Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I - Thông Tấn Xã Việt Nam

phí không đáng có của doanh nghiệp. Xí nghiệp in I –Thông Tấn Xã Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên về in các ấn phẩm như sách, báo, tạp chí,... Mặc dù quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nhưng uy tín của công ty đang ngày càng được nâng cao, khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều, chủng loại in ấn cũng ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật tư. Bởi vậy, công tác quản lý và hạch toán VL tại XN khá phức tạp. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp in I – Thông Tấn Xã Việt Nam, nhận thức được tính quan trọng của công tác hạch toán VL và những vấn đề liên quan nên em đã mạnh dạn chọn đề tài " Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I – Thông Tấn Xã Việt Nam” để nghiên cứu. Đề tài gồm ba phần: Phần I- Lý luận chung về kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Phần II- Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp in I TTXVN Phần III- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp in I – TTXVN. Do thời gian hạn hẹp và trình độ còn hạn chế nên luận văn này sẽ không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết về nội dung và hình thức. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến của các thầy cô và cán bộ nhân viên phòng tài vụ của xí nghiệp in I –TTXVN. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Thạch cùng các thầy giáo bộ môn khoa Kế toán và cán bộ kế toán xí nghiệp in I –TTXVN đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Hà nội, tháng 4 năm 2002 chương I Lý luận chung về kế toán vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh 1- Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 1.1- Vật liệu Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc... Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần vào chi phí. 1.2- Yêu cầu quản lý vật liệu Để quản lý vật liệu được tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau: Trước tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quảnVL. Kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp VL trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu VL phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán VL. Hệ thống các định mức tiêu hao VL không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết VL theo đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL trong toàn doanh nghiệp và từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất. 1.3- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Do VL thuộc loại tài sản lưu động, giá trị VL thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. VL thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi... Kế toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính và kế toán VL nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu. Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý VL, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. 1.4- Nhiệm vụ của công tác kế toán vật liệu Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, công tác kế toán VL có các nhiệm vụ sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của VL nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị VL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL. Phân bổ hợp lý giá trị VL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị VL tồn kho, phát hiện kịp thời VL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2- Phân loại và tính giá vật liệu 2.1- Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh thường bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công dụng riêng. Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau: Căn cứ vào vai trò và công dụng: Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp. Cách phân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau: ãNguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào): Nguyên liệu: là những thứ chưa qua chế biến công nghiệp như mủ cao su, mía, cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ... dùng để tạo sản phẩm trong ngành công nghiệp chế biến. Vật liệu chính: là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công nghiệp như sắt, đường, vải... ãVật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. ãNhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. Bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau... ãPhụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. ãVật liệu và thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) phục vụ cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. ãVật liệu khác bao gồm : Phế liệu : là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Cách phân loại vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Đồng thời, việc phân loại vật liệu theo tiêu thức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II theo từng loại vật liệu và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. Căn cứ vào nguồn hình thành: Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị trường được sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và được sử dụng ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp. Vật liệu từ nguồn khác như nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thưởng... Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi được dễ dàng hơn tình hình nhập kho nguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với người bán, từ đó giúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng được yêu cầu đặt ra với kế toán nguyên vật liệu. Căn cứ vào quyền sở hữu: Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ. Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu hiện có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các loại vật liệu. Tóm lại, các cách phân loại vật liệu như đã nêu ở trên đều phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập “Sổ danh điểm vật liệu” . Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu. 2.2- Tính giá vật liệu Tính giá VL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL. Tính giá VL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán VL ở các doanh nghiệp công nghiệp là tính giá VL theo giá thực tế. Giá thực tế của VL là các loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra chúng. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp mà giá thực tế có bao gồm cả thuế GTGT hay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mà giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. Trường hợp VL có nhiều loại, nhiều thứ và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số liệu hiện có của VL thì có thể sử dụng giá hạch toán. Việc tính giá VL được thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tương ứng với số lượng VL tồn kho. 2.2.1- Tính giá nhập vật liệu Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL nhập kho được xác định theo giá thực tế và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL mà phương pháp xác định cụ thể sẽ khác nhau: Đối với VL mua ngoài Giá thực tế Giá mua thuế Các chi phí Các khoản giảm giá Vật liệu = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - bớt giá, hồi khấu nhập kho hóa đơn (nếu có) thực tế được hưởng Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi... Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá thực tế không bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT. Đối với VL tự sản xuất Giá thực tế VL nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế Giá thực tế VL nhập kho = Giá VL xuất chế biến + Chi phí chế biến Đối với VL thuê ngoài chế biến Giá thực tế Giá Chi phí Chi phí Vật liệu = Vật liệu + thuê + vận chuyển nhập kho xuất chế biến chế biến bốc dỡ Đối với VL nhận của nhà nước cấp Giá thực tế VLnhập kho chính là giá VL ghi trên biên bản bàn giao vốn Đối với VL nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông góp vốn Giá thực tế VL nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định Đối với VL được tặng thưởng, biếu tặng Giá thực tế VL nhập kho được tính theo giá tham khảo trên thị trường Đối với VL là phế liệu thu hồi Giá thực tế VL nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ước tính hay giá tham khảo trên thị trường. Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL nhập kho như trên giúp cho kế toán xác định đúng giá trị VL nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất. 2.2.2- Tính giá xuất vật liệu Theo thông tư số 149/2002/QĐ-BTC, chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho quy định phương pháp tính trị giá vật liệu như sau : Việc tính giá VL xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực tế như trong tính giá VL nhập kho. Tuy nhiên, khác với VL nhập kho tính giá theo nguồn nhập, cách tính giá VL xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. Phương pháp đơn giá thực tế bình quân Theo phương pháp này,sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân của đơn vị vật tư, hàng hoá ( đơn giá thực tế bình quân ) được xác định theo công thức sau : Đơn giá Giá vốn thực tế hàng tồn kho +Giá vốn thực tế hàng nhập kho trong kỳ thực tế = ----------------------------------------------------------------------------------- bình quân Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ+Số lượng hàng nhập kho trong kỳ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất được tính theo công thức : Giá vốn thực tế = Đơn giá thực tế x Số lượng hàng hàng xuất kho bình quân xuất kho Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân để tính giá vốn của hàng xuất kho tiếp theo. Việc xác định đơn giá thực tế bình quân theo cách này còn được gọi là tính theo đơn gía thực tế bình quân liên hoàn. Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của vật tư, hàng hoá có thể được tính bình quân vào cuối kỳ hạch toán. ãPhương pháp đích danh Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô hàng hiện còn nhân với đơn gía nhập kho của chính từng lô hàng đó, rồi tổng hợp lại. ãPhương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp nhập trước xuất trước dựa trên giả định là hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị gía hàng xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng. ãPhương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này được dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì được xuất trước và trị giá hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng hàng xuất kho, đơn giá của những lô hàng mới nhất hiện có trong kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn gía của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xác định số tồn kho. 3- Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3.1- Chứng từ kế toán Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT Thẻ kho - Mẫu số 06-VT Biên bản kiểm kê vật tư - Mẫu số 08-VT Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” - Mẫu số 03-VT. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” - Mẫu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ như: “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” - Mẫu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” - Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thể có thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi xuất bán vật tư doanh nghiệp sử dụng “Hoá đơn bán hàng ” - Mẫu số 02/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc “Hoá đơn (GTGT)” - Mẫu số 01/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ,... là rất quan trọng. Từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Chuẩn bị tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tư. 3.2- Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán chi tiết VL là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến động của VL về cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản lý và được thực hiện ở cả hai nơi: kho vật tư và phòng kế toán. VL trong một doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán VL phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại VL luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đối với những người làm công tác kế toán. Để thực hiện tốt việc kế toán chi tiết vật liệu thì XN, cán bộ kế toán và thủ kho phải áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu : Phương pháp thẻ song song ; Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Việc hạch toán ở kho của cả ba phương pháp đó như sau : Tại kho : Dù XN thực hiện kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào thì toàn bộ công việc kế toán chi tiết taị kho vật liệu đều được thực hiện trên Thẻ kho. Thẻ kho là một loại sổ kế toán chi tiết được mở cho từng thứ, chủng loại vật liệu và được sắp xếp theo từng kho tương ứng với kết quả phân loại vật liệu. Hạch toán ở kho chỉ chú trọng hạch toán về mặt giá trị. