Luận văn Xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực nhân sự

ện tốt nhất từ khi bắt đầu cho tới khi hoàn thành công việc của mình. Tôi xin dành lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Công nghệ, ĐHQGHN đã tận tình đào tạo, cung cấp cho tôi những kiến thức vô cùng quý giá và đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu tại trường. Đồng thời tôi xin cảm ơn tất cả những người thân yêu trong gia đình tôi cùng toàn thể bạn bè những người đã luôn giúp đỡ, động viên tôi những khi vấp phải những khó khăn, bế tắc. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp của tôi tại công ty ICC Việt Nam đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi học tập và nghiên cứu chương trình thạc sĩ tại Đại học Công nghệ, ĐH QGHN. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng luận văn thạc sĩ công nghệ thông tin “Xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực nhân sự” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép lại của người khác. Trong toàn bộ nội dung của luận văn, những điều đã được trình bày hoặc là của chính cá nhân tôi hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu. Tất cả các nguồn tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và hợp pháp. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định cho lời cam đoan này. Hà Nội, ngày . tháng năm 2020 Mục lục LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................................... 2 LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................................... 3 Danh mục hình vẽ ............................................................................................................... 7 Danh mục bảng biểu ........................................................................................................... 7 Chương 1: Giới thiệu sơ lược ............................................................................................... 1 1.1. Bối cảnh công nghệ & thực trạng Quản trị doanh nghiệp ...................................... 1 1.2. Sử dụng công nghệ để hỗ trợ ra quyết định ............................................................ 1 1.3. Các loại quyết định ................................................................................................. 1 1.4. Các bước ra quyết định ........................................................................................... 2 1.5. Xu hướng dịch vụ tự thân (self-service) ................................................................. 5 1.6. TableauBI ................................................................................................................ 5 1.6.1. Giới thiệu sơ lược ............................................................................................. 5 1.6.2. Các tính năng chính .......................................................................................... 5 1.6.3. Lợi ích khi sử dụng .......................................................................................... 7 1.7. So sánh với các công cụ khác ................................................................................. 7 1.7.1. Tiêu chí đánh giá .............................................................................................. 7 1.7.2. Các công cụ đc dùng để so sánh....................................................................... 8 1.7.3. Kết quả đánh giá ............................................................................................... 9 1.8. Phạm vi và phương thức thực hiện của luận văn .................................................... 9 1.8.1. Phạm vi ............................................................................................................. 9 1.8.2. Phương thức thực hiện ................................................................................... 10 Chương 2: Khai thác & sử dụng công cụ Tableau BI ........................................................ 11 1.1. Kiến trúc Tableau BI và quy trình sản xuất báo cáo phân tích ............................. 11 1.1.1. Kiến trúc phân lớp .......................................................................................... 11 1.1.2. Các bước thực hiện báo cáo phân tích ........................................................... 13 1.2. Cách thu thập, tổ chức và quản lý thông tin trong Tableau BI ............................. 14 1.2.1. Thu thập dữ liệu ............................................................................................. 14 1.2.2. Tổ chức dữ liệu .............................................................................................. 15 1.2.3. Quản lý dữ liệu ............................................................................................... 19 1.3. Giao diện dành cho người thiết kế ........................................................................ 22 1.3.1. Kết nối dữ liệu ................................................................................................ 22 1.3.2. Kéo thả dữ liệu ............................................................................................... 23 1.3.3. Lọc và hiển thị thông tin theo ý muốn ........................................................... 24 1.3.4. Thu thập thông tin chi tiết .............................................................................. 25 1.3.5. Xây dựng Bảng điều khiển ............................................................................. 26 2.4. Các mô hình học máy ........................................................................................... 26 2.4.1. Mô hình phân cụm dữ liệu: Cluster................................................................ 27 2.4.2. Mô hình đường xu hướng............................................................................... 28 2.5. Các phép tính & biểu đồ cơ bản ............................................................................ 30 2.5.1. Các phép tính .................................................................................................. 30 2.5.2. Các biểu đồ ..................................................................................................... 30 Chương 3 Phân tích & thiết kế hệ hỗ trợ ra quyết định cho nguồn lực doanh nghiệp ....... 33 3.1. Khảo sát................................................................................................................. 33 3.1.1. Khảo sát chung các doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ ......................................... 33 3.1.2. Khảo sát chi tiết .............................................................................................. 34 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................ 34 3.1.2.2. Bảng danh mục tài khoản kế toán của doanh nghiệp ................................. 34 3.1.3. Kết quả khảo sát ............................................................................................. 35 3.2. Đặc tả chi tiết ........................................................................................................ 36 3.2.1. Phân tích doanh thu theo từng nhân viên ....................................................... 36 3.2.2. Phân tích chất lượng khách hàng theo nhân viên chăm sóc ........................... 