Xây dựng phân hệ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất & tính GTSX tại Công ty TNHH ống thép Hoà Phát

thống thông tin kế toán đang trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay, phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi. Thực tế này cũng là một trong những vấn đề về ứng dụng tin học vào quản lý kinh tế mà các sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế cần quan tâm. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần phần mềm kế toán ASC (Accounting Software Company), em đã cùng một số nhân viên của công ty này tiến hành nâng cấp phần mềm phần mềm kế toán tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Không nằm ngoài thực tế nêu trên, Hòa Phát cũng đang trong quá trình tin học hóa hoạt động quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Đây là một doanh nghiệp sản xuất điển hình và cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm luôn được coi là trọng tâm của công tác kế toán tại công ty Hòa Phát. Tuy nhiên phần mềm kế toán hiện tại chưa có chức năng này và phương pháp thủ công không mang lại hiệu quả mong muốn, yêu cầu tin học hóa công tác tính giá thành đang được đặt ra. Vì thế, em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là “Xây dựng phân hệ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất tại công ty TNHH ống thép Hòa Phát”. Mục tiêu của đề tài này là khắc phục hiện trạng kém hiệu quả của công tác tính giá thành, tự động kết xuất các báo cáo về chi phí và giá thành một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời, nhờ đó, đồng bộ hóa việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán tại công ty. Nội dung chính của chuyên đề thực tập này bao gồm ba chương: Chương I: Giới thiệu về công ty TNHH ống thép Hòa Phát và đề tài nghiên cứu. Chương II: Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài, bao gồm: cơ sở tin học - đó là hệ thống thông tin quản lý và cơ sở kinh tế - đó là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tính giá thành tại công ty TNHH Hòa Phát. Do trình độ còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo và các bạn để đề tài này ngày một hoàn thiện hơn. Em rất cảm ơn thầy giáo Trương Văn Tú vì sự hướng dẫn của thầy. Em rất cảm ơn anh Phạm Trung - Giám đốc Công ty phần mềm kế toán ASC – và các anh chị khác trong công ty vì sự giúp đỡ của các anh chị trong quá trình em thực tập tại công ty. Em rất cảm ơn chị Nguyễn Thị Thảo Nguyên - Kế toán trưởng Công ty ống thép Hòa Phát - vì đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này. Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2001 Tác giả Nguyễn Mạnh Tuân Chương i. Giới thiệu về công ty tnhh ống thép hòa phát và đề tài nghiên cứu i.Giới thiệu về công ty tnhh ống thép hòa phát Công ty TNHH ống thép Hòa Phát là một thành viên của Công ty Hoà Phát, bao gồm ống thép Hòa Phát, nội thất Hòa Phát, máy xây dựng Hòa Phát… Ngành nghề kinh doanh của Công ty ống thép Hòa Phát là sản xuất các loại sản phẩm thép ống. Văn phòng công ty đặt tại số 18 Hàng Chuối, các xưởng sản xuất và các kho đặt tại huyện Gia Lâm Phòng Kế toán – Tài chính Phòng có chức năng kiểm tra và hạch toán, xác định tình trạng tài chính hiện tại của Công ty và theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Hạch toán chi tiết chi phí mua sắm, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, thanh toán với người mua, đồng thời theo dõi các nguồn hình thành tài sản. Giải quyết các vấn đề về tiền lương, tiền thưởng, y tế và bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên trong Công ty Lập các báo cáo đầy đủ và kịp thời cho ban giám đốc Phòng Kỹ thuật Quản lý kỹ thuật và phát triển kỹ thuật sản phẩm từ các khâu thiết kế, công nghệ đến việc khảo sát nắm bắt các thông tin kỹ thuật mới nhằm mở rộng phương hướng phát triển về mặt kỹ thuật sản phẩm. Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật: Quản lý về mặt kỹ thuật đối với tất cả các sản phẩm Thiết kế và tổ chức chỉ đạo kỹ thuật việc chế tạo các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm hiện Nghiên cứu các công nghệ mới. Xây dựng các chỉ tiêu thông số kỹ thuật cho các sản phẩm và hướng dẫn thực hiện. Phụ trách công tác tiêu chuẩn hoá, công tác bảo quản các tài liệu kỹ thuật và công tác cung cấp các bản vẽ thiết kế cho sản xuất. Thẩm định, kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Định kỳ tập hợp báo cáo với Giám đốc về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng. Giao kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng. Phòng Hành chính Tổ chức quản lý công tác văn thư, tiếp đón