Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn lưu động ở Công ty phát triển kỹ thuật xây dựng

nên tác động lớn tới việc duy trì và thúc đẩy nhịp điệu kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp xây lắp, bộ phận quan trọng của vốn lưu động chiếm tỉ trọng lớn trong giá trị thực thể sản phẩm chính là giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, do đó việc quản lý toàn diện và có hiệu quả trên tất cả các khâu từ cung ứng đến sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một đòi hỏi khách quan cho những nỗ lực nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp có bề dày trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng đang đứng trước những thách thức trên. Sở dĩ như vậy vì chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm khoảng 75-80% tổng chi phí sản xuất của công ty, trong khi đó, đặc thù ngành sản xuất kinh doanh xây lắp gây rất nhiều khó khăn trong việc theo dõi sát những biến động về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty. Điều đó đặt ra một nhiệm vụ nặng nề cho công tác kế toán là làm sao để phản ánh được sự vận động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về mặt hiện vật và giá trị góp phần làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chế độ kế toán 1864 áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp từ 1/1/2000 đã thiết lập một hành lang pháp lý cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp này và cũng tháo gỡ một phần khó khăn trong công tác kế toán ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Nhưng việc vận dụng chế độ mới lại không đơn giản, mặc dù thời gian qua, công ty đã có nhiều nỗ lực tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng song vẫn còn một số vướng mắc, tồn tại đòi hỏi phải tiếp tục giải quyết. Qua thời gian thực tập tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, là một sinh viên thuộc chuyên ngành kế toán kiểm toán trường Đại học dân lập Phương Đông, từ những bức xúc của thực tế, kết hợp với những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường, em đã mạnh dạn chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng". Bài viết của em ngoài lời mở đầu và kết luận gồm ba phần: Phần I: Lý luận chung về tổ chức hạch toán NVL, CCDC với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp xây lắp. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán NVL, CCDC và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Phần III: Một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán NVL, CCDC và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Lê Thị Hoà, sự giúp đỡ quý báu của các cô, chú, các chị phòng kế toán tài chính Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, phòng kế toán Xí nghiệp xây dựng các công trình liên hợp trực thuộc công ty. Vậy em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo và các cô chú, các chị đã giúp em thực hiện đề tài này. Do thời gian thực tập ngắn và trình độ lý luận còn hạn chế nên trong chuyên đề chắc hẳn sẽ có những vấn đề em chưa nêu lên hoặc chưa làm rõ được, vì thế em rất mong nhận được sự góp ý bổ sung để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Phần I Lý luận chung về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp xây lắp A. Một số vấn đề cơ bản về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ I. Vị trí, vai trò và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công dụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp. 1. Khái niệm, vai trò Về nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá được sử dụng vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu (NVL) có một số đặc điểm sau: - Đặc điểm về mặt hiện vật: NVL chỉ tham gia vào một chù kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dưới tác động của tư liệu lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Đặc điểm về mặt giá trị: Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất, NVL dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp (DNXL) là những đối tượng lao động do DNXL mua ngoài hay tự sản xuất, hoặc nhận của bên giao thầu công trình,... dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, dịch vụ, nó mang đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn (như: cát, đá, sỏi, xi măng, đất đá,...) gây nhiều khó khăn trong công tác bảo quản, chuyên chở. Do những đặc điểm trên, chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý NVL tác động trực tiếp đến những chỉ tiêu kinh tế tài chính quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm, lợi nhuận của DNXL nói riêng và doanh nghiệp sản xuất nói chung. Về công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định (theo chế độ hiện nay, những tư ilệu lao động là CCDC khi chúng thiếu ít nhất một trong hai tiêu chuẩn sau: Có giá trị từ năm triệu đồng và thời gian sử dụng từ một năm trở lên). Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt tiêu chuẩn giá trị và thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ lao động: - Các đà giáo, CCDC chuyên dùng cho sản xuất xây lắp. - Các loại bao bì chuyên dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. - Các loại bao bì có bán kèm theo hàng hoá vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì. - Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ,... - Quần áo, giầy dép chuyên dùng để làm việc,... Tuy được quản lý và hạch toán gần giống như NVL, nhưng thực tế, CCDC có đặc điểm khác với NVL đó là: - CCDC có thể tham gia vào một hoặc nhiều quá trình sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Về mặt giá trị, trong quá trình sử dụng, CCDC hao mòn dần và chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, để tính chính xác phần giá trị của CCDC đã chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán phải sử dụng các tiêu thức phân bổ thích hợp đối với từng loại CCDC. Trong DNXL, CCDC có rất nhiều loại với những công dụng và giá trị khác nhau, chẳng hạn dụng cụ gá lắp dàn giáo, quần áo bảo hộ lao động,... 2. Vai trò của việc hạch toán kế toán đối với việc quản lý NVL, CCDC. Để có thể quản lý hiệu quả NVL, CCDC (hay còn gọi là vật tư) các DNXL cần phải đảm bảo một số điều kiện nhất định: - Về phương tiện quản lý: Phải thiết kế hệ thống kho tàng cho phù hợp với từng nơi, từng giai đoạn sản xuất kinh doanh, theo đó, các phương tiện cân đông đo đếm,... phải đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng và phù hợp với từng loại, từng nhóm vật tư. - Yếu tố con người: Phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý vật tư về mặt hiện vật (thủ kho, cán bộ cung tiêu,...) và phân công lao động kế toán đáp ứng được những yêu cầu về trình độ nghiệp vụ và đạo đức để thể hiện nhiệm vụ quản lý vật tư. - Xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, tổ chức được thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, trình tự ghi sổ kế toán theo đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. - Thực hiện đúng chế độ kiểm tra, đối chiếu, kiểm kê NVL, CCDC; xây dựng được chế độ vật chất cho từng người tham gia quản lý NVL, CCDC trong toàn doanh nghiệp. Từ việc đảm bảo những yêu cầu trên mới có thể quản lý toàn diện được NVL, CCDC ở tất cả các khâu từ cung ứng đến sử dụng và dự trữ sao cho có hiệu quả nhất. 3. Vai trò của hạch toán kế toán đối với việc quản lý NVL, CCDC. Công tác hạch toán kế toán luôn là phương tiện đắc lực nhất đem đến cho nhà quản lý những thông tin động về sự tuần hoàn của tài sản trong doanh nghiệp, riêng phần hành tổ chức kế toán NVL, CCDC có những nhiệm vụ cụ thể sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thực tế NVL, CCDC nhập kho, từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác. - Tập hợp đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao, sử dụng NVL, CCDC. - Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL, CCDC tồn kho, kiểm tra và chấp hành các định mức dự trữ để tổ chức bảo quản vật tư được tốt hơn. - Tiến hành kiểm kê NVL, CCDC, phân tích hiệu quả sử dụng NVL, CCDC phát hiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, hư hỏng, mất phẩm chất để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. II. Phân loại và tính giá NVL, CCDC. 1. Phân loại NVL, CCDC NVL, CCDC trong doanh nghiệp thường có nhiều nguồn gốc khác nhau, nhiều chủng loại có vai trò, công dụng, tính chất cơ lý hoá khác nhau được dùng vào nhiều mục đích khác nhau trong quá trình sản xuất. Chính vì vậy, để thống nhất được đối tượng quản lý và hạch toán thuận tiện, người ta thường phân loại NVL, CCDC như sau: Đối với NVL: * Căn cứ vào vai trò, công dụng của NVL trong sản xuất, NVL được chia thành: - NVL chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp, sản phẩm công nghiệp, dịch vụ. Vì vậy, khái niệm NVL chính gắn liền với từng doanh nghiệp cụ thể, nó bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính, làm thay đổi hình dáng bề ngoài, màu sắc,... của sản phẩm, hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc đáp ứng nhu cầu công nghệ kỹ thuật phục vụ cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư dùng để sửa chữa, thay thế máy móc, thiết bị phương tiện vận tải. - Vật liệu là thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Cách phân loại trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò, tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để có quyết định quản lý từng loại nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Tuy nhiên cách phân loại này nhiều khi không rõ ràng và khó khăn ngay từ công tác phân loại. * Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất, NVL gồm - NVL sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh xây lắp: là NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm: + NVL trực tiếp tiêu hao cho sản xuất. + NVL gián tiếp. - NVL tiêu hao cho quá trình bán hàng. - NVL dùng cho quản lý. Cách phân loại này giúp cho việc hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thuận tiện. * Căn cứ vào nguồn hình thành, NVL gồm: - NVL mua ngoài. - NVL do bên A (bên có công trình) cấp hoặc do Nhà nước cấp do nhận góp vốn, thu được từ tín dụng,... - NVL tự sản xuất. Cách phân loại này giúp cho DNXL có thể huy động và phân tích hiệu quả kinh tế về huy động NVL cho sản xuất kinh doanh. Đối với phân loại CCDC: * Căn cứ vào mục đích sử dụng, CCDC trong DNXL gồm: - CCDC trong kho. - CCDC đang dùng. Cách phân loại thứ nhất có tác dụng làm cơ sở cho việc hạch toán CCDC thông qua việc phản ánh vào tài khoản kế toán. Cách phân loại thứ hai có nhiều thuận lợi trong công tác theo dõi tình hình bảo quản CCDC và công tác kiểm kê, thống kê CCDC,... 