36 3.2.3. Khả năng thanh khoản .................................................................................... 36 3.2.4. Hiệu quả kinh doanh theo từng nhóm nhân viên trong công ty ..................... 36 3.2.5. Gợi ý nhu cầu tuyển dụng nhân sự ................................................................. 37 3.2.6. Phân cụm nhân viên đi làm theo ca ................................................................ 37 3.3. Thiết kế hệ thống .................................................................................................. 37 Chương 4: Xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực nhân sự ...................................... 45 1.1. Thu thập & làm sạch dữ liệu ................................................................................. 45 1.1.1. Kết nối nguồn dữ liệu ..................................................................................... 45 1.1.2. Tổ chức dữ liệu .............................................................................................. 46 1.2. Xây dựng các giao diện cơ sở (sheet) ................................................................... 47 1.2.1. Topsales by employee .................................................................................... 47 1.2.2. Profit by employee ......................................................................................... 47 1.2.3. Mức độ hài lòng của khách hàng theo chiều nhân viên phụ trách ................. 47 1.2.4. Khách hàng mới theo chiều nhân viên phụ trách ........................................... 48 1.3. Xây dựng Bảng điều khiển quản trị ...................................................................... 48 1.3.1. Xây dựng Bảng điều khiển ............................................................................. 48 1.3.2. Xuất bản giao diện trên Tableau reader ......................................................... 48 5. Kết quả thực nghiệm....................................................................................................... 52 5.1. Nội dung thực nghiệm .......................................................................................... 52 5.1.1. Quy mô hệ thống ............................................................................................ 52 5.1.2. Đối tượng triển khai ....................................................................................... 53 5.2. Đánh giá hiệu năng hệ thống ................................................................................ 53 5.2.1. Hiệu năng trên điện thoại ............................................................................... 54 5.2.2. Hiệu năng trên trình duyệt web ...................................................................... 54 5.3. Thống kê kết quả từ người dùng ........................................................................... 55 5.3.1. Tần suất sử dụng ............................................................................................ 55 5.3.2. Mức độ phản hồi của mỗi giao diện ............................................................... 56 Kết luận ............................................................................................................................... 58 Tài liệu tham khảo ............................................................................................................ 59 Phụ lục 01: Bài khảo sát chung ....................................................................................... 60 Phụ lục 02: Bài khảo sát nghiệp vụ & phân bố dữ liệu ................................................. 60 Phụ lục 3: Các phép tính cơ bản của Tableau ............................................................... 64 Danh mục hình vẽ Hình 1: Tháp phân loại quyết định ....................................................................................... 2 Hình 2: 7 bước trong quy trình ra quyết định ....................................................................... 3 Hình 3: Phân tích dữ liệu theo các mô hình có sẵn .............................................................. 7 Hình 4: Bảng đánh giá các công cụ BI [4] ........................................................................... 8 Hình 5: Kiến trúc hệ thống Tableau BI .............................................................................. 11 Hình 6: Mô hình chung của doanh nghiệp bán lẻ ............................................................... 33 Hình 7: Sơ đồ tổ chức công ty bán lẻ ................................................................................. 34 Hình 8: Bảng hạch toán kế toán ......................................................................................... 35 Hình 9: Kiến trúc hệ thống hỗ trợ ra quyết định ................................................................ 37 Danh mục bảng biểu Bảng 1: Bảng so sánh 2 công cụ BI đứng đầu ...................................................................... 9 Bảng 2: Kết quả khảo sát chung từ các lãnh đạo của doanh nghiệp .................................. 34 Bảng 3: Mô tả kết nối giữa các loại dữ liệu........................................................................ 45 Bảng 4: Bảng tổ chức lại các dữ liệu sau khi kết nối ......................................................... 47 Bảng 5: Nội dung triển khai tại doanh nghiệp 1 ................................................................. 53 Bảng 6: Nội dung triển khai tại doanh nghiệp 2 ................................................................. 53 Bảng 7: Kết quả tần suất sử dụng báo cáo tại công ty trà sữa ............................................ 55 Bảng 8: Kết quả tần suất sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp ICtek ............................... 55 Bảng 9: Bảng mô tả kết quả mức độ phản hồi của công ty trà sữa .................................... 56 Bảng 10: Bảng mô tả kết quả mức độ phản hồi của công ty ICTEK ................................. 57 1 Chương 1: Giới thiệu sơ lược 1.1. Bối cảnh công nghệ & thực trạng Quản trị doanh nghiệp Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển vũ bão của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và các hệ thống thông minh đã đưa loài người tiến tới một cuộc cách mạng mới, cách mạng khoa học và công nghệ 4.0. Trong cuộc cách mạng này, vai trò của các hệ thống quản trị thông minh là vô cùng thiết yếu và quan trọng nhất. Đặc biệt, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư) của doanh nghiệp. Với bối cảnh công nghệ đó thì rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng các công cụ để hỗ trợ cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Có thể kể đến như các phần mềm kế toán thông thường: Misa, Fast hay các công ty có tiềm lực kinh tế lớn hơn thì sử dụng các phần mềm ERP (quản trị nguồn lực doanh nghiệp): Oracle, SAP, Odoo. Từ đó, nguồn dữ liệu số được sản sinh ra nhiều và đa dạng. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng được hết giá trị từ nguồn ‘của cải số’ cực kỳ lớn lao này. Hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang xem các báo cáo đơn thuần như báo cáo tài chính theo các mẫu chuẩn của hệ thống, chứ chưa tự khai thác được nguồn dữ liệu số này cho việc quản trị doanh nghiệp, mà cụ thể là cho việc ra các quyết định cho doanh nghiệp. 