Thực trạng và giải pháp trong công tác kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Văn phòng Tổng Công ty chăn nuôi VN (nhật ký chứng từ - Máy)

Ch­¬ng 1 Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nhËp khÈu hµng ho¸ t¹i c¸c doanh nghiÖp kinh doanhxuÊt nhËp khÈu 1.1. NhËp khÈu hµng ho¸ vµ vai trß cña nã trong ho¹t ®éng kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu còng nh­ trong toµn bé nÒn kinh tÕ Quèc d©n Sù ph©n c«ng lao ®éng Quèc tÕ ngµy cµng râ nÐt khiÕn c¸c Quèc gia xÝch l¹i gÇn nhau h¬n. Mçi quèc gia ®­îc tù nhiªn ban tÆng nh÷ng lîi thÕ nhÊt ®Þnh t¹o thµnh thÕ m¹nh kinh tÕ cña mçi quèc gia ®ã. Nh­ng nÕu chØ dùa vµo s¶n xuÊt trong n­íc th× kh«ng thÓ cung cÊp ®Çy ®ñ hµng ho¸, dÞch vô ®¸p øng nh­ cÇu s¶n xuÊt tiªu dïng. V× vËy ®Ó thóc ®Èy sù t¨ng tr­ëng cña nÒn kinh tÕ th× ngoµi nh÷ng hµng ho¸ lµ thÕ m¹nh, mçi quèc gia cÇn nhËp khÈu nh÷ng hµng ho¸ thiÕt yÕu kh¸c phôc vô cho s¶n xuÊt vµ tiªu dïng. Ng­îc l¹i trªn c¬ së khai th¸c tiÒm n¨ng, lîi thÕ vèn cã s¶n xuÊt nh÷ng mÆt hµng thÕ m¹nh, mét mÆt phôc vô nhu cÇu trong n­íc, mÆt kh¸c xuÊt khÈu phÇn thÆng d­ ra n­íc ngoµi thu ngoµi tÖ ®Ó nhËp khÈu nh÷ng thø trong n­íc cã nhu cÇu nh­ng kh«ng thÓ ®¸p øng. Tõ nhu cÇu ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ mµ n¶y sinh ra nhu cÇu trao ®æi hµng ho¸ gi÷a c¸c quèc gia víi nhau do ®ã ho¹t ®éng nhËp khÈu lµ yªu cÇu kh¸ch quan cña tÊt c¶ c¸c nÒn kinh tÕ. Lµ mét mÆt cña ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng, nhËp khÈu lµ viÖc quèc gia nµy mua hµng hãa vµ dÞch vô tõ quèc gia kh¸c. Nãi c¸ch kh¸c ®©y chÝnh lµ viÖc nhµ s¶n xuÊt n­íc ngoµi cung cÊp hµng hãa , dÞch vô cho ng­êi c­ tró trong n­íc. Mét sè quan ®iÓm kinh tÕ cho r»ng nhËp khÈu ¶nh h­ëng kh«ng tèt tíi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, lµm t¨ng tû lÖ thÊt nghiÖp v× tiªu dïng nhiÒu hµng ngo¹i nhËp sÏ lµm gi¶m møc cÇu vÒ hµng ho¸ n«Þ ®Þa dÉn tíi ¶nh h­ëng kh«ng tèt tíi s¶n xuÊt trong n­íc. Tuy nhiªn xÐt trªn tÇm vÜ m« th× nhËp khÈu l¹i khuyÕn khÝch s¶n xuÊt hiÖu qu¶, gi¸ thµnh thÊp, lµ 1 trong nh÷ng yÕu tè ®Çu vµo cña s¶n xuÊt hµng ho¸ xuÊt khÈu . Trong xu h­íng toµn cÇu ho¸, c¸c quèc gia ngµy cµng phô thuéc lÉn nhau, ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng nãi chung vµ ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nãi riªng cµng ngµy cµng ph¸t triÓn m¹nh mÏ. §èi víi mét n­íc ®ang ph¸t triÓn nh­ ViÖt Nam th× ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu cã mét vÞ trÝ hÕt søc quan träng trong nÒn kinh tÕ quèc d©n. Thø nhÊt: nhËp khÈu gãp phÇn ®Èy m¹nh sù ®æi míi trang thiÕt bÞ vµ c«ng nghÖ s¶n xuÊt lµm cho lùc l­îng s¶n xuÊt vµ tr×nh ®é s¶n xuÊt ®­îc n©ng cao, gióp ®Èy nhanh qu¸ tr×nh c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸. Bªn c¹nh ®ã, nhËp khÈu cßn gióp chóng ta tranh thñ khai th¸c thÕ m¹nh vÒ vèn, kü thuËt, tr×nh ®é qu¶n lý cña c¸c n­íc ph¸t triÓn, më réng quan hÖ ®èi ngo¹i, trao ®æi liªn kÕt kinh tÕ gi÷a n­íc ta vµ c¸c n­íc kh¸c. Thø hai: nhËp khÈu còng cã t¸c ®éng tÝch cùc thóc ®Èy xuÊt khÈu v× mét sè hµng xuÊt khÈu ®ßi hái ph¶i cã nguån nguyªn liÖu ®Çu vµo th«ng qua viÖc nhËp khÈu. Mét sè chÝnh s¸ch nhËp khÈu hîp lý ®èi víi nguyªn vËt liÖu, m¸y mãc, thiÕt bÞ phôc vô s¶n xuÊt sÏ gãp phÇn lµm t¨ng n¨ng suÊt, h¹ gi¸ thµnh, c¶i tiÕn chÊt l­îng, t¹o tÝnh c¹nh tranh cho s¶n phÈm xuÊt khÈu. Thø ba: ho¹t ®éng nhËp khÈu thóc ®Èy s¶n xuÊt cã hiÖu qña. NhËp khÈu t¹o søc c¹nh tranh lµnh m¹nh, khuyÕn khÝch c¸c nhµ s¶n xuÊt trong n­íc c¶i tiÕn kü thuËt, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, ®a d¹ng ho¸ mÉu m·; tõ ®ã ®­a nÒn s¶n xuÊt néi ®Þa ®i lªn. Thø t­: nhËp khÈu lµ mét bé phËn cña c¸n c©n xuÊt nhËp khÈu, lµ mét chØ tiªu ®¸nh gi¸ tr×nh ®é ph¸t triÓn cña mét quèc gia. Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ hiÖn nay cña n­íc ta, nhËp khÈu gi÷ vai trß cùc k× quan träng. Tuy nhiªn nhËp khÈu trµn lan khèi l­îng lín g©y l·ng phÝ nguån ngo¹i tÖ, k×m h·m s¶n xuÊt trong n­íc vµ lµ nguyªn nh©n cña n¹n thÊt nghiÖp. ChÝnh v× thÕ, muèn tËn dông tèt mÆt tÝch cùc cña ho¹t ®éng nhËp khÈu th× chóng ta ph¶i cã nh÷ng chÝnh s¸ch hîp lý ®Æc biÖt lµ chÝnh s¸ch thuÕ víi hµng nhËp khÈu. Riªng ®èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu, tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm kinh doanh mµ ho¹t ®éng nhËp khÈu cã vai trß kh¸c nhau. NhËp khÈu lµ nguån cung cÊp hµng ho¸ rÊt quan träng cho ®Çu ra cña doanh nghiÖp. Th«ng qua nhËp khÈu doanh nghiÖp cã ®­îc nguån hµng cung cÊp cho thÞ tr­êng trong n­íc vµ t¹o ra doanh thu. ViÖc tæ chøc tèt qu¸ tr×nh nhËp khÈu, t×m nh÷ng mÆt hµng ®èi t¸c cung øng hîp lý gióp doanh nghiÖp thu ®­îc møc chªnh lÖch cao. §Ó cã thÓ ho¹t ®éng trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ thÞ tr­êng quèc tÕ, nh÷ng hiÓu biÕt nµy chØ cã ®­îc th«ng qua nghiªn cøu, t×m hiÓu thùc tÕ, tõ ®ã ph¸t hiÖn ra nh÷ng c¬ héi kinh doanh. Nh÷ng c¬ héi nµy chÝnh lµ sù chªnh lÖch gi¸ c¶ gi÷a hai thÞ tr­êng, nÕu gi¸ c¶ trong n­íc thÊp h¬n ta cã ho¹t ®éng xuÊt khÈu vµ ng­îc l¹i ta cã ho¹t ®éng nhËp khÈu. NhËn thøc ®­îc nh÷ng vai trß to lín cña nhËp khÈu kh«ng chØ ®èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc nµy mµ cßn ®èi víi c¶ nÒn kinh tÕ quèc d©n mµ hiÖn nay §¶ng vµ Nhµ n­íc ta rÊt quan t©m, chó träng ®Õn ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu. 1.2 §Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ trong c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu 1.2.1 C¸c ®iÒu kiÖn giao dÞch c¬ b¶n trong bu«n b¸n quèc tÕ Ho¹t ®éng nhËp khÈu diÔn ra gi÷a hai quèc gia, v× cã sù xa c¸ch vÒ mÆt ®Þa lý dÉn ®Õn nh÷ng ph¸t sinh ¶nh h­ëng tíi viÖc giao nhËn hµng ho¸ theo hîp ®éng ®· kÝ. §Ó ®¶m b¶o lîi Ých cho c¸c bªn tham gia hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu, h¹n chÕ nh÷ng rñi ro, thiÖt h¹i cho c¸c chñ thÓ nãi trªn trong qóa tr×nh ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång nhËp khÈu c¸c bªn cÇn quan t©m ®Õn hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò nh­: ®ång tiÒn thanh to¸n, ®Þa ®iÓm thanh to¸n, thêi gian thanh to¸n, ph­¬ng thøc thanh to¸n… Nh÷ng vÊn ®Ò nµy th­êng ®­îc gäi chung lµ c¸c ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng. C¸c ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng do phßng th­¬ng m¹i quèc tÕ so¹n th¶o ra nh»m gi¶i thÝch mét c¸ch thèng nhÊt c¸c tËp qu¸n th«ng lÖ quèc tÕ khi giao hµng, nã lµ c¬ së cho c¸c bªn ký kÕt còng nh­ thùc hiÖn c¸c hîp ®éng ngo¹i th­¬ng. HiÖn nay, ®iÒu kiÖn c¬ së cho giao hµng ®­îc thùc hiÖn theo INCOTERMS 2000 gåm 13 ®iÒu kiÖn chia thµnh 4 nhãm kh¸c nhau: Nhãm ‘E’: ng­êi b¸n ph¶i ®Æt hµng hãa d­íi quyÒn ®Þnh ®o¹t cña ng­êi mua trong thêi h¹n vµ ë ®Þa ®iÓm hîp ®ång quy ®Þnh. Bªn mua nhËn hµng t¹i ®Þa ®iÓm nµy vµ chÞu mäi phÝ tæn ®Ó lo liÖu viÖc chuyªn chë vÒ ®Þa ®iÓm ®Ých, nhãm nµy chØ cã mét ®iÒu kiÖn lµ EXW. Nhãm ‘F’: ng­êi b¸n ®­îc yªu cÇu giao hµng ho¸ cho ng­êi chuyªn chë do ng­êi mua chØ ®Þnh, rñi ro vµ phÝ tæn sau ®ã do ng­êi mua chÞu , nhãm nµy gåm 3 ®iÒu kiÖn FCA, FAS, FOB. Nhãm ‘C’: ng­êi b¸n hµng kÝ hîp ®ång vËn t¶i theo c¸c ®iÒu kiÖn th«ng th­êng vµ chÞu chi phÝ vÒ viÖc chuyªn chë ®ã nh­ng kh«ng chÞu nh÷ng rñi ro ®èi víi hµng ho¸ sau khi ®· göi hµng hoÆc bèc hµng lªn tµu, nhãm nµy gåm 4 ®iÒu kiÖn: CFR, CIF, CIP, CPT. Nhãm ‘D’: ng­êi b¸n cã tr¸ch nhiÖm ®­a hµng tíi ®Þa ®iÓm quy ®Þnh hoÆc mét ®iÓm ®Õn n»m t¹i biªn giíi hoÆc trong l·nh thæ n­íc nhËp khÈu. Ng­êi b¸n chÞu mäi chi phÝ , rñi ro vÒ viÖc ®­a hµng tíi ®Þa ®iÓm quy ®Þnh ®ã, nhãm nµy gåm 5 ®iÒu kiÖn: DAF, DES, DEQ, DDU, DDP EXW : giao t¹i x­ëng FCA : giao cho ng­êi chuyªn chë FAS : giao däc m¹n tµu FOB : giao lªn tµu CFR : tiÒn hµng vµ c­ícphÝ CIF : tiÒn hµng , b¶o hiÓm vµ c­íc phÝ CPT : c­ícphÝ tr¶ tíi CIP : c­íc phÝ vµ phÝ b¶o hiÓm tr¶ tíi DAF : giao t¹i biªn giíi DES : giao t¹i tµu DEQ: giao t¹i cÇu c¶ng DDU: giao t¹i ®Ých ch­a nép thuÕ DDP: giao t¹i ®Ých ®· nép thuÕ Víi mçi ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng lµ mét ®iÒu kiÖn vÒ gi¸. Tuy nhiªn do ®iÒu kiÖn kinh nghiÖm trong ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng cña chóng ta nªn trong qu¸ tr×nh xuÊt nhËp khÈu chóng ta th­êng sö dông c¸c lo¹i gi¸: Gi¸ FOB: gi¸ giao tÝnh ®Õn khi hµng ®­îc xÕp lªn ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn t¹i c¶ng xuÊt. Theo ®iÒu kiÖn gi¸ nµy ng­êi mua ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm thuª tµu, chÞu chi phÝ vËn chuyÓn, b¶o hiÓm, mäi rñi ro tõ khi hµng ®· qua khái lan can tµu ®i ë c¶ng. Ng­êi b¸n cã tr¸ch nhiÖm giao hµng lªn tµu do ng­êi mua chØ ®Þnh, th«ng b¸o cho ng­êi mua, cung cÊp c¸c chøng tõ cÇn thiÕt. §©y lµ ®iÒu kiÖn mµ c¸c c«ng ty xuÊt nhËp khÈu ViÖt Nam th­êng sö dông khi xuÊt khÈu hµng hãa. Gi¸ CIF: bao gåm gi¸ FOB + chi phÝ b¶o hiÓm + c­íc phÝ vËn t¶i. Theo ®iÒu kiÖn nµy bªn b¸n ph¶i thuª tµu, mua b¶o hiÓm cho hµng hãa ë møc tèi thiÓu, chÞu mäi rñi ro vÒ hµng hãa ®Õn biªn giíi h¶i quan cña n­íc nhËp khÈu tr­íc khi ®ãng bÊt k× lo¹i thuÕ nhËp khÈu hay thuÕ kh¸c ®¸nh vµo hµng nhËp khÈu. Rñi ro vÒ hµng hãa chuyÓn ngay cho ng­êi mua sau khi hµng ®· v­ît qua lan can tµu ë c¶ng bèc hµng Gi¸ CFR: bao gåm tiÒn hµng vµ c­íc phÝ vËn chuyÓn. Gi¸ CFR kh¸c gi¸ CIF lµ ng­êi b¸n kh«ng ph¶i chÞu chi phÝ b¶o hiÓm cho hµng hãa Gi¸ DAF: gi¸ hµng giao t¹i biªn giíi ®èi víi mäi lo¹i h×nh vËn t¶i. §iÒu kiÖn DAF th­êng ¸p dông trong bu«n b¸n mËu dÞch gi÷a c¸c n­íc cã chung ®­êng biªn giíi HiÖn nay ë ViÖt Nam th­êng ¸p dông xuÊt FOB, nhËp CIF. §©y lµ nh÷ng ®iÒu kiÖn kh«ng t¹o ®iÒu kiÖn cho ngµnh vËn t¶i biÓn vµ ngµnh b¶o hiÓm cña chóng ta ph¸t triÓn. 1.2.2 C¸c ph­¬ng thøc kinh doanh nhËp khÈu HiÖn nay ®èi víi ho¹t ®éng nhËp khÈu cã hai ph­¬ng thøc c¬ b¶n ®ã lµ nhËp khÈu theo nghÞ ®Þnh th­ vµ nhËp khÈu ngoµi nghÞ ®Þnh th­. * NhËp khÈu theo nghÞ ®Þnh th­ : lµ ph­¬ng thøc mµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i tu©n theo chØ tiªu ph¸p lÖnh cña Nhµ n­íc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ b»ng v¨n b¶n. ChÝnh phñ ViÖt Nam sau khi ký nghÞ ®Þnh th­ hay hiÖp ®Þnh th­ víi c¸c n­íc kh¸c ®Ó nhËp khÈu hµng ho¸ sÏ giao cho c¸c doanh nghiÖp nhËp khÈu trùc tiÕp thùc hiÖn. ViÖc thanh to¸n cho hîp ®ång nhËp khÈu theo ph­¬ng thøc nµy do Nhµ n­íc ®øng ra tr¶ tiÒn hoÆc cam kÕt tr¶ tiÒn hoÆc uû nhiÖm cho doanh nghiÖp thanh to¸n . §èi víi ngo¹i tÖ thu ®­îc khi tiªu thô hµng nhËp khÈu doanh nghiÖp ph¶i nép vµo quü ngo¹i tÖ tËp trung cña Nhµ n­íc th«ng qua tµi kho¶n cña Bé Th­¬ng M¹i vµ ®­îc thanh to¸n b»ng VN§ t­¬ng øng víi tû gi¸ do Nhµ n­íc quy ®Þnh. Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, ®a sè c¸c ®¬n vÞ kinh doanh nhËp khÈu ®­îc chñ ®éng trong ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh nªn sè l­îng c¸c ®¬n vÞ kinh doanh theo ph­¬ng thøc nµy rÊt Ýt chØ trõ c¸c ®¬n vÞ ho¹t ®éng trong lÜnh vùc ®Æc biÖt. * NhËp khÈu ngoµi nghÞ ®Þnh th­: lµ ph­¬ng thøc ho¹t ®éng trong ®ã c¸c doanh nghiÖp nhËp khÈu kh«ng theo nghÞ ®Þnh th­ hay hiÖp ®Þnh th­ do chÝnh phñ ký kÕt nh­ng vÉn n»m trong khu«n khæ ph¸p lý do Nhµ n­íc quy ®Þnh. C¸c doanh nghiÖp ph¶i tù c©n ®èi vÒ tµi chÝnh, thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô víi ng©n s¸ch Nhµ n­íc, chñ ®éng vÒ gi¸ c¶ hµng ho¸, thÞ tr­êng trong ph¹m vi Nhµ n­íc cho phÐp. Vµ c¸c doanh nghiÖp hoµn toµn cã quyÒn chñ ®éng trong tæ chøc nhËp khÈu tõ kh©u ®Çu tiªn cho ®Õn kh©u cuèi cïng. Doanh nghiÖp ph¶i tù t×m b¹n hµng, nguån hµng, tæ chøc giao dÞch ký kÕt vµ thùc hiÖn hîp ®ång trªn c¬ së tu©n thñ chÝnh s¸ch chÕ ®é kinh tÕ cña Nhµ n­íc. §èi víi sè ngo¹i tÖ thu ®­îc tõ tiªu thô hµng ho¸ nhËp khÈu doanh nghiÖp kh«ng ph¶i nép vµo quü ngo¹i tÖ tËp trung mµ cã thÓ b¸n ë trung t©m giao dÞch ngo¹i tÖ hoÆc ng©n hµng. NhËp khÈu theo ph­¬ng thøc nµy t¹o cho c¸c doanh nghiÖp ®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t huy sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o vµ ®éc lËp trong h¹ch to¸n kinh doanh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. 