Hoàn thiện Hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in và Văn hoá phẩm

LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm qua, cùng với sự nghiệp đổi mới về kinh tế- xã hội, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách phát triển nền kinh tế thị trường- kinh tế nhiều thành phần cạnh tranh lành mạnh, có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự bình đẳng giữa các thành phần kinh tế đã thúc đẩy các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau để chiếm lĩnh thị trường nhằm thu lợi nhuận siêu ngạch. Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển làm cho nền kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ. Để phù hợp với tình hình hiện nay, vấn đề cấp bách là phải đổi mới và hoàn thiện công cụ quản lý. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất vật chất. Vì vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp.Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất kinh doanh rất đa dạng về chủng loại và thường xuyên biến động. Do đó hạch toán nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác kế toán. Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu tiết kiệm được nguồn lực cho sản xuất, cho doanh nghiệp. Công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu chính xấc, đầy đủ, kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm không bị gián đoạn, cũng như việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được chính xác, đồng thời kiểm tra giám sát được tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó góp phần quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng hiệu quả và hạ giá thành sản phẩm. Công ty In và Văn hoá phẩm là một doanh nghiệp Nhà nước, được Bộ văn hoá Thông tin giao nhiệm vụ sản xuất các ấn phẩm văn hoá như: sách, báo, tạp chí; nhạc cụ dân tộc như: Đàn ghi ta, đàn tranh…; sản xuất các loại đồ gỗ xuất khẩu, hàng thủ công nghiệp…. Do vậy, khối lượng nguyên vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty rất lớn, đa dạng, nhiều chủng loại. Trong thời gian thực tập tại Công ty In và Văn hoá phẩm, em đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu của Công ty. Vì thế em chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm”. Nội dung của chuyên đề gồm có 03 Chưong: Chương I: Tổng quan về công ty In và văn hoá phẩm. Chương II: Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm. Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm. Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM 1.1. Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý. 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thực hiện chỉ thị số 81/CP ngày 8/11/1993 quy định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và bộ máy của Bộ Văn hoá thông tin và thông báo số 5861/DMDN của Chính phủ ngày 18/11/1996 về việc phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Văn hoá Thông tin (ngày 30/12/1996). Trên cơ sở đó, Bộ Văn hoá Thông tin ra quyết định số 3839/TC-QĐ ngµy 30/12/1996 về việc thành lập Công ty In và văn hoá phẩm thông qua việc hợp nhất ba đơn vị gồm: Công ty Văn hoá phẩm, Công ty phát triển kỹ thuật in, xí nghiệp nhạc cụ Việt Nam. Quyết định này đề rõ Công ty In và Văn hoá phẩm là doanh nghiệp nhà nước, hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng. Trụ sở chính của công ty đặt tại 83 Hào Nam- Đống Đa- Hà Nội. Trong giấy phép kinh doanh của công ty ghi rõ: Công ty In và văn hoá phẩm có nhiệm vụ chính là chuyên in ấn các ấn phẩm, sách báo tạp chí…Ngoài ra công ty còn sản xuất các loại nhạc cụ dân tộc phục vụ cho thị trường trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Để chuẩn bị cho việc cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ngày 08/01/2006 Giám đốc công ty đã ra quyết định thu hẹp phạm vi sản xuất kinh doanh các loại nhạc cụ, chú trọng đầu tư máy móc thiết bị công nghệ in. Vì vậy nhiệm vụ chính của công ty tại thời điểm này là chuyên in ấn các loại ấn phẩm. 1.1.2. Một số chỉ tiêu phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Công ty In và văn hoá phẩm. Bảng 1. Các chỉ tiêu phản ánh qúa trình phát triển của công ty qua các năm 2005, 2006, 2007. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 2 3 5 7 + Doanh thu bán hang Tr.đồng 204 094,059 231 801,458 260 218,348 + Các khoản giảm trừ Tr.đồng + Doanh thu thuần Tr.đồng 204 094,059 231 801,458 260 218,348 + Gía vốn hàng bán Tr.đồng 187 026,053 212 268,808 242 314,651 + Lợi nhuận gộp Tr.đồng 17 068,006 19 532,65 17 903,697 + Doanh thu tài chính Tr.đồng 65,312 37,265 172,338 + Chi phí tài chính Tr.đồng 10 183,599 11 273,145 8 980,.201 + Chi phí bán hang Tr.đồng 3 453,822 4 030,323 2 916,661 + Chi phí qủan lý doanh nghiệp Tr.đồng 2 795,363 3 839,580 4 981,489 + Lợi nhuận thuân Tr.đồng 700,534 426,867 1 197,684 + Chi phí khác Tr.