Quản lý thư viện

mượn sách đã làm cho nhiều người không thấy được lợi ích từ hoạt động thư viện. Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên. Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chức thư viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trường, trong trung tâm). Nhưng trước hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trường. 2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống Hiện nay, hệ thống thư viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét về mặt thông tin cập nhật cho người dùng cũng như thuận tiện cho thủ thư trong vấn đề quản lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mượn sách, cũng như công việc của thủ thư hiện nay mất thời gian và độ chính xác không được đảm bảo: Độc giả (User) ã Công tác mượn sách diễn ra một cách thủ công. Người mượn sách phải tìm tài liệu bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại thư viện. Dẫn đến việc độc giả không chủ động trong việc mượn sách. ã Độc giả chưa nhận được các thông tin cập nhật nhanh nhất từ thư viện. ã Mặc dù nhu cầu lớn nhưng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế. Thủ thư: ã Thủ thư hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và như vậy độ chính xác không được đảm bảo. ã Thống kê thông tin rất mất thời gian ã Gửi thông tin đến người sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên thư viện. Điều này chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Tóm lại, như vậy vai trò và vị trí của thư viện chưa đứng đúng chỗ của nó, vẫn chưa khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu. Trong điều kiện hiện tại rất nhiều trung tâm, nhà trường đang được trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất hiện đại mạng văn phòng được phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý thư viện với hệ thống hiện có. Trong đề tài này tôi chỉ đưa ra một giải pháp hạn chế phần nào những vấn đề trên. 3. Những hạn chế Do thời gian có hạn và do khả năng còn hạn chế cùng với kinh nghiệm làm dự án chưa có nhiều nên em đã gặp rất nhiều khó khăn và chắc chắn sẽ có rất nhiều những thiếu sót. Em rất mong được các thầy cô cùng các bạn góp ý cho em để em có thể hoàn thành tốt hơn đề tài của mình. II. Thu thập yêu cầu Mục đích Điều quan trọng để quyết định tính thành công của một dự án là kết quả của việc thu thập yêu cầu. Vì vậy việc thu thập yêu cầu nhằm để người lập trình nắm bắt được khách hàng yêu cầu những gì cho dự án, để dựa vào đó ta mới làm được chương trình. Thu thập yêu cầu Yêu cầu chung: Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú 1 Tiến độ: 1 tháng 2 3 4 Yêu cầu kỹ thuật: Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú 1 Ngôn ngữ lập trình:VB.Net 2 Cơ sở dữ liệu:SQL server 2000 3 4 Yêu cầu chất lượng: Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú 1 Chương trình phải dễ sử dụng, các form thiết kế đẹp phù hợp với thư viện 2 Yêu cầu nội dung chi tiết: Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú 1 Chương trình gồm các Form: Form chính, Form độc giả, Form sách, Form kho,… 2 3 4 Chương II. Phân tích hệ thống 2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình xây dựng hệ quản trị trong máy tính. Không thể đưa tin học hoá trong quá trình quản lý mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban đầu. Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính bộ phận nào do con người thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng quản lý thư viện khi chưa sử dụng bằng máy tính, các công việc như thêm bớt sách, lưu trữ thông tin về sách báo đều do con người làm, nên mọi công việc như tìm kiếm, cập nhật rất khó khăn và chậm chạp vì số lượng sách báo quá nhiều. Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì tin học hoá vào hệ thống thư viện là rất cần thiết. Hơn nữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt theo một yêu cầu nào đó sẽ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi. Muốn như vậy thì trước hết ta phải có phần phân tích thật tốt. 2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý thư viện Mượn trả Tìm kiếm Báo cáo thống kê Cập nhật thông tin về tài liệu Cập nhật thông tin về độc giả Cập nhật thông tin thủ thư Cập nhật thông tin nhà XB Mượn sách Trả sách Xử lý phạt Báo quá hạn Tìm kiếm tài liệu Tìm kiếm độc giả Tìm kiếm TT mượn trả Thống kê tài liệu trong Thư viện Thống kê lượt độc giả Cập nhật