Kế toán hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư -Công nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại (FINTEC)

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN. Điều đó ngày càng chi phối mạnh mẽ hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hoá. Đặc biệt quá trình tiêu thụ được coi là khâu mấu chốt trong hoạt động kinh doanh thương mại, chính vì vậy hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hết sức cần thiết. Việc tổ chức tốt khâu tiêu thụ và kế toán tiêu thụ là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. Như vậy ta có thể thấy rằng, công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ có được tổ chức hợp lý hay không là một trong những điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Với những nhận thức về tầm quan trọng của tổ chức hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, sau khi được trang bị những kiến thức lý luận ở nhà trường và qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần Đầu tư -Công nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại FINTEC, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư -Công nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại (FINTEC) ” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Mục tiêu của việc nghiên cứu đề tài là làm rõ những nguyên tắc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hành hoá giúp Công ty thấy được những mặt đã làm được và chưa làm được trong việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ, qua đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ . Luận văn gồm 3 phần: Phần I: Lý luận chung về hạch toán quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại Phần II: Thực trạng hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC Phần III: Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC . Sau quá trình thực tập, có điều kiện tiếp xúc với công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ hàng hóa và kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng ở Công ty FINTEC, tìm hiểu thực tế ở Công ty và được sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Đặng Thuý Hằng, em đã hoàn thành được luận văn của mình. Tuy nhiên, thực tế kinh doanh đôi khi là vượt khỏi ranh giới của những kiến thức trong nhà trường nên chuyên đề của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các thầy cô giáo cũng như của các anh chị trong phòng kế toán Công ty FINTEC nhằm hoàn thiện hơn nữa những hiểu biết của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN MỘT LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ 1. Khái niệm, ý nghĩa, vai trò hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ (T - H - T’), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, vòng luân chuyển vốn được hoàn thành, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Tình hình tiêu thụ hàng hoá và thu lợi nhuận phản ánh năng lực kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Tiêu thụ nói chung bao gồm; Tiêu thụ ra ngoài đơn vị: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhân ngoài doanh nghiệp. Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng cho các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty …. Quá trình tiêu thụ là quá trình chuyển giao hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Như vậy, hạch toán tiêu thụ hàng hoá đồng thời là quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng và thực hiện hạch toán kết quả tiêu thụ. Hoạt động kinh doanh thương mại đặc biệt chú trọng đến công tác tiêu thụ và do đó, nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá cùng với việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp. Đối với công tác quản lý doanh nghiệp, việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại, việc hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa quan trọng, nó tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn ... nhằm cung cấp thông tin đảm bảo cho hiệu quả, quyền chủ động kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ này sẽ giúp tiết kiệm chi phí hạch toán mà vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung, yêu cầu của công tác kế toán và hơn nữa có thể tránh được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Yêu cầu và nhiệm vụ của việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Nhằm nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ tiêu thụ nói riêng và kết quả kinh doanh nói chung, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt các nghiệp vụ tiêu thụ đảm bảo những yêu cầu đặt ra là: Tổ chức hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ sót, ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán để phát huy được ưu điểm của chúng và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình đáp ứng nhu cầu quản lý đơn giản và tiết kiệm. - Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận doanh thu và lập báo cáo bán hàng. