Tổ chức Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May Thăng Long

ại của các doanh nghiệp sản xuất hiện nay là hoạt động có doanh thu làm sao để bù đắp những chi phí bỏ ra và đảm bảo kinh doanh có lãi. Do đó các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản phẩm kinh doanh và giá thành sản phẩm. Do đó để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì trước hết phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lý trong tất cả các giai đoạn từ cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Nhận thức được ý nghĩa của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung, trong thời gian thực tập tại Công ty may Thăng Long tôi đã mạnh dạn tìm hiểu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May Thăng Long". Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty may Thăng Long. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty may Thăng Long. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian, khả năng và sự tiếp cận thực tế nên đề tài nghiên cứu này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong được sự chỉ bảo góp ý của các thầy cô giáo, cán bộ lãnh đạo, kế toán nghiệp vụ ở Công ty may Thăng Long để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Chương II thực trạng hạch toán kế toán NVL tại Công ty may Thăng Long 1. Đặc điểm chung về công ty may Thăng Long 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Tên gọi : Công ty may Thăng Long Tên giao dịh quốc tế : ThangLong Garnent Company Tên viết tắt : Thaloga Trụ sở của công ty : 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Là một Doanh nghiệp Nhà nước, công ty may Thăng Long thuộc bộ công nghiệp nhẹ được thành lập đầu tiên vào ngày 8/5/1958 theo quyết định của Bộ trưởng với tên gọi công ty may xuất khẩu – Thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm, đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc - đặt trụ sở tại 15 Cao Bá Quát, đội ngũ cán bộ công nhân viên lúc đó chỉ có 550 người, bạn hàng ban đầu chỉ có Lên Xô Được chi bộ trực tiếp lãnh đạo cùng với sự ra đời của tổ chức Công đoàn và Chi đoàn thanh niên đêns 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất xắc kế hoạch đầu tiên của mình với tổng sản lượng là 391.129 sản phẩm, đạt 112,8% so với kế hoạch, giá trị tổng sản lượng tăng 840.880 so với kế hoạch. Giai đoạn 1961 – 1965 Công ty đã có một số chuyển biến lớn : chuyển tất cả các tổ hợp phân tán về cùng một địa điểm, trang bị thêm một số máy đạp chân và một số công cụ khác.... ( Năm 1961 công ty chính thức chuyển về Minh Khai). Thị trường xuất khẩu của công ty trong những năm 60 đã được mở rộng đến các nước : CHLB Đức, Mông Cổ, Tiệp Khắc... Trong những năm kháng chiến chông Mỹ, Công ty gặp rất nhiều khó khăn, nhưng ban lãnh đạo đã từng bước tháo gỡ, cố gắng hoàn thành kế hoạch đặt ra. Công ty đã bốn lần chuyển cơ quan chủ quan, bốn lần thay đổi địa điểm, năm lần thay đổi chủ trì. Năm 1980, cơ quan chủ quan đổi tên công ty thành liên hiệp các xí nghiệp may Thăng Long. Năm 1986, xí nghiệp được bộ công nghiệp nhẹ xét nâng lên hạng I. Từ năm 1980 đến năm 1986 là thời kỳ xí ngiệp giành được nhiều thắng lợi. Mỗi năm xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi và được Nhà nước tặng thưởng 2 huân chương lao động hạng ba, một huân chương lao động hạng nhất cùng nhiều bằng khen, giấy khen khác, mặc dù đây là nnhững năm đầu tiên chấm rứt thời kỳ bao cấp, chuyển sang kinh tế thị trường, bên cạnh đó, tình hình thế giới có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến thị trường truyền thống của công ty. Ngày 8/2/1991, Xí nghiệp là đơn vị đầu tiên trong nghành may được Nhà nước cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà, tiết kiệm chi phí. Sau đó, ngày 4/3/1992, Bộ công nghiệp nhẹ đã ký Quyết định chuyển xí nghiệp may Thăng Long thành công ty may Thăng Long – Công ty đầu tiên trong nghành may, có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính là sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công hàng thêu, mài cho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chưc kinh doanh vật tư nghành may. Hàng năm, công ty sản xuất từ 8 đến 9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 95% và sản phẩm gia công chiếm 80% đến 90%. Cho đến nay, sau hơn 40 năm phát triển mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty luôn cố gắng củng cố trang thiết bị kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, nâng cao năng xuất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ không ngừng cải tiến chất lượng, mẫu mã, sản phẩm của công ty chỉ được xuất sang Liên Xô mà đã được mở rộng thị trường sang cả các nước Đông Âu, có thị trường ổn định, rộng lớn. Công ty đã tạo được hàng trăm mẫu mã đẹp, mới lạ được xuất khẩu và bán trong thị trường nội địa, ngoài ra công ty còn nhận gia công, thêu, mài... 80% sản phẩm ủa công ty dành cho xuất khẩu, sản phẩm của công ty đã có mặt trên 30 quốc gia trên thế giới. Trong quá trình sản xuất, tiêu thụ đản bảo có lãi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Điều đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trường. Hiện nay, công ty đang mạnh dạn vay vốn từ nhiều nguồn khác nhau để mua sắm trang bị thêm nhằm nâng cao hieẹu quả sản xuất kinh doanh, cải thiện thêm dời sống cán bộ công nhân viên.. 1.2. Đặc điểm hoạt đọng kinh doanh a Ngành nghề, sản phẩm kinh doanh. Công ty may Thăng Long là một doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất gia công hàng may mặc chủ yếu theo đơn đặt hàng với nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa thiết kế mẫu và sản xuất. Với ngành nghề kinh doanh như vậy sản phẩm của công ty chủ yếu là : Quần áo bò, quần áo sơ mi bò mài, áo sơ mi cao cấp, áo jacket, áo khoác các loại, quần áo trẻ em các loại... b. Thị trường kinh doanh của công ty May mặc là nhu cầu của con người, bởi vậy mà thị trường tiêu thụ của công ty rất rộng, song có thể chia thành 2 khu vực chủ yếu: - Thị trường xuất khẩu: Sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 80% tổng giá trị sản xuất và có trên 30 nước trên thế giới. - thị trường nội địa Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần áo âu, áo sơ mi cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em..., với kiểu dáng và số đo phù hợp nên nhưng được nhiều người tiêu dùng ưa thích và bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Công ty cũng chú trọng đặt đại lý ở các nơi trên toàn quốc nhưng chủ yếu là khu vực thành thị vì đa soó sản phẩm của Công ty là hàng chất lượng trung và cao cấp. Đến nay Công ty đã có trên 80 đại lý trên toàn quốc. 1.3. Tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty 1.3.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1.3.1.