Tổ chức khai thác & sử dụng nguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học & Công nghệ

g những loại hình mang tin chủ yếu về khoa học và công nghệ, vì vậy nó giữ vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học. Đối với người dùng tin, tạp chí là một kênh trao đổi thông tin rất quan trọng trong cộng đồng khoa học; đối với thư viện, tạp chí khoa học là nơi lưu giữ các thành quả nghiên cứu mà ở đó người ta có thể theo dõi sự phát triển tri thức của nhân loại. Có thể nói, tạp chí khoa học là một trong những loại hình tư liệu giữ vai trò quyết định trong việc mở mang, truyền bá và lưu giữ tri thức. Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia (TTTTTLKH&CNQG) là cơ quan thông tin thư viện về KH&CN lớn nhất nước ta hiện nay. Với lịch sử 40 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm đã xây dựng được một tiềm lực thông tin tư liệu tương đối mạnh, trong đó có tạp chí, với một lượng tương đối lớn tạp chí (dưới dạng in & Microfilm) cũng như các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục về thông tin trong tạp chí, đã góp phần không nhỏ vào công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ của các nhà khoa học, các cán bộ, kỹ sư, các nhà sản xuất, sinh viên,v.v... trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước (CNH- HĐH). Công tác tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí là một trong những hoạt động khoa học rất quan trọng đối với bất kỳ một thư viện nào. Bởi vì tạp chí là một loại hình tư liệu có những đặc thù riêng như một tên tạp chí gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số... thông tin trong tạp chí thường là những kết quả nghiên cứu mới, vì vậy, nó đòi hỏi phải mang tính liên tục đầy đủ, chính xác, kịp thời. Trong thời đại xã hội thông tin hiện nay, với sự phát triển như vũ bão của các ngành công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin, nhu cầu tin của người dùng tin đã thay đổi vượt bậc cả về chất và số lượng, bởi vậy, với thực trạng tiềm lực tạp chí của Trung tâm hiện nay, cần có những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn tin quý giá này. Chính vì vậy tôi đã chọn vấn đề ”Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ " để làm đề tài khoá luận của mình. Đề tài này cũng xem xét đánh giá thực trạng của Trung tâmTTTLKH- CNQG, qua đó để nhận biết Trung tâm đang hoạt động như thế nào và mức độ đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc ra sao? Từ đó tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp hỗ trợ cho hoạt động thông tin thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc. Mục đích nghiên cứu. Đề tài đi sâu nghiên cứu vốn tài liệu tạp chí của Trung tâm, tiềm năng, cách thức tổ chức, hiệu quả khai thác sử dụng phục vụ phát triển KT-XH, công cuộc CNH-HĐH. Phạm vi nghiên cứu. Tổ chức và khai thác kho tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG. Cơ sở lí luận và phương pháp luận. Khoá luận được trình bày dựa trên đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước ta về văn hoá nói chung và về công tác thông tin - thư viện. Trong quá trình nghiên cứu người viết đã sử dụng các phương pháp: Phân tích tổng hợp, khảo sát thực tiễn, thống kê số liệu để làm sáng tỏ nội dung đề tài. Kết cấu của khoá luận. Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận còn được chia làm 3 chương. Chương 1: Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học &Công nghệ Quốc gia. Quá trình phát triển. Chức năng, nhiệm vụ. Những dịch vụ thông tin thư viện cơ bản. Chương 2:Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức, khai thác, sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia. 2.1 Nguồn lực tạp chí. 2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí 2.3 Khai thác và sử dụng nguồn tạp chí. Chương 3: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia. 3.