thông tin kho sách Thống kê lượt tài liệu lưu hành Cập nhật Biểu đồ phân cấp chức năng 2.3 Phần đặc tả chức năng + Chức năng cập nhật thông tin Cập nhật thông tin về tài liệu Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin về tài liệu bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ, tên kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí. Cập nhật tài liệu có hai loại: Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong thư viện thì ta chỉ cần cập nhật thông tin về số đăng ký. Cập nhật thông tin về tài liệu chưa có trong thư viện thì ta phải cập nhật toàn bộ thông tin về tài liệu Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit. Show: Input: Chọn tài liệu cần xem Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem Insert: Input: Nhập vào các thông tin về tài liệu cần thêm Process: Bộ sử lý sẽ nhập các thông tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu Output: Hiện ra thông báo là tài liệu đã được thêm thành công Delete: Input: Chọn tên tài liệu cần xoá Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá từ CSDL Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công Edit: Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL Output: Hiện ra bảng thông báo tài liệu đã được sửa thành công - Cập nhật thông tin về độc giả Chức năng cập nhật độc giả có nhiệm vụ cập nhật về độc giả mượn sách bao gồm: Số thẻ, tên độc giả, chức vụ, địa chỉ, trình độ, giới tính, năm sinh, chỗ ở hiện tại, số CMTND, ngày làm thẻ, hạn thẻ. Trong cập nhật thông tin về độc giả cũng có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit Show: Khi thủ thư và ban quản lý muốn xem các thông tin vê độc giả như: lớp, khoa, địa chỉ, số điện thoại, số thẻ, hạn thẻ,… Input: Tên độc giả cần xem Process: Lấy thông tin từ CSDL Output: Hiển thị thông tin về độc giả ra màn hình Insert: Khi ban quản lý muốn thêm vào trong CSDL các độc giả mới Input: Nhập vào các thông tin về độc giả cần thêm Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra xem độc giả đó đã có trong CSDL chưa nếu chưa có thì thêm vào CSDL Output: Hiển thị thông báo độc giả đã được thêm Delete: Input: Chọn tên độc giả cần xoá Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về độc giả ra khỏi CSDL Output: Thông báo xoá thành công Edit: Input: Chon tên độc giả cần sửa Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin độc giả từ CSDL Output: Thông báo sửa thành công Cập nhật kho sách: Cho phép ban quản lý thư viện và thủ thư cập nhật để số lượng sách hay vị trí sách trong kho. Với các chức năng: Insert, Delete,Edit Insert: Input: Nhập vào các thông tin cần thêm Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vào CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công Delete: Input: Chọn thông tin cần xoá Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công Edit: Input: Chọn thông tin cần sửa Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công Cập nhật thông tin về thủ thư: Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về thủ thư trong thư viện. Với các chức năng: Insert, Delete, Edit Insert: Input: Chọn thủ thư cần thêm Process: Bộ xử lý thêm vào các thông tin của thủ thư vào trong CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công Delete: Input: Chọn tên thủ thư cần xoá Process: Các thông tin về tên thủ thư đã chọn được xoá từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công Edit: Input: Chọn thủ thư cần sửa Process: Các thông tin về thủ thư đã chọn sẽ được sửa từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về nhà xuất bản như tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại. Với các chức năng Insert, Delete, Edit Insert: Input: Chọn tên nhà xuất bản cần thêm Process: Bộ xử lý sẽ thêm các thông tin về nhà xuất bản vào CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công Delete: Input: Chọn tên nhà xuất bản cần xoá Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về nhà xuất bản cần xoá từ trong CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công Edit: Input: Chọn tên nhà xuất bản cần sửa Process: Thông tin về nhà xuất bản sẽ được sửa từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công + Mượn - trả sách Mượn sách: Chức năng này có nhiệm vụ cho độc giả mượn sách do đó cần phải cập nhật và thống kê toàn bộ những yêu câu về sách mà độc giả cần mượn. Với các chức năng Insert, Delete Insert: Input: Tên độc giả