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty may Thăng Long có hình thức hoạt động là sản xuất - kinh doanh - xuất nhập khẩu với các loại sản phẩm chủ yếu như đã trình bày ở trên. Đặc điểm chủ yếu là sản xuất và gia công hàng may mặc nên quá trình sản xuất ở Công ty thường mang tính hàng loạt, số lượng sản phẩm tương đối lớn, chu kỳ sản xuất ngắn xen kẽ, sản phẩm phải qua nhiều giai đoạn công nghệ với quy trình khép kín từ A đến Z (bao gồm cắt, may, là, đóng gói, đóng hòm, nhập kho) với các loại máy móc chuyên dùng và nguyên liệu chính là vải. Công ty có 9 Xí nghiệp chính phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và 1 xưởng may Hoà Lạc. Ngoài Xí nghiệp chính Công ty còn tổ chức các bộ phận: Xí nghiệp phụ trợ và cửa hàng thời trang. Việc bố trí sản xuất đối với các Xí nghiệp được thực hiện như sau: - Năm Xí nghiệp (XN) đóng tại Hà Nội XN1: chuyên sản xuất sơ mi (chủ yếu là sơ mi nam) XN2: chuyên áo jacket XN3: chuyên quần jean XN 4 & 5: chuyên hàng dệt kim. - Xí nghiệp Nam Hải - Nam Định: Chuyên quần Guldenfirts + Itochu - Xí nghiệp Hà Nam: chuyên quần kaki. - Xí nghiệp may Hải Phòng: Chuyên quần áo và sơ mi (liên doanh) - Xưởng may Hoà Lạc: chuyên hàng dệt kim - Xí nghiệp liên doanh (Bái Tử Long - Quảng Ninh): Chuyên áo sơ mi. Các Xí nghiệp có cùng mô hình sản xuất với dây chuyền công nghệ khép kín và chia thành các bộ phận khác nhau: văn phòng Xí nghiệp, tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản. Ngoài ra, tham gia vào quá trình sản xuất còn có: - Một Xí nghiệp phụ trợ: Gồm một phân xưởng thêu và một phân xưởng mài có nhiệm vụ thêu, mài, tẩy, ép đối với các sản phẩm cần gia cố và trung đại tu máy móc thiết bị. - Một phân xưởng thời trang: Chuyên nghiên cứu mẫu mốt và sản xuất những đơn đặt hàng nhỏ dưới một nghìn sản phẩm. Có thể khái quát hoá mô hình tổ chức sản xuất của Công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10 Mô hình tổ chức sản xuất của Công ty Công ty XN I XN II XN III XN IV XN V XN 1 XN 2 XN 2 XN 4 XN 5 XN 6 XN 7 PX thêu PX mài Văn phòng Công ty Tổ cắt Tổ may Tổ hoàn thiện Tổ bảo quản Chú thích: 1. Xí nghiệp liên doanh 2. Xí nghiệp may Hải Nam 3. Xí nghiệp may Hà Nội 4. Xí nghiệp may Hải Phòng 5. Xí nghiệp phụ trợ 6. Cửa hàng thời trang 7. Xưởng may Hoà Lạc 1.3.1.2. Về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm May Thăng Long là công nghiệp chế biến, đối tượng là vải. Vải được nhận về từ kho nguyên vật liệu theo từng chủng loại mà phòng kỹ thuật đã yêu cầu theo từng mã hàng, kỹ thuật sản xuất, các cỡ vải của các chủng loại mặt hàng có mức độ phức tạp khác nhau, phụ thuộc vào số lượng chi tiết của loại hàng đó. Vải được đưa vào nhà cắt, tại nhà cắt, vải được trải, đặt mẫu, đánh số và cắt thành bán sản phẩm, sau đó thì nhập kho nhà cắt và chuyển cho các bộ phận may trong Xí nghiệp. Quy trình công nghệ của Công ty là quy trình sản xuất phức tạp kiểu liên tục có thể được mô tả như sau: Sơ đồ 11 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu (vải) Cắt Trải vải Đặt mẫu Cắt phá Cắt gọt Đánh số May May thân May tay .... ghép thành thành phẩm Thêu Là Tẩy Vật liệu phụ Đóng gói kiểm tra Bao bì, đóng kiện Nhập kho 1.3.2. Tổ chức quản lý ở Công ty Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc tổng Công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý " trực tuyến chức năng" theo hai cấp: cấp Công ty và cấp Xí nghiệp. - Cấp Xí nghiệp: ở các Xí nghiệp thành viên có các giám đốc Xí nghiệp, trực tiếp chỉ đạo sản xuất ở Xí nghiệp mình. Ngoài ra, để giúp việc cho ban giám đốc Xí nghiệp còn có các tổ trưởng sản xuất, nhân viên tiền lương, thống kê, cấp phát nguyên vật liệu. Dưới các trung tâm và cửa hàng thời trang có cửa hàng trưởng và các nhân viên cửa hàng. Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán Công ty hạch toán. - Cấp Công ty: + Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều được chỉ đạo bởi ban giám đốc. Ban giám đốc gồm có: Tổng giám đốc: là người đại diện cho nhà nước và cho cán bộ công nhân viên quản lý Công ty. Tổng giám đốc có quyết định cao nhất với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của luật doanh nghiệp Nhà nước. Phó tổng giám đốc: do cấp trên bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc và Đảng uỷ Công ty. Phó tổng giám đốc có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các mục tiêu đề ra, quản lý từng phòng ban trực thuộc bộ phận, nhiệm vụ điều hành của mình. + Các phòng ban chức năng * Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ nghiên cứu, hướng dẫn quy trình công nghệ kỹ thuật may của Xí nghiệp may, quản lý ban hành các quy trình hoàn chỉnh. * Phòng KCS: Tổ chức, quản lý và duy trì hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm của Công ty, kiểm tra công đoạn của Xí nghiệp. * Phòng thiết kế và phát triển: Là đầu mối của Công ty trong việc giao dịch và làm việc với KH về công tác kỹ thuật. Thiết kế ban đầu, sơ đồ sản xuất, may mẫu, ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật (tiêu chuẩn may, là, gấp....) * Phòng kế hoạch đầu tư: Nhiệm vụ là xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh trong quý, năm của Công ty, các chỉ tiêu khoán doanh thu và chi phí của các đơn vị Xí nghiệp, tổ chức, đôn đốc các đơn vị thực hiện chỉ tiêu đã giao đảm bảo số lượng hàng hoá, chất lượng sản phẩm, tiến độ gia hàng. * Phòng thị trường: Xây dựng phương án giá, là đầu mối giao dịch cân đối nguồn hàng trong và ngoài nước, quản lý công tác xuất - nhập hàng hoá. * Phòng kho: Hệ thống kho tàng xuất vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất. Tổ chức bảo quản vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu.... * Phòng CBSX: Tiếp nhận, vận chuyển NPL nhập kho, kiểm tra chất lượng NPL, cấp phát cho các Xí nghiệp sản xuất.... * Cửa hàng thời trang: Quản lý, tổ chức tiêu thụ sản phẩm tồn, sản phẩm sản xuất nội địa, có trách nhiệm bán đúng giá Công ty. * XN dịch vụ đời sống: Quản lý đảm bảo công tác vệ sinh công nghiệp may trong, ngoài Công ty, bảo dưỡng các thiết bị nhà vệ sinh, sinh hoạt của cán bộ công nhân viên. * Văn phòng: Quản lý, xây dựng mô hình tổ chức quản lý của Công ty giải quyết các chế độ chính sách về người lao động, công tác đối ngoại, lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị của Công ty. * Phòng kinh doanh nội địa: Tiêu thụ hàng hoá, viết hợp đồng bán hàng, giao hàng cho các đại lý, cửa hàng. Tổng hợp, theo dõi, báo cáo tình hình kết quả kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá trong nước 6 tháng /lần. * Phòng nhân sự: Quản lý số lượng, điều chỉnh, phân phối cán bộ công nhân viên cho Công ty và Xí nghiệp. * Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức quản lý công tác kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước, đảm bảo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, yêu cầu phát triển Công ty, quy định mọi vấn đề liên quan đến vấn đề tài chính của Công ty, thu nhập của người lao động, cộng VKT. * Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm, các chi nhánh: Quản lý tổ chức tiêu thụ, giới thiệu sản phẩm tồn và sản phẩm sản xuất nội địa, sản phẩm hết kế hoạch của Công ty, cung cấp các thông tin, nhu cầu thị hiếu, mẫu mã, giá cả thị trường trong nước và bạn hàng ngoài nước. Kết quả hoạt động một số năm của Công ty. Được thể hiện qua các chỉ tiêu trong bảng sau: Biểu 1 Kết quả hoạt động một số năm gần đây của Công ty may Thăng Long STT Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Mục tiêu 2003 Đơn vị tính 1 Vốn cố đinh 12.393 20.200 42.000 77.000 Tr.đ 2 Vốn lưu động 40.871 38.791 45.912 Tr.