Cải thiện phương pháp hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng”. Để hoàn thiện đề tài này tôi phải cảm ơn đến sự giúp đỡ của: Ban lãnh đạo công ty cổ phần Vinatex đã cho phép và tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành tốt khóa thực tập tại công ty. Các anh chị phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán đã cung cấp những thông tin, số liệu về công ty và nhiều chỉ dẫn cụ thể khác cần thiết cho để tài của tôi Giáo viên hướng dẫn - TS.Nguyễn Thanh Liêm về góp ý lựa chọn đề tài, cung cấp tài liệu tham khảo, hướng dẫn hoàn thiện đề tài. Và tôi cũng rất cảm ơn toàn thể giáo viên khoa Quản Trị Kinh Doanh đã giảng dạy tôi 4 năm với nhiều kiến thức nền tảng giúp tôi đủ tự tin và hiểu biết để viết chuyên đề này. Cuối cùng tôi cảm ơn tất cả các bạn trong nhóm thực tập, gia đình tôi đã có nhiều trợ giúp về vật chất và tinh thần trong suốt thời gian thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả! Đà Nẵng, ngày tháng năm 2009 Tác giả Thái Thi Hồng Linh- Sinh viên 31k2.3 MỤC LỤC ™&˜ MỤC LỤC BẢNG BIỂU ™&˜ Bảng A.1: Tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu 17 Bảng A.2: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 20X6 18 Bảng A.3: Dự toán báo cáo bảng cân đối kế toán 31/12/ 20X6 19 Bảng A.4: Ngân sách bán hàng 20X6 21 Bảng A.5: Ngân sách sản xuất năm 20X6 23 Bảng A.6: Ngân sách mua sắm nguyên vật liệu 23 Bảng A.7: Ngân sách quản lý 25 Bảng A.8: Ngân sách ngân quỹ năm 20X6 29 Bảng A.9: Kế hoạch tài trợ quý I năm 20X6 30 Bảng A.10: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý I năm 20X6 31 Bảng A.11: Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụng 32 Bảng A.12: Dự toán bảng cân đối kế toán 33 Bảng B.1: Cơ cấu nhân sự của Vinatex 48 Bảng B.2: Mục tiêu cụ thể 57 Bảng B.3: Kim ngạch xuất khẩu 58 Bảng B.4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu 59 Bảng B.5: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty 59 Bảng B.6:Về kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế năm 2008 60 Bảng B.7: So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với hai đối thủ chính 67 Bảng B.8: KẾ HOẠCH DOANH THU NĂM 2009 71 Bảng B.10: KẾ HOẠCH ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG NĂM 2009 74 Bảng B.9: KẾ HOẠCH THU CHI TÀI CHÍNH NĂM 2009 73 Bảng C.1 NGÂN SÁCH DOANH THU 75 Bảng C.2: Định mức chi phí sản xuất trực tiếp 75 Bảng C.3: Kế hoạch chi phí sản xuất chung 75 Bảng C.4: NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB 75 Bảng C.5: Ngân sách sản xuất hàng gia công 75 Bảng C.6: Ngân sách chi phí bán hàng 75 Bảng C.7: NGÂN SÁCH QUẢN LÝ 75 Bảng C.8: NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ 75 Bảng C.9: KẾ HOẠCH TÀI TRỢ 75 Bảng C.10: Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh 75 Bảng C.11: Xác định các thay đổi tài chính 75 Bảng C.12: dự toán bảng cân đối kế toán 75 MỤC LỤC HÌNH VẼ ™&˜ HÌNH A.1: Sơ đồ ngân sách tổng thể 15 Hình A2. Quy trình hoạch dịnh ngân sách 36 Hình B.1: Quy trình sản xuất sản phẩm(nguồn phòng kỹ thuật công nghệ) 50 Hình B.2: Sơ đồ tổ chức(nguồn phòng tổ chức hành chính) 51 Hình B.3:Biểu đồ tăng trưởng doanh thu(nguồn phòng kế toán tài chính) 60 Hình B.4 Cơ cấu doanh thu (nguồn phòng kinh doanh) 61 Hình B.5: Dịch chuyển trong cơ cấu doanh thu (nguồn phòng kinh doanh) 61 Hình B.6:Cơ cấu sản xuất các mặt hàng của công ty năm 2008 (phòng kinh doanh) 62 Hình B.7:Dịch chuyển trong cơ cấu sản xuất các mặt hàng của công ty năm 2008 so với 2007 (phòng kinh doanh) 62 Hình B.8: Biểu đồ mối tương quan giữa các loại lơi nhuận 67 Hình C.1 Ba bước hoạch định ngân sách 75 Hình C.2 Chuẩn bị hoạch định ngân sách 75 HìnhC.3 :Quy trình hoạch định ngân sách chi tiêt 75 Hình C.4 Viết ngân sách 75 HÌNH C.5: SƠ ĐỒ NGÂN SÁCH TỔNG THỂ 75 MỞ ĐẦU ™&˜ Tên đề tài: Cải thiện phương pháp hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng. Lý do chọn đề tài: Quản trị tài chính là một trong các hoạt động cơ bản của quản trị doanh nghiệp. Hoạt động quản trị tài chính có mỗi liên hệ mật thiết với các hoạt động khác trong doanh nghiệp như: Hoạt động quản trị sản xuất, hoạt động quản trị marketing, hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Mục tiêu của quản trị tài chính là tối đa hóa giá trị cho những người chủ hiện tại của công ty. Tuy nhiên tại Việt Nam quản trị tài chính còn khá mới mẽ và bị nhầm lẫn với kế toán (mục tiêu của kế toán là ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh). Biểu hiện rõ nhất là chức danh giám đốc quản trị tài chính là hiếm thấy trong các doanh nghiệp Việt, và phòng tài chính thường ghép chung với phòng kế toán thành phòng kế toán - tài chính. Do đó tôi chọn đề tài thuộc lĩnh vực quản trị tài chính nhằm đưa một số kiến thức tài chính đã được áp dụng thành công trên thế giới vào doanh nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và hoạt động trong môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng với nhiều yếu tố môi trường phức tạp. Hoạt động trong môi trường rủi ro cao như vậy thì chức năng hoạch định trở nên hữu dụng trong việc giảm thiểu rủi ro và nắm bắt cơ hội kinh doanh. Vì vậy tôi chọn mãng hoạch định tài chính cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đề tài này cũng phù hợp với thực trạng tại Vinatex là hoạch định tài chính không được chú trọng và mang hiệu quả thấp. Phạm vi đề tài: Tôi làm đề tài về nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực hoạch định ngân sách. Cụ thể dựa trên các lý thuyết về hoạch định ngân sách nghiên cứu được từ một số cuốn sách về tài chính của Mỹ và kiến thức học tại trường đại học để tìm ra phương pháp hoạch định ngân sách phù hợp nhất cho Vinatex Đà Nẵng. Từ đó tìm hiểu, điều chỉnh lại quy trình hoạch định ngân sách hiện tại và đưa ra quy trình hoạch định ngân sách mới cho công ty. Về phương pháp hoạch định ngân sách tôi tập trung nghiên cứu hai phương pháp là hoạch định từ trên xuống và hoạch định từ dưới lên. Đề tài của tôi không bao gồm hoạch định ngân sách đầu tư, hoạch định ngân sách cho các tổ chức phi lợi nhuận.. Về phạm vi hoạch định ngân sách tôi tập trung hoạch định ngân sách cho Vinatex Đà Nẵng có trụ sở đặt tại 25 Trần Quý Cáp – TP. Đà Nẵng. Mục tiêu đề tài: Tìm hiểu và đánh giá tình hình hoạch định ngân sách của công ty. Nghiên cứu các phương pháp hoạch định ngân sách và quy trình hoạch định ngân sách để tìm ra phương pháp và quy trình hoạch định phù hợp cho công ty Vinatex Đà Nẵng Loại bỏ những điểm bất cập và nâng cao hiệu quả định ngân sách cho công ty. Đề xuất phương pháp và quy trình hoạch định hoàn chỉnh cho công ty. Phương pháp nghiên cứu thực hiện đề tài Nghiên cứu các cơ sở lý thuyết có sẵn về phương pháp và mô hình hoạch định ngân sách. Thu thập thông tin về tình hình hoạch định ngân sách của công ty và các vấn đề có liên quan từ người hướng dẫn thực tập, nhân viên kế toán thông qua phỏng vấn . Dựa vào cơ sở lý thuyết đã nghiên cứu so sách với thực tế tìm hiểu để rút ra các kết luận và giải pháp ứng dụng. Dựa trên mô hình hoạch định ngân sách lý thuyết đưa ra hướng ứng dụng vào thực tế công ty. Phần A:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH ™&˜ I. Kiến thức chung về hoạch định ngân sách I.1. Một số định nghĩa cơ bản. I.1.1. Ngân sách là gì? Theo sách Managing Budgets của Stephen Brookson: Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt động trong tương lai. Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhưng thường thì nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và là thước đo nhằm định lượng các hoạt động của một tổ chức. Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính được chuẩn bị trước cho giai đoạn sắp tới, thương là một năm. Ngân sách thường chỉ bao gồm những khoản doanh thu và chi tiêu có kế hoạch (tài khoản lãi lỗ). Ngân sách sẽ thể hiện những khoản thu nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo được và tổng chi phí được phép sử dụng. Tuy nhiên, cững nên đưa vào ngân sách những kế hoạch tài sản và nguồn vốn của cả tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân sách) và những dự toán về những khoản thu chi tiền mặt (dòng tiền theo ngân sách) Theo Budgeting for Better Performance (xuất bản năm 2003) Có nhiều cách định nghĩa về ngân sách, tùy theo mục đích nghiên cứu. Một trong những cách định nghĩa phổ biến có thể là: “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”. Ngân sách phải được lượng hóa Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể Ngân sách phải là một kế hoạch hành động I.1.2. Hoạch định ngân sách là gì? Hoạch định ngân sách chính là hoạch định tài chính ngắn hạn (thường là một năm) một phần trong công tác hoạch định tài chính. Đây là quá trình bao gồm chuẩn bị, lập các kế hoạch ngân sách và giám sát việc thực hiện kế hoạch ngân sách nhằm hướng dẫn cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. I.2. Vai trò và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách trong kinh doanh. I.2.1. Tầm quan trọng của ngân sách Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt được mục tiêu theo kế hoạch. Ngân sách cũng giúp thể hiện trách nhiệm tài chính của tổ chức đối với nhiều đối tượng: Chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng và chủ sở hữu. Ngân sách rất quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức. Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản lý và những bộ phận khách nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ngân sách cũng cho phép các nhà quản lý bộ phận được quyền chi tiêu và xác lập mục tiêu doanh thu. Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát những hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả kinh doanh thực tế. Thêm vào đó, ngân sách là cách để tổ chức có thể thu thập thông tin nhằm đánh giá mức độ tiến triển và thích ứng của kế hoạch kinh doanh thống nhất khi xem xét thực tế hoạt động. I.2.2. Mục đích của ngân sách Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: • Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án). • Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu. • Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến.(như các khoản tài trợ bổ sung). • Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch. Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được công việc của bạn. Các nhà tài trợ xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau: • Bạn lên kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào? • Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì? • Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa? • Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không? • Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không? • Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên bao nhiêu trong dự toán ngân sách ? I.3. Hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh. Quá trình dự thảo ngân sách là một biện pháp ngắn hạn, là một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể. Nó là một chiến thuật được sử dụng trong việc triển khai các hoạt động và chương trình mà các nhà quản trị cấp cao sẽ hoạch định. Chiến lược kinh doanh là tầm nhìn mà tổ chức muốn thực hiện trong khoảng thời gian ba đến năm năm. Chiến lược kinh doanh bao gồm việc thiết lập mục tiêu tổng thể để tổ chức có thể xác định những điều muốn đạt được. Chiến lược kinh doanh cũng xác định lộ trình hành động. Điều này đòi hỏi phải phân tích môi trường hoạt động của tổ chức và những nguồn lực mà nó sở hữu bằng phương pháp phân tích SWOT – đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, đe doạ. Song song với việc hoạch định chiến lược dài hạn, tổ chức cũng cần hoạch định ngắn hạn bằng kế hoạch kinh doanh - những việc cần phải thực hiện ngay để đạt được kế hoạch chiến lược. Để thực hiện kế hoạch kinh doanh, tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những việc cần làm, và thời gian thực hiện, và những công cụ kiểm soát cần thiết (bao gồm kế hoạch ngân sách) nhằm đảm bảo cá thể thực hiện được những kết quả theo dự đoán. Kế hoạch ngân sách được sử dụng như một chiến thuật kinh doanh. Kế hoạch ngân sách là việc triển khai chiến thuật của kế hoạch kinh doanh. Nó được tích hợp trong cả kế hoạch kinh doanh và quá trình kiểm soát. Các nhà quản lý cấp cao sẽ chọn những phương án chiến lược nào có tiềm năng lớn nhất để đại đươc mục tiêu của tổ chức và tạo ra những kế hoạch dài hạn nhằm thực thi những chiến lược này. Bạn có thể biến những kế hoạch dài hạn thành những kế hoạch hoạt động hàng năm được cấp ngân sách của bộ phận bạn. Sử dụng ngân sách như là một thước đo để tính toán tính hiệu quả thực sự trong tương lai bằng các cách sử dụng những bảng báo cáo tài chính lưu hành trong nội bộ (được goi là tập hợp tài khoản quản lý). Tập hợp này được tạo ta từ tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền mặt, và thể hiện những mục tiêu được kỳ vọng so với thực tế diễn ra. I.4. Ngân sách tổng thể. (finance for managers – Harvard Business Essentials) Ngân sách tổng thể là trái tim và linh hồn của quy trình hoạch định ngân sách. Ngân sách tổng thể gồm tất cả các phần lại với nhau kết hợp ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính của tổ chức vào một bức tranh toàn cảnh. Nói cách khác, ngân sách tổng thể tóm tắt tất cả các dự báo tài chính của một tổ chức trong một thời kỳ đã định. Các ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng hoạt động gồm: 1. Ngân sách doanh thu 2. Ngân sách sản xuất bao gồm: Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngân sách chi phí lao động trực tiếp Ngân sách chi phí sản xuất chung 3. Ngân sách chi phí bán hàng 4. Ngân sách Marketing 5. Ngân sách chi phí R&D/thiết kế 6. Ngân sách chi phí phân phối 7. Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng 8. Ngân sách chi phí hành chính 9. Dự toán báo cáo thu nhập Các ngân sách tài chính liên quan đến các dòng tiền vào và dòng tiền ra và liên quan đến vị thế tài chính. Tình hình xuất nhập quỹ dự kiến được trình bày chi tiết trong ngân sách ngân quỹ, báo cáo nguồn và sử dụng và cuối cùng, vị thế tài chính dự kiến vào cuối thời kỳ lập kế hoạch được trình bày trong dự toán bảng cân đối kế toán.Ngân sách hoạt động bao gồm các ngân sách cấu thành sau đây: - Ngân sách ngân quỹ - Ngân sách vốn - Dự toán bản cân đối kế toán - Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngân sách doanh thu Ngân sách sản xuất Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngân sách chi phí lao động sản xuất trực tiếp Ngân sách chi phí sản xuất chung Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí tiếp thị Ngân sách chi phí R&D/thiết kế Ngân sách chi phí phân phối Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng Ngân sách chi phí hành chính Báo cáo thu nhập hoạt động đã lập ngân sách Ngân sách vốn Ngân sách ngân quỹ Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngân sách hoạt động Ngân sách tài chính HÌNH A.1: Sơ đồ ngân sách tổng thể I.5. Các phương pháp hoạch định ngân sách. (giáo trinh quản trị tài chính-ĐHKTĐN) I.5.1. Phương pháp hoạch định ngân sách từ trên xuống. Hoạch định ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó cấp lãnh đạo sẽ lập các mục tiêu ngân sách – doanh thu, lợi nhuận… - và áp đặc mục tiêu này cho tổ chức. Lập kế hoạch tài chính theo phương pháp từ trên xuống sử dụng một kỹ thuật khá phổ biến nhất là phương pháp phần trăm doanh thu. Phương pháp này bắt đầu bằng cách dự đoán doanh thu, và sau đó, biểu diễn các khoản mục theo tỷ lệ tăng trưởng hằng năm của doanh thu. Một số khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán được giả định tăng tỷ lệ với doanh thu. Một cách tiếp cận nữa là phương pháp thông số không đổi. Theo cách tiếp cận này thì sau khi dự báo doanh số thì các khoản mục khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán được được giả định là chiếm một tỷ lệ phần trăm so với doanh số dự đoán. Tỷ lệ này là tỷ lệ trung bình từ các năm trước đó. Nếu tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dự đoán của mỗi khoản mục bằng với thời kỳ dự đoán trước thì các khoản mục đó sẽ tăng theo tỷ lệ tăng của doanh thu. I.5.1.1. Phân tích các thông số quá khứ Bước đầu tiên phải thực hiện trong phương pháp này là phân tích các thông số quá khứ. Phương pháp phần trăm doanh thu giả sử rằng chi phí trong một năm sẽ bằng một tỷ lệ phần trăm nhất định so với doanh thu trong năm. Vì vậy, chúng ta bắt đầu phân tích thông qua việc tính toán tỷ lệ chi phí so với doanh thu trong nhiều năm trước. Vì khấu hao phụ thuộc vào tài sản nên việc xem xét tỷ lệ khấu hao trên tài sản cố định sẽ hợp lý hơn tỷ lệ khấu hao trên doanh thu. Bảng A.1: Tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu I.5.1.2. Lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trước hết, chúng ta lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho năm đến. Báo cáo này cần thiết cho việc dự đoán cả lợi nhuận thuần sau thuế TNDN và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối. Dựa theo bảng A.1 ta dễ dàng lập được dự báo kết quả hoạt động kinh doanh. Bảng A.2: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 20X6 I.5.1.3. Lập dự toán bảng cân đối kế toán Tài sản trên bảng cân đối kế toán phải tăng nếu doanh thu tăng. Dưa vào bảng A.1 ta có thể tính các con sô dự đoán cho các tài khoản bên phần tài sản như hình A.3. Khi các tài khoản bên phần tài sản đã được dự đoán, chúng ta tính giá trị tổng cộng của tài sản để hoàn thành phần tài sản của bảng cân đối kế toán. Nếu tài sản tăng, nợ và vốn chủ cũng phải tăng, và như vậy phần tài sản tăng thêm phải có nguồn tài trợ. Bảng A.3: Dự toán báo cáo bảng cân đối kế toán 31/12/ 20X6 I.5.2. Phương pháp hoạch định ngân sách từ dưới lên Nên nghiên cứu phương pháp sử dụng hoạch định ngân sách từ dưới lên, hoặc bắt đầu từ số 0 (ZBB-zero based budgeting), theo đó mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích sẽ đươc kiểm tra. Hãy xác định mục đích và kết quả của những chỉ tiêu khác nhau cho mỗi hoạt động, bắt đầu từ số 0. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải giả trình mọi chi phí ngay từ đầu. Phương pháp này sẽ phù hợp nhất với những chi phí tự do và chi phí hỗ trợ như chi phí tiếp thị, thay vì những chi phí hữu hình (chi phí có thể tính toán dễ dàng) như chi phí sản xuất. Tuy nhiên, cách hoạch định ngân sách này sẽ mất tất nhiều thời gian. Một vài giám đốc không thích sử dụng phương pháp này vì nó được xem là một cách tiếp cận hiếu chiến. I.5.2.1. Quản lý và phối hợp trong quy trình lập kế hoạch Mỗi tổ chức phải có một người chịu trách nhiệm trong việc định hướng và kết hợp toàn bộ hoạt động lập ngân sách. Nhà quản lý ngân sách này thường là kế toán trưởng hoặc là người chuyên báo cáo cho kế toán trưởng. Nhà quản lý ngân sách, làm việc dưới sự quản lý của hội đồng ngân sách. Hội đồng ngân sách có trách nhiệm xem lại ngân sách, đưa ra các định hướng về chính sách, các mục tiêu ngân sách và giám sát hiệu quả thực tế của tổ chức. Hội đồng ngân sách cũng có trách nhiệm đảm bảo cho ngân sách được kết nối với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Giám đốc sẽ lựa chọn các thành viên của hội đồng và họ thường là giám đốc, phó giám đốc tài chính, kế toán trưởng. I.5.2.2. Thu thập thông tin lập ngân sách Vào giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, giám đốc ngân sách sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập ngân sách. Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó, dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn. Chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của năm trước có thể giúp cho nhà quản trị sản xuất biết được phần nào thông tin về chi phí nguyên vật liệu của năm đến. Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử không thôi vẫn chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai mà ta phải tiến hành thu thập thông tin từ nội bộ và bên ngoài để dự đoán các dữ liệu trong năm lập kế hoạch. Đó là các dự đoán về doanh thu và chi phí . I.5.2.3. Xây dựng các ngân sách hoạt động Phần đầu của kế hoạch tài chính và cũng là phần chiếm nhiều thời gian của các nhà quản trị nhất là ngân sách hoạt động. Ngân sách hoạt động bao gồm một loạt các chương trình cho các thời kì hoạt động, và cuối cùng là dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. I.5.2.3.1. Ngân sách bán hàng Ngân sách bán hàng là dự đoán do hội đồng ngân sách duyệt, mô tả doanh thu dự đoán cho từng sản phẩm theo đơn vị sản phẩm và theo đơn vị tiền tệ. Một công ty có thể chọn các kiểu dự đoán, các hệ thống, các cách phân loại khác nhau để lập dự toán doanh thu. Có thể phân loại ngân sách doanh thu của công ty theo các kiểu sau: -Sản phẩm hàng hóa -Khu vực địa lý -Khách hàng -Kênh phân phối -Thời hạn bán hàng Các kiểu phân loại này giúp công ty quyết định cách thức dự toán sản lượng và doanh thu cũng như cách đo lường kết quả so với tiêu chuẩn. Các hình thức trình bày mà người lập kế hoạch chọn nên phù hợp với nhu cầu và kỳ vọng của công ty. Cấu trúc tổ chức cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc lựa chọn hình thức lập ngân sách. Bảng A.4: Ngân sách bán hàng 20X6 Bảng A.4 minh họa ngân sách bán hàng của Công ty cổ phần Tiên Sa với sản phẩm sơn (đối với công ty có nhiều sản phẩm, ngân sách bán hàng phản ánh doanh thu của từng sản phẩm theo đơn vị và tổng doanh thu theo từng thời kỳ.) Ngân sách bán hàng cho thấy sản lượng bán của Công ty cổ phần Tiên Sa biến động theo mùa và giá bán không thay đổi trong suốt thời kỳ lập kế hoạch. Ngoài ra, ngân sách này còn biểu diễn chi phí cho hoạt động bán hàng chẳng hạn như chi phí hoa hồng, chi phí vận chuyển và công cụ dụng cụ, chi phí phát triển mạng lưới bán hàng... Các chi phí này có thể là chi phí cố định và cũng có thể là chi phí biến đổi theo đơn vị sản phẩm. Đối với Công ty cổ phần Tiên Sa, chi phí cho hoạt động bán hàng bao gồm lương cố định và lương biến đổi theo doanh số. Chi phí lương cố định cho bộ phận bán hàng mỗi tháng là 3 triệu đồng, lương biến đổi theo doanh số bằng 5 % doanh số. I.5.2.3.2. Ngân sách sản xuất Ngân sách sản xuất bao gồm năm ngân sách liên quan là kế hoạch sản lượng, ngân sách lao động trực tiếp, ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung. Để đơn giản, chúng ta tập hợp các ngân sách này vào trong kế hoạch. Kế hoạch sản lượng sản xuất Kế hoạch sản lượng xác định phải sản xuất sản phẩm nào, bao nhiêu và khi nào. Thông tin này dựa vào thông tin lượng bán dự đoán từ ngân sách bán hàng. Ngân sách sản xuất xem xét số lượng tồn kho hiện tại, mức tồn kho sản phẩm hoàn thành cuối kỳ dự kiến và mức độ hư hỏng, mất mát dự kiến. Người lập kế hoạch sử dụng thông tin này để xác định số lượng đơn vị đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu cần phải mua để sản xuất phải được tổng hợp để xác định nhu cầu nguyên vật liệu. Ngân sách sản xuất cho biết cần phải có bao nhiêu