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG. 3.2 Kinh nghiệm tổ chức khai thác và sử dụng tạp chí ở một số nước. 3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tại Trung tâm TTTLKH&CNQG. Trong quá trình viết khoá luận, tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến TS Đặng Xuân Chế- Giáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo trong bộ môn TT-TV, các cán bộ của Trung tâm TTTLKH&CNQG đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận này. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mạng nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn sịnh viên để khoá luận này được hoàn chỉnh hơn. Hà nội ngày 10/05/2003 Chương 1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia 1.1Quá trình phát triển. Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia được thành lập ngày 29 tháng 04 năm 1990 từ sự hợp nhất hai cơ quan Thông tin và Thư viện trực thuộc ủy ban Khoa học nhà nước (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ). Tuy nhiên trước đó, hoạt động Thông tin và Thư viện đã có một quá trình lâu dài. Nhằm đẩy mạnh công tác phục vụ cho Khoa học và Công nghệ, năm 1960 Thư viện khoa học và Kỹ thuật Trung ương đã được hình thành trên cơ sở tách ra từ Thư viện Khoa học Trung ương. Hoạt động thông tin khoa học và công nghệ đã được Đảng và Nhà nước ta quan tâm từ những năm 60 của thế kỷ XX. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, khi khoa học và công nghệ đã chiếm một vị trí quan trọng trong công cuộc phát triển Kinh tế- Xã hội,...của đất nước, thì hoạt động thông tin lại càng được chú trọng hơn nữa. Để tăng cường công tác thông tin Khoa học và Kỹ thuật, năm 1972 Nhà nước thành lập Viện Thông tin Khoa học Kỹ thuật Trung ương. Vào những năm cuối của thập niên 80, đất nước ta bước vào thời kỳ phát triển mới, đó là sự chuyển dịch nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự giao lưu thông tin rất lớn và phải đạt chất lượng cao. Thực trạng đó đặt ra yêu cầu cần thiết phải có cơ quan thông tin đủ mạnh cung cấp thông tin hoàn chỉnh, phong phú đầy đủ và chính xác. Qua một htời gian nghiên cứu nhận định thực tế, ủy ban Khoa học nhà nước (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) đã ra quyết định 478/TCCB ngày 24/09/1990 hợp nhất hai đơn vị là :"Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương" và " Viện thông tin Khoa học Kỹ thuật trung ương" thành" Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia". Việc thành lập Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia nhằm tích hợp hai hoạt động Thông tin và Thư viện vào một thể thống nhất nhằm nâng cao chất lượng công tác phục vụ thông tin cho mọi đối tượng dùng tin một cách tốt nhất. Mặt khác, góp phần đáng kể vào việc hiện đại hóa các hoạt động Thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. 1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, vào dây chuyền Công nghệ Thông tin - Thư viện và năng lực cán bộ, khả năng cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện có và sẽ có, Bộ Khoa học và Công nghệ Môi trường (nay là Bộ khoa học và Công nghệ) đã thống nhất xây dựng cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm 14 phòng và đơn vị như sau: - Văn phòng. - Phòng Quản lý hoạt độngt hông tin. - Phòng Quan hệ quốc tế. - Phòng Phát triển các nguồn tin. - Phòng Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục. - Phòng Nghiên cứu và phân tích thông tin. - Phòng Đọc sách. - Phòng Tra cứu - Chỉ dẫn. - Phòng Dịch vụ thông tin. - Phòng Tin học. - Phòng In sao. - Phòng Phổ biến khoa học và công nghệ. - Trung tâm Infoterra VietNam. Để hõ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và điều hành, Trung tâm có hai tổ chức phi hình thức sau: + Hội đồng Trung tâm: Bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc, các Thủ trưởng đơn vị trực thuộc. + Hội đồng khoa