đ 3 Kim ngạch xuất khẩu 29.700 39.572 43.632 67.500 1000USD 4 Giá trị tổng sản lượng 46.402 55.683 71.000 Trđ 5 Doanh thu (không có VAT) 94.784 128.226 158.190 203.000 Trđ 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.605 1.846 2.142 Trđ 7 Thuế nộp Ngân sách 3.285 3.474 3.118 Trđ 8 Lưu lượng lao động 2.305 2.300 2.517 Người 9 Thu nhập bình quân 835 1.000 1.150 1.200 1000đ Qua đó ta thấy: - Doanh thu của Công ty năm 2001 đã tăng 35% so với năm 2000, đến năm 2002 mức tăng là 23%. Như vậy, doanh thu của Công ty hàng năm đã tăng lên đáng kể. - Kim ngạch xuất khẩu năm 2001 tăng 35% so với năm 2000, năm 2002 tăng 10% so với năm 2002, chứng tỏ thị trường xuất khẩu của Công ty ngày càng lớn, nhất là năm 2001 đã có sự mở rộng ở thị trường này rất nhiều. - Công ty đã đầu tư chú trọng hơn đến công nghệ, bởi vốn cố định ngày càng lớn, khiến cho năng suất lao động, thu nhập người lao động tăng đã thu hút thêm nhiều lao động và lợi nhuận trước thuế năm 2002 đã tăng 16% so với năm 2001. 1.4. Tổ chức công tác kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán như đã nói ở trên là một trong số những phòng ban chức năng của Công ty may Thăng Long, với 11 lao động kế toán, trong đó bao gồm: một kế toán trưởng, một phó phòng kế toán, một kế toán tổng hợp và 7 kế toán phần hành, một thủ quỹ. Ngoài ra, Công ty còn có các nhân viên thống kê tại các Xí nghiệp nhằm phục vụ cho công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng kế toán của Công ty, ở các Xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê. Cụ thể, bộ máy kế toán ở Công ty may Thăng Long được tổ chức như sau: * Tại phòng kế toán - tài vụ của Công ty: Nhiệm vụ Tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu nhập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của Công ty. Từ đó tham mưu cho Ban giám đốc để đề ra biện pháp, các quyết định phù hợp với đường lối phát triển của Công ty. Trên cơ sở quy mô sản xuất, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của Công ty, mức độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán - tài vụ được tổ chức như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, theo dõi quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán cùng với phó phòng kế toán. - Tiếp đó là các nhân viên + Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để ghi chép vào các sổ tổng hợp sau đó lập các báo cáo tài chính. + Kế toán tiền (kế toán thanh toán): Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết phiếu thu, phiếu chi (đối với tiền mặt), viết séc, ủy nhiệm thu - chi,.... (Đối với tiền gửi ngân hàng). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp sec và sổ chi tiêu đối chiếu với sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Quản lý các tài khoản và các loại sổ liên quan. + Kế toán vật tư: Làm nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cuối tháng tổng hợp số liệu, lập các báo cáo liên quan. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật tư, đối chiếu với sổ sách kế toán. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê. + Kế toán TSCĐ nguồn vốn: Theo dõi tình hình biến động các loại TSCĐ của Công ty và nguồn vốn hình thành các loại tài sản đó cũng như các nguồn vốn khác (nguồn vốn kinh doanh, các quỹ...) + Kế toán tiền lương và các khoản BHXH. Căn cứ vào các bảng chấm công, bảng tổng hợp lương.... do các nhân viên Xí nghiệp gửi lên để hạch toán và có nhiệm vụ theo dõi tình hình chi trả lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ, công nhân viên của Công ty. + Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng. + Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Hàng tháng, khi nhận được báo cáo về tình hình sản xuất NVL, lương công nhân... từ các Xí nghiệp gửi lên, kế toán phần hành này tiến hành ghi sổ để hoạch toán và tập hợp các chi phí đồng thời lập các báo cáo có liên quan. Khi hoàn thành một đơn hàng thì tính ra giá thành ghi sổ.... + Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.... Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn thành phẩm, tính giá trị hàng xuất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận. + Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi.... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi. Cuối cùng ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. * Tại các Xí nghiệp Tại kho: Thủ kho phải tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào các chứng từ cần thiết để ghi thẻ kho.... và cuối tháng lập các báo cáo cần thiết để chuyển lên phòng kế toán Công ty tuân theo nội quy hạch toán nội bộ. Nhân viên thống kê tại Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi khi nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đến lúc giao thành phẩm cho Công ty.... Về mặt quản lý, nhân viên thống kê chịu sự quản lý của giám đốc Xí nghiệp, về mặt nghiệp vụ chuyên môn do kế toán trưởng hướng dẫn, chỉ đạo kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hợp lý, gắn quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên thống kê với nhiệm vụ được giao đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thống kê thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. Sơ đồ 13 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Thăng Long Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán TSCĐ và nguồn vốn Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán lương và BHXH Kế toán tập hợp chi phí và giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên thống kê các Xí nghiệp, phân xưởng Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty May Thăng Long Tổng giám đốc Phó TGĐ điều hành kỹ thuật Phó TGĐ điều hành sản xuất Phó TGĐ điều hành nội chính Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng thiết kế Phòng kế hoạch Phòng thị trường Phòng kho Phòng chuẩn bị sản xuất Cửa hàng thời trang XN dịch vụ đời sống Văn phòng Phòng kinh doanh nội địa Phòng nhân sự Phòng kế toán tài vụ TTTM và giới thiệu SP Giám đốc các XN Nhân viên thống kê các phân xưởng Nhân viên thống kê các Xí nghiệp Các XN và PX (Sơ đồ 1) Sơ đồ 1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty Công tác kế toán của Công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Effect, nhưng chỉ đối với một số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp, Công ty đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán máy. Hiện ở Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ thống nhất do Bộ tài chính ban hành, đã sử dụng hệ thống tài khoản và báo cáo theo chuẩn mức mới từ đầu năm 2003. Cụ thể. - Các chứng từ Công ty đăng ký sử dụng: Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành, cụ thể: Loại 1: Lao động tiền lương Loại 2: Hàng tồn kho Loại 3: Bán hàng Loại 4: Tiền tệ Loại 5: Tài sản cố định. - Công ty đăng lý sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT (trước năm 2003) và đã sử dụng hệ thống tài khoản mới theo quyết định của Bộ tài chính từ năm 2003. - Phòng kế toán của Công ty hiện đang ghi sổ theo hình thức " Nhật ký chứng từ". Đây là hình thức kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống, giữa việc ghi chép theo tứ tự thời gian với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối kỳ, cuối tháng. Các loại sổ sử dụng như sau: - Sổ kế toán chi tiết: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu ,sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết tiền vay, bảng phân bố tiền lơng và bảo hiểm, bảng phân bố công cụ, bảng tính và phân bố khấu hao. - Sổ kế toán tổng hợp: Các bảng tổng hợp. Nhật ký chứng từ: 1,2,4,5,7,8,9,10 (không sử dụng nhật ký chứng từ 3 và 6). Bảng kê số 1,2,4,5,8,10,11, (không sử dụng BK 3 và BK 9 do Công ty tính giá thành hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ). Sổ Cái các tài khoản. - Các loại báo cáo kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, bảng thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán không sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các báo cáo này được lập theo quý. - Báo cáo quản trị: Báo cáo tồn kho (báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi, các khoản tiền vay, báo cáo thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp...)