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật liệu sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp ,đầy đủ của các chứng từ, thủ kho ghi số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất và thẻ kho sau đó sẽ tính ra số tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ hoặc cuối ngày thủ kho tập hợp và phân loại các chứng từ nhập xuất rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ. 3.2.1- Phương pháp thẻ song song Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm VL tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của VL. Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến nhân viên kế toán VL phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như Hoá đơn mua hàng, Phiếu mua hàng, Hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết VL liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm VL. Số lượng VL tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL lập Bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho VL. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá VL. Phương pháp thẻ song song là một phương pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Quá trình hạch toán chi tiết VL theo phương pháp thẻ song song có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Thẻ kho Sổ chi tiết VL Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho VL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3.2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Thay bằng việc mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu chỉ mở một quyển “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi trên một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sôt này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm chễ. Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2: 3.2.3- Phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Tại phòng kế toán: Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất và tồn kho vật liệu . Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế được sử dụng để đối chiếu với số dư bằng tiền trên Sổ số dư và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp. Trình tự hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ: Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn kho VL Bảng kê nhập Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sơ đồ 3: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu 3.3- Kế toán tổng hợp vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng loại VL mà doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đo đong đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong đếm, ước lượng VL tồn kho cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về VL nói riêng và hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 3.3.1- Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKTX Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX các tài khoản kế toán hàng tồn kho nói chung và tài khoản VL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. 3.3.1.1- Kế toán tổng hợp nhập vật liệu theo phương pháp KKTX Tài khoản sử dụng Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho VL theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + TK 151-Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán) hay đã về đến kho nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi trên đường Bên Có: Giá trị hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư còn đang đi đường, chưa về nhập kho đơn vị. + TK 152- Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. + Một số tài khoản có liên quan khác như: TK 331,TK 111, TK112, TK 311, TK 141, TK 133... Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau : 3.3.2.1- Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK 4- Tổ chức ghi sổ tổng hợp theo các hình thức sổ Việc tổ chức vận dụng hình thức sổ tổng hợp một cách hợp lý có ý nghĩa sau: Tuân thủ nguyên tắc thống nhất và kỷ cương khi vận hành hệ thống sổ; Do khối lượng công tác kế toán trên sổ chiếm 80% khối lượng công tác kế toán trong kỳ hạch toán nên việc sử dụng hệ thống sổ hợp lý sẽ tiết kiệm lớn lao động kế toán; Tổ chức hệ thống sổ hợp lý sẽ góp phần quản lý, giám sát, kiểm tra trực tiếp các đối tượng kiểm toán. Bởi vậy, mỗi doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện cụ thể của mình (quy mô, loại hình kinh doanh, trình độ quản lý của kế toán và nhu cầu phân công lao động kế toán) mà lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp phù hợp nhất. 4.1 - Hình thức sổ Nhật ký chung Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm : Sổ nhật ký chuyên dùng, Sổ nhật ký chung,Sổ cái TK và sổ kế toán chi tiết liên quan. Cơ sở số liệu để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK. Số liệu ở sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái các TK liên quan.Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu trong hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau : Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ Cái TK 151, 152, 153, 611 Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 5: 4.2 - Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ Các sổ kế toán tổng hợp sử dụng trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các TK. Còn các sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo yêu cầu quản lý của DN. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Trình tự sổ ghi sổ như sau : Sơ đồ 6: Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng 4.4- Hình thức sổ Nhật ký chứng từ Hệ thống sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ bao gồm : các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ. Căn cứ để ghi vào các Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã được phân loại và số liệu từ các bảng phân bổ. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái TK. Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu được thể hiện ở sơ đồ sau : Bảng kê số 3 Các Nhật ký chứng từ liên quan Nhật ký chứng từ số 6, 7 Sổ chi tiết số 2 (TK 331) Báo cáo kế toán Sổ Cái TK 152, 152, 153, 611 Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 7: Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng chương ii Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp in I - Thông tấn xã việt nam I -Đặc điểm tình hình chung củ._.a Xí nghiệp in I –TTXVN 1-Lịch sử hình thành phát triển của xí nghiệp in I - TTXVN Xí nghiệp In I- Thông tấn xã Việt Nam là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực in ấn, phát hành báo chí, ấn phẩm. Cơ chế hạch toán kinh tế là độc lập, có tư cách pháp nhân đồng thời chịu sự quản lý trực tiếp của Thông Tấn Xã Việt Nam. - Trụ sở của Xí nghiệp đặt tại Số 3, Phan Huy Chú- Hà Nội. Là một doanh nghiệp Nhà nước Xí nghiệp phải thực hiện 2 nhiệm vụ là: Phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng, Nhà nước đồng thời phải tự sản xuất kinh doanh để tồn tại trên thị trường. Mặc dù vây, Xí nghiệp không những hoàn thành tốt các nhiệm vụ do Nhà nước giao mà còn đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trường. Dưới đây là lịch sử về quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In I - Thông tấn xã Việt Nam. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In I- Thông tấn xã (TTX) Việt Nam . Thông tấn xã là một trong những cơ quan ngôn luận đầu tiên được thành lập ngay sau khi nước Việt Nam ra đời vào ngày 15/ 9 /1945. Chức năng chủ yếu của TTX là phục vụ công tác quản lý của Đảng và Nhà nước thông qua việc in ấn, phát hành những tài liệu, tin tức chính trị quốc gia. Cũng chính từ đó, do tính chất ngành nghề của TTX đã hình thành phòng phát hành in ấn trực thuộc TTX. Từ năm 1975 đến năm 1982, trong công cuộc cải tạo, phát triển kinh tế và xây dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa, cùng với sự phát triển không ngừng của TTX, phòng phát hành in ấn cũng lớn mạnh dần theo. Tuy nhiên bộ máy quản lý của nó vẫn còn rất đơn sơ. Để khắc phục nhược điểm này đồng thời đáp ứng nhu cầu phát triển của công việc in ấn, ngày 8/9/1982 Xí nghiệp In I- TTX đã ra đời căn cứ vào Quyết định số309 / QĐTC của Tổng Giám đốc TTX, quy định nhiệm vụ và quyền hạn tổ chức bộ máy Xí nghiệp In I- TTX. Đây là một bước chuyển biến quan trọng trong quá trình phát triển của Xí nghiệp (XN). Năm 1982 đến 1996, đứng trước yêu cầu đổi mới của nền kinh tế, Xí nghiệp (XN) In đã chuyển đổi từ cơ chế hạch toán kinh tế phụ thuộc hoàn toàn vào TTX sang thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Tuy nhiên bộ máy quản lý của Xí nghiệp vẫn trực thuộc TTX. Ban Giám đốc, ban tổ chức của XN vẫn do TTX quy định, vốn và lương vẫn do TTX phê duyệt. Bên cạnh việc in ấn các tài liệu của TTX, XN cũng được tự do tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển mở rộng sản xuất, nhận các hợp đồng in từ bên ngoài. Tính đến thời điểm này, cơ sở vật chất của XN đã tăng lên một cách rõ rệt. Hầu hết các phòng làm việc của XN đều được trang bị máy vi tính, máy in, máy điều hoà nhiệt độ nhà làm việc được mở rộng và XN còn xây dựng thêm một cơ sở tại Khương Đình. Máy móc được thay đổi liên tục, các loại máy mới như máy in cuốn Tây Đức, máy in L225b, S228, DP260 lần lượt ra đời thay thế cho các loại máy in cũ trước đây như máy in 314, máy in 714 , máy Romayer... Trong những năm gần đây, XN đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, phục vụ sản xuất phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn. Hơn nữa, XN còn luôn luôn đổi mới công tác khoa học đảm bảo sản xuất gắn liền với nhiệm vụ được giao, với các hợp đồng in ấn từ bên ngoài. Song song với việc bỏ ra hàng tỷ đồng để tu bổ nâng cấp nhà xưởng và nâng cao các loại máy móc thiết bị hiện có, XN đã lần lượt trang bị thêm các máy móc thiết bị hiện đại có tính năng tác dụng cao như máy in hai màu, máy in bốn màu, máy xén ba mặt, máy cắt một mặt... Đặc biệt, trong năm 1997 vừa qua, XN đã trang bị thêm được loại máy hiện đại như Hedelbeger, máy phơi phim Esedfdinera, máy quét ảnh... Hàng năm, XN đều có tổ chức học tập, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân viên trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và sử dụng tối đa công suất máy móc. Cho đến nay, số công nhân viên của XN đã lên tới hơn 156 người, sản lượng trang in hàng năm tăng nhiều: trước đây năng suất của XN chỉ đạt 500 đến 700 triệu trang in trên một năm, thì hiện tại số lượng trang in đã lên tới gần 1,4 tỷ trang trên một năm. Là một XN trực thuộc sự quản lý của TTX, hiện nay Xí nghiệp in I -TTX có các nhiệm vụ chính sau: - In các tài liệu, sổ sách, bảng biểu, giấy tờ, tin tức chính trị quốc gia phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính của Trung ương. - In ấn các loại báo, tạp chí, sách và các tài liệu, ấn phẩm khác theo đơn đặt hàng từ bên ngoài. Hiện nay, sản phẩm của Xí nghiệp gồm có: + Báo: Khoa học kỹ thuật, Tuần tin tức, Văn hoá thể thao, VietNam news ... + Tạp chí: Tạp chí Nhiếp ảnh, tạp chí Sinh viên, Gia đình ... + Sách: Sách chính trị , Sách giáo khoa... + Các loại tài liệu khác: Nhãn thuốc, bưu thiếp, lịch bàn, tờ lịch... Mục tiêu của XN là hàng năm có thể tăng sản lượng sản phẩm. Hiện nay hoạt động sản xuất của XN được tiến hành khá ổn định tạo ra những chu kỳ rõ ràng, liên tiếp. XN đã sản xuất, phục vụ ngày càng tốt hơn nhiệm vụ TTX giao cho và đáp ứng nhu cầu của thị trường. Sau đây là một số khái quát về tình hình kinh doanh của XN: Bảng 1. Khái quát chung tình hình sản xuất kinh doanh của Xĩ nghiệp Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm2001 -Tổng nguồn vốn. -Doanh thu thuần. -Khoản phải nộp nhà nước. -Lợi nhuận chưa phân phối. -Thu nhập bình quân (1 CN). 