1.2.3. C¸c h×nh thøc nhËp khÈu HiÖn nay häat ®éng nhËp khÈu th­êng ®­îc thùc hiÖn theo hai h×nh thøc : - H×nh thøc nhËp khÈu trùc tiÕp. - H×nh thøc nhËp khÈu ñy th¸c. 1.2.3.1. H×nh thøc nhËp khÈu trùc tiÕp: Lµ h×nh thøc mµ c¸c doanh nghiÖp trong n­íc cã ®ñ ®iÒu kiÖn vÒ tµi chÝnh, ®iÒu kiÖn nh©n lùc , ®iÒu kiÖn ®Þa lý cã kh¶ n¨ng mua hµng nhËp khÈu vµ ®­îc nhµ n­íc, bé th­¬ng m¹i cÊp giÊy phÐp, cho phÐp trùc tiÕp giao dÞch, kÝ kÕt c¸c hîp ®ång vÒ nhËp khÈu hµng hãa víi n­íc ngoµi vµ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ (chñ yÕu lµ c¸c ngo¹i tÖ m¹nh) nh»m phôc vô cho nhu cÇu tiªu dïng vµ s¶n xuÊt trong n­íc theo chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc. 1.2.3.2. H×nh thøc nhËp khÈu ñy th¸c. Lµ h×nh thøc nhËp khÈu ®­îc ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã nhu cÇu nhËp khÈu hµng hãa nh­ng kh«ng cã kh¶ n¨ng ®iÒu kiÖn hoÆc ch­a ®­îc Nhµ n­íc cho phÐp nhËp khÈu trùc tiÕp nªn ph¶i nhê doanh nghiÖp nhËp khÈu trùc tiÕp nhËp khÈu hé. Theo h×nh thøc nµy doanh nghiÖp ñy th¸c ®­îc phÐp h¹ch to¸n trÞ gi¸ hµng nhËp khÈu vµ cã tr¸ch nhiÖm thanh to¸n chi phi nhËp khÈu cho bªn nhËn ñy th¸c. Cßn bªn nhËn ñy th¸c ®ãng vai trß lµ ®¹i lý mua h­ëng hoa hång theo tháa thuËn trong hîp ®ång ñy th¸c mµ hai bªn ®· kÝ kÕt. §¬n vÞ nhËn ñy th¸c cã tr¸ch nhiÖm nhËp hµng vÒ theo ®óng sè l­îng , chÊt l­îng, mÉu m· ®­îc yªu cÇu. Kinh doanh nhËp khÈu theo h×nh thøc nµo lµ tïy thuéc vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp. Trªn thùc tÕ cã nhiÒu doanh nghiÖp ¸p dông c¶ hai h×nh thøc nhËp khÈu trªn nh»m tèi ®a hãa hiÖu qu¶ trong kinh doanh. Th«ng th­êng tæ chøc ho¹t ®éng nhËp khÈu theo h×nh thøc trùc tiÕp cã lîi h¬n v× doanh nghiÖp cã thÓ chñ ®éng n¾m b¾t th«ng tin, t×m hiÓu thÞ tr­êng mét c¸ch s©u s¾c vµ toµn diÖn, cã ®iÒu kiÖn më réng quan hÖ, uy tÝn víi b¹n hµng n­íc ngoµi. 1.2.4. C¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n Quèc tÕ chñ yÕu dïng trong ho¹t ®éng nhËp khÈu Ph­¬ng thøc thanh to¸n lµ mét yÕu tè quan träng trong viÖc thùc hiÖn hîp ®ång vµ nã còng ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c kÕ to¸n. HiÖn nay trong quan hÖ ngo¹i th­¬ng cã rÊt nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n kh¸c nhau, tïy theo møc ®é tÝn nhiÖm vµ gi¸ trÞ hîp ®ång mµ ng­êi nhËp khÈu ph¶ichÊp nhËn h×nh thøc thanh to¸n do ng­êi xuÊt khÈu yªu cÇu hoÆc theo ®iÒu kiÖn thanh to¸n ttong hîp ®ång ngo¹i th­¬ng ®· kÝ. 1.2.4.1. Ph­¬ng thøc ghi sæ Lµ ph­¬ng thøc thanh to¸n trong ®ã ng­êi xuÊt khÈu hµng hãa cung øng dÞch vô ghi nî cho ng­êi nhËp khÈu, theo dâi vµo mét cuèn sæ riªng vµ viÖc thùc hiÖn thanh to¸n c¸c kho¶n nî nµy sÏ ®­îc thùc hiÖn sau mét thêi k× nhÊt ®Þnh. 1.2.4.2. Ph­¬ng thøc chuyÓn tiÒn S¬ ®å ph­¬ng thøc thanh to¸n chuyÓn tiÒn ( s¬ ®å 1.1 ) : Ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu Ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu (4) (2) (3) (5) Ng­êi nhËp khÈu Ng­êi xuÊt khÈu (1) (1) Ng­êi xuÊt khÈu sau khi kÝ hîp ®ång xuÊt khÈu víi ph­¬ng thøc thanh to¸n chuyÓn tiÒn sÏ giao hµng cïng bé chøng tõ cho ng­êi nhËp khÈu. (2) Ng­êi nhËp khÈu sau khi nhËn hµng mét thêi gian nhÊt ®Þnh quy ®Þnh trong hîp ®ång sÏ liªn hÖ víi ng©n hµng phôc vô m×nh ®Ó nhê chuyÓn tr¶ tiÒn cho ng­êi xuÊt khÈu. (3) Ng©n hµng ghi nî tµi kho¶n cña ng­êi nhËp khÈu. (4) Ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu tiÕn hµnh chuyÓn tiÒn cho ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu. (5) Ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu chuyÓn giÊy b¸o cho ng­êi xuÊt khÈu. 1.2.4.3. Ph­¬ng thøc thanh to¸n nhê thu Lµ ph­¬ng thøc thanh to¸n mµ trong ®ã ng­êi xuÊt khÈu khi ®· hoµn thµnh nghÜa vô giao hµng hoÆc cung cÊp dÞch vô cho kh¸ch hµng th× tiÕn hµnh ñy th¸c cho ng©n hµng phôc vô m×nh thu hé tiÒn hµng trªn c¬ së hèi phiÕu do ng­êi xuÊt khÈu lËp. Cã hai h×nh thøc nhê thu lµ: nhê thu tr¬n vµ nhê thu kÌm chøng tõ. S¬ ®å ph­¬ng thøc thanh to¸n nhê thu kÌm chøng tõ ( s¬ ®å 1.2) Ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu Ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu (6) (3) (4) (5) (2) (7) Ng­êi xuÊt khÈu Ng­êi nhËp khÈu (1) (1) Ng­êi xuÊt khÈu sau khi kÝ hîp ®ång, trong ®ã quy ®Þnh ph­¬ng thøc thanh to¸n lµ nhê thu kÌm chøng tõ sÏ giao hµng kh«ng kÌm theo chøng tõ cho ng­êi nhËp khÈu. (2) Ng­êi xuÊt khÈu chuyÓn hèi phiÕu cïng víi bé chøng tõ cho ng©n hµng phôc vô m×nh uû th¸c thu. (3) Ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu chuyÓn hèi phiÕu kÌm chøng tõ cho ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu ®Ó nhê thu. (4) Ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu chuyÓn hèi phiÕu vµ bé chøng tõ cho ng­êi nhËp khÈu ®æi lÊy tiÒn. (5) Ng­êi nhËp khÈu chuyÓn tr¶ tiÒn cho ng©n hµng phôc vô m×nh. (6) Ng©n hµng phôc vô ng­êi nhËp khÈu chuyÓn tiÒn cho ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu. (7) Ng©n hµng phôc vô ng­êi xuÊt khÈu göi giÊy b¸o cho ng­êi xuÊt khÈu. 1.2.4.4. Ph­¬ng thøc thanh to¸n tÝn dông chøng tõ Ph­¬ng thøc tÝn dông chøng tõ (thanh to¸n b»ng c¸ch më th­ tÝn dông L/C) lµ mét sù tháa thuËn trong ®ã ng©n hµng (ng©n hµng më L/C) theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng (ng­êi xin më L/C) sÏ tr¶ mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh cho mét ng­êi kh¸c (ng­êi h­ëng lîi sè tiÒn trªn cña L/C) hoÆc chÊp nhËn hèi phiÕu do ng­êi h­ëng lîi thø nhÊt ký ph¸t (trong ph¹m vi sè tiÒn nhÊt ®Þnh ®ã), khi ng­êi h­ëng lîi xuÊt tr×nh cho mét sè ng©n hµng, mét sè bé chøng tõ hµng hãa phï hîp ®Ò ra trong L/C. S¬ ®å ph­¬ng thøc thanh to¸n tÝn dông chøng tõ (s¬ ®å 1.3) Ng©n hµng L/C Ng©n hµng th«ng b¸o (2) (5) (6) (1) (7) (8) (6) (5) (3) Ng­êi xuÊt khÈu Ng­êi nhËp khÈu (4) (1) ng­êi nhËp khÈu lµm ®¬n xin më L/C vµ göi cho ng©n hµng më L/C yªu cÇu më L/C cho ng­êi xuÊt khÈu h­ëng. (2) C¨n cø vµo ®¬n xin më L/C ng©n hµng më L/C tiÕn hµnh më L/C vµ chuyÓn cho ng©n hµng th«ng b¸o më L/C. (3) Khi nhËn ®­îc th«ng b¸o nµy, ng©n hµng th«ng b¸o sÏ th«ng b¸o cho ng­êi xuÊt khÈu toµn bé néi dung cña th«ng b¸o vÒ viÖc më L/C vµ khi nhËn ®­îc b¶n gèc L/C th× chuyÓn ngay cho ng­êi xuÊt khÈu. (4) Ng­êi b¸n nÕu chÊp nhËn L/C th× tiÕn hµnh giao hµng, ng­îc l¹i th× ®Ò nghÞ ng­êi mua vµ ng©n hµng më L/C söa ®æi vµ bæ xung L/C cho phï hîp víi hîp ®ång míi giao hµng. (5) Sau khi giao hµng, ng­êi b¸n lËp bé chøng tõ theo yªu cÇu cña L/C xuÊt tr×nh cho ng©n hµng më L/C th«ng qua ng©n hµng th«ng b¸o ®Ó ®ßi tiÒn. (6) Ng©n hµng më L/C kiÓm tra bé chøng tõ, nÕu phï hîp víi L/C th× tr¶ tiÒn cho ng­êi b¸n, nÕu kh«ng phï hîp th× tõ chèi thanh to¸n vµ göi tr¶ l¹i toµn bé chøng tõ cho ng­êi xuÊt khÈu. (7) Ng©n hµng më L/C ®ßi tiÒn ng­êi nhËp khÈu vµ chuyÓn bé chøng tõ hµng ho¸ cho ng­êi nhËp khÈu. (8) Ng­êi mua kiÓm tra chøng tõ nÕu thÊy phï hîp víi L/C th× hoµn tr¶ tiÒn cho ng©n hµng më L/C , ng­îc l¹i th× tõ chèi tr¶ tiÒn. Th«ng qua tr×nh tù tiÕn hµnh c¸c b­íc ta thÊy qu¸ tr×nh giao dÞch gi÷a ng­êi xuÊt khÈu, ng­êi nhËp khÈu, ng©n hµng vµ sù vËn ®éng chÆt chÏ hai luång tiÒn vµ hµng. Ngoµi ra ta cßn thÊy hai mÆt võa ®éc lËp võa phô thuéc gi÷a L/C vµ hîp ®ång nhËp khÈu. Chóng ®éc lËp ë chç ng©n hµng chØ c¨n cø vµo ®¬n xin më L/C cña bªn nhËp khÈu ®Ó tiÕn hµnh më L/C mµ kh«ng hÒ quan t©m ®Õn hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu, vµ tiÕn hµnh thanh to¸n cho bªn xuÊt khÈu khi bé chøng tõ tháa m·n c¸c ®iÒu kiÖn cña L/C kÓ c¶ khi c¸c ®iÒu kiÖn nµy tr¸i víi hîp ®ång. Tuy nhiªn chóng l¹i phô thuéc nhau ë chç L/C ®­îc th¶o ra trªn c¬ së c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång ®· kÝ. TÝnh chÆt chÏ trong quy tr×nh thanh to¸n khiÕn ph­¬ng thøc thanh to¸n b»ng L/C cã ®é tin cËy rÊt cao. Tuy nhiªn ph­¬ng thøc nµy còng cã mét sè h¹n chÕ ®ã lµ sù phøc t¹p vµ ®é chi phÝ cao ph¶i tr¶ cho ng©n hµng phôc vô. MÆt kh¸c khi më L/C ng­êi nhËp khÈu ph¶i kÝ mét kho¶n tiÒn t­¬ng øng 10 - 100% gi¸ trÞ hîp ®ång tïy møc ®é tÝn nhiÖm cña ng©n hµng víi ng­êi xin më L/C. §©y chÝnh lµ kho¶n vèn mµ ng­êi nhËp khÈu ph¶i ø ®äng t¹i ng©n hµng trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu. 1.2.5. C¸c ph­¬ng tiÖn thanh to¸n chñ yÕu dïng trong ho¹t ®éng nhËp khÈu 1.2.5.1. Sec Lµ mét tê lÖnh tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn do mét kh¸ch hµng kÝ ph¸t ra lÖnh cho ng©n hµng trÝch tõ tµi kho¶n cña m×nh ®Ó tr¶ cho ng­êi cã tªn trªn sec hoÆc tr¶ theo lÖnh cña ng­êi ®ã hoÆc tr¶ cho ng­êi cÇm sec mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh. 1.2.5.2. Kú phiÕu Kú phiÕu do ng­êi nhËp khÈu lËp ra trong ®ã cam kÕt sau mét thêi gian sÏ thanh to¸n toµn bé sè tiÒn hµng nhËp khÈu cho ng­êi xuÊt khÈu. 1.2.5.3. Hèi phiÕu Lµ mét tê lÖnh tr¶ tiÒn v« ®iÒu kiÖn do mét ng­êi ký ph¸t cho mét ng­êi kh¸c, yªu cÇu ng­êi nµy khi nhËn ®­îc nã ph¶i tr¶ ngay hoÆc ph¶i tr¶ vµo mét thêi gian x¸c ®Þnh trong t­¬ng lai mét sè tiÒn nhÊt ®Þnh cho mét ng­êi nµo ®ã cã tªn trªn hèi phiÕu hoÆc theo lÖnh cña ng­êi nµy tr¶ cho mét ng­êi kh¸c hoÆc tr¶ cho ng­êi cÇm hèi phiÕu. 1.3 Nh÷ng quy ®Þnh ®èi víi hµng nhËp khÈu 1.3.1 Yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi ho¹t ®éng nhËp khÈu NhËp khÈu lµ ho¹t ®éng t­¬ng ®èi phøc t¹p. Nã ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp cã mét tiÒm lùc kinh tÕ ®ñ m¹nh, cã tr×nh ®é hiÓu biÕt vÒ nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng, tËp qu¸n kinh doanh quèc tÕ, luËt ph¸p quèc tÕ ë mét møc ®é nhÊt ®Þnh. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, møc ®é c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu t­¬ng ®èi cao. Muèn ho¹t ®éng kinh doand cã hiÖu qña ®Ó ®¹t ®­îc c¸c yªu cÇu ®Ò ra ë trªn th× c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i lµm tèt c¸c kh©u qu¶n lý. Trong ho¹t ®éng nhËp khÈu víi nh÷ng ®Æc thï riªng vµ vai trß quan träng cña nã th× viÖc qu¶n lý tèt c¸c giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh nhËp khÈu lµ rÊt cÇn thiÕt. Muèn vËy ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau ®©y: Tr­íc khi kÝ kÕt c¸c hîp ®ång nhËp khÈu, c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶i n¾m b¾t chÝnh x¸c, kÞp thêi nhøng th«ng tin vÒ nhu cÇu cña thÞ tr­êng, vÒ t×nh h×nh cung cÇu cña c¸c lo¹i hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp dù ®Þnh sÏ mua, ph¶i hiÓu râ vµ n¾m v÷ng quy luËt vËn ®éng cña thÞ tr­êng, ®Æc biÖt lµ vÒ gi¸ c¶ hµng ho¸. H¬n n÷a, c¸c nhµ qu¶n lý cßn ph¶i quan t©m ®Õn nh÷ng biÕn ®éng khã l­êng cña tû gÝa ®Ó cã biÖn ph¸p øng phã kÞp thêi, n¾m ch¾c c¸c ®iÒu kho¶n chñ yÕu trong hîp ®ång: tªn hµng, sè l­îng, phÈm chÊt, gi¸ c¶, thêi h¹n thanh to¸n… Khi thùc hiÖn hîp ®ång cac doanh nghiÖp ph¶i lu«n lu«n b¸m s¸t c¸c ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång, tu©n thñ chÆt chÏ mäi ®iÒu kho¶n nh­ng vÉn b¶o ®¶m møc chi phÝ bá ra tèi thiÓu nh»m t¨ng uy tÝn cña doanh nghiÖp vµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña kinh doanh. Cô thÓ c¸c doanh nghiÖp cÇn thùc hiÖn tèt tõ kh©u ®Çu tiªn lµ më L/C, kiÓm tra hµng ho¸ kü l­ìng c¶ vÒ chÊt l­îng vµ sè l­îng, kiÓu d¸ng…, tr­íc khi nhËn hµng cho ®Õn kh©u cuèi cïng lµ thanh lý hîp ®ång. Khi hµng nhËp khÈu vÒ kho, doanh nghiÖp ph¶i cã chÕ ®é b¶o qu¶n tèt vµ qu¶n lý, gi¸m s¸t chÆt chÏ sè hµng ®ã c¶ vÒ sè l­îng vµ mÆt gi¸ trÞ. 1.3.2 Thêi h¹n vµ ph¹m vi x¸c ®Þnh hµng nhËp khÈu 1.3.2.1Ph¹m vi hµng nhËp khÈu Hµng nhËp khÈu lµ nh÷ng hµng ho¸ tõ n­íc ngoµi vµo n­íc ta th«ng qua viÖc mua b¸n, trao ®æi ngo¹i th­¬ng gi÷a c¸c doanh nghiÖp trong n­íc vµ c¸c doanh nghiÖp ngoµi n­íc. Hµng nhËp khÈu vµo n­íc ta rÊt ®a d¹ng phôc vô cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau nh­ nhu cÇu ®Çu t­, s¶n xuÊt, tiªu dïng… C¸c tr­êng hîp sau ®­îc coi lµ hµng nhËp khÈu: Hµng mua cña n­íc ngoµi trªn c¬ së c¸c hîp ®ång ngo¹i th­¬ng mµ doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu n­íc ta ®· kÝ kÕt víi c¸c doanh nghiÖp n­íc ngoµi. Hµng ho¸ mµ n­íc ngoµi ®­a vµo n­íc ta ®Ó tham gia héi chî, triÓn l·m…, sau ®ã doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu mua l¹i vµ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ. Hµng ho¸ cña n­íc