Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp vật liệu hoá chất

kịp về thời gian, đúng về qui cách , phẩm chất. Đây là một yếu tố khách quan, một điêù kiện chung của mọi nền sản xuất hàng hoá. Với ý nghiã đó, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu luôn luôn là vấn đề cấp bách, thôI thúc các nhà quản lý không ngừng ngiên cứu hoàn thiện nhằm quản ý và sử dụng nguyên vật liêụ một cách có hiệu quả. Là một xí nghiệp trong quân đội nhưng tự hạch toán sản xuất kinh doanh nên việc quản lý nguyên vật liệu của xí nghiệp cần được chú ý , đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu phục vụ cho các đơn vị trong quân đội và khâu chất lượng cần được quan tâm mà trong đó nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải đặc biệt chú trọng. Xuất phát từ lí do trên và sau quá trình thực tập tại xí nghiệp, chuyên đề đi sâu ngiên cứu đề tài”Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất”. Với mong muốn phần nào hiểu được thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp, từ đó rút ra được một số giải pháp nhằm góp phần không ngừng tăng cường công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại xí nghiệp hoá chất elinco- Bộ quốc phòng. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề này gồm 3 phần chính sau: Chương 1: Những lí luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất. Chương 3: Những ý kiến , đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp hoá chất . Vì khả năng và thời gian có hạn nên bản chuyênđề này chắc chắn còn thiếu xót. Em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và cán bộ kế toán của xí nghiệp để chuyên đề này được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn phó trưởng khoa kế toán- Học viện Tài Chính và các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán trường ĐạI học Công Đoàn và các cán bộ kế toán của xí nghiệp vật liệu hoá chất đã giúp em hoàn thành đề tài này. Hà nội, tháng 5 năm2002 Sinh viên: Chương1: Những lí luận chung về kế toán và tổ chức công tác kế toán vật liệu 1.1.Đặc điểm, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất . 1.1.1. Vai trò, đặc đIểm của vât liệu : Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất ( tư liệu lao động, sức lao động và đối tượng lao động) , là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể của sản phẩm. Trong mỗi quá trình sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị. Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới của sản phẩm tạo ra. Về mặt kĩ thuật, vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều trạng tháI khác nhau, phức tạp về mặt đặc tính lý hoá nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Từ những đặc điểm trên của vật liệu cho ta thấy chúng có vị trí, vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2 Yêu cầu quản lí. Quản lí vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. để quản lí tốt vật liệu trước hết quản lí chặt chẽ quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vạt tư là một trong những yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành một cách thuận lợi và nhanh chóng . Thực hiện tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm, hàng hoá là cơ sở để tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp. Tổ chức quản lí chặt chẽ vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát hư hỏng, giảm bớt được những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .Quản lí vật liệu còn là điều kiện để đánh giá lại tài sản cuả đơn vị một cách đầy đủ xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp . Với ý nghĩa đó, việc quản lí của doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Quản lí chặt chẽ các quá trình thu mua vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp. Tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng yêu cầu sử dụng và giá cả phải hợp lý, lựa chọn đúng thời điểm thu mua để hạ thấp chi phí thu mua góp phần hạ giá thành sản phẩm. - Tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng như trên đường vận chuyển. Phải có một hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại vật tư nhằm hạn chế hao hụt, hư hỏng, mất mát xảy ra trong quá trình bảo quản , vận chuyển. - Quản lí việc dự trữ vật liệu: PhảI đảm bảo dữ trữ một lượng nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn. PhảI dữ trữ sao cho không vượt quá mức dữ trữ tối đa ( để sản xuất liên tục bình thường ). - Quản lí việc sử dụng vật liệu : Cần thực hiện theo các định mức tiêu hao, đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hợp lí. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch mua và dữ trữ các loạI vật tư hợp lí. Đối với các doanh nghiệp sản xuất cần phải đảm bảo việc cung cấp vật tư kịp thời cả về số lượng và chất lượng. Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, đối tượng lao động được chuyển hoá toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới và hình thành chi phí nguyên vậu liệu trực tiếp. Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính tóan đúng đắn trị giá vốn ( hoặc giá thành) thực tế của vật tư , hàng hoá nhập, xuất, tồn kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . -Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư, hàng hoá cho sản xuất. -Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.1.4. Những nội dung chủ yếu của về hạch toán vật liệu Để thực hiện tốt các yêu cầu quản lí và các nhiệm vụ của kế toán vật liệu thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu phải bao gồm các nội dung sau: - Phân loại và lập danh sách vật liệu . -Xây dựng các nội quy, quy chế trong bảo quản vật tư. Trong kho trang bị đầy đủ phương tiện, các công cụ cân đo đong đếm vật tư. Về nhân sự phải có nhân viên bảo vệ, thủ kho thực hiện tốt việc hạch toán ban đầu ở kho. - Xây dựng định mức vật tư cần thiết: Các định mức vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức sử dụng vật tư như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu bao gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ cho khoa học, hợp lý. -Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách một cách thích hợp. -Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như các báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư. -Tổ chức phân tích về tình hình vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết. 1.2. Phân loại, đánh giá vật liệu 1.2.1. Phân loại. Trong doanh nghiệp vật liệu bao gồm nhiều loại, và có nhiều vai trò , tác dụng, tính chất lý hoá khác nhau và luôn biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, thứ vật liệu cần thiết phảI tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu có thể chia thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng và vật liệu khác. Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến gia công. 1.2.2.Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. 1.2.2.1.Các nguyên tắc đánh giá. Vật tư, hàng hoá hiện có ở doanh nghiệp được phản ánh trong sổ sách kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền bỏ ra của doanh nghiệp để có số vật tư, hàng hoá đó. Sự hình thành trị giá vốn của vật tư, hàng hoá được phân biết ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh như: +Trị giá vốn của vật tư, hàng hoá tại thời đIểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán( còn gọi là giá mua thực tế). ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT ,trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng, hàng trả lại (nếu có). ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp thì trị giá mua thực tế là trị giá thanh toán (gồm cả thuế GTGT), trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng, hàng trả lại (nếu có). +Trị giá vốn hàng mua nhập kho là trị giá thực tế của hàng mua nhập kho cùng các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, các khoản chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu (nếu có). + Trị giá vốn hàng của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời đIểm nhập kho. 1.2.2.2.Các cách đánh giá vật liệu ểĐánh gía vật liệu theo giá thực tế: -Đối với vật liệu nhập kho: Nguyên tắc giá đòi hỏi giá thực tế của vật liệu bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm gia công chế biến vật liệu bao gồm hai bộ phận giá bản thân vật liệu và chi phí mua, chi phí gia công, chế biến. Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu bao gồm các yếu tố cấu thành khác nhau. +Vật liệu mua ngoài, giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế nếu có) cộng với chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hàng mua được hưởng (nếu có). +Vật liệu doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giá thực tế bao gồm giá xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. +Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến gia công với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị gia công chế biến. +Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. +Giá thực tế của vật liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể theo giá ước tính. Giá thực tế vật liệu xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Có nhiều cách xác định giá vật liệu xuất kho: +Tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp này được áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao. Giá thực tế vật liệu xuất kho đươc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. +Tính theo giá bình quân gia quyền: Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kì Số lượng vật liệu tồn đầu kì + Số lượng vật liệu nhập kho trong kì Giá thực tế vật = Số lượng vật liệu *Đơn giá bình quân gia liệu xuất kho xuất kho quyền +Tính theo giá nhập trước, xuất trước (Fifo): Nguyên vật liệu nhập trước thì xuất trước, nhập sau thì xuất sau, nhập theo giá nào thì xuất theo giá đó. Nguyên vật liệu tồn kho tính theo lần nhập sau cùng. +Tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo) Nguyên vật liệu nhập sau thì xuất trước còn nguyên liệu nhập trước thì xuất sau. Nhập theo giá trị nào thì xuất theo giá trị đấy. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kì theo giá nguyên vật liệu nhập lần đầu tiên hoặc nguyên vật liệu tồn đầu kì. Phương pháp này có ưu điểm là cạp nhật kịp thời về giá trị nhập và xuất kho nguyên vật liệu và chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít doanh điểm nguyên vật liệu với số lần nhập xuất không nhiều. +Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tồn kho theo giá mua lần cuối cùng. Phương pháp này coi giá trị của nguyên vật liệu tồn kho được tính theo lần cuối cùng. Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL xuất = Giá trị NVL + Giá trị NVL - Giá trị NVL dùng trong kì tồn đầu kì mua vào trong kì tồn cuối kì Giá trị NVL = Số lượng NVL * Đơn giá mua NVL mua lần tồn cuối kì tồn cuối kì cuối cùng Phương pháp này khá đơn giản nhưng không kịp thời và thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì. 1.3. Kế toán chi tiết vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán NVL Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo quyết định 114TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và quyết định 167 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: -Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) -Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH) -Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buột này ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn tuỳ theo đặc điểm tình hình cụ thể của từng loại doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, các thành phần kinh tế khác nhau. -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (Mẫu 07-VT) 1.3.2. Hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho của các doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành ở kho và ở phòng kế toán. 1.3.3. Các sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong từng doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất -tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mà số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả mặt lượng và mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng cho doanh nghiệp. Ngoài các loại sổ trên còn có thể sử dụng trong các bảng kê nhập, xuất , tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.3.4. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Có ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu đó là phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. 1.3.4.1. Nguyên tắc hạch toán -Phương pháp ghi thẻ song song: Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho ghi chép về mặt lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. -Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp nàylà ở kho theo dõi về mặt lượng, phòng kế toán theo dõi, ghi chép về cả mặt lượng và gía trị theo từng kho, từng thứ vật liệu. -Phương pháp sổ số dư: Nguyên tắc hạch toán đối với phương pháp này là ở kho ghi chép về mặt lượng, còn ở phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị của từng thứ vật liệu. 1.3.4.2.Trình tự ghi chép - ở kho: Hàng ngày khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, dụng cụ, thủ kho phảI kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày, tính số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc do kế toán xuống tận kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Riêng với phương pháp ghi sổ số dư, cuối tháng thủ kho phải ghi số tồn kho đã được tính trên thẻ kho (về số lượng) vào số dư cột số lượng. - ở phòng kế toán: +Phương pháp thẻ song song: Phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với số thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả về số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phảI kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ sau đó ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ (thẻ) chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu. Phiếu nhập kho Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Bảng tổng hợp nhập , xuất, tồn VL Thẻ kho Sổ(thẻ)chi tiết VL Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu +Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán mở sổ đối chiếu chi tiết luân chuyển hạch toán số lượng và số tiền theo từng kho, từng thứ vật liệu. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ vật liệu chỉ ghi một dòng. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Bảngkê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếuxuất kho Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Đối chiếu số liệu Ghi cuối tháng +Phương pháp sổ số dư: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật tư vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được các phiếu nhập, xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và căn cứ vào đó lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất. Rồi từ các bảng này lập bảng nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn gía hạch toán để tính ra số tồn kho của từng thứ, nhóm, loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Căn cứ vào số tồn kho cuối tháng trên sổ số dư kế toán số tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho và số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập,xuất, tồn VL Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếuxuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu 1.4.Kế toán tổng hợp vật liệu Trong chế độ kế toán năm 1995 đã đưa ra hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Tuỳ theo đặc điểm và yêu cầu quản lí vật tư hàng hoá của doanh nghiệp mà kế toán vận dụng một trong hai phương pháp này. 