Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin

LỜI NÓI ĐẦU Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi to lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao. Tổ chức công tác kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: Thuế, các khoản nộp ngân sách khác... Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định thích hợp. Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tượng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý. Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Qua thời gian học tập tại trường Đại học Kinh tế quốc dân và thực tập tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin em nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng và em chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin”. Chuyên đề này gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin. Chương II: Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin. Chương III: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty Thành lập từ tháng 11/1998, Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thông tin (gọi tắt là Công ty TTP) là Công ty kinh doanh thương mại, chuyên phân phối hoặc cung cấp các loại hàng hóa và dịch vụ kỹ thuật dưới hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp cho Khách hàng hoặc người sử dụng. Sản phẩm của Công ty TTP là các tư liệu công cụ sản xuất, tư liệu tiêu dùng, các hàng hóa và dịch vụ kỹ thuật phục vụ trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước. Sản phẩm chính của Công ty TTP là máy móc, vật tư thiết bị và dịch vụ kỹ thuật phục vụ trong các lĩnh vực điện, điện tử viễn thông, công nghệ thông tin và phát thanh truyền hình. Các sản phẩm của Công ty TTP hầu hết là do các Hãng nổi tiếng trên thế giới chế tạo, sản xuất và ủy quyền cho Công ty TTP khai thác, phân phối trên thị trường Việt Nam và tại một số nước thuộc khu vực Đông Nam Á. Đa số các sản phẩm này đều có hàm lượng công nghệ cao, có tính năng kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam, có chất lượng ổn định, có khả năng cạnh tranh cao và có tính hiệu quả, tiện ích trong sử dụng, vận hành và bảo quản. Trụ sở hoạt động : 506B – Trung tâm giao dịch công nghệ thông tin Hà Nội – 185 Giảng Võ – Phường Cát Linh – Quận Đống Đa – Hà Nội Tên giao dịch : Telecom Technology Promotion Company Limited Tên giao dịch viết tắt: TTP CO.,LTD Số ĐKKD : 070378 do sở Kế hoạch đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 30/11/1998. Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán tư liệu sản xuất; buôn bán tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là đồ điện, điện tử viễn thông và tin học); Đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hóa; Dịch vụ sửa chữa, lắp ráp, lắp đặt, bảo hành, bảo trì thiết bị điện, điện tử và thiết bị văn phòng; Buôn bán, chuyển giao kỹ thuật, lắp đặt, sửa chữa và bảo hành thiết bị truyền dẫn, truy nhập kiểm tra và bảo vệ trong thông tin, tin học; Sản xuất, ứng dụng và phát triển phần mềm Công nghệ thông tin, tin học và điều khiển tự động hóa; Buôn bán, chuyển giao kỹ thuật, lắp đặt, sửa chữa và bảo hành thiết bị đo chuẩn trong Viễn thông, tin học; Dịch vụ cho thuê máy móc thiết bị điện, điện tử viễn thông, tin học và phát thanh truyền hình; Dịch vụ đo kiểm và đánh giá chất lượng mạng thông tin, tin học và phát thanh truyền hình. Từ khi thành lập đến nay, Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin đã và đang cố gắng phát triển không ngừng để trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực viễn thông. Với một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao công ty đã khắc phục được những khó khăn ban đầu của mình, kinh doanh có lãi và thực hiện đầy đủ nghiã vụ với ngân sách nhà nước. 1.2. Đặc điểm và cơ cấu quản lý tổ chức tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin 1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau: - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh Công ty cổ phần công nghệ máy tính Việt Nam tổ chức quản lý theo một cấp BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN QL DỰ ÁN BỘ PHẬN KỸ THUẬT BỘ PHẬN TRAINING DEMO BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH Nhiệm vụ của từng bộ phận: A, Ban Giám đốc: có vai quản lý điều hành toàn bộ hoạt động Công ty, và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Có quyền quyết định cao nhất đối với tất cả mọi hoạt động của Công ty. B, Các phòng chức năng: Phòng kinh doanh: được chia thành 2 bộ phận nhỏ đó là bộ phận kinh doanh và bộ phận quản lý dự án. Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, tư vấn và thoả thuận để đi đến ký kết hợp đồng kinh tế, đồng thời tìm kiếm và lựa chọn nguồn hàng. Hàng ngày bộ phận kinh doanh tham khảo sự biến động của thị trường để đưa ra mức giá phù hợp, báo giá cho cửa hàng, khách hàng lớn và các khách hàng truyền thống của Công ty. Bộ phận quản lý dự án: có nhiệm vụ làm các hồ sơ đấu thầu,theo dõi các hợp đồng. Lập chứng từ thanh toán chuyển khoản hoặc qua sec. Chuẩn bị hợp đồng và các thủ tục cần thiết cho bảo lãnh ngân hàng, mở LC… Theo dõi tình hình thực hiện các dự án, các công trình xây dựng cơ bản. Phòng tổng hợp: gồm 2 bộ phận là bộ phận kế toán tài chính và bộ phận hành chính: Bộ phận tài chính kế toán: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện đúng luật tài chính kế toán mà nhà nước đã ban hành. Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, quí, năm. Quyết toán tài chính hàng quý của từng hợp đồng và hàng năm. Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của Công ty, lập kế hoạch cân đối thu chi theo qui định của Nhà nước về tài chính. Hàng tháng, quí, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong công ty. Bộ phận hành chính có chức năng và nhiệm vụ sau: lập phương án tổ chức cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản xuất của công ty. Lập kế hoạch lao động và tiền lương. Quản lý sử dụng lao động: tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, điều động. Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo quản lý quỹ tiền lương. Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của công ty. Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và công tác công ty. Phòng kỹ thuật: gồm 2 bộ phận là bộ phận kỹ thuật và bộ phận training demo: có nhiệm vụ lắp đặt, cài đặt các hệ thống phục vụ nhu cầu của khách hàng, phục vụ các dịch vụ sau bán hàng. Nhiệm vụ rất quan trọng đối với nhân viên phòng kỹ thuật đó là tiến hành bảo hành, giao nhận bảo hành, sửa chữa, cung cấp các thông tin hướng dẫn sử dụng cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu những yêu cầu của khách hàng trong điều kiện cho phép. Hai bộ phận này quan hệ chặt chẽ với nhau cùng làm tốt nhiệm vụ. 1.2.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1.Tổng doanh thu 7.881.086.251 8.637.344.857 2.Giá vốn hàng bán 6.723.924.944 7.776.849.159 3.Chi phí QLKD 1.027.905.362 714.036.622 4.Chi phí tài chính 31.878.833 64.102.508 5.Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 97.377.421 82.356.568 6.Lãi khác 125.670.114 7.Lỗ khác 97.345.688 8.Tổng lợi nhuận kế toán 97.377.421 110.680.994 9.Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 97.377.421 110.680.994 10.Thuế TNDN phải nộp 27.266.000 30.990.678 11.Lợi nhuận sau thuế 70.111.421 79.690.316 12.Tổng số vốn kinh doanh 4.000.000.000 4.016.379.444 13.Số lao động (người ) 45 47 14.Thu nhập bình quân/ tháng 1.500.000 2.000.000 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật, thời gian lao dộng. Tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin kế toán được xem như một công cụ quản lý quan trọng với nhiệm vụ chủ yếu là thu thập và xử lý thông tin về tình hình tài sản và sự vận động tài sản của Công ty, giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện đúng, đủ các nhiệm vụ quyền hạn theo qui định của Nhà nước. Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, có sự phân chia rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KÕ to¸n tiÒn mÆt, ng©n hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü KÕ to¸n kho hµng Phã phßng kÕ to¸n Kế toán trưởng: làm nhiệm vụ kiểm tra tổng hợp cân đối với mọi số liệu phát sinh trong các tài khoản, đồng thời là người trực tiếp báo cáo và chịu trách nhiệm về các số liệu thông tin, về tình hình tài sản của Công ty với Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền. Tất cả các bộ phận kế toán trong phòng kế toán đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. 