ngoµi viÖn trî cho n­íc ta trªn c¬ së c¸c hiÖp ®Þnh, nghÞ ®Þnh th­ ký kÕt gi÷a c¸c ChÝnh phñ ViÖt Nam víi c¸c n­íc kh¸c, ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu. Hµng ho¸ mua ë n­íc ngoµi ®Ó xuÊt khÈu cho n­íc thø ba theo hîp ®ång ®· kÝ gi÷a c¸c bªn. 1.3.2.2 Thêi ®iÓm x¸c ®Þnh hµng nhËp khÈu ViÖc x¸c ®Þnh thêi ®iÓm hµng nhËp khÈu cã ý nghÜa rÊt quan träng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ thèng kª. Theo th«ng lÖ chung vµ nguyªn t¾c kÕ to¸n ®­îc thõa nhËn th× thêi ®iÓm x¸c ®Þnh lµ hµng nhËp khÈu lµ khi chuyÓn quyÒn së h÷u cho kh¸ch hµng, kh¸ch hµng ®· thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy cßn phô thuéc rÊt lín vµo ph­¬ng thøc b¸n hµng vµ ®Þa ®iÓm giao nhËn hµng ho¸ cô thÓ nh­ sau: NÕu hµng nhËp khÈu ®­îc vËn chuyÓn b»ng ®­êng biÓn th× hµng nhËp khÈu tÝnh tõ ngµy hµng ho¸ ®Õn h¶i phËn n­íc nhËp, h¶i quan c¶ng biÓn ®· kÝ x¸c nhËn vµo tê khai hµng nhËp. NÕu hµng ho¸ nhËp khÈu ®­îc vËn chuyÓn b»ng ®­êng s¾t hoÆc ®­êng bé th× hµng nhËp khÈu ®­îc tÝnh tõ ngµy hµng ho¸ ®Õn ga, tr¹m biªn giíi n­íc nhËp theo x¸c nhËn cña h¶i quan cöa khÈu. NÕu hµng nhËp khÈu vËn chuyÓn b»ng ®­êng hµng kh«ng th× hµng ho¸ nhËp khÈu ®­îc tÝnh tõ ngµy hµng ho¸ ®Õn s©n bay ®Çu tiªn cña n­íc nhËp theo x¸c nhËn cña h¶i quan s©n bay ®· hoµn thµnh thñ tôc h¶i quan. 1.3.3 Nh÷ng quy ®Þnh vÒ thuÕ quan ®èi víi hµng nhËp khÈu Khi hµng ho¸ vÒ ®Õn c¶ng th× ng­êi nhËp khÈu ph¶i lµm c¸c thñ tôc h¶i quan nh­ sau: TiÕp nhËn vµ kª khai hµng ho¸ nhËp khÈu trªn c¬ së tÝnh c¸c lo¹i thuÕ ph¶i nép. * Sè thuÕ nhËp khÈu ph¶i nép ®­îc tÝnh theo c«ng thøc: ThuÕ nhËp Sè l­îng ®¬n vÞ tõng TrÞ gi¸ tÝnh thuÕ ThuÕ suÊt khÈu ph¶i = mÆt hµng thùc tÕ Nk X tÝnh trªn mét ®¬n vÞ X cña tõng mÆt nép trong tê khai h¶i quan hµng hãa hµng Gi¸ tÝnh thuÕ víi hµng nhËp khÈu lµ gi¸ thùc tÕ ph¶i tr¶ tÝnh ®Õn cöa khÈu nhËp ®Çu tiªn theo hîp ®ång (th­êng dïng gi¸ CIF) . C¸c l« hµng nhËp khÈu dïng gi¸ kh¸c nhau nh­ gi¸ FOB, CFR…ph¶i quy ®æi sang gi¸ CIF ®Ó tÝnh thuÕ. Hµng nhËp khÈu cã gi¸ trÞ hîp ®ång lµ ngo¹i tÖ nªn khi tÝnh thuÕ ph¶i quy ®æi ra tiÒn ViÖt Nam theo tû gi¸ hèi ®o¸i do Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm tÝnh thuÕ . * Sè thuÕ TT§B (nÕu cã) cña hµng nhËp khÈu ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc ThuÕ TT§B ph¶i nép = (Gi¸ CIF + ThuÕ NK) X ThuÕ suÊt thuÕ TT§B * Sè thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc: ThuÕ GTGT = ( Gi¸ CIF + ThuÕ NK + ThuÕ TT§B ) X ThuÕ suÊt ph¶i nép (nÕu cã) (nÕu cã) thuÕ GTGT C¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu ph¶i nép thuÕ nhËp khÈu vµ thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu theo tõng lÇn nhËp khÈu. Thêi h¹n nép thuÕ th­êng lµ sau 30 ngµy kÓ tõ khi ®¨ng kÝ tê khai h¶i quan. 1.4 KÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ trong c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu 1.4.1. Vai trß cña kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ Mçi ho¹t ®éng kinh tÕ trong doanh nghiÖp ®Òu cã mét bé phËn kÕ to¸n riªng theo dâi vµ qu¶n lý ho¹t ®éng ®ã. Trong c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu th× ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu lµ chñ yÕu, ë ®ã kÕ to¸n ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu cã vai trß hÕt søc quan träng trong hÖ thèng kÕ to¸n c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu, kÕ to¸n ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu cã vai trß quan träng trong viÖc: Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch nhËp khÈu hµng ho¸ c¶ vÒ sè l­îng , chÊt l­îng vµ gi¸ trÞ theo tõng mÆt hµng, nhãm hµng gióp nhµ qu¶n trÞ n¾m ®­îc toµn bé c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu, trªn c¬ së ®ã kiÓm tra viÖc chÊp hµnh c¸c chÝnh s¸ch kinh tÕ ®èi ngo¹i cña Nhµ n­íc trong doanh nghiÖp, kiÓm tra, ®¸nh gi¸ qóa tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch nhËp khÈu vµ tiªu thô hµng nhËp khÈu ®Ó cã biÖn ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c kinh doanh nhËp khÈu tõ ®ã tèi ®a hãa lîi nhuËn. KiÓm tra t×nh h×nh thanh to¸n gi÷a c¸c bªn. Vai trß nµy rÊt quan träng v× trong qu¸ tr×nh kinh doanh nãi chung vµ t×nh h×nh kinh doanh xuÊt nhËp khÈu nãi riªng kh«ng thÓ tr¸nh khái t×nh träng c¸c doanh nghiÖp chiÕm dông vèn cña nhau. ViÖc chiÕm dông vèn ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp, kÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu sÏ cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ viÖc thanh to¸n víi c¸c bªn khi nhËp khÈu vµ nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh thanh to¸n trong tiªu thô hµng nhËp khÈu ®Ó tr¸nh doanh nghiÖp bÞ ph¹t do chËm thanh to¸n còng nh­ tr¸nh bÞ c¸c doanh nghiÖp kh¸c chiÕm dông vèn. KiÓm tra t×nh h×nh doanh thu vµ chi phÝ: Gióp doanh nghiÖp sö dông tiÕt kiÖm c¸c lo¹i vËt t­ tiÒn vèn trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu. Trong c¬ chÕ kinh tÕ míi, c¸c doanh nghiÖp ph¶i tù chñ vÒ tµi chÝnh, c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o thu bï chi vµ cã l·i. ChØ thÕ míi cã thÓ tån t¹i trªn th­¬ng tr­êng. §iÒu nµy ®ái hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i h¹ch to¸n ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c doanh thu vµ c¸c chi phÝ trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu. Cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu cho viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu, kiÓm tra, ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch vµ theo dâi viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch k× sau. 1.4.2. Chøng tõ sö dông LËp vµ kiÓm tra chøng tõ lµ mét c«ng viÖc rÊt quan träng víi c¸c nhµ kinh doanh nhËp khÈu . Nhµ nhËp khÈu nÕu biÕt c¸ch kiÓm tra bé chøng tõ sÏ gi¶m thiÓu ®­îc rñi ro trong kh©u thanh to¸n . XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ vµ c¨n cø vµo hÖ thèng chøng tõ bé Tµi chÝnh ban hµnh, tËp qu¸n th­¬ng m¹i quèc tÕ,…trong ho¹t ®éng nhËp khÈu th­êng sö dông c¸c lo¹i chøng tõ chñ yÕu sau: Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i: lµ chøng tõ c¬ b¶n cña kh©u h¹ch to¸n, lµ yªu cÇu c¶u ng­êi b¸n ®ßi hái ng­êi mua ph¶i tr¶ sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i lµ c¬ së cho viÖc theo dâi, thùc hiÖn hîp ®ång vµ khai b¸o thñ tôc h¶i quan. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i nãi râ ®Æc ®iÓm cña hµng ho¸, ®¬n gi¸, tæng gi¸ trÞ cña hµng ho¸, ®iÒu kiÖn c¬ së giao hµng, ph­¬ng thøc thanh to¸n vµ ph­¬ng tiÖn ®Ó chuyªn chë. Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i th­êng lËp lµm nhiÒu b¶n vµ dïng trong nhiÒu viÖc kh¸c nhau nh­ xuÊt tr×nh cho ng©n hµng ®Ó ®ßi tiÒn hµng, xuÊt tr×nh cho c«ng ty b¶o hiÓm ®Ó tÝnh phÝ b¶o hiÓm, xuÊt tr×nh cho c¬ quan qu¶n lý ngo¹i hèi cña n­íc nhËp khÈu ®Ó xin cÊp ngo¹i tÖ, xuÊt tr×nh cho h¶i quan ®Ó tÝnh thuÕ… VËn ®¬n ®­êng biÓn: Lµ mét chøng tõ chuyªn chë b»ng ®­êng biÓn do ng­êi chuyªn chë hoÆc ng­êi ®¹i diÖn cña hä cÊp cho ng­êi göi hµng sau khi ®· xÕp hµng lªn tµu hoÆc sau khi nhËn hµng vÒ ®Ó xÕp. VËn ®¬n ®­êng biÓn cã ý nghÜa hÕt søc quan träng trong bu«n b¸n quèc tÕ, nã lµ chøng tõ kh«ng thÓ thiÕu trong thanh to¸n, b¶o hiÓm vµ khiÕu n¹i. VËn ®¬n ®­êng s¾t: lµ chøng tõ vËn t¶i c¬ b¶n trong vËn chuyÓn b»ng ®­êng s¾t. VËn ®¬n ®­êng s¾t cã chøc n¨ng lµ b»ng chøng cña hîp ®ång chuyªn chë hµng ho¸ b»ng ®­êng s¾t vµ lµ biªn lai cña c¬ quan ®­êng s¾t. VËn ®¬n nµy th­êng dïng trong viÖc thanh to¸n tiÒn hµng, th«ng b¸o giao hµng… VËn ®¬n ®­êng kh«ng: lµ chøng tõ do c¬ quan vËn t¶i ®­êng kh«ng cung cÊp cho ng­êi göi hµng nh»m x¸c nhËn viÖc giao hµng cho bªn vËn chuyÓn. VËn ®¬n ®­êng kh«ng còng cã ý nghÜa quan träng, nã lµ chøng tõ giao nhËn hµng ho¸, lµ chøng tõ thanh to¸n, b¶o hiÓm vµ khiÕu n¹i. GiÊy chøng nhËn b¶o hiÓm: Lµ chøng tõ do tæ chøc b¶o hiÓm cÊp nh»m hîp thøc ho¸ hîp ®ång b¶o hiÓm vµ ®­îc dïng ®Ó ®iÒu tiÕt quan hÖ gi÷a tæ chøc b¶o hiÓm vµ ng­êi ®­îc b¶o hiÓm. Tuú theo ®iÒu kiÖn giao hµng mµ ng­êi mua b¶o hiÓm cã thÓ lµ bªn nhËp khÈu hoÆc lµ xuÊt khÈu. B¶o hiÓm hµng ho¸ trong xuÊt nhËp khÈu th­êng cã ba møc A, B, C th«ng th­êng ng­êi xuÊt khÈu sÏ mua b¶o hiÓm víi møc thÊp nhÊt theo gi¸ CIF + 10% CIF nÕu xuÊt khÈu theo ®iÒu kiÖn CIF. GiÊy chøng nhËn sè l­îng vµ träng l­îng: lµ chøng tõ x¸c nhËn sè l­îng träng l­îng hµng ho¸ thùc giao. GiÊy chøng nhËn nµy cã thÓ do ng­êi cung øng hoÆc tæ chøc kiÓm nghiÖm hµng ho¸ nhËp khÈu cÊp tuú theo sù tho¶ thuËn cña c¸c bªn trong mét hîp ®ång xuÊt nhËp khÈu. GiÊy chøng nhËn phÈm chÊt: Lµ chøng tõ x¸c nhËn chÊt l­îng cña hµng ho¸ thùc ®­îc giao, nã lµ b»ng chøng chøng minh phÈm chÊt hµng ho¸ phï hîp víi hîp ®ång. GiÊy chøng nhËn phÈm chÊt cã thÓ do x­ëng hoÆc xÝ nghiÖp s¶n xuÊt hµng ho¸ hoÆc c¬ quan kiÓm nghiÖm cÊp tuú theo ®iÒu kiÖn giao hµng hay tho¶ thuËn gi÷a c¸c bªn liªn quan. GiÊy chøng nhËn xuÊt xø: lµ chøng tõ do phßng th­¬ng m¹i cÊp ®Ó x¸c ®Þnh n¬i s¶n xuÊt hoÆc khai th¸c ®èi víi hµng ho¸. GiÊy chøng nhËn vÒ vÖ sinh: Do c¬ quan cã thÈm quyÒn kiÓm tra chÊt l­îng hµng ho¸ hoÆc y tÕ cÊp cho chñ hµng sau khi ®· kiÓm tra hµng hãa vµ kh«ng ph¸t hiÖn ra nh÷ng t¸c nh©n g©y ¶nh h­ëng xÊu tíi søc khoÎ cña ng­êi sö dông. B¶ng kª chi phÝ ®ãng gãi: lµ b¶ng kª khai tÊt c¶ hµng ho¸ ®ùng trong kiÖn hµng. PhiÕu ®ãng gãi ®­îc lËp ngay khi ®ãng gãi hµng ho¸ t¹o ®iÒu kiÖn kiÓm tra hµng ho¸ trong mçi kiÖn hµng. Ngoµi ra n._.h÷ng chøng tõ trong bé chøng tõ giao nhËn hµng, kÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ cßn sö dông nh÷ng chøng tõ kh¸c trong h¹ch to¸n ban ®Çu PhiÕu nhËp kho Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt nhËp khÈu B¶ng kª tÝnh thuÕ Biªn lai nép thuÕ C¸c hãa ®¬n ®Æc thï, hãa ®¬n GTGT trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn bèc dì hµng ho¸ GiÊy t¹m øng GiÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã PhiÕu thu, phiÕu chi Tê khai h¶i quan B¶ng kª chi tiÕt hµng nhËp khÈu Biªn b¶n kiÓm nghiÖm, thõa thiÕu, ®æ vì… 1.4.3. Tµi kho¶n sö dông Song song víi qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ban ®Çu lµ h¹ch to¸n tæng hîp vµ h¹ch to¸n chi tiÕt. H¹ch to¸n tæng hîp lµ viÖc ghi chÐp ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh mét c¸ch tæng hîp trªn c¬ së c¸c chøng tõ cung cÊp tõ kh©u h¹ch to¸n ban ®Çu t¹o ra c¸c th«ng tin tæng hîp nh»m ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý. ViÖc sö dông mét hÖ thèng tµi kho¶n ®Çy ®ñ hîp lý ®èi víi mçi phÇn hµnh kÕ to¸n trong doanh nghiÖp gióp gi¶m nhÑ c«ng viÖc cña kÕ to¸n, gi¶m bít thêi gian tæng hîp sè liÖu trong lËp b¸o c¸o cuèi c¸c th¸ng, quý vµ c¶ n¨m. KÕ to¸n ho¹t ®éng hµng ho¸ sö dông nh÷ng tµi kho¶n sau: Tµi kho¶n 151: Hµng mua ®ang ®i ®­êng. Tµi kho¶n nµy nh»m ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp khÈu ®· cã chøng tõ nh­ng ch­a vÒ tíi kho cuèi cïng. Tµi kho¶n 156: Hµng ho¸. Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng hµng ho¸ nhËp khÈu ®· nhËp kho cña doanh nghiÖp . Tµi kho¶n 112 (1122): tiÒn göi ng©n hµng. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c kho¶n tiÒn göi cña doanh nghiÖp t¹i ng©n hµng. Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c: Tµi kho¶n 515 (doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh), tµi kho¶n 635 (chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh), tµi kho¶n 413 (chªnh lÖch tû gi¸) ®Ó ph¶n ¸nh sè chªnh lÖch do thay ®æi tû gi¸ ngo¹i tÖ. C¸c tµi kho¶n kh¸c liªn quan nh­ TK 133, 144, 331 … §Ó phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý chi tiÕt ho¹t ®éng nhËp khÈu cña chÝnh m×nh c¸c doanh nghiÖp cã thÓ më c¸c tµi kho¶n cÊp 2, 3, 4,… 1.4.4. KÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ theo tõng h×nh thøc 1.4.4.1-Nguyªn t¾c kÕ to¸n ngo¹i tÖ Thanh to¸n trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu chñ yÕu b»ng ngo¹i tÖ do vËy viÖc sö dông tû gi¸ hèi ®o¸i ®Ó ghi chÐp, ph¶n ¸nh cã ¶nh h­ëng lín ®Õn kÕt qu¶ c¸c th­¬ng vô. C¨n cø vµo chuẩn mực kế toán số 10 và thông tư số 201/2009/TT-BTC hướng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp khi hạch toán ngoại tệ kÕ to¸n cÇn n¾m râ c¸c nguyªn t¾c c¬ b¶n sau: - Nguyªn t¾c 1: ViÖc h¹ch to¸n ngo¹i tÖ ph¶i quy ®æi ra ®ång ViÖt Nam theo tû gi¸ giao dÞch thùc tÕ cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hoÆc tû gi¸ giao dÞch b×nh qu©n trªn thÞ tr­êng ngo¹i tÖ liªn ng©n hµng do ng©n hµng nhµ n­íc c«ng bè t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. - Nguyªn t¾c 2: §ång thêi víi viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ho¹t ®éng nhËp khÈu thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ ra VN§ theo tû gi¸ thùc tÕ th× ph¶i theo dâi chi tiÕt nguyªn tÖ ngoµi hÖ thèng sæ ghi kÐp (Tµi kho¶n ngoµi b¶ng - 007) ®Ó biÕt sè ngo¹i tÖ biÕn ®éng trong kú vµ cßn l¹i ë mäi thêi ®iÓm. - Nguyªn t¾c 3: C¸c c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ ng­êi b¸n cã gèc ngäai tÖ th× ph¶i h¹ch to¸n rµnh m¹ch vÒ nî b»ng nguyªn tÖ vµ quy ®æi vÒ VN§ theo nguyªn t¾c 1. - Nguyªn t¾c 4: C¸c tµi kho¶n cã gèc ngoai tÖ cßn d­ nh­ TK 331, TK111, TK 112, ngo¹i tÖ ph¶i ®­îc ®iÒu chØnh vÒ tû gi¸ thùc tÕ cuèi kú kÕ to¸n. Chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh trong kú vµ chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i cuèi kú cña c¸c tµi kho¶n c«ng nî vµ vèn b»ng tiÒn ®­îc xö lý nh­ sau: + Chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh trong kú ®­îc ®­a vµo thu nhËp hoÆc chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh. + Chªnh lÖch tû gi¸ ph¸t sinh do viÖc ®¸nh gi¸ l¹i sè d­ cuèi n¨m lµ tiÒn mÆt, TGNH, tiÒn ®ang chuyÓn, c¸c kho¶n nî ng¾n h¹n cã gèc ngo¹i tÖ t¹i thêi ®iÓm lËp b¸o c¸o tµi chÝnh th× kh«ng h¹ch to¸n vµo chi phÝ hoÆc thu nhËp mµ ®Ó sè d­ trªn b¸o c¸o tµi chÝnh, ®Çu n¨m sau ghi bót to¸n ng­îc l¹i ®Ó xãa sè d­ + Víi c¸c kho¶n nî ph¶i thu dµi h¹n b»ng ngo¹i tÖ, c«ng ty ph¶i ®¸nh gi¸ l¹i sè d­ cuèi n¨m cña c¸c lo¹i ngo¹i tÖ, sau khi bï trõ chªnh lÖch cßn l¹i ®­îc xö lý nh­ sau: Tr­êng hîp chªnh lÖch t¨ng ®­îc h¹ch to¸n vµo thu nhËp tµi chÝnh trong n¨m. Tr­êng hîp chªnh lÖch gi¶m ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ tµi chÝnh trong n¨m. + Víi c¸c kho¶n nî ph¶i tr¶ b»ng ngo¹i tÖ, c«ng ty ph¶i ®¸nh gi¸ l¹i sè d­ cuèi n¨m cña c¸c lo¹i ngo¹i tÖ, sau khi bï trõ chªnh lÖch cßn l¹i ®­îc xö lý nh­ sau: Tr­êng hîp chªnh lÖch t¨ng tû gi¸ th× h¹ch to¸n phÝ tµi chÝnh trong n¨m vµo ®­îc tÝnh vµo chi phÝ hîp lý khi tÝnh thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp. Tr­êng hîp h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i lµm cho kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty bÞ lç th× cã thÓ ph©n bæ mét phÇn chªnh lÖch tû gi¸ cho n¨m sau b»ng chªch lÖch tû gi¸ cña sè d­ ngo¹i tÖ dµi h¹n ph¶i tr¶ trong n¨m ®ã. Sè chªnh lÖch tû gi¸ cßn l¹i sÏ ®­îc theo dâi vµ tiÕp tôc ph©n bæ vµo chi phÝ cho c¸c n¨m sau nh­ng tèi ®a kh«ng qu¸ 5 n¨m. Tr­êng hîp chªnh lÖch gi¶m th× ®­îc h¹ch to¸n vµo thu nhËp tµi chÝnh. 1.4.4.2. Nguyªn t¾c x¸c ®Þnh gi¸ hµng nhËp khÈu Hµng ho¸ trong c¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu ®­îc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n kÕ to¸n vµ trªn b¸o c¸o kÕ to¸n theo trÞ gi¸ vèn thùc tÕ, nghÜa lµ toµn bé sè tiÒn doanh nghiÖp bá ra ®Ó cã ®­îc sè hµng ho¸ ®ã. TrÞ gi¸ vèn cña hµng nhËp khÈu ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: TrÞ gi¸ hµng GÝa mua thùc C¸c lo¹i thuÕ Chi phÝ C¸c kho¶n nhập khÈu = tế hàng NK ( quy + trùc tiÕp kh«ng + mua hµng - ®­îc đổi theo tỷ gi¸ liªn NH hoµn l¹i ph¸t sinh gi¶m trõ do NHNN VN c«ng bố tại thời điểm thanh to¸n) *Trong ®ã: - Gi¸ mua thùc tÕ b»ng ngo¹i tÖ: Mua theo gi¸ nµo ghi theo gi¸ ®ã vµ quy ra VN§ theo tû gi¸ kho¸n (nÕu nhËp khÈu theo nghÞ ®Þnh th­), theo gi¸ thùc tÕ liªn ng©n hµng c«ng bè (nÕu nhËp khÈu ngoµi nghÞ ®Þnh th­). T¹i ViÖt Nam hiÖn nay gi¸ hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu th­êng ¸p dông hai lo¹i gi¸ chñ yÕu lµ gi¸ CIF hoÆc gi¸ FOB vµ trong ho¹t ®éng nhËp khÈu, th­êng th× gi¸ CIF hay ®­îc sö dông h¬n. Gi¸ FOB lµ gi¸ cña hµng ho¸ ®­îc giao t¹i c¶ng, s©n bay hoÆc biªn giíi n­íc xuÊt khÈu (n­íc b¸n) Gi¸ FOB = + Gi¸ mua thùc tÕ hµng xuÊt khÈu Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì tíi c¶ng biªn giíi cña n­íc xuÈt khÈu Gi¸ CIF lµ gi¸ cña hµng ho¸ ®­îc giao t¹i c¶ng, s©n bay hoÆc biªn giíi n­íc nhËp khÈu (n­íc mua ) Gi¸ CIF PhÝ vËn chuyÓn tíi n¬i giao hµng cho ng­êi mua hµng + PhÝ b¶o hiÓm hµng NKnhËp khÈu + Gi¸ thùc tÕ hµng nhËp khÈu = - C¸c lo¹i thuÕ trùc tiÕp kh«ng hoµn l¹i cã thÓ bao gåm : + ThuÕ nhËp khÈu : ( c¸ch x¸c ®Þnh ®· nªu ë môc 1.3.3) + ThuÕ TT§B (nÕu cã) : ( c¸ch x¸c ®Þnh ®· nªu ë môc 1.3.3) + ThuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu: ( c¸ch x¸c ®Þnh ®· nªu ë môc 1.3.3) L­u ý: NÕu doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ vµ hµng NK sö dông ®Ó s¶n xuÊt nh÷ng mÆt hµng chÞu thuÕ GTGT th× thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu kh«ng ®­îc tÝnh vµo gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng NK. NÕu doanh nghiÖp nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp hoÆc hµng nhËp khÈu lµ ®Ó sö dông cho phóc lîi, sù nghiÖp, hoÆc s¶n xuÊt nh÷ng mÆt hµng kh«ng thuéc diÖn chÞu thuÕ GTGT th× thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu ®­îc tÝnh vµo gi¸ thùc tÕ cña hµng NK. HiÖn nay ë n­íc ta, c¸c doanh nghiÖp xuÊt nhËp khÈu chñ yÕu mua hµng nhËp khÈu theo gi¸ CIF. - Chi phÝ mua hµng ph¸t sinh cã thÓ bao gåm : + Chi phÝ b¶o hiÓm + Chi phÝ vËn chuyÓn + Chi phÝ n©ng h¹ , kiÓm ®Õm + Chi phÝ bèc dì hµng + Chi phÝ b¶o qu¶n … - C¸c kho¶n gi¶m trõ cã thÓ bao gåm : + ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i + Gi¶m gi¸ hµng mua + Hµng ®· mua tr¶ l¹i 1.4.4.3. KÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu trùc tiÕp * Tr×nh tù kÕ to¸n nhËp khÈu trùc tiÕp theo ph­¬ng ph¸p KKTX (s¬ ®å 1.4) TK111,112, 311 TK144 TK331 TK151 TK157,632 (1) (10) `(7) (9) TK 635 TK 007 TK 156 TK 515 (8) (10) (2) TK3332,3333 (4) (3) TK 33312 TK 111,141,331 (6) TK 133 (5) Gi¶i thÝch s¬ ®å : (1) Ký quü më L/C (2) C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vµ c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn hµng nhËp ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ hµng hãa nhËp khÈu trùc tiÕp ®· ®­îc nhËp kho (3) Ph¶n ¸nh thuÕ ph¶i nép khi nhËp khÈu hµng (4) Nép thuÕ cho hµng nhËp khÈu (5) ThuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu ®­îc khÊu trõ (6) Ph¶n ¸nh chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng nhËp khÈu (7) Hµng nhËp khÈu ®· vÒ c¶ng nh­ng cuèi kú ch­a lµm xong thñ tôc h¶i quan ®Ó ®­îc nhËn vÒ nhËp kho (8) Khi nhËn ®­îc hµng (9) Hµng göi ®i b¸n hoÆc tiªu thô trùc tiÕp (10) Thanh to¸n nî cho kh¸ch hµng b»ng ngo¹i tÖ 1.4.4.4. KÕ to¸n nhËp khÈu uû th¸c 1.4.4.4.1. T¹i ®¬n vÞ giao uû th¸c * Tr×nh tù kÕ to¸n nhËp khÈu uû th¸c t¹i ®¬n vÞ giao uû th¸c ( s¬ ®å 1.5 ) TK 1112,1122 TK331,138 TK156 TK157,632 (1) (3) (8) TK635 TK515 TK 331,3388 TK 3333,3332 (7) (2) (4) TK 33312 TK 133 TK 156 (5) (6) Gi¶i thÝch s¬ ®å : (1) ChuyÓn tiÒn cho ®¬n vÞ nhËn ñy th¸c thanh to¸n hé tiÒn hµng (2) C¨n cø vµo biªn lai thuÕ do ®¬n vÞ nhËn ñy th¸c giao ph¶n ¸nh thuÕ nhËp khÈu, thuÕ TT§B vµ thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ®· nép (3) Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ mua hµng nhËp khÈu ®­îc nhËp kho (4) Ph¶n ¸nh thuÕ nhËp khÈu ph¶i nép (5) ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu ®­îc khÊu trõ (6) Ph¶n ¸nh chi phÝ mua hµng nhËp khÈu: phÝ ñy th¸c, chi phÝ bèc dì, l­u kho, kiÓm nghiÖm, gi¸m ®Þnh ®­îc bªn nhËn ñy th¸c chi hé (7) Khi thanh to¸n c¸c kho¶n nî cho bªn nhËn ñy th¸c (8) XuÊt kho hµng hãa göi ®i b¸n hoÆc tiªu thô trùc tiÕp 1.4.4.4.2. T¹i ®¬n vÞ nhËn uû th¸c * Tr×nh tù kÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu uû th¸c t¹i ®¬n vÞ nhËn uû th¸c ( s¬ ®å 1.6) TK 111,112,331 TK007 TK331 TK131 TK111,112 TK131 (2) (1) (4) (3) TK635 TK 511 (5) TK515 (8) TK 3331 TK 156 (10) (7) (9) (6) Gi¶i thÝch s¬ ®å : Khi nhËn tiÒn bªn ñy th¸c nhËp khÈu giao ®Ó nhËp hµng . Khi nhËp hµng c¨n cø vµo hãa ®¬n cña bªn b¸n ph¶n ¸nh sè tiÒn mua hµng ph¶i thanh to¸n Khi thanh to¸n tiÒn cho bªn b¸n TiÒn chi hé bªn ñy th¸c vÒ nép thuÕ, chi tñ tôc phÝ.. Hoa hång ®­îc h­ëng Khi ®­îc bªn ñy t¸c thanh to¸n XuÊt hµng tr¶ ®¬n vÞ ñy th¸c nhËp khÈu Khi nép thuÕ nhËp khÈu, thuÕ GTGT vµ chi cho c¸c kho¶n kh¸c mµ bªn ñy th¸c ph¶i chÞu Kho¶n chi ra lín h¬n kho¶n nhËn øng tr­íc cña bªn ñy th¸c nhËp th× kho¶n chªnh lÖch ghi bªn nî 131 (10)NhËp kho hµng nhËp khÈu 1.4.5. Tæ chøc kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu hµng hãa trong ®iÒu kiÖn sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n 1.4.5.1. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán: Trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì qui mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng mở rộng, khối lượng thông tin cần thu thập xử lý, cung cấp ngày càng nhiều và phức tạp. Thêm vào đó các đối tượng sử dụng thông tin ngày càng phong phú, mục đích sử dụng khác nhau, đòi hỏi thông tin kế toán cung cấp phải kịp thời và có chất lượng. Để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô của các cơ quan Nhà nước, yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân mỗi doanh nghiệp thì việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán là điều tất yếu và mới có thể xử lý một khối lượng thông tin lớn trong thời gian hạn chế. 1.4.5.2. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng bộ tài chính thì đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính đó là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc có sự kết hợp giữa các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Như vậy để doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, sau khi mua hoặc được cấp phần mềm kế toán phù hợp với điều kiện tổ chức kế toán của doanh nghiệp mình thì kế toán phải thực hiện tổ chức khai báo ban đầu, tổ chức mã hóa các dữ liệu, công việc này chỉ phải thực hiện một lần khi sử dụng phần mềm kế toán, rồi sau đó là công tác tổ chức nhập dữ liệu. Các loại sổ in ra trên kế toán máy phụ thuộc vào phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào, những mẫu sổ đó có thể không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay. 1.4.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Chứng từ gốc Nhập chứng từ vào máy Chứng từ trên máy - Sổ KT tổng hợp. - Sổ cái TK. - Sổ chi tiết. - Báo cáo tài chính. - Báo cáo khác. Xử lí của mềm KT trên máy vi tính 1.4.5.4. Các bước tiến hành kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa trong điều kiện vận dụng kế toán máy: 1.4.5.4.1. Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý đối với kế toán nhập khẩu hàng hóa Đây là công việc được thực hiện khi bắt đầu đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và có thể sửa đổi bổ sung trong suốt quá trình làm việc. Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hóa các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng không nhầm lẫm các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Kế toán nhập khẩu hàng hóa cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng sau: - Danh mục tài khoản. - Danh mục chứng từ - Danh mục hàng hóa. - Danh mục kho. - Danh mục người bán. - … 1.4.5.4.2. Quy trình thực hiện công việc Cũng giống như kế toán thủ công, kế toán nhập khẩu hàng hóa với kế toán máy cũng được chia thành hai loại công việc là công việc hàng ngày và công việc cuối kỳ. * Các thao tác hàng ngày - Khởi động chương trình: + Khởi động hệ điều hành Windows. + Click chuột vào biểu tượng của phần mềm kế toán. + Nhập tên và mật khẩu người sử dụng. - Nhập các dữ liệu phát sinh: + Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ: Thực hiện nhập dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nhập khẩu hàng hóa. + In các phiếu kế toán (nếu cần). + Tìm kiếm dữ liệu, kiểm tra, điều chỉnh, sửa, hủy dữ liệu. * Các thao tác cuối kỳ - Trích lập các khoản dự phòng theo quy định. - Xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối năm các khoản mục tiền tệ, nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ. - Lưu trữ dữ liệu: + Lập và in các sổ, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu. + Khóa sổ, chuyển kỳ kế toán. + Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng: Trực tiếp trên các file dữ liệu hoặc ra các file khác lưu trên máy tính hoặc copy ra đĩa mềm… các dữ liệu kế toán. Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết vào máy đế in ra sổ sách kế toán và các báo cáo cho các nhà quản trị. * Hệ thống sổ kế toán Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tùy thuộc và đặc điểm, điều kiện, trình độ quản lý cũng như bộ phận kế toán của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Đối với các hình thức có các loại sổ khác nhau. Riêng đối với hình thức kế toán trên máy vi tính thì phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào trong ba hình thức trên sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. * Hệ thống báo cáo Phần mềm kế toán cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. - Báo cáo tài chính: Các phần mềm kế toán gần đây hầu hết đều cho phép in báo cáo tài chính theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Hệ thống báo cáo tài chính phần mềm cung cấp bao gồm các báo cáo theo quy định hiện hành: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp hoặc theo phương pháp gián tiếp). + Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. + Thuyết minh báo cáo tài chính năm. - Báo cáo quản trị: Các phần mềm kế toán cung cấp khá chi tiết và đầy đủ các báo cáo quản trị cần thiết như: + Báo cáo quản trị tài chính và phân tích + Tình hình thực hiện kế hoạch + Các báo cáo thuộc các phần hành như báo cáo tiền mặt, tiền gửi, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo TSCĐ, báo cáo bán hàng… Để phần mềm cung cấp một cách chính xác các báo cáo trên đòi hỏi kế toán phải tuân thủ việc nhập liệu theo đúng thiết kế của phần mềm. Ch­¬ng 2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ t¹i V¨n phßng tæng c«ng ty ch¨n nu«I viÖt nam 2.1. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý kinh doanh vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i V¨n phßng tæng c«ng ty ch¨n nu«i 2.1.1. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý kinh doanh t¹i V¨n phßng tæng c«ng ty 2.1.1.1. LÞch sö qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña tæng c«ng ty ch¨n nu«i N«ng nghiÖp lµ ngµnh s¶n xuÊt gi÷ vÞ trÝ hÕt søc quan träng trong nÒn kinh tÕ quèc d©n cña mäi quèc gia, cho dï ®ã lµ n­íc ph¸t triÓn hay ®ang ph¸t triÓn. Ch¨n nu«i lµ mét trong hai ngµnh s¶n xuÊt c¬ b¶n cña n«ng nghiÖp nãi riªng vµ trong nÒn kinh tÕ nãi chung, ch¨n nu«i lµ ngµnh s¶n xuÊt vµ cung cÊp c¸c thùc phÈm cã gi¸ trÞ dinh d­ìng cho ®êi sèng con nguêi nh­: thÞt c¸c lo¹i, trøng, s÷a... Ngµnh ch¨n nu«i cßn cung cÊp c¸c nguyªn vËt liÖu quan träng cho c¸c ngµnh ch¨n nu«i thùc phÈm, c«ng nghiÖp nhÑ, c«ng nghiÖp thñ c«ng mü nghÖ, ph¸t triÓn ngµnh ch¨n nu«i cßn t¹o ra nguån hµng xuÊt khÈu cã gi¸ trÞ ®Ó t¨ng thu ngo¹i tÖ, mÆt kh¸c cßn tËn dông lao ®éng d­ thõa trong n«ng th«n, h¹n chÕ tÝnh thêi vô trong s¶n xuÊt n«ng nghiÖp, lµ c¬ së ®Ó ph©n c«ng l¹i lao ®éng, t¨ng thu nhËp ®Ó c¶i thiÖn ®êi sèng cho ng­êi n«ng d©n. Tõ vÞ trÝ, vai trß quan träng cña ngµnh ch¨n nu«i kÓ trªn ngµy 21/6/1996 theo quyÕt ®Þnh sè 862 NN-TCCB / Q§ cña Bé NN & PTNT, c¨n cø vµo: - LuËt Doanh nghiÖp Nhµ n­íc. - NghÞ ®Þnh sè 73/CP ngµy 01/11/1995. - V¨n b¶n sè 5826/§MDN ngµy 13/10/1995. Ký quyÕt ®Þnh thµnh lËp Tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam trªn c¬ së s¾p xÕp l¹i: - Liªn hiÖp xÝ nghiÖp gia cÇm ViÖt Nam. - Tæng c«ng ty xuÊt nhËp khÈu sóc s¶n vµ gia cÇm. - C«ng ty gia sóc vµ thøc ¨n khu vùc I. - C«ng ty tr©u bß thÞt s÷a. (thuéc Bé N«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n) Tæng c«ng ty cã: - Tªn giao dÞch quèc tÕ: VietNam National Livestock Corporation viÕt t¾t lµ VINALIVESCO. - Trô së chÝnh cña Tæng c«ng ty ®Æt t¹i sè 519 Minh Khai, ph­êng VÜnh Tuy, quËn Hai Bµ Tr­ng, thµnh phè Hµ Néi vµ c¸c chi nh¸nh c¸c doanh nghiÖp thµnh viªn t¹i thµnh phè Hå ChÝ Minh, H¶i Phßng, §µ N½ng vµ c¸c n¬i kh¸c trong vµ ngoµi n­íc theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. - §iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng, bé m¸y qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh. - Vèn, tµi s¶n vµ c¸c nguån lùc kh¸c do Nhµ n­íc giao, chÞu tr¸ch nhiÖm víi c¸c kho¶n nî trong ph¹m vi sè vèn do Tæng c«ng ty qu¶n lý cã b¶ng c©n ®èi tµi s¶n vµ c¸c quü tËp trung theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ h­íng dÉn cña Bé tµi chÝnh. - Con dÊu, tµi kho¶n më t¹i Kho b¹c Nhµ n­íc vµ c¸c Ng©n hµng. Khi thµnh lËp, Tæng c«ng ty cã 46 doanh nghiÖp h¹ch to¸n ®éc lËp, 2 ®¬n vÞ h¹ch to¸n phô thuéc, 3 ®¬n vÞ sù nghiÖp, 3 ®¬n vÞ liªn doanh vµ sau 15 n¨m ho¹t ®éng , thùc hiÖn tæ chøc l¹i ho¹t ®éng Tæng c«ng ty cßn 7 DN h¹ch to¸n kinh tÕ phô thuéc. V¨n phßng cña Tæng c«ng ty Ch¨n nu«i ViÖt Nam còng lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp võa cã chøc n¨ng qu¶n lý c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn kh¸c võa cã chøc n¨ng kinh doanh XNK. 2.1.1.2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña tæng c«ng ty ch¨n nu«i Tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam lµ mét Tæng c«ng ty nhµ n­íc gåm nhiÒu doanh nghiÖp thµnh viªn cã quan hÖ g¾n bã vÒ lîi Ých kinh tÕ tµi chÝnh, th«ng tin... ho¹t ®éng trong ngµnh xuÊt nhËp khÈu n«ng s¶n thùc phÈm. §­îc Bé tr­ëng Bé n«ng nghiÖp vµ ph¸t triÓn n«ng th«n quyÕt ®Þnh thµnh lËp theo ñy quyÒn cña Thñ t­íng ChÝnh phñ nh»m ph©n c«ng chuyªn m«n hãa vµ hîp t¸c ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña tõng ®¬n vÞ thµnh viªn vµ cña toµn Tæng c«ng ty, ®¸p øng nhu cÇu cña nÒn kinh tÕ. Lµ mét ®¬n vÞ cã chøc n¨ng kinh doanh lín, Tæng c«ng ty cã chøc n¨ng - nhiÖm vô chñ yÕu sau: - Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu víi h×nh thøc trùc tiÕp xuÊt khÈu c¸c mÆt hµng nh­ thÞt ®«ng l¹nh c¸c lo¹i, da tr©u bß muèi, x­¬ng sóc vËt..., trùc tiÕp nhËp khÈu c¸c mÆt hµng nguyªn vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt nh­ : malt, hoa Bupl«ng, kh« ®Ëu t­¬ng,...c¸c mÆt hµng thùc phÈm hoÆc thiÕt bÞ m¸y mãc... - Ch¨n nu«i gia sóc, gia cÇm vµ c¸c ®éng vËt kh¸c. - S¶n xuÊt, chÕ biÕn, kinh doanh nguyªn liÖu vµ thøc ¨n ch¨n nu«i. - S¶n xuÊt, chÕ biÕn, kinh doanh c¸c s¶n phÈm cña ngµnh ch¨n nu«i, thùc phÈm (bao gåm c¶ ®å uèng vµ rau qu¶). c¸c mÆt hµng n«ng, l©m, thñy, h¶i s¶n kh¸c. - Cung øng c¸c dÞch vô vµ chuyÓn giao tiÕn bé kü thuËt ch¨n nu«i. S¶n xuÊt, cung øng vËt t­, thiÕt bÞ, hãa chÊt, d­îc phÈm, bao b× dïng cho ngµnh ch¨n nu«i. - Trång c©y lµm thøc ¨n ch¨n nu«i, c©y l­¬ng thùc, c©y ¨n qu¶, c©y c«ng nghiÖp vµ m«i sinh. - T­ vÊn ®Çu t­ ph¸t triÓn ch¨n nu«i. - Tæ chøc nghiªn cøu khoa häc vµ c«ng nghÖ vÒ nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn c«ng nghiÖp hãa vµ hiÖn ®¹i hãa ngµnh ch¨n nu«i. - §µo t¹o, båi d­ìng c¸n bé c«ng nh©n kü thuËt ngµnh ch¨n nu«i. - Kinh doanh phôc vô kh¸ch s¹n, du lÞch, cho thuª v¨n phßng, ®¹i lý vËn t¶i, thñ c«ng mü nghÖ vµ hµng tiªu dïng. 2.1.1.3. T×nh h×nh tæ chøc kinh doanh cña V¨n phßng tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam Ho¹t ®éng chñ yÕu cña V¨n phßng Tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam lµ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng n«ng s¶n vµ thùc phÈm chÕ biÕn. Sau 15 n¨m chÝnh thøc ho¹t ®éng chÞu sù c¹nh tranh gay g¾t cña thÞ tr­êng trong n­íc vµ khu vùc, víi sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña ban gi¸m ®èc Tæng c«ng ty, cïng víi sù nç lùc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, Tæng c«ng ty ®· ®¹t ®­îc kÕt qu¶ thËt ®¸ng khÝch lÖ tõng b­íc v­¬n lªn kh¼ng ®Þnh vai trß cña m×nh trªn th­¬ng tr­êng. Tæng c«ng ty ®· kh«ng ngõng tæ chøc nghiªn cøu, t×m hiÓu thÞ tr­êng, khai th¸c thÞ tr­êng truyÒn thèng vµ t×m kiÕm thÞ tr­êng míi ®Ó më réng quy m« xuÊt nhËp khÈu. Ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu cña V¨n phßng Tæng c«ng ty hiÖn nay chñ yÕu lµ nhËp khÈu trùc tiÕp. B¶ng1:Mét sè kÕt qu¶ ®¹t ®­îc cña Tæng c«ng ty trong hai n¨m 2008 – 2009 §¬n vÞ tÝnh: ®ång ChØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 So s¸nh Sè tiÒn % 1. Nguån vèn kinh doanh 123,772,728,561 140,021,015,104 3,000,000,000 9 2. Tæng doanh thu 178.887.017.306 261.067.573.229 82.180.555.923 46 3. Kim ng¹ch XNK 165.357.692.603 258.199.024.789 92.841.332.186 56 - Kim ng¹ch xuÊt khÈu 118.132.451.640 162.454.056.048 44.321.604.408 38 - Kim ng¹ch nhËp khÈu 47.225.240.963 95.744.968.741 48.519.727.778 103 4. ThuÕ ph¶i nép 12.075.592.097 2.541.309.249 -9.534.282.848 -79 - ThuÕ VAT 765,516,274 386,005,000 -13.695.120.088 -226 - ThuÕ XNK 364,531,642 183,811,988 3.518.841.579 59 - ThuÕ thu nhËp DN  119,985,835 434,210,473 208.066.520 - - ThuÕ thu nhËp c¸ nh©n 442.141.357 442.141.357 - - ThuÕ m«n bµi 850.000 850.000 0 - - ThuÕ ®Êt 50.271.166 42.058.950 -8.212.216 -16 - C¸c lo¹i thuÕ kh¸c - 5. Lîi nhuËn tríc thuÕ 749.327.747 889.383.891 140.056.144 19 6. Tæng quü l­¬ng 2.483.497.250 2.147.369.046 -336.128.204 -14 7. Thu nhËp b×nh qu©n. 2.249.545 2.354.571 105.027 5 2.1.1.4. T×nh h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña VP tæng c«ng ty Bé m¸y qu¶n lý cña V¨n phßng Tæng c«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng thµnh c¸c phßng ban phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô còng nh­ néi dung ho¹t ®éng cña V¨n phßng Tæng c«ng ty. Gåm : Héi ®ång qu¶n trÞ : 05 nguêi Ban kiÓm so¸t : 02 ng­êi Ban ®iÒu hµnh : 04 ng­êi Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n : 08 ng­êi Phßng tæ chøc c¸n bé : 03 ng­êi V¨n phßng : 11 ng­êi Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ : 03 ng­êi Phßng kü thuËt s¶n xuÊt : 04 ng­êi C¸c phßng kinh doanh XNK 1 – 4 : 22 nguêi Phßng xóc tiÕn th­¬ng m¹i vµ thÞ tr­êng : 03 ng­êi  S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Tæng c«ng ty ( s¬ ®å 2.1 ): Héi ®ång qu¶n trÞ Ban kiÓm so¸t Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Kế toán trưởng Phòng Kế hoạch đầu tư Phòng Kỹ thuật sản xuất Phòng kinh doanh XNK Phòng xúc tiến TM Phòng Tài chính kế toán P. Tổ chức cán bộ Tổng giám đốc Các đơn vị thành viên * Chøc n¨ng, nhiÖm vô c¸c phßng ban: - Héi ®ång qu¶n trÞ: Lµ c¬ quan cao nhÊt ®øng ®Çu Tæng c«ng ty, gåm cã 5 thµnh viªn. Héi ®ång qu¶n trÞ lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp thÓ l·nh ®¹o, c¸ nh©n phô tr¸ch. C¸c thµnh viªn trong Héi ®ång qu¶n trÞ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ phÇn viÖc cña m×nh vµ cïng chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc, ph¸p luËt vÒ c¸c nghÞ quyÕt, nghÞ ®Þnh cña Héi ®ång qu¶n trÞ ®èi víi sù ph¸t triÓn cña Tæng c«ng ty. - Ban kiÓm so¸t: Lµ c¬ quan kiÓm tra, kiÓm so¸t duy nhÊt trong néi bé cña Tæng c«ng ty, th­êng xuyªn kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc chÊp hµnh chÕ ®é cña Nhµ n­íc vÒ viÖc xö lý vµ b¶o toµn vèn. Ban kiÓm so¸t thùc hiÖn nhiÖm vô do Héi ®ång qu¶n trÞ ®Ò ra vÒ viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t ho¹t ®éng ®iÒu hµnh cña Tæng gi¸m ®èc. Hµng th¸ng, quý, n¨m ban kiÓm so¸t cã tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o vÒ viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t cña m×nh. KÞp thêi ph¸t hiÖn vµ b¸o c¸o Héi ®ång qu¶n trÞ vÒ nh÷ng ho¹t ®éng bÊt th­êng vµ cã dÊu hiÖu ph¹m ph¸p cña Tæng c«ng ty. - Tæng gi¸m ®èc: Lµ ®¹i diÖn t­ c¸ch ph¸p nh©n cña Tæng c«ng ty cã quyÒn ®iÒu hµnh cao nhÊt trong Tæng c«ng ty, Tæng gi¸m ®èc do Bé tr­ëng Bé NNvµ PTNT bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng theo ®Ò nghÞ cña Héi ®ång qu¶n trÞ. Tæng gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Bé tr­ëng vµ Héi ®ång qu¶n trÞ vÒ viÖc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty, qu¶n lý ho¹t ®éng theo ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña Tæng c«ng ty vµ c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. - Phã Tæng gi¸m ®èc: gåm 2 ng­êi do Bé tr­ëng Bé NN & PTNT bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm, gióp viÖc cho Tæng gi¸m ®èc, phô tr¸ch phßng kÕ ho¹ch, phßng kü thuËt, phßng kinh doanh xuÊt - nhËp khÈu, phßng xóc tiÕn th­¬ng m¹i, phßng hµnh chÝnh qu¶n trÞ vµ c¸c doanh nghiÖp trùc thuéc. - KÕ to¸n tr­ëng: do Bé tr­ëng Bé NN & PTNT bæ nhiÖm, cã chøc n¨ng qu¶n lý, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n toµn bé Tæng c«ng ty. C¸c phßng ban chøc n¨ng: - Phßng tµi chÝnh - kÕ to¸n: Cã 2 chøc n¨ng lµ trùc tiÕp tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu nh­ mét ®¬n vÞ ®éc lËp vµ qu¶n lý c«ng t¸c tµi chÝnh cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕ to¸n vµ qu¶n lý tµi chÝnh trong Tæng c«ng ty theo c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, tõ ®ã gióp Tæng gi¸m ®èc n¾m b¾t ®­îc mäi t×nh h×nh ho¹t ®éng tµi chÝnh cña Tæng c«ng ty vµ kÕt qu¶ kinh doanh cña Tæng c«ng ty trong kú. - Phßng tæ chøc c¸n bé: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng t¸c c¸n bé, lao ®éng tiÒn l­¬ng, thanh tra. - Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch ng¾n vµ dµi h¹n, c¸c kÕ ho¹ch ®Çu t­ b»ng vèn ng©n s¸ch, vèn kh¸c. - C¸c phßng kinh doanh xuÊt - nhËp khÈu 1- 4: Tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt - nhËp khÈu theo tõng phßng theo chØ tiªu Tæng c«ng ty giao cho. - Phßng kü thuËt s¶n xuÊt: ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tæ chøc vµ kiÓm tra vÒ kü thuËt trong ch¨n nu«i. - Phßng xóc tiÕn th­¬ng m¹i: chÞu tr¸ch nhiÖm t×m hiÓu vµ ph©n tÝch nhu cÇu thÞ tr­êng trong tõng giai ®o¹n cô thÓ nh»m ®­a ra nh÷ng ph­¬ng h­íng kinh doanh cña Tæng c«ng ty, chñ ®éng t×m kiÕm nh÷ng thÞ tr­êng vµ b¹n hµng míi. 2.1.2. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i VP tæng c«ng ty chăn nuôi 2.1.2.1. T×nh h×nh tæ chøc bé maý tµi chÝnh – kÕ to¸n Bé m¸y tµi chÝnh - kÕ to¸n cña v¨n phßng Tæng c«ng ty gåm 8 ng­êi, ®øng ®Çu lµ kÕ to¸n tr­ëng, gióp viÖc cho kÕ to¸n tr­ëng cã 1 phã phßng vµ c¸c bé phËn kÕ to¸n sau: - KÕ to¸n tæng hîp (kiªm phã phßng): Lµ ng­êi tæng hîp tÊt c¶ c¸c sè liÖu, b¶ng biÓu b¸o c¸o cña c¸c kÕ to¸n viªn t¹i v¨n phßng Tæng c«ng ty sau ®ã ®Õn cuèi kú quyÕt to¸n, lËp b¶ng c©n ®èi chi phÝ ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n, lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. - KÕ to¸n theo dâi c«ng nî: Cã nhiÖm vô ghi chÐp ph¶n ¸nh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ trung thùc kÞp thêi mäi mÆt t×nh h×nh biÕn ®éng vÒ c«ng t¸c thanh to¸n theo dâi chÝnh x¸c vµ chi tiÕt ®èi víi tõng ®èi t­îng c¸c kho¶n ph¶i thu ph¶i tr¶ cña v¨n phßng Tæng c«ng ty víi c¸c ®èi t¸c. - KÕ to¸n tiÒn mÆt: Lµ ng­êi theo dâi vµ lËp c¸c chøng tõ thu chi tiÒn mÆt, h¹ch to¸n ®Õn c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn tiÒn mÆt - KÕ to¸n ng©n hµng : lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm lËp vµ chuyÓn c¸c lÖnh chuyÓn tiÒn, L/C, hîp ®ång tÝn dông, th­ b¶o l·nh... ra ng©n hµng , lËp c¸c sæ c¸i tiÒn göi ng©n hµng, ®èi chiÕu c¸c sè d­ gi÷a sæ phô vµ sæ c¸i , cËp nhËt toµn bé c¸c chøng tõ ph¸t sinh t¹i ng©n hµng vµo phÇn mÒm kÕ to¸n. - KÕ to¸n kho : Cã tr¸ch nhiÖm lËp phiÕu xuÊt nhËp kho mçi khi cã xuÊt hay nhËp hµng hãa , theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån cña tõng mÆt hµng trong kho , cËp nhËt c¸c chøng tõ liªn quan vµo phÇn mÒm kÕ to¸n. §Þnh kú ®èi chiÕu kiÓm kª gi÷a kho vµ sæ theo dâi tån kho , sau khi kiÓm kª ph¶i cã biªn b¶n ghi l¹i ®ñ hay thiÕu, quy tr¸ch nhiÖm ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý. - KÕ to¸n thuÕ : cã tr¸ch nhiÖm tÝnh vµ x¸c ®Þnh , kª khai ®Çy ®ñ , chÝnh x¸c sè thuÕ , phÝ , lÖ phÝ ph¶i nép cho nhµ n­íc theo luËt ®Þnh , c¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan cËp nhËt vµo phÇn mÒm kÕ to¸n. - Thñ quü: Cã nhiÖm vô qu¶n lý quü tiÒn mÆt thùc hiÖn c¸c lÖnh thu chi ®èi víi c¸c chøng tõ hîp lÖ, theo dâi sù biÕn ®éng cña quü tiÒn mÆt ®Ó b¸o c¸o.  S¬ ®å bé m¸y tµi chÝnh kÕ to¸n v¨n phßng Tæng c«ng ty (s¬ ®å 2.2): KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n thuÕ KÕ to¸n kho KÕ to¸n c«ng nî Thñ quü ViÖc bè trÝ c¸c c¸n bé kÕ to¸n vµ ph©n ®Þnh nhiÖm vô trong bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty t­¬ng ®èi phï hîp víi khèi l­îng c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña qu¶n lý ®Æt ra. §éi ngò kÕ to¸n cña c«ng ty kh«ng nh÷ng cã tr×nh ®é, lµm viÖc cã tr¸ch nhiÖm mµ cßn sö dông vi tÝnh rÊt thµnh th¹o, ®iÒu nµy gióp gi¶m ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, ®¶m b¶o cung cÊp sè liÖu mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. 2.1.2.2. ChÝnh s¸ch kÕ to¸n cña v¨n phßng Tæng c«ng ty * ChÕ ®é kÕ to¸n ¸p dông: Theo quyết định Số 15/2006 QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Niªn ®é kÕ to¸n cña v¨n phßng Tæng c«ng ty b¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 ®Õn hÕt ngµy 31/12 cña n¨m ®ã. §Ó cã ®iÒu kiÖn theo dâi, ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp, xuÊt hµng hãa trªn sæ s¸ch còng nh­ viÖc kiÓm kª chÝnh x¸c tõng nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho phßng tµi chÝnh kÕ to¸n v¨n phßng Tæng c«ng ty ®· ¸p dông ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. V¨n phßng Tæng c«ng ty nép thuÕ VAT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, hµng th¸ng, quý c¨n cø vµo hãa ®¬n VAT, kÕ to¸n v._.o. Sau khi hµng vÒ nhËp kho, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho kÕ to¸n kho hµng nhËp sè liÖu vµo phiÕu nhËp hµng nhËp khÈu theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 15612: 152529402 Cã TK 33112: 152529402 Sè thuÕ GTGT ph¶i nép lµ 7644967 ®­îc ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 13312: 7644967 Cã TK 33312: 7644967 + Ngµy 13/10/2009 vay ng©n hµng mua USD thanh to¸n 90% L/C NK l« hµng K§T, ph­¬ng ¸n kinh doanh 13 hµng vÒ lÇn 2 theo giÊy nhËn nî sè 21.V§ víi NHNN&PTNT Th¨ng Long. C¨n cø giÊy b¸o cña ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 33112 : 160139251 Cã TK 3111 : 144145122 Cã TK 1442 : 15994129 + Ngµy 14/10/2009 thanh to¸n phÝ THC, rót hµng K§T tê khai h¶i quan 7699 theo UNC 231 cña NHNN&PTNT ViÖt Nam cho chi nh¸nh taÞ Hå ChÝ Minh sè tiÒn 36894466. C¨n cø giÊy b¸o nî ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 1562 : 36894466 Cã TK 1121 : 36894466 + Ngµy 16/10/2009 vay ng©n hµng mua USD thanh to¸n 90% L/C NK l« hµng K§T, ph­¬ng ¸n kinh doanh 13 hµng vÒ lÇn 3 theo giÊy nhËn nî sè 21.V§ víi NHNN&PTNT Th¨ng Long. C¨n cø giÊy b¸o cña ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 33112: 4602328996 Cã TK 3111 : 4246028996 Cã TK 1442 : 356300000 ( tû gi¸ 1USD = 17554) + Ngµy 22/10/2009 nép thuÕ GTGT Kh« ®Ëu t­¬ng TKHQ 7699 ngµy 01/10/2009 cho chi côc H¶i quan cöa khÈu C¶ng Sµi Gßn khu vùc IV theo UNC 360.SP cña NHNN&PTNT ViÖt Nam. C¨n cø giÊy b¸o ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 33312 : 180727447 Cã TK 1121 : 180727447 + Ngµy 22/10/2009 hµng vÒ lÇn 3 t¹i c¶ng Hå ChÝ Minh víi sè l­îng 582,78 tÊn tê khai h¶i quan 82610 thuÕ suÊt nhËp khÈu 0%, thuÕ suÊt thuÕ GTGT 5%. C«ng ty tiÕn hµnh cö ng­êi ®i nhËn hµng tiÕn hµnh nhËp kho. Sau khi hµng vÒ nhËp kho, c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho kÕ to¸n kho hµng nhËp sè liÖu vµo phiÕu nhËp hµng nhËp khÈu theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 15612: 152529402 Cã TK 33112: 152529402 Sè thuÕ GTGT ph¶i nép lµ 219769086 ®­îc ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 13312: 219769086 Cã TK 33312: 219769086 Mµn h×nh nhËp liÖu phiÕu nhËp khÈu : + Ngµy 28/10/2009 thanh to¸n chi phÝ l« K§T tê khai h¶i quan 7699, 79586, 82610 cho chi nh¸nh Hå ChÝ Minh theo UNC 242 cña NHNN&PTNT ViÖt Nam sè tiÒn 5424037. C¨n cø giÊy b¸o ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 1562 : 5424037 Cã TK 1121 : 5424037 + Ngày 31/10/2009 h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ thanh to¸n c«ng ty KN (phÇn chªnh lÖch gi÷a tû gi¸ khi thanh to¸n vµ tû gi¸ khi ghi nhËn nî) Nî TK 6351 : 405387536 Cã TK 33112 : 405387536 + Ngµy 03/11/2009 nép thuÕ GTGT Kh« ®Ëu t­¬ng TKHQ 79586 ngµy 01/10/2009 cho chi côc H¶i quan cöa khÈu C¶ng Sµi Gßn khu vùc IV theo UNC 380.SP cña NHNN&PTNT ViÖt Nam. C¨n cø giÊy b¸o ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 33312 : 7644986 Cã TK 1121 : 7644986 + Ngµy 13/11/2009 nép thuÕ GTGT Kh« ®Ëu t­¬ng TKHQ 79586 ngµy 01/10/2009 cho chi côc H¶i quan cöa khÈu C¶ng Sµi Gßn khu vùc IV theo UNC 409.SP cña NHNN&PTNT ViÖt Nam. C¨n cø giÊy b¸o ng©n hµng kÕ to¸n nhËp liÖu theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 33312 : 219769086 Cã TK 1121 : 219769086 Sau khi nhËp liÖu xong m¸y sÏ tù ®éng vµo c¸c SCT, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n, nhËt kÝ chøng tõ sè 2, nhËt kÝ chøng tõ sè 5, b¶ng kª sè 8… §Ó xem c¸c sæ trªn thùc hiÖn thao t¸c nh­ ®· tr×nh bµy ë vÝ dô tr­íc. Sæ chi tiÕt TK 15612 : Sæ c¸i TK 156 : Sæ chi tiÕt TK 331 : Sæ c¸i TK 331 : Sæ chi tiÕt TK 133 : Sæ chi tiÕt TK 3333 : NhËt kÝ chøng tõ sè 5 : B¶ng kª sè 8 : Bảng 1: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa Từ ngày 1/9/2009 đến ngày 1/11/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 18337096766 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số ứng Nợ Có …..  11/09 PN 5110 Malterie du chateau Nhập kho malt theo 33112 4297548150 - MDC tờ khai hải quan 5110  11/09 PN 5110 Malterie du chateau Nhập kho malt theo 33332 214877408 - MDC tờ khai hải quan 5110 ……  01/10 PN 7699 KN RESOURCES Nhập kho KDT theo 33112 3605805372 PVT.LTD - KN tờ khai hải quan 7699 …..  12/10 PN 79586 KN RESOURCES Nhập kho KDT theo 33112 152529402 PVT.LTD - KN tờ khai hải quan 79586 …..  22/10 PN 82610 KN RESOURCES Nhập kho KDT theo 33112 4384735896 PVT.LTD - KN tờ khai hải quan 82610 ….. Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Bảng 2: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1562 - CP thu mua hàng hóa Từ ngày 1/9/2009 đến ngày 1/11/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 1573016142 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số ứng Nợ Có ….. 23/09 542 Nguyễn Thị Thanh Hải TT phí THC, chứng từ 1111 10225928 malt bỉ TKHQ 5110 23/09 543 Nguyễn Thị Thanh Hải TT phí THC malt bỉ 1111 17837241 TKHQ 5110 …… 14/10 UN 231 Chi nhánh HCM TT phí THC, rút hàng 1121 36894466 KDT TKHQ 7699 ….. 28/10 UN 242 Chi nhánh HCM TT chi phí lô KDT TKHQ 33112 152529402 7699,798586,82610 …..  22/10 PN 82610 KN RESOURCES Nhập kho KDT theo 33112 4384735896 PVT.LTD - KN tờ khai hải quan 82610 ….. Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Bảng 3: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN Số dư đầu năm (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 15612 NỢ CÓ 14,585,897,703 Tài khoản đối ứng Tháng 9 Tháng 10 33111 33112 20,588,621,716 24,529,291,467 33332 482,831,461 171,579,921 Cộng PS nợ 21,071,453,177 24,700,871,388 Cộng PS có 22,465,620,666 13,477,287,003 Dư nợ cuối tháng 15,927,453,268 27,151,037,653 Dư có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 4: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN Số dư đầu năm (Trích) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 NỢ CÓ 7.258.960.042 Tài khoản đối ứng Tháng 9 Tháng 10 1111 1121NO 34.696.134 1122NO 9.271.010.925 2.316.892.310 1441 102.792.960 1442 1.263.704.860 3111 347.392.500 1.777.826.539 3112 15.598.071.562 18.653.077.683 Cộng PS nợ 26.514.875.981 25.839.964.692 Cộng PS có 26.946.549.144 27.535.243.761 Dư nợ cuối tháng 2.992.794.370 1.297.515.301 Dư có cuối tháng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 5: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 33112 - Phải trả KH nước ngoài Từ ngày 1/9/2009 đến ngày 1/11/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 2838514767 Chứng từ Khách Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số hàng ứng Nợ Có ….. 