Báo cáo Tổng hợp về thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ nk hàng hoá tại Công ty xnk công nghệ mới

nh có hàm lượng khoa hộc công nghệ cao, giá tri gia tăng cao. Muốn đạt được mục tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá, phải phát triển công nghiệp, nhưng quan trọng hơn là phải đổi mới và phát triển công nghệ trong toàn bộ nền kinh tế, phải sử dụng có hiệu quả những thành tựu khoa học, công nghệ của thế giới. Đối với nước ta, là nước đi sau về phát triển kinh tế, muốn công nghiệp hoá, hiện đại hoá phải đi tắt, đón đầu chỉ có thế mới có thể rút ngắn được khoảng cách và tiến tới đuổi kịp các nước phát triển. Để thực hiện mục tiêu tổng quát của chiến lược ổn định kinh tế và phát triển kinh tế xã hội, tạo điều kiện cho đất nước phát triển nhanh hơn vào đầu thế kỷ XXI thì nhập khẩu giữ vị trí trọng yếu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến đời sống trong nước. Nhập khẩu tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiên đại hoá đất nước, bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo cân đối và ổn định góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân có vai trò tích cực trong việc thúc đẩy xuất khẩu. Trong quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được nó cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản lý. Tuy nhiên trong thực tế hạch toán nhập khẩu hàng hoá còn tồn tại nhiều vấn đề cần đòi hỏi phải có sự quan tâm, nghiên cứu nhằm đưa ra một phương pháp thống nhất trong hạch toán kế toán nhập khẩu. Trước tầm quan trọng trên em đã chọn đề tài: Thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ NK hàng hoá tại công ty XNK công nghệ mới để nghiên cứu và vận dụng xem những cơ sở lý thuyết đã được học với thực tế có đặc điểm gì giống và khác nhau. Báo cáo thực tập được chia làm 3 phần. Phần 1. Công ty XNK công nghệ mới NACENIMEX. Phần 2. Thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ NK hàng hoá tại công ty XNK công nghệ mới. Phần 3. Những vấn đề còn tồn tại và kiến nghị xử lý. Phần 1. Công ty XNK công nghệ mới(Nacenimex). Giới thiệu chung Công ty XNK công nghệ mới được thành lập vào ngày 20/6/1997 theo quyết định số783/QD-TCCBKH của Bộ trưởng bộ khoa học, công nghệ và môi trường sau khi bãi bỏ Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty XNK công nghệ mới, ban hành theo quyết định số 100-92QD/VCN ngày 29/8/1992 của Viện trưởng Viện Nghiên cứu Công nghệ Quốc gia. Công ty XNK công nghệ mới là doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền VN và ngoại tệ tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch mang tên: công ty XNK công nghệ mới. Công ty XNK công nghệ mới có tên giao dịch đối ngoại là: Nacenimex. Trụ sở chính: 25 Lê Thánh Tông- Hà Nội. Trụ sở giao dịch: 126 Lò Đúc- Hà Nội. Địa chỉ điện tín : Nacenimex. Điện thoại giao dịch : 8 264187. FAX: 8 260181. Mã số TK tại Ngân hàng NTVN : 0011000095526. Mã số thuế: 0111000264-1 . Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, xuất nhập khẩu, công ty chịu teách nhiệm vật chất về những cam kết của mình. Các cơ quan quản lý nhà nước không chịu trách nhiệm vạt chất về những cam kết của công ty và ngược lại công ty không chịu trách nhiệm vật chất về những cam kết của các cơ quan này. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, XNK trên cơ sở tuân thủ các chính sách, pháp luật Việt Nam và các quy định có liên quan của luật pháp quốc tế. II. Mục đích phạm vi kinh doanh của công ty. Mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất, kinh doanh, XNK, dịch vụ và hoạt động hợp tác- đầu tư- liên doanh với nước ngoàI mà thúc đẩy và hỗ trợ các hoạt động nghiên cứ khoa học, công nghệ, đưa ra các công nghệ mới vào lĩnh vực sản xuất, an ninh, quốc phòng, đổi mới thiết bị cônh nghệ, góp phần phát triển kinh tế và khoa học của đất nước. Phạm vi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, XNK của công ty:thực hiện các hoạt động kinh doanh thương mại trong lĩnh vực khoa học- kỹ thuật và công nghệ nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất, an ninh, quốc phòng bao gồm: Nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ, vật tư phục vụ cho nghiên cứu, sản xuất và bảo vệ môi trường cho các nghành kinh tế kỹ thuật có liên quan. XNK phương tiện vân tải, phương tiện đi lại và phụ tùng thay thế. XNK thiết bị văn phòng, vật liệu xây dựng, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng may mặc, thủ công mỹ nghệ, hàng gia công cho người nước ngoài. Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch hợp tác khoa học, công nghệ với nước ngoài mà Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường giao cho công ty. Thực hiện các đề án, hệ thống mạng truyền dữ liệu, âm thanh, hình ảnh, các hệ thống thu, phát truyền hình kỹ thuật số. Thực hiện các hệ thống quản lý thông tin mạng máy tính, hệ thống giám sát, kiểm tra và điều khiển tự động, điện tử, cơ khí. Thực hiện các dịch vụ khoa học và công nghệ. Tư vấn chuyển giao công nghệ vào Việt Nam. Hoạt động đại lý môi giới bảo hành, giới thiệu sản phẩm các sản phẩm công nghệ cao. II. Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng của các phòng, ban. Cơ cấu tổ chức. Sơ đồ tổ chức của công ty. Bộ khoa học công nghệ và môi trường. Công ty XNK công nghệ mới NECENIMEX. Chi nhánh Chi nhánh Trung tâm Trung tâm Xưởng xe Cửa hàng NACENIMEX NACENIMEX ứng dụng CNTT và điều Mercedes TBCN và SP tại TP HCM. tại Phú Thọ. CN điện tử,VT. khiển tự động. Benz. dệt may. Công ty điều hành hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu công ty là Giám đốc công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty, tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo Luật doanh nghiệp Nhà nước và theo điều lệ của công ty và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường cà pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty. Giám đốc công ty có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước. Giúp việc cho Giám đốc công ty có một số Phó Giám đốc công ty và một Kế toán trưởng do Giám đốc công ty đề nghị Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường xem xét bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Các Phó Giám đốc có trách nhiệm giúp Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. Kế toán trưởng giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của công ty, có các quyền hạn theo quy định của pháp luật. Giám đốc, Phó Giám đốccác chi nhánh công ty, các trung tâm, trưởng phòng, phó trưởng phòng các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh khác trực thuộc công ty do Giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Thủ trưởng của các đơn vị trực thuộc công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tổ chức và hoạt động của đơn vị được phân công phụ trách. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: Các phòng chức năng: Phòng thông tin tổng hợp. Phòng kế toán. Phòng XNK. Phòng Tư vấn- Dự án. Phòng bán hàng xe Mercedes-Benz. Các đơn vị trực thuộc: Chi nhánh Công ty XNK Công nghệ mới tại Thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh Công ty XNK Công nghệ mới tại Tỉnh Phú Thọ. Trung tâm ứng dụng công nghệ điện tử- viễn thông. Trung tâm Công nghệ thông tin và Điều khiển tự động. Xưởng Mercedes-Benz. Cửa hàng thiết bị công nghệ và sản phẩm dệt may. Những đơn vị trên (trừ hai chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và Phú Thọ)thì những đơn vị còn lại không có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc, có con dấu theo quy định của pháp luật, hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo, giám sát của Giám đốc Công ty, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật. được triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế trong phạm vi được Giám đốc công ty uỷ quyền. Công ty chịu trách nhiêm cuối cùng về các nghĩa vụ tài chính phát sinh do sự cam kết của các đơn vị trên xuất phát từ nhiệm vụ, quyền hạn được Giám đốc công ty giao. Hai chi nhánh hoạt động độc lập mặc dù trên danh nghĩa thuộc công ty, đến cuối năm mới tập hợp số liệu về công ty để làm báo cáo lên Bộ Khoa học Công nghệ Môi trường. Công ty tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, sử dụng cộng tác viên, cho thôi việc theo quy định của pháp luật và sự phân cấp của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Các chế độ lao động và tiền lương, chi phí xã hội của công ty được thực hiện theo quy định của Nhà nước áp dụng cho các đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban. Chức năng của các phòng. Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc trong việc tổ chức và thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, XNH, dịch vụ, các hoạt động đầu tư, liên doanh với nước ngoài theo điềug lệ tổ chức và hoạt động cuă công ty do Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành . Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực hoạt động, các nghiệp vụ chuyên môn, các công tác quản lý được phân công chuyên trách. Tổ chức thực hiện, quản lý , giảm sát, kiẻm tra cá hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, công tác quản lý thuộc phạm vi ddwowcj phân công chuyên trách khi đã được Giám đốc phê duyệtvà các mặt công tác khác( như quản lý lao động, tài liệu, tài sản, máy móc thiết bị…). Nhiệm vụ của các phòng. Nhiệm vụ của phòng XNK: Tham mưu cho Giám đốc xây dung và tổ chức thực hiện kế hoạch năm kinh doanh, dịch vụ, XNK nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường và muạc tiêu phát triển của công ty. chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc tổ chức, thực hiện, quản lý xuất nhập khẩu của toàn công ty. Tìm kiếm thị trường, khách hàng trong và ngoàI nước. Xây dung mối quan hệ lâu dảitên tinh thần hai bên cùng có lợi để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Nghiên cứu thu thập các thông tin thương mại, thị trường, hàng hoá, giá cả và chính sách XNK, chế độ thuế, thủ tục hải quan trên một số mặt hàng trong phạm vi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, XNK của công ty. Lập phương án kinh doanh và tính khả thi của phương án đó trình Giám đốc và tổ chức thực hiện khi Giám đốc phê duyệt. Khuyếch chương hoạt động kinh doanh của công ty thuộc phạm vi kinh doanh của phòng. Soạn thảo các công văn, hợp đồng tài liệu có liên quan đến XNK đúng nghiệp vụ, đúng pháp luật để trình Giám đốc ký. Thực hiện đúng theo quy chế hoạt động XNK số: 4296/TC-XNKCNM ngày20/12/1996 của công ty ban hành. Thường xuyên theo dõi và giải quyết những vướng mắc của những hợp đồng đã ký kết. Đôn đốc việt thực hiện những nghĩa vụ thuế XNK đúng thời hạn. Chủ trì, kết hợp với phòng trong Công ty tổ chức thực hiện hợp đồng XNK đã được ký kết, thanh lý các hợp đồng ủy thác xuất, nhập khẩu với khách hàng ủy thác. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hoạt động XNK của các đơn vị trực thuộc Công ty. Chấp hành chế độ báo cáo theo quy định của Công ty và theo yêu cầu của cơ quan chức năng có liên quan. Quản lý các tài liệu, công văn, hợp đồng có liên quan đến XNK và các thiết bị máy móc, vật tư văn phòng được Công ty trang bị. Chấp hành các quy định khác của Công ty ( như sử dụng thời gian lao động, điện thoại, INTERNET, ôtô, vệ sinh nơi làm việc...) Nhiệm vụ của phòng dự án - Tham mưu cho Giám đốc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nắm các dự án đấu thầu nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêu phát triển của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về việc tổ chức, thực hiện, quản lý các dự án đấu thầu toàn Công ty. - Tìm kiếm các dự án đấu thầu trong nước, xây dựng mối quan hệ hợp tác với các đối tác có trình độ chuyên môn cao về thương mại -kỹ thuật- công nghệ để cùng tham gia đấu thầu. Khuyến chương hoạt động của Công ty trên thị trường thuộc phạm vi của phòng. - Thu thập thông tin thương mại, kỹ thuật, công nghệ để có thể tham gia vào các dự án đấu thầu trong nước và quốc tế.' -Chuẩn bị đầy đủ thủ tục và hồ sơ pháp lý của Công ty khi tham gia đấu thầu. - Tham gia trực tiếp đấu thầu - Xây dựng hợp đồng thương mại - kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, các công văn và tài liệu có liên quan của nhà thầu (trong trường hợp thắng thầu) - Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng, các đơn vị thành viên hoặc các đối tác của Công ty tổ chức thực hiện hợp đồng thắng thầu và khai thác thông tin thương mại. Hoàn chỉnh hồ sơ thi công, nghiệm thu, bàn giao công trình cũng như những chứng từ kế toán, chi phí thi công dự án. - Chủ trì, phối hợp các phòng chức năng của Công ty làm tốt công tác bảo hành, bảo dưỡng thiết bị, duy trì và mở rộng quan hệ khách hàng. - Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hoạt động dự án đấu thầu của các đơn vị