... Đó là những loại chứng từ, sổ sách và báo cáo mà Công ty sử dụng để tiến hành toàn bộ công tác hạch toán kế toán cũng như những thông tin chung về phương pháp tính giá hàng tồn kho, hình thức ghi sổ... đối với phần kế toán của Công ty may Thăng Long. 2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty 2.1. Đặc điểm, quản lý NVL tại Công ty Công ty may Thăng Long có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất và gia công các sản phẩm may mặc có chất lượng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Do đó, NVL dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản xuất liên tục. Phần lớn NVL của Công ty là do khách hàng mang dến thuê gia công (80%) và Công ty mua vào. NVL mà Công ty mua vào không chỉ là NVL trong nước (vải, khuy, khoá....) mà một số loại nhập từ nước ngoài (mex, xốp, vải bò....) do những loại này trong nước không có hoặc không đáp ứng được yêu cầu sản xuất của Công ty. Với đặc điểm sản xuất và NVL như vậy, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại NVL, vả lại NVL thường xuyên biến động ( do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp NVL của mỗi đơn đặt hàng đưa về được xếp riêng và theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời mọi biến động N - X - T của các loại NVL đó. Thủ kho và kế toán NVL có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động về NVL của thủ kho. Căn cứ để thủ kho có thể theo dõi một cách chặt chẽ NVL là cơ sở phân loại NVL mà Công ty đã quy định để đáp ứng cho yêu cầu quản lý NVL. 2.2. Phân loại NVL sử dụng tại Công ty NVL ở Công ty như đã nói ở trên, có rất nhiều chủng loại, lại biến đổi thường xuyên, việc phân loại NVL là dựa trên nhiều phương thức nhất định, do đó nếu xét theo nguồn hình thành thì NVL của Công ty bao gồm: NVL mua ngoài ( Công ty mua) NVL do khách hàng mang đến ( thuê gia công) Xét theo vai trò trong sản xuất, NVL của Công ty có 8 loại. NVL chính (hàng may và hàng nhựa) chủ yếu là vải các loại VL phụ (hàng may và hàng nhựa) cúc, khoá.... Xăng dầu Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt.... Văn phòng phẩm. Bao bì: túi nilon, hộp catton... Phế liệu: vải vụn, vải thừa. Hoá chất: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm.... Các loại NVL này được sắp xếp theo từng chủng loại trong từng kho để tiện cho việc quản lý tại từng kho cụ thể như kho vải bò, vải kaki... Với VL phụ cũng được quản lý như vậy: VD: kho, cúc, khoá. Hệ thống tài khảon chi tiết NVL của Công ty được thiết kế dựa trên cách phân loại này. Sổ danh điểm vật liệu Phụ liệu - TK 152.2 Ký hiệu Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1.522.01 152.2.0101 Chỉ 5.000m 152.2.0102 Chỉ 3.000m 152.2.0103 Chỉ 2.000m 152.2.0104 Chỉ 1.000m .... .... 152.2.02 152.2.0201 Khoá rút 17,5cm 152.2.0202 Khoá rút 22cm ..... ....... 2.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty may Thăng Long 2.3.1. Giá NVL nhập kho NVL nhập kho, Công ty tính theo giá thực tế, những NVL này được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí mua khác nhau. Về cơ bản NVL của Công ty bao gồm NVL mua ngoài và NVL do khách hàng mang đến, giá thực tế của mỗi loại này được Công ty tính như sau: * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trong nước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác) do đó: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua + Thuế NK (nếu có) - Khoản giảm trừ Trong đó: - Giá mua là giá không có thuế GTGT do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ.... - Thuế nhập khẩu: trong trường hợp Công ty nhập khẩu NVL từ nước ngoài khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu, thanh toán.... VD: Ngày 30/9 căn cứ hoá đơn GTGT số 079570 và phiếu nhập kho số 31/3 Công ty mua 1.654 m vải 8/66 kẻ sọc, đơn giá 14.545đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho Công ty là 750.000đ đã trả bằng tiền mặt. Như vậy: Giá thực tế của vải 8/66 kẻ sọc là: 1.654 *14.545 + 750.000 = 25.807.430đ * Đối với NVL do khách hàng mang đến Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao, cho nên Công ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn đặt hàng mà không tính giá. Nếu khách hàng vận chuyển đến tận kho Công ty thì khi nhập kho cũng như khi xuất kho thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng. Nếu Công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về kho Công ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phải hạch toán chi phí vận chuyển, nếu như Công ty này giả hộ chi phí vận chuyển cho khách hàng (theo thoả thuận giữa 2 bên) và được hạch toán là "giá trị VL nhận gia công". Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với số tiền thuê gia công khi giao sản phẩm. ở Công ty may Thăng Long, khi định mức về số lượng NVL mà Công ty giao (là định mức mà Công ty và khách hàng thoả thuận NVL ) lớn hơn định mức NVL mà Xí nghiệp thực hiện thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệm được. Theo quy định Xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm đó, phần còn lại được nhập kho Công ty theo 80% giá trị thị trường. Chính điều này đã khuyến khích các Xí nghiệp luôn cố gắng nâng cao năng suất lao động, hạ thấp giá định mức sản xuất nhằm đem quyền lợi cho Xí nghiệp và cả Công ty. VD: Theo hợp đồng ngày 15/9/2003 khách hàng đặt Công ty gia công áo sơ mi và đã chuyển cho Công ty 8.180m vải dệt kim cac màu (MR 17760). Định mức thoả thuận giữa khách hàng và Công ty là 3m/áo nhưng XNI sau quá trình sản xuất đã tiết kiệm được trung bình 0,06m/áo. Do đó số lượng vải mà Công ty tiết kiện được là: 8.180 * 0,06 = 490,8m Giá thị trường của loại vải này là: 15.700đ/m Như vậy, giá trị NVL tiết kiệm được nhập kho Công ty: 490,8 * 15.700 * 80% * 50% = 3.082.224đ 2.3.2. Giá NVL xuất kho Công ty may Thăng Long tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ theo công thức Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất trong kỳ * Đơn giá bình quân của NVL Trong đó: Đơn giá bình quân của NVL = Giá thực tế NVL tồn + Nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ VD: Đối với loại vải bò 80Z mà Công ty hiện có đầu tháng 9 còn tồn 2.180m trị giá 42.074.000đ. Trong tháng Công ty đã mua thêm 8.704m với đơn giá 19.545đ/m đó đó, đơn giá bình quân của loại vải bò 80Z (tháng 3) là: 42.074.000 + 8.704* 19.545 2.180 + 8.704 = 19.496đ/m Trong tháng 9 Công ty đã xuất 9.152m vải loại này cho sản xuất. Như vậy giá thực tế vải bò 80Z xuất kho là: 9152 * 19.496 = 178.428.392đ Giá thực tế vải bò 80Z tồn kho cuối tháng 9 là. 212.193.680 - 178.427.392 = 33.766288đ Theo phương pháp này hàng tháng thi NVL được xuất kho kế toán chỉ phản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mới tính được giá NVL xuất dùng. 2. 4. