Một số vấn đề về hạch toán hàng tồn kho theo chế độ hiện hành

ận cấu thành quan trọng của hệ thống kế toán, có vài trò tích cực trong quản lý, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính, vì vậy nó cần thiết phải thay đổi phù hợp với cơ chế mới, việc cải cách chế độ kế toán đòi hỏi: dễ làm, dễ hiểu, rõ ràng, công khai dễ kiểm tra kiểm soát tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, phản ánh và quản lý. Hệ thống kế toán Việt Nam đã có nhiều thay đổi dựa trên cơ sở vận dụng hợp lý các hệ thống, chuẩn mực quốc tế về kế toán phù hợp với trình độ và đặc điểm nền kinh tế còn yếu kém của nước ta. Song do nền kinh tế luôn thay đổi nên cơ chế quản lý tài chính cũng thay đổi theo, vì vậy đã phát sinh ra nhiều tồn tại chưa được giải quết trong chế độ kế toán, trong đó vấn đề hạch toán hàng tồn kho cũng còn nhiều quan điểm phân tích đánh giá khác nhau. Từ nhận thức, hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về hàng tồn kho sẽ có các quyết định đúng đắn về sản xuất, giá cả, chính sách bán hàng, dự trữ vật tư hàng hoá hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và không bị đọng vốn, để có kế hoạch về tài chính cho việc mua sắm hàng tồn kho và kế hoạch chính sách marketing. Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé ý kiến của mình vào việc hoàn thiện công tác hạch toán hàng tồn kho, em đã lựa chọn đề tài: "Một số vấn đề về hạch toán hàng tồn kho theo chế độ hiện hành". Nội dung của đề án gồm các phần sau: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Phần II: Những ý kiến nhận xét, đánh giá về hạch toán hàng tồn kho và phương hướng giải pháp hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho. Em xin trân trọng cảm ơn cô Trần Nam Thanh đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình em viết bài đề án này. Với trình độ kiến thức còn hạn chế, hiểu biết thực tiễn còn ít, đề án chắc chắn có nhiều thiếu sót, kính mong được sự đóng góp ý kiến quý báu của cô giáo. Phần I Những vấn đề cơ bản về hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. I- Khái niệm và phương pháp đánh giá hàng tồn kho. 1. Khái niệm. Theo chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho, chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hàng ngày 31/12/2001 hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi bán; - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành, chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. a. Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động tồn tại ở dạng vật hoá, nó tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và toàn bộ giá trị được chuyển hết một lần giá trị sản phẩm. Để hạch toán và quản lý tốt, căn cứ tác dụng của nguyên vật liệu, nguyên vật liệu được phân ra: - Nguyên vật liệu chính: là những thứ mà sau quá trình sản xuất sẽ thành các thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bao gồm cả bán thành phẩm mua vào). -Vật liệu phụ: là vật liệu có tác dụng phụ trợ được sử dụng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng mùi vị... - Nhiên liệu: là các vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho việc sản xuất kinh doanh như: Xăng, dầu, than củi, khí ga… - Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng dùng để sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các vật liệu thiết bị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các vật liệu thừa trong sản xuất và thanh lý tài sản được sử dụng hoặc bán ra ngoài. - Vật liệu khác: là các vật liệu còn lại như bao bì, vật đóng gói, các vật tư đặc chủng. b. Công cụ dụng cụ Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để được xét vào loại tài sản cố định. Vì vậy công cụ dụng cụ cũng có các đặc điểm như tài sản cố định hữu hình: tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, hình thái ban đầu được giữ nguyên cho đến khi hư hỏng. Một số tư liệu lao động sau không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng luôn được coi là công cụ, dụng cụ. - Các loại bao bì để chứa vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản, và tiêu thụ. - Những dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, quần