Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH cơ khí chính xác Thăng Long

xác Thăng Long nói riêng luôn chú trọng tới việc hạch toán nguyên vật liệu (NVL) để phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. Nhân tố quan trọng quyết định sự thành đạt của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là ban lãnh đạo Công ty đã xác định được mặt mạnh chủ yếu là chất lượng sản phẩm cao, có uy tín tại thị trường trong nước, có nhiều khách hang lớn, ổn định, tiêu thụ số lượng lớn sản phẩm. Bên cạnh đó, phải kể đến sự đóng góp rất hiệu quả của công tác kế toán nói chung, công tác tổ chức NVL nói riêng. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính, không chỉ có vai trò tích cực trong công việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế mà còn vô cùng quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nhận thức được sự cần thiết của công việc, cùng với sự giúp đỡ của thầy cô giáo, các cô chú, an chị trong Công ty, em cố gắng rèn luyện, học tập để thu lượm và trang bị cho mình những kiến thức cơ bản, nhằm áp dụng tốt sau khi đã ra trường công tác. Sau hai tháng đi thực tế, em thấy công tác kế toán NVL của Công ty đã tương đối ổn định, đáp ứng được yếu cầu quản lý của Công ty. Tuy nhiên nó vẫn không thể tránh khỏi những mặt hạn chế, nếu khắc phục được thì vai trò của kế toán NVL sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Thấy được vấn đề đó, em đã đi sâu vào nghiên cứu vấn đề: “Tổ chức kế toán NVL” tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long nhằm hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Ngoài phần Mở đầu và Kết luận Chuyên đề được trình bày với 3 nội dung sau: Phần I: Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Mặc dù bản thân em đã rất cố gắng, song vì thời gian thực tập và khả năng còn hạn chế, vấn đề đặt ra quá lớn, liên quan đến nhiều khía cạnh cả về lý luận và thực tiễn, nên chuyên đề tốt nghiệp này khó tránh khỏi sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các bạn và nhất là của các thầy cô giáo để được nâng cao kiến thức của mình. Sau cùng, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Lợi và các cô chú, anh chị em trong Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận tốt nghiệp này. Phần I Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long I.1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long I.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Đất nước ta kể từ khi chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường mở cửa, nền kinh tế thị trường được nhanh chóng hội nhập và phát huy khả năng tối ưu của nó. Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là một công ty độc lập, chi tiết cụ thể như sau: Tên Công ty: Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Tên giao dịch: Thang Long accurate mechanical company ltd., Tên viết tắt: Thang Long ACCM Co.Ltd. Điện thoại: 04.7650119 Fax: 04.7650080 Mobile: 0913236675 Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hòe Thị, xã Xuân Phương, huyện Từ Liêm, Hà Nội Tổng số cán bộ công nhân: 290 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Sản xuất kinh doanh hàng cơ khí và linh kiện phụ tùng xe máy. Giấy chứng nhận kinh doanh số: 0102002028 do Sở KHvaf DDT Hà Nội cấp ngày 11/2/2001 Vốn điều lệ: 2.450.000.000đ I.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long Sản xuất và kinh doanh phục vụ cho nhu cầu trong nước, tiến hành kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp, gia công sản phẩm theo đơn đặt hàng. Chủ động trong việc tiêu thụ, giới thiệu sản phẩm, liên doanh liên kết với các đối tác. Công ty đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, nguồn vốn mở rộng sản xuất, đảm bảo và nâng cao đời sống cho người công nhân. Công ty tuân thủ đúng các quy định hiện hành của pháp luật và các chính sách xã hội của Nhà nước. I.1.3. Khái quát quá trình hình thành, sản xuất kinh doanh trong những năm qua Bảng khái quát quá trình kinh doanh của Công ty từ năm 2002 đến 2003 TT Chỉ tiêu ĐVT 2002 2003 1 Doanh thu thuần đ 261.390.000 152.541.752 2 Giá vốn hàng bán ,, 250.000.000 121.691.024 3 Chi phí quản lý kinh doanh ,, 10.252.208 109.204.240 4 Lợi nhuận thuần từ HĐKD ,, 1.137.792 78.353.512 5 Tổng lợi nhuận KD ,, 1.137.192 78.353.512 6 Tổng lợi nhuận chịu thuế TNDN 1.137.192 0 7 Thuế TNDN phải nộp 284.448 0 8 Lợi nhuận sau thuế 853.344 78.353.512 Nhận xét: Nhìn vào bảng trên, ta thấy Công ty sản xuất kinh doanh năm 2003 giảm so với năm 2002, hiệu quả đạt được chưa cao nên chúng ta cần phải có giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hơn nữa. Nguyên nhân của việc sản xuất kinh doanh chưa cao: Nguồn vốn còn quá ít. Số vốn của Công ty chủ yếu của giám đốc nhưng còn eo hẹp về vốn. Chi phí bỏ ra sản xuất đang còn quá lớn. Số lượng công nhân biến động theo chiều giảm. I.1.4. Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty sản xuất với các loại mặt hàng phong phú nhưng em xin đề cập cụ thể tới một loại mặt hàng: chân chống giữa xe máy. I.2. Cơ cấu tô chức quản lý của Công ty Trải qua hơn 4 năm đi vào hoạt động, Công ty có những bước thăng trầm nhưng nay đã đi vào hoạt động ổn định và dần khẳng định tên tuổi trên thị trường. Để đạt được hiệu quả đó, Công ty đã tổ chức sản xuất và điều hành theo kiểu trực tiếp. I.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc Phòng kinh doanh và vật tư Phòng tổ chức hành chính Phòng sản xuất (phân xưởng) Phòng kế toán Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng I.2.2. Nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận * Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm chung, điều hành Công ty theo đúng hoạt động tổ chức. Giám đốc có quyền tuyển dụng lao động, lập dự án kinh doanh, là đại diện của Công ty tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của Công ty. * Phòng kế toán: Có trách nhiệm quản lý theo dõi toàn bộ nguồn vốn của Công ty, chịu trách nhiệm về chế độ hạch toán của Nhà nước, kiểm tra thường xuyên chi tiêu của Công ty, quản lý việc sử dụng vốn có hiệu quả. * Phòng kinh doanh và vật tư: Theo dõi tình hình giá cả thị trường, mặt hàng bán ra để lên kế hoạch với mặt hàng nhà cung cấp và những mặt hàng mới có mặt trên thị trường. Theo dõi số lượng vật tư trong kho, tình hình nhập – xuất – tồn trong kho. * Phòng tổ chức hành chính: Điều hành cơ cấu tổ chức lao động, thực hiện chế độ tiền lương, tiền công, khen thưởng, kỷ luật và các chính sách, chế độ đối với người lao động. * Phân xưởng sản xuất: sản xuất ra các sản phẩm theo dây truyền để thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo yêu cầu. Mối quan hệ giữa các phòng ban: Đứng đầu là giám đốc điều hành, tiếp đến là các phòng ban, phân xưởng sản xuất chịu sự quản lý của giám đốc và phối hợp với nhau. I.2.3. Hình thức tổ chức quản lý chỉ huy sản xuất Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long điều hành quản lý theo kiểu kinh doanh trực tiếp. Giám đốc trực tiếp quản lý và giao công việc cho các phòng ban để đôn đốc, bố trí công việc cho các công nhân viên. Phân xưởng sản xuất có các tổ và tổ trưởng giám sát đốc thúc công nhân làm việc. Phần II Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long. II.1. tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ sách kế toán. II.1.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Với quy mô hiện có, là một đơn vị hoạt động độc lập, Công ty vận dụng hình thức kế toán tập trung. Các nhân viên tập trung làm việc tại 1 phòng – Phòng Kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán viên 1 Thủ quỹ Kế toán viên 3 Kế toán viên 2 II.1.1.1. Chức năng cụ thể của từng bộ phận * Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra toàn bộ công tác quản lý trong Công ty, lập báo cáo, tổ chức nhân viên, phân công nhiệm vụ trách nhiệm cho từng người. Giúp Giám đốc chấp hành các chính sách về tài chính, theo dõi, tổng hợp số phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Công ty. * Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ két, thực hiện lệnh của Kế toán trưởng. * Kế toán viên 1: Kiêm nhiệm kế toán vật tư, hàng hóa và tiêu thụ. * Kế toán viên 2: Kiêm nhiệm kế toán chi phí, tính giá thành và công nợ, thanh toán. Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi sổ nợ, kiểm tra, đối chiếu số hiệu phải thanh toán cho khách hàng sau khi nhận đề nghị thanh toán. * Kế toán viên 3: Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định. Theo dõi mua sắm, nhượng bán tài sản cố định, khấu hao, trích, phân bổ khấu hao cho đối tượng sử dụng. II.1.2. Hình thức sổ sách kế toán Các loại sổ sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 154 Sổ chi tiết tài khoản 642 Sổ chi tiết tài khoản 152 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ kho thành phẩm Sổ cái * Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Do quy mô nhỏ, hình thức kế toán của Công ty là chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh từ chứng từ gốc đều được phân loại, định kỳ 1 tháng nên chứng từ ghi sổ một lần căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng khóa sổ tính ra tổng số tiền. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính cuối năm, lập bảng báo cáo tài chính. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký CTghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghiđối chiếu kiểm tra Ghi cuối năm Trình tự ghi sổ của Công ty được thực hiện theo sơ đồ sau: II.2. Hạch toán NVL ở công ty II.2.1. Những lý luận chung về kế toán NVL Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất: Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của qúa trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thành phẩm, giá trị vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh. Thông thường đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì giá trị vật tư chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý vật liệu nói chung có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý chi phi và tính giá thành sản phẩm, phấn đấu hạ thấp chi phí giá thành. NVL là cơ sở vật chất để hoàn thành nên sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Kiểm tra chi phí NVL là rất quan trọng. Chi phí NVL có vai trò quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến sự biến đổi của giá thành, thu nhập và sự tồn tại của doanh nghiệp. Không chỉ số lượng và chất lượng sản phẩm về quyết định số vật liệu ra tạo nó. Vật liệu phải đảm bảo chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại, chi phí vật liệu được hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm xuất ra mới đạt được yêu cầu giá cả, số lượng, chất lượng. Vai trò của kế toán trong việc quản lý và sử dụng NVL. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, bảo quản tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu. Để đảm bảo cung cấp đấy đủ, kịp thời, đúng chủng loại nguyên liệu cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp cần phải dựa vào tài liệu kế toán NVL. Thông qua tài liệu cho biết thông tin về NVL và về mặt giá cả, số lượng, chủng loại. Từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong quản lý vật liệu, ngăn ngừa hiện tượng hư, hao, mất mát, lãng phí vật liệu. * Nhiệm vụ kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất - Tổ chức phân loại NVL theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp, sắp xếp tạo thành danh mục NVL quản lý, bảo đảm sự thống nhất giữa các bộ phận. Tổ chức hạch toán ban đầu NVL, xác định chứng từ, vật tư sử dụng, phân công bộ phận chứng từ nhập vật tư, tổ chức luân chuyển chứng từ vật tư đến các bộ phận, cơ quan. Lựa chọn, đánh giá để kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật tư. * Phân loại và đánh giá NVL: Phân loại NVL: + NVL chính: Là NVL sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. + NVL phụ: Có tác dụng hỗ trợ trong sản xuất, được sử dụng để kết hợp với NVL chính tạo ra sản phẩm. + Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất: xăng, dầu, hơi đốt… + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là loại vật liệu mà doanh nghiệp mua để đầu tư cho xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản. + Vật liệu khác: Bao bì, vật đóng gói, loại vật tư đặc trưng. * Đánh giá NVL theo hai cách: Đánh giá NVL theo giá thực tế là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có loại NVL đó. - Giá thực tế của NVL nhập kho. - Giá thực tế của NVL xuất kho: + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Giá thực tế của NVL xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước xong mới tính lần sau: + Phương pháp nhập sau xuất trước: Vật tư nào nhập sau sẽ xuất trước. Giả thiết nhập sau xuất trước là tính đến thời điểm xuất kho vật tư. + Phương pháp thực tế đích danh: Theo phương pháp này thì NVL xuất kho thuộc lô hàng nào thì tính theo đơn giá mua