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may ._.Thăng Long Như đã phân tích NVL của Công ty tương đối lớn, biến động liên tục do nhu cầu của sản xuất, do đó đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, đó cũng là yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán NVL. Công ty may Thăng Long hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 2.4.1. Chứng từ sử dụng Trong quá trình hạch toán NVL, kế toán Công ty sử dụng các loại chứng từ: - Phương án giá, bảng nhu cầu NVL - Giấy đề nghị thanh toán - Hoá đơn GTGT, hợp đồng mua bán - sản xuất kinh doanh - Biểu mẫu kiểm tra NVL (vải, khoá) - Phiếu nhập kho, phiếu nhập vật tư - Phiếu xuất khho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 2.4.2. Thủ tục nhập - xuất NVL và chứng từ liên quan 2.4.2.1. Thủ tục nhập kho * Đối với NVL mua ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kế hoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL để phòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt qua. Sau khi thông báo qua bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc mua NVL, NVL sau khi được tiếp nhận về Công ty. ( có hoá đơn GTGT) được đưa về bộ phanạ KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận. Sau đó, NVL được đưa về kho làm thủ tục nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập theo sốlượng VL thực tế nhập kho (ghi đầy đủ số lượng, đơn giá....) và vào thẻ kho; rồi chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Tất cả các chứng từ đó được lưu tại phòng kế toán. NVL (hoá đơn đỏ) Bộ phận KCS Phiếu nhập kho Phiếu chất lượng thẻ kho Nhập kho Vào sổ kế toán VD: Tháng 9/2003 Công ty may Thăng Long mua một số NVL với các chứng từ như sau: Biểu 2 Mẫu số 01GTKT - 3 LL CV/01 - B EC 079633 Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 04 tháng 09 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội Địa chỉ: Số 1 Mai động Hà Nội Tài khoản: Điện thoại: MST 0100100826 Họ tên người mua hàng: Anh Thân - Xe 29M - 0843 + 29N - 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai Số tài khoản Hình thức thanh toán: HĐ MS 01001011071 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Vải bò Hanosimex ( 63 cuộn L1) M 7.704 19.545đ Cộng tiền hàng 150.574.680 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 15.074.680đ Tổng cộng tiền thanh toán 165.649.360đ Số tiền viềt bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm bốn chín ngàn, ba trăm sáu mươi đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Biểu 4: Ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Số 4.9 Phiếu nhập kho Ngày 4 tháng 9 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo....số....ngày.....năm 2003 của Công ty mua Nợ:........ Có:........ Nhập tại kho: Nguyên liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 80Z xanh K403 m 7.704 7.704 19545 150.574.680 Cộng 7.704 7.704 150.574.680 Ngày nhập: 8 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu 3 Công ty may Thăng Long Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Giấy đề nghị Kính gửi: Tổng giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng thị trường kính đề nghị Tổng giám đốc duyệt chi những khoản dưới đây: Nội dung các chi phí Thành tiền Kính đề nghị đồng chí TGĐ duyệt thanh toán chuyển tiền vải bò Hanosimex, sản xuất hàng xuất khẩu OTTO - Hợp đồng số 01/TL - OMHN/2002 - Phiếu nhập kho số 4/9 - Hoá đơn số 079633 Đề nghị chuyển vào TK số: 710A - 00022 Ngân hàng công thương II - Q. Hai Bà Trưng Hà Nội Người hưởng lợi: Công ty dệt may Hà Nội 165.634.298đ Tổng cộng Bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu, sáu trăm ba tư ngàn, hai trăm chín tám đồng. 165.634.298đ Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2003 Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Phòng kế toán (Ký, họ tên) Phòng thị trường (Ký, họ tên) Người đề nghị (Ký, họ tên) Trên cơ sở hoá đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số lượng và giá trị NVL nhập kho. Mẫu số 01 GTKT- 3 LL CV/01 - B EC 079633 Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 21 tháng 9 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội Địa chỉ: Số 1 Mai động Hà Nội Tài khoản:............. Điện thoại:................................. Mã số: 0100100826 Họ tên người mua hàng: Anh Thân - Xe 29M - 0843 + 29N - 4524 Đơn vị: Công ty may Thăng Long Địa chỉ: 250 Minh Khai Số tài khoản:......... Hình thức thanh toán: HĐ MS 01001011071 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1 Vải bò 80Z xanh M 1000 19.545đ 19.545đ Cộng tiền hàng 19.545.000đ Thuế suất GTGT: (10%) Tiền thuế GTGT 19.545.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 21.499.500đ Bằng chữ: Hai mốt triệu, bốn trăm chín mươi chín ngàn, năm trăm đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Ban hành theo quyết định số 1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1/11/1995 Của Bộ Tài chính Số 21/9 Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 9 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội Theo....số....ngày.....năm 2003 của Công ty mua Nợ:........ Có:........ Nhập tại kho: Nguyên liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò 80Z xanh K403 m 1000 1000 19.545 19.545.000 Cộng 1000 1000 19.545.000 Ngày nhập: 21 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu nhập gia công Căn cứ vào Hợp đồng sản xuất kinh doanh và biên bản kiểm nghiệm NVL. NVL sau khi đưa về kho thủ kho và người giao hàng cùng ký vào phiếu nhập vật tư. Phiếu nhập kho hay phiếu nhập vật tư được nhập thành 3 liên (do phòng kế hoạch, NVL mua ngoài) hoặc phòng thị trường lập ( NVL nhập gia công) chuyển xuống cho thủ kho và ghi rõ ngày nhập, tên, quy cách, số lượng NVL nhập kho vào cả 3 liên. Sau đó, thủ kho gửi một liên về phòng kế hoạch (phòng thị trường), một liên giữ lại để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán NVL, liên 3 (kèm theo chứng từ gốc là HĐBH) gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán tiền cho người bán hoặc nợ phải trả người bán hay với khách hàng đặt gia công. (VL chủ yếu do bên thuê gia công tự đem đến). Phiếu nhập vật tư dùng để phản ánh số lượng NVL nhận gia công nhập kho, phiếu này khác với phiếu nhập kho ở chỗ phiếu nhập kho phản ánh cả giá trị NVL mà Công ty mua ngoài nhập kho. Mẫu số 02 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/CĐKT Ngày1/11/1995 của Bộ Tài chính Số 9/3 Phiếu vật tư Ngày 17 tháng 9 năm 2003 Đơn vị bán: Nhập của khách hàng Wanshin Chứng từ số: Nhập tại kho: Nguyên liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 4 5 6 Vải Tricot 3 màu Vải Tricot 2 màu Vải nỉ 2 màu Vải lưới 2 màu Nỉ 2 loại Vải lót 1 màu Cộng K 0333645 K013430 K013430 K033645 m 11.565 3,132 1.350,8 580 8.848 9.464 11.565 3.132 1.350,8 580 8.848 9.461 Ngày nhập: 19 tháng 9 năm 2003 Phụ trách bộ phận sd (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng thị trường, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. 