Kế toán nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ ở Công ty In Bộ Lao động thương binh & xã hội

ện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo hạch toán kinh doanh vốn có lãi, số lãi có được là do doanh thu lớn hơn chi phí, chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngược lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm lớn nhất của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn được coi là một trong những chìa khoá mở cánh cửa của sự tăng trưởngvà phát triển. Để đạt được mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong các yếu tố đầu vào của sản xuất đó là vật liệu ,công cụ dụng cụ. Nó đóng vai trò rất quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn từ 70_80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy việc tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu được và phải đảm bảo cả 3 yêu cầu của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có như vậy mới kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội (ngõ Hoà Bình 4 _Minh Khai _Hà Nội), em thực sự thấy được tầm quan trọng của công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có được cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Trần Long, em đã chọn chuyên đề “Kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ “ ở Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội. Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm 3 chương chính Chương I: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu _công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp. Chương II: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu _công cụ dụng cụ tại Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xẫ Hội. Chương III: Nhận xét và kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội. Vì khả năng và thời gian có hạn nên chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong và xin chân thành cám ơn sự góp ý của các thầy cô giáo và các cô chú trong phòng kế toán của Công ty. Chương I Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu Và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất I_Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm, đặc điểm nguyên liệu, vật liệu. Nguyên liệu, vật liệu (NL,VL) là những đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thực của sản phẩm. NL,VL có đặc điểm riêng khác với các loại tài sản khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, NL,VL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. NL,VL là loại tài sản sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua NL,VL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NL,VL khác trong doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NL,VL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NL,VL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. 2. Vai trò của NL,VL trong doanh nghiệp sản xuất. NL,VL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lượng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngưng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc, lương công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ...) sẽ tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Như vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVl hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh dạo của nhà quản trị .Nếu thực hiện được sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đưa ra tỷ lệ NL,VL thích hợp vừa có lợi về chi phí thu mua, vừa đảm bảo chất lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ. II_Phân loại và đánh giá NL,VL. 1. Phân loại NL,VL. Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NL,VL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy để tổ chức tốt côfg tác quản lý và hạch toán NL,VL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong hoat động sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NL,VL theo những tiêu thức thích hợp. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau. Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NL,VL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: _ Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm NL,VL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NL,VL chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì NL,VL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lượng (khoảng 70%_80%). _ Nguyên vật liệu phụ : là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm như các loại bao bì, vật liệu đóng gói… _ Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…) và chất khí (hơi đốt, ga…). _ Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. _ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí cụ, vật kết cấu… _ Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy vụn… hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định …Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. 2. Đánh giá NL,VL. Đánh giá NL,VL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Đánh giá NL,VL theo giá thực tế. Về nguyên tắc NL,VL phải được đánh giá theo giá thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị NL,VL mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá trị NL,VL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). Giá thực tế NL,VL nhập kho. *Đối với NL,VL mua ngoài nhập kho: Trị giá thực tế NL,VL nhập kho Các loại thuế không được hoàn lại Các khoản giảm giá Chi phí thu mua thực tế Giá mua trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT) = + + - - Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu. _ Đối với NL,VL tự gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NL,VL nhập kho Giá thực tế NL,VL xuất kho Chi phí gia công chế biến = + _ Đối với NL,VL thuế ngoài gia công chế biến nhập kho: Trị giá thực tế NL,VL nhập kho Giá thực tế NL,VL xuất kho thuê ngoài chế biến Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến Chi phí vận chuyển đi về = + + _Đối với NL,VL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại vốn góp thì giá thực tế