trực thuộc Công ty. - Chấp hành chế độ báo cáo của Công ty và theo yêu cầu của các cơ quan chức năng. - Quản lý tài liệu, công văn, hồ sơ đấu thầu và các thiết bị máy móc, vật tư, văn phòng được Công ty trang bị. - Chấp hành các quy định khác của Công ty ( như sử dụng thời gian lao động, điện thoại, mạng INTERNET, ô tô, vệ sinh nơi làm việc...) Nhiệm vụ của phòng kế toán. Công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập. Theo quy định của Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường công ty được quyền tự chủ về tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước. Vì thế phòng kế toán tài chính của công ty có nhiệm vụ: - Tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với tư cách là đơn vị hạch toán độc lập. - Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh đầy đủ, chính xác toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh tài chính của Công ty. - Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sản, qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. - Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí có lãi trong kinh doanh. - Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của hoạt động tài chính của Công ty. - Quản lý chặt chẽ Quỹ tiền mặt theo quy định của Nhà nước và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước. - Tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán, kiểm soát. - Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp với người lao động. - Việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tài chính, các định mức về chi phí lưu thông, chỉ tiêu hành chính, các định mức chi tiêu... - Việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ tiêu chuẩn, kỷ luật tài chính của Nhà nước, chế độ quản lý, thanh toán tiền mặt, ngoại tệ vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Việc chấp hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá tài sản theo đúng chủ trương và chế độ Nhà nước. - Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác ở Công ty cũng như các đơn vị thành viên trực thuộc. - Theo dõi, giám sát, kiểm tra hiệu quả sử dụng bảo toàn và phát triển vốn góp của Công ty trong các đơn vị liên doanh, liên kết, thu lợi nhuận từ phần góp của Công ty ở các đơn vị này. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật. -Luôn tạo điềukiện thuận lợi và chịu sự kiểm tra của các đại diện chủ sở hữu, tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kê toán Nhà nước và các quy định của Bộ KH, CN&MT và các Cơ quan Nhà nước về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận và cá nhân có liên quan đến Công ty. - Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên. - Chấp hành chế độ báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo quyết toán của Công ty, báo cáo đột xuất chuyên ngành tài chính kế toán hoặc theo yêu cầu của cấp trên và các cơ quan chức năng Nhà nước, cũng như báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Công ty mỗi năm 1 lần vào quý I năm sau nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, những nơi làm ăn không có hiệu quả để có biện pháp khắc phục đảm bảo kết quả và doanh lợi của Công ty ngày càng tăng. - Thông qua công tác tài chính - kế toán kết hợp với các phòng chức năng xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh- tài chính năm, kế hoạch huy động vốn và các phương án sản xuất kinh doanh, cải tiến quản lý kinh doanh ở Công ty nhằm khai thác những tiềm năng, tiết kiệm nâng cao hiệu quả đồng vốn để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, XNK, dịch vụ, các dự án liên doanh, liên kết - áp dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại vào công tác kế toán. - Quản lý và lưu trữ các tài liệu, công văn, hợp đồng và sổ sách chứng từ nghiệp vụ kế toán theo quy định của pháp luật và các thiết bị máy móc, vật tư văn phòng được Công ty trang bị. - Chấp hành các quy định khác của Công ty ( như sử dụng thời gian lao động, điện thoại, mạng INTERNET. ô tô, vệ sinh nơi làm việc...). Phòng Kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên: Kế toán trưởng, Kế toán phó kiêm kiểm soát nội bộ, thủ quỹ, kế toán nghiệp vụ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng. Kế toán phó Thủ quỹ Kế toán kiêm KSNB. nghiệp vụ. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức hạch toán của công ty. Là người trực tiếp thông tin báo cáo kế toán lên giám đốc, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số và số liệu báo cáo giúp giám đốc lập phương án tự chủ tài chính. Kế toán phó kiêm kiểm soát nội bộ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản và định kỳ cuối tháng, quý, năm lập các báo biểu kế toán, báo cáo quyết toán, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh. Thủ quỹ quản lý giám sát lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. Kế toán nghiệp vụ tiến hành ghi sổ, thực hiện các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Để phục vụ tốt cho công tác kế toán, quản lý chặt chẽ và đưa các thông tin một cách nhanh chóng chính xác... công ty đã áp dụng kế toán máy CADS 2002 với chương trình kế toán doanh nghiệp đảm bảo phù hợp với công tác kế toán của công ty. Nhiệm vụ của phòng thông tin tổng hợp - Xây dựng tổ chức bộ máy của Công ty từ các phòng đến các đơn vị thành viên chi nhánh Công ty tại các tỉnh và Thành phố theo điều lệ hoạt động của Công ty. Quản lý hồ sơ biên chế, quỹ lương, đề nghị tuyển dụng, đề bạt, xếp lương, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, cử đi công tác nước ngoài, cử đại diện trong các đơn vị liên doanh, liên kết. Trên cơ sở hoạt động thực tiễn và tình hình cụ thể ở các đơn vị đề nghị lên Giám đốc phân cấp một số công tác tổ chức và quản lý cán bộ và các mặt quản lý khác đối với các đơn vị thành viên và các chi nhánh Công ty. - Chủ trì, cùng với các phòng có liên quan, làm việc với các cơ quan chức năng Nhà nước, Bộ quản lý và chính quyền địa phương về các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân của Công ty như đăng ký kinh doanh, ngành nghề, con dấu, thành lập các đơn vị trực thuộc... - Chủ trì, cùng với các phòng có liên quan, làm việc với các cơ quan chắc năng Nhà nước, Bộ chủ quản và Chính quyền địa phương về các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân của Công ty như đăng ký kinh doanh, ngành nghề, con dấu, thành lập các đơn vị trực thuộc... - Chủ trì, phối hợp với các phòng, đơn vị trong Công ty lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm. Đăng ký kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm với các cơ quan hữu quan theo quy định. Theo dõi, điều hoà, phối hợp tổng hợp kết quả thực hiện kịp thời, bổ sung, điều chỉnh và làm báo cáo thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm. - Giúp Giám đốc tổ chức và thực hiện điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, là đầu mối liên hệ, phối hợp với các đơn vị chức năng của Bộ KH, CN&MT và các tổ chức, đơn vị có liên quan nhằm thực hiện tốt các chủ trương, kế hoạch các công tác của Bộ, địa phương để đảm bảo hoạt động của Công ty đúng hướng và có hiệu quả. - Giúp Giám đốc theo dõi tình hình hoạt động của các phòng, đơn vị thành viên, chi nhánh các tỉnh, Thành phố, theo dõi đôn đốc các đơn vị này thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, tổng hợp, phân tích, đánh giá các báo cáo, đề nghị các đơn vị, giải quyết theo chức năng, nhệm vụ, trường hợp vượt quá chức năng, nhiệm vụ của phòng thì đề xuất Giám đốc để Giám đốc giao cho các đơn vị nghiên cứu thực hiện. - Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định chung của Nhà nước đối với các DNNN và các quyết định, chỉ thị của Giám đốc. - Theo dõi đoàn ra, đoàn vào, hướng dẫn các đơn vị về nghiệp vụ và nguyên tắc thực hiện. - Nắm tình hình, tâm tư nguyện vọng cảu đội ngũ cán bộ, CNV ở Công ty để kiến nghị những biện pháp thực hiện chính sách chế độ với cán bộ, lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo cán bộ. Đảm bảo thực hiện chế độ đối với người lao động theo quy định của Nhà nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... - Thực hiện công tác thông tin như thu nhập, lưu trữ, phổ biến các văn bản... về các chủ trương chính sách của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp. Khai thác và thực hiện công tác thông tin qua mạng thông tin INTERNET những nội dung đã được Giám đốc phê duyệt. - Chủ trì với các phòng liên quan làm các báo cáo đột xuất về tình hình chung của Công ty theo yêu cầu của Bộ chủ quản và các cơ quan chức năng Nhà nước. - Tổ chức thực hiện công tác văn phòng Công ty: văn thư, lưu trữ, in ấn, sao chụp tài liệu và các giấy tờ khác của Công ty theo quyết định số: 18-97/XNKCNM ngày 02/5/1997 về việc áp dụng hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp của Giám đốc Công ty. - Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thành viên và các chi nhánh. - Quản lý, điều phối sử dụng phương tiện hiện có của Công ty phục vụ chung cho hoạt đi lại vì mục đích kinh doanh của Công y. Mua sắm vật liệu, dụng cụ văn phòng phẩm, các tài sản khác. Quản lý tài sản, kho tàng, xe cộ của Công ty. Ban hành các quy định về sử dụng tài sản. Điện thoại, ôtô, mạng INTERNET... - Quản lý, phục vụ các hội nghị, các ngày lễ về mặt vật chất và văn hoá, tổ chức tiếp khách chung ở Công ty. - Quản lý các công tác khác như: quản lý lao động toàn Công ty, an toàn lao động, quản lý tài liệu, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh cơ quan, công tác báo chí, tập san kinh tế nghiệp vụ, quảng cáo, tài trợ v.v... - Giải quyết các công việc không thuộc đơn vị nào phụ trách và giải quyết một số công việc cụ thể khác theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc. III. Vốn và các vấn đề tài chính giá cả của công ty. Vốn của công ty bao gồm các nguồn vốn theo quy định của nhà nước và được phản ánh trong bảng cân đối tài sản của công ty. Các quỹ của công ty được thành lập và sử dụng theo đúng nguyên tắc chế độ nhà nước quy định. Công ty thực hiện chế độ quản lý tài chính theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước Lợi nhuận thuộc quyền sử dụng của công ty là phần còn lại của tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí, các khoản phân bổ vào các quỹ theo quy định của nhà nước và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định. Việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của công ty được tiến hành mỗi năm một lần. Năm kinh doanh của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 của mỗi năm dương lịch. Trị giá hàng XK được tính theo giá FOB, còn hàng NK được tính theo giá CIF, tính bằng đô la Mỹ (USD), các ngoại tệ khác được quy đổi ra đô la Mỹ theo tỷ giá do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mà hàng hoá được coi là xuất nhập khẩu (theo tỷ giá thực tế). Mặt hàng XNK được ghi theo danh mục hàng hoá XNK Việt Nam. Doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được áp dụng là Phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá hàng hoá, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho theo phương pháp FIFO. Phần 2. Thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX). I. Hình thức nhập khẩu hàng hoá của công ty chủ yếu bao gồm hai hình thức: - Nhập khẩu trực tiếp - Nhập khẩu uỷ thác Nhập khẩu trực tiếp là: Hình thức hoạt động mà các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu hàng hoá được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu hàng hoá. Trên cơ sở đó doanh nghiệp tự tiến hành tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá trực tiếp với nước ngoài. Chỉ có một số ít doanh nghiệp có khả năng tài chính, trình độ quản lý kinh doanh mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. Các doanh nghiệp này có thể trực tiếp ký các hợp đồng mua bán và thanh toán với nước ngoài. Nhập khẩu uỷ thác là: Hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài hoặc có thể chưa trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng làm hộ. Trong hình thức này thì doanh nghiệp giao uỷ thác nhập khẩu là doanh nghiệp được tính doanh số, doanh nghiệp nhận uỷ thác là công ty NACENIMEX chỉ đóng vai trò đại lý và được hưởng hoa hồng theo thông lệ đã thoả thuận. Tuy nhiên tổ chức hoạt động nhập khẩu trực tiếp có lợi hơn nhập khẩu uỷ thác vì trong trường hợp này công ty có đủ điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện chính xác kịp thời. Hơn nữa công ty không phụ thuộc vào doanh nghiệp khác, lợi nhuận giảm có điều kiện mở rộng quan hệ với nước ngoài. Song việc kinh doanh nhập khẩu theo hình thức nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp với mục đích chủ yếu là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Công ty XNK công nghệ mới (NACENIMEX) trong những năm đầu thành lập do mối quan hệ còn chưa mật thiết