Kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu và các biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Mây tre Hà Nội

huy tiềm năng và thế mạnh của từng nước. Đại hội Đảng lần thứ VI đã đề ra chương trình cải cách kinh tế rộng lớn nhằm xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, chuyển mạnh sang cơ chế kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước. Chủ trương phát triển của nhà nước là thực hiện chính sách mở cửa, đa dạng hoá thị trường và các thành phần kinh tế. Nền kinh tế nước ta từ trạng thái khép kín đã dần mở cửa, thị trường trong nước ngày càng mở rộng, thông suốt và quan hệ chặt chẽ với nền kinh tế của các nước trên thế giới, trước hết là các nước trong khu vực. Cùng với việc mở rộng các quan hệ kinh tế, cơ chế quản lý mới “ cơ chế hạch toán kinh doanh “ được áp dụng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế xã hội. Như vậy, sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi phải có sự đổi mới đồng bộ các công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò quan trọng trong việc quản lý, điều hành kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn với hoạt động kinh tế tài chính , đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Như vậy kế toán các vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động tài chính doanh nghiệp nói chung và hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói riêng . Nó vừa xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, từ bản chất của hạch toán kế toán nói chung cũng như hạch toán xuất khẩu nói riêng. Nóp vừa là công cụ để kiểm tra quá trình thu mua xuất hhập khảu hàng hoá vừa giúp cho ngưòi quản lý có đầy đủ thông tin chính xác, kịp thời để lập phương án kinh doanh phân tích, đánh giá quá trình đó một cách chính xác. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán hàng xuất khẩu, được sự hướng dẫn tận tình củ cô giáo PGS-TS Phạm Thị Gái, cũng như sự giúp đỡ tận tình của cán bộ Phòng kế toán- tài vụ Công ty Mây tre Hà Nội, tôi đã chọn đề tài ”Kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu và các biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Mây tre Hà Nội”. Chuyên đề Kế Toán Trưởng ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 2 phần chính như sau: Phần I:Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. Phần II: Phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán lưu chuyển xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. Phần I Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty mây tre hà nội I/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty Mây tre Hà Nội. 1. Lịch sử hoàn thành và phát triển của Công ty Mây tre Hà Nội . Công ty Mây tre Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Tổng Công Ty Lâm Nghiệp Việt Nam được thành lập theo quyết định số 82/TCCB ngày 27 tháng 1 năm 1986 của Bộ Lâm Nghiệp nay là Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn. Và khi đó Công ty Mây tre Hà Nội là Xí nghiệp đặc sản rừng xuất khẩu số 1 có giấy phép kinh doanh số 101028 cấp ngày 22/4/1995. Công ty Mây tre Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toán kế toán kinh tế độc lập mở tài khoản Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội và Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hà Nội và có con dấu riêng. Công ty Mây tre Hà Nội xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh tự chủ về tài chính và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước theo chế độ ban hành. Khi mới thành lập mặt hàng chủ yếu của xí nghiệp là sản xuất, chế biến các loại đặc sản rừng cho thực phẩm và dược liệu như nấm, mộc nhĩ, gừng, quế, hoa hồi. Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu là để xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô và đạt được doanh số là 791.453.000đ ,lợi nhuận 17.873.810đ Với số cán bộ công nhân viên là 35 người, trải qua nhiều năm phấn đấu đến nay doanh số đạt trên 10 tỷ đồng, với lợi nhuận đạt 184.333.378 đ. Số cán bộ công nhân viên lên đến 120 người va có tay nghề cao. Công ty đã có một hệ thống máy móc hiện đại để sản xuất đồ gỗ và hàng mây tre đan. Trong khi đó Đông Âu và Liên Xô tan rã, Xí nghiệp bị mất đi một thị trường lớn, điều này đã khiến Công ty phải tìm kiếm hướng kinh doanh và bạn hàng mới. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường mới, xí nghiệp đã chuyển đổi mặt hàng từ sản xuất, chế biến các mặt hàng nấm mộc nhĩ... sang sản xuất và kinh doanh các mặt hàng Mây tre đan cùng các loại hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu khác. Do tính chất của mặt hàng thay đổi từ năm 1995, xí nghiệp đã đổi tên thành Công ty Mây tre Hà Nội cho phù hợp (theo quyết định số 226/TCLĐ ngày 7/4/1995 của Bộ Lâm Nghiệp) với tên giao dịch quốc tế là SFOPRODEX HANOI, trụ sở đóng tại 14 Chương Dương - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Do có sự thay đổi về thị trường, cơ chế kinh tế và mặt hàng kinh doanh nên Công ty phải từng bước bố trí sắp xếp lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp với quy mô và khả năng sản xuất của công ty, Công ty đã không ngừng nâng cao trình độ quản lý của lãnh đạo, bồi dưỡng tăng cường kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trải qua nhiều khó khăn do tình hình kinh tế, có nhiều biến động nhưng công ty đã nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh, mở rộng xuất khẩu, đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, ngày càng mở rộng và phát triển thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty Mây tre Hà Nội. + Chức năng: Sản xuất chế biến và kinh doanh các mặt hàng mây tre, trúc, sản phẩm chế biến song mây... + Nhiệm vụ: Công ty Mây tre Hà Nội là đơn vị hoạt động kinh doanh với chức năng xuất khẩu trực tiếp. Hiện công ty đang liên kết sản xuất với nhiều đơn vị cơ sở sản xuất trong nước để sản xuất các mặt hàng với nhiều loại mẫu mã khác nhau từ nguyên liệu, tre trúc gỗ. Những sản phẩm này chủ yếu là xuất khẩu, tạo nguồn thu ngoại tệ góp phần phát triển đất nước. Nên có những nhiệm vụ chủ yếu sau: Sản xuất, liên kết sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu tre, trúc, sản phẩm, chế biến từ gỗ chậu hoa, ghế gỗ, tủ...) đồ gỗ chạm để phục vụ xuất khẩu. Tổ chức thu mua tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế khác để gia công tái chế để hoàn thành sản phẩm xuất khẩu. Được sự uỷ quyền của Tổng công Ty Lâm Nghiệp Việt Nam, công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng không nằm trong danh mục cấm của nhà nước mà Công ty tự sản xuất hoặc liên doanh liên kết sản xuất. Không ngừng nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo việc bảo tồn vốn, bảo đảm tự trang trải mọi chi phí và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách với nhà nước. Doanh nghiệp quan hệ và liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi hỗ trợ nhau sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. Quan hệ và thực hiện nghĩa vụ với chính quyền địa phương trên cơ sở phù hợp với chế độ chính sách đúng của nhà nước và làm tốt nhiệm vụ kinh tế – xã hội an ninh quốc phòng trên địa bàn địa phương. Cùng với sự nỗ lực phấn đấu của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty nên công ty đã thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh khai thác được nguồn hàng và có chất lượng ổn định giữ vững được các bạn hàng truyền thống và mở rộng mối quan hệ kinh doanh với nhiều bạn hàng như Đài Loan,Thái Lan, Tiệp Khắc, Nhật Bản, Tây Ba Nha, Pháp... + Quyền hạn: Được phép giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế, liên doanh, liên kết hợp tác với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để phục vụ sản xuất kinh doanh phù hợp với chủ trương, chính sách, đường lối pháp luật của Đảng và nhà nước. Được quyền vay vốn ngân hàng, quyền huy động vốn cá nhân và tổ chức. Quyền tham gia hội chợ, quảng cáo, triển lãm hàng hóa. Quyền tuyển dụng lao động. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty a- Bộ máy quản lý của công ty. + Giám đốc + Phòng kinh doanh, kế hoạch + Phòng tài vụ + Phòng hành chính b-Chức năng và nhiệm vụ: - Giám đốc: Vừa đại diện cho nhà nước vừa đại diện cho công nhân viên chức tại công ty, là người có quyền cao nhất quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước và nghị quyết của đại hội công nhân viên chức chịu trách nhiệm trứơc nhà nước và tập thể lao động về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Trợ lý giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và điều hành chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Phòng kinh doanh kế hoạch: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư cho sản xuất, phối hợp với các bộ phận chức năng, trực tiếp tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh gồm cả kinh doanh nội địa và kinh doanh với nước ngoài.Tổ chức khai thác nguồn nguyên liệu vật tư, thiết bị cho sản xuất, theo dõi thống kê toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và định kỳ lập báo cáo các loại theo chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên. - Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ lập và quản lý kế hoạch tài chính, tín dụng. Thường xuyên tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện chế độ ghi chép ban đầu và chế độ kế toán. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ xây dựng quỹ tiền lương, chế độ chính sách của cán bộ công nhân viên, bảo hiểm xã hội, đề ra những quyết đinh tham mưu cho giám đốc và chăm lo đời sống của nhân viên trong công ty. - Ngoài các phòng ban trên còn có: + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm. + Phòng kỹ thuật sản xuất. + Xưởng sản xuất và chế biến. Trong công tác các phòng ban chức năng và các phân xưởng chế biến có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng nhau chịu sự quản lý của giám đốc. Từ đó có thể hình thành nên sơ đồ tổ chức quản lý Công ty như sau: Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy của Công ty Mây tre Hà Nội Giám đốc Phòng Tổ chức-Hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật KCS Cửa hàng giới thiệu sản phẩm 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Đặc điểm: Kế toán của công ty là một bộ máy kế toán hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng của Giám đốc và Kế toán trưởng. Công ty Mây tre Hà nội là một đơn vị hạch toán độc lập chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt nam, phòng kế toán của công ty đã tích cực ttỏ chức tốt công tác kế toán với tư cách là một công cụ quản lý hạot động kinh doanh.Bộ phận kế toán của công ty luôn cố gắng bám sát tình hình của kinh doanh bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Mây tre Hà Nội Kế toán trưởng Kiêm: kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ, kho hàng, mua vào, tiêu thụ Bộ máy kế toán bao gồm 4 người, trong đó mỗi người đều có nhiệm vụ chức năng riêng thực hiện từng phần kế toán cụ thể nhưng có quan hệ với nhau trong quá trình hạch toán sản xuât kinh doanh của Công ty. Có thể sơ lược về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty trong đó chức năng cụ thể của mỗi người như sau: + Kế toán trưởng: Là người điều hành chung kiêm kế