NL,VL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp nhận. _Đối với NL,VL được cấp trên cấp, được biếu tặng hay viện trợ. Trị giá thực tế NL,VL nhậpkho Giá thị trường tương đương Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận = + _Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NL,VL nhập kho được xác định theo giá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NL,VL vào các đối tượng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm. Giá thực tế NL,VL xuất kho. Đối với NL,VL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ vủa kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NL,VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NL,VL có giá trị cao, đồng thời kế toán NL,VL có tính khoa học và trình độ cao. Phương pháp tính theo giá nhập trước xuất trước(Fifo): Theo phương pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trước, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, sử dụng phương pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn. Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo): Theo phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước. Như vậy giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. Phương pháp tính theo đơn giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế của NL,VL xuất kho được tính theo đơn giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể được tính theo các cách sau: _Tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá BQ NL,VL Trị giá TT NVL tồn đầukỳ Trị giá TT NL,VL nhập trong kỳ + Số lượng NL,VL tồn đầu kỳ Số lượng NL,VL nhập trong kỳ + = Trị giá thực tế NL,VL xuất kho Số lượng NL,VL xuất dùng Đơn giá bình quân = + - Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ: Đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ = Tổng trị giá NL,VL tồn đầu kỳ Tổng số lượng NL,VL tồn đầu kỳ _Tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập Đánh giá NL,VL theo giá hạch toán (phương pháp hệ số giá). Giá hạch toán là giá cả ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. Giá hạch toán được xây dựng có thể là giá kế hoạch. Giá hạch toán chỉ được xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NL,VL. Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan. Phương pháp điều chỉnh: tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NL,VL. Trị giá thực tế NL,VL xuất kho = Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá NL,VL Hệ số giá NL,VL = Giá thực tế NL,VL tồn đầu kỳ + Giá TT NL,VL nhập trong kỳ Giá hạch toán NL,VL tồn đầu kỳ + Giá HT NL,VL nhập trong kỳ Phương pháp hệ số giá có ưu điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc quy định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực. Trước khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NL,VL ta cần nghiên cứu nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NL,VL. III _ Vai trò của kế toán NL,VL. Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh doanh tài chính thì hạch toán NL,VL là công cụ đắc lực của công tác quản lý NL,VL. Việc kế toán NL,VL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý NL,VL của doanh nghiệp . Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý của NL,VL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NL,VL cần thực hiện các nhiệm vụ : Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho NL,VL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo về số lượng, chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NL,VL hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NL,VL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NL,VL theo đúng chế độ, phương pháp quy định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NL,VL, phát hiện và xử lý kịp thời NL,VL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NL,VL. Tham gia kiểm kê đánh giá NL,VL theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo về NL,VL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. IV_Kế toán chi tiết NL,VL. Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NL,VL là một công việc có khối lượng lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NL,VL đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị số lượng lẫn chất lượng của từng loại NL,VL theo từng kho, từng người quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý NL,VL nói riêng. Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NL,VL. Chứng từ sử dụng. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán NL,VL bao gồm: _ Phiếu mua hàng (13_BH). _ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01_VT). _ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02_VT). _ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03_VT). _ Biên bản kiểm kê sản phẩm vật tư hàng hoá (Mẫu số 08_VT). _ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : _ Chứng từ hoá đơn thuế GTGT. _ Phiếu xuất vật tư theo hạng mức (Mẫu số 04_VT). _ Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05_VT). _ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07_VT). Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Thủ tục nhập NL,VL. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu thấy cần thiết có thể lập bản kiểm nhận để kiểm tra NL,Vl thu mua cả về số lượng lẫn chất lượng, quy cách. Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế, ghi vào ” Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “ Phiếu nhập kho “ NL,VL trên cơ sở hoá đơn, phiếu báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số liệu thực nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ. Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản. Thủ tục xuất kho NL,VL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật tư, sau khi được lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho. Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu V_ Các phương pháp kế toán chi tiết NL,VL. Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NL,VL do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NL,VL hàng ngày phải được thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NL,VL. Việc hạch toán chi tiết NL,VL được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán có thể tiến hành theo ba phương pháp: 1. Phương pháp ghi thẻ song song: ở kho : thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NL,VL trên thẻ kho về mặt số lượng. ở phòng kế toán : kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết NL,VL theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị . Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Bảng tổng hợp xuất_nhập_tồn Thẻ kho Sổ chi tiết NL,VL Sổ tổng hợp Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sơ đồ số 1: Sơ đồ hạch toán Ghi chú: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập và xuất thủ kho lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NL,VL để lập bảng tổng hợp nhập_xuất_tồn. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiêu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết NL,VL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N_X_T với sổ tổng hợp. Ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhược điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. 2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ở kho : thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của NL,VL. ở phòng kế toán : kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NL,VL theo từng kho, dùng cho cả năm .Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NL,VL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 2: Sơ đồ hạch toán Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho phòng kế toán lập thẻ kho, bảng kê nhập xuất. Cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất NL,VL ở các bảngkê kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng NL,VL trên sổ đối chiếu luân chuyển thẻ kho, đồng thời đối chiếu số tiền với sổ tổng hợp. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. 3. Phương pháp ghi sổ số dư: ở kho : Thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng. Cuối tháng, căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng NL,VL vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. ở phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ NL,VL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị . Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết NL,VL theo phương pháp ghi sổ sổ dư qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 3: Sơ đồ hạch toán Bảng luỹ kế nhập Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Sổ số dư Bảng tổng hợp N - X- T Thẻ kho Sổ tổng hợp Phiếu giao nhận CT xuất Chứng từ xuất Bảng luỹ kế xuất Ghi chú: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất,thủ kho lập thẻ kho,sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển sang phòng kế toán, kế toán ghi số tiền vào phiếu và lập bảng luỹ kế nhập, xuất. Cuối tháng căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng N-X-T, từ thẻ kho thủ kho ghi số lượng NL,VL vào số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi số tiền. Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các sổ số dư, sổ tổng hợp và bảng tổng hợp N- X- T với nhau. Ưu điểm: giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: kế toán chưa ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NL,VL mà xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn sẽ rất khó khăn. Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ xuất nhập nhiều và thường xuyên. Doanh nghiệp chỉ áp dụng với phương pháp tính giá hạch toán để kiểm tra chi tiết nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng. VI _ Kế toán tổng hợp NL,VL . 1. Hạch toán tổng hợp NL,VL, theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.1. Khái niệm và đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên : Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho các loại NL,VL, một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản ( TK ) sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho. Việc xác định trị giá NL,VL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán. Trị giá NL,VL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm: Quản lí chặt chẽ NL,VL, kể cả mặt hiện vật và giá trị, giúp doanh nghiệp nắm được thường xuyên tình hình vật tư tồn kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho. Nhược điểm: khối lượng hạch toán nhiều không thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vị nhỏ thường xuyên xuất bán. 1.2.Tài khoản sử dụng : Để hạch toán NL,VL, theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133. TK 152: “ Nguyên liệu vật liệu”. Dùng theo dõi giá trị thực tế của toàn bộ NL,VL hiện có tăng giảm qua kho. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá thực tế NL,VL nhập kho do mua ngoài, thuê chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. + Giá trị NL,VL thừa phát hiện khi kiểm tra. + Giá trị thực tế NL,VL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: + Giá NL,VL xuất kho. + Chiết khấu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại. + Trị giá NL,VL thiếu hụt khi kiểm kê. + Kết chuyển giá thực tế NL,VL tồn đầu kỳ. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NL,VL tồn kho cuối kỳ. TK 151: “Hàng mua đang đi trên đường“ phản ánh giá trị vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hóa đang đi đường. + Kết chuyển thực tế hàng đi đường cuối kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng, cho khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Số dư bên Nợ: + Giá trị vật tư hàng hóa đang đi đường chưa về nhập kho. TK 331: “ Phải trả cho người bán ” TK này phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho người bán vật tư, người nhận thầu xây lắp. + Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu. + Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hóa đã giao nhận theo hợp đồng. + Chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số kết chuyển về giá trị vật tư hàng hóa thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: + Số tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu. + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số “ hàng về chưa có hóa đơn “ khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người nhận thầu. Số dư bên Nợ : Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. TK 133: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” TK này dùng để phản ánh giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ. + Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. + Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại. +Thuế GTGT đầu vào của hh mua vào đã trả lại hoặc được giảm giá. Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hoặc được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả. TK 133 có hai tài khoản cấp 2: TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định. 1.3. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu : sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 151 TK 152,153 TK 621 Nhập kho hàng đi đường Xuất dùng trực tiếp kỳ trước chế tạo sản phẩm TK 111,112,141 TK 627,641,642 Nhập kho VL do mua ngoài Xuất dùng cho quản lý phục vụ cho sản xuất ,bán hàng,QLDN,XDCB TK 133 TK 333 TK 632 Thuế nhập khẩu Xuất bán trực tiếp TK 411 TK 154 Nhận góp vốn liên doanh Xuất tự chế biến hoặc thuê cổ phần ,cấp phát ngoài gia công TK 154 Xuất tự chế biến hoặc thuê Nhận góp vốn liên doanh ngoài gia công TK 128,222 TK 138(1381) Nhận góp vốn liên doanh Phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 338(3381) TK 627,641,642 Phát hiện thiếu khi kiểm kê Phân bổ đầu vào ,chi phí chờ xử lý SXKD trong kỳ TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do Chênh lệch giảm do đánh giá lại đánh giá lại 2. Hạch toán tổng hợp NL,VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế.Từ đó kế toán xác địng lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ: Trị giá NL,VL xuất trong kỳ + Giá trị NL,VL tồn kho đầu kỳ Tổng giá trị NL,VL tăng trong kỳ = - Giá trị NL,VL tồn cuối kỳ Ưu điểm : Giảm nhẹ khối lượng hạch toán . Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho cuối kỳ được xác định trên kết quả kiểm kê thực tế. Nhược điểm : Kế toán không theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NL,VL trên TK 152, TK 153. Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi được số hao hụt, mất mát. Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là khâu bảo quản vật tư. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lượng vật tư nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục. 2.1. Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng các TK: 151,152,153,611: Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, tác dụng của các TK 151, TK 152, TK 153 khác với phương pháp kê khai thường xuyên. Tức là với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 151, TK 152, TK 153 dùng để kết chuyển giá trị thực tế NL,VL chứ không dùng để theo dõi tình hình xuất, nhập NL,VL. TK 611: “Mua hàng“ Phản ánh giá trị thực tế NL,VL mua vào, xuất dùng trong kỳ. Nội dung kết cấu: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của NL,VL tồn kho đầu kỳ. + Trị giá thực tế NL,VL, hàng hoá mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại. Bên Có: + Kết chuyển giá thực tế của NL,VL, hàng tồn kho cuối kỳ + Giá trị NL,VL, hàng hoá xuất sử dụng trong kỳ. + Trị giá NL,VL h2 mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. 2.2.Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ số 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NL,VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ giá tăng TK 152 TK 611 “Mua hàng” TK 151,152,153 Kết chuyển giá trị vật liệu Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ TK 111,112,141 TK 111,112 Mua trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng được giảm giá TK 331,311 TK 621 Thanh toán Mua chưa trả Cuối kỳ kết chuyển sổ tiền bằng tiền vay xuất dùng cho SXKD TK 333(3333) TK 632 Thuế nhập Xuất bán khẩu TK 411 TK 111,138 Nhận vốn góp Thiếu hụt cổ phần mất mát TK 412 Chênh lệch đánh Chương II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội I_ Đặc điểm chung của Công ty In Bộ Lao Động Thương Binh Xă Hội . 1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty in. 1.1 Thông tin định danh: _Tên doanh nghiệp: Công ty in Lao Động Xã Hội _Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company Viết tắt: LASAPCOM. _Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Phường Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. _Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạp chí, nhãn mác các loại. 1.2 Quá trình hình thành và phát triển. Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Lao Động Thương Binh Và Xã Hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng nhà nước. Được hình thành từ ngày 8/11/1938 vớivới quy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập số 287QDD/TB-XH ngày 8/11/1938 của Bộ trưởng Bộ Thương Binh và Xã Hội ). Hiện nay doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại Hoà Bình 4- Phường Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Sau một thời gian hoạt động xưởng In Thương Binh đã phát triển với quy mô lớn hơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thương Binh và Xã Hội đã quyết định chu._.yển xưởng in Thương Binh thành xí nghiệp In Bộ Thương Binh và Xã Hội (QĐ138/QĐTB-Xh ngày 4/9/1986). Bộ Lao Động và Bộ Thương Binh Xã Hội là do hai Bộ xác nhập thành đó là Bộ Lao Động và Bộ Thương Binh Xã Hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trưởng Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ số 156/LĐTBXH-QĐ). Năm 1990 do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường để phù hợp với tình hình mới Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội lại quyết định thành lập xí nghiệp và sản xuất dụng cụ tàn tật (QD số 18 LĐTB-QĐ ngày 16-11-1991). Sau một năm hoạt động Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội lại ra quyết định