Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

oá tiền tệ xã hội chủ nghĩa, mỗi đơn vị kinh tế trong hoạt động kinh doanh có kế hoạch tính toán hiệu quả, quản lý cao nhất và là một yếu tố khách quan. Để thực hiện điều đó, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, kế toán là một công cụ đắc lực để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc sự dụng tái sản xuất trong kinh doanh. Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán vật liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu. Kế toán vật liệu nếu được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ có tác dụng rất lớn đến chất lượng công tác quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Không thể nói quản lý vật liệu tốt nếu công tác kế toán vật liệu chưa tố. Vì vậy, vấn đề quan trọng để tăng cường và cải tiến công tác quản lý vật liệu cần phải tiến hành và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu. Từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập rất ngắn tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, em xin được nêu "Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà" làm đề tài cho chuyên đề thực tập chuyên ngành kế toán của mình. Phần thứ nhất một số vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất ----------------------------- I - Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1 - Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất: * Khái niệm vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. * Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh: Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu, góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nhưng không phải tất cả đối tượng lao động đều là vật liệu. Chỉ những đối tượng lao động nào đã thay đổi do chịu tác động của con người (lao động có ích) mơí trở thành vật liệu. Ví dụ: Đá vôi khi chưa khai tác còn là những mỏm núi, không thể coi là vật liệu, nó chỉ trở thành vật liệu khi được khai thác để cung cấp cho ngành công nghiệp, sản xuất... 2 - Đặc điểm vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động và chiếm tỷ trọng khá lớn, mặt khác nó còn là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm - là yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất sản phẩm, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng rất lớn của việc cung cấp vật liệu. Không có vật liệu thì không có một quá trình sản xuất nào có thể thực hiện được, nhưng khi được cung cấp vật liệu đầy đủ thì chất lượng vật liệu, phương pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết định một phần lớn chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiểm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí tạo ra sản phẩm. Do vậy, việc hạ thấp giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng vật liệu nhằm làm giảm chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh với một chừng mực nhất định. Giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Mặt khác, vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu. Có thể nói vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý vật liệu phảI bao gồm các mặt: số lượng cung cấp, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả vật liệu nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ và đồng bộ những loại vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể không tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán vật liệu. 3 - Yêu cầu quản lý vật liệu: Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu dự trữ. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu là tránh hư hỏng, mất mát, hư hao. Trong sử dụng vật liệu, cần thiết phải tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sở xác định và dự toán chi phí, điều này ảnh hưởng đến việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy, phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh việc xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. ở khâu dự trữ, yêu cầu đối với doanh nghiệp là phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. * Để tổ chức và hạch toán vật liệu có hiệu quả, cần thiết phải có một số điều kiện dưới đây: Thiết lập được kế hoạch cung ứng vật liệu theo nhu cầu vật liệu của khu vực sản xuất kinh doanh (phân xưởng hoặc xí nghiệp). Xây dựng được định mức dự trữ vật liệu trong kho và tổ chức tốt kho hàng để tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán. Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật liệu, đặc biệt là vật liệu chế tạo, vật liệu chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dụng và yêu cầu nâng cao chất lượng hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ tiêu dùng. Xác định rõ trách nhiệm vật chất của cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự an toàn của vật liệu mua, dự trữ và tiêu dùng: Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng, nghiêm ngặt cho từng trường hợp ứ đọng, thừa, thiếu, hao hụt, giảm giá vật liệu. II - Phân loại vật liệu và đánh giá vật liệu: 1 - Phân loại vật liệu: Trong doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng, tính chất lý-hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu, phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên thực tế, vật liệu thường được phân loại theo những tiêu thức khác nhau, như theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo nguồn sở hữu. a. Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm mới như: thép trong công nghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản... Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp như sản phẩm công nghiệp khai thác (quặng, gỗ...), sản phẩm nông nghiệp (bông, chè...) dùng để chế tạo sản phẩm trong nền công nghiệp chế biến. Còn vật liệu là những sản phẩm đã qua một hay một số quá trình công nghệ chế tạo như cao su, hoá chất trong xí nghiệp sản xuất hàng cao su, vải trong các xí nghiệp may. b. Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng bề ngoài của sản phẩm, góp phần tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật và quản lý... như dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp, hương liệu trong sản xuất bánh kẹo... c. Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn (than củi), thể lỏng (xăng dầu) hoặc ở thể khí (hơi đốt, khí đốt). d. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thứ vật liệu và thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ bản, bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu (bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông) dùng để lắp đặt vào các công trình cơ bản. e. Phế liệu: Là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh lý tài sản của đơn vị. Phế liệu thường đã mất hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban đầu (phôi bào, vải vụn, ngói vỡ...). f. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ chưa kể thêm bao bì, vật đóng gói, các loại... 2 - Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo những quy định hiện hành, kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán (phản ánh theo giá thực tế), khi xuất kho cũng phải xác định giá xuất kho theo đúng phương pháp quy định. Tuy nhiên, trong không ít doanh nghiệp, để đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, người ta có thể sử dụng phương pháp giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập-xuất vật liệu. Song, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập-xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế. 2.1. Giá thực tế nhập kho của vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nguồn nhập và giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau: Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho: + Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = Giá hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua thực tế - Giảm giá, hàng mua bị trả lại (nếu có) + Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT trực tiếp: Giá thực tế vật liệu mua ngoài = Giá hoá đơn (đã có thuế GTGT) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua thực tế - Giảm giá, hàng mua bị trả lại (nếu có) Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập từ nguồn tự chế = Giá vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến Với vật liệu góp cổ phần liên doanh: Giá thực tế vật liệu là giá trị góp vốn bằng VL do hội đồng quản trị đánh giá. Với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng: Giá nhập kho phế liệu là giá có thể sử dụng được, giá có thể bán được hoặc giá có thể ước tính... 2.2. Giá thực tế xuất kho của vật liệu: Để đảm bảo chính xác chi phí VL trong chi phí của sản phẩm mới, cần phải tổ chức đánh giá VL xuất kho theo phương pháp thích hợp. Cần có nhiều phương pháp đánh giá VL xuất kho, dù cho mục đích của việc xuất kho có thể khác nhau, nhưng hạch toán lượng xuất phải thống nhất. Về nguyên tắc, VL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó. Song trên thực tế việc tính giá thực tế đầy đủ của VL mỗi loại tại thời điểm xuất kho rất khó khăn phức tạp, trong nhiều trường hợp còn không hạch toán được. Giá ghi ở hoá đơn mua ngoài, vì vậy có thể tính gần đúng giá thực tế VL, VL xuất kho theo các cách phổ thông sau: 2.2.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Giá thực tế bình quân _ Giá thực tế VL nhập trong tháng + Giá thực tế VL tồn đầu tháng của một đơn vị vật liệu _ Số lượng VL nhập trong tháng + Số lượng VL tồn đầu tháng Giá trị vật liệu tồn cuối tháng = Giá trị VL tồn kho đầu tháng + Giá VL nhập trong tháng - Giá VL xuất trong tháng Trong đó: Giá trị VL mỗi loại tính tới ngày cuối tháng = Số lượng VL mỗi loạI xuất dùng x Giá thực tế bình quân 1 đơn vị Như vậy, giá thực tế VL xuất trong tháng sẽ phụ thuộc vào tổng số nhập trong tháng và tồn đầu tháng, khi đó VL xuất có thể ghi theo một giá nào đó tuỳ theo doanh nghiệp và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ. Theo phương pháp này, nếu giá VL có xu hướng tăng thì giá thực tế bình quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế VL nhập kho cuối kỳ và làm giá trị tồn kho VL tăng lên. Ngược lại, nếu giá cả VL có xu hướng giảm giá thực tế nhập cuối kỳ và do vậy VL tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ hơn thực tế. Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trường. Nhược điểm: Giá đơn vị bình quân đến cuối tháng mới tính được do đó công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo kế toán. Điều kiện áp dụng:Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại VL ít. 2.2.2. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Giá VL bình quân _ Giá thực tế VL thực tế tồn kho trước khi nhập + Giá thực tế VL nhập kho lần (n) Sau lần nhập kho _ Số lượng VL tồn kho + Số lượng VL nhập lần (n) Với phương pháp này, thì khi xuất kho đã biết được giá của VL xuất, do vậy cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh giá và giá trị tồn kho cuối kỳ của VL cũng sát với giá thực tế trên thị trường. Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trường. Nhược điểm: Dùng phương pháp này thì việc tính toán tương đối phức tạp. Nếu doanh nghiệp nhập, xuất VL nhiều lần trong ngày, hoặc trong tháng, giá cả không ổn định, thường xuyên thay đổi thì rất khó tính toán kịp thời. 2.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này được thực hiện như sau: Giá thực tế VL xuất dùng = Giá thực tế đơn vị của VL nhập x Số lượng VL xuất dùng trong kỳ của số lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng xuất, tính theo giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc từng lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số lần nhập trước) được tính theo đơn giá của lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho của các lần mua vào sau cùng. 2.2.4. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này được thực hiện hoàn toàn ngược với phương pháp trên (FIFO): Giá thực tế của VL xuất dùng = Giá thực tế đơn vị của VL nhập kho theo từng lần nhập kho sau x Số lượng VL xuất dùng trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Ta cũng xác định được đơn giá của từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng nhập và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ. 2.2.5. Phương pháp giá thực tế đích danh: ở một số doanh nghiệp có đơn giá về VL tương đối ổn định có thể tính giá thực tế đích danh từng loại VL với từng lần mua vào với giá trị ghi trên hoá đơn cùng với các chỉ tiêu có liên quan khac. * Ưu điểm: Ghi được đánh giá chính xác, kịp thời từng lần mua. * Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp khi cần mua những lô hàng tương đối đặc biệt, quý hiếm. 2.2.6. Phương pháp ghi sổ theo giá hạch toán: Theo phương pháp này, VL xuất kho trong kỳ sẽ được ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ, dựa vào hệ số giá của VL để tính giá thực tế của VL xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ như sau: Giá thực tế của VL xuất trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán của VL xuất trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá VL Giá thực tế của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá VL = ------------------------------------------------------------------------ Giá hạch toán của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá này có thể tính cho từng loại hoặc từng nhóm VL tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Như vậy, ta thấy rằng việc hạch toán sự biến động của VL hàng ngày là rất phức tạp. Để tiện cho việc theo dõi, người ta thường sử dụng giá hạch toán, giá này có thể là kế hoạch do doanh nghiệp quy định hoặc một thứ giá ổn định trong kỳ hạch toán. Do đó, sự hạch toán biến động của VL trên các phiếu nhập kho, xuất kho và trên cơ sở tính giá thực tế của VL, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá VL từ giá hạch toán thành giá thực tế. 3 - Sổ danh điểm vật liệu: Để phục vụ tốt cho công tác quản lý chặt chẽ vật liệu, cần phải biết một cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật liệu được sử dụng trong SXKD của doanh nghiệp. Bởi thế, cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất của VL, việc đó được thực hiện dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm. Sổ danh điểm VL được xây dựng trên cơ sở phân loại VL mang một số liệu riêng gọi là sổ danh điểm. Mỗi sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định, để chỉ loại, nhóm, thứ, thông thường các chữ số dụng để chỉ loạI VL là số hiệu của tài khoản sử dụng để hạch toán VL đó. Còn các chữ số dùng để chỉ nhóm thì dùng 1 chữ số từ 1 đến 9, trên 10 nhóm thì dùng 2 chữ số từ 01 đến 99... Các chữ số dùng để chỉ thứ VL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách cỡ loại của các thứ VL trong nhóm (dưới 100 quy cách cỡ loại thì dùng 2 chữ số, trên 100 thì dùng 3 chữ số). III - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1 - Chứng từ kế toán sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phảI được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, và QĐ 885/98 ngày 16/7/1998 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: + Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH) + Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu số 03-BH) Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT); biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05-VT); phiếu boá vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT). Các chứng từ kế toán phải lập kịp thời theo đúng quy định của nhà nước và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ tốt cho kế toán tổng hợp và các bộ phận khác liên quan. 2 - Sổ kế toán chi tiết vật liệu: Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau: + Sổ (thẻ) kho + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu + Sổ đối chiếu luân chuyển + Sổ số dư 3 - Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và phòng kế toán hình thành nên những phương pháp hạch toán chi tiết VL có thể thực hiện theo những phương pháp sau: + Phương pháp thẻ song song + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp hạch toán nêu trên đều có những ưu, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho VL trong kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán, trong việc phát huy vai trò của kế toán trong quản lý vật liệu. Mặt khác, mỗi phương pháp lại phải tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy được ưu điểm, hạn chế được nhược điểm riêng của nó. Bởi vậy, trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán phải có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể cần thiết của doanh nghiệp để áp dụng phương pháp nào thích hợp nhất, đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý. 3.1. Phương pháp thẻ song song: Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị của từng loại VL. Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập-xuất VL, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm VL, trên thẻ kho phảI ghi rõ nội dung như: số thẻ, ngày lập thẻ, thẻ vật tư, nhãn hiệu quy cách sổ danh điểm, đơn vị tính, số lượng nhập-xuất... Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ nhập-xuất VL cho kế toán VL. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Kế toán VL sử dụng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL mở cho từng danh điểm VL tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi cả vể mặt số lượng và về giá trị của VL nhập-xuất-tồn kho. Hằng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập kho của thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán VL phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán, tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi có các nghiệp vụ nhập-xuất vào thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết VL có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiế, kế toán cần phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất kho về mặt giá trị của từng loại NVL. Số liệu của từng bảng này đối chiếu với số liệu của từng phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán VL còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phảI ghi vào sổ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ dàng đối chiếu. Nhược điểm chủ yếu là ghi chép trùng lắp, khối lượng ghi chép lớn. Do đó, phương pháp này thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, tình hình nhập-xuất hàng ngày không thường xuyên, trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý doanh nghiệp không cao. Khái quát trình tự ghi chép của phương pháp này như sau: Sơ đồ số 01 Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật liệu Kế toán tổng hợp Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn VL Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi vào cuối tháng 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Trình tự ghi chép tại kho: Theo phương pháp này, kho vẫn ghi chép vào thẻ kho từng danh điểm như phương pháp thẻ song song. Tức là hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất để ghi, sau đó chuyển giao chứng từ lên phòng kế toán. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được chứng từ từ thủ kho giao, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép hoàn chỉnh phân loại chứng từ để lập bảng kê nhập-xuất cả về số lượng và giá trị VL. Cuối tháng ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ này được mở cho cả năm, trong đó chi tiết theo tình hình luân chuyển theo từng tháng kể cả về mặt hiện vật và giá trị. Mỗi danh điểm được ghi vào một dòng, cuối tháng đối chiếu số lượng VL trên sổ đối chiếu với thẻ kho. Đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Khái quát trình tự ghi chép của phương pháp đối chiếu sổ luân chuyển: Sơ đồ số 02: Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất 3.3. Phương pháp sổ số dư: Trình tự ghi chép tại kho: Thủ kho lập thẻ giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi vào thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng VL quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập-xuất VL. Ngoài ra, cuối tháng, thủ kho còn phảI ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính toán thành tiền. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán phải kiểm tra phân loạI chứng từ, đồng thời căn cứ vào giá hạch toán của từng loại VL để tính thành tiền cho từng chứng từ. Sau đó cộng số tiền từng chứng từ nhập-xuất kho theo từng VL ghi vào phiếu giao nhận chứng từ, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm VL vào bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho VL. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ. Cuối tháng tính ra số tiền VL tồn kho trên bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Số liệu từ bảng luỹ kế dùng để đối chiếu với sổ số dư và kế toán tổng hợp thông qua bảng tính giá vật liệu theo từng nhóm. Khái quát trình tự ghi chép của phương pháp sổ số dư: Sơ đồ 03: Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế Chứng từ xuất Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Kế toán tổng hợp IV - Kế toán tổng hợp vật liệu: Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu trên các cơ sở kế toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành, có hai phương pháp hạch toán tình hình biến động vật liệu. 1 - Hạch toán VL theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng vật liệu một cách thường xuyên, liên tục. Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, thường tiến hành từ 2 hoạt động sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với khối lượng lớn, giá trị cao. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các loại VL hình thành từ các nguồn, kế toán sử dụng các TK sau: Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu: TK này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại nguyên vật liệu, VL của DN theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Nội dung TK152 phản ánh như sau: Bên nợ: Giá trị thực tế NVL (VL mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công, nhận góp vốn liên doanh) Giá trị nguyên liệu, VL thừa khi kiểm kê Giá trị phế liệu thu hồi Chiết khấu mua được hưởng Bên có: Giá trị thực tế của NL, VL xuất kho để bán, để sản xuất, thuê ngoài, gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần Giá trị NL, VL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Giá trị NL, VL chính trả lại, giảm giá Số dư nợ: Trị giá thực tế của NL, VL tồn kho Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà TK152 có thể được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 1521: Vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: VL và thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Phế liệu Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường: Trong trường hợp VL mua ngoàI, DN đã trả tiền hoặc chấp nhận mua nhưng vì lý do chưa đưa về nhập kho của DN hay chuyển giao cho bộ phận có liên quan, vì thế kế toán phản ánh vào TK 151 - “Hàng mua đang đi đường”. Nội dung TK 151 phản ánh như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị vật tư, hàn hóa đang đi đường. Cuối tháng chưa về hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: Giá trị vật tư, hàng hoá đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng. Số dư nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho đơn vị (đang đi đường). Tài khoản 331: Phải trả cho nhà cung cấp: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho DN, người nhận thầu XDCB. Ngoài ra, TK 331 cũng được dùng để phản ánh số tiền đặt trước, ứng trước của người mua nhưng DN chưa giao hàng hoá, dịch vụ... Khi sử dụng TK này, kế toán phảI mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ và không được bù trừ khi lên bảng cân đối. Nội dung TK 331 phản ánh như sau: Bên nợ: Số tiền đã trả cho nhà cung cấp Giá vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã giao cho khách hàng có liên quan đến tiền ứng trước Bên có: Số tiền phải trả cho nhà cung cấp Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng Điều chỉnh giá thực tế lớn hơn giá tạm tính Số dư có: Số tiền còn phải trả cho người cung cấp và số tiền ứng trước còn phải trả cho khách hàng Ngoài ra, các tài khoản hay dùng như: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 141: Tạm ứng + TK 311: Vay ngắn hạn b. Trình tự các nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (Sơ đồ số 04) Chiết khấu thanh toán được hưởng TK 711 TK 111,112, 331... Giá hoá đơn của VL, CC mua đang đi đường Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước TK 111, 112, 331... TK 151 Sơ đồ số 04 Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL Nhận lại vốn góp LD bằng VL Nhận góp vốn LD, cổ phần, cấp phát TK 331 TK 412 TK 138 TK 128, 222 TK 154 TK 412 TK 338 (3381) TK 128, 222 TK 154 TK 411 TK 152 Số tiền giảm giá , hàng mua bị trả lại cho người bán (không thuế) TK 133 TK 621, 627, 641, 642... Thuế GTGT đầu vào Xuất kho phục vụ quản lý SX, bán hàng, QLDN, XDCB TK 142(1) Giá thực tế VL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng Phát hiện thiếu khi kiểm kê Nhập kho tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến Xuất góp vốn LD Giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại (nếu có) Chênh lệch giảm do đánh giá lại VL Phát hiện thừa khi kiểm kê 2 - Hạch toán VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không thể theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động của các loạI vật tư, hàng hoá, sản phẩm, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định tồn kho thực tế, chưa xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này chỉ thích hợp với đơn vị không tiến hành đồng thời 2 hoạt động kinh doanh trở lên. Khi áp dụng phương pháp này, giá trị vật liệu xuất được tính theo công thức: Giá trị VL xuất trong kỳ = Giá trị VL tồn đầu kỳ + Giá trị VL mua vào trong kỳ - Giá trị VL tồn kho cuối kỳ Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 (Mua hàng) để theo dõi tình hình mua VL theo giá thực tế (giá mua + chi phí thu mua). Nội dung kết cấu TK 611 - Mua hàng: Bên nợ: Giá trị VL thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Bên có: Giá trị VL xuất thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ TK 611 cuối kỳ không có số dư do đã kết chuyển tồn kho vào TK thích ứng b. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ: Sơ đồ hạch toán VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ số 05). Xuất VL bán Sơ đồ số 05 TK 412 TK 412 Thiếu hụt, mất mát ... Chênh lệch do đánh giá giảm Chênh lệch do đánh giá tăng Giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại TK 331, 111, 138 TK 138, 111, 334 Xuất dùng VL cho SXKD Kết chuyển VL tồn cuối kỳ TK 151, 152 TK 151, 152 Nhận góp vốn LD, cổ phần, cấp phát bằng VL TK 128, 222 Nhận lại vốn góp LD bằng VL Nhập kho vật liệu trong kỳ Kết chuyển VL tồn kho đầu kỳ TK 632 TK 621, 641, 642, ... TK 133 TK 411 TK 111, 112, 141, 331,311 TK 611 V - Kiểm kê vật liệ._.