áo, giầy giép chuyên dụng… - Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá được tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản và vận chuyển. - Các dụng cụ giá lắp giây chuyền dùng để sản xuất - Các lán trại tạm thời, giàn giáo, công cụ… trong xây dựng cơ bản. c. Thành phẩm Là những thành phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng của quá trình công nghệ, được kiểm nghiệm đáp ứng các tiêu chuẩn về kỹ thuật quy định. Thành phẩm còn bao gồm cả những sản phẩm thuê ngoài gia công đã hoàn thành d. Hàng hoá Là các loại vật tư, sản phẩm mà doanh nghiệp mua về để bán kiếm lời. e. Sản phẩm dở dang Là những sản phẩm còn đang trong quá trình sản xuất, chế biến, gia công chưa hoàn thành. Đối với các doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm thì hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Đối với các doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua đang dữ trữ, đang đi đường và đang gửi bán. 2. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc), được quy định cụ thể cho từng loại vật tư hàng hoá. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực triếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế VAT (phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (phương pháp khấu trừ). Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện thời. 2.1. Đối với trường hợp nhập và lưu giữ bảo quản - Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp bảo quản khi mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp tới việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được trừ (-) khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp tới sản xuất sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và biến đổi phát sinh trong việc chuyển hoá nguyên vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến. 2.2. Đối với trường hợp xuất kho Giá thực tế hàng xuất kho, tồn kho được xác định nhiều phương pháp khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý, nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán ở mỗi kỳ kế toán. 2.2.1. Phương pháp giá hạch toán Hàng tồn kho trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch), cuối kỳ điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật tư hàng hoá xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật tư hàng hoá xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật tư, hàng hoá Hệ số giá vật tư hàng hoá = Giá thực tế vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: Tính ngay được giá trị thực tế hàng hoá xuất, từ đó đánh giá tình hình cung cấp vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Nhược điểm: Việc tính giá diễn ra ở cuối kỳ, khối lượng công việc nhiều, cần phải xây dựng hệ thống giá hạch toán hợp lý, trình độ quản lý, kế toán cao. 2.2.2. Phương pháp giá đơn vị bình quân Giá thực tế của vật tư, hàng hoá xuất trong kỳ được áp dụng công thức Giá thực tế vật tư hàng hoá xuất dùng = Số lượng vật tư hàng hoá xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Cách tính giá đơn vị bình quân được tính theo 3 cách: Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dữ trữ = Giá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) Lượng thực tế tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Đơn giá bình quân được áp dụng linh hoạt có thể lấy ở đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập. Độ chính xác của cách 3 vừa cao lại cập nhật tốt. Đồng thời cách 1 và cách 2 cho phép cách tính dễ dàng. Nhược điểm: Cách 1 và cách 2 độ chính xác thấp, không cập nhật được tình hình vật tư, hàng hoá cách 3 đòi hỏi công việc phải tính toán nhiều, mất nhiều thời gian, công sức. 2.2.3. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh Vật tư hàng hoá được xác định theo đơn chiếc hay từng lô, khi xuất lô vật tư, hàng hoá nào thì tính theo giá thực tế của lô đó. Ưu điểm: Tính giá xuất chính xác và đơn giản Nhược điểm: Cần phải sắp xếp riêng từng lô hàng để quản lý, vì vậy chỉ sử dụng phù hợp với loại vật tư, hàng hoá có giá trị cao và tính cách biệt ở các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng và ổn định. 2.2.4. Phương pháp nhập trước, xuất trước Lô vật tư, hàng hoá nào được nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết lô nhập trước mới xuất tới lô nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng. Vì vậy giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của lô hàng nhập sau cùng. Ưu điểm: Việc tính giá hàng xuất là hợp lý và chính xác, phù hợp với tình hình giá cả thị trường ổn định và có xu hướng giảm xuống. Nhược điểm: Vật tư hàng hoá theo dõi phức tạp đặc biệt với các loại mặt hàng xuất nhập nhiều lần. 2.2.5. Phương pháp nhập sau, xuất trước Theo phương pháp này lô vật tư, hàng hoá nào mua vào sau sẽ được xuất trước. Vì vậy giá trị hàng tồn kho sẽ là giá thực tế lô nhập đầu tiên hoặc lô hàng tồn kho cuối kỳ trước. Ưu điểm: Việc tính giá thực tế hàng xuất đơn giản, phù hợp với trường hợp lạm phát. Nhược điểm: Việc tính giá hàng xuất không hợp lý, nhất là khi giá thực tế vật tư, hàng hoá thường xuyên biến động. 3. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho - Phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư, hàng hoá,từng kho hàng, thường xuyên đối chiếu với thủ kho để kịp thời phát hiện sai lệch giữa hiện vật và giá trị. - Ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, và giá thực tế của từng loại hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho ở từng kho hàng. - Kiểm tra việc ghi chép để biết được tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng, đồng thời phát hiện xử lý kịp thời số vật tư, hàng hoá tồn đọng, kém phẩm chất, thừa, thiếu và ngăn ngừa hiện tượng lãng phí và sử dụng sai mục đích. - Thường xuyên kiểm kê theo quy định để có báo cáo về tình hình hàng tồn kho từ đó cung cấp thông tin cho quá trình phân tích và quyết định chính xác. - Với công cụ, dụng cụ cần tính toán và phân bổ chính xác giá trị công cụ, dụng cụ xuất cho từng bộ phận sử dụng và theo từng phương thức phân bổ. II. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho 1. Tài khoản sử dụng Các tài khoản dùng để hạch toán hàng tồn kho gồm: - TK 152 - nguyên vật liệu: gồm các loại sau + Nguyên vật liệu chính + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - TK 153- công cụ, dụng cụ: có các tài khoản + TK 1531: công cụ, dụng cụ + TK 1532: bao bì luân chuyển + TK1533: đồ dùng cho thuê - TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - TK 155 - Thành phẩm - TK 156 - Hàng hoá + TK 1561: giá mua hàng hoá + TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá - TK 151 - hàng mua đang đi trên đường - TK 157 - hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công, chế biến - TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hàng tồn kho có rất nhiều chủng loại, đa dạng, tuỳ đặc điểm của mỗi loại và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp sau: 2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp mà hàng tồn kho được theo dõi một cách thường xuyên tình hình biến động tăng giảm hàng tồn kho trên các tài khoản. Tức là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép phản ánh lên các tài khoản hàng tồn kho khi các nghiệp vụ phát sinh. Khi tăng giá trị hàng tồn kho thì kế toán ghi Nợ các tài khoản tồn kho, đối ứng Có các tài khoản liên quan tương ứng. Khi giảm giá trị hàng tồn kho thì ghi Có các tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Nợ các tài khoản liên quan. Số dư Nợ các tài khoản hàng tồn kho phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ hoặc tồn cuối kỳ. Ưu điểm: Phương pháp này cho ta độ chính xác cao, thông tin được cập nhật liên tục, cung cấp kịp thời các thông tin về hàng tồn kho để ra các quyết định chỉ đạo. Nó cho biết lượng nhập, xuất, tồn từng loại hàng tồn kho ở mọi thời điểm, rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các mặt hàng có giá trị lớn và số lượng chủng loại mặt hàng ít. Còn với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại mặt hàng, giá trị thấp, thường xuyên xất dùng, xuất bán mà áp dụng thì phương pháp này sẽ mất nhiều công sức, thời gian và phức tạp. 2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Đây là phương pháp không theo dõi hàng tồn kho một cách thường xuyên về sự biến động của vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. ở phương pháp này, hàng tồn kho biến động được theo dõi trên tài khoản 611 - "mua hàng" và tài khoản 632, các tài khoản hàng tồn kho chỉ theo dõi giá trị hàng tồn đầy kỳ và cuối kỳ. Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ từ các tài khoản hàng tồn kho về tài khoản 611. Trong kỳ, giá trị hàng mua tăng lên được tập hợp vào bên Nợ tài khoản 611. Cuối kỳ, dựa vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ từ TK 611 về các tài khoản hàng tồn kho, đồng thời xác định tổng giá trị hàng tồn kho xuất kho trong kỳ, theo công thức sau: Giá trị hàng tồn kho xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ + Tổng giá trị hàng tồn kho tăng thêm trong kỳ - Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Ưu điểm: Phương pháp này giảm được khối lượng công việc ghi chép, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Nhược điểm: Độ chính xác của phương pháp này không cao, nó phụ thuộc vào điều kiện kho hàng, bến bãi, điều kiện bảo quản, mức độ chính xác của số liệu kiểm kê. 3. Hạch toán hàng tồn kho. Trong đề án này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì cách hạch toán giống như phương pháp tính thuế VAT khấu trừ, còn khác nhau ở chỗ thuế VAT được tính ngay vào trong giá trị thực tế hàng tồn kho. 3.1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên. 3.1.1. Trường hợp tăng hàng tồn kho. 3.1.1.1. Đối với hàng hoá. - Giá trị hàng mua và chi phí thu mua được tách riêng, TK 156 "Hàng hoá" được chi tiết thành. + TK 1561 "Giá mua hàng hoá" + TK 1562 "Chi phí thu mua hàng hoá" - Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng mua Nợ TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng (nếu có) Nợ TK 131 (1311): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331,...: Tổng giá trị thanh toán. Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh được ghi: Nợ TK 156 (1562): Tập hợp chi phí thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331,...: Tổng giá thanh toán - Khi hàng hoá gửi bán, hàng đã bán bị trả lại, ghi: Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng bị trả lại Có TK 157, 632 - Hàng hoá đi đường về nhập kho, ghi: Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng mua. Có TK 151. - Hàng hoá có được do doanh nghiệp bỏ chi phí ra để hoàn thiện (tự làm hoặc thuê ngoài gia công) được tập hợp vào TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang". Khi hoàn thiện hàng hoá nhập kho ghi: Nợ TK 156 (1561): Trị giá thực tế hàng nhập kho Có TK 154 3.1.1.2. Đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Khi mua hàng về nhập kho, ghi: Nợ TK 152, 153: Giá trị thực tế Nợ TK 1331: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331... Tổng giá phải thanh toán. - Trường hợp được hưởng chiết khấu, ghi: Nợ TK 111, 112, 331, 1388... Có TK 711: Số chiết khấu thanh toán được hưởng. - Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về, ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331,... + Sang tháng sau khi hàng về, ghi: Nợ TK 152, 153. Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. + Nếu nhập toàn bộ, ghi: Nợ TK 152, 153: Giá trị toàn bộ số hàng Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: Thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338: Trị giá số hàng thừa - Khi có quyết định xử lý, ghi: + Nếu trả lại người bán, ghi: Nợ TK 338 Có TK 152, 153: Giá trị hàng trả lại + Nếu đồng ý mua nốt, ghi: Nợ TK 338 Nợ TK 1331: Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. + Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 338 Có TK 721 - Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: + Khi nhập, ghi: Nợ TK 152, 153: Trị giá số thực nhập Nợ TK 138: Trị giá số thiếu. Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn - Khi xử lý: + Nếu người bán giao tiếp số thiếu, ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 138 + Nếu người bán hết hàng, ghi: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 138: Xử lý số thiếu Có TK 1331: Thuế VAT của số hàng bị thiếu + Nếu cá nhân làm mát, phải bồi thường, ghi: Nợ TK 138, 334. Có TK 1331: Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK 138: Xử lý số thiếu. + Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811 Có TK 138 - Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, khi hoàn thiện, ghi: Nợ TK 152, 153 Có TK 154 3.1.1.3. Đối với thành phẩm. - Khi nhập kho thành phẩm, gửi đi bán, trực tiếp tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến, được ghi theo giá thành thực tế. Nợ TK 155, 157 Có TK 154 - Nếu hàng đã tiêu thụ bị trả lại đã nhập kho, ghi: Nợ TK 155 Có TK 632 - Trường hợp phát sinh thừa, ghi: Nợ TK 155 Có TK 642: Giá trị thừa trong định mức Có TK 338: Giá trị thừa không rõ nguyên nhân. - Các trường hợp tăng thành phẩm khác hạch toán giống như nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. 3.1.2. Trường hợp giảm hàng tồn kho. 3.1.2.1. Đối với hàng hoá - Khi tiêu thụ, phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1561) Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ: Nợ TK 111, 112, 131... Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - Hàng hoá gửi bán, ký gửi, ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 (1561) Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, phản ánh giá vốn hàng bán, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157 Đồng thời phản ánh doanh thu hàng gửi bán. Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 1562: Số tiền chi phí thu mua của hàng tiêu thụ 3.1.2.2. Đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất: Nợ TK 621: Dùng cho chế tạo sản phẩm Nợ TK 627: Dùng cho phân xưởng sản xuất Nợ TK 641, 642: Dùng phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Giá trị thực tế xuất dùng - Xuất công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất Nợ TK 627: Dùng cho phân xưởng sản xuất Nợ TK 641, 642: Phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp Có TK 153: Giá trị thực tế xuất dùng - Xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để góp vốn liên doanh Nợ TK 128, 222 Có TK 152, 153: Giá trị thực tế góp vốn - Xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154 Có TK 153, 152: Giá trị thực tế xuất gia công. - Xuất cho vay tạm thời. Nợ TK 138, 136 Có TK 152, 153: Giá thực tế cho vay. - Giảm do các nguyên nhân khác. Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, tặng,... Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 138: Thiếu không rõ nguyên nhân, cá nhân bồi thường Có TK 152, 153: Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thiếu. - Nếu công cụ, dụng cụ được phân bổ nhiều lần, khi xuất ghi: Nợ TK 142 Có TK 153: Tổng giá trị xuất. + Khi báo hỏng, mất, hết thời gian sử dụng. Nợ TK 627, 641,642 Có TK 142: Giá trị phân bổ mỗi lần 3.1.2.3. Đối với thành phẩm - Khi xuất kho thành phẩm để tiêu thụ trực tiếp, biếu tặng, thanh toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, và xuất kho gửi bán, đổi vật tư, ghi: Nợ TK 632 Nợ TK 157 Có TK 155 - Xuất kho để góp vốn liên doanh, ghi: Nợ TK 128, 222 Có TK 155 - Phát hiện thiếu do kiểm kê, ghi: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 138, 334: Thiếu không rõ nguyên nhân, cá nhân bồi thường. Có TK 155 3.2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.2.1. Đối với hàng hoá. - Đầu kỳ, kết chuyển hàng chưa tiêu thụ: Nợ TK 611 (6112) Có TK 156, 157, 151. - Trong kỳ, phản ánh trị giá hàng tăng lên: Nợ TK 611 (6112): Giá trị thực tế hàng mua Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ, trên cơ sở kết quả kiểm kê hàng hoá tồn kho xác định giá trị hàng đã tiêu thụ và chưa tiêu thụ cuối kỳ: + Kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ: Nợ TK 151, 156, 157 Có TK 611 (6112) + Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632 Có TK 611 (6112) Các bút toán phản ánh doanh thu giống như đối với phương pháp kê khai thường xuyên. 