Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Thạch Bàn

chuyển sang hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Đặc biệt, do các sản phẩm vật liệu xây dựng chịu sự biến động mạnh mẽ về giá cả, công ty đã chú trọng nâng cao chất lượng, đa dạng hóa chủng loại sản phẩm không thua kém hàng ngoại nhập với chi phí bỏ ra thấp nhất, nhằm nâng cao hiệu quả cạnh tranh đồng thời vẫn đảm bảo giá cả phù hợp, giữ uy tín với khách hàng. Trong giai đoạn nền kinh tế khó khăn, Công ty Cổ phần Thạch Bàn vẫn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như trong khu vực và thế giới. Đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Thạch Bàn nói riêng, để quá trình sản xuất được tiến hành thường xuyên liên tục thì yếu tố vô cùng quan trọng là nguyên vật liệu, đây là cơ sở tạo nên những sản phẩm hoàn thiện sau quá trình sản xuất, chế biến. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp nên nó có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì thế, các doanh nghiệp cần phải có sự quan tâm cần thiết đến nguyên vật liệu, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng đến dự trữ nhằm đáp cung đầy đủ kịp thời cho sản xuất, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành. Đồng thời việc quản lý tốt cũng góp phần hạn chế việc thất thoát nguyên vật liệu do mất cắp hay hư hỏng. Xuất phát từ lý do trên, sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn, được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo và các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán, bằng kiến thức đã được nhà trường trang bị, cùng sự hướng dẫn của GS.TS Đặng Thị Loan, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn” nhằm đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty đồng thời thu thập những kinh nghiệm bổ ích cho bản thân. Chuyên đề thực tập của em gồm 3 phần: Phần 1: Khái quát chung về Công ty cổ phần Thạch Bàn. Phần 2:Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn. Do thời gian và hiểu biết còn hạn chế nên trong quá trình hoàn thiện chuyên đề thực tập, em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, hướng dẫn của cô giáo để em có thể hoàn thiện những kiến thức chuyên môn của mình. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Thạch Bàn là một Công ty Cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. Trụ sở chính của Công ty đặt tại phường Thạch Bàn, quận Long Biên, thành phố Hà Nội. Như hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế quốc dân, Công ty Cổ phần Thạch Bàn đã có một quá trình hình thành và phát triển không ngừng để tồn tại và khẳng định vị trí của mình trên thương trường. Công ty Cổ phần Thạch Bàn (TBC) tiền thân là "Công trường gạch Thạch Bàn", thuộc Công ty sản xuất vật liệu kiến trúc Hà Nội, được Uỷ ban hành chính Thành phố Hà Nội quyết định thành lập vào ngày 15 tháng 2 năm 1959. Ngày 16/12/1962, theo quyết định số 1893/ BKT của Bộ trưởng Bộ kiến trúc (nay là Bộ xây dựng ), Xí nghiệp gạch ngói Thạch Bàn chính thức ra đời với quy mô sản xuất nhỏ, công cụ lao động giản đơn, sản lượng toàn xí nghiệp chỉ đạt 3 đến 4 triệu viên mỗi năm. Tháng 12-1992, Xí nghiệp gạch ngói Thạch Bàn là đơn vị thí điểm đầu tiên của Bộ Xây dựng trong việc thực hiện chủ trương cổ phần hoá. Tuy nhiên do một số nguyên nhân khách quan, đến tháng 1-1999 Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn mới chính thức thành lập và đi vào hoạt động. Trải qua 50 năm sản xuất kinh doanh, cùng với sự trưởng thành không ngừng của ngành sản xuất VLXD cả nước, xí nghiệp gạch ngói Thạch Bàn đã ngày càng phát triển và chuyển đổi hình thức sở hữu thành Công ty cổ phần từ tháng 1/2005. Công ty đã và đang tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn cả nước với các