thực tế của đơn hàng đó. Đánh giá NVL theo hạch toán: Hạch toán là giá ổn định được sự dụng thống nhất trong doanh nghiệp. Trong thời gian dài có thể là giá kế toán hoặc giá quy định ổn định của doanh nghiệp. Cách tính: Hệ số giá (H) – Mức chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL cho từng loại thứ: H = NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho = NVL xuất kho x H * Chứng từ NVL sử dụng trong kế toán: Theo Quyết định số 1141/TCQDDKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì các chứng từ kế toán NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu lĩnh vật tư phục vụ sản xuất - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa. - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Ngoài ra, có thể sử dụng thêm một số loại chứng từ kết toàn cần thiết * Sổ kế toán chi tiết của NVL: Tùy thuộc vào phương pháp kế toán mà áp dụng sổ sách kế toán chi tiết sau: - Sổ kho - Sổ kế toán chi tiết - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. Ngoài ra, ta còn mở thêm các bảng kê nhập – xuất – tồn NVL. * Phương pháp hạch oán tổng hợp NVL: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. - Tài khoản sử dụng: + TK151: Hàng mua đang đi trên đường. Phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang chờ kiểm nghiệm, nhâập kho. + Kết cấu: - Bên Nợ: Giá trị vật tư hàng hóa đang đi trên đường. - Bên Có: Giá trị hàng hóa đang đi trên đường đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách. - Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị hàng hóa vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho cuối kỳ. + TK152: Nguyên vật liệu (NVL) phản ánh tình hình số liệu Có, tăng giảm các loại NVL theo giá trị thực của doanh nghiệp. + Kết cấu: - Bên Nợ: Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. - Bên Có: Giá trị thực tế NVL xuất kho. Giá trị thực tế NVL trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. Giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê. - Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. + TK311: Phải trả cho người bán. Phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán nợ của doanh nghiệp với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. + Kết cấu: - Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán, người chuyển lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. Số tiền ứng trước cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Số tiền người bán xác nhận, chiết khấu mua hàng được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả. - Bên Có: Số tiền phải trẩ cho người bán, vật tư hàng hóa, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Dư cuối kỳ bên Nợ: Số tiền ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận hàng, cuối kỳ số phải trả ít hơn số đã trả. - Dư cuối kỳ bên Có: Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. * Phương pháp hạch toán tổng hợp các trường hợp tăng NVL: - Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về trong tháng: Nợ TK152 Nợ TK153 Có TK111, 112, 331 - Trường hợp NVL nhập kho nhưng chưa có hóa đơn: Trong tháng NVL nhập kho, hóa đơn chưa về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường nhưng chưa ghi sổ ngay mà lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ riêng. Trong tháng hóa đơn về, nếu giá hóa đơn khác giá tạm tính thì chỉnh lại theo 2 phương pháp sau: Phương pháp 1: Dùng bút đỏ xóa toàn bộ định khoản theo giá tạm tính và ghi lại định khoản mơi theo giá hóa đơn bằng mực thường. Bút toán 1: Xóa tạm tính bằng bút toán đỏ Bút toán 2: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK111, 112, 331 Phương pháp 2: Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá hóa đơn và giá tạm tính bằng bút toán bổ sung: - Trường hợp hàng chưa về nhưng hóa đơn đã về: Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường: Nợ TK151 Nợ TK133 Có TK111, 112, 331 Sang tháng hàng về Nợ TK152, 153, 621, 627, 641, 642 Có TK 151 Khi thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp nếu được chiết khấu: Nợ TK331, 111, 112, 138 Có TK515 - Khi thanh toán tiền mua hàng, doanh nghiệp nếu được hưởng chiết khấu: Nợ TK331, 111, 112, 138 Có TK515 - Trường hợp hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách (số hàng này có thể trả lại người bán): Nợ TK111, 112, 331, Có TK152 - Trường hợp hàng thừa so với hóa đơn: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 (giá trị thanh toán theo hóa đơn) Có TK338 (giá trị hàng thừa) Căn cứ vào quyết định xử lý: Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK338 Nợ TK133 Có TK331 Nếu thừa không rõ nguyên nhân: Nợ TK338 Có TK711 Nếu nhập kho theo hóa đơn: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 + Các trường hợp khác: Nợ TK152 Có TK411 (nhận góp vốn liên doanh) Có TK711 Có TK421 Có TK621, 627, 641, 642, 154 (dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu) - Phương pháp hạch toán tổng hợp tình hình biến động giảm NVL: Xuất NVL cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK621, 622, 627, 641, 642 Có TK152 Xuất góp vốn liên doanh: Nợ TK128, 222 Nợ TK421 Có TK152 Xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK136, 138 Có TK152 Xuất cho vay tạm thơi: Nợ TK138 (cho vay nội bộ tạm thời) Nợ TK136 (cho cá nhân, tập thể vay tạm thời) Có TK152 + Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn: Khi nhập kho Nợ TK152 Nợ TK138 Nợ TK133 Có TK331 Khi xử lý, nếu người bán hàng giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK152 Có TK138 Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK331 Có TK138 Có TK133 Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK1388, 334 Có TK133 (nếu có) Có TK1381 Nếu thiếu không rõ nguyên nhân: Nợ TK632 Có TK1381 Giảm NVL do các nguyên nhân khác: Nợ TK1381 Nợ TK412 Nợ TK632 Có TK152 * Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đây là phương pháp hạch toán: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho vật tư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp, từ đó tính giá trị của vật tư hàng hóa theo phương thức: Trị giá vật tư hàng hóa xuất = Trị giá vật tư hàng hóa thực nhập + Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ - Trị giá vật tư hàng hóa tồn cuối kỳ Theo phương pháp này dộ chính xác về vật tư hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. * Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611-Mua hàng Tào khoản này phản ánh giá trị NVL , hàng hóa mua vào trong kì. Kết cấu: Bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL, hàng hóa mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bị trả lại. Bên Có: Trị giá thực tế của NVL, hàng hóa tồn kho cuối kì.Trị giá hàng đang đi đường cuối kì. Trị giá thực tế NVL, hàng hóa xuất kho trong kì. Trị giá thực tế của hàng hóa đã gửi hàng bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Trị giá của NVL hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. - Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. - Theo phương pháp kiểm kê định kì, tài khoản này dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kì giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường. Kết cấu: - Bên nợ:Kết chuyển giá trị hàng đang đi trên đường đầu kì - Bên có: Hàng hóa đang đi trên đường đầu kì. Dư cuối kì: Giá trị hàng đang đi trên đường cuối kì. * Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu Phản ánh số kết chuyển giá trị các loại NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ Kết cấu: Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ Dư cuối kỳ: Giá trị thực tế các loại NVL tồn kho cuối kỳ. * Phương pháp hạch toán: Đầu kỳ kinh doanh đăng kỳ vào các hóa đơn mua hàng, kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ theo từng loại Nợ TK611 Có TK152 Có TK151 Trong kỳ kinh doanh căn cứ vào các hóa đơn mua hàng, phiếu nhập Kế toán phản ánh giá trị NVL mua vào: Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào hóa đơn thuế giá trị gia tăng, kế toán ghi: Nợ TK611 Nợ TK133 Có TK111 Có TK112 Có TK141 Có TK331 Phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong kỳ, căn cứ vào chứng từ liên quan: Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK611 Nợ TK133 Có TK111 Có TK112 Có TK141 Có TK331 Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Nợ TK611 Có TK111 Có TK112 Có TK141 Có TK331 Trường hợp doanh nghiệp mua NVL không đúng quy cách phẩm chất như trong hợp đồng kinh tế hoặc cam kết. - Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK111 Nợ TK112 Nợ TK138 Nợ TK331 Có TK611 Có TK133 - Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế: Nợ TK111 Nợ TK112 Nợ TK138 Nợ TK331 Có TK611 - Nếu doanh nghiệp chấp nhận khoản giảm giá của số hàng đã mua: Nợ TK111 Nợ TK142 Nợ TK138 Nợ TK331 Có TK611 Các nghiệp vụ làm tăng NVL trong kỳ: Nợ TK611 Có TK411 Có TK711 Có TK311, 336, 338 Có TK128 Có TK631, 711 Sổ chiết khấu thương mại giảm giá NVL thu mua đã trả lại trong kỳ: Nợ TK311, 111, 112 Có TK133 Có TK611 Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê tính ra trị giá NVL tồn kho cuối kỳ: + Phản ánh trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ: Nợ TK152 Có TK611 + Căn cứ vào hóa đơn cuối tháng hàng chưa về: Nợ TK151 Có TK611 + Căn cứ vào biên bản kiểm kê nhận xác định giá trị NVL thiếu hụt, mất mát, biên bản xử lý: Nợ TK138 Nợ TK111 Nợ TK334 Có TK611 Kế toán tính giá trị NVL xuất dùng cho sản xuất: Nợ TK621 Có TK611 * Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp NVL: Công tác kế toán trong một đơn vị thường nhiều và phức tạp nên tùy vào loại hình, quy mô yêu cầu quản lý, trình độ quản lý, trang bị kỹ thuật của kế toán lựa chọn một trong các hình thức kế toán sau: - Nhật ký chứng từ (NKCT) - Nhật ký chung (NKC) - Nhật ký sổ cái (NKSC) - Chứng từ ghi sổ (CTGS) Hiện nay kế toán doanh nghiệp có thể xây dựng sổ kế toán NVL theo một trong bốn hình thức kế toán trên. * Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long: Đặc điểm NVL và công tác quản lý NVL ở Công ty: - Đặc điểm NVL của Công ty: NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do vậy, công tác quản lý luôn cần thiết, bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả và là biện pháp tối ưu giảm được chi phí sản xuất, dẫn đến giá thành sản phẩm giảm. - Công tác quản lý NVL ở Công ty: Việc quản lý NVL là rất cần thiết đối với Công ty, vì vậy phải tổ chức quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết NVL ở tất cả các khâu. - Phân loại NVL ở Công ty: Đa số các loại NVL là: thép, hóa chất, dầu mỡ và một số loại vật tư khác. Để thuận tiện cho công tác theo dõi và quản lý vật tư, Công ty đã phân ra làm các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm – Sắt, thép. + Nguyên vật liệu phụ: Là NVL làm tăng độ bền, mỹ thuật của sản phẩm như hóa chất, bao bì. Nhiên liệu: Dầu mỡ bôi trơn, cácbon phục vụ sản xuất. Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc của Công ty mua để thay thế, bảo dưỡng các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải: vòng bi, săm… - Tính giá NVL nhập kho – xuất kho: + Tính giá NVL nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn Công ty TNHH Cơ khí chính xác Thăng Long là đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với các hóa đơn mua hàng là hóa đơn GTGT theo giá mua ghi trên hóa đơn và là giá mua chưa có thuế. + Tính giá NVL xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Đối với NVL chuyển ngay đến kho bãi của Công ty để phục vụ sản xuất, do đã lên kế hoạch thu mua, xuất dùng nên thường đưa vào sản xuất ngay. Vì vậy với trị giá NVL thực tế nhập kho bao nhiêu thì xuất kho bấy nhiêu. - Tổ chức thu mua, nhập kho NVL của Công ty: Tất cả các trường hợp nhập kho NVL của Công ty, người giao hàng vaat tư và thủ kho phải cùng nhau lập biên bản giao vật tư với hai liên, người giao hàng giữ 1 liên, một biên bản thủ kho giữ để chuyển liên còn lại đến phòng kế toán. - Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty: đây là một trong những yêu cầu trong công tác quản lý đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại NVL về số lượng, chủng loại… Để thích hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty dùng phương pháp dùng sổ đối chiếu luân chuyển kết hợp với phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Nó thực hiện qua sơ đồ sau: Lệnh xuất vật tư Phiếu xuất Bảng kê xuất Chứng từ Phiếu nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu, nhược điểm: Công ty sử dụng phương pháp kết hợp này đã khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp đó là phương pháp ghi thẻ song song thì có thêm bảng khai xuất nhập còn ở phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì có thêm được bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. * Nguyên tắc và trình tự ghi chép: + ở kho: Khi vật tư về kho, cán bộ vật tư ghi phiếu nhập kho theo các nội dung trên hóa đơn và