2. Tính giá NVL, CCDC Mục đích của việc làm này là thực hiện chức năng hạch toán bằng tiền trên sổ kế toán. Cũng như các hàng tồn kho khác trong DNXL, NVL, CCDC được trị giá theo nguyên tắc tương đương tiền mặt, nguyên tắc thận trọng và nhất quán. 2.1. Các chỉ tiêu giá NVL, CCDC - Giá thực tế NVL, CCDC là giá được xác định dựa vào những căn cứ khác quan. Theo qui định chung của chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kế toán nhập, xuất kho NVL, CCDC phải phản ánh theo đúng giá thực tế. Đây là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển NVL, CCDC trên các sổ sách, báo biểu kế toán có liên quan. - Giá hạch toán NVL, CCDC là loại giá ổn định được xác định ngày đầu tháng dựa trên giá thực tế cuối kì trước hoặc giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan, vì vậy chỉ được sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kì hạch toán phải được điều chỉnh thành giá thực tế. 2.2. Xác định giá NVL, CCDC nhập kho NVL, CCDC của doanh nghiệp nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, để xác định giá NVL, CCDC nhập kho được hợp lý, người ta quy ước cách tính giá khác nhau từ các nguồn nhập khác nhau: Đối với NVL, CCDC nhập kho do mua ngoài: = + + Trong đó: + Giá mua ghi trên hoá đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho số NVL, CCDC thực mua; nếu được giảm giá hoặc được khuyến mại lúc mua thì được ghi giảm giá mua. + Chi phí thu mua trực tiếp: Bao gồm các loại chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền phạt do chủ lái xe vi phạm luật, chi phí hao hụt trong định mức (nếu có) được phép tính. + Thuế: Tính vào giá NVL, CCDC nhập kho thuế nhập khẩu (nếu có) và thuế GTGT (nếu DNXL tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Đối với NVL, CCDC gia công chế biến xong nhập kho: = + + Đối với NVL, CCDC do các cổ đông góp hoặc do các đối tác liên doanh góp: = + Đối với NVL, CCDC được biếu hay được tặng thưởng nhập kho: Giá thực tế được tính theo giá trị tặng thưởng hoặc biếu, nếu không có thì tham khảo giá NVL, CCDC tương đương trên thị trường. Đối với NVL, CCDC nhập kho ở dạng phế liệu thu hồi: Giá thực tế NVL, CCDC là giá tạm tính hoặc giá có thể bán được trên thị trường. * Trường hợp NVL, CCDC nhập kho có những diễn biến phức tạp về giá cả, kế toán có thể dùng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị: = x Giá này được kế toán điều chỉnh vào ngày cuối tháng. 2.2. Xác định giá NVL, CCDC xuất kho * * Giá thực tế NVL, CCDC xuất kho: Nguyên tắc cơ bản của việc tính NVL, CCDC xuất kho là dựa vào giá thực tế NVL, CCDC nhập kho: + = + Tuỳ theo đặc điểm riêng có của DNXL về số lượng, chủng loại NVL, CCDC số lần nhập, xuất mỗi loại, điều kiện kho tàng, trình độ kế toán (con người, thiết bị để lựa chọn một phương pháp tính giá xuất thích hợp sau đây: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả định rằng vật tư nào nhập trước sẽ xuất trước, vì vậy giá thực tế của vật tư mua trước sẽ được dùng để làm giá thực tế vật tư xuất trước, trị giá của lô vật tư tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của lô vật tư mua sau cùng. + Ưu điểm: Việc tính giá tương đối chính xác, tính toán đơn giản. + Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều vì đòi hỏi theo dõi hết sức chi tiết, tỉ mỉ thứ tự thời gian nhập xuất của mỗi danh điểm vật tư. + Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, vật tư quản lý theo lô, lượt, thường là vật tư có yêu cầu cao về thời hạn dự trữ. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, kế toán giả định về mặt giá trị, những lô vật tư nào nhập sau sẽ được xuất trước. Giả thiết nhập sau xuất trước là tính đến thời điểm xuất kho NVL, CCDC chứ không hẳn đến cuối kì hạch toán mới xác định. Tuy cách tính hoàn toàn ngược với phương pháp FIFO song ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng thì tương tự. Phương pháp giá thực tế đích danh (Phương pháp trực tiếp): Phương pháp dựa trên cơ sở khi NVL, CCDC thực tế xuất kho thuộc lô nào thì tính giá xuất theo giá thực tế nhập của lô đó. + Ưu điểm: Tính chính xác cao. + Nhược điểm: Việc bảo quản từng lô, lượt vật tư trong kho phải khoa học tiện lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất về mặt hiện vật và công tác hạch toán cũng phải hết sức tỉ mỉ, điều này không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. + Điều kiện áp dụng: Cho những doanh nghiệp có yêu cầu khắt khe về thời hạn bảo quản. Các phương pháp tính giá bình quân: + Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Công thức: = x Trong đó: = * Ưu điểm: Tính chính xác tương đối cao. * Nhược điểm: Việc tính giá chỉ được thực hiện vào cuối kỳ hạch toán nên khối lượng công tác kế toán cuối kỳ sẽ tăng lên nhiều, ảnh hưởng đến việc lập các báo cáo tài chính, mặt khác, nó không phản ánh được sự biến động của giá cả vật tư. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, số lần nhập, xuất nhiều. + Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (Bình quân liên hoàn). Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm NVL, CCDC và tính giá: = x Trong đó: = * Ưu điểm: Công việc tính toán được dàn đều trong kỳ, việc tính giá tương đối sát và gần sát với sự biến động của giá cả. * Nhược điểm: Khối lượng tính toán nhiều. áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy vi tính. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: = x Trong đó: = Phương pháp này tương đối đơn giản nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật tư kỳ này. Tóm lại trong ba phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp bình quân liên hoàn vừa chính xác, vừa cập nhật lại phù hợp với xu hướng hiện đại hoá công tác kế toán trong các doanh nghiệp, vì vậy nó ưu việt hơn hai phương pháp còn lại. ** Tính giá NVL, CCDC xuất kho theo phương pháp giá hạch toán. Việc tính giá NVL, CCDC theo giá thực tế để hạch toán hàng ngày không phải là dễ dàng trên thực tế vì sự hạn chế về nhân lực, trình độ kế toán và phương tiện quản lý cũng như những biến động về giá cả và giá trị thực tế của vật tư là những yếu tố gây khó khăn trong công tác trị giá vật tư. Lúc này, việc sử dụng giá hạch toán để trị giá NVL, CCDC xuất kho là thích hợp, theo đó: = x Kế toán sẽ ghi sổ các nghiệp vụ nhập, xuất kho trong kỳ theo giá hạch toán, đến cuối kỳ mới tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo một trong hai cách sau: - Phương pháp hệ số giá: Kế toán sử dụng công thức: = x Trong đó hệ số giá có thể tính cho từng nhóm hoặc từng thứ NVL, CCDC tuỳ thuộc vào trình độ quản lý. Hệ số giá = Kế toán sẽ điều chỉnh số chênh lệch tuyệt đối trên bảng kê tính giá và các cút toán điều chỉnh. - Phương pháp hệ số chênh lệch: Trên cơ sở bảng kê tính giá, cuối kỳ kế toán sẽ điều chỉnh từng bút toán phản ánh nghiệp vụ nhập xuất kho với giá trị điều chỉnh được tính theo công thức: Số điều chỉnh = x Hệ số điều chỉnh Trong đó: = + Nếu hệ số điều chỉnh >1, kế toán ghi bút toán bổ sung để điều chỉnh tăng. + Nếu hệ số điều chỉnh <1, kế toán ghi bút toán bổ sung để điều chỉnh giảm. + Nếu hệ số điều chỉnh =1, kế toán không phải ghi bút toán nào. * Ưu điểm của phương pháp giá hạch toán: Kết hợp được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá NVL, CCDC. Vì việc tính giá được thực hiện trong các bảng kê tính giá và theo từng loại, nhóm vật tư nhất định nên nó không phụ thuộc vào cơ cấu vật tư sử dụng nhiều hay ít. * Nhược điểm: Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, phải xây dựng giá hạch toán khoa học; công việc hạch toán dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, trình độ kế hoạch hoá tương đối tốt. 2.3. Xác định giá NVL, CCDC tồn kho cuối niên độ kế toán ở thời điểm cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, các DNXL phải tính giá vật tư tồn kho theo nguyên tắc thận trọng, điều đó có nghĩa là: - Khi giá thị trường của vật tư cuối năm lớn hơn giá gốc thì giá vật tư tồn kho cuối năm được tính theo giá gốc. - Khi giá thị trường của vật tư cuối năm nhỏ hơn giá gốc thì phải trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trên đây là toàn bộ các phương pháp tính giá (trị giá) NVL, CCDC mà mỗi DNXL hiện nay có thể lựa chọn một trong các phương pháp đó sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn phương pháp tính giá đúng có ý nghĩa lớn trong việc xác định chi phí NVL, CCDC trong giá phí sản phẩm và lãi thực (hay lỗ thực) của doanh nghiệp, mặt khác giúp doanh nghiệp có được những căn cứ giá khách quan để ghi chép kế toán theo yêu cầu của người quản lý. Đó còn là điều kiện tiền đề để hình thành hệ thống thông tin về NVL, CCDC xuất dùng và dự trữ để có phương hướng năng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, đồng thời nó cho phép doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đem lại hiệu quả công việc. B. Tổ chức hạch toán NVL, CCDC trong các DNXL I. Tổ chức chứng từ kế toán. Tổ chức chứng từ kế toán là tập hợp các công việc hạch toán ban đầu mang tính thủ tục pháp lý trên hệ thống chứng từ kế toán nhằm vận dụng tốt chế độ chứng từ Nhà nước ban hành vào đơn vị mình để có bằng chứng và cơ sở pháp lý do công tác ghi sổ kế toán theo đối tượng và theo thời gian. Theo Quyết định số 1864/1999/QĐ/BTC ngày 16/12/1999, chế độ kế toán áp dụng cho các DNXL có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2000. Vì vậy, việc tổ chức chứng từ về NVL, CCDC nói riêng và tổ chức chứng từ kế toán trong các DNXL nói chung đều dựa trên chế độ này. Trong phần hành kế toán hàng tồn kho nói chung, kế toán NVL, CCDC nói riêng, các chứng từ sử dụng gồm: Các chứng từ nhập: Các chứng từ chứng minh nguồn nhập vật tư bao gồm: + Hợp đồng mua hàng. + Phiếu đặt hàng. + Các hoá đơn bán hàng nhận từ người bán (như hoá đơn GTGT). + Những cam kết vay nợ vật tư. + Các lệnh cấp phát, điều động vật tư. + Các biên bản giao nhận góp vốn. Các chứng từ nhập kho: + Biên bản kiểm nhận vật tư (áp dụng đối với những loại hàng nhập có tính chất cơ, lý, hoá phức tạp): + Phiếu nhập kho (đối với hàng lưu chuyển qua kho). + Biên bản giao nhận vật tư. + Phiếu nhập kho hàng luân chuyển nội bộ. + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (kiểm kê thừa). Các chứng từ mệnh lệnh: + Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hoá. + Các lệnh điều động, cấp phát. + Các phiếu xin lĩnh vật tư hàng hoá. Các chứng từ xuất kho: + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Biên bản kiểm nhận chất lượng. + Biên bản giao nhận. + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (kiểm kê phát hiện thiếu). + Biên bản xử lý, thanh lý hàng tồn kho. Các chứng từ kế toán kể trên phải đúng theo mẫu chế độ ban hành (nếu là chứng từ bắt buộc) hoặc được thiết kế biểu mẫu thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ, nếu DNXL sử dụng chứng từ chưa có trong chế độ thì phải có văn bản của Nhà nước đồng ý cho sử dụng. Mỗi DNXL phải lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh; các phương tiện kỹ thuật và người có trách nhiệm để lập, kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ chứng từ đó. II. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC NVL, CCDC trong mỗi DNXL có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu mỗi loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, điều đó đòi hỏi phải theo dõi những biến động của từng loại NVL, CCDC về mặt giá trị, số lượng theo từng kho và theo từng người phụ trách vật chất. Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC sẽ thực hiện nhiệm vụ trên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC sau: 1. Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này được áp dụng phổ biến ở nước ta trong những năm từ trước những năm 1970 hiện nay một số doanh nghiệp vẫn còn đang áp dụng. Sơ đồ hạch toán (trang sau). - Hạch toán chi tiết kho: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan (thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất - mẫu số 06 VT cho từng danh điểm NVL, CCDC và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho). Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày thủ kho phải tính ra số tồn trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho, thẻ kho là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Sơ đồ hạch toán Thẻ kho Thẻ (sổ) kế toán chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu Lưu ý: Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số lượng thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. - Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Để đối chiếu được song song, kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư tương ứng với từng thẻ kho căn cứ vào đơn giá và số tiền kế toán vừa ghi trên phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành cộng thẻ và tính ra số tồn kho của từng danh điểm NVL, CCDC. Số lượng tồn kho trên thẻ kho phải khớp đúng với số lượng tồn trên thẻ kế toán chi tiết tương ứng, mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Ngoài ra, để thực hiện kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết NVL, CCDC để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư (bảng tổng hợp chi tiết vật tư) theo từng kho và cho các loại vật tư. - Ưu điểm: Kiểm tra chặt chẽ từng loại vật tư, đơn giản, dễ kiểm ra, đối chiếu. - Nhược điểm: Số lượng sổ lớn, nếu chủng loại vật tư trong doanh nghiệp phong phú thì công việc kế toán rất bận rộn, có nhiều trùng lắp, mất nhiều công sức nhất là trong điều kiện sản xuất lớn. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC Tháng ... năm ... Tên kho: Danh điểm VT Tên, chủng loại quy cách VT Đ.vị tính Nhập Xuất Tồn Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền - Điều kiện áp dụng: + Những đơn vị có ít chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho. + Giá trị vật tư lớn, cần có sự kiểm soát thường xuyên với mỗi loại. + Hệ thống kho tàng tập trung, kế toán phải được chuyên môn hoá. 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Sơ đồ hạch toán Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng kê chứng từ nhập Bảng kê chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp - Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho mở thẻ kho tương tự như phương pháp thẻ song song. - Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ đối chiếu luân chuyển, sổ này dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật tư cả về mặt số lượng và giá trị. Trên sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật tư ở từng kho. Mỗi danh điểm vật tư được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật tư trên sổ này và đối chiếu với kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: Công việc ghi chép kế toán được giảm nhẹ. - Nhược điểm: Việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào cuối tháng cho nên việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. Phương pháp này cũng rất khó kiểm tra và còn bị trùng lắp. - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, giá trị vật tư nhỏ, hệ thống kho tàng phân tán, kế toán phải kiêm nhiệm nhiều. 3. Phương pháp sổ số dư. Đây là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật tư. Theo sơ đồ hạch toán (trang sau): - Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho cũng phải ghi thẻ kho như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho song, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật tư quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, kế toán vật tư khi xuống kho để nhận chứng từ sẽ kiểm tra công việc ghi chép của thủ kho, cùng thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ (nhập riêng, xuất riêng), phiếu này có ghi số lượng chứng từ, số hiệu chứng từ và số tiền của các nhóm vật tư và các danh điểm vật tư (mỗi nhóm, danh điểm một dòng). Ngoài ra, cuối mỗi tháng khi nhận được sổ số dư do phòng kế toán gửi đến, thủ kho căn cứ vào lượng tồn của từng danh điểm ghi trên thẻ kho để ghi sổ số dư. Sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trong sổ số dư, các danh điểm vật tư được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự từng nhóm từng loại vật tư, ghi song, thủ kho chuyển cho kế toán để kế toán kiểm tra và tính thành tiền. - Hạch toán chi tiết ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập kho, xuất kho vật tư và các phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá này, kế toán ghi vào Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC. Bảng này được mở cho từng kho số cột trong các lần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Việc đối chiếu về mặt giá trị được kế toán vật tư tiến hành: + Đối chiếu bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn và sổ số dư, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh. + Đối chiếu bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn và kế toán tổng hợp; đối chiếu sổ số dư với kế toán tổng hợp nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhâ._.n và điều chỉnh. Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC Tháng ... năm ... Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Số hiệu Ngày tháng Từ ngày ... Đến ngày ... Từ ngày ... Đến ngày ... Từ ngày ... Đến ngày ... Từ ngày ... Đến ngày ... A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 Phương pháp sổ số dư có ưu điểm là kết hợp chặt chẽ nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Xoá bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện cho việc kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho các đơn vị sản xuất có quy mô lớn và + Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, mức độ nhập, xuất cao. + Doanh nghiệp không có khả năng về lao động kế toán để cập nhật sổ sách hàng ngày song trình độ lao động của kế toán và thủ kho cao. + Hệ thống kho tàng phân tán, thủ kho quản lý ít kho. III. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC trong các DNXL Chế độ kế toán áp dụng cho các DNXL hiện nay cho phép các doanh nghiệp này chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho nói chung và hạch toán tổng hợp NVL, CCDC nói riêng. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế NVL, CCDC tồn kho, đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn khớp với số tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời. 1. Tài khoản sử dụng: ã Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường. Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của DNXL (tức là đã được thanh toán hoặc được chấp nhận thanh toán) nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến DNXL, nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu: * Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. * Bên Có: Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng. * Dư nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. ã Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Tài khoản 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loại nguyên liệu trong kho của DNXL. Kết cấu: * Bên Nợ: - Giá trị thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, nhận ứng trước của bên giao thầu, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp trên cấp hay từ các nguồn khác. - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. * Bên Có: - Trị giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất kinh doanh, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh, nhượng bán hay xuất cho các mục đích khác. - Giảm giá hàng mua được hưởng hoặc trị giá NVL mua trả lại cho người bán. - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. * Dư nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho. TK 152 có 5 Tài khoản cấp 2: - TK 1521 : NVL chính - TK 1522 : NVL phụ - TK 1523 : Nhiên liệu - TK 1524 : Phụ tùng thay thế - TK 1526 : Thiết bị xây dựng cơ bản. ã Tài khoản 153 - Công cụ dụng cụ Tài khoản 153 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loại CCDC trong kho của DNXL. Kết cấu: * Bên Nợ: - Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp trên cấp hay từ các nguồn khác. - Trị giá CCDC, đồ dùng cho thuê nhập kho. - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. * Bên Có: - Trị giá thực tế CCDC xuất kho để sản xuất kinh doanh, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh, nhượng bán, cho thuê hay xuất cho các mục đích khác. - Giảm giá CCDC mua được hưởng hoặc trị giá CCDC mua trả lại cho người bán. - Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. * Dự Nợ: Trị giá thực tế CCDC tồn kho TK 153 có 3 Tài khoản cấp 2: - TK 1531 : Công cụ dụng cụ - TK 1532 : Bao bì luân chuyển - TK 1533 : Đồ dùng cho thuê. * Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 159 phản ánh việc lập dự phòng và phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có những bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng tồn kho trong DNXL. Kết cấu: * Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh. * Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. * Dự Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK 159 có hai TK cấp 2: - TK 1591 - Dự phòng giảm giá NVL, CCDC - TK 1592 - Dự phòng giảm giá thành phẩm, hàng hoá. * TK 331 - Phải trả người bán TK này dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả của DNXL cho người bán vật tư, nhà cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu phụ xây lắp. Kết cấu: * Bên Nợ: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu phụ xây lắp. