Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

Tài liệu Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà: MỤC LỤC Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ Mở đầu Chương 1 – Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 3 1.1 Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp 3 1.1.1 Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 3 1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá 3 1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 4 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp 4 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác 4 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất 4 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 4 1.2.1 Xin giấy phép nh... Ebook Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

doc74 trang | Chia sẻ: huyen82 | Lượt xem: 1241 | Lượt tải: 0download
Tóm tắt tài liệu Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ập khẩu 4 1.2.2 Mở L/C 5 1.2.3 Thuê tàu lưu cước 6 1.2.4 Mua bảo hiểm 7 1.2.5 Làm thủ tục hải quan 8 1.2.5.1 Thông quan truyền thống 9 1.2.5.2 Thông quan điện tử 9 1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 10 1.2.7 Thanh toán 10 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) 11 1.2.9 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng 11 1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 12 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế 14 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế 14 1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhâp khẩu 15 1.3.6 Các yếu tố khách quan 17 Chương 2 – Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20 2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty 21 2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty 24 2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh 24 2.2.2 Khách hàng 25 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh 26 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 29 2.3.1 Mở L/C 29 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá 30 2.3.3 Làm thủ tục hải quan 32 2.2.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá 33 2.3.5 Thanh toán 34 2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng 35 2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 37 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 38 2.5.1 Ưu điểm 38 2.5.2 Tồn tại 41 Chương 3 - Một số biện pháp hoàn thiện quy trịnh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty 43 3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà 43 3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008 45 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45 3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 45 3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C 45 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán 46 3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan 47 3.2.2 Biện pháp tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu 48 3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên nghiệp vụ 50 3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan 53 3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên nghiệp vụ 53 3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh 55 3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty 56 3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường 58 3.3 Các điều kiện thực hiện 61 3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế 62 3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan 62 3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan Kết luận 64 Tài liệu tham khảo 66 DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu ) Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) (Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà) Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu) MỞ ĐẦU Xu thế phân công lao động quốc tế, vận dụng lợi thế so sánh để sản xuất hàng hoá bán ra trên thị trường thế giới, phát triển quan hệ kinh tế, làm cho các nước được tự do trao đổi hàng hoá đã trở thành một xu thế tất yếu ở tất cả các nước trên thế giới. Việt Nam cũng nằm trong số đấy, không thể nào tồn tại và phát triển nhanh được khi không có hoặc ít có quan hệ kinh tế với nước ngoài. Gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, bên cạnh cơ hội còn có những thách thức. Nếu công ty thích nghi và có những thay đổi cho phù hợp thì sẽ đưa lại cho công ty nhiều cơ hội kinh doanh cũng như thuận lợi trong quá trình kinh doanh của họ. Thị trường rộng lớn hơn nhưng môi trường cạnh tranh cũng khốc liệt hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ nhập khẩu… Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Đặng Thuý Hồng, tôi xin đưa ra đề tài: “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà”. Hy vọng đề tài tôi đưa ra phù hợp với nhu cầu thực tiễn đất nước, và dùng một phần kiến thức hữu hạn của mình, đóng góp cho công ty ngày một phát triền đi lên. Bài viết của tôi gồm 3 phần chính: Chương I : Cơ sở lý luận về quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Chương II : Phân tích quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Chương III : Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Vì kiến thức lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế, bài viết của tôi chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Mong nhận được sự đóng góp từ thầy cô và các bạn. CHƯƠNG 1 - CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Những vấn để cơ bản về hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Doanh nghiệp Nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu 1.1.1.1 Nhập khẩu: Nhập khẩu là việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người cư trú trong nước. 1.1.1.2 Hợp đồng nhập khẩu: Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở hai nước khác nhau.Trong đó quy định, bên bán phải cung cấp hàng hóa và chuyển giao quyền sở hữu và các chứng từ có liên quan cho bên mua và bên mua phải thanh toán tiền hàng. 1.1.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: Một hợp đồng nhập khẩu hàng hoá thường gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và kết thúc. Phần mở đầu: các chủ thể của hợp đồng, căn cứ pháp lý, địa điểm ngày tháng ký kết hợp đồng và mục đích ký kết hợp đồng, Phần nội dung bao gồm các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản chủ yếu như tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh toán. Thiếu một trong những điều khoản này thì hợp đồng trở nên vô hiệu. Các điều khoản cần thiết khác như bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọng tài…Thiếu một trong các điều khoản này thì hợp đồng chỉ vô hiệu từng phần. Phần kết thúc: đại diện các bên, chức vụ, ngày tháng và địa điểm ký kêt hợp đồng, chữ ký. 1.1.3 Các hình thức nhập khẩu 1.1.3.1 Nhập khẩu trực tiếp: Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu mà người ký kết hợp đồng nhập khẩu là người trực tiếp mua lô hàng đó và thánh toán tiền hàng. 1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác: Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu mà theo đó đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiến hành nhập khẩu một lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. 