Khóa luận Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập, xuất và quản lí hàng hóa tại công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế

ÔNG TY TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS. Nguyễn Ngọc Thủy Nguyễn Thị Thanh Minh Lớp: K49B Kiểm Toán Huế, tháng 12/2018 rươ ̀ng Đ ại h ọc K inh tế H uế 3LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, cho em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Kinh tế- Đại học Huế,đặc biệt là quý thầy cô trong khoa Kế toán Kiểm toán đã tận tình dạy bảo, truyền đạt nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em, đó là hành trang, những món quà quý báu, mà thầy cô đã dành cho em trong suốt quá trình học tập trên giảng đường đại học. Đặc biệt, cho em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Giảng viên hướng dẫn Ths. Nguyễn Ngọc Thủy, người đã tận tình giúp đỡ, lắng nghe và chỉ dẫn cho em trong suốt quá trình thực hiện đợt thực tập nghề nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Amart CN Huế đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại công ty. Và xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị trong bộ phận kế toán đã giúp đỡ em những thông tin hữu ích và cần thiết trong quá trình tìm hiểu và học việc để cho bài báo cáo thực tập được chính xác và hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iDANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KSNB Kiểm soát nội bộ HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ MTKS Môi trường kiểm soát BCTC Báo cáo tài chính CH Cửa hàng PYCMH Phiếu yêu cầu mua hàng ĐĐH Đơn đặt hàng PGH Phiếu giao hàng PYCXH Phiếu yêu cầu xuất hàng PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế ii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho ..........30 Bảng 1.2.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lí hàng hóa................31 Bảng 1.3.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho hàng hóa .............32 Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH AMART ......................48 Chi nhánh Huế từ năm 2015 đến năm 2017 ..................................................................48 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iii DANH MỤC BIỂU Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho ..........................................................................................54 Biểu số 2.2: Báo cáo số lượng hàng tồn cuối tháng ......................................................60 Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho...........................................................................................67 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Sơ đồ 2.1. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ......................................................9 Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Amart..................................................40 Sơ đồ 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Amart CN Huế ..........49 Sơ đồ 2.4.Quy trình mua hàng nhập kho.......................................................................53 Sơ đồ 2.5. Quy trình xuất hàng hóa ra kho để đem đi tiêu thụ......................................66 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vMỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ...................................................................................................... i DANH MỤC BẢNG ..........................................................................................................................ii DANH MỤC BIỂU ...........................................................................................................................iii DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ .....................................................................................................iv PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ....................................................................................................................1 1.Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu .................................................................................................1 2.Mục tiêu ................................................................................................................................................2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ....................................................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................................2 5.Cấu trúc đề tài .....................................................................................................................................3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.........................................................4 CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA...............................................................................................4 1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................................................4 1.1.1. Định nghĩa ..........................................................................................................4 1.1.2. Phân loại.............................................................................................................6 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán .............................................................................7 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về quản lí..7 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ........................................8 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ................................................8 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................8 1.1.4.2.Quy trình đánh giá sự rủi ro ............................................................................12 1.1.4.3. Hoạ động kiểm soát........................................................................................14 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông..18 1.1.4.5. Giám sát..........................................................................................................20 1.1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................222 1.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa ..................................... 233 1.2.1. Khái quát về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa...................................233 1.2.1.1. Khái niệm về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa................................233 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vi 1.2.1.2. Chức năng chính của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa....................233 1.2.1.3. Mối quan hệ đối với các chu trình khác .......................................................266 1.2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình............277 1.2.1.5. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong chu trình....................................28 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa .........................30 1.2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống............................30 1.2.2.2. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóa .....33 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART CHI NHÁNH HUẾ ............................................................................................................36 2.1.Đặc điểm và tình hình chung của Công ty TNHH AMART.................................36 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty..............................................................................36 2.1.1.1.Quá trình thành lập và phát triển................................................................37 2.1.1.2.Lĩnh vực hoạt động.38 2.1.1.3. Giới thiệu về Công ty TNHH AMART - Chi nhánh Huế.................38 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lí.................................................................................39 2.1.3.Chức năng & Nhiệm vụ...................................................................................41 2.1.3.1.Chức năng..................................................................................................41 2.1.3.2.Nhiệm vụ ...................................................................................................43 2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh......................................................................47 2.1.5. Giới thiệu về Công ty TNHH Amart Chi nhánh Huế ....................................49 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại AMART Chi nhánh Huế..49 2.1.5.2.Hình thức sổ kế toán..50 2.2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế ...................................................................51 2.2.1.Khái quát về môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty.......51 2.2.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng hóa tại công ty ...........................................51 2.2.2.1. Đặc điểm hàng hóa tại công ty .......................................................................51 2.2.2.2.Hệ thống chính sách kế toán tài chính về hàng hóa ........................................51 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế vii 2.2.2.3. Kiểm soát quá trình nhập xuất và quản lí hàng hóa .......................................52 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART CN HUẾ .....................................................................67 3.1. Đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ chu trình hàng hoá tại Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế. ............................................................................................67 3.1.1.