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu phụ nhưng chưa nhận được hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ, sản phẩm xây lắp. - Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và người nhận thầu phụ xây lắp. - Khi hoá đơn thông báo giá chính thức điều chỉnh giá tạm tính thành giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã nhận. * Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu phụ xây lắp. * Dự Nợ (nếu có): Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán. Tài khoản này được chi tiết của từng đối tượng cụ thể. TK 331 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 3311 - Phải trả đối tượng khác: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DNXL cho các đối tượng khác (người bán vật tư, thiết bị, lao vụ, dịch vụ cho DNXL). - TK 3312 - Phải trả cho bên nhận thầu, nhận thầu phụ: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của DNXL cho bên nhận thầu và nhà thầu phụ. TK 331 được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán. Ngoài các TK hàng tồn kho trên, trong hạch toán tổng hợp NVL, CCDC kế toán còn sử dụng các TK như: TK 111, TK 112, TK 141 (1412, 1413),... các tài khoản chi phí như: TK 621, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642,... và nhiều TK khác. 2. Hạch toán tổng hợp các trường hợp tăng NVL, CCDC. 2.1. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng NVL, CCDC ở các DNXL tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trường hợp 1: NVL, CCDC tăng do mua ngoài: * Nếu hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào các chứng từ chứng minh nguồn hàng (hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua hàng, phiếu mua hàng, giấy biên nhận,...); các biên bản bàn giao vật tư; biên bản kiểm nhận vật tư (nếu có) và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ các TK 152, 153 : Giá thực tế NVL, CCDC ghi trên phiếu nhập kho Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK 331, 111, 112, 141,... Tổng giá thanh toán. * Nếu hàng về kiểm nhận thấy thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa NVL, CCDC phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán, có hai trường hợp xảy ra: - Nếu nhập toàn bộ số hàng về, ghi: Nợ các TK 152, 153 : Giá thực tế NVL, CCDC ghi trên phiếu nhập kho. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo số hoá đơn. Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT. Sau khi truy tìm nguyên nhân và có quyết định xử lý số hàng thừa, tuỳ từng trường hợp kế toán ghi: + Nếu trả lại cho người bán số thừa, ghi: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 151, 152 + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa đó thì ghi: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo số hoá đơn Có TK 331... Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Trường hợp hàng thừa không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 721 : Thu nhập bất thường. - Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn, kế toán ghi nhận số nhập như trường hợp 1, số thừa coi như giữ hộ người bán, kế toán ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số hàng thừa ghi: Có TK 002 Đồng thời căn cứ vào quyết định xử lý ghi như sau: + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa đó thì ghi: Nợ các TK 152, 153 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo số hoá đơn Có TK 331... Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Trường hợp hàng thừa không rõ nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập: Nợ các TK 152, 153 : Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 721 : Thu nhập bất thường. * Nếu hàng về kiểm nhận thấy thiếu so với hoá đơn: Kế toán chỉ phản ánh số thu nhập, ghi: Nợ các TK 152, 153 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số thực nhập. Nợ TK 1381 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số hàng thiếu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo số hoá đơn. Có TK 331... Đồng thời truy tìm nguyên nhân để xử lý: + Nếu nguyên nhân thuộc về người bán mà người bán giao tiếp số thiếu, ghi: Nợ các TK 152, 153 Có TK 1381 + Nếu nguyên nhân thuộc về người bán mà người bán không còn hàng để giao: Nợ TK 331 (3311) Có TK 1381 : Trị giá hàng thiếu đã xử lý. + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ các TK 1388, 334 Có TK 1381 : Trị giá hàng thiếu đã xử lý. + Nếu thiếu không xác định rõ nguyên nhân: Nợ TK 821 : Chi phí bất thường Có TK 1381 * Nếu hàng về nhưng hoá đơn chưa về: Trường hợp này kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng chưa có hoá đơn", trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ các TK 152, 153 Có TK 331 Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách (Đối với trường hợp làm kế toán thủ công): - Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. - Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá tạm tính < giá thực tế). - Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. Nếu đã ghi sổ kế toán trên máy mà chưa in và ký duyệt thì chỉ xoá đi ghi lại bình thường, nếu sổ kế toán đã được ký thì cũng làm theo một trong ba cách trên. * Nếu hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường", trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 : Trị giá ngoài thuế theo hoá đơn. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn. Có các TK 331, 111, 112, 141,...: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Sang tháng sau, khi hàng về, ghi: Nợ các TK 152, 153 (Nếu nhập kho) Nợ các TK 621, 623, 627,... (Nếu đưa ngay vào sử dụng). Có TK 151 : Ghi theo số thực nhập. Tất cả các trường hợp NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho, nếu phát sinh chi phí thu mua, kế toán đều phải ghi: Nợ các TK 152, 153 : Chi phí thu mua ngoài thuế Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 331, 111, 112, 141,... Ngoài ra, nếu DNXL được hưởng chiết khấu mua NVL, CCDC thì ghi: Nợ các TK 331, 111, 112, 141,... Có TK 711: % chiết khấu trên tổng giá thanh toán. ã Nếu được giảm giá hàng bán và số giảm giá này trừ vào số tiền thanh toán cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có các TK 152, 153 : Nếu số NVL, CCDC còn ở trong kho Có các TK 621, 623, 627,... Nếu số NVL, CCDC được giảm giá tương ứng đã đưa vào sử dụng ã Nếu NVL, CCDC mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng phải trả lại cho người bán, khi xuất kho trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán của số hàng trả lại Có TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng trả lại Có các TK 152, 153 : Trị giá ngoài thuế GTGT của số hàng trả lại. Trường hợp 2: Nhập khẩu NVL, CCDC * Kế toán phản ánh trị giá NVL, CCDC nhập khẩu, chi phí thu mua (có thuế nhập khẩu phải nộp): Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế nhập khẩu. Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 333 (3333) : Thuế nhập khẩu phải nộp. Có các TK 331, 111, 112, 141,... Tổng số tiền phải thanh toán. * Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 333 (33312) : Thuế GTGT nhập khẩu phải nộp. * Nếu NVL, CCDC nhập khẩu được dùng để sản xuất sản phẩm không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc dùng vào các hoạt động sự nghiệp, chương trình dự án, phúc lợi được trang trải bằng nguồn kinh phí khác, kế toán phản ánh thuế GTGT: Nợ các TK 152, 153 Có TK 333 (33312) : Thuế GTGT nhập khẩu phải nộp. Và phản ánh chi phí thu mua: Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế nhập khẩu. Có TK 333 (3333) : Thuế nhập khẩu phải nộp. Có các TK 331, 111, 112, 141,... Tổng số tiền phải thanh toán. Trường hợp 3: NVL, CCDC nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến xong: Nợ các TK 152, 153 : Giá thành công xưởng Có TK 154 Phản ánh chi phí vận chuyển, chi phí gia công, chế biến: Nợ TK 154 Nợ TK 133 (1331) Có các TK 331, 111, 112, 141,.... Chi phí gia công, vận chuyển phải thanh toán. Trường hợp 4: NVL, CCDC nhập kho do bên giao thầu (bên A) ứng trước cho DNXL thực hiện khối lượng xây lắp nhận thầu: * Đơn vị nhận thầu chính ứng trước NVL, CCDC của bên giao thầu, ghi: Nợ các TK 152, 153 Nợ TK 133 (1331) thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 131 : Chi tiết bên giao thầu. * Đơn vị trực thuộc nhận ứng trước NVL, CCDC của bên giao thầu (bên A) để thực hiện khối lượng giao khoán xây lắp nội bộ, ghi: Nợ các TK 152, 153 Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 336 (3362) hoặc: Có TK 131 : Chi tiết bên giao thầu. Trường hợp 5: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản (là NVL) của bên giao thầu (bên A) để lắp đặt vào công trình nhận thầu. * Nếu bên A giao NVL để lắp đặt vào công trình mà không phải là trường hợp nhận thầu theo hình thức "chìa khoá trao tay" thì bên B không được hạch toán giá trị thiết bị này vào giá thành sản xuất của công trình nhận thầu. Khi nhận NVL kế toán ghi: Nợ TK 152 (1526) Có TK 331 Khi bàn giao lại số thiết bị này cho bên A ghi bút toán ngược lại và tiến hành quyết toán riêng. * Nếu bên A uỷ quyền cho bên B mua, bên B ghi: Nợ TK 152 (1526) Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 : Phải trả người bán Có các TK 111, 112, 331. Các trường hợp tăng NVL, CCDC khác: * NVL, CCDC tăng do nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thưởng, ghi: Nợ các TK 152, 153 Có TK 411 * NVL, CCDC tăng do nhận lại vốn góp liên doanh, thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn, ghi: Nợ các TK 152, 153 : Giá trị thu hồi. Có các TK 128, 222 : Giá trị vốn góp nhận lại theo thoả thuận. Có TK 412 : Chênh lệch (nếu có) * NVL, CCDC tăng do thu hồi phế liệu từ sản xuất kinh doanh, từ sửa chữa lớn TSCĐ, ghi: Nợ các TK 152, 153 Có TK 721 Có các TK 154, 627, 641, 623, 642, 241,... * NVL, CCDC tăng do đánh giá lại, ghi: Nợ các TK 152, 153 Có TK 412 : Chênh lệch đánh giá lại. * NVL, CCDC tăng do vay mượn tạm thời để sử dụng cho một mục đích nào đó: Nợ các TK 152, 153 Có TK 336 : Trường hợp vay, mượn nội bộ. Có TK 338 (3388) : Trường hợp vay của tập thể, cá nhân. * NVL, CCDC nhập kho do thu hồi nợ hoặc tăng do được điều chuyển nội bộ: Nợ các TK 152, 153 Có các TK 1368, 1361, 1388... ...... 2.2. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng NVL, CCDC đối với những DNXL tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đối với các DNXL tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, do phần thuế GTGT đầu vào được tính vào giá thực tế NVL, CCDC nên khi mua ngoài, kế toán phản ánh vào TK 152, 153 tổng giá thanh toán. Cụ thể, kế toán ghi: Nợ các TK 152, 153 : Giá có thuế GTGT Có các TK 111, 112, 141, 311, 331,... Các trường hợp tăng NVL, CCDC khác nếu có thuế GTGT đầu vào thì cũng ghi tương tự. Riêng trường hợp NVL, CCDC mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng, phải trả lại cho người bán, khi xuất kho trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có các TK 152, 153 : Trị giá thanh toán của số hàng trả lại. 3. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm NVL, CCDC 3.1. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm NVL Trường hợp 1: Xuất NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp. * Xuất NVL cho hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp, sản xuất sản phẩm công nghiệp, hoạt động dịch vụ, ghi: Nợ các TK 621, 6232, 6272, 6422, 6412. Có TK 152 : Giá thực tế vật tư xuất kho. * Xuất NVL cho hoạt động khoán xây lắp nội bộ. Nợ TK 136 (1362) : Đơn vị nhận khoán được phân cấp quản lý tài chính. Nợ TK 141 (1413) : Đơn vị nhận khoán không được phân cấp quản lý tài chính. Có TK 152 Trường hợp 2: Xuất NVL cho hoạt động xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định, ghi: Nợ TK 241 (2412, 2413) Có TK 152 Trường hợp 3: Xuất NVL góp vốn liên doanh, ghi: Nợ TK 128 : Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ TK 222 : Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ (hoặc Có) TK 412 : Phần chênh lệch (nếu có). Có TK 152 Trường hợp 4: Xuất NVL ứng trước hoặc khi thực trả cho nhà thầu phụ về giá trị khối lượng xây lắp nhà thầu phụ đã thực hiện, ghi: Nợ TK 331 (3312) : Chi tiết nhà thầu phụ Có TK 152 Trường hợp 5: Xuất NVL để bù đắp thiệt hại phát sinh trong thời gian ngừng sản xuất theo thời vụ (đã được dự toán trước), ghi: Nợ TK 335 : Chi phí trích trước. Nợ TK 133 (1331) Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 152 Trường hợp 6: Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 : Giá thành công xưởng. Trường hợp 7: Xuất NVL trả lại vốn góp, vốn cổ phần cho các bên tham gia góp vốn, ghi: Nợ TK 411 : Theo giá thoả thuận của hợp đồng giao nhận vốn. Nợ (hoặc Có) TK 412 : Phần chênh lệch giá (nếu có) Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất trả. Các trường hợp giảm NVL khác: * NVL giảm do cho vay tạm thời, ghi: Nợ TK 138 (1388) : Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368) : Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 : Giá thực tế NVL cho vay. * NVL giảm do đánh giá lại, ghi: Nợ TK 412 Có TK 152 : Giá thực tế NVL giảm. * NVL bán hoặc xuất trả lương, trả thưởng, ghi: Nợ TK 632 : Trị giá vốn của lô NVL xuất. Có TK 152 3.2. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm CCDC Trường hợp 1: Xuất dùng CCDC cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào giá trị CCDC, mục đích xuất dùng, số lượng CCDC xuất cho từng lần để xác định số lần phân bổ giá trị CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Nếu CCDC xuất dùng với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều thì toàn bộ giá trị CCDC xuất dùng được tính hết vào chi phí trong kỳ (phân bổ một lần), ghi: Nợ các TK 6233, 6273, 6413, 6423. Có TK 153 (1531, 1532) * Nếu CCDC xuất dùng với giá trị tương đối lớn, sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 142 (1421) : Chi phí trả trước. Có TK 153 (1531, 1532) Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50%) giá trị xuất dùng, ghi: Nợ TK 142 (1421) : Chi phí trả trước. Có TK 142 (1421) Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng, báo mất hoặc hết thời hạn sử dụng theo quy định của các CCDC đó, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh theo công thức: = - - Kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) Nợ TK 138 : Khoản bồi thường vật chất đối với người làm hỏng làm mất. Nợ các TK 623, 627, 641, 642 : Số phân bổ lần 2 cho các đối tượng sử dụng. Có TK 142 : Số phải phân bổ lần 2 (*) * Nếu CCDC (hoặc bao bì luân chuyển) xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ hạch toán thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào giá trị chi phí (Phương pháp phân bổ nhiều lần). - Kế toán phản ánh giá trị CCDC xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531, 1532) - Phản ánh giá trị CCDC phân bổ cho mỗi kỳ hạch toán: Nợ các TK 623, 627, 641, 642,... Có TK 142 (1421) : Giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo, kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị này. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng hay mất mát, hết thời hạn sử dụng, kế toán phản ánh tương tự như bút toán (*) ở trên. Trường hợp 2: Xuất CCDC cho hoạt động giao khoán xây lắp nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 136 (1362) : Đơn vị nhận khoán có tổ chức kế toán riêng. Nợ TK 141 (1413) : Đơn vị nhận khoán không có tổ chức kế toán riêng. Có TK 153 Trường hợp 3: Cho thuê CCDC * Khi xuất kho CCDC cho thuê, ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1533) * Tính giá trị đồ dùng cho thuê vào chi phí hoạt động, ghi: Nợ TK 627 : Nếu cho thuê CCDC là một trong những hoạt động chính của DN. Nợ TK 821 : Nếu cho thuê CCDC không phải là hoạt động chính của DN. Có TK 142 (1421) * Phản ánh số thu về CCDC, ghi: Nợ các TK 111, 112, 131,... Có TK 511 (5113) hoặc: Có TK 721 Có TK 333 (3331) * Khi nhận lại CCDC cho thuê, ghi: Nợ TK 153 (1533) Có TK 142 (1421) : Giá trị còn lại (chưa tính vào chi phí hoạt động) 4. Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL, CCDC Định kỳ hoặc đột xuất, DNXL phải thực hiện việc kiểm kê tình hình NVL, CCDC tồn kho về mặt số lượng, giá trị (theo sổ kế toán, theo thực tế kiểm kê và tính số chênh lệch),... điều này được thể hiện ở biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê kho. Sau đó, doanh nghiệp phải truy tìm nguyên nhân thừa, thiếu (nếu có) để có quyết định xử l. Các trường hợp có thể xảy ra khi kiểm kê kho là: Trường hợp 1: Phát hiện thiếu hụt NVL, CCDC khi kiểm kê: Mọi trường hợp thiếu hụt vật tư trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi. Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể và quyết định của người có thẩm quyền, căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán ghi: * Nếu thiết hụt do sai sót trong ghi chép, cân, đong, đo, đếm, kế toán điều chỉnh lại sổ kế toán (ghi giảm số đã phản ánh), ghi: Nợ các TK liên quan (111, 112, 131, 331, 141,...) Có các TK 152, 153 * Hoặc giá trị NVL thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 * Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị vật tư hao hụt, ghi: Nợ TK 1381 Có các TK 152, 153 * Nếu bắt người phạm lỗi phải bồi thường số thiếu hụt, mất mát, căn cứ vào giá trị bồi thường ghi: Nợ các TK 111, 112, 1338, 334... Có TK 152, 153 Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi: Nợ TK liên quan (TK 821, 415, 411...) Có TK 1381 Trường hợp 2: Phát hiện thừa NVL, CCDC khi kiểm kê. * Nếu NVL, CCDC thừa đã xác định được nguyên nhân do trước đây cân, đong, đo, đếm nhầm (đã phản ánh ít hơn số thực có) mà giá trị thừa thuộc sở hữu của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng số đã phản ánh: Nợ các TK 152, 153 Có TK liên quan (TK 3311, 111, 112, 1412,...) * Nếu chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào giá trị NVL, CCDC thừa, ghi: Nợ các TK 152, 153 Có TK 338 (3381) Khi có quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan (3388, 721, 411...) * Nếu xác định NVL, CCDC thừa không phải của doanh nghiệp thì số thừa được ghi: Nợ TK 002 5. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính năm, DNXL phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trước và khoản thu nhập bất thường để xác định kết quả kinh doanh và ghi: Nợ TK 159 (1591) Có TK 721 Đồng thời phải lập dự phòng giảm giá cho NVL, CCDC ứ đọng, mất phẩm chất, không thể đưa vào sản xuất hoặc phải thanh lý (mà giá trên thị trườn chắc chắn thấp hơn giá ghi sổ kế toán vào thời điểm cuối năm). Mức dự phòng được xác định theo công thức: = x - Sau khi xác định được mức dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 1591 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC ở DNXL tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TK 111,112,1412,331,311 NVL, CCDC tăng do mua ngoài TK 1331 Thuế GTGTđược khấu trừ TK 152, 153 D: xxx TK 151 Hàng đi đường kỳ trước đã về TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng,nhận góp vốn liên doanh TK 131 Nhận ứng trước NVL, CCDCcủa bên giao thầu TK 3362,1413 Đơn vị trực thuộc nhận ứng trước NVL, CCDC để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ TK 154 Nhập kho NVL, CCDC gia côngchế biến TK 128 Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn TK 642,3381 NVL, CCDC thừa phát hiệnkhi kiểm kê TK 621,623,624,641,642,1421 Xuất NVL, CCDC cho hoạt độngsản xuất kinh doanh xây lắp TK 1362,1413 Xuất NVL, CCDC cho hoạt độnggiao khoán xây lắp nội bộ TK 411 TK 411 TK 128,222 TK 632 TK 154 TK 1381, 642 TK 412 TK 241 Xuất NVL, CCDC cho hoạt độngxây dựng cơ bản Xuất NVL, CCDC góp vốnliên doanh Bán trả lương, trả thưởng Xuất kho NVL, CCDC thuê ngoàigia công chế biến NVL, CCDC phát hiện thiếukhi kiểm kê Đánh giá giảm NVL, CCDC Đánh giá tăng NVL, CCDC V. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp về NVL, CCDC Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Vì lẽ đó, kế toán không chỉ nắm vững các nguyên tắc và trình tự hạch toán của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà quan trọng hơn là phải tạo ra các mối liên hệ kế toán ở từng phần hành nói riêng và toàn bộ công việc hạch toán nói chung, trong đó, ghi sổ kế toán được thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán mà sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản, là phương tiện thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép, giúp kế toán phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Đối với các DNXL, tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ và trang bị kỹ thuật của kế toán có thể lựa chọn một trong các hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức Nhật ký chung (NKC) - Hình thức Nhật ký sổ cái (NK-SC) - Hình thức Chứng từ ghi sổ (CT-GS) - Hình thức Nhật ký chứng từ (NK-CT). Và phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức đã lựa chọn đó về các loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép của từng loại sổ. Đối với phần hành kế toán vật tư, việc tổ chức sổ kế toán theo các hình thức sổ được thể hiện ở các sơ đồ (trang bên), do mối quan hệ bản chất giữa các loại sổ kế toán trong một hình thức sổ và giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên việc ghi sổ trong phần hành kế toán vật tư vẫn có những phụ thuộc nhất định với các phần hành kế toán khác, tính độc lập chỉ là tương đối. Theo các sơ đồ tổ chức trình bày ở đây: - Việc tổ chức chứng từ đã được trình bày ở mục B.I. - Việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC đã được trình bày ở mục B.II. - Đối với việc ghi sổ tổng hợp: 1. Theo hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức NK-SC là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ NK-SC. Tất cả các Tài khoản trong bảng mà doanh nghiệp sử dụng đều phải phản ánh lên sổ cái. Hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra, áp dụng thích hợp với các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung nghiệp vụ đơn giản, ít tài khoản, số người làm kế toán ít. Nó không áp dụng được cho các đơn vị kế toán vừa và lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản, nhiều người làm kế toán, hệ thống sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp. Vì vậy, các DNXL ít sử dụng hình thức này. Nhật ký sổ cái Năm Thứ tự dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số P.S TK... TK... TK... Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... ... - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quỹ 2. Theo hình thức chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức này: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Sổ này dùng để đăng ký các nghiệp vụ phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán, số liệu trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các bảng tổng hợp chi tiết và dùng để lập báo cáo tài chính. Có thể sử dụng một trong hai loại sổ cái: - Sổ cái ít cột: Sử dụng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều. - Sổ cái nhiều cột (ngược lại). Chứng từ ghi sổ Ngày ... tháng ... năm ... Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú CT-GS Số tiền CS-GS Số tiền Nợ Có Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 Cộng Cộng tháng luỹ kế từ đầu quý Hình thức này dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng, dễ phân công, chia nhỏ, song lại ghi chép trùng lắp nhiều, thường xuyên phải kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai sót phải sửa chữa nhiều sổ, khối lượng công việc nhiều nên thường bị chậm trễ trong tính toán chỉ tiêu hàng ngày,... Vì vậy thích hợp với mọi loại hình, quy mô DNXL, đặc biệt có sử dụng kế toán máy. 3. Hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này có thể áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp, nó có ưu điểm là thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán song một số nghiệp vụ bị trùng lắp giữa các sổ nhật ký đặc biệt, cuối kỳ ph._.h bộ phận sử dụng, người phụ trách kế toán. Tổng số lượng vật tư trong phiếu lĩnh bao giờ cũng phải nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được duyệt. Nếu do kế hoạch thi công thay đổi, bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm vật tư phải đề nghị lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức mới có xác nhận của bộ phận kỹ thuật thi công và phụ trách công trình. Đối với các trường hợp xuất kho khác, chẳng hạn xuất NVL, CCDC cho văn phòng, cho việc xây dựng lán trại, sửa chữa thiết bị xe máy thi công,... công ty có thể dùng phiếu xuất kho thông thường. Căn cứ vào yêu cầu thực tế, phòng kinh tế - kế hoạch xem xét, được sự đồng ý của giám đốc, phòng này sẽ lập phiếu xuất kho (đối với trường hợp xuất ở kho công ty), thủ kho xuất kho, ghi số lượng, sau khi thẻ kho thì chuyển lên phòng kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền, ghi sổ kế toán rồi đưa vào lưu trữ. Phiếu xuất kho này nên có hai liên: bộ phận lập lưu liên 1, phòng kế toán lưu liên 2. Đối với các phiếu nhập kho mà phòng kế toán lập cho việc nhập vật tư ở các kho, bãi công trình, theo em là không cần thiết bởi lẽ, mỗi lần vật tư được nhập ở kho công trình, biên bản vật tư đã được ký nhận giữa người giao và thủ kho, nghiệp vụ nhập kho đã có chứng từ chứng minh. Mặt khác, vật tư ở công trình không để tồn trữ nhiều, nhập đến đâu thường xuất luôn đến đó, thậm chí là đổ xuống các bãi, mặt bằng ở chân công trình như cát, đất, đá, sỏi, vôi,... hoặc dùng luôn như bê tông tươi,... thì việc nhập, xuất kho chỉ là hình thức. Bên cạnh đó, sau một thời gian, các phiếu nhập, xuất kho mới được lập ở phòng kế toán nên không đáp ứng được yêu cầu cập nhật hàng ngày của bản thân phương pháp chứng từ. Do vậy theo em, công ty nên thực hiện đúng hướng dẫn của chế độ lại giảm bớt những thủ tục phiền hà về nhập, xuất vật tư; bớt đi chi phí, phương tiện bảo quản, lưu trữ chứng từ bằng cách không lập phiếu nhập kho, xuất kho cho các trường hợp vật tư giao thẳng (không đưa số vật tư này theo dõi ở tài khoản 152, 153). Khi mua NVL, CCDC về sử dụng trực tiếp ở các công trình, kế toán ghi: Nợ TK 621, 623, 627 (chi tiết cho từng công trình) Có TK 111, 112, 1412, 3311,... (chi tiết vật tư) 2.2. Vấn đề phân loại vật tư Như đã trình bày ở phần phân loại NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, công tác phân loại đó mới chỉ phục vụ cho việc quản lý vật tư theo lô, lượt và bảo quản về chất lượng vật tư trong kho cũng như định hướng cho việc hạch toán tổng hợp: - TK 1521 dùng để theo dõi các loại NVL chính, vật liệu phụ luân chuyển qua kho (kể cả kho công trình). - TK 1522 dùng để theo dõi NVL như nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi luân chuyển qua tất cả các kho của công ty. - TK 153 dùng để theo dõi tất cả các loại CCDC luân chuyển qua kho. Về mặt chế độ, cách dùng các tài khoản chi tiết của TK 152 như trên là không khoa học vì chủng loại NVL ở công ty là rất phong phú. Còn với TK 153, ở công ty vì không có bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê thì sử dụng như vậy là chấp nhận được. Bên cạnh đó, hiện nay công ty đã áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán, vậy để tiết kiệm thời gian trong việc quản lý NVL, CCDC một cách khoa học, công ty nên xây dựng ngay hệ thống danh điểm vật tư: Mỗi loại, mỗi thứ NVL, CCDC mang một số hiệu riêng gọi là số danh điểm vật tư, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm. Theo em, để lập được sổ danh điểm vật tư thì các tiểu khoản của TK 152 được sử dụng ở công ty nên là: - TK 1521 - Nguyên vật liệu chính - TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ - TK 1523 - Nhiên liệu - TK 1524 - Phụ tùng thay thế. - TK 1525 - Nguyên vật liệu khác (phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản,...) Qua nghiên cứu, sắp xếp nhiều loại NVL, CCDC ở công ty theo tên, công dụng, em đề nghị công ty có thể sử dụng sổ danh điểm vật tư như sau: Với việc phân loại và lập sổ danh điểm NVL, CCDC như dưới đây, kế toán phải lập nhiều bảng kê xuất NVL, CCDC cho mỗi loại song các thao tác sẽ thuận lợi hơn trên máy vi tính nên cũng không làm mất nhiều thời gian. Biểu số 35: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ danh điểm vật tư Ký hiệu Tên, quy cách, chủng loại NVL, CCDC Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm VT 1 2 3 4 5 6 1521 Nguyên vật liệu chính 1521-01 Thép các loại 1521-01-01 Thép tròn f14 Kg 1521-01-02 Thép tròn f16 Kg 1521-01-03 Thép tròn f25 Kg ... ... 1521-02 Xi măng các loại 1521-02-01 Xi măng rời PC 30 Kg 1521-02-02 Xi măng bao PC 30 Kg 1521-02-03 Xi măng trắng Kg ... ... 1522 Vật liệu phụ 1522-01 Sơn các loại 1522-01-01 Sơn Nipon Thùng 1522-01-02 Sơn nội Thùng ... ... 1523 Nhiên liệu 1523-01 Dầu các loại 1523-01 Dầu Diêzen Lít ... ... 1524 Phụ tùng thay thế 1524-01 Bu lông các loại Bộ 1524-01-01 Bu lông M24 Bộ 1524-01-02 Bu lông chân kích Bộ ... ... 1525 Nguyên vật liệu khác 1525-01 Đèn các loại 1525-01-01 Đèn tròn Cái ... 153 Công cụ dụng cụ 153-01 Máy móc, công cụ nhỏ 153-01-01 Máy đầm dùi Đức Cái 153-01-02 Mày đầm dùi Hung ga ri Cái ... ... 153-01-... Máy bơm nước T.Quốc Cái ... Máy bơm nước Nga 500w Cái ... ... ... Máy khoan cầm tay ... Máy khoan động cơ ... ... 153-02 Bảo hộ lao động dụng cụ hàn các loại 153-02-01-1 Tay hàn Cái 153-02-01-2 Mặt nạ hàn Cái ... ... 153-02-02 Quần áo bảo hộ lao động Bộ 153-02-03 Găng tay Bộ ... 153-03 ống các loại 153-03-01 ống đứng thang tải Cái 153-03-02 ống ngang thang tải Cái 153-03-03 ống chéo thang tải Cái ... ... 153-04 Giằng các loại 153-04-01 Giằng con sơn ngoài Cái 153-04-02 Giằng chéo giáo A Cặp ... Với việc phân loại và lập sổ danh điểm NVL, CCDC như trên, kế toán phải lập nhiều bảng kê xuất NVL, CCDC cho mỗi loại song các thao tác sẽ thuận lợi hơn trên máy vi tính nên cũng không làm mất nhiều thời gian. 2.3. Vấn đề tính giá NVL, CCDC nhập kho ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, NVL, CCDC nhập kho do mua ngoài, trong đa số các trường hợp công ty thường hạch toán chi phí thu mua vào chi phí sản xuất chung của công trình đó (TK 627). Điều này có một thuận lợi cho công ty, đó là làm cho giá trị NVL, CCDC trong khâu dự trữ thấp hơn so với thực tế, nếu NVL, CCDC tồn kho lâu sẽ làm cho VLĐ nằm trong khâu dự trữ (mà thực chất là vốn chết trong sản xuất) giảm. Tuy vậy, cách tính này đã không đúng theo sự hướng dẫn của chế độ kế toán, mặt khác, trong một số trường hợp làm sai lệch cách tính giá thành của một công trình, hạng mục công trình nào đó. Chẳng hạn công ty thường tiến hành thi công các công trình gần nhau trên một địa bàn nào đó hoặc thi công một cụm công trình. Khi một hạng mục công trình hay công trình hoàn thành và quyết toán, số vật liệu thừa hoặc CCDC chuyên ngành không dùng đến có thể chuyển sang công trình khác. Trong trường hợp này, nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư trên đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình hoàn thành rồi thì chi phí sản xuất chung của công trình này sẽ lớn hơn so với thực tế, giá thành công trình sẽ bị tăng lên, trong khi đó, giá thành công trình nhận số vật tư kia lại giảm so với việc dùng vật tư tự đi mua vì không phải gánh chịu chi phí trên. Về bản chất, công ty phải bỏ chi phí thu mua ra để có được một tài sản hữu hình, theo quan hệ đối ứng tài khoản thì đây là trường hợp biến động tài sản ở công ty (tài sản tăng - tài sản giảm), nếu công ty hạch toán chi phí thu mua vật tư vào chi phí sản xuất chung (TK 627), thì giá trị thực tế của tài sản lưu động của công ty tại thời điểm khoản chi phí đó chưa được kết chuyển đã không được phản ánh một cách đầy đủ. Vì vậy, theo em, để tránh những sai lệch trên, công ty nên tính giá NVL, CCDC nhập kho bằng giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có). 