01 Kế toán công nợ, tiền lương ( Phó phòng kế toán ) 01 Kế toán kho hàng hóa 01 Kế toán ngân hàng 01 Thủ quĩ Phó phòng kế toán: theo dõi tình hình công nợ và tổ chức công tác kế toán tiền lương, tập hợp chi phí kinh doanh trong kì, giúp kế toán trưởng hoàn thành công việc của mình. Kế toán hàng hóa: theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa. Hàng quí lập báo cáo nộp kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: theo dõi tất cả các hoạt động liên quan đến tiền mặt tại đơn vị, có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến hoạt động tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán. Cuối kì thực hiện việc báo cáo với kế toán trưởng, đối chiếu số liệu có liên quan với Ngân hàng. Thủ quĩ: theo dõi tình hình thu chi quĩ tại Công ty, bảo quản quĩ tiền mặt tại két của Công ty, hàng tháng đối chiếu với sổ chi tiết TK 111 của bộ phận kế toán tiền mặt. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2.1. Tình hình tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin 2.1.1.Chế độ kế toán và một số phương pháp áp dụng trong công tác tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin tổ chức kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Công ty hạch toán theo mô hình tổ chức tập trung. Hình thức sổ sách kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký – Chứng từ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán như Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu… kế toán sẽ vào Bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê và sổ chi tiết các TK liên quan tiến hành vào sổ Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ cộng số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Sơ đồ hình thức nhật ký - chứng từ tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp kế toán xuất nhập hàng hóa là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Giá vốn thực tế của hàng xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền ( đối với những hàng hóa có giá trị nhỏ, như accu, modem,cáp… ) và phương pháp thực tế đích danh ( đối với những hàng hóa có giá trị lớn, như máy đo ). Theo phương pháp bình quân gia quyền trị giá vốn của hàng xuất kho được xác định một lần vào thời điểm cuối tháng. Trị giá vốn của hàng xuất kho được tính theo công thức: Giá đơn vị bình quân = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực xuất = Số lượng xuất kho * Giá đơn vị bình quân VD: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 156 chi tiết cho mặt hàng cáp kết nối máy tính, mã hàng SS 161, kế toán sẽ tính toán và lập sổ tổng hợp chi tiết TK 156 cho mặt hàng cáp kết nối máy tính như sau: SL(cái) TT (đồng) Tồn đầu tháng 43 12.685.000 Xuất trong tháng 75 Nhập trong tháng 98 27.440.000 Giá đơn vị = 12.685.000+27.440.000 = 284.574,5 ( đồng ) bình quân 43 + 98 Giá thực xuất = 75 * 284.574,5 = 21.343.087,5 ( đồng ) Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: Báo cáo kế toán do Nhà nước qui định gồm: -Bảng cân đối kế toán ( B01-DN ) -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( B02-DN ) -Bản thuyết minh báo cáo tài chính ( B09-DN ) Báo cáo kế toán do Công ty qui định gồm: -Báo cáo chi tiết theo tên khách hàng các khoản phải thu, phải trả. -Báo cáo chi tiết theo tên từng sản phẩm, dịch vụ bán ra về giá vốn, doanh thu. -Báo cáo chi tiết theo mã sản phẩm về tình hình dự trữ hàng hoá, về tình hình thu mua hàng hoá nhập kho -Báo cáo về số dư tiền mặt tại quĩ, số dư tiền gửi chi tiết theo từng ngân hàng -Báo cáo chi tiết về các khoản đầu tư, góp vốn của Công ty 2.1.2. Hạch toán ban đầu 2.1.2.1 Chứng từ kế toán sử dụng Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu thu Hoá đơn bán lẻ 2.1.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh doanh thu bán hàng hoá trong kỳ kế toán sử dụng TK511 doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 111, 112, 131, 133, 333(1) 2.1.2.3. Phương pháp hạch toán và trình tự ghi sổ Tại kho của Công ty: Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nước. Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: + Liên 1: Lưu tại gốc. + Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách.(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT)). + Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Ví dụ: Ngày 16 tháng 12 năm 2007 xuất hàng bán cho Công ty CP Minh Chính, sau khi viết phiếu xuất kho (Biểu số 1) và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách hàng (Biểu số 2) BIỂU SỐ 1 Đơn vị :CTy TNHH Phát triển công nghệ thông tin Mẫu số : 02 – VT Địa chỉ :506B – 185 Giảng Võ – Cát Linh - HN QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Phiếu xuất kho Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Nợ : Số: 59 Có : Họ tên người nhận hàng : anh Hùng Địa chỉ : Công ty TNHH Viễn Tiến Lý do xuất kho : Bán hàng theo Hợp đồng kinh tế số 1912/2007/TTP-VIENTIEN Xuất tại kho : I TT Tên quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Máy đo 1320 Máy đo 3470 Cáp đo 76 MA1320 MA3470 SA 76 Cái Cái Cái 25 75 77 25 75 77 3.850.000 4.716.906 156.407 96.250.000 353.767.950 12.043.339 Cộng 462.081.269 Cộng thành tiền(Bằng chữ) : Bốn trăm sáu mươi hai triệu không trăm tám mốt nghìn hai trăm sáu mươi chín đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo:…………………………………… Xuất, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT). Tại phòng kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho để viết Hoá đơn GTGT . Hóa đơn này được Công ty lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán. - Liên 2: Giao cho khách. - Liên 3: Làm căn cứ theo dõi thanh toán BIỂU SỐ 2 Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng KD/2007B Liên 2: Giao cho khách hàng Số 41292 Ngày 16 tháng 12 năm 2007 Đơn vị: Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B – 185 Giảng Võ – Cát Linh - Đống Đa - HN Số tài khoản:…………………………………………………………………… Điện thoại:04.5121595 Mã số thuế: 01 00793673 Họ tên người mua: anh Hùng Tên đơn vị: Công ty CP Minh Chính Địa chỉ:95 Hàng Bông-HN Số tài khoản:……………………………………………………………………... Hình thức thanh toán: C«ng Ty cæ phÇn ®Çu t­ s¶n xuÊt th­¬ng m¹i SKY Mã số thuế: 0100126299 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 2 3 Máy đo 1320 Máy đo 3470 Cáp đo 76 Cái Cái Cái 25 75 77 3.850.000 4.716.906 156.407 96.250.000 353.767.950 12.043.339 Cộng tiền hàng: 462.081.269 Thuế suất thuế GTGT: 5% 23.103.064 Tổng cộng tiền thanh toán: 485.164.353 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám lăm triệu một trăm sau tư nghìn ba trăm năm ba đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 2.1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá Hiện nay Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin đang áp dụng hình thức nhật ký - chứng từ cho công tác tổng hợp hàng hoá và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu.Các chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho hàng hoá. - Phiếu xuất kho hàng hoá. - Hoá đơn GTGT. 2.1.3.1. Nội dung phương pháp thẻ song song ở Công ty được tiến hành như sau: * Hạch toán chi tiết ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hoá được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lương thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. BIỂU SỐ 3: ( trích thẻ kho tháng 12/2007 ) Đơn vị: Cty TNHH Phát triển thông tin Địa chỉ:506B-185 Giảng Võ-Cát Linh-Đống Đa-HN Thẻ kho Ngày lập thẻ 31/12/2007 Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Máy đo 1320 - Đơn vị tính: Cái Mã số : MA 1320 TT Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 Dư đầu kỳ 50 1 8/12 043974 Mua của Cty Hoàng Thành 30 80 2 9/12 41290 Xuất bán 15 65 3 12/12 043975 Mua của Cty Hoàng Thành 25 85 4 13/12 41291 Xuất bán 30 55 5 16/12 41292 Xuất bán 25 30 ……….. …. …. ….. Cộng 120 150 Dư cuối kỳ 20 * Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Sổ chi tiếthàng hoá Sổ tổng hợpNXT hàng hoá Đối chiếu Số liệu Cuối tháng Hàng ngày Hàng ngày Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá ở Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hoá tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hoá tương ứng với loại hàng hoá. Trên thẻ chi tiết hàng hoá kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hoá đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại. BIỂU SỐ 4 Đơn vị: Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-Đống Đa- HN SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ – HÀNG HÓA Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Dư đầu tháng 26 1.253.200.00 043974 8/12 Nhập mua 50.050.000 10 500.500.000 36 41290 9/12 Xuất bán 14 674.800.000 22 043975 12/12 Nhập mua 46.350.000 15 695.250.000 37 41291 16/12 Xuất bán 9 433.800.000 28 41292 31/12 Xuất bán 5 241.000.000 23 Cộng 25 1.195.750.000 28 1.349.600.000 23 1.108.600.000 Tên hàng hoá: Máy đo 1320 (Cái) Đơn vị: đồng 2.1.3.2. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho hàng hoá tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin. Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, toàn Công ty đang sử dụng các tài khoản sau: TK 156: Hàng hoá TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa TK 632: Giá vốn hàng hoá. TK 111, 112, 331, 641, 642, 141,... 2.1.3.2.1. Kế toán tổng hợp mua hàng Tại Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi mua hàng hoá, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng hóa, bảng kê phiếu mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ…để tiến hành tổng hợp hàng hoá bằng cách ghi vào các bảng kê và các nhật ký chứng từ liên quan. + Nếu mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ chi tiền kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 1 + Nếu mua hàng thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng và giấy báo nợ kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 2 * Nhật ký chứng từ số 1: (Biểu số 5) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 1 là chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu chi). Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ NKCT 1, xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKTC số 1 để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. * Nhật ký chứng từ số 2: (Biểu số 6) Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ các TK có liên quan. Cơ sở để ghi vào NKCT số 2 là các giấy báo nợ của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan. Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 2, xác định tổng số phát sinh bên có TK 112 đối ứng nợ của các TK liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 2 để ghi vào sổ cái liên quan. * Ngoài việc phản ánh trên các sổ chi tiết hàng hoá, các NKCT, các trường hợp chưa thanh toán còn được phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. (Biểu số 7) Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán là các hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, NKCT số 1, NKCT số 2 và các chứng từ liên quan. BIỂU SỐ 5: Đơn vị : Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-HN Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của /Bộ trưởng BTC) Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111-Tiền mặt Tháng 12/2007 Đơn vị : đồng Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK 112 1561 1562 311 331 333 532 641 642 Cộng có TK111 5/12 67.000.000 250.000.000 1562 185.000 414.714.513 8.500.000 490.214.513 6/12 20.000.000 112.284.676 132.284.676 8/12 65.000.000 247.356.000 12.500.000 68.885.000 12/12 140.000.000 540.000.000 3.700.000 140.000.000 15/12 ... 12.367.800 262.500.000 20/12 1.247.618.550 27.000.000 22.323.082 6.200.000 28.523.082 22/12 71.000.000 247.356.000 267.626.267 598.350.067 28/12 540.000.000 90.000 1.800.000 567.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 583.000.000 ... 86.827.930 1.247.618.550 86.827.930 9.600.000 16.500.000 ... BIỂU SỐ 6 Đơn vị : Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-HN Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của /Bộ trưởng BTC) Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112-Tiền gửi ngân hàng Tháng 12/2007 Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK 111 1561 133 311 331 641 642 Cộng có TK 112 3/12 Mua hàng 589.468.000 29.473.400 618.941.400 6/12 Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 20.000.000 12/12 Trả tiền cho Cty TNHH HoàngThành 300.000.000 300.000.000 15/12 Trả tiền cho Cty Hồng Minh. 200.000.000 200.000.000 22/12 Trả tiền cho Cty Phương Trung 80.582.000 80.582.000 ………… ………… ………… ………… ………… …… ------ Cộng 215.000.000 589.468.000 