Kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội

c doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững và cạnh tranh trên thị trường thì phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm của mình thể hiện qua: Chất lượng mẫu mă giá cả…trong đó chất lượng về vấn đề then chốt. Để thưc hiện điều đó. Doanh nghiệp phải tiến hành quản lý một sự đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vât tư, vốn một cách chủ động sáng tạo và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất kế hoạch NVL là một khâu quan trọng về chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Cho nên một sự biến động nhỏ về NVL cũng ảnh hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý NVL , giảm chi phí giá thành nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch toán tới NVL đảm bảo cung cấp NVL một cách kịp thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dữ trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc lạm dụng lẵng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Xí nghiệp in- NXB Lao động xã hội là một doanh nghiệp trực thuộc NXB lao đông xã hội hoạt động trong lĩnh vực in ấn một lĩnh mà NVL là yếu tố then chốt của quá trình SXKD với ý thức sâu sắc vai trò quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất. Xí nghiệp đẵ rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và coi một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của xí nghiệp Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp in NXB lao động xã hội được sự giúp đơ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo: Trần Long nên em đă mạnh dạn lựa chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động – xã hội”để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình. Mặc dù đă cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề của em chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Vì vậy em tất mong nhận sự đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo các cô trong phòng kế toán – tài vụ của xí nghiệp in đẵ tận tình giúp em hoàn thành chuyên đề này. Chương i Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ I. Khái niệm đặc điểm và vai trò của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh 1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ 1.1. Khái niệm + Nguyên liệu, vật liệu: trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động một trong 3 yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, là cở sở vật chất cấu tạo nên cở sở vật chất của sản phẩm. + Công cụ, dụng cụ: là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những tư liệu lao động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép, và quần áo làm việc dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình những vẫn coi là công cụ, dụng cụ. 1.2. Đặc điểm +Nguyên liệu, vật liệu : - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu,vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. + Công cụ, dụng cụ : - Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ - Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu giá trị hao mòn dần được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sủ dụng ngắn được quản lývà hặch toán như tài sản lưu động 1.3. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh. 1.3.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ a. Phân loại nguyên liệu, vật liệu, và công cụ, dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò chức năng và có các đặc tính lý, hoá khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm, từng thứ. Căn cứ vào vai trò và chức năng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là các loại nguyên liêu, vật liệu, khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm - Vật liệu phụ : là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất Căn cứ vào công dụng, vật liêu phụ được chia thành các nhóm + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu, vật liệu chính + Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm + Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất Nhiên liệu là loại vật liệu phụ trong quá trình sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng . Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng hoặc thể khí Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị được dự trữ để sử dụng cho việc sửa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình. Vật liệu và thiết bị XDCB là các loại vật liệu và thiết bị dùng cho công tác xây dựng cơ bản để hình thành TSCĐ. Vật liệu khác bao gồm các loại vât liệu chưa được phản ánh ở các loại vật liệu trên Công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất được phân chia như sau : Căn cứ vào nội dung kinh tế được phân thành các loại chủ yếu như sau : + Dụng cụ lắp, đồ nghề chuyên dùng cho sản xuất + Công cụ, dụng cụ, dùng cho công tác quản lý + Quần áo bảo hộ lao động + Khuôn mẫu đúc sẵn + Lán, trại tạm thời. + Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu . + Các loại công cụ, dụng cụ khác. Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ được chia ra làm 3 loại + Công cụ, dụng cụ + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý hoá của từng loại để chia thành nhiều phần, từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dung cụ 1.3.2. Đánh giá nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ) phải được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. *Đánh giá nguyên liệu, vật liệuvà công cụ dụng cụ theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm :chi phí mua ,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong DN được hình thành từ nhiều người khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ được xác định theo từng trường hợp nhập xuất + Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho. Giá gốc nguyên liệu Giá mua chi phí Các loại thuế Chi phí liên vật liệu và công cụ trên hoá đơn khi không được quan trực tiếp dụng cụ mua ngoài = trừ đi các khoản + hoàn lại + đến việc nhập kho chiết khấu giảm giá mua hàng Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp,bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quản trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho(chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…) + Giá gốc của nguyên liệu, vât liệu và công cụ, dụng cụ tự chế biến nhập kho được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốc nguyên Chi phí liệu, vật liệu = liệu, vật liệu + chế biến nhập kho xuất kho Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, được tính theo công thức sau: Giá gốc nguyên Giá gốcNL,VL Tiền công Chi phí vận liệu, vật liệu và công = xuất kho thuê ngoài + phải trả cho + chuyển bốc cụ, dụng cụ nhập kho chế biến người chế biến dỡ, các chi phí có liên quan TT + Giá gốc của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá thực tế do hội đồng đánh giá lại và đẵ được chấp thuận công với các chi phí tiếp nhận(nếu có). + Giá gốc của NL,VL và CC, DC nhận, biếu, tặng. Giá gốcNL,VL Giá trị hợp lý Các chi phí khác có và CC,DC nhập = ban đầu nhưngNLVL + liên quan trực tiếp đến kho CCDC tương đương việc tiếp nhận + Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được cấp. Giá gốc nguyên liệu Giá trị hợp lý ban đầu Chi phí vận chuyển vật liêu và công cụ = của nguyên liệu, vật liệu + bốc dỡ, chi phí có dụng cụ nhập kho công cụ tương đương lien quan TT khác + Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện : - Do giá gốc của nguyên liêu, vật liêu và công cụ, dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau như đẵ trình bày ở trên, để trích giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên liêu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được. + Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của các loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập). Giá trị thực tế NLVL = Số lượng NL VL x Đơn giá bình quân Và CC DC xuất kho CC DC xuất kho Gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương án sau : + Phương án 1 : tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ( còn gọi là giá bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ ) Đơn giá Giá trị thực tế NL VL + Giá trị thực tế NL,VL bình quân CC DC tồn kho đầu kỳ CC,DC nhập kho trong kỳ gia quyền cả = Số lượng NL,VL và CC,DC + Số lượng NL,VL và CCDC kỳ dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ + Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi là giá bình quân gia quyền liên hoàn). Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NL,VL Giá trị thực tế NL,VL gia quyền sau CCDC tồn kho trước CCDC nhập kho của mỗi lần nhập khi nhập từng lần nhập = Số lượng NL,VL và CCDC + Số lượng NL,VL và tồn kho trước CCDC nhập kho khi nhập của từng lần nhập + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của từng lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho. * Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán. - Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thường sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ, nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, hoạt động nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ diễn ra thường xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính giá gốc (giá trị thực tế) thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, xuất và ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ. - Giá hạch toán là giá do kế toán doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch ,hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng tương đối ổn định lâu dài. Trường hợp có sự biến động lớn về giá cả doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. - Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh lệch giữa trị thực và trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại) nguyên liệu, vật liệuvà công cụ, dụng cụ để điều chỉnh giá hạch toán xuất kho thành giá trị thực tế. - Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được tính theo công thức sau: Hệ số chênh lệch giá = Giá trị thực tế NL, VL CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực tế NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị hạch toán NL, VL CCDC tồn kho đầu kỳ + Giá trị hạch toán NL, VL CCDC nhập kho trong kỳ Giá trị thực tế NL, VL CCDC xuất kho = Giá hạch toán NL, VL CCDC xuất kho * Hệ số chênh lệch giá 1.3.