sản phẩm chủ yếu: Gạch ốp lát Granite, Gạch ngói, đất sét nung, đá mài, gạch Granite, xây lắp chuyển giao công nghệ sản xuất VLXD và xây dựng dân dụng. Trong tiến trình đổi mới đất nước, công ty Thạch Bàn luôn đi tiên phong trong mọi lĩnh vực hoạt động, phát triển bền vững và toàn diện, góp phần tích cực vào sự nghiệp Công nghiệp hoá - Hiện đại ngành sản xuất VLXD Việt Nam. Các sản phẩm mang thương hiệu Thạch Bàn rất có uy tín trên thương trường và được xuất khẩu tới nhiều nước trên thế giới. Công ty đã được Nhà nước và Bộ xây dựng tặng thưởng nhiều huân, huy chương và danh hiệu cao quý. Đến nay, ngoài Công ty mẹ, còn gọi là TBC, còn có các đơn vị thành viên sau: - Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn số 2 – Hà Tây. - Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn số 3 – Bình Dương. - Công ty cổ phần Xây lắp Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội. - Công ty cổ phần Thạch Bàn Xanh - Quảng Ninh. - Công ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn. - Công ty cổ phần Thạch Bàn Miền Bắc – Cát Linh – Hà Nội. - Công ty cổ phần Thạch Bàn Miền Trung – Đà Nẵng. - Chi nhánh tại Tp.Hồ Chí Minh. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Đối với bất kỳ một đơn vị sản xuất kinh doanh nào thì việc xây dựng một bộ máy quản lý khoa học và hiệu quả cũng là một vấn đế hết sức quan trọng. Vì bộ máy quản lý mà tốt thì hoạt động sẽ tốt, góp phần làm tăng hiệu quả, giảm rủi ro trong sản xuất kinh doanh. Mỗi loại hình công ty lại phù hợp với một mô hình tổ chức bộ máy quản lý khác nhau. Trước đây Công ty Thạch Bàn là doanh nghiệp nhà nước. Từ tháng 1/1999, Công ty Cổ phần Gạch ngói Thạch Bàn (TBSC) - một bộ phận của Công ty Cổ phần Thạch Bàn hiện nay - đã chính thức hoạt động. Cổ phần hoá đã giúp cho bộ máy quản lý của Công ty trở nên gọn nhẹ mà hiệu quả hoạt động lại cao hơn. Việc triển khai thắng lợi Công ty Cổ phần TBSC là tiền đề cho tiến trình phát triển Công ty Thạch Bàn theo mô hình tổ chức mới: Mô hình Công ty mẹ - Công ty con mà công ty mẹ là Công ty Thạch Bàn và các công ty con là các đơn vị thành viên hoặc công ty cổ phần hoạt động xoay quanh trục quỹ đạo TBC - TBSC. Với mô hình tổ chức này, Công ty Thạch Bàn đã thực hiện đa phương hoá hình thức thu hút vốn đầu tư thông qua việc bán cổ phần và đa dạng hoá ngành nghề, phát triển địa bàn hoạt động. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Phòng xuất nhập khẩu Văn phòng Phòng kinh doanh Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật Nhà máy Granite Phòng đầu tư phát triển CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN Quản lý, chỉ đạo, điều hành Kiểm soát Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần TB5. 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 3.1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm NHÀ MÁY GẠCH GRANITE Bộ phận cung ứng Tổ gia công NVL Tổ tạo hình Tổ lò nung Tổ mài Tổ cơ điện Bộ phận phục vụ: -Nghiệp vụ - Quản lý - Bốc xếp Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Sơ đồ 2: Sơ đồ bố trí sản xuất của nhà máy gạch ốp lát Granite Toàn bộ quy trình của nhà máy là một quy trình phức tạp kiểu chế biến liên tục bao gồm nhiều công đoạn chế biến khác nhau. Giữa các giai đoạn có mối tương quan với nhau và cùng tuân thủ những quy tắc về kỹ thuật vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm một cách chặt chẽ. Tổ chức sản xuất liên tục 3 ca, bao gồm các khâu chủ yếu: Nạp nguyên liệu à Tạo hình à Nung sấy à Mài bóng à Làm vát cạnh à Đóng hộp. Toàn bộ quy trình công nghệ có mức độ tự động hóa cao, riêng giai đoạn đóng hộp cần nhiều nhân công hơn. Nguyên vật liệu Nạp liệu Nghiền bi Bể chứa có khuấy chậm Silô đơn màu Sàng rung Sấy phun Két chứa Sàng rung Trộn hai trục