Thực trạng hạch toán Kế toán vật liệu tại Công ty “ trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội

tế thị trường tự do. ở Việt Nam là nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Để đáp ứng đòi hỏi của kinh tế thị trường, yêu cầu đặt ra cho các nhà sản xuất là phải có những phương pháp giảm tối thiểu chi phí để giảm giá bán mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường Chi phí lớn nhất trong sản xuất kinh doanh là chi phí nguyên vật liệu. Vì vậy, muốn đạt được mục tiêu các doanh nghiệp phải tổ chức quản trị tốt để tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính, đảm nhiệm việc cung cấp thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự tham gia của ba yếu tố cơ bản là: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động. Hạch toán chi phí sản xuất là bộ phận rất quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán ,trong đó việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính xác, khoa học, có phương pháp hợp lý để vật liệu được sử dụng một cách triệt để, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời phản ánh cho người quản lý những ý kiến, phương pháp tốt nhất để giảm được chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu. Vì những lý do như vậy nên qua thời gian nghiên cứu công tác hạch toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội, em đã chọn cho mình đề tài:Hạch toán kế toán vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn, xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội’’ làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình. Nội dung báo cáo gồm ba phần: Phần I:Lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực trạng hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty “ trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội’’ Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty “ trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà - Hà Nội” Phần I Lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh I- Tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh 1- Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu, để cấu thành thực thể của sản phẩm.Nó là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm về mặt giá tri nguyên vật liệu chuyển dịch một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. 2- Vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh 2.1- Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ( đối tượng lao động ), là nhân tố cấu thành lớn nhất của thực thể sản phẩm. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục, phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu, năng lượng, đủ về số lượng và đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc, nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được 2.2- Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản. Tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính giá thực tế của nguyên vật liệu. - áp dụng đúng phương pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho theo đúng chế độ, phương pháp quy định. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - Định kỳ tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nước quy định. 2.3- Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu , vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu , công dụng hạch toán của nguyên vật liệu mà có những nhiệm vụ sau: -Ghi chép phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng giá trị vốn thực tế xuất kho. -Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu -Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho. Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động và sản xuất kinh doanh II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1- Phân loại: Nguyên vật liệu được sử dụng trong các doanh nghiệp thường có nhiều loại, có vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh chúng thường biến động tăng giảm liên tục, trước điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán thì mới tổ chức tốt việc quản lý doanh nghiệp. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau. 1.1- Theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Cách phân loại này dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để sắp xếp nguyên vật liệu theo những nhóm nhất định . Theo đặc trưng này nguyên vật liệu được chia thành các loại khác sau: - Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến, cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm . - Nguyên vật liệu phụ : Là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất , được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện va nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động dược hoạt động bình thường, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn...) - Nhiên liệu : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, xăng dầu, hơi đốt , khí đốt... - Phụ tùng thay thế : Là loại vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vạn tải sản xuất. Phụ tùng thay thế do doanh nghiệp bỏ tiền mua để dự trữ. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( Cần lấp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản . - Phế liệu thu hồi : là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh ly tài sản , có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( Phôi bào, vải vụn, gạch sắt ...) - Vật liệu khác : bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì , vật đóng gói , các loại vật tư đặc chủng... Việc phân loại như trên có ưu điểm là giúp người quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh . Qua đó đưa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu . Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một số nhược điểm : Nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp , có lúc nguyên vật liệu chính được sử dụng như nguyên vật liệu phụ. 1.2- Phân loại theo nguồn hình thành - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất : L - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công , chế biến : - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh,liên kết hoặc tự biếu tặng,cấp phát:. 