1.1.3.3 Nhập khẩu tái xuất Nhập tái xuất là hình thức nhập khẩu mà người nhập khẩu tiến hành nhập khẩu hàng hoá để phục vụ mục đích xuất khẩu. 1.2 Nội dung quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu Một hàng hoá muốn ra vào biên giới của một quốc gia phải chịu sự quản lý của chính phủ quốc gia đó. Để kiểm soát được chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hoá ra vào, chính phủ đã đề ra biện pháp là xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên không phải bất cứ mặt hàng nào cũng phải xin giấy phép, và ngày nay trong xu thế tự do hoá mậu dịch, số mặt hàng này đã được giảm bớt. Hàng hoá nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiểm dịch động thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn chất lượng, phải chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành. Đối với mặt hàng không được phép nhập khẩu thì nhập khẩu là trái phép. Những mặt hàng này thường liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng như vũ khí quân sự (súng, đạn,…) hay những văn hoá phẩm đồi truỵ, ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục của quốc gia. Theo nghị định 12/2006/NĐ-CP, đối với những mặt hàng nhập khẩu phải xin giấy phép thì đơn vị nhập khẩu phải xin giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành. Còn các hàng hoá khác ngoài các hàng hoá cấm nhập, tạm ngừng nhập và các hàng hoá không thuộc quy định tại các khoản mục riêng thì chỉ phải làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu. Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, bộ Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của bộ Tài chính, phối hợp với các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài hạn ngạch. 1.2.2 Mở L/C: Thư tín dụng (L/C): là cam kết của ngân hàng đối với người nhập khẩu sẽ thanh toán một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình được bộ chứng từ phù hợp với điều khoản và điều kiện của thư tín dụng. Nếu hai bên thoả thuận sẽ thanh toán bằng thư tín dụng, thì công việc đầu tiên của người nhập khẩu là đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ sau: Ðối với L/C at sight: Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép) Quota (đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch) Hợp đồng nhập khẩu (bản sao) Ðơn xin mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. Ðối với L/C trả chậm: Giấy phép nhập khẩu (nếu có) hoặc quota nhập Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ (theo mẫu của Ngân hàng) Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau. Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi (100%, dưới 100% hoặc không cần ký quỹ. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, doanh nghiệp sẽ nhận được một bản sao L/C đó. Doanh nghiệp nhập khẩu nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của mình, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. Nếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C , doanh nghiệp cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). 1.2.3 Thuê tàu lưu cước Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá. Ví dụ: hàng hoá vận chuyển bằng đường biển có khối lượng lớn và để trần thì nên thuê tàu chuyến, còn hàng hoá lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện thì thuê tàu chợ. Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận trong hợp đồng là điều kiện E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hay hàng hoá vận chuyển trong container để hạn chế thời gian và chi phí xếp dỡ hàng hoá, có giao nguyên container và giao lẻ container. Giao nguyên container nếu chủ hàng có khối lượng hàng hoá lớn đóng đủ vào một hay nhiều container. Còn giao lẻ container được áp dụng với những hàng hoá lẻ không xếp đủ một container. Việc thuê phương tiện vận tải cũng khá tốn kém thời gian và chi phí, đòi hỏi phải nghiên cứu tính hình thị trường thuê tàu, am hiểu các điều kiện thương mại quốc tế. Để quá trình nhập hàng hiệu quả nhất, người thuê phương tiện vận tải thường uỷ thác cho một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận. Các doanh nghiệp này chuyên môn trong lĩnh vực giao nhận có kỹ năng nghiệp vụ hơn và ít tốn kém về chi phí hơn và doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm bớt được các bước trong quá trình nhận hàng như lưu kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá… 1.2.4 Mua bảo hiểm Có ba điều kiện bảo hiểm chính là bảo hiểm mọi rủi ro, bảo hiểm có tổn thất riêng và bảo hiểm miễn tổn thất riêng. Ngoài ra, còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm rò gỉ, mất trộm, mất cắp,…Bên cạnh đó còn một số điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo loạn…Người mua bảo hiểm phải dựa vào điều khoản hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương tiện vận tải, loại tàu chuyên chở để lựa chọn điều kiện cho phù hợp. Trong điều kiệm cơ sở giao hàng chỉ có hai điều kiện là người bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá là CIF đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển, và CIP đối với hàng hoá vận chuyển đa phương thức. Thường nếu trong hợp đồng không thoả thuận về điều kiện bảo hiểm, người bán sẽ mua bảo hiểm theo điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Nhưng khi hàng hoá vận chuyển gặp phải rất nhiều rủi ro không lường trước được, nhất là hàng hoá chuyên chở bằng đường biển như gặp bão lũ, chiến tranh, cướp biển. Nói chung người nhập khẩu không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở, nhưng đôi khi để người nhập khẩu vẫn mua, để phòng tránh rủi ro cho mình. Ví dụ: nhập khẩu theo FOB hay CFR người mua không có trách nhiệm (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần tổn thất. Người nhập khẩu có thể mua bảo hiểm của hãng bảo hiểm nước ngoài hoặc mua bảo hiểm trong nước. Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam nên lựa chọn công ty bảo hiểm trong nước. Vì khi tổn thất xảy ra, công ty có thể yếu cầu khiếu nại, bồi thường nhanh chóng hơn do không phải chuyển bộ hồ sơ khiếu nại sang nước xuất khẩu và chờ các công ty này cử người sang giám định. Thêm vào đó, sẽ hạn chế được lượng ngoại tệ phải chi trả cho công ty nước ngoài, điều này rất cần thiết đối với Việt Nam - một đất nước chưa phát triển, cần nguồn ngoại tệ để phát triển đất nước. 1.2.5 Làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là biện pháp một quốc gia cần tiến hành để kiểm soát hàng hoá ra vào biên giới nước mình. Hiện nay để đơn giản hoá quy trình thủ tục hải quan, nhà nước cho phép áp dụng thông quan điện tử theo 50/2005/QĐ-BTC. Thông quan điện tử đã được áp dụng ở một số các cửa khẩu như Hải phòng, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và hiện nay còn tiếp tục mở rộng tại một số các cửa khẩu. 1.2.5.1 Thông quan truyền thống: Gồm 3 bước: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết định hải quan. Công việc đầu tiên đển tiến hành làm thủ tục hải quan là khai báo hải quan. Người nhập khẩu khai và nộp tờ khai hải quan cùng một số chứng từ cần thiết liên quan lô hàng nhập khẩu như giấy phép nhập khẩu (đối với mặt hàng nhập khẩu có giấy phép), hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hoá…Trên tờ khai hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu tự động tính thuế theo biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành. Sau đó, hàng hoá luồng xanh, hàng