thành lập Nhà in Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội (theo QĐ 152/LĐTBXH-QĐ ngày 20-3-1993) trên cơ sở tách ra từ Xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật. Theo QĐ số 373-201/QĐ-BLĐTBXH ngày 5-4-2001 của Bộ trưởng Bộ Thương Binh Xã Hội về việc đổi tên Nhà in Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội thành Công ty In Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội và được bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao Đọng Thương Binh Xã Hội. Từ năm 1992 sau khi được thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nước độc lập, Công ty In đã có nhiều bước phát triển với các hàng in ấn như: các tài liệu, biểu mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích... Là một doanh nghiệp với qui mô nhỏ, Công ty In đã tính tăng bộ máy hành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 người trong đó có 30 kỹ sư, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc. Có thể khái quát tình hình hoạt động của Công ty In Bộ Lao Động Thương Binh –XH qua một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Quý 2 Năm 2003 Tổng doanh thu 9.000.000.000 11.000.000.000 4.000.000.000 Số phải nộp NSNN 2.000.000.000 4.000.000.000 1.000.000.000 Thu nhập bình quân 500.000 600.000 550.000 2.Qui trình công nghệ đặc điểm tổ chức sản xuất . 2.1 Qui trình công nghệ. Từ khi chính thức là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty chỉ có những trang thiết bị cũ lạc hậu, chỉ có 1 máy in offset, còn lại là máy in Typô. Để đảm bảo đủ sức cạnh tranh trên thương trường, từ năm 1994 cho đến năm 1997, Công ty đã thực hiện việc đầu tư gần 7 tỷ đồng cho dàn máy in offset hiện đại. Hiện nay Công ty in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ offset. Do đặc điểm cũng như tính chất của Công ty in, ở đây qui trình sản phẩm chia làm các bước công nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng. Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống bộ phận quá trình sản xuất phải qua các bước công nghệ sau: _ Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in. _ Vi tính: Đưa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in, tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ...(to, nhỏ, độ đậm). _ Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in. _ Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh bình bản làm nhiệm vụ bố trí tất cả các loại (chữ, hình ảnh) có cùng một màu với các tấm mica theo từng trang in. _ Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển sang bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản. _ In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm lúc này bộ phận in offset 4 trang, offset 10 trang, offset 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. _ Thành phẩm: Khi nhận được các bản in bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóng quyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển cho khách hàng. Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất Thiết kế kỹ thuật Vi tính Chụp ảnh Bình bản Công tác phim Phơi bản In Hoàn thiện Thành phẩm 2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất. Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội là loại hình doanh nghiệp sản xuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hành tại 4 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình. _Phân xưởng cơ khí: Có nhiệm vụ sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, tiến hành lắp đặt khi có thiết bị mới cho các phân xưởng phục vụ sản xuất. Giám sát các bộ phận trong dây truyền sx, chấp hành đầy đủ các quy trình LĐ và bảo dưỡng máy móc thiết bị. _Phân xưởng chế bản: Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết bị hiện đại nhất như : máy vi tính, máy tráng li tâm, máy phơi tại đây các bản thảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch chuyển xuống được đưa vào bản in mầu được sắp xếp theo một trình tự nhất định rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ in theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật . _Phân xưởng in: Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổ offset đảm nhiệm .Khi nhận được chế bản khuôn in do phân xưởng chế bản chuyển sang phân xưởng in sử dụng kết hợp. +Bản in công giấy công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu +Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu xanh, đỏ, vàng, đen tuỳ thuộc vào yêu cầu mầu sắc của từng đơn vị đặt hàng. _Phân xưởng hoàn thiện: Là phân xưởng cuối cùng của qui trình công nghệ sản xuất. Do sổ sách và tổ kiểm tra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn chỉnh thành một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng. +Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật. +Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn : cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói sau đó nhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng. 3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất của Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội tổ chức theo mô hình trực tuyến bộ máy quản lý gọn nhẹ. Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Công ty in với khách hàng với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty in. Giúp việc cho giám đốc là phó Giám đốc và một kế toán trưởng, phó ban Giám đốc thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng. Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bôn phận kế toán của Công ty in. Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng kế toán tài chính thống kê Phân xưởng hoàn thiện Phân xưởng in Phân xưởng chế bản Phân xưởng cơ khí Giám đốc Phó giám đốc 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 4.1Đặc điểm của bộ máy kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính toàn công ty. Phòng kế toán công ty gồm có 9 người trong đó có 6 người có trình độ đại học, 3 người trình độ trung cấp. Công ty in Bộ LĐTB-XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều được xử lý ở phòng kế toán tại công ty. _Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong công ty, là tham mưu giúp cho Giám Đốc để quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công tác tài chính của nhà nước tại đơn vị. _Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp giúp kế toán trưởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trưởng.VD như có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ... _Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ công ty hiện có. _Kế toán thanh toán: Tính toán xác định quỹ lương của đơn vị, tính lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHXH, BHYT... Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và các khoản nợ của cán bộ công nhân viên. _Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng. _Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T kho NVL trong công ty. _Thủ quỹ: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu của công ty và vào sổ quỹ. _Thủ kho: Quản lý vật tư, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ và có nhiệm vụ ghi vào thẻ kho. _Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo công ty và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in Kế toán trưởng Kế toán THợp KT thanh toán Nhân viên thống kê Thủ quỹ Thủ kho Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán vật liệu Hình thức sổ kế toán: Hiện nay Công ty in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. _ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng. _ Sổ kế toán tổng hợp - sổ cái tài khoản. _Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627... Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị trả lại và không có giảm giá hàng bán. Trình tự ghi sổ: _Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ. _Các chứng từ cần hạch toán được ghi vào sổ kế toán chi tiết. _Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản. Các chứng từ thu chi TM được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng KT. _Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết,kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ tại công ty in Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối PS Báo cáo kế toán Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng TH chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng 4.2Phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này là phương pháp chi tiết ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho các loại vật liệu . Tại Công ty in đã áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Theo dõi riêng biệt thuế VAT được khấu trừ và thuế VAT phải nộp. II_Tình hình thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ LĐTB-XH. 1.Tình hình chung về nguyên liệu tại Công ty in. 1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in. Đặc điểm : Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội là một doanh nghiệp sản xuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loại mặt hàng rất phong phú, đa dạng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã của sản phẩm .Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và quy cách cũng như mẫu mã. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty in đều có bán trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công ty in đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu trong kho. Các nguồn nhập nguyên vật liệu Công ty in đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty như Công ty in Tiến Bộ, Công ty văn hoá phẩm... Tất cả các vật tư mua về hầu như Công ty in đều thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ, bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty in rất được chú trọng tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt... Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu. Giám đốc Công ty in ra quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật tư dùng cho sản xuất. Hệ thống các định mức vật tư Đơn vị sử dụng Vật tư cần định mức Định mức Phân xưởng chế bản Dầu tra máy Xà phòng Giẻ lau 0.5 lít/tháng 7 hộp/tháng 1 kg/tháng Phân xưởng offset Mực in đen Xà phòng Giẻ lau Giấy lít/triệu trang in thực tế 37 hộp/tháng 150 kg/tháng 3 kg/triệu trang in thực tế Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in: Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nhờ đó mà kế toán theo dõi được tình hình biến động của từng thứ loại vật liệu, cung cấp thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu được kịp thời. Vật liệu của công ty được phân loại như sau: _Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm. Nó bao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu như của VN, Nhật, TQ...và bản kẽm. _Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm như các chủng loại ghim, thép đóng sách, chỉ khâu... _Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in. _Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho sửa chữa các máy in, máy xén...như vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốp sét... _Phế liệu: Bao gồm giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng... _Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại và chia ra thành nhóm loại như sau: +Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay... +Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít... Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất dùng giá trị của nó sẽ được phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó, còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùng vào sản xuất thì giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành. 1.2 Đánh giá vật liệu dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định . Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in được nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh. Công ty in đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế vật tư nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng được xác định theo các cách khác nhau. Thường thường công ty mua vật liệu với phương thức buôn bán vận chuyển về tận kho công ty. Vì vậy chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL đều do bên bán chịu. Do đó giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT).Còn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho. Trong trường hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán vật liệu tính là giá ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xước, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính (giá có thể bán được). Giá thực tế vật liệu xuất kho: ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi xuất kho vật liệu kế toán vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính được giá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng hợp được NVL nhập kho trong tháng. Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất được thủ kho ghi song song vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu. Phiếu xuất được tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tương ứng với từng loại vật liệu xuất và được tập hợp vào bảng kê xuất. Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thực tế NVL xuất kho được tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân vật liệu ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền được kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách. Vì vậy theo dõi việc tính toán này rất khó khăn. Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau: NVl chính: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Trị giá tồn đầu kỳ : 19.224.140đ Số lượng tồn đầu kỳ : 117.820 tờ Trị giá giấy nhập trong kỳ : 30.481.000đ Số lượng nhập trong kỳ : 163.000 tờ Số lượng xuất trong kỳ : 261.935 tờ Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) là: Đơn giá thực tế bình quân GQ = 19.224.140 + 30.481.000 117.820 + 163.000 = 177/ tờ Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghi chép còn trùng lặp nhưng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra. 2.Thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty in . 2.1 Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất kho nguyên vật liệu Thủ tục nhập kho. Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài theo quy định của công ty thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua nguyên liệu) đem hoá đơn lên phòng vật tư (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối chiếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng loại đến chất lượng, thì đồng ý cho nhập NVl đó vào kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phòng vật tư, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán. Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVl. NVL Phòng KH-SX Kiểm nghiệm Nhập kho HĐơn GTGT Phiếu NK BBản KN VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH như sau: Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109) của Nhà máy giấy Bãi Bằng Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thường Kiệt. Công ty nhận được các hoá đơn sau:  Mẫu số : 01/ GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 2:(giao hàng cho khách hàng) Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Ký hiệu:EY 077454 Số: 02_B Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng Địa chỉ:............................................................................................................... Điện thoại:....................................MS:................................................................ Họ tên người mua hàng: Phan Văn Trọng Đơn vị: Công ty in Bộ LĐTB-XH Địa chỉ: Ngõ Hòa Bình 4_Minh Khai_Hai Bà Trưng_Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 010010567_1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60) Giấy Bãi Bằng60g/m2(39x54) Giấy cút sê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 163.000 381.500 5.000 187 140 1072 30.481.000 44.590.000 5.360.000 Cộng tiền hàng: 80.431.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.043.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 88.474.100 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi tám triệu bốn trăm bảy mươi tư nghìn một trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Mẫu số: 01/GTGT-2LN Hoá đơn GTGT Liên 2:(giao cho khách hàng) Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Ký hiệu: HK 065312 Số: 04_B Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm Địa chỉ: 42 Lý Thường Kiệt Điện thoại: 9721110 Họ tên người mua hàng: Nguyễn thu Ngà Đơn vị: Ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai_Hai Bà Trưng_Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:0100257866 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 96.400 80.350 43.291 3.470.400 2.892.600 1.298.730 Cộng tiền hàng : 7.661.730 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 766.173 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.427.903 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ HT) Ngày 21/6/2003 phòng vật tư nhận được hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm được ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu như sau: Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT PhòngKH _Vật Tư Số:104 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm : Ông : Nguyễn Xuân Tiến : Trưởng ban Ông : Phạm Hoàng Minh : Uỷ viên Bà : Phạm Thị Liên : Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: STT Tên quy cách sp, h2, lao vụ, dịch vụ MS ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QĐ SL KĐ QĐ 1 2 3 Giấy B2 60g/m2(42x60) Giấy B2 60g/m2(39x54) Giấy cútsê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 163.000 381.500 5.000 163.000 381.500 5.000 ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho. Đại diện kỹ thuật Trưởng ban Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT Phòng KH_Vật tư Số :105 Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm : Ông: Nguyễn Tuấn Anh : Trưởng ban Ông: Bùi Trung Dũng : Uỷ viên Bà : Hoàng Tuyết Mai : Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: STT Tên quy cách sản phẩm, h2, lao vụ, dịch vụ MS ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QĐ SL KĐ QĐ 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số lượng vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho. Đại diện kỹ thuật Trưởng ban Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 01 – VT Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Số:106 Họ tên người giao hàng: Phạm Thu Minh Địa chỉ:......................................................................... Chứng từ số:................................................................. Biên bản kiểm nghiệm số 104 ngày 21 tháng 6 năm 2003 Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội. STT Tên hàng ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 3 Giấy B260g/m2(42x60) Giấy B260g/m2(39x54) Giấy cútsê 105g/m2 (79x109) tờ tờ tờ 163.000 318.500 5.000 163.000 318.500 5.000 187 140 1072 30.481.000 44.590.000 5.360.000 Cộng Thuế GTGT 10% Tổng cộng 80.431.000 8.043.100 88.473.100 Tổng số tiền (viết bằng chữ):Tám mươi tám triệu bốn trăm bảy mươi ba nghìn một trăm đồng. Nhập, ngày 21 tháng 6 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số :01 - VT Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Số:107 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Xuân Anh Địa chỉ:................................................................. Chứng từ số:.......................................................... Biên bản kiểm nghiệm số 105 ngày 25 tháng 6 năm 2003 Nhập vào kho:Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội . STT Tên hàng ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 96.400 80.350 43.291 3.470.400 2.892.600 1.298.730 Cộng Thuế GTGT 10% Tổng cộng 7.661.730 766.173 8.427.903 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng. Nhập, ngày 25 tháng6 năm 2003 Phụ trách c. tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số: 06/VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 21 tháng 6 năm 2003 Tờ số: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Đơn vị tính : tờ Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 106 21/6 Tháng 5/2003 Mua giấy Bãi Bằng 60g/m2 (42x60) 21/6 163.000 117.820 280.820 Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số: 06/VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 27 tháng 6 năm 2003 Tờ số: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng60g/m2(39x54) Đơn vị tính: tờ Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 106 27/6 Tháng 5/2003 Mua giấy Bãi Bằng 60g/m2 (39x54) 27/6 318.500 84.114 402.614 Thủ tục xuất kho Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế (theo từng đơn đặt hàng) phân xưởng ghi danh mục vật liệu cần lĩnh cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm cấp nguyên vật liệu, cần dùng gửi lên phòng KH-VT. Sau khi phòng VT xem xét đối chiếu với KHsản xuất (đơn đặt hàng) để viết phiếu xuất kho. NVL xuất dùng cho sản xuất được thống kê vật tư ghi sổ để theo dõi tình hình N-X-T kho của vật liệu để phục vụ cho việc hạch toán chính xác vật liệu xuất dùng vào sản xuất. ở Công ty in Bộ LĐTB-XH sử dụng phiếu xuất kho để lĩnh vật liệu, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: _Một liên lưu tại phòng vật tư. _Một liên để thủ kho giữ ghi vào thẻ kho rồi sau đó chuyển lên phòng kế toán. VD:Ngày 23 tháng 6 năm 2003, phòng KH-VT viết phiếu xuất kho một số vật liệu cho phân xưởng in sách. Người nhận hàng: Anh Hiển Số lượng xin lệnh: 261.935 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) 399.330 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) 763 tờ giấy cút sê105g/m2(79x109) Lý do xuất:In sách. Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho Ngày 23 tháng 6 năm 2003 Số: 110 Họ tên người nhận: Nguyễn Hồng Liên Lý do xuất:để in sách Lĩnh tại kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, vật tư ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 Giấy B260g/m2(42x60) Giấy B260g/m2(39x54) Giấy cút sê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 261.935 399.330 763 261.935 399.330 763 Cộng Tổng số tiền(viết bằng chữ): ............................................................................... ............................................................................................................................. Xuất, ngày 23 tháng 6 năm 2003 Phụ trách c.tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số:02-VT Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 6 năm 2003 Số:111 Họ tên người nhận hàng: Phạm Thanh Loan Lý do xuất:để in sách Lĩnh tại kho: Ngõ Hoà Bình 4- Minh Khai – Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ):................................................................................. ............................................................................................................................... Xuất, ngày 27 tháng 6 năm 2003 Phụ trách c.tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phiếu xuất kho chỉ ghi cột số lượng vì giá trị vật liệu xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền, nên cuối tháng mới tổng hợp được số vật liệu nhập trong tháng, từ đó mới tính được đơn giá bình quân gia quyền. 2.2 Kế toán chi tiết NVL ở Công ty in Bộ LĐTB-XH. Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh kế toán chi tiết NVL được thực hiện theo từng thứ vật liệu và được tiến hành ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Vì vậy để phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ sự biến động của NVL làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và kiểm tra giám sát sự biến động của NVL, kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau: Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự kế toán cụ thể ở công ty như sau: ở kho: việc ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập-xuất NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất, vào chứng từ và thẻ kho. Cuối kỳ tính ra số lượng tồn kho ghi vào thẻ kho. Đị._.