và yêu cầu của độc giả Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra tên độc giả và nhập các thông tin về yêu cầu của độc giả vào CSDL Output: . Nếu độc giả đủ các điều kiện được mượn( có thẻ, thẻ còn han sử dụng…) thì kết quả trả về là bảng thông báo thêm thành công . Nếu không thoả mãn thì sẽ trả về bảng thông báo: không hợp lệ Delete: Input: Chọn thôngtin cần xoá Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu thập lại sách đã cho độc giả mượn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đã trả sách như: ngày trả, tình trạng trả… Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy định của thư viện, đối với mỗi trường hợp mượn sách quá hạn hay làm hư hang sách thì sẽ bị phạt theo quy định của thư viện. Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biết khi thẻ của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mượn sách quá hạn. + Chức năng tìm kiếm Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mượn sách, nhân viên quản lý sẽ thu thập yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm. Máy tính sẽ thông báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký. Search: Input: Tài liệu cần tìm kiếm Process: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDL Output: Kết quả của việc tìm kiếm Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tính dành cho độc giả. - Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ thư hay ban quản lý thư viện muốn tìm kiếm các thông tin về độc giả như: lớp, khoa, địa chỉ, hạn thẻ,…để quản lý. Search : Input: Tên độc giả cần tìm kiếm Process: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDL Output: Đưa ra các thông tin cần tìm kiếm Tìm kiếm thông tin mượn trả: cho biết các thông tin về sách trong quá trình mượn trả của bạn đọc như: tình trạng mượn, tình trạng trả, ngày mượn, ngày trả. Đồng thời cho biết các thông tin của thủ thư trực tiếp cho độc giả mượn – trả sách. Search: Input: Process: Output: + Chức năng báo cáo thống kê Thống kê tổng số sách có trong thư viện: chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem thư viện có tổng số sách có trong kho, số sách độc giả giữ, sách đang sửa chữa và đóng bìa… Thống kê sách và báo trí lưu hành: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem có bao nhiêu sách và báo trí được lưu hành trong một năm, hoặc một kỳ. Thống kê lượt độc giả: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem một kỳ có bao nhiêu lượt độc giả đến thư viện trong một năm hoặc một kỳ. 2. 4 Biểu đồ luồng dữ liệu a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Mức khung cảnh tương ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng, ta coi cả hệ thống là một chứcnăng duy nhất. Biểu đồ này sẽ xây dung tất cả các tác nhân của hệ thống. Mọi thông tin của hệ thống đưa ra bên ngoài là thông tin đầu ra. Nhiệm vụ của hệ thống là phải lưu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vào thành kết quả đầu ra. Các tác nhân giao tiếp với quản lý thư viện gồm: độc giả, sách và báo chí, phòng nghiệp vụ, sổ mượn sách, phiếu đăng ký, số đăng ký độc giả, nhật ký thư viện… Độc giả Hệ thống quản lý thư viện Thủ thư Ban quản lý thư viện Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Kết quả mượn trả Yêu cầu làm thẻ Thủ thư TT mượn trả TT sách đang mươn Yêu cầu mượn trả Kết quả Yêu cầu Kết quả Sách Mượn trả sách T.T sách Ban quản lý thư viện Thủ thư Cập nhật thông tin Tìm kiếm thông tin Thống kê Ban quản lý thư viện Thủ thư DL hệ thống Kết quả Yêu cầu Kết quả Thông tin vào-ra Yêu cầu TT thủ thư Sách Nhà XB Kho sách Độc giả TT mượn trả Thủ thư Kết quả Độc giả Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Độc giả Cập nhật TT độc giả Cập nhật TT thủ thư Cập nhật TT NXB Cập nhật TT tài liệu Cập nhật TT kho sách Ban quản lý thư viện Đơn xin làm thẻ Thẻ thư viện Độc giả Thủ thư Nhà XB Tài liệu Kho sách + Chức năng cập nhật Thủ thư Độc giả Mượn sách Trả sách Báo quá hạn Xử lý phạt Độc giả Thủ thư Xử lý TT độc giả trả sách TTmượn trả sách Y/c của độc giả Xử lý TT khi độc giả trả sách TT trả sách Thủ thư Độc giả Sách Độc giả TT trả không đúng quy định Phiếu phạt Độc giả + Chức năng mượn trả TTmượn trả + Chức năng tìm kiếm Thủ thư Tìm kiếm sách Tìm kiếm TTmượn trả Tìm kiếm độc giả Độc giả Sách TTmượn trả Độc giả Yêu cầu tìm kiếm TT sách Kết quả tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm TT mượn trả Yêu cầu tìm kiếm TT độc