hoá được thông quan luôn, bỏ qua kiểm tra chứng từ giấy và kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ hải quan chỉ kiểm tra lại việc tự tính thuế của doanh nghiệp và xác nhận thông quan hàng hoá. Đối với hàng hoá luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa mà chỉ kiểm tra bộ chứng từ. Đối với hàng hoá luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá, hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho việc tra. Người nhập khẩu phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng và nộp thủ tục phí hải quan để nhân viên hải quan kiểm tra giám sát hàng hoá. Sau khi kiểm tra thực tế hàng hoá, các doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện các quyết định của hải quan một cách nghiêm túc. 1.2.5.2 Thông quan điện tử: Thông quan điện tử bao gồm 3 bước. Cũng tương tự như thông quan truyền thống, nhưng thủ tục khai báo hải quan được đơn giản và nhanh chóng hơn, do doanh nghiệp nhập khẩu có thể khai báo ở bất cứ đâu, vào bất cứ thời gian nào, chỉ cần đăng ký tham gia thủ tục hải quan điện tử, và tự tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chuẩn và khuân dạng chuẩn của tổng cục hải quan Hạn chế tình trạng quá tải tại các cửa khẩu, hay áp lực đối với cán bộ hải quan do số lượng công việc nhiều nhưng số cán bộ hải quan lại có hạn. Thêm một điểm khác biệt nữa là doanh nghiệp nhập khẩu phải in và lưu chứng từ điện tử ra giấy trong thời hạn 5 năm (đảm bảo tính chính xác, không bị thay đổi của thông tin do bị hacker phá hoại) thuận tiện cho công việc kiểm tra sau thông quan hay phúc tập hải quan. 1.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá Người nhập khẩu phải nhận được bộ chứng từ do người bán gửi tới và chuẩn bị kho bãi, phương tiện, đội ngũ xếp dỡ hàng hoá. Nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của hãng tàu và ký chấp nhận. Xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu để họ thu lại và cấp cho người mua lệnh giao hàng. Kiểm tra hầm tàu, tình trạng hàng hoá sau đó tiến hành dỡ hàng, nhận hàng và làm quyết toán với tàu. Nếu phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ. Nếu hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Nếu thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng 1.2.7 Thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ do người xuất khẩu gửi tới, ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra chứng từ không quá 7 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra cho người nhập khẩu bằng văn bản, yêu cầu người nhập khẩu trả lời trong vòng 2 ngày làm việc. Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở ngân hàng. Sau đó, doanh nghiệp cử một nhân viên nghiệp vụ tiến hàng kiểm tra bộ chứng từ. Kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Trong trường hợp có những khác biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp cần thông báo gấp cho ngân hàng để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. Doanh nghiệp cần ký quỹ 100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho ngân hàng khoanh số tiền tương ứng trên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán. Ngân hàng sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của doanh nghiệp để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C. 1.2.8 Giao hàng cho khách (chủ hàng nội địa) Sau khi nhận hàng từ người chuyên chở, doanh nghiệp có thể vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ, hoặc giao ngay cho đơn vị đặt hàng trong nước do đã tập hợp sẵn đơn đặt hàng trong nước rồi mới ký hợp đồng nhập khẩu, hoặc nhập khẩu uỷ thác cho một số doanh nghiệp trong nước. Việc giao hàng ngay cho khách (chủ hàng nội địa) này sẽ tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản cho doanh nghiệp, thêm vào đó vốn được quay vòng nhanh hơn. Khi giao hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng kèm theo các chứng từ sở hữu lô hàng đó và một số chứng từ liên quan. 1.2.9 Khiếu nại vi phạm hợp đồng (nếu có) Tất nhiên, khi tiến hành ký kết và nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp nhập khẩu bao giờ cũng mong muốn nhận được hàng đúng số lượng, chất lượng, đúng quy cách chủng loại, bao bì ký mã hiệu, đúng thời gian và địa điểm…Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng là do cả hai bên với sự tham gia của người vận tải, chịu ảnh hưởng của một số điều kiện khách quan. Doanh nghiệp nhập khẩu sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá. Nó giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hoá có đúng về chủng loại, số lượng, chất lượng mà hai bên thoả thuận trong hợp đồng hay không, có mất mát tồn thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Nếu nhận được hàng hoá không đúng yêu cầu, để đảm bảo quyền lợi của mình người nhập khẩu có thể khiếu nại. Trước khi khiếu nại, người nhập khẩu nên xem xét hàng hoá tổn thất mất mát là do nguyên nhân nào, để từ đó tìm được đối tượng khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người xuất khẩu nếu giao hàng thiếu về số lượng chất lượng hoặc không đúng chủng loại, bao bì không phù hợp, hàng giao không đồng bộ, chậm giao hàng,…Ðối tượng khiếu nại là đơn vị vận tải nếu hàng hoá tổn thất trong quá trình vận chuyển. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, cướp biển, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba, khi những rủi ro này nằm trong phạm vi được bảo hiểm. Nếu tổn thất thuộc những rủi ro được bảo hiểm thì doanh nghiệp nhập khẩu yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định. Đối với những trường hợp khác không thuộc rủi ro của bảo hiểm, doanh nghiệp phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập thư giám định, để có thể khiếu nại người bán, hoặc người chuyên chở. Một bộ hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại, một số bằng chứng về việc tổn thất hàng hoá (như biên bản hàng đổ vỡ, biên bản chứng nhận hàng thiếu, thư dự kháng), hoá đơn thương mại, vận đơn, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm) v.v...Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau ra toà án hoặc hội đồng trọng tài giải quyết. 1.3 Những nhân tố tác động đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng 1.3.1 Một số quy định nhà nước về việc nhập khẩu thiết bị văn phòng Mặt hàng nhập khẩu kinh doanh của công ty là các thiết bị văn phòng như máy in, máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy chiếu…Các mặt hàng này đều được phép nhập khẩu, không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện. Do đó các mặt hàng này chỉ chịu sự quản lý của nhà nước thông qua hệ thống các văn bản pháp luật. Bên cạnh là đó là các quy tắc, điều lệ quốc tế Việt Nam đã ký kết, tham gia. Trong đó đáng chú ý nhất là: Quy tắc thực hành tín dụng chứng từ UCP 600 Quốc tế Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2001 Biểu thuế xuất nhập khẩu 2001-2006 do Phòng thương mại phát hành Nghị định số 40/2007/NĐ-CP ban hành 16/03/2007 của Chính Phủ: Xác định trị giá Hải quan đối với hàng hoá Xuất khẩu, Nhập khẩu Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính: Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử. 1.3.2 Đặc điểm của hàng hoá ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị văn phòng: Thiết bị văn phòng là đối tượng được mua bán trong hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa Công ty TNHH Tân Hồng Hà với đối tác nước ngoài không thuộc diện cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có điều kiện theo quy định của nhà nước. Cho nên để thực hiện nhập khẩu hàng hoá loại này doanh nghiệp không cần phải xin giấy phép nhập khẩu, chỉ cần làm thủ tục thông quan cho lô hàng đó. Thiết bị văn phòng phần lớn là hàng điện tử, dễ hư hỏng khi ngấm nước, hút ẩm, nhất là đối với thời tiết khí hậu nóng ẩm mưa nhiều như ở miền Bắc Việt Nam cho nên cần có chế độ bảo quản, hợp lý, nghiêm ngặc. Hệ thống kho bãi phải đủ lớn và phải theo tiêu chuẩn quốc tế về nhiệt độ, độ ẩm, khoảng cách …Hàng hoá phần lớn được vận chuyển trong container, khi thuê cotainer gửi hàng, cần làm sạch container, có chế độ chất xếp, chèn lót, khoảng cách đúng quy định. Bên cạnh đó phải bảo đảm độ an toàn của hàng hoá khi vận chuyển hàng về kho hay giao tận tay khách hàng vì khi hàng hoá bị ngấm nước hay trầy xướt, chất lượng, giá cả hàng hoá giảm đi rõ rệt. Đòi hỏi phải có đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, có khả năng sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm, thường xuyên được cập nhật thông tin sản phẩm mới và đào tạo, đào tạo lại trong nước cũng như quốc tế. Mặt hàng thiết bị văn phòng là mặt hàng chưa sản xuất được, hiện tại vẫn còn nhập khẩu nước ngoài, cho nên bị động vào khả năng cung ứng của đối tác nước ngoài. Hàng hoá thường có giá trị cao cho nên được đối tác giảm giá, cho hưởng chiết khấu thương mại hay gia hạn thanh toán, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán theo kỳ. Do sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, rút ngắn chu kỳ sống sản phẩm. Ngày càng nhiều các sản phẩm thiết bị văn phòng ra đời, tân tiến hơn về công dụng, mẫu mã, chất lượng và đặc biệt giá thành hạ. Cho nên đòi hỏi công ty phải có kế hoạch tiêu thụ chính xác tránh tình trạng bán không được hoặc bán chậm, gây ứ đọng vốn và sự dụng không hiệu quả đồng vốn. 1.3.3 Phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế Tuỳ từng phương thức và điều kiện thanh toán, mà người nhập khẩu phải tiến hành các công việc khác nhau. Ví dụ: D/A – ký chấp nhận hối phiếu để nhận chứng từ, D/P thanh toán tiền hối phiếu để nhận chứng từ. Thanh toán bằng thư tín dụng: Nếu không ký quỹ hoặc chỉ ký quỹ một tỷ lệ nhất định, doanh nghiệp phải thanh toán cho ngân hàng mở L/C để họ giao chứng từ và ký hậu vận đơn. Còn nếu ký quỹ đủ 100% giá trị L/C: thông thường ngân hàng không kiểm soát bộ chứng từ, người mua có thể nhận bộ chứng từ trực tiếp từ người bán. Thanh toán bằng CAD: Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán rồi mới tiến hành chuyển bộ chứng từ cho người mua. 1.3.4 Các điều kiện thương mại quốc tế Incoterm quy định một số nghĩa vụ cụ thể bắt buộc cho hai bên như nghĩa vụ của người bán là phải đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua hay giao hàng cho người vận tải, hoặc giao hàng tại nơi đến và với sự phân chia rủi ro giữa các bên trong các trường hợp trên. Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms hai bên thoả thuận trong hợp đồng mà nghĩa vụ của người nhập khẩu là khác nhau. Ví dụ: Trong hợp đồng nhập khẩu có ghi là “ Coffe beans : USD 2000/MT, CIF Hải Phòng Port (Incoterm 2000). Cả người xuất khẩu và người nhập khẩu đều hiểu rằng giá của một tấn café hột là 2000$, bao gồm tiền hàng, phí bảo hiểm, và cước phí vận tải, hàng được giao ở cảng đến là cảng Hải phòng. Người nhập khẩu không phải lo ký hợp đồng vận tải với hãng tàu và phải trả cước vận tải chặng chính, cũng không phải ký hợp đồng bảo hiểm với bất kỳ công ty bảo hiểm nào để bảo hiểm hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ cảng đi đến cảng đến và không phải trả phí bảo hiểm. Tất cả nghĩa vụ ấy người mua phải thực hiện và tất cả được tính trong tiền hàng. Về hợp đồng bảo hiểm hàng, Incoterm 2000 ghi người mua “không có nghĩa vụ” (no obligation), phải hiểu là người nhập khẩu mua bảo hiểm hàng hoá để bảo vệ lợi ích của mình, phòng ngừa rủi ro cho hàng hoá trong chặng đường vận tải chính .“không có nghĩa vụ” bao hàm ý là người mua không có nghĩa vụ mua bảo hiểm đối với người bán . Ví dụ: người mua theo FOB hay CFR không bắt buộc (đối với người bán) phải ký hợp đồng bảo hiểm, nhưng vì người mua có thể sẽ có thể phải chịu rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá kể từ thời điểm giao hàng qua lan can tàu, nên thường người mua vẫn ký hợp đồng bảo hiểm hàng hoá để phòng các rủi ro đã nói ở trên xảy ra sẽ được công ty bảo hiểm bồi thường một phần phí tổn. Incoterm cũng không quy định người mua phải làm gì sau khi nhận hàng từ người bán. Ví dụ: Incoterms không quy định rõ một người mua theo điều kiện E có phải tổ chức vận chuyển hàng hay không, vì chính người mua này có thể quyết định để hàng tại nước người bán, vận chuyển về nước hay vận chuyển sang nước thứ ba theo nhu cầu thực tế của mình. Incoterm cũng quy định trách nhiệm khai hải quan để nhập khẩu hàng hoá. Thông thường thì khai báo hải quan xuất khẩu thuộc về người bán và khai báo hải quan nhập khẩu thuộc về người mua. Trừ nhập khẩu theo điều kiện E (giao hàng tại xưởng của người bán) thì người mua phải lo cả thủ tục thông quan xuất khẩu và điều kiện nhóm D người bán phải lo thủ tục thông quan hàng nhập. Hay trong trường hợp người nhập khẩu khi muốn nhập hàng về nhanh trong một ngày cụ thể nào đó để tung ra thị trường trong nước bán với giá cao do thị trường nội địa đang khan hiểm hàng, nên quy định trong hợp đồng các điều kiện sau: DES, DEQ, DDU, DDP vì trong các điều kiện trên người bán phải giao hàng đến tận nước đến của người mua. Người mua sẽ nhận được hàng vào một ngày cụ thể quy định trong hợp đồng, nếu không người bán sẽ phải bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng. Nếu người mua muốn hàng về đúng ngày nhưng lại quy định trong hợp đồng trong hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện nhóm C, người bán giao hàng lên tàu đúng thời hạn (đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đúng quy định – không vi phạm hợp đồng), nhưng do tàu không đủ điều kiện đi biển chuyên chở, dẫn đến giao hàng muộn, gây thiệt hại cho người mua. Tuy nhiên, trong trường hợp này người mua không thể kiếu kiện người bán vì người bán đã giao hàng đúng ngày giờ quy định trong hợp đồng, hay xuất trình bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng 1.3.5 Đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu Những đặc điểm ảnh hưởng nhiều nhất đến nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là đặc điểm về phương thức nhập khẩu và đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu. Đặc điểm về phương thức nhập khẩu Nếu nhập khẩu theo phương thức trực tiếp (nhập khẩu trực tiếp) là chủ yếu thì trong quá trình thực hiện nghiệp vụ không cần thực hiện công đoạn giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nếu nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu uỷ thác là chính thì công ty phải căn cứ vào hợp đồng uỷ thác được ký kết với khách hàng trong nước để tính toán nhu cầu, lên kế hoạch về chủng loại cũng như số lượng hàng cần nhập. Thường thì các doanh nghiệp nhập khẩu giao hàng ngay cho các đơn vị đặt hàng trong nước, cho nên trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, doanh nghiệp bớt được công đoạn chở hàng về kho, bảo quản trong kho. Sau khi làm thủ tục thông quan nhập khẩu doanh nghiệp không phải lưu hàng trong kho bãi nhưng phải giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước kèm theo chuyển giao một loạt các chứng từ sở hữu và các giấy tờ liên quan Đặc điểm về nguồn vốn kinh doanh Đặc điểm nguồn vốn ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu thông qua khâu thanh toán. Nếu công ty có nguồn vốn dồi dào, tài khoản ngoại tệ ở ngân hàng luôn có số dư lớn thì mức ký quỹ để mở L/C nhỏ, thậm chí không phải ký quỹ. Nếu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay thì trong hồ sơ xin mở L/C không cần phải có phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 1.3.6 Các yếu tố khách quan Nhóm các yếu tố khách quản ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu rất phong phú, đa dạng. Đó là các yếu tố doanh nghiệp không thể chi phối hay kiểm so._.