Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái

i thực hiện tốt khâu tiêu thụ vì chỉ thông qua tiêu thụ doanh nghiệp mới có thể bù đắp toàn bộ chi phí đã chi ra trong quá trình sản xuất, thực hiện quá trình tái sản xuất và thu được lợi nhuận. Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái là đơn vị sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực may mặc nhằm phục vụ nhu cầu đời sống nhân dân.Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi quá trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp phải được thực hiện chính xác, kịp thời, đầy đủ để cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định phù hợp của nhà quản lý. Mặt khác, với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với khu vực và quốc tế nên cần phải đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ngày càng hoàn thiện. Với vốn kiến thức của bản thân cộng với thực tế quá trình thực tập tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nghiêm Văn Lợi, nhân viên phòng kế toán xí nghiệp và các phòng ban khác, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái”. Luận văn tốt nghiệp gồm ba phần chính sau: Phần 1: Những vấn đề chung về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Phần 2: Thực trạng hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái. Phần 1: Những vấn đề chung về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất i. Sự cần thiết của hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm thụ trong doanh nghiệp sản xuất 1. Vai trò, ý nghĩa của thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm Thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất. Để đánh giá đúng đắn và đầy đủ ý nghĩa của phần hành này, chúng ta cần nhận thức đúng đắn khái niệm về thành phẩm và các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ thành phẩm. 1.1. Khái niệm về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm * Khái niệm thành phẩm - Thành phẩm là các sản phẩm đã tham gia đầy đủ các bước gia công chế biến trong quy trình công nghệ, đã được kiểm tra hoặc nhập kho để đem bán. - Thành phẩm đã giao cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì được gọi là tiêu thụ. * Các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ: - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Giảm giá hàng bán: là khoản tiền dành cho khách hàng khi doanh nghiệp giao hàng không đúng thời gian hoặc chất lượng. - Chiết khấu tương mại: là khoản tiền dành cho khách hàng khi khách hàng mua với một số lượng lớn trong một lần (bớt giá), hoặc mua nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định (hồi khấu). - Hàng bán bị trả lại: là thành phẩm, hàng hoá đã giao cho khách hàng, khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nhưng vì hàng không đúng quy định bị khách hàng trả lại. - Giá vốn hàng bán: là giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ hoặc cung cấp. - Kết quả tiêu thụ: là kết quả cuối cùng của việc tiêu thụ thành phẩm trong doanh nghiệp được thể hiện bằng các chỉ tiêu lãi (lỗ) trong một thời kỳ nhất định. - Lợi nhuận gộp: là số chênh lệch giữa doannh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bá. - Lợi nhuận thuần của hoạt động sản xuát kinh doanh: là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà nội dung các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí và kết quả có sự khác nhau, nhưng kết quả tiêu thụ theo hai phương pháp tính thuế GTGT là thống nhất. 1.2. ý nghĩa việc tiêu thụ thành phẩm Tiêu thụ thành phẩm không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với cả nền kinh tế của một quốc gia, một khu vực kinh tế... Đối với doanh nghiệp, khâu tiêu thụ trở thành vấn đề mang tính sống còn. Tiêu thụ ảnh hưởng đến vòng chu chuyển vốn và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ thông qua tiêu thụ, doanh nghiệp mới có thể bù đắp được chi phí bỏ ra, thu hồi được vốn đầu tư và tạo ra lợi nhuận cũng như thực hiện tái sản xuất mở rộng, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với nền kinh tế, quá trình lưu thông đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế. Nó tạo ra dòng luân chuyển sản phẩm, hàng hoá, điều phối hoạt động giữa các doanh nghiệp trong các ngành kinh tế khác nhau. Một nền kinh tế có sự tiêu dùng mạnh là một nền kinh tế có tăng trưởng và phát triển. Mặt khác, kết quả quá trình tiêu thụ thành phẩm cong tạo ra nguồn thu chủ yếu cho ngân sách nhà nước, để từ đó nhà nước thực hiện các chính sách về kinh tế- chính trị- xã hội... Tiêu thụ thành phẩm có vai trò quan trọng như trên nên mỗi doanh nghiệp cần phải quản lý một cách chặt chẽ để không ngừng nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Quản lý thành phẩm: Thành phẩm là kết quả cuối cùng của doanh nghiệp trong khâu sản xuất, do đó doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ để nắm được tiến độ sản xuất cũng như tiến độ tiêu thụ trong kỳ. Thành phẩm cần phải được theo dõi cả về số lượng và giá trị nhập- xuất- tồn kho của từng loại thành phẩm. Quản lý phương thức bán hàng: Quá trình tiêu thụ thành phẩm của mỗi doanh nghiệp có thể diễn ra theo nhiều phương thức khác nhau. Điều này có thể ảnh hưởng không nhỏ đến sự vận hành hiệu quả của bộ máy kế toán tiêu thụ thành phẩm trong mỗi doanh nghiệp cũng như cách thức hạch toán. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức tiêu thụ phù hợp để đảm bảo thúc đẩy nhanh quá trịnh tiêu thụ cũng như sự vận hành của bộ máy kế toán doanh nghiệp. Quản lý khối lượng, giá vốn, giá bán của thành phẩm tiêu thụ: Trong tiêu thụ thành phẩm, mỗi doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ số lượng, giá vốn và giá bán của thành phẩm tiêu thụ để từ đó cân nhắc, quyết định các biện pháp xúc tiến tiêu thụ như: giảm giá, chiết khấu, quảng cáo tiếp thị... cũng như đề ra các kế hoạch sản xuất. Quản lý phương thức thanh toán và các khoản phải thu khách hàng: Thể thức thanh toán có ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay của vốn kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp cần quy định các phương thức thanh toán nhất định gắn với từng hợp đồng và từng khách hàng cụ thể. Các khoản phải thu khách hàng cần phải đựơc quản lý trên các khía cạnh: số nợ phải thu của mỗi khách hàng, mỗi hợp đồng; kỳ hạn thanh toán của mỗi khoản nợ; khả năng thu hồi của từng khách hàng... Ngoài ra, trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, doanh nghiệp cần quản lý các chi phí ngoài sản xuất để nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. 3. Nhiệm vụ hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Khi hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi nhận kịp thời, chính xác thành phẩm nhập, xuất kho của từng loại thành phẩm theo đúng giá thành thực tế (nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên) để từ đó xác định chính xác giá vốn của hàng bán và thành phẩm tồn kho cuối kỳ. - Ghi nhận kịp thời, chính xác và đúng kỳ doanh thu tiêu thụ thành phẩm, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thuế phải nộp từ đó xác định chính xác doanh thu bán hàng thuần. - Ghi nhận giá vốn phù hợp với phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm mà doanh nghiệp đã lựa chọn (phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ). - Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí ngoài sản xuất (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) theo từng yếu tố chi phí để doanh nghiệp có thể quản lý và thực hiện các biện pháp hạ thấp chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận tiêu thụ thành phẩm của doanh nghiệp. - Xác định và báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp: nhiệm vụ này được thực hiện vào cuối mỗi kỳ hạch toán như tháng, quý, năm. Kế toán cần xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm, từng thị trường tiêu thụ... từ đó đề xuất kiến nghị cho ban lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết đínhản xuất kinh doanh phù hợp. II. Hạch toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất 1. Phương pháp tính giá thành phẩm 1.1. Giá thành thành phẩm nhập kho. Đối với thành phẩm do các bộ phận sản xuất kinh doanh chính phụ của doanh nghiệp sản xuất, nhập kho trong kỳ thì được tính theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đối với thành phẩm thuê ngoài gia công nhập kho trong kỳ thì được tính theo giá thành thực tế gia công, bao gồm: giá tực têa nguyên vật liệu giao cho người nhận gia công, chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công. Đối với thành phẩm đã tiêu thụ hoặc đã gửi bán bị khách hàng trả lại thì giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho là giá thành thực tế đã dùng để ghi giá trị hàng gửi bán hoặc giá vốn hàng bán. 1.2. Tính giá thành phẩm xuất kho Về nguyên tắc, thành phẩm xuất kho phải tính theo giá tực tế, nhưng giá thực tế của thành phẩm xuất kho có thể tính theo các phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp nào là căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ nhân viên kế toán, thủ kho... Các phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho bao gồm: - Giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất lô thành phẩm nào thì tính theo giá thực tế nhập kho của đích danh lô thành phẩm đó. Ưu điểm: Công tác tính giá thành phẩm được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá thành phẩm xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô thành phẩm. Nhược điểm: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô thành phẩm nhập kho và chủng loại mặt hàng ít. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả định thành phẩm nào nhập vào kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy, thành phẩm xuất kho thuộc lần nhập nào sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá thành phẩm xuất kho kịp thời. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có ít loại thành phẩm, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiệ hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiệnhành. - Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giả định thành phẩm nào nhập kho sau sẽ được xuất ra trước, vì vậy việc tính giá của thành phẩm xuất được làm ngược lại với phương pháp nhập trước- xuất trước. Ưu điểm: Đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, do đó sẽ cung cấp được thông tin đầy đủ và chính xác hơn về thu nhập của doanh nghiệp. Nhược điểm: Phương pháp này dẫn đến thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong điều kiệnlạm phát và hàng tồn kho có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân đơn vị sản phẩm. Căn cứ vào lượng thành phẩm xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân để xác định giá thực tế của thành phẩm xuất trong kỳ theo công thức sau: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế của thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân xuất kho Ưu điểm: Cách tính này đơn giản, dễ làm. Nhược điểm: Độ chính xác không cao và công việc tính toán tường dồn vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. 