Tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty sản xuất - Xuất nhập khẩu Việt An

Lêi nãi ®Çu ViÖt Nam ®ang më cöa nÒn kinh tÕ víi sù xuÊt hiÖn cña nhiÒu lo¹i h×nh doanh nghiÖp, c¸c doanh nghiÖp (DN) ®ang tån t¹i trong sù c¹nh tranh khèc liÖt, DN nµo muèn ph¸t triÓn còng ph¶i cã mét nÒn t¶ng v÷ng ch¾c ®Ó ®i lªn. Ph­¬ng ch©m cña c¸c DN ®Ó ®øng v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng lµ: S¶n phÈm cã chÊt l­îng tèt, ®­îc tæ chøc tiªu thô cã hiÖu qu¶ ®Ó ®em l¹i lîi nhuËn cao nhÊt. V× vËy, tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh nh»m ®em l¹i lîi nhuËn tèi ®a cho DN lµ vÊn ®Ò ®­îc c¸c nhµ qu¶n lý kinh tÕ rÊt quan t©m. KÕ to¸n lµ c«ng cô rÊt ®¾c lùc trong viÖc thu thËp, xö lý vµ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cho c¸c nhµ qu¶n lý, chñ DN, nh÷ng ng­êi ®iÒu hµnh... Nã vÏ ra bøc tranh toµn c¶nh vÒ thùc tr¹ng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong DN, tõ ®ã c¸c nhµ qu¶n lý sÏ cã nh÷ng ®¸nh gi¸ nh×n nhËn ®óng ®¾n, thùc chÊt c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh, tæ chøc c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong ®¬n vÞ m×nh, ®Ó ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p, chiÕn l­îc kinh doanh míi, phï hîp vµ cã hiÖu qña h¬n. Víi vai trß quan träng nh­ vËy cña h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung th× bé phËn kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh chiÕm mét vÞ trÝ kh«ng nhá. Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c nµy sÏ gióp DN t×m ra nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc vµ ph¸t huy nh÷ng nh©n tè tÝch cùc ®Ó kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, ®a d¹ng ho¸ c¸c h×nh thøc mÉu m·, chñng lo¹i, më réng thÞ tr­êng, ¸p dông réng r·i c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng ®Èy m¹nh viÖc tiªu thô hµng ho¸, s¶n phÈm, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh diÔn ra liªn tôc, viÖc thu håi vèn diÔn ra nhanh chãng, tõ ®ã mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao cho DN. XuÊt ph¸t tõ lý luËn, ®ång thêi kÕt hîp víi thêi gian thùc tÕ thùc tËp t¹i C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An, ®­îc sù gióp ®ì cña thÇy gi¸o h­íng dÉn vµ c¸c anh, chÞ, c«, chó trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty, em ®· thÊy ®­îc tÇm quan träng vµ sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh do vËy em ®· chän ®Ò tµi: "Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An". §Ò tµi nµy ngoµi phÇn më ®Çu vµ phÇn kÕt luËn cßn bao gåm ba ch­¬ng sau: Ch­¬ng 1: Lý luËn chung vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Ch­¬ng 2: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm, vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i c«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An. Ch­¬ng 3: Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm, vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ë C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An. Do sù h¹n chÕ vÒ kiÕn thøc còng nh­ thêi gian vµ kinh nghiÖm thùc tÕ, do ®ã mÆc dï rÊt cè g¾ng nh­ng ch¾c ch¾n bµi luËn v¨n sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. V× vËy em rÊt mong sù gióp ®ì, ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy c« gi¸o ®Ó bµi luËn v¨n ®­îc hoµn thiÖn h¬n. CH­¬ng 1 Lý luËn chung vÒ tæ chøc c«ng t¸c KÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh (KTTP - TTTP vµ X§KQKD) ë c¸c DN s¶n xuÊt. S¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt lµ c¬ së cña ®êi sèng x· héi. §êi sèng x· héi loµi ng­êi cã nhiÒu mÆt ho¹t ®éng kh¸c nhau vµ cã mèi quan hÖ víi nhau nh­: chÝnh trÞ, v¨n ho¸, t«n gi¸o, khoa häc kü thuËt.... X· héi cµng ph¸t triÓn, c¸c ho¹t ®éng nãi trªn cµng phong phó vµ ph¸t triÓn ë tr×nh ®é cao h¬n. Nh­ng trong bÊt kú giai ®o¹n ph¸t triÓn nµo cña lÞch sö, tr­íc khi tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng ®ã loµi ng­êi ph¶i sèng, muèn sèng ph¶i cã thøc ¨n, ®å mÆc, nhµ ë vµ nh÷ng thø cÇn thiÕt kh¸c. §Ó cã nh÷ng thø ®ã cÇn ph¶i t¹o ra chóng, cã nghÜa lµ ph¶i s¶n xuÊt ra chóng. H¬n thÕ n÷a, kh«ng ph¶i s¶n xuÊt mét lÇn mµ ph¶i s¶n xuÊt kh«ng ngõng víi quy m« ngµy cµng më réng, ®ã lµ qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt x· héi. Qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt x· héi bao gåm c¸c kh©u: s¶n xuÊt, ph©n phèi, l­u th«ng vµ tiªu dïng. S¶n phÈm cña x· héi vËn ®éng lÇn l­ît qua c¸c kh©u tõ s¶n xuÊt ®Õn tiªu dïng. Gi÷a c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. Mçi kh©u gi÷ mét vai trß nhÊt ®Þnh, trong ®ã: s¶n xuÊt lµ kh©u ®Çu tiªn vµ lµ kh©u gi÷ vai trß quyÕt ®Þnh cßn tiªu dïng lµ kh©u cuèi cïng ®ång thêi lµ môc ®Ých cña s¶n xuÊt. XÐt vÒ mÆt vai trß vµ chøc n¨ng x· héi th× tiªu dïng lµ ®¬n ®Æt hµng cña s¶n xuÊt, th«ng qua ®ã x¸c ®Þnh ®­îc c¬ cÊu, sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i mÆt hµng cÇn s¶n xuÊt. S¶n xuÊt ph¶i c¨n cø vµo tiªu dïng, tiªu dïng lµ ®éng lùc cña s¶n xuÊt. Nh­ vËy tiªu thô lµ giai ®o¹n cuèi cïng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, hµng ®­îc tiªu thô lµ ®· thùc hiÖn ®­îc gi¸ trÞ vµ gi¸ trÞ sö dông cña nã. Tiªu thô cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi nÒn kinh tÕ quèc d©n nãi chung vµ ®èi víi b¶n th©n doanh nghiÖp nãi riªng. §èi víi nÒn kinh tÕ quèc d©n: Thùc hiÖn tiªu thô s¶n phÈm hµng ho¸ lµ tiÒn ®Ò c©n ®èi gi÷a s¶n xuÊt vµ tiªu dïng, gi÷a tiÒn vµ hµng trong l­u th«ng, ®Æc biÖt lµ ®¶m b¶o c©n ®èi gi÷a c¸c ngµnh, c¸c khu vùc trong nÒn kinh tÕ. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng (khi mµ sù ph©n c«ng lao ®éng, sù chuyªn m«n ho¸ diÔn ra s©u s¾c) c¸c DN kh«ng thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn ®éc lËp mµ chóng lu«n cã mèi quan hÖ kh¨ng khÝt víi nhau. Qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm t¸c ®éng ®Õn quan hÖ cung cÇu trªn thÞ tr­êng mét c¸ch râ rÖt. Cung vµ cÇu chØ gÆp nhau khi qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm ®­îc tæ chøc tèt. §èi víi b¶n th©n DN: S¶n phÈm ®­îc tiªu thô th× DN míi cã ®iÒu kiÖn bï ®¾p toµn bé chi phÝ ®· chi ra, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt ®­îc diÔn ra vµ duy tr× sù tån t¹i cña DN. MÆt kh¸c, th«ng qua tiªu thô s¶n phÈm DN míi cã thÓ thùc hiÖn ®­îc gi¸ trÞ lao ®éng thÆng d­, nghÜa lµ thu ®­îc lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. lîi nhuËn = doanh Thu - chi phÝ Tõ ý nghÜa trªn, ®ßi hái c¸c DN ph¶i ¸p dông c¸c biÖn ph¸p kh¸c nhau ®Ó qu¶n lý qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung, qu¶n lý thµnh phÈm, qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm vµ kÕt qu¶ kinh doanh nãi riªng mét c¸ch khoa häc, hîp lý, ®óng chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n cña Nhµ n­íc. KÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý, v× vËy cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n TP - TTTP vµ X§KQKD ë DN. 1.1.1 Thµnh phÈm vµ yªu cÇu qu¶n lý thµnh phÈm (TP). S¶n phÈm cña DN s¶n xuÊt ra bao gåm TP, nöa TP, lao vô mµ DN s¶n xuÊt ra ®Ó phôc vô nhu cÇu s¶n xuÊt hay tiªu dïng cña x· héi. Trong ®ã TP chiÕm tû träng lín. Thµnh phÈm lµ nh÷ng s¶n phÈm ®· kÕt thóc qu¸ tr×nh chÕ biÕn do c¸c bé phËn s¶n xuÊt chÝnh vµ s¶n xuÊt phô cña DN s¶n xuÊt hoÆc thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn xong ®· ®­îc kiÓm nghiÖm phï hîp víi tiªu chuÈn kü thuËt vµ nhËp kho hoÆc göi ®i b¸n cho kh¸ch hµng. Nöa thµnh phÈm lµ s¶n phÈm míi kÕt thóc mét hay mét sè c«ng ®o¹n trong quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt, ch­a qua giai ®o¹n chÕ biÕn cuèi cïng nh­ng do yªu cÇu cña s¶n xuÊt vµ tiªu thô nã ®­îc nhËp kho vµ khi b¸n cho kh¸ch hµng th× nöa TP còng cã ý nghÜa nh­ TP . Tuy nhiªn kh¸i niÖm nöa TP hay TP chØ lµ kh¸i niÖm t­¬ng ®èi. Mét lo¹i s¶n phÈm cã thÓ lµ nöa TP ®èi víi DN nµy nh­ng nã l¹i lµ TP ®èi víi DN kh¸c, thËm chÝ nã chØ lµ nguyªn vËt liÖu vµ ng­îc l¹i. Thµnh phÈm lµ kÕt qu¶ lao ®éng s¸ng t¹o cña DN, nã thÓ hiÖn bé mÆt cña DN. Khèi l­îng cña thµnh phÈm ph¶n ¸nh quy m« cña DN, chÊt l­îng cña TP t¹o nªn uy tÝn vµ kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña DN. ChÝnh v× vËy c«ng t¸c qu¶n lý TP cÇn ph¶i ®­îc quan t©m trªn c¶ 2 mÆt khèi l­îng vµ chÊt l­îng: VÒ mÆt khèi l­îng: §Ó qu¶n lý ®­îc khèi l­îng ®ßi hái DN ph¶i th­êng xuyªn ph¶n ¸nh, gi¸m ®èc t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho thµnh phÈm c¶ vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ tõ ®ã ph¸t hiÖn kÞp thêi hµng ho¸ ø ®äng ®Ó cã biÖn ph¸p gi¶i quyÕt nhanh chãng. §ång thêi DN cßn ph¶i th­êng xuyªn c¶i tiÕn mÉu m· kiÓu d¸ng phï hîp víi së thÝch cña ng­êi tiªu dïng. VÒ mÆt chÊt l­îng: Ph¶i lµm tèt c«ng t¸c kiÓm tra, ph©n cÊp s¶n phÈm vµ cã chÕ ®é b¶o qu¶n riªng ®èi víi tõng lo¹i thµnh phÈm (§Æc biÖt lµ TP dÔ h­ háng), kÞp thêi ph¸t hiÖn nh÷ng mÆt hµng kÐm phÈm chÊt. §ång thêi doanh nghiÖp ph¶i ®Çu t­ vµo khoa häc c«ng nghÖ ®Ó n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, gi¸ thµnh h¹, tõ ®ã t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng. ViÖc qu¶n lý thµnh phÈm ®ßi hái ph¶i ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ khoa häc. Th­êng xuyªn kÕ to¸n ph¶i cung cÊp th«ng tin vÒ thµnh phÈm cho chñ DN tõ ®ã gióp chñ DN ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n, c¸c biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý thµnh phÈm nãi riªng vµ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh nãi chung. 1.1.2 Tiªu thô thµnh phÈm vµ yªu cÇu qu¶n lý tiªu thô thµnh phÈm. Tiªu thô thµnh phÈm lµ qu¸ tr×nh ®­a c¸c lo¹i thµnh phÈm mµ DN ®· s¶n xuÊt ra vµo lÜnh vùc l­u th«ng ®Ó thùc hiÖn gi¸ trÞ cña nã th«ng qua ph­¬ng thøc b¸n hµng. B¸n hµng lµ viÖc chuyÓn quyÒn së h÷u vÒ thµnh phÈm, hµng ho¸, lao vô, dÞch vô cho kh¸ch hµng, DN thu ®­îc tiÒn hoÆc ®­îc quyÒn thu tiÒn. §ã còng chÝnh lµ qu¸ tr×nh vËn ®éng cña vèn kinh doanh tõ vèn thµnh phÈm, hµng ho¸ sang vèn b»ng tiÒn vµ h×nh thµnh kÕt qu¶. Bªn c¹nh qu¸ tr×nh tiªu thô ra bªn ngoµi, trong DN cßn cã thÓ ph¸t sinh nghiÖp vô tiªu thô néi bé theo yªu cÇu ph©n cÊp qu¶n lý vµ tiªu dïng néi bé. Nh­ chóng ta ®· biÕt, viÖc tiªu thô thµnh phÈm cã ý nghÜa sèng cßn ®èi víi DN. §ßi hái DN ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ qu¸ tr×nh nµy. Qu¶n lý qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm lµ qu¶n lý kÕ ho¹ch vµ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch tiªu thô ®èi víi tõng thêi kú, tõng kh¸ch hµng, tõng hîp ®ång kinh tÕ, qu¶n lý vÒ mÆt sè l­îng, chÊt l­îng mÆt hµng tiªu thô, gi¸ b¸n, chi phÝ b¸n hµng, t×nh h×nh thanh to¸n cña kh¸ch hµng... §Ó thùc hiÖn tèt yªu cÇu qu¶n lý c«ng t¸c tiªu thô thµnh phÈm mçi DN cÇn s¾p xÕp bè trÝ lùc l­îng lao ®éng cho m¹ng l­íi tiªu thô mét c¸ch khoa häc vµ chuyªn nghiÖp. DN ph¶i nghiªn cøu nhu cÇu tiªu dïng ®Ó ®¸p øng mét c¸ch tèt nhÊt ®Ó kh«ng nh÷ng gi÷ ®­îc thÞ tr­êng hiÖn cã mµ cßn ngµy mét më réng thÞ tr­êng tiªu thô thµnh phÈm, t¨ng thÞ phÇn. 1.1.3 Vai trß, nhiÖm vô cña kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. KÕ to¸n ®­îc coi lµ "Ng«n ng÷ cña kinh doanh", lµ c«ng cô phôc vô ®¾c lùc cho qu¶n lý. NÕu KTTP- TTTP vµ X§KQKD ®­îc tæ chøc khoa häc hîp lý th× sÏ cung cÊp th«ng kÞp thêi tin h÷u Ých cho c¸c chñ DN trong viÖc ra quyÕt ®Þnh lùa chän ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt, tiªu thô