át được nhưng lại chịu sự tác động trực tiếp của chúng. Một số nhân tố khách quan quan trọng ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu là tình hình cung - cầu trên thị trường quốc tế, sự biến động của tỷ giá hối đoái, quan hệ kinh tế - chính trị giữa Việt Nam và các quốc gia xuất khẩu… Nếu tình hình cung - cầu ở thị trường mua có nhiều biến động, giả sử giá tăng cao hơn so với thời điểm ký kết hợp đồng, người bán (người xuất khẩu) nảy sinh ý không muốn giao hàng. Vì nếu thực hiện hợp đồng, họ sẽ gặp nhiều bất lợi, bán với giá thấp hơn so với giá trên thị trường. Họ chần chừ trong việc giao hàng và có thể gửi đề nghị tăng giá bán, tu chỉnh L/C (tăng giá trị L/C). Thậm chí họ có thể huỷ hợp đồng nếu như chênh lệch giá bán cho khách hàng khách bù đắp được khoản tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng do họ gây ra. Dù thế nào đi chăng nữa cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàng của Công ty TNHH Tân Hồng Hà, dẫn tới việc công ty không thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng với khách (chủ hàng nội địa). Nếu tình hình cung - cẩu trên thị trường ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng trong nước của công ty thì tỷ giá hối đoái lại ảnh hưởng đến khâu thanh toán. Biến động về tỷ giá sẽ ảnh hưởng đến một loạt các thay đổi trong hoạt động của ngân hàng, do các giao dịch của ngân hàng liên quan đến ngoại tệ đều dựa trên cơ sỏ tỷ giá hối đoái hiện hành. Việc điều chỉnh các văn bản thanh toán cho phù hợp cho tỷ giá mới sẽ tốn nhiều thời gian hơn, do đó sẽ khiến cho khâu thanh toán bị kéo dài. Như vậy công ty chưa có bộ chứng từ để nhận hàng và sẽ làm trễ thời gian giao nhận hàng ở cảng. Thêm vào đó, công ty có thể chịu rủi ro do tỷ giá biến động tỷ giá. Ví dụ: đồng đô la lên giá, khiến công ty phải thanh toán nhiều hơn dự tính. Quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam và các nước nhập khẩu cũng là vấn đề cần phải bàn đến vì nó sẽ ảnh hưởng đến khâu vận chuyển hàng hoá nhiều nhất. Nếu có trục trặc nào đó có thể một tàu chở hàng sẽ bị giữ lại tại một cảng nước ngoài hoặc ngân hàng nước ngoài sẽ đóng băng tài khoản của phía Việt Nam. Các ảnh hưởng này nghiêm trọng đến mức có thể dẫn đến huỷ hợp đồng. CHƯƠNG 2 - PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà Ra đời cùng với sự phát triển của đất nước, Công ty Tân Hồng Hà đã khắc phục mọi khó khăn, phấn đấu vươn lên bằng chính nội lực của mình, cho đến hôm nay đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng và dịch vụ kỹ thuật. Năm 1994: Thành lập Cửa hàng thiết bị máy văn phòng -  Số 4 Ðinh Công Tráng, có số nhân viên khiêm tốn vỏn vẹn 6 người với sản phẩm kinh doanh hạn chế, chủ yếu là thiết bị máy văn phòng đơn lẻ. Ngày 28.08.1996, sau một thời gian chuẩn bị cơ sở vật chất cùng bản lĩnh thương trường, Công ty Tân Hồng Hà đã bố cáo thành lập với nhân sự ban đầu là 25 người và doanh thu mới ở mức 15 tỷ/năm, lĩnh vực chuyên doanh là phân phối sản phẩm Ricoh tại Miền Bắc có trụ sở chính: 80 Hai Bà Trưng - Hà Nội Năm 1998: Công ty Tân Hồng Hà trở thành nhà phân phối chính thức của hãng sản xuất thiết bị văn phòng nổi tiếng Fuji Xerox tại miền bắc Việt Nam. Năm 1999: Là đại lý phân phối máy huỷ tài liệu UCHIDA duy nhất tại miền Bắc Việt Nam Năm 2000: Ký hợp đồng và trở thành đại lý phân phối máy in siêu tốc, máy chia xếp tài liệu, đóng và gấp tài liệu mang nhãn hiệu DUPLO - Với tốc độ tăng trưởng >30% / năm, về nhân sự - tăng gấp 14,4 lần; Về doanh số - tăng gấp 8 lần; Số cán bộ chủ chốt – tăng gấp 10 lần. Số đơn vị thành viên lên đến 5 công ty và 2 cửa hàng cùng hoạt động. Chắc chắn con số này không dừng lại ở đó… 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Khối kỹ thuật chịu trách nhiệm về kỹ thuật như bảo hành, sửa chữa, tư vấn các thiết bị Văn phòng gồm 3 đội kỹ thuật và một tổ chức nghiên cứu và phát triển kỹ thuật. Các phòng ban chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Mỗi phòng ban đều đặt dưới sự quản lý của trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt. Các phòng nghiệp vụ của công ty gồm có một phòng tổ chức hành chính, một phòng tài vụ, một phòng kế hoạch xuất nhập khẩu. Trong đó phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ: Căn cứ vào các hoạt động mua hàng, đặt hàng của khách để lên kế hoạch ký kết hợp đồng mua hàng với nước ngoài, chuẩn bị trang thiết bị máy móc, chuẩn bị nhân lực, máy móc, trang thiết bị vật tư, kỹ thuật, phục vụ cho kế hoạch trên. Có hai nhân viên xuất nhập khẩu chuyên phụ trách đàm phán, lên hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng, tìm kiếm và khai thác các nguồn cung ứng mới trong và ngoài nước. Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG MARKETTING PHÒNG SHOWROOM KHỐI KINH DOANH KHỐI KỸ THUẬT CÁC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH ĐỘI KỸ THUẬT I MÁY ANALOG ĐỘI KỸ THUẬT II MÁY DIGITAL PHÒNG TÀI VỤ ĐỘI KỸ THUẬT III WORK CONTROL TỔ NGHIÊN CỨU & PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG KINH DOANH CHO THUÊ MÁY PHÒNG DEALER (MÁY VÀ MỰC) PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu 2.1.3 Đánh giá khái quát về tiềm lực của công ty 2.1.3.1 Tiềm lực tài chính Ngoài văn phòng ở 158 Triệu Việt Vương, công ty còn có 5 công ty con và 2 cửa hàng. Hiện nay, tổng trị giá tài sản của công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh lên đến gần 100 tỷ đồng gồm nhà xưởng, kho bãi, văn phòng phòng, máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất , công tác Bảng 2.2: Tình hình tài sản của công ty 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu 2005 2006 2007 I. Tài sản lưu động 58.530 71.802 80.598 1. Tiền 38.038 46.312 58.481 2. Các khoản phải thu 11.032 17.353 15.088 3. Hàng tồn kho 9.460 8.137 7.029 II. Tài sản cố định 15.914 16.842 17.776 1. Tài sản cố định hữu hình 13.804 14.427 15.253 2. Tài sản cố định vô hình 2.110 2.415 2.523 III. Tổng tài sản 74.444 88.644 98.374 Nguồn: Phòng tài vụ - Công ty TNHH Tân Hồng Hà dự trữ, bảo quản lắp đặt, sửa chữa, bảo quản, bảo dưỡng. Ngoài ra, còn có phương tiện vận tải, và các tài sản có giá trị khác. Tổng tài sản của Tân Hồng Hà năm 2006 tăng tương đối nhanh so với năm 2005. Từ 73 tỷ 444 triệu vào năm 2005 lên 88 tỷ 644 triệu vào năm 2006 tức tăng từ 14 tỷ 200 triệu đồng (0,19 lần) do mở rộng quy mô kinh doanh. Với