Silô đa màu Máy ép Sấy đứng Tráng men Engobe Máy lựa chọn Lò nung Sấy Tuynel Xe goòng Sản phẩm đạt tiêu chuẩn đóng gói Máy vát cạnh, mài bóng Nhập kho thành phẩm Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu chính để sản xuất gạch Granite là đất sét, cao lanh, fenspat, đôlômit…được khai thác chủ yếu ở trong nước. Một số loại vật liệu phụ công ty phải nhập từ nước ngoài như bi nghiền, qủa lô, đĩa vát cạnh, đá mài. Nguyên vật liệu xuất kho Vật tư cho sản xuất được đưa tới nhà máy bắt đầu quy trình sản xuất sản phẩm. Nguyên liệu sau khi gia công được chuyển lên dây chuyền qua máy nghiền bi, bể hồ sấy phun, lò nung. Sản phẩm sau khi nung được nhập kho bán thành phẩm nhà máy. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ một số sản phẩm sau nung qua hệ máy lựa chọn một phần được đóng hộp (sản phẩm thường), một phần được chuyển đến dây chuyền vát cạnh, mài bóng bề mặt nhờ đá mài, quả lô kim cương. Sản phẩm vát cạnh, mài bóng sau khi gia công cũng được đóng hộp. Sản phẩm được đóng hộp sau khi được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, đóng dấu mới được nhập kho thành phẩm. Trên cơ sở nắm chắc quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty sẽ giúp cho việc quản lý và hạch toán các chi phí đầu vào hợp lý, tiết kiệm chi phí không cần thiết, theo dõi từng bước quá trình tập hợp chi phí sản xuất từ giai đoạn đầu tiên đến giai đoạn cuối cùng. Từ đó góp phần làm giảm giá thành một cách đáng kể, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. 3.2. Đặc điểm về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. 3.2.1. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Thạch Bàn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng, hoạt động xây lắp, tư vấn thiết kế và chuyển giao công nghệ. * Công ty sản xuất các loại sản phẩm: - Các sản phẩm gạch ngói đất sét nung truyền thống được chế tạo trong các dây chuyền lò nung Tuynel. - Gạch ốp lát Granite với 2 dòng sản phẩm là gạch Granite truyền thống và Granite công nghệ cao. Dòng truyền thống có bề mặt bóng kính, bóng mờ, sần chống trơn với nhiều kích thước khác nhau. Loại sản phẩm này có thể sử dụng để ốp lát cho tất cả các hạng mục của nhà và công trình. Dòng sản phẩm công nghệ cao bao gồm các loại : BRF - Bóng kính (Rollfeed) có hoa văn như mây; MME - Men in lưới có vân mây, vân gỗ; MSF - (Spot Feeder), là loại sản phẩm giả đá rất thích hợp cho việc ốp lát các khách sạn, nhà hàng, nhà vườn, biệt thự cao cấp có các kiểu kiến trúc cổ. - Các sản phẩm Granite kích thước nhỏ mang nhãn hiệu MOSAIC với những kích cỡ: 45x95, 45x145, 45x195, 95x95, 60x245 (mm) dùng để trang trí cho các công trình, đặc biệt là mặt ngoài của các cao ốc, biệt thự, ốp lát bể bơi, hành lang, cột tròn và chống trơn, chống rơi. * Ngoài ra công ty còn thực hiện kinh doanh các mặt hàng: Inox, gạch đỏ, ngói, xi-măng, thiết bị vệ sinh, gạch ốp lát, keo dán gạch và một số loại vật tư hàng hóa khác. * Hoạt động xây lắp, hoạt động tư vấn thiết kế và chuyển giao công nghệ: Bao gồm thiết kế, lắp đặt các thiết bị, các công trình xây lắp theo hợp đồng; tư vấn xây dựng các công trình xây dựng, tư vấn sử dụng máy móc thiết bị sản xuất gốm sứ; thiết kế lập dự án khả thi, chuyển giao công nghệ cho các đơn vị hoạt động cùng trong lĩnh vực. Tính đến nay, công ty đã thực hiện xây lắp và chuyển giao công nghệ cho hơn 90 nhà máy gạch Tuynel trong cả nước. 3.2.2. Thị trường đầu ra, đầu vào Công ty Cổ phần Thạch Bàn tham gia cả hoạt động sản xuất và kinh doanh nên thị trường đầu vào và đầu ra rất rộng lớn. * Thị trường các yếu tố đầu vào: Nguyên vật liệu đầu vào: Chủ yếu khai thác từ thị trường trong nước, ngoại trừ một số vật liệu đặc biệt như bi nghiền, quả lô, đĩa vát cạnh, đá mài… thì phải nhập ngoại