Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận - máy)

nh nghiệp. Với vai trò quan trọng như vậy nên những thiếu sót trong việc hạch toán quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ có thể đem lại cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán những hiểu biết không đầy đủ về thực trạng kinh doanh của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình – một công ty kinh doanh thương mại em đã có điều kiện để tìm hiểu và nghiên cứu thực tế quá trình tiêu thụ hàng hóa, vì lí do đó em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề gồm ba phần chính: Chương 1: Tình hình, đặc điểm cơ bản của Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng và XĐKQ TT tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình CHƯƠNG 1: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ  NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: Đường F325. TP Đồng Hới. Tỉnh Quảng Bình Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ phân bón - thuốc trừ sâu Tháng 7 năm 1989, sau khi tách tỉnh, Quảng Bình được trở về với địa giới cũ từ Đèo Ngang đến Hạ Cờ. Theo đó, ngày 26/7/1989, Công ty Vật tư nông nghiệp được thành lập theo Quyết định số 84/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Bình. Công ty Vật tư nông nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc và dưới sự chỉ đạo của Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Quảng Bình. Công ty Vật tư nông nghiệp Quảng Bình từ khi chia tách tỉnh được nhận bàn giao từ Công ty Vật tư nông nghiệp Bình Trị Thiên một nguồn tài sản, hàng hoá tiền vốn không lớn, cơ sở vật chất nghèo nàn, mạng lưới cửa hàng bán lẻ, kho tàng chưa hình thành nhiều, phương tiện vận tải nhỏ bé. Trong điều kiện khó khăn đó công ty phải làm lại từ đầu: Từ khâu tổ chức nhân sự, tổ chức hệ thống kho tàng, hệ thống cửa hàng kinh doanh, ổn định nguồn vật tư đầu vào. Công ty được giao nhiệm vụ bình ổn giá cả để đảm bảo sự ổn định đầu vào cho sản xuất nông nghiệp trên địa bàn tỉnh nhà, không để xảy ra những cơn sốt giá vật tư nông nghiệp trên thị trường ảnh hưởng đến sản xuất và đời sống của nhân dân. Những năm đầu chuyển sang cơ chế thị trường, việc khai thác nguồn hàng của Công ty gặp nhiều khó khăn. Các Công ty xuất nhập khẩu chỉ chú trọng mua bán những mặt hàng có lãi chứ chưa chú trọng đến tái sản xuất nông nghiệp. Đứng trước tình hình đó, Công ty đã tổ chức một đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm cao để tìm và khai thác nguồn hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp tỉnh nhà. Hàng chục bạn hàng trong và ngoài tỉnh đã cùng nhau liên kết và hợp tác, đó là: Công ty Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, Công ty Vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên -Huế,... kinh doanh theo phương châm: hạch toán cung ứng vật tư đầu vào và đầu ra phải đảm bảo được chi phí, thuế và bảo toàn vốn. Giá bán cho bà con nông dân phải thấp hơn giá thị trường 2-5%. Công ty đã dần có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, làm ăn ngày càng có lãi, tích luỹ thêm vốn kinh doanh, đảm bảo làm tròn nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc, đồng thời từng bước cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Ngày 14/2/2003 công ty khoá sổ theo Quyết định số 267 cho phép chuyển sang Công ty cổ phần với 100% vồn cổ đông đóng góp. Công ty chính thức chuyển theo Quyết định số 62/QĐ-UB ngày 14/11/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình. Đại hội cổ đông lần thứ nhất được tiến hành vào ngày 15/12/2003. Hình thức kinh doanh của Công ty là kinh doanh dịch vụ: Vật tư nông nghiệp, vật liệu XD, văn phòng phẩm. Hiện nay số lao động Công ty là 36 người. Thực tế cho thấy những bước đi và quá trình vận hành quản lý kinh doanh của Công ty trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt là hoàn toàn đúng đắn. Đến nay Công ty đã vượt qua khó khăn và từng bước đi lên, thể hiện vai trò chủ đạo của mình trong nền kinh tế cùng tham gia hoạt động cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Với