học: Cơ quan tư vấn cho Giám đốc về học thuật. Hội đồng hoạt động theo điều lệ do Giám đốc Trung tâm ban hành. Giám đốc. Các Phó Giám đốc Hội đồng Trung tâm Hội đồng khoa học Văn phòng Phòng Quản lý hoạt động thông tin Phòng Quan hệ quốc tế Phòng Phát triển các nguồn tin Phòng Tin học Phòng Xây dựng các CSDL thư mục Phòng Nghiên cứu và Phân tích tin Phòng Dịch vụ Thông tin Phòng Tra cứu- Chỉ dẫn Phòng Đọc sách Phòng Đọc Tạp chí PhòngPhổ biến Khoa học và Công nghệ Phòng In sao Trung tâm infoterra VietNam Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc Gia. Chức năng nhiệm vụ: Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia là cơ quan Thông tin- Tư liệu lớn nhất cả nước trong lĩnh vực Khoa học và Công nghệ. Với nguồn tài liệu phong phú cùng rất nhiều sản phẩm và dich vụ thông tin đa dạng, ở một mức độ nhất định đã đáp ứng được những nhu cầu thông tin khoa học kỹ thuật và sản xuất trong nước. Theo"Điều lệ tổ chức và hoạt động" Trung tâm thực hiện 5 vai trò cơ bản sau: Là trung tâm thông tin đầu ngành của toàn mạng lưới thông tin - Tư liệu quốc gia về lĩnh vực khoa học và công nghệ. Là cơ quan nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực khoa học thông tin thư viện. Là cơ quan đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin thư - viện cho toàn mạng lưới Thông tin - Tư liệu quốc gia. Là Thư viện đa phương tiện công cộng quốc gia về Khoa học - Công nghệ. Nhà cung cấp dịch vụ Internet(ISP) dùng riêng và nhà cung cấp nội dung (ICP) về khoa học công nghệ quy mô quốc gia. Với các chức năng trên trung tâm đã tiến hành thực hiện hàng loạt những nhiệm vụ chủ yếu như như sau: - Tổ chức, xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ phê duyệt kế hoạch công tác thông tin tư liệu khoa học công nghệ và môi trường trong cả nước, tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Theo dõi và kiểm tra hoạt động thông tin tư liệu khoa học công nghệ và môi trường các ngành các cấp. - Tổ chức thúc đẩy và hoàn thiện hệ thống thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ và Môi trường quốc gia. Hướng dẫn xây dựng các tổ chức thông tin tư liệu thích hợp ở từng cấp kể cả mạng lưới các Thư viện Khoa học và Kỹ thuật. - Thực hiện các chức năng quản lý nhà nước đối với việc đảm bảo các nguồn thông tin tư liệu khoa học và công nghệ. Tham gia quản lý việc xuất bản các ấn phẩm thông tin khoa học công nghệ và môi trường. - Tổ chức và thực hiện công tác đăng ký đề tài nghiên cứu triển khai và kết quả nghiên cứu triển khai khoa học công gnhệ trên quy mô toàn quốc. - Thu thập, tạo lập, bảo quản, lưu trữ và phát triển các nguồn thông tin tư liệu về khoa học và công nghệ trong và ngoài nước. Xây dựng vốn thông tin tư liệu đáp ứng các nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội, khoa học công nghệ và môi trường. - Xử lý phân tích - tổng hợp các nguồn thông tin tư liệu trong và ngoài nước, nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu của người dùng tin và bạn đọc dưới dạng các mục lục thư viện, mục lục liên hợp, thông báo tài liệu mới, thư mục chuyên đề, tạp chí tóm tắt, bản tin, tổng luận, tài liệu tra cứu, các cơ sở dữ liệu tư liệu và dữ kiện tiến tới tạo lập ngân hàng thông tin quốc gia về khoa học công nghệ và môi trường. - Tổ chức, cung cấp thông tin tư liệu cho các yêu cầu về xét duyệt, đánh giá các chương trình, đề tài nghiên cứu, giám địnhcông nghệ, thẩm định các dự án đầu tư, các dự án phát triển kinh tế - xã hội. - Tổ chức phục vụ bạn đọc rộng rãi. - Thực hiện công tác triển khai trong lĩnh vực thông tin tư liệu, bao gồm cả thông tin học, thư mục học... Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ mới. - Hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ cho các ngành các địa phương về Thông tin - Thư viện Khoa học và Công nghệ. - Tổ chức đào tạo và nâng cảotrình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ về công tác thông tin tư liệu, mở các lớp học và khóa học cơ sở, chuyên đề và sau đại học về Thông tin tư liệu và thư viện. - Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoài nước. - Tham gia hoạt động hợp tác quốc tế, đề xuất các nội dung và tổ chức thực hiện các kế hoạch hợp tác quốc tế về Thông tin - Thư viện, kể cả trao đổi và cho mượn tài liệu của thư viện. - Thực hiện các nhiệm vụ Thông tin - Tư liệu về khoa học công nghệ và môi trường (kể cả dịch vụ đào tạo, nghiên cứu và thiết kế hệ thống thông tin), trang bị công nghệ thông tin mới, sao chụp tài liệu, tư vấn chuyển giao công nghệ,...cho mọi đối tượng có yêu cầu. - Quản lý và tổ chức cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Trung tâm theo sự phân cấp của Bộ. Nếu làm tốt những nhiệm vụ trên, Trung tâm sẽ phát triển, tạo dựng được nền tảng cơ sở hạ tầng vững chắc phục vụ cho hoạt động Khoa học Công nghệ - một hoạt động được coi là then chốt cho sự phát triển của đất nước. Trong kế hoạch hành động 2000- 2005 của mình Trung tâm sẽ tập trung thực hiện một loạt các công việc trong đó có 4 hướng đột phá là - Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin cho công tác hoạch định, chính sách, chiến lược và ra quyết định. - Đẩy mạnh công tác công nghệ thông tin. - Tăng cường công tác phục vụ thông tin cho địa phương, vùng sâu, vùng xa. - Xây dựng thư viện điện tử. 1.3 Những dịch vụ thông tin Thư viện cơ bản. Kể từ đầu thập kỉ 80 đã diến ra những biến đổi sâu sắc trong toàn bộ các quá trình của thông tin khoa học, mục tiêu của những biến đổi ấy là dựa trên những thành tựu của công nghệ tin học, tạo ra những sản phẩm và dịch vụ phù hợp. Các cơ quan Thông tin - Thư viện giúp con người ở mọi nơi có điều kiện nghiên cứu và học tập thông qua việc truy nhập và khai thác nguồn trí tuệ chung của loài người. Trong điều kiện đất nước ta hiện nay, cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế - xã hội thì nhu cầu được cung cấp thông tin ngày càng nhiều và đòi hỏi nguồn thông tin cung cấp phải đạt chất lượng cao. Do vậy, phát triển dịch vụ thông tin thư viện chính là góp phần vào việc phát triển ngành công nghiệp thông tin cho nền kinh tế. Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia là cơ quan đầu ngành của cả nước về thông tin khoa học và công nghệ. Các hoạt động của Trung tâm hiện nay đều nhằm thúc đẩy công tác quản lý và đào tạo, hỗ trợ nghiên cứu khoa học, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ thông qua sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm là tổ chức, thực hiện các dịch vụ phù hợp để chia sẻ nguồn lực và cung cấp thông tin khoa học công nghệ một cách nhanh chóng, kịp thời, toàn diện và đầy đủ, phục vụ có hiệu quả công tác xét duyệt đề tài và nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ, giảng dạy và đào tạo. Các dịch vụ thông tin chính của Trung tâm hiện nay bao gồm: - Dịch vụ thư viện. - Dịch vụ mạng VISTA. - Cung cấp thông tin theo chuyên đề. - Cung cấp cơ sở dữ liệu trên CD-ROM. - Cung cấp bản sao tài liệu gốc. - Cung cấp ấn phẩm thông tin. - Tìm tin theo yêu cầu. - Phát triển phần mềm thư viện. * Dịch vụ thư viện: Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thuộc Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có số lượng Sách - Báo về các lĩnh vực Khoa học Công nghệ phong phú, đa dạng, có khả năng phục vụ nhu cầu đọc và người dùng tin đến nghiên cứu tài liệu có trong thư viện và tìm tin trên mạng cục bộ và mạng diện rộng ở Trung tâm. *Dịch vụ mạng VISTA: Đây là mạng thông tin do Trung tâm xây dựng và quản lý, bao gồm các ngân hàng dữ liệu khoa học và công nghệ lớn nhất Việt nam, tập hợp được nhiều cơ sở dữ liệu trong và ngoài nước. Người dùng tin tham gia mạng VISTA đều có quyền : - Truy nhập và tìm tin theo chế độ trực tuyến (OnLine) trong ngân hàng dữ liệu VISTA. - Nhận