kilogram nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu bán hàng cho từng tháng. Nếu không có tồn kho, số đơn vị phải sản xuất sẽ bằng đúng với số lượng hàng bán trong kỳ. Chẳng hạn như các công ty áp dụng chiến lược sản xuất đúng thời hạn (JIT), số đơn vị hàng bán bằng số đơn vị sản xuất vì khi có đơn đặt hàng thì công ty mới tiến hành sản xuất. Đối với Công ty cổ phần Tiên Sa, chúng ta giả thiết chỉ có một sản phẩm và chỉ có một loại nguyên vật liệu duy nhất là bột sơn nên kế hoạch sản lượng sản xuất khá đơn giản. Để đảm bảo hoạt động bán hàng được liên tục, công ty phải duy trì một mức tồn kho an toàn vào cuối kỳ. Lưu ý đối với những tháng mà tồn kho đầu kỳ lớn hơn mức sản xuất cộng tồn kho cuối kỳ dự kiến thì mức tồn kho cuối kỳ thực tế sẽ lớn hơn mức tồn kho dự kiến. Để xác định số lượng cần sản xuất trong kỳ, chúng ta phải biết cả lượng bán, số lượng tồn kho sản phẩm hoàn thành đầu kỳ cũng như mức tồn kho dự kiến cuối kỳ. Số đơn vị sản xuất = Lượng bán + Hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến - Hàng tồn kho đầu kỳ Với mức sản xuất dự kiến trong kỳ, chúng ta tiếp tục xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí lương cho bộ phận sản xuất. Để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm cụ thể căn cứ vào sản lượng sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, và đơn giá nguyên vật liệu. Tiếp theo, chúng ta xác định chi phí lao động trực tiếp trong từng thời kỳ. Từng sản phẩm và tất cả các bộ phận liên quan đến hoạt động sản xuất đều được tập hợp để xác định tổng số giờ lao động trực tiếp. Người ta thường dựa vào dữ liệu quá khứ để dự đoán số giờ tiêu chuẩn. Giả sử bộ phận lao động trực tiếp làm việc hiệu quả, tỷ lệ này sẽ không thay đổi với công nghệ hiện tại. Quan hệ này chỉ thay đổi khi công ty áp dụng một cách tiếp cận mới trong sản xuất. Tương tự như với cách tính nguyên vật liệu trực tiếp, chúng ta xác định chi phí lao động trực tiếp. Cuối cùng, trong ngân sách sản xuất, chúng ta còn thể hiện chi phí lương cho bộ phận quản lý sản xuất đây là chi phí sản xuất chung. Bảng A.5: Ngân sách sản xuất năm 20X6 Ngân sách mua sắm nguyên vật liệu Lượng nguyên vật liệu sản xuất trong ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở để lập ngân sách mua sắm nguyên vật liệu. Khối lượng mua = Lượng NVLTT sử dụng trong kỳ + Hàng tồn kho NVLTT cần thiết cuối kỳ - Hàng tồn kho NVLTT đầu kỳ Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua sắm được xác định dựa trên chính sách tồn kho của công ty. Trên thực tế, với mỗi loại vật liệu thô, phải có một kế hoạch riêng. Bảng A.6: Ngân sách mua sắm nguyên vật liệu I.5.2.3.3. Các ngân sách hoạt động khác Ngoài bộ phận sản xuất, tất cả các bộ phận khác trong công ty cũng lập ngân sách cho bộ phận của mình. Các ngân sách này bao gồm ngân sách marketing, ngân sách quản lí, ngân sách nghiên cứu và phát triển... Ngân sách Marketing Với doanh thu dự đoán, bộ phận Marketing sẽ lập ngân sách marketing dựa vào chương trình Marketing của năm đến. Ngân sách này bao gồm toàn bộ các chi phí cho hoạt động Marketing như chi phí tiền lương cho bộ phận Marketing, chi phí quảng cáo, tiếp thị. Các nhân tố cần quan tâm khi xây dựng ngân sách này: 􀂃 Doanh thu của năm trước, 􀂃 Tập hợp của doanh thu và sản lượng kỳ vọng, 􀂃 Quan hệ giữa chi phí trên tổng doanh thu của năm trước, 􀂃 Phân tích kết quả truyền thông từ kết quả dự đoán của năm trước. Ngân sách nghiên cứu và phát triển Các dự án nghiên cứu và phát triển tạo ra sự tăng trưởng và thu nhập cho tổ chức. Thông qua đó mà các kỹ thuật mới, sản phẩm mới và các ý tưởng mới lại tiếp tục tạo nên tương lai cho công ty. Để dự đoán ngân sách cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển, cần phải dựa trên nhiều thông tin, chẳng hạn như: 􀂃 Tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dự đoán của năm đến, 􀂃 Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước chi phí R&D 􀂃 Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận sau thuế TNDN 􀂃 Chi phí đã điều chỉnh của năm trước, 􀂃 Chi phí cố định trên mỗi đơn vị bán..... Chi phí dự toán cho R&D có thể chia thành ba nhóm bao gồm lương, vật liệu và công cụ, các chi phí trực tiếp khác. Ngân sách quản lí Cũng như ngân sách R&D và ngân sách marketing, ngân sách chi phí quản lý bao gồm chi phí dự đoán cho toàn bộ việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Có ba nhân tố tác động đến nội dung của ngân sách quản lý là nội dung của ngành, giai đoạn phát triển của công ty và cấu trúc tổ chức. Hầu hết các chi phí quản lý đều cố định theo doanh thu. Ngân sách này bao gồm lương, chi phí luật pháp và chi phí kiểm toán... Ngân sách chi phí quản lý của Công ty cổ phần Tiên Sa được trình bày trong bảng A.7. Bảng A.7: Ngân sách quản lý I.5.2.4. Xây dựng các ngân sách tài chính Các ngân sách còn lại trong bộ kế hoạch tài chính là các ngân sách tài chính. Các ngân sách tài chính chủ yếu thường bao gồm ngân sách ngân quỹ, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo luân chuyển tiền tệ và ngân sách vốn. I.5.2.4.1. Ngân sách ngân quỹ Định nghĩa Ngân sách ngân sách ngân quỹ là một kế hoạch chi tiết biểu diễn tất cả các dòng tiền vào và dòng tiền ra dự đoán của công ty trong một thời kỳ trên cơ sở tiền mặt. Việc theo dõi dòng ngân quỹ vô cùng quan trọng trong quản lý một doanh nghiệp. Thực tế, có nhiều công ty thành công trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhưng lại dễ thất bại vì những vấn đề liên quan đến dòng tiền vào và dòng tiền ra. Khi biết thời gian có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hay dư thừa tiền mặt, nhà quản trị có thể lập kế hoạch vay tiền khi cần và trả nợ trong thời kỳ dư thừa tiền mặt. Ngoài ra, trong điều kiện cần thiết và nếu được sự chấp thuận của công ty, các nhân viên ngân hàng sử dụng ngân sách ngân quỹ để kiểm soát nhu cầu tiền mặt cũng như khả năng trả nợ của công ty. Vì dòng ngân quỹ như là huyết mạch của tổ chức nên ngân sách ngân quỹ là một trong những ngân sách quan trọng nhất trong bộ kế hoạch tài chính. Ngân sách ngân quỹ trả lời các câu hỏi: Kế hoạch hoạt động có khả thi về mặt tài chính hay không? Có đủ vốn vào thời điểm cần vốn hay không? Nếu không, cần phải vay bao nhiêu? Hoạt động của công ty có khả năng thu đủ ngân quỹ cần thiết để hoàn lại vốn vay hay không? Mỗi tổ chức phải cung cấp ngân quỹ cần thiết trong ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo cho công ty hoạt động suông sẻ và có đủ ngân quỹ để đáp ứng các khoản nợ bằng tiền ở hiện tại và trong tương lai. Nội dung và cấu thành của ngân sách ngân quỹ Quá trình xây dựng ngân sách ngân quỹ biểu diễn trong hình A.7 ở dưới. Ngân sách ngân quỹ gồm ba nội dung chính sau đây: 1. Đặc điểm chính của ngân sách ngân quỹ là chỉ liên quan đến tiền mặt sử dụng. Ngân sách ngân quỹ không bao gồm các khoản mục không phải là tiền mặt. 2. Thời gian dòng tiền ra và dòng tiền vào - Thời kỳ: theo tháng hay theo quý - Khi nào, để làm gì và bao nhiêu. 3. Ngân sách ngân quỹ không thay thế các ngân quỹ khác mà toàn bộ các ngân sách và thông tin ghi sổ có thể được sử dụng để lập ngân sách. Xác định các khoản thu bằng tiền mặt Các khoản thu tiền mặt dự kiến bao gồm tất cả các nguồn tiền trong thời kỳ lập kế hoạch. Nguồn tiền mặt chủ yếu thu được là nguồn từ bán hàng. Vì phần lớn doanh thu là doanh thu tín dụng nên một trong những nhiệm vụ quan trọng của tổ chức là phải xác định cấu trúc thu hồi khoản phải thu. Nếu xem xét cho năm hiện tại, công ty có thể sử dụng dữ liệu q._.uá khứ để lập kế hoạch thu hồi khoản phải thu. Nói cách khác, công ty có thể xác định tỷ lệ phần trăm khoản phải thu thu hồi ngay trong tháng bán hàng và vào các tháng sau đó. Ngoài tiền thu từ bán tín dụng, các khoản tiền thu ngay, người lập kế hoạch phải ước lượng tiền mặt thu từ bán tài sản hay các khoản thu nhập khác. Xác định các khoản chi bằng tiền mặt Công ty cần phải dự đoán các khoản chi tiền mặt cho từng thời kỳ. Phần này bao gồm tất cả các khoản chi tiền mặt phát sinh trong kỳ. Có nhiều khoản chi giống nhau nhưng người lập kế hoạch vẫn phải cẩn thận kiểm tra độ chính xác của từng khoản chi từng thời kỳ và phản ánh những thay đổi có thể xảy ra trong từng con số dự đoán. Ngân sách chi tiền mặt cho biết các dự đoán về chi tiền mặt đối với những khoản như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cho vay, hoàn vốn, trả lương, cổ tức hay các chi phí ngoài dự kiến khác. Tất cả các khoản chi không dẫn đến việc chi tiền thực sự như khấu hao không được đưa vào danh sách này. Cân đối thu chi là khoản chênh lệch giữa các khoản thu và các khoản chi trong kỳ. Ngân quỹ chưa kể tài trợ bằng cân đối thu chi cộng với số dư tiền mặt đầu kỳ. Số dư tiền mặt tối thiểu hay cũng là lề an toàn đơn giản là số tiền mặt ít nhất mà công ty muốn duy trì. Cũng như với tài khoản tiết kiệm cá nhân của bạn, bạn cần phải giữ ít nhất một khoản tiền mặt tối thiểu trong tài khoản vì khoản tiền tối thiểu này sẽ giúp bạn tránh được các chi phí dịch vụ hoặc cho phép bạn thực hiện được những khoản chi tiêu ngoài kế hoạch. Tương tự như thế, các công ty cũng cần phải có số dư tiền mặt tối thiểu. Khoản tiền này giữa các công ty thường không giống nhau và được xác định theo nhu cầu và chính sách riêng của từng công ty. Nếu số dư tiền mặt chưa kể tài trợ nhỏ hơn lề an toàn thì sẽ nảy sinh nguy cơ thiếu hụt tiền mặt. Trong tình huống này, họ có thể thực hiện các hành động như rút ngân quỹ từ tài sản ngắn hạn, cụ thể là thu tiền từ khách hàng nhanh hơn, giải phóng tồn kho..., hoặc là thanh lý những tài sản cố định không cần thiết và cuối cùng là vay ngắn hạn. Ngược lại, với tình huống dư thừa tiềnmặt (tiền mặt lớn hơn số dư tiền mặt tối thiểu), công ty có thể tăng mức dự trữ, cho vay hay đầu tư vào chứng khoán khả nhượng và cuối cùng là thanh toán các khoản nợ. Phần tài trợ của ngân sách ngân quỹ bao gồm vay và trả nợ. Nếu ngân quỹ một thời ky nào đó bị thiếu hụt, phần tài trợ sẽ biểu diễn khoản tiền cần phải vay trong thời kỳ đó. Khi tiền mặt dư thừa, phần này biểu diễn các khoản trả nợ dự kiến bao gồm cả lãi vay. Phần cuối cùng trong ngân sách ngân quỹ là số dư tiền mặt cuối kỳ dự kiến. Số dư tiền mặt cuối kỳ bằng ngân quỹ chưa kể tài trợ cộng số tiền vay trong kỳ trừ đi khoản trả lãi vay. Xây dựng ngân sách ngân quỹ Ngân sách ngân quỹ là tổng hợp của ngân sách thu tiền mặt và ngân sách chi tiền mặt. Ngân sách này cung cấp thêm dự đoán về số dư tiền mặt tối thiểu dựa trên cấu trúc lịch sử. Ngân sách ngân quỹ cho biết công ty có nhu cầu tài trợ do chi tiền mặt nhiều hơn hay thừa tiền mặt do thu tiền mặt nhiều hơn trong từng thời kỳ. Ngoài ra, ngân sách ngân quỹ cũng dự đoán tiền lãi thu được từ đầu tư tiền mặt dư thừa và chi phí tài chính do vay nợ tạm thời. Phần thu của ngân sách ngân quỹ trong bảng A.6 trình bày cấu trúc dòng tiền vào từ bán hàng thu ngay và bán hàng tín dụng. Doanh thu thu được trong một tháng bao gồm khoản doanh thu thu ngay trong tháng, các khoản doanh thu tin dụng của các tháng trước tùy theo chính sách tín dụng của công ty. Các khoản chi tiền mặt bao gồm tiền mặt chi cho việc mua nguyên vật liệu, trả lương và các chi phí khác. Thông tin này thu thập từ ngân sách sản xuất và các ngân sách hoạt động khác. Với các thông tin trên, ngân sách ngân quỹ của công ty được xây dựng như trong bảng A.8 dưới đây. Bảng A.8: Ngân sách ngân quỹ năm 20X6 Sau khi hoàn thành ngân sách ngân quỹ, người lập kế hoạch xây dựng kế hoạch tài trợ cho quý I năm 20X6. Nhu cầu tài trợ được xây dựng dựa vào số dư chưa tài trợ và lề an toàn. Nhu cầu tài trợ trợ bằng số dư chưa tài trợ trừ lề an toàn. Mức vay được xác định theo quý và bằng nhu cầu vay của tháng có nhu cầu vay nhất, bằng 78,169 triệu đồng. Số dư cuối kỳ bằng số dư đầu kỳ trước cộng cân đối thu chi, cộng vay trong kỳ, trừ trả gốc và lãi trong kỳ. Bảng A.9: Kế hoạch tài trợ quý I năm 20X6 I.5.2.4.2 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một bảng tóm tắt về doanh thu và tổng chi phí dự kiến của một thời kỳ trong tương lai, dự toán kết thúc với thông tin về tình hình lời (lỗ) ròng của thời kỳ đó. Các nhà phân tích phải sử dụng thông tin từ ngân sách bán hàng để xác định doanh thu, thông tin từ ngân sách sản xuất để xác định giá vốn hàng bán và thông tin từ các ngân sách hoạt động để xác định chi phí cho dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Các tính toán về cổ tức và lợi nhuận chưa phân phối cũng được trình bày trong báo cáo này. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Tiên Sa được trình bày trong bảng A.10. Thông tin cần lưu ý nhất trong dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là thông tin về giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được xác định bằng công thức sau: Giá vốn hàng bán = Sản lượng bán (chi phí NVL trực tiếp đơn vị+ chi phí lao động trực tiếp đơn vị) + Chi phí quản lý sản xuất Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng được lấy từ ngân sách bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ ngân sách quản lý, khấu hao phân bổ cho quý I bằng 20 triệu đồng bao gồm khấu hao cho cả bộ phận sản xuất và các bộ phận khác. Trong quý I, công ty không có khoản thu nhập nào từ các hoạt động khác và có một khoản lỗ 20 triệu đồng từ thanh lý tài sản cố định. Để xác định lợi nhuận sau thuế TNDN, chi phí tài chính và thuế phải được trừ ra khỏi lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi. Chi phí lãi phụ thuộc vào nhu cầu ngân quỹ và kế hoạch vay ngắn hạn của công ty, vì thế được lấy từ ngân sách ngân quỹ. Thuế được xác định theo luật thuế hiện hành, giả sử là 28 phần trăm. Bảng A.10: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý I năm 20X6 I.5.2.4.3. Dự toán báo cáo nguồn và sử dụng Trước khi lập dự toán bảng cân đối kế toán, chúng ta cần rà soát và tổng hợp toàn bộ các thay đổi trong một báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ. Điều này rất thuận lợi cho việc kiểm soát các dòng dịch chuyển tiền tệ của thời kỳ kế hoạch và nhận thức rõ ảnh hưởng của mỗi quyết định tài chính. Cuối cùng, dự toán bảng cân đối kế toán chỉ là sự chuyển đổi đơn giản tình trạng tài chính ở đầu kỳ theo các thay đổi tài chính đã hoạch định. Tổng hợp các thay đổi tài chính Các thay đổi về tài chính trong kỳ được tập hợp từ các ngân sách bộ phận. Về căn bản, chênh lệch này chính là chênh lệch giữa dòng tiền ra và dòng tiền vào trong kỳ liên quan trực tiếpđến tài sản và nguồn vốn. Nếu khoản thu vào lớn hơn chi ra thì kết quả được ghi vào bên nguồn, ngược lại, nếu thu vào nhỏ hơn chi ra thì được ghi vào bên sử dụng. Riêng tiền mặt là khoản chênh lệch giữa nguồn và sử dụng nên được xác định sau khi lập báo cáo nguồn và sử dụng hoặc chuyển qua từ ngân sách ngân quỹ. Cách xác định chênh lệch và phản ảnh chênh lệch này vào trong báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ được trình bày trong bảng A.11. Bảng A.11: Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụng Chênh lệch ngân quỹ = Tổng nguồn - Tổng sử dụng I.5.2.4.4. Lập dự toán bảng cân đối kế toán Với thông tin từ dự toán báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ kết hợp với bảng cân đối kế toán đầu kỳ, chúng ta có thể dễ dàng xây dựng dự toán bảng cân đối kế toán cho thời kỳ lập kế hoạch. Số dư cuối kỳ của các tài khoản chính là số dư của năm trước cộng với chênh lệch ngân quỹ trong thời kỳ dự đoán. Đối với bên tài sản, nếu thay đổi tài chính thuộc bên nguồn thì số dư tài sản cuối kỳ sẽ bằng số dư tài sản đầu kỳ trừ đi chênh lệch, ngược lại, nếu thay đổi tài chính thuộc về bên sử dụng thì chúng ta sẽ cộng chênh lệch vào số dư đầu kỳ. Đối với bên nguồn vốn, nếu thay đổi tài chính thuộc về nguồn thì chúng ta sẽ cộng khoảng chênh lệch vào số dư đầu kỳ để xác định số dư cuối kỳ và nếu thuộc về bên sử dụng thì trừ chênh lệch khỏi số dư đầu kỳ. Có ba khoản mục cần lưu ý là tiền mặt, tài sản cố định và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối. Về tiền mặt, có thể sử dụng số dư tiền mặt cuối kỳ từ ngân sách ngân quỹ, hoặc lấy số dư đầu kỳ cộng với chênh lệch nguồn và sử dụng trong năm. Về tài sản cố định, thay đổi tài sản cố định trong báo cáo nguồn và sử dụng chính là thay đổi nguyên giá tài sản cố định, do đó, phải cộng khấu hao trong kỳ vào khấo hao lũy kế để xác định tài sản cố định ròng cuối kỳ. Cuối cùng, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối được xác định bằng cách lấy số dư đầu kỳ cộng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối tăng thêm trong kỳ (bằng lợi nhuận sau thuế TNDN trừ cổ tức trong kỳ). Với báo cáo nguồn và sử dụng ngân quỹ và bảng cân đối kế toán ngày 31/12/20X5, chúng ta lập dự toán cho công ty cổ phần Tiên Sa ngày 31/3/20X6 như trong bảng A.12. Bảng A.12: Dự toán bảng cân đối kế toán I.6. Đánh giá phương pháp hoạch định ngân sách Điểm mạnh Từ trên xuống Tốn ít thời gian và chi phí hoạch định ngân sách. Kỹ thuật và phương pháp hoạch đinh khá đơn giản nên dễ áp dụng. Các mục tiêu ngân sách đảm bảo các mục tiêu chiến lược lớn hơn của tổ chức Phối hợp tốt về các yêu cầu ngân sách cho tất cả các yếu tố của tổ chức Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách phòng ban của nhà quản lý Những mục tiêu cao thách thức sự nỗ lực của các nhà quản trị Từ dưới lên Phát huy hết tác dụng và vai trò của ngân sách trong tổ chức. Tạo ra được một hệ thống các ngân sách rõ ràng cụ thể. Tạo ra các chỉ dẫn đi đến các mục tiêu của tổ chức. Tạo mối lên kết giữa ngân sách và chiến luợc kinh doanh của công ty. Kiểm soát tốt tài chính của tổ chức và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại. Tạo mối liên kế hợp tác và thống nhất giữa các bộ phận trong toàn tổ chức. Những người gần gũi nhất nới hoạt động sản xuất – được quyền quyết định về ngân sách. Điểm yếu Từ trên xuống Người lập ngân sách có thể xa rời công việc kinh doanh thực tế hay quy tình sản xuất của một bộ phận riêng lẽ. Kết quả là mục tiêu đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể thực hiện được. Không có sự phối hợp của nhiều người từ nhiều bộ phận, những người không được tham gia họ cảm thấy bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định và có thể không tham gia trọn vẹn một cách có ý thức hay vô thức vào việc đạt các mục tiêu đã lập ngân sách. Từ dưới lên Người tiếp cận thường xuyên với hoạt động sản xuất có thể không thấy được bức tranh chiến lược tổng thể. Nếu việc đánh giá thực hiện bị ràng buộc với việc phải đạt mục tiêu như ngân sách dự toán, thì các nhà quản lý sẽ có động cơ nới lỏng ngân sách của mình bằng cách ước tính doanh thu dưới mức hoặc ước tính chi phí quá mức. Với mục tiêu của đề tài là nâng cao hiêu quả hoạch định ngân sách cho Vinatex Đà Nẵng. Và để phát huy tốt nhất các lợi ích của việc hoạch định ngân sách. Sau khi tiến hành so sánh hai điểm mạnh của hai phương pháp hoạch định ngân sách, tôi nhận thấy rằng việc sử dụng phương pháp từ hoạch định ngân sách từ dưới lên là đáp ứng được mục tiêu nghiên cưu của đề tài. Trong thực tế, Vinatex là công ty sản xuất, mô hình kinh doanh khá phức tạp và sử dụng nhiều loại ngân sách cụ thể để phục vụ cho quá trình sản xuất và các quá trình khác của công ty, phương pháp từ trên xuống khá đơn giản với sự tham gia hoạch định của các nhà quản trị câp cao không đủ khả năng tạo ra các ngân sách thực tế, đủ khả năng hướng dẫn các hoạt động của công ty. Và theo điều tra, hiện tại Vinatex đang sử dụng phương pháp từ trên xuống cho việc hoạch định ngân sách. Với phương pháp này công tác hoạch định ngân sách chưa thực sự hiệu quả. Do đó chọn phương pháp hoạch định từ dưới lên là có khả năng ứng dụng cao vào thực tế. Tóm lại với phương pháp hoạch định từ dưới lên vừa đáp ứng được mục tiêu của đề tài vừa phù hợp với các điều kiện cụ thể trong thực tế. Nên từ đây tôi quyết định tiếp tục nghiên cứu lý thuyết về hoạch định ngân sách theo hướng hoạch định ngân sách từ dưới lên. I.7. Quy trình hoạch định ngân sách. Với phương pháp hoạch định ngân sách từ trên xuống, ta cần có một quy trình hoạch định ngân sách để đưa phương pháp này áp dụng vào thực tế. Phương pháp là cái lõi của quy trình hoạch định và quy trình hoạch tốt hổ trợ và phát huy tối đa hiệu quả của phương pháp thực hiện. Quy trình hoạch định ngân sách hiệu quả hỗ trợ tối đa cho phương pháp hoạch định từ trên xuống là quy trình gồm ba buớc dưới đây. Quy trình này được đề xuất trong cuốn sách Managing Budgets của Stephen Brookson. Với quy tình hoạch định ngân sách này đảm bảo liên kết giữa các kế hoạch ngân sách với chiến lược kinh doanh của công ty, tạo ra sự chuẩn hoá nhằm đơn giản hoá việc hoạch định, thu thập được đầy đủ thông tin, có sự kiểm soát chặt chẽ truớc trong và sau quá trình hoạch định ngân sách. Do vậy quy trình này là phù hợp với phương pháp hoạch định ngân sách từ dưới lên. Hình A2. Quy trình hoạch dịnh ngân sách THỰC HIỆN THEO MÔ HÌNH DỰ THẢO NGÂN SÁCH GIÁM SÁT VIẾT CHUẨN BỊ Đánh giá hệ thống Chuẩn hoá ngân sách Làm rõ mục tiêu Đánh giá thủ tục hoạch định ngân sách và hoàn thiên ngân sách Lập ngân sách tài chính Lập ngân sách hoạt động Thu thập thông tin: doanh thu/chỉ tiêu; chuẩn bị dự toán ngân sách ban đầu Phân tích nhứng khác biệt giữa hoạt động thực tế và ngân sách Thực hiện các điều chỉnh Rút kinh nghiệm và cải thiện liên tục quy trình hoạch định ngân sách II. Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách II.1 Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức Nên lập ngân sách dựa trên chiến lược rõ ràng, khách quan. Hãy xác định chiến lược ngay từ đầu bằng cách đánh giá nhiệm vụ của bộ phận để so sánh kết quả thực tế với những kết quả lý tưởng, sau đó chuẩn bị một kế koạch dự thảo ngân sách để cân bằng sự chênh lệch II.1.1. Đánh giá kinh doanh Bạn phải triển khai đánh giá các bộ phận một cách trung thực, thực tế, kỹ lưỡng, và bao quát được tất cả các khía cạnh kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Thủ tục đánh giá sẽ tạo cơ hội cho bạn xem xét bộ phận của mình với góc nhìn hoạch định ngân sách một cách khách quan, có thể là một quá trình vừa thú vị vừa công bằng. Điều quan trọng khi đánh giá là phải có thông tin đầy đủ và trung thực. Đây không phải là lúc để tìm kiếm sai lầm hay ảo tưởng. Những bài học quá khứ chỉ nên được xem là một công cụ để hoạt động có hiệu quả trong tương lai. Phương pháp phân tích SWOT là điểm xuất phát tốt để đánh giá, mặc dù những kỹ thuật khách quan và có cấu trúc khác cũng có hiệu quả tương tự. II.1.2. Lập kế hoạch cho tương lai Kế hoạch chiến lược đặt ra kế koạch kinh doanh và tài chính dài hạn chủ yếu cho tổ chức, và là cơ sở để bạn xác lập mục tiêu của bộ phận. Kế koạch chiến lược có thể chỉ đơn giản xác định lĩnh vực kinh doanh của bạn, và phương hướng phát triển của tổ chức về quy mô, chất lượng, sự an toàn và tính cạnh tranh. II.1.3. Quyết định mục tiêu doanh nghiệp Mục tiêu kinh doanh xem xét công việc kinh doanh một cách tổng thể, và có thể chỉ có một phần là định lượng được. Một số mục tiêu rất khái quát; những mục tiêu khác liên quan cụ thể đến tiếp thị, tổ chức và tài chính. Đặt mục tiêu cho bộ phận sẽ cho phép bạn xác định được những mong đợi theo những cách có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Bạn sẽ đat được nhiều hơn bằng cách nhớ cân bằng những điều có thể đạt được với những điều mong đợi. II.1.4. Xác định mục tiêu tài chính Hãy chuyển những mục tiêu của bộ phận thành một ngân sách tài chính chính thức. Ngân sách này cần tính đến cả tiếp thị, sản xuất (họăc cung cấp dịch vụ), thu mua, nhân sự và quản lý. Hãy thể hiện những mục tiêu tài chính theo tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, và thuyết minh dòng tiền hàng năm cho toàn bộ thời kỳ ngân sách. Để đề cập đến tất cả các khía cạnh kinh doanh, bạn nên gộp cả những thước đo hiệu quả hoạt động phi tài chính trong kinh doanh, như là số lượng những phản hồi phàn nàn hay khen ngợi. II.2 Chuẩn hoá hoạch định ngân sách Để điều phối ngân sách trong phạm vi tổ chức, các nhà quản lý nên sử dụng một mẫu dự thảo ngân sách tiêu chuẩn. Mẫu chuẩn này sẽ giúp phối hợp nội dung các ngân sách, và cho phép so sách và gắn kết chúng trong toàn tổ chức. II.2.1. Tạo ra biểu mẫu Mẫu biểu ngân sách chuẩn hoá được sử dụng để thu thập và thể hiện tất cả thông tin đưa vào ngân sách. Trong khi hầu hết các tổ chức tuân thủ theo những mẫu biểu tiêu chuẩn (đặc biệt là những lĩnh vực chính liên quan đến thu nhập, chi phí và vốn), một số tổ chức khác cho phép mức độ linh hoạt phù hộp với hoàn cảnh đặc biệt riêng. Cần ghi nhớ năm nguyên tắc sau để đảm bảo rằng biểu mẫu có hình thức đẹp, đễ sử dụng và hiệu quả: + Mẫu biểu cấn đơn giản và rõ ràng, chỉ bao gồm những chi tiết cần thiết. + Tránh trong trí ảnh, minh hoạ quá nhiều và không chuyên nghiệp. + Tất cả các mẫu biểu nên thống nhất về cách trình bày, phông chữ và mẫu thiết kế. + Hình thức mẫu biểu nên được trình bàu một cách lô gíc, và dễ hiều mà không cần chỉ dẫn. + Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng bảng tính để đảm bảo thu thập và xử lý số liệu dễ dàng. Những người tham gia điền vào mẫu biểu ngân sách sẽ không cùng một công việc, hoạt động. Để thu được những con số đồng nhất và dễ dàng thống nhất, bạn phải thiết kế một mẫu biểu để mọi người với những hoạt động khác nhau đều sử dụng được. Khi điền vào mẫu, luôn nhớ dến câu hỏi “Mình điền mẫu có đúng không?”. Chỉ nên đưa vào các số liệu đã được tính toán chính xác. Nên kiểm tra xem thông tin được sắp xếp đúng cột và hàng, và những số thập phân, dấu phẩy ở đúng chỗ không. Cần sửa lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu chấm câu; tránh sử dụng ngôn ngữ địa phương, tiếng lóng, và cách diễn đạt kỹ thuật, hoặc không rõ ràng. Chỉ sử dụng từ ngữ phổ thông và ngắn gọn. Hãy đưa biểu mẫu cho một người khác, tốt nhất là một nhà quản lý khác, để kiểm tra xem họ có thể hiểu nội dung không. II.2.2. Biên soạn sổ tay Sổ tay là một cuốn sổ lưu trữ toàn bộ các tài liệu được sử dụng và các hướng dẫn cụ thể trong quá trình lập ngân sách. Sổ tay này được lập ra khi việc hoạch định ngân sách bắt đầu và các tài liệu và hướng dẫn được cập nhật thường xuyên trong xuốt quá trình. II.2.3. Thành lập uỷ ban Cán bộ Chương trình và cán bộ tài chính (nhân viên kế toán) cần phối hợp với nhau để lập ngân sách vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành động, và các nguồn lực. Những thành viên của uỷ ban hoạch định ngân sách nên gồm có những nhà quản trị cấp cao từ các bộ phận kinh doanh chủ chốt, kế toán quản lý, và lãnh đạo của tất cả các phòng ban tham gia vào quá trình chuẩn bị ngân sách. Kế toán là cố vấn kỹ thuật của uỷ ban, chủ tịch điều khiển và dự đoán, trưởng phòng thay mặt cho bộ phận của mình. II.3. Các loại ngân sách cần lập Mỗi tổ chức khác nhau có một hệ thống gồm nhiều ngân sách khác nhau. Một ngân sách có thể quan trọng đối với tổ chức này nhưng không thực sự cần thiết với tổ chức khác. Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hoạch định ngân sách cần xác định các loại ngân sách nào được sử dụng trong tổ chức. Sau khi đã có được tất cả các loại ngân sách cần lập thì tiến hành xây dựng mô hình mối quan hệ giữa các ngân sách. III. Soạn thảo ngân sách Để soạn thảo ngân sách, bạn phải thu thập thông tin, ước lượng số liệu về thu nhập và chi tiêu, và tập hợp tất cả trong một tài liệu tổng thể thống nhất. III.1. Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách Vào giai đoạn đầu của tiến trình hoạch định ngân sách, giám đốc ngân sách sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập ngân sách. Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó, dữ liệu quá khứ chỉ là một nguồn. Chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của năm trước có thể giúp cho nhà quản trị sản xuất biết được phần nào thông tin về chi phí nguyên vật liệu của năm đến. Tuy nhiên, dữ liệu lịch sử không thôi vẫn chưa đủ để phản ánh kế hoạch trong tương lai. III.1.1. Dự đoán doanh thu Dự đoán doanh thu là cơ sở để lập ngân sách bán hàng. Sau đó, từ ngân sách bán hàng, các bộ phận liên quan mới có thể lập các ngân sách hoạt động khác và lập các ngân sách tài chính. Do vậy, độ chính xác của doanh thu dự đoán ảnh hưởng rất lớn đến độ chính xác của bộ ngân sách. Việc xây dựng doanh thu dự đoán thường là trách nhiệm của bộ phận Marketing. Thông tin dự đoán này có thể dựa vào phân tích bên trong, phân tích bên ngoài hoặc cả hai. Với cách tiếp cận bên trong, giám đốc bán hàng yêu cầu các nhân viên bán hàng báo cáo doanh thu dự đoán cho thời kỳ đến. Các nhà quản trị bán hàng cung cấp các thông tin dự đoán này và tổng hợp chúng vào trong bảng dự đoán doanh thu cho từng nhóm sản phẩm. Các dự đoán của các nhóm sản phẩm được kết hợp lại để lập nên một bảng dự toán doanh thu cho toàn công ty. Tuy nhiên, dự đoán theo cách tiếp cận nội bộ có thể dẫn đến khả năng nhìn nhận vấn đề một cách thiển cận. Người lập kế hoạch có thể nhìn nhận quá lạc quan về các xu hướng chính trong nền kinh tế và trong ngành. Độ chính xác của dự đoán doanh thu có thể được cải thiện bằng cách xem xét nhiều nhân tố như môi trường kinh tế, cạnh tranh, chính sách quảng cáo, định giá... Đó chính là cách tiếp cận từ bên ngoài. Với cách tiếp cận bên ngoài, các nhà phân tích dự đoán nền kinh tế và dự đoán doanh thu của ngành trong các năm đến. Họ có thể sử dụng phân tích hồi quy để dự đoán mối quan hệ giữa doanh thu ngành và nền kinh tế nói chung. Sau khi dự đoán sơ bộ về điều kiện kinh tế và doanh thu của ngành, bước tiếp theo là dự đoán thị phần của từng sản phẩm, giá bán và mức độ chấp nhận sản phẩm của thị trường. Thông thường, các dự đoán này thường được kết hợp với dự đoán của các nhà quản trị Marketing mặc dù trách nhiệm cuối cùng sẽ thuộc về bộ phận chuyên trách về công tác dự đoán. Từ các thông tin này, họ sẽ xây dựng dự đoán doanh thu bên ngoài. Khi kết quả dự đoán doanh thu bên trong khác với dự đoán từ bên ngoài, họ tiến hành điều chỉnh để có sự thống nhất. Kinh nghiệm quá khứ sẽ cho biết loại dự đoán nào thường chính xác hơn. Nhìn chung, nên sử dụng dự đoán bên ngoài như là một cơ sở và điều chỉnh kết quả này theo dự đoán nội bộ để đưa ra kết quả dự đoán cuối cùng. Rốt cục, dự đoán doanh thu dựa trên cả phân tích bên trong và bên ngoài thường chính xác hơn so với dự đoán chỉ dựa vào bên trong hoặc bên ngoài. Dự đoán nên dựa vào nhu cầu dự kiến chứ không nên điều chỉnh theo khả năng từ bên trong, chẳng hạn như dựa vào công suất máy móc. Ngoài ra, một số công ty hỗ trợ cho bộ phận Marketing trong việc dự đoán bằng các cách tiếp cận chính thức khác như phân tích chuỗi thời gian, phân tích tương quan, mô hình toán kinh tế. III.1.2. Dự đoán các biến số khác Ngoài doanh số, các khoản mục chi phí liên quan đến tiền mặt cũng rất quan trọng. Có thể sử dụng các nhân tố đã xem xét khi dự đoán doanh thu để dự đoán chi phí. Ở đây, số liệu lịch sử có thể là giá trị thực. Các nhà quản trị có thể điều chỉnh các số liệu quá khứ dựa trên hiểu biết của họ về các sự kiện sắp xảy ra. Chẳng hạn, trong một hợp đồng lao động, ngoài tiền lương còn nhiều rủi ro có thể xảy ra (tất nhiên, nếu hợp đồng hết hạn, rủi ro sẽ hết.) Các bộ phận mua hàng có thể có những nhận định về biến động giá mua nguyên vật liệu. Chi phí chung nên được tách nhỏ ra thành các chi phí cấu thành và có thể dự đoán các yếu tố này bằng cách sử dụng các dữ liệu quá khứ và các số liệu lạm phát tương ứng. III.2. Lập các ngân sách Đến hiện tại sau khi đã thực hiện xong khâu chuẩn bị hoạch định ngân sách và thu thập thông tin để viết ngân sách. Chúng ta đã có các số liệu và thông tin một cách cụ thể và đầy đủ để tiến hành viết các ngân sách. Và đến hiện tại chúng ta cũng đã xác định xong các loại ngân sách cần lập. Việc soạn các kế hoạch ngân sách có thể tiến hành theo các bước đã trình bày kỹ ở phần phương pháp hoạch định ngân sách từ dươi lên. III.3. Hoàn thiện ngân sách Khi đã chuẩn bị xong các ngân sách, bạn sẽ phải đệ trình lên uỷ ban dự thảo ngân sách để soạn thảo ngân sách tài chính. Khi biết được các số liệu tổng quát lúc các ngân sách được hợp nhất, bạn có thể phải sửa đổi ngân sách. Sau khi ngân sách tài chinh được lập, uỷ ban ngân sách sẽ sẵn sàng hoàn thiện ngân sách tổng. Hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để làm việc với uỷ ban ngân sách, và tạo ra một vị thế thuận lợi để đề xuất trường hợp tốt nhất dành cho bộ phận. IV. Giám sát ngân sách IV.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách Sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa ngân sách và kết quả hoạt động thực thế. Để thực hiện những điều chính ngng tính xây dựng cho tương lai, hãy hình thành một khuôn khổ để tìm hiểu và phân tích tất cả những khác biệt đó. Tìm hiểu sự chênh lệch Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giưa ngân sách và hoạt động thực tế, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể. Những chênh lệch dường như không quan trọng đối với bạn và bộ phận của bạn nhưng có thể rất quan trọng đối với toàn bộ tổ chức, đặc biệt nếu những phòng ban khác cũng không đáp ứng được ngân sách của họ. Bằng cách đánh giá tại sao lại xảy ra sự chênh lệch bạn có khả năng giảm thiểu những cơ hội dẫn đến sự chênh lệch, và dự kiến hiệu quả hơn những chênh lệch trong tương lai. So sánh ngân sách và thực tế So sánh hoạt động thực tế với ngân sách là một phương pháp truyền thống được các nhà quản lý cấp cao sử dụng để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh. Hệ thống quản lý kinh doanh hiệu qủ nên đẩt những câu hỏi như: “Liệu tôi đã có kế hoạch đúng chưa?” và “Mỗi bộ phận kinh doanh đang triển khai ngân sách như thế nào?”. Một ngân sách được quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định được các xu hướng, dự báo kết quả cuối năm, và tránh không xảy ra bất cứ những sự cố bất ngờ nào về tài chính. IV.2. Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến cố Những chênh lệch được thể hiện khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách được gọi là những khác biệt. Bạn phải phân tích chúng để xác định mức ưu tiên cho các hành động sau đó. Chi tiêu quá mức sẽ là một sự khác biệt bất lợi, còn chi tiêu dưới mức ngân sách là sự khác biệt tích cực. Thiết lập thủ tục Liên tục giám sát sự chênh lệch và nghiên cứu cách thức phát sinh của chúng. Những khác biệt nhìn chung được phân loại thành những sai sót trong ngân sách hay những khác biệt ngoài mong muốn. Việc giám sát liên tục sẽ giúp nâng cao sự hiểu biết tổng thể về phương thức chi phí phát sinh, nhờ đó giúp bạn hoạch định ngân sách chính xác hơn vào lần sau. Tuy nhiên, để làm tốt việc này, bạn phải thiết lập các thủ tục giám sát thích hợp. Kinh nghiệm cho thấy để thực sự có hiệu quả, thủ tục phải thường xuyên, dễ quản lý và đầy đủ chi tiết. Lựa chọn và đánh giá những khác biệt Hãy xác định những khác biệt đáng kể bạn có thể đảm bảo rằng ngân sách của mình càng được tuân thủ chặt chẽ càng tốt. Để lựa chọn những khác biệt cần xem xét kỹ hơn, khả năng kiểm soát những khác biệt, chi phí cần tiết để điều tra sự káhc biệt, và cơ hộikhác biệt tái diễn trong tương lai. Câu hỏi quan trọng cần đưa ra khi quyết định việc cần đánh giá là tại sao bạn lại muốn nghiên cứu sự khác biệt đó, và quan trọng là bạn sẽ làm gì với nó khi đã đánh giá được sự khác biệt ấy. Nếu không có tác dụng thực tế, không nên đánh giá nó. Sử dụng các báo cáo về sự khác biệt Không có quy tăc để thực hiện các báo cáo về sự khác biệt, và cũng không có biểu mẫu nhất định nào cả. Do báo cáo về sự khác biệt được thực hiện trong nội bộ, nên bạn có thể thiết kế bất cứ hình thức nào, nhưng phải lưu ý rằng nó nên được thiết kế một cách cụ thể phù hợp với bộ phận của bạn. Những báo cáo hữu ích của một bộ phận này dựa trên tài liệu ngân sách ban đầu để đảm bảo sự nhất quán về phong cách. Trong thực tế, các nhà quản lý hầu như không thấy lợi ích gì từ những báo cáo dự thảo ngân sách và phân tích sự khác biệt quá phưc tạp. Những báo cáo này sẽ ít được sử dụng do tính phức tạp của chúng, và kết quả là không có sự cải tiến nào trong hoạt động. Những cột thêm vào thể hiện mưc giá và tỷ lệ khác giữa ngân sách năm nay và kết quả thực tế năm ngoái. IV.3. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm Sau khi đã đánh giá những khác biệt về ngân sách, bạn đã có thể thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liêu thực tế với ngân sãh là một quá trình không ngừng. Bạn nên liên tục điều chỉnh ngân sách. Dự báo lại ngân sách Khi những thay đổi diễn ra đối với các yếu tố nội bộ hay bên ngoài, kết quả thực tế bắt đầu khác biệt với ngân sách. Nó có thể làm thất vọng những nhà quản lý các bộ phận, khi hoạt động được báo cáo so sánh với ngân sách trở nên ngày càng xa rời, ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày trên thực tế. Bởi vậy bạn cần dự báo lại ngan sách theo định kỳ (thường là hàng quý, hoặc ít nhất sáu tháng một lần) để phản ánh bất cứ hoàn cảnh thay đổi thực tế nào. Điều chỉnh ngân sách Hãy thật cẩn thận khi bạn sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phương pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần được kiểm soát và cơ cấu tôt như ngân sách ban đầu. Thông thường, chính việc định thời gian cho một số nhân tố chính trong ngân sách của bạn bạn đã gây nên việc điều chỉnh ngân sách. Ví dụ như thay đổi thời gian của doanh thu bán hàng, trì hoãn việc giới tiệu sản phẩm mới, biến đổi lớn về tỷ giá tiền tệ, đầu tư vốn mới tăng lương ngoài dự kiến. Cố gắng dự đoán trước và ghi nhận những thay đổi về thời gian và để bạn có thể đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với ngân sách, và bạn có thể xem xét đến chúng trong các ngân sách tương lai. Ngân sách liên tục Trong ngân sách hàng năm thông thường, sẽ có lúc ngân sách chỉ dành cho một hoặc hai thàng sắp tới. Bởi vậy một số nơi sử dụng ngân sach liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự được thông báo, bằng cách cộng thêm một khoản thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Thực tế, việc này có thể là cộng thêm một tháng hay một quý vào cuối ngân sách hiện tại, trong khi bỏ ra một quý vừa hoàn thành. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng chất lượng của loại hình dự th._.ụ sẽ do quản lý các cửa hàng dự đoán, đây là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng nhỏ, nên ta chỉ cần con số dự đoán chung để cho đơn giản. Với cách tiếp cận bên trong thiên về yếu tố chủ quan, bỏ qua các yếu tố môi trương bên ngoài. Để tăng thêm độ chính xác trong dự báo doanh số ta kết hợp them dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài. Người phụ trách dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài là ủy bạn hoạch định ngân sách. Dựa trên cơ sở thông tin sẽ được thu thập bởi phòng kế hoạch thị trường như: - Tác động của điều kiện cạnh tranh lên giá bán, chi phí và sản lượng trong quá khứ và trong suốt thời kỳ lập kế hoạch. - Các nhân tố kinh tế bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh thu của sản phẩm hay của ngành, chẳng hạn như lạm phát, sự thay đổi về tình hình nhân khẩu học, tình hình chính trị quốc gia, khu vực hay địa phương và tỷ lệ thất nghiệp. - Các nhân tố bên trong như chiến lược tăng trưởng trên các thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, các chính sách định giá và phân phối của ban giám đốc. - Các chi phí dự kiến cho quảng cáo, xúc tiến bán và tác động của dự đoán lên doanh thu. Người lập kế hoạch nên hợp tác với phòng marketing để tiến hành dự đoán. Các thông tin này được đưa ra ủy bạn hoạch định để cùng họp bàn, thảo luận, và cuối cùng là đưa ra con số doanh thu dự báo cho năm tơi. Kết quả dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài dung để điều chỉnh kết quả dự báo theo cách tiếp cận bên trong. VIệc điều chỉnh này sẽ được thực hiệ bởi các thàmh viên trong ủy ban hoạch định ngân sách. Nếu hai kết quả dự báo chênh lệch nhau quá lớn thì ta cần phải xem xết lại quá trình dự đoán doanh số. II.3.2.2. Lập các ngân sách hoạt động Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, có mẫu ngân sách tổng thể thì việc lập ngân sách hoạt động trở nên dễ dàng đối với nhân viên kế toán. Dưới đây là ví dụ ngân sách tổng thể bao gồm các hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp được lấy từ cuốn sách Finance For Managers của đại học Harvard. Mẫu các ngân sách tổng thể được tham khảo trong giáo trình quản trị tài chính của đại học kinh tế Đà Nẵng. Việc lập ngân sách dưới đây chỉ là một ví dụ để tham khảo, do thời gian thực tập có hạn nên tôi chưa có thể tìm hiểu đầy đủ các hoạt động tại Vinatex nên không thể lập ngân sách chính xác cho Vinatex. Lập ngân sách hoạt động là việc lên kế hoạch chi phí cho tất cả các hoạt động của tổ chức cho năm tới. Dựa trên doanh thu dự báo và thông tin về chi phí thu thập được ta tiến hành tính toán chi cho năm tới (đa số các loại chi phí phụ thuộc vào doanh số nhưng một số còn lại phụ thuộc vào các yếu tố khác, nên mỗi chi phí có cách tính toán khác nhau). Ngân sách doanh thu Ngân sách sản xuất Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngân sách chi phí lao động sản xuất trực tiếp Ngân sách chi phí sản xuất chung Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí tiếp thị Ngân sách chi phí R&D/thiết kế Ngân sách chi phí phân phối Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng Ngân sách chi phí hành chính Báo cáo thu nhập hoạt động đã lập ngân sách Ngân sách vốn Ngân sách ngân quỹ Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngân sách hoạt động Ngân sách tài chính HÌNH C.5: SƠ ĐỒ NGÂN SÁCH TỔNG THỂ II.3.2.2.1. Lập ngân sách doanh thu Dựa trên số liệu doanh thu dự báo ta tiến hàng lập ngân sách sản lượng, doanh thu được dự báo theo ba loại doanh thu đó là doanh thu hàng xuất khẩu trực tiếp (FOB), doanh thu hàng gia công xuất khẩu , và doanh thu thương mại. Doanh thu FOB và doanh thu gia công được dự báo theo từng loại sản phẩm, riêng doanh thu thương mại chiếm tỷ trọng nhỏ dược dự báo theo một số tổng chung. Tất cả doanh thu được dự báo theo các quý, có tính đến sự tác động của yếu tố thời vụ. Doanh thu sau dự báo được tổng hợp vào mẫu ngân sách doanh thu dưới đây, đây là mẫu ngân sách dự kiến Bảng C.1 NGÂN SÁCH DOANH THU KẾ HOẠCH SẢN LƯỢNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Doanh thu FOB Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tổng doanh thu Doanh thu hàng gia công Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tổng doanh thu Doanh thu thương mai và dịch vụ Tổng doanh thu trong năm II.3.2.2.2. Ngân sách sản xuất Theo kết quả dự báo doanh số trong năm, ta có được thông tin dự đoán về các sản phẩm được tiêu thụ trong năm, bây giờ ta tiến hành xác định định mức về chi phí chi phí sản xuất trực tiếp. Định mức nguyên vật liệu sẽ không thay đổi nếu giá nhân công và nguyên vật liệu không đổi, để xây dựng định mức nguyên vật liệu trong năm tới ta dựa trên bảng định mức chi phí sản xuất trực tiếp trong năm trước. Sau đó phòng kế hoạch thị trường tiến hành xem xét trong năm tới giá NVL và giá nhân công có thay đổi không, và thay đổi bao nhiêu, và xây dựng định mức chi phí sản xuất trực tiếp với giá mới theo mẫu. Lưu ý, do công ty có quan hệ lâu dài với nhà cung cấp nên giá NVL trong năm là ổn định, Và giá NVL có thể không thay đổi trong vài năm. Lưu ý về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, là chi phí vô cùng phức tạp với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau trên một loại sản phẩm. Việc tính chi tiết chi phí theo từng loại nguyên vật liệu là vô cùng phức tạp nhưng không làm tăng nhiều hiệu quả cho hoạch định ngấn sách. Để đơn giản, chi phí nguyên vật liệu được định mức theo tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiêp sản xuất một sản phẩm, định mức chi phí NVL của các sản phẩm trong dòng được quy đổi theo một tỷ lệ với sản phẩm chuẩn trong dòng. Tương tự đối với chi phí nhân công trực tiếp, ta cũng tính chi phí nhân công định mức cho một sản phẩm chuẩn trong dòng, và các sản phẩm khác cũng quy đổi về sản phẩm chuẩn. Cột NVL trực tiếp phản ánh giá trị nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm, chi phí nhân công = giá mỗi giờ lao động*giờ lao động định mức. Bảng C.2: Định mức chi phí sản xuất trực tiếp Định mức chi phí sản xuất trực tiếp/1 sản phẩm HÀNG FOB Tên sản phẩm NVL trực tiếp (VNĐ) Nhân công trực tiếp Giờ LĐ định mức (giờ) Chi phí nhân công (VNĐ) HÀNG GIA CÔNG Tên sản phẩm Nhân công trực tiếp Giờ LĐ định mức (giờ) Chi phí nhân công (VNĐ) Ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, tất cả các chi phí còn lại phục vụ cho toàn bộ quá trình sản xuất được gọi là chi phí sản xuất chung. Với tất cả thông tin về chi phí sản xuất đã thu thập được thi sau khi đã trừ ra chi phí NVL và chi phí nhân công trực tiếp thì các chi phí còn lại là chi phí sản xuất chung. Tất cả các chi phí sản xuất chung đuơc tổng hợp theo mẫu ngân sách chi phí sản xuất chung dưới đây: Bảng C.3: Kế hoạch chi phí sản xuất chung CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Lương quản lý sản xuất Công cụ, nguyên vật liệu phụ sản xuất chung. Chi phí sửa chữa bảo trì trong sản xuất Chi phí sản xuất chung khác Tổng chi phí Dựa trên kết quả dự báo doanh thu và số liệu hàng tồn kho cuối kỳ trước ta tính toán được sản lượng sản xuất trong kỳ Sản lượng sản xuât= sản lượng+ tồn kho cuối kỳ - tồn đầu kỳ Với sản lượng sản xuất đã tính toán được ta tiếp tục tính chi phí sản xuất theo định mức chi phí sản xuất trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí NVL trực tiếp=sản lượng sản xuất*định mức NVL trực tiếp Giờ lao động trực tiếp= giờ lao động định mức*sản lượng sản xuất, Chi phí nhân công trực tiếp= Định mức chi phí NC trực tiếp*sản lượng sản xuất Bảng C.4: NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB Mặt hàng Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Tên mặt hàng Hàng tồn kho cuối kỳ Sản lượng sản xuất Định mức chi phí NVL trực tiếp Chi phí NVL trực tiếp Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tổng sản lượng sản xuất Tổng chi phí NVL trực tiếp Tổng số giờ lao động trực tiếp Tổng chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Tổng chi phí sản xuất Bảng C.5: Ngân sách sản xuất hàng gia công NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG GIA CÔNG Mặt hàng Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Tên mặt hàng Sản lượng sản xuất Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tên mặt hàng Sản lượng sản xuất Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tổng sản lượng sản xuất Tổng số giờ lao động trực tiếp Tổng chi phí nhân công trực tiếp II.3.2.2.3. Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí bán hàng là ngân sách tổng hợp toàn bộ chi phí bán hàng trong năm đên theo doanh thu dự báo của công ty. Bảng C.6: Ngân sách chi phí bán hàng CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Lương cố định Luơng theo doanh số Tổng lương bán hàng Chi phí vận chuyển Chi phí bảo hiểm Tổng chi phí bán hàng II.3.2.2.4. Lập ngân sách quản lý Ngân sách quản lý là kế hoạch toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm đến. Bảng C.7: NGÂN SÁCH QUẢN LÝ NGÂN SÁCH QUẢN LÝ Quý I Quý II Quý III Quý IV Thuê văn phòng Lượng quản lý doanh nghiệp Chi phí luật pháp Chi phí kiểm toán Tổng cộng II.3.2.2.4. Lập các ngân sách hoạt động khác Tương tự như các ngân sách ở trên, ta tiến hành lập kế hoạch ngân sách cho tất cả các hoạt động còn lại. Các ngân sách phải đảm bảo tổng hợp đầy đủ tất cả các chi phí dự kiến trong năm tới. II.3.2.3. Lập ngân sách tài chính II.3.2.3.1. Lập ngân sách ngân quỹ Ngân sách ngân quỹ có hai phần, phần thu và phần chi. Phần thu phẩn ánh toàn bộ các khoản tiền mặt thu vào trong năm của công ty theo các quý và phần chi phản ánh toàn bộ các khoản tiền chi ra. Ngân sách ngân quỹ chỉ phản ảnh các khoản thu chi bằng tiền mặt, không bao gồm các khoản không phải tiền. Khoản thu Doanh số là tổng doanh số dự đoán trong năm, bao gồm cả 3 loại hình doanh thu, thời hạn tín dung hiện tại là 15 ngày, tức là sau khi bán hàng 15 thì công ty thu được tiền. Do kỳ hoạch định ngân sách là theo quý, để đơn giản ta cho 2/3 doanh thu được thu ngay trong quý phát sinh doanh thu, và 1/3 còn lại thu trong quý sau. Tiền ngay(quýn)= 2/3doanh số(quýn) Doanh thu bán tín dụng=doanh số-tiền ngay Thu sau 1 quý(quý I)=phải thu khách hàng Thu sau 1 quý =bán tín dụng quý trước Ngoài doanh thu là khoản thu chính của công ty, theo thông tin thu thập và dự báo cho năm tiếp theo, nếu công ty có các khoản thu tiền mặt từ thanh lý tài sản, vay vốn, doanh thu tài chính… bao nhiêu vào tời điểm nào sẽ được ghi nhận hết vào phần thu này. Phần chi Về thanh toán cho nhà cung cấp, công ty thanh toán cho nhà cung cấp sau 15 ngày nhận được hàng, cũng giống như doanh thu thì trong tổng số nợ phải trả cho nhà cung cấp thì 2/3 trả ngay trong quý phát sinh, 1/3 còn lại trả vào quý sau. Về tiền lương, lương nhân viên trong tháng này nhận vào 15 tháng sau. Do vậy về việc thanh toán lương cho nhân viên thì 2/3 thanh toná trong quý phát sinh, còn 1/3 thanh toán sau 1 quý. Ngoài các khoản chi thanh toán cho nhà cung cấp và trả lương cho nhân viên, các khoản chi tiền mặt khác được dự báo trong năm sẽ phản ảnh tất cả vào phần chi của ngân sách ngân quỹ. Cân đối thu chi bằng tổng thu trừ cho tổng chi. Số dư chưa tài trợ: Số dư chưa tài trợ quý I=sô dư tiền mặt cuối năm trước+cân đối thu chi quý I Số dư chưa tài trợ quý II=cân đối thu chi quý I+cân đối thu chi quý II Số dư chưa tài trợ quý III=cân đối thu chi quý II+cân đối thu chi quý III Số dư chưa tài trợ quý IV=cân đối thu chi quý III+cân đối thu chi quý IV Bảng C.8: NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ Quý I Quý II Quý III Quý IV Doanh số Tiền ngay Doanh thu bán tín dụng Thu sau 1 quý (doanh thu tín dụng) Thu ròng từ kinh doanh Doanh thu tài chính Thanh lý tài sản Vay dài hạn Tổng thu Chi Mua sắm Thanh toán ngay Thanh toán sau 1 quý Tổng thanh toán cho nhà CC Tiền lương Thanh toán trong quý Thanh toán sau 1 quý Tổng thanh toán lương Thanh toan thuê VP Chi phí đầu tư tài chính Đầu tư Trả nợ ngân hàng Thanh toán lãi Thanh toán cổ tức Thanh toán thuế Thuế trả trước Tổng chi Cân đối thu chi Số dư chưa tài trợ Về kế hoạch tài trợ Nhu cầu tài trợ=lề an toàn- số dư chưa tài trợ Vay vào thời điểm nhu cầu tài trợ lớn hơn 0, và số tiền vay là nhu cầu tài trợ lớn nhât trong năm. Số dư cuối kỳ= vay trong kỳ+số dư chưa tài trợ Nếu số dư cuối kỳ > lề an toàn + vay trong kỳ thi ta tiên hành trả vốn vay. Bảng C.9: KẾ HOẠCH TÀI TRỢ KẾ HOẠCH TÀI TRỢ Quý I Quý II Quý III Quý IV Số dư chưa tài trợ Lề an toàn Nhu cầu tài trợ Vay Trả gốc và lãi Số dư cuối kỳ II.3.2.3.2. Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mai, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế VAT (10% doanh thu thương mại, hàng xuất khẩu không đánh thuế VAT) Giá vốn hàng bán= chi phí NVL trực tiếp sản xuất hàng FOB+chi phí nhân công trực tiếp sx hàng FOB+chi phí nhân công gia công trực tiếp+Chi phí trực tiếp tạo doanh thu TMDV Các khoản mục còn lại đã có sẵn ở các ngân sách, các thông tin được thu thập ở trên. Ta chỉ cần điền vào mẫu dự báo kết quả hoạt động kinh doanh ở dưới. Bảng C.10: Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu 200X Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Khấu hao Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi Doanh thu từ hoạt động tài chính Chi phí tiền lãi Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuê thu nhập doanh nghiệp Thanh toán cố tức Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối II.3.2.3.3. Lập dự toán bảng cân đối kế toán Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụn và dự toán bảng cân đối kế toán Bảng C.11: Xác định các thay đổi tài chính Khoản mục Chênh lệch Nguồn Sử dụng Phải thu khách hàng Doanh thu tín dụng-thu từ bán tín dung - + Tài sản ngắn hạn khác Chi trả trước-nhận lại - + Tài sản cố định Đầu tư-thanh lý - + Đầu tư dài hạn khác Đầu tư-bán lại - + Các khoản phải trả Tổng chi phí phải trả trong kỳ-thanh toán trong kỳ + - Nợ ngắn hạn Vay trong kỳ-trả nợ trong kỳ + - Nợ dài hạn Vay trong kỳ-trả nợ trong kỳ + - Vốn chủ Phát hành-mua lại + - Khấu hao Từ kết quả hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận sau thuế Từ kết quả hoạt động kinh doanh Trả cổ tức + Dựa trên các giá trị chênh lệch trong dự toán báo cáo nguồn sử dụng ở trên ta dễ dàng xây dựng dựng dự toán bảng cân đối kế toán cuối năm. Số dư tiền mặt trên dự toán cân đối kế toán bằng số dư cuối kỳ trên kế hoạch tài trợ. Bảng C.12: dự toán bảng cân đối kế toán BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 31/12/năm cũ 31/12/năm kế hoạch Tiền mặt Phải thu khách hàng Hàng tồn kho Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước Tổng tài sản ngắn hạn Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn lũy kế TSCĐ ròng Đầu tư tài sản dài hạn khác Tổng tài sản Phải trả người bán Phải trả người lao động Phải trả phải nộp nhà nước Vay và nợ ngăn hạn Tổng nợ ngắn hạn Vay dài hạn Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cố phần Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Tổng cộng nguồn vốn II.3.2.4.. Hoàn thiện ngân sách Sau khi lập tất cả các ngân sách, các ngân sách và các thông tin đã dự doán thu thập được đưa ra ủy ban hoạch định để họp bàn đánh giá lại một lần nữa về độ chính xác của các số liệu. Lấy ý kiến mỗi bộ phận về các ngân sách đã lập, vì các ngân sách này giám sát hoạt động của các bộ phận, ảnh hưởng trực tiếp đến các bộ phận trong công ty. Do vậy việc lấy ý kiến này là rất quan trọng góp phần giảm thiểu sai sót và hoàn thiện ngân sách. Chuyên gia kế toán của ủy ban sẽ thu thập tất cả các kết quả thảo luận trong cuộc họp hoàn thiện ngân sách này và tiến hành điều chỉnh lại các ngân sách đã lập. II.3.3. Bước III: Giám sát ngân sách Sau khi viết xong ngân sách, bạn cần phải hoàn thành doanh thu và giám sát để chi tiêu không vượt quá ngân sách. Để kiểm tra vấn đề này, bạn nên đánh giá ngân sách của bạn liên tục và điều chỉnh khi cần thiết. II.3.3.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách Kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được tổng hợp sau mỗi quý, sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa ngân sách và kết quả hoạt động thực thế.Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giữa ngân sách và hoạt động thực tế, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể. Những chênh lệch dường như không quan trọng đối với bạn và bộ phận của bạn nhưng có thể rất quan trọng đối với toàn bộ tổ chức, đặc biệt nếu những phòng ban khác cũng không đáp ứng được ngân sách của họ. Bằng cách đánh giá tại sao lại xảy ra sự chênh lệch bạn có khả năng giảm thiểu những cơ hội dẫn đến sự chênh lệch, và dự kiến hiệu quả hơn những chênh lệch trong tương lai. II.3.3.2. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm Sau khi đã đánh giá những khác biệt về ngân sách, bạn đã có thể thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liêu thực tế với ngân sách là một quá trình không ngừng. Bạn nên liên tục điều chỉnh ngân sách. Dự báo lại ngân sách Khi những thay đổi diễn ra đối với các yếu tố nội bộ hay bên ngoài, kết quả thực tế bắt đầu khác biệt với ngân sách. Nó có thể làm thất vọng những nhà quản lý các bộ phận, khi hoạt động được báo cáo so sánh với ngân sách trở nên ngày càng xa rời, ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày trên thực tế. Bởi vậy bạn cần dự báo lại ngan sách theo định kỳ (thường là hàng quý, hoặc ít nhất sáu tháng một lần) để phản ánh bất cứ hoàn cảnh thay đổi thực tế nào. Điều chỉnh ngân sách Hãy thật cẩn thận khi bạn sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phương pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần được kiểm soát và cơ cấu tôt như ngân sách ban đầu. Thông thường, chính việc định thời gian cho một số nhân tố chính trong ngân sách của bạn bạn đã gây nên việc điều chỉnh ngân sách. Ví dụ như thay đổi thời gian của doanh thu bán hàng, trì hoãn việc giới tiệu sản phẩm mới, biến đổi lớn về tỷ giá tiền tệ, đầu tư vốn mới tăng lương ngoài dự kiến. Cố gắng dự đoán trước và ghi nhận những thay đổi về thời gian và để bạn có thể đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với ngân sách, và bạn có thể xem xét đến chúng trong các ngân sách tương lai. Ngân sách liên tục Trong ngân sách hàng năm thông thường, sẽ có lúc ngân sách chỉ dành cho một hoặc hai tháng sắp tới. Bởi vậy một số nơi sử dụng ngân sach liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự được thông báo, bằng cách cộng thêm một khoảng thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Thực tế, việc này có thể là cộng thêm một tháng hay một quý vào cuối ngân sách hiện tại, trong khi bỏ ra một quý vừa hoàn thành. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng chất lượng của loại hình dự thảo ngân sách này thường không giống như một ngân sách hàng năm truyền thống, bởi vì thiếu nguồn lực và thời gian. Cải thiện quá trình hoạch định ngân sách Thỉnh thoảng sau khi bạn đã thiết lập và giám sât ngân sâch, bạn nên nhìn lại toàn bộ hoạt động hoạch định ngân sách để hoạc hỏi kinh nghiệm. Bạn nên làm việc này sau ba tháng đầu trong thời kỳ ngân sách và đều đặn liên tục sau đó. II.4. Lưu ý khi thực hiện giải pháp Giải pháp áp dụng quy trình hoạch định ngân sách mới sử dụng phương pháp hoạch định từ dưới lên khi áp dụng vào thực tế tại công ty cổ phần Vinatex gặp các khó khăn như: - Giải pháp bị bác bỏ bởi các nhà quản trị của công ty. - Công ty không đủ nhân lực có kiến thức chuyên sâu về hoạch định tài chính. - Lần đầu tiên áp dụng quy trình do chưa có kinh nghiệm dẫn đến nhiều gặp nhiều vấn đề khó khăn trong hoạch định. Chính những khó khăn này gây nãn chí các nhà quản trị. Những khó khăn dự kiến như trên có thể khắc phục được. Do thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn chưa đủ để lập ra một quy trình chi tiết và bài bản có thể áp dụng ngay vào công ty. Muốn áp dụng được thì cần một thơi gian đủ để tìm hiểu mọi hoạt động của công ty, tìm hiểu rõ về các loại chi phí, nghiên cứu kỹ hơn về lý thuyết. Quan trọng hơn là tiến hành một đợt hoạch định thử nghiệm để xem sự tương tác của quy trình với các điều kiện thực tế. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng này làm tăng tính thuyết phục của giải pháp, giảm thiểu được các sai xót trong quá trình thực hiện thực tế. KẾT LUẬN PHẦN C ™&˜ Với mô hình hoạch định ngân sách đề xuất ở trên đã giải quyết được 6 vấn đề mà Vinatex đang gặp phải trong hoạch định ngân sách: Vấn đề 1: Hoạch định ngân sách không được chú trọng Với quy trình hoạch định ngân sách mới cho ra sản phẩm một hệ thống các ngân sách tài chính và ngân sách hoạt động với đủ khả năng hướng dẫn các hoạt động kinh doanh của công ty, có khả năng giám sát hiệu quả tài chính của công ty. Vấn đề 2: Không có sự phối hợp giữa các bộ phận trong hoạch định Quy trình hoạch định ngân sách mới với sự tham gia của đại diện tất cả các bộ phận trong tổ chức, và các kế hoạch ngân sách hiện tại xuất phát từ nhu cầu thực tế mà các bộ phận của công ty góp ý Vấn đề 3: Thiếu tính thực tế Quy trình hoạch định ngân sách mới xuất phát từ nhu cầu thực tế của các bộ phận, quá trình thu thập thông tin hoạch định có thu thập những thông tin từ môi trường thực tế. Và với phương pháp hoạch định từ dưới lên nang tính thực tế cao do nó quy nạp những nhu cầu thực tế vào trong kế hoạch Vấn đề 4 : Không định hướng tương lai Quy trình hoạch định ngân sách mới định hướng tương lai do nó dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty, là kế hoạch đạt được các mục tiêu ngắn hạn để đạt dược cac mục tiêu chiến lược trong tương lai. Vấn đề 5: Ngân sách không phát huy hết vai trò trong công ty Ngân sách là thể hiện các mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức để đạt được các mục tiêu này. Các kế hoạch ngân sách mới có khả hướng dẫn, theo dõi các hoạt động sản xuất, thu chi tài chính, sử dụng lao động…. Vấn đề 6: Ngân sách của công ty không xuất phát từ mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty Ngân sách mới của công ty xuất phát từ mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty Tóm lại quy trình hoạch định ngân sách hiên tại của công ty đang gặp nhiều vấn đề, để giải quyết các vấn đề này ta cần có một quy trình hoạch định mới, trên cơ sở lý thuyết quy trình hoạch định ngân sách mới mà tôi đề xuất giải quyết được các vấn đề đang tồn tại. Do khả năng có hạn nên trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận được nhiều sự góp ý để hoàn thiện thêm đề tài. Tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị tài chính đại học kinh tế Đà Nẵng Sách Managing Budgets của Stephen Brookson Budgeting for Better Performance (xuất bản năm 2003) Giáo trình lý thuyết thiết kế va tổ chức của đại học kinh tế Đà Nẵng Giáo trình quản trị chiến lược của đại học kinh tế Đà Nẵng Sách Finance For Managerment của đại học Harvard PHỤ LỤC Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Vinatex ™&˜ Chỉ tiêu 2007 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và CC dịch vụ 537.825.202.989 532.849.158.740 Giá vốn hàng bán 479.807.641.097 451.877.036.712 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp 58.017.561.892 80.972.122.028 Khấu hao 12.153.809.650 12.153.809.650 Chi phí bán hàng 10.146.034.576 20.269.924.915 Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.756.418.922 26.964.833.001 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 16.961.298.744 21.583.554.462 Thu nhập khác 320.288.133 2.166.873.103 Chi phí khác 5.019.738 2.532.676 Lợi nhuân khác 315.268.395 2.166.250.427 Lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 17.276.567.139 23.749.804.889 Doanh thu hoạt động tài chính 1.678.532.569 5.970.739.080 Chi phí hoạt động tài chính 14.404.243.783 26.511.612.241 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4.550.855.925 3.208.931.728 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 1.241.787.932 1.208.692.169 Lợi nhuận sau thuế 3.309.067.993 2.000.239.559 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Hoà Thọ Chỉ tiêu Kỳ báo cáo Năm 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và CC dịch vụ 929.193.145.316 Giá vốn hàng bán 804.962.557.019 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 124.230.588.297 Chi phí bán hàng 25.352.540.580 Chi phí quản lý doanh nghiệp 39.818.514.504 Khấu hao 29.150.859.185 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 29.908.674.028 Thu nhập khác 1.522.332.355 Chi phí khác 2.810.884.442 Lợi nhuận khác (1.288.552.087) Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 28.620.121.941 Doanh thu hoạt động tài chính 15.529.126.323 Chi phí hoạt động tài chính 36.646.050.376 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 7.503.197.888 Chi phí thuế TNDN hiện hành Được miễn Lợi nhuận sau thuế TNDN 7.503.197.888 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Việt Thắng CHỈ TIÊU 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 515,697,895,855 Giá vốn hàng bán 421,917,201,031 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 93,780,694,824 Khấu hao 26,655,897,446 Chi phí bán hàng 2,147,253,738 Chi phí quản lý doanh nghiệp 16,799,051,153 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 48,178,492,487 Thu nhập khác 5,640,860,431 Chi phí khác 2,090,505,556 Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 3,550,354,875 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 51,728,847,362 Doanh thu hoạt động tài chính 8,934,945,067 Chi phí tài chính 17,282,956,225 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 43,380,836,204 Chi phí thuế TNDN hiện hành Chi phí thuế TNDN hoãn lại Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 43,380,836,204 Bảng cân đối kế toán của Vinatex Tại ngày 31 tháng 12 năm 2007 và 2008 Đơn vị tính : VNĐ TT Tài sản 2007 2008 A Tài sản ngắn hạn 155.441.488.239 155.742.566.561 I Tiền và các khoản tương đương tiền 3.481.549.521 4.524.418.865 1 Tiền 3.481.549.521 4.524.418.865 2 Các khoản tương đương tiền 0 0 II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 1 Đầu tư ngắn hạn 0 0 2 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 0 0 III Các khoản phải thu ngắn hạn 7.128.387.577 53.534.937.647 1 Phải thu của khách hàng 60.805.997.807 51.055.214.471 2 Trả trước cho người bán 10.590.921.590 2.714.327.926 3 Phải thu nội vộ ngắn hạn 0 0 4 Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 0 0 5 Các khoản phải thu khác 5.975.622.373 476.046.803 6 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi(*) (712.154.553) (710.654.553) IV Hàng tồn kho 74.800.033.981 53.871.579.984 1 Hàng tồn kho 75.219.076.339 54.340.445.561 2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(*) (419.042.358) (468.865.577) V Tài sản ngắn hạn khác 5.877.517.160 3.811.630.065 1 Chi phí trả trước ngắn hạn 362.478.470 445.806.293 2 Thuế GTGT được khẩu trừ 2.353.835.335 2.029.330.443 3 Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước 88.935.274 118.694.564 4 Tài sản ngắn hạn khác 3.072.568.081 1.217.798.765 B Tài sản dài hạn 74.911.929.941 78.390.578.435 I Các khoản phải thu dài hạn 0 0 1 Phải thu dài hạn của khách hàng 0 0 2 Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 0 0 3 Phải thu dài hạn nội bộ 0 0 4 Phải thu dài hạn khác 0 0 5 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi(*) 0 0 II Tài sản cố định 69.212.497.414 75.851.455.284 1 Tài sản cố định hữu hình 64.870.086.954 63.161.442.538 Nguyên giá 116.827.226.774 127.078.414.048 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) (51.957.139.820) (63.916.971.510) 2 Tài sản cố định thuê tài chính 517.268.617 323.290.657 Nguyên giá 969.883.857 969.883.857 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) (452.615.240) (646.593.200) 3 Tài sản cố định vô hình 0 2.254.737.283 Nguyên giá 0 2.254.737.283 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 0 0 4 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 3.825.141.843 10.111.984.806 III Bât động sản đầu tư 0 0 Nguyên giá 0 0 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 0 0 IV Các tài sản đầu tư tài chính dài hạn 603.000.000 603.000.000 1 Đầu tư vào các công ty con 0 0 2 Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 0 0 3 Đầu tư dài hạn khác 603.000.000 603.000.000 4 Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư dài hạn(*) 0 0 V Tài sản dài hạn khác 5.096.432.517 1.936.123.151 1 Chi phí trả trước dài hạn 4.096.432.517 1.936.123.151 2 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 0 0 3 Tài sản dài hạn khác 1.000.000.000 0 Tổng tài sản 230.353.418.180 194.133.144.996 TT  Nguồn vốn 2007 2008 A  Nợ phải trả 202.677.462.635 168.653.322.668 I  Nợ ngắn hạn 153.589.472.548 115.753.742.242 1  Vay và nợ ngắn hạn 133.222.428.825 96.668.406.700 2  Phải trả cho người bán 12.138.916.610 10.870.584.075 3  Người mua trả tiền trước 223.194.027 276.599.058 4  Thuế và các khoản phải nôp Nhà Nước 408.110.362 1.152.434.494 5  Phải trả người lao động 101.464.832 167.488.442 6  Chi phí phải trả 2.353.410.259 134.552.997 7 Phải trả nội bộ 0 0 8  Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp động XD 0 0 9  Các khoản phải trả, phả nộp ngắn hạn khác 5.141.947.633 6.483.736.476 10  Dự phòng phải trả ngắn hạn 0 0 II  Nợ dài hạn 49.087.990.087 52.899.580.426 1  Phải trả dài hạn người bán 15.324.104.764 28.675.986.456 2  Phải trả dài hạn nội bộ 0 0 3  Phải trả dài hạn khác 10.000.000 10.000.000 4  Vay và nợ dài hạn 33.744.300.290 24.213.593.970 5  Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 0 0 6  Dự phòng trợ cấp mất việc làm 9.585.033 0 7  Dự phòng phải trả dài hạn 0 0 B  Vốn chủ sở hữu 27.675.955.545 25.479.822.328 I  Vốn chủ sở hữu 27.373.262.411 25.313.982.802 1  Vốn đầu tư của chủ sở hữu 20.000.000.000 20.000.000.000 2  Thặng dư vốn cổ phần 1.600.000.000 1.600.000.000 3  Vốn khác của chủ sở hữu 0 0 4  Cổ phiếu ngân quỹ(*) (182.700.000) (182.700.000) 5  Chênh lệch đánh giá lại tài sản 0 0 6  Chênh lệch tỷ giá hối đoái 0 0 7  Quỹ đầu tư phát triển 2.602.850.393 3.739.429.383 8  Quỹ dự phòng tài chính 44.044.025 144.834.860 9  Quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu 0 0 10  Lợi nhuận chưa phân phối 3.309.047.993 12.419.559 11  Nguồn vốn đầu tư ban đầu tư xây dựng cơ bản 0 0 II  Nguồn kinh phí và quỹ khác 302.693.134 165.839.526 1  Quỹ khen thưởng, phúc lợi 281.451.885 144.598.277 2  Nguồn kinh phí 21.241.249 21.241.249 3  Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 0 0 Tổng nguồn vốn 230.353.418.180 194.133.144.996 ._.