2.4.2.2. Xuất kho nguyên vật liệu Căn cứ vào đơn hàng, phòng kế hoạch, phòng thị trường ra định mức cho từng đơn hàng, trên cơ sở đó phòng thiết kế và phát triển lập nhu cầu NVL cho mỗi đơn hàng cho các Xí nghiệp. Dựa vào đó các Xí nghiệp lên kế hoạch sản xuất, đề nghị xuất vật tư, khi được duyệt (TGĐ ký và duyệt) phòng kế hoạch lập chứng từ xuất NVL (phiếu xuất kho). Phiếu này được lập thành 3 liên: liên 1 lưu cuống phiếu, 1 liên lưu để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng, 1 liên (sau khi được TGĐ và phòng kế hoạch ký duyệt) được chuyển xuống cho thủ kho để tiến hành xuất. Sau khi xuất khẩu thủ kho ghi vào phiếu xuất khẩu số lượng NVL tại Hà Nội, còn đối với các Xí nghiệp ở xa như: Xí nghiệp liên doanh ( Bái Tử Long - Quảng Ninh, Xí nghiệp Nam Hải....) để phản ánh việc xuất NVL cho các Xí nghiệp này, thủ kho phải sử dụng " Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ" (do phòng kế hoạch lập). Phiếu này về về cơ bản có nội dung và cách thức ghi như " Phiếu xuất khẩu". Mẫu số 02 - VT Ban hành theo QĐ số 111 - QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số 3/9/03 Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 9 năm 2003 Họ tên người giao hàng: Tâm Địa chỉ: XN4 Nợ:........ Có:.......... Lý do xuất kho: sản xuất Xuất tại kho: Nguyên liệu STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 = 3 * 2 1 Vải bò 80Z xanh K 403 m 3.402 3.402 Cộng Xuất, ngày 15 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Mẫu số 03 - VT - 3LL Ban hành theo QĐ số 114/TC/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Số 7/3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 18 tháng 9 năm 2003 Căn cứ lệnh điều động số 178 ngày 27 tháng 8 năm 2003 của TGĐ công ty về việc: chuyển NVL cho XN may Hải Nam Họ tên người vận chuyển: Phạm Văn Hưng Phương tiện vận chuyển: Ô tô Xuất tại kho: Nguyên liệu Nhập tại kho: Nam Hải STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 = 3* 2 1 Vải bò 40Z SB 0504 m 23.925 23.925 Cộng 23.925 23.925 Xuất ngày 18 tháng 9 năm 2003 Nhập ngày 18 tháng 9 năm 2003 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) 4.3. Tổ chức kế toán hạch toán chi tiết NVL tại Công ty may Thăng Long Công ty may Thăng Long hoạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Cụ thể: Sơ đồ Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Phiếu nhập Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp N- X- NVL Phiếu xuất Báo cáo X - N - T NVL Kế toán tổng hợp Hàng ngày sau khi nhận được chứng từ N - X NVL thủ kho thực hiện việc nhập - xuất NVL về số lượng Sau đó, thủ kho tiến hành vào thẻ kho theo từng cột N - X về mặt lượng (ghi theo số thực N - X) và tính ngay ra số tồn kho cho từng thứ NVL hàng ngày, số tồn được ghi trên cột tồn của thẻ kho (thẻ kho được kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho và dùng để ghi chép sự biến dộng N - X - T từng loại NVL về số lượng). Định kỳ ( 5 - 6 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu X - N) và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ, đồng thời thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn trên mỗi thẻ kho cho từng loại NVL và tổng lượng NVL nhập - xuất. Sau đó, căn cứ vào thẻ kho để lập báo cáo N - X - T NVL báo cáo này được gửi lên phòng kế toán và là căn cứ để kế toán đối chiếu số liệu với số liệu của mình. Mẫu số 06 - VT Ban hành theo QĐ số 1141 - QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng11 năm 1995 của Bộ Tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 01/09/2003 Tờ số:...... Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 80Z xanh Đơn vị tính: mét (m) Mã hàng: K403 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N - X Số lượng Ký xác nhận kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 5 4/9 3/9 5/9 21/9 7/9 4/9/03 15/9/03 19/0/03 21/9/03 23/9/03 Tồn đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Xuất kho Nhập kho Xuất kho 8/9 15/9 19/9 21/9 23/9 7.704 1000 3.402 2.750 3000 3000 2.180 9.884 6.482 3.732 4.732 1.732 Cộng 8.704 9.152 1.732 * ở phòng kế toán Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiết theo từng cột nhập - xuất. Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Đối với NVL nhận GCCB kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (N - X - T) Đối với NVL mua ngoài: Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị Khi xuất kho: Do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ra giá trị nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất, tồn. Cuối tháng sau sau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho, đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho. Biểu này được lập nhằm tổng hợp giá trị từng loại NVL nhập - xuất trong tháng và tồn kho đối với "NVL Công ty mua". Nhằm theo dõi số lượng từng loại NVL nhập - xuất trong tháng và tồn cuối tháng đối với "NVL nhận gia công". 2.5. Kế toán tổng hợp nhập xuất NVL tại Công ty 2.5.1. Tài khoản kế toán đơn vị thực tế sử dụng Để hạch toán NVL Công ty đã sử dụng tài khoản 152 " Nguyên vật liệu" để ghi sổ đúng như chế độ. Song, vì NVL của Công ty có nhiều chủng loại, lại phát sinh thường xuyên do đó đòi hỏi phải có hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả công tác kế toán và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đã được thiết kế dựa trên vai trò NVL đối với sản xuất như sau: TK 152 " Nguyên vật liệu" Công ty không sử dụng TK 151 và TK 153 (hàng đi đường và tiền đang chuyển) SHTK Tên SHTK Tên 152.1 Nguyên vật liệu chính 152.3 Xăng dầu 152.11 Nguyên vật liệu chính (hàng may) 152.4 Phụ tùng 152.12 Nguyên vật liệu chính (hàng nhựa) 152.5 Văn phòng phẩm 152.2 Vật liệu phụ 152.6 Bao bì 152.21 Vật liệu phụ (hàng may) 152.7 Phế liệu 152.22 Vật liệu phụ (hàng nhựa) 152.8 Hoá chất Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan như: TK 153: CCDC TK 133: VAT đầu vào TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 141: Tạm ứng TK 154: CPSXKD dở dang TK 154.1: CPSXKD ( Công ty ) TK 154.2: CPSXKD (trung tâm và cửa hàng) TK 621: Chi phí nguyên liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung 2.5.2. Quy trình hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty may Thăng Long + Như đã trình bày: NVL được Công ty theo dõi về số lượng, giá trị nếu mua ngoài, còn NVL nhận gia công kế toán Công ty chỉ phản ánh về số lượng nhập - xuất. Với hàng mua giá trị NVL nhập xuất được phản ánh là giá đơn vị bình quân cả kỳ nhân với số lượng NVL xuất ra. Do đó kế toán chỉ phản ánh những bút toán liên quan đến biến động NVL mua ngoài theo những định khoản theo sơ đồ sau: TK, 111,112 TK 152 TK621 Mua NVL trả tiền ngay Xuất NVL cho sản xuất TK133 TK627 TK331 Mua NVL chưa thanh toán TK133 Thanh toán tiền mua NVL TK141 Mua NVL bằng tiền TƯ Cho nhà cung cấp bàng tiền TƯ TK133 Xuất NVL phụ sản xuất chung TK632 Xuất bán trả lương, thưởng, biếu, tặng TK128,222 Góp vốn, liên doanh Trường hợp NVL được cấp phát, tặng (nếu có) hoặc dùng các quỹ, tiền vay.... để mua, việc hạch toán tương tự như chế độ đã quy định. Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho, hoặc xuất dùng không hết thì căn cứ vào số lượng nhập và giá thực tế (mua vào) để phản ánh loại NVL này được theo dõi ở phần nhập khác trên báo cáo N - X - T kho NVL do thủ kho lập. Riêng đối với NVL mà khách hàng mang đến gia công như đã trình bày: kế toán Công ty chỉ theo dõi về số lượng, nhưng đồng thời phải theo dõi chi phí vận chuyển, nếu Công ty đồng ý vận chuyển hộ khách hàng về kho Công ty. Khoản chi phí này được thể hiện trên cột vận chuyển trên bảng kê xuất vật liệu. + Để phản ánh các bút toán về biến động của NVL kế toán phải lập và sử dụng các loại sổ, báo cáo sau ngoài các sổ và báo cáo dùng để hạch toán chi tiết NVL đã trình bày ở trên. Sổ chi tiết các TK 111, 112, 141,331,.... Bảng kê nhập xuất vật liệu Bảng kê xuất VL phục vụ sản xuất chung NKCT số 1,2,4 (nếu có) 5,7,10 Bảng kê số 4 ( tập hợp chi phí sản xuất ) Báo cáo tồn kho NVL.... Chứng từ về NVL Bảng kê nhập NVL Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất NVL NKCT số 1,2,4,5,10 NKCT 5 Bảng kê 4,5 Sổ cái TK 152,153 NKCT 7 Báo cáo kế toán + Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá trị NVL xuất dùng nên không sử dụng BK 3. Trong quá trình hạch toán tổng hợp tại tất cả các phần hành Công ty không sử dụng NKCT 3 và NKCT 6 do không sử dụng TK 113 và 151 Vì Công ty có đặc điểm về NVL là: Phần lớn NVL là nhận gia công (80%) còn lại là do Công ty mua ngoài, do vậy để quản lý chặt chẽ NVL, Công ty có thêm bảng kê nhập NVL ở từng Xí nghiệp và bảng kê xuất NVL. Trên bảng kê xuất NVL có thêm cột " vận chuyển" để phản ánh chi phí vận chuyển của từng đơn hàng đối với loại NVL nhận gia công. NVL nhận gia công sau khi về kho Công ty và xuất cho các Xí nghiệp thì khoản chi phí vận chuyển được phân bổ cho các Xí nghiệp dựa vào lượng NVL chính xuất cho Xí nghiệp và chi phí bình quân đơn vị NVL chính để gia công mỗi đơn hàng, sau đó cộng với chi phí gia công của mỗi Xí nghiệp để tính ra đơn giá gia công của mỗi đơn đặt hàng. Chẳng hạn: Khách hàng Wanshin đặt Công ty sản xuất lô hàng sơ mi K013430 Công ty nhận được số NVL có số vải ngoài 6 màu (NVL chính) ngày 11/9 là 23.152m. Chi phí vận chuyển Công ty đồng ý trả hộ là 12.950.000đ từ cảng Hải Phòng về kho Công ty. Như vậy, chi phí vận chuyển 1m vải là 12.950.000 23.125 = 560(đ/m) Nếu xuất kho XN3 3.500m ( NVL chính) để sản xuất thì chi phí vận chuyển phân bổ cho XN3 là: 3.500 * 560 = 1960.000 (đ) Cụ thể quá trình hạch toán tổng hợp NVL như sau: Sau mỗi nghiệp vụ liên quan đến NVL phát sinh kế toán hạch toán chi tiết NVL (ghi sổ chi tiết NVL ...) phản ánh các bút toán tăng, giảm NVL trên các sổ chi tiết liên quan và cuối tháng lên các NKCT và BK.... Đối với các nghiệp vụ xuất NVL cho sản xuất, kế toán phản ánh những bút toán này trên "bảng kê nhập xuất VL" nếu xuất NVL cho sản xuất trên "Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung" nếu xuất NVL cho sản xuất chung phục vụ quản lý. Đồng thời khi các Xí nghiệp được nhận NVL do Công ty nhân viên hạch toán ở Xí nghiệp phải phản ánh sốlượng NVL thực nhập trên " Báo cáo nhập VL". Báo cáo này được gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ để đối chiếu với "Bảng kê xuất vật liệu" của kế toán, số liệu của hai bảng này phải giống nha. Xí nghiệp 4 Báo cáo nhập vật liệu Tháng 9 năm 2003 Số phiếu Mã hàng Loại NVL ĐVT Số lượng nhập Nhập đấu thầu Nhập thu hồi Cộng 3/9 K403 Vải bò 80Z xanh m 3.402 3.402 5/9 K403 Vải 40Z xanh m 2.750 2.750 ... ... ... 7/9 K403 Vải bò 80Z xanh m 3.000 3.000 Ngày....tháng.....năm 2003 Người lập (Ký, họ tên) 2.5.3. Mua NVL bằng tiền tạm ứng Căn cứ vào nhu cầu vật tư cần dùng, cán bộ VT xin lĩnh tiền tạm ứng kế toán căn cứ phiếu chi tiết để ghi vào sổ chi tiết tính toán tạm ứng theo từng đối tượng nhận tạm ứng. Khi nhập vật liệu kế toán căn cứ hoá đơn phiếu nhập, các chứng từ liên quan để ghi vào sổ chi tiết tính toán tạm ứng. Sổ chi tiết tính toán tạm ứng được lập để theo dõi tình hình tính tạm ứng của từng đối tượng nhận tạm ứng. Cách lập - Cột số dư đầu kỳ: Chuyển tương ứng từ sổ chi tiết tính toán tạm ứng của kỳ trước cột số dư cuối kỳ. - Cột số phát sinh mỗi chứng từ được lập trên một do người của sổ theo dõi Nguyên tắc chứng từ ghi tiền tạm ứng được ghi vào số phát sinh Nợ, chứng từ nhập vật liệu tính toán tiền ghi vào cột phát sinh Có. - Cuối tháng cột số phát sinh xác định số dư cuối kỳ để ghi vào cột số dư. Số liệu của sổ chi tiết tính toán tạm ứng được ghi vào NKCT số 10. Cuối tháng sau khi kiểm tra đối chiếu khoá sổ kế toán, lập chứng từ số 10. Ghi có TK 141. VD: Căn cứ nhu cầu vật liệu Ông Nguyễn Hải Đường lập giấy đề nghị tạm ứng khi nhận được giấy kế toán tiến hành ghi phiếu chi, và thủ quỹ chi đúng số tiền trên giấy tạm ứng. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 141 6.000.000đ Có TK 111 6.000.000đ Đến ngày 15/9 phiếu nhập kho số 15/3 của Công ty nhận hàng theo hợp đồng số 062975 ngày 13 tháng 09 năm 2003. Ông Đường mua VL bằng tiền tạm ứng số tiền là 5181.600 thuế GTGT 10% 518160. Tổng số tiền thanh toán, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 5181.600 Nợ TK 133 518.160 Có TK 141 5.699.760 Căn cứ vào sổ chi tiết tính toán tạm ứng tháng 9 năm 2003 đối tượng là Ông Nguyễn Hải Đường và các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên, kế toán ghi sổ chi tiết tính tạm ứng như sau: Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Nguyễn Hải Đường Phòng: kinh doanh nội địa ĐVT: Đồng STT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TK đủ Phát sinh nợ Phát sinh có 13/9 15/9 Nguyễn Hải Đường 0 Tạm ứng mua vai K085 Thanh toán hoá đơn Hoàn lại 111 152 133 111 6.000.000 5.181.600 518.160 300.240 Ngày 30 tháng 9 năm 2003 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 141 Đối tượng: Trần Hoà An Phòng: Chuẩn bị sản xuất ĐVT: Đồng STT Họ và tên SDĐK Nội dung tạm ứng TK đủ Phát sinh nợ Phát sinh có 10/9 19/9 Trần Hoà An 3.000.000 Tạm ứng mua NVL Mua vải thun Hoàn lại 111 152 133 111 12.000.0 000 13.578.48 1 1.357.848 63.671 Ngày 30 tháng 9 năm 2003 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.5.4. Mua vật liệu chưa trả tiền người bán Trong trường hợp này kế toán tổng hợp NVL của Công ty ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán NKCT số 5, vào sổ cái TK 152,153, sổ cái TK 331. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi từng đối tượng thanh toán. Trường hợp tương ứng trước tiền cho người bán thì kế toán cũng ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán chi tiết cho từng người. VD: Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng 8 năm 2003 của Công ty dệt 8/3, căn cứ vào hợp đồng số 069720 ngày 10/9/2003 Công ty mua vật liệu (vải lót và vải ngoài) của Công ty dệt 8/3 đã nhập 4.095.520đ. Tổng số giá thanh toán là: 44.324.720đ. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 40.295.200 Nợ TK 133 4.029.520 Có TK 331 44.324.720 Căn cứ vào phiếu chi số 256 ngày 20/9/2003 Công ty dùng tiền mặt trả cho Công ty 8/3 số tiền nợ của hợp đồng trên là: 44.324.720đ Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331 44.321.720 Có TK 11 44.324.720 Sau đó vào sổ chi tiết tính toán với người bán đối tượng là Công ty dệt 8/3 như sau: NKCT số 5 Việc ghi sổ NKCT số 5 nhằm mục đích theo dõi toàn bộ quan hệ thanh toán của Công ty với người bán được tiến hành vào cuối tháng trên cơ sở số liệu cộng cuối kỳ của sổ chi tiết thanh toán với người bán: Căn cứ mỗi tháng sau khi khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán kế toán lấy số liệu ghi NKCT số 5. Cách lập: NKCT số 5 vào cuối tháng, mỗi người bán trong sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán lấy số liệu để ghi vào NKCT số 5. Cột số dư đầu tháng: chuyển từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước ghi sang tương ứng mỗi người bán trên một dòng. Phần ghi có của TK 331. Ghi nợ có TK....Căn cứ vào cột ghi nợ TK 331 và TK đủ của sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cột số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng. Nếu