những thành công của mình tin tưởng rằng trong tương lai Công ty sẽ thành công hơn nữa trên con đường đưa tỉnh nhà ngày một tiến lên phấn đấu với danh hiệu Quảng Bình quê hương “Hai giỏi”. Bảng 1 Một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chủ yếu giai đoạn 2006 – 2008 (Đơn vị: 1000 VND) CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Doanh thu 29 055 763  37 617 072 96 872  2.Lợi nhuận trước thuế 220 792 562 506 1 455 002 3.Thuế TNDN 30 910 69 930 336 364 4.Lợi nhuận sau thuế 189 882  492 576  1 118 638  5.Tổng tài sản 13 972 091  21 181 740  25 030 904  6.Nguồn vốn chủ sở hữu 3 131 579  2 817 330  4 668 660  7. Thu nhập bình quân đầu người 1 200  1 500  2 000  (Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty qua các năm 2006 - 2008) 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lí và sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy. Với đặc thù là một Công ty kinh doanh thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường Công ty xây dựng một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ, có sự phối kết hợp chặt chẽ và rất năng động phù hợp với điều kiện hiện tại. Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty HĐQT Phó Giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng tổ chức hành chính Cửa hàng Q.Trạch Cửa hàng B.Trạch Cửa hàng Q.Ninh Kho Trung tâm Cửa hàng Lệ Thuỷ Quầy bán lẻ Quầy bán lẻ GIÁM ĐỐC Chú giải: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Công ty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Mô hình này có ưu điểm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm sự thích nghi chung cho các bộ phận và tiết kiệm được chi phí. Ở đây, Giám đốc được sự trợ giúp từ phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong việc xây dựng các quyết định, hướng dẫn, đồng thời Giám đốc phụ trách chung các bộ phận nghiệp vụ của công ty. Phòng kế toán tài vụ gồm 03 người là một bộ phận chức năng làm nhiệm vụ quản lý và sử dụng đồng vốn, giám sát theo dõi các cơ sở, hạch toán lỗ lãi trong quá trình kinh doanh của Công ty. Phòng kinh doanh gồm 08 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng tiếp nhận vật tư về kho trung tâm, điều chỉnh vật tư đến các cửa hàng và quầy bán lẻ đồng thời tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh hàng năm. Phòng tổ chức hành chính gồm 04 người có nhiệm vụ quản lý và sắp xếp lao động của Công ty trong các phòng Ban, của hàng và quầy bán lẻ, ngoài ra còn chịu trách nhiệm tiếp khách và bảo vệ Công ty. Bên cạnh đó, công ty còn tổ chức 4 cửa hàng bán vật tư tại các huyện và hệ thống quầy bán lẻ ( hoạt động trong bán kính 5 km) ở các xã, phường,... đây chính là bộ phận quan trọng trong khâu tiêu thụ vật tư của công ty. Mỗi cửa hàng biên chế từ 3-4 người: gồm một cửa hàng trưởng, một kế toán, một thủ kho, một cán bộ nghiệp vụ chuyên giao nhận hàng. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh. Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hoạt động kinh doanh thương mại ở Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình có những đặc điểm sau: - Hoạt động kinh doanh ở Công ty vừa mang tính chất kinh doanh vừa mang tính chất phục vụ cho bà con nông dân. - Mặt hàng kinh doanh là phân bón và thuốc trừ sâu phục vụ sản xuất nông nghiệp, việc tiêu thụ mang tính thời vụ, tùy thuộc theo từng thời điểm mùa vụ sản xuất. Bên cạnh đó việc tiêu thụ còn phụ thuộc vào giống, loại cây trồng. Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình mở tại các huyện, thị 4 cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty. Cơ cấu quản lý tại mỗi cửa hàng bao gồm cửa hàng trưởng, kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng. Hàng tháng các cửa hàng tập hợp số liệu tiêu thụ trong kỳ báo cáo Công ty. Đặc điểm thị trường: - Thị trường đầu vào: Công ty có một đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc để tìm hiểu thị trường và khai thác nguồn hàng (ví dụ: Thị trường nào có giá mềm, hàng hoá đảm bảo chất lượng kiểm định của Nhà nước, mẫu mã bao bì đẹp) Công ty