1.2. Sử dụng công nghệ để hỗ trợ ra quyết định Khi mà mọi thứ đã tự động hóa hết thì quản trị thông minh là điều còn sót lại duy nhất để con người hoàn thiện nốt mảnh ghép tri thức, đưa con người đến một nền công nghiệp mới, đó là nền công nghiệp sản xuất tri thức, cụ thể trong mỗi doanh nghiệp là tri thức quản trị. Như vậy việc ra quyết định để quản trị doanh nghiệp là điều mà mỗi doanh nghiệp đang vô cùng quan tâm. Vì vậy cần sử dụng công nghệ để có thể dễ dàng “điều chế” ra tri thức quản trị một cách nhanh nhất, thích hợp nhất trên bối cảnh công nghệ và thực trạng dữ liệu ở các doanh nghiệp hiện nay 1.3. Các loại quyết định 2 Công việc chính của một nhà quản lý doanh nghiệp là phân tích thông tin và đưa ra quyết định xử lý các quan hệ trong và ngoài tổ chức, hay nói cách chung nhất là ra quyết định. Khoảng cách kinh tế xã hội giữa các nước thực thất là khoảng cách về tri thức nên việc ra quyết định ngày càng phức tạp và chi phí cho quyết định sai ngày càng lớn. Người ra quyết định có thể ở các cấp quản lý khác nhau và có phong cách ra quyết định khác nhau. Quyết định cũng có thể được xây dựng bởi nhiều người theo các phương thức hợp tác khác nhau. Quyết định có thể phân ra thành các phân cấp dưới đây theo cấp quyết định & loại quyết định. Hình 1: Tháp phân loại quyết định Chiến lược là một tập hợp các lựa chọn được sử dụng để đạt được mục tiêu tổng thể trong khi chiến thuật là những hành động cụ thể được sử dụng khi áp dụng những lựa chọn chiến lược đó. Nếu có chiến lược mà không có chiến thuật thì sẽ không biết hành động cụ thể ra sao. Nếu có chiến thuật nhưng không có chiến lược sẽ rối loạn vì không có phương hướng tổng thể dẫn đường. Trong một tổ chức, chiến lược được quyết định bởi hội đồng quản trị cấp cao, và chiến thuật của các trưởng bộ phận được thực hiện bởi cán bộ cơ sở và nhân viên. Ngoài ra ở quản lý cấp trung thì sẽ thực hiện việc chỉ đạo, giám sát các công việc hàng ngày, nên sẽ xuất hiện 1 loại quyết định là Quyết định vận hành. 1.4. Các bước ra quyết định 3 Ra quyết định có thể được định nghĩa là quá trình lựa chọn một hành động đúng đắn và hiệu quả từ hai hoặc nhiều lựa chọn thay thế cho mục đích đạt được kết quả mong muốn. Ra quyết định là bản chất của quản lý. Có thể có nhiều bước để ra quyết định, tuy nhiên sau đây là 7 bước cơ bản mà bất cứ mà bất cứ nhà quản trị nào cũng cần trải qua để có một quyết định đúng đắn: Hình 2: 7 bước trong quy trình ra quyết định 1. Định nghĩa quyết định Để đưa ra quyết định, trước tiên nhà quản trị phải xác định vấn đề mà họ cần giải quyết hoặc câu hỏi mà họ cần trả lời. Xác định rõ ràng quyết định cũng chính để đảm bảo không đưa ra quyết định sai lệch với nhu cầu thực tế. Nếu nhà quản trị cần đạt được một mục tiêu cụ thể từ quyết định của mình, thì nhà quản trị phải làm cho nó có thể đo lường được và kịp thời để bạn biết chắc chắn rằng họ đã đạt được mục tiêu khi kết thúc quá trình. 2. Thu thập thông tin liên quan Khi nhà quản trị đã xác định được quyết định của mình, đã đến lúc thu thập thông tin liên quan đến lựa chọn đó. Thực hiện đánh giá nội bộ, xem doanh nghiệp của họ đã thành công và thất bại trong các lĩnh vực liên quan đến quyết định của họ chưa. Ngoài ra, tìm kiếm thông tin từ các nguồn bên ngoài, bao gồm các nghiên cứu, nghiên cứu thị trường và, trong một số trường hợp, đánh giá từ các chuyên gia tư vấn. 1. Định nghĩa quyết định 2. Thu thập thông tin 3. Định nghĩa các phương án 4. Đánh trọng số các bằng chứng 5. Chọn giữa các phương án 6. Thực hiện theo phương án đã chọn 7. Xem lại quyết định 4 Tuy nhiên người quản lý có thể dễ dàng bị sa lầy bởi quá nhiều thông tin và các số liệu thống kê có vẻ phù hợp với tình huống của họ nhưng lại làm phức tạp quá trình. 3. Xác định các phương án Với thông tin liên quan hiện tại trong tay, cần xác định các giải pháp có thể cho vấn đề. Chẳng hạn, thường có nhiều hơn một lựa chọn để xem xét khi cố gắng đạt được mục tiêu, ví dụ, nếu công ty đang cố gắng thu hút nhiều hơn trên phương tiện truyền thông xã hội, các lựa chọn thay thế của bạn có thể bao gồm quảng cáo xã hội phải trả tiền, thay đổi chiến lược truyền thông xã hội hữu cơ của bạn hoặc sự kết hợp của hai. 4. Tìm kiếm & cân nhắc bằng chứng Một khi bạn đã xác định được nhiều lựa chọn thay thế, hãy cân nhắc bằng chứng thuyết phục hoặc chống lại các phương án đã nêu ra. Xem những gì các công ty đã làm trong quá khứ để thành công trong các lĩnh vực này, và hãy nhìn kỹ vào tổ chức của riêng họ, đã từng thắng hay thua. Xác định những cạm bẫy tiềm năng cho từng lựa chọn thay thế của họ và cân nhắc những điều đó với những vấn đề ngoài lề có thể phát sinh. 5. Chọn trong số các lựa chọn thay thế Đây là một phần của quá trình ra quyết định. Lúc này nhà quản trị đã xác định và làm rõ quyết định nào cần được đưa ra, thu thập tất cả thông tin liên quan và phát triển và xem xét các con đường tiềm năng cần thực hiện. 6. Hãy hành động Một khi nhà quản trị đã đưa ra quyết định của mình, hãy hành động! Phát triển một kế hoạch để làm cho quyết định của họ hữu hình và có thể đạt được. Phát triển một kế hoạch dự án liên quan đến quyết định của họ, và sau đó tạo 1 nhóm để thực hiện nhiệm vụ của họ sau khi kế hoạch được thực hiện. 7. Xem lại quyết định Sau một khoảng thời gian định trước mà nhà quản trị đã xác định ở bước một trong quá trình ra quyết định, hãy nhìn lại quyết định của bạn. Bạn đã giải quyết vấn đề chưa? Bạn đã trả lời câu hỏi chưa? Bạn đã đạt được mục tiêu của mình? Nếu vậy, hãy lưu ý những gì làm việc để tham khảo trong tương lai. Nếu không, hãy học hỏi từ những sai lầm và nhà quản trị bắt đầu lại quá trình ra quyết định.  Quyết định cần phải dùng dữ liệu chính xác và kịp thời từ nhiều nguồn. Để ra được quyết định thì dữ liệu cần phải được hiển thị và biểu hiện dưới dạng nào đó để con người có thể hiểu và cảm nhận được. Vì vậy việc dùng công cụ sẽ hỗ trợ ra quyết định tốt hơn. 5 Tùy thuộc vào quyết định, bạn có thể muốn cân nhắc bằng chứng bằng cách sử dụng cây quyết định. Ví dụ một công ty đang cố gắng xác định xem có nên thực hiện thử nghiệm thị trường trước khi ra mắt sản phẩm hay không. Các chi nhánh khác nhau ghi lại xác suất thành công và dự toán cho việc này, để Tổng giám đốc có thể thấy tùy chọn nào sẽ mang lại nhiều doanh thu hơn 1.5. Xu hướng dịch vụ tự thân Dịch vụ tự thân nghĩa là cung cấp cho người dùng thông thường khả năng tự xử lý và phân tích số liệu mà không cần nhiều kiến thức chuyên môn về lập trình hay phân tích. Với đặc thù về việc bảo mật dữ liệu của một doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp luôn có mong muốn tự kiểm soát dữ liệu của doanh nghiệp, thay vì phải nhờ đến một bên thứ 3 can thiệp để phân tích dữ liệu của doanh nghiệp của họ vì thế mỗi doanh nghiệp sẽ cần một công cụ tư động trích xuất dữ liệu & báo cáo một cách tự động, và họ có thể dễ dàng chỉnh sửa & cập nhật báo cáo theo ý muốn của họ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng khai báo kho dữ liệu của họ một cách bảo mật và an toàn. 1.6. TableauBI 1.6.1. Giới thiệu sơ lược Tableau được thiết kế cho tất cả mọi người. Không yêu cầu khả năng lập trình hay lập trình kịch bản. Vì vậy bất cứ ai cũng có thể sử dụng Tableau để tìm ra câu trả lời cho vấn đề họ cần tìm hiểu về doanh nghiệp trong vài phút với các thao tác kéo thả linh hoạt. Cho phép người dùng kéo thả phân tích dữ liệu. người dùng có thể kết nối tới dữ liệu