đồng 73,370 862,172 718,285 + Lợi nhuận khác Tr.đồng 278,372 1 378,202 1 219,258 + Tổng lợi nhuận Tr.đồng 905,536 942,897 1 698,657 + Vốn liên doanh Tr.đồng + Số lao động Người 600 620 630 + Thu nhập bình quân 1 lao động. Nghìn đồng/tháng 1 200 1 350 1 500 Nguồn: Phòng kế toán 1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình sản xuất sản phẩm in trải qua 02 quy trình chính: Quy trình công nghệ in và quy trình công nghệ sách, được mô tả cụ thể như sau: Quy trình công nghệ in: - Bao gồm hai công đoạn: + Trước in: thực hiện ở phân xưởng chế bản + Sau in: thực hiện ở phân xưởng in - Công nghệ in : Hiện nay công ty sử dụng công nghệ chế bản CTP, là công nghệ tiên tiến nhất và công nghệ in OFF-SET tờ dời, đây là công nghệ in thông dụng nhất và đạt chất lượng cao. Với trang thiết bị tương đối hiện đại và đồng bộ như vậy đòi hỏi trình độ tay nghề của công nhân tương đối cao đảm bảo được yêu cầu sản xuất sản phẩm, nhất là đối với nhũng sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật cao như các loại tạp chí hàng không, các loại tạp chí quảng cáo của nước ngoài. Quy trình công nghệ in được khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1: DÂY TRUYỀN CÔNG NGHỆ IN Bản thảo Chuẩn bị bản gốc Bản gốc Sắp chữ điện tử Chụp phơi Phim âm bản Công tắc phim Phim dương bản Ghép ảnh + chữ ấn phẩm cao cấp Phim dương bản Ghép ảnh + chữ ấn phẩm thường Bình phim Sửa phim Phơi bản Bản kẽm In thử In * Quy trình công nghệ làm sách: Quy trình công nghệ làm sách được tiến hành ở phân xưởng sách khi sản phẩm đã trải qua quy trình công nghệ in chuyển sang tiếp tục quy trình công nghệ ở phân xưởng sách, trong quy trình này sản phẩm phải được tiến hành qua nhiều công đoạn: bao gồm cả những công đoạn thực hiện trên dây truyền công nghệ hiện đại như quá trình vào bìa, khâu chỉ, song cũng bao gồm cả những công đoạn thủ công và được khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 2: DÂY TRUYỀN GIA CÔNG SÁCH Tờ in Pha cắt tờ in Gấp thành tay sách Bắt thành sách Sách bìa mềm Phay g¸y Khâu chỉ Đóng thép Vào bìa Cắt ba mặt Sách bìa cứng Cắt ba mặt Vào bìa Ép Kiểm tra (KCS) Đóng gói Trên đây là hai sơ đồ khái quát chung về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm in tại Công ty in và văn hoá phẩm, quy trình công nghệ này được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm. Tuy nhiên tuỳ từng mặt hàng cụ thể thực hiện theo từng bước thi công khác nhau do còn phụ thuộc vào yêu cầu kĩ thuật khác nhau của từng sản phẩm. 1.3. Nhiệm vụ của Công ty Là một Công ty được ra đời từ việc hợp nhất 03 đơn vị trong Bộ văn hoá thông tin vì thế nhiện vụ sản xuất kinh doanh của Công ty In và văn hoá phẩm những ngày đầu mới thành lập tương đối đa dạng: Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính: + In và gia công các ấn phẩm, văn hoá phẩm như sách, báo, tạp chí, nhãn hàng bao bì trên giấy và trên các vật liệu khác. + Kinh doanh xuất nhập khẩu các lo¹i vật tư và thiết bị ngành in. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phụ: + Sản xuất và kinh doanh các loại gỗ, hàng thủ công nghiệp. + Sản xuất và kinh doanh nhạc cụ. + Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao công nghệ in. + Kinh doanh các mặt hàng văn hoá khác theo quy định của pháp luật. Song bắt đầu từ ngày 08/01/2006 theo quyết định số 04/IVHP về thu hẹp phạm vi sản xuất nhạc cụ và mảng kinh doanh vật tư in thì nhiệm vụ chính của Công ty là sản xuất sản phẩm in. - Sản phẩm in: Rất đa dạng, được sản xuất theo đơn đặt hàng bao gồm: + Các loại sách: Sách giáo khoa các cấp, giáo trình trong các trường Đại học, truyện ngắn, truyện Kim Đồng, từ điển…. + Các loại tạp chí, đặc san, báo: tạp chí sân khấu điện ảnh, báo Văn hoá, đặc san văn hoá, tạp chí gia đình và trẻ em... + Ngoài ra Công ty còn khai thác các sản phẩm in khác như: tranh ảnh, bưu thiếp, nhãn mác cho các sản phẩm bia, rượu, dầu ăn, bánh kẹo, xà phòng, các tờ gấp, tờ rơi quảng cáo tuyên truyền, các loại mẫu sổ kế toán… Đặc điểm của loại sản phẩm này là không sản xuất hàng loạt để bán mà Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, có địa chỉ tiêu thụ đảm bảo đúng chất lượng vµ thêi gian theo hîp ®ång. 