vệ sẽ phải kiểm tra toàn bộ khu vực để xác định thiết bị nào đang báo cháy. Nếu mỗi khu vực có nhiều phòng, hoặc có nhiều vùng cấm thì sẽ tốn nhiều thời gian và cơ hội quý giá kịp thời dập tắt đám cháy có thể bị bỏ lỡ. Ưu điểm của những hệ thống này là chúng tương đối đơn giản, phù hợp với các toà nhà nhỏ và vừa. Nhân viên giám sát không cần phải được đào tạo quá chuyên sâu. Hạn chế của nó là đối với những toà nhà lớn, việc lắp đặt sẽ rất tốn kém vì cần nhiều mạch điện để kiểm soát chính xác các thiết bị báo động. Các hệ thống này cũng đòi hỏi nhiều nhân lực, chi phí duy trì hệ thống cao. Mỗi thiết bị báo động cần phải được thay thế, lau chùi và kiểm tra định kỳ để tránh hỏng hóc. Với hệ thống loại này không có cách nào xác định chính xác thiết bị nào đang cần bảo dưỡng. Do vậy, ta phải tháo và bảo dưỡng từng chiếc một. Vì thế nó rất tốn thời gian, nhân lực và đòi hỏi nhiều cố gắng. Khi một sai sót xảy ra, báo động chỉ chứng tỏ là đoạn mạch có vấn đề chứ không chỉ ra cụ thể nơi nảy sinh vấn đề. Hậu quả là kỹ thuật viên phải kiểm tra lại toàn bộ đoạn mạch để xác định sai hỏng. - Các hệ thống “thông minh”: là sản phẩm của công nghệ phát hiện và cảnh báo cháy hiện đại. Khác với phương pháp báo động truyền thống, những hệ thống này kiểm soát từng thiết bị báo cháy qua các bộ vi xử lý và phần mềm hệ thống. Thực ra, mỗi hệ thống báo cháy thông minh là một máy vi tính nhỏ giám sát và điều khiển một tập hợp các thiết bị đầu vào và đầu ra. Cũng giống như hệ thống truyền thống, hệ thống thông minh gồm có một hoặc nhiều đoạn mạch chạy xung quanh toà nhà hoặc khu vực. Một hoặc nhiều thiết bị báo động cũng được đặt dọc theo những đoạn mạch này. Điểm khác biệt chủ yếu giữa 2 hệ thống là ở cách mà mỗi thiết bị này được kiểm soát. Với hệ thống thông minh, mỗi thiết bị báo động (thiết bị phát hiện tự động, hộp điều khiển bằng tay, công tắc vòi phun nước v.v) đều có một “địa chỉ” cụ thể. Những địa chỉ này được lập trình từng cái một trong bộ nhớ của bảng kiểm soát với những thông tin như loại thiết bị, vị trí và chi tiết về cách hoạt động của chúng. Bộ vi xử lý của Bảng kiểm soát gửi tín hiệu liên lạc thường xuyên đến mỗi đoạn mạch. Bằng cách này, nó liên hệ đến từng thiết bị báo động để xác định được trạng thái của chúng (bình thường hay khẩn cấp ). Quá trình giám sát này được thực hiện liên tục với tốc độ cao, cứ 5-10 giây lại cho thông tin cập nhập của hệ thống. Hệ thống này cũng giám sát điều kiện hoạt động của mỗi đoạn mạch, xác định bất cứ lỗi mạch nào có thể xảy ra. ưu việt của các hệ thống này là khả năng xác định chính xác vị trí xảy ra lỗi mạch. Vì vậy, thay vì chỉ thông báo có lỗi ở đoạn mạch, chúng chỉ ra được vị trí sai hỏng, giúp xác định nhanh vấn đề, sửa chữa nhanh để trở về trạng thái hoạt động bình thường. Những ưu điểm của hệ thống báo cháy thông minh là tính ổn định, dễ bảo dưỡng và nâng cấp. Tính ổn định được bảo đảm bằng các phần mềm hệ thống. Nếu một thiết bị báo động phát hiện một dấu hiệu cháy nào đó, thì trước hết bảng kiểm soát sẽ tự thay đổi chế độ thật nhanh. Với các dấu hiệu giả như sâu bọ, bụi hay gió thì nó sẽ tự điều chỉnh trong quá trình khởi động lại, nhờ đó giảm thiểu khả năng báo động nhầm. Nếu như đó là dấu hiệu cháy (ví dụ khói) thì thiết bị báo động sẽ chuyển ngay chế độ chuông báo sau khi tự khởi động. Bảng điều khiển sẽ nhận định đây là hoả hoạn và bật chế độ báo động. Nếu được bảo dưỡng tốt thì các hệ thống loại này có nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với hệ thống truyền thống. Trước hết, chúng có khả năng giám sát trạng thái của từng thiết bị cảm ứng. Nếu thiết bị này bị bẩn thì bộ vi xử lý sẽ phát hiện tình trạng xuống cấp đó và đưa ra yêu cầu bảo dưỡng. Đặc điểm này còn được gọi là khả năng k...húng không phù hợp với điều kiện môi trường quá lạnh, do ở những nơi này (ví dụ như một số nhà kho) đường ống nước dễ bị hỏng nặng. Những ưu điểm của các hệ thống này khiến cho chúng được sử dụng phổ biến ở các ứng dụng bảo tồn di sản. Chúng là sự lựa chọn để bảo vệ cho các toà nhà có ý nghĩa lịch sử, thư viện, bảo tàng với rất ít ngoại lệ. Loại hệ thống thứ hai là hệ thống đường ống khô. Trong các ống này chứa đầy không khí hoặc khí nitơ nén, có nhiệm vụ giữ một van ở trạng thái đóng. Van ống khô này được đặt trong khu vực có nhiệt độ cao, ngăn không cho nước chảy vào đường ống cho đến khi đám cháy kích hoạt một hoặc nhiều vòi phun. Khi đó, không khí thoát ra và van này mở ra. Nước tràn vào đường ống, chảy qua các vòi phun vào đám cháy. Ưu điểm chủ yếu của các hệ thống vòi phun đường ống khô là chúng có khả năng bảo vệ tự động ở những khu vực được đóng băng. Chúng thường được lắp đặt ở các nhà kho, gác mái không có hệ thống sưởi ấm, các cảng chất hàng, và trong các kho hàng thương mại. Nhiều nhà quản lý các viện bảo tàng thấy rằng các vòi phun đường ống khô cho những lợi thế vượt trội khi bảo vệ các bộ sưu tập và các khu vực nhạy cảm với nước khác. Vì rõ ràng là hệ thống đường ống dẫn ướt khi bị hư hỏng có thể gây rò rỉ trong khi các đường ống khô không gặp trục trặc này. Tuy nhiên, trong những trường hợp đó, hệ thống đường ống khô không còn điểm nào vượt trội hơn so với hệ thống đường ống ướt nữa. Khi vòi phun hoạt động, phải mất một vài phút để khí trong đường ống được xả ra hết trước khi nước chảy. Những hệ thống này cũng có một số nhược điểm cần được đánh giá trước khi lựa chọn hệ thống, bao gồm: + Phức tạp hơn: Các hệ thống ống khô cần lắp đặt thêm các thiết bị điều khiển cũng như các bộ phận cung cấp khí nén, làm tăng tính phức tạp của hệ thống. Nếu không được bảo dưỡng tốt thì sử dụng hệ thống này sẽ không được yên tâm như hệ thống đường ống ướt. + Chi phí lắp đặt và bảo dưỡng cao hơn: Tính phức tạp cũng ảnh hưởng đến chi phí lắp đặt của toàn bộ hệ thống, tăng chi phí bảo dưỡng, trước hết là chi phí thuê nhân công nhiều hơn. + Tính linh hoạt trong thiết kế giảm: Các hệ thống đường ống khô phải tuân thủ các quy định chặt chẽ về kích thước tối đa (thường là 750 galông). Những hạn chế này có thể khiến nhà quản lý gặp khó khăn trong việc lắp đặt thêm cho hệ thống. + Làm tăng thời gian cần thiết để hệ thống phun nước cứu hoả: hệ thống có thể mất tới 60 giây từ khi các vòi phun được khích hoạt đến khi nước phun vào đám cháy. Điều này sẽ làm chậm hoạt động dập lửa khiến cho tổn thất có thể tăng thêm. + Làm tăng khả năng ăn mòn: Sau khi hoạt động, các hệ thống vòi phun đường ống khô phải được thoát nước và làm khô hoàn toàn. Nếu không, lượng nước còn lại trong đường ống có thể ăn mòn và gây hỏng đường ống. Trong khi đó, đối với hệ thống đường ống ướt thì đây không phải là một hạn chế và luôn có nước trong hệ thống ống dẫn. Loại trừ ở các khu vực không được sưởi ấm và các phòng làm lạnh, các hệ thống đường ống khô không còn bất cứ ưu điểm nào vượt trội hơn các hệ thống đường ống ướt. Do đó, chúng thường không được sử dụng trong các khu vực bảo tồn. Loại hệ thống vòi phun thứ 3 là hệ thống cảm ứng: Nó được cấu tạo trên nguyên tắc cơ bản của hệ thống đường ống khô là thông thường, không có nước trong các ống dẫn. Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây là nước được ngăn không cho chảy vào ống dẫn nhờ một van điện, còn được gọi là van cảm ứng. Van này hoạt động khi nó tự phát hiện ra nguồn khói, nhiệt hay lửa một cách độc lập. Để vòi phun phun nước cần có đủ hai yếu tố riêng lẻ đó. Trước hết, hệ thống phát hiện hoả hoạn phải xác định được một đám cháy đang phát triển rồi mở van cảm ứng, cho phép nước chảy vào trong hệ thống đường ống và tạo ra một hệ thống đường ống ướt một cách hiệu quả. Sau đó, các đầu vòi phun mở ra để nước phun vào đám cháy. ở một số trường hợp, hệ thống cảm ứng được thiết kế thêm đặc tính liên động theo đó khí nén hoặc khí nitơ được bơm vào hệ thống đường ống. Nó cho hai hiệu quả cùng lúc đó là ngăn không cho nước dò rỉ và giữ nước không chảy vào hệ thống ống dẫn khi phát hiện nhầm sự kiện cháy. Do vậy, hệ thống này được ứng dụng phổ biến trong các nhà kho làm lạnh. Ưu điểm vượt trội của hệ thống này là để nước chảy cần phải có hai hành động xảy ra là van cảm ứng phải hoạt động và đầu vòi phải phun nước. Nó làm tăng mức độ bảo vệ, tránh phun nước trong trường hợp báo động giả. Vì vậy, các hệ thống này thường được sử dụng trong những môi trường nhạy cảm với nước như các hầm lưu trữ tư liệu, các phòng lưu giữ mỹ thuật, các thư viện lưu giữ sách quý và các trung tâm máy tính. Nhưng hệ thống cũng có một số hạn chế như: + Chi phí lắp đặt và bảo dưỡng cao hơn: hệ thống cảm ứng phức tạp hơn vì nó có thêm nhiều bộ phận thiết bị, đặc biệt là hệ thống phát hiện hoả hoạn, khiến tổng chi phí nói chung tăng lên. + Khó khăn trong thay đổi nâng cấp: Cũng như hệ thống đường ống khô, hệ thống vòi phun cảm ứng cũng bị giới hạn về kích cỡ, ảnh hưỏng đến việc nâng cấp hệ thống trong tương lai. Hơn nữa, các thay đổi về hệ thống có thể gây biến đổi trong hệ thống phát hiện và kiểm soát hoả hoạn khiến hệ thống này hoạt động không chuẩn xác. + Tính bất ổn tiềm tàng: Mức độ phức tạp cao trong hệ thống này khiến cho một bộ phận nào đó có thể không hoạt động khi cần thiết. Do đó, để bảo đảm tính ổn định của hệ thống cần phải bảo dưỡng thường xuyên. Bởi vậy, nếu như ban quản lý của tổ chức quyết định lắp đặt hệ thống bảo vệ này thì đồng thời họ phải cam kết sử dụng những thiết bị có chất lượng cao nhất cũng như duy trì hệ thống theo đúng những yêu cầu đặt ra của nhà sản xuất. Các khu vực bảo tồn di sản có thể sử dụng hệ thống này chủ yếu là ở những nơi nhạy cảm với nước nếu phù hợp. Sự khác biệt giữa các loại vòi phun cảm ứng là ở hệ thống van khoá nước. Về cơ bản nó là một hệ thống cảm ứng gồm các vòi phun mở. Khi hệ thống phát hiện hoả hoạn hoạt động, nó sẽ thả lỏng van khoá nước và lập tức đưa nước chảy qua tất cả các vòi phun vào một khu vực nhất định. Ta thường thấy các ứng dụng của các loại hệ thống van khoá này ở các khu công nghiệp đặc biệt như viện nghiên cứu hàng không và các nhà máy hoá chất. Chúng ít được dùng và không khuyến khích sử dụng trong các tổ chức bảo tồn. Ngoài ra, các hệ thống cảm ứng còn khác nhau ở hệ thống bật/ tắt, hệ thống này tận dụng cấu trúc sắp xếp cơ bản của hệ thống cảm ứng, cùng với bảng điều khiển báo động một máy dò nhiệt. Hệ thống này hoạt động giống như bất kỳ một hệ thống vòi phun cảm ứng nào khác, chỉ khác là sau khi dập được lửa, một thiết bị biến nhiệt sẽ tự làm mát để bảng điều khiển ra lệnh đóng van nước. Nếu như đám cháy lại bùng lên thì hệ thống sẽ vận hành trở lại. Trong nhiều ứng dụng nhất định, hệ thống bật/tắt tỏ ra rất có hiệu quả. Tuy nhiên, ta vẫn cần cẩn thận khi lựa chọn các thiết bị trên để chắc chắn rằng chúng hoạt động đạt hiệu quả mong muốn. ở hầu hết các khu đô thị, các đội cứu hoả thường đến trước khi hệ thống tự ngắt, do vậy những khả năng ngắt của hệ thống không còn là một lợi thế. 3.5. Các vấn đề về vòi phun Trên thực tế tồn tại 1 số hiểu lầm về hệ thống vòi phun nên các nhà quản lý và điều hành các toà nhà bảo tồn di sản ngần ngại khi sử dụng hệ thống vòi phun cho mục đích phòng chống hoả hoạn, đặc biệt là ở khu vực lưu giữ các bộ sưu tập hay các khu vực nhạy cảm với nước. + Khi một vòi phun hoạt động thì tất cả các vòi phun khác cũng hoạt động theo: Trừ trường hợp hệ thống vòi phun có van khoá nước (sẽ được giải thích sau trong tài liệu này), chỉ những vòi phun nào tiếp xúc trực tiếp với nhiệt độ cao do đám cháy gây ra mới hoạt động. Theo số liệu thống kê, khoảng 61% trường hợp hoả hoạn ở những nơi có lắp đặt hệ thống vòi phun được dập tắt bởi 1 hoặc 2 vòi phun mà thôi. + Các vòi phun hoạt động khi tiếp xúc vói khói: Các vòi phun hoạt động khi các bộ phận cảm ứng của chúng tiếp xúc với nhiệt độ cao. Trong trường hơp chỉ có khói mà không cao nhiệt độ cao thì hệ thống cũng không hoạt động. + Các hệ thống vòi phun sẽ nhanh bị rò rỉ hoặc dễ bị trục trặc: Các số liệu bảo hiểm cho thấy tỷ lệ hỏng của hệ thống này là 1/16.000.000 vòi phun được lắp đặt 1 năm. Các bộ phận và hệ thống vòi phun là những phần được kiểm tra thường xuyên nhất trong một toà nhà. Do vậy, khả năng 1 hệ thống đúng tiêu chuẩn gặp trục trặc là rất hãn hữu. Nếu trục trặc xảy ra, thường đó là hậu quả của việc thiết kế, lắp đặt, hoặc bảo dưỡng không đúng. Vì thế, để tránh những trục trặc này, tổ chức cần phải lựa chọn kỹ càng người chịu trách nhiệm lắp đặt và phải cam kết tuân thủ quy trình bảo dưỡng. + Khi vòi phun hoạt động, nước sẽ phun mạnh làm hư hại các vật thể và cấu trúc trưng bày: Điều này có thể xảy ra khi 1 vòi phun hoạt động. Tuy nhiên, khi so sánh với các phương pháp dập lửa khác thì nó không nghiêm trọng bằng. Một vòi phun thông thường sẽ phun khoảng 100-250 GPM. Như vậy, vòi phun thường gây ít tổn thất hơn. Hơn nữa, do vòi phun hoạt động trước khi đám cháy bùng phát lớn nên tổng khối lượng nước cần thiết sẽ ít hơn so với trường hợp cứ để đám cháy tiếp diễn cho tới khi cứu hoả tới. Bảng sau so sánh lượng nước sử dụng của các phương pháp dập lửa tự động hoặc thủ công khác nhau: Bảng 31. Lượng nước sử dụng cho cứu hoả Phương pháp ứng dụng Lít/phút Gallon/phút Bình cứu hoả cầm tay 10 2,5 Vòi phun nước cá nhân cầm tay 380 100 Hệ thống vòi phun (1) 95 25 Hệ thống vòi phun (2) 180 47 Hệ thống vòi phun (3) 260 72 Đội cứu hoả, vòi rồng đơn đường kính 1,5 inch 380 100 Đội cứu hoả, vòi rồng đôi đường kính 1,5 inch 760 200 Đội cứu hoả, vòi rồng đơn đường kính 2,5 inch 950 250 Đội cứu hoả, vòi rồng đôi đường kính 2,5 inch 1900 500 Điểm cuối cùng cần xem xét là những hư hại do vòi phun nước gây ra có thể sửa chữa hay phục hồi được không. Nhưng cần lưu ý rằng những vật đã bị cháy thì không thể khôi phục được. + Hệ thống vòi phun trông rất xấu, ảnh hưởng đến thẩm mỹ của công trình: Phải thừa nhận rằng có những hệ thống được thiết kế rất cẩu thả và nêu ra ý kiến trên có thể là người đã nhìn thấy hệ thống này. Tuy nhiên, các hệ thống vòi phun hoàn toàn có thể được thiết kế và lắp đặt mà không ảnh hưởng đến yêu cầu thẩm mỹ. Để đảm bảo hệ thống được thiết kế phù hợp, nhà quản lý cũng như nhóm nhân viên thiết kế phải đóng vai trò tích cực trong việc lựa chọn những thiết bị bên ngoài. Hệ thống đường ống phải được thiết kế ẩn đi hoặc có phần trang trí bên ngoài. Chỉ nên sử dụng những vòi phun được thiết kế đẹp, chất lượng cao. Thông thường, ngoài danh mục màu sắc vòi phun nhất định, nhà cung cấp cũng sản xuất những vòi phun có màu mà người mua yêu cầu. Ngoài ra, nhà lắp đặt hệ thống cũng cần phải hiểu được tính thẩm mỹ trong xây dung. Để đảm bảo thành công chung của kế hoạch, nhà thiết kế hệ thống vòi phun phải nhận thức được những mục tiêu bảo vệ, hoạt động và cả những nguy cơ hoả hoạn của tổ chức. Người này phải nắm rõ những yêu cầu của hệ thống và phải linh hoạt để tìm ra giải pháp phù hợp và toàn diện cho những khu vực có yêu cầu cao về tính thẩm mỹ hoặc quy định thi công và anh ta phải có kinh nghiệm thiết kế hệ thống trong các ứng dụng có yêu cầu cao về mặt kiến trúc. Về mặt lý thuyết, nhà lắp đặt hệ thống phải có kinh nghiệm trong các ứng dụng bảo tồn di sản. Tuy nhiên, ta cũng có thể lựa chọn nhà thầu lắp đặt có kinh nghiệm trong các ứng dụng nhạy cảm với nước như viễn thông, dược phẩm hay chế tạo công nghệ cao. Các công ty lớn như AT&T, Bristol Meyers Squibb và IBM có những đòi hỏi rất chặt chẽ về lắp đặt hệ thống vòi phun. Nếu như 1 nhà thầu chứng tỏ được họ đã thành công với những tổ chức như trên thì họ cũng có khả năng thoả mãn những yêu cầu của 1 tổ chức bảo tồn. Các thiết bị vòi phun được lựa chọn phải do 1 nhà sản xuất có uy tín cung cấp (mà nhà sản xuất này phải có kinh nghiệm đối với những vấn đề đặc biệt về nước). Sự khác biệt về chi phí mua thiết bị chất lượng trung bình và thiết bị chất lượng tốt nhất là không đáng kể