trong vài cú đúp chuột, sau đó họ chỉ việc thao tác trực quan và tạo ra các biểu đồ tương tác. Giao diện dễ dàng sử dụng mà bất cứ người dùng excel nào cũng có thể tìm hiểu và thao tác linh hoạt. 1.6.2. Các tính năng chính Giải pháp gắn liền với tiêu chí dễ dàng để học, dễ dàng để sử dụng, với tốc độ nhanh hơn so với các giải pháp hiện có. Sử dụng khả năng kéo thả để xem các thông tin biểu hiện lên biểu đồ, đường xu hướng, dự báo và khám phá dữ liệu bên trong chỉ trong vài giây. Sau đây là những tính năng tổng quan của Tableau BI: Kết nối các nguồn dữ liệu: Kết nối với tất cả các loại cơ sở dữ liệu, với nguồn dữ liệu Google Analysis, Salesforce, Google BigQuery v.v.v. Link giữa các bảng, trích xuất dữ liệu và quản lý các truy vấn. Xây dựng giao diện hiển thị dữ liệu: thực hiện thao tác drag & drop các bảng dữ liệu vào, tạo link liên kết giữa các bảng. Sau đó bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh lại giao diện hiển 6 thị và các trường thông tin. Dễ dàng thực hiện Blend dữ liệu từ các nguồ dữ liệu khác, kết hợp nhiều nguồn dữ liệu với nhau. Bản đồ: gán dữ liệu vào bản đồ, xây dựng bản đồ, khám phá dữ liệu trong bản đồ Bảng điều khiển: tạo và sắp xếp Bảng điều khiển dễ dàng, chỉ cần drag & drop các chart được tạo từ sheet. Bảng điều khiển của bạn có thể filter thông tin qua lại khi bạn select. Stories: câu truyện được tập hợp từ các Bảng điều khiển và sheet, từ đó xuất bản lên Web hoặc Tableau server. Hoặc share và trình bày với mọi người. Phân tích dữ liệu: Môi trường phân tích thân thiện với business người dùng , tạo ra các trường tính toán, các measure calculation, các chiều phân tích, sử dụng công cụ statistical và nhiều tính năng hỗ trợ cho business người dùng trong quá trình phân tích. 7 Hình 3: Phân tích dữ liệu theo các mô hình có sẵn Xuất bản và chia sẻ: hỗ trợ cho bạn xuất ra các định dạng để chia sẻ với người khác. 1.6.3. Lợi ích khi sử dụng Như phân tích ở trên thì việc sử dụng Tableau BI sẽ mang lại các lợi ích sau: - Phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn nhờ khả năng tích hợp dữ liệu đa dạng - Các nhà quản trị luôn có trong tay chuỗi dữ liệu theo thời gian giúp họ dễ dàng nhận ra các sự đột biến và phương án ứng xử với các đột biến này. Đồng thời cũng là nền tảng để họ đưa ra các quyết định chính xác, đúng thời điểm - Xây dựng môi trường làm việc cộng tác cho mọi thành viên từ các phòng ban của doanh nghiệp và dựa vào số liệu với văn hóa phân tích và đo lường chi tiết - Ai cũng có thể xem, phân tích, và hiểu các số liệu của mình quản lý sẽ làm cho doanh nghiệp của người dùng vận hành trong môi trường tối ưu nhất, đem lại hiệu quả làm việc cao nhất 1.7. So sánh với các công cụ khác 1.7.1. Tiêu chí đánh giá - Thời gian thành lập: Đây là tiêu chí cho thấy sức bền và ‘kinh nghiệm’ của một công cụ. Trải qua nhiều version cũng là điều kiện để một công cụ có thể hoàn thiện và tối ưu được các tính năng cho người sử dụng - Tính dễ dàng cài đặt: một hệ hỗ trợ ra quyết định được đưa vào ứng dụng cần giải pháp triển khai không quá phức tạp, tiêu chí này thể hiện tính dễ sử dụng khi cấu hình các kết nối tới nguồn dữ liệu & cài đặt các đầu đọc dữ liệu. Với xu hướng hiện nay thì việc đọc dữ liệu trên điện thoại là dễ cài đặt nhất. - Hiệu năng với dữ liệu lớn: Đây là yếu tố vô cùng quan trọng vì dữ liệu của 1 doanh nghiệp bán lẻ thường rất lớn. 8 - Hiển thị trực quan: Vì các giao diện hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nên hình ảnh càng trực quan thì việc hỗ trợ ra quyết định càng đúng đắn. - Tài liệu chuẩn: Tài liệu của một công cụ và các ví dụ được viết sẵn và tài liệu hướng dẫn quản trị, sử dụng công cụ là rất quan trọng. Tiêu chí này đánh giá sự đầy đủ, chính xác và chất lượng của tài liệu. - Hỗ trợ trực tuyến: Trong quá trình phát triển và sử dụng hệ thống, người dùng có thể cần sự hỗ trợ từ các nhà phát triển công cụ vì tài liệu không thể đáp ứng được hết các yêu cầu phát sinh từ người dùng. Tiêu chí đánh giá này dựa trên chất lương, sự nhanh chóng hồi đáp các câu hỏi của người dùng.Tiêu chí này cũng bao gồm việc sửa chữa wiki, tính linh hoạt khi hỗ trợ các tính năng mới. 1.7.2. Các công cụ đc dùng để so sánh Căn cứ trên các tiêu chí đánh giá thì đây là năm thứ 5 mà Tableau nằm trong top dẫn đầu các giải pháp Business Intelligence do Gartner đánh giá. Hình 4: Bảng đánh giá các công cụ BI [4] Dưới đây là bảng so sánh Top 2 công cụ BI dẫn đầu: Microsoft - Power BI Tableau BI Thời gian thành lập 2013 2003 Tính dễ cài đặt Dễ cài đặt trên nền tảng desktop Dễ cài đặt trên cả 3 nền tảng desktop, điện thoại, web Hiệu năng với dữ liệu lớn Bình thường Rất tốt 9 Hiển thị trực quan Bình thường Rất tốt Tài liệu chuẩn Tốt Rất tốt. Cực kỳ nhiều tài liệu và video hướng dẫn chi tiết từng thao tác và có cả các Bảng điều khiển mẫu Hỗ trợ trực tuyến Dịch vụ hỗ trợ của Microsoft vẫn chưa đáp ứng được như kỳ vọng của khách hàng, đặc biệt là đối với thời gian phản hồi và thời gian xử lý vấn đề. Hỗ trợ cực kỳ nhanh và trên nhiều kênh. Chi phí Có bản miễn phí giới hạn 1 số tính năng Bản mất phí có giá 10 USD/người dùng không giới hạn Có bản miễn phí full tính năng trong vòng 1 năm Bản mất phí có giá: 70$/tháng Bảng 1: Bảng so sánh 2 công cụ BI đứng đầu 1.7.3. Kết quả đánh giá Căn cứ trên các tiêu chí đánh giá thì Tableau luôn là lựa chọn hàng đầu cho việc xây dựng một hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực của doanh nghiệp, nhờ tính dễ sử dụng và đáp ứng được lượng dữ liệu lớn của doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp bán lẻ, đặc thù dữ liệu của các doanh nghiệp này sinh ra liên tục /phút, thậm chí /giây. Vì vậy lượng dữ liệu mỗi ngày có thể lên đến vài chục nghìn bản ghi là điều hết sức bình thường. Do đó luận văn đề xuất sử dụng Tableau BI là công cụ để xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực doanh nghiệp. 1.8. Phạm vi và phương thức thực hiện của luận văn 1.8.1. Phạm vi Căn cứ trên 7 bước để ra quyết định thủ công của một doanh nghiệp được mô tả ở mục 1.4, luận văn sẽ xây dựng một hệ hỗ trợ nhà quản lý để đưa ra được quyết định một cách nhanh chóng hơn dựa trên 4 bước cơ bản Bước 1: Xác định vấn đề cần ra quyết định Bước 2: Truy cập phần mềm hỗ trợ ra quyết định để xem các dữ liệu đã được phân tích và mô hình hóa sẵn. Từ đó tham khảo được các nội dung cần thiết cho việc ra quyết định Bước 3: Ra quyết định 10 Bước 4: Theo dõi kết quả ra quyết định dựa trên các số liệu thực tế sau khi ra quyết định để có thể thấy được tác động của quyết định đến doanh nghiệp như thế nào. Cụ thể, luận văn sẽ thực hiện các nội dung thuộc phạm vi sau: - Luận văn tập trung khảo sát các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bán lẻ. Đây là một thị trường lớn với dữ liệu đã được số hóa nhiều và phong phú - Luận văn tập trung nghiên cứu về các quyết định dành cho quản lý cấp cao và quản lý cấp trung về nguồn lực nhân sự. - Luận văn sử dụng công cụ TableauBI làm phương tiện để xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định 1.8.2. Phương thức thực hiện - Khảo sát nhu cầu ra quyết định của 1 doanh nghiệp dựa trên các bài khảo sát o Bài 1: Khảo sát chung về các quyết định o Bài 2: Khảo sát chi tiết nghiệp vụ của doanh - Phân tích yêu cầu của 1 doanh nghiệp bán lẻ cụ thể để đưa ra được tài liệu đặc tả của hệ hỗ trợ ra quyết định. Trong