1109 5110 MDC Nhập kho malt 15612 4.297.548.150 110 24VĐ MDC Vay NH thanh toán lô malt 3111 4.063.426.290 110 319SP MDC Mua ngoại tệ thanh toán malt 1121 451.491.810 110 7699 KN Nhập kho KDT TKHQ 7699 15612 3.605.805.372 210 21VĐ KN Vay NH thanh toán lô KĐT 3111 3.408.204.000 210 10.KQ KN Thanh toán lô KDT (lần 1) 1442 377.785.959 1210 79586 KN Nhập kho KDT TKHQ 79586 15612 152.529.402 1310 21VĐ KN Vay NH thanh toán lô KĐT 3111 144.145.122 1310 11.KQ KN Thanh toán lô KDT (lần 2) 1442 15.994.129 1610 26.VĐ KN Vay NH thanh toán lô KĐT 3111 4.246.028.996 1610 13.KQ KN Thanh toán lô KDT (lần 3) 1442 356.300.000 2210 82610 KN Nhập kho KDT TKHQ 82610 15612 4.384.735.896 3110 PKT 10 KN HT chênh lệch tỷ giá thanh toán tháng 10 6351 405.387.536 3110 PKT 10 MDC HT chênh lệch tỷ giá thanh toán tháng 10 6351 217.369.950 ….. Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Bảng 6: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 3333 - Thuế nhập khẩu Từ ngày 1/9/2009 đến ngày 1/11/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 2331941868 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số ứng Nợ Có ….. 11/09 5110 MDC Nhập kho malt 15612 214.877.408 …. Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Bảng 7: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn Từ ngày 1/8/2009 đến ngày 1/11/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 148100500 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối Số phát sinh Ngày Số ứng Nợ Có ….. 20/08 257.SP NHNN&PTNT Ký quỹ mở L/C KĐT 1122 796.330.500 Thăng Long trị giá L/C 447000USD 2//10 10.KQ KN RESOURCES TTlô KDT hàng về lần 1 33112 377.785.959 …… 13/10 11.KQ KN RESOURCES TTlô KDT hàng về lần 2 33112 15.994.129 ….. 16/10 13.KQ KN RESOURCES TTlô KDT hàng về lần 3 33112 356.300.000 7699,798586,82610 ….. Kế toán trưởng Người ghi sổ (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Bảng 8: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN (Trích) BẢNG KÊ SỐ 8 - BẢNG KÊ XUẤT, TỒN HTK TK 156 - hàng hóa Từ ngày 11/09/2009 đến 30/10/2009 Số dư đầu tháng: 8.372.497.308 Chứng từ Mã Tên vật tư Ghi nợ 156, ghi có 331,111 Số Ngày vật 331 Cộng 331 …… …… CT tư SL ĐG TỔNG …… 5110 11/09/2009 MP Malt bia Pháp 349 12.984.486 4.512.425.558 4.512.425.558 …… 7699 01/10/2009 KDT Khô đậu tương 479 7.514.912 3.605.805.372 3.605.805.372 …… 79586 12-Oct KDT Khô đậu tương 20 7.521.173 152.529.402 152.529.402 ……. 82610 22/10/2009 KDT Khô đậu tương 582 7.523.826 4.384.735.896 4.384.735.896 …….. Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 9: TỔNG CTY CHĂN NUÔI VN ( Trích) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331 - Phải trả người bán Từ ngày 11/09/2009 đến 30/10/2009 Tên khách Ghi có 331, ghi nợ Ghi nợ 331, ghi có các TK Dư Dư 15612 6351 Cộng có 1121 1442 3111 Cộng nợ nợ có MDC Maltterie 4.297.548.150 217.369.950 4.514.918.100 451.491.810 4.063.426.290 4.514.918.100 KN resources 8.143.070.670 405.387.536 8.548.458.206 750.080.088 7.798.378.118 8.548.458.206 …….. Cộng Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) ch­¬ng 3 hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nk hµng ho¸ t¹i V¨n phßng tæng C«ng ty ch¨n nu«I viÖt nam 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán hoạt động NK hàng hóa tại V¨n phßng tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam Lµ mét trong nh÷ng ®¬n vÞ kinh doanh ®éc lËp cña Tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam võa cã chøc n¨ng qu¶n lý võa cã chøc n¨ng kinh doanh ®éc lËp nh­ bÊt kú ®¬n vÞ kinh doanh nµo, v¨n phßng Tæng c«ng ty còng chÞu sù c¹nh tranh gay g¾t cña thÞ tr­êng, ®ßi hái v¨n phßng Tæng c«ng ty ph¶i ®æi míi ph­¬ng thøc kinh doanh, hoµn thiÖn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n, hoµn thiÖn ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn trong v¨n phßng Tæng c«ng ty, gióp cho v¨n phßng Tæng c«ng ty cã thÓ kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ trÝ cu¶ m×nh trªn th­¬ng tr­êng. 3.1.1. NhËn xÐt ®¸nh gi¸ chung vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i C«ng ty Trong nh÷ng n¨m qua v¨n phßng Tæng c«ng ty ®· cã nhiÒu ®æi míi hiÖu qu¶ vÒ mÆt tæ chøc qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh nh­: - V¨n phßng Tæng c«ng ty ®· tiÕn hµnh s¾p xÕp l¹i tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, gi¶m tíi møc tèi ®a bé phËn gi¸n tiÕp, bè trÝ l¹i c¸c phßng kinh doanh cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm vµ yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh. - V¨n phßng Tæng c«ng ty còng ®· thùc hiÖn chÕ ®é kho¸n cho c¸c phßng kinh doanh, nÕu phßng nµo ®¹t hoÆc v­ît møc chØ tiªu ®Ò ra sÏ ®­îc th­ëng vµ ng­îc l¹i. - T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô kinh doanh ngo¹i th­¬ng ®i kh¶o s¸t thÞ tr­êng, ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång trong vµ ngoµi n­íc ®Ó n©ng cao tr×nh ®é lµm viÖc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. - Ban gi¸m ®èc, c¸c c¸n bé qu¶n lý cña Tæng c«ng ty th­êng xuyªn ho¹t ®éng tÝch cùc, n¾m b¾t ®­îc th«ng tin kinh doanh, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc chung nh­ vèn, c«ng nî hµng tån kho, s¶n xuÊt kinh doanh, ký kÕt hîp ®ång. - C¸c chØ tiªu giao nép ng©n s¸ch lu«n hoµn thµnh ë møc cao, thu nhËp cña c¸n bé c«ng nh©n trong v¨n phßng Tæng c«ng ty ®­îc c¶i thiÖn. - Trong ho¹t ®éng kinh doanh v¨n phßng Tæng c«ng ty th­êng coi träng ch÷ tÝn ®èi víi kh¸ch hµng, lu«n gi÷ ®óng cam kÕt vÒ chÊt l­îng gi¸ c¶ vµ thêi gian giao hµng trong n­íc vµ kh¸ch n­íc ngoµi. 3.1.2. §©nh gi¸ c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu hµng hãa t¹i VP tæng c«ng ty ch¨n nu«i Qua thực tế tìm hiểu thực trạng công tác kế toán toàn công ty nói chung và kế toán hoạt động NK hàng hóa nói riêng em thấy có những ưu điểm và nhược điểm sau: 3.1.2.1. Ưu điểm. Thứ nhất vÒ bé m¸y kÕ to¸n: V¨n phßng Tæng c«ng ty ch¨n nu«i ViÖt Nam lµ mét ®¬n vÞ võa cã chøc n¨ng qu¶n lý võa cã chøc n¨ng kinh doanh mµ ho¹t ®éng kinh doanh chÝnh cña v¨n phßng Tæng c«ng ty lµ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu c¸c mÆt hµng n«ng nghiÖp, thùc phÈm chÕ biÕn vµ c¸c mÆt hµng kh¸c. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm kinh doanh cña m×nh v¨n phßng Tæng c«ng ty ®· lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n lµ phï hîp. H×nh thøc nµy t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn kiÓm tra gi¸m s¸t t¹i chç cña kÕ to¸n ®èi víi ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn, phôc vô tèt c«ng t¸c qu¶n lý cña v¨n phßng Tæng c«ng ty nãi riªng vµ c¶ Tæng c«ng ty nãi chung, h¹n chÕ bít nh÷ng khã kh¨n trong c«ng t¸c ph©n c«ng lao ®éng, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cu¶ nh©n viªn kÕ to¸n còng nh­ trang bÞ vµ ¸p dông nh÷ng tiÕn bé cña khoa häc kü thuËt, ph­¬ng tiÖn tÝnh to¸n vµ c¸c th«ng tin trong c«ng t¸c kÕ to¸n. C«ng t¸c kÕ to¸n cña v¨n phßng Tæng c«ng ty ®­îc tæ chøc kh¸ quy cñ, cã kÕ ho¹ch s¾p xÕp vµ ®­îc chØ ®¹o tõ trªn xuèng d­íi, ®Æc biÖt lµ theo sù ph©n cÊp cu¶ kÕ to¸n tr­ëng, c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch to¸n theo ph­¬ng thøc ®Çy ®ñ, tõ ®ã viÖc lËp ra c¸c b¸o c¸o ®¶m b¶o cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi cho yªu cÇu qu¶n lý trong Tæng c«ng ty gióp cho l·nh ®¹o cña Tæng c«ng ty chØ ®¹o kÞp thêi s¸t víi nghiÖp vô kinh doanh ®¶m b¶o ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. Thứ hai vÒ h¹ch to¸n ban ®Çu: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng với mẫu do bộ tài chính ban hành, những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy đủ, chính xác vào các chứng từ, đều có chữ ký của các bên liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế và số liệu trên số sách kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của các nghiệp vụ ngoại thương. Sau khi hạch toán chứng từ được lưu trữ cẩn thận từng bộ theo từng hợp đồng, từng khách hàng, từng khoản mục, trình tự thời gian tạo điều kiện cho việc tìm kiếm kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hóa các thủ tục lập và xử lý chứng từ, giảm các thủ tục xét duyệt ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thực hiện quy định luân chuyển chứng từ phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh. Thứ ba vÒ hÖ thèng tµi kho¶n sö dông: Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên. Các tài khoản ở đây luôn đảm bảo được mối quan hệ mật thiết với các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và thoả mãn được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Thứ t­ vÒ phương ph¸p hạch to¸n tæng hîp hµng tån kho: Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày của tài sản hàng hóa Thứ n¨m vÒ ®ội ngũ kế to¸n của c«ng ty: Đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ thành thạo, khả năng sử dụng tiếng Anh tốt. Trong quá trình công tác, trên cơ sở những vấn đề thực tiễn nảy sinh, các cán bộ nhân viên trong phòng kế toán luôn mạnh dạn đề xuất ý kiến của mình, đưa ra trao đổi bàn bạc với nhau để từ đó không ngừng hoàn thiện công tác kế toán cho công ty. Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm, hiểu rõ chế độ tài chính, kế toán, nắm vững nghiệp vụ ngoại thương vì thế nghiệp vụ kế toán luôn được tổ chức hợp lý, chính xác, đảm bảo yêu cầu quản lý của lãnh đạo công ty. Thứ s¸u vÒ c«ng t¸c tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch: C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ ®Òu ®­îc quy ®æi ra VN§ ®Ó ghi chÐp, gióp cho viÖc theo dâi sè liÖu cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc chÆt chÏ, chÝnh x¸c lµ c¬ së ®Ó nhËp vµo phÇn mÒm kÕ to¸n. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế theo yêu cầu của chính công ty nên nó giải quyết rất triệt để yêu cầu của kế toán viên. Việc sử dụng phần mềm kế toán này rất đơn giản nên chỉ trong một thời gian ngắn các kế toán viên của công ty đã thích ứng và sử dụng thành thạo phần mềm này giảm nhẹ được rất nhiều công việc. KÕ to¸n tr­ëng ®· ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm cho mçi kÕ to¸n viªn theo dâi vµ lËp mét sè sæ nhÊt ®Þnh lµm cho viÖc ghi chÐp sæ ®­îc thèng nhÊt ®¶m b¶o cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu c¸c sæ gi÷a c¸c bé phËn kÕ to¸n. Mét ­u ®iÓm næi bËt trong viÖc tæ chøc lao ®éng kÕ to¸n cña v¨n phßng Tæng c«ng ty lµ c«ng viÖc kÕ to¸n cô thÓ ®­îc giao cho tõng c¸ nh©n phï hîp víi n¨ng lùc chuyªn m«n cña tõng ng­êi, mçi ng­êi theo dâi mét m¶ng nghiÖp vô kinh tÕ cã liªn quan. Qua ®ã gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc chuyªn m«n hãa, t¹o ®iÒu kiÖn cho mçi ng­êi cã thÓ ®i s©u vµo viÖc n©ng cao nghiÖp vô cu¶ m×nh vµ ph¸t huy ®­îc thÕ m¹nh cña tõng ng­êi lµm c«ng t¸c kÕ to¸n ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao h¬n. MÆt kh¸c nã cßn lµm cho mçi kÕ to¸n viªn lµ viÖc cã tr¸ch nhiÖm h¬n ®èi víi c«ng viÖc cña m×nh. 3.1.2.2. Nhược điểm. Bên cạnh những yêu điểm kể trên thì kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán. Thứ nhất: HiÖn nay v¨n phßng tæng c«ng ty chØ ¸p dông h×nh thøc nhËp khÈu trùc tiÕp dï cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c¶ hai h×nh thøc nhËp khÈu. Víi môc tiªu t¨ng doanh thu, tèi ®a hãa lîi nhuËn th× viÖc chØ ¸p dông h×nh thøc nhËp khÈu trùc tiÕp lµ ch­a hîp lý. Thứ hai Khi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, kế toán không sử dụng tài khoản 007 để theo dõi nguyên tệ các loại mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu sử dụng rất nhiều loại ngoại tệ. Điều này là giảm khả năng đối chiếu, rà soát tình hình tăng giảm từng loại ngoại tệ hiện doanh nghiệp đang sử dụng. Thứ ba: Hoạt động chủ yếu của Văn phòng tổng công ty chăn nuôi là kinh doanh xuất nhập khẩu vì thế phát sinh nhiều các hoạt động liên quan đến ngoại tệ trong đó có các trường hợp phát sinh chênh lệch tỷ giá. Các nghiệp vụ có phát sinh chênh lệch tỷ giá chủ yếu tại công ty là hoạt động thanh toán (liên quan đến các taì khoản 131, 331). Vì thế việc hạch toán chênh lệch tỷ giá chỉ được kế toán của công ty áp dụng với hoạt động thanh toán và được ghi nhận vào cuối tháng. Cuối kỳ, kế toán đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ xử lý chênh lệch tỷ giá qua TK 413. Tuy nhiên hạch toán như thế có thể dẫn tới việc bỏ qua 1 số nghiệp vụ làm sai lệch số liệu 3.