từ Italia và Trung Quốc. Máy móc công nghệ nhập ngoại từ Italia và một số nước khác như Bungari, Nhật Bản. Lao động: Đa phần là lao động trong nước. Trong những năm gần đây, đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty đã cơ bản được đổi mới. Trước đây phần lớn lực lượng là lao động phổ thông nay đã có hơn 30% số CBCNV có trình độ Cao học, Đại học và Cao đẳng, có hàng trăm công nhân kỹ thuật bậc cao, được đào tạo cơ bản... Nhà máy gạch Granite hiện có 230 cán bộ công nhân viên, bậc thợ trung bình của công nhân sản xuất là 5/7. * Thị trường đầu ra: Công ty Cổ phần Thạch Bàn là một trong những đơn vị đi tiên phong trong việc đưa công nghệ tiên tiến hiện đại áp dụng vào sản xuất vật liệu xây dựng ở Việt Nam. Các sản phẩm của Thạch Bàn có chất lượng tốt, phong phú về chủng loại, đa dạng về màu sắc nên được khách hàng ưa chuộng. Các sản phẩm granite Thạch Bàn được sử dụng cho nhiều công trình lớn nổi tiếng trong nước như Sân bay Quốc tế Nội Bài, Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất, Sân bay Đà Nẵng, Nhà khách Chính phủ, các khách sạn, trung tâm thương mại, cao ốc văn phòng... Cho đến nay, Công ty đã có hơn 615 đại lý ở 61 tỉnh thành trên toàn quốc. Granite Thạch Bàn được xuất khẩu sang nhiều thị trường khó tính trên thế giới như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Pháp, Đài Loan, Na Uy, Nga... Thị trường xuất khẩu lớn nhất của Công ty hiện nay là thị trường Singapore. 4. Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Do tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh, tiêu thụ của doanh nghiệp công nghiệp nên bộ máy kế toán của Công ty cũng phải tổ chức sao cho phù hợp với cơ chế kinh doanh của mình. Công ty Cổ phần Thạch Bàn tổ chức theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con nên bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình hỗn hợp. Kế toán trưởng ở đơn vị cấp trên (Công ty cổ phần Thạch Bàn) Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ các Công ty con Các Công ty con Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại các Công ty con Sơ đồ 4: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thạch Bàn Mô hình hỗn hợp này là sự kết hợp của cả mô hình kế toán tập trung và phân tán: Nhà máy Granite Thạch Bàn với đặc điểm gần trung tâm điều hành nên toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ngay ở trung tâm kế toán tại đơn vị cấp trên. Tại nhà máy có bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện nhiệm vụ thống kê, thu thập chứng từ gửi về phòng Tài chính kế toán của công ty để xử lý theo định kỳ từng tháng. Các Công ty con có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, trên diện không gian rộng, phân tán mặt bằng nên có bộ máy kế toán riêng. Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở những đơn vị này, cuối kỳ kế toán cấp trên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo của các Công ty con để lập các báo cáo hợp nhất. 4.2. Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty Cổ phần Thạch Bàn - Chế độ kế toán: Công tác hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ - Tỷ giá trong quy đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá vật tư xuất kho: Phương pháp Bình quân gia quyền. - Phương pháp tính khấu hao: Phương pháp đường thẳng - Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung. PHẦN II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN 2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn 2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Thạch Bàn là một đơn vị sản xuất với sản phẩm chủ yếu là gạch ngói nên nguyên vật liệu sử dụng tại công ty có đặc điểm là có khối lượng lớn và đa dạng về chủng loại cũng như tính chất hoá học. Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty được phân thành những loại sau: Nguyên vật liệu chính bao gồm: đất sét, đất cao lanh. Nguyên vật liệu phụ bao gồm: men, màu hoá học. Nhiên liệu: ga, dầu diegel, than... Phụ tùng gồm: môdun, ống kẽm, bi sứ. Để thuận tiện trong việc theo dõi kiểm tra nguyên vật liệu, công ty đã tiến hành mã hoá nguyên vật liệu trên máy tính như sau: NLC: nhóm nguyên vật liệu chính. NLP: nhóm vật liệu phụ. ME: nhóm men. MA: nhóm màu. DG: nhóm nhiên liệu. PT: nhóm phụ tùng. 2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu Việc tính giá nguyên vật liệu nhập kho được công ty thực hiện theo nguyên tắc giá vốn thực tế và công ty hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT. Nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính toán hoàn toàn dựa vào phần mềm máy vi tính như sau: Cuối tháng dựa vào số lượng và giá trị tồn kho đầu tháng, số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng đó, máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân của nguyên liệu xuất dùng trong tháng. Phương pháp này cho phép công ty xác định chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất kho. VD: Bột cao lanh xương tồn kho đầu tháng 1/2009 là 31.000 kg với đơn giá bình quân đầu tháng là 605 đ/kg. Trong tháng công ty nhập kho 2 lần: + Phiếu nhập kho số 03 ngày 04/01/2009 khối lượng 40.000 kg đơn giá 602 đ/kg. + Phiếu nhập kho số 08 ngày 08/01/2009 (biểu 04 trang 17) khối lượng 100.000 kg đơn giá 605 đ/kg. Trong tháng công ty xuất kho tổng cộng 85.000 kg. Cuối tháng máy tính sẽ tự động tính giá bình quân bột cao lanh xương xuất kho theo công thức: Đơn giá BQ cả kỳ dự trữ = Giá trị vật tư tồn Đk + Giá trị vật tư nhập trong kỳ Khối lượng vật tư tồn Đk + K/lượng vật tư nhập trong kỳ = 18.755.000 + 24.080.000 + 60.500.000 = 604,3 171.000 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn 2.2.1. Thủ tục chứng từ nhập - xuất kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được hạch toán theo phương phap thẻ song song. Các chứng từ sử dụng trong nhập xuất kho nguyên vật liệu gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn GTGT Biên bản giao nhận vật tư Phiếu đề xuất vật tư Khi mua nguyên vật liệu nhập kho, để đảm bảo thủ tục pháp lý, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi vào phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp mà công ty chấp nhận thường theo mẫu sau: Biểu số 1: HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) N: 1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái Số Tk:..................... Điện thoại: MST: 52001175191 Họ và tên người mua hàng: Công ty Cổ phần Thạch Bàn Địa chỉ: Thạch Bàn – Gia Lâm – Hà Nội Hạn thanh toán : 30 ngày từ ngày nhận hàng. STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000 Cộng tiền hàng 60.500.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.550.000 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hóa đơn mua hàng (biểu số 1), kế toán làm căn cứ để viết phiếu nhập kho. Trước khi viết phiếu nhập kho thì hai bên làm biên bản giao nhận vật tư. Việc kiểm nhận do thủ kho thực hiện. Cơ sở kiểm nhận là hóa đơn GTGT của nhà cung cấp. Biểu 02: BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO Hà Nội, ngày 8 tháng 1 năm 2009 Tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Văn Chiến - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2, Ông Nguyễn Văn Thuận - Thủ kho nguyên vật liệu 3, Ông Trịnh Ngọc Bảo - Trưởng phòng kỹ thuật 4, Bà Nguyễn Thị Hồng - Phòng kế hoạch Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do công ty khoáng sản Yên Bái cung cấp trong tháng 1 năm 2009. Theo các chứng từ kèm theo sau: - Hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7/1/ 2009 - Bản kết quả phân