Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH sản xuất và TM Vĩnh Sáng

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam chuyển hóa từ nền kinh tế tự cung tự cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, mở ra những bước ngoặt quan trọng, những nấc thang cao hơn trên tiến trình hội nhập với sự phát triển chung của toán thế giới. Trong những năm vừa qua, Việt Nam đã có những sự kiện trọng đại, từ đó khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế, tiêu biểu là sự kiện Việt Nam chính thức trở thành một trong những thành viên của WTO. Sự kiện này càng khẳng định vai trò của hoạt động kinh doanh thương mại. Hoạt động kinh doanh thương mại góp phần tích cực vào sản xuất trong cả nước cả về số lượng và chất lượng hàng hóa ngày càng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư, góp phần mở rộng giao lưu hàng hóa, quan hệ trong và ngoài nước. Tổ chức tốt khâu bán hàng (tiêu thụ) tức là tăng vòng quay vốn và mục tiêu hóa lợi nhuận mau chóng trở thành hiện thực. Nói như vậy để thấy được vai trò quan trọng của chiếc cầu nối giữa sản xuất- tiêu dùng – bán hàng và để chiếc cầu nối này hoạt động liên tục, nhịp nhàng thì cần phải có một bộ máy hỗ trợ đắc lực, đó là bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bộ máy này cung cấp thông tin về tình hình bán hàng trong doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình mua, bán, dự trữ hàng hóa, kết quả bán từ quá trình bán hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân làm tăng, giảm các khoản thu nhập, chi phí để tìm ra các biện pháp làm tăng thu nhập. Vì vậy tổ chức tốt quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là nhiệm vụ sống còn quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp nhất là trong môi trường gay gắt như hiện nay của nền kinh tế thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này và qua thời gian thực tập tại công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng, với những kiến thức được trang bị trong nhà trường, đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Thị Lời và các cô chú, anh chị trong phòng kế toán doanh nghiệp, em đã quyết định chọn đề tài “ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng” để tìm hiểu nghiên cứu và phân tích sâu hơn những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong thời gian thực tập này em đã được tiếp xúc thực tế, đồng thời đã được phỏng vấn các cô chú, anh chị trong phòng kế toán giúp em có được những số liệu minh hoạ, giúp em hiểu hơn về những lý luận đã học nhằm phục vụ cho công việc sau khi ra trường. Trên cơ sở đó em đã đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng. Qua một thời gian tìm hiểu về Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng, em đã hoàn thành Báo cáo chuyên đề của mình. Báo cáo chuyên đề ngoài phần mở đầu, kết luận bao gồm các phần sau: Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SX VÀ TM VĨNH SÁNG I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SX & TM VĨNH SÁNG. 1.1. Lịch sử hình thành Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì nhu cầu hàng hoá trên thị trường tiêu thụ ngày càng cao, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp đứng lên để đáp ứng nhu cầu phân phối hàng hoá của thị trường và Công ty ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng thành lập để đáp ứng nhu cầu đó. Công ty ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng là một Công ty TNHH có 2 thành viên trở lên được thành lập cách đây không lâu với đội ngũ nhân viên có tuổi nghề còn khá trẻ Công ty thành lập tháng 10/2006 theo giấy phép kinh doanh số 21.02.001195 CTTNHH của sở kế hoạch và đầu thành phố Bắc Ninh cấp ngày 13/10/2006. Và đã được cấp mã số thuế 2300291554 do cục thuế Bắc Ninh cấp ngày 19/10/2006. - Tên giao dịch: Công ty ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng - Trụ sở giao dịch chính: Phố ba – Huyện: Khắc niệm- Thành phố Bắc Ninh. - Điện thoại: 02413.826987.- Fax: 02413.717288. - Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, mua bán vật liệu xây dựng. Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng sau một thời gian đi vào hoạt động công ty đã có ảnh hưởng lớn đến thị trường vật liệu với các mặt hàng đa dạng như: sắt thép, tôn, u, c, vê các loại nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trên thị trường và Công ty luôn chủ động trong việc tìm kiếm thị trường mới, không ngừng mở rộng thị trường với đội ngũ lãnh đạo có năng lực, có kinh nghiệm cùng với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động, thông minh đã đa công ty đạt được những bước tiến đáng kể xây dựng thương hiệu và uy tín trên thị trường giúp cho công ty tạo được uy tín trong giới kinh doanh TM và đông đảo người tiêu dùng. Công ty TNHH sản xuất và TM Vĩnh Sáng nằm trên địa bàn thành phố Bắc Ninh, Công ty được xây dựng gần cảng Sông Cầu, ga xe lửa Bắc Ninh và trục đường quốc lộ 1A trên một địa bàn có nguồn lao động dồi dào, có trình độ văn hoá tương đối cao và gần với thủ đô Hà Nội trung tâm văn hoá kinh tế của cả nước nên hội tụ được những thuận lợi cơ bản về các thông tin kinh tế, hệ thống giao thông vận tải và địa bàn tiêu thụ. Là địa điểm mua bán không chỉ của cửa hàng đại lí kinh doanh sắt thép trên địa bàn mà còn là địa điểm đáng tin cậy của nhiều khách hàng ở các tỉnh lẻ đổ về. Với vị trí thuận lợi như vậy công ty đã nhanh chóng quảng bá được những thương hiệu của mình và ngày càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá hơn. Hiện nay công ty đã có rất nhiều bạn hàng lớn và đáng tin cậy như công ty Cổ phần Cơ khí XD số 26 - COMA 26 , LILAMA 69-1 , công ty Cổ phần cơ khí xây dựng số 2 Hà Bắc … Bên cạnh những thuận lợi thì công ty gặp không ít khó khăn như: + Công ty TNHH sản xuất và TM Vĩnh Sáng là 1 công ty tư nhân, mới hoạt động nên gặp nhiều khó khăn về tài chính (Nguồn vốn chủ yếu tự cung tự cấp), nguồn lực. + Việc tìm kiếm các bạn hàng mới + Do phải cạnh tranh với các Công ty khác…. 1.2. Nhiệm vụ của Công ty TNHH sản xuất và TM Vĩnh Sáng: Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau: - Hiện nay công ty TNHH sản xuất và TM Vĩnh Sáng hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực mua hàng và phân phối. Công ty trực tiếp mua hàng và phân phối các mặt hàng sắt thép và 1số mặt hàng khác như: tôn, u, c, v, que hàn…tất cả các hàng hoá đều được nhập tại kho của công ty. - Chiến lược phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ trong đó tập trung vào việc xây dựng một hệ thống khách hàng rộng rãi ở nhiều nơi, tổ chức bộ máy chuyên làm công tác thị trường có trình độ chuyên môn cao, tăng cường khai thác thị trường nội địa, đẩy mạnh công tác tiếp cận thị trường, đa dạng hoá các hình thức khai thác thị trường và tìm kiếm khách hàng, đi sâu khai thác những mặt hàng có chất lượng, yêu cầu kỹ thuật cao để nâng cao giá trị của sản phẩm,….. - Thực hiện tốt các chế độ, chính sách pháp luật của nhà nước về quản lý kinh tế tài chính, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. - Quản lý, sử dụng nguồn nhân lực có hiệu quả, không ngừng nâng cao về trình độ của cán bộ công nhân viên, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên. - Đầu tư và hiện đại hoá dây chuyền sản xuất: công ty đang có chiến lược Tiến tới việc sản xuất các mặt hàng xây dựng tiềm năng. Vì vậy đầu tư, hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, xây dựng nhà xưởng, trang bị những máy móc- thiết bị tiên tiến, ứng dụng rộng rãi thành tựu của khoa học vào quá trình quản lý sản xuất kinh doanh. - Phát triển công ty an toàn và bền vững. . Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế để có được kết quả như hiện nay là điều không phải dễ dàng có được mà đó là nhờ công sức của lãnh đạo công ty và cán bộ, công nhân viên trong công ty. Khi mới thành lập đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty gồm 15 người nhưng do sự mở rộng qui mô địa bàn kinh doanh nên hiện nay công ty có 48 người với thu nhập ổn định từ 1,000,000đ đến 3,000,000đ/tháng, đời sống lao động được ổn định Tuy mới đi vào hoạt động chưa được lâu, nhưng sản xuất kinh doanh của công ty đã đi vào ổn định và không ngừng phát triển. Dưới đây là những bước đi vững chắc của công ty được thể hiện rõ nét qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Biểu số 1-01: Một số chỉ tiêu