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế. - Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp, phân bổ chi phí còn lại cuối kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Để tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lý có những quyết định hữu hiệu và đánh giá được chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện những yêu cầu trên, hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá có những nhiệm vụ sau: Ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời và chi tiết sự biến động hàng bán ở các trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, trong quầy, hàng gửi bán… - Phản ánh chính xác, kịp thời khối lượng hàng tiêu thụ, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn, doanh thu thuần…). - Phân bổ chi phí mua hàng hợp lý cho số lượng hàng đã bán và tồn cuối kỳ. - Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp. - Xác định kết quả bán hàng, thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng, cung cấp kịp thời tình hình tiêu thụ để phục vụ cho doanh nghiệp điều hành hoạt động kinh doanh. Theo dõi và phán ánh kịp thời công nợ với khách hàng. Báo cáo kịp thời, thường xuyên tình hình tiêu thụ, tình hình thanh toán đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý và giám sát chặt chẽ hàng bán Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho người sử dụng thông tin kế toán nắm được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý chỉ đạo kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình biến động thực tế của thị trường và việc lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. 3. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Các doanh nghiệp có thể tiêu thụ hàng hoá theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ, gửi bán.... Trong đó, mỗi phương thức bán hàng lại có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng chờ chấp nhận ...). 3.1. Bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá thường là bán cho mạng lưới bán lẻ, cho sản xuất, tiêu dùng, xuất khẩu. Đặc điểm của bán buôn hàng hoá là: - Đối tượng bán hàng hoá là doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các tổ chức kinh tế khác. - Hàng hoá có thể là vật phẩm tiêu dùng hoặc tư liệu sản xuất. - Khối lượng hàng bán ra mỗi lần thường là lớn. - Thanh toán tiền hàng chủ yếu không dùng tiền mặt mà thông qua ngân hàng và các hình thức thanh toán khác. Các hình thức bán buôn hàng hoá: - Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hoá được đưa về kho doanh nghiệp rồi mới chuyển đi bán. + Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua lấy hàng trực tiếp tại kho Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa bên bán và bên mua thì bên mua phải cử cán bộ nghiệp vụ (người được uỷ quyền) đến nhận hàng tại kho của bên bán. Bên bán giao chứng từ cho bên mua gồm hoá đơn giá trị gia tăng,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi người nhận hàng đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là hàng tiêu thụ. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký giữa đơn vị bán buôn và đơn vị mua hàng thì bên bán phải chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã ghi trong hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Bên bán gửi hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong đó ghi rõ số lượng và giá trị thanh toán của hàng dã chuyển đi. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào nhận được tiền hàng hoặc bên mua xác nhận là đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì mới được coi là tiêu thụ. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ theo quy định trong hợp đồng ký giữa hai bên. Bán buôn không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): Đây là trường hợp tiêu thụ hàng hoá bán cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp mà giao thẳng từ bến cảng nhà ga hoặc từ nơi mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng là phương pháp bán hàng tiết kiệm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên phương thức này chỉ được thựchiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, hàng hoá không cần có sự phân loại, chọn lọc hay bao gói của đơn vị bán. Bán buôn không qua kho có hai hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này bên bán buôn căn cứ vào hợp đồng mua hàng để nhận hàng của nhà cung cấp bán thẳng cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng không qua kho của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua và bán xẩy ra đồng thời. Bên bán buôn vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừa tiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán. Nếu hàng hoá giao thẳng do doanh nghiệp chuyển đến bên mua theo hợp đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chỉ được coi là tiêu thụ khi bên mua trả tiền hoặc thông báo đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Còn nếu bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp thì khi giao xong, hàng hoá được coi là tiêu thụ theo hình thức này bên bán giao cho bên mua hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Doanh nghiệp bán buôn là đơn vị trung gian trong quan hệ giữa bên cung cấp và bên mua. Công ty uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp về số hàng trong hợp đồng mà công ty đã ký kết với bên cung cấp. Trong nghiệp vụ này, công ty không phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bán hàng. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện đã ký kết trong hợp đồng mà bên bán buôn được hưởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. Sau đó, bên cung cấp gửi cho doanh nghiệp bán buôn hoá đơn bán hàng để theo dõi việc thực hiện hợp đồng đã ký. Theo hình thức này, doanh nghiệp không ghi nhận nghiệp vụ mua hàng cũng như bán hàng. 3.2. Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hàng hoá được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, kết thúc nghiệp vụ này hàng hoá được chuyển từ lĩnh vực lưu thông sang lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Bán lẻ hàng hoá là bán trực tiếp cho người tiêu dùng, cho cơ quan xí nghiệp phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hoá bán ra với khối lượng ít, thanh toán ngay và hình thức thanh toán thường là tiền mặt nên không lập chứng từ cho từng lần bán. Các hình thức bán lẻ hàng hoá - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm vật chất về số hàng nhận bán tại quầy, trực tiếp thu tiền và giao cho khách hàng đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Thẻ quầy hàng có thể mở cho từng mặt hàng, phản ánh cả số lượng và giá trị. Cuối ca, cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê tiền bán hàng và kiểm kê hàng tồn quầy để xác định lượng hàng đã bán ra trong ca, trong ngày rồi sau đó lập báo cáo bán hàng. Tiền hàng được nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp hoặc ngân hàng. Báo cáo bán hàng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Hình thức này giúp cho việc bán hàng được nhanh hơn. tuy nhiên, nó lại bộc lộ nhược điểm: + Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xẩy ra hiện tượng lạm dụng tiền bán hàng. + Do người bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm dễ gây nhầm lẫn, mất mát. Bán lẻ thu tiền tập trung Đối với thu tiền tập trung thì thì việc thu tiền và bán hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng, cửa hàng có một nhân viên thu ngân viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng, sau đó giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng tại quầy hàng. Nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê để giao hàng cho khách và chịu trách nhiệm về số hàng đã xuất ra. Báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng lập, còn giấy nộp tiền do nhân viên thu ngân lập rồi nộp lên phòng kế toán. Báo cáo bán hàng được lập căn cứ vào hoá đơn hoặc tích kê giao hàng hoặc kiểm kê hàng tồn cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng bán ra. Báo cáo bán hàng được coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối chiếu với số tiền đã nộp. Phương pháp này tách giữa người bán hàng và người giữ tiền, do đó tránh được những nhầm lẫn, sai sót,mất mát và phân định rõ trách nhiệm. Tuy nhiên hình thức này cũng còn có nhược điểm gây phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện nay phương pháp này ít áp dụng, chủ yếu là áp dụng với những mặt hàng có giá trị lớn. 3.3. Phương thức gửi hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá Đây là phương thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý , ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được. Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển, một doanh nghiệp muốn tồn tại và lớn mạnh thì phải không ngừng vươn ra chiếm lĩnh thị trường. Vì vậy, việc đa dạng hoá phương thức và hình thức bán hàng là điều vô cùng cần thiết. II- HẠCH TOÁN TIÊU THỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Tài khoản sử dụng. Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, để hạch toán tiêu thụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 156 – Hàng hoá. Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, nhóm, thứ hàng hoá. Bên Nợ : Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá (giá mua và chi phí thu mua) tại kho, quầy. Bên Có: - Trị giá mua của hàng xuất kho. - Trị giá hàng hoá trả lại người bán. - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Dư Nợ: - Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy. - Chi phí thu mua hàng tồn kho. TK 156 chi tiết thành: + 1561 - Giá mua hàng hoá: TK này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá mua vào và đã nhập kho. + 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá: Phản ánh chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp Bên Nợ: - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trên doanh số bán trong kỳ. - Số giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại. - Kết chuyển doanh thu thuần vào kết quả hoạt động kinh doanh. Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tiểu khoản sau: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. + TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. TK 512 - Doanh thu nội bộ: Dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thu nội bộ doanh nghiệp. Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511 Tài khoản này chi tiết thành 3 tiểu khoản: + TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá + TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm + TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 521 – Chiết khấu thương mại: Dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua hàng , dịch vụ với khối lượng lớn. Bên Nợ: Phản ánh số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ và có 3 tiểu khoản như sau: + TK 5211: Chiết khấu hàng hoá + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm +TK 5213: Chiết khấu dịch vụ TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại: Dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Đây là tài khoản điều chỉnh của tài khoản 511 để tính doanh thu thuần. Bên Nợ: Tập hợp doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bị trả lại Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. TK 532 – Giảm giá hàng bán: Được sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Các khoản bớt giá, hồi khấu và khoản giảm giá đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về người bán sẽ được hạch toán vào tài khoản này Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. TK 632 – Giá vốn hàng bán. Bên Nợ: Trị giá vốn cùa hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ vào TK xác định kết quả kinh doanh. TK 632 cuối kỳ không có số dư. TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. TK này sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách này nước. Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp. - Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách nhà nước. - Số thuế GTGT của hàng bán bị rả lại. Bên Có: - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ. - Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. - Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư: + Bên Có - Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. + Bên Nợ - Số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 157, 111, 112, 131, … 2. Phương pháp hạch toán. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho Khi xuất giao hàng hoá cho người mua, nếu là bán buôn theo hình thức trực tiếp, kế toán phản ánh các bút toán: Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu hàng tiêu thụ Nợ TK liên quan (111,112, 131…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGTđầu ra. Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ + Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112, 1122,131…Tổng giá thanh toán theo tỷ giá hạch toán Nợ (Có) TK 413: Chênh lệch tỷ giá tăng (giảm). Có TK 511: Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu vào. + Nếu doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán Nợ TK 1112, 1122,131… Tổng doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Nếu là bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng + Khi chuyển hàng đến cho người mua kế toán ghi: Nợ TK 157: Trị giá mua của hàng chuyển đi. Có TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng chuyển đi. + Nếu có bao bì kèm theo hàng hoá và được tính riêng, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. Có TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng. + Khi người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền Nợ TK liên quan ( 111, 112…): Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng ( giá không có thuế GTGT). Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Có TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. + Xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Giá mua thực tế hàng gửi bán. Có TK 157: Giá thực tế hàng gửi bán. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Về thực chất doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng. Bên bán chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Khi nhận được hoa hồng môi giới, kế toán ghi các bút toán: + Phản ánh doanh thu, thuế GTGT phải nộp Nợ TK lq (111,112,131…) Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng không có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Phản ánh chi phí liên quan đến bán hàng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK lq (111,112,338…): Tổng giá thanh toán. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ + Nếu hàng mua được chuyển bán thẳng Nợ TK 157: Trị giá mua chưa thuế. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán. Khi người mua thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì phản ánh bút toán giá vốn của hàng chuyển bán thẳng: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế cảu hàng bán thẳng. Có TK 157:Trị giá hàng gửi bán. + Nếu hàng mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng: Nợ TK 632: Trị giá mua chưa thuế. Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331…Tổng giá thanh toán. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán vận chuyển thẳng Nợ TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa. - Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, quầy hàng. kế toán chi tiết kho hàng theo địa điểm luân chuyển nội bộ cửa hàng. Nợ TK 156 - Chi tiết kho, quầy, cửa hàng nhận bán. Có TK 156 - Kho hàng hoá (kho chính). Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và kết chuyển giá vốn. Bút toán 1: Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: Giá vốn hàng hoá. Có TK 156 - Chi tiết kho, quầy hàng. Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Trường hợp phát sinh thừa, thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu chưa tìm ra nguyên nhân thì phải lập biên bản xử lý. + Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): THuế GTGT đầu ra. Có TK 3381: Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. + Nếu nộp thiếu tiền hàng Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Nợ TK 1381: Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT. Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. Hạch toán tiêu thụ nội bộ. Tiêu thụ nội bộ là việc mua bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ giữa đơn vị chính và đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tập đoàn. Ngoài ra, nó còn bao gồm các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất biếu tặng, trả lương, thưởng, xuất dùng cho hoạt động kinh doanh. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trong một tổng công ty, kế toán phản ánh doanh thu tiêu thụ nội bộ: Nợ TK 111,112: Số thu được bằng tiền Nợ TK 136: Số chưa thu được Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ Nợ TK 512: Số doanh thu tiêu thụ nội bộ trong kỳ Có TK 911 Đối với các trường hợp: + Trường hợp dùng hàng hoá để biếu tặng, quảng cáo, chào hàng hay sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng xuất Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hoá Bút toán 2: Phản ánh doanh thu: Nếu sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 641, 642 Có TK 512 Nếu dùng biếu tặng cho công nhân viên, cho khách hàng (bù đắp bằng quĩ phúc lợi, quĩ khen thưởng) Nợ TK 431 Có TK 512 Có TK 3331 Hạch toán các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại. Hạch toán hàng bán bị trả lại Nếu số hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết như hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại, mẫu mã, kế toán dùng tài khoản 531 để phản ánh. Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng mà họ đã mua trước đây, kế toán căn cứ vào chứng từ được lập khi khách hàng trả hàng để ghi doanh thu và gía vốn hàng bán bị trả lại. + Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 33311: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả lại cho khách hàng hoặc chấp nhân trừ vào nợ + Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: Ghi tăng hàng hóa Có TK 632: Ghi giảm giá vốn Hạch toán giảm giá hàng bán Các khoản tiền giảm trừ cho khách hàng tính trên giá bán đã thoả thuận vì lý do vi phạm các điều kiện trong hợp đồng kinh tế đã ký được hạch toán trên TK 532. Khi có nghiệp vụ giảm giá hàng bán phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách tương ứng với số giảm giá họ được hưởng Có TK 111, 112, 131: Số tiền trả ngay hoặc chấp nhận trả. Hạch toán chiết khấu thương mại. Phương pháp hạch toán như sau: - Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 : Số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Có TK 111, 112...: Nếu thanh toán cho khách bằng tiền Có TK 131: Nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang tài khoản doanh thu: Nợ TK 511 Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thương mại trong kỳ III- HẠCH TOÁN KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Khái niệm và tài khoản sử dụng Hạch toán kết quả tiêu thụ là một trong những khâu quan trọng, tổng hợp nhất của khâu quản lý. Nó cung cấp những thông tin kinh tế một cách nhanh nhất và có độ tin cậy cao. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh như hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều tận dụng hết những năng lực sẵn có nhằm tăng lợi nhuận kinh doanh, cũng cố và mở rộng thêm thị phần của mình trên thị trường. Do vậy, kế toán cần phải cung cấp được toàn bộ thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ. Kết quả tiêu thụ hàng hoá chính là kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Nó được xác định bằng phần chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá với các khoản chi phí kinh doanh và được xác định bằng công thức: Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ Giá vốn hàng hoá tiêu thụ Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp = - - - Doanh thu thuần về tiêu thụ Tổng số doanh thu thực tế Chiết khấu thương mại Doanh thu hàng bán bị trả lại = - - - - Giảm giá hàng bán Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu Để hạch toán kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh:dùng để xác định kết quả toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp. Tài khoản này mở chi tiết cho từng hoạt động. Bên Nợ:- Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Số lãi trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Bên Có:- Kết chuyển doanh thu thuần về số hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. - Kết chuyển thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối: TK này dùng để kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ. Bên Nợ:- Số lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. - Phân phối các khoản lãi. Bên Có:- Số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Dư nợ: Các khoản lỗ chưa xử lý. Dư có: Số lãi chưa phân phối. TK 641 - Chi phi bán hàng: Dùng để phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng . - Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: + TK 6411 - Chi phí nhân viên bán hàng. + TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì. + TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6415 - Chi phí Bảo hành hàng hoá. + TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuy._.ển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911. TK 642 không có số dư và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. + TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. + TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. + TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. + TK 6426 - Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi. + TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác 2. Phương pháp hạch toán Kết quả tiêu thụ hàng hoá được xác định qua 4 bước: Bước 1: Xác định doanh thu thuần Doanh thu thuần Tổng số doanh thu theo hoá đơn Giảm giá hàng bán Doanh thu hàng bán bị trả lại Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (Nếu có) = - - - Chiết khấu thương mại Doanh thu theo hoá đơn: Là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan.Cuối kỳ, để xác định doanh thu thuần, kế toán kết chuyển các khoản làm giảm doanh thu: Nợ TK 511, 512 Có TK 531, 532 Sau đó, kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911: Nợ TK 511, 512: Doanh thu bán hàng, doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 911 Bước 2: Xác định giá vốn hàng bán Trị giá vốn của hàng xuất bán Trị gía mua của hàng xuất bán Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán = + Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán Chi phí mua hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng trong kỳ Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ = + + x Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ Kế toán phân bổ chi phí thu mua cho số hàng bán ra trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 1562 Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 911 Có TK 632: Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Bước 3: Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ được hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ1: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng. K/C vào kỳ sau TK 641 TK 334, 338 TK 111, 112, 331 TK 335, 1421 TK 214 TK 911 TK 152, 153 TK 111, 152, 1388 Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền Thuế GTGT được khấu trừ của dịch vụ mua ngoài Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng K/C chi phí bán hàng cuối kỳ Chi phí chờ kết chuyển TK 1422 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 335, 1421 TK 214 Chi phí theo dự toán K/C vào kỳ sau TK 642 Chi phí nhân viên TK 334, 338 TK 911 TK 152, 153 TK 111, 152, 1388 Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp K/C chi phí bán hàng cuối kỳ Chi phí chờ kết chuyển TK 1422 Thuế GTGT được khấu trừ của dịch vụ mua ngoài TK 133 TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền TK 333, 111, 112 TK 139, 159 Thuế, lệ phí phải nộp và đã nộp Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641, 642: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Bước 4: Xác định kết quả tiêu thụ (Kết quả hoạt động kinh doanh) Nếu doanh thu thuần lớn hơn giá vốn + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán tiến hành kết chuyển lãi : Nợ TK 911 Có TK 421 (4212): Lãi từ hoạt động kinh doanh. Ngược lại, nếu lỗ kế toán ghi: Nợ TK 421 (4212): Lỗ từ hoạt động kinh doanh. Có TK 911 PHẦN HAI THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY FINTEC I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY FINTEC ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty FINTEC Công ty cổ phần Đầu tư -Công nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại , tên giao dịch là FINTEC được thành lập từ tháng 9 năm 1995. Đây là Công ty Cổ phần với số vốn góp ban đầu là 2.500.000.000 VNĐ. Ở những buổi đầu thành lập, Công ty có 7 thành viên góp vốn, hiện nay số lượng cổ đông đã nhiều hơn, số vốn góp cũng đã nhiều hơn trước. FINTEC khởi đầu bằng việc kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin, có trụ sở chính tại 212 C2 Vĩnh Hồ, Quận Đống Đa, Hà Nội. Đây là một công ty phát triển theo mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành, hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất và xuất khẩu nông phẩm, kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng, cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ tư vấn và đầu tư. Hiện nay, Công ty có các chi nhánh tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và một số quốc gia trên thế giới. Có thể liệt kê ra đây các mốc đánh dấu quá trình phát triển của Công ty: Tháng 9 năm 1995: Công ty FINTEC thành lập theo hình thức công ty cổ phần, hoạt động kinh doanh : cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin với số vốn điều lệ là 2 tỉ rưỡi . Có trụ sở chính tại 212 C2, Vĩnh Hồ, Đống Đa, Hà Nội. Tháng 1 năm 1996: chuyển toàn bộ trụ sở giao dịch đến địa chỉ 5-7 Đinh Lễ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Trở thành hội viên chính thức của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI). Tháng 4 năm 1997: thành lập trung tâm thiết bị văn phòng (FINTEC_OA) đặt tại 101 K1 Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội. Tháng 9 năm 1998: thành lập Xí nghiệp chế biến thực phẩm (FINTEC_Factory) tại số 2 Chương Dương Độ, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tháng 4 năm 1999: thành lập văn phòng chi trả kiều hối (FINTEC_Finance) taị tầng 6 toà nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội. Tháng 12 năm 1999: thành lập trung tâm công nghệ phần mềm và thương mại điện tử tại tầng 6 toà nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội. Cùng thời gian này, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh cũng được thành lập, trụ sở là: tầng 6 toà nhà Techcombank, 24-26 Pasteur, Quận 1, TP Hồ Chí Minh. Tháng 3 năm 2000: thành lập chi nhánh tại TP Đà Nẵng (256/1 đường Đống Đa, Quận Thạch Thang, Đà Nẵng. Tháng 5 năm 2000: thành lập chi nhánh tin học tại số 5-7 Đinh Lễ, Hà Nội và chuyển toàn bộ văn phòng công ty về tầng 6 toà nhà Techcombank, 15 Đào Duy Từ, Hà Nội, nâng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 VNĐ Tháng 6 năm 2001: nâng vốn điều lệ lên 15.000.000.000 VNĐ với số cổ đông lên đến 19 người Tháng 11 năm 2001: đổi tên Trung tân thiết bị văn phòng thành Chi nhánh Thăng Long. Tháng 12 năm 2001: chuyển Văn phòng về 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội. Công ty FINTEC với đội ngũ nhân viên trẻ, giàu kiến thức chuyên môn, năng động và nhiệt huyết, dưới sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giam đốc đã tạo được cho mình một mạng lưới chi nhánh rộng rãi cũng như không ngừng mở rộng các hình thức kinh doanh nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của thị trường. Việc làm này đồng thời còn giúp Công ty có mối quan hệ với thị trường ở nhiều lĩnh vực khác nhau, tạo điều kiện cho việc phát triển hơn nữa nhãn hiệu các sản phẩm của mình. 2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty FINTEC Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty FINTEC có thể được khái quát qua sơ đồ sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI Văn phòng P. Kế toán Bộ phận bán hàng Phòng XNK Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Văn phòng chi trả kiều hối Chi nhánh TP Đà Nẵng Chi nhánh Thăng Long Xí nghiệp chế biến thực phẩm Chi nhánh Tin học Sơ đồ 3: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty FINTEC Qua sơ đồ này ta thấy đây là cơ cấu tổ chức của một công ty cổ phần được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, sáu chi nhánh của Công ty đều hạch toán độc lập. Tuy nhiên, hiện nay toàn bộ cổ phiếu của Công ty không phát hành rộng rãi ra công chúng nên có thể gọi đây là một công ty cổ phần nội bộ, loại hình này không thu hút đươc nguồn vốn bên ngoài để giúp cho nhu cầu mở rộng và phát triển công ty. Hiện