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp rất đa dạng phong phú về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật tư, đảm bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị và hiện vật theo từng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị, qui cách, chất lượng riêng biệt. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài sản nói chung và quản lý nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng. 2. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan. 2.1 Các chứng từ có liên quan sử dụng. Chứng từ kế toán sử dụng được qui định theo chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) - Biên bản kiêm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH) - Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn GTGT Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo qui định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu số 07-VT). 2.2. Thủ tục nhập kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng va hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt hàng số lượng, khối lượng, chất lượng. qui cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “ phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tục sau khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.3. Thủ tục xuất kho nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư.Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt.Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho .Hằng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán . ô Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ Tại kho thủ kho sử dụng thẻ kho để theo tình hình nhập xuất tồn của từng vật tư. Đầu năm kế toán vật liệu nhập the kho theo từng thứ vật tư liệu có trong sổ danh điểm vật tư, ghi các chỉ tiêu: Tên vật tư, nhăn hiệu quy cách, chất lượng đơn vị tính, mã số danh điểm vật liệu…Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho. Thủ kho căn cứ vào từng phiếu nhập, phiếu xuất để ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập (xuất) kho để ghi vào thẻ kho của từng thứ và tính số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Sau đó phân loại phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư và chuyển giao cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Thẻ kho được thủ kho phân loại, sắp xếp theo từng loại, nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ và phải bảo quản chặt chẽ đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng tồn kho thực tế của từng thứ vật tư. Tại phòng kế toán, kế toán chi tiết vật tư sử dụng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi chi tiết từng thứ (nhóm) vật tư. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết được áp dụng, kế toán chi tiết có thể sử dụng một trong các sổ kế toán chi tiết sau: Sổ(thẻ)kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ . Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư Ngoài ra trong thực tế, kế toán vật tư còn có thể mở các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn, vật liệu, công cụ, dụng cụ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và áp dụng phưong pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. 3.1. Phương pháp ghi thẻ song song Nguyên tắc hạch toán: ở kho, thủ kho ghi chép tình hình Nhập- xuất- tồn trên thẻ kho tình hình Nhập- xuất- tồn của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập- xuất kho vật tư hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thực nhập thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho phải chuyển những chứng từ Nhập- xuất do phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. (2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập- xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào Sổ( thẻ ) kế toán chi tiết (3) Đinh kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thủ kho với số (thẻ) kế toán chi tiết. (4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các số( thẻ ) kế toán chi tiết để lập Bảng cân đối tổng hợp nhập- xuất- tồn, mỗi thứ vật tư ghi một dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Số liệu này để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. sơ đồ kế toán chi tiết vl –ccdc theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Sổ tổng hợp Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N – X -T Sổ chi tiết vl -ccdc Thẻ kho 1 1 3 2 2 4 5 * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập- xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. (1) Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phưong pháp thẻ song song (2) Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. (3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên Bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm. (4) Cuối tháng đối chiếu số lưọng nguyên liệu vật liệu, công cụ, dụng cụ, nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển. (5) Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, nhập, xuất, tồn trên ổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp (1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thẻ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. 3.3. Phương pháp sổ số dư Nguyên tắc kế toán chi tiết: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng Nhập- xuất- tồn và cuối kỳ phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho của từng của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối với Bảng tổng hợp giá trị Nhập- xuất- tồn kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm. Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp Sổ số dư (1) Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ song song thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật tư (2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. (3) Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho. (4) Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ( nếu vật tư được bảo quản ở nhiều kho) (5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lưọng vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ số dư sau đó chuyển vào phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho vào ngày cuối cùng của tháng (6) Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc Bảng nhập, xuất, tồn với sổ số dư sơ đồ kế toán chi tiết vl – ccdc theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ số dư Bảng giao nhận chứng từ nhập Bảng giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn Sổ tổng hợp nhập - xuất – tồn (1) (1) (2) (4) (2) (6) (3) (3) (5) * Ưu điểm, nhược điểm. + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư tránh được việc trùng lặp với thủ kho. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán + Nhược điểm: Kho phát hiện đuợc nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. 4. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ *. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là tài sản lưu động của doanh nghiệp được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập –xuất kho(mỗi lần nhập – xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm). Những cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm,ước lượng NVL tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp: là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập –xuất – tồn kho các loại vật liệu, công cụ ,dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất .Phương pháp này sử dụng các tài khoản kế toán TK151, 152, 153, 156, 157. Phương pháp kê khai thường xuyên: Được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất như: sản xuất công nghiệp, xây lắp và các đơn vị thường xuyên kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đẵ xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư Trị giá vật tư hàng hóa = hàng hoá mua + hàng hoá tồn - hàng hoá tồ xuất kho vào trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ Theo phương pháp này mọi biến động vật liệu, công cụ, dụng cụ không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho giá trị nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua và nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng_ TK611 Mua hàng” Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ với quy cách khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng hoá tồn kho có ưư điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi… Theo luật GTGT có 2 trường hợp tính thuế: Phương pháp khấu trừ Phương pháp trực tiếp. * Kế toán tổng hợp công cụ, dụng cụ. - Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và một số nhu cầu khác. Tuy nhiên do đặc điểm, tính chất cũng như giá trị và thời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và hiệu quả của công tác kế toán vào các đối tượng sử dụng một lần hoặc nhiều lần. - Phương pháp phân bổ 1 lần: Theo phương pháp này khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán phân bổ toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất – kinh doanh của kỳ xuất dùng phương pháp này chỉ nên sử dụng trong trường hợp giá trị của công cụ, dụng cụ xuất dùng nhỏ hoặc thời gian nhiều sử dụng của công cụ, dụng cụ rất ngắn (100% giá trị) - Phương pháp phân bổ lần 2 (50%): Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ, kế toán khi tiến hành phân bổ lần 50%giá trị công cụ, dụng cụ vào kỳ xuất dùng. Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng công cụ, dụng cụ, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất- kinh doanh của kỳ báo hỏng. Giá trị còn lại Giá trị CCDC hỏng Giá trị phế Tiền bồi thường của CCDC = - liệu thu hồi - vật chất báo hỏng 2 (nếu có) (nếu có) - Phương pháp phân bổ nhiều lần: Tiến hànhtính toán phân bổ giá trị thực tế mà công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuấtkinh doanh từng kỳ hạch toán phải chịu: Số phân bổ cho từng kỳ được tính theo công thức sau: Mức phân bổ giá trị Giá trị thực tế ccdc xuất dùng ccdc = Số lần phân bổ 5. Tài khoản kế toán sử dụng. Trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng một số TK chủ yếu: TK152, 153, 151, 331. Ngoài ra còn sử dụng một số TK có liên quan như TK111, 112, 128, 222, 411, 627, 641, 642, 133 s. Kết cấu một số tài khoản a) TK._.152 “Nguyên liệu, vật liệu” Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK152 - Bên Nợ: + Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ - Bên Có: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho + Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng bán và hàng mua trả lại + Các nghiệp vụ làm giảm giá trị nguyên vật liệu + Kết chuyển giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ -Dư nợ: + Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp2 để kế toán chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như: tk 152.1: Nguyên vật liệu chính tk 152.2: Vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu b) TK153 : Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm các loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế Kết cấu TK153 -Bên Nợ, Có, có kết cấu và nội dung phản ánh tương tự như TK 152 -TK153 có 3 TK cấp 2: TK153.1: Công cụ, dụng cụ TK153.2: Bao bì luân chuyển TK153.3: Đồ dùng cho thuê TK331: Phải trả người bán Tài khoản này sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán Kết cấu TK 331 - Bên Nợ: +Số tiền đã thanh toán cho người bán + Số tiền người bán đã chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng + Giá trị vật tư hàng hoá, thiếu hụt kém phẩm chất + Chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả - Bên Có: +Số tiền phải trả cho người bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng vè chưa có hoá đơn - Dư Có: Số tiền còn phải trả cho người bán - Dư Nợ: Số tiền đã ứng, trả trước, hoặc trả thừa cho người bán c) TK 133 Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Kết cấu TK 133 - Bên Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ - Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ + Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã đuợc hoàn lại - Số dư Nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ TK 133: Có hai tài khoản cấp 2 + TK133.1 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá + TK133.2: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định Tài khoản 331- Phải trả người Kế toán sử dụng TK 331- Phải trả người bán, để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của các doanh nghiệp do người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài khoản này cũng đã được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người thầu xây lắp chính, phụ. Kết cấu nội dung TK 331- Phải trả cho người bán Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp. Số tiền ứng trước cho người người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá cho doanh nghiệp trừ vao nợ phải trả. Số kết chuyển về giá trị vật tư, hàng hoá, thiếu hụt, kém phẩm chất, khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. Bên Có: Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp. Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của sổ vật tư, hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo chính thức. Số dư Bên có: -Số tiền cần phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Số dư bên: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Tài khoản 331- Phải trả cho người bán cần phải mở chi tiết theo từng người bán, từng khoản thanh toán, từng lần thanh toán. sơ đồ kế toán tổng hợp vl –ccdc theo phương pháp kê khai thường xuyên TK111,112, TK153 TK627,641,642141,331 Mua ngoài CCDC Xuất CCDC loại phân bổ một lần TK133 TK142,242 Xuất dùng CCDC Phân bổ dần loại phân bồ dần vào chi phí TK151 Hàng đi đường nhập kho TK411 TK154 Nhận cấp phát góp vốn CCDC thuê ngoài, tự chế xuất kho TK711 TK128,222 Nhận viện trợ, biếu tặng Xuất CCDC góp vốn liên doanh TK154 TK632 CCDC thuê ngoài , tự chế Xuất CCDC bán, trả lương, trả nhập kho thưởng, biếu tặng TK128,222 TK1381,334 Nhận lại vốn góp liên doanh Kiểm kê phát hiện thiếu TK412 Đánh giá giảm CCDC Đánh giá tăng CCDC sơ đồ kế toán tổng hợp vl- ccdc theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Thuế gtgt tính theo phương pháp khấu trừ) TK151,152,153 TK611 TK151,152,153 *** *** Giá trị VL,CCDC tồn đầu kỳ Giá trị VL,CCDC tồn cuối kỳ TK111,112,331 TK111,112,331 Giá trị VL, CCDC mua vào Giảm giá được hưởng,hàng trả lại TK133 TK133 Thuế GTGT Thuế GTGT TK411 TK138,334,632 Nhận vốn góp liên doanh Giá trị thiếu hụt, mất mát cấp phát TK412 TK621,627,641,642 Đánh giá tăngVL, CCDC Giá trị VL, CCDC nhờ xuất dùng TK141(1421),242 TK711 Giá trị CCDC Phân bổ dần xuất dùng lớn vào CPSXKD Nhận viện trợ, tậng thưởng 6. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Khác với phương pháp là kê khai thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ theo TK 152, 153 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà để kết chuyển trị giá thực tế vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611: Mua hàng *TK611:Mua hàng TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của sổ vâtj tư hàng hoấ mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu TK611 - Bên Nợ + Phản ánh giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ thêm trong kỳ - Bên Có + Phản ánh thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ , tồn kho cuối kỳ + Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, xuất dùng trong kỳ. + Chiết khấu mua hàng được hưởng Cuối kỳ không có số dư TK 611 có hai TK cấp 2 + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ có hai TK cấp 2 + TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. + TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. Ngoài ra kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng các TK 111, 112, 141, 331, 151, 128, 241, 411, 621, 641. chương II thực tế công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, tại xí nghiệp in thuộc nhà xuất bản lao động xã hội. I. Quá trình phát triển của xí nghiệp . Thực hiện sắp xếp tại DN nhà nước, Bộ lao động- Thương binh và xã hội đã có quyết định số 564/ 2003/ QĐ_BLĐTBXH ngày 07/ 05/ 2003 sát nhập NXB Lao động- xã hội và Nhà in bộ lao động- xã hội thành Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiêpj in thuộc NXB- Lao dộng xã hội được thay đổi như sau: *Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của NXB- Lao động xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng. *Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội do một Giám đốc phụ trách được Giám đốc NXB bổ nhiệm. Giám đốc xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấythu bù chi theo đúng quy định của tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc: “Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động” * Hàng tháng, quý, năm xí nghiệp In thuộc NXB lao động xã hội phải làm báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế toán cho nhiệm kỳ tới trình Giám đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình hình hoạt động SXKD của xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát triển: tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kĩ thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu đúng mứckĩ thuật về vật tư, lao động NVL, đơn giản…bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất . * Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao đông xã hội được kinh doanh những nghành nghề bao gồm: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài nghành và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của Đảng, hướng dẫn thực hiện chính sách, luật pháp của nhà nước, biểu dương những môh hình tốt những điển hình tiên tiến về công tác lao động- thuơng binh và xã hội. - Nhân gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật và luật xuất bản đã ban hành. - Kinh doanh vật tư và thiết bị nghành in: Tại xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức sản xuất, tổ chức lao động. Các đơn vị đi vào hoạt động ổn định, tính giảm bộ phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời tư tưởng của cán bộ công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hướng phát triển tốt. Đây thực sự đã đánh dấu một bước ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của xí nghiệp Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đă không ngừng củng cố và phát triển luôn hoàn thành suất sắc nhiệm vụ sản xuất, mức tăng trưởng kinh tế đều đạt năm sau cao hơn năm trước, đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, công nhân viên luôn được đảm bảo. Năng lực sản xuất cũng ngày càng được tăng cường và phát triển theo hướng hiện đại hoá cả về số lượng và chất lượng. + Về lao động: Khi mới thành lập xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ công nhân(phần lớn là cán bộ, công nhân của bộ điều động xưởng). Số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn. Nhưng đến nay xí nghiệp đẵ có hơn 100 cán bộ công nhân trong đó: - Cán bộ quản lý và gián tiếp : 31 người - Số người có trình độ Đại Học : 13 ngưòi - Số người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 người - Số công nhân có bậc thợ từ 6-7 : 30 người - Số công nhân có bậc thợ tư 4-5 : 32 người - Số cán bộ, công nhân là đảng viên : 26 người - Số cán bộ công nhân là đoàn viên : 21 người - Số cán bộ công nhân là nữ : 45 người - Độ tuổi bình quân cán bộ quản lý : 51,0 người - Độ tuổi bình quân của công nhân : 37,6 ngưòi Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kĩ sư chuyên nghành, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao đã được đào tạo chuyên nghành in có thực tế và kinh nghiệm , đôi ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất, quản lý và lãnh đạo. + Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Roneo để thực hiện những sản phẩm đơn giản. Đến nay xí nghiệp in đẵ có một dây chuyền in Offset đồng bộ, khép kín có công nâng cao với 12 máy in offest màu từ 4 đến 16 trang và một số thiết bị mới nhập như: Máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máy phơi bản, máy đóng sách, máy ghim đặc biệt là 2 máy khâu 1 máy gấp mới được nhập năm 2005 với hiệu quả sử dụng cao. Dây chuyền này đã được các đồng nghiệp trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại. + Về nhà xưởng:Xí nghiệp thuộc nhà NXB lao động – xã hội đã có nhà xưởng, văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4. Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội với diện tích mặt bằng là 2100 m2 . Xí nghiệp In đã được xây dựng khu nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 m2 sử dụng để làm kho tàng và nhà làm việc. Hiện nay để đáp ứng nhu cầu và mở rộng và phát triển sản xuất NXB lao động – xã hội đang đầu tư xây dựng khu nhà 7 tầng trên nền kho cũ để phục vụ cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ của NXB. Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, xí nghiệp In NXB Lao động – Xã hội đã đạt được thành tựu đáng kể: + Về kinh tế: Mỗi năm xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế theo hướng nhanh dần đều. Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều dạt trên 1%, Năm 2004 Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lượng trên 1,3 tỷ trang in. Đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên tới 880.000 VNĐ/ tháng. Sản phẩm của xí nghiệp đã có mặt tại mọi miền của Tổ Quốc từ thành thị đến nông thôn, miền núi và ngày càng được đông đảo bạn hàng biết đén Do SXKD theo hướng chất lượng phù hợp với mọi khách hàng nên chát lượng sản phẩm của xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay mà xí nghiệp In vân không ngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hưóng đi của sia nghiệp thời kỳ đổi mới một hướng đi đúng + Trong thi đua: Xínghiệp In NXB lao động – xã hội đã xây dựng chương trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng nhưng quy trình làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sáng kiến cải tiến cách làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mớivà tìm ra những nhân tố điển hình trong những mặt hoạt động chủ yếu. Nhận thức đựoc thi đua là phong trào của toàn thể cán bộ, công nhân viên. Các phong trào thi đua cần được tổ chức thường xuyên, liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng như hình thức. Khen thưỏng phải gắn liền với thi đua, làm tốt công tác thi đua, khen thưỏng sẽ tạo động lực xây dựng phát triển đơn vị vững mạnh. Xí nghiệp In đã tổ chức được các phong trào thi đua lớn như: Chất lượng, thời gian. giá thành: Quyết tâm thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu được giao. Trong giai đoạn phát triển mới(2006 -2010) đi đôi với việc khắc phục mặt còn yếu kém. Xí nghiệp in NXB lao động – xã hội sẽ quan tâm hơn đến củng cố tổ chức, tăng cường, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật chuyên môn, nghiệp vụ: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó sự nghiệp phát triển của Xí nghiệp. Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất đầu tư đổi mới công nghệ, lãnh đạo cấp uỷ. Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là người chịu trách nhiệm chính trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống, vật chất, tinh thần đối với ngưòi lao động. Gắn kết sản xuất với thị trường, tăng nguồn hàng ổn định mang theo chiến lược, tăng số lượng khách hàng, tổ chức công tác tiếp thị thông tin thị trường có chính sách động viên khuyết khích cán bộ công nhân khai thác hợp đồng đưa xí nghiệp. Để khỏi tụt hậu và tụt hẫng trong thời kỳ tới, xí nghiệp tiếp tục dựng các dự án khả thi, đầu tư chiều sâu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất, đẩy các hình thức hợp tác với các tổ chức kinh tế theo chức năng và nhiệm vụ được giao với phương châm hai bên cũng có lợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của vốn. Khai thác triệt để tính ưu việt của thiết bị, tăng sản lượng, nâng cao chất lượng đẩy mạnh yếu tố cạnh tranh của sản phẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm. Bảo đảm mức tăng trưởng kinh tế hàng năm 17% đến 20%. Thực hiện đầy đủ chế độ với người lao động và nghĩa vụ đối với nhà nước. Quyết tâm xây dựng xí nghiệp in NXB Lao động - Xã hội trở thành một đơn vị 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực tư tưởng - văn hoá nhưng bảo đảm kinh doanh và đáp ứng nhu cầu xã hội , xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong trào thi đua thiết thực gắn với việc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy mô lớn , hiện đại theo dự án đầu tư được duyệt: Bảo đảm sách báo, tạp chí và những sản phẩm khác của xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến được với đông đảo bạn đọc , nhà trường, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động - thương binh và xã hội của đất nước . 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Mô hình tổ chức Do xí nghiệp In là một đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của xí nghiệp không lớn , nên để thuận tiện cho việc quản lý và điều hành xí nghiệp tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyết chức năng . Mô hình tổ chức này được mô tả theo sơ đồ 1.1 dưới đây Giám đốc Phó giám đốc PX In PX chế bản kcs PX tời xa giấy PX hoàn thiện Kho BP bình bản BP phơi bản BP hoàn thiện BP vi tính BP máy dao Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng vật tư Phòng hành chính Phòng kế toán- tài vụ Phòng bảo vệ Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của xí nghiệp In * Chức năng quản lý của từng phòng ban. Xí ngiệp in Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Do xí nghiệp in là đơn vị trực thuộc NXB- Lao động xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xưởng. Dưới Giám đốc có một phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc - Giám đốc: Là người phụ trách , quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí nghiệp in xác lập, phê duyệt, chính sách chất lượng, Giám đốc có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB- Lao động xã hội quyết định, khi được phê duyệt Giám đốc xí nghiệp in dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng công nhân, các bộ phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn xí nghiệp . Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của nhà nước và của NXB đề ra. Giám đốc của xí nghiệp in do Giám đốc NXB- Lao động xã hội bổ nhiệm và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc NXB về mọi hoạt động SXKD trong xí nghiệp. - Phó giám đốc: Là người do giám đốc NXB lao động xã hội bổ nhiệm giữa giám đốc xí nghiệp In điều hành một hoặc một lĩnh vực hoạt động của xí nghiệp In theo sự uỷ quyền của giám đốc xí nghiệp In và giám đốc NXB lao động _ xã hội - Phòng kế hoạch: Là phòng chuyên môn , nghiệp vụ của xí nghiệp In có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực SXKD , đầu tư thiết bị và quan hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển phòng kế hoạch nhiệm vụ phải nắm vững chủ trương, chính sách của đảng ằm nhà nước trong lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trương, chính sách có kế hoặch đầu tư bổ xung thêm thiết bị. thường xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị trường nhằm tuyên truyền, quảng bá thương hiệu khả năng và thành tích mà xí nghiệp In đã và sẽ làm được để gây uy tín và thu hút khách hàng đi đôi với kế hoặch sản xuất, phải xây dựng kế hoặch giá thành toàn bộ hoặc từng nhóm , phế phẩm xây dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật. Theo dõi, kiểm tra tình hình SXKD của toàn xí nghiệp. Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng của toàn đơn vị và kiến nghị, đề xuất những phương hướng, biện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với định hướng và xu thế phát triển - Phòng hành chính: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập để tham mưu cho giám đốc trong công tác nội chính phụ trách các mặt như văn thư lưu trữ, y tế an toàn lao động bảo hiểm xã hộ , công tác hành chính, công tác thi đua khen thưởng, công tác quản trị đời sống , công tác tổ chức đào tạo quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất , theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động. Phối hợp với các phòng, ban phân xưởng xây dựng quy chế trong xí nghiệp và đôn đốc thực hiện. Quản lý con dấu và mở số sách theo dõi việc ban hành các công văn , giấy tờ của xí nghiệp tiếp nhận và phân bổ các công văn , giấy tờ từ nơi khác chuyển đến . Quản lý tài sản chung của xí nghiệp và chịu trách nhiệm mua sắm , trang bị các điều kiện phương tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự + Phòng kế toán, tài vụ: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In , được thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD cung cấp tài chính cho các hoạt động SXKD của xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính kết quả kinh doanh làm cở sở để ban giám đốc đưa ra các quyết định . + Phòng kỹ thuật: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập với chức năng quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong xí nghiệp. Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp, khảo sát sản phẩm mới tư vấn kỹ thuật cho khách hàng . + Phòng vật tư: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của xí nghiệp In, được thành lập để thực hiện để xây dựng, kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa chọn nhà cung ứng , tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của NVL mua về phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của xí nghiệp + Kho: Là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật tư đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật tư đảm bảo an toàn phòng cháy nổ, mất cắp, lãng phí …. Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của xí nghiệp Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số phòng khác. Tóm lại bộ máy quản lý của xí nghiệp In NXB lao động – xã hội như trên là phù hợp với điều kiện phát triển tại của xí nghiệp. Tất cả các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được chỉ đạo thống nhất tập trung của ban giam đốc xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các chức năng , nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo và sản xuất . Thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh hơn . Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lượng , quản lý sản phẩm đạt hiệu quả cao theo đúng quy định công nghệ của từng phần xưởng, góp phần nâng cao số lượng và chất lượng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho xí nghiệp 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của xí nghiệp Ngành nghề kinh doanh : theo quyết định số 766/2003 QĐ _ LĐTBXH của bộ trưởng lao động thương binh và xã hội về việc phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của NXB lao động _ xã hội ban hành ngày 07/7/2003 và bản quy định về chức năng _ nhiệm vụ _ quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động của các phòng ban chức năng NXB lao động _ xã hội ( ban hành theo quyết định số 564/QĐ _ LĐTBXH ngày 07/5/2005 ) của giám đốc NXB lao động xã hộ được kinh doanh những nghành nghề bao gồm : - In ấn các ấn phẩm , tài liệu , sách báo , tạp chí , nhãn mác, và các ấn phẩm khác theo quy định của bộ và luật xuất bản phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của đảng , hướng dẫn thực hiện chính sách , luật phát của nhà nước , biểu dương những mô hình tốt , những điển hình tiên tiến về công tác lao động _ thương binh xã hội - Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo quy định của pháp luật , xuất bản đã ban hành - Kinh doanh vật tư và thiết bị nghành in Trên đây ta có thể thấy xí nghiệp In NXB lao động _ xã hội đã đăng ký kinh doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in , điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh sau này . Nhưng hiện nay trên thực tế xí nghiệp In mới các sách báo , tạp chí , nhãn mác trong và ngoài nghành và các ấn phẩm khác , các lĩnh vực khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặc mới bắt đầu *Sản phẩm , hàng hoá Trải qua 24 năm trưởng thành và phát triển với cố gắng không ngừng của Ban giám đốc và toàn thể cán bộ , công nhân viên trong xí nghiệpin nên sản phẩm của xí nghiệp đã đến được với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổ quốc từ thành thị đến nông thôn và miền núi xa xôi. Đồng thời sản phẩm của xí nghiệp cũng ngày càng được nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặt hàng. Hiện nay, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội đang SXKD những loại sản phẩm chủ yếu như: Sách gồm có: Sách giáo trình, sách miền núi dân tộc sach về ngành lao động- thương binh xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách về văn hoá. Tạp chí, gồm có: Tạp chí truyền hình cáp Hà nội, tạp chí tài chính, tạp chí nông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo. ấn phẩm khác gồm có: lịch, áp phích tem kiểm tra, phong bì *Thị trường kinh doanh: Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp in thuộc NXB- Lao động xã hội , hoạt động chủ yếu với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách…phục vụ nội bộ. Nhưng theo thời gian cùng với sưj lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong xí nghiệp in mà thị trường trong nước của xí nghiệp ngày càng được mở rộng. Xí nghiệp càng luôn quan tâm đến nhu cầu của người tiêu dùng về mẫu mã, giá cả, thị hiếu kể cả thị trường nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế khác, đồng thời xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm kiếm khác như: Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng, tham gia các triển lãm, hội chợ giới thiệu sách trong nước và quốc tế…thực hiện chuyển dịch đúng hướng, công nghiệp hoá, Xí nghiệp in đã có những giải pháp tổng thể có đối sách thích hợp để duy trì thị trường tăng đầu tư, từ đó năng lực sản xuất, tăng trưởng kinh kế hội nhập và đứng vứng trong môi trường cạnh tranh của nghành in. *Tình hình vốn, tài sản của xí nghiệp in Bảng1.1. Tình hình sử dụng tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Tài Sản I.TSCĐ và ĐTNH 3.651.003.513 4.620.940.163 969.936.650 1.Tiền 567.748.856 1.032.370.592 464.621.736 2. Các khoản phải thu 2.103.472.292 2.825.735.729 722.263.437 3. Hàng tồn kho 9.637.159 616.143.650 (173.493.509) 4. TSLĐ khác 90.145.206 146.690.192 (43.455.014) II TSCĐ_ĐTDH 2 .162.897.094 1.987.754.096 (175.142.998) 1.TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 1.728.786.561 (14.158.820) Nguyên giá 7.618.309.389 7.978.405.159 360.095.770 Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) (6.249.618.598) (374.254.590) 2. Xây dựng cơ bản dở dang 419.951.713 258.967.535 (160.984.178) Tổng tài sản 5.813.900.607 6.608.694.259 794.793.652 nguồn vốn I. Nợ phải trả 4.726.714.739 5.090.177.527 363.462.788 1. Nợ ngắn hạn 3.295.013.739 4.962.107.527 1.667.093.788 2. Nợ dài hạn 1.431.701.000 128.070.000 (1.303.631.000) 3. Nợ khác 4.923.614 4.923.614 II.Nguồn vốn csh 1.087.185.868 1.518.516.732 431.330.864 1. nguồn vốn,quỹ 1.174.659.739 1.618/550.694 443.890.955 2. NV, quỹ khác (87.473.871) (100.033.962) (12.560.091) Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 6.608.694.259 794.793.652 Bảng1.2. Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp in. Đơn vị: đồng. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tài Sản Số tiền Tỷ trọng(%) Số tiền Tỷ trọng(%) I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 62,798 4.620.940.163 69,922 1. Tiền 567.748.856 9,765 1.032.370.592 15,621 2. Các khoản phải thu 2.103.472.292 36,180 2.825.735.729 42,758 3. Hàng tồn kho 789.637.159 13,582 616.143.650 9,323 4. TSLĐ khác 190.145.206 3,271 146.690.192 2,220 II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 37,202 1.987.754.096 30,078 1. TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 29,979 1.728.786.561 26,159 Nguyên giá 7.618.309.389 131,036 7.978.405.159 120,726 GT hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) -101,057 (6.249.618.598) -94,567 2. XDCB dở dang 419.951.713 7,223 258.967.535 3,919 Tổng tài sản 5.810.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 nguồn vốn I. Nợ phải trả 4.726.714.739 81,300 5.090.177.527 77,022 1. Nợ ngắn hạn 3.295.013.739 56,675 4.962.107.527 75,085 2. Nợ dài hạn 1.431.701.000 24,625 128.070.000 1,938 3. Nợ khác 4.923.614 0,075 II. NV chủ sở hữu 1.087.185.868 18,700 1.518.516.732 22,978 1. Nguồn vốn, quỹ 1.174.659.739 20,204 1.618.550.694 24,491 2. Nguồn vốn, quỹ # (87.473.871) -1,505 (100.033.962) -1,514 Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,000 Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tài sản của xí nghiệp in năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 13,671%. Điều này cho thấy rằng quy mô sản xuất của xí nghiệp in đã được tăng lên đáng kể. Trong đó: Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng từ 62,798% lên 69,922%. Cụ thể là: Cơ cấu tiền của xí nghiệp năm 2004 so với năm2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm cho khả năng thanh toán tức thời của Xí nghiệp in có nhiều thuận lợi, nhưng đây cũng là điều không tốt, bởi nó biểu hiện rằng tiền của xí nghiệp khá nhàn rỗi, vốn không được huy động vào quá trình SXKD dẫn đến hiệu qủa vốn thấp. Cơ cấu các khoản phải thu tăng từ 36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản, điều này thể hiện vốn của xí nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, bởi vậy xí nghiệp cần có biện pháp thúc đẩy quá trình thu hồi các khoản nợ phải thu. Cơ cấu tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu hàng tồn kho, điều này cho thấy xí nghiệp đã biết cân đối NVL để dữ trữ cho sản xuất. Hệ số đầu tư TSCĐ của xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ 0,29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy xí nghiệp chưa thực sự đầu tư vào việc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của xí nghiệp ít được cải thiện. Tỷ trọng của xây dựng cơ bản dơ dang từ 7,223% xuống 3,919%, chứng tỏ một số công trình đầu tư xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của xi nghiệp đã được hoàn thành và bàn giao đưa vào sử dụng. Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta cũng thấy nguồn vốn của chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ 18,700% lên 22,978%, và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn 77,022%, điều này chứng tỏ tình hình tài chính của xí nghiệp in ngày càng được cải thiện. Để hiểu kỹ hơn về tình hình tài chính của xí nghiệp in ta có thể xem xét một số chi tiết sau: Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tỷ suất tài chính của xí nghiệp in: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tỷ suất tài trợ =Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng tài sản 0,187 0,230 Hệ số thanh toán tức thời =Vốn bằng tiền /Tổng NNH 0,172 0,208 Hệ số khả năng thanh toán hiện hành=Tổng TS/Tổng NPT 1,230 1,298 Hệ số thanh toán NNH=TSLĐ và ĐTNH/Tổng NNH 1,108 0,931 Ta thấy, tỷ suất tự tài trợ của doanh nghiệp thấp, chứng tỏ khả năng độc lập về mặt tài chính là không cao, hầu hết tài sản của xi nghiệp được đầu tư bằng vốn vay nhưng năm 2004 so với năm 2003 tỷ suất tài trợ đã tăng từ 0,187 lên 0,230 cho thấy mức độ độc lập về mặt tài chính của xi nghiệp ngày càng được cải thiện. Qua các hệ số thanh toán ta có thể thấy, hệ số khả năng thanh toán NNH của xí nghiệp là thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003( năm 2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa thanh toán đủ NNH một lượng nhỏ, còn năm 2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí nghiệp cần c._.ch hàng: Hoàng Thuý Lan : Đại diện cơ quan: Trung tâm nghiên cứu SKGD Ngày hoàn thành: Chế bản: 19/12 Máy: 19/12 Sách: Tên sản phẩm Số lượng Kích cỡ Số mầu Số trang Máy in Tờ gấp: Trẻ em gúp 6.000 20x40 4/4 4 việc ………………………… …….. ………….. ………. ……. …. Loại giấy in khổ giấy Số lượng Hao phí Tổng cộng Cút sê 320g/m2 21,5x43 6.000 200 6.200 …………… ………. ………….. ……………. ……………. nhận tại kho: Bản:Trung Quốc(………….)M16……………M10………….M4…….08… Giấy:Loại…………Cútsê:320………..Khổ65x86……….Sốlượng……..1.033 Loại……………………………...Khổ ……………...Số lượng………………. Loại……………………………...Khổ………………Số lượng………………. Các yêu cầu khác:..................................... ………………. …………. Cán bóng hai mặt……………. ………………. ……………………………. ………….In xong chuyển bế dập……… ………………. Người lập biểu Thủ trưỏng duyệt Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên Cơ sở cho nghiệp vụ xuất kho của giấy và văn bản in là lệnh sản xuất, còn các NVL khác thì cơ sỏ của nghiệp vụ xuất kho là giấy xin lĩnh vật tư do phân xưỏng sản xuất có nhu cầu viết. (Quản đốc phân xưởng viết), trong đó liệt kê tất cả các NVL cần dùng tại phân xưởng. Sau khi được sự phê duyệt của phòng kế hoạch, phòng vật từ sẽ căn cứ vào giấy xin lĩnh vật này để viết phiếu xuất kho. Biểu 1.5 : giấy xin lĩnh vật tư nhà xuất bản lao động- xã hội giấy xin lĩnh vật tư Số: 106 xí nghiệp in Ngày 30 tháng 5 năm 2006 Đề nghị các đồng chí duyệt cấp cho đồng chí: Việt Anh Tổ: M10 Bộ phận: in Các loại vật tư sau: TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Mực đen Trung Quốc Hộp 02 In sách Cộng: 1 khoản Người lĩnh Trưởng bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau khi lập xong Lệnh sản xuất và Giấy xin lĩnh vật tư, phòng kế hoạch sản xuất và các bộ phận vật tư sẽ chuyển sang cho phòng vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào số liệu trên Lệnh sản xuất và Giấy xin lĩnh vật tư này để viết Phiếu nhập kho( biểu 1.6). Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho thủ kho ghi Thẻ kho và liên này được chuyển lên phòng kế toán NVL ghi sổ. Phiếu xuất kho được bảo quản và lưu trữ tại phòng kế toán- tài vụ. Biểu 1.6: Phiếu xuất kho nhà xuất bản lao động- xã hội phiếu xuất kho Số: 25 xí nghiệp in Ngày 31 tháng 5 năm 2006 TK Nợ: 621 TK Có: 1521 Người nhận hàng: Anh Hiển Đơn vị: Phân xưởng in Theo lệnh số: Ngày 31 tháng 05 năm 2006 Xuất tại kho: Nội dung sử dụng: Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x100 Stt Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy bãi bằng 60g/m2 (79x109) Tờ 16.163 507,12 8.196.580,56 2 Giấy bãi bằng 60g/m2(65x98) Tờ 9.966 420,23 4.188.012,18 3 Giấy trường xuân 70g/m2(84x120) Tờ 13.500 712,33 9.616.455,00 4 Giấy trường xuân 70g/m2(42x60) Tờ 1.148 183,60 210.772,80 5 Giấy Cút sê 230g/m2 (65x86) Tờ 3.971 1952,70 7.754.171,70 6 Giấy Cút sê 230g/m2 (79x109) Tờ 425 2790,12 1.185.801,00 7 Giấy Cút sê 100g/m2 (65x86) Tờ 4.730 838,46 3.965.915,80 8 Giấy Cút sê 150g/m2 (65x86) Tờ 2.045 1257,13 2.570.830,85 9 Giấy Cút sê 150g/m2 (79x109) Tờ 10.390 1931,42 20.067.453,80 10 Giấy Cút sê 80g/m2 (65x86) Tờ 16.148 683,27 11.033.443,96 11 Giấy Cút sê 80g/m2 (79x109) Tờ 850 846,22 719.287,00 12 Giấy trường xuân58g/m2 (84x120) Tờ 9.994 570,06 5.697.179,64 13 Giấy trường xuân60g/m2(79x109) Tờ 3.588 505,34 1.813.159,92 14 Giấy Cút sê 120g/m2 (65x86) Tờ 5.200 1006,13 5.231.876,00 15 Bìa việt trì xanh đỏ 100 (61x85) Tờ 845 536,16 453.055,20 16 Giấy bãi bằng 60g/m2 (42x60) Tờ 58.500 203,24 11.889.540,00 Cộng 157.463 94.593.535,41 Xuất ngày 31 tháng 5 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ta thấy rằng, cột đơn giá và thành tiền của Phiếu xuất kho trên đã được điền đầy đủ số liệu. Vì đây là thời điểm cuối tháng nên xí nghiệp đã tính ra được trị giá của NVL xuất, căn cứ vào Phiếu xuất kho này để thủ kho ghi thẻ kho và làm căn cứ để lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Riêng đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, kế toán NVL còn theo dõi trên các bảng báo cáo. Đối với NVL là giấy và bản in được phản ánh một cách tổng hợp tình hình xuất kho trênn bảng Tổng hợp xuất giấy + bản in, căn cứ để lập là các lệnh sản xuất do phòng kế hoạch lập, đối với các NVL còn lại được theo dõi trên báo cáo tình hình sử dụng vật tư, căn cứ để lập các Giấy xin lĩnh vật tư. Mục đích của việc lập hai báo cáo này là để phòng vật tư và phòng kế hoạch có được cái nhìn tổng quát về tình hình xuất kho NVL. Với một tài liệu ( sản phẩm) cụ thể nào đó thì sẽ cần giấy xuất và bản in với số lượng là bao nhiêu, NVL còn lại khác tương ứng là như thế nào, đã hợp lý chưa? để trênn cơ sơ đó có thể theo dõi, lập kế hoạch cho việc tính định mức tiêu hao NVL sau này một cách chính xác. 3.3. Hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp. Để đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại NVL, xí nghiệp in đã áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để phản ánh sự biến động nhập- xuất- tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết NVL. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy nguyên liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vâtj liệu theo từng loại NVL để đối chiếu với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp về NVL. Thẻ kho được thủ kho mở theo từng loại NVL trong từng kho. Sổ kế toán chi tiết NVL cũng được kế toán NVL mở tương ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn được lập cho tất cả các kho. Sơ đồ 1.7: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại xí nghiệp. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết nvl Sổ kế toán tổng hợp về nvl Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nvl Thẻ kho Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng :đối chiếu ê Tại kho: Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu xuất kho và Phiếu nhập kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất NVL về mặt hiện vật của NVL vào Thẻ kho. Thẻ kho được lập cho từng loại NVL, và được hàng năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 của năm dương lịch). Một quyể thẻ kho được dùng để theo dõi cho nhiêu loại NVL. Mỗi loại NVL được theo dõi trên một vài trang nhất định liền nhau. Số lượng trang này nhiều hay ít là tuỳ thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh trong kỳ liên quan đến vật liệu đó là nhiều hay ít. Mỗi một nghiệp nhập, xuất NVL được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn và ghi vao thẻ kho. Thủ kho của xí nghiệp thường xuyên đối chiếu giữa số lượng NVL ghi trong Thẻ kho với số lượng thực tế có trong kho. Hàng ngày sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho kế toán NVL. Cuối tháng, thủ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết NVL. Biểu 1.9: Thẻ kho nhà xuất bản lao động- xã hội thẻ kho Số tờ:1 xí nghiệp in Năm 2006 Đơn vị tính: tờ Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 Nhãn hiệu quy cách: khổ 65x98 Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ký nhận của kế toán Nhập Xuất Số lượng Số lượng Số lượng 01/05 Tồn đầu tháng 53.442 … … … … … … … … 02/05 18 Nhập 6.750 … … … … … … … … 31/05 25 Xuất 9.966 … … … … … … … Cộng 62.702 115.014 Tồncuối tháng 1.130 Biểu 1.10: Sổ kế toán chi tiết NVL nhà xuất bản lao động- xã hội xí nghiệp in sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Tên vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 Từ ngày: 01/05/2006đến ngày: 31 tháng 05 năm 2006 Số dư Nợ đầu kỳ: 23.695.542 đồng Chứng từ ctgs Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày Số Ngày Số .. .. .. .. … ….. … …… ….. 02/5 PN18 05/5 07 Mua tiền mặt-331ND Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 331 2.790.814 ,,, … … …. …… …….. …. …. …. 31/5 PX25 31/5 Phân xưởng in Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 621 4.188.012,18 … … …. …. …. …. …. …. …. Cộng 25.111.722 48.322.177 Tồn cuối tháng 475.087 Biểu 1.11: Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL tổng hợp nhập- xuất- tồn Kho khvt-Kho vật tư Từ ngày 1/12 / 2002 đến ngày 31/12 / 2005 Đvt: đồng Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 152115 Giấy Trường Xuân 70g/m2 kg 1.298 13.681.083 2 152116 Giấy Bãi Bằng 58g/m2 Ram 7.269.934 … … … … … … … … … … … 10 152407 Đâu công nghiệp lít 300 4.420.500 … … … … 16 152413 Dầu xịt RP7 lít 4 198.000 … … … … … … … … … … 33 152512 Kim máy khâu Cái 1.120 2.625.700 160 375.102 960 2.250.598 … … … ,,, … … … … … … … … 36 152521 Vòng bi 203 Vòng 10 90.000 54.000 4 36.000 … … … … … … … … … …. … … 40 152.258 Bóng đèn nê on 0,6 mét Cái 5 35.831 4 28.664 1 7.167 … … … … … .. … … … … … … 46 B60271 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 Tờ 146.640 7.573.463 13.600 702.394 133.040 6.871.069 … … … … … … .. … … … … … 56 B60652 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 65x98 Tờ 53.442 23.695.542 62.700 25.111.722 115.014 48.332.177 1.130 475.087 … … … … … … … … … … … … 67 BB7065 Giấy Bãi Bằng 60g/m2 84x120 Tờ 6.360 5.591.638 6.360 5.591.638 … … … … … … … .. … … … … 72 BY16 Bản ý máy 13 Tờ 17 1.096.500 17 1.096.500 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 531.320.765 613.571.473 830.378.728 314.513.510 Ngày … tháng… năm… Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) 4. Kế toán tổng hợp tại xí nghiệp Xí nghiệp in sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 vào hạch toán kế toán và hình thức sổ kế toán mà xí nghiệp áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháo kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được đánh giá là phù hợp với đặc điểm và tính chất NVL tại xí nghiệp. Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ cái TK 152,331 Bảng cân đối số phát sinh Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK152 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152,331 báo cáo tài chính Trong đó: ghi hàng ngày ghi cuối tháng đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc Phiếu nhập, Phiếu xuất, hoá đơn mua hàng kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Các Phiếu nhập, Phiếu xuất này sẽ là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ. Vì phương pháp tính giá NVL xuất kho tại xí nghiệp là phương pháp giá bình quân cả kỳ dữ trữ nên các chứng từ ghi sổ loại này chỉ được lập một lần mỗi tháng vao ngày cuối tháng của tháng sau khi giá NVL xuất kho đã được xác định. Số liệu từ các chứng từ ghi sổ được sử dụng để lên Sổ Cái và lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, dư cuối kỳ của các TK được sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này được lập vào cuối mỗi tháng. Nhưng do xí nghiệp có rất nhiều đơn đặt hàng trong một kỳ, nhiều đơn đặt hàng thời gian sản xuất kéo dài chính vì vậy việc lập Bảng cân đối số phát sinh được lập để theo dõi sự biến động của tất cả các TK theo quý chứ không lập theo tháng. Số liệu ở hàng tổng cộng của bảng này được đối chiếu với số tổng cộng ở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các số liệu này phải đảm bảo khớp, đúng và đủ. Trình tự hạch toán kế toán với từng nghiệp vụ nhập, xuất cụ thể như sau: 4.1 Kế toán nghiệp vụ nhập kho NVL Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn GTGT của người bán gửi đến. Biên bản kiểm nghiệm NVL, Phiêu nhập kho kế toán NVL tiến hành nhập máy tính. Mỗi phiếu nhập được vào máy đều phải có đủ các chỉ tiêu sau: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, mã kho, số lượng, đơn giá, thành tiền, TK ghi có. Trong máy tính, TK ghi có với nghiệp vụ nhập kho vật tư được mặc định là TK 33111 – Phải trả cho người bán hoạt động SXKD. Các phiếu nhập này được nhập vào máy là căn cứ để chứng từ ghi sổ, ghi NợTK 152, và sau đó chứng từ ghi sổ này được sử dụng để lập Sổ cái TK 152. Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 18 ta có chứng từ ghi sổ sau. Biểu 1.12: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ nhập kho chứng từ ghi sổ Số: 07 Ngày 05 tháng 05 năm 2006 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có PN18 02/12 - Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 65x98 - Nhập giấy Bãi Bằng 70g/m2 khổ 48x84 -……… 1521 1331 3311 44.426.272 4.442.628 48.868.900 Tổng cộng 48.868.900 48.868.900 Trong trưòng hợp xí nghiệp có nghiệp vụ nhập kho phế liệu thu hồi, nghiệp vụ này làm giảm chi phí NVL trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung thì chứng từ ghi sổ vẫn được lập tương ứng như trường hợp mua ngoài nhập kho. Chỉ có khác các chứng từ trên là TK Có là 621 hoặc 627, bên nợ không có TK 1331. 4.2. Kế toán nghiệp xuất kho NVL. Do chưa tính được giá NVL xuất kho ngay trong tháng mà phải chờ đến cuối tháng mới tính được nên việc lập chứng từ ghi sổ cho các nghiệp xuất kho được thực hiện một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế toán của xí nghiệp là theo quý chính vì vậy mà kế toán chưa phân bổ chi phí NVL cho từng khoản mục chi phí theo tháng mà chỉ đến cuối kỳ kế toán tập hợp tất cả các chứng từ xuất kho NVL để phân bổ chi phí. Qua đó, kế toán lập một chứng từ ghi sổ cho cả quý về nghiệp vụ xuất kho NVL. Biểu 1.13: Bảng phân bổ NVL bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu Ngày 31 tháng 5 năm 2006 STT Ghi có TK Đ/t sử dụng TK152 TK1521 Giấy TK1522 Bản kẽm TK1523 Mực in TK1523 NVL phụ TK1525 pttt Cộng 1 Nợ TK621 452.011,052 56.739.272 24.793.528 34.267.366 567.811.219 2 Nợ TK627 2.978.976 2.978.976 3 Nợ TK642 1.480.000 1.480.000 Tổng cộng 453.491.053 56.739.272 24.793.528 34.267.366 2.978.976 572.270.19.5 Từ bảng phân bổ nvl trên, kế toán lên chứng từ ghi sổ được thể hiện trên biểu 1.14 dưới đây. Biểu 1.14: Chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất kho chứng từ ghi sổ Ngày31 tháng 5 năm 2006 Số 36 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú sh nt Nợ Có Nợ Có PX 25 31/12 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2(79x109) Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2(65x98) Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2(84x120) Xuất giấy Cút sê 230g/m2(79x109) …… 621 1521 94.593.535,41 94.593.535,41 Tổng cộng 94.593.535,41 94.593.535,41 chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 5 năm 2006 Số: 40 Đvt: đồng Chứng từ gốc Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có 31/12 Chi phí nvl trực tiếp 621 152 567.811.219 572.270.195 - Giấy 1521 453.491.053 - Bản in 1522 56.739.272 - Mực in 1523 24.793.528 - nvl phụ 1524 34.267..366 - Phụ tùng thay thế 1525 2.978.976 Chi phí sản xuất chung 627 2.978.976 Chi phí quản lý DN 642 1.480.000 Tổng cộng 572.270.195 572.270.195 4.3. Kế toán kết quả kiểm kê N VL Việc kiểm kê NVL tại xí nghiệp thường được tiến hành định kỳ cứ một năm hai lần vào cuối quý hai và cuối quý bốn để xác định lượng tồn kho của từng loại NVL, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Kết quả kiểm kê được lập thành biên bản được Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ kho và trưởng ban kiểm kê ký. Tuỳ theo kết quả kiểm kê là đủ, thừa hay thiếu và số lượng NVL bị hư hỏng, xuống cấp, giảm chất lượng mà kế toán NVL định khoản khác nhau. Nếu phát hiện thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ nghiệp vụ giảm NVL, với chứng từ ghi sổ này cách lập tương tự như các nghiệp vụ xuất kho NVL, và chứng từ gốc được sử dụng để lập biên bản kiểm kê. Ngược lại, phát hiện thừa thì kế toán lập chứng từ ghi sổ tương tự các nghiệp vụ nhập kho. Trong trường hợp NVL kiểm kê đủ và chất lượng không bị ảnh hưởng gì thì kế toán không định khoản Biểu 1.15: Biên bản kiểm kê NVl xí nghiệp in nxb lao động- xã hội phòng vật tư Biên bản kiểm kê ( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 31 tháng 5 năm 2006 - Thời điểm kiểm kê: 9 giờ 31 tháng 5 năm 2006 - Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Nguyễn Hữu Bình Trưởng ban Ông, bà: Đỗ Bảo Châu Uỷ viên Ông, bà: Trần Thu Hương Uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Giấy Bãi Bằng60g/m2 65x98 B60652 Tờ 420,431 1.130 475.087 1.130 475.087 0 0 0 0 Còn tốt …. … … … …. … … … … … … … … … … Ngày 31 tháng 5 năm2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưỏng ban kiểm kê ( ý kiến giải quyết số chênh lệch) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Các chứng từ ghi sổ được lập sẽ là căn cứ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Và số này được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Biểu sau đây trich sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của xí nghiệp In tháng 5 năm 2006 Biểu 1.16 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Từ ngày 01 tháng 5 đến ngày 5 tháng 5 năm 2006 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày Số hiệu Ngày …… 36 31/12 94/593.535,41 07 05/05 48.868.900 ….. …. …… … … … 40 31/12 572.270.195 Tổng cộng Tổng cộng Cuối kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập để lên Sổ Cái TK 1521, 1522, 1523, 1524, 1525 và Sổ Cái TK mẹ 152. Các sổ cái trên được kế toán tổng hợp sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết vật tư của từng loại NVL ( với Sổ cái TK 1521 lại có rất nhiều Sổ chi tiết của nó ). Biểu 1.17: Sổ cái TK 152 sổ cái Tháng 5 năm 2006 TK152 Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ ctgs Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kỳ 531.320.765 … … … …. ..… … … 05/05 07 05/05 NhậpgiấyBãiBằng70g/m2 khổ 48x84 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 42x60 3311 1.143.634 19.418.181 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ65x98 2.790.814 NhậpgiấyBãi Bằng70g/m2 khổ42x60 10.332.880 Nhập giấy cút sê 80g/m2 khổ 65x86 4.725.000 Nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 49x65 6.015.763 … … … … … … … 31/12 36 31/12 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(79x109) 621 8.196.580.56 Xuất giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ(65x98) 4.188.012,18 Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2 khổ(84x120) 9.616.455,00 Xuất giấy Trường Xuân 70g/m2 khổ (42x60) 210.772.80 Xuất giấy cút sê 230g/m2 khổ(65x86) 7.754.171,70 Xuất giấy cút sê 230g/m2 khổ(79x109) 1.185.801,00 …. … … … … … … … … Cộng phát sinh trong kỳ 613.571.473 830.378.728 Số dư cuối kỳ 314.513.510 chương III nhận xét – kiến nghị - công tác kế toán nguyên vật liệu – công cụ – dụng cụ I. Đánh giá NVL tại xí nghiệp in thuộc NXB lao động- xã hội Trong những năm qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc NXB lao động – xã hội và ban giám đốc xí nghiệp in thuộc NXB lao động – xã hội cùng với sự nỗ lực tận tình của tập thể cán bộ công nhân viên, xí nghiệp không ngừng mở rộng, qui mô sản xuất thị trường tiêu thụ, chú trọng đổi mới công nghệ đầu tư trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường nghành in. Sau một thời gian thực tập chuyên đề tại xí nghiệp in NXB lao động – xã hội em xin đưa ra một số đánh giá sau + Những ưu điểm: Khâu thu mua mua NVL của xí nghiệp in có nhiều thuận lợi vì xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh trong linh vực in ấn có uy tín lâu năm nên được nhiều nhà cung cấp tín nhiệm. thông thường, xí nghiệp chỉ cần gọi điện mua hàng là có thể nhận hàng được ngay, và việc thanh toán đối vớí những nhà cung cấp này không bị rằng buộc nhiều về thời gian. Chính vì vậy với khối lượng NVL đa dạng về chủng loại mẫu mã nhưng xí nghiệp vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất Xí nghiệp đã xây dựng được một hệ thống kho tàng với trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản NVL tốt bố trí sắp xếp NVL trong kho một cách khoa học hợp lý Thủ kho và kế toán NVL là giấy và bản in, xí nghiệp là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ quản lý, hạch toán chính xác, kịp thời những biến động về NVL nên được ban lãnh đạo xí nghiệp rất