1.3- Phân loại theo quyền sở hữu : - Nguyên vật liệu tự có - Nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi , nắm bắt được tình hìng hiện có của nguyên vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua , dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Để quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu , kết hợp với các cách phân loại trên thì doanh nghiệp phải lập “ Sổ danh điểm nguyên vật liệu “ . Sổ này dùng để thống nhất tên gọi , quy cách , phẩm chất , đơn vị tính , cách ghi mã số , đơn giá thanh toán của nguyên vật liệu . 2- Đánh giá vật liệu và phương pháp tính giá 2.1 - Đánh giá vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Nguyên tắc cơ bản là nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế ( Bao gồm giá mua + chi phí thu mua ) Do nguyên vật liệu có nhiều loại, thường xuyên tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán là nguyên vật liệu phải được phản ánh kịp thời, chính xác tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu. Vì vậy công tác hạch toán nguyên vật liệu còn được đánh giá theo giá hạch toán. 2.2- Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu 2.2.1- Giá trị thực tế của vật liệu nhập kho. a ) Với vật liệu mua ngoài Giá thực Giá mua Chi phí Thuế nhập Các khoản Tế VL = (ghi trên + thu + khẩu - giảm Mua ngoài hoá đơn) mua (nếu có) trừ b)Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Giá thực Giá vật chi phí chi phí tế nguyên = liệu xuất + thuê ngoài + vận chuyển vật liệu chế biến gia công bốc xếp c)Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Giá thực tế giá thực tế vật liệu Chi phí trong quá Nguyên vật liệu = xuất để sản xuất + trình sản xuất d)Với vật liêu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia liên doanh. Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có). e) Với phế liệu. Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dựng được hay giá thu hồi tối thiểu. f) Với vật liệu được tặng thưởng. Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan tới việc tiếp nhận. 2.2.2 - Giá trị vật liệu xuất kho. Nguyên tắc cơ bản là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá cả đó. Nhưng thực tế do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thời gian nhập kho khác nhau cho nên phải áp dụng phương pháp tính giá trị chung cho nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể áp dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán.Nừu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a )Phương pháp giá đơn vị bình quân. Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức. Giá thực tế = Số lượng vật * giá đơn vị xuất dùng liệu suất dùng bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba dạng sau: Dạng 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Giá đơn Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu vị bình tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ quân = cả kỳ Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Dạng 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ binh quân = (hoặc cuối kỳ trước ) cuối kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ trước (hoặc cuối kỳ trước ) Dạng 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho Giá đơn vị sau mỗi lần bình quân sau mỗi = lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập b)Phương pháp nhập trước, xuất trước ( Fi Fo) Phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng làm giá để tính thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá tự vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cố định hoặc có xu hướng giảm c) Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo) Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. d) phương pháp trực tiếp Theo phương pháp này, vật liệu dược xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh).Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. e) Phương pháp giá hạch toán Theo phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế của vật liệu Giá hạch toán của vật Hệ số giá xuất dùng trong kỳ = Liệu xuất dùng trong kỳ * vật liệu (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu , chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số Giá thực tế của vật Giá thực tế vật liệu Giá vật = liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Liệu Giá hạch toán của Giá hạch toán của Vật liệu tồn đầu kỳ + vật liệu nhập trong kỳ III.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1- Chứng từ : Vừa là phương tiện chứng minh tính hợp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: *Chứng từ nhập: Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn mua hàng (Mẫu số 01 - 3LL) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05 - BT) Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) Biên bản kiểm kê vật tư thừa ( Mẫu số 08 - VT) *Chứng từ xuất: Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư thiếu (Mẫu số 08 - VT) 2-Quá trình hạch toán ban đầu. 2.1- Nhập kho nguyên vật liệu * Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách của vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch( phòng vật tư) lập thành 03 liên phiếu nhập kho, đặt giấy than viết một lần. Sau đó người lập phiếu ký và chuyển cho người phụ trách hoặc thủ trưởng đơn vị ký. Người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào số lượng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký phiếu nhập kho. Ba liên phiếu nhập kho được luân chuyển như sau: Liên 1: Lưu lại quyển gốc. Liên 2: Giao cho người nhập kho. Liên 3: Lưu chuyển để ghi thủ kho và số kế toán. Cuối ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán, ( kế toán nguyên vật liệu ) ghi đơn giá và ghi số kế toán ( số chi tiết nguyên vật liệu ). Sau đó kế toán bảo quản và lưu giữ phiếu nhập kho: * Nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho. Người nhập mang phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, vào thủ kho. Sau đó chuyển cho phòng kế toán. 2.2- Xuất kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu vật tư, người có nhu cầu xin lệnh xuất vật tư, phòng kế hoạch ( phòng vật tư ) lập 02 liên (đặt giấy than viết một lần) phiếu xuất kho vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho theo hạn mức... Sau khi người lập phiếu ký, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ( hoặc người được uỷ quyền ) ký duyệt. Thủ kho căn cứ vào lượng tồn kho để xuất kho đồng thời ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào chứng từ. Người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. Hai liên phiếu xuất kho được luân chuyển như sau: Liên 1: Lưu tại gốc. Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế toán nguyên vật liệu để ghi giá và ghi số kế toán ( chi tiết và tổng hợp) 3- Các phương pháp hạch toán. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay có ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 3.1-Phương pháp thẻ song song. * ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất, tính ra số tiền kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tiền kho về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư. * ở phòng kế toán : Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền.Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng thử và đối chiếu với thẻ kho. Để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. *Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “thẻ song song” Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập Thẻ xuất ,tồn kho vật tư Hoặc Thẻ kho sổ Chi tiết Kế toán Vật tư tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng - Ưu điểm : Đơn giản dễ ghi chép, dễ kiểm tra,dễ đối chiếu - Nhược điểm: Ghi chép trùng lập - Phạm vi áp dụng: Phương pháp thẻ song song chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật tư. b) Phương pháp sổ số dư. * ở kho: Giống phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tật hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu qui định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Trước ngày cuối tháng, kế toán giao sổ số dư cho thủ kho đẻ ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. * ở phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu của thủ kho chuyển đến. Kế toán tiến hành kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (Giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư... Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “ số tiền” trên sổ số dư ( Số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán) *Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “Sổ số dư” Phiếu giao nhận Chứng từ nhập chứng từ gốc Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Thẻ kho xuất, tồn kho VNL Kế toán tổng hợp Chứng từ xuất Phiếu giao nhận Chứng từ xuất Ghi chú : Ghi hàng tháng Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng -Ưu điểm: Để theo dõi cả về số lượng và giá trị. -Nhược điểm: Công việc phải dồn vào cuối tháng. -Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn , nhiều chủng loại nguyên vật liệu c) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * ở kho: Mở thẻ kho (Số chi tiết) giống phương pháp thẻ song song ở trên. * ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Số này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một lần trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật tư trên số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. * Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp “Sổ đối chiếu luân chuyển” Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Luân chuyển Kế toán Thẻ kho tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng - Ưu điểm: phương pháp này đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu và kiểm tra - Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán chỉ tiêu số lượng . - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu phong phú, đa dạng, mật độ nhập, xuất dày đặc... IV- hạCH toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc mở các tài khoản tổng hợp ghi số tình hình biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp . Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ . Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp , vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành . 1) Phương pháp kê khai thường xuyên 1.1-Khái niệm và tài khoản sử dụng *Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho, theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn nói chung và nguyên vật liệu nói riêng * Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 152-Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm thứ...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán . Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh giảm của nguyên vật liệu trong kỳ, giá thực tế( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh thiêú hụt, giảm giá được hưởng. . .) Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho( đầu hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 như sau: Tài khoản 152.1: nguyên vật liệu chính Tài khoản 152.2: nguyên vật liệu phụ Tài khoản 152.3: nhiên liệu Tài khoản 152.4: phụ tùng thay thế Tài khoản 152.4: thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 152.8: vật liệu khác +) Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu , công cụ, hàng hoá ... mà doanh nghiệp mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) Bên nợ: phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên có: phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư nợ: giá trị hàng đi đường ( đầu hoặc cuối kỳ) Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như 133,331,111,112 . . 