3.2.2. Đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại. Nợ TK 611 (6111) Có TK 151, 152, 153 - Trong kỳ, trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ mua hàng để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào: Nợ TK 611 (6111): Giá trị hàng mua và chi phí thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331... Tổng giá thanh toán + Nếu có các khoản giảm trừ hàng mua hoặc trả lại hàng do không đúng hợp đồng, ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng. Có TK 611 (6111): Giá thực tế hàng mua. + Số chiết khấu được hưởng. Nợ TK 111, 112, 331,... Có TK 711 + Các nghiệp vụ làm tăng khác Nợ TK 611 Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp kinh doanh Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý TSCĐ. - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển giá trị tồn cuối kỳ và xử lý số mất mát. Nợ TK 152, 153: Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường tồn cuối kỳ Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 642: Thiếu hụt trong định mức Có TK 611: Trị giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ. + Công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, cần phân bổ nhiều lần. Nợ TK 142 Có TK 611 + Giá trị công cụ, dụng cụ sau mỗi lần phân bổ Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 142 3.2.3. Đối với thành phẩm. - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị tành phẩm và hàng gửi bán tồn đầu kỳ. Nợ TK 632 Có TK 155, 157 - Trong kỳ , căn cứ vào các chứng từ phản ánh, nhập, xuất, tiêu thụ sản phẩm, ghi: + Phản ánh tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành nhập kho trong kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632 Có TK 631 + Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 631 Có TK 632 - Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho chưa tiêu thụ, kết chuyển giá trị sản phẩm, dịch vụ chưa tiêu thụ cuối kỳ. Nợ TK 155, 157: Giá trị thành phẩm, hàng gửi bán tồn cuối kỳ. Có TK 632 + Đồng thời tính và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ theo công thức và định khoản sau: Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ = Giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ + Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất trong kỳ - Giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ Nợ TK 911: Giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ Có TK: 632 Phần II: Những ý kiến nhận xét, đánh giá về hạch toán hàng tồn kho I- Những ưu điểm. Hệ thống kế toán Việt Nam hiện hành đã và đang cải tiến và hoàn thiện từng bước hoà nhập, phù hợp với đặc điểm nền kinh tế nước nhà. Hệ thống tài khoản và những quy định về nội dung phương pháp ghi chép quá trình hạch toán hàng tồn kho hiện nay cơ bản đáp ứng được yêu cầu công tác hạch toán, quản lý của doanh nghiệp. Nó đã thể hiện tính chọn lọc các mô hình, nguyên tắc, chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế để phù hợp về điều kiện nền kinh tế của nước ta. 1. Về phương pháp hạch toán. Ta có 2 phương pháp hạch toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho từng doanh nghiệp, tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà lựa chọn phương pháp nào cho phù hợp nhất. Để từ đó mà sắp xếp tổ chức bộ máy sao cho hợp lý nhất. - Đối với phương pháp kê khai thường xuyên: Mọi biến động về tài sản cũng như hàng tồn kho được theo dõi cập nhất chính xác hàng ngày, hàng giờ, thể hiện trên các sổ sách tài khoản mang tên loại hàng, vật tư đó. Từ đó doanh nghiệp nắm bắt được tình hình xuất, nhập, tồn để có kế hoạch cụ thể và chính xác. - Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp này công việc kế toán giảm đi và đơn giản hơn. Các tài khoản mang tên hàng tồn kho chỉ phản ánh giá trị ở thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ, còn quá trình tăng, giảm được phản ánh trên một tài khoản trung gian, tài khoản này không có số dư cuối kỳ. 2. Về phương pháp xác định hàng tồn kho. Theo chế độ kế toán hiện hành thì hàng tồn kho được xác định theo nhiều phương pháp như đã trình bày ở trên. Vì vậy cho phép các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp sao cho phù hợp nhất giữa chi phí với thu nhập để cho lợi nhuận hợp lý nhất, thuế phải nộp thấp nhất. Song việc lựa chọn này phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán, liên tục và các quy định khác của Nhà nước. II- Những tồn tại cần được xem xét, bổ sung hoàn thiện. 