đó làm rõ được các nội dung: o Danh sách các quyết định thường gặp phải của các cấp... chí Calinski-Harabasz được định nghĩa là: 28 𝑆𝑆𝐵 𝑆𝑆𝑤 𝑥 (𝑁 − 𝑘) (𝑘 − 1) Trong đó 𝑆𝑆𝐵 là phương sai tổng thể giữa các cụm, 𝑆𝑆𝑤 là tổng phương sai trong cụm, k số lượng cụm và N số lượng quan sát. Giá trị của tỷ lệ này càng lớn, các cụm càng gắn kết (phương sai trong cụm thấp) và các cụm riêng biệt (tách biệt giữa các cụm) càng cao. Nếu người dùng không chỉ định số lượng cụm, Tableau chọn số cụm tương ứng với mức tối đa cục bộ đầu tiên của chỉ số Calinski-Harabasz. Theo mặc định, k-mean sẽ được chạy tối đa 25 cụm nếu không đạt được mức tối đa cục bộ đầu tiên của chỉ số cho giá trị k nhỏ hơn. người dùng có thể đặt giá trị tối đa là 50 cụm. Ví dụ: Phân loại các khách hàng mua hàng dựa trên tiêu chí avg(price) – Giá trung bình, Số lượng cụm là 3 người dùng có thể xem thông số về kết quả phân cụm như sau: 2.4.2. Mô hình đường xu hướng Đường xu hướng được sử dụng để dự đoán sự tiếp tục của một xu hướng nhất định của một biến. Nó cũng giúp xác định mối tương quan giữa hai biến bằng cách quan sát xu 29 hướng trong cả hai biến đó cùng một lúc. Có nhiều mô hình toán học để thiết lập các đường xu hướng. Tableau cung cấp bốn tùy chọn o Hàm tuyến tính Với kiểu mô hình tuyến tính, công thức là: Y = b0 + b1 * X Trong đó b1là độ dốc và b0 là chặn của dòng. Ví dụ: Xu hướng sản lượng bán hàng theo thời gian tại 1 doanh nghiệp theo hàm tuyến tính o Hàm logarit Với kiểu mô hình logarit, công thức là: Y = b0 + b1 * ln(X) o Hàm mũ Với kiểu mô hình hàm mũ, công thức là: Y = exp(b0)* exp(b1 * X) Với một mô hình hàm mũ, biến được biến đổi bằng nhật ký tự nhiên trước khi ước tính mô hình để các dấu được vẽ trong chế độ xem của người dùng được tìm thấy bằng cách cắm vào các giá trị giải thích khác nhau để tìm giá trị của ln(Y). ln(Y) = b0 + b1 * X Các giá trị này sau đó được lũy thừa để vẽ đường xu hướng. Những gì người dùng thấy là mô hình hàm mũ theo mẫu sau: Y = b2*exp(b1 * X) 30 Ở đây b2 là giá trị của exp(b0). Do logarit không được xác định cho các số nhỏ hơn 0, bất kỳ dấu nào có biến là âm được lọc trước khi ước lượng mô hình. o Hàm đa thức 2.5. Các phép tính & biểu đồ cơ bản 2.5.1. Các phép tính Tableau hỗ trợ các phép tính toán cơ bản tương tự excel. Chi tiết trong phụ lục 03 2.5.2. Các biểu đồ Biểu đồ cột: sử dụng để so sánh dữ liệu giữa các chỉ tiêu (dimension). Tạo biểu đồ cột dọc Tạo biểu đồ cột nằm ngang Biểu đồ dạng bảng chữ 31 Biểu đồ dạng đường Biểu đồ phân tán Biểu đồ pice chart 32 Ngoài ra còn có 1 số biểu đồ như biểu đồ nhiệt, bản đồ địa lý tuy nhiên không sử dụng trong luận văn nên luận văn không đề cập tới 33 Chương 3 Phân tích & thiết kế hệ hỗ trợ ra quyết định cho nguồn lực doanh nghiệp 3.1. Khảo sát 3.1.1. Khảo sát chung các doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ Mô hình các phân hệ nghiệp vụ của một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bán lẻ Hình 6: Mô hình chung của doanh nghiệp bán lẻ Đã tiến hành khảo sát 50 doanh nghiệp bán lẻ, với 250 lãnh đạo thuộc tầm quản lý cấp trung trở lên. Dựa theo tháp phân loại quyết định, luận văn đã xây dựng một bộ câu hỏi khảo sát cho từng loại quyết định tương ứng với các cấp bậc lãnh đạo. Kết quả của bài khảo sát chung các cấp lãnh đạo thuộc doanh nghiệp bán lẻ như sau: Danh mục Loại quyết định Nguồn dữ liệu thường tham khảo Ghi chú Chi phí Lợi nhuận Sản lượng Nguồn vốn/Quỹ Dự báo lãi/lỗ Chấm công Các vấn đề về nhân sự cần quan tâm hàng ngày Vận hành 40/250 243/250 202/250 41/250 Quyết định chi tiền thường cho nhân viên Vận hành 40/250 104/250 127/25 0 34 Quyết định khen thưởng/ phê duyệt Vận hành/C hiến thuật 250/250 102/250 Quyết định phân ca Vận hành 250/2 50 Bảng 2: Kết quả khảo sát chung từ các lãnh đạo của doanh nghiệp 3.1.2. Khảo sát chi tiết Thực hiện khảo sát chi tiết 1 doanh nghiệp theo bài khảo sát số 02 (chi tiết tại phụ lục 02) 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Một doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ đồ uống không cồn, có trụ sở tại Hà Nội và 01 chi nhánh văn phòng ở Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp này có 105 cửa hàng (cả hai miền Nam & Bắc). Cơ cấu nhân sự được cho bởi sơ đồ sau: Hình 7: Sơ đồ tổ chức công ty bán lẻ 3.1.2.2. Bảng danh mục tài khoản kế toán của doanh nghiệp Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các Nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Hay nói cách khác, các đối tượng kế toán được mã hóa Tổng giám đốc Phó tổng 1- Điều hành Trưởng phòng nhân sự Nhân viên Trưởng phòng tài chính kế toán Nhân viên Tài chính Nhân viên Kế toán Phó tổng 2 - Kinh Doanh KD chi nhánh miền Bắc Cửa hàng trưởng 1 Nhân viên KD chi nhánh miền Trung Cửa hàng trưởng Nhân viên KD chi nhánh miền Nam Cửa hàng trưởng Nhân viên Cố vấn kỹ thuật Trưởng phòng phần mềm Nhân viên Trưởng phòng vận hành Nhân viên Trợ lý giám đốc 35 bằng ký hiệu để theo dõi, ký hiệu đó chính là tài khoản. Hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng 1 bảng tài khoản theo thông tư 200/2014/TT-BTC của bộ tài chính Theo sơ đồ kiến trúc các bộ phận ở trên thì các nghiệp vụ sẽ được hạch toán trên hệ thống của doanh nghiệp này như sau: Hình 8: Bảng hạch toán kế toán Dựa trên danh mục bảng tài khoản của một công ty, ta có thể tính toán được các giá trị trong bảng cân đối kế toán theo công thức được thiết lập sẵn. 3.1.3. Kết quả khảo sát Dưới đây là các thông số mà doanh nghiệp bán lẻ cần tham khảo để ra được các quyết định liên quan đến nguồn lực nhân sự: - Hỗ trợ các báo cáo liên quan doanh thu, quan hệ khách hàng: o Mô tả được sản lượng & doanh thu theo chiều nhân viên o Xu thế tăng trưởng doanh thu theo từng nhân viên o Chiến dịch marketing có làm tăng khách hàng? Phản hồi của khách hàng có hài lòng về sản phẩm theo từng nhân viên marketing phụ trách chiến lược hoặc khách hàng đó - Hỗ trợ ra các quyết định tài chính cho từng nhân viên o Chi phí cho nhân viên này có hợp lý với lợi nhuận mang lại của nhân viên đó - Giao diện vận hành khác o Phân cụm nhân viên đi làm theo ca (ví dụ: cần chọn ra 5 nhân viên/ca/cửa hàng) 36 o Hỗ trợ nhân sự tuyển dụng nhân viên kinh doanh 3.2. Đặc tả chi tiết Dựa trên kết quả khảo sát & các bài phỏng vấn trực tiếp thì luận văn sẽ thiết kế hệ hỗ trợ ra quyết định bao gồm các nội dung sau: 3.2.1. Phân tích doanh thu theo từng nhân viên - Topsale: Phân tích các nhân viên đạt doanh thu cao trong 1 khoảng thời gian. Doanh thu thuần = tổng doanh thu - (chiết khấu khách hàng + lãi + phụ cấp) - Profit: Phân tích các Item đạt chỉ số lợi nhuận gộp cao trong 1 khoảng thời gian. Công thức: Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán - None-Sales: Danh sách các sản phẩm không phát sinh doanh thu trong tháng 3.2.2. Phân tích chất lượng khách hàng theo nhân viên chăm sóc - Danh sách khách hàng mới: Là khách hàng mới phát sinh giao dịch lần đầu trên hệ thống - Phân loại chỉ số cảm xúc của khách hàng: Dựa trên comment của khách hàng trên fanpage của doanh nghiệp. nhân viên marketing sẽ tập hợp các comment này lên google sheet theo tần suất 1 ngày/lần 3.2.3. Khả năng thanh khoản Khả năng thanh khoản của 1 doanh nghiệp sẽ dựa trên các chỉ số dưới đây: - Hệ số thanh toán hiện hành: Đây là chỉ số đo lường cấp độ doanh nghiệp cung cấp các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Nói