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để tiến hành tổ chức quản lý và điều hành sản xuất, Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu tổ chức ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, nó vừa phát huy tính chủ động sáng tạo thúc đẩy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo tính chỉ huy thống nhất của ban lãnh đạo. Đó là mô hình trực tuyến một cấp, từ ban Giám đốc xuống thẳng các phòng ban, phân xưởng không qua trung gian. Các phòng ban tham mưu cho Giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình giúp cho Giám đốc ra những quyết định có lợi cho công ty. Bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, được tổ chức chặt chẽ, thông tin kịp thời chính xác góp phần phục vụ sản xuất có hiệu quả cao nhất và nhanh chóng tìm hiểu thị hiếu của khách hàng để có những phương án chỉ đạo và điều hành thích hợp. Quá trình sản xuất của công ty luôn đòi hỏi phải có một đội ngũ lãnh đạo tâm huyết, một tổ hợp công nhân có tay nghề, có kinh nghiệm, có lòng yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao với công việc. Mỗi phòng ban đÒu có trưởng phòng và phó phòng, trưởng phòng giúp việc cho ban giám đốc phụ trách ngạch chuyên môn của mình. Nhiệm vụ chung của các phòng ban là trách nhiệm tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch sản xuất. Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các chỉ thị, mệnh lệnh của Ban giám đốc đồng thời thực hiện tốt những chủ trương biện pháp để tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh để đem lại hiệu quả cao nhất. Ngoài những nhiệm vụ trên các phòng ban còn giúp Giám đốc kiểm tra và chỉ đạo việc thực hiện công việc cho kịp tiến độ sản xuất, phù hợp với quy trình công nghệ. Mỗi phân xưởng có một Quản đốc và hai phó Quản đốc giúp việc cho Quản đốc trong việc phụ trách kỹ thuật, vật tư, máy móc, thiết bị và lao động. Với mô hình đó, bộ máy quản lý của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 3: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Gi¸m ®èc Phã Gi¸m ®èc kinh doanh Phã Gi¸m ®èc kü thuËt P. Tæ chøc hµnh chÝnh P. KÐ to¸n tµi vô P. KÕ ho¹ch vËt t­ P. thÞ tr­êng P. §iÒu hµnh s¶n xuÊt P. kü thuËt PX chÕ b¶n PX.In PX. Sách *Ban giám đốc: gồm 03 người - Giám đốc do bộ chủ quản (Bộ Văn hoá thể thao và du lịch) quyết định bổ nhiệm, có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Nhà nước, điều hành Công ty theo chế độ một thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước cán bộ công nhân viên của Công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: giúp việc cho giám đốc về kỹ thuật . - Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực kinh doanh * Phòng tổ chức hành chính:Là phòng có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Ngoài ra còn điều động, xắp xếp lao động, thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, thực hiện công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật, an toàn sản xuất, công tác bảo vệ, BHYT,BHXH, công tác hành chính quản trị, tổ chức đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho người lao động. Lập và quản lý chặt chẽ hồ sơ lý lịch công nhân viên trong Công ty đồng thời lưu trữ hồ sơ tài liệu, công văn đi và đến. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các nội quy, quy chế trong Công ty,thực hiện công tác đời sống xã hội, văn hoá thể thao, thi đua khen thưởng….. * Phòng kế toán tài vụ: Giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý tài sản, vốn , bảo toàn và sử dụng vốn có hiệu quả , thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, dịch vụ… từ đó cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm. * Phòng kế hoạch - vật tư: Thực hiện các chức năng điều khiển phối hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tham mưu cho giám đốc trong công việc xây dựng các kế hoạch về định mức tiêu hao vật tư, xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động. Sau đó triển khai thực hiện ở phân xưởng cuối cùng làm báo cáo nghiệm thu và thanh toán. Đồng thời phòng còn làm công tác điều độ sản xuất, là nơi trực tiếp quan hệ với khách hàng, chịu trách nhiệm với khách hàng, với cấp trên về chất lượng sản phẩm của Công ty (ban hành các chỉ tiêu về chất lượng, xây dựng kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng máy móc, thiết bị, nhà xưởng, kho tàng cho các bộ phận sản xuất đồng thời theo dõi quá trình sản xuất theo công nghệ). * Phòng thị trường: Thực hiện công tác lập kế hoạch tiếp thị, bán hàng và phát triển khách hàng. * Phòng điều hành sản xuất: Có nhiệm vụ đôn đốc theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng, theo dõi tiến độ sản xuất từ đó đánh giá kết quả sản xuất của từng phân xưởng, điều chỉnh lại các biện pháp tổ chức sản xuất khi thấy cần thiết. Căn cứ vào yêu cầu kế hoạch và tình hình thực hiện để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, khối lượng công việc của từng phân xưởng. * Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật máy móc thiết bị sản xuất, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất của từng bộ phận tới công nhân đảm bảo yếu tố kỹ thuật cho máy móc vận hành liên tục, thực hiện bảo dưỡng máy móc thường xuyên. * Các phân xưởng sản xuất: có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm và chịu sự quản lý trực tiếp của phòng điều hành sản xuất. Tại mỗi phân xưởng đều có quản đốc và phó quản đốc để theo dõi tình hình sản xuất. Xét về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty nhìn chung là gọn nhẹ, dễ quản lý, dễ làm việc, trách được sự ùn tắc công việc ở các phòng ban. Trong bộ máy quản lý của Công ty có sự phối hợp , quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng một mục tiêu là đưa công ty ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn. 