tích thành phần hóa học - Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho. - Kết luận: đủ số lượng, chất lượng tốt Phòng Kế hoạch Thủ kho Phòng kỹ thuật Quản đốc PX (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với một số nguyên vật liệu công ty mua trên thị trường mà không phải ký hợp đồng cung cấp thì khi vật liệu về kho thì nhân viên phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trên hoá đơn của người bán. Ví dụ: Ngày 8/1/2009 công ty mua Môdun của công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh xuất khẩu tổng hợp theo hóa đơn GTGT số 50 Trước khi nhập kho nguyên vật liệu thì công ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau: Biểu 03: PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ Hà Nội, ngày 8 tháng 1 năm 2009 Tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn, gồm có: 1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụ kinh doanh XNK tổng hợp 2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1 2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 Người giao Thủ kho bên nhận Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử lý dữ liệu. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán. Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán. Biểu 04: PHIẾU NHẬP KHO Hà Nội, ngày 8 tháng 1 năm 2009 Chứng từ số 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Phương Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2009 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NLC001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toán: 66.550.000 Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu năm trăm, năm mươi nghìn đông chẵn Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách (Ký, họ tên) KT trưởng (Ký, họ tên) TT đơn vị (Ký, họ tên) Trước khi bắt đầu sản xuất theo định mức hay theo một hợp đồng kinh tế thì bộ phận phòng kỹ thuật hay các phân xưởng sản xuất sẽ viết “Phiếu đề xuất vật tư” theo đúng số lượng, chất lượng yêu cầu của hợp đồng hay theo định mức. Các phiếu đề xuất vật tư do các phân xưởng sản xuất đưa lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ đưa lên Giám đốc duyệt, sau đó mang đến phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia thành 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, còn liên kia đưa lên cho quản đốc phân xưởng mang đến kho nhận nguyên liệu rồi lại giao cho thủ kho. Định kỳ kế toán xuống kho để nhận các chứng từ đó cùng với các chứng từ nhập khác có liên quan. Biểu số 05: Công ty Cổ phần PHIẾU ĐỀ XUẤT VẬT TƯ Thạch Bàn Kính gửi: Giám đốc Công ty CP Thạch Bàn Bộ phận: Phân xưởng nung sấy Đề nghị Giám đốc Công ty cấp duyệt STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nội dung Ghi chú 1. Bột cao lanh xương Kg 20.000 Pha và nung gạch 2. … … … … Cộng Ngày 07 tháng 1năm 2009 Phòng kỹ thuât CNSX (Ký, họ tên) Giám đốc xí nghiệp (Ký, họ tên) Biểu số 06: Công ty Cổ phần PHIẾU XUẤT KHO Số 05 Thạch Bàn Ngày 07 tháng 1 năm 2009 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Đông Lý do xuất kho: Pha và nung gạch Xuất tại kho: Vật liệu chính STT Tên, nhãn hiệu, quy cáchphẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Bột cao lanh xương Kg 20.000 20.000 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): ..... Ngày 07 tháng 1 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu Công ty mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng danh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 1 năm 2009 như sau: Biểu số 07: Công ty Cổ phần THẺ KHO Thạch Bàn Ngày lập thẻ: Tháng 1 năm 2009 Tờ số: Tên, nhãn, quy cách vật tư: Bột xương cao lanh Đơn vị tính: kg Mã số: NLC001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 31.000 03 4/1 Nhập vật tư 5/1 40.000 71.000 04 4/1 Xuất vật tư cho PXSX 6/1 20.000 51.000 05 7/1 Xuất vật tư cho PXSX 7/1 20.000 31.000 08 8/1 Nhập vật tư của công ty KYSB 10/1 100.000 131.000 12 13/1 Xuất vật tư cho PXSX 13/1 10.000 121.000 25 17/1 Xuất vật tư cho PXSX 10.000 111.000 29 27/1 Xuất vật tư cho PXSX 27/1 25.000 86.000 Tổng cộng 140.000 85.000 86.