khách, tổ chức các cuộc họp. Nhiệm vụ chính của phòng hành chính : Tiếp khách cho Giám đốc Đóng dấu, tiếp nhận công văn thư báo, bảo mật văn bản. Phân loại công văn trình Giám đốc, trực điện thoại, phục vụ hội họp. ii.giới thiệu đề tài nghiên cứu 1.Khái quát đề tài Đề tài là Xây dựng phân hệ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất tại Công ty TNHH ống thép Hòa Phát. Những nội dung chính bao gồm: Phân tích chi tiết hệ thống tính giá thành hiện tại ở Công ty Hòa Phát, xác định các vấn đề và nguyên nhân của chúng, từ đó đề ra các giải pháp tổng thể giải quyết các vấn đề. Trên cơ sở của việc phân tích chi tiết, thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới và tích hợp vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán hiện tại. Thiết kế các xử lý, các giao diện và lập trình. 2.Tính cấp thiết của đề tài Công ty TNHH ồng thép Hòa Phát là một doanh nghiệp sản xuất điển hình với nhiều công đoạn sản xuất, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó cung cấp những thông tin phản ánh hiệu quả của công tác quản lý và chất lượng của quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh, hoạch định các chiến lược dài hạn. Thực tế cho thấy, hạch toán giá thành là khâu phức tạp nhất trong toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp. Hạch toán giá thành liên quan đến hầu hết các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. Đảm bảo việc hạch toán giá thành chính xác, kịp thời, phù hợp với đặc điểm hình thành và phát sinh chi phí ở doanh nghiệp là yêu cầu có tính xuyên suốt trong quá trình hạch toán ở doanh nghiệp. Hiện nay, phòng kế toán của Công ty đã được trang bị phần mềm kế toán tuy nhiên phần mềm này chưa có chức năng tính giá thành. Do đó, người chịu trách nhiệm phần kế toán sản xuất vẫn phải tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp thủ công. Quy trình sản xuất gồm nhiều công đoạn, đối tượng tính giá thành nhiều và khá phức tạp , số lượng chứng từ lớn là những nguyên nhân khiến cho việc hạch toán giá thành theo phương pháp thủ công kém hiệu quả, thường chậm và thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu Chính vì thế, tin học hóa công tác hạch toán giá thành đang là yêu cầu cấp thiết thiết hiện nay tại Công ty. Chương II Cơ sở lý luận của việc nghiên cứu đề tài i.Hệ thống thông tin quản lý 1.Hệ thống thông tin quản lý Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Có thể mô tả thông tin theo hình dưới đây: Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường. Dưới đây là mô hình hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Cùng một hệ thống thông tin có thể mô tả theo các mức khác nhau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình này có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì ? và Để làm gì ?. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm và thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi Cái gi ? Ai ? ở đâu ? và Khi nào ? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật. Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Nó trả lời câu hỏi Như thế nào ? Hình vẽ dưới đây minh họa một hệ thống thông tin theo ba mô hình trên: 2.Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Việc đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin thực chất là việc nghiên cứu xác định lợi ích bằng tiền mà nó mang lại cho tổ chức bởi vì phần chi phí bằng tiền cho nó được xác định xác định dễ dàng. Lợi ích của hệ thống thông tin Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu được của việc thay đổi phương án quyết định do thông tin đó tạo ra. Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những rủi ro mà tổ chức tránh được và những thuận lợi mà tổ chức có được nhờ hệ thống thông tin. Lợi ích tránh rủi ro là: PR = ồ(Ai. Pi . Ri) Với Ai: thiệt hại do rủi ro thứ i gây ra Pi: xác suất xảy ra các rủi ro thứ i Ri: tỷ lệ giảm bớt rủi ro thứ i nhờ có hệ thống thông tin Lợi ích tận dụng cơ hội: CR = ồ(Ci. Pi . Ri) Với Ci: Lợi ích khi tận dụng cơ hội thứ i Pi: Xác suất xảy ra cơ hội thứ i Ri: tỷ lệ tận dụng cơ hội của hệ thống Lợi ích hàng năm của hệ thống thông tin: PR + CR Chi phí cho hệ thống thông tin Chi phí cố định cho hệ thống thông tin bao gồm các khoản sau: 1) Chi phí phân tích và thiết kế Cpttk 2) Chi phí xây dựng (thực hiện) Cxd 3) Chi phí máy móc tin học Cmm 4) Chi phí cài đặt Ccđ 5) Chi trang bị phục vụ Ctbpv 6) Chi cố định khác Ccđk Chi phí cố định CPCĐ = Cpttk + Cxd + Cmm + Ccđ + Ctbpv + Ccđk Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống, bao gồm những khoản chi thường xuyên và đột xuất trong thời kì khai