toán TSCĐ và kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán cho phù hợp với quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Kế toán trưởng tổ chức ghi chép, tính toán đầy đủ kịp thời, chính xác hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chế độ hiện hành, tổ chức kiểm tra xét duyệt, lập các báo cáo quyết toán tài chính, bảo quản lưu trữ tư liệu kế toán. Đồng thời là người giúp việc trực tiếp cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế tài chính , xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách tổng hợp, sổ theo dõi TSCĐ, hao mòn TSCĐ, sổ theo dõi nguồn vốn, sổ theo dõi các loại thuế, tính toán và hạch toán các chi phí, tính tổng sản phẩm, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ ghi chép tất cả các khoản thu chi tiền mặt, các khoản vay, tạm ứng, ký vào phiếu thu, chi tiền mặt, chịu trách nhiệm quản lý các loại sổ sách, sổ chi tiền mặt, tiền gửi, ngân hàng, chi tiền vay tạm ứng, sổ thanh toán lương và BHXH. + Kế toán công nợ: Nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, hàng hoá (thu mua, tiêu thụ, kho hàng), viết phiếu xuất kho và nhập kho, công nợ trong và ngoài nước. Có trách nhiệm ghi chép và quản lý các loại sổ sách liên quan: sổ theo dõi vật tư, hàng hoá, sổ theo dõi công nợ tiêu thụ. + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thanh toán các khoản bằng tiền mặt ghi sổ quỹ và ký vào các phiếu thu chi tiền mặt. Nhìn chung công việc tổ chức lao động kế toán đã được Công ty lựa chọn tinh giảm, đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ của mình, đều là những cán bộ tốt nghiệp chính quy các trường kinh tế tài chính. Kế Toán Trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người có trình độ và kinh nghiệm lâu năm lành nghề. Do vậy, được tổ chức và chỉ đạo tốt các hoạt động kế toán của Công ty. Phòng kế toán còn đảm bảo đủ vốn cho các hoạt động kinh doanh của công ty và có nhiệm vụ nộp thuế cho nhà nước đúng thời gian quy định. Trong quá trình thực hiện chức năng của mình phòng kế toán có quan hệ với một số tổ chức như Ngân hàng ngoại thương Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, chi cục thuế Hà Nội, đồng thời thực hiện thanh toán qua ngân hàng và khách hàng cũng như các tổ chức có liên quan. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán trong công ty được thực hiện theo chế độ thể lệ kế toán nhà nước ban hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty trên cơ sở hình thức chứng từ là phản ánh ở chứng từ gốc được phân loại để ghi vào sổ theo dõi các tài khoản và sổ chi tiết các tài khoản cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào sổ cái các tài khoản. Mọi hoạt động kế toán rài chính xảy ra đều được phản ánh trung thực kịp thời đầy đủ. 5. Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán công ty áp dụng: Công ty sử dụng các tài khoản theo chế độ kế toán như: TK113 : Tiền đang luân chuyển TK 1388 : Phải thu phải trả TK139: Dự phòng phải thu khó đòi TK 151: Hàng đi đường TK 159: Dự phòng giảm giá TK3388: Phải trả khác TK007: Ngoại tệ các loại TK531: Doanh thu hàng trả lại TK532: Giảm giá hàng bán Doanh thu công ty tiến hành hoạt động kinh doanh cả trong nước và xuất khẩu cho nên dùng TK511 và TK632 được chi tiết các tài khoản sau: TK5111: Doanh thu bán hàng xuất khẩu TK5112: Doanh thu bán hàng trong nước TK5113: Doanh thu dịch vụ uỷ thác TK6321: Giá vốn hàng xuất khẩu TK6322: Giá vốn hàng bán trong nước Về hình thức sổ do có điều kiện trang bị máy vi tính nếu kế toán công ty sử dụng hình thức ghi sổ, hình thức này phù hợp với bộ máy kế toán của công ty dễ phân công, chia nhỏ công việc. Một số tài khoản của công ty được theo dõi trên máy vi tính, nhưng một số tài khoản