Hoàn thiện Kế toán nghiệp vụ mua hàng & thanh toán tiền hàng trong Doanh nghiệp thương mại tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội

ờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, doanh nghiệp thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhưng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở doanh nghiệp thương mại, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại " làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn tại và kiến nghị một số giải pháp.  *Bản chuyên đề này gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán tiền hàng tại Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội . Chương III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng . Chương I Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng I. Khái quát về nền kinh tế thị trường và hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường. 1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trường: Thị trường là nơi thể hiện tập trung nhất trong các mâu thuẫn của sản xuất hàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của các quá trình kinh doanh. Trong thị trường, giá cả thị trường giữ vai trò trung tâm, điều tiết nền sản xuất xã hội, kích thích sản xuất hàng hoá. Thông qua giá cả thị trường, thị trường thực chức năng điều tiết và kích thích của mình. Quan hệ cung cầu trên thị trường là yếu tố trọng tâm và quan trọng nhất, nó quyết định giá cả thị trường. Nền kinh tế thị trường là kiểu tổ chức kinh tế xã hội mà quan hệ kinh tế phân phối sản phẩm, phân phối lợi ích do các qui luật của thị trường điều tiết chi phối. Vì thế, nền kinh tế thị trường mang một số đặc điểm sau : - Nền kinh tế thị trường phải dựa trên một nền sản xuất hàng hoá phát triển ở trình độ cao. Sự phát triển sản xuất hàng hoá cùng với việc tự do lưu thông buôn bán vừa là tiền đề, vừa là động lực cho sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Kinh tế hàng hoá phát triển tất yếu dẫn đến nền kinh tế thị trường phát triển. - Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp không thể thay đổi thị trường mà phải tiếp cận và thích nghi với nó. Thông qua thị trường, doanh nghiệp biết được nhu cầu xã hội, tự đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Khách hàng giữ vai trò trung tâm trong nền kimh tế thị trường. Sản xuất chỉ có thể phát triển được khi hàng hoá sản xuất ra tiêu thụ được. - Kinh tế thị trường tạo điều kiện cho mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị kinh tế được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, tự do trao đổi mua bán hàng hoá theo khuôn khổ pháp luật. - Quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Cạnh tranh là động lực thúc đẩy giúp nền kinh tế phát triển. Cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường có thể diễn ra giữa người bán với người bán, giữa người mua với người mua, giữa người bán với người mua. - Nền kinh tế thị trường có khối lượng giao dịch lớn, các mối quan hệ ngày càng phức tạp cho nên tất cả các mối quan hệ đều được tiền tệ hoá. Vì thế, tiền tệ trở thành thước đo cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ hàng hoá - tiền tệ trở thành mối quan hệ chủ yếu chi phối tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kinh tế thị trường mang đậm tính năng động và tự điều chỉnh. Chính sự kết hợp giữa cung và cầu làm cho kinh tế thị trường rất linh hoạt. Tuỳ theo cung và cầu, thị trường biến đổi tạo ra sự cân bằng trong nền kinh tế. - Kinh tế thị trường giúp cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn, đồng thời là nơi đào tạo, tuyển chọn, sử dụng và đào thải nhân lực một cách có hiệu quả nhất. Ngoài những ưu điểm trên, kinh tế thị trường không tránh khỏi có những nhược điểm sau: - Trong kinh tế thị trường, quy luật cạnh tranh chi phối ngày càng khốc liệt , không thể tránh khỏi quy trình đào thải nhân lực. Do vậy, thất nghiệp là vấn đề tất yếu. - Thường xuyên xảy ra khuynh hướng tự phát, vô chính phủ. Đó là tâm lí chạy theo lợi nhuận, làm mất cân đối giữa các ngành nghề trong nền kinh tế. - Kinh tế thị trường ra đời và phát triển đã hình thành các mối đe doạ đến sản xuất và tiêu dùng. Đó là sự hình thành một số tổ chức tư bản độc quyền, nắm phần lớn các sản phẩm của các ngành công nghiệp, thương mại ... làm lũng đoạn nền kinh tế. 2. Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay: Trong nền kinh tế thị trường, giá cả là yếu tố trung tâm. Do vậy, các doanh nghiệp thương mại đều phải hoạt động theo giá cả thị trường. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn đến thương mại hình thức và nguy cơ phá vỡ các lợi ích trên thị trường, gây hậu quả nguy hại. Hiện nay, nước ta thực hiện phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Các doanh nghiệp được quyền chủ động kinh doanh, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật. Vì cùng hoạt động trong một môi trường kinh doanh nên các doanh nghiệp luôn phải cạnh tranh với nhau để thu hút khách hàng. Vì thế, mỗi doanh nghiệp luôn phải tự hoàn thiện mình, luôn chú ý đến nhu cầu khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo nhất cả về mẫu mã, chất lượng, giá cả lẫn thái độ phục vụ. Muốn vậy, doanh nghiệp phải cố gắng, phải thay đổi tư duy, lề lối làm việc. Có vậy, doanh nghiệp mới có thể nâng cao doanh số bán ra và tăng lợi nhuận. II. đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.1. Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng: Chức năng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán. Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá. Doanh nghiệp thương mại tiến hành mua hàng nhằm phục vụ bán ra. Điều này góp phần tạo điều kiện thoả mãn đầy đủ nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng, chất lượng, nâng cao mức sống cho mọi thành viên trong xã hội. Đồng thời, góp phần ổn định giá cả thị trường và kích thích các ngành sản xuất vật chất phát triển. Đối với mỗi doanh nghiệp thương mại, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lưu thông hàng hoá một cách bình thường. Nguồn hàng chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là do các đơn vị, cá nhân sản xuất cung cấp hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Việc tổ chức nguồn hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lượng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường. 1.2. Các phương thức mua hàng: a. Mua hàng trong nước: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: - Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. - Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. 1.3. Các phương thức thanh toán: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do ngân hàng Nhà nước qui định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Đây là việc sử dụng giấy uỷ nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để trả cho người thụ hưởng. - Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): Thư tín dụng là một tờ lệnh của ngân hàng bên mua yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. ở đây, ngân hàng đóng vai trò là người đứng ra cam kết thanh toán nên tránh được rủi ro trong thanh toán. Đây là phương thức thanh toán quốc tế được sử dụng nhiều nhất hiện nay. 1.4. Phạm vi và thời điểm xác định hàng mua: a. Phạm vi xác định hàng mua: Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện sau: - Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán tiền hàng nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền. - Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu, tức là người mua phải nhận được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Hàng hoá mua vào phải với mục đích để bán ra hoặc mua vào để gia công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra. b. Thời điểm xác định hàng mua: Thời điểm xác định hàng mua là hàng hoá có sự chuyển quyền sở hữu, tức là người mua nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người cung cấp. - Đối với phương thức chuyển hàng, thời điểm xác định hàng mua là: + Khi hàng hoá đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. + Doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho người bán nhưng cuối tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục chứng từ ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền cho người bán. - Đối với phương thức nhập khẩu, thời điểm xác định hàng mua là khi cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C và nhận chứng từ để đi nhận hàng. Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán hạch toán chính xác các khoản hàng mua, tránh ghi trùng lặp hoặc bỏ sót. Ngoài ra, xác định đúng thời điểm hàng mua giúp doanh nghiệp quản lý đúng đắn tiền hàng, tránh tham ô, mất mát hàng hoá. 1.5. Giá cả hàng mua: Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, giá mua là giá thực tế thanh toán cho người cung cấp. Nó là giá thoả thuận giữa người bán và người mua. Giá mua cao hay thấp tuỳ thuộc vào quan hệ cung cầu, tuỳ thuộc vào khối lượng hàng mua, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được hàng hoá đó. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. - Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế. Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (gồm cả VAT) + Chi phí thu mua 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng: Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận động mua vào - dự trữ - bán ra. Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của đơn vị theo từng chủ nợ, từng lần mua. Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị. - Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin. Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc: + Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận. + Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất. 2.2. Nhiệm vụ kế toán: Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: - Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng. - Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc doanh nghiệp thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp. - Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước. III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Nước ta đang phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để vừa có thể phát triển kinh tế, vừa không chệch hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ của Nhà nước. Tuy nhiên, Nhà nước sẽ không can thiệp vào thị trường bằng những biện pháp hành chính. Nhà nước tạo môi trường pháp lý và kinh tế cho các chủ thể kinh tế hoạt động năng động, hiệu quả, có trật tự. Nhà nước cũng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế theo đúng luật pháp và chính sách. Vì các doanh nghiệp đều được hoạt động trong cùng một môi trường pháp lý và kinh tế như nhau nên mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để có thể tồn tại và phát triển. Các thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, đầy đủ và kịp thời. Khi đó sẽ giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn. Hiện nay, hệ thống kế toán cũ đã được thay thế bằng hệ thống kê toán mới thích hợp với cơ chế thị trường. Tuy vậy, nền kinh tế trong thời kỳ chuyển đổi, các chính sách kinh tế xã hội đang trong quá trình hoàn thiện, đòi hỏi hệ thống kế toán ngày càng đổi mới, phát huy hết tác dụng trong cơ chế mới. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mua và thanh toán không chỉ là khâu mở đầu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng để bán nhằm thu được lợi nhuận là mục tiêu của các doanh nghiệp thương mại hiện nay. Vì vậy, quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng là việc thưc hiện lợi ích kinh tế giữa người sản xuất và người kinh doanh. Do đó, hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong điều kiện hiện nay ở các doanh nghiệp thương mại là rất cần thiết. Muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có những nhận xét đúng đắn khách quan, hợp với thực trạng và yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp thương mại. Trên cơ sở sửa đổi, hoàn thiện công tác kế toán cần được thực hiện từng phần, loại bỏ những điểm không hợp lý, không phù hợp với điều kiện mới, kế thừa những yếu tố tiến bộ dẫn tới hoàn thiện toàn bộ công tác kế toán trong đó có kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng. 2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là công vịêc quan trọng cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thực hiện mục đích thu được lợi nhuận. Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp cho kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ vốn có của mình. 2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết. Nó bao gồm việc tổ chức, xây dựng các hoá đơn, chứng từ và trình tự luân chuyển một cách đồng bộ, phải được qui định thống nhất về hình thức và nội dung, phải do một cơ quan ban hành. Hiện nay, tại các doanh nghiệp thương mại áp dụng hai hệ thống chứng từ kế toán: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước đã chuẩn hoá về mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và được áp dụng thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung. Các doanh nghiệp sẽ tự xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với điều kiện doanh nghiệp mình. * Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại, kế toán sử dụng một số chứng từ sau: - Hoá đơn do người bán lập: + Hoá đơn thuế GTGT: . Giá bán : Giá chưa có thế GTGT. . Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có). . Thuế GTGT. . Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán = Giá bán + Các khoản phụ thu (nếu có) + Thuế GTGT + Hoá đơn bán hàng (Người bán nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) . Giá bán: Giá đã có thuế GTGT. . Các khoản phụ thu và phí (nếu có). . Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán = Giá bán đã có thuế + Các khoản phụ thu và phí (nếu có) + Trong trường hợp người bán không có hoá đơn, đơn vị sẽ lập Bảng kê thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản của từng người sản xuất. - Phiếu nhập kho: Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho. Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán. - Biên bản kiểm nghiệm: Doanh nghiệp lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,... - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. Như vậy, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải sử dụng rất nhiều chứng từ. Điều này sẽ khiến cho việc xử lý chứng từ gặp khó khăn, tốn kém thời gian và công sức. Do đó, kế toán trưởng mỗi đơn vị cần phải tổ chức hợp lý hoá các chứng từ, giảm bớt công vịêc cho kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng. Qua đó, sẽ nâng cao được hiệu suất lao động. Để làm được như vậy, cần phải giảm bớt số lượng chứng từ bằng cách sử dụng các chứng từ liên hợp vừa có tính chất mệnh lệnh, vừa có tính chất chấp hành. Ngoài ra, cũng cần giảm bớt thủ tục xét duyệt và ký chứng từ tới mức tối thiểu. 