1.4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên  Các tài khoản kế toán sử dụng: wTàI khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu". Tài khoản này được sử dụng để ghi chép số liệu có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở thành các tiểu khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán theo dõi từng loạI, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lí của doanh nghiệp. wTàI khoản 331 "PhảI trả người bán"TàI khoản này được dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết. Tài khoản này được mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu. wTài khoản 159"Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Tài khoản này được sử dụng để phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm so với giá trị gốc của hàng tồn kho, nhằm ghi nhận các khoản lỗ, lãi hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo cáo tàI chính. Tài khoản này là tài khoản điều chỉnh cho các tài khoản hàng tồn kho trong đó có các tài khoản 152 và 153. Ngoài ra, còn có một số tài khoản liên quan khác được sử dụng như: wTài khoản 111-Tiền mặt wTài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng wTài khoản 621-Chi phí nguyên vật liệu chính wTài khoản 627-Chi phí sản xuất chung wTài khoản 641-Chi phí bán hàng wTài khoản 642-Chi phí quản lí doanh nghiệp wTài khoản 133-Thuế VAT được khấu trừ Kế toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ sau : Tk 641,642,627,621 TK 111,112 TK 152 Mua ngoài NVL về nhập kho Xuất kho VL cho SX Tk 133 Tk 3331 Thuế VAT đầu Tk 154 vào được KT Tk 141,331 NVLxuất thuê gia công Tk 331 Tk 151 Chiết khấu mua hàng Mua NVL nhập kho đi đường được hưởng, giảm giá mua đường kì trước Tk 138,334,821 Giá gốc VT mua về cộng CPVC NVL thiếu khi kiểm kê Tk 133 Tk 411 Tk 128,222 Thuế VAT đầu vào Nhận,cấp,phát,tặng,thưởng,GVLD Xuất NVL để GVLD Tk 338 VL thừa khi kiểm kê Tk 412 Đánh giá tăng NVL Tk 412 NVL thuê ngoài GC,CB nhập kho Tk 154 Đánh giá giảm VL 1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kì trong kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng các tài khoản kế toán như sau : Taì khoản 151, 152 Theo phương pháp kiểm kê định kì các tài khoản 151,152 không được dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất các vật liệu trong kì, mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế của vật liệu và hàng đang mua đi trên đường vào lúc đầu kì , cuối vào tài khoản 611" mua hàng ". Tài khoản 611 được dùng để phản ánh giá trị thực của một số vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kì. Tài khoản 611 không có số dư và được mở thành hai tàI khoản cấp hai : w6111--Mua nguyên liệu vật liệu w6112--Mua hàng hoá Ngoài ra kế toán cũng sử dụng những tài khoản có liên quankhác như phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu ... Theo phương pháp kê khai định kì , kế toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào các phiếu xuất kho để xác định giá trị thực tế của vật liệu tồn kho đầu kì , nhập trong kì và kết quả kiểm kê cuối kì . Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế VL VL xuất dùng = VL tồn kho + VL nhập kho - tồn kho cuối trong kì đầu kì trong kì kì Để xác định được giá trị thực tế của số vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, từng đối tượng, kế toán phải kết hợp số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi trên cơ sở chứng từ gốc. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì được biểu diễn kháI quát bằng sơ đồ sau: Tk 151,152 Tk 151,152 Tk 611 K/C giá trị VL tồn đầu kì K/c giá trị VL tồn cuối kì Tk 111,112,138 Tk 112,141 Chiết khấu hàng mua được hưởng Mua trả tiền ngay Giảm giá hàng mua, hàng trả lại Tk 133 Tk 621,627 Cuối kì K/C số xuất cho SXKD Tk 311 Mua chưa trả tiền TT tiền Tk 632 Tk 333(3333) Hoặc trả bằng T.vay Xuất bán Thuế nhập khẩu phải nộp Tk 111,138,334 Tk 411 Nhận vốn góp cổ phần Thiếu hụt mất mát vật tư Tk 412 Tk 412 Chênh lệch đánh giá giảm Chênh lệch đánh giá tăng 1.5. Sổ sách kế toán Do qui mô, loại hình doanh nghiệp khác nhau nên đối tượng hạch toán của các doanh nghiệp khác nhau cả về số lượng, tần suất biến đổi.Chính vì vậy sổ sách kế toán của các doanh nghiệp có thể không giống nhau về mặt hình thức, kết cấu, phương thức ghi sổ.Các hình thức ghi sổ phổ biến hiện nay là: Nhật kí chung, Nhật kí- Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật kí chứng từ. ưHình thức nhật kí chung: Nhật kí chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp kế toán bằng máy vi tính. Sổ sách của hình thức nhật kí chung bao gồm: Sổ nhật kí chuyên dùng, sổ cái và sổ nhật kí cần thiết. ưHình thức Nhật kí- Sổ cái: Đây là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Căn cứ ghi sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật kí sổ cái. ưHình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại đơn vị, thuận tiện áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong đIều kiện thủ công. Sổ sách của hình thức này gồm sổ cái, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, bảng cân đối tài khoản. ưHình thức nhật kí- chứng từ: Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn , số lượng nghiệp vụ nhiều và đIều kiện kế toán thủ công dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán phải cao. Sổ sách của hình thức này gồm có: Sổ nhật kí- chứng từ, sổ cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết. Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất elinco. 2.1. Đặc điểm tình hình chung 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Xí nghiệp vật liệu và hoá chất thuộc công ty Điện tử Tin Học Hoá Chất là một doanh nghiệp Quân Đội, thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18 tháng 4 năm 1996 của bộ quốc phòng trên cơ sở xí nghiệp Vật Liệu Hóa Chất được Bộ Xây Dựng cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997 có trụ sở chính đóng tại Nghĩa Đô - Cầu Giấy -Hà Nội. Có thể khẳng định xí nghiệp hoá chất có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu các vật liệu hoá chất sử dụng trong Bộ Quốc phòng và dùng trong các công trình dân sự. Hiện nay, hoá chất đang được coi là nghành công nghiệp quan trọng trên thế giới. Chính vì vậy xí nghiệp coi mục tiêu chính của mình là phát triển những thành tựu khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực hoá chất. Để thực hiện mục tiêu trên, xí nghiệp đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các đồng chí lãnh đạo Bộ Quốc Phòng, các đồng chí lãnh đạo Viện kĩ thuật quân sự và Ban Giám Đốc công ty Điện Tử Tin Học Hoá Chất. Xí nghiệp cũng không ngừng hợp tác chặt chẽ với các hàng, các công ty hoá chất nước ngoài nhằm cải tiến kỹ thuật cũng như vận dụng những thành tựu kĩ thuật tiên tiến của khoa học vào hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Với đội ngũ cán bộ quản lí và kỹ sư có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, sự quản lí của Ban Giám Đốc, xí nghiệp đã và đang chứng tỏ năng lực của mình trong việc ngiên cứu và áp dụng thành công vật liệu Composite phục vụ trong và ngoài quân đội. Kể từ khi thành lập đến nay, xí nghiệp đã trải qua rất nhiều khó khăn thử thách, từ khi còn là một tổ hợp nhỏ phát triển thành một xí nghiệp vững mạnh, có uy tín trong và ngoài quân đội. Với các hoạt động chính như sau: -Nghiên cứu và chế tạo vật liệu Composite sử dụng trong Bộ Quốc Phòng và các công trình dân sự. Từ vật liệu Composite xí nghiệp đã sản xuất ra nhiều mặt hàng phục vụ cho đời sống như sản xuất công tơ điện, bể nước , bồn tắm... -áp dụng các loại hoá chất đặc biệt để chống thấm, chống gỉ cho các công trình như chống thấm đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ Bắc Sơn, hầm lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, khách sạn Thắng Lợi Hà Nội, nhà máy dệt 8-3, bể nước lắng Quảng Trị... -Mạ nhúng, mạ điện phân các kết cấu thép cột điện 110KW- 220KW-500KW cho nghành điện Việt Nam. -Ngoài ra, xí nghiệp còn áp dụng thành công màng sơn chống nóng INSULTEC của úc vào các công trình xây dựng, các bể chứa xăng dầu... Cho đến nay, xí nghiệp còn có rất nhiều công trình nghiên cứu có giá trị cao, thiết thực và phù hợp với yêu cầu của xã hội. Một số chỉ tiêu chung của xí nghiệp năm 2001 được tổng hợp như sau: -Tổng vốn: 8200 triệu đồng Trong đó : +Vốn lưu động : 1200 triệu đồng +Vốn cố định : 7000 triệu đồng -Tổng số lao động : 250 người -Doanh thu : 30000 triệu đồng -Thuế thu nhập doanh nghiệp : 200 triệu đồng -Lợi nhuận : 600 triệu đồng 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ ¯Đặc điểm tổ chức sản xúât Hoà nhập cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật ,xí nghiệp hoá chất cũng không ngừng lớn mạnh. Hiện nay, xí nghiệp có một đội ngũ công nhân với kĩ thuật và tay nghề cao, được đào tạo để thi công các công trình tầm cỡ lớn và trên khắp mọi miền đất nước. Cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gồm 4 đội thi công lưu động và có 3 xưởng sản xuất. Các đội thi công gồm: Một đội trưởng: là người phụ trách chung toàn đội, chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng công trình cũng như sự an toàn của các thành viên trong đội. Một đội phó: là người trợ lý cho đội trưởng, ngoài ra còn có trách nhiệm quản lí về vật tư và thành viên trong đội. Các nhóm nhân sự : Mỗi nhóm gồm khoảng từ 15-20 người (theo qui mô và tính chất công trình). Đây là những người trực tiếp thi công các công trình dưới sự chỉ đạo của đội trưởng và đội phó. Các xưởng sản xuất gồm: Một quản đốc phân xưởng: Là người phụ trách chung xưởng của mình quản lí, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình sản xuất, chất lượng của sản phẩm cũng như tiến độ công việc. Một phó quản đốc phân xưởng: Giúp quản đốc phân xưởng quản lí về vật tư và nhân lực của xưởng. Bên cạnh đó, phó quản đốc cùng quản đốc phân xưởng lập kế hoạch về vật tư để đảm bảo vật tư cho sản xuất. Hai nhân viên kĩ thuật: Một người phụ trách vật tư cho xưởng, người còn lại chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm. Một thủ kho có trách nhiệm theo dõi quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu. 60 công nhân trực tiếp sản xuất. Sơ đồ tổ chức sản xuất xưởng COMPOSITE Quản đốc phân xưởng Phó quản đốc phân xưởng Nhân viên kĩ thuật Tổ lắp ráp Tổ cắt Tổ sản xuất sản phẩm Tổ chế tạo khuôn mẫu ¯Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE là một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm mới. ._.