29.473.400 300.000.000 880.582.000 2.486.890.0 BIỂU SỐ 7 Đơn vị: Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-Đống Đa-HN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Đối tượng: Công ty Hoàng Thành Tháng 12 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 970.620.000 93 5/12 Trả công ty 111 414.714.513 94 8/12 Trả công ty 111 112.284.676 43974 8/12 Mua hàng 156 274.215.800 ThuếGTGT 133 13.710.790 98 15/12 Trả công ty 111 175.997.000 99 22/12 Trả công ty 111 267.626.267 107 31/12 Trả công ty 111 3.258.341 Cộng 973.880.797 287.926.590 284.668.249 Dư đầu tháng: 970.622.456 đ Đơn vị: đồng Dư cuối tháng: 284.668.249 đ * Từ các sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5 (Biểu số 8) BIỂU SỐ 8 Đơn vị : Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-HN Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của /Bộ trưởng BTC) Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 12/2007 Ghi có TK 331 Đơn vị: đồng S Tên đơn vị Dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán Số dư cuối TT Nợ Có 156 133 Cộng có 331 111 112 331 Cộng nợ 331 Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Cty TNHH Hoàng Thành 970.622.456 274.215.800 13.710.790 287.926.590 973.880.797 973.880.797 284.668.249 2 Công ty Hồng Minh 450.000.450 600.200.000 30.010.000 630.210.000 950.000.000 950.000.000 130.210.450 3 CtyPhương Trung 1.135.374.440 398.368.200 19.918.410 418.286.610 580.582.000 580.582.000 973.079.050 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 2.635.997.346 2.154.032.100 107.701.605 2.261.733.705 1.767.694.621 880.582.621 2.602.147.546 2.269.454.430 * Cách ghi NKCT số 5: - Phần dư đầu tháng: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước - Phần ghi có TK 331, ghi nợ TK khác: Căn cứ vào các sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết, lấy dòng tổng cộng có TK 331 ghi vào dòng đơn vị bán theo cột ứng tiền của NKCT số 5. - Phần theo dõi thanh toán, ghi nợ TK331 đối ứng có ghi các TK khác: Căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng kế toán lấy dòng tổng cộng nợ TK 331 để ghi vào dòng tương ứng với NKCT số 5. - Phần dư cuối tháng: kế toán cũng căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với từng người bán, cuối tháng rút số dư từng người và điền vào dòng tương ứng trên NKCT số 5. Cụ thể theo dõi phải trả Công ty TNHH Hoàng Thành như sau: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh có - Phát sinh nợ. = 970.622.456 + 287.926.590đ - 973.880.797đ = 284.668.249đ 2.1.3.2.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hoá - Xuất kho hàng hoá giao cho người mua hàng Khi bán hàng hoá của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 * Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá (Vận chuyển, bốc xếp) cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong tháng theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua đầu kỳ Trị giá mua hàng tồn đầu kỳ + + Chi phí thu mua trong kỳ Trị giá mua hàng nhập trong kỳ X Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ Kế toán định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1562 * Giá vốn của hàng hoá sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá (Biểu số 9). Căn cứ vào số liệu từ các NKCT số 1, NKCT số 2 và NKCT số 5 ( dòng tổng cộng ứng với TK 1561,1562) để kế toán ghi vào sổ cái TK 1561 và sổ cái TK 1562 (Biểu số 10,11) BIỂU SỐ 9 Đơn vị : Cty TNHH Phát triển công nghệ thông tin Địa chỉ: 506B-185 Giảng Võ-HN Mẫu số S04b1-DN (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của /Bộ trưởng BTC) Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Tháng 12/2007 TK 156 Đơn vị :đồng Chủng loại Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền MA1320 50 155.000.000 120 351.179.060 150 401.743.440 20 197.524.300 MA3470 65 265.811.400 71 323.716.180 65 313.575.010 71 275.952.570 MA4710 22 99.919.400 16 72.218.250 21 109.174.400 17 62.963.250 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng 1.344.898.300 4.991.118.650 5.009.191.040 1.326.825.910 2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá 2.2.1. Tình hình tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Phát triển công nghệ thông tin. 2.2.._.