2.2. Hoàn thiện tài khoản kế toán: Tuỳ theo từng doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ và phương pháp tính thuế GTGT mà kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp thương mại sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 611 “Mua hàng”: Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản 611 có kết cấu như sau: + Bên Nợ: . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại. + Bên Có: . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). . Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất trong kỳ. . Trị giá thực tế hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư. + Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 6111 “Mua nguyên vật liệu”. . Tài khoản 6112 “Mua hàng hoá”. - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của doanh nghiệp. + Bên Nợ: . Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn. . Chi phí thu mua hàng hoá. . Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. . Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. . Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: . Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến. . Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất. + Số dư bên Nợ: . Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. . Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi. + Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”. . Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Bên Nợ: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. . Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. . Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Bên Có: . Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. . Số thuế GTGT của hàng mua trả lại. . Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. + Số dư bên Nợ: . Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. . Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. + Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”. . Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Bên Nợ: . Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. . Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá. . Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá. + Số dư bên Có: phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: + Tài khoản 111 “Tiền mặt”. + Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”. + Tài khoản 141 “Tạm ứng”. 2.3. Phương pháp hạch toán: 2.3.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước: 2.3.1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên: a. Mua hàng nhập kho ngay trong tháng: - ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi: Nợ TK 153 (1532) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 153 (1532) Có TK 111, 112, 331,... - ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: + Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 153 (1532) Có TK 111, 112, 331,... + Nếu hàng mua dùng cho sản xuất kinh doanh, không tách riêng được số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ thì hạch toán toàn bộ thuế GTGT vào tài khoản 133. Nợ TK 156 (1561, 1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... . Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên cơ sở doanh thu bán hàng: Nợ TK 333 (3331) Có TK 133 (1331) . Đối với số thuế GTGT không được khấu trừ: Nợ TK 632 Có TK 133 (1331) . Nếu số thuế GTGT đầu vào lớn, kế toán tính cho kỳ sau: Nợ TK 142 Có TK 133 (1331) . Khi tính thuế GTGT vào giá vốn hàng bán của kỳ sau: Nợ TK 632 Có TK 142 b. Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho: - Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: + Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... + Sang kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 - Nếu đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: + Nợ TK 151 Có TK 111, 112, 331,... + Kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 - Nếu hàng hoá không chịu thuế GTGT: Nợ TK 156 Có TK 111, 112, 331,... c. Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 156, 151 Có TK 133 (1331) d. Trường hợp hàng thiếu: - Khi nhập kho hàng thiếu: Nợ TK 156 (1561) Nợ TK 138 (1381) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... - Khi xử lý: Nợ TK 331 Nợ TK 156 (1562) Nợ TK 821 Nợ TK 138 (1388) Có TK 138 (1381) e. Trường hợp hàng thừa: - Nếu hàng thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156 Có TK 338 (3381) - Khi xác định nguyên nhân và xử lý: Nợ TK 338 (3381) Có TK 156 Có TK 721 Có TK 331 - Thuế GTGT của hàng thừa doanh nghiệp mua: Nợ TK 133 CóTK 331 2.3.1.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ: a. ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: - Đầu tháng, kết chuyển số hàng hiện còn đầu kỳ: Nợ TK 611 Có TK 156 Có TK 151 - Trong kỳ, khi mua hàng, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ: + Xác định số hàng mua phát sinh thừa._.