Đánh giá về môi trường kiểm soát .....................................................................68 3.1.1.1. Những mặt mạnh ............................................................................................68 3.1.1.2. Những mặt hạn chế.........................................................................................68 3.1.2. Hệ thống kế toán................................................................................................68 3.1.2.1.Ưu điểm...........................................................................................................68 3.1.2.2. Nhược điểm ....................................................................................................68 3.1.3.Đánh giá các thủ tục kiểm soát...........................................................................68 3.1.3.1.Đánh giá đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho............................................68 3.1.3.2.Đánh giá đối với nghiệp vụ xuất kho ..............................................................69 3.1.3.3.Đánh giá đối với quản lý tồn kho ....................................................................69 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty...........................................................................70 3.2.1. Hoàn thiện về kiểm soát quản lý .......................................................................70 3.2.2. Tăng cường công tác kiểm soát vật chất ...........................................................70 3.2.3. Tăng cường công tác quản lý nhân sự...............................................................71 3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường tin học hóa..........................................71 3.2.5. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình hàng hóa...............................................71 3.2.5.1. Hoàn thiện đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho .......................................71 3.2.5.2. Hoàn thiện đối với nghiệp vụ xuất kho ..........................................................71 3.2.5.3. Hoàn thiện đối với công tác quản lí kho ........................................................72 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................................73 1. Kết luận ...................................................................................................................73 2. Kiến nghị .................................................................................................................75 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................76 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Trước những sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp trong thị trường ngày càng khốc liệt hơn. Nền kinh tế của nước ta đã và đang có những triển vọng mới và hướng đi mới để hòa nhập với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay.Nhiều cơ hội được mở ra không chỉ cho nước ta mà còn nhiều nước khác trên thế giới.Việc Việt Nam gia nhập vào tổ chức Thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam rất nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém những khó khăn và thách thức như vấn đề chính trị, biến đổi khí hậu, sự biến động của nguồn lực lao động tại mỗi quốc gia.Do đó để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự vươn lên trong quá trình kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp phải hoàn thiện, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót, gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Kiểm soát nội bộ là một chu trình quan trọng giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó kiểm soát chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là nội dung quan trọng của các nhà quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại. Chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận có thể xảy ra, dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trong kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Vai trò của kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa nói riêng là rất quan trọng. Đó chính là lý do dẫn đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp lần này. Đề tài mang tên: “ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ”. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 2 2.Mục tiêu - Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa . - Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa thực tế tại công ty TNHH Amart CN Huế. - Thông qua so sánh lý luận và thực tiễn, với những kiến thức được trang bị đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện tính hiệu quả của hệ thống KSNB chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại đơn vị. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng KSNB đối với chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart CN Huế. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH Amart CN Huế + Khóa luận nghiên cứu kết quả kinh doanh của đơn vị trong giai đoạn từ năm 2015 – 2017 và quá trình nhập xuất, kiểm kê hàng hóa vào tháng 11 năm 2018 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: - Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý thuyết và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại đơn vị công ty Phương pháp phỏng vấn, quan sát: Quan sát thực tế toàn bộ hoạt động của Công ty nói chung, đồng thời quan sát, phỏng vấn các nhân viên trực tiếp thực hiện vai trò kiểm soát nội bộ ngay tại công ty - Phương pháp xử lý số liệu: sử dụng phần mềm tiến hành so sánh, đưa ra sự chênh lệch giữa các thời kì. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 3 5.Cấu trúc đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu - Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa trong doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại công ty TNHH Amart CN Huế - Chương 3: Đánh giá và một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart CN Huế. Phần III: Kết luận & Kiến nghị Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA 1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Định nghĩa Khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện vào đầu thế kỉ 20 trong các tài liệu về kiểm toán với một ý nghĩa rất đơn giản: các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ,Nhiều năm sau đó, kiểm soát nội bộ trở thành một khái niệm được các kiểm toán viên rất quan tâm trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Báo cáo COSO hiện hành đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Trong định nghĩa trên có bốn điểm cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải là một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị, hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. - Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,mà nó được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Trư ờng Đại học Kin h tê ́ Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 5 Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không hề thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người bên trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát để đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này. Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ bản chất của các vấn đề này, cách thức lựa chọn để giải quyết chúng, cũng như truyền đạt chúng một cách hữu hiệu hay hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên trong đơn vị có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm riêng biệt, và họ cũng có những nhu cầu, ưu tiên khác nhau. Những khác biệt này có thể rất có lợi nếu mang đến các sáng kiến và làm tăng năng suất làm việc, nhưng nếu không phù hợp với mục tiêu của đơn vị chúng có thể là lực cản. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Thêm vào đó, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, từng thành viên cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên khác trong đơn vị, và bằng cách nào các nhiệm vụ này được truyền đạt, thực hiện và hướng tới mục tiêu của đơn vị. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Những hạn chế này bao gồm: sai sót của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của các nhà quản lí và mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí. Chẳng hạn như Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 6 những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của các nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới( mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Báo cáo COSO xác định 3 nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới + Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên trong và bên ngoài: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài, bởi vì chính người quản lí đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. + Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lắp, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu trên. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối và chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Sự phân loại các mục tiêu chỉ nhằm giúp đơn vị kiểm soát các phương diện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quản lí. 1.1.2. Phân loại Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 7 1.1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán Kiểm soát nội bộ kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác tin cậy. Công tác kiểm soát nội bộ về quy trình kế toán tại đơn vị nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính của đơn vị, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiệu quả trong khâu kế toán sẽ giúp không chỉ tăng hiệu suất, rút ngắn thời gian làm việc mà còn đem lại lợi nhuận, doanh thu cho đơn vị công ty.Nội dung quy trình kiểm soát đề ra là giúp cho hoạt động quản trị trong công tác kế toán tài chính có hiệu quả. Nhằm thu thập xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu của ngành và của đơn vị. 1.1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý Kiểm soát quản lí thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản lí. Đây là loại kiểm soát chủ yếu về bộ máy hoạt động của đơn vị công ty, do nhân viên của đơn vị thực hiện. Kiểm soát nội bộ về quản lý cụ thể sẽ kiểm tra hầu hết các cấp quản lý trong đơn vị: từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến Tổ trưởng, nhân viên từng bộ phận. Quá trình này sẽ giám sát, kiểm tra quy trình quản lý của từng bộ phận, mức độ tuân thủ các quy định mà đơn vị đã đề ra và các quy định của pháp luật, kiểm tra về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kể cả các vấn đề không thuộc về lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp. Từ đó có thể đánh giá được mức độ hiệu quả cũng như sự hoạt động hữu hiệu của toàn công ty, đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy hoạt động của toàn đơn vị. Trên quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lí ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy, kiểm soát quản lí cũng có một tác động Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 8 đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ về hoạt động của kiểm soát quản lí là đào tạo nhân viên: nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lí chặt chẽ hơn và do đó sẽ hạn chế sai sót. 1.1.3. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bở các hệ thống kiểm soát thích hợp. - Bảo đảm độ tin vậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành tại Việt Nam; tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty; các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát Trư ờng Đa ̣ ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 9 Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong tổ chức đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi trường kiểm soát là nền tảng ảnh hưởng đến các yếu tố khác của HTKSNB. Sơ đồ 2.1. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ Cụ thể môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau: - Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 10 động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình. Các nhà quản lí phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lí phải gương mẫu và đôi lúc phải hi sinh những sở thích, những thói quen của bản thân. - Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức cần có các kiến thức, các kỹ năng và các kinh nghiệm cần thiết. Bên cạnh các yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể đạt được mục tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức. - Sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức...ông thường mỗi doanh nghiệp sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch). Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhằm giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập đơn yêu cầu mua hàng: sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét và tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. Sau khi đã tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp mà có những yêu cầu phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương thức thanh toán Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩm quyền. Các bước Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 25 công việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua hàng – đây là một chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp, người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thì đòi phải phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. b. Xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ thông thường sẽ phát sinh các nghiệp vụ sau: - Nếu khách hàng đặt hàng hóa sản phẩm, nhân viên, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng, cập nhật đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng, cho khách hàng. - Khi khách hàng yêu cầu xuất đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng qua lập phiếu bán hàng và xuất bán theo nghiệp vụ. - Khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên hoặc bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu khách hàng đề nghị làm phiếu bán hàng. - Nhân viên lập phiếu bán hàng và in phiếu bán hàng giao cho nhân viên lấy hàng hóa, sản phẩm. - Khi nhân viên tạo xong phiếu bán hàng, phần mềm sẽ tự động xuất kho số lượng hàng hóa, sản phẩm mà nhân viên bán hàng yêu cầu. Thủ kho dựa vào thông tin xuất kho đó để lấy hàng hóa. - Nhân viên giao phiếu bán hàng đồng thời giao hàng hóa cho khách hàng để khách hàng kiểm tra đối chiếu. c. Quản lý hàng hóa tại đơn vị Quản lý hàng hóa là một khâu quan trọng trong chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị kinh doanh. Quản lý hàng hóa hiệu quả chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Quản lý tốt số lượng hàng hóa sẽ giúp biết được chính xác lượng hàng mà đơn vị cần, tránh việc để lượng hàng quá ít hoặc quá nhiều so với yêu cầu thực tế. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 26 Nắm được lượng hàng hóa hiện đang có tại kho đơn vị để có thể cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng hóa cao, tránh tình trạng hàng hỏng/ quá hạn sử dụng hoặc đọng vốn quá lâu. Chức năng quản lý hàng hóa cũng sẽ giúp giữ chân khách hàng bằng cách luôn đáp ứng các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng hóa sẽ giúp tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng’, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm họ muốn. Người đảm nhận nhiệm vụ quản lý hàng hóa cũng cần phải lập kế hoạch chính xác quản lý tốt lịch sử nhập xuất hàng giúp dễ dàng dự đoán được nhu cầu của khách hàng, giữ lượng hàng hóa vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn. Luôn luôn theo dõi tồn kho. Đặc biệt nếu doanh nghiệp, cửa hàng có nhiều chi nhánh, việc quản lý tồn kho càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hơn hết vì cần cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, sắp xếp số lượng hàng hóa phù hợp với từng địa điểm, tại từng thời điểm khác nhau, căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Quản lý tồn kho của doanh nghiệp trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời để tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho nhiều thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán. Tiết kiệm chi phí. Căn cứ trên các số liệu tồn kho, nhân viên đơn vị có thể biết chính xác những mặt hàng nào bán chậm, gây nguy cơ quá hạn tồn đọng vốn. Bằng việc điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa này đưa hàng hóa này ra khỏi danh sách, từ đó có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng đem lại lợi ích cao hơn. 1.2.1.3. Mối quan hệ đối với các chu trình khác Chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, có chức năng bắt đầu bằng việc mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ. Như vậy đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đầu vào của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa, đồng thời đầu ra của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là đầu vào của chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa là đầu ra của chu trình bán hàng - thu tiền. Bên cạnh đó, chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa còn có mối quan hệ chặt chẽ với các chu trình khác như chu trình quản lý hàng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 27 nhập kho, theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Một sự ngưng trệ ở bất kì giai đoạn nào cũng gây ra tổn thất lớn cho đơn vị.Vì vậy, KSNB phải được tăng cường ở tất cả các khâu trong từng chu trình để đảm bảo sự thông suốt trong quá trình kinh doanh, hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mà hàng hóa chiếm tỉ trọng lớn, số lượng các nghiệp vụ chiếm tỉ trọng nhiều nên dễ xảy ra các sai phạm do đó công tác kiểm soát hàng hóa cần được chú trọng hơn. Xét trên phương diện hệ thống KSNB thì KSNB chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa bao gồm các cơ chế, các quy trình, các quy chế, nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả, hạn chế các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình nhập, xuất và quản lý hàng hóa. 1.2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình a. Hệ thống chứng từ - Đơn đặt hàng: cho phép đơn vị có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ về hàng hóa họ có nhu cầu đến nhà cung cấp - Phiếu nhập: là chứng từ ghi nhận việc nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình tiêu thụ. - Biên bản kiểm kê hàng hóa: theo định kì hoặc có sự yêu cầu từ ban giám đốc mà đơn vị kho sẽ lập biên bản kiểm kê hàng hóa theo quý hoặc đột xuất. Biên bản chỉ được lập khi đã hoàn thành việc kiểm kê hàng hóa một cách chính xác. - Phiếu xuất: là chứng từ ghi nhận việc xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: là chứng từ liên quan tới việc chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác để linh động trong việc kinh doanh của đơn vị. b. Hệ thống các sổ sách, báo cáo Kết hợp các chứng từ, doanh nghiệp sử dụng một hệ thống sổ sách kế toán để phục vụ cho việc hạch toán. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng sổ nhật ký chung trong Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 28 hạch toán bán hàng thì theo quy định về chế độ sổ sách kế toán của Bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp sẽ thực hiện các sổ kế toán sau đây: Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản tiền. Các con số tổng hợp hàng ngày ghi vào sổ này được đối chiếu với hóa đơn bán hàng. Cuối tháng, các số tổng hợp chi tiết của những sổ này sẽ được ghi vào sổ cái tài khoản. Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho các nghiệp vụ thu tiền mặt từ hoạt động kinh doanh, doanh thu tiền mặt và tất cả các khoản thu khác bằng tiền thu tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền. Sổ nhật ký mua hàng: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng hóa của đơn vị như: Nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa. Sổ nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán. Các sổ và thẻ kế toán chi tiết sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng và theo hình thức sổ nhật ký chung. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. 1.2.1.5. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong chu trình Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 29 - Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh toán. Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thông đồng với đơn vị từ bên ngoài. - Do mục đích thu được lợi ích cá nhân, nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức giá đưa ra không hợp lý. - Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho nhưng hóa đơn không có thực Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét duyệt thanh toán. - Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng đó. - Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong quá trình đọc phiếu đề nghị mua hàng. Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã được mô tả. - Hàng hóa được đặt không cần thiết hay số lượng lớn hơn nhu cầu, tăng chi phí hàng hóa và phí lưu kho - Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân viên mua và người bán: khả năng hàng hóa, dịch vụ có nguy cơ chất lượng thấp mà giá lại cao. - Làm giả chứng từ mua hàng gây nên sự thổi phồng hàng hóa hoặc lượng hàng hóa tại đơn vị bị khai khống. - Sai sót và gian lận trong việc mô tả hàng hóa đã cũ hoặc bị hư hỏng, hàng hóa bị khai khống. - Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Khả năng phải sử dụng hoặc bán những hàng hóa có chất lượng thấp Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 30 - Chi phí tính vào sản phẩm dở dang cuối kì có khả năng không chính xác. Giá trị sản phẩm dở dang cuối kì không chính xác ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm sản xuất và giá vốn hàng bán - Sai sót trong việc ghi chép số lượng bán thành phẩm hoặc thành phẩm tồn kho. Số lượng trên biên bản kiểm kê hàng hóa không chính xác. - Trộm cắp HTK, phế liệu, và HTK để trong kho có thể bị hư hỏng, tổn thất. - Gian lận trong việc lập biên bản kiểm kê HTK. - Giao nhầm hàng, xuất hàng không đúng với đơn hàng. Gây thiệt hại về doanh thu và có thể mất khách hàng do mất uy tín. - Việc truy cập vào hệ thống quản lý hàng hóa bất hợp pháp. Dữ liệu không được bảo mật có thể bị thay đổi hoặc bị mất. - Nguyên phụ liệu thừa sau quá trình sản xuất không có biện pháp xử lý. Hàng hóa dễ bị mất mát, hư hỏng. - Gian lận trong quá trình nhận hàng, nhập kho. - Việc thông đồng với người mua trong việc thanh lý các mặt hàng đã quá hạn sử dụng, không còn được sử dụng trong quá trình kinh doanh. Tổn thất, HTK bị mất cắp hoặc bị đánh giá thấp. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa 1.2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống a. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Bảng 1.1.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Mục tiêu kiểm soát cụ thể Thủ tục kiểm soát Hàng hóa được mua đúng mục đích, đúng số lượng theo như - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn - Người kí đơn đặt hàng đối chiếu thông tin trên đơn đặt Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 31 nhu cầu, không thừa, không thiếu hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn Hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đều phải được kiểm kê - Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách,...với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu câu mua hàng đã được phê chuẩn. Quy trình mua hàng và nhập hàng vào kho phải đảm bảo về mặt chứng từ, hóa đơn đúng quy định - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ - Các biên bản nhận hàng đều được đánh số thứ tự và được đính kèm với các hóa đơn tương ứng - Hóa đơn được đánh số thứ tự theo biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này - Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang đi trên đường thì cần quản lí riêng - Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ mua hàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào Cần phải theo dõi chi tiết chu trình lưu chuyển đối với các mặt hàng, sau khi đã được nhập vào kho - Lập bảng kê các chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt - Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng. - Đối với hàng hóa nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hóa đơn. - Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan. b. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lý hàng hóa Bảng 1.2.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lí hàng hóa Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh ế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 32 Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Tránh thông đồng, gian lận xảy ra giữa các bộ phận trong công ty - Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán Hàng hóa trong kho phải được bảo quản và quản lí cụ thể - Kiểm kê chi tiết hàng hóa - Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự và xuất theo thứ tự nhập vào. - Đánh giá chất lượng hàng hóa được nhập vào qua kiểm kê. Hàng hóa phải được phân loại đúng đắn và khai báo đầy đủ - Quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán ở tập hồ sơ riêng - Xây dựng bộ mã cho hàng hóa Quản lí hàng hóa cần đảm bảo sự trung thực và hợp lí về mặt chứng từ - Định kì bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng hóa - Định kì đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết - Mọi hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc. - Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi vật tư, hàng hóa không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Quản lí riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền của doanh nghiệp và phải có sự đánh giá hàng hóa một cách hợp lí. - Hàng đã nhập kho phải có phiếu nhập kho. - Theo dõi chi tiết hàng hóa dùng để thế chấp vay nợ - Trình bày, khai báo đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa c. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho Bảng 1.3.Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho hàng hóa Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Hàng háo xuất khỏi kho cần được sử dụng đúng mục đích - Bộ phận có nhu cầu về hàng hóa phải lập phiếu Phiếu yêu cầu xuất hàng hóa ra - Trước khi xuất hàng hóa, kế toán phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi kho Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 33 - Việc phê chuẩn xuất hàng hóa phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn hàng đã được phê chuẩn Tránh gian lận, sai sót xảy ra trong chu trình xuất kho - Tách biệt các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế toán. - Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế các sai sót Quy trình xuất hàng phải có sự đảm bảo về mặt chứng từ, để sau này là bằng chứng cho nghiệp vụ dã xảy ra - Phiếu xuất kho phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư đã được phê chuẩn - Các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa phải căn cứ vào hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt - Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức chuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển và bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu vận chuyển có chữ kí của khách hàng. - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ. - Sử dụng phiếu xuất kho đã được đánh số thứ tự từ trước, và ghi sổ theo thứ tự đó. - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên phiếu xuất kho Số lượng hàng hóa thực tế và trên sổ sách phải khớp nhau để tránh thất thoát trong quá trình kinh doanh - Quy định thời hạn chuyển phiếu xuất kho cho kế toán ghi sổ - Định kì đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật tư , thành phẩm, hàng hóa. - Yêu cầu ghi định khoản trên phiếu xuất kho - Quy định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vật tư 1.2.2.2. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóa a. Kiểm soát tổng quát - Thủ tục kiểm soát Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 34 +Tổ chức: Tách biệt các chức năng phê duyệt, bảo quản, ghi chép sổ sách hàng hóa. Trong hệ thống sử dụng máy vi tính, tách biệt nhân viên thao tác máy vi tính với người sử dụng thông tin hệ thống. + Hệ thống: Các chứng từ đã hoàn thành khâu kiểm tra, kiểm soát phải được nhập vào hệ thống máy tính, để cung cấp cho đơn vị về tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa. - Việc giải trình tài sản: + Hàng hóa được ghi nhận thống nhất về phương pháp tính giá giữa các kỳ với nhau + Các bản ghi về hàng hóa luôn được duy trì và điều chỉnh định kì với số lượng hàng hóa kiểm kê được trong thực tế - Công tác quản lý: + Các nhân viên quản lý kho, kế toán viên, nhận hàng, kiểm định chất lượng cần được nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn. + Sự thay đổi và phát triển hệ thống thông tin kế toán phải trải qua một quy trình rõ ràng liên quan đến sự kiểm tra, phê chuẩn và đóng dấu xác nhận + Quá trình nhập kho, xuất kho, quản lí hàng hóa phải được kiểm tra, theo dõi thường xuyên + Các phân tích báo cáo về tình hình tồn kho, nhu cầu vật tư nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định. - Trung tâm dữ liệu: + Quá trình cập nhật các thông tin liên quan tới quá trình nhập, xuất, tồn kho được thiết lập một cách rõ ràng + Hệ thống thông tin và nguồn nhân lực phụ trách việc cập nhật thông tin phải được giám sát một cách chủ động, xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của các báo cáo kiểm soát. rươ ̀ng Đ ại h ọc K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 35 - Uỷ quyền và phê chuẩn: + Mọi nghiệp vụ nhập xuất, vật tư, thành phẩm, hàng hóa đều phải được phê chuẩn đúng đắn + Trong một hệ thống hoạt động dựa trên máy tính, sự ủy quyền được thực hiện bởi một chương trình ứng dụng nơi mà mọi quy tắc nhập, xuất, tồn được thiết lập. Trong trường hợp này, người quản lý đã ngầm định sự phê chuẩn của mình ngay khi chấp nhận thiết kế chương trình đó. - Kiểm soát: + Mỗi nhân viên có một user và password riêng để truy cập vào phần hành của mình + Cập nhật tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất kho và định kì đối chiếu với thủ kho + Định kì tập hợp các tập tin gốc về hàng hóa, sau đó sao chép vào các đĩa từ để lưu trữ b. Kiểm soát chi tiết - Kiểm soát đầu vào: + Chuẩn bị kĩ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất đã được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền. Trong hệ thống sử dụng máy tính, sự phê chuẩn được thực hiện bằng phương pháp kiểm tra, soạn thảo được chương trình hóa + Kiểm tra tính hợp lý của các chừng từ có liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất và tiến hành nhập vào hệ thống máy tính + Hoạt động sửa lỗi được thực hiện trong quá trình nhập liệu và trước khi đưa dữ liệu đó vào lưu trữ - Kiểm soát xử lí: + Các phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...được lập dựa trên cơ sở hợp lệ Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 36 + Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên đơn hàng mua (hoặc hợp đồng mua) với hóa đơn mua hàng. Đồng thời đếm số lượng nhận được với số lượng đã đặt trước + Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên đơn đặt hàng bán (hoặc hợp đồng bán hàng). Đồng thời đếm số lượng xuất với số lượng đã đặt trước. +Giám sát mọi nghiệp vụ, điều tra những nghiệp vụ có một hoặc nhiều chứng từ gốc bị thất lạc + Bắt buộc phải có sự xác nhận của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng + Sai sót thường được sữa chữa trong bước xử lý bằng việc thay thế những dữ liệu đã nhập sai bằng việc nhập lại dữ liệu đúng + Chỉnh sửa các chênh lệch sau quá trình kiểm kê. Việc kiểm kê cần được giám sát chặt chẽ, chênh lệch cần được làm rõ khi kiểm kê hàng hóa. - Kiểm soát đầu ra: + Cần đánh số thứ tự cho các tập tin lưu trữ các thông tin về hàng hóa. Định kì kiểm tra sự tuần tự của số tập tin trong mỗi tập tin + Cuối mỗi kỳ kế toán cần xác định chính xác các thông tin về các chính sách như dự trữ, lập dư phòng giảm giá HTK, + Chuẩn bị các báo cáo như bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, phiếu xuất kho ngoài định mức,... để phục vụ cho công tác kiểm tra. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP, XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART - CHI NHÁNH HUẾ 2.1.Đặc điểm và tình hình chung của Công ty TNHH AMART 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 37 Công ty TNHH AMART - Tên giao dịch : AMART CO,.LTD - Tổng giám đốc: Phạm Thị Vinh - Địa chỉ: 42 Củ Chi, Phường Vĩnh Hải, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa - Mã số thuế: 4201557327 - Năm thành lập: 2001 - Điện thoại: 0583836825 - Fax: 0583838252 - Website: www.amart.vn/info@amart.vn - Email: info@amart.vn 2.1.1.1.Quá trình thành lập và phát triển Công ty AMART là một công ty Trách nhiệm hữu hạn, là công ty con của tổng công ty cổ phần Đại Thuận. Với sự tư vấn của các chuyên gia nước ngoài giàu kinh nghiệm, Đại Thuận đã đầu tư và vận hành thành công hệ thống chuỗi cửa hàng tiện ích Amart. Năm 2001, công ty Cổ Phần Đại Thuận cho ra mắt Cửa hàng Amart đầu tiên tại số 13 Biệt Thự ở Nha Trang nhằm mục đích giới thiệu những sản phẩm, đặc biệt là những sản phẩm được nhập khẩu từ các nước Mỹ, Thụy Sĩ, Đức,... Sau ngày ra mắt cửa hàng đầu tiên, công ty đã đi vào hoạt động trong cơ chế thị trường sự cạnh tranh là tất yếu và ngày càng gay gắt, đặt ra cho công ty muôn vàn khó khăn. Năm 2011, công ty Amart được tách ra từ công ty Cổ Phần Đại Thuận và chính thức trở thành công ty độc lập riêng biệt, do cô Phạm Thị Vinh làm tổng giám đốc. Tuy công ty mới tách ra gần đây nhưng có thể nói trong những năm qua AMART đã không ngừng lớn mạnh và trở thành một trong những công ty cung cấp những mặt hàng phục vụ cho khách hàng, đặc biệt các loại đồ uống nhập khẩu. Hiện nay, công ty có tất cả năm chi nhánh bao gồm 16 cửa Trư ờng Đa ̣i ho ̣ K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 38 hàng tiện ích trải dài khắp đất nước. Các chi nhánh của công ty nằm các trục điểm chính đó là chi nhánh đại diện miền Trung nằm ở Huế, Hội An và chi nhánh đại diện miền Nam nằm ở Nha Trang, Mũi Né và Thành phố Hồ Chí Minh . Logo của công ty: Slogan: Everyday convenience. 2.1.1.2.Lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Amart chuyên cung cấp và bán lẻ các loại thức ăn nhanh và đồ uống nhập khẩu. Ngoài ra còn kinh doanh nhiều loại sản phẩm khác như:  Thực phẩm công nghệ :rượu, bia, nước giải khát, mì gói, bánh, kẹo, kem, sữa, phô mai,...  Các loại thực phẩm: nông sản sấy, thức ăn nhanh, bánh,...; các loại trái cây,...  Hóa phẩm: dầu gội, bột giặt, thuốc tẩy,....  Mỹ phẩm: nước hoa, kem phấn tẩy trang,...  Đồ dùng: chén, nĩa, dao,....  May mặc: quần áo, giày dép, túi xách,.... Một số chi nhánh khác của công ty còn phục vụ gian hàng thức ăn nhanh và các loại nước trái cây, sinh tố cho khách du lịch. 2.1.1.3. Giới thiệu về Công ty TNHH Amart Chi nhánh Huế Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế được thành lập 05/2013 theo giấy phép đăng kí kinh doanh tại sở Kế hoạch - Đầu tư Thừa Thiên Huế. Công ty TNHH Amart - Chi nhánh Huế hiện tại có 6 cửa hàng tiện ích cùng khoảng thời gian thành lập đặt lần lượt tại 11 Phạm Ngũ Lão, 32 Chu Văn An, 45 Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 39 Lê Lợi, 58 Lê Lợi, 12 Nguyễn Công Trứ, 106 Lê Duẫn. Điểm đặc biệt của các cửa hàng này là được đặt ngay ở những con phố dành cho khách du lịch, đặc biệt là khách quốc tế. Điều đó là một lợi thế đặc biệt đối với chi nhánh cũng như công ty. 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lí Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo sự hoàn thiện, thống nhất và sự hiệu quả trong hoạt động của đơn vị công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty đáp ứng được nhu cầu và thể hiện sự gọn nhẹ, linh hoạt trong tổ chức các bộ phận. Cơ cấu tổ chức của công ty đựơc phân theo các bộ phận. Mỗi bộ phận có chức năng cụ thể, chuyên biệt khác nhau. Mặt khác phải kết hợp hài hoà để sự hoạt động của các bộ phận có sự thống nhất đồng thời lại phải linh hoạt. Cụ thể, tại trụ sở chính của công ty đã phân ra những phòng ban với những nhiệm vụ nhất định. Bao gồm 5 bộ phận: Kho vận phụ trách về việc đảm bảo hàng hóa được nhập và xuất đúng quy trình cũng như bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất, BP. Kinh doanh và tiếp thị sẽ đề ra các chiến lược để nâng cao doanh thu cho công ty thông qua việc nghiên cứu và mở rộng thị trường tiềm năng cho công ty, BP. PT Hệ thống là bộ phận tìm kiếm những địa điểm có khả năng phát triển cho việc kinh doanh của công ty, BP Kế toán phụ trách sổ sách, chứng từ và các vấn đề liên quan đến thuế của doanh nghiệp, BP. Hành chính & Nhân sự chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tuyển dụng nhân viên cho công ty. Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K in tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 40 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Amart BP. Kho vận BP. KD & Tiếp thị BP. PT Hệ thống BP. Kế toán BP. HC & Nhân sự Trưởng BP. Kho vận Trưởng BP. KD & Tiếp thị Trưởng BP. PTHT AMART Kế toán trưởng Trưởng BP. HC & Nhân sự BAN GIÁM ĐỐC (Tổng giám đốc) TRUNG TÂM AMART -NV Điều phối - NV Giao hàng - Thủ kho -NV kinh doanh - NV Marketing - - NV QL &GS - - NV PTHT Amart - NV KT Tổng hợp - NV KT Ngân hàng - Thư kí VP - NV HC- NS AMART K/VỰC HỒ CHÍ MINH AMART K/VỰC PHAN THIẾT AMART K/VỰC HUẾ AMART K/VỰC HỘI AN AMART K/VỰC NHA TRANG BP. Bán hàng BP. Kế toán - Trưởng cửa hàng - NV bán hàng, thu ngân - Thủ kho - NV Kế toán hàng hóa - - NV Kế toán Tổng hợp Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 41 Mạng lưới chi nhánh của công ty Công ty TNHH Amart có tất cả 5 chi nhánh và bao gồm 19 cửa hàng tiện ích trải dài khắp đất nước Công ty có nhiều chi nhánh, trải dài từ miền trung vào miền năm nên đòi hỏi một sự liên kết chặt chẽ cũng như tính kỉ luật cao để đảm bảo không một khu vực nào yếu kém trong hoạt động kinh doanh của mình. 2.1.3.Chức năng & Nhiệm vụ 2.1.3.1.Chức năng - Tại trung tâm AMART: + BP. Kho vận: Tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa, bảo quản hàng hóa trong kho ở tất cả các miền; Điều phối nhân lực của BP. Kho vận thực hiện các công việc trên đạt hiệu quả cao nhất; Đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của Công ty; Tổ chức, sắp xếp, điều chỉnh hoạt động của Kho vận phục vụ tốt kế hoạch kinh doanh của Công ty; Quản lý, giám sát các hệ thống về an ninh, phòng cháy chữa cháy đảm bảo an toàn của hàng hóa, tài sản; Thực hiện các báo cáo về số lượng hàng xuất, nhập, tồn cho Ban Giám đốc theo định kỳ hoặc đột xuất. Tổ chức thực hiện việc giao hàng cho Viễn thông, đối tác, khách hàng. theo Lệnh điều hàng của Ban sản phẩm; Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng của bên nhà vận chuyển. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 42 Tổ chức và chỉ đạo nhân sự thực hiện việc kiểm kê hàng hóa, tài sản theo kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất tại tất cả các miền. Thực hiện báo cáo kiểm kê tài sản cho Ban Tài chính – Kế toán Công ty. + BP. Kinh doanh & Tiếp thị: Nghiên cứu môi trường marketing để nhận diện các cơ hội thị trường, phân khúc thị trường, lựa chọn thị trường mục tiêu và định vị thị trường. Đồng thời, phân tích khách hàng và các yếu tố có liên quan đến hình thành các chiến lược marketing định hướng khách hàng và marketing cạnh tranh.v.v... Thiết kế tổ chức thực hiện và kiểm tra các chiến lược sản phẩm, giá cả, mạng lưới phân phối v...hà cung cấp nhằm xác định thời gian giao trễ dự kiến để các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng có thể chủ động đối phó. Nếu nhà cung cấp dự kiến không thể giao hàng được theo thỏa thuận, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng hủy đơn đặt hàng và thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan về điều này để ngừng các bước xử lí kế tiếp. Trong trường hợp này, bộ phận mua hàng cần cập nhật tình hình này vào hồ sơ theo dõi nhà cung cấp để phục vụ cho những lần đặt hàng tiếp theo., đồng thời tiến hành những thủ tục cần thiết, chẳng hạn yêu cầu bồi thường,... Các đơn đặt hàng đã nhận được báo cáo nhận hàng: Lúc này bộ phận mua hàng kiểm tra lại để đảm bảo hàng đã nhận được đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại,... trước khi lưu. - Khi gửi đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp Đơn đặt hàng do đơn vị lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua bởi vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường sau khi gởi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thảo thuận cuối cùng. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K i h tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 60 Trong trường hợp này, đơn vị cần lưu ý để thông báo kịp thời về các thay đổi trong đơn đặt hàng cho nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng, nhân viên nhận hàng và kế toán hàng hóa. Các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng cần được lưu kèm với đơn đặt hàng gốc, và sau này cần được sắp xếp theo số đơn đặt hàng gốc trong hồ sơ đơn đặt hàng đã thực hiện. Các đơn đặt hàng hủy bỏ được chuyển sang lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy và sắp xếp theo số thứ tự của đơn đặt hàng. - Đối với khâu nhận hàng Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng. Đối với đơn vị có quy mô trung bình, chức năng này có thể được giao hẳn cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đều nhập kho. Cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ do bộ phận mua hàng gửi đến. Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Một liên của báo cáo nhận hàng sau khi đã hoàn thành phải được gửi đến kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ phận mua hàng, để làm bằng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành. Báo cáo nhận hàng phải được đánh số trước liên tục hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập báo cáo và phải được bảo quản cẩn thận. Nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải thông báo ngay cho bộ phận liên quan. Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp dồng đã được phê duyệt. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra nhằm đảm bảo hàng thực nhận phù hợp với đơn đặt hàng. Ngoài ra, nên bố trí một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập hỗ trợ việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được.Để kiểm soát tốt vấn đề này, bộ phận nhận hàng cần tổ chức riêng hồ sơ để theo dõi: Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 61 Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏsót những phương diện quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra (checklist) bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng ( như số lượng, quy cách, chất lượng,...) và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gởi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng. Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được. - Đối với khâu bảo quản và kiểm kê hàng hóa: + Bảo quản hàng Hàng phải được bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tùy theo đặc điểm của từng loại hàng hóa, ví dụ tủ cấp đông,... Hàng hóa tồn kho phải được dán nhãn và nên theo dõi theo quy mô lô hàng nhỏ nhất và ở mỗi công đoạn cụ thể chi tiết nhất để có thể dễ dàng phát hiện bất kỳ hàng hóa nào bị thất lạc. Giữ bí mật về vị trí và cách bố trí, quản lí kho hàng để không tạo điều kiện cho các gian lận như trộm cắp xảy ra. Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân cụ thể( thường là thủ kho) và ban hành quy định để hạn chế sự tiếp cận hàng hóa tồn kho đối với những người không có nhiệm vụ Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn từng loại hàng hóa, có sơ đồ sắp xếp hàng và sử dụng thẻ để theo dõi tất cả hàng có trong kho theo vị trí sắp xếp ( về chủng loại, số lượng) để tiện việc đề nghị mua thêm khi hàng sắp hết hoặc cập nhật kịp thời khi hàng mới nhập kho để tránh đề nghị mua trùng. Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền. Chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 62 phiếu xuất kho. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác. Sắp xếp hàng ngăn nắp, phân loại khoa học và theo thứ tự ưu tiên sử dụng để thuận tiện cho việc nhập – xuất hàng thường xuyên và tránh các sai sót, thí dụ xuất hàng sai quy cách,... Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn, hay dễ mất phẩm chất,....hàng hóa nên được quản lý theo phương pháp nhập trước xuất trước. Nghĩa là, thủ kho phải xuất kho trước đối với các mặt hàng tồn trữ lâu nhất còn lại trong kho, không để xảy ra tình trạng hàng nhập trước vẫn còn trong kho. Hàng bị lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng. Dù kiểm soát nội bộ tốt cũng khó có thể tránh khỏi tình trạng nhiều mặt hàng sẽ không còn được lưu thông nữa do hàng mua quá nhiều, do lỗi thời, không hợp thị hiếu hay quá hạn do không bán được.Các thủ tục kiểm soát nhằm phát hiện và hạn chế hàng lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng là: Kiểm tra định kì hàng hóa để phát hiện các mặt hàng lỗi thời cần xử lí.Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng hóa tiến hành, trong đó có thủ kho, bộ phận mua hàng, bộ phận bán hàng. Khi kiểm tra, cần lập báo cáo, trong đó nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt kê những mặt hàng tồn trữ quá mức cần thiết. Nghiên cứu kĩ trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, bỡi lẽ việc thay đổi cơ cấu mặt hàng có thể sẽ đưa đến có những mặt hàng hiện hữu không còn sử dụng được. Do vậy, trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng, cần xem lại số lượng hàng hóa để lụa chọn thời điểm thích hợp. Chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng biệt nhằm thuận lợi cho việc quản lí. Bên canh đó, cần định kì so sánh danh sách các hàng lỗi thời do ban kiểm tra cung cấp với danh sách hầng tồn kho đã xuất bán hay thanh lí. + Kiểm kê kho: Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 63 Để kiểm soát tốt hàng hóa cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kì và/ hoặc kiểm kê đột xuất. Kiểm kê định kì là nhằm xác định chính xác số lượng hàng hóa thực tế , để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, từ đó phát hiện các chênh lệch để có các biện pháp xử lí. Số liệu trên sổ kế toán vầ hàng hóa sau khi đã điều chỉnh với kết quả kiểm kê sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng, xác định nguyên nhân và xử lý thỏa đáng. Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào đặc điểm, khả năng và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Một số đơn vị, do số lượng hàng tồn trữ lớn và nhiều chủng loại, không thể gián đoạn nhập xuất để kiểm tra toàn bộ, có thể kiểm kê từng phầ rải rác trong niên độ. Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, thông thường một năm phải kiểm kê ít nhất một lần. Nên tiến hành kiểm kê đột xuất nếu đơn vị phát hiện có dấu hiệu tham ô, thất thoát hàng hóa. Cuộc kiểm kê này đóng vai trò như một công cụ giám sát thường xuyên của nhà quản lý đối với hàng hóa, nên rất quan trọng và cần được thực hiện. Thông thường, trong một cuộc kiểm kê, thường sẽ có đại diện của bộ phận kế toán hàng hóa, nhân viên phụ trách kho và một người giám sát độc lập với hai bộ phận trên. Hầu hết các đơn vị, đặc biệt là những đơn vị áp dụng hệ thống kiểm kê định kì để kế toán hàng hóa, đều tiến hành kiểm kê tất cả hàng hóa vào cuối kì, vì kết quả kiểm kê sẽ được sử dụng để tính toán số dư hàng hóa vào cuối kì, vì kết quả kiểm kê sẽ được sử dụng để tính toán số dư hàng hóa cuối kỳ và giá vốn hàng bán vào trong kì. Do đó, đối với các đơn vị này, việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa cuối kì là bắt buộc. Trình tự tiến hành kiểm kê kho nên diễn ra như sau: Trước khi kiểm kê, đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó có hướng dẫn cụ thể về thời gian, địa điểm kiểm kê, nhân viên tham gia kiểm kê, các thủ tục cần tiến hành để đảm bảo kết quả kiểm kê phản ánh đúng số lượng và chất lượng hàng hóa. Một kế hoạch kiểm kê tốt thường có những đặc điểm sau: Trư ờ g Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 64 + Được ban hành dưới dạng văn bản, do một nhân viên có nhiều kinh nghiệm và chịu trách nhiệm cao nhất về hàng hóa lập, và được duyệt bởi người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu đơn vị + Được thảo luận cụ thể với những bộ phận có liên quan + Cần ban hành sớm kế hoạch kiểm kê để tạo thuận lợi cho những bộ phận liên quan có thời gian chuẩn bị tốt việc phục vụ kiểm kê. + Hướng dẫn chi tiết mọi thủ tục được tiến hành trong từng giai đoạn kiểm kê, trong đó cần đặc biệt nhấn mạnh: Việc sắp xếp trước kho hàng để tạo thuận lợi cho việc kiểm kê Bố trí riêng biệt các lô hàng không phải của đơn vị nhưng hiện đang ở trong kho, và các lô hàng hư hỏng, lỗi thời, kém phẩm chất,... Các thủ tục nhằm tránh khả năng kiểm trùng lặp hoặc bỏ sót, thí dụ dán nhãn hoặc đánh dấu ngay sau khi kiểm kê. Các thủ tục liên quan đến việc kiểm soát sự vận động của hàng hóa trong khoảng thời gian diễn ra kiểm kê, đặc biệt là các lô hàng đang vận chuyển giữa nhà cung cấp với kho đơn vị hoặc giữa các kho chi nhánh trong cùng một đơn vị. Trong điều kiện có thể được, đơn vị nên ngừng mọi hoạt động giao nhận hàng trong suốt thời gian kiểm kê. Các thủ tục khóa sổ vào cùng thời điểm để đảm bảo cho việc so sánh sau đó giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách. + Khi kiểm kê, đơn vị cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế hoạch kiểm kê được tuân thủ đầy đủ. Kết quả kiểm kê thực tế sẽ được ghi nhận vào các mẫu biểu được phát hành trước và đánh số thứ tự liên tục để đảm bảo không bỏ sót hàng hóa, nghĩa là đơn vị phải phát hành và quản lí các phiếu kiểm kê. Các lô hàng đã được kiểm kê phải được đánh dấu “ Đã kiểm kê” để tránh kiểm trùng, đồng thời việc kiểm kê nên tiến hành theo một trình tự có hệ thống để tránh kiểm sót. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 65 + Sau khi tất cả hàng hóa đều đã được kiểm kê và các phiếu kiểm kê được thu thập đầy đủ, một nhóm tái kiểm sẽ được thành lập. Nhóm này sẽ do một nhân viên trong ban giám sát đứng đầu và thực hiện kiểm kê lại ngẫu nhiên đối với một số phiếu kiểm kê hoặc các phiếu có khác biệt lớn so với sổ sách. Ngoài ra, nhóm tái kiểm cũng tiến hành quan sát lại tổng thể toàn bộ khu vực có chứa hàng để đảm bảo tất cả hàng hóa đều đã được đánh dấu “ Đã kiểm kê”. Mọi sai biệt giữa hai lần kiểm kê phải được làm rõ nguyên nhân tại chỗ và giải quyết kịp thời. Cuối cùng, kết quả kiểm kê sau khi đã tiến hành tái kiểm sẽ được chuyển cho ban giám sát để tổng hợp và đối chiếu với số lượng trên sổ kho và số dư trên sổ kế toán chi tiết hàng hóa. Tất cả nhân sự tham gia kiểm kê đều phải kí vào biên bản kiểm kê( ngoại trừ kiểm toán viên đọc lập, nếu có). Sau đó, biên bản kiểm kê được chuyển cho kế toán hàng hóa để lập bảng tổng hợp kiểm kê và ghi đơn giá của từng mặt hàng theo số lượng thực tế để tính giá trị hàng hóa cuối kì. Gía trị này, sau khi đã thực hiện các điều chỉnh cần thiết (liên quan đến những khác biệt giữa số lượng thực tế và sổ sách hay giảm giá hàng hóa), sẽ được sử dụng để trình bày trên báo cáo tài chính. Ngoài ra cũng còn có một số thủ tục kiểm soát quan trọng khác: - Phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự liên tục từ trước khi sử dụng hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập phiếu. - Tổ chức khu vực riêng để tồn trữ hàng không phải của đơn đơn vị, thí dụ như hàng của khách hàng còn gửi lại, hàng nhận giữ hộ,... - Chỉ cho phép xuất kho khi xuất trình được chứng từ hợp lệ, thí dụ như lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng,... Cần có quy định thống nhất về chứng từ cụ thể và được ai phê duyệt là hợp lệ để được phép xuất kho. - Định kì cần kiểm tra chất lượng hàng hóa để phát hiện các lô hàng bị hư hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng,... Công việc này có thể được kết hợp thực hiện khi kiểm kê, hoặc thực hiện thường xuyên tùy theo đặc thù kinh doanh của đơn vị. Nếu phát hiện có hàng bị hư hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng,... số hàng này cần được sắp xếp vào một Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 66 khu vực riêng để tiện tiến hành các thủ tục tiếp theo như đánh giá lại chất lượng, bán hoặc tiêu hủy,... Để tránh gian lận của thủ kho, nếu phải thanh lý số hàng này, việc thanh lý này cần được phê duyệt cụ thể và cần có chuyên gia ước tính giá trị thu hồi của số hàng này. Nếu giá trị thanh lý lớn, cần thành lập hội đồng thanh lý với sự tham gia của các bộ phận, trong đó phải có đại diện bộ phận kỹ thuật,... d. Quá trình xuất hàng hóa ra khỏi kho Khi các cửa hàng có nhu cầu hàng hòa cần cung cấp cho khách hàng, Trưởng cửa hàng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng hóa. Sau đó sẽ gửi cho kế toán hàng hóa.Từ đó, kế toán sẽ đối chiếu với số lượng tồn tỏng kho của loại hàng hóa này và sẽ lập phiếu xuất kho thành 2 liên: 1 liên lưu lại kế toán, 1 liên giao cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng dựa vào phiếu xuất kho tiến hành xuất hàng hóa theo đúng nhu cầu của cửa hàng đơn vị. Phiếu yêu cầu xuất hàng Đối chiếu PYCXH với sổ Lập phiếu xuất kho Phiếu XK Phiếu XK D Trưởng cửa hàng NV Kế toán hàng hóa NV Bán hàng Lập phiếu yêu cầu xuất hàng Phiếu yêu cầu xuất hàng Lưu đồ 2.4. Quy trình xuất hàng hóa ra kho Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 67 Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho - Kế toán phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi kho cũng như đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa đó để quá trình xuất hàng hóa ra khỏi kho được đảm bảo. - Nên tách biệt chức năng thủ kho và người lập đơn đề nghị mua hàng để tránh xảy ra gian lận trong quá trình xuất hàng ra kho. - Các phiếu xuất kho nên được đánh số thứ tự từ trước để tránh thất thoát cũng như để tránh xảy ra tình trạng nhân viên sử dụng phiếu xuất kho cho mục đích cá nhân. CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH AMART CN HUẾ 3.1. Đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ chu trình hàng hoá tại Công ty TNHH AMART Chi nhánh Huế. e. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với quy tình xuất hàng hóa ra kho 11 Phạm Ngũ Lão - Phú Hội - Huế - Thừa Thiên Huế Họ và tên: NBTTHCH12- Công ty CP AMART - CN Thừa Thiên Huế - CH12NCT Địa chỉ: 12 Nguyễn Công Trứ, P.Phú Hội, TP. Huế, T. Thừa Thiên Huế Diễn giải: Xuất bán hàng hóa CH11, nhận CH12NCT Kho xuất: Kho cửa hàng 11 Phạm Ngũ Lão SỐ TT TÊN VÀ QUY CÁCH ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ BÁN TIỀN BÁN ĐƠN GIÁ GỐC 1 8938503070041 Bia Huda(330ml) Lon 48,00 8,030 2 8938503070409 Bia Huda(18 Lon/Thùng)(330ml, Gold) Lon 36,00 9,596 3 8938503070171 Bia Huda(Chai)(450ml) Chai 40,00 5,227 4 2712587428129 Bia Huda (Chai)(330ml,4,7% Vol) Chai 24,00 5,643 CỘNG 148,00 NGƯỜI LẬP PHIẾU THỦ KHO NGƯỜI NHẬN KẾ TOÁN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Bằng chữ: Không đồng Nha Trang, ngày 15 tháng 11 năm 2018 PHIẾU XUẤT Số 11NCT011 Ngày 15 tháng 11 năm 2018 XTNDV - Xuất bán đơn vị CÔNG TY TNHH AMART CÔNG TY CP AMART - CN THỪA THIÊN HUẾ Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 68 3.1.1.Đánh giá về môi trường kiểm soát 3.1.1.1. Những mặt mạnh Cơ cấu tổ chức được thiết kế phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Các bộ phận không chồng chéo nhau về chức năng quyền hạn. Đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng học hỏi trau dồi kiến thức. Có trách nhiệm với công việc.Tại Văn phòng công ty sẽ kiểm soát quá trình mua hàng nhập kho, xuất kho và quản lý hàng hóa cho đơn vị của mình. 3.1.1.2. Những mặt hạn chế Vai trò thực sự của Ban kiểm soát chưa được thể hiện rõ nét. Hệ thống thông tị trong toàn công ty đều được tích hợp trên mọt phần mềm nên rất dễ xảy ra tắc nghẽn trong trường hợp qua tải, nhiều nhân viên cùng thực hiện một nghiệp vụ đòi hỏi nhiều dữ liệu khác nhau. 3.1.2. Hệ thống kế toán 3.1.2.1.Ưu điểm Các nhân viên kế toán nhiệt tình, năng động, có trình độ nghiệp vụ vững vàng luôn xử lý tốt các vấn đề phát sinh. Các nhân viên trong phòng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra với nhau giữ các phần hành với nhau, giữ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. 3.1.2.2. Nhược điểm Việc luân chuyển chứng từ trong hệ thống kế toán còn chưa kịp thời. Hệ thống dữ liệu giữa phòng kế toán với các phòng ban khác không có sự tương thích. Do đó, quá trình nhập liệu diễn ra nhiều lần dẫn đến mất thời gian và đôi khi xảy ra sai sót. Quá trình kiểm soát các công cụ, dụng cụ xuất dùng chưa được quan tâm đúng mức. 3.1.3.Đánh giá các thủ tục kiểm soát 3.1.3.1.Đánh giá đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Ưu điểm Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 69 - Nghiệp vụ mua hàng nhập kho là có căn cứ - Hàng hóa đặt mua là có thật - Việc tính toán do máy tính thực hiện do đó đảm bảo tính chính xác - Các nghiệp vụ được nhập liệu và lưu theo thứ tự - Hàng hóa phát hiện thiếu hoặc thừa được xử lý kịp thời Nhược điểm - Đơn đặt hàng được lập mà không có sự xét duyệt do đó có thể đặt nhầm hàng - Không quy định thời hạn luân chuyển chứng từ dẫn đến chậm trễ trong việc nhập liệu - Hàng mua đang đi đường không được theo dõi dẫn đến không phản ánh chính xác giá trị hàng hóa 3.1.3.2.Đánh giá đối với nghiệp vụ xuất kho Ưu điểm Quá trình xuất bán hàng hóa đều được giám sát bởi nhân viên quản lý tại đơn vị, có chứng từ hợp lệ ngay cả khi xuất cho các chi nhánh trong cùng một khu vực Nhược điểm Xuất hàng hóa để bán chỉ dựa vào PXK là chưa đủ căn cứ để xuất, dễ xảy ra các sai sót, gian lận trong quá trình xuất. 3.1.3.3.Đánh giá đối với quản lý tồn kho Ưu điểm - Hàng hóa kém phẩm chất, hết hạn đều được phát hiện kịp thời thông qua kiểm kê - Từng loại hàng hóa đều được bảo quản theo đặc điểm riêng của từng loại - Hàng hóa thanh lý được bảo quản tốt Nhược điểm - Hàng hóa có thể được xuất bán nhưng không đúng với nhu cầu thực tại đơn vị Trư ờng Đa ̣i o ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 70 - Không sử dụng các tài khoản ngoại bảng để quản lý hàng hóa, không thuộc quyền kiểm soát của công ty. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty 3.2.1. Hoàn thiện về kiểm soát quản lý - Cổ đông phải nhận thức được tầm quan trọng của Ban kiểm soát đối với hoạt động của Công ty - Quyền hạn và trách nhiệm của Ban Kiểm soát phải được quy định một cách cụ thể hơn - Ban kiểm soát phải có vị thế tương đối độc lập trong công việc của mình - Ban kiểm soát phải được trao các quyền sau đây Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của Công ty. Kiểm tra bất thường khi có yêu cầu của Ban giám đốc Can thiệp vào hoạt động của Công ty khi cần Có quyền yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả 3.2.2. Tăng cường công tác kiểm soát vật chất - Mục tiêu kiểm soát hướng đến chính là Bảo vệ hàng hóa của công ty không để bị mất - Đảm bảo hàng hóa được đặt mua cũng như xuất bán một cách hợp lí và khoa học.Do đó cần các biện pháp - Hệ thống các kho, các phòng ban phải được khóa cẩn thận - Lắp đặt hệ thống camera để quản lý hàng hóa được tốt hơn - Quy định nhân viên trong công ty hạn chế truy cập vào những trang web có nguy cơ nhiễm virus cao, các nhân viên phải thông báo kịp thời khi máy tính của mình được nghi là nhiễm virus cho bộ phận IT xử lý.Thường xuyên in ấn tài liệu, sao lưu các dữ liệu quan trọng vào các thiết bị lưu trữ Trư ờng Đại học Kin h tê ́ Hu ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 71 - Phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, hệ thống mạng cũng như hệ thống phòng cháy chữa cháy của công ty. 3.2.3. Tăng cường công tác quản lý nhân sự - Công ty nên hạn chế việc giao quyền quá lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên của mình - Phòng nhân sự phải phối hợp với ban kiểm soát thường xuyên tổ chức các cuộc thăm dò nội bộ công ty - Kiểm tra đột xuất và thường xuyên công việc cụ thể của từng nhân viên 3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát trong môi trường tin học hóa Nhân viên phải được yêu cầu đặt tên user và password không được trùng với tên người sử dụng, không được viết mật khẩu ra giấy hoặc trên máy, cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng nữa, cần đặt mật mã cho các file quan trọng,.... đảm bảo thông tin không bị đánh cắp hay sử dụng bất hợp pháp. 3.2.5. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình hàng hóa 3.2.5.1. Hoàn thiện đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền như Trưởng cửa hàng, Giám đốc. Người kí ĐĐH đã đối chiếu thông tin trên ĐĐH với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. - Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách,...với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu câu mua hàng đã được phê chuẩn. Các biên bản nhận hàng đều được đánh số thứ tự và được đính kèm với các hóa đơn tương ứng.Hóa đơn được đánh số thứ tự theo biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này - Lập bảng kê các chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt. Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ. Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng. Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết 3.2.5.2. Hoàn thiện đối với nghiệp vụ xuất kho Trư ờn Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 72 - Trước khi xuất hàng hóa, kế toán phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi kho. Việc phê chuẩn xuất hàng hóa phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn hàng đã được phê chuẩn - Tách biệt các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế toán.Bộ phận có nhu cầu về hàng hóa phải lập phiếu PYCXH. Công ty cũng nên sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế các sai sót.Phiếu xuất kho phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu đã được phê chuẩn - Các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa phải căn cứ vào hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ.Sử dụng PXK đã được đánh số thứ tự từ trước, và ghi sổ theo thứ tự đó. Định kì đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa. 3.2.5.3. Hoàn thiện đối với công tác quản lí kho - Mọi hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc.Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi vật tư, hàng hóa không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Quản lí riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền của doanh nghiệp và phải có sự đánh giá HTK một cách hợp lí. Xây dựng bộ mã cho hàng hóa.Quy định phương pháp tính giá HTK và áp dụng nhất quán giữa các kì kế toán. - Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán. Định kì bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết HTK và đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết - Trình bày, khai báo đầy đủ các thông tin liên quan đến HTK Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 73 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Ngày nay, việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp là điều không thể không quan taamtrong công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp. Trong những năm gần đây, Công ty TNHH Amart CN Huế đã đạt được những kết quả hiệu quả những với xu thế hội nhập và cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay thì lĩnh vực kinh doanh thương mại vẫn còn tồn tại nhiều rủi ro và thách thức. Để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh thương mại thì yêu cầu nâng cao năng lực, hiệu quả quản lí được đặt ra cấp bách. Một trong những công cụ quản lí có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đặt ra đó là hệ thống kiểm soát nội bộ. Có thể nói hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đặt ra, ngăn ngừa, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Để công ty phát triển toàn diện và bền vững,Công ty TNHH Amart CN Huế cần phải nỗ lực hơn nữa trong công tác tổ chức lãnh đạo, hoạt động kinh doanh thương mại khoa học, tăng cường kiểm tra, kiểm soát để công ty hoạt động một cách hiệu quả nhất. Sau khi phân tích tổng quát hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart CN Huế tuy còn gặp nhiều khó khăn những với năng lực lãnh đạo của giám đốc và sự nỗ lực của tất cả các cán bộ nhân viên của công ty đxa đem lại những thành công đáng khích lệ. Chi nhánh đã không ngừng nỗ lực để mở rộng mạng lưới nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đem lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn. Bên cạnh đó, công ty không ngừng linh hoạt đưa ra các nhóm giải pháp trong mọi tình huống mà mình gặp phải, đây là một yêu cầu cấp thiết trong công tác quản lí và tổ chức kinh doanh trong đơn vị công ty. Nó cung cấp những thông tin cần thiết về hoạt động tiêu thụ hàng hóa cũng như hoạt động kinh doanh của công ty, là cơ sở để các nhà quản lí đưa ra những phương pháp hữu hiệu nhằm điều chỉnh hoạt Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 74 động kinh doanh theo một chiều hướng tốt hơn, nâng cao sức cạnh tranh trên thương trường. Qua quá trình thực tập, dựa trên kiến thức đã được học ở trường, qua các tài liệu tham khảo, quá trình quan sát và vận dụng vào tình hình thực tế tại Công ty, mặc dù không tránh được những thiếu sót, tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp “ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại Công ty TNHH Amart Với mục đích nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, luận văn đã đạt được một số kết quả cụ thể sau: Chương 1: Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa Chương 2: Khái quát được một số đặc điểm cơ bản của Công ty, trên cơ sở đó nêu bật lên được thực trạng về công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại công ty TNHH Amart CN Huế Chương 3: Rút ra được những ưu điểm, những mặt còn hạn chế và đề xuất một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại công ty TNHH Amart CN Huế Nhằm định hướng cho các nội dung hoàn thiện, luận văn đã nêu ra được những phương hướng, yêu cầu và nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, trên cơ sở phân tích các rủi ro với mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra được những giải pháp cụ thể, có căn cứ khoa học, phù hợp với thực tế, có tính khả thi và ứng dụng lâu dài. Mặ dù những vấn đề đưa ra còn mang tính khái quát và nhiều thiếu sót nhưng sẽ góp phần không nhỏ để công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa nói riêng. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu còn nhiều hạn chế, kiến thức còn hạn hẹp, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót hạn chế nhất định. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K nh t ế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 75 kiến từ phía thầy cô, quý ban lãnh đạo và nhân viên công ty để luận văn có thể hoàn thiện hơn, có giá trị lý luận và thực tiễn cao hơn. 2. Kiến nghị Sau quá trình thực tập tại đơn vị công ty cũng như quá trình chuẩn bị khóa luận tốt nghiệp, em xin có một số kiến nghị như sau Đối với sinh viên thực tập: Bố trí thời gian hợp lí để có thể hiểu rõ bản chất của công việc khi đi thực tế tại đơn vị, thuận lợi cho quá trình học tập tại trường.Cần xây dựng kế hoạch thực tập phù hợp và khoa học, xem lại những kiến thức đã được học tại trường để củng cố phần lí thuyết cho khóa luận của mình. Nên tham khảo khóa những năm trước để có được những đề tài mới lạ và có xu hướng cập nhật với xã hội Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Thị Giang Tân(2016). Kiểm soát nội bộ. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Kinh tế TP Hồ Chí Minh 2. Ths.Thái Phúc Huy(2010). Hệ thống thông tin kế toán – Tập 2. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Phương Đông. 3. Nghị định kiểm toán nội bộ 2016 của bộ tài chính. 4. Thư viện học viện mở Việt Nam 5. Các trang web: vbpq.mof.gov.vn , 6. Các nghiên cứu liên quan các năm trước. Trư ờng Đa ̣i ho ̣c K inh tế H uế