mà lợi ích lâu dài mới là điều quan trọng. Nếu xét về giá trị của nơi lưu giữ và các vật thể được lưu giữ thì một khoản chi phí thêm cũng là xứng đáng. Nếu được lựa chọn, thiết kế và bảo dưỡng phù hợp thì các hệ thống vòi phun sẽ không gây ra tác động tiêu cực nào. nếu như nhà quản lý hoặc đội thiết kế không có kinh nghiệm lựa chọn hệ thống phù hợp thì tốt nhất nên mời 1 kỹ sư chuyên về phòng chống hoả hoạn có kinh nghiệm về ứng dụng bảo tồn. 3.6. Hệ thống vòi phun sương Một trong những công nghệ dập lửa tự động nhiều triển vọng nhất là hệ thống phun nước hạt nhỏ mới xuất hiện gần đây, còn gọi là hệ thống vòi phun sương. công nghệ này cũng là một công cụ dập lửa tự động và được sử dụng trong các ứng dụng bảo vệ tài sản văn hoá. Những nơi có thể sử dụng hệ thống này là những khu vực không có nguồn cung cấp nước đảm bảo, những nơi nước phun quá mạnh hoặc những nơi mà yêu cầu về xây dựng và thẩm mỹ ảnh hưởng đến việc sử dụng các vòi phun có hướng phun đúng tiêu chuẩn. Các hệ thống phun sương có thể là giải pháp phù hợp đối với những khoảng không bảo vệ do những yêu cầu về môi trường. Công nghệ phun sương được hình thành bắt nguồn từ những yêu cầu sử dụng ngoài khơi như trên tàu thuỷ hoặc giàn khoan dầu. Cả 2 ứng dụng này đều đặt ra yêu cầu kiểm soát những đám cháy lớn đồng thời phải hạn chế được lượng nước phun ra (vì nó có thể ảnh hưởng đến sự cân bằng của tàu). Do vậy, những hệ thống này được nhiều tổ chức đường biển trong nước và quốc tế ủng hộ và giữ vai trò là hệ thống bảo vệ chuẩn trong vòng 8-10 năm qua. Hiệu quả của chúng đối với các vụ hoả hoạn trên biển và trong một số ứng dụng trên đất lion (chủ yếu ở châu Âu) đã được ghi nhận. Gần đây, một số hệ thống cho các ứng dụng trên đất lion ở Bắc Mỹ cũng đã được chấp nhận. Hệ thống này phun ra lượng nước nhất định có áp suất cao hơn hệ thống vòi phun nước. Áp suất này dao động trong khoảng 100 đến 1000 psi, với những hệ thống áp suất cao hơn thường tạo ra số lượng tia xịt lớn hơn nhiều. Những hạt “sương” được phun ra có đường kính từ 50- 200 micro mét (so với 600-1000 micro mét của hệ thống vòi phun nước thông thường), cho hiệu quả vượt trội trong việc làm dịu bớt và kiểm soát đám cháy với lương nước ít hơn nhiều. Trong hầu hết các trường hợp, các đám cháy được kiểm soát với lượng nước xấp xỉ 10-25% lượng nước dùng cho hệ thống vòi phun nước. Hệ thống đủ nước hoạt động cũng đồng nghĩa với việc giảm bớt quy trình cứu hoả. Những lợi ích khác của hệ thống này giảm tác động tiêu cực đến những giá trị thẩm mỹ và tiêu chuẩn an toàn môi trường. Một hệ thống phun sương điển hình bao gồm những bộ phận sau: + Nguồn cung cấp nước: Nguồn cung cấp nước cho hệ thống có thể là hệ thống bơm nước của toà nhà hoặc là bể chứa nước riêng. trong 1 số trường hợp, những hệ thống công suất thấp có thể sử dụng hệ thống đường ống vòi phun hiện có. Tuy nhiên, hầu hết các trường hợp đều cần đến các máy bơm bổ sung. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng những thùng chứa nước hoặc nitơ để cung cấp nước trong một thời gian ngắn. + Hệ thống ống dẫn và miệng vòi: hệ thống ống dẫn ở đây có thể được giảm xuống đáng kể. Với người hệ thống áp suất thấp, các ống thường nhỏ hơn từ 25-50%. Trong những hệ thống áp suất lớn hơn, các ống này còn nhỏ hơn nữa (ống tiêu chuẩn là 12,7-17,78 mm). Cũng giống như vòi phun, các miệng vòi được kích hoạt riêng rẽ khi tiếp xúc với nhiệt độ cao của đám cháy. Kích cỡ của chúng được lựa chọn phụ thuộc vào kích cỡ phần ống và tuỳ theo nguy cơ cháy. + Thiết bị dò và kiểm soát: Trong một số trường hợp, các thiết bị phát hiện thông minh, có độ tin cậy cao hoặc hệ thống phát hiện khói công nghệ cao VESDA có thể kiểm soát được việc phun sương. Chúng được thiết kế dựa trên công nghệ phát hiện hoả hoạn tiên tiến và tối ưu nhất, có khả năng cảnh báo cháy ngay ở giai đoạn đầu, cũng như hạn chế khả năng phun nước khi không có cháy. Một trong những hạn chế chính của hệ thống phun sương là chi phí cao, gấp 1,5-2 lần hệ thống vòi phun tiêu chuẩn. Tuy nhiên, chi phí này có thể được giảm bớt do tiết kiệm được chi phí nhân công lắp đặt. ở những vùng nông thông, là nơi những nguồn cung cấp nước đáng tin cậy cho hệ thống vòi phun rất tốn kém thì hệ thống phun sương tỏ ran ngang bằng hoặc thậm chí ít tốn kém hơn hệ thống vòi phun tiêu chuẩn. Ngoài ra, một hạn chế nữa của hệ thống này là không có nhiều bộ phận đa dạng như hệ thống vòi phun nước. Do vậy, các nhà quản lý hay nhân viên cứu hoả có thể không nhận ra chúng. Hơn nữa, số nhà thầy lắp đặt có kinh nghiệm với công nghệ này không nhiều. Tuy nhiên, những vấn đề này sẽ được giải quyết khi hệ thống này được sử dụng rộng rãi. 3.7. Tổng kết Tóm lại, các loại vòi phun tự động là một trong những lựa chọn quan trọng cho mục tiêu phòng chống hoả hoạn của hầu hết các tổ chức bảo tồn. Tuy nhiên, việc ứng dụng chúng có hiệu quả hay không phụ thuộc vào các kỹ sư và nhà thầu có khả năng thiết kế và lắp đặt đúng những bộ phận chất lượng cao của hệ thống. Một hệ thống được lựa chọn, thiết kế và lắp đặt phù hợp sẽ cho độ tin cậy tối đa. các bộ phận của hệ thống cần được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với các mục tiêu xác định của tổ chức. Các hệ thống đường ống ướt cho độ tin cậy cao nhất và là hệ thống phù hợp hơn cả đối với công tác phòng chống hoả hoạn cho khu vực bảo tồn. So với hệ thống đường ống ướt, hệ thống đường ống khô chỉ vượt trội hơn 1 điểm duy nhất là chúng có thể ứng dụng ở những khu vực đông lạnh. Còn hệ thống vòi phun cảm ứng lại rất phù hợp trong những khu vực nhạy cảm với nước. Các hệ thống này có hoạt động hiệu quả hay không là phụ thuộc vào việc nhà quản lý lựa chọn được các thiết bị phát hiện và dập lửa phù hợp cũng như việc ông ta cam kết duy trì và bảo dưỡng hệ thống theo đúng tiêu chuẩn. Hệ thống vòi phun sương có thể thay thế cho các hệ thống sử dụng khí một các hiệu quả. Beth Lindblom Batkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA và Karen Motylewki - nguyên Giám đốc Dịch vụ,Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Những thảm hoạ tự nhiên, ví dụ như cơn bão Andrew tháng 8/1992 tàn phá miền Nam Florida và Louisiana đã giúp chúng ta nhận thức đúng đắn về những tổn thất mà ta có thể gánh chịu khi thiên tai xảy ra. May mắn là những thảm hoạ có sức tàn phá lớn như vậy rất ít khi xảy ra, nhưng khi đã xảy ra thì chúng lại xảy ra ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ như vụ vỡ đường ống nước đã làm ngập lụt Hội sử học Chicago năm 1986, trận hoả hoạn đã tàn phá nặng nề Cabildo ở New Orleans năm 1988; trân động đất Loma Prieta đã huỷ hoại một số bảo tàng và thư viện ở San Francisco năm 1989; vụ cháy do chập điện đã tạo đám khói lớn bao trùm các bộ sưu tập của Gallery Huntington năm 1985, nấm mốc đã de doạ các bộ sưu tập tài liệu của Mount Vernon. Dù ở quy mô lớn hay nhỏ, do tự nhiên hay do con người gây ra, chúng đều gây nguy hiểm cho các nhân viên cũng như các bộ sưu tập của cơ quan. Thật không may là các nhân viên trong cơ quan chỉ nhận thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp khi chính bản thân họ đã trải qua tình huống này. Nhưng không phải tình huống khẩn cấp nào cũng có thể trở thành một thảm hoạ thực sự. Trên thực tế, ta có thể làm nhẹ bớt hoặc tránh được những nguy cơ đó bằng một chương trình sẵn sàng đối phó với trường hợp khẩn cấp một cách có hệ thống và toàn diện. Những chương trình này có chức năng nhận biết và ngăn ngừa rủi ro, từ đó phản ứng một cách tích cực với các trường hợp khẩn cấp. Ngày càng có nhiều người có chuyên môn nhận thức được rằng có thể ngăn chặn được những tình huống khẩn cấp quy mô nhỏ, nếu như các nhân viên được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó một cách nhanh chóng. Và thậm chí đối với những nguy cơ lớn hơn, thì vẫn có thể hạn chế được những thiệt hại có thể xảy ra. Ví dụ như các cơ quan văn hoá ở Charleston, South Caroline đã thành lập một liên kết nhằm sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ một vài năm trước khi cơn bão Hugo đổ bộ vào năm 1989. Nhiều cơ quan trong số này chỉ bị thiệt hại nhẹ do họ đã thực hiện nhiều biện pháp dự phòng. Việc hoạch định kế hoạch để đối phó với các thảm hoạ là rất phức tạp, kế hoạch này phải được thể hiện bằng văn bản, và nó phải là kết quả của nhiều hoạt động khảo sát đa dạng. Kế hoạch hoàn chỉnh sẽ đạt hiệu quả tố đa, nếu như nó được chính thức giao phó cho một người nào đó với tư cách là người hoạch định kế hoạch để đối phó với thảm hoạ của cơ quan. Giám đốc của cơ quan có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định kế hoạch này, hoặc giao phó trách nhiệm này cho một ai đó. Nhưng cần phải nhớ rằng muốn quá trình này mang lại hiệu quả thì nó phải nhận được sự hỗ trợ từ cấp lãnh đạo cao nhất của cơ quan. Người hoạch định kế hoạch phải lập được một thời gian biểu cho dự án này và xác định phạm vi và mục tiêu của kế hoạch, chủ yếu dựa trên cơ sở những nguy cơ mà cơ quan phải đối mặt. Nhận định rủi ro Bước đi quan trọng đầu tiên là lập danh sách các nguy cơ về mặt địa lý, khí hậu và các nguy cơ khác có khả năng đe doạ toà nhà và các bộ sưu tập. Nó có thể bao gồm các cơn bão, lốc xoáy, lũ quét, động đất, cháy rừng và thậm chí cả những nguy cơ bất thường như núi lửa phun. Cần xem xét các nguy cơ do con người gây ra như mất điện, vòi nước phun, mất nước/nhiên liệu, đổ hoá chất, cố ý gây hoả hoạn, nguy cơ đánh bom và nhiều vấn đề khác nữa. Hãy ghi lại những nguy cơ về môi trường xung quanh cơ quan của bạn cũng như các nhà máy hoá chất, các tuyến vận chuyển vật liệu nguy hiểm bằng đường sông/biển và các dự án xây dựng lân cận mà có thể ảnh hưởng đến cơ quan. Mặc dù các cơ quan đều không phải đối mặt với mọi loại nguy cơ, nhưng trong kế hoạch đối phó với các thảm hoạ, thì kế hoạch của bạn cũng phải bao trùm mọi loại nguy cơ có thể xảy ra. Hãy xem xét cẩn thận toà nhà và khu vực xung quanh. Kiểm tra địa hình xem toà nhà có nằm trên đường dốc hay không? Phần nền có nằm trên mực nước lụt hay không? Có cây to có gần toà nhà không? Có gần các loại cột công cộng và cột cờ hay không? Mái nhà có bằng phẳng không? Nước có bị tích tụ không? Hệ thống van và ống thoát nước có hoạt động tốt không? Chúng có được làm sạch thường xuyên không? Các cửa sổ và cửa mái có được gắn chặt không? Có tiền sử về dò rỉ hay các vấn đề về kiến trúc và xây dựng hay không? Bên trong toà nhà, các hệ thống cứu hoả, hệ thống điện, bơm nước và môi trường là những vấn đề cần quan tâm nhất. Có đủ bình cứu hoả không? Chúng có được thường xuyên kiểm tra không? Toà nhà có chuông báo cháy và hệ thống dập lửa không? Chúng có được bảo dưỡng tốt không? Chúng có được giám sát 24/24h trong ngày không? Các lối thoát hiểm có bị chắn không? Dây dẫn nước mới hay cũ, có bị quá tải không? Các ống dẫn nước còn tốt không? Có thiết bị phát hiện nước không và chúng có hoạt động bình thường không? Có vấn đề gì với hệ thống kiểm soát khí hậu không? Chắc hẳn bạn cũng đã suy nghĩ về nhiều câu hỏi khác nữa. Bạn nên tổng hợp chúng thành một danh sách đánh giá nguy cơ của riêng mình. Cũng cần phải xem xét tính dễ tổn thương của các hiện vật trong bộ sưu tập. Chúng được làm bằng những vật liệu gì? Có dễ bị hư hỏng không? Có dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm, cháy, vỡ hay những vấn đề tương tự không? Các bộ sưu tập được lưu trữ ở đâu và như thế nào? Chúng có được để trong khung/hộp bảo vệ không? Giá lưu trữ có được gắn chặt vào các kết cấu của toà nhà không? Chúng có vững chắc không? Có hiện vật nào được để ngay trên sàn nhà, nơi mà chúng dễ bị ngập lụt hoặc nước dò rỉ làm hư hại không? Mọi hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất là 10 cm và được đặt trên giá không thấm nước. Có hiện vật nào được để dưới hoặc gần các nguồn nước không? Hãy phân tích các quy trình an ninh và bố trí trong toà nhà của bạn. Nguồn tài liệu của bạn có nằm trong nguy cơ bị trộm cắp, phá hoại của con người hay của côn trùng không? Hãy xem xét những rủi ro về mặt quản lý. Các bộ sưu tập của cơ quan bạn đã được bảo đảm chưa? Việc kiểm kê tài liệu đã chính xác và đầy đủ chưa? Bản sao kết quả kiểm kê này đã được lưu giữ tại các vị trí khác chưa? Đã lập danh mục ưu tiên cho bộ sưu tập của bạn chưa? Nói cách khác, bạn đã biết bộ sưu tập nào của cơ quan mình cần được quan tâm trước tiên trong trường hợp hoả hoạn, ngập nước hoặc các trường hợp khẩn cấp khác xảy ra chưa? Bạn đã sao lưu dự phòng danh mục những tài liệu cần ưu tiên chưa, nếu như trong trường hợp bạn không thể tiếp cận được với những hiện vật đáng được ưu tiên hàng đầu này khi mà những huỷ hại của toà nhà hay của các thảm hoạ tự nhiên xẩy ra? Dường như có quá nhiều câu hỏi, nhưng khi bạn đã kết thúc quá trình khảo sát, bạn sẽ có cái nhìn đúng đắn về những nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ quan của mình. Mặc dù có nhiều loại nguy cơ khác nhau nhưng các nguy cơ phổ biến nhất là nước, lửa, huỷ hoại vật chất do hoá chất, hoặc là sự kết hợp các loại nguy cơ trên. Các quy trình cụ thể của một kế hoạch đối phó với rủi ro tập trung vào việc ngăn ngừa và giảm nhẹ những huỷ hoại đó. Làm giảm nguy cơ Khi đã chỉ ra được các nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ quan, người chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch cần phải đưa ra một chương trình với những mục tiêu cụ thể, phụ thuộc vào các nguồn lực đã có và các hoạt động của cơ quan để loại trừ đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Các yếu tố địa lý và khí hậu thì không thay đổi được, nhưng các yếu tố khác thì con người có thể thay đổi được. Nếu như giám sát, sửa chữa và cải tiến thường xuyên các điều kiện của nguồn tài liệu và toà nhà thì có thể loại trừ được nhiều tình huống khẩn cấp. Nếu chưa có một chương trình giám định và bảo dưỡng thường xuyên toà nhà thì phải đặt việc này thành ưu tiên số một. Nó giúp ngăn ngừa và giảm thiểu những rủi ro thông thường do các đường ống bị nổ, thiết bị kiểm soát khí hậu bị hỏng, dây điện mòn, đường thoát nước bị tắc và các vấn đề khác nữa gây ra. Nếu không thể thực hiện được ngay các cải tiến này thì hãy lập kế hoạch và thực hiện nó. Nếu một số vấn đề trong chương trình này tỏ ra không khả thi hay bị trì hoãn thì hãy chuyển sang bước kế tiếp và quay trở lại khi nó có khả năng dễ thực thi hơn. Một khi các hệ thống và toà nhà hoạt động ổn định, hãy thiết lập một lịch trình bảo dưỡng. Sửa chữa chắp vá và trì hoãn công việc bảo dưỡng chỉ đẩy nhanh sự suy thoái, làm tăng các nguy cơ hư hại mà thôi. Hãy ghi chép và lưu lại các sự cố của toà nhà như đường ống tắc và thiết bị hư hỏng. Bạn càng biết nhiều về toà nhà và những hoạt động của nó thì càng có thể sửa chữa nhanh hơn (và ít tốn kém hơn). Thảm hoạ phổ biến nhất với các bảo tàng và thư viện là do nước gây ra, nhưng mỗi cơ quan lưu giữ các tài liệu quý hiếm, có giá trị cần phải có một hệ thống phòng chống hoả hoạn thật tốt. Do hầu hết các trường hợp khẩn cấp đều xảy ra ngoài giờ làm việc, nên đầu tư cho một hệ thống phát hiện và cảnh báo hoả hoạn đáng tin cậy, được giám sát một cách chuyên nghiệp 24/24h là một đầu tư khôn ngoan. Nếu có thể, các bộ sưu tập phải được một hệ thống cứu hoả có trách nhiệm dập lửa bảo vệ. Khí halon không còn được sử dụng nữa, mà các chuyên gia làm công tác bảo quản hiện nay khuyên các thư viện và cơ quan lưu trữ nên dùng hệ thống vòi phun đường ống ướt. Ngoài ra, trong những năm gần đây, các hệ thống phun sương ngày càng trở nên phổ biến. Chúng có tác dụng dập lửa với lượng nước sử dụng ít hơn nhiều so với hệ thống vòi phun truyền thống. Trước khi lựa chọn một hệ thống phòng chống hoả hoạn, cần tham vấn một chuyên gia bảo quản hoặc chuyên gia phòng chống hoả hoạn để biết thêm những thông tin về các