chung thì chỉ số này ở mức 2-3 được xem là tốt. Chỉ số này càng thấp ám chỉ công ty sẽ gặp chông gai so với việc thực hiện các nghĩa vụ của mình nhưng một chỉ số thanh toán hiện hành quá cao cũng k luôn là dấu hiệu tốt, bởi vì nó cho thấy tài sản của công ty bị cột chặt vào “tài sản lưu động” quá nhiều và như vậy thì kết quả dùng tài sản của công ty là không cao. Công thức tính: Chỉ số thanh toán hiện hành = Tài sản lưu động/ Nợ ngắn hạn - Chỉ số thanh toán nhanh đo lường mức thanh khoản cao hơn. Chỉ những tài sản có tính thanh khoản cao mới được mang vào để tính toán. Hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn không giống được bỏ ra vì khi cần tiền để trả nợ, tính thanh khoản của chúng rất thấp. Công thức tính Chỉ số thanh toán nhanh = (Tiền + Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn) / Nợ ngắn hạn - Chỉ số thanh toán tiền mặt: Chỉ số tiền mặt giải thích bao nhiêu tiền mặt và chứng khoán khả mại của doanh nghiệp để cung cấp các nghĩa vụ nợ ngắn hạn. Một đồng nợ ngắn hạn thì có bao nhiêu tiền mặt và chứng khoán khả mại đảm bảo chi trả. Chỉ số tiền mặt = (Tiền mặt + Chứng khoán khả mại)/ Nợ ngắn hạn 3.2.4. Hiệu quả kinh doanh theo từng nhóm nhân viên trong công ty 37 - Biên lợi nhuận thuần (Profit Margin): Chỉ số này lý giải mức lợi nhuận gia tăng thêm trên mỗi tổ chức hàng hoá được bán ra hoặc dịch vụ được cung cấp. do đó nó thể hiện cấp độ hiệu quả của hoạt động mua bán trong doanh nghiệp. Biên doanh số thuần = doanh số ròng/ doanh thu thuần Trong đó: doanh số ròng = doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – chi phí quản trị, sale, v.v – Thuế TNDN phải nộp - Biên EBT: Chỉ số này lý giải khả năng hoạt động của hoạt động doanh nghiệp. Biên doanh số truớc thuế = doanh thu trước thuế/ doanh thu - Biên doanh số hoạt động (Operating Profit Margin) Biên lợi nhuận hoạt động = thu nhập hoạt động/ thu nhập thuần Trong đó: doanh thu hoạt động = doanh thu trước thuế và lãi vay từ hoạt động mua bán và cung cấp dịch vụ 3.2.5. Gợi ý nhu cầu tuyển dụng nhân sự Đưa gợi ý về mối quan hệ giữa doanh thu và số lượng nhân viên, xu hướng trong thời gian tới. Hệ tư vấn cho người quản lý xem trong thời gian tới có cần tăng lượng nhân viên không, nếu tăng thì doanh thu có tăng không? 3.2.6. Phân cụm nhân viên đi làm theo ca Với nhu cầu thực tế cần phân loại nhân viên đi làm theo ca để đảm bảo tính công bằng. Nhân viên sẽ được sắp xếp ngẫu nhiên theo 2 ràng buộc về doanh thu và lợi nhuận và điểm số chuyên cần được kết nối trực tiếp từ máy chấm công của công ty. 3.3. Thiết kế hệ thống Hình 9: Kiến trúc hệ thống hỗ trợ ra quyết định 38 1. Nguồn dữ liệu Từ những đặc tả yêu cầu của 1 doanh nghiệp bán lẻ. Luận văn đã tìm hiểu và định nghĩa ra các nguồn dữ liệu của doanh nghiệp một cách đầy đủ và chi tiết để có thể hỗ trợ bước thu thập dữ liệu được hoàn chỉnh. Các nguồn dữ liệu bao gồm - Máy chủ ERP: Nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu hạch toán về tài chính, mua hàng, bán hàng - Máy chủ POS bán hàng: Nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu về bán lẻ của 1 doanh nghiệp - Máy chấm công: Nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về lịch sử chấm công của nhân viên - Bảng tính google: Nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về hiệu quả marketing của doanh nghiệp 2. Hệ thu thập dữ liệu thô Tất cả các dữ liệu sẽ được kết nối qua trình kết nối của TableauBI. Cụ thể: - Đối với nguồn bảng tính trên google: Kết nối qua trình kết nối google doc của Tableau - Đối với máy chủ ERP và POS: Hai nguồn này đều lưu trữ dữ liệu trên máy chủ SQL nên đều có thể sử dụng trình kết nối SQL. Tuy nhiên với dữ liệu ERP, do lượng dữ liệu khá lớn nên hệ thống sẽ trích xuất dữ liệu theo định kỳ 1 ngày/lần để hệ thống không phải làm mới chương trình nhiều lần và đảm bảo hiệu năng truy cập của lãnh đạo - Đối với nguồn dữ liệu là máy chấm công: Lưu trữ tại máy chủ mySQL, nên sử dụng trình kết nối mySQL 3. Hệ chuyển đổi thô thành dữ liệu có ý nghĩa Nhờ có hệ chuyển đổi này mà các dữ liệu thô sẽ trở thành các dữ liệu có ý nghĩa đối với doanh nghiệp khi cần tham khảo. Dưới đây là các thành phần của hệ a. Các thủ tục trích xuất dữ liệu Sử dụng các thủ tục trong máy chủ SQL để có thể trích xuất các dữ liệu cần thiết tại - Bảng cân đối kế toán - Chỉ số tài chính 39 b. Câu lệnh sql - Trích xuất dữ liệu bán hàng theo khách lẻ OPCH PCH1 OITB DocentryPK Docdate Cardcode Cardname SplID remark DocentryPK ItemCode Itemname Quantity Profit Linetotal IDPK GroupName GroupID - Đơn hàng theo đại lý 40 OINV IVN1 OITB DocentryPK Docdate Cardcode Cardname SplID remark DocentryPK ItemCode Itemname Quantity Profit Linetotal IDPK GroupName GroupID - Chấm công nhân viên NhanvienLog Penalty Mã nhân viênPK Thời gian đến Thời gian về Mã nhân viênPK Tên vi phạm ID vi phạmPK Số điểm trừ - Kết quả kinh doanh: 41 c. Hàm kết hợp dữ liệu Sử dụng Hàm kết hợp dữ liệu union để kết hợp dữ liệu theo từng bảng tính trên google driver. Bảng dữ liệu theo ngày sẽ được sử dụng để union với nhau để tạo thành dữ liệu theo một khoảng thời gian như tháng, quý, năm. d. Hàm xử lý dữ liệu Sử dụng hàm xử lý date, string để đồng bộ định dạng ngày, mã hàng hóa, mã nhân viên, mã nhà cung cấp giữa các kiểu dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 4. Đóng gói dữ liệu Dữ liệu sau khi chuyển đổi thô xong thì cần đóng gói lại theo các gói dữ liệu tương ứng để các nhà quản trị có thể theo dõi và dễ dàng phân tích Tên nguồn Tên hiển thị Nguồn từ POS bán hàng Bán hàng theo khách lẻ Nguồn từ máy chấm công Bảng chấm công nhân viên Nguồn từ các chiến dịch marketing Kết quả tiếp cận khách hàng Nguồn từ các trang mạng xã hôi Phản hồi của khách hàng Nguồn bán hàng từ phần mềm ERP Bán hàng theo đại lý Nguồn dữ liệu liên quan đến công nợ Công nợ phải thu/ Phải trả a. Bán hàng theo khách hàng lẻ Tên trường dữ liệu Tên hiển thị Dscription Tên mặt hàng 42 Itemcode Mã mặt hàng CardCode Mã khách hàng SPLID Mã nhân viên SPlname Tên nhân viên b. Đơn hàng theo đại lý Tên trường dữ liệu Tên hiển thị Dscription Tên mặt hàng Itemcode Mã mặt hàng CardCode Mã khách hàng SPLID Mã nhân viên SPlname Tên nhân viên c. Bảng chấm công Sắp xếp theo đúng thứ tự: Ngày, Mã nhân viên, giờ làm, ngày công, số vi phạm Tên trường dữ liệu Tên hiển thị Ma_NV Mã nhân viên Date_logon Thời gian vào Date_logout Thời gian ra Penalty Điểm trừ d. Bảng cân đối kế toán 43 Hiển thị tường minh được các thông số tài chính Tên trường dữ liệu Tên hiển thị Duedate Ngày chứng từ DOB Số dư đầu kỳ DEB Số dư cuối kỳ DIB Hóa đơn e. Chỉ số tài chính Trích lọc dữ liệu từ các bảng dữ liệu giao dịch kế toán sổ cái và các bảng thu, bảng chi hàng ngày của doanh nghiệp Tên trường dữ liệu Tên hiển thị Name_VNS Chỉ số tài chính Duedate Thời gian PreAtDate Kỳ trước AtDate Kỳ này f. Phản hồi của khách hàng Trích xuất toàn bộ dữ liệu dó đơn vị marketing cung cấp theo fomat sau: Card Code Card Group OpenDate Slp Code Tên nhân viên OpenDate Ste p Giai đoạn Quan hệ khách hàng ID giai đoạn L0000000 4 111 01/03/201 9 3 Mai Trang 01/03/2019 1 Tìm hiểu nhu cầu khách hàng 1. Tìm hiểu L0000000 111 01/03/201 3 Mai 01/03/2019 1 Tìm hiểu 1. 