2. Hạch toán chi tiết thành phẩm Hạch toán chi tiết thành phẩm là sự phản ánh biến động nhập- xuất- tồn của từng loại thành phẩm cả về hiện vật và giá trị. Như vậy, công việc hạch toán chi tiết thành phẩm được theo dõi ở hai nơi: ở kho và phòng kế toán. Việc hạch toán chi tiết thành phẩm có thể được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau tùy thuộc theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp: phương pháp thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển và sổ số dư. 1.1. Phương pháp thẻ song song * Trình tự hạch toán: - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại thành phẩm. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất và tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm. Thẻ kho Tên thành phẩm Đvt Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Cộng - ở phòng kế toán: Kế toán thành phẩm mở sổ chi tiết thành phẩm cho từng loại thành phẩm tương ứng với từng thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán thành phẩm ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, xuất rồi vào sổ chi tiết thành phẩm theo từng cột nhập, xuất, tồn. Sổ chi tiết thành phẩm Tên thành phẩm Đvt: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ … Cộng số PS Số dư cuối kỳ Cuối kỳ, kế toán thành phẩm đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết thành phẩm của từng loại và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị. Sau khi đối chiếu xong, kế toán thành phẩm lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Tháng… năm… Đvt: STT Danh điểm ĐVT Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng * Như vậy, có thể khái quát trình tự hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp N- X- T kho thành phẩm Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Sơ đồ 1:Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song * Ưu và nhược điểm của phương pháp thẻ song song: - Ưu điểm: phương pháp này cho biết đựoc tình hình biến động chi tiết của thành phẩm về cả mặt giá trị và hiện vật, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra khi xảy ra chênh lệch số liệu. - Nhược điểm: Khối lượng công tác nhiều, tốn thời gian. 1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán thành phẩm không mở sổ kế toán chi tiết thành phẩm mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng loại thành phẩm theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại thành phẩm, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 1.3. Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp sổ số dư, công viêc cụ thể tại kho giống như phương pháp trên. Định kì, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thành phẩm quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất thành phẩm. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng thành phẩm tồn kho cuối tháng theo từng loại thành phẩm vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được củ từng nhóm thành phẩm (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Bảng này được mở cho từng kho. Mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất thành phẩm. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đâìu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm thành phẩm. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán thành phẩm tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân giá hạch toán). Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng lũy kế N- X- T kho thành phẩm Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư 3. Hạch toán tổng hợp thành phẩm * Cũng tương tự như nguyên vật liệu, khi hạch toán tổng hợp thành phẩm, kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp: kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc kiểm kê định kỳ (KKĐK) vì việc áp dụng phương pháp nào khi hạch toán thành phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hạch toán tiêu thụ thành phẩm. Dưới đây em xin trình bày hạch toán thành phẩm theo phương pháp KKTX. * Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp thành phẩm, kế toán sử dụng TK 155 “thành phẩm” với nội dung như sau: Bên Nợ: Giá thành thực tế của thành phẩm nhập trong kỳ. Bên Có: Giá thành thực tế thành phẩm xuất trong kỳ. Dư Nợ: Giá thành thực tế thành phẩm tồn kho cuối kỳ. * Phương pháp hạch toán: - Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm từ các bộ phận sản xuất kinh doanh chính, phụ hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi theo giá thành thực tế: Nợ TK 155 Có TK 154 - Trường hợp hàng gửi bán bị từ chối, hàng ký gửi, giao đại lý không bán được nhận lại đem nhập kho theo giá thành thực tế: Nợ TK 155 Có TK 157 - Trường hợp hàng đã tiêu thụ bị trả lại, đem nhập kho: Nợ TK 155 Có TK 632 - Trường hợp đánh giá tăng thành phẩm: Nợ TK 155: Phần chênh lệch tăng. Có TK 412: Phần chênh lệch tăng. - Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 155: Giá trị thành phẩm thừa. Có TK 642: Giá trị thừa trong định mức. Có TK 338 (3381): Giá trị thừa chưa rõ nguyên nhân - Đối với thành phẩm xuất kho đem tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632 Có TK 155 - Nếu xuất kho tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng (gửi bán) hoặc xuất cho các cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi: Nợ TK 157 Có TK 155 - Trường hợp xuất thành phẩm để đổi vật tư hàng hoá, phản ánh trị giá vốn thành phẩm xuất kho: Nợ TK 632: Trao đổi trực tiếp tại kho. Nợ TK 157: Gửi đi trao đổi Có TK 155 - Trường hợp xuất thành phẩm để biếu, tặng, thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên: Nợ TK 632 Có TK 155 - Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê kho sản phẩm: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức. Nợ TK 138 (1388): Thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý. Nợ TK 138 (1388): Thiếu cá nhân phải bồi thường. Nợ TK 334: Thiếu ca nhân bồi thường (trừ vào lương). Có TK 155 - Trường hợp đánh giá giảm: ghi ngược với đánh giá tăng. - Trường hợp xuất thành phẩm đi góp vốn liên doanh: Nợ TK 128: Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn. Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn. Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch giá. Có TK 155: Giá thành thực tế thành phẩm. III. hạch toán tiêu thụ thành phẩm 1. Chuẩn mực kế toán về doanh thu Chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu: * Doanh thu bán hàng được công nhận khi: - Rủi ro và lợi ích quan trọng của việc sở hữu hàng hoá, sản phẩm được chuyển sang cho người mua. - Doanh nghiệp không tiếp tục tham gia quản lý quyền sở hữu, không giám sát hiệu quả của hàng bán ra. - Số doanh thu có thể được tính toán một cách chắc chắn. - Các chi phí giao dịch có thể được tính toán một cách chắc chắn. * Những khoản hoàn trả đã nhận được từ bán hàng sẽ được chuyển về sau như một khoản nợ tới khi doanh thu được cônh nhận. * Tính không chắc chắn về khả năng thu những khoản thu đã được tính trong doanh thu được coi như một khoản chi phí chứ khong phải là một khoản điều chỉnh doanh thu. Chuẩn mực kế toán Việt Nam - Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá. - Doanh nghiệp không còn quyền nắm giữ, quyền quản lý, quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hoá. - Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi tức kinh tế từ việc bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến việc bán hàng. * Nhìn chung kế toán Việt Nam đã có sự kế thừa và chọn lọc khá phù hợp so với kế toán quốc tế. Tuy nhiên, do những điều kiện kinh tế ràng buộc không cho phép chúng ta hoà nhập toàn bộ với chế độ kế toán quốc tế. Cùng với việc mở cửa nền kinh tế, chắc chắn trong tương lai không xa chúng ta sẽ có nhiều cải cách và hoàn thiện nhằm hoà nhập và rút ngắn sự khác biệt so với đặc điểm hạch toán chung và của các nước trên thế giới. 2. Hạch toán doanh thu bán hàng. 2.1. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng Trong quá trình tiêu thụ sẽ phát sinh doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu của các loại sản phẩm ở các thị trường khác nhau… Do vậy. Hạch toán chi tiết doanh thu có thể thực hiện theo các hướng khác nhau: hạch toán chi tiết doanh thu cho từng loại hàng, từng khách hàng hoặc từng bộ phận hoá đơn bán hàng… Trên cơ sở các hướng hạch toán chi tiết trên, kế toán có thể mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết bán hàng Tháng…quý…năm… Sản phẩm (hàng hoá, dịch vụ): Tài khoản: Chứn từ Diễn giải Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ SH NT 111 112 131 … 531 532 333 … … Cộng PS DT thuần GVHB Lãi gộp 2.2. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng 2.2.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản cơ bản sau: * TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên Nợ: - Các khoản giảm từ doanh thu kết chuyển cuối kỳ. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần. Bên Có: - Ghi nhận doanh thu bán hàng trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết như sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112: Doanh thu bán sản phẩm. TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114: Doanh thu được trợ cấp, trợ giá. * TK 512- Doanh thu nội bộ: TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Nội dung TK 512 tương tự như nội dung của TK 511 và được chi tiết thành: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm. TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, khi hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán còn sử dụng các TK sau: TK 111, TK 112, TK 131, TK 3331, TK 3387… 2.2.2. Phương pháp hạch toán a. Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, khách hàng phải làm thủ tục nhận hàng tại kho hoặc tại xưởng của doanh nghiệp và phải làm thủ tục thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán trứoc khi nhận hàng, vì vậy, sản phẩm xuất kho hoặc xuất xưởng trở thành sản phẩm tiêu thụ và kế toán phải ghi doanh thu và giá vốn của lô hàng tại thời điểm xuất kho hoặc xuất xưởng. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng do doanh nghiệp lập và đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131, 136: Theo giá thanh toán Có TK 511, 512 Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. b. Phương thức gửi bán Theo phương thức này, doanh nghiệp dựa vào thời gian và địa điểmgiao hàng ghi trên hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng để chủ động xuất hàng uỷ nhiệmcho đơn vị vận tải hoặc giao cho cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp chuyển hàng đến cho khách hàng. Sau khi đại diện khách hàng kiểm nhận hàng mới làm thủ tục thanh toán hoặc hcấp nhận thanh toán. Trong trường hợp này, sản phẩm xuất kho hoặc xuất xưởng chưa phải là sản phẩm tiêu thụ, chỉ khi nào khách hang làm thủ tục thanh toán hoặc hcấp nhận thanh toán, kế toán mới ghi doanh thu và giá vốn hàng bán. - Tại thời điểm xuất kho hoặc xuất xưởng kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 154 Có TK 155 - Tại thời điểm khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131, 136… Có TK 511, 512 Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. c. Phương thức bán hàng qua đại lý Khi xuất kho hoặc xuất xưởng ản phẩm để giao cho các cơ sở đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Có TK 154 Có TK 155 Khi đại lý nộp bảng thanh toán hàng đại lý, kế toán ghi doanh thu: - Căn cứ giá bán quy định, kế toán ghi doanh thu: Nợ TK 131: theo giá bán quy định. Có TK 511 Có TK 3331 - Khi đại lý thanh toán tiền hàng: Nợ TK 111, 112 Nợ TK 641: tiền hoa hồng trả cho đại lý Có TK 131 * Đối với các cơ sở đại lý bán hộ, khi nhận hàng của chủ hàng thì căn cứ vào số lượng và giá bán quy định, kế toán ghi đơn: Nợ TK 003- Hàng nhận đại lý, bán hộ. Khi cơ sở đại lý bán được hàng nhận đại lý, kế toán căn cứ vào giá bán quy định và số lượng đã bán để ghi đơn: Có TK 003. Phản ánh tiền thu bán hàng nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 331: Số tiền phải trả cho chủ hàng Có TK 511: Tiền hoa hồng được hưởng. Nếu tiền hoa hồng được chủ hàng thanh toán định kỳ theo kỳ báo cáo trong bút toán trên, kế toán của cơ sở đại lý chưa ghi doanh thu, chỉ đến khi chủ hàng thanh toán tiền hoa hồng kế toán làm cơ sở dại lý mới ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 511 d. Phương thức bán trực tiếp cho khách hàng trả góp Khi chấp nhận bán hàng cho khách hàng trả góp, kế toán căn cứ vào giá bán thu tiền một lần để ghi doanh thu, phần chênh lệch giữa tổng số tiền thu được và giá bán thu tiền một lầnlà thu nhập hoạt động tài chính. - Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131, 136: theo giá bán trả góp Có TK 511, 512: Doanh thu tính theo giá thu tiền một lần Có TK 3331: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 515: Lãi thu được do bán hàng trả góp - Phản ánh số tiền khách hàng trả: Nợ TK 111, 112 Có TK 131 e. Phương thức hàng đổi hàng Thực chất của nghiệp vụ hàng đổi hàng là một nghiệp vụ kép, bao gồm bán hàng và nghiệp vụ mua hàng. Doanh thu của hang xuất đổi đượctính theo giá bán thông thường của loại sản phẩm này khi bán cho các đối tượng khác. Vì vậy, dựa vào giá bán thông thường, kế toán ghi doanh thu: Nợ TK 131: theo giá thanh toán của sản phẩm đem đổi Có TK 511, 512: doanh thu của sản phẩm đem đổi Có TK 3331 Phản ánh trị giá của số hàng đổi được kế toán ghi: Nợ TK 151, 152, 211 Nợ TK 133 Có TK 131 f. Hạch toán doanh thu nội bộ * Trường hợp doanh nghiệp sử dụng sản phẩm để biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu sản phẩm xuất bán tặng theo giá bán chưa có thuế GTGT: Nợ TK 641, 642 Có TK 512 Đồng thời phản ánh số thuế phải nộp được khấu trừ ghi: Nợ TK 133 Có TK 3331 Nếu biếu tặng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì dựa vào giá bán thông thường đã có thuế GTGT kế toán ghi: Nợ TK 641, 642 Có TK 512 (doanh thu có thuế) 3. Hạch toán giá vốn 3.1. Hạch toán chi tiết giá vốn thành phẩm tiêu thụ Giá vốn thành phẩm tiêu thụ cần được hạch toán chi tiết tương ứng doanh thu để thuận lợi cho việc cung cấp thông tin về kết quả tiêu thụ. Giá vốn thành phẩm có thể được hạch toán theo một trong các phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển tương tự như hạch toán chi tiết thành phẩm. 3.2. Hạch toán tổng hợp giá vốn thành phẩm tiêu thụ 3.2.1. Tài khoản sử dụng TK 632- giá vốn hàng bán: Bên Nợ: - Giá vốn của sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp tiêu thụ trong kỳ. - Chi phí nguyên vật liệu, nhân công vượt trên mức bình thường của chi phí đầu tư xây dựng TSCĐ tự chế. - Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào chi phí chế biến - Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho. - Chênh lệch tăng của dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Có: - Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Giá gốc của hàng bán bị trả lại. - Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả trong kỳ. TK 632 cuối kỳ không có số dư. 3.3.2. Phương pháp hạch toán Khi sử dụng phương pháp KKTX để hạch toán tổng hợp về thành phẩm thì giá vốn hàng bán được ghi nhận theo từng lô sản phẩm tiêu thụ: Nợ TK 632: Ghi nhận giá vốn của sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Có TK 154: Giá thành thực tế sản phẩm xuất xưởng bán trực tiếp Có TK 155: Giá thanh thực tế sản phẩm xuất kho bán trực tiếp. Có TK 157: Giá thành thực tế sản phẩm gửi bán đã bán được. Khi doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng, ngoài việc ghi doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán còn phải ghi giá vốn hàng bán bị trả lại: - Trường hợp hàng bán bị trả lại được nhập kho thanh phẩm, căn cứ vào giá thành thực tế của số hàng đó kế toán ghi: Nợ TK 155 Có TK 632 - Trờng hợp hàng bán bị trả lại là hàng hỏng doanh nghiệp phải lập biên bnả xử lý để xác định thiệt hại, căn cứ vào giá thành thực tế của hàng bná bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 811 Có TK 632 Phản ánh số tiền thu được từ lô hàng hỏng nói trên kế toán ghi: Nợ TK 138: tiền bồi thường của người gây ra sản phẩm hỏng Nợ TK 111, 112, 131: giá thanh toán của phế liệu thu hồi Có TK 711 Có TK 3331 - Đối với những doanh nghiệp có thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, thì số thuế đó phải tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ, nếu số thuế này quá lớn thì kế toán chỉ tính vào giá vốn trong kỳ tương ứng với phần doanh thu, số còn lại tính vào trị giá vốn của kỳ sau: Nợ TK 632: Phần tính vào giá vốn kỳ này. Nợ TK 142: Phần tính vào giá vốn kỳ sau. Có TK 133: Số thuế không được khấu trừ. - Xác định và kết chuyển giá vốn: Cuối kỳ hạch toán, từ TK 632 kế toán xác định giá vốn hàng bán trong kỳ theo công thức: Giá vốn hàng bán trong kỳ = Giá vốn hàng bán ghi nhận trong kỳ - Giá vốn hàng bán bị trả lại + Thuế GTGT không được khấu trừ Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 632 4. Hạch toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu 4.1. Hạch toán chiết khấu thanh toá._.n - Chiết khấu thanh toán là khoản tiền dành cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trước thời gian quy định. - Tài khoản sử dụng: Theo quy định, chiết khấu thanh toán được coi là một khoản chi phí tài chính và được hạch toán trên TK 635- chi phí hoạt động tài chính. - Phương pháp hạch toán: Khi có nghiệp vụ về chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 635: số chiết khấu cho khách hàng Có TK 111, 112: thanh toán ngay cho khách Có TK 131: trừ vào số nợ phải trả 4.2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 4.2.1. Hàng bán bị trả lại * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531- hàng bán bị trả lại với nội dung như sau: Bên Nợ: Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển giảm trừ doanh thu. TK 531 cuối kỳ không có số dư. * Phương pháp hạch toán: - Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại sản phẩm của doanh nghiệp mà họ mua trước đây, căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn của số sản phẩm này kế toán ghi: Nợ TK 531 Nợ TK 3331: giảm thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112: trả lại tiền cho khách hàng Có TK 131: Xoá nợ cho khách hàng hoặc chấp nhận nợ với khách hàng. - Cuối kỳ từ TK 531, kế toán xác định được toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ và ghi gút toán kết chuyển: Nợ TK 511, 512 Có TK 531 4.2.2. Giảm giá hàng bán - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh khoản giảm giá dành cho khách hàng, kế toán sử dụng TK 532- giảm giá hàng bán với nội dung như sau: Bên Nợ: khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho khách hàng. Bên Có: Kết chuyển giảm trừ doanh thu. TK này không có số dư. - Phương pháp hạch toán: - Khi chấp nhận giảm giá cho kách hàng kế toán ghi: Nợ TK 532 Có TK 111, 112: trả tiền giảm giá cho khách hàng Có TK 131: ghi giảm nợ cho khách hàng hoặc chấp nhận nợ với khách hàng. - Cuối kỳ, từ TK 532, kế toán xác định được toàn bộ số tiền giảm giá trong kỳ và ghi bút toán kết chuyển: Nợ TK 511, 512 Có TK 532 4.2.3. Chiết khấu thương mại * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh khoản chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng TK 521- chiết khấu thuơng mại với nội dung sau: Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận dành cho khách hàng Bên Có: Kết chuyển giảm trừ doanh thu TK này cuối kỳ không có số dư. * Phương pháp hạch toán: - Khi chấp nhận chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 521 Có TK 111, 112: trả tiền cho khách hàng Có TK 131: trừ vào số nợ hoặc chấp nhận nợ. - Cuối kỳ từ TK 521 kế toán xác định số chiết khấu thương mại trong kỳ và ghi bút toán kết chuyển: Nợ TK 511 CóTK 521 5. Hạch toán chi phí bán hàng * Nội dung và TK sử dụng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doannh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, chi phí quảng cáo… Để tập hợp chi phí bánh hàng kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng với nội dung như sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. TK này cuối kỳ khônng có số dư và được chi tiết thành: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6416: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác * Phương pháp hạch toán: - Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: + Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng: Nợ TK 641 (6411) Có TK 334: tiền lương nhân viên bán hàng Có TK 338: trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tiền lương của nhân viên bán hàng + Phản ánh giá trị các loại bao bì sử dụng để đóng gói sản phẩm khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 (6412) Có TK 152 + Phản ánh giá rị của đồ dùng bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 (6413) Có TK 153: phân bổ khi xuất đồ dung bán hàng Có TK 142: phân bổ giá trị đồ dùng bán hàng và bao bì luân chuyển dùng trước đây. + Phản ánh mức khấu hao TSCĐ sử dụng cho bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 + Phản ánh chi phí bảo hành sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415) Có TK 335: trích trước chi phí bảo hành theo dự toán Có TK 111, 112, 331, 334, 338: chi phí bảo hành thực tế (không dự toán) + Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài kế toán ghi: Nợ TK 641 (6417) Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 + Phản ánh chi phí khác bằng tiền kế toán ghi: Nợ TK 641 (6418) Có TK 111, 112… - Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 138 Có TK 641 - Kết cuyển chi phí bán hàng: + Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh ngắn, doanh thu được hình thành thường xuyên thì chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ hạch toán nào sẽ tính trực tiếp vào thu nhập của kỳ kế đoán đó, kế toán ghi: Nợ TK 911 Có TK 641 + Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu chỉ hình thành ở một số thời điểm nhất định, thì ở những kỳ chưa có doanh thu, chi phí bán hàng phải chờ kết chuyển: Nợ TK 1422 Có TK 641 Khi có doanh thu kế toán mới tiến hành kết chuyển vào thu nhập để xác định kết quả sản xuất kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 1422 IV. Hệ thống sổ sách kế toán về tiêu thụ thành phẩm theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết 155, 632,511, 512, 521, 531, 532, 911 Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính Phần 2: Thực trạng hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái I. Đặc điểm chung của xí nghiệp có ảnh hưởng đến kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp 1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng Công thương tỉnh Thái Bình, có con dấu theo quy định của nhà nước và trực thuộc công ty xuất nhập khẩu Thái Bình (UNIMEX). Tháng 3/ 1996, ban giám đốc công ty xuất nhập khẩu Thái Bình quyết định thành lập ban xúc tiến xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đưa 100 người lao động vào học tập tại công ty may Việt Tiến- Thành phố Hồ Chí Minh để đào tạo đội ngũ cán bộ các phòng ban và công nhân các chuyền sản xuất. Ngày 9/12/1997 xí nghiệp may Việt Thái chính thức được thành lập theo quyết định số 508/ QĐ- UB của UBND tỉnh Thái Bình. Hiện nay trụ sở của xí nghiệp đặt tại số 100 Đường 10- phường Quang Trung- thị xã Thái Bình. Từ khi thành lập đến nay xí nghiệp luôn chú trọng đến việc đầu tư đổi mới các thiết bị sản xuất và nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Cụ thể hàng năm xí nghiệp thường mở các cuộc thi tay nghề cho công nhân sản xuất nhằm lựa chọn ra những công nhân có tay nghề cao, động viên khuyến khích kịp thời từ đó tạo sự thúc đẩy cho công nhân trong các chuyền sản xuất cố gắng phấn đấu hơn nữa. Bên cạnh đó xí nghiệp rất chú trọng cải tiến cơ cấu tổ chức, chế độ quản lý điều hành, công tác hạch toán kế toán. Kết quả của việc điều hành quản lý sát sao đó là hiện nay sản phẩm của xí nghiệp đang đứng vững trên thị trường một số nước như Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật... Hiện nay, xí nghiệp đang mạnh dạn vay vốn từ nhiều nguồn khác nhau để mua sắm thêm trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, cải thiện thêm đời sống cán bộ công nhân viên. Với tiêu chí không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, cho đến nay xí nghiệp nói chung và sản phẩm của xí nghiệp nói riêng luôn khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Đây được coi là kết quả đáng ghi nhận từ một doanh nghiệp nhà nước đã vượt mình trong nền kinh tế thị trường để đứng vững và phát triển mạnh mẽ. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái có hình thức hoạt động là sản xuất- kinh doanh- xuất nhập khẩu với các loại sản phẩm như quần áo bò, áo Jacket, áo khoác các loại, quần áo trẻ em các loại. Đặc điểm chủ yếu là sản xuất và gia công hàng may mặc nên quá trình sản xuất ở xí nghiệp thường mang tính hàng loạt, số lượng sản phẩm tương đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ. Sản phẩm phải qua nhiều giai đoạn công nghệ với quy trình khép kín từ A đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải. Xí nghiệp từ khi thành lập đến nay có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng ngành may mặc, nhiệm vụ chính là gia công quần áo may mặc cho nước ngoài. Sản phẩm của xí nghiệp được sản xuất theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Các bạn hàng, đối tác của xí nghiệp phần lớn là nước ngoài, trong đó Hàn Quốc là đối tác chủ yếu. Khác với các doanh nghiệp khác, từ nguyên vật liệu đến mẫu mã và tiêu thụ sản phẩm đều do phía đối tác đảm nhiệm. Xí nghiệp có nhiệm vụ gia công thành phẩm, các thành phẩm này được xuất đi các nước như: Nhật, Mỹ, Trung quốc, Thụy Sỹ... Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, luôn tuân theo quy luật mạnh được yếu thua nên xí nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên trong những năm gần đâyhoạt động sản xuất của xí nghiệp vẫn luôn được duy trì ổn định và phát triển theo hướng tích cực. Điều này được thể hiện rõ rệt quy bảng số liệu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm như sau: Đơn vị: 1000 đ Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 1. Tổng tài sản 13.418.000 13.711.000 14.074.987 15.125.436 2. NVCSH 8.054.300 8.545.820 8.760.413 8.772.752 3. Nợ phải trả 5.363.700 5.165.180 5.314.574 6.352.684 4. DT thuần 13.530.000 15.898.374 19.469.643 24.347.425 5. Lợi nhuận 1.003.460 1.291.380 1.665.392 2.248.713 6.Thu nhập bình quân (người/tháng) 540 600 660 780 (Nguồn: Phòng tài vụ xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái) Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm Căn cứ vào số liệu của bốn năm liên tiếp chúng ta thấy được tình hình tài chính của xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Doanh thu sản xuất tăng đều qua các năm. Đặc biệt năm 2003 doanh thu sản xuất tăng mạnh mẽ so với năm 2002 (tăng khoảng 125%). Nguyên nhân của sự gia tăng này là do xí nghiệp đã tiến hành mở rộng quy mô sản xuất (cả chiều rộng lẫn chiều sâu). Cùng với sự gia tăng về doanh thu, lợi nhuận của xí nghiệp cũng tăng theo (tăng khoảng 135% so với năm 2002). Đạt được kết quả này đó là do xí nghiệp đã có sự nỗ lực vượt bậc trong việc chiếm lĩnh thị trường bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm, tìm mọi cách để giảm chi phí, hạ giá thành, thu được lợi nhuận cao. Hơn nữa sản phẩm may mặc là loại hàng hoá tiêu dùng thiết yếu hàng ngày nên nhu cầu về sản phẩm ngày càng cao. Xí nghiệp đã tiến hành điều tra khai thác được ngày càng nhiều thị trường lớn. Vốn kinh doanh của xí nghiệp cũng được tăng dần qua các năm. Đây được coi là thành tích của xí nghiệp. Là một doanh nghiệp nhà nước, luôn được sự ủng hộ giúp đỡ của nhà nước song xí nghiệp vẫn tự mình đứng vững đi lên và không ngừng mở rộng. Vốn kinh doanh so với năm 2000, thì năm 2001 tăng 2,18%, năm 2002 tăng 4,89%, năm 2003 tăng 12,7%. Điều đó chứng tỏ xí nghiệp ngày càng không ngừng đầu từ tăng quy mô, mở rộng sản xuất và thể hiện quyết tâm của xí nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh mạnh mẽ. Trong tổng số vốn của xí nghiệp thì vốn chủ sở hữu chiếm khoảng 60%. Vốn chủ sở hữu so với tổng nguồn vốn thì năm 2000 là 60%, năm 2001 là 62,3%, năm 2002 là 62,2% và năm 2003 là 57,8%. Năm 2003 mặc dù vốn kinh doanh tăng nhiều nhưng vốn chủ sở hữu chiếm 57,8% là do xí nghiệp đã đi vay vốn bên ngoài để đầu tư cho sản xuất. Đặc điểm nguồn vốn của xí nghiệp như trên cho thấy tình hình tài chính của xí nghiệp khá tốt, xí nghiệp vừa làm chủ được nguồn vốn, vừa huy động được các nguồn vốn khác tạo cơ sở vững mạnh cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Đặc biệt xí nghiệp luôn chú trọng tới đời sống công nhân viên. Mức lương trung bình trong toàn xí nghiệp ngày càng tăng lên, góp phần nâng cao đời sống cho người lao động. Thu nhập bình quân tháng của người lao động là 780.000 VNĐ (tăng 45% so với năm 2000). Điều này chứng tỏ trình độ tay nghề cũng như học vấn của công nhân viên ngày càng tăng.Với mức thu nhập tăng dần và những chế độ đãi ngộ đối với cán bộ công nhân viên, xí nghiệp đã huy động được hết tiềm năng lao động của họ. Bên cạnh đó, xí nghiệp luôn đối xử công bằng, có những biện pháp xử lý đối với hành vi vi phạm và có khen thưởng đối với nhân viên gương mẫu. Điều này khuyến khích người lao động không ngừng phấn đấu nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm cho xí nghiệp. Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Chênh lệch % Chênh lệch % Chênh lệch % Doanh thu 2.368.374 117,5 3.571.269 118,7 4.877.782 125 Lợi nhuận 287.920 128,7 374.552 129 582.781 135 Biểu số 2: Bảng so sánh các chỉ tiêu (Coi năm 2000 là gốc) 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 3.1. Đặc điểm quy trình kỹ thuật công nghệ sản xuất sản phẩm May Việt Thái là xí nghiệp công nghiệp chế biến, đối tượng là vải. Quy trình sản xuất sản phẩm tại xí nghiệp may Việt Thái trải qua nhiều công đoạn khác nhau. Khi tiến hành sản xuất thì vải xuất ra từ kho nguyên vật liệu được chuyển xuống nhà cắt, ở đây nhà cắt thực hiện công việc của mình theo đúng mẫu mã, kích thước do phòng kỹ thuật giác sơ đồ đưa xuống. Sau khi vải được cắt thành bán thành phẩm, theo yêu cầu của khách hàng bán sản phẩm nào cần thêu, in thì được chuyển xuống nhà thêu hoặc gửi đi in. Sau đó các công nhân đầu chuyền chuyển đến các chuyền may (tổ may), các bán thành phẩm được bộ phận kẻ vẽ giác lại theo dập định vị trước, tiếp theo bộ phận may hoàn thiện qua các công đoạn của thành phẩm rồi chuyển đến bộ phận chuyên dùng đóng cúc, dán mex... Khi sản phẩm hoàn thiện được chuyển đến bộ phận vệ sinh để vệ sinh hàng. Các thành phẩm sau khi qua công đoạn vệ sinh sẽ được kiểm hóa của chuyền may kiểm tra một cách chặt chẽ kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật (đúng quy cách phẩm cấp, mẫu mã) kết thúc quá trình sản xuất tại phân xưởng. Sau khi thành phẩm hoàn thành được chuyển lên tổ KCS của xí nghiệp, kết hợp khách hàng kiểm tra lại. Thành phẩm nào đạt tiêu chuẩn thì được đưa sang tổ đóng gói đóng gói lại và chuyển vào kho thành phẩm, sản phẩm nào chưa đạt tiêu chuẩn được chuyển trả lại các bộ phận liên quan để sửa chữa. 3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất Xí nghiệp có mô hình sản xuất với dây chuyền công nghệ khép kín và chia thành các bộ phận khác nhau: tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản. Ngoài ra, tham gia vào quá trình sản xuất còn có một phân xưởng thêu. Việc tổ chức sản xuất tại xí nghiệp có sự chuyên môn hoá cao, phân công lao động hợp lý. Hiện nay xí nghiệp có hai phân xưởng may chính với dây chuyền công nghệ hiện đại. Mỗi phân xưởng được chia thành bốn tổ sản xuất. Tại mỗi phân xưởng đều có một quản đốc. Nhiệm vụ của họ là đôn đốc quản lý quá trình sản xuất, đồng thời quản lý tài sản máy móc và cả trang thiết bị tại phân xưởng. Hàng tháng lập báo cáo gửi lên phòng tài vụ làm cơ sở cho việc hạch toán sau này. Nói chung quá trình sản xuất ở đây từ khi bắt đầu đến khi kết thúc đều được phối hợp một cách nhịp nhàng giữa các tổ sản xuất và các bộ phận đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục. Nhà thêu Nhà cắt Bộ phận kẻ vẽ Bộ phận may Bộ phận chuyên dùng Nhà in Bộ phận KCS công ty Bộ phận kiểm hoá Bộ phận vệ sinh Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức sản xuất tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 4. Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái. Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của công ty xuất nhập khẩu Thái Bình. Xí nghiệp đã áp dụng hình thức quản lý trực tuyến chức năng bao gồm ban giám đốc, các phòng ban, các phân xưởng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất trực tiếp chỉ huy mọi hoạt động, các phòng ban, phân xưởng tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Ban giám đốc hiện nay của xí nghiệp gồm hai người: một giám đốc và một phó giám đốc. Giám đốc: đại diện pháp nhân của xí nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp trước các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tài chính, và là người đại diện cho tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở bảo toàn vốn nhà nước giao và có lãi, có quyền đề bạt, bãi miễn các cá nhân trong xí nghiệp. Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, kiêm trưởng phòng kế hoạch vật tư xuất nhập khẩu, chủ tịch công đoàn và làm bí thư thành đoàn trong xí nghiệp. Phó giám đốc theo dõi chỉ đạo kế hoạch nhận nguyên phụ liệu, kiểm tra đôn đốc quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch. Dưới ban giám đốc là các phòng ban. Hiện nay xí nghiệp có 7 phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng của mình. Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức, sắp xếp, bố trí lực lượng cán bộ, lực lượng công nhân sản xuất, làm thủ tục tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển, thôi việc cho cán bộ công nhân viên, giả quyết chế độ hưu trí, mất sức, quản lý hồ sơ. Tiến hành hợp đồng lao động, theo dõi hoạt động lao động. Phòng kế hoạch vật tư: có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực bảo quản và cung cấp vật tư, lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng, kiểm tra, giám sát nguyên phụ liệu và xuất giao thành phẩm, khai thác, tìm kiếm thị trường. Phòng kỹ thuật: có chức năng tạo mẫu mã, sắp xếp dây chuyền sản xuất hợp lý, chỉnh sửa hàng, giám sát sản xuất về mặt kỹ thuật, giác sơ đồ cho tổ cắt. Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): kiểm tra chất lượng các thành phẩm, nguyên vật liệu, dụng cụ đồ dùng mua ngoài. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm. Phòng kế toán: giúp ban giám đốc kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính của các phòng ban. Hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp. Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên. Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi xí nghiệp. Tổ chức tổng hợp xác minh, cung cấp các số liệu theo quy định để phục vụ công tác kế hoạch hoá, công tác quản lý các phòng ban. Tham gia ý kiến với các phòng ban liên quan trong việc lập kế hoạch về từng mặt và kế hoạch tổng hợp của xí nghiệp. Phòng lao động tiền lương: ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động. Phòng đời sống- y tế: làm công tác xã hội như quản lý các công trình công cộng, môi trường, đời sống cán bộ công nhân viên, bảo đảm về y tế sức khỏe cho mọi người lao động. Ngoài ra tổ bảo vệ, tổ vệ sinh, tổ cơ điện, tổ nhà ăn và các tổ sản xuất đều hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Tất cả các phòng ban và các tổ sản xuất đều có quan hệ mật thiết với nhau, có nghĩa vụ giúp đỡ giám đốc một cách tích cực trên tất cả các mặt để giám đốc ra được những quyết định kịp thời và có hiệu quả. Ban Giám Đốc P.Tổ chức P. Kỹ thuật Phòng KCS P. KH vật tư P. Kế toán P. lao động P. Y tế Các phân xưởng Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp may Việt Thái 5. Đặc điểm tổ chức kế toán tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp Phòng kế toán được đặt dưới chỉ đạo của ban giám đốc. Bộ máy kế toán xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi xí nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý của xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán. Các bộ phận hàng ngày hoặc vài ngày chuyển chứng từ về phòng kế toán làm căn cứ tiến hành kiểm tra và ghi sổ. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức như sau: - Bộ phận kế toán tổng hợp. - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản. - Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và tài sản cố định. + Bộ phận kế toán chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp. Phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo các yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế sản xuất của sản phẩm, công việc hoàn thành. Tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phân xưởng, thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm, lập báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản: Phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng. Tính toán chi phí xây dựng, mua sắm TSCĐ, lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản. + Bộ phận kế toán vật liệu và TSCĐ: Tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế của vật liệu thu mua, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, mặt hàng. Phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. Tính toán, phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động. Lập dự toán sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn và dự toán chi phí sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ. + Bộ phận kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về nhập xuất, tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ xí nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và với nội bộ xí nghiệp. Ghi chép sổ Cái, lập Bảng cân đối tài sản và báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên, kiểm tra tính trung thực của các báo cáo của xí nghiệp trước khi giám đốc duyệt. Báo cáo, phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp. + Thủ quỹ: Là người chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của xí nghiệp. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi. Trưởng phòng kế toán Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và TSCĐ Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giáthành Bộ phận kế toán tổng hợp Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp may XK Việt Thái 5.2. Hình thức kế toán áp dụng Để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, đồng thời căn cứ vào quy mô, đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán xử lý thông tin, phòng Kế toán áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ Cái theo từng tài khoản. Đồng thời từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý kế toán cộng sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết, cộng sổ Cái, đối chiếu giữa sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của việc ghi sổ tổng hợp chi tiết. Sau đó lấy số liệu tổng cộng ở sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng này và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính. Công tác kế toán của xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay xí nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting nhưng chỉ đối với một số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp, xí nghiệp đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán máy. Hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái áp dụng: - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung và sổ Cái: + Sổ Nhật ký chung: Là sổ quyển dùng cho cả năm để ghi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. Sổ này do kế toán tổng hợp ghi. + Sổ Cái: là sổ tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở trên một hay một số trang liên tiếp đủ để ghi cho toàn niên độ kế toán. Căn cứ để ghi sổ Cái là thông tin trên Nhật ký chung. Đầu kỳ phải đưa số dư vào từng tài khoản, cuối kỳ phải khóa sổ cho từng tài khoản, tính số dư cuối kỳ. Số phát sinh và số dư được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh. - Sổ kế toán chi tiết được mở tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý bao gồm: sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.. Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán trên sổ tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Ghi hàng ngày Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu Một số đặc điểm về chế độ kế toán xí nghiệp áp dụng: Chế độ kế toán tại xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/ TCQĐ- CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính. Do xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước nên việc vận dụng chế độ kế toán này là hoàn toàn phù hợp, theo đúng quy định chung. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Kỳ kế toán được quy định là một quý. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam. - Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình quân (theo tỷ lệ do Bộ tài chính quy định), không có trường hợp khấu hao đặc biệt. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ (từ ngày 1/1/1999). - Không lập các khoản dự phòng. 5.3. Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán * Hệ thống chứng từ: Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành. Các loại chứng từ được sử dụng tại xí nghiệp may Việt Thái bao gồm: - Hoá đơn GTGT mẫu số 01 GTKT- 3LL. - Hoá đơn GTGT mẫu số 01 GTKT- 2LN. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho mẫu số 02- BH. - Phiếu nhập kho. - Hoá đơn cước vận chuyển mẫu số 03- BH. - Phiếu thu (01- TT), phiếu chi (02- TT), giấy đề nghị tạm ứng. - Uỷ nhiệm thu, uỷ nhịêm chi, séc... - Bảng chấm công. - Bảng thanh toán tiền lương. - Các chứng từ gốc khác (Biên bản kiểm nhận, biên bản kiểm kê, cước phí vận chuyển, bốc dỡ...) * Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản sử dụng tại xí nghiệp được xây dựng dựa theo chế độ kế toán 1141 TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính bao gồm hệ thống tài khoản ghi đơn và ghi kép. Việc chi tiết tài khoản theo các cấp căn cứ vào đặc điểm đối tượng hạch toán. Tuy nhiên xí nghiệp không sử dụng một số tài khoản như TK 151, các tài khoản lập dự phòng. * Hệ thống báo cáo: Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái tổ chức lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của nhà nước về nội dung, phương pháp và thời gian lập gửi theo Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng tài chính bao gồm: - Báo cáo quản trị gồm: + Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh. + Báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý. + Báo cáo chi tiết thanh toán. - Báo cáo tài chính gồm: + Bảng cân đối kế toán mẫu số B 01- DN. + Báo cáo kết quả kinh doanh mẫu số B 02- DN. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh việc lập báo cáo kế toán, kế toán viên còn phải tiến hành phân tích chúng để có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo xí nghiệp ra được những quyết định, giải pháp hữu hiệu thích hợp cho việc điều hành quản lý và hướng phát triển của xí nghiệp trong tương lai. 6. Đặc điểm thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 6.1. Đặc điểm thành phẩm Xí nghiệp may Xuất khẩu Việt Thái là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, sản phẩm đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng. Sản phẩm của xí nghiệp gồm chủ yếu là sản phẩm gia công theo đơn đặt hàng của khách và sản phẩm của xí nghiệp. Sự đa dạng, phong phú của sản phẩm tạo điều kiện thuận lợi cho khâu tiêu thụ sản phẩm song cũng gây không ít khó khăn cho xí nghiệp trong việc quản lý và hạch toán thành phẩm. Trong điều kiện hiện nay khi mà nền kinh tế thị trường tràn ngập các loại quần áo do hàng loạt các nhà máy, xí nghiệp sản xuất ra với đầy đủ các mẫu mã thì khâu tiêu thụ của xí nghiệp cần có biện pháp tổ chức bán hàng sao cho thuận tiện nhất cho khách hàng và đẩy nhanh quá trình lưu thông sản phẩm. 6.2. Tiêu thụ thành phẩm Sản phẩm của xí nghiệp được tiêu thụ theo phương thức bán trực tiếp với hai hình thức thanh toán: - Bán hàng trả tiền ngay: khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc hoặc ngân phiếu. - Bán hàng trả chậm: Là trường hợp khách hàng nhận hàng và viết phiếu chậm thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Hiện nay xí nghiệp đang khuyến khích, mở rộng bán hàng theo phương thức trả tiền ngay hoặc mua với khối lượng lớn sẽ có chính sách ưu đãi có lợi cho khách hàng, phần ưu đãi này có thể trả bằng tiền. Mặt khác, xí nghiệp đã áp dụng một số biện pháp thanh toán rất linh hoạt vừa phù hợp với khách hàng, vừa không ảnh hưởng tới lợi ích của xí nghiệp. Công tác quản lý tình hình bán hàng ở xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái: Mục đích của bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng là sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng cao, số lượng lớn, đảm bảo tiêu thụ một cách nhanh nhất, tạo điều kiện thuận lợi để thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn một cách có hiệu quả và thu được lợi nhuận. Do vậy, trong cô._. đường hình thành và phát triển, xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã có những bước phát triển đáng kể. Tuy nhiên, trong môi trường mang tính cạnh tranh ngày càng gay gắt không chỉ trong nội bộ ngành, nội bộ nền kinh tế mà trong phạm vi khu vực và toàn thế giới, xí nghiệp đã gặp không ít khó khăn. Sự đào thải là kết quả tất yếu đối với những doanh nghiệp không thích nghi được với cơ chế thị trường. Nhận thức được vấn đề trên, ban lãnh đạo xí nghiệp đã đưa ra những giải pháp mang tính sống còn nhằm khắc phục những khó khăn trước mắt và vươn lên hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Cụ thể, xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư mở rộng quy mô, thay thế các dây chuyền sản xuất lạc hậu bằng các máy móc hiện đại, tăng cường công tác tiếp thị, tìm kiếm khách hàng cũng như đa dạng các sản phẩm. Kết quả đó là sự phát triển mạnh mẽ của xí nghiệp, đặc biệt trong những năm gần đây. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bước đi khởi đầu vững chắc cho những cơ hội và những thách thức trong giai đoạn phát triển tiếp theo. Trong quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng luôn được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng kịp thời các yêu cầu về quản lý và hạch toán. Xí nghiệp đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, lựa chọn những cán bộ có chuyên môn giỏi, có tinh thần trách nhiệm cao với lòng say mê nghề nghiệp. Cùng với sự phát triển chung của quản lý, bộ máy kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt. Nhận thức được vai trò của kế toán, xí nghiệp đã xây dựng một bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh với một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn và được phân công, phân nhiệm rõ ràng theo các phần hành kế toán, do đó tạo ra được sự chuyên môn hoá trong công tác hạch toán cũng như sự phối hợp hiệu quả giữa các phần hành kế toán. Tuy vậy, trong phân công lao động kế toán tại xí nghiệp còn có sự kiêm nhiệm giữa một số phần hành kế toán nên đã hạn chế trình độ chuyên môn hoá trong hạch toán kế toán và khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản lý. Xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung trong hạch toán. Hình thức ghi sổ này phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, thuận tiện cho lao động kế toán. Đặc biệt sử dụng hình thức sổ này có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Bên cạnh đó, xí nghiệp đã sử dụng hệ thống chứng từ khá đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của chế độ kế toán, đảm bảo tính chính xác và có căn cứ khi phản ánh mỗi bút toán. Hệ thống chứng từ được luân chuyển theo trình tự giữa các phần hành kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán. Về hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán: Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định và sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán. Phương pháp này phù hợp với xí nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh, quy mô sản xuất lớn, hàng tồn kho biến động nhiều, do đó có thể nói là phù hợp với xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Các chứng từ mà xí nghiệp sử dụng được luân chuyển một cách hợp lý và thường xuyên, đáp ứng đúng chế độ quy định, đảm bảo sự chặt chẽ và tính pháp lý trong quá trình luân chuyển. Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng các tài khoản mà Bộ tài chính ban hành, nếu có sự thay đổi về chế độ xí nghiệp đều tuân thủ. Do đó hệ thống tài khoản mới (có sự thay đổi so với hệ thống tài khoản cũ ở một số tài khoản) được ban hành theo 4 chuẩn mực kế toán ngày 31/12/2001 số 149/2001 QĐ- BTC đã được xí nghiệp áp dụng từ ngày 1/1/2003 cùng với những quy điịnh về sổ sách và báo cáo. Tất nhiên do phương pháp hạch toán và đặc điểm sản xuất kinh doanh... nên có một số tài khoản xí nghiệp không sử dụng như: TK113, 151, 631... là đương nhiên. Mặt khác, xí nghiệp cũng đã mở thêm hệ thống tài khoản chi tiết cho phù hợp với tính chất các nghiệp vụ kinh doanh một cách linh hoạt. Về hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp nhìn chung được thực hiện chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của xí nghiệp. Thứ nhất, các nghiệp vụ về thành phẩm được phản ánh đầy đủ, chính xác và được theo dõi chi tiết cho từng loại thành phẩm, tạo điều kiện cho công tác quản lý thành phẩm cũng như công tác dự trữ thành phẩm, phục vụ tốt cho khâu tiêu thụ trong kỳ. Việc hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Kế toán đã mở sổ chi tiết thành phẩm có rất nhiều thuận lợi trong việc hạch toán thành phẩm hiện nay của xí nghiệp. Sổ chi tiết thành phẩm sẽ dễ dàng cho việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn của mỗi loại thành phẩm. Hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, có thể xác định số lượng nhập- xuất- tồn ở bất cứ thời điểm nào. Hầu hết các nghiệp vụ nhập, xuất thành phẩm được kế toán định khoản đầy đủ, chính xác theo chế độ. Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm thành phẩm trong kỳ. Công việc đối chiếu giữa kế toán và thủ kho đảm bảo tính cân đối, chính xác về số lượng, giá trị thành phẩm. Thứ hai, các nghiệp vụ bán hàng được kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng kỳ. Việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ bán hàng giúp doanh nghiệp nắm được số liệu về tiêu thụ trong kỳ, từ đó có các biện pháp đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm. Thứ ba, trong quan hệ thanh toán với khách hàng, kế toán tiêu thụ đã theo dõi được chi tiết các khoản phải thu cũng như tình hình thanh toán của từng khách hàng, từ đó giúp ban lãnh đạo có quyết định phù hợp để đẩy nhanh tiến độ thu hồi vốn, hạn chế các khoản nợ khó đòi. Thứ tư, kế toán tiêu thụ đã hạch toán chi phí bán hàng chi tiết theo từng yếu tố chi phí nên phần nào đáp ứng đựoc yêu cầu quản lý chi phí ngoài sản xuất của xí nghiệp. Qua phân tích tình hình chung công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp có thể thấy rằng: Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu xí nghiệp, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho. 2. Tồn tại Bên cạnh những thành tựu cơ bản trên, công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái vẫn còn một số hạn chế cần phải hoàn thiện nhằm phát huy đầy đủ vai trò của công tác hạch toán phần hành này trong yêu cầu của công tác quản lý. Những hạn chế trong hạch toán phần hành này được thể hiện trên một số mặt cụ thể sau: - Một là, về kế toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm: Kế toán không hạch toán doanh thu tiêu thụ đối với các hoạt động phát sinh trong nội bộ xí nghiệp như sử dụng sản phẩm vào các mục đích biếu tặng, hội nghị, chào hàng... Việc không phản ánh này của kế toán sẽ ảnh hưởng đến công tác quản lý nói chung và kế toán quản trị nói riêng. Kế toán không xác định được phần doanh thu nội bộ trong kỳ của xí nghiệp. - Hai là, về các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kế toán chưa sử dụng sổ chi tiết cho các tài khoản này. Tại xí nghiệp, kế toán mới chỉ dùng bảng kê hàng giảm giá hàng bán và bảng kê hàng bán bị trả lại. Các bảng kê này chỉ có tính chất liệt kê các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trong kỳ, chưa ghi cụ thể các tài khoản đối ứng. Như vậy sẽ gây khó khăn cho việc ghi sổ Nhật ký các nghiệp vụ này. - Ba là, về khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng: tại xí nghiệp hiện nay, khoản chiết khấu thương mại trong kỳ được hạch toán vào chi phí bán hàng là chưa phù hợp. Chiết khấu thương mại thực chất là một khoản giảm trừ doanh thu nhưng kế toán lại phản ánh vào chi phí đã làm cho doanh thu trong kỳ tăng lên, nhưng đồng thời chi phí bán hàng cũng tăng. Việc hạch toán này mặc dù kết quả kinh doanh không thay đổi nhưng do doanh thu tăng lên làm cho tỷ suất lãi gộp/ doanh thu thay đổi, từ đó ảnh hưởng đến việc phân tích các báo cáo tài chính để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. - Bốn là, về kế toán giá vốn: + Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ chỉ được xác định vào cuối