đã phối hợp với nhiều bạn hàng trong và ngoài tỉnh để cùng nhau liên kết và hợp tác kinh doanh: Công ty vật tư nông nghiệp II - Đà Nẵng, Công ty vật tư nông nghiệp Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Công ty thuốc trừ sâu Sài Gòn... nhằm đảm bảo đưa nguồn hàng về kho kịp thời, đầy đủ để phục vụ bà con nông dân đúng thời vụ, không để xẩy ra tình trạng cầu vượt cung. - Thị trường đầu ra: Công ty kinh doanh theo thời vụ, vì vậy lúc vào vụ Công ty có đội ngũ xe tải vận chuyển hàng xuống các cửa hàng, các đại lý trong toàn tỉnh, cung ứng đầy đủ lượng hàng về tận nơi mà khách hàng yêu cầu. Công ty cổ phần vật nông nghiệp Quảng Bình hoạt động kinh doanh chịu nhiều biến động của yếu tố thời gian. Chu kỳ kinh doanh của Công ty biến động theo năm, trong năm có 2 vụ chính: Vụ đông xuân từ tháng 12 đến tháng 4, vụ hè thu từ tháng 5 đến tháng 8 kinh doanh tăng cao, các tháng còn lại xuống thấp. Vì vậy việc kinh doanh của Công ty là không đều trong năm, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến công tác tổ chức kinh doanh nói chung và tổ chức hạch toán kế toán nói riêng trong Công ty. Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế đang trên đà phát triển, sau thời gian ngắn, các hộ tư nhân kinh doanh mặt hàng phân bón càng nhiều, cho nên cạnh tranh trong ngành vật tư nông nghiệp ngày càng gay gắt, chủ yếu là về giá. 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1.3.1. Tổ chức bộ máy. Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác và kịp thời phù hợp với loại hình kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của công ty để tổ chức theo hình thức trực tuyến mọi nhân viên kế toán đều hoạt động dưới sự điều hành của kế toán trưởng. Sơ đồ 2: Kế toán Thanh toán Kế toán CH Q. Trạch Kế toán CH B. Trạch Kế toán CH Q. Ninh Kế toán CH Lệ Thuỷ Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Kế toán trưởng là người phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty hướng dẫn các kế toán viên thực hiện việc ghi chép, hạch toán theo đúng chế độ quy định của Nhà nước. Đồng thời phụ trách công tác tiền vốn, vật tư, lập báo cáo.. - Kế toán thanh toán phụ trách công tác thu chi tiền mặt, tiền gửi, theo dõi các khoản công nợ, kế toán tiền lương, BHXH. - Kế toán hàng hoá có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng phản ánh tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hoá và phân bổ chi phí mua hàng để tính giá nhập kho. Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá một cách thường xuyên và liên tục, báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và lãnh đạo Công ty để có chiến lược kinh doanh phù hợp. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ và có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra phân loại để cập nhật vào phần mềm kế toán, chứng từ được cập nhật vào máy tính bao gồm luôn cả bút toán định khoản nên nó được coi như một chứng từ ghi sổ. Sau khi cập nhật chứng từ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp của các tài khoản. Kế toán in các sổ đó ra cho mục đích kiểm tra và lưu trữ. Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy Xử lý tự động Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Các loại sổ mà Công ty áp dụng chủ yếu: - Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tiền vay, sổ theo dõi công nợ, sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK 141,... - Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, sổ cái TK 131, sổ cái TK 331,... 1.3.3. Chính sách kế toán áp dụng. Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Quảng Bình áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số: 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Kỳ kế toán: Quý (3 tháng một quý). Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12. Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ, bên cạnh đó sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ việc ghi chép và xử lí số liệu. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chếp kế toán là Việt Nam Đồng. Tổ chức hệ thống chứng từ: Hiện nay công ty đá đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Với mỗi phần hành kế toán doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính, ngoài ra doanh nghiệp còn thiết kế các chứng từ cần thiết để sử dụng trong nội bộ công ty. Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ NV các phòng ban Tập hợp, phân loại chứng từ Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho các phần hành Kiểm tra, kí duyệt Kế toán phần hành Ghi sổ chi tiết Ghi sổ tổng hợp Lên báo cáo Kiểm tra, kí duyệt Giám đốc Kế toán phần hành Kế toán trưởng Kế toán trưởng Tổ chức hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số: 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bên cạnh đó kế toán mở thêm một số tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý, ví dụ như TK 157 – hàng gửi bán được chi tiết thành 4 TK cấp hai: 1571 – hàng gửi bán ở kho Nam Long , 1572 – hàng gửi bán ở kho Ba Đồn, 1573 – hàng gửi bán ở kho Đồng Lê, 1574 – hàng gửi bán ở kho Cam Liên Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Cuối mỗi quý hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán lập ra các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của công ty trong kỳ. Trong công ty bao gồm hai hệ thống báo cáo kế toán đó là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh tài chính, tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Các báo cáo quản trị bao gồm: Tổng hợp mua vào - bán ra, bảng tổng hợp thanh toán với người bán, báo cáo nhập - xuất - tồn,...  CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XĐKQ TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP QUẢNG BÌNH. 2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Quảng Bình. Công ty vật tư nông nghiệp Quảng Bình có chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật tư nông nghiệp phục vụ nhu cầu sản xuất nông nghiệp của bà con nông dân, vì vậy công ty có một danh mục vật tư hàng hóa rất đa dạng, trong đó bao gồm 2 nhóm hàng chính: Nhóm hàng phân bón (26 loại): Đạm Urê, Đạm Sunfat, Supe lân, Lân nung chảy, Kaly, NPK,… Nhóm hàng thuốc bảo vệ thực vật (20 loại): Sofit,... Số hàng hóa này được nhập mua từ các công ty chuyên sản xuất, kinh doanh vật tư nông nghiệp trên khắp cả nước như là: Công ty Supe Lâm Thao, công ty CP phân lân Ninh Bình, công ty CP vật tư nông nghiệp Hà Tĩnh, xí nghiệp KD & SX vật tư nông nghiệp Đà Nẵng... Hàng hóa được lưu tại Kho Công ty hoặc được gửi bán tại kho của các cửa hàng của công ty trên địa bàn tỉnh (kho Nam long, kho Ba Đồn, kho Đông Lê, kho Cam Liên). Về mặt hiện vật, hàng hóa được quản lí bởi thủ kho ở mỗi kho theo từng danh điểm vật tư hàng hóa còn về mặt giá trị kế toán là người theo dõi giá nhập kho cũng như giá xuất kho của mỗi loại hàng hóa. Cuối mỗi tháng kế toán cập nhật số tồn kho, so sánh với chính sách dự trữ để có kế hoạch mua hàng trong tháng tiếp theo. Khi có sự thay đổi giá bán của một loại hàng hóa nào đó, bộ phận kho tiến hành kiểm kê để chốt số tồn kho của loại hàng hóa đó, mỗi lần kiểm kê phải có mặt ít nhất ba người là: thủ kho, kế toán hàng hóa, thủ trưởng đơn vị. Do đặc thù của phân bón và thuốc bảo vệ thực vật là các chất hóa học nên việc bảo quản các vật tư hàng hóa này phải tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định về ánh sáng, độ ẩm... 2.2. Kế toán thu mua và nhập kho hàng hóa 2.2.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán Phương thức mua hàng: Công ty tổ chức hai phương thức mua hàng chủ yếu là mua hàng theo phương thức chuyển hàng (căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến tận kho công ty, khi hàng về đến kho, bộ phận kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để làm thủ tục nhập kho) và mua hàng theo phương thức đến lấy hàng trực tiếp (công ty có một đội xe chuyên chở hàng, sau khi có sự thỏa thuận của hai bên đội xe sẽ đến lấy hàng trực tiếp tại kho của người bán). Phương thức thanh toán: Tùy theo quy mô của nghiệp vụ, số tiền phát sinh để có phương thức thanh toán phù hợp, các nghiệp vụ có quy mô mỏ thì thanh toán ngay, các nghiệp vụ lớn, quan trọng thì chủ yếu bằng trả chậm. Công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. 