Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH EDD (ko lý luận - Nhật ký chung)

LỜI NÓI ĐẦU Trong một nền kinh tế, doanh nghiệp thương mại giữ vai trò phân phối lưu thông hàng hoá, thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội. Hoạt động của doanh nghiệp thương mại diễn ra theo chu kì T-H-T’ hay nói cách khác nó bao gồm hai giai đoạn mua và bán hàng hoá. Như vậy, trong hoạt động kinh doanh thương mại, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, nó giữ vai trò chi phối các nghiệp vụ khác. các chu kì kinh doanh chỉ có thể diễn ra liên tục nhịp nhàng khi khâu bán hàng được tổ chức tốt nhằm quay vòng vốn nhanh, tăng hiệu suất sinh lời. Trong cơ chế thị trường, sự cạnh tranh là hiện tượng tất yếu. Nó vừa là cơ hội vừa là thử thách đối với mỗi doanh nghiệp. Cơ chế thị trường cho phép đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng đảm bảo thu hồi vốn và có lãi sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển. Ngược lại doanh nghiệp tỏ ra non kém trong tổ chức hoạt động kinh doanh thì chẳng bao lâu sẽ đi đến bờ vực phá sản, thực tế của nền kinh tế nước ta đang chứng tỏ điều đó. Trong những năm gần đây, việc bán hàng hoá của các doanh nghiệp trên toàn quốc phải đối mặt với không ít khó khăn thử thách. Một là, sự gia tăng ngày càng nhiều của các doanh nghiệp với các loại hình kinh doanh đa dạng làm cho sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó, cùng với chính sách mở của nền kinh tế khi Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp Việt Nam còn phải đối mặt với sự cạnh tranh của các hãng nước ngoài. Hai là, cơ chế quản lý kinh tế còn nhiều bất cập gây không ít khó khăn trở ngại cho các doanh nghiệp. Do vậy, để có thể đứng vững trên thương trường thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép doanh nghiệp chủ động thích ứng với môi trường nắm bắt cơ hội, huy động có hiệu quả nguồn lực hiện có và lâu dài để bảo toàn và phát triển vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giữ một vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp cũng như việc xác định kết quả kinh doanh cung cấp thông tin cho nhà quản lý về hiệu quả, tình hình kinh doanh của từng đối tượng hàng hoá để từ đó có được những quyết định kinh doanh chính xác kịp thời và có hiệu quả. Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty TNHH EDD sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực trong điều hành hoạt động kinh doanh và quản lý các hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó Công ty đặc biệt quan tâm đến công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hành. Vì vậy mà việc tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh nói riêng ở Công ty đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH EDD, thấy rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả báng hàng, cùng với sự giúp đỡ của thầy Trương Anh Dũng và các cán bộ trong phòng kế toán, em đã chọn đề tài: "Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH EDD. Nội dung chuyên đề thực tập gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH EDD. Chương II: Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH EDD. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH EDD. Chương I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆN HỮU HẠN EDD (TNHH EDD) I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH EDD. 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH EDD. Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường. - Ngành nghề kinh doanh: + Buôn bán hàng hoá tư liệu sản xuất + Buôn bán hàng hoá tư liệu tiêu dùng + Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH EDD là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý thành phố Hà Nội. Công ty có văn phòng tại 181 Đại La, Hai Bà Trưng, Hà Nội Là Công ty thương mại, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ: Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh , nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đua ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. quá trình lưu chuyển hàng hóa bao gồm 2 giai đoạn là mua hàng và bán hàng. Mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của qúa trình luân chuyển hàng hóa. Vì vậy, việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hóa và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. Giai đoạn mua hàng từ việc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hóa, lưu kho hàng hóa, được Công ty quan tâm rất nhiều để sao cho có một nguồn cung cấp hàng hóa đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa là thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng yêu cầu. Hàng hóa cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn vị bán buôn Hàng hóa được mua vào chủ yếu với phương thức như: mua hàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp theo phương thức gửi hàng. + Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thỡ cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hóa về nhập kho + Với phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp những thụng tin về nhu cầu hàng húa của mỡnh cho nhà cung cấp. Người bán hàng trên cơ sở đó sẽ vận chuyển hàng tới Công ty bằng phương tiện của mình hoặc thuờng. Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho người bán. + Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, người mua sẽ làm đơn hàng sau đó fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiền vào tài khoản thông qua ngân hàng. Sau khi thỏa thuận với nhau thỡ bờn cung cấp hàng hóa sẽ chuyển hàng cho Công ty thông qua phương tiện vận tải. Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hóa đơn, hợp đồng kinh tế, công ty có thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trù. Các phương thức thanh toán, quy định chi phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên trên hợp đồng kinh tế. Bán hàng Đây là khâu cuối cùng của lưu chuyển hàng hóa. Việc bán hàng hóa với các chiến lược kinh doanh đúng đắn sẽ quyết định trực tiếp đến lợi nhuận của doanh ngiệp. Bán hàng của công ty được thực hiện theo hai hình thức bán buôn và bán lẻ. Bán lẻ: Là việc cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng cuối cùng. Giá trị hàng hóa cung cấp thường là nhỏ lẻ, phương thức bán lẻ chủ yếu là bán hàng thu tiền tại chỗ. Nhân viên đồng thời thu tiền, đến cuối ngày các nhân viên kiểm kê tiền và lập báo cáo bán hàng nộp cho phòng kế toán và nộp tiền cho thủ quỹ. Bán buôn: Đây là một hình thức bán hàng chủ yếu của Công ty vẫn là một doanh nghiệp thương mại tuy mới thành lập chưa lâu nhưng cũng có uy tín trên thị trường về việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ sau bán hàng nên lượng khách hàng không chỉ các cá nhân, đơn vị mà cần có các doanh nghiệp thương mại khác mua hàng về để tiếp tục quá trình luân chuyển hàng húa. Gồm có bán buôn qua kho trực tiếp và bán qua kho theo phương thức gửi hàng. Với bán buôn qua kho theo phương thức trực tiếp: Người mua hàng tới tận công ty để mua hàng, thanh toán và hàng về. Với bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng: Dựa trên các hợp đồng kinh tế kí kết, Công ty sẽ là người vận chuyển hàng hóa tới tận người mua, khách hàng kiểm nhận hàng hóa và chấp nhận thanh toán thì lúc đó việc giao dịch hàng hóa mới thực hiện và ghi nhận doanh thu. Bán buôn hàng hóa qua kho là một phương thức mà Công ty cho rằng phù hợp với quy mô, trình độ, đặc điểm kinh doanh của Công ty. Nhờ vậy, trong những năm qua Công ty đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình. Hàng hóa của Công ty chủ yếu là những mặt hàng sau gồm : + Hóa chất CaCO2 + Chất cách điện cho cáp quang thông tin + Dầu mỡ + Hàng gia dụng nhập khẩu từ Thái Lan + Hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia + Tủ đông, tủ mát. Đặc điểm của những mặt hang này là có giá trị lớn, hàng hóa dễ bảo quản. Nguồn nhập hàng của Công ty chủ yếu là nhập khẩu từ các nước Ấn Độ, I talia, Thái Lan, Mỹ… Công ty xuất hàng chủ yếu cho các ngành bưu điện, đường sắt doanh nghiệp các dự án, các siêu thị… 2. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng: - Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng; doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bất kỳ một doanh nghiệp Thương mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau: mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Như vậy bán hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường. Tóm lại, quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm chính sau đây: + Có sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán: Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. + Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán. + Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng và nhận lại khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả kinh doanh của mình. - Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH EDD. Công ty TNHH EDD là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Phòng kế toán Công ty được trang bị 05 máy vi tính để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo hình thức tập trung. Mô hình bộ máy kế toán ở Công ty : Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán XNK Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán thanh toán * Phòng kế toán Công ty gồm : - Kế toán trưởng : Phụ trách chung, giúp giám đốc Công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Công ty. - Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập, xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán : Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng - Kế toán xuất nhập khẩu : Làm thủ tục xuất nhập khẩu, tính giá vốn hàng hoá nhập kho. - Thủ quỹ : Bảo quản tiền và theo dõi phiếu thu phiếu chi một cách chính xác và trung thực. 2. Hình thức sổ kế toán Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty mà kế toán mở các sổ sách sao cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức - Nhật ký chung : SƠ ĐỒ NHẬT KÝ CHUNG TẠI CÔNG TY Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 3. Mét sè chØ tiªu C«ng ty ®¹t ®­îc trong ba n¨m qua: §¬n vÞ tÝnh : 1000® ChØ tiªu N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh (%) So s¸nh (%) Doanh thu 9.168.336 15.653.951 20.374.196 170.7 222.2 Gi¸ vèn hµng b¸n 8.139.231 13.341.300 18.654.400 163.9 229.1 NNS Nhµ n­íc 261.570 1.634.506 2.107.579 624.6 128.9 Lîi nhuËn 169.886 215.972 219.250 127.1 101.5 Thu nhËp bq (th¸ng/ng­êi) 800 850 900 106.25 105.88 Vốn điều lệ của công ty là : 60.000.000.000 Trong đó: vốn tự có : 58.000.000.000 vốn vay bên ngoài :2.000.000.000 Tài sản của công ty bao gồm : Tài sản dài hạn :Nhà kho, văn phòng làm việc, phương tiện vận chuyển, máy vi tính ... Tài sản ngắn hạn như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... Công ty TNHH EDD có tổng số cán bộ công nhân viên là 218 người Chương II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH EDD I. KẾ TOÁN BÁN HÀNG. 1. Tình hình thực tế về công tác bán hàng ở Công ty TNHH EDD. Công ty TNHH EDD chủ yếu bán hàng theo phương thức giao trực tiếp tại Công ty. Hiện nay Công ty TNHH EDD áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu : - Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hoá được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đó như tiền mặt, séc, ngân phiếu... - Hình thức bán hàng ký gửi : Theo hình thức này Công ty mang hàng tới gửi bán tại một số siêu thị gửi theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên sau khi bán được hàng sẽ thanh toán tiền. 2. Chính sách giá cả ở công ty Thu hút khách hàng là một trong những chiến lược quan trọng giúp hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển. Mỗi công ty đếu phải có những cách thức khác nhau để thu hút khách hàng cho mình, còn Công ty EDD đã chọn cách tác động vào giá cả để chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy, việc