Phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

án quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan. Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh. - Hoàn cảnh của công ty Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Công ty đã thực hiện tư vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lý khách hàng, Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, … Vì vậy việc xây dựng các chương trình DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang được đặt ra cấp thiết. 2. Định hướng Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 3. Mục đích nghiên cứu Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới 5. Kế cấu của đề tài + Chương 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phương pháp nghiên cứu. + Chương 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Trình bầy khái quát phương pháp luận cơ bản làm cơ sở phương pháp luận cho việc nghiên cứu chuyên đề. + Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy chi tiết chương trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện của chương trình. Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cường giảng viên hướng dẫn và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệp quý báu Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn Chương I Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast Khảo sát Tình hình tại công ty 1. Quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức của công ty a. Quá trình hình thành. Ngày nay các ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý cũng rất phong phú mà để làm nên điều này không thể thiếu các công ty phần mềm. Họ là những người đã đang đem công nghệ thông tin vào với cuộc sống và vào lĩnh vực kinh doanh. ở Việt Nam các lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin được phát triển chưa lâu. Vì vậy các công ty phần mềm phần lớn ra đời trong thời gian gần đây chủ yếu là từ sau giữa thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong xu hướng đó công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã ra đời. Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast được thành lập theo giấy phép thành lập công ty số 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày 11/6/1997 đây chính thức là ngày thành lập công ty. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056067 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hình thức sở hữu của công ty là hình thức cổ phần. Vốn đăng ký ban đầu của công ty là 1.000.000.000 đồng được chia thành 10.000 cổ phiếu. Vào đầu năm 2003 vốn đăng ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và được chia thành 125.000 cổ phiếu. Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company. Tên viết tắt là FAST Logo của công ty : Chức năng kinh doanh của công ty : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử ) Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 người: Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 người: Công ty gồm có ba văn phòng : Văn phòng tại TP Hà Nội Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình Điện thoại : (04)7715590 Fax : (04)7715591 Email : fast@hn.vnn.vn Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3 Điện thoại : (08)8481001 Fax : (08)8480998 Email : fastsg@hcm.vnn.vn Văn phòng tại Đà Nẵng Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung Điện thoại : (0511)810532 Fax : (0511)812692 Email : fastdn@dng.vnn.vn b. Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ tổ chức của công ty được tổ chức như sau: Hội đồng quản trị Giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Phòng tổng hợp Các công việc chính của các phòng ban trong công ty Hội đồng quản trị:Nhiệm vụ xác định chiến lược dài hạn của công ty Giám đốc công ty: Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra, phất triển kinh doanh. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, tiền lương và các vấn đề tài chính kế toán. Tham ra vào xác định những chiến lược của công ty và lập kế hoạch năm cho toàn công ty cùng với việc thực hiện chính sách tài chính. Phòng tổng hợp: Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, maketting, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng dự án phát triển kinh doanh. Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Có nhiệm vụ nghiên cứu các phần mềm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: Bán hàng, dịch vụ khách hàng (Hiện có ở Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng) Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty như sau Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng tư vấn thiết kế Phòng triển khai hợp đồng Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Các công việc chính: STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính Giám đốc chi nhánh Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương tài chính kế toán Tham ra vào việc xác định chiến lược của công ty. Lập kế hoặch năm cho chi nhánh. Các trợ lý giám đốc ( Phòng tổng hợp ) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng. Phòng tư vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau : + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã được khảo sát trước đó. Phòng tư vấn ứng dụng ( triển khai hợp đồng ) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 người triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phòng tư vấn ứng dụng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết. Phòng lập trình ứng dụng Tham ra và xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát bán hàng. Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Bảo hành chương trình sửa đổi. Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình Bảo hành sản phẩm Phòng kế toán Kế toán Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ Số lượng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kết tốc độ phát triển số lượng nhân viên trong công ty : Năm 1998 – 2003 số lượng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên và trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng như số lượng nhân viên trong công ty. Mục tiêu của công ty là: “Chuyên sâu tạo lên sự khác biẹt” II. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty Sản phẩm Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System Inc. Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQL Server (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode) Dịch vụ cung cấp Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. Công nghệ sử dụng Ngôn ngữ lập trình : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP. Kiến trúc lập trình : Client/Server, File server, Web-based. Cơ sở dữ liệu : SQL Server, Foxpro. Chương II Một số lý luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Khái niệm hệ thống thông tin Thông tin và quản lý Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần được cung cấp thông tin khác nhau. Điều này được thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý như sau: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình. Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện: + Cấp chiến lược: Lập ra kế hoặch chiến lược, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó, vạch ra các chính sách chung và đường lối cho hoạt động tổ chức. + Cấp chiến thuật: Đề ra các biện pháp để cụ thể hóa mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, phải pháp thực hiện. + Cấp tác nghiệp: Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lượng của việc sử lý, sự phù hợp của thông tin… II. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 1. Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. 2. Cấu thành hệ thống thông tin. + Bộ phận đưa dữ liệu vào (Input) + Bộ phận sử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra (Out Put) Nguồn Thu thập Xử lý và lưu giữ Đích Phân phát Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin được mô tả như sau: Cơ sở dữ liệu Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ thống. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu. Trước đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống được thu thập và xử lý theo phương thức thủ công. Các dữ liệu này được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu: - Thực thể (entity): Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng…Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ - Trường dữ liệu (field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. - Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. - Cơ sở dữ liệu ( database) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. - Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giao diện đồ họa để nhập dữ liệu. - Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở dữ liệu. Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn. Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấn thường dùng: + Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language) + Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example) - Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể thức có thể sử dụng được. Nhìn chung báo cáo là những dữ liệu được tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đa ra dưới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình. - Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để kết nối các bảng: + Mô hình phân cấp. + Mô hình mạng lưới. + Mô hình quan hệ. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức + Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin bao gồm 5 loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, với những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra từ hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Vì phần lớn thông tin của hệ MIS dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà MIS sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn phương án. Nói chung đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận với một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp. + Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng thực hiện Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với các cấp quyết định khác nhau như cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp. III. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin. Cùng một hệ thống thông tin nhưng có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Người mô tả là người quản lý, người sử dụng hay người phân tích thiết kế. Có ba mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong được biểu diễn như sau: Mô hình ổn định nhất Mô hình logíc (Góc nhìn quản lý) Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Cái gì ở đâu? Khi nào? Cái gì? Để làm gì? Như thế nào? Ba mô hình của một hệ thống thông tin Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1. Mô hình lôgíc. Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu nhập? Xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả để lấy ra cho việc xử lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng nhưư thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu được sử dụng. Nó chỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. 2. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thường chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nhưư hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, loại bàn phím được sử dụng… Mô hình này chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Khách hàng thường nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này. Đây là góc nhìn của người sử dụng. 3. Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh xử lý lô gíc của hệ thống tuy nhiên không phải là cách nhìn của người sử dụng mà là cái nhìn của nhân viên thiết kế hệ thống thông tin. Nó liên quan đến những trang thiết bị được dùng cho hệ thống, dung lượng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình và ngôn ngữ diễn đạt. Mô hình vật lý trong giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Chương trình được tổ chức như thế nào và hoạt động ra sao? Nó được viết bằng ngôn ngữ gì và thiết kế cơ sở dữ liệu ra sao, như thế đã phù hợp chưa? IV. Một hệ thống thông tin hoạt động tốt Hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng cung cấp thông tin có độ tin cậy như thế nào. Có 5 tiêu chí để đánh giá chất lượng của thông tthông tin như sau: 1 Độ tin cậy Độ tin cậy thể hiện qua các mặt sau đây: độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai và dẫn tới hậu quả tồi tệ cho tổ chức. 2 Tính đầy đủ Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đưa ra những quyết định mang tính chiến lược xa rời thực tế từ đó hệ thống đi chệch hướng. Không đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp làm thiệt hại cho doanh nghiệp và tổ chức. 3 Tính thích hợp và dễ hiểu Đây là một tiêu chí quan trọng vì người sử dụng thường ít hiểu biết về tin học nên một chương trình đựơc thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, bố trí hợp lý sẽ làm cho người sử dụng cảm thấy gần gũi thân thiện, không cảm thấy e ngại khi sử dụng hệ thống. 4 Tính được bảo vệ Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức, doanh nghiệp cũng nhưư vốn và nguyên vật liệu. Do đó thông tin phải được bảo vệ và tránh xâm nhập, phá hoại vô ý cũng như cố ý. Vì thế thông tin phải được bảo mật, vấn đề này ngày càng được các tổ chức đánh giá cao trong thời đại thông tin bùng nổ. 5 Tính kịp thời đúng đắn Thông tin có thể tin cậy, dễ hiểu, thích hợp và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được người dùng sử dụng kịp thời đúng thời điểm cần thiết. Vì thế hệ thống thông tin mới cũng cần đáp ứng tính đúng đắn và kịp thời. Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để đạt đựơc điều đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho hệ thống thông tin. Yêu cầu các công đoạn và phương pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin phải được thực hiện theo quy trình và đội ngũ kỹ sư, chuyên gia giầu kinh nghiệm. b. phương pháp phát triển hệ thống thông tin i. nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Từ yêu cầu thực tế của công việc quản lý là làm thế nào để có được công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Tuy có thể kể ra rất nhiều nguyên nhân nhưng có thể tóm lược lại thành một số nhóm nguyên nhân chính sau Những vấn đề về quản lý. Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động. Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức. Kết quả lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phương tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công. Chính vì những lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống là thiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu trên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều người cũng nhưư nhiều mục đích quản lý khác nhau. Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữ liệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ thông tin và bảo mật. Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợp các kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của công nghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng như nhà quản lý của các doanh nghiệp đó. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời. Sự thay đổi của công nghệ. Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng được những thành tựu công nghệ mới đó. Sự thay đổi sách lược chính trị. Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới sự ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi người quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình. Tuy nhiên việc nhận ra một yêu cầu để phát triển một hệ thống thông tin vẫn chỉ là một điều kiện cần cho một sự khởi đầu. Để đưa ra một quyết định chắc chắn hơn cần có một nhóm các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tin học nghiên cứu xem xétư vấn đề. Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước.Một hệ thống thống tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Nguyên tắc 2: Chuyển ._.từ cái chung sang cái riêng Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Nguyên tắc này nói rằng chúng ta cần phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi ta phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế II. các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người quản lý mà nó hoà hợp được với hoạt động quản lý chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian. Do đó, việc phát triển nó phải tiến hành nghiêm túc và có phương pháp. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau gồm có 7 giai đoạn: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết. Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. 1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu. - Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tich này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội. - Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho sự thành công của một dự án. một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. - Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá các tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. - Giai đoạn này phải đựơc tiến hành trong thời gian tương đối gắn. Đó là nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhậy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phương án giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng. Vì thế người ta thường giao công việc nay cho những phân tích viên giầu kinh nghiệm. Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 2 Giai đoạn phân tích chi tiết (Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ được thực hiện khi báo cáo đánh giá yêu cầu được lãnh đạo, nhà quản lý thông qua, chấp nhận) Mục đích chính của phân tích chi tiết là đưa ra được các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính của chúng. Đồng thời xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đó. Để thực hiện được các công việc trên thì phân tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống thông tin phát triển và hoạt động của hệ thống thông tin. Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống: Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ dự án 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu HT Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT… Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu của hệ thống; Lựa chọn cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống thông tin Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống 2.1 Các phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin về hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông thường người ta sử dụng 4 phương pháp sau để thu thập thông tin: Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Trong đó hai phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là 2 phương pháp được sử dụng rộng rãi. Có 4 phương pháp chính để thu thập thông tin: + Phỏng vấn. + Nghiên cứu tài liệu. + Sử dụng phiếu điều tra. + Quan sát. Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập. Hoạt động chung của hệ thống: Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác. Dữ liệu vào: Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập nguồn dữ liệu, khối lượng và tần xuất việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (tài liệu phương tiện nhân sự). Thông tin ra: Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tần xuất sản sinh thông tin ra, khuôn dạng, khối lượng và cách đánh giá khuôn dạng, mẫu báo cáo, chi phí cho thông tin ra (tài liệu, phương tiện, nhân sự). Xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí (nguyên liệu, nhân sự) Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ khi truy nhập), cách thứ tổ chức dữ liệu, chi phí về vật liệu. 2.2 Mã hóa dữ liệu Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: Phương pháp mã hoá phân cấp, phương pháp mã hoá liên tiếp, phương pháp mã hoá theo xeri, phương pháp mã hoá gợi nhớ, phương pháp mã hoá ghép nối + Mã hoá: được xem như việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính qui ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn . + Mã hiệu: là biểu diễn theo qui ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ước lệ. Việc mã hoá dữ liệu có rất nhiều lợi ích: - Giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Nhờ những thuộc tính định danh mà mỗi cá thể được nhận diện duy nhất, không gây nhầm lẫn khi có những thuộc tính khác giống nhau. - Mô tả nhanh các đối tượng. Nhờ phương pháp mã hoá, mà một chuỗi kí tự dài khó viết, khó nhớ có thể được mã hoá thành một dãy hay một kí hiệu ngắn gọn. - Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mỗi cá thể có thể dễ dàng được xếp vào các nhóm nhờ các kí hiệu nhóm hoặc thể hiện thuộc tính, khía cạnh nhóm. 2.3 Mô hình hoá dữ liệu Để có thể có được một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng nhưư hệ thống thông tin trong tương lai người ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá hệ thống thông tin đó là sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) - Sơ đồ luồng thông tin được dùng mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ dữ liệu trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp của sở đồ luồng thông tin như sau: + Xử lý Thủ công Giao tác người & máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Tài liệu + Dòng thông tin + Điều khiển b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD Có 4 loại ký pháp cơ bản sau: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận Phát/ nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD - Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ DFD thừơng được phân cấp từ cao xuống thấp: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin, Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ một lần nhìn thấy là nhận ra nội dung chính của hệ thống thông tin. Thông thường sơ đồ ngữ cảnh không cần kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ này còn gọi sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ Phân rã là kỹ thuật mô tả chi tiết hơn hệ thống thông tin từ sơ đồ mức 0 thành mức 1, mức 2, mức 3…Quá trình phân rã sâu hơn là tuỳ thuôc vào phân tích viên và mức độ chi tiết của hệ thống thông tin. 2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống thực tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gíc. Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục hệ thống hiện tại. Công việc tiếp theo sau khi chuẩn đoán khuyết tật của hệ thống cũ là phải đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề. Từ đó xác định mục tiêu mới của hệ thống thông tin mới. 3 Giai đoạn thiết kế lô gíc (Giai đoạn thiết kế lô gíc được thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết được phê chuẩn) Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái mà mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ được những rằng buộc của môi trường. Sản phẩm của quá trình này là các sơ đồ DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Các bước của giai đoạn thiết kế lô gíc theo trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Để xác định được một cơ sở dữ liệu chuẩn (không thừa và không thiếu dữ liệu, cung cấp đầy đủ và chính xác theo nhu cầu người sử dụng là việc rất khó). Việc này không chỉ đòi hỏi người phân tích viên thiết kế có kinh nghiệm và kiến thức mà còn phụ thuộc vào quy mô và sự giúp đỡ của tổ chức, người mà sau này sẽ trực tiiếp sử dụng hệ thống thông tin. Có hai phương pháp được sử dụng chủ yếu để thiết kế cơ sở dữ liệu. Đó là thiết kế từ đầu ra và phương pháp mô hình hoá. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ đầu ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. + Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chuúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra có nhiều phần tử thông tin gọi là các thuộc tính. Nhiệm vụ của phân tích viên hệ thống là phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách sau đó tiến hành phân tích. + Đánh dấu các thuộc tính lặp: Là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Những thuộc tính lặp ký hiệu là R(Repeatable). + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh: Là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. Những thuộc tính này được kí hiệu bằng chữ S (Secondary). Những thuộc tính thứ sinh thì sẽ loại bỏ khỏi danh sách. + Những thuộc tính không phải thứ sinh thì là những thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá là những phần tử định danh cho đối tượng thông tin. Thực hiện chuẩn hoá dữ liệu : + Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu - Chuẩn hoá dữ liệu là quá trình khoả sát danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho: - Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khoá và thuộc tính kết nối. - Loại bỏ những thuộc tính có nhiều giá trị là kết tính toán của các thuộc tính khác. - Không mang nhiều nghĩa với nhiều người sử dụng. Tức là không có vai trò giống nhau giữa các tập thực thể. + Phụ thuộc hàm (Phụ thuộc hàm là khái niệm quan trọng khi xem xét chuẩn hoá) - Với mọi giá trị của khoá tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. Nếu có thuộc tính không phụ hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một bảng thực thể khác. Quá trình chuẩn hoá được thực hiện trên khái niệm phụ thuộc hàm. + Thực hiện chuẩn hoá mức 1(1.NF) - Chuẩn hoá múc 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa quản lý. - Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. +Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF) - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tử khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ của khoá thành một danh sách mới. - Lấy bộ phận khoá này làm khoá mới cho danh sách mới. Đặt cho danh sách đó một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các hệ thống thông tin. Nếu có thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. - Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niệm cơ bản: + Thực thể (Entity):Là những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự, tổ chức, có thể là tài sản hữu hìnhững hoặc vô hình. Nhưng nó là một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng chứ không phỉa một đối tượng riêng biệt. Trong thực tế khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta thường biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. + Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại riêng biệt, độc lập với các thực thể khác mà giữa chúng có sự liên kết qua lại với nhau. Cũng có thể là gọi chúng là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. + Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biểu diễn liên kết thực thể nàu với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Sau đây là các loại liên kết thực thể thường gặp Các mức độ của liên kết: 1@N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. + Khả năng chọn liên kết Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết. + Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó . - Quan hệ hai chiều: là quan hệ mà trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiêù chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. + Thuộc tính: Để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và thuộc tính quan hệ. - Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất một lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relationship) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. + Qui tắc: Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Sau khi phân tích viên có được sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hoạt động của doanh nghiệp thì cần chuyển đổi thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD). - Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Chuyển đổi các quan hệ một chiều - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể đó. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@N Một quan hệ một chiều loại N@N được chuyển thành hai tệp, một tệp mô tả thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành từ hai định danh của hai thực thể. Chuyển đổi quan hệ hai chiều - Quan hệ hai chiều loại 1@N Trường hợp này ta chỉ rạo ra hai tệp. Mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khóa quan hệ trong tệp ứng với thực thể có mức quan hệ N. Khoá của quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. - Quan hệ hai chiều loại N@N Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: Hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 3.2 Thiết kế và xử lý lô gíc - Để làm rõ quan hệ trong cơ sở dữ liệu. - Làm rõ những yếu tố thông tin mang tính chất như: Ai thực hiện? Thực hiện khi nào? ở đâu? và như thế nào? - Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động. Đó là: thực hiện tra cứu thông tin, Cập nhập dữ liệu, Hợp lệ hoá dữ liệu. Vì vậy giai đoạn này cần quan tâm xem hệ thống làm gì và để làm gì? 4 Đề xuất các ràng buộc tin học và tổ chức Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức - Ràng buộc về tổ chức - Các ràng buộc về tin học Xây dựng các phương án giải pháp - Xác định biên giới cho phần tin học hoá. - Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin. - Xác định cách thức xử lý. Đánh giá các phương án giải pháp Có nhiều cách để phân tích đánh giá các phương án giải pháp. - Phân tích chi phí / Lợi ích. Các chi phí / lợi ích có thể phân loại: Trực tiếp, Gián tiếp, Biến động, Cố định, Hữu hình, Vô hìnhững. Mỗi phương án tính ra các chỉ tiêu những tổng chi phí, tổng thu nhập tích luỹ, thời gian hoàn vốn và so sánh chọn phương án hiệu quả. - Phân tích đa tiêu chuẩn. Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. - Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Cho điểm đối với từng phương án thang điểm từ 0 đến10. - Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức cần đánh giá. - Cộng điểm cho mỗi phương án. - Tổng điểm của từng phương án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giá các phương án với nhau. 5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập dữ liệu phù hợp. Nhập từ tài liêu nguồn qua thiết bị cuối, nhập liệu qua âm thanh, tiếng nói hay mã số, mã vạch. Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp. Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc điểm riêng do đó cần thiết kế cho phù hợp. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Đây chính là công việc thiết kế giao tác giữa người và máy, nếu việc thiết kế này kém có thể dẫn đến nhiều hạn chế trong việc sử dụng hệ thống. + Giao tác bằng tập hợp lệnh + Giao tác bằng các phím trên bàn phím + Giao tác qua thực đơn + Giao tác thông qua các biểu tượng 6 Triển khai hệ thống thông tin Gồm các bước: Thiết kế vật lý trong Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin, tính mền dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và có hiệu quả. Có 2 phương thức quan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ số hoá cá tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ các tệp + Thiết kế vật lý trong các xử lý: Để thực hiện tốt các thiết kế xử lý cho phép viết tốt các chương trình sau này IBM đã đưa ra phương phức IPT – HIPO (kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra.) Một số khái niệm cơ sở: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một hoặc nhiều xử lý nào đó. Công việc: Là xử lý có chung sự kiện khởi sinh. Tiến trình: là dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm bên trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Pha xử lý: Là tập hợp các nhiện vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và thực hiên chúng. Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bê trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Đây là cách chia nhỏ các pha xử lý. Công việc Tiến trình 1 Tiến trình 2 Tiến trình 3 Pha 1 Pha 1 Pha 1 Yêu cầu xử lý với ít dữ liệu là một khái niệm tương đối , tuỳ thuộc vào một số những tiêu chuẩn khác và nhiều khi mang tính chủ quan của nhà thiết kế. Sơ đồ pha xử lý Lập trình: Sau khi đã thiết kế vật lý trong xong thì công việc tiếp theo là lập trình để xây dựng chương trình máy tính. Thực chất của công việc này là chuyển đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành chương trình máy tính. Thử nghiệm chương trình: Sau khi chương trình đã được hoàn thành nó cần phải được thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được các yêu cầu mà hệ thống đưa ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục. ngoài ra trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, người ta còn tiến hành các công đoạn khác như : cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì 7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống thông tin Cài đặt Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây sáo trộn tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phương pháp cài đặt và triển khai hợp lý.Cài đặt từng phần, cài đặt đồng bộ sau khi cài đặt xong tiến hành Chuyển đổi các tệp cơ sở dữ liệu. Đây là công đoạn quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ. Sau cùng là khai thác và bảo trì: Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đưa kết quả của các bước trên vào sử dụng. Đánh giá của người sử dụng và tổ chức Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa thực hiện cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin. Như vậy phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh hoá chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang mô hình tin học. Cài đặt một hệ thống thông tin là tích hợp nó vào tổ chức. Chương III Thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý bán hàng Tóm tắt nội dung: Chương này trình bầy chi tiết về quy trình phân tích thiết kế hệ thống, đưa ra mô hình BFD, mô hình DFD, thực hiện chuẩn hoá, chuẩn hoá dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện người/ máy, thiết kế đầu ra. Bao gồm nội dung chính sau: Khảo sát hệ thống: Khảo sát thực tế các hoạt động liên quan tới hê thống quản lý bán hàng, nêu những vấn đề cần khắc phục và đưa ra phương án giải quyết . Phân tích chi tiết: Phân tích chức năng của hệ thống quản lí bán hàng, phân tích luồng dữ liệu, đưa ra các sơ đồ BFD, DFD. Thiết kế lôgíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu dùng trong thực tế, xây dựng mô hình quan hệ thực thể, thiết kế giao diện, thiết kế các đầu ra. Khái quát chung về HTTT quản lí bán hàng 1 Khái quát: Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng cho các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. 2 Cơ cấu tổ chức. Với các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá khác nhau thường có cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng thông thường được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuất Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. 3 Các hoạt động chính: a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lí chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lí kinh doanh. Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lí xuất nhập hàng. Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt. Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cái theo từng tài khoản mỗi ngày, định ._.