44 5 9 Trang nhu cầu khách hàng Tìm hiểu L0000000 8 111 01/03/201 9 3 Mai Trang 01/03/2019 1 Tìm hiểu nhu cầu khách hàng 1. Tìm hiểu L0000000 9 111 01/03/201 9 3 Mai Trang 01/03/2019 1 Tìm hiểu nhu cầu khách hàng 1. Tìm hiểu L0000001 0 111 01/03/201 9 3 Mai Trang 01/03/2019 1 Tìm hiểu nhu cầu khách hàng 1. Tìm hiểu 5. Trình hiển thị dữ liệu Hiển thị dữ liệu theo các tiêu chuẩn của Tableau đã trình bày chi tiết ở chương 2. Tại bước này, hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu tường minh để các nhà quản lý có thể tận dụng công cụ Tableau BI để kéo thả dữ liệu họ mong muốn 45 Chương 4: Xây dựng hệ hỗ trợ ra quyết định nguồn lực nhân sự 1.1. Thu thập & làm sạch dữ liệu 1.1.1. Kết nối nguồn dữ liệu Căn cứ trên các dữ liệu cần hiển thị thì cần kết nối các nguồn dữ liệu sau: Loại giao dịch Nguồn dữ liệu Bảng dữ liệu Mô tả Giao dịch bán hàng Dữ liệu ERP ORDR Thông tin về khách hàng, Nhân viên sales RDR1 Thông tin về mặt hàng Danh sách comment của khách hàng Google Driver Sheet Comment Danh sách comment của khách hàng: Thời gian, id khách, nội dung comment, Tên nhân viên sales phụ trách Giao dịch thu chi & Giao dịch khác Dữ liệu ERP OJDT Danh sách giao dịch: Nội dung, thời gian, loại giao dịch JDT1 Chi tiết giao dịch: tài khoản hạch toán, tài khoản đối ứng, số tiền hạch toán Dữ liệu máy chấm công Dữ liệu Máy chấm công Nhanvien_Log Tên nhân viên, thời gian đi, thời gian về, Bảng 3: Mô tả kết nối giữa các loại dữ liệu Như vậy ta sẽ sử dụng công cụ Tableau BI để kết nối với 3 nguồn dữ liệu là: Dữ liệu máy chấm công, Dữ liệu ERP, Google Driver - Kết nối với máy chấm công: - Kết nối Dữ liệubase ERP, cụ thể là SQL server 46 - Google Sheet 1.1.2. Tổ chức dữ liệu Dữ liệu sẽ được tổ chức theo mô hình sau: Tên nguồn dữ liệu Cách thức lấy dữ liệu Có thể sử dụng cho các giao diện SAP_Dữ liệubase Sử dụng SQL để lấy danh sách doanh thu, khách hàng, mặt hàng, lợi nhuận theo khoảng thời gian + Phân tích doanh thu + Phân tích khách hàng + Hiệu quả kinh doanh + vòng quay kinh doanh Sử dụng Procedure để tính các chỉ số khả năng thanh khoản Báo cáo khả năng thanh khoản GoogleSheet + Dùng câu truy vấn SQL để view cột comment và trọng số cảm xúc + Liên kết với bảng OCRD để truy vấn Báo cáo chỉ số cảm xúc khách hàng 47 mã khách hàng Máy chấm công + Dùng sql để truy vấn log: Mã nhân viên, tên, thời gian đi làm (ra/vào) Phân cụm dữ liệu Bảng 4: Bảng tổ chức lại các dữ liệu sau khi kết nối 1.2. Xây dựng các giao diện cơ sở (sheet) Sau khi đã kết nối với các nguồn dữ liệu thì nhiệm vụ của cơ bản hiện tại là kéo thả các dữ liệu sao cho hợp lý 1.2.1. Topsales by employee 1.2.2. Profit by employee 1.2.3. Mức độ hài lòng của khách hàng theo chiều nhân viên phụ trách 48 1.2.4. Khách hàng mới theo chiều nhân viên phụ trách 1.3. Xây dựng Bảng điều khiển quản trị 1.3.1. Xây dựng Bảng điều khiển Bộ lọc dữ liệu o Thời gian: Từ ngày, đến ngày o Nhóm khách hàng o Nhóm sản phẩm o Nhóm nhân viên Giao diện hiển thị o Giao diện Phân tích doanh thu: Xây dựng từ các sheet Profit, TopSale o Giao diện phân tích khách hàng: Xây dựng từ sheet khách hàng & Comment o Giao diện phân tích khả năng thanh khoản 1.3.2. Xuất bản giao diện trên Tableau reader Giao diện 1: Phân tích doanh thu 49 Giao diện 2: Phân tích khách hàng - Phân tích chỉ số cảm xúc của khách hàng dựa trên các bình luận trên fanpage chính thức. Bộ phận maketing sẽ thu thập các bình luận này trên fanpage để có thể phân loại thành 2 loại: 1. Bình luận tiêu cực 2. Bình luận tích cực - Phân tích lượng khách hàng mới sau chiến dịch marketing theo từng nhân viên chăm sóc khách hàng đó. Để thấy được việc tiếp cận khách hàng của nhân viên nào là có hiệu quả nhất. Giao diện 3: Khả năng thanh khoản 50 Giao diện 4: Hiệu quả kinh doanh theo từng nhân viên - Giao diện 5: Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng nhân sự kinh doanh Biểu đồ cho thấy tại tháng 12/2019 số lượng nhân sự tăng nhưng lợi nhuận gộp vẫn không tăng => Hệ tư vấn người quản lý ra quyết định k cần tuyển dụng thêm. 51 - Giao diện 6  Đây là 4 nhóm nhân viên sẽ đi làm theo ca 52 5. Kết quả thực nghiệm 5.1. Nội dung thực nghiệm 5.1.1. Quy mô hệ thống Phần mềm được triển khai tại 02 công ty trà sữa & công ty thiết bị phần mềm ictek. Hàng ngày lượng dữ liệu được sản sinh ra vô cùng nhiều. Luận văn đã đo lượng giao dịch phát sinh ra và dung lượng database phát sinh tương ứng theo ngày. Đây là một nguồn dữ liệu rất lớn. Đặc biệt, khi đến kỳ kế toán – cần phải lấy dữ liệu thì tổng dung lượng dữ liệu phát sinh đã tăng lên nhanh chóng a. Công ty Trà sữa Dữ liệu Lượng giao dịch/ngày Dung lượng database phát sinh/ngày Tổng phát sinh/kỳ kế toán Ghi chú Bán hàng lẻ 19.000 1G 30G Sử dụng trên phần mềm bán lẻ ipos Giao dịch trên hệ thống nguồn lực doanh nghiệp 100 500M 15G Sử dụng phần mềm SAP Giao dịch chấm công nhân sự 1.200 500M 15G 64 cửa hàng trên 2 vùng nam/bắc Giao dịch marketing 500.000 5G 150G Nếu có chương trình khuyến mại hoặc chạy quảng cáo Tổng phát sinh 7G 210G b. Công ty ICTEK Dữ liệu Lượng giao dịch/ngày Dung lượng database phát sinh/ngày Tổng phát sinh/kỳ kế toán Ghi chú Bán hàng lẻ 1.000 10M 300M Bán trực tiếp trên phần mềm SAP Giao dịch trên hệ thống nguồn lực doanh nghiệp 50 250M 7.5G Sử dụng phần mềm SAP Giao dịch chấm công nhân sự 100 40M 4G 10 cửa hàng tại miền bắc 53 Giao dịch marketing 500.000 5G 150G Nếu có chương trình khuyến mại hoặc chạy quảng cáo Tổng phát sinh 7G 161.8G 5.1.2. Đối tượng triển khai Triển khai hệ hỗ trợ ra quyết định tại 02 công ty + Trà sữa từ tháng 01/2020 Nhóm nhân sự Số lượng nhân sự sử dụng Loại báo cáo sử dụng Ghi chú Ban giám đốc 3 Khả năng thanh khoản Cấp trưởng ban 5 Phân tích doanh thu, hỗ trợ tuyển dụng Cấp trưởng phòng 8 Phân tích doanh thu, phân tích khách hàng, Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự Cấp trưởng nhóm 13 Phân cụm nhân viên, Bảng 5: Nội dung triển khai tại doanh nghiệp 1 + Thiết bị phần mềm từ tháng 07/2019 Nhóm nhân sự Số lượng nhân sự sử dụng Loại báo cáo sử dụng Ghi chú Ban giám đốc 2 Khả năng thanh khoản Cấp trưởng/phó phòng 5 Phân tích doanh thu, phân tích khách hàng, Hỗ trợ tuyển dụng Cấp trưởng nhóm 10 Phân cụm nhân viên, Bảng 6: Nội dung triển khai tại doanh nghiệp 2 5.2. Đánh giá hiệu năng hệ thống Khi các nhà quản lý truy cập báo cáo, thì hiệu năng xem báo cáo là vô cùng nhanh chóng. Nguyên nhân là do các dữ liệu đã được trích xuất và chỉ lấy các thông tin cần thiết, 54 thay vì lấy toàn bộ dữ liệu thô lưu trữ trên các nguồn dữ liệu cơ sở. Luận văn sử dụng công cụ Web Page Performance Test để có thể kiểm tra hiệu năng của các API của ứng dụng và trang web hiển thị báo cáo 5.2.1. Hiệu năng trên điện thoại Tên giao diện Thời gian phản hồi Chất lượng báo cáo Giao diện 1: Phân tích doanh thu 5s Tốt Giao diện 2: Phân tích khách hàng 11.01s Tốt Giao diện 3: Khả năng thanh khoản 10s Tốt Giao diện 4: Hiệu quả kinh doanh 12s Tốt Giao diện 5: Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng nhân sự kinh doanh 09s Tốt Giao diện 6: Phân cụm nhân viên 15s Tốt 5.2.2. Hiệu năng trên trình duyệt web Tên giao diện Đường dẫn Thời gian phản hồi Chất lượng báo cáo Giao diện 1: Phân tích doanh thu https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM01/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 11.01s Tốt Giao diện 2: Phân tích khách hàng https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM02/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 11.01s Tốt Giao diện 3: Khả năng thanh