Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM Huy Minh

g, cũng như cách tổ chức hoạch toán NVL nói riêng. Trong công tác quản lý của kế toán thì NVL được kế toán thường xuyên theo dõi bởi NVL trong một doanh nghiệp sản xuất chiếm từ 60 – 80% tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy quản lý và sử dụng NVL là khâu quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Hoạch toán tốt NVL sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đúng tiến độ, kịp thời các NVL cho sản xuất, sử dụng được NVL hợp lý. Từ đó giá thành giảm giúp cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Cũng như các doanh nghiệp khác để hoà nhập trong nền kinh tế thị trường. Công ty TNHH TM Huy Minh luôn chú trọng công tác hoạch toán và coi nó như một công cụ quản lý vật tư nói riêng và sản phẩm sản xuất sản phẩm nói chung. Vì vậy tăng cường công tác quản lý vật tư phải đi liền với công tác hoạch toán NVL. Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạch toán NVL, em đã chọn đề tài là “Tổ chức kế toán NVL tại Công ty TNHH TM Huy Minh”. Nội dung của bài luận văn được chia làm 3 chương Chương I: Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp. Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán NVL Công Ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Thi. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Trường Thi. Chương I Một số vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp. 1. Vị trí của NVL trong quá trình sản xuất: 1.1 Khái niệm NVL Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp của ba yếu tố: Sức lao động Tư liệu lao động Đối tượng lao động Trong các doang nghiệp sản xuất NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 1.2 Đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất: - NVL là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc TSCĐ của xí nghiệp và là cơ sở vật chất và điều kiện để tạo nên sản phẩm. - Xét về mặt hiện vật, NVL được “tiêu dùng toàn bộ” và không giữ nguyên được hình thái hiện vật ban đầu. Xét về mặt giá trị, NVL được chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra. - Do giá trị của NVL được chuyển hết một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, quyết định đến số lượng sản phẩm. Như vậy, NVL có vị trí đặc biệt quan trọng không thể phủ nhận được trong quá trình sản xuất. Đối với điều kiện kinh tế hiện nay thì việc giảm chí phí NVL một cách hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc sử dụng tiết kiệm NVL làm cho chi phí hạ thấp, làm tăng thêm sản phẩm hàng hoá có chất lượng cao. 2.Yêu cầu của công tác quản lý NVL: NVL là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc TSLĐ, thường xuyên biến động. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, các Doanh nghiệp sản xuất phải thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản xuất được sử dụng được nhiều thứ, nhiều loại vật liệu khác nhau, được nhập từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy, để tăng cường công tác quản lý, vật liệu phải theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá trị sản phẩm sản xuất ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau: - Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải đủ số lượng, đúng chủng loại chất lượng tốt, giá cả hợp lý quan tâm tới chi phí và địa điểm thu mua, phương tiện vận chuyển hợp lý. - Trong khâu bảo quản: Phải bảo quản theo đúng chế độ quy định, tổ chức hệ thống kho hợp lý để vật liệu không thất thoát hỏng, kém phẩm chất, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. - Trong khâu sử dụng: Sử dụng NVL đúng mức tiêu hao, đúng loại vật liệu và quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. - Trong khâu dự trữ: NVL dự trữ ở mức tối đa, tối thiểu để không gây ứ đọng, gián đoạn sản xuất. Như vậy, luôn phải tổ chức kế toán NVL và cải tiến phương thức quản lý NVL. II. Nhiệm vụ của kế toán NVL và nội dung tổ chức kế toán NVL: Nhiệm vụ của kế toán NVL: Khi tiến hành công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất và xây dựng cơ bản kế toán cần thiết phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Thực hiện đánh giá vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu và sự biến động tăng giảm của vật liệu, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia vào việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nội dung của tổ chức kế toán NVL. 2.1 Phân loại vật liệu: Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào các yêu cầu quản lý doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: xi măng, sắt thép trong xây dựng cơ bản, vải trong may mặc, Ngoài ra nó cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua vào với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm. - Nhiên liệu: Là loại NVL khi sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế những bộ phận hư hỏng của TSCĐ hoặc CCDC. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại NVL và thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ … phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: Là các loại NVL thu hồi được trong quá trình sản xuất hay thanh lý có thể sử dụng hay bán ra ngoài như: phôi bào, vải vụn, sắt thép… - NVL khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: bao bì, vật đóng gói…. * Phân loại theo nguồn hình thành: - NVL tự có do mua ngoài: Là NVL doanh nghiệp mua ngoài thị trường để sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. - NVL tự sản xuất: Là loại NVL mà doanh nghiệp tự sản xuất và sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. - NVL huy động từ bên ngoài: Do Nhà nước cấp, cấp trên cấp, do cổ đông các bên góp vốn liên doanh, được tặng thưởng. ý nghĩa của cách phân loại này là tạo điều kiện tiền đề cho việc quản lý sử dụng các loại NVL từ nguồn nhập khác nhau, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành, NVL nhập, xuất, tồn kho phải phản ánh theo trị giá vốn thực tế. Tuy nhiên trong công tác hoạch toán, để giảm bớt được khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu. 2.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: Đối với vật liêu nhập kho: - Vật liệu mua ngoài nhập kho: + Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế = Giá hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm mua ngoài (chưa có thuế GTGT) thực tế giá (nếu có) + Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế = Giá hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm mua ngoài (đã có thuế GTGT) thực tế giá (nếu có) - Vật liệu nhập từ gia công chế biến: Giá thực tế NVL nhập = Giá thực NVL xuất + Tiền thuê - Chi phí vận từ gia công chế biến cho gia công chế biến gia công chuyển NVL - Vật liệu nhập từ nguồn tự chế : Giá thực tế NVL nhập = Giá thực NVL xuất + chi phí chế biến từ nguồn tự chế chế biến - Vật liệu nhập từ nguồn liên doanh liên kết: Giá thực tế của NVL nhập từ nguồn liên doanh liên kết là giá được Hội đồng liên doanh liên kết đánh giá và xác định. Đối với vật liệu xuất kho: Vật liệu được thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Cho nên khi xuất kho, kế toán phải xác định được giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Các phương pháp: - Phương pháp thực tế tính giá bình quân gia quyền của số NVL tồn kho đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân Trị giá thực tế NVL + Trị giá NVL thực tế tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá thực tế = -------------------------------------------------------- bình quân Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL Nhập kho đầu kỳ kho trong kỳ - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập, giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó, căn cứ vào số lượng xuất kho để tính thực tế theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại tính theo đơn giá thực tế lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số NVL thuộc lần nhập sau cùng. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập sau thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính ra giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như vậy, giá thực tế của NVL tồn kho cuối cùng lại là giá thực tế vật liệu thuộc các lần nhập đầu kỳ. - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng . Khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn xứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. 2.2.2 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất kho diễn ra thường xuyên, việc đánh giá thực tế diễn ra hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày với từng lần nhập nhưng quá tốn kém, có thể sử dụng giá hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Cuối kỳ phải tính toán để xác định giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ theo các đối tượng theo giá mua thực tế bằng cách xác định hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá mua hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ. Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá x Giá hạch toán NVL xuất kho Giá thực tế NVL tồn + Giá thực tế NVL kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá = -------------------------------------------------------- ---- Giá hạch toán NVL tồn + Giá hạch toán NVL kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ 3. Kế toán chi tiết NVL: 3.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng1 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính vì QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT). Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT). Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu số 04 - VT). Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 - VT). Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 - VT). Biên bản kiểm kê vật tư ( mẫu số 08 - VT). Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT ( mẫu số 01 – GTGT – 3LL). Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng những chứng từ khác nhau. 3.2. Sổ kế toán chi tiết NVL: Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau: Sổ ( thẻ ) kho (theo mẫu số 06 – VT). Sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. Sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mở thêm các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình. 3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Hạch toán chi tiết NVL phải được tiến hành giữa kho và phòng kế toán, phải đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời thực hiện việc kiểm tra thường xuyên tình hình biến động về số lượng, chất lượng, giá trị của NVL. Hiện nay, các Doanh nghiệp có thể dùng một trong ba phương pháp hạch toán sau: 3.3.1. Phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1). Nội dung: - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngàydo thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu, kế toán cần tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. ưu nhược điểm: Sử dụng phương pháp này việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng nhược điểm chủ yếu là việc ghi chép trùng lặp, khối lượng ghi chép lớn, áp dụng cho doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu. 3.3.2 Phương pháp sổ số dư (xem sơ đồ 2): Nội dung: - ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - Phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất, từng bảng kê nhập, Bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, sau đó lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm từng loại vật liệu. - Cuối tháng, ghi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột tiền trên cột số dư. Ưu nhược điểm: Giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép hàng ngày nhưng vẫn có nhược điểm là kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị và khi phát hiện sai sót thì khó kiểm tra. 3.3.3 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (xem sơ đồ 3 ): Nội dung: - ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ như phương pháp ghi thẻ song song. - Phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần. Kế toán phải lập bảng nhập vật liệu, bảng kê xuất trên chứng từ nhập, chứng từ xuất. Ưu nhược điểm: áp dụng phương pháp này khối lượng kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật. Nói chung, phương pháp nào cũng có ưu nhược điểm của nó, các Doanh nghiệp phải tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể và khả năng trình độ của cán bộ kế toán mà lựa chọn phương pháp phù hợp. 4. Kế toán tổng hợp NVL: Vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, Theo chế độ kế toán quy định, bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho sau: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 4.1 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: 4.1.1 Tài khoản sử dụng: TK 151: Hàng mua đang đi trên đường. TK 152: Nguyên liệu vật liệu. TK 331: Phải trả cho người bán. TK 133: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã được khấu trừ và còn được khấu trừ. 4.1.2 Nguyên lý hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên theo sơ đồ sau (Sơ đồ 4). Sơ đồ 4 