phï hîp víi yªu cÇu thÞ tr­êng. - Nã t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó duy tr× vµ kÝch thÝch s¶n xuÊt ph¸t triÓn, KTTP vµ TTTP kh«ng nh÷ng cã vai trß quan träng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n mµ qua ®ã cßn ph¸t hiÖn ra nh÷ng thµnh phÈm lu©n chuyÓn chËm tõ ®ã gióp chñ DN cã nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó kh¾c phôc. §Ó ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu trªn th× kÕ to¸n TP - TTTP ph¶i thùc hiÖn ®­îc c¸c nhiÖm vô sau: - Tæ chøc theo dâi, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ gi¸m ®èc chÆt chÏ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng cña tõng lo¹i thµnh phÈm trªn c¶ hai mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. - Theo dâi, ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc chÆt chÏ qu¸ tr×nh tiªu thô, ghi chÐp kÞp thêi, ®Çy ®ñ c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý DN, doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n thu nhËp kh¸c. - X¸c ®Þnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc t×nh h×nh ph©n phèi kÕt qu¶, ®«n ®èc thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ n­íc. - LËp c¸c b¸o c¸o nh»m cung cÊp th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho c¸c bé phËn cã liªn quan. §Þnh kú tiÕn hµnh ph©n tÝch kinh tÕ ®èi víi c¸c ho¹t ®éng b¸n hµng, thu nhËp vµ ph©n phèi kÕt qu¶. 1.2 Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong DN s¶n xuÊt. 1.2.1 Chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. Chøng tõ lµ yÕu tè quan träng ®Çu tiªn cña bÊt kú phÇn hµnh kÕ to¸n nµo. Nã võa lµ c¨n cø ph¸p lý chøng minh cho c¸c sù kiÖn kinh tÕ ph¸t sinh, võa lµ c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. §Ó qu¶n lý thèng nhÊt toµn bé nÒn kinh tÕ, bé tµi chÝnh ®· ban hµnh mÉu biÓu cña hÖ thèng c¸c chøng tõ, h­íng dÉn ghi chÐp ban ®Çu ®ång thêi quy ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm cho nh÷ng ng­êi cã liªn quan vÒ møc ®é trung thùc cña th«ng tin cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ph¶n ¸nh trªn chøng tõ, nh»m ng¨n chÆn c¸c biÓu hiÖn lµm sai l¹c th«ng tin, vi ph¹m chÕ ®é, bßn rót, tham «, l·ng phÝ tµi s¶n. ë mçi DN th× viÖc tæ chøc hÖ thèng chøng tõ cã kh¸c nhau, tuy nhiªn ph¶i tu©n thñ ®óng nh÷ng quy ®Þnh mµ bé tµi chÝnh ban hµnh. * C¸c chøng tõ ban ®Çu ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt thµnh phÈm cã thÓ bao gåm: - PhiÕu nhËp kho. - PhiÕu xuÊt kho. - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. - Vµ mét sè chøng tõ kh¸c nh­: Biªn b¶n kiÓm kª, ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn,... * C¸c chøng tõ lµm c¨n cø h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô tiªu thô thµnh phÈm cã thÓ bao gåm: - Ho¸ ®¬n b¸n hµng. - Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. - PhiÕu thu, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng... ViÖc h¹ch to¸n ban ®Çu trªn c¸c chøng tõ th­êng do c¸c nh©n viªn nghiÖp vô ë tõng bé phËn thùc hiÖn. §èi víi c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh h¹ch to¸n thµnh phÈm, doanh thu cã thÓ do c¸c nh©n viªn kinh tÕ ë c¸c x­ëng s¶n xuÊt hoÆc do phßng kÕ ho¹ch thùc hiÖn. Song viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô nµy ph¶i ®¹t ®­îc yªu cÇu chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ ®óng chÕ ®é quy ®Þnh cña nhµ n­íc. NhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn sö dông m¸y vi tÝnh (MVT) th× do MVT chØ xö lý th«ng tin theo mét ch­¬ng tr×nh ®· ®Þnh s½n. MVT lµ c«ng cô gióp cho c«ng viÖc cña kÕ to¸n ®­îc ®¬n gi¶n, nhanh chãng vµ chÝnh x¸c h¬n, MVT kh«ng cã chøc n¨ng ph©n tÝch, ph¸t hiÖn vµ söa ch÷a nh÷ng sai sãt cña con ng­êi. ViÖc ¶nh h­ëng cña th«ng tin lµ theo c¶ mét d©y chuyÒn nªn th«ng tin khi nhËp tõ chøng tõ vµo m¸y ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ tÝnh ph¸p lý theo chÕ ®é hiÖn hµnh. Muèn vËy, ®ßi hái chøng tõ gèc ph¶i ®­îc kiÓm tra tr­íc khi nhËp d÷ liÖu vµo MVT. * Tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ vµ b¶o qu¶n l­u gi÷ chøng tõ. - Lu©n chuyÓn chøng tõ: Lµ ®­êng ®i cña chøng tõ ®­îc x¸c ®Þnh ®Õn c¸c bé phËn ®Ó th«ng b¸o nh÷ng th«ng tin vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c chøng tõ kÕ to¸n. ViÖc lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch khoa häc, hîp lý lµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi mäi DN. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ cÇn ®¶m b¶o tÝnh hîp lý vµ dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra lÉn nhau nh»m ph¸t hiÖn nh÷ng sai sãt vµ tr¸nh ®­îc nh÷ng gian lËn. - Tæ chøc b¶o qu¶n chøng tõ: Nh­ chóng ta ®· biÕt, chøng tõ lµ c¬ së ph¸p lý chøng minh nghiÖp vô kÕ to¸n ®· x¶y ra. Do ®ã viÖc b¶o qu¶n chøng tõ ®¶m b¶o cho chøng tõ kh«ng bÞ mÊt m¸t, h­ háng lµ rÊt quan träng ®èi víi DN. 1.2.2 M· ho¸ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý. Mét trong nh÷ng c«ng viÖc ®Çu tiªn khi ¸p dông MVT vµo c«ng t¸c kÕ to¸n lµ ph¶i m· ho¸ c¸c ®èi t­îng qu¶n lý theo ng«n ng÷ cña m¸y tÝnh vµ ph¶i dùa trªn nguyªn t¾c cña m¸y tÝnh. M· ho¸ lµ c¸ch thøc thùc hiÖn viÖc ph©n lo¹i, g¾n ký hiÖu, xÕp líp c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý. M· ho¸ ®­îc sö dông trong tÊt c¶ c¸c hÖ thèng th«ng tin, ®Æc biÖt lµ th«ng tin kÕ to¸n. M· ho¸ c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý cho phÐp nhËn diÖn, t×m kiÕm mét c¸ch nhanh chãng, kh«ng nhÇm lÉn c¸c ®èi tù¬ng trong qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin tù ®éng, mÆt kh¸c cho phÐp t¨ng tèc ®é xö lý, ®é chÝnh x¸c, gi¶m thêi gian nhËp liÖu vµ tiÕt kiÖm bé nhí. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu ®ã, khi tiÕn hµnh m· ho¸ c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o m· ho¸ ®Çy ®ñ, ®ång bé, cã hÖ thèng cho tÊt c¶ c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt vµ nhÊt qu¸n, phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, phÇn mÒm kÕ to¸n vµ phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó m· ho¸ mét ch­¬ng tr×nh nh­: Dïng bé ch÷ c¸i ®Ó m· ho¸, dïng bé sè ®Õm ®Ó m· ho¸ hoÆc kÕt hîp c¶ hai. ViÖc x¸c ®Þnh ®èi t­îng cÇn m· ho¸ lµ hoµn toµn phô thuéc vµ yªu cÇu qu¶n trÞ cña DN. Trong c«ng t¸c kÕ to¸n TP-TTTP vµ X®KQKD th«ng th­êng cã c¸c ®èi t­îng cÇn m· ho¸ theo c¸c danh môc sau: - Danh môc thµnh phÈm. - Danh môc kho. - Danh môc chøng tõ. - Danh môc ®¬n vÞ kh¸ch hµng. - Danh môc doanh thu Trong ®ã danh môc thµnh phÈm cã thÓ m· ho¸ theo tõng lo¹i thµnh phÈm, theo tõng ®Æc ®iÓm thµnh phÈm hoÆc theo tõng lo¹i doanh thu thµnh phÈm. ViÖc x¸c ®Þnh hÖ thèng c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý ®Ó thùc hiÖn m· ho¸ lµ ®iÒu kiÖn b¾t buéc ®èi víi mçi DN khi ¸p dông kÕ to¸n trªn MVT. 1.2.3. VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt. HÖ thèng Tµi kho¶n kÕ to¸n do Bé Tµi ChÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 01/11/1995 vµ c¸c th«ng t­ bæ sung, ®­îc quy ®Þnh sö dông thèng nhÊt cho tÊt c¶ c¸c DN thuéc mäi lÜnh vùc, mäi thµnh phÇn kinh tÕ trong nÒn kinh tÕ quèc d©n. Song nã míi chØ phôc vô cho viÖc ghi chÐp kÕ to¸n tµi chÝnh, ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý vÜ m«, kiÓm tra ghi chÐp tµi chÝnh kÕ to¸n trªn c¸c tµi kho¶n cÊp I, cÊp II. V× vËy trong qu¸ tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung, kÕ to¸n m¸y nãi riªng, ngoµi viÖc sö dông c¸c TK cÊp I, cÊp II theo ®óng néi dung, ph­¬ng ph¸p ghi chÐp ®· ®­îc quy ®Þnh trong chÕ ®é hiÖn hµnh, c¸c DN cÇn ph¶i c¨n cø vµo yªu cÇu qu¶n trÞ cña m×nh, yªu cÇu qu¶n lý vËt t­, tµi s¶n, c«ng nî vµ c¨n cø vµo tr×nh ®é qu¶n lý cña DN ®Ó x©y dùng hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n chi tiÕt cÊp III, cÊp IV, cÊp V, ...cho tõng ®èi t­îng cÇn qu¶n lý chi tiÕt cho phï hîp. §èi víi KTTP - TTTP vµ X§KQKD cã thÓ më kÕ to¸n chi tiÕt theo tõng ®Þa ®iÓm qu¶n lý hoÆc tõng lo¹i thµnh phÈm. Doanh nghiÖp cã thÓ ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hoÆc ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®Ó kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. Víi viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y th× ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn sö dông phï hîp h¬n, cho phÐp DN qu¶n lý thµnh phÈm mét c¸ch liªn tôc, gióp DN lËp ®­îc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ tiªu thô mét c¸ch chñ ®éng. Tuú theo yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng t¸c kÕ to¸n mµ x©y dùng hÖ thèng m· ho¸ c¸c ®èi t­îng cÇn qu¶n lý cña DN phôc vô cho yªu cÇu cña KÕ to¸n ¸p dông MVT. Mét hÖ thèng tµi kho¶n ®­îc x©y dùng hîp lý sÏ ®¶m b¶o cho viÖc qu¶n lý, xö lý, cung cÊp th«ng tin kinh tÕ trong ®¬n vÞ ®­îc thuËn tiÖn, nhanh chãng, chÝnh x¸c, tr¸nh ®­îc viÖc ghi chÐp trïng lÆp vµ thuËn lîi cho hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý. 1.2.4. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm. 1.2.4.1. §¸nh gi¸ thµnh phÈm. §¸nh gi¸ thµnh phÈm lµ viÖc biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña c¸c lo¹i thµnh phÈm ra thµnh tiÒn theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Khi ®¸nh gi¸ thµnh phÈm, DN ph¶i t«n träng nguyªn t¾c gi¸ phÝ (Gi¸ gèc). - ®èi víi thµnh phÈm nhËp kho. + thµnh phÈm do DN s¶n xuÊt ra: §­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ gèc bao gåm: Chi phÝ mua, chi phÝ chÕ biÕn vµ c¸c chi phÝ liªn quan trùc tiÕp kh¸c ph¸t sinh ®Ó cã ®­îc thµnh phÈm tån kho ë ®Þa ®iÓm vµ tr¹ng th¸i hiÖn t¹i. Trong ®ã: . Chi phÝ mua bao gåm gi¸ mua, c¸c lo¹i thuÕ kh«ng ®­îc hoµn l¹i, chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n trong qu¸ tr×nh mua hµng vµ c¸c chi phÝ kh¸c cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn viÖc mua NVL sö dông ®Ó s¶n xuÊt thµnh phÈm. C¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµ gi¶m gi¸ hµng mua do hµng mua kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt ®­îc trõ khái chi phÝ mua. . Chi phÝ chÕ biÕn thµnh phÈm bao gåm nh÷ng chi phÝ cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn s¶n phÈm s¶n xuÊt, nh­ chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp, chi phÝ s¶n xuÊt chung cè ®Þnh vµ chi phÝ s¶n xuÊt chung biÕn ®æi ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh chuyÓn ho¸ nguyªn liÖu, vËt liÖu thµnh thµnh phÈm. Chi phÝ s¶n xuÊt chung cè ®Þnh lµ nh÷ng chi phÝ s¶n xuÊt gi¸n tiÕp, th­êng kh«ng thay ®æi theo sè l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt, nh­ chi phÝ khÊu hao, chi phÝ b¶o d­ìng m¸y mãc thiÕt bÞ, nhµ x­ëng,... vµ chi phÝ qu¶n lý hµnh chÝnh ë c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Chi phÝ s¶n xuÊt chung biÕn ®æi lµ nh÷ng chi phÝ s¶n xuÊt gi¸n tiÕp, th­êng thay ®æi theo sè l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt, nh­ chi phÝ nguyªn liÖu, vËt liÖu gi¸n tiÕp, chi phÝ nh©n c«ng gi¸n tiÕp. . Chi phÝ liªn quan trùc tiÕp kh¸c tÝnh vµo gi¸ gèc cña thµnh phÈm bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c ngoµi chi phÝ mua vµ chi phÝ chÕ biÕn thµnh phÈm, nh­ chi phÝ thiÕt kÕ thµnh phÈm cho mét ®¬n ®Æt hµng cô thÓ,... Gi¸ thµnh s¶n xuÊt thùc tÕ = Chi phÝ s¶n xuÊt dë dang ®Çu kú + Chi phÝ s¶n xuÊt ph¸t sinh trong kú - Chi phÝ s¶n xuÊt dë dang cuèi kú + Thµnh phÈm thuª ngoµi gia c«ng: ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ thµnh thùc tÕ gia c«ng bao gåm: CFNVLTT xuÊt gia c«ng, chi phÝ thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn vµ c¸c chi phÝ kh¸c liªn quan trùc tiÕp ®Õn thµnh phÈm thuª ngoµi gia c«ng nh­: chi phÝ vËn chuyÓn,... - §èi víi thµnh phÈm xuÊt kho: §Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña thµnh phÈm xuÊt kho cã c¸c ph­¬ng ph¸p sau: + Ph­¬ng ph¸p ®Ých danh. Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông ®èi víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt mÆt hµng hoÆc mÆt hµng æn ®Þnh vµ nhËn diÖn ®­îc. theo ph­¬ng ph¸p nµy th× thµnh phÈm xuÊt thuéc l« thµnh phÈm nµo th× c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho thùc tÕ cña l« thµnh phÈm ®ã ®Ó tÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ xuÊt kho. Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ thÓ hiÖn ®­îc thùc tÕ sù t­¬ng xøng phï hîp gi÷a doanh thu vµ chi phÝ cña thµnh phÈm b¸n ra, song ®ßi hái DN ph¶i qu¶n lý theo dâi thµnh phÈm theo tõng l« hµng vµ kÕt qu¶ tÝnh ®­îc kh«ng mang l¹i th«ng tin bæ Ých cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh. +Ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Theo ph­¬ng ph¸p nµy trÞ gi¸ tõng lo¹i hµng tån kho ®­îc tÝnh theo gi¸ trÞ trung b×nh cña tõng lo¹i t­¬ng tù ®Çu kú vµ gi¸ trÞ tõng lo¹i hµng tån kho s¶n xuÊt trong kú. Gi¸ trÞ trung b×nh cã thÓ ®­îc tÝnh theo thêi kú (b×nh qu©n cè ®Þnh) hoÆc tr­íc mçi lÇn xuÊt (b×nh qu©n liªn hoµn), phô thuéc vµo t×nh h×nh cña DN. trÞ gi¸ thùc tÕ cña thµnh phÈm xuÊt kho trong kú = Sè l­îng thµnh phÈm xuÊt kho trong kú * §¬n gi¸ b×nh qu©n cña thµnh phÈm xuÊt Ph­¬ng ph¸p tÝnh ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn cè ®Þnh (vµo cuèi k×) che ®Ëy sù biÕn ®éng cña gi¸. §«i khi kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh tÝnh ®­îc dùa vµo trÞ gi¸ vèn thµnh phÈm xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nµy sÏ ph¶n ¸nh kh«ng ®óng thùc tr¹ng s¶n xuÊt kinh doanh víi gi¸ c¶ hiÖn hµnh. NÕu tÝnh theo ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn liªn hoµn th× sÏ x¸t víi sù vËn ®éng cña thµnh phÈm ®ång thêi còng gi¶m bít sù che ®Ëy vÒ biÕn ®éng gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng. Tuy nhiªn khèi l­îng tÝnh to¸n nhiÒu vµ phøc t¹p. + Ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc. Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× trÞ gi¸ hµng xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ trÞ cña l« hµng nhËp kho ë thêi ®iÓm ®Çu kú hoÆc gÇn ®Çu kú, trÞ gi¸ cña hµng tån ®­îc tÝnh theo gi¸ cña hµng nhËp kho ë thêi ®iÓm cuèi kú hoÆc gÇn cuèi kú cßn tån. Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm phï hîp víi c«ng t¸c b¶o qu¶n thµnh phÈm t¹i kho, trÞ gÝa thµnh phÈm tån kho vµ xuÊt kho ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c víi gi¸ c¶ hiÖn hµnh. Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông víi DN h¹ch to¸n vµ b¶o qu¶n riªng biÖt vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng lÇn nhËp xuÊt thµnh phÈm. + Ph­¬ng ph¸p nhËp sau, xuÊt tr­íc. Ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông dùa trªn gi¶ ®Þnh nhËp sau th× xuÊt tr­íc, vµ thµnh phÈm tån kho cßn l¹i cuèi kú lµ thµnh phÈm ®­îc s¶n xuÊt tr­íc ®ã. Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× gi¸ trÞ hµng xuÊt kho ®­îc tÝnh theo gi¸ cña l« hµng nhËp sau hoÆc gÇn sau cïng, gi¸ trÞ cña thµnh phÈm tån kho ®­îc tÝnh theo gi¸ cña thµnh phÈm nhËp kho ®Çu kú hoÆc gÇn ®Çu kú cßn tån kho. Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ viÖc h¹ch to¸n trÞ gi¸ thµnh phÈm tån kho vµ xuÊt kho ®óng theo trÞ gi¸ tõng l« thµnh phÈm. Ph­¬ng ph¸p nµy lµ sù thÓ hiÖn ®Çy ®ñ nhÊt nguyªn t¾c phï hîp, nghÜa lµ trÞ gi¸ vèn cña thµnh phÈm xuÊt kho phï hîp víi doanh thu mµ nã t¹o ra trong k×, chi phÝ thuéc vÒ thµnh phÈm b¸n ra t­¬ng ®èi cËp nhËt. §iÒu nµy ®Æc biÖt thuËn lîi khi nÒn kinh tÕ cã l¹m ph¸t. Tuy nhiªn theo ph­¬ng ph¸p nµy thµnh phÈm nµo míi nhÊt trong kho sÏ ®­îc xuÊt tr­íc cßn thµnh phÈm tån kho sÏ xuÊt sau dÔ dÉn ®Õn h­ háng lçi thêi, gi¸ trÞ gi¶m sót. Mçi ph­¬ng ph¸p tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña thµnh phÈm xuÊt kho trªn cã ­u ®iÓm, nh­îc ®iÓm riªng. Lùa chän ph­¬ng ph¸p nµo ®Ó vËn dông cho DN m×nh ph¶i c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ yªu cÇu h¹ch to¸n cña DN. §ång thêi viÖc lùa chän vµ ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm xuÊt kho ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c nhÊt qu¸n ®Ó c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cã thÓ so s¸nh ®­îc vµ ®¶m b¶o nguyªn t¾c c«ng khai ®Ó chØ ®¹o viÖc thay ®æi tõ ph­¬ng ph¸p nµy sang ph­¬ng ph¸p kh¸c nÕu DN thÊy cÇn thiÕt. 1.2.4.2. KÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm. §Ó cã thÓ gi¸m s¸t t×nh h×nh hiÖn cã còng nh­ sù biÕn ®éng cña c¸c lo¹i thµnh phÈm trong kho cña doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã tµi liÖu chi tiÕt vÒ thµnh phÈm hay nãi c¸ch kh¸c, ph¶i h¹ch to¸n chi tiÕt t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm theo tõng lo¹i c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng vµ gi¸ trÞ. ViÖc h¹ch to¸n ®­îc thùc hiÖn ®ång thêi c¶ ë kho thµnh phÈm vµ ë phßng kÕ to¸n. Tuú theo ®Æc ®iÓm cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp mµ mçi doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän, vËn dông mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: * Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song: - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho cña tõng thø thµnh phÈm theo chØ tiªu sè l­îng. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp råi ghi vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho tr­íc khi giao cho thñ kho ghi chÐp. Hµng ngµy khi ph¸t sinh nghiÖp vô nhËp, xuÊt thµnh phÈm thñ kho ghi sè l­îng thµnh phÈm nhËp xuÊt vµo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. C¨n cø vµo chøng tõ nµy ®Ó ghi vµo thÎ kho, mçi chøng tõ mét dßng. Cuèi th¸ng, thñ kho thùc hiÖn céng sè liÖu trªn tõng thÎ kho ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng thµnh phÈm nhËp xuÊt trong c¶ th¸ng vµ tÝnh ra sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø thµnh phÈm. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú 3 ®Õn 5 ngµy, kÕ to¸n xuèng kho ®Ó kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho vµ nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i ®©y, kÕ to¸n thùc hiÖn hoµn chØnh chøng tõ råi c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®ã ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt thµnh phÈm hoÆc nhËp d÷ liÖu vµo m¸y (nÕu doanh nghiÖp ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n). Sè liÖu trªn sæ chi tiÕt thµnh phÈm lµ c¨n cø ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o th­êng xuyªn, tuÇn kú vÒ t×nh h×nh nhËp xuÊt, tån kho thµnh phÈm. S¬ ®å 1 Chøng tõ nhËp thÎ kho Chøng tõ xuÊt Sæ kt chi tiÕt B¶ng tæng hîp n - x - t Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ viÖc ghi chÐp ®èi chiÕu kiÓm tra gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n dÔ dµng vµ ®¬n gi¶n. Nh­ng viÖc ghi chÐp cña thñ kho vµ kÕ to¸n cßn trïng l¾p vÒ chØ tiªu sè l­îng. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chñ yÕu ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra kÞp thêi cña kÕ to¸n. b. Ph­¬ng ph¸p ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. * ë kho: T­¬ng tù nh­ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. * ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n sö dông sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp, xuÊt, kÕ to¸n thùc hiÖn ph©n lo¹i chøng tõ theo tõng thµnh phÈm hoÆc cã thÓ lËp b¶ng kª ®Ó ghi t×nh h×nh nhËp xuÊt thµnh phÈm theo tõng thø ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn ghi "Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn" vµo cuèi th¸ng. S¬ ®å 2: Chøng tõ nhËp thÎ kho Chøng tõ xuÊt b¶ng kª xuÊt b¶ng kª nhËp sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Ph­¬ng ph¸p nµy kh¾c phôc ®­îc nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n ®­îc gi¶m bít. Nh­ng do kÕ to¸n kh«ng ghi sæ trong th¸ng nªn c«ng viÖc kiÓm tra sè liÖu hµng ngµy gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n kh«ng thùc hiÖn ®­îc vµ c«ng viÖc kÕ to¸n bÞ dån vµo cuèi th¸ng dÉn ®Õn viÖc cung cÊp sè liÖu kh«ng kÞp thêi. ViÖc ghi sæ kÕ to¸n cßn trïng l¾p vÒ chØ tiªu sè l­îng. c. Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­. - ë kho: Ngoµi sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy nh­ hai ph­¬ng ph¸p trªn, thñ kho cßn sö dông "Sæ sè d­ " ®Ó ghi. Sæ sè d­ do phßng kÕ to¸n lËp cho tõng kho vµ ®­îc sö dông cho c¶ n¨m. Hµng th¸ng, vµo cuèi th¸ng sæ sè d­ ®­îc chuyÓn cho thñ kho ®Ó ghi chØ tiªu sè l­îng. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú 3 ®Õn 5 ngµy, nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho kiÓm tra viÖc ghi chÐp cña thñ kho. Sau ®ã ký x¸c nhËn vµo thÎ kho vµ nhËn chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i ®©y, kÕ to¸n thùc hiÖn hoµn chØnh chøng tõ råi c¨n cø vµo ®ã ®Ó vµo b¶ng kª luü kÕ nhËp, b¶ng kª luü kÕ xuÊt. Cuèi th¸ng, tæng hîp sè liÖu trªn b¶ng kª luü kÕ nhËp vµ b¶ng kª luü kÕ xuÊt ®Ó lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt, tån kho thµnh phÈm. §ång thêi, ghi thªm chØ tiªu gi¸ trÞ vµo sæ sè d­ do thñ kho chuyÓn lªn. Chøng tõ nhËp thÎ kho Chøng tõ xuÊt b¶ng tæng hîp n - x - t b¶ng kª nhËp sæ sè d­ b¶ng kª luü kÕ nhËp b¶ng kª xuÊt b¶ng kª luü kÕ xuÊt S¬ ®å 3: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra Sö dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ kh¾c phôc ®ù¬c nh­îc ®iÓm cña 2 ph­¬ng ph¸p trªn. Ph­¬ng ph¸p nµy tr¸nh ®­îc sù ghi chÐp trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n, gi¶m bít khèi l­îng ghi chÐp, c«ng viÖc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. Tuy nhiªn kÕ to¸n chØ ghi b»ng tiÒn theo tõng nhãm tõng lo¹i thµnh phÈm nªn muèn biÕt cô thÓ mét thø thµnh phÈm nµo ®ã ph¶i trùc tiÕp xuèng kho. Ph­¬ng ph¸p nµy khã ph¸t hiÖn ®­îc nguyªn nh©n g©y sai sãt nhÇm lÉn nÕu ®èi chiÕu sè liÖu kh«ng khíp. C¶ 3 ph­¬ng ph¸p nµy ®Òu cã nh÷ng ®iÓm chung, ®iÓm riªng, nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm vµ ph¹m vi ¸p dông riªng. Tuy nhiªn, trong ®iÒu kiÖn ¸p dông kÕ to¸n m¸y nh­ hiÖn nay th× ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song ®­îc ¸p dông thÝch hîp nhÊt v× viÖc ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ m¸y sÏ h¹n chÕ ®­îc nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ sù ghi chÐp trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. 1.2.4.3. KÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. KÕ to¸n theo dâi tæng qu¸t t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån toµn bé thµnh phÈm theo chØ tiªu gi¸ trÞ sÏ më c¸c TK 155 (thµnh phÈm), TK 157 (hµng göi ®i b¸n), TK 632 (gi¸ vèn hµng b¸n). Néi dung ph¶n ¸nh trªn tõng tµi kho¶n tuú thuéc vµo doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho nµo. Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh quy ®Þnh (QuyÕt ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT ngµy 1/1/1995) trong 1 DN chØ ®­îc sö dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho sau: ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. * Tr­êng hîp DN h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hµng tån kho lµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp, ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc, cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån c¸c lo¹i thµnh phÈm trªn c¸c tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n tæng hîp trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt. Nh­ vËy, viÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thµnh phÈm xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc c¨n cø trùc tiÕp vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho sau khi ®­îc tËp hîp, ph©n lo¹i theo ®èi t­îng sö dông ®Ó ghi vµo c¸c tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n. TK 155 (Thµnh phÈm): Dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng tõng lo¹i thµnh phÈm trong DN. TK 157 (Hµng göi ®i b¸n): Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thµnh phÈm ®· göi ®i hoÆc ®· chuyÓn cho kh¸ch hµng, ®¹i lý ký göi nh­ng ch­a ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n. TK 632 (Gi¸ vèn hµng b¸n): Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña thµnh phÈm, hµng ho¸, lao vô, dÞch vô ®· xuÊt b¸n trong kú. * Tr­êng hîp DN h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú: Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph­¬ng ph¸p kh«ng theo dâi, ph¶n ¸nh th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh xuÊt kho thµnh phÈm, hµng ho¸ trªn c¸c tµi kho¶n hµng tån kho t­¬ng øng. Do ®ã, gi¸ trÞ hµng tån kho kh«ng c¨n cø vµo sè liÖu trªn c¸c tµi kho¶._.n, sæ kÕ to¸n ®Ó tÝnh mµ c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª ®ång thêi trÞ gi¸ thµnh phÈm xuÊt kho kh«ng c¨n cø trùc tiÕp vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho ®Ó tæng hîp mµ c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª gi¸ trÞ thµnh phÈm tån kho vµ gi¸ trÞ thµnh phÈm nhËp kho theo c«ng thøc sau: TrÞ gi¸ thµnh phÈm xuÊt kho = TrÞ gi¸ thµnh phÈm tån ®Çu kú + TrÞ gi¸ thµnh phÈm nhËp trong kú - TrÞ gi¸ thµnh phÈm tån cuèi kú -Theo ph­¬ng ph¸p nµy, trÞ gi¸ thµnh phÈm xuÊt kho cho c¸c môc ®Ých kh¸c nhau kh«ng ®­îc thÓ hiÖn râ, kÕ to¸n còng sö dông nh÷ng tµi kho¶n sau: TK 155 (Thµnh phÈm). TK 157 (Hµng göi ®i b¸n). TK 632 (Gi¸ vèn hµng b¸n). Tr×nh tù kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ kiÓm kª ®Þnh kú ®­îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å 01 vµ s¬ ®å 02. * HÖ thèng sæ kÕ to¸n sö dông trong kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm. Tuú tõng h×nh thøc kÕ to¸n mµ sö dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n kh¸c nhau: - H×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ, kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm thùc hiÖn trªn c¸c sæ kÕ to¸n sau: +B¶ng kª sè 9: B¶ng kª tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm. +B¶ng kª sè 8: B¶ng kª nhËp xuÊt tån hµng ho¸ thµnh phÈm. +B¶ng kª sè 10: Hµng göi ®i b¸n. +NhËt kÝ chøng tõ sè 8: Ghi cã TK155, TK157. +Sæ c¸i. - H×nh thøc kÕ to¸n nhËt kÝ chung, kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm ®­îc ph¶n ¸nh trªn: +NhËt kÝ chung. +Sæ c¸i. Ngoµi ra cßn cã thÓ sö dông mét sè b¶ng kª nh­ : b¶ng kª sè 9... - H×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ, kÕ to¸n tæng hîp thµnh phÈm sö dông c¸c sæ sau: + Chøng tõ ghi sæ. + Sæ c¸i. + Sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ. + Mét sè sæ chi tiÕt liªn quan. 1.2.5.Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1.2.5.1. Kh¸i niÖm doanh thu vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. * Doanh thu lµ tæng gi¸ trÞ c¸c lîi Ých kinh tÕ DN thu ®­îc trong kú kÕ to¸n, ph¸t sinh tõ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh th«ng th­êng cña DN, gãp phÇn lµm t¨ng vèn chñ së h÷u. Doanh thu b¸n hµng ®­îc ghi nhËn khi ®ång thêi tho¶ m·n tÊt c¶ 5 ®iÒu kiÖn sau: 1. DN ®· chuyÓn giao phÇn lín rñi ro vµ lîi Ých g¾n liÒn víi quyÒn së h÷u s¶n phÈm hoÆc hµng ho¸ cho ng­êi mua. 2. DN kh«ng cßn n¾m gi÷ hµng ho¸ nh­ ng­êi së h÷u hµng ho¸ hoÆc quyÒn kiÓm so¸t hµng ho¸. 3. Doanh thu ®­îc x¸c ®Þnh t­¬ng ®èi ch¾c ch¾n. 4. DN ®· thu ®­îc hoÆc sÏ thu ®­îc lîi Ých kinh tÕ tõ giao dÞch b¸n hµng. 5. X¸c ®Þnh ®­îc chi phÝ liªn quan ®Õn giao dÞch b¸n hµng. *C¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng: - ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i: Lµ kho¶n DN b¸n gi¶m gi¸ niªm yÕt cho kh¸ch hµng mua hµng víi khèi l­îng lín. - Gi¶m gi¸ hµng b¸n: lµ kho¶n gi¶m trõ cho ng­êi mua do hµng ho¸ kÐm phÈm chÊt, sai quy c¸ch hoÆc l¹c hËu thÞ hiÕu. - Gi¸ trÞ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Lµ gi¸ trÞ khèi l­îng hµng b¸n ®· x¸c ®Þnh lµ tiªu thô bÞ kh¸ch hµng tr¶ l¹i vµ tõ chèi thanh to¸n. - C¸c kho¶n thuÕ vÒ tiªu thô: thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng tÝnh theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp; thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt; thuÕ xuÊt khÈu. 1.2.5.2. C¸c ph­¬ng ph¸p tiªu thô thµnh phÈm vµ thêi ®iÓm ghi nhËn doanh thu. - Ph­¬ng thøc göi hµng ( b¸n hµng qua ®¹i lý ). §Þnh kú DN sÏ göi hµng cho kh¸ch hµng cña m×nh theo nh÷ng tho¶ thuËn trong hîp ®ång gi÷a 2 bªn. Khi hµng ho¸, s¶n phÈm xuÊt kho th× vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña DN, chØ khi kh¸ch hµng ®· tr¶ tiÒn hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n th× sè hµng ®ã míi ®­îc coi lµ ®· tiªu thô vµ míi ®­îc ghi nhËn doanh thu. Ph­¬ng thøc nµy ¸p dông chñ yÕu d­íi h×nh thøc b¸n hµng th«ng qua ®¹i lý nªn cßn ®­îc gäi lµ ph­¬ng ph¸p b¸n hµng qua ®¹i lý. - Ph­¬ng ph¸p b¸n hµng trùc tiÕp: Lµ ph­¬ng thøc giao hµng cho ng­êi mua trùc tiÕp t¹i kho. Hµng ho¸ ®­îc coi lµ b¸n vµ ®­îc ghi nhËn doanh thu khi chóng ®­îc chuyÓn giao cho ng­êi mua vµ mäi thñ tôc mua b¸n ®· ®­îc hoµn thµnh. - Ph­¬ng ph¸p hµng ®æi hµng: Lµ ph­¬ng thøc tiªu thô mµ hµng ®ã ng­êi b¸n ®em s¶n phÈm cña m×nh ®Ó ®æi lÊy s¶n phÈm cña ng­êi mua. Gi¸ trao ®æi lµ gi¸ b¸n cña s¶n phÈm ®ã trªn thÞ tr­êng. Doanh thu ®­îc ghi nhËn khi ng­êi mua chÊp nhËn ®æi hµng. - Ph­¬ng ph¸p tiªu thô néi bé: Lµ viÖc b¸n hµng ho¸ cho c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng lµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc trong cïng hÖ thèng cña tæng c«ng ty hoÆc trong cïng hÖ thèng cña mét ®¬n vÞ ®éc lËp. B¸n hµng néi bé cßn bao gåm c¸c tr­êng hîp sau: + DN tr¶ l­¬ng cho c«ng nh©n viªn b»ng s¶n phÈm hµng ho¸. + DN sö dông néi bé s¶n phÈm hµng ho¸. + DN sö dông s¶n phÈm hµng ho¸ ®Ó biÕu tÆng . 