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty In và Văn hoá phẩm 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô lớn, địa bàn hoạt động chủ yếu tập trung tại một địa điểm chính trong Công ty nên hình thức tổ chức kế toán ở đây là hình thức kế toán tập trung. Khi đó bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình gồm có: phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn Công ty, theo dõi tình hình sử dụng các loại tài sản, lao động, vật tư, tiền vốn, tình hình chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu cho đến khâu cuối cùng như lập chứng từ, xử lý chứng từ, thu thập số liệu ghi sổ kế toán theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Số lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh tương đối nhiều và liên tục, sản phẩm đa dạng ,Phòng kế toán gồm 06 người,01 nam và 05 nữ với trình độ học vấn từ Đại học trở lên và trang bị cho mỗi người một máy vi tính để phục vụ cho công việc. Nhiệm vụ của từng người trong phòng đều được phân công rõ ràng, cụ thể như sau: * Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, đảm bảo bộ máy đó được gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty, Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên kế toán thống kê trong công ty.Kế toán trưởng kiểm tra thực hiện chế độ ban đầu, chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, đúc rút kinh nghiệm, đề xuất biện pháp phát huy khả năng tiềm tàng trong công ty, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện hiện nay của Công ty. * Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về tổ chức nhân sự của phòng kế toán, đồng thời kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu của kế toán viên lập các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính giá thành sản phẩm. * Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng và giá trị, định kỳ đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư.Tính giá thực tế nhập, xuất kho NVL, vào sổ chi tiết liên quan. Đồng thời mở sổ chi tiết theo dõi tình hình công nợ phải trả với nhà cung cấp. SƠ ĐỒ 4: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Kế toán trưởng Trưởng phòng Kế toán (kiêm kế toán tổng hợp) Thủ quỹ kiêm KT tiền lương K. toán NVL.CCDC và công nợ phải trả Kế toán tiền mặt, TT tạm ứng và công nợ phải thu Kế toán ngân hàng, thuế *Kế toán tiền mặt, thanh tóan tạm ứng và công nợ phải thu: Có nhiệm vụ căn cứ các chứng từ hợp lệ để lập phiếu thu chi, lập bảng kê chứng từ thu chi tiền mặt, lập bảng kê theo dõi tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Theo dõi đôn đốc tình hình thanh quyết toán công nợ *Kế toán ngân hàng và thuế. Có nhiệm vụ lập chứng từ thanh tóan với ngân hàng: vay, trả và tiền gửi, theo dõi số dư tài khỏan VND và ngoại tệ. Đồng thời kiêm kế tóan thuế GTGT. Hàng tháng lập bảng kê khai thuế đầu ra, đầu vào, theo dõi các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. *Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ của Công ty vào sổ quỹ, hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, bảng tính phụ cấp trợ cấp, phiếu xác nhân thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành, các chứng từ liên quan khác do các bộ phận khác gửi đến, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng cho bộ phận các phòng ban sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương. Trong nội bộ phòng kế toán các thành viên đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để cùng hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình. Ngoài ra phòng kế toán còn có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác trong Công ty như: cung cấp thông tin kế toán cho ban giám đốc phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh; cung cấp số liệu cho các phòng ban khác để các phòng ban này thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngược lại, các số liệu kinh tế tài chính phát sinh từ các phòng ban, phân xưởng đều phải tập trung về phòng kế toán để kế toán xử lý, lập báo cáo tài chính, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 1.5.2. Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán - Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/1 và kết thúc vào 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép sổ kế toán: đồng Việt Nam. - Các phương pháp kế toán áp dụng: * Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn luỹ kế + Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng * Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp tính giá vật tư hàng hoá nhập kho: theo giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho = giá mua + chi phí thu mua + Phương pháp tính giá vật tư , hàng hoá xuất kho: theo phương pháp thực tế đích danh. + Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : phương pháp ghi thẻ song song. * Kế toán thuế: Công ty nộp thuế GTGT theo phuơng pháp khấu trừ. - Hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng bao gồm: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT Tên chứng từ Số hiệu A. Chứng từ ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính I. Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 9 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL II. Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT 5 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng c ụ 07-VT III. Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VND) 08a-TT IV.Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 Biên bản thanh lý tài sản cố định 02-TSCĐ 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ 4 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ B. Chứng từ ban hành theo các văn bản khác 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 2 Hoá đơn giá trị gia tăng 01-GTGT 3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang áp dụng : HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Tài khoản Tên Tài khoản 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền gửi ngân hàng Công thương Ba Đình 1122 Tiền gửi ngân hàng Đầu tư phát triển Hà Nội 131 Phải thu khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 136 Phải thu nội bộ 138 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 151 Hàng mua đang đi trên đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng 1528 Vật liệu khác 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 154 Chi phí sản xuât kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 1551 Thành phẩm sản xuất 1552 Bán thành phẩm gia công 156 Hàng hoá 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 Tài sản cố định khác 213 Tài sản cố định vô hình 214 Hao mòn TSCĐ 311 Vay ngắn hạn 3111 Vay ngắn hạn ngân hàng Công thương Ba Đình 3112 Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 334 Phải trả người lao động 335 Chi phí phải trả 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 3411 Vay dài hạn Ngân hàng Công thương Ba đình 3412 Vay dài hạn Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 421 Lãi chưa phân phối 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB 511 Doanh thu bán hàng 515 Doanh thu hoạt động tài chính 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí công cụ dụng cụ 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6278 Chi phí bằng tiền khác 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 911 Xác định kết quả - Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Công ty In và văn hoá phẩm là hình thức“ Nhật ký chung”. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ gốc, sau đó được ghi vào nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt đồng thời ghi vào Sổ cái các tài khoản có liên quan. - Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty In và văn hoá phẩm gồm: HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN STT Tên sổ Ký hiệu A. Sổ tổng hợp 1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN 2 Sổ nhật ký thu tiền S03a1-DN 3 Sổ nhật ký chi tiền S03a2-DN 4 Sổ nhật ký mua hàng S03a3-DN 5 Sổ nhật ký bán hàng S03a4-DN 6 Sổ cái( Loại dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN A. Sổ chi tiết 1 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN 2 Sổ kế toán chi tiết tiền mặt S07a-DN 3 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN 4 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hang hoá S10-DN 5 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. S11-DN 6 Thẻ kho S12-DN 7 Sổ tài sản cố định S21-DN 8 Thẻ tài sản cố định S23-DN 9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua S31-DN 10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán S31-DN 11 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN 12 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN 13 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN 14 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: + Do Nhà nước ban hành Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN + Do Công ty quy định: Báo cáo doanh thu theo từng hợp đồng đặt hàng Báo cáo danh sách những người tạm ứng Báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng theo thời hạn nợ. SƠ ĐỒ 5: TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC “NHẬT KÝ CHUNG” Ở CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ(thẻ) chi tiết NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Nhật ký đặc biệt BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chương II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN VÀ VĂN HOÁ PHẨM 2.1: Đặc điểm nguyên vật liệu, phân loại, tính giá, quản lý nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm 2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu Như đã giới thiệu ở phần trước, sản phẩm của Công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã nên để phục vụ cho quá trình sản xuất Công ty phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Chúng có công dụng, vai trò, tính chất lý hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì thế vấn đề tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu theo từng thứ, loại. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu từ đó cung cấp thông tin được chính xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời tính toán chính xác số chi phí về nguyên vật liệu chiếm trong tổng giá thành sản phẩm. Để đáp ứng nhu cầu này, kế toán nguyên vật liệu của Công ty chia vật liệu thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính bao gồm: + Các loại giấy: Bãi bằng, Couche, Việt Trì, Tân Mai, Đuplex, giấy cuộn Hoàng Hải… + Các loại mực: Trung quốc, Nhật, Malaysia… - Vật liệu phụ: Gồm các loại giấy bao gói, dây bao gói, hoá chất, keo cán màng, ny lon màng chít... - Nhiên liệu bao gồm: Xăng Mogas, dầu điêgien, dầu nhờn... - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại cà lê, ốc vít, vòng bi, dây cu roa, lô mực, cao su máy in…. - Phế liệu: Các vật liệu được nhập lại từ sản phẩm cắt giấy: lề, đầu sách… 2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu * Nguyên vật liệu nhập kho Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho là một nhiệm vụ quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu. Công ty In và Văn hoá phẩm đã áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Do nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu mua trên thị trường nên thường mua theo giá thoả thuận trong hợp đồng cộng với chi phí thu mua (nếu có) Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua (nếu có) + Các loại thuế không được hoàn lại (nếu có) _ Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng VD: Ngày 02 tháng 10 năm 2007 nhập kho giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 và định lượng 60g/m2 - khổ 79 của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội chưa trả tiền theo hoá đơn số 66149( Biểu số 2.1) Giá mua ghi trên hoá đơn 66149 là giá đã bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp tại kho của công ty và không được hưởng chiết khấu, giảm giá, vì vậy giá thực tế giấy bãi bằng nhập kho ngày 02/10/2007 là giá ghi trên hoá đơn: Giá thực tế nhập kho giấy in định lượng = 13 600 đồng/Kg 58g/m2-khổ 84 Giá thực tế nhập kho giấy in định lượng = 13 705 đồng/Kg 60g/m2- khổ 79 - Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Xuất phát từ việc Công ty luôn sản xuất theo đơn đặt hàng, đồng thời nhằm phục vụ cho công tác quản lý, do đó chủng loại, mẫu mã, số lượng vật tư được theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng, đơn đặt hàng. Vì vậy Công ty In và Văn hoá phẩm đã áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. VD: Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho vật tư ngày 02/10/2007 của phân xưởng in để in sách giáo khoa toán lớp 1- tập 1: chủng loại giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84, số lượng 1 500 Kg ( Biểu số 2.4), bộ phận vật tư viết phiếu xuất kho giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 số lượng 1 500 Kg, kế toán vật tư vào cột đơn giá xuất theo giá thực tế nhập kho của giấy in bãi bằng định lượng 58g/m2 - khổ 84 nhập của Trung tâm dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội hoá đơn 66149 là 13 600đồng/Kg ( Biểu số 2.5). 2.2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty In và Văn hoá phẩm. Với hình thức sổ Nhật ký chung thì hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc về vật liệu SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Sổ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu theo PP thẻ song song Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái TK 152, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài chính và báo cáo kế toán khác Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.1. Thực trạng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty In và văn hoá phẩm 2.2.1.1. Các chứng từ ban đầu: Hiện nay Công ty đang sử dụng các chứng từ hạch toán vật tư lưu chuyển qua kho để theo dõi tình hình biến động tăng giảm của nguyên vật liệu là: + Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) + Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 03 – VT) + Giấy đề nghị xuất vật tư + Hoá đơn mua hàng , bảng kê mua, các loại hợp đồng + Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) 2.2.1.2. Phương ph._.