đối với các công ty nước ngoài cho nên việc nhập khẩu hàng hóa còn gặp nhiều khó khăn chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác. Nhưng trong những năm gần đây công ty đổi mới nội dung phương thức nguồn hàng, mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, củng cố và mở rộng thị trường, các mối quan hệ làm ăn trở nên mật thiết cho nên nhập khẩu trực tiếp đã trở thành hình thức chủ yếu của công ty. II. Phương thức thanh toán trong nhập khẩu hàng hoá của công ty: Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức nhận, trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa nhập khẩu và xuất khẩu. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức như phương thức chuyển tiền, ghi sổ, thư tín dụng... Mỗi phương thức có ưu nhược điểm riêng. Đối với công ty NACENIMEX thì sử dụng hai phương thức: - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức thanh toán qua thư tín dụng (L/C). a. Phương thức chuyển tiền: Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản nhất trong đó bên nhập khẩu (người trả tiền) yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu hoặc bằng điện hoặc bằng thư. Các bên tham gia phương thức này gồm có: - Người trả tiền (công ty NACENIMEX) là: người yêu cầu ngân hàng chuyển tiền ra nước ngoài. - Người hưởng lợi (người bán) là: người trả tiền chỉ định. - Ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng ở nước ngoài chuyển tiền. - Ngân hàng đại lý của ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng ở nước ngoài hưởng lợi. Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức này như sau: NH chuyển tiền NH đại lý (3) (2) (4) Người hưởng lợi Người chuyển tiền (1) Chú giải: (1) Giao dịch thương mại. (2) Người mua viết hoá đơn yêu cầu chuyển tiền ( bằng thư hoặc bằng điện ) cùng với uỷ nhiệm chi nếu có tài khoản mở ngân hàng. (3) Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng. (4) Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi Phương thức chuyển tiền được áp dụng để trả hàng nhập khẩu ở nước ngoài và các chi phí có liên quan đến nhập khẩu hàng hoá. Khi áp dụng phương pháp này, đối với công ty NACENIMEX kế toán trưởng làm 1 Đơn xin mua ngoại tệ, sau đó gửi đơn này lên Ngân hàng công thương hoặc ngân hàng Sài Gòn Thương tín (vì công ty có tài khoản ở hai ngân hàng này), khi được ngân hàng chấp thuận, kế toán trưởng làm 1 Lệnh chuyển tiền gửi lên ngân hàng, ngân hàng dựa theo lệnh chuyển tiền này chuyển tiền từ tài khoản của công ty tới ngân hàng của bên được hưởng . b. Phương thức thanh toán qua thư tín dụng: Phương thức thư tín dụng là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (ngân hàng của bên xuất khẩu) chỉ trả hoặc chấp nhận những yêu cầu cuả người hưởng lợi theo đúng những điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Các bên tham gia trong phương thức thư tín dụng gồm có: - Người mở thư tín dụng là công ty XNK công nghệ mới. - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng công thương hoặc ngân hàng Sài Gòn Thương tín - Người hưởng lợi của thư tín dụng là người bán. - Ngân hàng thông báo thư tín dụng là ngân hàng ở nước ngoài hưởng lợi. Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức thư tính dụng.: NH mở L/C (Bên NK) NH thông báo (Bên XK) (3) (5) (9) (8) (1) Bên nhập khẩu Bên xuất khẩu (4) (1) Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng ngoại) công ty NACENIMEX phải viết đơn xin mở thư tín dụng và đơn xin mua ngoại tệ gửi đến NH phục vụ mình (Nơi đơn vị mở TK ngoại tệ để yêu cầu NH mở một thư tín dụng cho bên xuất khẩu hưởng).Đối với công ty XNK công nghệ mới thì Ngân hàng đại diện là ngân hàng công thương. Các đơn trên được lập bởi kế toán trưởng. (2) Căn cứ yêu cầu xin mở L/C của công ty và các chứng từ có liên quan. Nếu đồng ý ngân hàng trích TK đơn vị mở TK tín dụng (Ký quỹ 100% trị giá L/C trong trường hợp thanh toán ngay hoặc 10%-20% trong trường hợp thanh toán có kỳ hạn). Sau đó NH viết thư tín dụng gửi cho bên xuất khẩu thông qua ngân hàng viết thư tín dụng gửi cho bên xuất khẩu. Thông qua ngân hàng thông báo tại nước xuất khẩu. Việc mở L/C qua bên xuất khẩu có thể thực hiện bằng đường hàng không bưu chính hoặc Telex. (3) Khi nhận được thông báo này NH thông báo sẽ thông báo c._.