tính chất là một công ty thương mại cho nên lượng tài sản lưu động là rất lớn chiếm khoảng 78,6% năm 2005 và xấp xỉ 81% và năm 2006 trong tổng tài sản và xấp xỉ 81,9% vào năm 2007. Lượng tài sản tồn kho ngày càng giảm chiếm xấp xỉ 16,2% năm 2005, 11,3% vào năm 2006, 8,7% vào 2007 so với tổng tài sản lưu động. Do hoạt động kinh doanh hiệu quả cho nên khách hàng tin tưởng đặt mua hàng với khối lượng lớn, giảm lượng hàng tồn kho. Thứ hai là lập kế hoạch tiêu thụ chính xác, giảm lượng vốn ứ đọng để dự trữ hàng hoá. Cung cấp khoản tín dụng cho khách hàng ở mức cao xấp xỉ 18,8% năm 2005, xấp xỉ 24,2% năm 2006 và xấp xỉ 18,7% năm 2007 so với tổng tài sản lưu động 2.1.3.2 Tiềm lực vể nhân lực Mỗi bộ phận, mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công công việc cụ thể. Nhân viên của công ty chủ yếu là các thạc sỹ kỹ sư, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty lên đến 150 người.. Về chất lượng lao động: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 90% chủ yếu thuộc bộ phận quản lý. Công nhân kỹ thuật chiếm 7% gồm thợ sửa chữa, bảo hành thuộc phòng kỹ thuật, các kho, các của hàng. Công nhân khác chiếm 3% gồm công nhân giao nhận, bảo vệ, bốc xếp Lương bình quân 1,5 triệu/ 1tháng. Ngoài ra còn thưởng theo doanh thu, và các khuyến khích khác. Việc xét thưởng căn cứ vào thành tích cá nhân, tập thể trong việc thực hiện tiết kiệm, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, về phương pháp tổ chức kinh doanh, tìm kiếm được khách hàng mới, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, có thành tích chống tiêu cực lãng phí. Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên, tiếp thu các công nghệ mới, thông tin mới, xu hướng mới... 2.1.3.3 Tiềm lực vô hình khác: Môi trường làm việc trong công ty rất thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty. Nhưng không vì thế mà làm mất đi tính kỷ luật và các nội quy khác mà ban lãnh đạo công ty đã đặt ra. Mặc dù đã giành được chỗ đứng trên thị trường, sự tin cậy của khách hàng nhưng công ty vẫn không ngừng khẳng định thương hiệu, chỗ đứng trên thị trường, có những chính sách marketing hợp lý để quảng bá hình ảnh của mình trên thị trường, nhằm thu hút khách hàng. Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế. Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệ mới… 2.2 Khái quát về thị trường kinh doanh của công ty 2.2.1 Sản phẩm và dịch vụ kinh doanh Kinh tế xã hội Việt Nam ngày càng phát triển, công nghiệp hoá hiện đại hoá, chuyên môn hoá. Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại chất lượng cao, giá cả phải chăng, có nhu cầu được quan tâm, chăm sóc bằng những dịch vụ hữu ích để phục vụ công việc của mình nhanh hơn, hiệu quả hơn. Cho nên có thể nói sản phẩm kinh doanh của công ty đang là sản phẩm được mọi người chú ý. Là nhà phân phối chính thức nhãn hiệu Fujixerox hàng đầu tại Việt Nam, công ty cung cấp các sản phẩm thiết bị máy văn phòng như máy fotocopy, máy fax, máy in,… mới 100%, nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, phụ tùng tiêu hao, thay thế, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì theo đúng tiêu chuẩn toàn cầu. Công ty còn vận chuyển, lắp đặt miễn phí tại địa bàn Hà Nội, hướng dẫn sử dụng và bảo quản thiết bị thành thạo.Khách hàng có thể thanh toán bằng séc, chuyển khoản hoặc tiền mặt với tỷ giá được tính theo giá bán ra của Ngân hàng Ngoại Thương tại thời điểm thanh toán. Công ty còn có đội ngũ nhân viên, kỹ thuật chuyên nghiệp tận tình luôn luôn sãn sàng phục vụ khách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết Công ty TNHH Tân Hồng Hà là một doanh nghiệp thương mại. Các sản phẩm thiết bị văn phòng không phải do công ty sản xuất ra, mà công ty là đại lý tại Việt Nam của một số hãng nổi tiếng nước ngoài. Các hãng này cung cấp sản phẩm cho công ty đồng thời hướng dẫn cán bộ kỹ thuật của công ty tiến hàng lắp đặt, bảo hành sửa chữa…Nếu có những tình huống mà đội ngũ kỹ thuật của công ty không có giải pháp, công ty có thể gọi điện sang phía đối tác, yêu cầu hướng dẫn, giúp đỡ. Các hãng có thể gửi chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam hoặc công ty cử nhân viên sang nước ngoài học hỏi kinh nghiệm. Cho nên chất lượng sản phẩm và dịch vụ luôn chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn quốc tế…ngày càng thu hút sự chú ý, gây dựng được niềm tin của khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp và nhiều cơ quan đầu ngành của chính phủ như Bộ Giáo dục - đào tạo, Bộ Tư pháp,… hay những đơn vị mà ở đó hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên đã nâng lên rất nhiều nhờ được trang bị các hệ thống máy móc thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến, đạt tiêu chuẩn quốc tế do Tân Hồng Hà cung cấp, 2.2.2 Khách hàng Khách hàng của công ty có thể phân thành 3 nhóm: Khách hàng tổ chức là các doanh nghiệp, các trường đại học, các bộ, các ngành có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng có nhu cầu sử dụng thiết bị văn phòng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Đây là đối tượng khách hàng công ty có kinh nghiệm phục vụ, có quan hệ chặt chẽ, chiếm phần lớn doanh thu của công ty. Số lần mua không nhiều nhưng số lượng lớn. Ngoài ra còn có các công ty thương mại, các đại lý. Đặc điểm của đối tượng khách hàng này là mua để bán lại. Họ chủ yếu là ở xa trung tâm như Thái Nguyên, Thanh Hoá, Tuyên Quang...cung cấp các thiết bị văn phòng, đồng thời cung cấp các dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng. Đối tượng khách hàng này số lần mua không nhiều, nhưng khối lượng mua là lớn nhất. Khách hàng cá nhân: mua với số lượng ít, phục vụ gia đình, hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ của mình. Số lượng khách hàng cá nhân của công ty tương đối nhiều. Theo số liệu của phòng kế hoạch thì lượng khách hàng chiếm doanh thu lớn nhất của công ty là các doanh nghiệp thương mại, chiếm doanh số bán 51%. Tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các tỉnh thành lân cận như Bắc Ninh, Nam Định, Hải Phòng.... 2.2.3 Đối thủ cạnh tranh Với dung lượng thị trường nhỏ, nhưng đang phát triển với tốc độ cao, thị trường này hiện đang thu hút rất nhiều công ty, tạo ra sức ép thị trường ngày càng lớn. Đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty TNHH vừa và nhỏ mới thành lập, vốn đầu tư khá lớn, trang thiết bị hiện đại...Ngoài ra còn là các đại lý, trung gian, phân phối của các hãng nổi tiếng trong nước và trên thế giới. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Một số đối thủ cạnh tranh chính trên địa bàn Hà Nội: Các website mua sắm máy văn phòng trực tuyến. Ưu điểm: Tạo điều kiện mua hàng thuận lợi cho khách hàng Khách hàng có khả năng so sánh mẫu mã, thông số kỹ thuật, giá cả, của nhiều doanh nghiệp, nhiều hãng Tiết kiệm thời gian Thanh toán đơn giản, nhanh chóng Nhược điểm: Hiện tại ở Việt Nam, hình thức thương mại điện tử vẫn chưa thực sự phát triển đúng với tiềm năng của nó. Và các trang web bán hàng điện tử vẫn chưa thu hút được nhiều người tham gia. Người dân Việt Nam còn nghèo, nên không phải ai cũng được trang bị một máy tính cá nhân, có nối mạng. Hơn nữa, tâm lý chưa tin tưởng thực sự đối với chất lượng hàng hoá bán qua mạng. Thông thường thì người ta sẽ nghiên cứu thông tin sản phẩm, nhà cung cấp trên mạng, sau đó sẽ trực tiếp đến nơi bán để được tiếp xúc với sản phẩm. Công ty TNHH Toàn lực, công ty văn phòng phẩm Viễn Đông: Cung cấp giấy photo, giấy in, máy huỷ tài liệu hay mực in... Đây không phải là các doanh nghiệp đáng lo ngại. Bởi vì các công ty này không coi thiết bị văn phòng hiện đại cao cấp là mặt hàng kinh doanh chủ lực. Đối tượng phục vụ chính là học sinh, sinh viên với các sản phẩm là dụng cụ học tập, sách vở...Khi mua các thiết bị văn phòng giá trị cao, khách hàng thường hướng đến các nhà chuyên cung cấp sản phẩm đó, kèm theo các dịch vụ bảo hành sửa chữa với cảm giác yên tâm hơn, tin tưởng hơn về sự chuyên nghiệp Công ty cổ phần phân phối Thiết bị văn phòng FINTEC Công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC được hãng Canon bổ nhiệm trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam về các sản phẩm Máy in Laser, máy in phun màu, máy quét, Camera giám sát... Kể từ khi thành lập công ty mới quan tâm đến lĩnh vực Phân phối các sản phẩm về Thiết bị văn phòng. Ưu thế của các công ty này là không phải qua nhiều trung gian nên giá thành rẻ. Nhưng nhược điểm là chỉ phân phối sản phẩm của hãng. Kết luận: Thị trường buôn bán Thiết bị văn phòng là một thị trường nhỏ nhưng rất tiềm năng, tốc độ phát triển cao thu hút ngày càng nhiểu doanh nghiệp tham gia, tạo nên sức ép thị trường ngày càng lớn. Các công ty này do có tiềm lực về tài chính nên trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế, đào tạo đội ngũ cán bộ , kỹ thuật viên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao năng động, Hơn nữa các công ty này ra sau, cho nên học hỏi được kinh nghiệm của các công ty đi trước, tiết kiệm thời gian, chi phí…Các cơ hội ngày càng bị thu hẹp, trong đó thách thức ngày càng tăng, đòi hỏi công ty không ngừng cải tiến, tìm tòi, không ngừng đổi mới. Bên cạnh đó, phải tìm kiếm các phương pháp gây dựng và giữ vững niềm tin của khách hàng. Các công ty ra sau mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng dịch vụ sau bán hàng thực sự chưa quan tâm nhiều, chưa đầu tư đúng mức, không có điểm nổi bật, sáng tạo. Cho nên công ty có thể lợi dụng điểm này để có sự đầu tư phù hợp. Ngoài cạnh tranh về giá, chất lượng, các công ty còn có thể cạnh tranh về dịch vụ. Cạnh tranh về dịch vụ có thể là khả quan nhất vì các công ty có thể phát huy năng lực sáng tạo của mình, tạo được sự khác biệt vơi đối thủ cạnh tranh, thu hút khách hàng. Công ty nên có sự đầu tư hợp lý vào lĩnh vực dịch vụ bán hàng. Lĩnh vực này hiện nay còn bỏ ngỏ và các công ty vẫn chưa đặc biệt chú ý. Công ty có thể lợi dụng điểm này làm điểm nhấn của công ty mình. 2.3 Thực trạng về nghiệp vụ tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách là một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Ðây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế. nghiệp vụ giao dịch. Theo trình tự các bước nghiệp vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước. Tuy nhiên do đặc điểm của loại hình hàng hóa nhập khẩu và đặc điểm kinh doanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép nhập khẩu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm. Thêm vào đó với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đơn vị đặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận. Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở THH chỉ bao gồm các bước sau: 2.3.1 Mở L/C Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về hợp đồng nhập khẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận. Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngân hàng được người bán chấp nhận. THH thường mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),… Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Thường thì các ngân hàng đã có mẫu in sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, cho nên công ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu. Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ. Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của công ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có). Để có thể sửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận cụ thể với người xuất khẩu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thể với nhau. Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với hợp đồng.Các điều kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công ty không nhận được hàng hoá kịp thời. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêu cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiểm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty. Trình tự tu chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C. Sau khi sửa đổi, cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổi mới có tác dụng. Lúc này văn bản sửa đổi hay bổ sung sẽ trở thành phần không thể tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ. Chi phí sửa chữa L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có khi không phải ký quỹ. Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đối với ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nên bên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằng đường biển do thiên tai, cướp biển…Việc mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu giúp công ty chuyển giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiểm không cao, mà công ty có thể được an tâm khi hàng hoá xảy ra tổn thất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng. Giữa công ty bảo hiểm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công ty thường lựa chọn các công ty bảo hiểm uy tín của Việt Nam như Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt. Vì công ty ý thức được rằng, mua bảo hiểm trong nước có lợi hơn so với bảo hiểm nước ngoài, nhanh chóng nhận được tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh hơn. Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán để đề nghị họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, các thông số của tàu (kích thước hầm tàu)…để đối chiếu với điều khoản thuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định trong hợp đồng hay không và căn cứ để mua bảo hiểm hàng hoá. Sau khi lựa chọn hãng bảo hiểm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiểm C. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện C (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Do rủi ro có thể xảy ra trên quãng đường vận chuyển không lớn lắm như không thường xuyên có bão, cướp biển,… lựa chọn hãng tàu uy tín để chuyên chở nên công ty hoàn toàn yên tâm lựa chọn điều kiện bảo hiểm tối thiểu. Thường thì công ty mua bảo hiểm theo chuyến, khi đã biết thông tin chi tiết về con tàu, lô hàng hoá nhập khẩu công ty lập “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty và hãng bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm. Khi nhận được đơn bảo hiểm gốc và hoá đơn chi phí bảo hiểm, công ty tiến hành thanh toán ngay vì đơn bảo hiểm chỉ có giá trị khi phí bảo hiểm đã được thanh toán. Đơn bảo hiểm là cơ sở để công ty khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra, cho nên công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác. 2.3.3 Làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu của công ty Tân Hồng Hà khá đơn giản. Hàng hoá của công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR cho nên người bán nước ngoài sẽ tiến hành thuê tàu. Tiếp theo, bên bán sẽ fax chứng từ giao hàng cho công ty và gửi tiếp một bộ chứng từ gốc theo đường chuyển phát nhanh về Việt Nam cho công ty để công ty làm thủ tục nhận hàng. Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi từ phía người bán nước ngoài về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhập khẩu đó. Phòng Tài vụ tiến hành làm thủ tục để ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tập hợp bộ chứng từ nộp cho bộ phận hải quan. Thường thì nhân viên này sẽ kê khai đầy đủ nội dung của tờ khai và tự tính thuế. Sau khi lập bộ hồ sơ đầy đủ, nhân viên này sẽ nộp cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan kiểm tra lại số thuế doanh nghiệp tự tính và xác nhận hàng hoá miễn kiểm tra thực tế, được thông quan. Sau đó nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước. Đối với những lô hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty có thể bàn giao bộ hồ sơ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tự làm thủ tục hải quan. Vì công việc thông quan hàng hoá khá đơn giản, cho nên thường công ty tự tiến hành và nhận thông quan luôn cho lô hàng nhập khẩu uỷ thác. Hiện nay có một số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hoá nhập khẩu. Công ty cũng có thể ký hợp đồng với các đại lý này trong thời gian dài. Các đại lý này sẽ đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất cả các lô hàng nhập khẩu của công ty trong thời gian đó. Như vậy, công ty sẽ tiếp kiệm được thời gian, chi phí nhân lực. 2.3.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá: Có thể nói trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty Tân Hồng Hà thì khâu giao nhận và kiểm tra hàng hoá là khâu khó nhất, nhiều công việc phức tạp nhât. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cổ phần Kho vận và dịch vụ thương mại Hải phòng 1 - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty đi nhận hàng. Công ty và doanh nghiệp kinh doanh giao nhận sẽ ký một hợp đồng trong đó thoả thuận công ty sẽ thanh toán phí giao nhận và tiếp nhận cho doanh nghiệp này. Các doanh nghiệp này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, và đỡ tốn kém thời gian, chi phí của công ty hơn so với tự thực hiện công việc giao nhận. Doanh nghiệp này sẽ mời các tổ chức chuyên môn giám định như Vinacontrol đảm nhận việc kiểm tra hàng hoá cần thiết. Nếu lô hàng có sai sót hoặc thiếu hụt, các công ty giám định sẽ lập biên bản cần thiết để khiếu nại các bên liên quan. Sau khi thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho cho doanh nghiệp dịch vụ để doanh nghiệp này nhận hàng từ cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ này bao gồm : Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng Tờ khai hải quan Hợp đồng nhập khẩu Bộ chứng từ hàng nhập khẩu (01 vận đơn gốc hoặc giấy bảo lãnh nhận hàng của ngân hàng) Doanh nghiệp này sẽ tiên hành vận chuyển lô hàng này về kho của công ty ở Xuân Đỉnh hoặc Hưng Yên. Công ty chỉ việc chuẩn bị kho để nhận hàng và làm thủ tục lưu kho lô hàng đó. Sau một ngày tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải sẽ giao lại toàn bộ các chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà có thể giải quyết nốt các thủ tục còn lại. Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, sau khi làm thủ tục hải quan, công ty sẽ bàn giao bộ chứng từ cho đơn vị đặt hàng trong nước để đơn vị này tiến hàng nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu của công ty đối với lô hàng nhập khẩu. Việc bàn giao này càng nhanh càng tiết kiệm được chi phí gửi hàng ở cảng. Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lô hàng đó nếu hàng đã về cảng mà đơn vị đặt hàng trong nước chưa cử người tới nhận và chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ do đơn vị đặt hàng gánh chịu. Ngoài ra, do trễ thời gian nhận hàng, công ty còn phạt đơn vị đặt hàng trong nước một khoản tiền vi phạm hợp đồng, và khoản tiền này thường chiếm 15% giá trị hợp đồng. Trong hợp đồng cũng có quy định là nếu đến thời gian giao hàng mà THH vẫn chưa có hàng để giao thì THH cũng phải chịu phạt tương tự. 2.3.5 Thanh toán: Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành một số tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi của mình để tiến hành ký quỹ mở L/C và thường thì số tiền này lớn hơn số tiền phải ký quĩ. Để có thể yêu cầu ngân hàng được ký quỹ với mức thấp, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn trong tương lai thì công ty đang tạo dựng uy tín đối với ngân hàng là cố gắng thanh toán L/C khi đến hạn. Khi trên tài khoản đã đủ số tiền ký quỹ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ để thanh toán. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện. Còn nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, thì công ty có thường giải quyết bằng hai cách sau: Đó là mua ngoại tệ để ký quĩ hoặc vay ngoại tệ để ký quĩ. Sau khi người bán tiến hành giao hàng, sẽ lập một bộ chứng từ thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi trên thư tín dụng. Ngân hàng chỉ đồng ý giao chứng từ khi công ty thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). Công ty kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ về số lượng và nội dung của bộ chứng từ đã hợp với quy định hay chưa. Nếu kiểm tra thấy bộ chứng từ đã hoàn hảo và công ty đã nộp đủ 100% trị giá L/C thì ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành ký hậu bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng. Đối với lô hàng nhập khẩu trực tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với toàn bộ trị giá hợp đồng trên tài khoản của mình để thanh toán. Đối vơi lô hàng nhập khẩu uỷ thác, thì đơn vị đặt hàng trong nước sẽ ứng trước một số tiền nhất định, số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt cho THH trong thời hạn tối đa 120 ngày kể từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng. 2.3.6 Khiếu nại và xử lý vi phạm hợp đồng Thường trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu thấy hàng hoá có dấu hiệu bị tổn thất, công ty hoặc các doanh nghiệp thay mặt công ty để nhận hàng sẽ mời công ty giám định, để có thể khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm. Khi phát hiện hàng bị đổ vỡ hoặc hư hỏng công ty lập biên bản hàng đổ vỡ. Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Còn khi công ty thấy nghi ngờ hàng tổn thất, mất mát lập thư dự kháng. Nếu nhận thấy đối tượng khiếu nại là người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán. Khi phát hiện hàng hoá tổn thất thuộc trách nhiệm của người bảo hiểm, thì công ty lập tức thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra. Mời cơ quan giám định theo thoả thuận trong hợp đồng tiến hành giám định tổn thất và lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định tại hợp đồng bảo hiểm hoặc quy định tại đơn bảo hiểm. Còn nếu hàng hoá tổn thất trên quãng đường vận chuyển, nghĩa là vận đơn cấp là vận đơn hoàn hảo nhưng khi giao hàng tại cảng lại thiếu hụt, sai quy cách phẩm chất, bao bì bẹp hay thấm nước…lúc này người chuyên chở hoàn toàn phải chịu trách nhiệm. Công ty lập bộ hồ sơ khiếu nại người c._.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doc11066.doc
Tài liệu liên quan