nay, nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc trong cơ cấu quản lý của công ty FINTEC như sau: Đại hội cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. Đại hội có quyền quyết định các loại cổ phần, mức cổ tức hàng năm, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát, quyết định tổ chức lại và giải thể Công ty, quyết định sửa đổi, bổ xung điều lệ của công ty và các quyết định quan trọng khác theo luật doanh nghiệp qui định. Hội đồng quản trị (HĐQT): là cấp quản lý cao nhất, quyết định các hoạt động của công ty. HĐQT gồm 7 thành viên, được họp 3 lần trong một năm, lần 1 họp vào đầu năm nhằm vạch ra kế hoạch hoạt động sản xuất trong năm, lần hai thường được tổ chức vào giữa năm để kiểm tra tiến độ thực hiện, điều chỉnh kế hoạch nếu cần, còn lần ba được tổ chức vào cuối năm nhằm đánh gía kết quả quá trình hoạt động trong năm. Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên không phải là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán , báo cáo tài chính của Công ty và một số nhiệm vụ khác theo điều lệ công ty qui định. Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm về những sai phạm gây ra. Ban giám đốc: hiện nay gồm tổng giám đốc, TS. Nguyễn Hồng Chương do HĐQT bổ nhiệm chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Công ty, giúp đỡ cho tổng giám đốc điều hành công ty là phó tổng giám đốc, kỹ sư Đỗ Hồng Minh. Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán, giúp ban giám đốc quản lý, giám sát một cách thường xuyên và có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ lập và triển khai thực hiện kế hoạch xuất, nhập khẩu cung ứng vật tư, hàng hoá, trang thiết bị và các phương tiện sản xuất cho các đơn vị trực thuộc Công ty. Văn phòng chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản, hợp đồng kinh tế và các giấy tờ, ... tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động của Công ty Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho Công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá, tiếp nhận và phê duyệt đơn đặt hàng, thông báo cho phòng kế toán những thông tin về khách hàng. Với thời gian hoạt động chưa bao lâu nhưng công ty FINTEC đã không ngừng phát triển cả về chiểu rộng lẫn chiều sâu, đi đôi với việc phát triển là đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Giờ đây, Công ty FINTEC có sáu đơn vị thành viên hạch toán độc lập hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, chịu sự chỉ đạo chung của ban giám đốc ty. Tại mỗi đơn vị đều có giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành đơn vị mình cũng như chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước ban giám đốc công ty. Công việc quản lý được thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường đối với các công ty vừa và nhỏ ở nước ta. Theo mô hình này, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý đã có những bộ phận chức năng giúp đỡ trong các lĩnh vực chuyên môn. II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY FINTEC ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty FINTEC được tổ chức theo mô hình kế toán phân tán. Mô hình đó như sau: Kế toán trưởng công ty Kế toán các hoạt động tại công ty Kế toán các chi nhánh của công ty Kế toán tài sản cố định Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế toán vât tư, hàng hoá Kế toán tiền và thanh toán Kế toán tổng hợp Sơ đồ 4: Mô hình kế toán theo kiểu phân tán của công ty FINTEC Theo như mô hình này, kế toán trung tâm và kế toán chi nhánh đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng nhiệm vụ của kế toán phân cấp: Kế toán chi nhánh phải mở sổ kế toán, thực hiên toàn bộ công tác kế toán phần hành tương tự như các phần hành của Công ty từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo quản trị đưa lên kế toán Công ty. Các chi nhánh được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh. Kế toán các hoạt động tại Công ty được tổ chức theo tám phần hành chính. Số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán gồm có ba người: kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ do nhân viên kế toán thực hiện, kế toán công nợ chịu trách nhiệm với các phần hành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và thanh toán, kế toán tổng hợp đảm nhiệm tất cả các phần hành còn lại. Mô hình kế toán theo kiểu phân tán, sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán nên số lượng nhân viên kế toán được giảm bớt. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình này rất phù hợp với bộ máy quản lý nói trên. Hàng hoá và các kênh phân phối của công ty FINTEC Công ty FINTEC chủ yếu kinh doanh các mặt hàng sau: Thiết bị văn phòng của hãng CANON: máy in phun, máy in lazer, máy quét scanner, máy photocopy, máy fax ... Mực in SEPOMS cho máy in: CANON, HP, EPSON,.... Máy vi tính thương hiệu KEYMAN của Việt Nam Các sản phẩm máy vi tính của các hãng: COMPAQ, IBM, HP, DELL, ... Các thiết bị mạng và giải pháp hệ thống của CISCO, 3COM, HP, INTEL,..... Máy huỷ giấy của hãng INTIMUS Công ty FINTEC phân phối sản phẩm rộng rãi trên thị trường Hà Nội và các chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng FINTEC Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Chi nhánh TP Đà Nẵng Thiết bị văn phòng và sản phẩm tin học TP Hà Nội Sơ đồ 5: Các kênh phân phối của công ty FINTEC Các sản phẩm tin học và các thiết bị văn phòng của Công ty FINTEC được tiêu thụ trên thị trường cả nước, song chủ yếu là tại Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh. Những hàng hoá này được Công ty tiêu thụ trực tiếp tại Hà Nội hoặc được bán cho các Chi nhánh của Công ty tại các thành phố khác để cung cấp cho thị trường nơi đó. Quan hệ giữa chi nhánh với Công ty là quan hệ bên mua và bên bán bởi vì các Chi nhánh của Công ty đều hạch toán độc lập. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được chương trình kế toán tự động lập và in ra theo định kì. Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sụ ủoà 6: Chu trỡnh ghi soồ toồng hụùp taùi coõng ty FINTEC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu III- HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY FINTEC Phương thức tiêu thụ hàng hoá và tài khoản sử dụng. . Phương thức tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán. Công ty FINTEC chuyên kinh doanh các thiết bị văn phòng và sản phẩm tin học. Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lô hàng lớn, giá trị. Còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Tại Công ty, chỉ áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, Công ty cho phép nợ lại theo thời hạn. Còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng Về hình thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). Tài khoản sử dụng Để phục vụ hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Chính sách giá cả, phương thức thanh toán và phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ tại Công ty FINTEC Giá bán của hàng hoá được xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Phương thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng:Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kiểm kê định kì và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào tài khoản 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC 3.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Các chứng từ được sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt , đồng thời là phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chận đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty FINTEC Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Qui trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131 Sơ đồ 7: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty FINTEC Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Côngty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): -Liên 1: lưu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng -Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt , ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty FINTEC. Ngày 27 tháng 3 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long đặt mua với số lượng lớn mặt hàng Máy in Canon LBP 1120 và Mực EP-22. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (Bảng 1)với các khoản mục chủ yếu sau: Loại hàng: Máy in Canon LBP 1120 vá Mực EP-22 Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong hoá đơn GTGT Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hảng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá (Bảng 3, bảng 4). (Bảng 1) Công ty FINTEC Số phiếu: 00987X Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo Kho:Cty PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 03 năm 2003 Xuất cho: Chi nhánh Thăng Long Địa chỉ: 101-K1, Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Máy in Canon LBP 1120 cái 240 240 2 Mực EP-22 hộp 144 144 Người Trưởng KT trưởng Tổng giám đốc Thủ kho Người nhận đề nghị phòng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Bảng 2) Công ty FINTEC Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội THẺ KHO Tháng 03 năm 2003 Hàng hoá: Máy in Canon LBP-1120 Đơn vị tính:cái Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu tháng 351 00875 2/3 Cty TNHH Công nghệ truyền thông 1 350 00889 8/3 DTIC 3 347 ... ... ... 00987 27/3 Chi nhánh Thăng Long 240 ... ... ... ... 00990N 29/3 Cty DTIC trả lại hàng 1 ... ... Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 028837 ngày 27/03/2003 bán cho chi nhánh Thăng Long, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (Bảng 5). Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 651.571.200 VNĐ Trong đó: Giá vốn 01 Máy in Canon LBP 1120 là 2.402.400 VNĐ Giá vốn 01 Hộp mực EP-22 là 520.800 VNĐ Kế toán định khoản; Nợ TK 632: 651.571.200 Có TK 156 (1561): 651.571.200 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (131- CN Thăng Long): 853.248.000 Có TK 511: 775.680.000 Có TK 333 (33311): 77.568.000 Đến ngày 30 tháng 03 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 028837. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh số tiền được nhận: Nợ TK 112: 853.248.000 Có TK 131 (131- Chi nhánh Thăng Long): 853.248.000 Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại Công ty FINTEC Hiện nay, Công ty FINTEC áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dưới mức qui định thì không phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì Công ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Ví dụ: Ngày 29 tháng 03 năm 2003, Công ty FINTEC bán cho Công ty TNHH Công nghệ truyền thông một bộ máy tính Prolinia và một bộ máy in Laser, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 như sau: Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật kí chung, nhật kí bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính đưa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết hàng hoá (Qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hóa). Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty FINTEC có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm 2003 đến nay chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu như xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty như: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, người bán hàng sẽ lập biên bản t._.