xây dựng chính sách giá cả phải vô cùng linh hoạt nhưng luôn theo nguyên tắc điểm hoà vốn. Cũng cần biết, điểm hoà vốn là một điểm mà tại đó sản lượng hoặc doanh số hay thời gian mà doanh thu của công ty đủ trang trải các chi phí. Nghiên cứu điểm hoà vốn giúp những nhà quản trị doanh nghiệp xác định rõ ở mức sản xuất và tiêu thụ là bao nhiêu, vào lúc nao, giá cả tiêu thụ có thể đạt ở mức tối thiểu là bao nhiêu để không bị lỗ... từ đó giúp những nhà quản lý có các chính sách và biện pháp tích cực chỉ đạo các hoạt động về sản xuất và kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Vì vậy, chính sách giá cả mà Công ty EDD đặt ra phải tuân theo nguyên tắc sau: Tuỳ thuộc vào từng loại khách hàng (có khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên): nếu khách hàng thường xuyên thì công ty có chính sách ưu đãi hơn như chiết khấu nhiều, giảm giá hàng bán, ưu tiên hàng mới nhập... Tuỳ thuộc vào từng loại mặt hàng, chủng loại và số lượng khách hàng mua: nếu khách hàng mua nhiều thì giá mua sẽ được giảm, hoặc nếu hàng hoá mà khách hàng mua là hiếm, khó tìm mua thì giá cả có thể cao vì việc tìm mua trên thị trường là vất vả... Tuỳ thuộc vào từng thời điểm của chu kỳ kinh doanh: nếu đang là giai đoạn khan hiếm hàng hoá thì có thể giá cả sẽ cao hơn do hàng hoá phải nhập từ nhiều nơi, chi phí thu mua cao... 3. Thủ tục bán hàng và chứng từ kế toán : Tại Công ty TNHH EDD, hàng hoá xuất chủ yếu cho siêu thị, các nhà máy và bán buôn cho các đại lý. Thủ tục xuất kho bán hàng tuân theo đúng quy định Nhà nước. - Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng, trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh, thủ kho xuất kho chonhân viên kinh doanh có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng. Phiếu xuất kho lập, định khoản theo đúng nội dung kinh tế phát sinh và được lập thành 03 liên : + Liên 1 : Lưu tại Công ty + Liên 2 : Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để saukhi lấy hàng chuyển về phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT). + Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. 4. Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho Phòng kinh doanh Giấy đề nghị xuất kho Giám đốc Ký duyệt Kế toán kho Phiếu xuất kho Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt Thủ kho Xuất kho hàng hoa Ghi thẻ kho Kế toan kho Ghi sổ chi tiết hàng hóa chứng từ ghi sổ Kế toán tổng hợp Ghi sổ tổng hợp để lên báo cáo Bảo quản và lưu trữ Để thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, chi phí bán hàng và xác định kết qủa, Công ty sử dụng các sở kế toán như sau: Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ chi tiết chi phí Bảng quyết toán tình hình thanh toán với Nhà nước Tờ khai thuế GTGT…Với quy trình ghi sổ như sau: Việc xác định giá vốn hàng bán được tính theo công thức sau: Giá đơn vị bình Giá thực tế tồn đầu kỳ + Gia thực tế nhập trong kỳ quân tháng = Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế nhập trong kỳ * Kế toán chi phí bán hàng : Mọi chi phí hoạt động của Công ty được lập trên tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí đó bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí điện nước; chi phí hoa hồng môi giới và các phí tổn khác. Riêng chi phí lói vay được lập trên tai khoản 635 – chi phí tài chính. Các khoản chí phí hoạt động kể trên được tập hợp vào sổ chi tiết hàng hóa. Đến cuối kỡ, kế toỏn sẽ tổng hợp và kết chuyển sang tài khoản 911để xác định kết quả. * Kế toán xác định kết quả Cuối kỳ kế toán tổng hợp dựa trên các sổ sách và tài liệu có liên quan từ các kế toán phần hành khác tổng hợp và kết chuyển chi phí quản lý, chi phí tài chính, giá vốn, doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác sang tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh và lên báo cáo tài chính nộp cho cấp trên. Biểu 01 : Phiếu xuất kho Đơn vị : C.ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La - Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 4 tháng 1 năm 2005 Mẫu số 01-VT QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/95 của BTC Số : 01 Họ tên người nhận hàng : Công ty Cổ phần Nhất Nam Xuất tại kho : 181 Đại La - Hai Bà Trưng - Hà Nội STT Tên, nhãn, hiệu quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Máy xay sinh tố FR21 (1343) Chiếc 01 650.000 650.000 2 Máy chế biến tp KM55 (1344) Chiếc 01 960.000 960.000 3 Máy trộn cầm tay MX24 (1345) Chiếc 01 460.000 460.000 4 Máy mát xa chân EM 54 (1346) Chiếc 01 500.000 500.000 ... Cộng xuất 26.700.000 Thuế GTGT 10% 2.670.000 Cộng 29.370.000 Bằng chữ : Hai chín triệu, ba trăm bẩy mươi ngàn đồng chẵn. Xuất ngày, 4 tháng 1 năm 2005 Phụ trách cung tiêu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Thủ trưởng (Đã ký) Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán kiểm tra, điều chỉnh lại phiếu xuất kho (nếu phiếu xuất sai lệch với thực tế) và viết hoá đơn (GTGT). Hoá đơn (GTGT) của đơn vị được lập thành 3 liên : Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho khách Liên 3 : Giao cho kế toán theo dõi. Ngày 04/1/2005 xuất hàng cho Công ty CP Nhất Nam, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hoá đơn (GTGT) giao cho khách (biểu số 2). Biểu 02 :Mẫu hóa đơn thuế GTGT Hoá đơn (gtgt) Liên 2 : (Giao khách hàng) Ngày 4 tháng 1 năm 2005 Mẫu số 01 GTKT - 3LL EK/E - 2005B N0: 071854 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La, Hà Nội Điện thoại : 04.6281970 Họ tên người mua hàng : Anh Nam Đơn vị : Công ty CP Nhất Nam Địa chỉ : 15A Hàng Cót - Hà Nội Hình thức thanh toán : TM Số TK MST : 0101131263 SốTK : MST : 0101652202 STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiên A B C 1 2 3= 1 x 2 1 Máy xay sinh tố FR21 Chiếc 01 650.000 650.000 2 Máy chế biến tp KM55 Chiếc 01 960.000 960.000 3 Máy trộn cầm tay MX24 Chiếc 01 460.000 460.000 4 Máy mát xa chân EM 53 Chiếc 01 500.000 500.000 ... Cộng tiền hàng 26.700.000 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 2.670.000 Tổng cộng tiền thanh toán 29.370.000 Bằng chữ : Hai chín triệu, ba trăm bẩy mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Đã ký) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Đã ký) Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH EDD đượ áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã được Nhà nước ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định. Đơn vị : Công ty TNHH EDD Mẫu số 06-VT Thẻ kho Ngày lập thẻ : 1/1/2005 Tờ số : 11 Tên nhãn hiệu : Máy chế biến thực phẩm KM55 Đơn vị tính : chiếc NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Số phiếu nhập Số phiếu xuất Tồn đầu năm 0 1/1 Số 10 1/1 Nhập của Công ty Girmi SPA 12 7 4/1 Số 01 4/1 Xuất cho Cty CP Nhất Nam 5 ... 31/3 31/3 Tổng cộng 12 5 7 Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lên sổ nhật ký chung. Biểu số 03 : Sổ nhật ký chung Đơn vị : Công ty TNHH EDD Quý I/năm 2005 Đơn vị tính : Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày SH Nợ Có Trang trước chuyển sang 1/1 1/1 N/01 Nhập hàng từ Girmi SPA 156 30.000.000 Thuế nhập khẩu phải nộp 333 8.000.000 Nộp thuế NK bằng TM 111 8.000.000 Trả tiền nhập hàng bằng TM 331 30.000.000 4/1 4/1 Số 25 Bán hàng cho Cty CP Nhất Nam 1311 29.370.000 Doanh thu bán hàng 511 26.700.000 Thuế GTGT phải nộp 3311 2.670.000 4/1 4/1 PC06 Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đi Hải Phòng 642 18.000 Thanh toán tiền chuyển fax nhanh đi Hải Phòng 111 18.000 ... 30/1 30/1 PC22 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản 1121 25.000.000 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển koản 331 25.000.000 2/2 2/2 Số 12 Bán hàng cho Cty CP Trung Tín 0311 15.000.000 Doanh thu bán hàng 511 13.636.364 Thuế GTGT phải nộp 3331 1.363.636 4/2 4/2 PT38 Thu tiền bán hàng tại Cty Nhất Nam 111 29.370.000 19/2 19/2 PT39 Rút tiền mặt từ NHCT về nhập quỹ 111 12.000.000 1121 12.000.000 25/2 25/2 PT45 Thu tiền bán hàng Trung Tín 111 15.000.000 Doanh thu bán hàng 511 13.636.364 Thuế GTGT phải nộp 3331 1.363.636 28/2 28/2 PC42 Chi lương cho CB CNV Công ty 334 10.000.000 Chi lương cho CBCNV công ty 111 10.000.000 ... Cộng phát sinh 97.620.000 97.620.000 Tổng cộng 244.620.000 244.620.