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152 - Nguyên vật liệu TK 111,112,331 TK 138, 334 Mua NVL NVL thiếu hụt TK 133 TK 222 TK 151 NVL đang đi đường Góp vốn liên doanh bằng NVL Tháng trước về nhập kho TK 3333 TK 133 TK 112, 331 Thuế NK phải nộp tính vào giá thực tế hàng nhập khẩu TK 411 Số tiền giảm giá do hàng mua Nhận góp vốn liên doanh kém phẩm chất, trả lại hàng Bằng NVL TK 621 TK 222 Xuất NVL vào Nhận lại vốn góp liên doanh sản xuất sản phẩm bằng NVL TK 627, 641, 642 TK 338 Phát hiện thiếu khi kiểm kê Xuất NVL dùng cho bộ phận Qlý phân xưởng, bán TK 154 hàng, Qlý DN TK 632 Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài, gia công Xuất bán gửi bán NVL TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh Chênh lệch giảm do đánh giá lại Giá lại 4.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Giá trị của NVL mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh ở các tài khoản riêng: TK 611”Mua hàng”. Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kỳ và cuối kỳ. Trị giá xuất = Trị giá NVL tồn + Trị giá NVL nhập - Trị giá NVl kho NVL kho đầu kỳ kho trong kỳ tồn cuối kỳ Với cơ sở cách tính trị giá xuất kho như trên thì giá trị xuất kho là con số tổng hợp, không thể hiện rõ được giá trị NVL xuất kho cho từng đối tượng, từng nhu cầu là bao nhiêu. Phản ánh được tình hình thanh toán với người bán có tài khoản liên quan đến các đối tượng sử dụng NVL như phương pháp kê khai thường xuyên. 4.2.1 Tài khoản hạch toán: TK 611: Mua hàng Tài khoản này dùng để theo dõi việc mua và xác định NVL sử dụng trong kỳ. Nội dung phản ánh TK 611: Bên Nợ: Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ. Trị giá vật liệu mua vào trong kỳ. Bên Có: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. Trị giá hàng đi đường cuối kỳ. Trị giá hàng xuất dùng trong kỳ. TK này có 2 TK cấp 2: TK 6111: Mua NVL TK 6112: Mua hàng hoá 4.2.2 Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau (Sơ đồ 5): Sơ đồ 5 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 “ Mua hàng” TK 151, 152 TK 151, 152 Kết chuyển giá trị NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Mua NVL nhập kho dùng Chiết khấu mua hàng NVL vào SXKD không chịu thuế GTGT Mua NVL dùng vào SXKD TK 133 chịu thuế GTGT TK 133 TK 632 theo pp khấu trừ TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp TK 3333 TK 111, 138, 334 Thuế nhập khẩu phải nộp Thiếu hụt, mất mát TK 411 TK 621 Nhận góp vốn, cổ phần Giá trị NVL tính vào chi phí TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Huy Minh được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm cá nhân, các phó giám đốc, trưởng phòng được tập hợp theo chức năng giúp thủ trưởng nghiên cứu, phân tích tình hình, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất trong mọi lĩnh vực. + Giám đốc công ty: Là người chỉ huy có trách nhiệm, quyền lực cao nhất trong công ty. Có năng lực quản lý công ty một cách toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc quản lý theo chế độ một thủ trưởng điều hành mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch, pháp luật và các chính sách, nghị quyết của đại hội công nhân viên chức và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc được giao và được Giám đốc uỷ quyền thực hiện các công việc khi Giám đốc đi vắng. + Các phòng chức năng bao gồm: Phòng tổ chức hành chính. Phòng kỹ thuật kinh doanh. Phòng kinh tế. Phòng tài chính kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty ( Sơ đồ 1) Giám đốc Phó giám đốc Phòng TC - KT Phòng Kinh tế Phòng KT - KD Phòng TCLĐ - HC Đội xây dựng Tổ xe và phục vụ Tổ cơ giới và sửa chữa Tổ gia công cơ khí Các tổ sản xuất Chương II Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thương Mại Huy Minh. I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Huy Minh. Tên gọi: Công ty TNHH Thương Mại Huy Minh. Địa chỉ: Phòng 303, A3, làng Quốc tế Thăng Long, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Đại hội Đảng VI năm 1986 đã mở ra con đường mới cho các Doanh nghiệp Việt Nam hình thành, phát triển theo mô hình tự chủ, tự do sáng tạo và hoạt động kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật mà không phải phụ thuộc 100% sự quản lý của Nhà nước. Nền kinh tế Việt Nam theo đó phát triển rõ rệt với mức GDP luôn tăng trưởng trung bình 0,2%/ năm. Tiếp với những bước tăng trưởng vững chắc của nền kinh tế thì ngành xây lắp cũng góp sức không nhỏ cho công cuộc hiện đại hoá, công nghiệp hoá đất nước. Cùng với đà phát triển của các khu đô thị hoá trên cả nước ngành xây lắp đã khẳng định chỗ đứng vững chắc của mình trong nền kinh tế quốc dân. Để hoà nhập với sự phát triển toàn diện của công cuộc đổi mới trên cả nước, nhu cầu xây dựng nhà ở, cung cấp các thiết bị xây lắp của Nhà nước. Từ đó, công ty TNHH Thương Mại Huy Minh đã ra đời theo quyết định số 0102011291/ QĐ của Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội ngày 12 tháng 02 năm 2000. 