Công ty đạt được trong 3 năm qua Đơn vị tính: VNĐ STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng doanh thu 1,687,500,000 17,907,536,277 18,412,860,000 2 Tổng số vốn kinh doanh 1,100,000,000 2,350,000,000 5,000,000,000 3 Số công nhân 15 16 48 4 Nộp ngân sách 1,895,000 13,511,880 13,893,170 5 Lơị nhuận trước thuế 11,914,589 57,885,476 1,523,689,036 6 Thu nhập bqlđ/ tháng 1,080,000 1,400,000 1,550,000 (Nguồn số liệu từ phòng kế toán) Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty không ngừng phát triển. Bắt đầu đi vào hoạt động cuối tháng 10/2006 nhưng trong vòng 2 tháng đã đạt được mức doanh thu và lợi nhuận khá cao. Sự tiến triển được thể hiện rõ nét hơn trong 2 năm thực hiện kinh doanh sau đó. Cụ thể: Biểu số 1-02: Trích Báo cáo KQHĐKD của Công ty Năm 2008: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm: 2008 Đơn vị tính: VNĐ Số TT Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Năm nay Năm Trước A B C 1 2 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 18,412,860,000 17,907,536,277 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 521,250,000 369,100,000 3 Doanh thu thuần về bán hàng 10 17,891,610,000 17,538,436,277 4 Giá vốn hàng bán 11 14,443,339,432 16,800,876,659 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng 20 3,448,270,570 737,559,618 6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 0 3,600 7 Chi phí tài chính 22 542,677,512 65,941,325 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 542,677,512 65,941,325 8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 1,377,044,428 632,826,158 9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 1,528,548,630 38,795,735 10 Thu nhập khác 31 8,376,592 20,401,990 11 Chi phí khác 32 3,517,000 1,312,249 12 Lợi nhuận khác 40 4,859,592 19,089,741 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 IV.09 1,523,689,036 57,885,476 14 Chi phí thuế thu nhận doanh nghiệp 51 426,632,930 16,207,933 15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 1,097,056,106 41,677,543 II. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH: Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng là đơn vị kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, tự chịu trách nhiệm về khoản nợ và các nghĩa vụ khác của mình. Do đó giám đốc cũng như toàn thể nhân viên trong công ty luôn quan tâm đến HĐ Kinh Doanh luôn tìm ra mọi phương án và biện pháp làm thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất, đem lại LN cao nhất. Công ty hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, luật Doanh nghiệp và luật thương mại nói riêng. 2.1. Đối tượng kinh doanh của công ty: Bán buôn, bán lẻ các loại vật liệu xây dựng: ống hộp các loại, tôn, vê các loại, thép… đất nước đang quá trình công nghiệp hoá hiện đại hóa thì nhu cầu xây dựng lại càng trở lên cần thiết hơn. Do đó đã tạo lên sức mua lớn làm cho số lượng tiêu thụ ngày càng lớn đã đem lại lợi nhuận không nhỏ cho công ty. Hàng hoá này được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong nước như: Công ty thép Nhật Quang, Công ty thép Minh Ngọc, Công ty thép Hoà Phát, Công ty LILAMA…. 2.2. Tổ chức quá trình kinh doanh hàng hoá: Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty có thể khái quát như sơ đồ sau: Biểu số 1-03: Quá trình hoạt động kinh doanh Kế hoạch bán hàng, Đơn đặt mua hàng, hợp đồng mua hàng Mua hàng Nhập kho hàng hóa (đối với hình thức bán hàng qua kho ) Bán hàng ( bán buôn, bán lẻ) Thanh lý hợp đồng kinh tế ... Phòng kinh doanh, phòng kế toán Bộ phận kho Phòng kinh doanh, ban giám đốc, phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh, ban giám đốc Quá trình lưu chuyển hàng hóa trong Công ty bao gồm hai giai đoạn quan trọng đó là quá trình mua hàng và quá trình bán hàng Quá trình mua hàng: Toàn bộ khối lượng hàng hóa của Công ty dùng cho quá trình luân chuyển hàng hóa trong Công ty là mua ngoài. Hàng hóa mua vào để kinh doanh chủ yếu là từ các nhà sản xuất. Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hóa, việc mua hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ hàng hóa và kinh doanh của Công ty. Giai đoạn mua hàng được bắt đầu từ việc tìm đối tác để nhập hàng. Nguồn hàng cung cấp phải đảm tính bảo ổn định về chất lượng và số lượng, việc này sẽ giúp cho quá trình luân chuyển hàng hóa được diễn ra liên tục hơn. Quá trình mua hàng tại Công ty được thực hiện thông qua Phương thức mua trực tiếp hoặc Phương thức mua không trực tiếp như mua theo phương thức gửi hàng, mua theo đơn đặt mua hàng... Quá trình bán hàng : Quá trình bán hàng của Công ty chủ yếu được thực hiện chủ yếu thông qua hình thức bán buôn và bán lẻ Hình thức bán buôn hàng hóa của Công ty thường được áp dụng khi công ty bán hàng cho tổ chức kinh doanh, sản xuất, dịch vụ và thường bán với số lượng hàng hóa lớn, Các hình thức bán buôn được áp dụng là bán buôn vận chuyển thẳng, bán buôn qua kho trực tiếp. Hình thức bán lẻ thường bán cho người tiêu dùng thường là các hộ gia đình, cá nhân, họ chính là những khách hàng tiêu dùng cuối cùng và thường mua với số lượng hàng hóa ít. III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY. * Nguyên tắc tổ chức, điều hành và quản trị công ty: - Công ty hoạt động trên nguyên tắc bình đẳng, tự nguyện, dân chủ và tôn trọng pháp luật. - Cơ quan quyết định cao nhất của Ban Giám đốc công ty - Quản lý và điều hành hoạt động của công ty là Giám đốc Biếu 1-04: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÒNG ĐIỀU HÀNH PHÒNG ĐIỀU HÀNH PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO PHÒNG KINH DOANH 3.1. Giám đốc: Giám đốc là người quan trọng đứng đầu trong công ty có nhiệm vụ lên kế hoạch và điều hành mọi hoạt động của công ty, là người chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty đồng thời là người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật. 3.2. Phó giám đốc: Phó giám đốc là người có trách nhiệm giúp giám đốc trong mọi việc, là người đề ra các kế hoạch cùng giám đốc và chịu mọi trách nhiệm khi giám đốc không có mặt tại công ty. 3.3. Phòng điều hành: Phòng điều hành có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi khách hàng của công ty, tổ chức việc nhập xuất hàng hoá. Bố trí sao cho phù hợp vào những vị trí phù hợp vào năng lực của từng người ở những vị trí sao cho phù hợp. 3.4. Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán tại công ty, bao gồm công tác điều hành, các công việc kế toán và kho vật tư. Có nhiệm vụ giúp Giám đốc đưa ra các quyết định về tài chính đúng đắn và phù hợp với điều kiện phát triển của công ty. 3.5. Phòng kinh doanh: Thực hiện việc soạn thảo và ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá của công ty. Tham mưu cho giám đốc về thị trường và việc mở rộng thị trường, tìm hiểu khách hàng. Tìm ra những mặt hàng quan trọng đối với công ty để giúp cho công ty ngày một phát triển. 3.6. Bộ phận kho: Thực hiện quá trình Nhập xuất hàng hóa kịp thời theo yêu cầu của bộ phận bán hàng, bảo quản hàng hóa, theo dõi số lượng hàng hóa chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng, số lượng hàng hóa trong kho. Như vậy có thể thấy, doanh nghiệp tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả nhằm đảm bảo tối thiểu chi phí góp phần cho hoạt động kinh doanh ngày càng tốt hơn. IV. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SX & TM VĨNH SÁNG. - Niên độ kế toán: công ty áp dụng niên độ kế toán trùng với năm dương lịch tức là bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán là đồng Việt Nam. - Phương pháp kế toán TSCĐ: khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Các trường hợp khấu hao đặc biệt: không - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc tính giá: theo giá thực tế hàng tồn kho. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại nội địa nên doanh thu được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán số 14. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ - Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân 4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty có bộ máy kế toán gọn nhẹ và tương đối hoàn chỉnh: Biếu 1-05: Bộ máy kế toán của công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng KẾ TOÁN TỔNG HỢP. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HOÁ VÀ TIÊU THỤ. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ THANH TOÁN. KẾ TOÁN TSCĐ 4.1.1. Kế toán trưởng: Là người trực tiếp quản lý các nhân viên kế toán nói riêng và toàn bộ phòng kế toán nói chung. Kế toán trưởng có chức năng đôn đốc, tổ chức, kiểm tra các công tác kế toán trong công ty. tổng hợp số liệu gửi lên cấp trên và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của phòng kế toán và công tác tài chính toàn công ty. 4.1.2.Kế toán tiền lương và thanh toán: theo dõi chi tiết từng khách hàng về số lưọng, giá trị tiền hàng…các khoản phải thu, phải chả đối với từng khách hàng, theo dõi hợp đồng, thế chấp, bảo hành, kiểm tra các khoản thanh toán đối với NSNN……,kiểm tra hạch toán tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán lưong, thưởng các khoản phụ cấp. 4.1.3. Kế toán vật tư, hàng hoá và tiêu thụ: Đây là một phần quan trọng trong bộ máy kế toán. Hàng ngày kế toán phải theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá và tình hình tiêu thụ, thường xuyên báo cáo tình hình tiêu thụ cho kế toán trưởng. 4.1.4. Kế toán TSCĐ: Là một nhân viên kế toán ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến biến động của tài sản cố định như khấu hao, sửa chữa, thanh lí ...Định kì, kế toán sẽ lập báo cáo và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán trưởng kiểm tra và ghi vào sổ tổng hợp. 4.1.5. Kế toán tổng hợp: Là người trực tiếp giúp việc cho kế toán trưởng trong trường hợp được uỷ quyền thay mặt KT trưởng để giải quyết công việc. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp giá thành, kiểm tra số liệu kế toán của các phòng kế toán khác chuyển sang để phục vụ khoá sổ. 4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” *Trình tự ghi sổ: (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng phát sinh Nợ, Tổng phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ thẻ chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Biểu 1-06: Sơ đồ trình tự sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Chú thích : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng ( hoặc định kỳ ): Đối chiếu, kiểm tra : 4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán trong doanh nghiệp. Căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm phân loại hình thức kinh doanh công ty đã áp dụng các loại chứng từ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán của công ty được áp dụng theo quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC, ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. 4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006. Bao gồm các mẫu sổ sau: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DNN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DNN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DNN Ngoài những báo cáo do nhà nước quy định ở trên công ty còn sử dụng một số báo cáo riêng nhắm mục đích quản trị như: Bản quyết toán thuế TNDN, Báo cáo tình hình biến động hàng hóa, Báo cáo tình hình nợ theo thời hạn nợ và khách hàng. CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY TNHH SX & TM VĨNH SÁNG I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH: 1.1. Khái niệm bán hàng và các phương thức bán hàng 1.1.1. Khái niệm bán hàng Bán hàng là việc làm có vốn kinh doanh của doanh nghiệp đang tồn tại dưới hình thái hàng hoá chuyển sang hình thái tiền tệ hình thành kết quả của hoạt động kinh doanh thương mại. Quá trình này chỉ được coi là kết thúc khi người mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã nhận. Hoạt động bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại bao gồm hai phương thức chủ yếu : đó là phương thức bán buôn và bán lẻ và hưởng lợi nhuận từ việc bán hàng. điểm của hàng hoá nên việc bảo quản tại công ty là rất đơn giản. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các mặt hàng theo đúng chủng loại sao thuận tiện cho việc chọn hàng, giao hàng. 1.1.2. Phương thức bán hàng Hiện nay công ty đang tiêu thụ hàng hoá theo 2 phương thức : - Bán buôn: Cho các doanh nghiệp, các cửa hàng… - Bán lẻ: là hình thức bán trực tiếp tại quầy hàng của công ty cho các cá nhân, tổ chức. Cụ thể: Bán buôn qua kho trực tiếp : Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn là các hợp đồng kinh tế đã kí kết và các đơn đặt mua hàng của khách hàng. Hàng hóa sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho của doanh nghiệp theo đúng số lượng và phẩm chất trên hợp đồng kinh tế. Khi khách hàng kiểm nhận hàng hóa và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng: Khi có đơn đặt mua hàng của khách hàng, hoặc có hợp đồng kinh tế đã được kí kết mà lượng hàng đó ở trong kho chưa đủ, đã hết, hoặc số lượng tiêu thụ lớn thì khi hàng hóa được nhập về từ cảng hoặc từ nhà sản xuất sẽ được vận chuyển thẳng đến địa điểm của khách hàng . Ưu điểm của hình thức này là chi phí vận chuyển, bốc dỡ thấp. Bán lẻ: Khách hàng chủ yếu của hình thức bán hàng này là các hộ gia đình, họ thường mua chọn bộ sản phẩm từ thép, ống nhựa, tôn tấm …cho công trình xây dựng nhỏ. Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng sẽ đến liên hệ tại cửa hàng của Công ty, khách hàng sẽ được nhân viên của phòng kinh doanh tư vấn để lựa chọn sản phẩm phù hợp. 1.2. Phương pháp tính giá vốn của hàng hoá Xuất phát từ đặc điểm của công ty là số lượng hàng hóa không nhiều nhưng số lần xuất bán hàng hóa tương đối nhiều việc tính giá vốn hàng hóa tiêu thụ được tính theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ ( giá này được tính theo tháng ). Theo đó mỗi khi xuất bán hàng hóa trong kì giá vốn chưa được xác định mà phải đợi đến cuối tháng Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho hàng hóa, kế toán xác định được giá thực tế của hàng nhập kho và vào sổ chi tiết hàng hóa được mở chi tiết cho từng loại hàng hóa. Từ sổ chi tiết này sẽ tính được giá bình quân cả kì dự trữ cuối mỗi tháng. Công việc này được thực hiện trên máy tính thông qua bảng tính Excel Đơn giá bình quân = Trị giá mua thực tế của hàng tồn kho + Trị giá mua thực tế hàng nhập kho trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Ví dụ : trị giá tồn kho ngày 30/11/08 của thép ống hộp ống hộp 20x40x0.8 là 5,115 kg đơn giá 11,300đ/kg trong kỳ nhập 5,115 kg đơn giá 11,700đ/kg ngày 01/12/08 xuất bán 2,000 kg cho Cty CP Cơ Khí Xây Dựng Số 2 Hà Bắc Đơn giá bình quân = 5,115 x11,300 + 5,115 x11,700 5,115 + 5,115 =11,500 Trị giá vốn của hàng xuất bán =11,500 x2,000 =23,000,000 Cuối tháng sau khi xác định được giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ của từng mặt hàng, kế toán sẽ ghi vào cột đơn giá của phiếu xuất kho và điền vào sổ chi tiết giá vốn hàng hóa. 1.3. Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.3.1. Khái niệm doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa. Hay doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, thành phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. 1.3.2. Khái niệm các khoản giảm trừ doanh thu * Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng do các nguyên nhân thuộc về người bán như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng, hàng lạc hậu,… * Chiết khấu thương mại: Là khoản người bán giảm giá niêm yết cho người mua hàng với khối lượng lớn. * Doanh thu của hàng bán đã tiêu thụ bị trả lại: Là giá trị tiền hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do nguyên nhân khách quan nào đó. * Thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp của lượng hàng tiêu thụ trong kỳ cũng được coi là một khoản giảm trừ doanh thu. II. KẾ TOÁN CHI TIẾT BÁN HÀNG 2.1. Chứng từ sử dụng 2.1.1. Kế toán các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa *Hệ thống chứng từ được sử dụng: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế Và một số chứng từ có liên quan khác. *Nội dung và quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng của Công ty được thực hiện theo trình tự như sau Hợp đồng kinh tế: Là chứng từ mệnh lệnh, là cơ sở đầu tiên để tiến hành nghiệp vụ bán hàng. HĐKT ký kết giữa Công ty và đại diện pháp nhân của Công ty đối tác ký kết với mục đích xác nhận các điều kiện hai bên đã thỏa thuận trong một giao dịch mua bán hàng hóa. Từ hợp đồng kinh tế đã kí kết, phòng kinh doanh sẽ đề nghị xuất hàng trên cơ sở hợp đồng kinh tế đó và sau khi được sự phê chuẩn của Ban giám đốc phòng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT Khi có nghiệp vụ bán hàng kế toán lập phiếu xuất kho, tại thời điểm lập phiếu xuất kho, do công ty áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng xuất kho nên tại thời điểm lập phiếu xuất kho chưa có thông tin gì về giá thực tế của hàng xuất bán. Nên ở cột đơn giá và thành tiền sẽ để trống. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 giao cho khách hàng Biểu số 2-01: Phiếu xuất kho Đơn vị: cty Vĩnh Sáng Địa chỉ : Phố ba huyện –khắc niệm - TP bắc ninh . PHIẾU XUẤT KHO Ngµy 01 th¸ng12 n¨m2008 MÉu sè : 02 - VT Sè : 125 Họ tên người nhận hàng : Lê Thanh Địa chỉ : cty CP cơ khí xây dựng số 2 Hà Bắc Nợ Tk 632 Lý do xuất : Xuất bán Có Tk 156 Xuất tại kho của công ty . STT Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch phÈm chÊt hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 èng hép20 x 40x0.8 Kg 2,000 2,000 2 T«n tÊm 1.08x5x0.8 Kg 297 297 3 Vª 3 Kg 550 550 Céng 2,847 2,847 Tổng tiền ( viết bằng chữ) Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho kế toán trưởng ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) Kho hàng: Thủ kho phản ánh nhập - xuất - tồn kho hàng hoá trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại hàng như: thép ống hộp, tôn, vê, u…. Biểu 2-02: Thẻ kho Đơn vị :TNHH SX & TM Vĩnh Sáng THẺ KHO Ngày mở thẻ 01/12/2008 Tên hàng hoá: ống hộp mạ kẽm 20x40x0.8 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng NT Số hiệu chứng từ Nhập xuất Tồn Hao hụt Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 5,115 01/12 501 Nhập kho ống hộp 20x40x0.8 1,000 6,115 01/12 502 Nhập kho ống hộp 20x40x0.8 500 6,615 01/12 125 Xuất Bán ống hộp 20x40x0.8 2,000 4,615 17/12 129 Xuất bán ống hộp 20x40x0.8 1,000 3,615 ……………… 28/12 130 Xuất bán ống hộp 20x40x0.8 525 1,200 ……………… 31/12 132 Xuất bán ống hộp 20x40x0.8 300 1,300 Cộng phát sinh 5,115 8,930 Tồn cuối tháng 1,300 Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên đóng dấu Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) Người nhận (Ký, họ tên ) Thủ kho (Ký, họ tên ) Hóa đơn GTGT : Đối với khách hàng mua ít chủng loại hàng hóa thì trên Hóa đơn GTGT sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá bán và thành tiền của từng loại hàng hóa đó. Đối với khách hàng mua cùng lúc nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau thì kế toán chỉ ghi tên chung của các loại hàng hóa đó và lập bảng kê đính kèm. Khi bán bất kì mặt hàng nào có giá trị trên 100,000,000 đ Công ty đều lập hóa đơn GTGT. Với mỗi hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán nội bộ. Đơn vị: Công ty TNHH Mẫu số 01 GTKT_3LL SX &TM Vĩnh Sáng ES/2008B 0016015 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ngày 01 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX & TM Vĩnh Sáng Địa chỉ : Phố Ba huyện - Khăc niệm –TP Bắc ninh Số tài khoản: 102010000181564 Điện thoại: 02413.826987 MS 2 3 0 0 2 9 1 5 5 4 - Họ tên người mua hàng : Nguyễn Anh Tên đơn vị : Công ty cp cơ khí xây dựng số 2 hà bắc Địa chỉ :Thành phố bắc giang Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM/CK MS 2 3 0 0 2 0 1 5 2 9 - TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 ống hộp 20x40x0.8 Kg 2,000 11,750 23,500,000 2 Tôn tấm 1.08x5x0.8 Kg 297 10,300 3,059,100 3 Vê 3 Kg 550 9,900 5,445,000 Cộng tiền hàng: 32,004,100 Thuế suất GTGT: 5% 1,600,205 Tổng tiền thanh toán: 33,604,305 Số tiền viết bằng chữ : Ba ba triệu, sáu trăm linh bốn nghìn, ba trăm linh năm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ,tên) (Ký, ghi rõ họ,tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ, tên) Biểu 2-03: Hoá đơn GTGT  Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng và Công ty mà Công ty có các hình thức và chính sách thanh toán khác nhau như: trả trước, trả ngay, trả sau và thanh toán bù trừ công nợ. Trong đó hai hình thức thanh toán phổ biến nhất là thanh toán ngay và trả chậm Đối với khách hàng không thường xuyên( chủ yếu là khách lẻ ), công ty chỉ áp dụng hình thức thanh toán ngay tức là nhân viên bán hàng chỉ đồng ý giao hàng khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi đó kế toán thanh toán lập phiếu thu, Phiếu thu được lập thành 3 liên và được ghi đầy ._.