2.2.2. Chứng từ và luân chuyển chứng từ mua hàng. Để theo dõi, phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng công ty sử dụng các chứng từ: Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT (liên 3), hợp đồng kinh tế Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm Quy trình mua hàng: Căn cứ tình hình tiêu thụ thực tế và dự báo nhu cầu thị trường phòng kế hoạch lên kế hoạch, phương án kinh doanh cho kì tiếp theo. Sau khi kế hoạch được giám đốc kí duyệt, bộ phận kinh doanh tiến hành mua hàng, nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa theo như hợp đồng đã kí và chuyển hoán đơn GTGT (liên 2) cho công ty. Hàng sau khi được kiểm tra đáp ứng được yêu cầu về mẫu mã, quy cách, phẩm chất… được bộ phận kho làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại hàng hóa. Sau khi có được bộ chứng từ mua hàng do bộ phận kho gửi lên kế toán tiến hành ghi sổ. 2.2.3. Phương pháp tính giá hàng mua. Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá hàng mua. Giá thực tế Giá mua Chi phí Chiết khấu TM, hàng hóa = hàng hóa + mua - giảm giá được nhập kho (giá HĐ) hàng hưởng Ví dụ: Ngày 11/11/2008 công ty mua 40 tấn phân UREA Phú Mỹ từ công ty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng, hóa đơn GTGT số 0045355 viết ngày 11/11/2008. Đơn giá thanh toán là 6 150 đồng, VAT 5%. Hàng đã về nhập kho cùng ngày, chi phí vận chuyển 5 000 000 đồng do công ty Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng chịu. Theo phương pháp tính giá trên thì trị giá lô hàng mua vào sẽ là: 40 000 x 6150/ 1.05 = 234 285 714 (đồng) Chi phí vận chuyển do bên bán chịu nên không tính vào trị giá hàng mua. 2.2.4. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn do bên bán xuất: HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N Liên: 02 (giao KH) 0045355 Ngày 11 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP Vật tư nông nghiệp II Đà Nẵng Địa chỉ: 38 Pasteur Đà Nẵng Điện thoại: MST: 0400100305 Họ tên người mua hàng: Đặng Quang Thương Tên đơn vị: Cty CP Vật tư nông nghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình Số tài khoản: 7 301 0053B – NH ĐT & PT Q.Bình Hình thức thanh toán: CK MST: 3100303892 STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Phân UREA Phú Mỹ kg 40 000 234 285 714 Cộng tiền hàng: 234 285 714 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 11 714 286 Tổng cộng tiền thanh toán: 246 000 000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi sáu triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên) 2.2.4.1. Hạch toán chi tiết. Tại kho hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT do bên bán lập cùng với số hàng được chuyển tới, bộ phận kho sẽ kiểm tra số hàng và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu số hàng đảm bảo chất lượng đã cam kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho. Sau đó thủ kho vào thẻ kho, thẻ kho được lập riêng cho từng loại hàng hóa để theo dõi số lượng của loại hàng hóa đó. THẺ KHO Lập thẻ ngày 01 tháng 01 năm 2008 Tờ số: Tên hàng hóa: Phân UREA Phú Mỹ Đơn vị tính: kg STT Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Kí xác nhận N X Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 4 Tháng 11/08 Tồn đầu kì 14 880 ... 11/11 355 Nhập kho 11/11 40 000 44 880 ... Tổng 170 000 133 800 51 080 Tại phòng kế toán: Khi nhận được hóa đơn mua hàng do bộ phận kho chuyển lên kế toán nhập dữ liệu vào chương trình kế toán máy, sau đó chương trình sẽ tự cập nhật vào sổ chi tiết TK 1561 của từng loại hàng hóa. PHIẾU NHẬP Số CT: 45355 Ngày: 12/11/2008 Ghi Nợ TK 1561 Ghi Có TK 331 Mã đối tượng Có: DN II Số mặt hàng: 01 Thuế GTGT: 11 714 286 Chi tiết nhập kho hàng Mã hàng Số lượng Số tiền UREA Phú Mỹ 40 000 234 285 714 Màn hình DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S07 - DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới - QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA Tài khoản: 1561 - UREA Phú Mỹ Tên kho: Kho công ty Tên, quy cách: UREA Phú Mỹ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) Tồn đầu kì 7 113 155 405 1 105 428 281 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 11/11 45355 11/11 Nhập kho 5 857 40 000 234 285 714 132 855 999 379 445 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng 777 885 4 072 667 619 705 650 3 939 262 740 227 640 1 238 833 160 2.2.4.2. Hạch toán tổng hợp. Để hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 156: Hàng hóa. TK này được sử dụng cho hàng hóa mua về đã nhập kho, được chi tiết thành 2 TK cấp 2 là: TK 1561 – Giá mua hàng hóa TK1562 – Chi phí thu mua TK 151: Hàng mua đang đi đường. TK này được sử dụng cho những hàng hóa đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. TK 331: Thanh toán với nhà cung cấp, TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên Các TK khác: 111,112,133… Sổ sách sử dụng: Sổ Cái TK 156 Sổ Cái TK 331 Các sổ cái có liên quan khác Sau khi nhập chứng từ vào phần mền kế toán máy, mỗi màn hình cập nhật tương đương với một chứng từ ghi sổ, với định khoản được kế toán khai báo chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các Sổ Cái có liên quan DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 156 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 7 140 041 002 ... ... ... ... ... ... ... 12/11 43355 11/11 Nhập kho đạm urea 3311 11 714 286 ... ... ... ... ... ... ... Cộng PS 17 658 039 877 20 114 990 951 Số dư cuối kì 4 683 089 929 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) DN: Cty CP Vật tư NN Quảng Bình Mẫu số S02C1-DNN Địa chỉ: Dường F325 - TP Đồng Hới – QB Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC MST: 3100303892 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI TK 331 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kì 147 989 478 2 134 627 060 ... ... ... ... ... ... ... 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1561 234 285 714 11/11 43590 11/11 Mua nhập kho đam urea 1331 11 714 286 ... ... .. ... ... ... ... Cộng PS 3 932 574 372 14 244 297 747 Số dư cuối kì Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) (Kí, Họ tên) 2.3. Kế toán bán hàng. 2.3.1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa. Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong quá trình trình lưu chuyển hàng hóa của kinh doanh thương mại, giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần có được những phương thức tiêu thụ hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của thị trường kể tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Hiện tại, công ty cổ phần vật tư nông nghiệp nông nghiệp Quảng Bình tiêu thụ hàng theo hai phương thức chủ yếu làbán buôn và bán lẻ. Bán buôn: Phương thức này được áp dụng cho các tổ chức sản xuất, kinh doanh, tổ chức bán lẻ...mua hàng về để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa chứ không phải là để tiêu dùng. Việc bán hàng theo phương thức này thông quá các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế..., khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ xem xét bảng báo giá các mặt hàng kinh doanh của công ty, nếu ưng thuận bên công ty sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế ghi đầy đủ thông tin của hai bên cũng như các điều khoản liên quan đến việc mua bán hàng. Phương thức bán buôn được chi tiết thành hai loại: Bán buôn qua kho Bán buôn vận chuyển thẳng Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của tổ chức, cá nhân, khách hàng chủ yếu là các hộ nông dân, nông trường, lâm trường...Việc bán lẻ được thực hiện thông qua hệ thống các cửa hàng và các quày bán lẻ trên địa bàn toàn tỉnh. 2.3.2. Hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa. Hàng ngày khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT, hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để kế toán ghi sổ và luân chuyển. Ví dụ: Ngày 07/11/2008 bán cho ông Hà Minh Thông 100 Kg đạm NPK 16.16.8 Việt Nhật, giá bán có thuế GTGT là 1 250 000 đồng chưa thanh toán. Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT: HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2008N Liên 03: Nội bộ 0043590 Ngày 07 tháng 11 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Cty CP vật tư nôngnghiệp Quảng Bình Địa chỉ: TP Đồng Hới – Quảng Bình Điện thoại: 052 3836 162 MST: 3100303892 Họ tên người mua hàng: Hà Minh Thông Tên đơn vị: Địa chỉ: Đức Ninh – Đồng Hới Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 NPK 16.16.8 V N kg 100 11 904,76 1 190 476 Cộng tiền hàng: 1 190 476 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 59 524 Tổng cộng tiền thanh toán : 1 250 000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (kí, họ tên) (kí, họ tên) (kí, đóng dấu họ tên) Hóa đơn trên kiêm luôn phiếu xuất kho, sau khi được thủ trưởng đơn vị kí duyệt được chuyển xuống cho bộ phận kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho sau khi xuất hàng tiến hành ghi vào thẻ kho của loại hàng hóa đó. Trong trường hợp xuất hàng ở kho Công ty cho các cửa hàng tiêu thụ thì lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 19 tháng 11 năm 2008 Liên 02: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ lệnh điều động số ... ngày ... tháng ... năm .... của ... về việc ... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Tiến Phương tiện vận chuyển: 73L 1528 Xuất kho tại: kho Công ty Nhập kho tại: kho Đồng Lê STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Supe lân Lâm Thao kg 40 000 Giá mua tạm tính: 2 800 đ/kg Cộng : Xuất ngày19 tháng 11 năm 2008 Nhập ngày19 tháng11 năm 2008 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Ở các cửa hàng, hàng ngày khi bán hàng cho khách hàng mua với số lượng lớn thì nhân viên bán hàng xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. đến cuối tháng nhân viên cửa hàng lên Báo cáo xuất, nhập, tồn kho để nộp cho công ty, phòng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành viết hóa đơn cho những nghiệp vụ hàng bán không xuất hóa đơn cho khách hàng. Sau đó Báo cáo xuất, nhập, tồn kho trong tháng cùng với hóa đơn được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ. 2.3.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán. Khi có các nghiệp vụ xuất kho bán trực tiếp hoặc gửi bán qua đại lý thủ kho căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để vào thẻ kho. Kế toán vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa và đến cuối quý tính ra giá đơn vị bình quân của từng mặt hàng theo công thức Giá trị vật tư tồn đầu kì + Giá trị vật tư nhập trong kì Đơn giá = bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kì + Số lượng vật tư nhập trong kì Dựa vào đơn giá bình quân tính được kế toán xác định giá trị hàng xuất bán cho từng lần xuất bán trong kì, từ đó lập ra bảng kê Nhập-Xuất-Tồn BẢNG TÍNH GIÁ MUA BÌNH QUÂN IV/2008 STT Danh mục ĐVT Tồn Nhập Tồn + Nhập Giá BQ SL TT SL TT SL TT 1 NPK Việt Nhật Kg 85 850 615 428 650 158 000 1 369 888 833 243 850 1 985 317 483 8142 2 Supe Lân LT Kg 85 402 234 316 257 1 754 800 5 229 006 503 1 840 202 5 463 322 760 2969 ... ... ... ... ... ... ... ... ... BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN TK: 1561 giá mua hàng hóa Từ ngày: 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã SP Tên, quy cách hàng hóa Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5 VN NPK việt nhật (kg) 85 850 615 428 650 158 000 1 369 888 833 228 600 1 861 261 200 15 250 124 056 238 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1 764 754 7 140 041 002 4 737 970 16 850 286 989 5 360 083 19 307 238 063 1 142 641 4 683 089 928 BẢNG KÊ NHẬP – XUẤT – TỒN TK: 1573 Hàng gửi bán (kho Đồng Lê) Từ ngày: 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 STT Mã SP Tên, quy cách hàng hóa Tồn ĐK Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 7 SUPE SUPE Lân (kg) 0 0 1 022 950 3 037 138 550 441 950 1 312 149 550 581 000 1 744 989 000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 150 152 850 2 203 670 6 607 103 700 539 000 1 598 017 600 1 664 820 5 009 238 950 Chi phí phát s._.