thành tựu mới nhất trong phòng chống hoả hoạn và có những lời khuyên phù hợp cho trường hợp cụ thể của bạn. Mọi hệ thống phòng chống hoả hoạn cần phải được các chuyên gia có kinh nghiệm với các bảo tàng, cơ quan lưu trữ và thư viện thiết kế và lắp đặt vì các cơ quan này có nhu cầu rất khác biệt so với các hộ gia đình. Hãy nói chuyện với các đồng nghiệp ở các cơ quan, địa phương khác hoặc với một chuyên gia bảo quản để được hướng dẫn. Phải kiểm tra, xem xét các vấn đề mà họ giới thiệu. Các hoạt động làm giảm nguy cơ cho toà nhà và bộ sưu tập bao gồm duy trì việc kiểm kê bộ sưu tập, cải thiện điều kiện lưu trữ và tuân thủ các quy trình an ninh. Bản kiểm kê sẽ cung cấp một danh sách cơ bản, có tác dụng hỗ trợ trong việc thiết lập ưu tiên, và có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm an toàn cho nguồn tài liệu. Việc cải thiện điều kiện lưu trữ như đóng hộp và đặt các hiện vật cách sàn nhà sẽ làm giảm hoặc loại trừ những thiệt hại khi xảy ra rủi ro. Các quy trình an ninh toàn diện sẽ ngăn ngừa được sự trộm cắp, phá hoại và các nguy cơ hoả hoạn khác. Kế hoạch hợp tác Việc hoạch định kinh nghiệm đối phó với các rủi ro không thể tiến hành một cách riêng rẽ, mà để đạt được hiệu quả, cần kết hợp nó với các quy trình hoạt động khác của cơ quan. Trên thực tế, bạn có thể nhận thấy rằng khi hoạch định kế hoạch đối phó với các thảm hoạ, bạn còn có thể giúp hoàn thiện nhiều mục tiêu khác nữa. Ví dụ như một hệ thống kiểm soát khí hậu hoạt động tốt sẽ ngăn ngừa sự tăng giảm thất thường của nhiệt độ và độ ẩm, giúp ổn định môi trường và tăng cường tuổi thọ cho các bộ sưu tập. Cùng lúc, nó cũng giúp ngăn chặn nguy cơ dò rỉ nước từ các thiết bị điều hoà không khí. Tương tự, nếu một cơ quan khảo sát tốt các bộ sưu tập và đưa ra bản kiểm kê cho việc hoạch định kế hoạch, thì đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà nghiên cứu v...ể họ hoạt động có hiệu quả. Giám đốc phụ trách an ninh phải chỉ ra được những phương tiện, hướng dẫn và giám sát đối với nhân viên an ninh. Nên làm việc với họ để lập ra một thời gian biểu cho việc giám sát các hoạt động của tổ chức cũng như cơ chế báo cáo thường xuyên. Quản lý bộ sưu tập và vấn đề an ninh Quản lý sưu tập là một phần quan trọng của việc đảm bảo an ninh. Nếu như các bộ sưu tập không được quản lý chặt chẽ thì khó có thể xác định được hiện vật nào bị mất. Trong những trường hợp tồi tệ nhất thì những tài liệu về danh sách sưu tập và các dấu hiệu nhận diện của chúng sẽ giúp chứng tỏ rằng hiện vật đó chính là vật bị mất và là bằng cớ để chứng tỏ quyền sở hữu hợp pháp của tổ chức đó. Các tài liệu chi tiết còn giúp các chuyên viên lưu trữ và quản thủ thư viện tách riêng những hiện vật thực sự có giá trị để bảo quản theo chế độ đặc biệt. Ngoài ra, việc kiểm kê thường xuyên sẽ giúp xác định những hiện vật bị mất. Các hoạt động quản lý cụ thể có hiệu quả duy trì an ninh bao gồm: - Thường xuyên kiểm kê các bộ sưu tập. - Sắp xếp các khu vực lưu trữ để việc kiểm kê được dễ dàng, nhanh chóng. Khi các hiện vật được chuyển đến kho lưu trữ, phải nhận diện và tách riêng các hiện vật quý và/hoặc các hiện vật có giá trị trưng bày (về giá trị tiền tệ hoặc giá trị thực chất). Tốt nhất là lưu trữ chúng một cách độc lập ở một khu vực an ninh cao và cân nhắc việc sao chép hoặc chụp ảnh chúng để sử dụng thay cho bản gốc. - Nếu không thể lưu trữ riêng các hiện vật có giá trị thì hãy đặt chúng vào các khu vực độc lập trong phần sưu tập để nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra. Hãy thiết lập các thủ tục kiểm tra tính toàn vẹn của chúng trước và sau khi sử dụng. - Lập tài liệu mô tả chi tiết về các hiện vật có giá trị để có thể nhận diện và thu hồi chúng trong trường hợp mất cắp. Phải tiến hành bảo hiểm cho chúng. - Xem xét việc sử dụng một dấu hiệu nhận biết nào đó cho bộ sưu tập. Điều này có thể sẽ không phù hợp với các hiện vật có giá trị nhưng nó lại có tác dụng trong một số trường hợp nhất định. - Sử dụng các phiếu, bản ghi, hệ thống vi tính,để thu thập thông tin về việc sử dụng bộ sưu tập trong quá trình nghiên cứu, cho mượn, trưng bày, bảo tồn, hay chụp ảnh - Không cho phép khách tiếp cận với những bộ sưu tập chưa được xử lý. - Cần nhớ rằng những thông tin thu thập được bên trong nơi bảo quản có ý nghĩa quan trọng với việc tiếp cận bộ sưu tập. Do nguy cơ bị trộm cắp, những tài liệu cập nhật phải được cất giữ an toàn ở một khu riêng biệt. Quản lý khách đến nghiên cứu Các nhân viên lưu trữ và người quản thủ thư viện phải duy trì được quan hệ tốt với khách hàng nhưng đồng thời phải thực hiện tốt các quy định và thủ tục đề ra. Thật không may là có những trường hợp đáng tiếc đã xảy ra với những khách hàng thường xuyên và các nhà nghiên cứu uy tín do họ được hưởng đặc quyền tiếp xúc với bộ sưu tập. Họ được phép làm việc mà không bị giám sát hay kiểm tra việc sử dụng tài liệu. Chỉ đến sau này thì nơi lưu trữ mới phát hiện ra sự tổn thất, mà thường là đối với các hiện vật quý hiếm nhất. Cần phải nhớ rằng sự an toàn của bộ sưu tập phải được đặt lên hàng đầu. Phần lớn khách sẽ thông cảm và tuân thủ những quy định và thủ tục nếu như họ được giải thích rõ ràng. Nền tảng của công tác quản lý các bộ sưu tập quý nằm ở việc giám sátbạn đọc; kiểm tra những đồ đạc họ mang theo cũng như kiểm tra các hiện vật sưu tập (trước và sau khi sử dụng); duy trì các tài liệu. Việc giám sát, kiểm tra này giúp ngăn ngừa trộm cắp và phá hoại; việc lưu lại qúa trình sử dụng tài liệu sẽ có ích khi điều tra mất mát. Cơ quan lưu trữ Hoa Kỳ thường xuyên lưu giữ những số liệu này trong 25 năm. Nếu như những việc này được tiến hành thường xuyên thì những khách hàng sử dụng bộ sưu tập sẽ được kiểm soát chặt chẽ, ngay cả ở những khu vực lưu trữ nhỏ nhất. Những quá trình sau được áp dụng với việc sử dụng bộ sưu tập trong cơ quan lưu trữ hay bộ sưu tập có giá trị của một thư viện trong phòng đọc riêng biệt, chứ không phù hợp với một bộ sưu tập được luân chuyển nói chung. Tiếp cận khách hàng: từng bước một 1.Mọi người khách đến sử dụng tư liệu cần phải đăng ký: -Mỗi người phải điền vào một bản đăng ký nêu rõ các thông tin yêu cầu và cung cấp các thông tin về mục đích nghiên cứu. Phải ký vào một sổ nhật trình. -Mọi khách hàng phải trình chứng minh thư có dán ảnh khi làm đăng ký, một nhân viên có trách nhiệm giám sát quy trình đăng ký để chắc chắn rằng tên trong chứng minh thư phù hợp với tên của người trong bản đăng ký. -Nếu cần, chứng minh thư có dán ảnh đó phải được giữ lại cho đến khi khách trả lại tài liệu. Chứng minh thư này cần được kẹp với bản đăng ký đã hoàn tất và được giữ ở vị trí an toàn. ở những tổ chức lưu trữ lớn, khách được cấp một thẻ nghiên cứu để được sử dụng tài liệu trong khu vực này. 2. Thực hiện phỏng vấn khách: -Ghi lại những gì mỗi khách hàng quan tâm -Nói chuyện về đề tài họ đang nghiên cứu và đánh giá yêu cầu của họ. -Giới hạn số lượng tài liệu họ được phép tiếp cận bằng việc đánh giá nhu cầu của họ. -Nghiên cứu kỹ những gì người khách chú ý đến. -Giải thích về các thiết bị trợ giúp, catalog và các dịch vụ khác. 3. Giải thích quy định sử dụng tài liệu: -Chỉ cho phép sử dụng những tài liệu nghiên cứu cần thiết trong phòng đọc. Nơi lưu trữ cần cung cấp những nơi chứa đồ an toàn cho khách (áo khoác, túi, ví, túi sách, tài liệu) -Bố trí tách biệt nơi chứa đồ và nơi để những đồ khách được sử dụng trong phòng đọc cách xa bàn đọc sách. - Phải có hướng dẫn bằng văn bản cách sử dụng tài liệu hợp lý (ví dụ như: chú ý không làm hư bìa sách, sử dụng bút chì, thay cho bút mực khi sử dụng tài liệu) -Nhắc nhở khách đặt tài liệu vào đúng chỗ/ thứ tự của chúng. Hạn chế số lượng các hộp tra cứu mà họ có thể sử dụng cùng một lúc. Hướng dẫn họ mang theo giấy/rác khi rời phòng đọc. -Hướng dẫn cách sử dụng các phiếu tra cứu. Tất cả các tài liệu sưu tập được sử dụng phải được ghi trên phiếu, và khách phải