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Xây lắp các kết cấu công trình, thi công móng công trình. - Tư vấn, thi công, khảo sát, giám sát, thẩm định dự án, dự toán các công trình xây lắp trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thuỷ lợi. - Gia công lắp đặt các kết cấu kim loại, hòm tủ bảng điện, cấu kiện bê tông đúc sẵn. - Xây dựng đường dây và trạm điện 220kv và một số hạng mục công trình (gói thầu). 3. Kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Số tuyệt đối Tỷ lệ % 1. Giá trị sản lượng Tr.đ 33.589 35.763 +2.174 +6,5 2. Tổng doanh thu Tr.đ 31.132 32.889 +1.757 +5,6 3. Nộp ngân sách Tr.đ 1.077 1.137 +60 +5,6 4. Lợi nhuận Tr.đ 373,5 394,6 +21.1 +5,6 5.Thu nhập BQ Tr.đ 1,2 1,3 +0.1 +8,3 6. Lao động BQ Người 250 260 +10 +4 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Bộ máy quản lý của công ty TNHH TM Huy Minh được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm cá nhân, các phó giám đốc, trưởng phòng được tập hợp theo chức năng giúp thủ trưởng nghiên cứu, phân tích tình hình, tìm ra những biện pháp có hiệu quả nhất trong mọi lĩnh vực. + Giám đốc công ty: Là người chỉ huy có trách nhiệm, quyền lực cao nhất trong công ty. Có năng lực quản lý công ty một cách toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc quản lý theo chế độ một thủ trưởng điều hành mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch, pháp luật và các chính sách, nghị quyết của đại hội công nhân viên chức và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty. + Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc được giao và được Giám đốc uỷ quyền thực hiện các công việc khi Giám đốc đi vắng. + Các phòng chức năng bao gồm: Phòng tổ chức hành chính. Phòng kỹ thuật kinh doanh. Phòng kinh tế. Phòng tài chính kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng TC - KT Phòng Kinh tế Phòng KT - KD Phòng TCLĐ - HC Đội xây dựng Tổ xe và phục vụ Tổ cơ giới và sửa chữa Tổ gia công cơ khí Các tổ sản xuất II. Tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH TM Huy Minh. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Là một Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, hạch toán độc lập nên toàn bộ công tác kế toán của xông ty bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và lập báo cáo Tài chính đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. * Bộ máy tổ chức ở phòng kế toán bao gồm: + Trưởng phòng kế toán: Là người phụ trách chung trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế. Giúp Ban Giám đốc có hướng chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Phó phòng kế toán ( Kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả các số liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính. + Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt. + Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Trưởng phòng ( Kế toán trưởng) Phó phòng ( Kế toán tổng hợp) Thủ quỹ Kế toán viên 2. Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh quy mô, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, công việc kế toán được thực hiện bằng tay kết hợp với máy tính nên công ty đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này vừa đơn giản vừa dễ làm vừa tránh được ghi chép trùng lặp. * Hệ thống sổ sách của công ty: + Sổ nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán cơ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo trình tự thời gian và làm căn cứ ghi sổ cái. + Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối sổ phát sinh và bảng cân đối kế toán. + Các sổ (thẻ) chi tiết: Được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán mà trên sổ cái không phản ánh hết được. * Trình tự ghi sổ: + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chứng từ. Sau đó, căn cứ vào số liệu của sổ nhật ký chứng từ kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối quý cộng số liệu của sổ cái để ghi vào bảng cân đối số phát sinh. + Các chứng từ gốc sau khi được kế toán tổng hợp ghi vào sổ nhật ký chứng từ sẽ được chuyển cho các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ kế toán chi tiết. Cuối quý tổng cộng số liệu trên các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu II. Tình hình thực tế về công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH TM Huy Minh. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu, sử dụng tại Công ty TNHH TM Huy Minh bao gồm nhiều chủng loại, chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, chúng thường xuyên biến động. Vì vậy, để quản lý và hạch toán được chính xác kịp thời chi phí NVL để tính ra giá thành sản phẩm một cách khoa học và hợp lý thì XN sử dụng phương pháp phân loại theo nội dung kinh tế để phân loại NVL cụ thể: - NVL chính bao gồm: Sắt, thép, xi măng... chiếm tỷ trọng lớn khoảng 65% - 75% trong tổng chi phí NVL đưa vào sản xuất. - VL phụ bao gồm: Cốp pha, đinh, gỗ... chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng chi phí NVL đưa vào sản xuất sản phẩm, là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm như VL chính nhưng có tác dụng làm chất lượng sản phẩm tăng lên. - Nhiên liệu bao gồm: Than, củi, khí đốt, xăng, dầu... là loại VL có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải máy móc. - Phụ tùng thay thế bao gồm: Các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị như vòng bi, dây cu roa, mô tơ... - Phế liệu thu hồi: Là những loại VL loại ra trong quá trình sản xuất và được thu hồi để sử dụng vào việc khác hoặc đem tái chế như: dây đồng, dây điện, đầu gỗ vụn, ... Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH TM Huy Minh. 2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Tại công ty TNHH TM Huy Minh nguyên vật liệu chủ yếu dung cho sản xuất chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng sản xuất theo từng tháng, quý. Khi nhập kho NVL công ty sử dụng giá thực tế nhập kho để ghi sổ. Giá thực tế NVL = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm nhập kho (chưa có thuế GTGT) giá (nếu có) VD: theo hoá đơn GTGT số 0053618 ngày 2/7/2005, Cty đã mua 4900kg Thép lò xo F 0,7 của Công ty TNHH TM Cường Thịnh đơn giá mua chưa có thuế GTGT là 27000 đồng. Vậy giá thực tế của 4900kg thép lò xo F 0,7 nhập kho là: 4900 x 27000 =132.300.000 đồng 2.2 Đánh giá NVL xuất kho. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty số lần xuất kho là liên tục, số lượng nhập kho nhiều do đó Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để xác định giá trị NVL xuất kho. Trị giá NVL tồn + Trị giá NVL nhập đầu kỳ trong kỳ Đơn giá bình quân = -------------------------------------------------------- NVL xuất kho Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL Nhập đầu kỳ trong kỳ Giá thực tế NVL = Đơn giá thực tế bình x Khối lượng thực tế Xuất kho quân NVL xuất kho NVL xuất kho VD: Tính giá NVL xuất kho của 4000kg Thép F 0,7 xuất cho phân xưởng II theo phiếu xuất kho số 2255 ngày 5/7/2005. Số lượng (kg) Đơn giá(đồng) Thành tiền Tồn đầu kỳ 1000 26.800 26.800.000 PNK 10/22/KD 4.900 27.000 132.300.000 Từ công thức trên ta có thể tính giá thực tế của 4000kg Thép lò xo F 0.7 xuất kho như sau: 26.800.000 + 132.300.000 Đơn giá BQ1kg NVL Thép = ------------------------------------- = 26.966 (đồng) lò xo F 0,7 xuất kho 1000 + 4900 Trị giá thực tế xuất kho của 4.000kg = 4000 x 26.966 = 107.864.000 (đồng) Thép lò xo F 0,7 3.Thủ tục chứng từ nhập xuất kho NVL. 3.1. Thủ tục nhập kho. Tại Công ty TNHH TM Huy Minh việc mua NVL do cán bộ cung tiêu Phòng kinh doanh đảm nhiệm, khi có nhu cầu về NVL cho sản xuất, Phòng kinh doanh sẽ tổ chức cho cán bộ đi thu mua. NVL mua về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu mang về, Phòng kinh doanh phải đối chiếu với hoá đơn để quyết định có chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với người bán. Khi vật liệu về đến Công ty đối với loại NVL cần phải kiểm tra thì phòng KCS sẽ tiến hành lập Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Người nhập và người phụ trách vật tư kiểm tra về mặt số lượng và quy cách NVL, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra về số lượng N._.