khoản https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM03/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 10s Tốt Giao diện 4: Hiệu quả kinh doanh https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM04/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 12s Tốt Giao diện 5: Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng nhân sự kinh doanh https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM05/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 09s Tốt Giao diện 6: Phân cụm nhân viên https://prod-apnortheast- a.online.tableau.com/#/site/hayen/views/ THM06/Biusnlngtheoccthng?:iid=1 15s Tốt Hình minh họa kết quả test bằng phần mềm Web Page Performance Test 55 5.3. Thống kê kết quả từ người dùng 5.3.1. Tần suất sử dụng Hệ thống đã đặt một trigger khi người dùng truy xuất dữ liệu báo cáo để đo được tần suất truy cập của mỗi tài khoản vào các báo cáo. Sau đây là bảng đo lường mức độ truy cập theo chiều báo cáo kể từ khi cài đặt hệ đến thời điểm 01/07/2020 (dữ liệu đã được làm tròn) - Công ty Nhóm tài khoản Tần suất trung bình truy cập/ ngày Tần suất trung bình truy cập/ tuần Tần suất trung bình truy cập/ tháng Ban giám đốc 0.5 4 16 Cấp trưởng ban 1 5 21 Cấp trưởng/phó phòng 1 6 22 Cấp trưởng nhóm 2 8 28 Bảng 7: Kết quả tần suất sử dụng báo cáo tại công ty trà sữa - Công ty ICTEK Nhóm tài khoản Tần suất trung bình truy cập/ ngày Tần suất trung bình truy cập/ ngày Tần suất trung bình truy cập/ ngày Ban giám đốc 0.5 4 16 Cấp trưởng/phó phòng 1 6 22 Cấp trưởng nhóm 2 8 28 Bảng 8: Kết quả tần suất sử dụng phần mềm tại doanh nghiệp ICtek 56 5.3.2. Mức độ phản hồi của mỗi giao diện Sau khi triển khai tại hai doanh nghiệp thì bộ phận chăm sóc khách hàng nhận được phản hồi qua email và qua các cuộc họp. Luận văn đã tổng hợp kết quả phản hồi thông qua 3 tiêu chí: Tiêu chí 1: Tính đúng đắn, là tiêu chí đầu tiên khi một báo cáo phân tích cần đảm bảo Tiêu chí 2: Tính tiện ích, đây là công cụ dành cho người quản lý cấp trung trở lên. Đây là đối tượng cực kỳ khó tính, vì thế tiện tích khi sử dụng là một vấn đề cần được lưu ý. Tiêu chí 3: Các vấn đề phản hồi bổ sung cho hệ, nhờ các góp ý của người dùng mà luận văn sẽ hiểu được khi đi vào thực tiễn, hệ còn thiếu gì để có thể bổ sung và nâng cấp Dưới đây là kết quả phản hồi từ hai công ty đã triển khai. - Công ty Tên giao diện Tính đúng đắn Tiện ích khi xem báo báo Yêu cầu bổ sung thông tin Giao diện 1: Phân tích doanh thu Đạt Đạt Chưa có Giao diện 2: Phân tích khách hàng Đạt Đạt Mong muốn tool tự phân tích chỉ số Giao diện 3: Khả năng thanh khoản Giao diện 4: Hiệu quả kinh doanh Đạt Đạt Chưa có Giao diện 5: Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng nhân sự kinh doanh Đạt Đạt Chưa có Giao diện 6: Phân cụm nhân viên Đạt Đạt Muốn phân cụm theo chiều độ tuổi Bảng 9: Bảng mô tả kết quả mức độ phản hồi của công ty trà sữa - Công ty ICTEK Tên giao diện Tính đúng đắn Tiện ích khi xem báo báo Yêu cầu bổ sung thông tin Giao diện 1: Phân tích doanh thu Đạt Đạt Chưa có 57 Giao diện 2: Phân tích khách hàng Đạt Đạt Mong muốn tool tự phân tích chỉ số Giao diện 3: Khả năng thanh khoản Giao diện 4: Hiệu quả kinh doanh Đạt Đạt Chưa có Giao diện 5: Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng nhân sự kinh doanh Đạt Đạt Chưa có Giao diện 6: Phân cụm nhân viên Đạt Đạt Chưa có Bảng 10: Bảng mô tả kết quả mức độ phản hồi của công ty ICTEK 58 Kết luận 1) Tính sáng tạo và khoa học Trình bày các vấn đề cơ bản về hệ hỗ trợ ra quyết định một cách dễ hiểu và có hệ thống giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận với công nghệ với để tạo ra một hệ hỗ trợ ra quyết định Ứng dụng Tableau BI xây dựng hệ hỗ trợ này nhằm đảm bảo đầy đủ các tính năng của một ứng dụng phân tích phù hợp với hoạt động và nguồn lực sẵn có của các doanh nghiệp Việt Nam hiện tại 2) Tính ứng dụng Hệ hỗ trợ ra quyết định đã xây dựng chuyên sâu cho một doanh nghiệp bán lẻ. Ngoài ra đã triển khai thành công tại 2 doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ. Vì thế khả năng ứng dụng hệ cho các doanh nghiệp tương tự là hoàn toàn được. Hơn nữa, quá trình triển khai hết sức đơn giản và dễ hiểu nên các doanh nghiệp mới sẽ dễ dàng tiếp cận và sử dụng 3) Tính hiệu quả Với chỉ chi phí triển khai lần đầu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hệ cho thời gian lâu dài trong quá trình vận hành. Khi doanh nghiệp muốn phân tích thêm chỉ số phân tích nào đó thì hoàn toàn có thể sử dụng các thao tác kéo thả để thêm hoặc bớt dữ liệu 4) Tính hoàn thiện Sản phẩm được xây dựng dựa trên công cụ Tableau BI, dẫn đầu về xu hướng phân tích dữ liệu cho doanh nghiệp, vì thế hệ đã đáp ứng được toàn trình các yêu cầu về phân tích dữ liệu của 1 doanh nghiệp. Hệ đã đi vào sử dụng thực tế tại 02 doanh nghiệp được một thời gian dài 5) Định hướng phát triển Sản phẩm sẽ được định hướng phát triển sâu về phân tích dữ liệu thông qua các hàm phân tích thông minh tự viết khi kết nối với hệ thống tabpy. 59 Tài liệu tham khảo Tiếng Việt [1] Hoàng Xuân Huấn, Hệ thống trợ giúp quyết định, bài giảng trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2009 [2] Lê Mạnh Hưng và cộng sự, Giáo trình tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản thống kê: TP. Hồ Chí Minh, 2015 Tiếng Anh [3] https://www.tableau.com/learn [4] https://www.experfy.com/blog/a-comparison-of-tableau-and-power-bi-the-two-top- leaders-in-the-bi-market/ [5] E. Turban, Decision support and expert systems, Prentice Hall, 1995 [6] I.M. Makarov, T.M. Vinogradskaya, Rubchinsky, V.B. Sokolov, The Theory of choice and decision making, Mir Publishers Moskow, 1987 [7] R.H. Sprague, H.J. Watson, Decision support systems – Putting theory into practice, Prentice Hall, 1986 [8] M.W.Davis, Applied Decision Support, Prentice Hall, 1988 [9] F. Burstein, C. W. Holsapple, Handbook on Decision Support Systems, Springer- Verlag Berlin Heidelberg, 2008 [10] J.C. Bowker, The new Knowledge Economy and Science and Technology Policy, Department of communication, University of California, San Diego, march 2004 [11] E. Turban, Decision Support and Expert Systems, Prentice Hall 1995. [12] G.M.Marakas, Decision Support System in the twenty-first century, Prentice hall, 1999. [13] J. Han and M. Kamber, Dữ liệu mining: Concepts and Techniques, Mogan Kaufman Publishers, 2001. [14] Russell S. and Norvig P., Artificial Intelligence: A modern approach, 2nd ed., 2003 60 Phụ lục 01: Bài khảo sát chung Theo đường dẫn liên kết: https://docs.google.com/forms/d/1mwDFw5ICWcBdx- 2nVhsu1kDCgaW3-aq4jNG7PxdlAPI/edit Phụ lục 02: Bài khảo sát nghiệp vụ & phân bố dữ liệu A. Phần Bán hàng & marketing STT Câu hỏi Trả lời 1 Công ty có xây dựng qui trình bán hàng cho từng nhân viên không? Nếu có hãy mô tả? 2 Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là gì? Công ty có mảng gia công cho khách hàng không? 3 Đơn vị cần quản lý những thông tin gì về khách hàng? Phân cấp, nhóm khách hàng theo tiêu chí nào? 4 Đơn vị có áp doanh số kinh doanh cho từng nhân viên kinh doanh trong công ty không? 5 Đối với nhân viên bán hàng tại quầy, đơn vị có chính sách phân ca cho nhân viên như thế nào để đảm bảo được tính công bằng và đồng đều về đội ngũ bán hàng của từng ca? 6 Hiện công ty có những cơ sở bán hàng nào, quy mô của mỗi cơ sở là bao nhiêu nhân viên 7 Nhân