giả Yêu cầu tìm kiếm TT sách Kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Phần chức năng tìm kiếm + Phân rã chức năng tìm kiếm sách Thủ thư Tìm kiếm theo mã sách Tìm kiếm theo tên sách Độc giả Tìm kiếm theo DKCB Tìm kiếm theo NXB Tìm kiếm theo năm XB Thủ thư Nhập mã sách Nhập tên sách Kết quả tìm kiếm Kết quả TK Sách Sách Sách Sách Sách + Chức năng báo cáo thống kê Ban quản lý thư viện Thống kê tài liệu TK độc giả và lượt độc giả TK tài liệu lưu hành Tài liệu Số đăng ký tổng quát Độc giả Phiếu đăng ký Tàiliệu Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Phần báo cáo thống kê. 2.5 Các thực thể quan hệ 2.5.1 Các bảng thực thể Bảng Kho sách +Thuộc tính: Mã kho Tên kho Ghi chú + Khoá chính: Là thuộc tính “mã kho” Bảng sách +Thuộc tính: Mã sách Tên sách Tên tác giả Môn loại Mã nhà XB Tên nhà XB Giá tiền Số lượng Ngôn ngữ Kích cỡ Số trang Mã kho +Khoá chính: Là thuộc tính “Mã sách” Bảng nhà XB + Các thuộc tính: Tên nhà XB Mã nhà XB Địa chỉ Điện thoại + Khoá chính là thuộc tính”Mã nhà XB” Bảng độc giả + Các thuộc tính: Số thẻ Họ tên Ngày sinh Giới tính Trình độ Nghề nghiệp Nơi làm việc Chỗ ở hiện tại Số CMTND Nơi cấp Ngày cấp ảnh Ngày cấp thẻ Hạn dùng thẻ + Khoá chính: Là “số thẻ” Bảng mượn trả + Thuộc tính: Số thứ tự Số thẻ Ngày mượn Ngày trả Ngày phải trả Tình trạng mượn Tình trạng trả Mã sách Mã thủ thư + Khoá chính là “ số thứ tự “ Bảng thủ thư + Thuộc tính: Mã thủ thư Tên thủ thư Địa chỉ Quyền Mật khẩu + Khoá chính là : “Mã thủ thư” Bảng đăng ký cá bịêt + Thuộc tính: Mã sách Số đăng ký Ngày vào sổ Mã kho + Khoá chính: Là thuộc tính” số đăng ký” 2.5.2 Xác định kiểu liên kết Thủ thư Nhà xuất bản Độc giả Mượn trả Sách Kho sách Đăng ký cá biệt ChươngIII. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1 Các bảng dữ liệu ã Bảng kho sách Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa Ma_kho Text 20 Mã kho Ten_kho Text 50 Tên kho Ghi_chu Text 100 Ghi chu ãBảng sách Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa Ma_sach Text 20 Mã sách Ten_sach Text 50 Tên sách Ten_tacgia Text 50 Tên tác giả Mon_loai Text 50 Môn loại Ma_NXB Text 20 Mã nhà XB Nam_xuat_ban Date/Time Năm xuất bản Gia_tien Integer Giá tiền So_luong Integer Số lượng Ngon_ngu Text 10 Ngôn ngữ So trang Integer Số trang Kich_co Integer Kích cỡ Ma_kho Text 20 Mã kho ã Bảng nhà xuất bản Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa Ma_NXB Text 20 Mã nhà XB Ten_NXB Text 50 Tên nhà XB Dia_chi Text 100 Địa chỉ Dien_thoai Text 30 Điện thoại ã Bảng độc giả Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa So_the Integer Số thẻ Ho_ten Text 50 Họ tên Ngay_sinh Date/time Ngày sinh Gioi_tinh Yes/no Giới tính Trinh_do Text 20 Trình độ Nghe_nghiep Text 50 Nghề nghiệp Noi_lam_viec Text 50 Nơi làm việc Cho_o_hien_tai Text 100 Chỗ ở hiện tại So CMND Integer Số CMND Noi_cap Text 50 Nơi cấp Ngay_cap Date/time Ngày cấp ảnh 3x4 ảnh Ngay_cap _the Date/time Ngày cấp thẻ Han_dung_the Date/time Hạn dùng thẻ ã Bảng mượn trả Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa So_thu_tu Autonumber Số thứ tự So_the Number Số thẻ Ngay_muon Date/time Ngày mượn Ngay_tra Date/time Ngày trả Ngay_phai_tra Date/time Ngày phải trả Tinh_trang_muon Text 20 Tình trạng mượn Tinh_trang_tra Text 20 Tình trạng trả Ma_sach Text 20 Mã sách Ma_thu_thu Text 20 Mã thủ thư ã Bảng thủ thư Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa Ma_thu_thu Text 20 Mã thủ thư Ten_thu_thu Text 50 Tên thủ thư Dia_chi Text 100 địa chỉ Quyen Text 20 Quyền Mat_khau Text 20 Mật khẩu ã Bảng đăng ký cá biệt Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ ý nghĩa Ma_sach Text 20 Mã sách So_ĐK Integer Số đăng ký Ngay_vao_so Date/time Ngày vào sổ Ma_kho Text 20 Mã kho 3.2 Mối quan hệ giữa các bảng 3.3 Thiết kế sơ đồ chức năng hệ thống Sơ đồ menu của hệ chương trình Hệ thống quản lý thư viện Hệ thống Quản lý kho sách Quản lý độc giả Quản lý mượn trả Tìm kiếm Báo cáo 3.3.1 Menu hệ thống Hệ thống Password Giao diện Kết thúc 3.3.2 Menu quản lý kho sách QL kho sách Tổng thể Cập nhật thêm, sửa chữa QL độc giả Danh sách độc giả Danh sách người mượn 3.3.3 Menu quản lý độc giả QL mượn trả Mượn sách Trả sách 3.3.4 Menu mượn trả Tìm kiếm Tìm sách Tìm độc giả 3.3.5 Menu tìm kiếm 3.3.6 Menu báo cáo Báo cáo Tổng số sách trong kho Danh sách người mượn Danh sách độc giả 3.3.7 Menu trợ giúp Trợ giúp Cách sử dụng About Thiết kế giao diện ._.