quý do kế toán chi phí giá thành được thực hiện theo quý. Như vậy các nhà quản trị doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng, từ đó ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc ra các quyết định quản lý cho phù hợp. Đồng thời nó còn ảnh hưởng đến một số lĩnh vực khác như việc tính thuế thu nhập hàng tháng của doanh nghiệp. + Khi xuất thành phẩm mẫu, kế toán không phản ánh giá vốn của số thành phẩm này trong kỳ. Việc hạch toán như vậy không phù hợp với quy định của chế độ. Do khi xuất thành phẩm mẫu kế toán phản ánh trực tiếp vào chi phí nên đã không phản ánh doanh thu nội bộ cũng như giá vốn của số thành phẩm này. Vì vậy, giá vốn trong kỳ giảm xuống so với thực tế. - Năm là, về kế toán chi phí bán hàng: + Kế toán hạch toán các khoản chiết khấu vào TK 641. Việc phản ánh này đã làm sai lệch về nội dung chi phí của TK641 vì chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo... Còn thực chất của chiết khấu thương mại là khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán là chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán như trên đã làm chi phí bán hàng của xí nghiệp tăng lên, đồng thời ảnh hưởng đến chi phí và kết quả hoạt động tài chính. Từ đó ảnh hưởng đến độ chính xác của một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của xí nghiệp và một số tỷ suất tài chính bị ảnh hưởng. + Bên cạnh đó, kế toán còn hạch toán trực tiếp các khoản vay ngắn hạn dùng để chi trả cho chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào TK641. - Về kế toán các khoản phải thu khách hàng: khách hàng của xí nghiệp rất đa dạng ở nhiều nước khác nhau, trong đó khách hàng mua chịu chiếm tới 70%, do đó mức độ rủi ro của các khoản phải thu khó đòi là rất lớn. Tuy nhiên, xí nghiệp lại không lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc không lập dự phòng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của xí nghiệp vì nếu các khoản phải thu không đòi được mà không có nguồn bù đắp từ dự phòng thì xí nghiệp không có khả năng thu hồi vốn và gặp nhiều khó khăn về tài chính. Những hạn chế trên đã làm giảm ý nghĩa, vai trò của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng như công tác hạch toán kế toán nói chung tại xí nghiệp, bởi nó không tạo đủ các điều kiện đảm bảo cho việc hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm một cách chính xác nhất theo yêu cầu của cơ chế tài chính. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Với bề dày kinh nghiệm trong công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng tại xí nghiệp đã đạt được những thành tích nhất định, phần nào đã cung cấp thông tin đầy đủ cho công tác quản lý. Tuy nhiên kế toán phần hành này cũng còn một số hạn chế nhất định cần khắc phục. Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái là rất cần thiết bởi những lý do sau: - Kế toán là một bộ phận quan trọng trong bộ máy tổ chức của xí nghiệp. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh khốc liệt luôn đòi hỏi công tác quản lý cần được hoàn thiện để thích ứng với cơ chế này và công tác kế toán không nằm ngoài yêu cầu chính đáng đó. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm luôn có vai trò quan trọng trong công tác kế toán của xí nghiệp bởi phần hành kế toán này phản ánh một cách trực tiếp nhất các thông tin về thị trường sản phẩm của xí nghiệp (trong khi thị trường ngày càng trở thành yếu tố mang tính chất quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp), về khả năng bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cũng như khả năng thu hồi và phát triển vốn kinh doanh. Bất cứ hạn chế nào trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đều ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của các thông tin trên. Do vậy, cần thiết phải hoàn thiện hạch toán phần hành kế toán này. - Hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại xí nghiệp. Mặt khác, hạch toán tiêu thụ thành phẩm liên quan đến các khoản phải thu khách hàng. Thực tế tại xí nghiệp, các khoản phải thu khách hàng tương đối lớn, điều này chứng tỏ trong hoạt động kinh doanh, xí nghiệp còn bị chiếm dụng vốn. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cũng như đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, xí nghiệp cần có những quy định cụ thể trong việc thanh toán như áp dụng chặt chẽ kỷ luật thanh toán thưởng phạt nghiêm minh. Các biện pháp đảm bảo hai nguyên tắc: lợi ích của xí nghiệp không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Như vậy, kế toán tại xí nghiệp cần hoàn thiện hạch toán phần hành kế toán quan trọng này theo những giải pháp khả thi, muốn vậy cần có phương hướng hoàn thiện cho phù hợp. 2. Phương hướng hoàn thiện Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm cũng như làm tròn nhiệm vụ của kế toán là xử lý và cung cấp thông tin, hoàn thiện phần hành kế toán này cần đáp ứng các yêu cầu sau: Một là, hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Kế toán là một công cụ quản lý tài chính của nhà nước, do đó tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý hữu quan. Do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp nên việc vận dụng, thực hiện kế toán tại từng đơn vị cụ thể được phép vận dụng linh hoạt, sáng tạo trong kế toán chi tiết nhưng trong khuôn khổ của cơ chế tài chính và tôn trọng chế độ kế toán. Hai là, hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. Ba là, hoàn thiện phải trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ cường độ công việc kế toán nhưng vẫn mang tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác kế toán nói chung. Với những kiến thức mà em đã được học ở nhà trường và qua thực tập, nghiên cứu thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái, em xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến đóng góp của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp. 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 3.1. Hoàn thiện hạch toán thành phẩm Việc hạch toán thành phẩm chỉ có thể để đến cuối quý khi kế toán xác định được đơn giá bình quân. Việc hạch toán vào cuối quý có thể gây khó khăn trong việc giám đốc và thúc đẩy công tác tiêu thụ. Do đó, để góp phần quản lý thành phẩm hiệu quả hơn nên áp dụng tính giá thành phẩm theo tháng. Việc tính giá thành phẩm theo tháng không những thuận tiện hơn trong việc hạch toán thành phẩm mà còn thuận lợi hơn cho việc phản ánh giá vốn hàng bán trong kỳ. 3.2. Hoàn thiện hạch toán doanh thu Như ở phần thực trạng đã nêu, kế toán xí nghiệp không hạch toán doanh thu cho các hoạt động phát sinh trong nội bộ như sản xuất sản phẩm cho các mục đích biếu tặng, hội nghị, chào hàng... Việc không hạch toán doanh thu cho các hoạt động này ảnh hưởng đến tính chính xác của việc xác định doanh thu trong kỳ. Ví dụ: Theo đúng quy định, khi xí nghiệp sản xuất sản phẩm để tiêu dùng nội bộ như xuất thành phẩm mẫu cho bán hàng, kế toán phải ghi doanh thu nội bộ như sau: Nợ TK 641: Xuất thành phẩm làm hàng mẫu. Nợ TK 642: Xuất thành phẩm để biếu tặng. Có TK 512: Doanh thu nội bộ. Và bút toán giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155 3.3. Hoàn thiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 3.3.1. Hoàn tiện hạch toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Hiện nay ở xí nghiệp mới chỉ sử dụng tờ kê các khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi cũng như phản ánh số hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán trong kỳ, theo em xí nghiệp nên mở sổ chi tiết cho các tài khoản 531 và 532. Việc lập sổ chi tiết giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại tạo điều kiện thuận lợi trong việc ghi sổ kế toán đối với các nghiệp vụ này. Đồng thời nó còn có tác dụng giúp nhà quản trị theo dõi cụ thể các khoản giảm trừ doanh thu theo từng đối tượng khách hàng cũng như thời gian cụ thể để từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với từng điều kiện, giai đoạn cụ thể. Hàng bán bị trả lại được hạch toán trên tài khoản 531. Căn cứ vào số lượng và đơn giá bán của thành phẩm bị khách hàng trả lại, kế toán ghi doanh thu của hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại với mẫu như sau: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại Tháng...năm... Chứng từ Khách hàng TK ĐƯ Doanh thu hàng bán bị trả lại Thuế GTGT Tổng cộng SH NT Cộng Khoản giảm giá hàng bán xí nghiệp chấp nhận cho khách hàng được hưởng hạch toán vào sổ chi tiết giảm giá hàng bán như sau: Sổ chi tiết giảm giá hàng bán Tháng... năm... Chứng từ Khách hàng TKĐƯ Giảm giá hàng bán Thuế GTGT Tổng cộng SH NT Cộng 3.3.2. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại Các khoản chiết khấu thương mại (bao gồm bớt giá và hồi khấu), thực tế tại xí nghiệp đã hạch toán vào chi phí bán hàng. Việc hạch toán như vậy là không đúng quy định. Theo em, đối với các khoản chiết khấu thương mại kế toán sử dụng tài khoản 521 để hạch toán. Cụ thể như sau: Nợ TK 521: Số chiết khấu (chưa có thuế GTGT). Nợ TK 3331: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 131. 3.4. Hoàn thiện hạch toán giá vốn hàng bán Việc hạch toán giá vốn hàng bán tại xí nghiệp được tiến hành theo quý nên ảnh hưởng rất lớn đến khả năng theo dõi, tập hợp và cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm thường xuyên cho ban lãnh đạo xí nghiệp để đề ra các quyết định kinh doanh cho phù hợp. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, kế toán xí nghiệp nên tính giá thành sản phẩm cũng như giá vốn hàng bán định kỳ theo tháng. Việc tiến hành tính giá thành và giá vốn theo tháng không những dàn đều công tác kế toán cho các tháng, tăng cường khả năng cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho ban lãnh đạo mà còn phù hợp với việc quản lý thành phẩm và doanh thu theo tháng, góp phần nâng cao năng suất lao động kế toán tại xí nghiệp. Mặt khác, như phần tồn tại đã nêu, kế toán không phản ánh giá vốn của số thành phẩm dùng cho mục đích biếu tặng, làm hàng mẫu. Để hoàn thiện hạch toán giá vốn, theo em kế toán cần phản ánh giá vốn của số thành phẩm này đồng thời với việc ghi doanh thu nội bộ. 3.5. Hoàn thiện hạch toán phải thu khách hàng Như phần đánh giá thực trạng đã đề cập, các khoản thu khách hàng phát sinh trong kỳ của xí nghiệp là tương đối lớn, với số lượng khách hàng nhiều, nhưng xí nghiệp lại không lập dự phòng phải thu khó đòi. Việc không lập dự phòng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính của xí nghiệp khi có nhiều khách hàng không thanh toán đúng hạn hoặc không có khả năng thanh toán. Do đó, để đảm bảo khi tình huống này xảy ra, xí nghiệp vần có khả năng hoạt động bình thường, xí nghiệp nên tiến hành lập dự phòng như sau: TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến. Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Dư Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn. Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x % có khả năng mất Phương pháp hạch toán dự phòng phải thu khó đòi như sau: Cuối niên độ kế toán, khi xác định được mức dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642 Có TK 139 Trong niên độ kế toán tiếp theo: - Nếu khoản phải thu đã trích dự phòng thu được toàn bộ kế toán phải hoàn nhập: Nợ TK139 Có TK 642 - Nếu khoản phải thu khó đòi có đủ bằng chứng chứng minh là không đòi được: Nợ TK 139: mức dự phòng đã trích Nợ TK 642: phần chưa lập dự phòng Có TK 131 Đồng thời kế toán ghi: Có TK 004 - Nếu khoản phải thu đã xử lý nhưng vì một lý do nào đó thu được: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi: Có TK 004 Cuối niên độ kế toán tiếp theo, xác định mức dự phòng mới và so sánh với mức trích năm trước để xác định mức trích thêm hoặc hoàn bớt. Tóm lại, qua cá điều kiện của thị trường và tình hình của xí nghiệp, em nghĩ xí nghiệp nên lập dự phòng phải thu khó đòi để bảo đảm tính thận trọng trong kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp được đảm bảo thuận lợi. 3.6. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng Để quản lý tốt chi phí nói chung cũng như chi phí ngoài sản xuất nói riêng, kế toán cần phải hạch toán đúng và đủ các chi phí phát sinh trong kỳ cho từng loại chi phí. * Trong hạch toán chi phí bán hàng, kế toán xí nghiệp đã tính khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 131 Việc hạch toán như vậy là không phù hợp với quy định của chế độ. Để hạch toán chính xác, đối với khoản chiết khấu thanh toán, kế toán phải hạch toán khoản chiết khấu này vào chi phí tài chính theo bút toán sau: Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 Đối với khoản chiết khấu thương mại, kế toán sử dụng TK 521 để tập hợp (cụ thể như đã trình bày ở phần hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại). * Mặt khác, kế toán còn hạch toán các khoản vay ngắn hạn mà xí nghiệp vay trong kỳ để chi cho chi phí bán hàng phát sinh trong quý như: thanh toán tiền điện thoại, tiền điện, chi phí vận chuyển... theo bút toán sau: Nợ TK 641 Có TK 311 Việc hạch toán này cũng không phù hợp. Theo em xí nghiệp cần phải hạch toán như sau: - Khi thực hiện vay ngắn hạn, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 311 - Khi xí nghiệp thanh toán các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 111, 112 - Khi xí nghiệp thanh toán tiền lãi vay ngắn hạn, kế toán định khoản: Nợ TK 635 Có TK 112 * Ngoài ra, đối với các thành phẩm xuất mẫu cho bán hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 641 Có TK 155 Việc hạch toán này không chính xác, xí nghiệp xuất thành phẩm sử dụng chỉ làm tăng chi phí trong khi kế toán lại không hạch toán doanh thu. Theo em phải hạch toán như sau: - Bút toán doanh thu: Nợ TK 641 Có TK 512 - Bút toán giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 155 3.7. Một số biện pháp nhằm đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Tiêu thụ thành phẩm là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh nên nó không những phụ thuộc vào khâu sản xuất kinh doanh trước mà còn phụ thuộc vào bản thân cách tổ chức tiêu thụ. Do đó, để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ thành phẩm, theo em, xí nghiệp cần thực hiện một số biện pháp sau: 3.7.1. Nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản xuất Trong cơ chế thị trường hiện nay, muốn đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm của mình, xí nghiệp cần phát huy được hai lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất là chất lượng sản phẩm và giá thành sản phẩm bán ra. Chất lượng sản phẩm ảnh hưởng quan trọng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp. Việc nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, chủng loại sẽ tăng được số lượng sản phẩm tiêu thụ. Để nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra, hạ giá thành sản phẩm, xí nghiệp không những cần áp dụng máy móc hiện đại, phù hợp với đặc điểm sản xuất của mình mà còn phải xây dựng và kiểm tra nghiêm ngặt việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật đối với từng loại sản phẩm. Mặt khác, muốn sản phẩm đạt chất lượng như mong muốn, xí nghiệp còn phải lựa chọn yếu tố đầu vào đảm bảo yêu cầu chất lượng với giá cả phù hợp. Điều này có thể thực hiện được bằng cách lựa chọn các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có uy tín. Ngoài ra, xí nghiệp có thể khuyến khích bằng vật chất và tinh thần đối với người lao động sản xuất ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn với tỷ lệ cao. Sự khuyến khích này không những làm tăng chất lượng sản phẩm mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí đầu vào. Tuy nhiên, xí nghiệp cần đặt chất lượng sản phẩm trong mối quan hệ với giá thành sản phẩm, tức là việc nâng cao chất lượng sản phẩm phải đảm bảo tạo ra sản phẩm có giá thành hợp lý nhằm phát huy được lợi thế về giá trong khâu tiêu thụ và việc làm này phải đảm bảo hiệu quả trước mắt và sự phát triển lâu dài của xí nghiệp. 3.7.2. Tổ chức tốt khâu tiêu thụ thành phẩm Khâu tiêu thụ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ tiêu thụ sản phẩm, do đó để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm, xí nghiệp cần tực hiện các công việc sau: Thứ nhất, lựa chọn kênh phân phối phù hợp. Hiện nay, xí nghiệp tiêu thụ sản phẩm dưới hình thức tiêu thụ trực tiếp tại kho, phân xưởng. Điều này chưa tạo điều kiện để đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm bởi xí nghiệp chưa đa dạng hoá các kênh tiêu thụ nhằm đưa sản phẩm của mình tiếp cận với khách hàng tiềm năng một cách tối đa. Thứ hai, thực hiện các biện pháp hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm. Đây là yếu tố quan trọng giúp xí nghiệp có thể tăng nhanh được khối lượng sản phẩm tiêu thụ và nâng cao lợi nhuận. Trước hết, xí nghiệp cần thực hiện nhất quán các chính sách giảm giá hàng bán cũng như thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng. Việc làm này có tác dụng rất lớn trong việc khuyến khích khách hàng tăng khối lượng mua. Một hình thức khác có thể đẩy nhanh tiến độ tiêu thụ sản phẩm của mình là đa dạng hoá các hình thức thanh toán khi bán sản phẩm. Tuy nhiên xí nghiệp phải đánh giá tình hình tài chính cụ thể của mình cũng như của khách hàng để đưa ra chính sách tín dụng hợp lý, để làm sao vừa thu hút được khách hàng, vừa không để bị vốn chiếm dụng quá lớn. Kết luận Trong điều kiện hiện nay, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng để phục vụ cho yêu cầu quản lý là tất yếu. Qua đây ta thấy lý luận và thực trạng hạch toán không phải lúc nào cũng giống nhau do đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy, vận dụng lý luận cho phù hợp với thực tế mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin một cách chính xác, có hiệu quả và đúng với chế độ kế toán luôn là công việc của người làm công tác kế toán. Bằng kiến thức lý luận đã được trang bị cùng với quá trình tìm hiểu thực tế, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái”. Tuy nhiên do thời gian thực tập và trình độ còn nhiều hạn chế, em mong sẽ thu được những ý kiến đóng góp của thầy cô. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn thầy giáo Nghiêm Văn Lợi cùng phòng kế toán và các phòng ban tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Phương Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính- Chủ biên: PGS. TS. Nguyễn Văn Công 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán- Bộ tài chính 3. Quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng bộ tài chính 4. Các tạp chí kế toán, kiểm toán 5. Chuẩn mực kế toán quốc tế 6. Các tài liệu có liên quan đến xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 7. Một số luận văn của trường Đại học Kinh tế quốc dân. Mục lục Trang Danh mục bảng biểu 1. Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong một số năm. 2. Biểu số 2: Bảng so sánh các chỉ tiêu. 3. Biểu số 3: Phiếu nhập kho. 4. Biểu số 4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 5. Biểu số 5: Thẻ kho. 6. Biểu số 6: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm 7. Biểu số 7: Sổ chi tiết thành phẩm 8. Biểu số 8: Sổ Nhật ký chung 9. Biểu số 9: Sổ Cái TK 155 10. Biểu số 10: Sổ chi tiết bán hàng 11. Biểu số 11: Hoá đơn GTGT 12. Biểu số 12: Sổ Cái TK 511 13. Biểu số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người mua 14. Biểu số 14: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) 15. Biểu số 15: Tờ khai thuế GTGT 16. Biểu số 16: Tờ kê khoản giảm giá hàng bán 17. Biểu số 17: Tờ kê hàng bán bị trả lại 18. Biểu số 18: Báo cáo giá vốn hàng bán 19. Biểu số 19: Sổ Cái TK 632 20. Biểu số 20: Phiếu chi 21. Biểu số 21: Sổ Nhật ký chung 22. Sổ Cái TK 641 Danh mục sơ đồ 1. Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song 2. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 3. Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư 4. Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức sản xuất tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 5. Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp may Việt Thái 6. Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp may XK Việt Thái 7. Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán trên sổ tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái 8. Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm tại xí nghiệp 9. Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán thành phẩm tại xí nghiệp may xuất khẩuViệt Thái 10. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán thành phẩm theo hình thức Nhật ký chung Nhận xét của giáo viên hướng dẫn NHận xét luận văn tốt nghiệp của giáo viên phản biện Biểu số 6 Sổ chi tiết thành phẩm quý IV/ 2003 Tên kho: thành phẩm Tên thành phẩm: áo FREETIME HEBO Đơn vị tính: đồng Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 4.5103 58 2.615.974 2722 03/10 Nhập từ PX I 154 100 4.490.090 158 2703 04/10 Xuất làm quà tặng 641 20 138 2726 09/10 Nhập từ PX II 154 70 3.173.170 208 2709 10/10 Xuất bán 632 95 143 ... ... ..... ... ... ... Cộng 4.4951 405 18.211.129 370 16.646.670 93 4.180.433 Biểu số 7 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho thành phẩm Quý IV/ 2003 Đvt: đồng STT Mã hàng Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 FREETIME HEBO 58 2.615.974 405 18.211.129 370 16.646.670 93 4.180.433 2 PK 392 110 4.479.570 50 2.097.633 60 2.381.937 3 DAYTON 20 1.357.853 50 3.395.685 70 4.753.538 4 CAFE RACER 15 533.636 40 1.475.733 45 1.644.030 10 365.339 ... ... ... ... Cộng 1.047.367.072 1.937.713.530 2.199.458.780 785.621.822 ._.