phiếu nhập kho à kiểm tra hóa đơn à ký duyệt phiếu nhập kho và chuyển cho thu kho để nhập kho NVL. Nếu NVL không đúng quy cách, chủng loại thì ghi vào biên bản kiểm nghiệm, lúc đó thủ tục nhập kho chưa nhập mà chờ ý kiến lãnh đạo nhà máy để xác định nguyên nhân và xử lý. Phiếu nhập kho ghi thành 3 liên, 1 liên gốc, 1 kẹp theo chứng từ thanh toán để vào bảng kê nhập, 1 liên lên bảng tổng hợp – nhập – xuất – tồn. Khi có nhu cầu sử dụng NVL thì ghi trên phiếu xuất kho các nội dung mà phòng vật tư đã kiểm tra, xem xét và ký. Khi nhận được phiếu xuất kho, người nhập vật tư ký trên phiếu xuất. Phiếu xuất được lập thành 3 liên, 1 liên ghi trên gốc, 1 liên làm chứng từ cho bảng keet xuất vật tư đồng thời làm chứng từ cho bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, 1 liên giao lại cho đơn vị sử dụng. Hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho nghiệp vụ phát sinh để theo dõi và tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho. + ở phòng kế toán: Ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn dựa trên các chứng từ nhập xuất do thủ kho giao cho sau khi đã kiểm tra. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành đối chiếu với thẻ kho. Kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL. + Công tác kế toán NVL tại Công ty Hạch toán tổng hợp NVL theo từng nghiệp vụ nhập – xuất – tồn kho. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã được tính giá, kế toán phản ánh các nghiệp vụ đó vào TK152 – NVL. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tăng thì phản ánh vào bên Nợ của tài khoản và phát sinh giảm sẽ ghi vào bên Có của tài khoản và cuối mỗi kỳ xác định số tồn kho cuối kỳ trên cơ sở: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ * Kế toán tổng hợp NVL: - Kế toán tổng hợp nhập NVL: Khi nhận được các chứng từ về thu mua NVL, thủ kho giao nhận về nhập vật tư, kế toán viên phải viết phiếu nhập kho ghi theo số lượng, đơn giá, và thành tiền trên phiếu nhập kho à định khoản lên các phiếu nhập kho và sổ kế toán có liên quan. Cuối kỳ các sổ chi tiết NVL là căn cứ để vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Trong quá trình thu mua vật liệu, Công ty không có trường hợp hàng về nhập kho mà chưa có hóa đơn và hóa đơn về mà hàng chưa về, vì thế kế toán ghi sổ đơn giản. Nếu Công ty trả tiền trước mà hàng chưa về thì kế toán chuyển số dư nợ TK331 sang tháng sau để tiến hành nhập xuất NVL và thanh toán với người bán. Để theo dõi đối với từng đối tượng cung cấp, mỗi đơn vị cùng cấp được mở một trang sổ nhất định, trang đầu của quyển được ghi mục lục cho từng đối tượng cung cấp, mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hóa đơn ghi 1 trang, cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số dư cuối kỳ. Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL 02 – B AD003442 Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 06/11/2003 Đơn vị bán hàng: Công ty Cơ khi Hà Nội Địa chỉ: 24 Nguyễn Trãi - Hà Nội Điện thoại: 7335505 MS: 0100100174 Họ và tên người mua hàng: Anh Đoàn Đơn vị: Công ty Phụ tùng xe máy Thăng Long Địa chỉ: Xuân Phương, Từ Liêm - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt: MS: 01077785 TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Thép cán #18x6m Kg 3820 5.476,19 20.910.050 Cộng tiền hàng 20.910.050 Thuết suất GTGT 5% - tiền thuế GTGT 1.045.950 Tổng cộng tiền thanh toán 21.965.000 Số tiền: (Viết bằng chữ): Hai mốt triệu, chín trăm sáu mươi nhăm ngàn đồng. Đơn vị: Cty TNHH Địa chỉ: Thăng Long Phiếu xuất kho Ngày 06/11/2003 Số: 013 Mẫu số 02-VT QĐ số 1141-TC/QDD/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ:………... Có:……….. Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm Xuất tại kho Công ty TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép #18 Kg 2380 2380 5476,19 13.033.332 2 Hóa chất Lit 149.116 3 Bao bì đóng gói Kg 1 1 20909 20.909 Cộng 13.203.357 Cộng thành tiền: (bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm linh ba nghìn ba trăm năm mươi bảy đồng Đơn vị: Cty TNHH Địa chỉ: Thăng Long Phiếu nhập kho Ngày 06/11/2003 Số 09 Mẫu số 01-VT QĐ số 1141-TC/QDD/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ:………... Có:……….. Họ tên người giao hàng: Anh Đoàn Theo HĐ số: 3442 ngày 6/11/2003 của Công ty c._.