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Ký, họ tên Kế toán trưởng Ký, họ tên Giám đốc Ký, đóng dấu 5. Tài khoản sử dụng : Kế toán bán hàng ở Công ty TNHH EDD sử dụng các sổ tài khoản sau TK 156, 632, 511, 111, 112, 131. Từ chứng từ gốc sau khi làm thủ tục xuất kho phòng kinh doanh chuyển lên phòng kế toán, kế toán mở sổ tài khoản 156 để theo dõi. Đơn vị : C.ty TNHH EDD Biểu số 04:Sổ cái TK 156 hàng hoá Sổ cái TK 156 hàng hoá Quý I/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 6 7 8 Dư nợ đầu kỳ 19.650.000 1/1 N/01 1/1 Nhậphàng Girmi SPA 331 30.000.000 Thuế nhập khẩu 3333 8.000.000 4/1 Số 01 4/1 Xuất bán hàng cho Cty CP Nhất Nam 632 24.750.000 ... Cộng phát sinh 95.502.000 70.094.000 Dư cuối kỳ 35.058.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ (Ký tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký tên) Đã ký 6. Quy trình kế toán bán hàng : - Căn cứ vào hợp đồng mua bán có ghi rõ loại hàng hoá, số lượng bán, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán. Kế toán mua hàng viết phiếu xuất kho “biểu số 1” : Saukhi xuất kho căn cứ vào số thực xuất mà thủ kho đã ghi vào liên 2 và liên 3, kế toán tiến hành điều chỉnh chếnh lệch (nếu có) giữa số liệu của phiếu xuất kho và số lượng thực xuất, đồng thời ghi số hoá đơn GTGT trên phiếu xuất kho. Dữ liệu sau khi điều chỉnh được ghi vào các sổ : sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 511, thẻ kho, sổ chi tiết TK 131 “Trường hợp bán chịu”, sổ chi tiết TK 333.1. Căn cứ vào những chứng từ thanh toán, kế toán đối chiếu với phiếu xuất của đơn vị mình vào sổ chi tiết theo dõi với từng khách hàng. Biểu 05: Mẫu sổ chi tiết phải thu của khách hàng Đơn vị :C.ty TNHH EDD Sổ cái TK 131.1 phải thu của khách hàng Quý I/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Dư đầu kỳ 105.320.000 4/1 Số 01 4/1 Bán hàng cho Công ty CP Nhất Nam 511 26.700.000 3331 2.670.000 ... 2/2 Số 12 2/2 Bán hàng cho Công ty CP Trung Tín 511 13.636.364 3331 1.363.636 ... 29.300.000 57.900.000 Cộng 76.720.700 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Hàng tháng kế toán theo dõi công nợ của từng khách hàng và ghi chép theo những lần phát sinh và ghi vào sổ chi tiết với từng khách hàng. Biểu 06: Sổ chi tiết phải thu khách hàng Đơn vị :C.ty TNHH EDD Sổ chi tiết phải thu khách hàng Tài khoản : 131.1 Công ty CP Nhất Nam Quý I/2005 Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Ngày Số hiệu Nợ Có Dư đầu kỳ 0 0 4/1 73684 Bán hàng cho CtyCPNhất Nam 511 26.700.000 333.1 2.670.000 ... Cộng phát sinh 55.500.000 39.868.000 Dư nợ cuối kỳ 15.632.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Biểu 07: Sổ chi tiết phải thu khách hàng Đơn vị :C.ty TNHH EDD Sổ chi tiết phải thu khách hàng Tài khoản : 131.1 Công ty CP Trung Tín Quý I/2005 Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú Ngày Số hiệu Nợ Có Dư đầu kỳ 0 0 2/2 73689 Bán hàng cho Cty CP Trung Tín 511 13.636.364 Thuế GTGT 333.1 1.363.636 ... 25/2 73689 Thu tiền bán hàng tại Cty CP Trung Tín 511 13.636.364 Thuế GTGT 3331 1.363.636 ... Cộng phát sinh 25.160.000 19.560.000 Dư nợ cuối kỳ 5.600.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Theo dõi sự biến động về hàng hoá đồng thời kế toán phải theo dõi về khoản nợ đối với nhà cung cấp. Hiện nay Công ty chưa theo dõi chi tiết nợ phải trả đối với từng chủ hàng mà theo dõi chung trên sổ cái TK 331. Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nợ pải trả đều được ghi vào NKC và định kỳ ghi lên sổ cái TK 331. Căn cứ vào tình hình thực tế lượng hàng nhập về trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ kế toán mở sổ cái TK 331 theo dõi các khoản phải trả cho khách hàng. Biểu 08 : Sổ cái TK 331 Đơn vị : C.ty TNHH EDD Sổ cái TK 331 Phải trả người bán Quý I/2005 Đơn vị : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu kỳ 20.500.000 1/1 N/01 1/1 Nhập hàng đồ gia dụng Girmi SPA 156 30.000.000 30/1 PC 30/1 Thanh toán tiền mua hàng cho Girmi- SPA 112 25.000.000 ... Cộng PS 45.000.000 35.000.000 Dư cuối kỳ 30.500.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Sau khi xuất kho căn cứ vào số thực xuất mà thủ kho đã ghi vào liên 2 và liên 3, kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của phiếu xuất kho và số lượng thực xuất, đồng thời ghi số hoá đơn GTGT trên phiếu xuất kho. Số liệu sau khi điều chỉnh được ghi vào sổ : Sổ chi tiết TK 333.1 Biểu 09 :Bảng so sánh chi tiết bán hàng Đơn vị : C.ty TNHH EDD Bảng so sánh chi tiết bán hàng Quý I/2005 Đơn vị tính : đồng Mã hàng Tên hàng Số lượng Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lãi gộp 001343 Máy xay sinh tố FR21 18 7.200.000 6.000.000 1.200.000 001344 Máy chế TP KM55 20 8.520.000 5.100.000 3.420.000 001344 Máy trộn cầm tay MX24 15 7.200.000 5.600.000 1.600.000 001346 Máy mát xa chân EM 53 10 2.500.000 1.500.000 1.000.000 .... Cộng 120.450.000 52.200.000 68.250.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Sau khi xuất kho căn cứ vào số thực xuất mà thủ kho đã ghi vào liên 2 và liên 3, kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch (nếu có) giữa số liệu của phiếu xuất kho và số lượng thực xuất, đồng thời ghi số hoá đơn GTGT trên phiếu xuất kho. Dữ liệu sau khi điều chỉnh được ghi vào các sổ : Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 511. Biểu 10 : Sổ cái tài khoản Đơn vị : C.ty TNHH EDD Sổ cái tài khoản TK 511 : Doanh thu bán hàng Quý I/2005 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 71854 04/1 Xuất bán cho Cty CP Nhất Nam 1311 26.700.000 71859 2/2 Xuất bán cho Cty CP Trung Tín 1311 13.636.364 ... Kết chuyển sang TK xác định kết quả kinh doanh 911 90.344.633 Cộng 120.450.000 120.450.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Trường hợp bán hàng thu ngay bằng tiền mặt như ví dụ trên thì kế toán viết phiếu thu tiền mặt và nhập tổng số tiền thu theo định khoản của bút toán doanh thu đã viết ở phiếu xuất kho. Dữ liệu này được thể hiện trên phiếu thu và sẽ được chuyển vào sổ chi tiết TK 111. Biểu 11 : Phiếu thu Đơn vị : C.ty TNHH EDD Địa chỉ : 181 Đại La - Hà Nội Phiếu thu Số : 01 Ngày 4 tháng 1 năm 2005 Mẫu số 01-VT QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1998 của BTC Họ tên người nhận hàng : Anh Nam Địa chỉ : Công ty CP Nhất Nam Lý do nộp : Thanh toán tiền cho hoá đơn số 71854 ngày 04/1/2005 Số tiền : 29.370.000 Bằng chữ : Hai chín triệu, ba trăm bẩy mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo : 01HĐ số 71854 đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ.........................) Thủ trưởng (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Người lập phiếu (Đã ký) Người nộp (Đã ký) Thủ qũy (Đã ký) Biểu số 12: Sổ chi tiết tài khoản Đơn vị C.ty TNHH EDD Sổ chi tiết tài khoản TK 111 tiền mặt Quý I/2005 Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu tháng 160.355.000 PC01 1/1 Trả tiền thuế hàng NK 3333 8.000.000 PC02 1/1 Chi phí vận chuyển 642 500.000 PC04 02/1 Mua văn phòng phẩm 642 840.000 Thuế GTGT 133 84.000 PT01 04/1 Thu tiền hoá đơn 71854 511 26.700.000 Thu tiền thuế GTGT 33311 2.670.000 ... PC10 30/1 Nộp tiền mặt vào NHCT 112 105.000.000 ... PC22 30/3 Thanh toán với khách hàng bằng chuyển khoản 112 25.000.000 PC24 30/1 Nộp tiền mặt vào TK NHCT 112 105.000.000 PC25 30/3 Chi lương cho CBCNV 334 10.000.000 PT45 25/2 Thu tiền bán hàng tại Cty CP Trung Tín HD 73689 511 13.636.364 Thu tiền thuế GTGT 33311 1.363.636 ... Cộng phát sinh 50.620.000 45.658.000 Số dư cuối kỳ 165.317.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Căn cứ vào chứng từ thu chi của doanh nghiệp đối chiếu với GBN, GBC của Ngân hàng, kế t._.