ký vào các phiếu này. - Yêu cầu khách phải ký vào một văn bản nêu rõ rằng họ hiểu và đồng ý chấp hành những quy định về sử dụng tài liệu. 4. Phòng đọc luôn phải có mặt các nhân viên. Tốt nhất là nên có 2 nhân viên: 1 người lấy tài liệu cho khách, 1 người giám sát khách hàng. 5. Kiểm tra các hộp tra cứu xem chúng có đầy đủ và hoàn chỉnh hay không trước và sau khi khách sử dụng. 6. Mỗi khi khách rời khỏi phòng đọc, cần kiểm tra các tài liệu khách được phép mang vào phòng đọc. 7. Kiểm tra tính hoàn chỉnh bộ sưu tập trước khi sắp xếp lại. Cần thiết phải lập kế hoạch lưu giữ để đảm bảo rằng các bản đăng ký và phiếu yêu cầu luôn sẵn sàng khi có yêu cầu điều tra những trường hợp mất mát. Phải quyết định xem chúng được lưu giữ trong thời gian bao lâu. Sự tiếp cận của khách trong những cơ quan lưu trữ nhỏ: Những hướng dẫn trên đây có vẻ khó thực hiện (nếu không muốn nói là không thể thực hiện được) đối với các cơ quan lưu trữ nhỏ có ít nhân viên như các hội sử học (thường chỉ có nhân viên tình nguyện) và các thư viện công cộng (có trách nhiệm quản lý các bộ sưu tập và luân chuyển chúng). Tuy nhiên với sự nỗ lực (cùng với cam kết của tổ chức) thì vẫn có thể đảm bảo an ninh ở một chừng mực nào đó ngay cả trong trường hợp không có đủ nhân viên để giám sát liên tục khách đọc. Nhưng cho dù các cơ quan lưu trữ và thư viện có nhỏ và thiếu nhân viên đến mức nào, thì vẫn cần phải yêu cầu khách làm thủ tục đăng ký và lưu được thông tin về tài liệu mà khách đã sử dụng. Trong trường hợp này, tốt nhất là giữ chứng minh thư của khách cho đến khi họ ra về, nó giúp giảm thiểu khả năng họ sẽ mang tài liệu của bộ sưu tập ra về. Các chứng minh thư này cần được để trong một ngăn khoá an toàn. Về vấn đề giám sát, quan trọng nhất là lập ra một khu vực có thể giám sát được người đọc khi họ đang làm việc và là nơi họ không thể ra về mà không bị giám sát. ở các hội sử học thì khách đến phải hẹn trước và đến khi có mặt tình nguyện viên. ở các thư viện, nếu không có đủ nhân viên để giám sát phòng đọc các bộ sưu tập đặc biệt thì nên yêu cầu khách làm việc ở những bàn mà người quản thư chính và những nhân viên thư viện khác dễ quan sát. Trong trường hợp không thể giám sát liên tục, nên kiểm tra đồ đạc của khách khi họ ra khỏi toà nhà và kiểm tra các tài liệu trước và sau khi sử dụng. Điều này có vẻ khá phiền toái nhưng nó sẽ dễ dàng hơn nếu giải thích rõ cho khách về các quy định và các lý do của chúng ngay từ đầu. Các tổ chức cần tham khảo với bên tư vấn để bảo đảm rằng họ tuân thủ các quy định của pháp luật về quyền riêng tư, nghiên cứu và bắt giữ. Còn đối với các bộ sưu tập tài liệu lịch sử không bao gồm các tài liệu quý hiếm thì nên sử dụng hệ thống an ninh để bảo vệ sách. Cần nhớ rằng mục đích của những quy trình này không phải là gây rắc rối cho khách nghiên cứu mà là để bảo vệ an toàn cho các bộ sưu tập của tổ chức và chứng tỏ với họ rằng những tài liệu đó có ý nghĩa rất quan trọng với tổ chức của bạn. Quản lý nhân viên Cần có sự tham gia của mọi nhân viên trong những nỗ lực hoạch định chương trình an ninh để có thể có được một chương trình hiệu quả, có tính thực thi cao. Các nhân viên trực tiếp làm việc với khách là nguồn đầu vào quan trọng để xác định xem làm cách nào để cải tiến các quy trình an ninh, phải khuyến khích họ đóng góp ý kiến. Vấn đề đào tạo nhân viên thực hiện kế hoạch an ninh mang tính thiết yếu do nguyên nhân chủ yếu mà các quy trình an ninh hiện có không được thực hiện, chính là do các nhân viên không cảm thấy thoải mái để thực hiện chúng. Nhân viên phải được yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định, luật lệ và quy trình, không có một ngoại lệ nào. Nếu như thường xuyên có ngoại lệ thì sự lỏng lẻo này sẽ tạo cơ hội cho trộm cắp và phá hoại. Người giám sát trong phòng đọc không phải bắt buộc lúc nào cũng ngồi một chỗ. Người này nên đi quanh phòng đọc 1 cách thường xuyên để quan sát cũng như để hỗ trợ người đọc. Mọi ghế ngồi trong phòng đọc phải được sắp xếp đối diện với người giám sát theo thứ tự dễ quan sát. Nếu như xếp ghế cả ở hai bên xung quanh bàn thì sẽ rất khó quan sát. Trong khi hướng dẫn cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc thực thi nghiêm túc các quy trình an ninh, cần phải huấn luyện cho họ cách đối phó với những tình huống khó khăn khi thực hiện những quy trình đó. Một nhân viên cần phải làm gì nếu như một khách hàng từ chối làm thủ tục đăng ký?, nếu như một người khách không cho kiểm tra đồ đạc mang theo?, nếu như một người khách sử dụng tài liệu một cách cẩu thả? Nếu như nơi lưu trữ không có nhân viên an ninh chuyên trách thì tốt nhất nên mời một chuyên gia an ninh đến hướng dẫn về các vấn đề này cho nhân viên. Thật không may là một khía cạnh nữa của việc quản lý nhân viên bao gồm việc bảo vệ bộ sưu tập khỏi sự trộm cắp từ chính những nhân viên của tổ chức cơ quan. Có một số biện pháp phòng bị cần thực hiện: cần xem xét kỹ lý lịch của nhân viên trước khi thuê; hạn chế sự tiếp xúc của nhân viên đối với 1 số khu vực; quản lý chìa khoá chặt chẽ; kiểm tra đồ dùng của nhân viên trước khi ra khỏi toà nhà lưu trữ; hoặc có thể yêu cầu nhân viên ký vào sổ nhật trình khi vào và ra khỏi toà nhà, kể cả trong và sau giờ làm việc. Đối phó với một vấn đề an ninh Do không thể ngăn chặn được mọi vụ trộm cắp và phá hoại, nên một kế hoạch an ninh cần thiết phải bao gồm những quy trình đối phó với các sơ hở về an ninh. Đó có thể là trường hợp phát hiện ra mất mát sau khi mọi sự đã rồi, hoặc phát hiện ra khi vụ trộm đang diễn ra; hay một khách nghiên cứu hoặc thậm chí cả nhân viên có hành vi đáng ngờ. Trong mọi trường hợp, mục tiêu luôn là thu hồi lại các tài liệu bị mất và bắt giữ kẻ chịu trách nhiệm. Điều này có thành công hay không là phụ thuộc vào phản ứng có nhanh chóng, kịp thời hay không. Dưới đây là một số hướng dẫn chung về cách phản ứng trong một số trường hợp cụ thể. Cần thiết phải nhớ rằng bạn phải nắm rõ các quy định của pháp luật địa phương, bang và liên bang về hành vi trộm cắp và phá hoại các tài liệu của thư viện và cơ quan lưu trữ trước khi phác thảo các quy định riêng của tổ chức mình. Nếu như nhân viên cảm thấy nghi ngờ một khách hàng thì họ chỉ được phép hành động nếu như họ thực sự nhìn thấy hành vi trộm cắp đó hoặc phát hiện thấy tài liệu bị mất mát trong quá trình kiểm tra trước và sau khi giao cho khách sử dụng. Khi đó, nhân viên phải yêu cầu người khách đó đi vào một văn phòng riêng, độc lập với phòng đọc. Nếu có thể, nên có 2 nhân viên đi cùng để 1 người đóng vai trò làm nhân chứng. Cần nhớ là không được động chạm hay ép buộc khách. Nếu như người đó cứ khăng khăng ra về, thì một người có nhiệm vụ thông báo cho cơ quan chức năng, một người theo sát người khách để có thể mô tả được chiếc xe người khách đó sử dụng. Trong các trường hợp khác, nhân viên nên ghi chép chi tiết mọi thông tin có liên quan đến vụ việc làm cơ sở cho việc điều tra trong tương lai. Một số dấu hiệu để nghi ngờ một nhân viên có hành vi trộm cắp bao gồm: 1 người thường xuyên báo cáo có hiện vật bị đánh cắp/ bị mất; người có hành vi sửa chữa/ thay đổi những dữ liệu về bộ sưu tập; một người luôn yêu cầu được hưởng ngoại lệ đối với những quy định của cơ quan lưu trữ; một người có điều kiện sống quá khá giả so với những gì anh ta kiếm được. Nếu như có những nghi ngờ như trên với một nhân viên, phải xác định rõ những thủ tục cần tiến hành tiếp theo trước khi tiếp cận với nhân viên đó. Người này cần được đối chất với ít nhất 2 giám sát viên để có cơ hội giải thích cho những hành động của mình. Có thể cho người đó nghỉ việc một thời gian và/hoặc thông báo với nhân viên bảo vệ hoặc người có trách nhiệm về an ninh. Nhưng thường thì vụ trộm được phát hiện sau khi mọi sự đã rồi, khiến cho việc xác định thủ phạm thêm khó khăn. Trong trường hợp này, giám đốc phụ trách an ninh trước hết cần xác định chính