2.4. Về hạch toán tổng hợp NVL, CCDC Trường hợp 1: Khi vật liệu mua ngoài về công ty, nếu hoá đơn chưa về thì công ty thường giữ hộ người giao hàng mà không có thủ tục nhập kho và hạch toán gì. Giải thích về vấn đề này công ty cho rằng nếu cứ làm thủ tục nhập số hàng trên những đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, số NVL, CCDC nhập kho đó đã không được kê để bóc lượng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong tháng, do đó công ty sẽ bị thiệt. Theo em, sự thận trọng này của công ty là không cần thiết, bởi vì nếu công ty không làm thủ tục nhập lô NVL, CCDC chưa có hoá đơn nói trên, người giao hàng sẽ không có chứng từ để làm thủ tục thanh toán trong trường hợp lô vật tư đó được mua bằng tiền tạm ứng, trường hợp này coi như công ty bị chiếm dụng vốn. Còn trong trường hợp người bán giao hàng tại công ty thì việc nhập kho số NVL, CCDC này và ghi sổ kế toán ở công ty càng sớm sẽ càng có lợi cho họ trong việc được công ty thanh toán, vì thế, chắc chắn họ sẽ giải quyết nhanh việc đưa hoá đơn về. Mặt khác, chế độ cũng đã hướng dẫn cách xử lý trường hợp trên, nên nếu có NVL, CCDC mua ngoài về mà chưa có hoá đơn, công ty vẫn nên lập phiếu nhập kho để ghi nhận số thực nhập, nhưng lưu phiếu nhập kho đó vào tập hồ sơ "Hàng chưa có hoá đơn" và ghi sổ theo giá tạm tính, khi nào hoá đơn về trong tháng thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hàng chưa về, ghi: Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật tư) Có TK 331 (chi tiết theo đối tượng phải trả) Tháng sau hàng về có thể điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách đã nêu ở phần I. Sử lý như trên vừa đúng chế độ lại đáp ứng được nhu cầu NVL, CCDC cho sản xuất kinh doanh, nhất là khi nhu cầu đó là cấp bách, đúng với dự trù vật tư. Trường hợp 2: Khi vật liệu về thấy thừa, thiếu so với hoá đơn, công ty cũng không cho nhập kho nếu người giao hàng chưa tìm được nguyên nhân ngay với lý do tương tự như trường hợp trên. Như vậy, rất có thể công ty sẽ phải chịu một khoản chi phí chìm nếu phải tìm một nhà cung cấp khác trong thời gian chờ đợi, nhất là khi NVL, CCDC khó khăn trong việc tìm kiếm trên thị trường, ngoài ra có thể còn ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh. Vì vậy, theo em trong trường hợp này, công ty nên cho nhập kho và phản ánh số thực nhập vào sổ kế toán còn số thiếu nên báo chơngì bán biết, hoặc ghi sổ như sau: Nợ TK 152, 153 : Giá trị thực nhập (ngoài thuế GTGT) Nợ TK 1381 : Giá trị số thiếu (ngoài thuế GTGT) Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn Có TK 331 : Giá trị thanh toán theo hoá đơn. Sau đó, tuỳ từng nguyên nhân thiếu để xử lý như đã nêu ở phần I. 2.5. Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, NVL, CCDC luân chuyển qua tất cả các kho đều được phản ánh vào TK 152, 153, trong khi đó, việc hạch toán chi tiết lại không đồng bộ triệt để: Có thể nói, công ty đã áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán NVL, CCDC song không vận dụng đúng phương pháp và mẫu sổ của việc ghi chép, hạch toán, đồng thời chỉ áp dụng cho kho cơ quan công ty. Sổ số dư là để theo dõi lượng tồn kho NVL, CCDC theo từng danh điểm vật tư trong kho và đối chiếu với phần hạch toán tổng hợp. Trong khi đó, ở công ty nó được dùg để theo dõi cả lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư theo từng tháng ở riêng kho công ty còn ở các công trình không sử dụng vì vật tư nhập đến đâu là xuất đến đó, không để tồn kho lâu. Tuy vậy, trong nhiều trường hợp ở các công trình khi nhận thấy sự khan hiếm của vật tư trong thời gian tới đã mua dự trữ cho tháng sau hoặc vật tư được mua vào thời điểm cuối tháng thì như vậy tại công trình đó, vẫn có sự tồn kho vật tư. Vì những lý do trên, sổ số dư đã không được đối chiếu với phần hạch toán tổng hợp. Mặt khác, trong quy trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC công ty chỉ có việc ghi thẻ kho và sổ số dư được thực hiện còn các công việc khác có liên quan không được tiến hành, do đó việc kết hợp giữa thủ kho và kế toán vật tư là không chặt chẽ và thiếu khoa học, sự vận dụng sổ số dư chỉ là hình thức. Biểu số 36 Bên cạnh đó, vì công ty dùng phương pháp giá thực tế đích danh để trị giá NVL, CCDC xuất kho nên thủ kho phải mất rất nhiều thời gian trong việc theo dõi ngày tháng của từng lô NVL, CCDC nhập kho. Đến khi kế toán tính thành tiền cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn vì một ngày có thể có một số lô vật tư có chủng loại giống nhau nhưng được nhập từ các nguồn khác nhau, mặc dù trên sổ số dư, kế toán đã biết được lượng tồn đó được nhập từ ngày nào, song lại phải có công đoạn dò tìm đơn giá trên các phiếu nhập kho tương ứng. Trong khi đó, vào thời điểm cuối tháng, kế toán có nhiều công việc phải làm nên các thao tác thủ công trên sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến các công việc đó. Vì những lý do trên, theo em, công ty nên tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC khoa học và chặt chẽ hơn, một mặt công ty nên tiếp tục vận dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán, mặt khác không nên sử dụng TK 152, 153 để theo dõi vật tư luân chuyển qua các kho công trình và cần lập sổ danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần trên. Để vận dụng đúng phương pháp sổ số dư, công ty nên sử dụng các "Phiếu giao nhận chứng từ" và lập "Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn" (như đã trình bày ở phần I) chứ không đơn thuần chỉ có sổ số dư và thẻ kho. Thủ kho cũng nên có một sổ in sẵn danh điểm vật tư để ghi vào đó số chứng từ, ngày chứng từ nhập của lô vật tư tồn chứ không nên ghi thông tin đó vào sổ số dư, sổ số dư có thể được lập theo mẫu thống nhất (Biểu số 36). 2.6. Về việc sử dụng tài khoản ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, NVL, CCDC nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau với chủng loại rất phong phú. Trong nhiều trường hợp hàng mua phải vận chuyển bằng đường sắt, đường thuỷ nên có khi hoá đơn đã về đến công ty mà hàng chưa về. Mỗi khi xảy ra trường hợp trên, kế toán lại lưu chứng từ vào tập hồ sơ riêng, khi nào hàng về thì phản ánh vào TK 152 hoặc TK 153. Việc làm trên sẽ ảnh hưởng đến quy mô chỉ tiêu "hàng tồn kho" nếu số hàng trên đã thuộc sở hữu của công ty. Vì vậy theo em, công ty nên sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường để hạch toán trong trường hợp cuối tháng NVL, CCDC vẫn chưa về nhập kho và kế toán ghi: Nợ TK 151 : Trị giá ngoài thuế theo hoá đơn Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn Có TK 331, 111, 112 : Tổng giá thanh toán Khi nào NVL, CCDC về nhập kho thì kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 151 2.7. Vấn đề ghi sổ tổng hợp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là hoàn toàn phù hợp, tuy vậy công ty không mở sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng vốn phát sinh rất nhiều. Theo em công ty nên mở Nhật ký mua hàng để theo dõi các nghiệp vụ đó. Biểu số 37: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Nhật ký mua hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả người bán Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá NVL CCDC TK khác SH ST 2.8. Vấn đề lập sổ chi tiết Sổ chi tiết thanh toán với người bán mà kế toán thanh toán lập ở công ty tuy đã theo dõi được tình hình thanh toán của công ty với các đối tượng khác, song đối với đối tượng là người giao hàng ngoài công ty (người bán) thì mẫu sổ chi tiết này chưa thật phù hợp. Thật vậy, trong nhiều trường hợp mua chịu vật tư, người bán có quy định thời hạn chiết khấu nếu công ty thanh toán tiền hàng sớm, song thời hạn chiết khấu đã không được phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán, điều này có thể tạo ra những lỏng lẻo trong quản lý khoản chiết khấu được hưởng, làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ trả nợ và quyền lợi của công ty. Vì vậy theo em, công ty có thể mở sổ chi tiết thanh toán với đối tượng khác như sau: Biểu số 38 Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ chi tiết thanh toán Tài khoản "Phải trả đối tượng khác" - SH: 3311 Tháng ... năm ... Đối tượng thanh toán: Địa chỉ: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số dư đầu kỳ Cộng tháng Số dư cuối kỳ kết luận Tổ chức hạch toán NVL, CCDC là một phần hành kế toán phức tạp song lại rất quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán ở các DNXL, bởi vì việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình hiện có, biến động tăng giảm và việc sử dụng NVL, CCDC cho các mục đích khác nhau thông qua công tác hạch toán sẽ góp phần tính đúng, tính đủ chi phí, giá thành sản phẩm xây lắp và có được những thông tin chi tiết đến tổng hợp bộ phận dự trữ của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Với đề tài: "Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng", bài viết đã trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán NVL, CCDC ở DNXL theo chế độ hiện hành và sự tổ chức vận dụng những lý luận đó vào thực tiễn ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Bên cạnh đó bài viết đã đề cập đến vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong mối quan hệ với tổ chức hạch toán NVL, CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Thời gian thực tập ở công ty là cơ hội để em nắm bắt, xâm nhập thực tế, củng cố những kiến thức, lý luận đã lĩnh hội được ở trường, từ đó có sự so sánh với thực tế và cùng với quan điểm của bản thân em đã mạnh dạn đưa ra một số nhận xét, kiến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện thêm công tác tổ chức hạch toán NVL, CCDC và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng. Vì thời gian thực tập không nhiều, cộng với trình độ lý luận còn hạn chế nên mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn, các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty, phòng kế toán xí nghiệp xây dựng liên hợp (trực thuộc công ty) song rất có thể bài viết đã không tránh được những sai sót, vì thế em mong nhận được thêm sự chỉ bảo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! mục lục Biểu số 9: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Tổng hợp chi tiết tài khoản quí IV - 2000 (bảng trích) TK 1412 - Tạm ứng mua vật tư hàng hoá Tên chi tiết Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nguyễn Văn Viện - XNLH 521.600 2.508.605 3.030.205 Nguyễn Thị Phượng - Phòng TCHC công ty 3.336.000 3.336.000 Trần Thị Lụa - Văn phòng công ty 1.391.000 1.391.000 Nguyễn Tất Hùng - Kinh tế kế hoạch 14.830.000 11.000.000 3.830.000 Nguyễn Ninh - Phòng kỹ thuật - Thi công 33.300.000 33.300.000 Đinh Xuân Tảo - Phòng kỹ thuật - Thi công 44.000.000 44.000.000 Nguyễn Văn Mão - XNLH 41.029.500 41.029.500 Đào Hương Thu - Đội cáp 1 - Nghi Sơn 2.560.000 20.000.000 10.000.000 12.560.000 Nguyễn Xuân Xuền - XNLH 70.000.000 35.000.000 35.000.000 Nguyễn Đức Thỉnh - Đội 43 2.817.250 2.817.250 Nguyễn Văn Hữu - Lái xe công ty 1.038.900 1.038.900 ... ... ... ... ... Tổng cộng 600.794.000 1.917.245.000 1.053.147.000 1.464.892.000 Số dư cuối kỳ: 1.464.892.000 