số tiền Công ty còn nợ người bán thì ghi vào cột số dư có, nếu số tiền Công ty đã ứng trước cho người bán thì ghi vào cột dư nợ. Số liệu trên NKCT số 5 được dùng để ghi vào sổ cái TK 331. VD: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng 08/2003, sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng 9/2003, kế toán ghi NKCT số 5 tháng 09/2003 như sau: 5.5. Kế toán tổng hợp xuất NVL tại Công ty may Thăng Long Là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho VL, CCDC của Công ty chủ yếu nhằm mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc kế toán tổng hợp xuất NVL đòi hỏi phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, đúng đối tượng sử dụng VL xuất dùng. Công ty may Thăng Long tính giá trị VL xuất dùng theo phương pháp bình quân ca kỳ dự trữ. Để phản ánh kịp thời nguyên giá vật liệu xuất dùng trong tháng kế toán tiến hành lập bảng kê xuất nguyên vật liêụ, bảng kê này được lập vào cuối tháng cho từng Xí nghiệp may. Khi xuất kho nguyên vật liệu cho từng Xí nghiệp tại các Xí nghiệp nhân viên thống kê lập báo cáo chế biến, báo cáo thành phẩm, báo cáo nhập xuất tồn nguyên vật liệu (về mặt lượng), gửi lên phòng kế toán. Kế toán nguyên vật liệu sẽ lập báo cáo tổng hợp nhập xuất chế biến tồn nguyên vật liệu. Sau cuối quý sẽ làm bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Kế toán tính được VL xuất dùng trong tháng 9/2003 từ đó lập Bảng kê xuất VL tháng 9/2003 như sau: Bảng kê này dùng để theo dõi giá trị NVL xuất cho sản xuất trong đó cột thành tiền là giá trị NVL mà " Công ty mua" xuất dùng cho sản xuất. Cột "vận chuyển" phản ánh giá trị "NVL nhập gia công" xuất dùng cho sản xuất (đây chính là chi phí vận chuyển" mà Công ty trả hộ khách hàng khi vận chuyển hộ số NVL mà khách hàng đặt Công ty gia công theo thoả thuận). NVL dùng cho sản xuất chung được theo dõi trên "Bảng kê xuất VL phục vụ sản xuất chung". VD: Theo hợp đồng số 20 ký với IXaren để sản xuất gia công một số áo bu dông. Công ty nhận được mộTTDĐ containcr NVL chính trong đó số vải ngoài là 99.937,8m chi phí vận chuyển chuyến hàng đó từ cảng Hải Phòng về Công ty (bao gồm cả chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản) là: 61.951.440đ. Kế toán tính được chi phí vận chuyển phân bổ bình quân cho một mét vải là: 61.951.440/99.937,8 = 649,97 đồng/mét. Căn cứ vào chi phí bình quân cho một mét vải ngoài, ta tính được chi phí vận chuyển của loại vải ngoài mã 507 tháng 9/2003 xuất cho Xí nghiệp 1 theo phiếu xuất kho 5/9 là: 619,97 x245,510 = 152.210đ. Bảng kê xuất vật liệu Tháng 9 năm 2003 TT Phiếu xuất Khách hàng Mã hàng Loại NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Vận chuyển Tổng cộng (đ) XN1 5/9 Ixrael 507 Vải ngoài xốp Myd 245,510 152.210 .... ... .... .... 9/9 Mua 506B Mex m 468,8 4.230 1.982.178 .... ... Cộng 2.762.357 12.863.155 XN2 1.317.555 1/9 SX Global GMS Vải 2960 m 2.311,5 ... ... ... Cộng 7.717.893 XN3 ... 3/9 Mua K403 Vải bò 80Z xanh m 3.402 19.496 66.325.392 5/9 Mua K403 Vải bò 80Z xanh m 2.750 19.496 53.614.000 ... ... ... Cộng .... ... Tổng cộng 1.282.091.738 51.452.622 1333.544.360 Kế toán ghi sổ (ký họ tên) Ngày......tháng.....năm 2003 Kế toán trưởng (ký họ tên) Bảng kê xuất vật liệu phục vụ sản xuất chung Tháng 9 năm 2003 Phiếu xuất Nội dung xuất Loại NVL ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 1.XN 5/9 May áo mẫu Vải ngoài 80Z m 2,7 12.530 33.831 Cộng 4.027.625 2. Phòng thiết kế Vải kẻ 8166 m 50 480.000 Tổng cộng 21.812.755 Kế toán ghi sổ (ký họ tên) Ngày......tháng.....năm 2003 Kế toán trưởng (ký họ tên) Căn cứ vào " Bảng kê xuất VL" kế toán sẽ lên " Bảng kê số 4" vào cuối tháng theo định khoản. Nợ TK 621: 1.333.544.360 Có TK 152: 1.333.544.360 Căn cứ vào " Bảng kê xuất VL phục vụ sản xuất chung" kế toán vào Bảng kê 4 theo định khoản Nợ TK 627 21.812.755 Có TK 152 21.812.755 Bảng kê số 4: Tổng hợp chi phí sản xuất toàn Công ty Tháng 9 năm 2003 STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 214 TK334 TK338 TK621 ... Cộng 1 TK154 - CPSXKD 1.333.544.360 3.797.515.499 2 TK621 - CPSXKD 1.333.544.360 1.333.544.360 3 TK622 - CPNCTT 1.288.100.000 218.977.000 1.507.007.000 4 TK627 - CPSXC 21.812.755 685.000.000 187.500.000 3.187.500 956.894.139 Cộng 1.355.357.115 685.000.000 1.475.600.000 222.164.500 1.335.544.360 7.595.030.998 Kế toán ghi sổ (ký họ tên) Ngày......tháng.....năm 2003 Kế toán trưởng (ký họ tên) Bảng kê này sẽ là căn cứ để kế toán lên NKCT 7 - (Tập hợp CPSXKD toàn Công ty ). Các NKCT 1,2,4,5,7 và 10 được lập là căn cứ để vào sổ Cái TK 152 để hoàn thành quá trình hạch toán tổng hợp NVL. Các loại NKCT liên quan đến NVL và sổ Cái TK 152 này được sử dụng để đối chiếu với kế toán tổng hợp và là căn cứ để kế toán tổng hợp lên các báo cáo kế toán hàng quý. 6. Công tác kiểm kê NVL ở Công ty Được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Việc thực hiện do các nhân viên dưới kho tiến hành, khi có kết quả kiểm kê kế toán sẽ ghi nhận trên sổ sách các trường hợp thừa thiếu, mất mát (dựa vào biên bản kiểm kê). Các bút toán phản ánh cũng như chế độ quy định. Nếu kiểm kê phát hiện thừa, thiếu trong định mức, kế toán dùng TK 642 để phản ánh. Nếu thừa (thiếu) ngoài định mức, kế toán dùng TK 338.1 để phản ánh số thừa, TK 138.1 để phản ánh số thiếu. Khi có quyết định xử lý số thừa (thiếu) căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán dùng các TK. Số thiếu: TK 138.1: Phải thu cá nhân làm mất, hư hỏng TK 334: Cá nhân bồi thường (trừ dần vào lương) TK 811, 421, 415: Tính vào chi phí khác hay trừ vào lợi nhuận, các quỹ. Số thừa: TK 411, 441, 421, 711...ghi tăng vốn kinh doanh ....(Để thực hiện việc kiểm kê thủ kho phải trực tiếp đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho và sau đó lập biên bản kiểm kê kho). Công tác kiểm kê kho ở Công ty thường kéo dài, do NVL cũng như các loại hàng tồn kho khác có quá nhiều loại. 7. Hạch toán dự phòng NVL Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng Sổ cái TK 152 TK 152 Nguyên vật liệu Năm 2003 Dư Nợ đầu năm 202.421.560 Dư có đầu năm Đơn vị: Đồng STT Ghi có TK đối ứng với TK này Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 ... 1 NKCT1 (TK111) 125.734.650 2 NKCT2 (TK112) 202.426.423 3 NKCT4 (TK311) 363.572.352 4 NKCT5 (TK331) 545.358.528 5 NKCT10 (TK141) 18.760.081 ... Các NKCT khác Cộng phát sinh Nợ 1.255.852.035 Cộng phát sinh Có - NKCT 7) 1.355.357.115 Số dư Nợ 193.527.496 132.076.775 32.571.695 Số dư có Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Chương III Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty may Thăng Long 1. Nhận xét và đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty. Về cơ bản công tác kế toán của công ty may Thăng Long tiến hành tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tuy nhiên không thể tránh được những nhược điểm. Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc kể cả công ty may Thăng Long, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng gía thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác quản lý, kế toán trong đó có kế toán NVL là một trong những vấn đề cần quan tâm, chú trọng; đó là việc mà công ty luôn cố gắng trong công tác quản lý, công tác kế toán đã giúp cho công ty đứng vững và ngày càng phát triển. Trong đó phải kể tới sự đóng góp của công tác kế toán với những cách thức tổ c._.