xác xem vật bị mất là gì (có thể tiến hành kiểm kê toàn bộ bộ sưu tập nếu nghi ngờ nhiều hiện vật bị mất), sau đó thông báo cho cảnh sát, công ty bảo hiểm và mọi tổ chức có liên quan (nếu cần thiết). Mọi hoạt động tiến hành nhằm thu hồi hiện vật bị mất và xác định kẻ trộm phải được ghi chép lại bằng văn bản. Nhất thiết các nhân viên trong tổ chức phải được hướng dẫn cụ thể để luôn sẵn sàng đối phó với những tình huống an ninh khẩn cấp. Mỗi nhân viên phải có một bản kế hoạch an ninh, được thực hành các quy trình đối phó và biết cách liên lạc với nhân viên có trách nhiệm về an ninh trong tổ chức và bên ngoài. Chuẩn bị và duy trì một kế hoạch an ninh Có thể áp dụng nhiều nguyên tắc cho việc thiết lập và duy trì một kế hoạch phản ứng với những rủi ro cho kế hoạch an ninh. Trên thực tế, đối với hầu hết mọi tổ chức, hai kế hoạch này có rất nhiều điểm chung. ở phần này có các tài liệu khác cung cấp hướng dẫn chi tiết để thiết lập một kế hoạch phản ứng với những rủi ro. Khi chuẩn bị cho một kế hoạch an ninh, bước đầu tiên là thành lập một uỷ ban (đối với các tổ chức nhỏ thì uỷ ban này có thể chỉ là 1 người) có trách nhiệm tiến hành khảo sát về an ninh, xác định những nguy cơ an ninh nghiêm trọng nhất, quyết định các biện pháp đối phó và thảo ra một kế hoạch an ninh. Uỷ ban này phải được người lãnh đạo cao nhất của tổ chức trao quyền hoạt động. Một kế hoạch an ninh bao gồm: các thông tin về mọi hệ thống an ninh trong toà nhà; thông tin về việc phân chia và quản lý các chìa khoá của toà nhà cũng như chìa khoá các khu vực lưu trữ đặc biệt; các bản sao về mọi chính sách và quy định liên quan đến các vấn đề an ninh (việc sử dụng bộ sưu tập của khách và nhân viên tổ chức, các chính sách quản lý bộ sưu tập); một bản kê các biện pháp ngăn ngừa sẽ được tiến hành; một danh sách các biện pháp phản ứng đối với các sơ suất về an ninh (ví dụ như một vụ trộm, đang tiến hành hay đã xảy ra). Cần nhớ rằng trong một số trường hợp, không nên đề cập đến một số thông tin ở trên (ví dụ như thông tin về hệ thống an ninh và thông tin về quản lý chìa khoá) trong mọi bản sao của kế hoạch. Những thông tin này chỉ được trình lên một số nhân viên cấp cao của tổ chức mà thôi. Các bản sao của kế hoạch cần được giữ ở một khu vực an toàn mà công chúng nói chung không thể tiếp cận được. Khi bạn chịu trách nhiệm thảo bản kế hoạch này, bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp về khối lượng công việc cần phải thực hiện, nhất là khi tổ chức của bạn chưa có một kế hoạch an ninh có tính hệ thống. Tốt nhất là nên chia bản kế hoạch này thành những chuyên đề nhỏ (ví dụ như bắt đầu bằng việc các chính sách sử dụng bộ sưu tập hoặc các quy trình phản ứng khi phát hiện một vụ trộm đang diễn ra). Nó sẽ giúp hạn chế bớt những khó khăn và bạn sẽ có cảm giác an tâm khi hoàn thành xong mỗi phần của bản kế hoạch. Khi hoàn thành xong bản kế hoạch, đừng để nó bị bụi bám đầy trên giá. Cần phải cùng mọi nhân viên khác xem xét, đánh giá lại theo định kỳ; cập nhật bản kế hoạch khi các thông tin thay đổi; cải tiến để nó có thể đối phó được với bất kỳ tình huống khẩn cấp nào. Kết luận Có một thực tế không may là các thư viện và cơ quan lưu trữ phải luôn quan tâm đến vấn đề an ninh cho các bộ sưu tập của mình. Tốt nhất là mỗi tổ chức lưu trữ cần tiến hành tự khảo sát và thiết lập một kế hoạch an ninh cho riêng mình. Mặc dù trên thị trường đã có những thiết bị an ninh tự động, nhưng không thể ỷ lại vào chúng mà bỏ qua các biện pháp khác. Kế hoạch an ninh của một tổ chức cần phải bao gồm các chính sách và quy định về việc tiếp xúc của nhân viên và khách hàng với bộ sưu tập; các cơ chế để nhận diện hiện vật bị đánh cắp và quy trình phản ứng với các sơ suất an ninh. Quan trọng hơn cả, tổ chức phải thấy được những khó khăn mà nhân viên của mình sẽ gặp phải khi thực hiện các chính sách an ninh đó; đồng thời phải đào tạo cho họ về tầm quan trọng của các hoạt động an ninh cũng như hướng dẫn cho họ những kỹ năng cần thiết để tiến hành chúng một cách hiệu quả. Chú thích 1. Các hướng dẫn tóm tắt ở đây sẽ được chi tiết hoá ở Chương 8, “Quản lý khủng hoảng: trong Gregor Trinkaus-Randall, Cách bảo vệ bộ sưu tập của bạn: cuốn hướng dẫn về an ninh sưu tập (Chicago: Hội Lưu trữ Hoa Kỳ, 1995). 2. Ví dụ, nếu một người muốn thông báo về việc mất mát, phát hiện hay thông tin về tài liệu giả mạo đến Hiệp hội các nhà bán sách cổ Hoa Kỳ. Để biết thêm thông tin liên hệ, hãy xem Các nguồn cung cấp thông tin chi tiết ở cuối tài liệu này. Các nguồn thông tin Hội An ninh Công nghiệp Hoa Kỳ. Ban thường trực ASIS về an ninh bảo tàng. Cuốn “Hướng dẫn về an ninh bảo tàng” (Suggested Guidelines in Museum Security), Arlington, VS: ASIS, 1989, 21 trang. Có thể mua tác phẩm này bằng cách liên hệ Dịch vụ khách hàng ASIS, (703) 519-6200 để có catalog và/hoặc mẫu yêu cầu mua và các thông tin khác. Ký hiệu catalog là #1036. Giá là $16 cho hội viên là, $25 cho những người khác. ---------. ASIS điện tử. ASIS là tổ chức thành viên về an ninh chuyên nghiệp, cung cấp các thông tin và hướng dẫn đa dạng qua các trang web, bao gồm các sự kiện và các bài viết tóm tắt được lựa chọn từ hơn 1000 ấn phẩm. Hiệp hội Bảo hiểm rủi ro Hoa Kỳ. ARIA (American Risk and insurance association) là hiệp hội quản lý rủi ro và bảo hiểm chuyên nghiệp của các chuyên gia hàng đầu. Hãy liên hệ với họ theo địa chỉ: PO Box 9001, Mount Vernon, NY 10552. Điện thoại (914) 699-2020, fax: (914) 699-2025. Trang web của họ có nhiều thông tin có thể tham khảo về các thông tin bảo hiểm và có nhiều đường kết nối. Các hội viên có thể xem Tập san về Rủi ro và Bảo hiểm rủi ro của ARIA trên Hiệp hội của những người kinh doanh sách cổ Hoa Kỳ (ABAA). Trụ sở chính tại 20 W, đường 44, New York, NY 10035-6604. Điện thoại (212) 944-8291, fax (212) 944-8293, email: abaa@panix.com. Trang web của họ có phần trợ giúp các nhà bán sách và phần quảng cáo về những hội chợ sách sắp tới. Có các đường dẫn tới các nguồn thông tin khác, gồm các báo cáo về các tài liệu bị đánh cắp, các tài liệu được tìm thấy và tài liệu giả. Hiệp hội các thư viện và trường nghiên cứu, Uỷ ban an ninh quản lý sách và bản thảo quý hiếm. Cuốn “Các hướng dẫn về trộm cắp trong thư viện” (Guidelines Regarding Thefts in Libraries), Tờ tin tức của các thư viện và trường nghiên cứu số 55 (1994): 289-94. Hiện có trên mạng Guidelines/Guidelines_R. Những ai có liên quan đến việc bảo quản các tài liệu quý của thư viện nên nghiên cứu kỹ những tài liệu này. Chaney, Michael và Alan F.MacDougall. “An ninh và Ngăn ngừa tội phạm trong thư viện” (Security and Crime Prevention in Libraries), Aldershot, Hants.; Brookfield, hiện vật: Công ty xuất bản Ashgate, 1992. Fennelly, Lawrence J., “An ninh hiệu quả” (Effective Physical Security), xuất bản lần 2. Boston: Butterworth-Heinemann, 1997. Cung cấp chi tiết về các thiết bị an ninh thiết yếu, bao gồm các thiết bị phần cứng và hệ thống an ninh. Trung tâm dữ liệu Interloc về sách và tài liệu bị đánh cắp. Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, có phương tiện để nhập thêm thông tin mới. Cung cấp dịch vụ miễn phí qua điện thoại trực tiếp và internet. Liên hệ Công ty Interloc, PO Box 5, Southworth, WA, 98386. Điện thoại (206) 8713617, fax (206) 871-5626, email: interlog@shaysnet.com. Interpol (International Criminal Policy Organization) (Tổ chức chống tội phạm quốc tế). Interpol đã làm nhiệm vụ phổ biến các thông tin về các vật phẩm nghệ thuật bị đánh cắp từ 1947. Trang web Chương trình Tài sản văn hoá mới được thiết lập sẽ cung cấp các bức ảnh và thông tin miêu tả để tăng cường khả năng thu hồi. Keller, Steven R., và Darrell R.Wilson. “Các hệ thống an ninh” (Security Systems). Phần “Lưu trữ các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên: Biện pháp bảo tồn” (Storage of Natural History Collections: A Preventive Conservation Approach), Chương I, Carolyn L.Rose, Catharine A. Hawks, và Hugh H. Genoways, 51-56, Iowa City, Iowa: Hội bảo tồn các bộ sưu tập lịch sử tự nhiên, 1995. Keller, Steven R. “Tiến hành khảo sát an ninh” (Conducting the Physical Security Survey). Deltona, Florida: Công ty Steven R. Keller và Liên danh, 1998. Tài liệu trên và nhiều tài liệu hay khác về bảo đảm an ninh văn hoá của Steven Keller hiện có tại usa.com. Có những tài liệu cụ thể sau: “Những sai lầm an ninh phổ biến của các bảo tàng” (The Most Common Security Mistakes That Most Museums Make). Deltona, Florida: Công ty Steven R. Keller và Hiệp hội, 1994. “Bảo vệ các toà nhà và công trình lịch sử” (Securing Historic Houses and Buildings). Deltona, Florida: Công ty Steven R. Keller và Hiệp hội, 1994. “12 điều giúp tăng cường chương trình an ninh của bạn” (A Dozen Things You Can Do to Improve Your Security Program). Deltona, Florida: Công ty Steven R. Keller và Hiệp hội, 1993. “Kế hoạch an ninh nội bộ” (A Plan for Achieving Internal Security). Deltona, Florida: Công ty Steven R. Keller và Hiệp hội, 1990 Liston, David. “An ninh bảo tàng và Công tác bảo vệ” (Museum Security and Protection). ICOM (Uỷ ban Quốc tế về An ninh bảo tàng). New York: Công ty Routledge, 1993. Ấn phẩm này đề cập đến mọi khía cạnh của công tác bảo vệ toà nhà và bảo vệ bộ sưu tập, trong đó có một chương viết khá hay về dịch vụ bảo vệ. McCabe, Gerard B. “Các thư viện hàn lâm ở khu vực nông thôn và thành phố: Một cẩm nang quản lý (Academic Libraries in Urban and Metropolitan Areas: A Management Handbook). Westport, CT: Greenwood Press, 1992. Bộ sưu tập tài liệu quản lý thư viện của Greenwood. Movlibs-L. Movlibs, do LAMA (Nhóm Hội thảo thư viện động) sáng lập. Đây là một diễn đàn cho các nhân viên thư viện quan tâm đến những vấn đề về di chuyển các bộ sưu tập, đồ đạc, thiết bị và nhân lực. Hãy gửi email theo địa chỉ listproc@ala.org để đăng ký, dòng Subject để trống, phần tin nhắn là “subscribe movlibs-L (họ và tên)”. Mạng lưới an ninh bảo tàng. MSN hoạt động với mục tiêu an toàn và an ninh cho các tài sản văn hoá. Các dịch vụ của chúng đa dạng từ cung cấp danh sách các địa chỉ gửi thư cho đến các đường dẫn tới các trang Web với các nguồn thông tin lý thú. Nội dung gồm có các bài viết, danh sách chuyên gia tư vấn, các tổ chức an ninh, các nguồn quản lý rủi ro, các báo cáo về mất mát. security.org/indexdefinitief.html? O’Neil, Robert Keating. “Quản lý an ninh thư viện và cơ quan lưu trữ: Cái nhìn từ bên ngoài” (Managemen of Library and Archival Security: From the Outside Looking In). Binghamton, NY: Công ty xuất bản Haworth, 1998. Menzi L.Behrnd-Klodt, JD, Luật sư/Chuyên viên lưu trữ, Klodt và Liên danh, Madison, WI: “Cung cấp các lời khuyên hữu ích và những ý kiến chuyên môn về bảo quản các tài liệu và hiện vật có giá trị. Nó không chỉ tập trung vào cách giải quyết hậu quả mà còn vào các biện pháp phòng ngừa và liên kết an ninh trong các chương trình bảo tồn. Đây là một cuốn sách hướng dẫn tuyệt vời. Các chuyên gia và các nhà quản lý của các tổ chức quy mô lớn hay nhỏ đều nên có. Patkus, Beth Lindblom. “An ninh cho các bộ sưu tập: Triển vọng của công tác bảo quản” (Collections Security: A Preservation Perspective). Tập san của Hội quản lý thư viện 25.1 (1998): 67-68. Tác phẩm này cung cấp các đánh giá toàn diện về các vấn đề rủi ro và an ninh trong việc bảo tồn các bộ sưu tập. Robertson, Guy. “Cuốn tiểu sử của Elvis vừa ra khỏi toà nhà mà chẳng ai phát hiện ra: Hướng dẫn cơ bản về nạn trộm cắp trong thư viện” (The Elvis Biography Has Just Left the Building, and Nobody Checked It Out: A Primer on Library Theft). Feliciter 44.10 (Tháng 10, 1998): 20-24. Tác giả miêu tả nhiều kỹ năng để đánh cắp trong thư viện và cơ quan lưu trữ với lối viết hài hước, sau đó nêu ra những phương pháp ngăn ngừa cơ bản. Safety-L. Là một danh sách thảo luận điện tử do LAMA (Nhóm Thảo luận về an ninh và an toàn cho các thiết bị và toà nhà) thiết kế nhằm xác định những quan tâm chung và đưa ra những giải pháp bổ trợ. Hãy gửi email theo địa chỉ listproc@ala.org để đăng ký, dòng Subject để trống, phần tin nhắn là “subscribe safety-L (họ và tên)”. Shuman, Bruce A. “Sổ tay an ninh và an toàn thư viện: Phòng ngừa, Chính sách và Quy trình” (Library Security and Safety Handbook: Prevention, Policies and Procedures). Chicago: Hiệp hội thư viện Hoa Kỳ, sắp xuất bản. ..“Thiết kế an toàn cho cá nhân trong thư viện” (Designing Personal Safety into Library Buildings). Các thư viện Hoa Kỳ 27.7 (Tháng 8. 1996): 37-39. Các hướng dẫn thiết thực cho việc tăng cường không gian trong thư viện và các quy trình bảo đảm an toàn cho khách và nhân viên. Totka, Vincent A., Jr. “Ngăn chặn việc khách trộm cắp trong các cơ quan lưu trữ: Triển vọng và các vấn đề pháp lý” (Preventing Patron Theft in the Archives: Legal Perspectives and Problems). Nhà lưu trữ Hoa Kỳ 56 (1993): 664-72. Để biết thêm thông tin về những vấn đề pháp lý, hãy truy cập trang Web của mạng lưới an ninh bảo tàng dưới đây. Trinkaus-Randall, Gregor. “Bảo vệ các bộ sưu tập của bạn: Sách hướng dẫn về an ninh lưu trữ” (Protecting Your Collections: A Manual of Archival Security). Chicago: Hiệp hội các nhà lưu trữ Hoa Kỳ, 1995. Một cuốn hướng dẫn cơ bản rất hữu ích trong việc phát triển 1 chương trình an ninh hiệu quả, mô tả chi tiết các bước thực hiện cơ bản. Wyly, Mary. “An ninh cho các bộ sưu tập đặc biệt: Các vấn đề, Xu hướng và ý thức” (Special Collections Security: Problems, Trends, and Consciousness). Library Trends số 36 (41987): 241-56. Một tài liệu cũ nhưng rất cơ bản, xem xét tổng thể những vấn đề an ninh, đặc biệt là việc sử dụng các tài liệu sưu tập đặc biệt. Mẫu phiếu đăng ký của bạn đọc Tên cơ quan, tổ chức Địa chỉ thư tín Số điện thoại Số fax Đăng ký của độc giả và các nội quy 1. Đề nghị ký tên vào sổ đăng ký khi bạn vào phòng đọc 2. Điền những thông tin sau, tìm hiểu nội quy và ký tên vào bản quy ước dưới đây Tên (ghi rõ): Chứng minh thư: Địa chỉ thư tín: Địa chỉ thường trú: Nơi công tác: Lĩnh vực nghiên cứu: Độc giả cần tuân theo những nội quy sau khi tra cứu các thư mục lưu trữ và ký xác nhận là sẽ thực hiện nghiêm túc các quy định. Độc giả sẽ được truy cập thông tin nếu tuân thủ nội quy của phòng đọc, việc này đảm bảo cho quá trình lưu trữ tài liệu được thực hiện nghiêm túc. Mẫu nội quy - Áo khoác, túi, ví, ba lô, cặp sách và những vật dụng tương tự cần để ở giá ngoài hành lang hoặc cất trong những ngăn tủ có khoá. - Trong bất cứ trường hợp nào, không được mang tài liệu ra khỏi khu vực tra cứu. Tài liệu tra cứu không được mượn về mà cần được tra cứu ngay tại khu vực lưu trữ. - Chỉ được dùng thức ăn, đồ uống tại các khu vực quy định. Cấm hút thuốc lá trong thư viện. - Được quyền đăng ký ba hộp tài liệu một lúc, nhưng chỉ đuợc đọc mỗi lúc một hộp tài liệu để đảm bảo các tài liệu không bị để lẫn vị trí trong các hộp chứa tài liệu. - Bạn đọc không được dùng tài liệu gốc khi phòng đọc có sẵn các bản sao ( dạng thu nhỏ, in chụp). - Sách cần được bảo quản theo vị trí cố định trong từng hộp, tủ tài liệu hay giá chứa. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc trả sách về đúng vị trí cũ, hoặc thấy sách ở trong tình trạng lộn xộn, cần báo ngay cho nhân viên thư viện. - Độc giả sẽ không được tiếp tục tra cứu các tài liệu lưu trữ nếu không tuân thủ các nội quy của thư viện một cách nghiêm túc. Bằng việc ký tên dưới đây, tôi xin cam đoan rằng mình đã đọc bản nội quy nói trên và tôi đồng ý sẽ tuân thủ các quy định này khi tra cứu tài liệu tại ....................... . Chữ ký -------------------------------------------- Ngày:----------------------------- -------------------- Tài liệu tra cứu: ----------------------------------------------------------------------- -------------------- Nhân viên thư viện: ------------------------------------------------------------------ ------