1.2- Phương pháp hạch toán. * Sơ đồ kế toán tổng hợp tăng giảm vật liệu “theo phương pháp kê khai thường xuyên” Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. TK 333,141,311 111,112,331 TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài(kể cả Xuất vật liệu để trực Nhập khẩu) theo tổng giá tiếp chế tạo sản phẩm Thanh toán (giá mua có Thuế GTGT) TK 151 TK 621,641,642 Vật liệu đi đường kỳ trước Xuất cho phân xưởng TK 411 sản xuất . Nhận cấp phát,tặng thưởng TK 128,222 Nhận vốn góp liên doanh Xuất vật liệu góp Vốn liên doanh TK 642, 338.1 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm Xuất vật liệu thuê Kê( thừa hàng định mức, ngoài gia công, Và ngoài định mức). Chế biến TK 128,222 TK 642 Nhận lại vốn góp liên Vật liệu thiếu phát Doanh bằng vật liệu hiện trong kiểm kê TK 138.1 Vật liệu thiếu phát Hiện trong kiểm kê TK 412 Đánh giá Đánh giá giảm VL tăng VL *Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp “Kê khai thường xuyên” ( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 333,141,311 111,112,331 TK 152 TK 621 Tổng Tăng do mua ngoài Xuất vật liệu để trực tiếp Giá chế tạo sản phẩm Thanh Tk 133.1 Toán huế VAT được khấu trừ TK 151 TK 627,641,642 Vật liệu đi đường kỳ trước Xuất cho phân xưởng Sản xuất TK 411 TK 128,222 Nhận cấp phát, tặng Xuất vật liệu góp vốn Thưởng,vốn góp liên doanh liên doanh TK 642,338.1 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất vật liệu thuê ngoài Tại kho(trong hoặc ngoài gia công, chế biến. định mức) TK 128,222 TK 642,138.1 Nhận lại vốn góp liên Vật liệu thiếu phát hiện Doanh bằng vật liệu trong kiểm kê(trong định Mức) TK 412 Đánh giá Đánh giá giảm VL tăng VL 2- Phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1- Khái niệm và tài khoản sử dụng *Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức. Giá trị vật Giá trị vật Tổng giá trị Giá trị vật Liệu xuất = liệu tồn kho + vật liệu tăng - liệu tồn kho Trong kỳ. Trong kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ *Tài khoản sử dụng: -Tài khoản 611- “ Mua nguyên vật liệu” (Tiểu khoản 611.1- mua nguyên vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, đồng thời phản ánh các khoản giảm giá được hưởng hay trả lại cho người bán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. -Tài khoản: 152: Nguyên vật liệu -Tài khoản: 151: Hàng mua đi đường Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như : 133, 331, 111,112. Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2-Phương pháp hạch toán. *Sơ đồ toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp “Kiểm kê định kỳ” ( Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) TK 151 TK 611 TK 151 Giá trị vật liệu đang đi Giá trị vật liệu đang đi đường đường đầu kỳ,chưa sử dụng cuối kỳ , chưa sử dụng TK 152 TK 152 Giá trị vật liệu tồn kho đầu Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Kỳ, chưa sử dụng . chưa sử dụng TK 411 TK 621 Nhận vốn liên doanh cấp Xuất dùng trực tiếp để chế tạo Phát , tặng thưởng sản phẩm TK 412 TK 627,641,642 Đánh giá tăng vật liệu Xuất dùng phục vụ cho sản xuất TK 111,112,331… TK 111,112 Giá trị vật liệu mua vào Giảm giá Nhận lại Trong kỳ theo tổng giá hàng mua bằng tiền Thanh tóan(kể cả hàng nhập được TK 331 Khẩu).Bao gồm đã kiểm hưởng và trừ vào số nhận kho ,hay đi đường giá trị hàng còn nợ TK711 mua trả lại TK 138.8 Tổng số chiết khấu thanh toán khi Được người Mua hàngđược hưởng(tính trên tổng bán chấp nhận Số tiền đã thanh toán) *Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp”Kiểm Kê Định Kỳ” (Doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK151 TK 611 TK 151 Giá trị vật liệu đang đi đường Giá trị vật liệu đang đi đường đầu kỳ, chưa sử dụng cuối kỳ, chưa sử dụng TK 152 TK 152 Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ Chưa sử dụng chưa sử dụng TK 411 TK 621 Nhận vốn góp liên doanh cấp Xuất dùng trực tiếp để chế tạo Phát , tặng thưởng. Sản phẩm TK 412 TK 621,641,642 Đánh giá tăng vật liệu Xuất dùng phục vụ cho sản xuất TK 111,112,331 TK 111,112,331,138.8 Giá trị vật liệu mua vào trong Giảm giá hàng mua được hưởng Kỳ và giá trị hàng trả lại TK 133.1 Thuế VAT đầu vào Thuế VAT đầu vào tương ứng với số giảm được khấu trừ giá hàng mua, hàng mua trả lại . TK 711 Tổng số triết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng ( Tính trên tổng số tiền đã thanh toán) V- Số sách kế toán nguyên vật liệu Hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp được xây dựng để theo dõi tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp . Nhưng trong phạm vi đề tài này , em chỉ xem xét hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: 1- Hình thức nhật ký - sổ cái. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức này theo dõi trên nhật ký- sổ cái và các chi tiết nguyên vật liệu. Hình thức này đơn giản, dễ làm,dễ kiểm tra, đối chiếu áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Tuy nhiên, nó có nhiều nhược điểm lớn là không áp dụng được ở các đơn vị kinh tế vừa và lớn, hệ thống sổ chi tiết tách rời tổng hợp. *Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức “Nhật ký - sổ cáI” Chứng từ gốc Hoá đơn. - Phiếu nhập, xuất kho Báo cáo tài chính Sổ kế toán Chứng từ gốc Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Nhật ký- sổ cáI Tk 152 (611) : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối kỳ. : Quan hệ đối chiếu Ghi chú: 2) Hình thức nhật ký chung. Theo hình thức này, việc hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện trên “ sổ NKC”, “ sổ cái NVL”, “ sổ chi tiết NVL”, “sổ nhật ký chuyên dùng”. Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên một số nghiệp vụ trừng lặp, do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái. *Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức “Nhật ký chung" Chứng từ gốc Hoá đơn. - Phiếu nhập, xuất kho Báo cáo tài chính Sổ kế toán NVL Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn NVL Sổ nhật ký chung Sổ cáI Tk 152 (611) Nhật ký mua hàng Bảng._.