18.304.398.630 9.000.872.618 281.294.433 610.272.568 700.000 20.547.683.750 8.953.294.449 139.088.705 487.365.157 750.000 23.642.585.960 10.575.280.570 315.259.766 711.526.498 840.000 2-Tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp in I - TTXVN . 2.1- Quy trình công nghệ của công ty Quy trình công nghệ của công ty là một chu trình kinh doanh khép kín: Khách hàng tới đặt in tại phòng kế hoạch vật tư; phòng kế hoạch vật tư xem xét các thủ tục pháp lý như giấy giới thiệu, giấy phép in, giấy đăng ký chất lượng mẫu mã đã đầy đủ hay chưa và tiến hành thoả thuận về giá cả; rồi từ đó phòng kế hoạch vật tư hợp đồng trình giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào hợp đồng được hai bên ký, phòng kế hoạch vật tư lập lệnh sản xuất và triển khai sản xuất từ khâu chế bản in đến khi sản phẩm in được hoàn thiện. Kiểm tra chất lượng, bao gói ở phân xưởng sách; ấn phẩm hoàn chỉnh nhập kho thành phẩm, phân xưởng sách chuyển lệnh sản xuất và mẫu ấn phẩm tương ứng về phòng kế toán - tài vụ thanh toán hợp đồng và giao cho khách hàng. Quy trình công nghệ sau lệnh sản xuất: Đóng sách In offset Chế bản Sơ đồ 8: Trong đó: Quy trình công nghệ chế bản Chế bản ảnh và chữ Kiểm tra, nghiệm thu chế bản Bình bản Kiểm tra, nghiệm thu bình bản Phơi bản Kiểm tra, nghiệm thu bản in và chuyển in Sơ đồ 9: Quy trình công nghệ in offset Chuẩn bị lấy tay kê Lấy tay kê Cân bằng mực- dung dịch làm ẩm duyệt in In số lượng Kiểm tra chất lượng sản phẩm Sơ đồ 10: Quy trình công nghệ hoàn thiện sản phẩm (sách) Đóng kẹp Đóng lồng Hồ nóng Pha cắt Bìa sách Tay sách Bấm gáy Gấp Bắt soạn Đóng ruột sách ép bó Khâu chỉ Ruột sách khâu chỉ Vào bìa tay Xén ba mặt kiểm tra chất lượng sản phẩm Đóng gói, dán nhãn Hồ giả Nhập kho Ruột sách không khâu Vào bìa Tem nhãn Sơ đồ 11: 2.2 - Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in I -TXVN được thực hiện thông qua các phân xưởng sau : Phân xưởng chế bản Phân xưởng chế bản thực hiện đúng quy trình công nghệ chế bản theo lệnh sản xuất nhận được. Phân xưởng chế bản có tầm quan trọng lớn vì đây là khâu đầu tiên trong quá trình in. Công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ và độ chính xác cao. Mẫu mã sản phẩm cuối cùng chủ yếu phụ thuộc vào công việc chế bản. Phân xưởng chế bản gồm có ba tổ : - Tổ vi tính : có nhiệm vụ chế bản ảnh và chữ và in lên các bản kẽm hay các bức phim. - Tổ bình bản : có bốn máy kiểm tra sắp xếp các bản in theo đúng kích cỡ. - Tổ phơi bản : phơi các bản in kẽm hay các bức phim in có sử dụng với các hoá chất để xử lý. - Phân xưởng in offset : Nhiệm vụ của phân xưởng in offset là sau khi có được các bức phim in hay bản in kẽm lấy từ phân xưởng chế bản đưa sang bắt đầu tiến hành công tác in ấn. Kết hợp giấy in, bản in, mực in... để tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset và tạo ra trang in. Các trang in được kiểm tra chất lượng ngay tại phân xưởng in để loại bỏ các trang in không đạt yêu cầu. Hoạt động của phân xưởng in offset được thực hiện thông qua ba tổ máy in : + Tổ máy in Toshiba + Tổ máy in Coroman + Tổ máy in màu + Phân xưởng sách : Phân xưởng sách cũng phải tuân thủ theo đúng quy trình công nghệ để hoàn thiện ấn phẩm do phân xưởng in offset bàn giao thông qua ba tổ sách, tổ xếp gấp & KCS và tổ lồng báo. Xí nghiệp in I -TTXVN Phân xưởng chế bản Phân xưởng in offset Phân xưởng sách Tổ vi tính Tổ bình bản Tổ phơi bản Tổ máy in Toshiba Tổ máy in Coroman Tổ máy in màu Tổ sách I Tổ sách II Tổ sách III Tổ xếp gấp & KCS Tổ lồng báo Sơ đồ 12 : Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp in I - TTXVN  3 - Đặc điểm tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đó là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn với trách nhiệm được bố trí thành cấp, khâu khác nhau và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để cùng tham gia quản lý công ty. Cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác, Xí nghiệp in I – TTXVN có giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc kết hợp với Đảng uỷ và Công đoàn thành lập ra ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban chức năng tới các phân xưởng và tổ sản xuất. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp in I – TTXVN được tổ chức theo nguyên tắc khép kín, gọn nhẹ, không có phòng ban trung gian nên đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Nhiệm vụ của các phòng ban là tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch lao động sản xuất; Đồng thời, các phòng ban tìm ra các biện pháp tối ưu đề xuất với giám đốc nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động sản xuất kInh doanh, đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao cho công ty. Việc theo dõi kiểm tra và chỉ đạo thực hiện các tiến độ sản xuất, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty như sau: Giám đốc: Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty và phải chịu trách nhiệm trước các hoạt động của công ty. Giám đốc chính là người đại diện của doanh nghiệp ký nhận vốn kinh doanh và các nguồn lực khác do đơn vị cấp trên giao, đồng thời phải đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được cấp. Các phương án sử dụng vốn và kế hoạch thực hiện phương án đó do giám đốc xây dựng với sự tham mưu của các phòng ban trong công ty. Giám đốc có quyền đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lương ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp. Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty như vấn đề tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trước khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt. Phòng kế hoạch vật tư: Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất và tìm kiếm khách hàng cũng như nguồn hàng cho công ty. Các kế hoạch, định mức trong doanh nghiệp, các kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tăng năng suất lao động... phòng đều tham gia giúp đỡ giám đốc và sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm; đồng thời tìm kiếm nguồn hàng cho công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về kỹ thuật sản xuất của từng loại sản phẩm, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất cho từng bộ phận, tới người sản xuất và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện. Phòng có nhiệm vụ theo dõi quản lý toàn bộ trang bị kỹ thuật cơ khí, thiết bị chuyên dùng... Ngoài ra phòng phải lập kế hoạch về phương án đầu tư chuyên sâu, dự phòng các phụ tùng thay thế, tham gia công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và đào tạo cơ khí kỹ thuật. Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; đồng thời quản lý mọi mặt hoạt động có liên quan đến công tác tài chính, kế toán như tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành sản phẩm hoàn thành, dự toán sử dụng nguồn vốn... Giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng kế toán - tài vụ Phòng tổ chức hành chính Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp in I -TTXVN 4- Đặc điểm kế toán của công ty 4.1- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của Xí nghiệp in I – TTXVN được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng như trình độ của nhân viên kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp in I -TTXVN Sơ đồ 14: Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và kế toán công nợ Thủ quỹ Nhiệm vụ chủ yếu của các nhân viên trong phòng kế toán như sau : Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán trưởng là người phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và các quy trình kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán. Kế toán thanh toán phải thường xuyên theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp, ngân hàng và khách hàng; Hàng tháng kế toán thanh toán lập Báo cáo chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp để từ đó lập các báo cáo tổng hợp. Hàng quý kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gửi cho các bên liên quan và hàng năm kế toán tổng hợp thực hiện quyết toán cuối năm và đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành có liên quan khác. Kế toán TSCĐ phải đảm bảo công tác hạch toán để luôn nắm được chính xác các thông tin về các tài sản cố định của công ty như tài sản hiện có bao nhiêu (giá trị và hiện vật tương ứng), mới cũ thế nào, ai sử dụng, sử dụng như thế nào, tăng giảm bao nhiêu,... Kế toán công nợ và kế toán tiền lương Kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ của công ty và cuối tháng, cuối quý lên bảng kê tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng. Kế toán tiền lương phải tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT và KPCĐ cho các cán bộ, công nhân viên ở trong công ty. Sau đó, các bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ được nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán vật tư Nhiệm vụ của kế toán phần hành này là theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ; lập các sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Thủ quỹ Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luôn nắm được các biến động tiền mặt tại quỹ và hàng tháng nộp Báo cáo quỹ cho kế toán trưởng. 4.2- Hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: “Chứng từ ghi sổ”. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán " Chứng từ ghi sổ” là phù hợp với điều kiện kế toán thủ công và với quy mô của một doanh nghiệp nhỏ, loại hình kinh doanh khá đơn giản và có nhu cầu phân công lao động kế toán như ở Xí nghiệp in I - TTXVN Chứng từ bao gồm : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ chi tiết: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hoá) Sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, vay dài hạn Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, thanh toán với ngân sách... Trình tự ghi sổ kế toán tại Xí nghiệp in I - TTXVN Định kỳ vào cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ kế toán tiến hành phân loại chứng từ và lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ và ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ Cái các tài khoản. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, xuất vật liệu được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ ghi sổ quỹ được chuyển cho kế toán vào cuối tháng. Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa sổ Cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết bằng cách tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sơ đồ tổng quát về quy trình kế toán tại Xí nghiệp in I -TTXVN: Sơ đồ 15: Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra II- Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I - TTXVN 1- Đặc điểm và phân loại VL tại xí nghiệp Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là ngành in nên sản phẩm sản xuất ra chính là các loại sách, báo, tạp chí và các ấn phẩm khác như lịch, giấy mời,... Nguyên vật liệu để tạo ra các sản phẩm này chủ yếu là giấy, mực và bản kẽm. Đây là bộ phận cấu thành chính nên các ấn phẩm. Nhưng bên cạnh đó còn cần phải có rất nhiều loại vật liệu phụ khác như phim ảnh, bột chống váng, các loại hoá chất sử dụng để pha mực,... Vật liệu phục vụ cho công tác in ấn tại Xí nghiệp in I – TTXVN cần có rất nhiều loại khác nhau. Do vậy, để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý vật liệu được chia ra thành nhiều loại khác nhau theo công dụng của vật liệu: NVL chính: Đây là bộ phận cấu thành chủ yếu hình thành nên sản phẩm, bao gồm: giấy, mực in và bản kẽm NVL phụ: là bộ phận phụ trợ cần thiết cho quá trình sản xuất tuy không cấu thành trực tiếp nên sản phẩm, gồm: bột phun khô, bột chống váng, phim ảnh, các loại hoá chất dùng để xử lý bản in và pha mực in... Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu nhờn, mỡ LS2,... sử dụng cho hoạt động của các máy móc trong công ty. Phụ tùng thay thế: Các loại phụ tùng thay thế để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất. Vật liệu khác: chỉ khâu sách, kim khâu bao, keo sơ dừa, chổi quét hồ... và phế liệu gồm các loại giấy hỏng, chất thải bị loại bỏ trong quá trình sản xuất. Công cụ, dụng cụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất của công ty bao gồm rất nhiều loại khác nhau như dao gấp giấy, nhíp gắp giấy, lưỡi dao trổ, kéo cắt, các loại đồ điện… 2- Đánh giá vật liệu tại xí nghiệp 2.1. Giá thực tế nhập kho : Vật liệu sử dụng trong XN được nhập các nguồn chủ yếu sau: Nhập kho vật liệu mua ngoài: Thông thường khi mua vật liêụ với số lượng lớn, XN thường mua với hình thức trọn gói, nghĩa là đơn vị bán sẽ chuyên chở vật liệu đến tận kho của XN( giá mua bao gồm cả chi phí vận chuyển).Đối với vật liệu mua với số lượng nhỏ thì sẽ do cán bộ vật tư chuyên chở. Đối với phế liệu thu hồi( chủ yếu là giấy tiết kiệm trong sản xuất): Thông thường khi xuất giấy cho phân xưởng in, XN vẫn tính khối lượng theo định mức( có tính cả phần bù in hỏng). Trong quá trình sản xuất, do bộ phận in tiết kiệm vật liệu , sử dụng không hết định mức in hỏng nên số giấy tiết kiệm được nhập kho thì giá thực tế của số vật liệu này được xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho của chúng khi trước. 2.2. Giá thực tế xuất kho: Do XN thường xuyên nhập vật liệu theo từng lô hàng với số lượng lớn nhưng khi xuất lại xuất với số lượng nhỏ tuỳ theo yêu cầu sản xuất. Vì vậy để quản lý tốt vật liệu kế toán sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính. Sau đây là ví dụ minh hoạ việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước tại XN in I- TTXVN: Bảng số 2: Nhập Ngày Chứng từ Diễn giải Đvt Số lượng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) A B C D 1 2 3=1x2 Dư ngày 01/2/2001 kg 3.185 10.600 33.761.000 17/2 07 Khải nhập kg 4.962 10.600 52.579.000 23/2 23 nt kg 8.797 10.575,6 93.033.553,2 23/2 24 nt kg 8.947 10,575,6 94.619.893,2 Tổng cộng kg 4.962 17.744 10.600 10.595,6 52.597.200 187.653.466,4 Tồn 31/3/2001 8.280 10.595,6 87.731.568  Bảng số 3: Xuất Ngày Chứng từ Diễn giải Đvt Số lượng Đơn giá(đ) Thành tiền(đ) A B C D 1 2 3=1x2 31/1 10 sx218 kg 66 10.600 699.600 1/2 25 sx225 kg 527 16.600 5.586.200 … 1/3 41 sx527 kg 81 16.600 858.600 2/3 41 sx295 kg 136 10.600 1.441.600 … 10/3 89 sx336 kg 3.622 10.595,6 38.377.253,2 12/3 135 sx361 kg 588 10.595,6 6.230.212,8 … 29/3 213 sx527 kg 248 10.595,6 2.627.708,8 31/3 267 sx5322 kg 221 10.595,6 2.341.627,6 Cộng PS 4.962 12.649 10.600 10.595,6 52.597.200 134.0223.744,4 Căn cứ vào vật liệu thực tế tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất trong kỳ, kế toán xác định được trị giá vật liệu tồn cuối kỳ theo công thức : NVL tồn cuối kỳ = NVL dư đầu kỳ + NVL nhập trong kỳ – NVL xuất trong kỳ 3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại XN in I - TTXVN : Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là đòi hỏi phải phán ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, yêu cầu sẽ được đáp ứng. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình sử dụng và quản lý vật liệu tại XN in I – TTXVN. 3.1.Thủ tục nhập kho vật liệu tại XN in I - TTXVN : Tại XN in I – TTXVN, phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm công tác mua các loại vật liệu cho XN. Khi hàng hoá mua về nhập kho, Ban kiểm nghiệm của XN sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, đơn giá…trên cơ sở Hoá đơn( GTGT) do cán bộ thu mua đem về. Việc thực hiện kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá được ghi chép thông qua " Biên bản kiểm nghiệm vật tư " và được lập thành 2 liên : 1 liên giao cho phòng kế hoạch vật tư để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, 1 liên giao cho phòng kế toán để ghi sổ. Trường hợp phát hiện hàng hoá thừa, thiếu hay không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất sẽ thông báo cho phòng kế hoạch vật tư để có biện pháp xử lý. Còn đối với vật liệu đã đảm bảo yêu cầu thì phòng kế hoạch sẽ làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho gồm 3 liên ( đặt giấy than viết một lần ) : 1 liên để lưu, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán,1 liên chuyển cho thủ kho để ghi Thẻ kho. Bảng số 4 : Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT - 3 LL Liên 2 : (Giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Ký hiệu: AA/2000 Số: 230 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư thiết bị ngành in Việt Nam Địa chỉ: 115 Đường Trần Khánh Dư, Hà nội Số tài khoản: Điện thoại: 8343940 Mã số: 01 - 00110684 - 1 Họ tên người mua hàng: Trịnh Tấn Mai Đơn vị: Xí nghiệp in I - TTXVN Địa chỉ: Số 3 – Phan Huy Chú Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Séc Mã số: 01 - 00110454 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Couche 128 g/m2 kg 881 13 045 11 492 654 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực in vàngĐức kg 40 70.000 2.800.000 Cộng tiền hàng: 14. 