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.2.2. Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho thì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối mỗi tháng, quý, năm, kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu. Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2009 như sau : Biểu số 08: Công ty Cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Thạch Bàn (Trích số liệu tháng 1 năm 2009) Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 PN01 Nhập men màu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Cộng 558.100.000 03/1 PN02 Nhập Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bộ 1 34.000.000 34.000.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bộ 1 67.000.000 67.000.000 Cộng 101.000.000 04/1 PN03 Nhập bột cao lanh xương - Cty KSYB Kg 40.000 602 24.080.000 08/1 PN08 Nhập bột cao lanh xương của Cty KSYB Kg 100.000 605 60.050.000 ....... ... .... .... ..... Tổng cộng 1.264.000.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 09: Công ty Cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Thạch Bàn (Trích số liệu từ ngày 01/01/2009 đến 31/01/2009) Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng KOMATSU DG1001-Dầu Diezen lít 200 7.500 1.500.000 Cộng 1.500.000 03/01 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất 1, NL 1003-Đất sét Trúc Thôn 2, NL 1005-Feld Văn Bàn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Cộng 12.625.000 07/01 PX05 Xuất bột cao lanh xương cho PXSX Kg 20.000 604,3 12.086.000 12/01 PX13 Xuất bột cao lanh xương cho sx Kg 10.000 604,3 6.043.000 .... .... .... .... .... Tổng cộng 33.754.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính.Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau Biểu 10: Công ty Cổ phần Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn Thạch Bàn Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 (Trích số liệu liên quan đến nhóm nguyên liệu chính và nhóm men) STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính 128.758.230 439.441.500 376.877.800 191.321.930 1 NLC001 Cao lanh xương Kg 31.000 18.755.000 140.000 84.580.000 85.000 51.365.500 86.000 51.969.500 2 NLC002 Đolomit Thanh Hóa Kg 9.800 52.332.000 12.000 64.080.000 15.000 80.100.000 6.800 36.312.000 3 NLC003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120.000 57.120.000 500.000 238.000.000 400.000 190.400.000 220.000 104.720.000 4 NLC004 Bi sứ nội Kg 10.929 5.515.300 110.032 52.781500 116..748 55.012.300 4.213 3.284.580 Nhóm Men 1.877.250.000 582.917.600 471.423.570 1.989.363.030 5 ME001 Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98.270 1235869000 6 ME003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26.003.000 10000 5.317.600 2.000 1.063.570 56.900 30.257.030 7 ME004 Fsit FAT 2161 Kg 53.808 591.888.000 50.000 550.000.000 42.760 470.360.000 61.048 671.528.000 8 ME003 Fsit SBT 003 Kg 8700 23.490.000 10.000 27.600.000 18.700 51.090.000 Nhóm NL phụ .. ... .... .... .... .... .... ...... ..... Cộng tháng 5.426.379.149 4.120.789.000 5.926.721.000 3.620.447.149 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính, cuối tháng máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân của vật liệu xuất kho và in ra sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu có mẫu như Biểu số 11 (trang 25). Biểu số 11: Công ty Cổ phần SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Thạch Bàn T._.