lại được theo dõi trên sổ ngoài máy. Do vậy, hệ thống sổ sách của công ty như sau: Sổ chi tiết các tài khoản: sổ này được lập ở trên máy và gọi tên như vậy để phân biệt với sổ theo dõi các tài khoản được lập bằng tay. Sổ theo dõi có thể mở chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản (ví dụ sổ chi tiết tài khoản 156 chi tiết cho từng mặt hàng) và cũng có thể mở chung cho một tài khoản (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 641). Căn cứ để vào sổ là các chứng từ gốc. Cuối tháng từ các số liệu được ghi máy tự động tổng hợp và đưa ra sỏ cái chứng từ tài khoản. Sổ theo dõi các tài khoản: sổ này được lập trên máy vi tính mà lập ở bên ngoài. Sổ này lại được mở chi tiết cho từng đối tượng của tài khoản (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 131- chi tiết cho từng khách hàng, sổ chi tiết tài khoản 331- chi tiết cho từng ngườ bán) căn cứ để ghi sổ là các chứng từ gốc. Cuối tháng căn cứ vào sổ này, kế troán vào sổ cái. Sổ cái tài khoản: sổ cái tài khoản được mở riêng cho từng tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các tài khoản, kế toán vào sổ cái từ sổ cái, kế toán lập bảng cân đối phát sinh. Sổ cái của công ty có mấu như sau: Bảng 1: Sổ cái tài khoản 156 Số dư đầu kỳ: 270.824.000đ Tháng 10/2001 Số hiệu tài khoản Nợ Có Số dư cuối kỳ 112 120.941.000 331 278.900.000 632 355.640.840 Tổng cộng: 399.841.000 355.640.840 315.024.160 Mỗi chỉ tiêu của cột số liệu tài khoản là tổng hợp các nghiệp vụ xảy ra trong tháng giữa chỉ tiêu ấy với tài khoản được mở sổ cái. Ví dụ: tài khoản 112 trên cột số liệu tài khoản của bảng trên là tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng hoá bằng tiền gửi ngân hàng diễn ra trong tháng. Việc kiểm tra đối chiếu dựa trên cơ sở các sổ cái có liên quan với nhau. Ví dụ : muốn kiểm tra xem có đúng đã mua hàng hoá bằng tiền gửi ngân hàng số tiền 120.941.000 hay không kế toán mở sổ cái tài khoản 112, đối chiếu với tài khoản 156 trên cột số hiệu tài khoản. Nếu khớp là đúng, nếu sai kế toán vốn bằng tiền và kế toán tài sản- công nợ phải mở sổ chi tiết tài khoản 156 và sổ chi tiết tài khoản 112, đối chiếu từng nghiệp vụ để tìm nguyên nhân. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty mây tre Hà Nội theo hình thức chứng từ- ghi sổ có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ – ghi sổ tại công ty mây tre Hà Nội. Chứng từ gốc Sổ theo dõi các tài khoản Sổ cái Sổ chi tiết các tài khoản Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II- Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu của công ty. 1. Phương thức mua hàng: Để có đủ lượng hàng hoá cho nhu cầu xuất khẩu, công ty Mây tre Hà Nội tiến hành thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau trong nước. Hiện nay công ty chủ yếu thực hiện việc mua hàng theo phương thức thu mua trực tiếp, nghĩa là phòng kinh doanh khi ký kết được hợp đồng xuất khẩu sẽ cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp xuống các địa phương, đơn vị tổ chức kinh tế có nguồn hàng để ký kết hợp đồng mua hàng. Mặt hàng thủ công mỹ nghệ như mây tre, mành trúc... của công ty là những mặt hàng cồng kềnh, dễ hư hỏng khi vận chuyển, hơn nữa lại khó bảo quản trong khí hậu nhiệt đới. Vì vậy để hạn chế rủi ro có thể xảy ra như bẹp , dập nát... làm giảm giá trị hàng hoá, công ty thường mua hàng với điều kiện: giao tại kho người mua trên phương diện người bán. Với phương thức mua hàng này, chi phí thu mua hầu như không phát sinh. Hàng hoá thường được giao nhận tại kho của công ty tại 14 Chương Dương Độ. Sau khi kiểm tra nếu đạt yêu cầu thì số nhập kho. Với phương thức thu mua như vậy công ty vừa tránh được rủi ro, vừa bảo đảm tiêu chuẩn của hàng xuất khẩu. 2. Tổ chức chứng từ: Quá trình thu mua hàng hoá của công ty được bắt đầu sau khi nhận đơn đặt hàng và lập phương án kinh doanh. Khi đã được nguồn hàng, đối tác, phòng kinh doanh cử cán bộ đến cơ sở để ký kết hợp đồng và những điều khoản liên quan. Hợp đồng mua bán giữa công ty mây tre Hà Nội và xí nghiệp chế biến trúc tre xuất khẩu Cao Bằng dưới đây là một ví dụ minh hoạ: Hợp đồng kinh tế Số 62/KDMT Bên A: Công ty Mây tre Hà Nội Địa chỉ: 14 Chương Dương – Hoàn Kiếm – Hà Nội Bên B: Xí nghiệp tre trúc xuất khẩu Cao bằng Địa chỉ: Cao Bằng Điều 1: bên B thoả thuận bán cho bên A các loại hàng hoá sau: + 800 chiếc mành trúc cỡ 1,5 m x 1,95m Giá mua: 92.700đ/chiếc (chưa có thuế GTGT) Trị giá hàng: 800 chiếc x 92.700đ = 74.160.000đ + 800 chiếc mành cật thường cỡ 1,2 m x 1,95m Giá mua: 51.300đ/chiếc (chưa có thuế GTGT) Trị giá hàng: 200 chiếc x 51.300đ = 10.260.000đ Điều 2: Thời hạn và địa điểm giao hàng Điều 3: Đóng gói Điều 4: Thanh toán (thanh toán theo phương thức chuỷên tiền) Điều 5: Các khoản khác Ngày 3 tháng 10 năm 2001 Ngoài việc thanh toán theo hợp đồng, Công ty phải thanh toán các khoản chi phí liên quan. Thuế GTGT đầu vào 5%: 4.221.000đ Khi hàng hoá về đến kho, phòng kinh doanh kiểm theo mẫu mã hàng. Nếu đúng qui cách và đảm bảo chất lượng hàng hoá, phòng kinh doanh làm lệnh nhập kho, phòng kế toán căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho (xem bảng) phiếu nhập kho được lập thành hai liên. Người nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng. Nhập xong thủ kho ghi ngày tháng năm và ký, thủ kho giữ liên hai để ghi thẻ kho (xem bảng 4) và sau đó chuyển cho phòng kế toán, kế toán thanh toán trên cơ sở đó hoàn tất thủ tục thanh toán. Liên 1 lưu lại tại nơi lập phiếu. Bảng 2 Mẫu số 01/VT Đơn vị : Công ty Mây tre Hà Nội Ban hành theo QĐ114TK/QQĐ/CĐCT Địa chỉ : 14 Chương Dương Số : 89PN Nợ :...... Có :......... phiếu nhập kho Họ và tên người giao hàng: Ông Nguyễn Viết Xô Theo hoá đơn số: 26511 ngày 8 tháng 10 năm 2001 của Xí nghiệp trúc tre XK Cao Bằng Nhập tại kho Công ty Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Mành trúc 1,5x1,92 MT1,5 chiếc 800 800 2 Mành trúc 1,2x1,92 MT1,2 - 200 200 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Nhập ngày 9/10/2001 Thủ kho Kế toán trưởng Ngoài ra trong bộ chứng từ thu mua hàng còn có hoá đơn GTGT hay hoá đơn bán hàng do bên bán cung cấp. 3. Thực trạng hạch toán kế toán chi tiết tổng hợp. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng thu mua. Còn đối với hạch toán tổng hợp công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép theo dõi số lượng nhập xuất – tồn kho hàng hoá hàng ngày theo từng loại căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, INVOICE. Với ví dụ phiếu nhập kho ở trên, thủ kho sẽ mở thẻ kho như sau. Thẻ kho Ngày lập thẻ: 9/10/2001 Tờ số: 5 Tên hàng: Mành trúc 1,5 x1,92m mã số MT1,5 Kho: Công ty Đơn vị tính: chiếc Chứng từ Ngày N-X Số lượng NT Số PN Nhập Xuất Tồn 9/10 89 Tháng 10 nhập kho 9/10 800 800 27/10 IV168 Xuất bán cho container 27/10 615 185 Cộng: 800 615 185 Thẻ kho Ngày lập thẻ: 9/10/2001 Tờ số: 6 Tên hàng: Mành trúc 1,2 x1,92m mã số MT1,2 Kho: Công ty Đơn vị tính: chiếc Chứng từ Ngày N-X Số lượng NT Số PN Nhập Xuất Tồn 9/10 89 Tháng 10 nhập kho 9/10 200 200 27/10 IV168 Xuất bán cho container 27/10 200 0 Cộng: 200 200 0 Phòng kế toán: tài khoản 156 là tài khoản được theo dõi trên máy vi tính. Khi nhận được phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT do thu kho chuyển đến, kế toán tiêu thụ tiến hành khai báo như sau: Nợ TK 156 - MT1,5 : 74.160.000 Nợ TK 156 - MT1,2 :10.260.000 Nợ TK 1331 : 4.221.000 Có TK 331-CB : 88.641.000 Từ những thông tin trên mà kế toán khai báo máy sẽ tự phản ánh vào sổ chi