292.654 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.429.265 Tổng cộng tiền thanh toán: 15.721.919 Viết bằng chữ : Mười lăm triệu bảy trăm hai mốt nghìn chín trăm mươì chín nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Nhận được hoá đơn và hàng hoá vật tư, xí nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra.Biên bản kiểm nghiệm được viết như sau : Bảng số 5 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Số: 165 Căn cứ Hoá đơn (GTGT) Số: 230 ngày 20 tháng 3 năm 2001 về việc mua vật tư nhập kho, người mua - ông Trịnh Tấn Mai Ban kiểm nghiệm gồm: ông, bà: Lê Huy Hoàng Trưởng ban ông, bà: Nguyễn Thị Thuần Uỷ viên ông, bà: Ngô Thanh Hà Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên, nhãn hiệu, Phương Đơn SL Kết quả kiểm nghiệm Ghi STT quy cách vật tư thức kiểm nghiệm vị tính theo chứng từ SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất chú A B C D 1 2 3 F 1 Couche 128 g/m2 cân kg 881 881 0 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực in vàng Đức cân kg 40 40 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật liệu đã được kiểm nghiệm đầy đủ Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Kế toán vật tư căn cứ vào Hoá đơn ( GTGT ) của cán bộ thu mua sẽ lập phiếu nhập như sau : Bảng số: 6 Đơn vị: Xí nghiệp in I – TTXVN Mẫusố Kèm theo 01 chứng từ gốc phiếu nhập Số: 354 Ngày 20 tháng 3 năm 2001 Họ tên người nhập: Trinh Tấn Mai Đơn vị công tác: Phòng kế hoạch vật tư STT Tên tài sản Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Couche 128 g/m2 kg 881 13. 045 11. 492 645 khổ (79 x 109) (32 x 250 = 8000 tờ) 2 Mực vàng Đức kg 40 70.000 2.800.000 Số lưọng ( viết bằng chữ ) : Chín trăm hai mươi mốt cân Người nhập Thủ kho Kế toán Phụ trách kế toán ãThủ tục nhập kho từ bộ phận in : Như đã trình bày ở trên, khi xuất vật liệu , phòng vật tư bao giờ cũng trích thêm tỷ lệ bù in hỏng. Thông thường vật liệu thừa trong sản xuất nhập lại kho chủ yếu là giấy, còn các loại khác không đáng kể. Khi bộ phận in sử dụng không hết số giấy được giao, số giấy còn thừa sẽ được bộ phận vật tư nhập lại kho và viết giấy nhập thành 2 liên : 1 liên giữ lại còn 1 liên giao xuống kho. Liên ở kho từ 5 đến 7 ngày sẽ đưa lên phòng kế toán cùng phiếu nhập kho khác để vào " Sổ chi tiết vật liệu”. 3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu : XN in I - TTXVN là một doanh nghiệp sản xuất, nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập lệnh sản xuất và ghi rõ tên sản phẩm sản xuất,quy cách sản phẩm,vật liệu sử dụng…Giấy xin lĩnh vật liệu sẽ được lập dựa vào lệnh sản xuất và sẽ giao cho các phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng và các phòng ban sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập phiếu xin lĩnh vật liệu. Trên phiếu này nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách. Nếu giấy xin lĩnh vật liệu được duyệt, phòng kế hoạch vật tư sẽ viết lệnh xuất kho. Lệnh xuất kho được lập thành 2 liên, 1 liên đính kèm với giấy đề nghị xuất kho và lưu tại phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên giao cho người nhận đến kho để nhận vật liệu . Căn cứ vào lệnh xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải ghi rõ vật liệu được xuất cho phân xưởng hay bộ phận nào sử dụng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại phòng Kế toán, 1 liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất kho vật liệu , 1 liên để lập chứng từ ghi sổ. ở kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho và lưu phiếu này vào hồ sơ kho. Sau đó căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, thủ kho cho phép chuyển vật liệu ra khỏi kho. Vật liệu đã được đưa về bộ phận sử dụng nếu bị mất mát, thiếu hụt thì người nhận sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm. Sau đây là một số mẫu chứng từ : XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật liệu Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Đơn vị: Máy màu Dùng cho việc: Sản xuất Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Duyệt Ngày 22/03/2002 Người xin lĩnh XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Lệnh xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Phòng kế hoạch vật tư XN inI - TTXVN lệnh xuất kho một số nguyên vật liệu như sau: Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng 1 Mực vàng Đức kg 40 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 Xuất cho: Phân xưởng In màu Mục đích: Sản xuất sản phẩm theo lệnh sản xuất số 143/LSX Trưởng phòng kế hoạch vật tư XN in I - TTXVN Số 3 Phan Huy Chú HN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 03 năm 2001 Họ và tên: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: Phân xưởng Máy màu - XN inI - TTXVN Lý do xuất kho: Sản xuất văn hoá phẩm theo Lệnh sản xuất 143/LSX Stt Tên vật liệu Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực vàng Đức kg 40 70.000 2.800.000 2 Giấy Couche 128g/m2(79x109) kg 300 13.000 3.900.000 Tổng cộng 6.700.000 Viết bằng chữ: Sáu triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 3.3.-Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại XN in I - TTXVN Phương pháp hạch toán chi tiết Vl được áp dụng trong XN là phương pháp Thẻ song song. Trình tự được thực hiện như sau: Tại kho: Thẻ kho được thủ kho sử dụng để ghi chép về mặt số lượng tình hình nhập - xuất - tồn tại kho vật tư. Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư và tuỳ theo số lượng nghiệp vụ phát sinh mà mỗi thẻ kho có thể được lập một hay nhiều tờ. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra các chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan. Sau khi ghi thẻ kho, tuỳ theo số lượng chứng từ nhập, xuất, hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã ghi Thẻ kho cho phòng kế toán để kế toán vật tư tiến hành ghi sổ. Bảng số7: Thẻ kho Số thẻ: 13 Số tờ: 05 Tên vật tư: Giấy Couche 128g/m2 (79x109) Kho: Giấy Đơn vị tính :Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 Tồn đầu tháng 3 2.310 ... PN354 20/3 Nhập 881 2.035 PX433 22/3 Xuất 300 1.735 ... Tồn cuối tháng 3 4.763 5.477 1.626 Bảng số 8 : Thẻ kho  Số thẻ : 17 Số tờ : 05 Tên vật tư : Mực vàng Đức Kho : Mực Đơn vị tính : Kg Chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 70 ... 120 7/3 Nhập 30 120 143/LSX 14/3 Xuất 10 110 ... Tồn cuối tháng 3 150 180 90 Tại phòng kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày khi thủ kho chuyển các chứng từ nhập, xuất kho lên cho p._.