thác. Đây là chi phí theo thời gian nên sẽ được tính theo các kì, chủ yếu là năm. Đó là các khoản: 1) Chi phí thù lao nhân lực Ctl 2) Chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm Cđv 3) Chi phí tiền điện, truyền thông… Cđtt 4) Chi phí bảo trì, sửa chữa Cbtsc 5) Chi phí biến động khác Cbđk Chi phí biến động của năm thứ i sẽ là: CPBĐ(i) = Ctl(i) + Cđv(i) + Cđtt(i) + Cbtsc(i) + Cbđk(i) Đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin Hiệu quả tuyệt đối và hiệu quả tương đối của hệ thống thông tin được tính giống như các loại đầu tư khác. Gọi n là số năm sử dụng hệ thống thông tin và chuyển hết giá trị tiền tệ theo thời gian về tương lai thì tổng chi phí sẽ là: TCP = CPCĐ. (1 + lãi suất)n + ồ CPBĐ(i).(1 + lãi suất)(n-i) Và tổng thu nhập sẽ là: TTN = ồ TN(i).(1 + lãi suất)(n-i) Cần phải xây dựng hệ thống thông tin sao cho TTN > TCP Phương pháp phân tích điểm cân bằng chi phí Phương pháp này so sánh chi phí của việc dùng hệ thống cũ với việc dùng hệ thống mới. Điểm cân bằng là điểm mà tại đó chi phí cho hệ thống mới bằng hệ thống cũ. Phương pháp phân tích tiền dư Phương pháp này xem xét mối liên hệ giữa chi phí tích luỹ và lợi ích tích luỹ. Hiệu của chúng gọi là tiền dư trong kì. Tiền dư = (Thu – Chi). (Hệ số) Nếu tổng tiền dư ước lượng được là dương thì việc đầu tư là thoả đáng. Phương pháp này còn cho phép lựa chọn phương án tối ưu trong các phương án đề xuất Phương pháp kinh nghiệm Phương pháp này dựa vào ý kiến của các chuyên gia hoặc những người có khả năng Phương pháp so sánh Phương pháp này đem so sánh hệ thống thông tin cần phải xem xét với một hệ thống thông tin tương tự hoặc một hệ thống trừu tượng được chọn làm mẫu. 3.Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên đặt ra của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin ? Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Sự thay đổi sách lược chính trị Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý Phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển một hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Các công đoạn của phát triển hệ thống Có thể chia quá trình phát triển một hệ thống thông tin quản lý thành 7 giai đoạn, cuối mỗi giai đoạn luôn phải ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá hệ thống và lập tài liệu về hệ thống. Dưới đây là mô tả sơ lược 7 giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin. Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 2.Làm rõ yêu cầu 3.Đánh giá khả năng thực thi 4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp dụng đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây. 1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 3.Nghiên cứu hệ thống thực tại 4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 5.Đánh giá lại tính khả thi. 6.Thay đổi đề xuất của dự án 7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3. Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh, nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: 1.Thiết kế cơ sở dữ liệu. 2.Thiết kế xử lý 3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào 4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 5.Hợp thức hóa mô hình logic. Giai đoạn 4. Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thôngs này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn được dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: 1.Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. 2.Xây dựng các phương án của giải pháp 3.Đánh giá các phương án của giải pháp 4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi có một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật; tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng mô tả phần thủ công và những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của giai đoạn thiết kế vật lý ngoài là: 1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 2.Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa 4.Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6. Triển khai kĩ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng, các thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công việc phải thực hiện trong giai đoạn này là như sau: 1.Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật 2.Thiết kế vật lý trong 3.Lập trình 4.Thử nghiệm hệ thống 5.Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: 1.Lập kế hoạch cài đặt 2.Chuyển đổi 3.Khai thác và bảo trì 4. Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. Các kí pháp dùng trong phân tích và thiết kế Đối với sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Kho lưu trữ dữ liệu: Đối với sơ đồ luồng dữ liệu: ii.Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 1.Khái niệm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kì. Giá thành là chi phí sản xuất tính cho một khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. 2.Phân loại chi phí sản xuất Phân loại theo mối quan hệ trong sản xuất sản phẩm: Chi phí trực tiếp là những chi phí sản xuất quan hệ trực tiếp với việc sản xuất ra một loại sản phẩm, một công việc nhất định, những chi phí này kế toán có thể căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng tính giá thành Chi phí gián tiếp là những chi phí sản xuất có liên quan đến việc sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhiều công việc, những chi phí này kế toán phải tiến hành phân bổ cho các đối tượng tính giá thành có liên quan theo một tiêu chuẩn thích hợp. Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí: Yếu tố nguyên liệu và vật liệu Yếu tố nhiên liệu và động lực Yếu tố tiền lương và phụ cấp Yếu tố kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Yếu tố khấu hao tài sản cố định Yếu tố dịch vụ mua ngoài Yếu tố chi phí khác bằng tiền Phân loại theo phạm vi phát sinh chi phí Các chi phí phát sinh trong sản xuất sản phẩm, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Các chi phí phát sinh ngoài bộ phận sản xuất, bao gồm: Chi phí bán hàng Chi phí quản lý 3.Phân loại giá thành Phân loại theo nguồn số liệu và thời điểm tính toán Giá thành kế hoạch: là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản lượng kế hoạch. Việc tính toán giá thành kế hoạch do bộ phận kế hoạch của doanh nghiệp thực hiện và được tính trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành kế hoạch của sản phẩm là mục tiêu phấn đấu của doanh nghiệp, là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và kế hoạch hạ giá thành của doanh nghiệp. Giá thành định mức: là giá thành của sản phẩm được tính trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành và chỉ tính cho đơn vị sản phẩm. Việc tính giá thành định mức cũng được thực hiện trước khi tiến hành quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành định mức là công cụ quản lý định mức của doanh nghiệp, là thước đo chính xác để xác định kết quả sử dụng tài sản, vật tư, lao động trong sản xuất, giúp cho đánh giá đúng đắn các giải pháp kinh tế kĩ thuật mà doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Giá thành thực tế: là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kì và sản lượng thực tế sản phẩm đã sản xuất ra trong kì. Giá thành thực tế chỉ có thể tính toán được sau khi kết thúc quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm. Giá thành thực tế sản phẩm là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh kết quả phấn đấu của doanh nghiệp trong việc sử dụng các giải pháp kinh tế kĩ thuật để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm, là cơ sở để xác định kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại theo phạm vi tính toán Giá thành sản xuất: (còn gọi là giá thành công xưởng) bao gồm các chi phí sản xuất: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung tính cho những sản phẩm đã hoàn thành. Giá thành sản xuất của sản phẩm được sử dụng cho việc ghi sổ các sản phẩm đã hoàn thành nhập kho hoặc giao cho khách hàng. Giá thành sản xuất của sản phẩm cũng là căn cứ để tính giá vốn hàng bán và lãi gộp ở các doanh nghiệp sản xuất. Giá thành toàn bộ: bao gồm giá thành sản xuất cộng thêm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm đó. Giá thành toàn bộ của sản phẩm chỉ được tính khi sản phẩm đã được tiêu thụ. Giá thành toàn bộ của sản phẩm là căn cứ để xác định lãi trước thuế của doanh nghiệp. 4.Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất Các tài khoản sử dụng Tài khoản 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp tất cả các khoản chi phí về nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm. Tài khoản này phải được mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí hoặc đối tượng tính giá thành ( nếu được). Kết cấu của tài khoản 621 như sau: Bên nợ: Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh Bên có: Giá trị nguyên vật liệu sử dụng không hết trả lại kho; kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vao tài khoản tính giá thành. Tài khoản 621 không có số dư Tài khoản 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến bộ phận lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương). Tài khoản này mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí hoặc đối tượng giá thành (nếu được). Bên nợ: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh Bên có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào tài khoản tính giá thành. Tài khoản 622 không có số dư Tài khoản 627: “Chi phí sản xuất chung”. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp tất cả các khoản chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ các chi phí này vào các đối tượng hạch toán chi hoặc đối tượng tính giá thành. Tài khoản này phải mở chi tiết theo từng phân xưởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh. Bên nợ: Tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh Bên có: Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá thành Tài khoản 627 không có số dư. Tài khoản 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Tài khoản này được sử dụng để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tài khoản 154 phải mở chi tiết cho từng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất hoặc đối tượng tính giá thành (nếu được) Bên nợ: Tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh Bên có: Các khoản làm giảm chi phí sản xuất Giá thành sản phẩm hoàn thành Dư nợ: Giá trị dở dang lúc đầu kì và cuối kì Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khi xuất nguyên vật liệu để trực tiếp sản xuất,chế tạo sản phẩm, ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Đối với vật liệu mua ngoài không nhập kho mà xuất ngay để trực tiếp sản xuất sản phẩm, ghi: Nợ TK 621 Nợ TK 1331: VAT được khấu trừ Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán Nếu tự sản xuất và đưa vào sử dụng ngay, ghi: Nợ TK 621 Có TK 154 Đối với vật liệu dùng không hết trả lại kho, ghi: Nợ TK 152 Có TK 621 Cuối kì, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản tính giá thành, ghi: Nợ TK 154 Có TK 621 Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Tính ra tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất, ghi: Nợ TK 622 Có TK 334 Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỉ lệ quy định phần tính vào chi phí sản xuất là 19% của tiền lương, ghi: Nợ TK 622 Có TK 338 Khi trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, ghi: Nợ TK 622 Có TK 335 Các khoản chi phí bằng tiền thanh toán cho lao động trực tiếp, ghi: Nợ TK 622 Có TK 111,141 Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: Tập hợp chi phí sản xuất chung Chi phí về tiền lương của nhân viên phân xưởng, ghi: Nợ TK 627 Có TK 334 Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tương ứng, ghi: Nợ TK 627 Có TK 338 Chi phí về vật liệu sử dụng cho phân xưởng, ghi: Nợ TK 627 Có TK 152 Chi phí về công cụ dụng cụ, ghi: Nợ TK 627 Có TK 153 Chi phí về khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 627 Có TK 214 Các chi phí khác: Nợ TK 627 Có TK 331,111,112,141,… Cuối kì, phân bổ chi phí sản xuất chung và kết chuyển vào tài khoản tính giá thành, ghi: Nợ TK 154 Có TK 627 Sơ đồ hạch toán tập hợp chi phí sản xuất chung: Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành Vào cuối mỗi kì, kế toán phải tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh để kết chuyển về tài khoản tính giá thành. Nợ TK 154 Có TK 621, 622, 627 Đối với các khoản làm giảm chi phí sản xuất, ghi: Nợ TK 152, 111,… Có TK 154 Khi xác định được giá thành sản phẩm hoàn thành, ghi: Nợ TK 155: nếu nhập kho thành phẩm Nợ TK 157: nếu gửi bán Nợ TK 632: nếu bán luôn Có TK 154: Giá thành sản phẩm hoàn thành Sơ đồ tổng hợp về hạch toán giá thành: 5.Các phương pháp tính giá thành sản phẩm Phương pháp trực tiếp Đây là phương pháp hạch toán giá thành theo sản phẩm áp dụng cho những doanh nghiệp có quy trình sản xuất giản đơn như các doanh nghiệp khai thác và sản xuất động lực… Đặc điểm của các doanh nghiệp có quy trình sản xuất giản đơn là chỉ sản xuất một hoặc một số ít mặt hàng với số lượng lớn, chu kì sản xuất ngắn, có thể hoặc không có sản phẩm dở dang. Công thức tính giá thành: Phương pháp loại trừ giá trị sản phẩm phụ Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp cùng một quy trình sản xuất vừa tạo ra sản phẩm chính vừa tạo ra sản phẩm phụ (sản phẩm phụ không phải là đối tượng tính giá thành). Do vậy, để tính được giá thành của sản phẩm chính cần phải loại trừ giá trị sản phẩm phụ ra khỏi tổng chi phí. Phương pháp hệ số Phương pháp này áp dụng trong trường hợp cùng một quy trình sản xuất tạo ra đồng thời nhiều loại sản phẩm chính và tất nhiên là không thể theo dõi chi tiết chi phí theo từng loại sản phẩm. Do vậy, để xác định giá thành cho từng loại sản phẩm chính cần phải quy đổi các sản phẩm chính khác nhau về một loại sản phẩm duy nhất, gọi là sản phẩm tiêu chuẩn, theo hệ số quy đổi được xây dựng sẵn. Sản phẩm có hệ số bằ._.