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty 3.2.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty. Nhập khẩu là một hoạt động phức tạp và có nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện như khó khăn về tài chính, về thị trường, về các thủ tục nhập khẩu và các chính sách khác của Nhà nước có liên quan. Vì vậy trước khi quyết định thực hiện một thương vụ nhập khẩu, công ty phải nắm được khả năng tài chính của mình cũng như diễn biến thị trường và các thủ tục, chính sách nhập khẩu của Nhà nước. Kế toán nhập khẩu hàng hóa là việc phản ánh, ghi chép và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi ký hợp đồng, vận chuyển hàng hóa cho đến khi nhận được hàng về nhập kho hoặc giao đi bán. Đồng thời cũng phản ánh, truy cứu trách nhiệm và xử lý kịp thời các trường hợp thừa, thiếu tổn thất hàng hoá nhập khẩu theo đúng chế độ quy định. Hiện nay trong cơ chế quản lý mới, công ty được quyền tự chủ về tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của mình theo nguyên tắc hạch toán lấy thu bù chi và có lãi. Điều này đòi hỏi kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng phải ghi chép tính toán đầy đủ, trung thực các khoản chi và doanh thu phát sinh để xác định chính xác kết quả kinh doanh. Trên cơ sở đó công ty sẽ đưa ra quyết định phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh bảo tồn và phát triển vốn. Hơn nữa do nhập khẩu là một hoạt động có tính đa dạng, lại bị chi phối bởi khoảng cách địa lý, ngôn ngữ, thời gian vận động của hàng, tiền và các yếu tố khác nên kế toán phải phản ánh các biến động có liên quan một cách kịp thời chính xác. Để thực hiện được những điều trên thì công tác kế toán nhập khẩu ở công ty phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý từ việc hạch toán ban đầu đến vận dụng hệ thống tài khoản, ghi chép số sách và lập báo cáo kế toán. Tuy nhiên trong thực tế công tác này tại công ty còn nhiều tồn tại, vướng mắc cần được quan tâm như: việc vận dụng các tài khoản còn nhiều chỗ chưa hợp lý, số liệu kế toán chưa phản ánh đúng thực trạng kinh doanh, việc cung cấp các báo cáo kế toán còn chậm trễ…. Những hạn chế trên đã phần nào làm giảm bớt vai trò của kế toán. Do đó để nâng cao hiệu quả của kế toán trong quản lý hoạt động nhập khẩu thì công ty cần thiết phải từng bước hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá. 3.2.2. Ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Vp tổng công ty. Đối với công tác kế toán: việc hoàn thiện trên sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán được đơn giản, rõ ràng và có tính thuyết phục hơn. Từ đó sẽ giảm số lượng công việc, tăng hiệu quả làm việc của các nhân viên kế toán. Ngoài ra, còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ sách kế toán và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại vào công tác kế toán. Đối với công tác quản lý: việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu sẽ là nhân tố cơ bản thúc đẩy việc thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán, phát huy đầy đủ tác dụng của kế toán trong việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế trong hoạt động nhập khẩu. Mặt khác còn giúp cho các nhà lãnh đạo của công ty kiểm tra, phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh. 3.2.3. Nguyên tắc của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập tại Văn phòng tổng công ty Thứ nhất: Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng. Vì vậy cần hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thứ hai: Phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động nhập khẩu. Giống như mọi hoạt động kinh tế khác, mục tiêu của hoạt động kinh doanh nhập khẩu làm động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán, không ngừng nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thứ ba: Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Hoạt động nhập khẩu cũng như các hoạt động kinh tế nói chung rất đa dạng, tại mỗi đơn vị việc tổ chức hạch toán là khác nhau nhưng đều có điểm chung là dựa trên cơ sở luật định, chế độ do nhà nước ban hành. Thứ tư: Đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Hoàn thiện không phải chỉ là trên lý thuyết mà phải phục vụ nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nguyên tắc này đòi hỏi khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát thực tế phục vụ kinh doanh, các thông tin kế toán phải xác thực, phù hợp với thị trường về kinh doanh nhập khẩu hàng hoá .3.2.4. Điều kiện để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhËp khẩu hàng hóa tại Văn phòng tổng công ty chăn nuôi Để có thế hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tai công ty đòi hỏi phải có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Công ty phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán không những phải nắm vững các nghiệp vụ kế toán mà còn phải am hiểu các nghiệp vụ ngoại thương, am hiểu về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, có khả năng giao dịch và quyết toán các hợp đồng. Muốn tổ chức và điều hành công tác kế toán được tốt thì phải có đội ngũ kế toán giỏi, nhiều kinh nghiệm thực tiễn. Cán bộ kế toán phải là người nhiệt tình, trách nhiệm trong công việc, nắm vững chắc nghiệp vụ trong vị trí được phân công, biết cách thực hiện và hoàn thiện tốt nhiệm vụ. Thứ hai: Các kế toán viên phải thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh vì hoạt động nhập khẩu đòi hỏi phải giao dịch với các công ty nước ngoài, các kế toán viên phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ tài liệu bằng tiếng nước ngoài mà chủ yếu là tiếng Anh. Do đó chỉ có thông thạo tiếng Anh thì kế toán mởi hiểu rõ được nội dung của chứng từ, từ đó phản ánh chính xác đầy đủ tần số kế toán , góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thứ ba: Trước những thành tựu của ngành công nghệ thông tin nói chung và việc áp dụng những thành tựu này vào quản lý kinh tế nói riêng nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng phải theo hướng hiện đại hóa trong tính toán ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động , đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác đầy đủ cho lãnh đạo. Để hoàn thiện kế toán NKHH theo xu hướng này đòi hỏi đội ngũ cán bộ kế toán phải giỏi về thao tác xử lý trên máy tính, am hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích , phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo tài chính. 3.2.5 Phương hướng biện pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty. Như đã nói ở trên nhập khẩu hàng hóa ở Văn phòng tổng công ty vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Dựa trên những hiểu biết trong quá trình học tập và quá trình thực tập tại em xin có một vài đề xuất nhằm khắc phục những nhược điểm trên Thứ nhất: Víi c¸c ®iÒu kiÖn s½n cã cña m×nh c«ng ty cã thÓ t×m kiÕm thªm kh¸ch hµng trong n­íc cã nhu cÇu nhËp khÈu nh­ng kh«ng ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó nhËp khÈu trùc tiÕp tõ ®ã ký kÕt c¸c hîp ®ång nhËp khÈu ñy th¸c nh»m t¨ng doanh thu, më réng lÜnh vùc ho¹t ®éng. Thø hai: §Ó theo dâi chi tiÕt, liªn tôc, kÞp thêi sù t¨ng gi¶m cña ngo¹i tÖ tÝnh theo nguyªn tÖ cña tõng lo¹i nh»m ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý chÆt chÏ vµ chñ ®éng cña c«ng ty vÒ thu chi ngo¹i tÖ th× kÕ to¸n cña c«ng ty nªn sö dông tµi kho¶n ngoµi b¶ng TK 007- ngo¹i tÖ c¸c lo¹i vµ më chi tiÕt cho tõng lo¹i ngo¹i tÖ C¸ch h¹ch to¸n nh­ sau : Khi nhËn ®­îc giÊy b¸o cã cña ng©n hµng vÒ sè ngo¹i tÖ t¨ng lªn hoÆc phiÕu thu ngo¹i tÖ, kÕ to¸n gi ®¬n nî TK 007- sè nguyªn tÖ t¨ng Khi nhËn ®­îc giÊy b¸o nî cña ng©n hµng vÒ sè ngo¹i tÖ gi¶m hoÆc phiÕu chi ngo¹i tÖ, kÕ to¸n ghi ®¬n cã TK 007 – sè nguyªn tÖ gi¶m. Thø ba: Phản ánh sự chênh lệnh tỷ giá khi thanh toán với người xuất khẩu theo bút toán: Nợ tài khoản 331 (theo tỷ giá ghi trên sổ tại thời điểm giao hàng ) Nợ tài khoản 635 : chênh lệch tỷ giá (phát sinh lỗ tỷ giá) Có tài khoản 144 (tỷ giá ghi trên sổ tại thời điểm ký quỹ) Có tài khoản 515 : chênh lệch tỷ giá (phát sinh lãi tỷ giá) Có tài khoản 1122 (tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán ) Đồng thời ghi đơn có tài khoản 007 số nguyên tệ đã thanh toán Từ những nhận xét trên em thấy việc giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hạch toán nhập khẩu hàng hóa trực tiếp có thê thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 3.1): TK111,112, 311 TK144 TK331 TK157,632 (1) (2) ` (4b) TK 635 TK 1561 TK 007 TK 515 (4a) (3) TK3332,3333 (5) (6) TK 33312 TK 133 TK1562 (7) (8) (9 ) Chú thích : (1) Ký qũy mở L/C (2) Thanh toán với bên xuất khẩu bằng tiền ký quỹ (3) Thanh toán chậm trả với người xuất khẩu (4a) Nhập kho hàng hóa (4b) Hàng gửi đi để bán (4c) Hàng giao bán trực tiếp không qua kho (5) Nộp thuế nhập khẩu và thuế TTĐB (6) Kê khai thuế nhập khẩu và thuế TTĐB (7) Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu (8) Kê khai thuế GTGT của hàng nhập khẩu (9) Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu Thứ tư: Vấn đề về kiểm toán nội bộ Hiện nay kiểm toán nội bộ là một phần quan trọng trong các công ty, nó có vai trò giám sát hoạt động kế toán của công ty. Tùy từng doanh nghiệp mà số thành viên của ủy ban kiểm toán nhiều hay ít. Nhiệm vụ của kiểm toán là kiểm tra giám sát đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thủ tục quản lý nhằm đảm bảo rằng tài sản không bị lạm dụng và được sử dụng đúng mục đích, lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ yêu cầu pháp định có liên quan. Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ chính xác, đúng thể thức của các hoạt động kinh doanh. Giữa kiểm toán nội bộ và hệ thống kế toán của doanh nghiệp có mối quan hệ mật thiết với nhau. Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh thì các quy chế đặt ra sẽ được thực hiện một cách nghiêm túc và cách thức làm việc sẽ đạt được hiệu quả cao. Vì thế công ty nên nhanh chóng quan tâm tới nghiên cứu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ một cách cụ thể chi tiết hơn để nó có thể nhanh chóng phát huy tác dụng. Từ đấy tạo nên một bước nền cho sự tham gia kiểm toán của Nhà nước, kiểm toán độc lập, tăng uy tín của doanh nghiệp. Thứ năm: Về hệ thống kế toán quản trị Kế toán quản trị là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp. Những thông tin mà kế toán quản trị cung cấp có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó không chỉ là thông tin quá khứ, thông tin hiện tại mà còn bao gồm các thông tin về tương lai. Vì vậy, kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành không thể tách rời của hệ thống kế toán và được thể hiện ở tất cả các khâu, từ lập kế hoạch dự toán đến thực hiện, kiểm tra giúp các nhà quản trị ra quyết định quản lý đúng đắn, tiết kiệm và nâng cao hiệu quả của chi phí. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có Tổng công ty chăn nuôi, kế toán quản trị còn mới mẻ, nhận thức và tổ chức trong các doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Bộ máy kế toán của công ty cần phải xác định được những thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp trong kế toán quản trị để giúp Ban giám đốc đưa ra các quyết định nhập khẩu mặt hàng nào, phương thức thanh toán ... Tóm lại : Hoàn thiện công tác tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa nói riêng là vô cùng cần thiết. Nó phục vụ cho việc cung cấp thông tin và là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh tìm biện pháp làm giảm chi phí nhập khẩu tới mức thấp nhất. Muốn làm được điều đó thì công ty cần phải có một biện pháp kinh doanh hữu hiệu , đồng thời các cán bộ kế toán phải có khả năng định giá táo bạo và có hiệu quả để ngày cạng thu hút được các hợp đồng nhập khẩu trong cả nước đánh bại các đối thủ cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường. ._.