tiết TK 156. Bảng 3: Sổ chi tiết TK 156-MT 1,5 Mặt hàng: Mành trúc 1,5 x 1,92m tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền SDĐK 0 0 PN89 9/10 Nguyễn Viết Xô 331 800 74.160.000 800 74.160.000 IV168 27/10 Xuất bán cho Container 632.1 615 57.010.500 185 17.149.500 Cộng phát sinh 800 74.160.000 615 57.010.500 185 17.149.500 SDCK 185 17.149.500 Bảng 4: Sổ chi tiết TK 156-MT 1,2 Mặt hàng: Mành trúc 1,2 x 1,92m tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền SDĐK 0 0 PN89 9/10 Nguyễn Viết Xô 331 200 10.260.000 200 10.260.000 IV168 27/10 Xuất bán cho Container 632.1 200 10.260.000 0 0 Cộng phát sinh 200 10.260.000 200 10.260.000 0 0 SDCK 0 0 Cùng với việc mở sổ chi tiết cho TK 156 như trên kế toán đồng thời vào sổ theo dõi TK 331-CB (bảng 5) Bảng 5: Sổ theo dõi TK 331- Cao Bằng Tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK331,ghi có TK khác Ghi có TK331,ghi nợ các TK khác SH NT TK 112 TK 513 . Tổng số TK 331 TK 156 .......... Tổng số USD VNĐ USD VNĐ SDDK 110.917.879 67NH 7/10 Thanh toán bằng TT HĐ 98 97.214.000 97.214.000 PN89 9/10 mua hàng thuế GTGT của hàng mua 4.221.000 84.420.000 84.420.000 4.221.000 PN82NH 12/10 Thanh toán bằng TT HĐ102 88.641.000 88.641.000 PN92 15/10 Mua hàng thuế GTGT của hàng mua 6.390.500 127.810.000 127.810.000 6.390.500 Cộng tháng 10: 185.855.000 185.855.000 10.611.500 212.230.000 212.230.000 222.841.500 SDCK 147.904.379 Cuối tháng, số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản và số theo dõi các tài khoản được đưa vào sổ cái , sổ cái được mở cho từng tài khoản(xem bảng 6,7). Riêng sổ chi tiết TK 156 còn được mang tổng hợp số liệu thành bảng tổng hợp nhập xuất – tồn kho hàng hoá (bảng 8) để đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp là đúng. Bảng 6: Sổ cái tài khoản 156 Tháng 10/2001 Số dư đầu kỳ: 315.024.160 SHTK Nợ Có Số dư cuối kỳ 331 394.176.330 112.1 215.264.000 632.1 613.021.754 Tổng: 609.440.330 613.021.754 311.442.736 Bảng 7: Sổ cái tài khoản 331 Tháng 10/2001 Số dư đầu kỳ: 205.1891.210 SHTK Nợ Có Số dư cuối kỳ 1121 337.284.100 156 394.176.330 131 19.708.816,5 Tổng 337.284.100 413.885.146,5 281.782.256,5 Bảng 8: Bảng cân đối hàng hoá, thành phẩm tháng 10/2001 Kho công ty Tên, quy cách hàng hoá, thành phẩm Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Mành tăm chiếc 200 3.400.000 300 5.100.000 425 7.225.000 75 1.275.000 Mành đối mục - 0 8.212.400 800 18.000.000 400 9.000.000 400 9.000.000 Mành xâu - 838 261 2.557.800 505 49.490.000 594 5.821.200 .......... ..... ..... .......... ..... ......... ..... .......... ...... .......... Mành trúc - 800 74.160.000 615 57.010.500 185 17.149.500 Mành cật thường - 200 10.260.000 200 10.260.000 - - Cộng : ch 6.287 315.024.160 11.725 609.440.330 10.800 613.021.724 7.212 311.442.736 Trình tự ghi sổ kế toán quá trình thu mua hàng xuất khẩu theo hình thức chứng từ- ghi sổ có thể khái quát như sau. Chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán Sổ theo dõi TK 331 Sổ chi tiết TK 156, TK1121 Sổ cái TK 331 Sổ cái TK 156, 1121 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh Sơ đồ 4: tổ chức hạch toán quá trình thu mua tại công ty mây tre Hà nội theo hình thức chứng từ ghi sổ. Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu III/ Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá của công ty. 1. Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp. Quá trình xuất khẩu hàng hoá tại công ty được tiến hành theo cả hai hình thức xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Tổ chức hạch toán kế toán đối với hai hình thức này có những điểm khác nhau do đặc trưng của từng hình thức qui định. 1.1. Tổ chức chứng từ: Khi xuất khẩu trực tiếp bước đầu tiên công ty gửi đơn chào hàng, cung cấp mẫu hàng có chi tiết về qui cách, chủng loại, giá cả. Sau khi xem xét, cân nhắc các điều khoản, nếu hai bên thống nhất được với nhau sẽ tiến hành ký hợp đồng ngoại thương chính thức. Hợp đồng này phải ký theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Một hợp đồng ngoại thương được viết với các yếu tố chủ yếu sau: Hợp đồng Số 8462-MT Ngày 2/10/2001 Bên bán (bên A): Công ty mây tre Hà Nội Địa chỉ : 14 Chương Dương - Hoàn Kiếm - Hà Nội Bên mua (bên B) : Công ty Continuity International Địa chỉ: Đài Loan Bên A bán cho bên B hàng hoá theo điều khoản sau : Điều 1: Tên hàng: Mành trúc 1,5 x 1,92m Mành cật thường 1,2 x 1,92m Điều 2: Giá cả và điều khoản thanh toán. Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) 1. Mành trúc 1,5 x1,92m chiếc 615 12,60 7.749 2. Mành cật thường 1,2 x1,92m - 200 7,38 1.476 Cộng: 815 9.225 Điều khoản thanh toán: thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Điều 3: Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng Điều 4: Những điều khoản chung Đại diện bên A Đại diện bên B Hợp đồng là cơ sở đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ các bên. Hợp đồng này thường được lập nhiều hơn 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 số bản gốc nhất định làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng ngoại có một điều khoản rất quan trọng đó là thanh toán. Công ty Mây tre Hà Nội thường sử dụng hai phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) và điện chuyển tiền (T/T). Tuy nhiên hình thức tín dụng chứng từ được sử dụng phổ biến. Vì sử dụng hình thức này sẽ có tham gia của ngân hàng với tư cách là người giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhờ đó hạn chế những rủi ro khi thanh toán. Công ty sẽ làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng sau khi nhận được một bản L/C phù hợp với các điều khoản hợp đồng. Để thực hiện hợp đồng, công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng. Trình tự thực hiện chuẩn bị hàng đã được nêu chi tiết trong mục “tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu”. Khi xuất hàng, phòng kinh doanh viết giấy xin xuất hàng. Với hợp đồng ngoại đã nêu cụ thể ở phần trên, giấy xin xuất hàng có nội dung sau: Công ty Mây tre Hà Nội Phòng kế hoạch kinh doanh Giấy xin xuất hàng Căn cứ vào hợp đồng số 8462-MT ký với công ty Continuity International đề nghị xuất: Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(USD) Thành tiền(USD) - Mành trúc 1,5x1,92m Chiếc 615 12,6 7.749,00 - Mành cật thường - 200 7,38 1.476,00 Cộng : 815 9.225,00 Ngày 25 tháng 10 năm 2001 Người viết giấy Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Giấy xin xuất hàng được chuyển xuống kho thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất hàng và chuyển giấy xin xuất hàng về phòng kinh doanh. Hàng được vận chuyển đến cửa khẩu, thực hiện các thủ tục kiểm dịch,kiểm tra chất lượng... Khi hàng được xác nhận là tiêu thụ, nghĩa là thuyền trưởng đã ký vào vận đơn, phòng kinh doanh lập COMMERCIAL INVOICE (Hoá đơn thương mại). commercial invoice Applicant : continuity international co.,ltd. No.24,lane 736,chu kuang rd., ho ping li,yuan lin town,changhua hsien,taiwan,r.o.c tel : 886-4-8226779 fax : 886-4-8226697 Vessel : MEKONG STAR 0041 Port of loading : Haiphong Port of discharge : Taichung,Taiwan port Bill of lading No. VHNVA1960 Dated : Apr.16th,2000 Commodities : Bamboo wares. Item no. Quantity Unit price (USD) Amount FOB Haiphong(USD) 1- Bamboo screenx 1,,5 x1,92m 615 pcs 12.60 /pc 7,749.00 2- Bamboo screen 1,2 x 1,92m 200 - 7.38 - 1,476.00 ----------------- --------- ---------------- Total : 815pcs USD 9,225.00 Words : USDollars Nine thousand two hundred and twen._.