các bản tin điện tử về các lĩnh vực khác nhau. - Truy cập 12 ấn phẩm thông tin do Trung tâm phát hành Khai thác miễn phí dịch vụ Internet như www, FPT, Email. Các cơ quan và cá nhân là thành viên mạng VISTA sẽ nhận được các bản tin điện tử như: Kinh tế, khoa học, công nghệ và môi trường Việt Nam phát hành hàng tuần. Chiến lược phát triển, 2 kỳ/ tháng. MBP - Môi trường và phát triển bền vững, 2 kỳ/ tháng. Nông thôn đổi mới, 2 kỳ/ tháng. Hội nhập và phát triển- giới thiệu thành tựu và hoạt động khoa học công nghệ của các nước ASEAN 1 số/ tháng. Ngoài ra các thành viên còn có thể truy cập các xuất bản phẩm của Trung tâm. KCM- Thông tin Khoa học Công nghệ và Môi trường, 12 số/ năm. Tổng luận Khoa học Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm. Thông tin và Tư liệu, 4 số/ năm. VDN- Vietnam Development News, 6 số/ năm (bằng tiếng Anh). Vietnam infoterra Newsletter, 4 số/ năm (bằng tiến Anh). Các xuất bản phẩm này trước đây chỉ phát hành trên giấy, nay có thể đọc được từ mạng VISTA. Bên cạnh các ấn phẩm do Trung tâm biên soạn, thành viên tham gia mạng VISTA còn có thể khai thác các tạp chí và bản tin của một số đơn vị thành viên khác như: Tạp chí Hoạt động Khoa học của Bộ khoa học Công nghệ và Môi trường, 1 số/ tháng. Tạp chí Khoa học và Tổ quốc của Bộ khoa học công nghệ và môi trường, 1 số/ tháng. Bản tin sản xuất và thị trường nông thôn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, 1 số/ tháng. Báo Khoa học và Phát triển- Tuần báo số/ tháng của Bộ khoa học Công nghệ và Môi trường. Thư viện điện tử (Email) là một dịch vụ quan trọng của mạng VISTA. Người dùng tin tham gia mạng có thể trao đổi nthư tín qua mạng, có thể có địa chỉ Internet để trao đổi thư điện tử trong nước và quốc tế. * Dịch vụ cung cấp thông tin chuyên đề:(Còn gọi là dịch vụ phổ biến chọn lọc thông tin) Dịch vụ này cung cấp các tập thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định. Người sử dụng dịch vụ sẽ đăng kí những chuyên đề phù hợp theo diện quan tâm và nhận được các tài liệu phù hợp được chọn lọc từ các nguồn thông tin đã đăng kí do Trung tâm thu thập được. Dịch vụ này đã được thực hiện ở Trung tâm nhiều năm nay và đã nhận được sự hưởng ứng rộng rãi của hàng trăm cơ quan nghiên cứu và đào tạo cũng như các chương trình và đề tài nghiên cứu. Đây là dịch vụ nhằm giúp người dùng tin nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ,toàn diện thông tin mới nhất hoặc những thành tựu mới trong lĩnh vực mà mình quan tâm. * Cung cấp Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM: Để tạo điều kiện cho người dùng tin có thể khai thác một số CSDL trong ngân hàng dữ liệu VISTA theo chế độ không trực tuyến (OFFLINE). Trung tâm bao gói và cung cấp một số CSDL tổng hợp quan trọng trên đĩa CD-ROM về đề tài khoa học và công nghệ hoặc theo chuyên ngành hẹp như: Công nghệ sinh học, Vật liệu, Hóa học, Toán học, Môi trường, Điện tử- tin học,... kèm theo phần mềm tìm tin dễ sử dụng. Với các CSDL trên CD-ROM người dùng tin sẽ có một công cụ hoàn chỉnh phục vụ cho tra cứu các tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam và thế giới có tại Việt Nam. *Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc: Dựa trên nền tảng kho tư liệu phong phú và quan hệ hợp tác quốc tế, trung tâm thực hiện dịch vụ bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin theo yêu cầu. Đặc biệt Trung tâm có khả năng chia sẻ nguồn tin tạp chí khoa học và công nghệ nước ngoài với các cơ quan nghiên cứu đào tạo thông qua sao chụp tạp chí chọn lọc theo yêu cầu. *Cung cấp ấn phẩm thông tin: Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng của người dùng tin, hàng năm Trung tâm Thông tin Tư liệu đã biên soạn và phát hành nhiều ấn phẩm thông tin như: - Tạp chí Thông tin và tư liệu, 4 số/năm. - Khoa học - Công nghệ - Môi trường, 12 số/ năm. - Tổng luận Khoa học - Kỹ thuật - Kinh tế, 12 số/ năm. - Tạp chí Tóm tắt tài liệu Khoa học và Công nghệ Việt Nam, 12 số/năm. - Thông báo tài liệu mới, 6 số/năm. - Vietnamese Scientific and Technical Abstráchỉ tiêu, 4 số/ năm. - Viêtnam Infoterra Newsletter, 4 số/ năm. *Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu: Để tạo điều kiện cho cơ quan, cá nhân có thể đặt yêu cầu tìm tin chuyên biệt theo chủ đề, đề tài riêng. Trung tâm thực hiện dịch vụ tìm tin theo yêu cầu. Người dùng tin có thể đến Trung tâm để trực tiếp trao đổi với các cán bộ thông tin chuyên nghiệp của Trung tâm, gọi điện thoại hoặc gửi thư/ Fax cho Trung tâm và nêu rõ câu hỏi của mình. Các yêu cầu sẽ được thực hiện nhanh chóng bằng các CSDL đã tin học hóa trên mạng Internet. Kết quả tìm tin sẽ là các danh mục các tên tài liệu phù hợp với yêu cầu tìm tin. Kết quả sẽ được in trên giấy hoặc sao sang đĩa mềm theo mã chuẩn TCVN 5712-1993 (phông chữ ABC) *Dịch vụ phát triển phần mềm thư viện: Là một cơ quan đầu ngành về Thông tin - thư viện, Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có nhiều năm kinh nghiệm trong thiết kế, xây dựng các hệ thống thông tin - thư viện tin học hóa dựa trên cơ sở phần mềm thư viện nổi tiếng CDS/ISIS do UNESCO phát triển và được Trung tâm việt hóa theo mã chuẩn quốc gia (Bộ mã ABC). CDS/ISIS là một phần mềm cho công tác thông tin và thư viện được coi là tốt nhất cho các nước đang phát triển. CSDL được xây dựng bằng CDS/ISIS có thể đưa lên Internet và truy nhập trên Web. Trung tâm có thể thực hiện các dịch vụ phân tích và thiết kế hệ thống, chuyển giao công nghệ theo nhiều phương thức như trọn gói, thiết kế theo yêu cầu, chuyển giao theo chương trình hoặc đào tạo sử dụng. Với các sản phẩm và dịch vụ trên Trung tâm sẽ đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin - tư liệu cho mọi đối tượng dùng tin thuộc các lĩnh vực nghiên cứu và học tập trong cả nước. Chương 2 Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức, khai thác, sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia. 2.1 Nguồn lực tạp chí 2.1.1 Tạp chí trên giấy. Được thành lập từ năm 1960, Thư viện khoa học kỹ thuật trung ương nay là TTTTTLKH&CNQG, đã và đang lưu giữ một số tương đối lớn Tạp chí Khoa học và Công nghệ bao gồm 6440 tên tạp chí, trong đó có: 5340 tên tạp chí tiếng Latinh với khoảng 2.500.000 quyển(số) 780 tên tạp chí tiếng Nga với khoảng 187.200 quyển(số) 320 tên tạp chí tiếng Việt với khoảng 30.000 quyển(số) Trong số 6440 tạp chí nêu trên có khoảng 1.000 tên hiện đang được tiếp tục bổ sung thường xuyên, số còn lại chỉ được bổ sung trước đây. Mặt khác có nhiều tạp chí đã được bổ sung dưới dạng vật mang tin điện tử hoặc qua truy nhập trực tuyến( lấy trực tiếp trên mạng, mua dưới dạng CD-ROM...) Trong số 1000 ten được tiếp tục bổ sung trong năm 2002 có 622 tên tạp chí tiếng La tinh chiếm tỉ lệ 62% 210 tên tạp chí tiếng Nga, chiếm tỉ lệ 21% 170 tên tạp chí tiếng Việt chiếm tỉ lệ 17% Những năm gần đây, ngoài lượng tạp chí bổ sung chính thức có rất nhiều tạp chí lẻ nhận được từ các nguồn như trao đổi, biếu tặng, triển lãm... của các cơ quan trong nước như các Viện nghiên cứu, các Trường đại học, các Sở khoa học & Công nghệ các tỉnh và của các tổ chức quốc tế (hiện nay kho tạp chí đang có một số tạp chí chuyên ngành và ấn phẩm thông tin của 52 tỉnh thành, đại phương trong cả nước). Những nguồn tin này đã làm phong phú thêm cho kho tạp chí của Trung tâm, nhưng đồng thời nó cũng đặt ra nhiều vấn đề trong công tác bảo quản tạp chí. 2.1.2 Tạp chí dạng Microfilm. Phòng tạp chí hiện đang bảo quản một kho vi phim gồm 987 tên tạp chí Khoa học và Công nghệ dưới dạng Microfilm. Tuy nhiên vì nhiều lí do khác nhau nên loại hình tạp chí này chỉ bao quát khoảng thời gian từ năm 1970 đến những năm 1980, và hiện nay hệ thống trang thiết bị cũng chưa đảm bảo cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng loại hình này. 2.1.3 Các cơ sở dữ liệu về tạp chí. CSDL Tên tạp chí: Với 6576 biểu ghi, bao gồm toàn bộ tên các tạp chí có ở Trung tâm, được mô tả theo quy tắc của quốc tế về ấn phẩm định kỳ, cập nhật hàng tuần. CSDL bài tạp chí: 134.000 biểu ghi, là CSDL về các bài báo trong từng số tạp chí, song chỉ được cập nhật trong 3 năm từ 1995 đến năm 1997 và đã dừng do khó khăn về kinh phí. CSDL trang mục lục từng số tạp chí: 14.405 biểu ghi, có từ năm 1997 đến nay, được cập nhật hàng tuần. CSDL thư mục các bài tạp chí: Tiếng Việt(STD)57.000 biểu ghi, Tiếng La tinh (SCIENTEC) 250.000 biểu ghi, có từ những năm 1980 đến nay, được cập nhật thường xuyên. CSDL mục lục liên hợp tạp chí nước ngoài có tại Việt Nam. Với 3585 biểu ghi gồm tạp chí Khoa học và Công nghệ tiếng nước ngoài của 50 cơ quan Thông tin Thư viện lớn ở Việt Nam, có từ năm 1990 đến nay. Trong nhiều năm gần đây chỉ cập nhật các tạp chí từ 4 cơ quan thông tin thư viện lớn. CSDL Tần số sử dụng tạp chí của bạn đọc: Với 16.400 biểu ghi, theo dõi việc sử dụng tạp chí của bạn đọc với các thông tin về người đọc, tên tạp chí, thời gian sử dụng...có từ những năm 1997 đến nay, được cập nhật hàng tháng. 2.1.4 Công tác bảo quản tạp chí. Với một lượng tạp chí lớn như vậy, Trung tâm đang thực hiện bảo quản tạp chí theo hệ thống các kho sau: Kho mở (tự chọn) có thể bày được hơn 500 tên tạp chí, bạn đọc sử dụng nhiều với các số tạp chí của 3 năm mới nhất. Kho kín lưu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 số. Kho dự trữ lưu giữ trên 700 tên loại những năm cũ ít người sử dụng với khoảng 42.000 số. Kho phim lưu giữ 1000 tạp chí dưới dạng vi phim của Trung tâm. Công tác bảo quản hiện nay chủ yếu vẫn là thủ công truyền thống. Tạp chí được bảo quản trên kho có 2 loại, một loại là nhiều số tạp chí được đóng thành tập theo năm, một loại là từng số dời được xếp theo từng năm và xếp vào giá kệ theo ký hiệu kho. Khí hậu nóng ẩm cùng với thời gian làm nhiều tạp chí hỏng, mục, rách nát... Hiện nay có khoảng 10.000 cuốn rách lề, bìa mục nát vì mối mọt... với khoảng 200 cuốn đang bị thất lạc, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản cũng như hiệu quả sử dụng tài liệu. Kho vi phim được trang bị máy điều hoà nhiệt độ nhưng do đã có một thời gian dài không được bảo quản đúng tiêu chuẩn nên các tấm phim đã hư hỏng nhiều, phần lớn bị mốc, dính, rách... Vì điều kiện kỹ thuật nên vấn đề đảm bảo điều kiện không khí cho bảo quản phim chưa thực hiện nên cũng ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng. Hơn nữa, với thực trạng là tạp chí hàng năm vẫn đecj bổ sung đều đặn, ngoài những tên đã có chỉ mua số mới, còn có loại là tên mới được bổ sung nhưng diện tích kho không thay đổi dẫn đến hiện tượng quá taỉ của kho, ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản cũng như phục vụ hàng ngày. Hiện nay, kho đang bảo quản một số lượng lớn tạp chí nhiều năm cũ, có những tên có từ năm 1920, còn có nhiều tên có từ năm 1960, 1970. Theo thống kê, hiện nay kho đang quản lý các tạp chí theo các năm như sau: Từ những năm 1980 trở lại đây: khoảng hơn 400 tên. Từ những năm 1970- 1979 khoảng 3200 tên. Từ những năm 1960 trở về trước khoảng 3000 tên. Ngoài ra còn có một số tạp chí có từ những năm 1920. Nhìn chung cách sắp xếp, tổ chức kho còn nhiều bất cập chưa thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo quản. 2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí. Tổ chức vốn tài liệu, xét về phương diện tổng thể, chỉ là một khâu trong quy trình hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ, song lại có vai trò hết sức quan trọng. Cùng với những tiềm năng về nhân lực, vật lực, tổ chức vốn tài liệu hợp lý chẳng những nâng cao uy tín chất lượng hoạt động mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của Thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu phong phú, đa dạng thì việc tổ chức tài liệu lại càng phải khoa học, hợp lý. Ngày nay cùng với sự phát triển của văn hoá, khoa học, công nghệ, sách báo và các vật mang tin khác ngày càng tăng nhanh, càng phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức. Để rút ngắn khoảng cách không gian và thời gian cho người đọc, người dùng tin, các thư viện phải tìm ra phương pháp tốt nhất cho họ có thể nhanh chóng tiếp cận được những thông tin cần thiết nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu, lãnh đạo, giảng dạy, học tập và nghiên cứu sản xuất. Một kho tài liệu nói chung và kho tạp chí nói riềng được coi là tổ chức sắp xếp khoa học phải đạt được các yêu cầu sau: Phải dễ tìm, dễ thấy, dex lấy, dễ bảo quản. Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh nhất, chính xác nhất và kịp thời nhất. Tiết kiệm được diện tích kho. Về lí luận cũng như trong thực tiễn có nhiều cáchtổ chức, sắp xếp vốn tài liệu Thư viẹn. Tổ chức theo loại hình tài liệu. Tổ chức theo thời gian (thời gian xuất bản, thời gian nhập tài liệu vào thư viện). Theo ngôn ngữ tài liệu (Tiếng Anh, Nga, Pháp...). Theo kích thước tài liệu (khổ đại, khổ vừa, khổ nhỏ). Theo số đăng kí cá biệt (theo môn loại). Tuy nhiên những cách phân chia trên đây chỉ là tương đối. Bởi lẻ bất cứ một cơ quan thư viện nào cũng phối hợp nhiều hình thức tổ chức chính. Kho tài liệu tạp chí là kho tài liệu đặc trưng của các thư viện, nên cách tổ chức, sắp xếp tài liệu ở đây cũng mang tính đặc thù. Bởi vì, tạp chí cũng giống như các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cần thiết thường xuyên cho người đọc, người dùng tin nghiên cứu, khai thác những vấn đề lịch sử, chính trị... Tóm lại, có nhiều hìnht hức tổ chức vốn tài liệu thư viện. Nhưng tựu chung lại có 2 cách tổ chức, sắp xếp tài liệu cơ bản là: Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho kín và Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho mở. -Tổ chức theo kho kín là các tài liệu được tổ chức theo một kho độc lập, tách biệt với người đọc. Bạn đọc muốn tìm kiếm khai thác, sử dụng tài liệu thư viện nhất thiết phải thông qua bộ máy tra cưú thư mục (hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại) và các cán bộ của thư viện. Tổ chức tài liệu theo dạng kho mở là người đọc có thể trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho của thư viện. 2.2.1 Kho đóng. Đa số các kho tài liệu - đặc biệt ở Việt Nam, đều được tổ chức theo dạng kho đóng. Nghĩa là tài liệu được tổ chức theo một kho riêng biệt, người đọc không được phép trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho thư viện. Người đọc muốn khai thác, sử dụng tài liệu thư viện nói chung, tạp chí nói riêng, trước hết phải thông qua hệ thống tra cứu thư mục: các mục lục, các bản thư mục, hộp phích chuyên đề, tìm kiếm những thông tin thư mục của tài liệu, ghi phiếu yêu cầu và mượn tài liệu thông qua cán bộ thư viện. Phương pháp tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng được nhiều cơ quan Thông tin – Thư viện, lưu trữ áp dụng vì phương pháp này có những ưu điểm sau: Với thư viện: Có thể quản lý tài liệu đựoc chặt chẽ, ít mất mát, kho tài liệu ít bị xáo trộn. Với người đọc: Bộ máy tra cứu thư mục là hình ảnh thu nhỏ của các kho tài liệu thư viện. Với những loại hình thư mục, mục lục phong phú đa dạng, bộ máy tra cứu thư mục phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau của tài liệu và có thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi chỉ cần biết một trong những thông tin về tài liệu. Tuy nhiên phương pháp tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho kín chứa đựng những hạn chế nhất định. Người đọc không được trực tiếp tiếp xúc ngay với tài liệu. Họ phải mất một khoảng thời gian để tra tìm tài liệu trong hệ thống mục lục, thư mục, phải chờ đợi để mượn tài liệu mà trong thời đại CNH- HĐH ._.