tín nhiệm Với những NVL là giấy và bản in, xí nghiệp đã theo dõi đựoc theo từng đơn đặt hàng thông qua lệnh sản xuất còn các NVL khác, khi có nhu cầu sử dụng bộ phận sử dụng làm giấy xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch bằng cách đó tuy chưa xây dựng định mức tiêu hao cho NVL cho sản xuất mà vẫn tránh được tình trạng hao hụt, mất mát Về hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng tại xí nghiệp đảm bảo đầy đủ, hợp lý, ngoài ra xí nghiệp còn mở thêm một TK cấp 2 để theo dõi sự biến động của NVL, các chứng từ nhìn chung đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học Hình thức sổ sách kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức chức ghi sổ, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm quy mô của xí nghiệp. Đây là hình thức có nhiều đặc điểm: ghi chép đơn giản kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký, và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rơi cho phép thực hiện chuyên môn hoá được phân công lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động Về việc hạch toán tổng hợp NVL, xí nghiệp thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này NVL của xí nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ và xí nghiệp cũng nắm bắt được tình hình nhập- xuất- tồn NVL một cách thường xuyên kịp thời Xí nghiệp đã đưa phần mềm kế toán vào sử dụng là rất phù hợp với xu thế chung của thời đại, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép cho kế toán Nhìn chung công tác quản lý và hạch toán kế toán NVL của xí nghiệp in là khá tiện lợi và phù hợp với yêu cầu tổ chức quản lý, hạch toán tại đơn vị, đảm bảo cung cấp các thông tin tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc xí nghiệp + Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán, kế toán NVL xí nghiệp in còn tồn tại một số nhược điểm Xí nghiệp in mới chỉ lập hệ thống báo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho cơ quan chức năng và phân tích tình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của xí nghiệp đồng thời nó cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định Thời gian cập nhập chứng từ tại xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của nvl diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập phiếu xuất kho vào trong máy. Hàng đã được cập nhập vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. + Về phương pháp hạch toán chi tiết nvl áp dụng tại xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán nvl và thủ kho ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lưọng nvl và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những dn có ít loại nvl. + Quy mô sản xuất của xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trự nvl phục vụ cho quá trình sản xuất nếu thực hiện đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được nvl kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất. +Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, xí nghiệp luôn dự trữ một lượng nvl cần thiết trong kho. Những nvl này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn…đó là những nvl dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,nhưng xí nghiệp chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thát chưa lập dự phòng giảm giá nvl tồn kho gây ra. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nvl tại xí ngiệp thuộc nxb lao động, xã hội. Sau một thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán nvl tại xí nghiệp in em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nưa kế toán nvl tại xí nghiệp in. Định mức tiêu hao cho các nvl khác ngoài giấy và bản in điều hành xây dựng hệ thống định mức cho nvl. Xí nghiệp cần tiến hành phân loại đơn dặt hàng theo từng loại ấn phẩm và phân loại theo từng cấp khác. nhau căn xứ vào số lưọng ấn phẩm khách hàng đã đặt hàng. Định mức bao nhiêu mực trên trang giấy in và trang in là căn cứ theo từng khổ giấy in. Từ đó căn cứ vào đơn đặt hàng, đơn đặt hàng với số lượng bao nhiêu ấn phẩm có bao nhiêu tờ để từ đó ta nhân lên lượng mực cần có cho đơn đặt hàng đó. Giá nvl xuất kho tại xí nghiệp hiện nay đang tính theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Nhưng để hạch toán nvl một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thf với các nghiệp vụ xuất kho nvl áp dụng phương pháp này se tận dụng được ưu điểm là giá nvl xuất kho đươc tính cập nhật với những thay đổi mới nhất của giá nvl nhập kho. Đây là ưu điểm lớn của phương pháp này so với các phương pháp tính giá nvl xuất kho khác. Ngoài ưu điểm nêu trên, phương pháp này còn cung cấp cho các nhà quản lý biết được giá trị nvl tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng Theo phưong pháp này cứ sau mỗi lần nhập kho nvl giá bình quân của nvl sẽ được tính ngay theo CT sau: Giá nvl Giá thực tế nvl tồn trước khi nhập + Giá thực tế nvl nhập bình quân = sau mỗi lần nhập Số lượng nvl tồn trước khi nhập + Số lượng nvl nhập kho giá thực tế Giá bình quân Lượng nvl = x nvl xuất kho của một đơn vị nvl xuất kho Ngoài ra do đặc điểm của nghành in nen nvl của xí nghiệp chủ yếu là giấy và mực in, đây là những nvl phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi trường nên rất dễ hư hỏng, mục nát, mất mát. Chính vì vậy xí nghiệp cũng nên tiến hành lập dự phòng giảm giá nvl để chủ động trong việc bù đắp các tổn thất do giảm giá gây ra. Khoản dự phòng được xác định dựa trên số chên lệch giữa giá trị ghi trên số kế toán của xí nghiệp và giá trị trực tế trên thị trưòng của lượng nvl tồn trong kho Mức dự phòng Số lượng nvl Giá đơn vị Giá đơn vị nvl giảm giá nvl = bị giảm giá x nvl trên sổ - tồn kho trên cuối niên độ cuối niên độ kế toán thị trường -Phương pháp hạch toán chi tiết nvl tại xí nghiệp in là phương pháp thẻ song song, mặc dù nó có nhiều ưu điểm song với số lượng nvl nhiều, và nghiệp vụ nhập xuất trong kỳ lớn như xí nghiệp in bây giờ thì phương pháp này tỏ ra là không hợp lí nữa. Theo em xí nghiệp nên chuyển sang sử dụng phuong pháp sổ số dư giữa thủ kho và kế toán nvl, phù hợp với dn sủ dụng nhiều loại nvl với số lượng nvl nhập- xuất trong kỳ nhiều. Hơn nữa khối lượng công việc sẽ được dàn đều trong tháng, áp lực công việc đối với kế toán giảm. Chính vì những lí do trên nên theo em , xí nghiệp In nên chuyển sang áp dụng phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết nvl Theo phương pháp này , thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho như các phương pháp khác thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nvl tồn kho từ thẻ kho vào sổ số dư được kế toán chuyển đến. Thủ kho tiến hành ghi vào sổ số dư lần lượt cho từng loại nvl về chỉ tiêu số lượng. Mỗi tháng được ghi vào một cột. Sổ số dư này được kế toán mở cho từng kho vào ngày đầu năm và sử dụng cho cả năm. Kế toán dựa vào số lượng nhập- xuất của từng loại nvl được tổng hợp từ các chứng từ nhập – xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 5 hoặc 10 ngày một lần và giá hạch toán có tính trị giá thành tiền nvl nhập – xuất theo từng loại nvl Cuối kỳ, kế toán nvl tiến hành tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng loại nvl trên sổ số dư với tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập – xuất - tồn. Từ bảng luỹ kế nhập - xuất – tồn kế toán lập bảng tổng hợp về nvl, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh cho phù hợp. Biểu 2.1 : Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày…… đến ngày……. tháng ….. năm Nhóm nvl Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngưòi nhận Ngày… tháng… năm Người giao Biểu 2.2: Sổ số dư Sổ số dư Năm……. Kho……. Mã nvl Tên nvl Đơn vị tính Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 ………. HT TT HT TT Biểu 2.3: Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho nvl Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho nvl Tháng…. năm……… Kho………. Mã nvl Tên nvl Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết nvl theo phương pháp số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng luỹ kế nhập – xuất –tồn kho nvl Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Sổ kế toán tổng hợp về nvl Ghi chú: Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu kết luận Kế toán nvl là một công cụ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong công tác quản lý của mỗi dn, Trong quá trình sxkd, nvl đóng vai trò then chốt là đối tượng lao động, là yếu tó cấu thành lên cơ sở vật chất của sản phẩm. Và đối với những dn khác nhau thì nguyên tắc hạch toán nvl cũng đã và đang đòi hỏi được hoàn thiện để thích nghi với từng đơn vị, từng loại hình sản xuất Tại xí nghiệp In nxb lao động – xã hội, công tác hạch toán nvl ngày càng được hoàn thiện với sự đóng góp của đội ngũ quản lý, đoọi ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiêt tình và giàu kinh nghiệm. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng một hiện đại, vi tính hoá đã được đưa vào áp dụng trong xí nghiệp thì việc theo dõi nvl từ khâu thu mua, bảo quản, lưu trữ đến khi đưa vào sản xuất ngày càng được theo dõi một cách thường xuyên, số liệu cập nhật được hàng ngày đảm bảo phản ánh nhanh chóng, đầu đủ và chính xác tình hình biến động của nvl. Quá trình thực tập tại xí nghiệp In, đã giúp em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết như thế nào vào thực tế để công tác hạch toán nvl đạt hiệu quả cao. Và qua đây em đã mạnh dạn xin nêu ra một số ý kiến cho công tác hạch toán nvl với hy vọng có thể góp phần nhỏ bé của mình để xí nghiệp phát triển hơn nữa Do mới chi là một học sinh thực tập, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế sự nhìn nhận và đánh giá của em vẫn hết sức trực quan nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót cần được hoàn thiện hơn. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo Trần Long và các cô, chú trong phòng kế toán tài vụ của xí nghiệp In. Em xin chân thành cảm ơn . xác nhận của đơn vị thực tập Mục lục ._.