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 12: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Tổng hợp chi tiết tài khoản quí IV - 2000 (bảng trích) TK 3311 - Phải trả đối tượng khác Tên chi tiết Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Hà: đơn vị bán cát vàng tại Phủ Lý 865.300 665.300 200.000 Nguyễn Ninh: Công ty bê tông Ninh Bình 15.000.000 15.000.000 31.917.800 31.917.800 Ban quản lý công trình xi măng Bút Sơn 32.341.475 17.213.827 15.127.586 34.427.716 Công ty xi măng Hệ Dưỡng - Ninh Bình 6.452.000 4.517.900 10.969.900 Công ty đá Đồng Giao - Tam Điệp - NB 12.137.500 12.137.500 Công ty bê tông cọc Hà Nội 94.617.500 94.617.500 20.918.150 20.918.150 Nhà máy điện Ninh Bình (gạch xốp) 10.000.000 5.825.000 4.175.000 Công ty Hoàng Hà - Xí nghiệp liên hợp 435.200 435.200 Chi nhánh vật tư Thái Nguyên - XN 919 33.002.400 33.002.400 Xí nghiệp vật tư số 3 - XN 909 81.463.926 81.463.926 30.174.100 30.174.100 .... ... ... ... ... Tổng cộng 2.034.394.049 2.114.948.000 1.933.840.050 1.853.861.000 Số dư cuối kỳ: 1.853.861.000 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 18: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Bảng kê vật liệu xuất dùng tháng 10 năm 2000(Bảng trích) STT Số phiếu XK Người nhận (theo đối tượng sử dụng) Số tiền Ghi có TK 1521, ghi nợ các TK TK 621 TK 6272 TK 6422 TK 2413 TK 1413 1 73 Thê - XNLH - Việt Trì 39.450.000 39.450.000 2 79 Thê - XNLH - Việt Trì 1.078.000 1.078.000 3 83 Triệu - Hoàng Mai 82.481.000 82.481.000 4 85 Lê - Lán trại Nghi Sơn 1.050.000 1.050.000 5 97 Viện - Kiềm tính B.Ninh 4.630.750 4.630.750 6 104 Thái Đ43 Trạm thuế HN 1.016.915 1.016.915 7 113 Vân 909-Triển lãm GV 895.250 895.250 8 120 Lợi - Nghi Sơn 1.074.850 9 123 Hà - Sửa nhà xe cơ quan 556.085 556.085 10 124 Tơ - Văn phòng 203.500 203.500 11 127 Hà - ngăn kho công ty 8.930.600 8.930.600 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 3.153.970.500 2.263.352.100 18.295.909 5.410.500 415.174.685 451.738.125 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 19: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Bảng kê vật liệu xuất dùng tháng 10 năm 2000 STT Số phiếu XK Người nhận (theo đối tượng sử dụng) Số tiền Ghi có TK 1521, ghi nợ các TK TK 6232 TK 6272 TK 6422 TK 2413 TK 1413 1 77 Thê - XNLH - Việt Trì 735.000 2 81 Thê - XNLH - Việt Trì 280.000 3 82 Triệu - Hoàng Mai 396.000 396.000 4 84 Viện - Kiềm tính B.Ninh 950.000 950.000 5 86 Hậu - Hoàng Mai 90.000 90.000 6 91 Lan - Sửa trụ sở LVNB 2.103.150 2.103.150 7 92 Thái Đ43-Trạm thuế 1.453.000 1.453.000 8 93 Lê - Sửa ô tô công ty 453.200 453.200 9 94 Tơ - Văn phòng công ty 105.200 105.200 10 95 Lê - sửa ô tô công ty 13.140.000 13.140.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 981.253.150 193.112.150 92.380.150 5.263.050 28.754.000 345.127.000 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 20: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Bảng kê công cụ dụng cụ xuất dùng (bảng trích)Tháng 10 năm 2000 STT Số phiếu XK Người nhận (theo đối tượng sử dụng) Số tiền Ghi có TK 153, ghi nợ các TK TK 6233 TK 6273 TK 6423 TK 2413 TK 1421 TK 1413 1 74 Triệu - Hoàng Mai 391.000 391.000 2 75 Lợi - Nghi Sơn 3.731.000 3.731.000 3 76 Triệu - Hoàng Mai 2.400.000 2.400.000 4 78 Thái - Đ43 Phủ Lý 4.134.000 4.134.000 5 80 Vân - 919 - Bảo TRợ 876.000 876.000 6 87 Triệu - Hoàng Mai 3.874.000 3.874.000 7 88 Lợi - Nghi Sơn 4.277.150 4.277.150 8 Lợi - Nghi Sơn 560.000 560.000 9 90 Lợi - Nghi Sơn 187.000 187.000 10 98 Tơ - Kho công ty 793.150 793.150 11 126 Hải - Sửa trụ sở N.B 3.140.250 3.140.250 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 87.914.500 3.780.180 17.157.200 1.054.400 28.800.000 29.890.220 7.278.500 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 24: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựngXí nghiệp xây dựng các công trình liên hợp Bảng kê xuất vật tư (bảng trích)Tháng 10 năm 2000 Chứng từ Người nhận (theo đối tượng sử dụng) Ghi có TK 152, ghi nợ TK 621 Cộng Số Ngày Việt Trì Cống Gõ Vĩnh Long Yên Mô Tân Ninh 1 1/10 Dương: Nhận sơn, vôi cho Cống Gõ 1.167.500 1.167.500 2 1/10 Hải: Nhận cát cho Yên Mô 8.566.800 3 2/10 Viện: Nhận thép cho Việt Trì 13.735.400 4 5/10 Châu: Nhận cán thép cho Cống Gõ 2.978.500 2.978.500 5 6/10 Viện: Nhận vật tư cho Việt Trì 1.073.100 1.073.100 6 6/10 Mão: Nhận gạch cho Vĩnh Long 1.014.100 1.014.100 7 8/10 Hà: Nhận xi măng cho Vĩnh Long 35.917.500 35.917.500 8 14/10 Lân: Nhận nhựa đường cho T.Ninh 9.500.000 9.500.000 9 14/10 Lân: Nhận đá 1/2 cho Tân Ninh 5.500.000 5.500.000 10 15/10 Văn: Nhận thép cho Yên Mô 10.050.500 10.050.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 82.147.500 10.419.100 50.910.000 18.854.200 20.100.000 182.430.800 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 25: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựngXí nghiệp xây dựng các công trìn liên hợp Bảng kê chứng từ thanh toán vật tư (bảng trích)(Nguyên vật liệu) - Tháng 10 năm 2000 Chứng từ Người nhận (theo đối tượng sử dụng) Ghi có TK 1413, ghi nợ TK 152 Cộng Số Ngày Việt Trì Cống Gõ Vĩnh Long Yên Mô Tân Ninh 43 1/10 Nga: Thanh toán dầu mỡ cho Việt Trì 97.000 97.000 44 1/10 Viện: Thanh toán nhập thép Việt Trì 35.000 35.000 45 6/10 Mão: Thanh toán nhập thép cho Cống Gõ 7.244.500 7.244.500 46 9/10 Văn: Thanh toán xi măng cho Vĩnh Long 68.849.641 68.849.641 47 15/10 Hải: Thanh toán gạch cho Việt Trì 7.918.500 7.918.500 48 15/10 Cường: Thanh toán sơn, keo cho Yên Mô 3.508.000 3.508.000 49 20/10 Viện: Thanh toán Vôi Tân Ninh 1.590.000 1.590.000 50 20/10 Lân: Thanh toán nhập đá cho Tân Ninh 2.117.400 2.117.400 51 20/10 Hải: Thanh toán nhập cát cho Yên Mô 5.500.000 5.500.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 224.000 8.244.100 130.910.000 70.566.000 83.535.900 293.480.000 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 26: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Bảng trích) Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 1 tháng 7 năm 2000 Kho Nguyễn Thị Tóc - Kho cơ quan công ty Ban kiểm kê gồm: Ông, bà: Lê Xuân Trường - Giám đốc công ty Trưởng ban Ông, bà: Lại Văn Thăng - Kế toán trưởng công ty Uỷ viên Ông, bà: Nguyễn Thị Tóc - Thủ kho công ty Uỷ viên Đã kiểm kê kho công ty có những mặt hàng dưới đây: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư,sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Thừa Thiếu Cồn tốt(%) Kém P.chất Mất P.chất SL TT SL TT A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Thép góc 12+14 Kg 5.000 2.000 10.000.000 2.000 10.000.000 97 300.000 2 Thép tròn vằn f16 Kg 4.750 3.500 16.625.000 3.500 16.625.000 100 3 Thép chữ U Kg 4.350 1.780 7.743.000 1.780 7.743.000 100 4 Thép buộc dây Kg 3.850 120 4.620.000 120 4.620.000 98 9.240 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 89 Máy đầm dùi Đức Cái 250.000 07 1.750.000 07 1.750.000 90 Máy đàm dùi Hungari Cái 750.000 08 6.000.000 08 6.000.000 91 Máy đầm dùi T.Quốc Cái 650.000 08 5.200.000 08 5.200.000 92 Máy đầm hàn T.Quốc Cái 1.500.000 05 7.500.000 05 7.500.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 450.000.000 450.000.000 2.750.000 104.000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê Biểu số 28: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ cái (Bảng trích) Năm 2000 Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Chứng từ Nội dung diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu tháng 10/2000 1.958.445.800 73 1/10 Thê XNLH : Nhận sắt + thép cho CT V.Trì 1413 39.450.000 130 3/10 Hồng: Nhập lò so kích áo 1412 1.714.286 77 5/10 Thê XNLH: Nhận cáp giằng thang tải V.Trì 1413 735.000 131 6/10 Thuỷ: Nhập gạch thông gió, gạch men 3311 14.670.500 133 7/10 Hà: Nhập thép các loại 1412 28.715.000 79 10/10 Thê XNLH: Nhận cáp điện cho CT V.Trì 1413 1.078.000 134 12/10 Độ: Nhập xi măng Bút Sơn 3311 2.630.000 135 13/10 Hồng: Nhập trục máng TQ+Bánh xe trục máng 111 960.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh Số dư cuối tháng 10 4.206.138.150 3.818.606.850 2.345.977.100 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 29: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ cái (Bảng trích) Năm 2000 Tài khoản 153 - Công cụ dụng cụ Chứng từ Nội dung diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ (10/2000) 62.153.000 128 1/10 Tóc: Nhập bàn cân Trung Quốc 1111 35.000 74 2/10 Triệu: Nhận BHLĐ cho CT Hoàng Mai 6273 391.000 75 3/10 Lợi: Nhận cốp pha thép cho CT Nghi Sơn 1421 2.731.000 78 6/10 Thái Đội 43 nhận máy đầm dùi Đức cho P.Lý 1413 4.134.000 132 8/10 Lệ: Nhận nhíp lốp + bình ác quy 1412 1.950.000 80 13/10 Vân XN 919 nhận vam uốn sắt cho bảo trợ 1413 876.000 136 14/10 Triệu: Nhập giàn giáo MK cho Hoàng Mai 3311 4.510.000 137 15/10 Hà: Nhận bay xây, xô đựng hồ, bàn xoa 1111 510.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ (tháng 10) 109.078.600 87.960.500 83.271.100 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 31: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ số dư (Bảng trích) Năm 2000 STT Tên, quy cách vật tư Đ.Vị tính Số kiểm kê 31/12/99 Tháng 1 Tháng 2 Số lượng Thành tiền Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Số lượng Do nhập ngày, tháng Thành tiền Số lượng Do nhập ngày Thành tiền Xi măng kg 1 Xi măng rời PC30 kg 6.500 2.767.500 6.500 5.500 7.500 28/1 4.593.750 6.500 11.000 2.000 10/2 1.612.700 2 Xi măng bao P300 kg 3.000 2.106.000 12.000 13.500 1.500 19/1 1.211.890 3.750 4.000 1.250 28/2 10.155.000 3 Xi măng trắng kg 575 661.250 500 75 10/1 84.750 - 70 5 10/1 56.000 ... Thép 25 Thép tròn vằn f14 kg 500 2.175.000 750 1.050 200 27/1 870.000 7.000 1.200 6.000 27/1 26.100.000 26 Thép tròn vằn f16 kg 780 3.549.000 100 700 180 2/1 819.000 810 785 205 23/1 934.800 27 Thép tròn vằn f25 kg 1.750 8.592.500 3.080 3.910 920 23/1 4.519.000 - 920 - ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 36: Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Sổ số dư Năm:........ Nhóm vật tư Danh điểm vật tư Tên, chủng loại, quy cách vật tư Đơn vị Số kiểm kê 31/12/năm... Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng (từ tháng 2-tháng 6) Số kiểm kê 1/7/năm... ... Ghi chú SL TT SL TT SL TT SL TT Tổng: Sơ đồ hạch toán NVL, CCDC theo các hình thức sổ kế toán  Nhật ký sổ cái ‚ Chứng từ ghi sổ ƒ Nhật ký chung „ Hạch toán chi tiết Sổ quỹ Nhậtký sổ cái Sổ quỹ Sổ đăng ký C.T. ghi sổ Chứng từ ghi sổ Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp C.T.G Bảng tổng hợp C.T.G Chứng từ gốc Sổ cái TK 152, TK 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Các bảng tổng hợp chi tiết  ‚ ƒ „ Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu ._.