1. Về phương pháp hạch toán. a. Đối với phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được theo dõi thường xuyên và liên tục. Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với qui mô lớn thì mỗi kế toán chỉ đảm trách một phần hành kế toán. Vì vậy việc tổng hợp và phân tích số liệu sẽ thiếu chính xác và khó hơn. Mỗi kế toán viên chỉ chuyên làm một phần hành của mình vì vậy kiến thức tổng hợp kế toán sẽ bị nhiều hạn chế. Phương pháp này đòi hỏi phải có hệ thống sổ sách đồng bộ và chi tiết, khối lượng công việc lớn hơn, đòi hỏi tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh hơn, nó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức có ít danh điểm vật tư, giá trị vật tư, hàng hoá lớn và ít nghiệp vụ xuất, nhập. b. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ. Sự biến động của hàng tồn kho được phản ánh ở tài khoản trung gian, đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng TK 6111, với hàng hoá sử dụng TK 6112, với thành phẩm sử dụng TK 632. Do đó không thể nắm bắt được chính xác tình hình biến động hàng tồn kho diễn ra trong kỳ. Hơn nữa các tài khoản trung gian này cũng được phản ánh nhiều tài khoản khác nữa, việc này dẫn đến dễ bị nhầm lẫn cho việc hạch toán. Mức độ chính xác, tin cậy của kết quả hạch toán phụ thuộc nhiều vào công tác kiểm kê cuối kỳ. Vì nếu kiểm kê hàng tồn kho không chính xác sẽ dẫn đến xác định hàng xuất trong kỳ cũng bị sai, từ đó dẫn đến sai sót về giá vốn hàng bán sẽ bị sai lệch về thuế, thu nhập và lợi nhuận. Việc kiểm kê sai hàng tồn kho rất khó phát hiện ra ở các tài khoản theo dõi chúng, vì vậy việc tổ chức công tác kiểm kê phải thực hiện thật tốt, việc sắp xếp hàng hoá trong kho phải theo nguyên tắc "dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm" và hết sức khoa học. Hơn nữa việc hạch toán sai ở kỳ này sẽ kéo theo sai sót sang cả các kỳ sau, vì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ này là số liệu của đầu kỳ sau. Cứ như vậy các sai lệch được luỹ kế tiếp theo giữa các kỳ, nếu không kịp thời phát hiện thì việc tìm ra sai sót sẽ rất khó khăn. 2. Về tài khoản hạch toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Công việc hạch toán dễ dàng, tiện lợi cho việc ghi chép hàng ngày và quyết toán cuối kỳ. + Số lượng tài khoản là ít nhất mà vẫn đảm bảo các nhu cầu thông tin, quản lý việc sản xuất kinh doanh. + Thuận lợi cho công tác hướng dẫn thực hiện của các cơ quan Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành, phân biệt hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho làm tăng sự cồng kềnh và phức tạp. Từ đó ảnh hưởng tới việc giảng dạy và học tập trong nhà trường cũng như gây ra khó khăn, lúng túng và thiếu sự thống nhất khi áp dụng hạch toán trong các doanh nghiệp. Thực tế đã xảy ra vấn đề không thống nhất giữa kế toán doanh nghiệp và cán bộ thanh tra, kiểm toán và cán bộ thuế về kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Để theo dõi sự biến động của thành phẩm, hàng hoá sử dụng tài khoản 155, 156. Trong quá trình hạch toán ta thấy khi nhập kho từ sản xuất hoặc thuê ngoài gia công ta ghi: Nợ TK 155, 157, 156 Nhưng khi sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã bán bị trả lại cũng ghi: Nợ TK 155, 156. Như vậy không thể đánh giá qui mô sản xuất kinh doanh qua tài khoản này vì cả hai trường hợp đều làm giá trị cuả hàng tồn kho tăng lên. 3. Giải pháp và kiến nghị. a. Kiến nghị chung. Trong nền kinh tế thị trường xu hướng hợp tác, thống nhất các đơn vị doanh nghiệp là tất yếu. Vì vậy có nhiều tập đoàn, hãng có quy mô lớn ra đời. Do đó có nhiều chủng loại hàng hoá ngành nghề kinh doanh đa dạng với qui mô lớn, hàng tồn kho cũng có qui mô lớn, nhỏ khác nhau và phong phú đa dạng. Mỗi loại hàng tồn kho cần có cách quản lý khác nhau, có loại cần theo dõi thường xuyên liên tục, có loại chỉ cần quản lý dựa vào kiểm kê cuối kỳ. Vì vậy sẽ xuất hiện xu hướng quản lý hàng tồn kho theo hai phương pháp, phụ thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên, theo qui định hiện hành về phương pháp hạch toán hàng tồn kho, mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một phương pháp hạch toán trong kỳ. Như vậy khối lượng công việc của kế._.