1.2.5.3. Néi dung cña kÕ tiªu thô thµnh phÈm. Trong qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm, kÕ to¸n doanh thu b¸n hµng cña DN ®ù¬c thùc hiÖn theo nguyªn t¾c sau: - §èi víi s¶n phÈm, hµng ho¸ thuéc ®èi t­îng chÞu thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, doanh thu b¸n hµng lµ gi¸ b¸n ch­a cã thuÕ GTGT. - §èi víi s¶n phÈm, hµng ho¸ kh«ng thuéc diÖn chÞu thuÕ GTGT hoÆc chÞu thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp th× doanh thu b¸n hµng lµ tæng gi¸ thanh to¸n. - §èi víi s¶n phÈm, hµng ho¸ thuéc ®èi t­îng chÞu thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt, hoÆc thuÕ xuÊt khÈu th× doanh thu b¸n hµng lµ tæng gi¸ thanh to¸n. - Nh÷ng DN nhËn gia c«ng vËt t­, hµng ho¸ th× chØ ph¶n ¸nh vµo doanh thu b¸n hµng sè tiÒn gia c«ng thùc tÕ ®­îc h­ëng, kh«ng bao gåm gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ nhËn gia c«ng. - §èi víi hµng ho¸ nhËn b¸n ®¹i lý, kÝ göi theo ph­¬ng thøc b¸n ®óng gi¸ h­ëng hoa hång th× h¹ch to¸n vµo doanh thu b¸n hµng phÇn hoa hång b¸n hµng mµ DN ®­îc h­ëng. - Tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng ph¸p tr¶ chËm, tr¶ gãp th× DN ghi nhËn doanh thu b¸n hµng theo gi¸ b¸n tr¶ ngay vµ ghi nhËn vµo doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh vÒ phÇn l·i tÝnh trªn kho¶n ph¶i tr¶ nh­ng tr¶ chËm phï hîp víi thêi ®iÓm ghi nhËn doanh thu ®­îc x¸c nhËn. - Nh÷ng s¶n phÈm, hµng ho¸ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, nh­ng v× lý do vÒ chÊt l­îng, vÒ quy c¸ch kü thuËt..., ng­êi mua tõ chèi thanh to¸n, göi tr¶ l¹i ng­êi b¸n hoÆc yªu cÇu gi¶m gi¸ vµ ®­îc DN chÊp nhËn, hoÆc ng­êi mua hµng víi khèi l­îng lín ®­îc chiÕt khÊu th­¬ng m¹i th× c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu thu b¸n hµng nµy ®­îc theo dâi riªng biÖt trªn c¸c TK531- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, TK532 - Gi¶m gi¸ hµng b¸n, TK521 - ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i. - Tr­êng hîp trong kú DN ®· viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ ®· thu tiÒn b¸n hµng nh­ng ®Õn cuèi k× vÉn ch­a giao hµng cho ng­êi mua hµng, th× trÞ gi¸ sè hµng nµy kh«ng ®­îc coi lµ tiªu thô vµ kh«ng ®­îc ghi vµo TK 511- "Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô" mµ chØ h¹ch to¸n vµo bªn cã cña TK 131- "Ph¶i thu cña kh¸ch hµng" vÒ kho¶n tiÒn ®· thu cña kh¸ch hµng. Khi thùc giao hµng cho ng­êi mua sÏ h¹ch to¸n vµo TK 511 vÒ gi¸ trÞ hµng ®· giao, ®· thu tr­íc tiÒn b¸n hµng, phï hîp víi c¸c ®iÒu kiÖn ghi nhËn doanh thu. 1.2.5.3.1. Chøng tõ, tµi kho¶n sö dông. * Chøng tõ: C¨n cø vµo chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu Q§ sè 1141 CT/C§KT ngµy 01/11/1995 cña BTC, kÕ to¸n tr­ëng ®Þnh ra nh÷ng chøng tõ sö dông phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña DN m×nh nh»m ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý qu¸ tr×nh tiªu thô, tÝnh to¸n vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh, ®ång thêi ®Ò ra tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ mét c¸ch khoa häc. C¸c chøng tõ sö dông trong kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm: - PhiÕu xuÊt kho - Ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc ho¸ ®¬n thuÕ GTGT. - PhiÕu thu tiÒn mÆt, giÊy b¸o nî, b¸o cã cña ng©n hµng... * Tµi kho¶n : - Tµi kho¶n 511: Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô. Lµ tµi kho¶n dïng ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô cña DN trong mét k× kÕ to¸n cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh tõ c¸c giao dÞch vµ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­. Tµi kho¶n 511 cã 4 tµi kho¶n cÊp II: Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt chñ yÕu sö dông TK 5112: Doanh thu b¸n thµnh phÈm.. - TK 512: Doanh thu néi bé. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu sè s¶n phÈm, hµng ho¸,dÞch vô tiªu thô trong néi bé DN, tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­. TK 512 cã 3 tµi kho¶n cÊp II: Trong ®ã: DN s¶n xuÊt chñ yÕu sö dông TK 5122: Doanh thu b¸n thµnh phÈm. -TK521: ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i mµ DN ®· gi¶m trõ hoÆc ®· thanh to¸n cho ng­êi mua hµng ho¸, dÞch vô víi khèi l­îng lín theo tho¶ thuËn vÒ chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ®· ghi trªn ho¸ ®¬n mua b¸n hoÆc c¸c cam kÕt mua, b¸n hµng. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­ vµ kÕt cÊu ng­îc víi TK 511. TK 521 cã 3 tµi kho¶n cÊp II: TK 5211: ChiÕt khÊu hµng ho¸. TK 5212: ChiÕt khÊu thµnh phÈm. TK 5213: ChiÕt khÊu dÞch vô. - TK 531: Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña khèi l­îng s¶n phÈm, hµng ho¸, dÞch vô ®· tiªu thô nh­ng bÞ kh¸ch hµng tr¶ l¹i vµ tõ chèi thanh to¸n do: Vi ph¹m hîp ®ång, vi ph¹m cam kÕt, hµng bÞ mÊt, kÐm phÈm chÊt, kh«ng ®óng chñng lo¹i, qui c¸ch. - TK 532: Gi¶m gi¸ hµng b¸n. Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n thùc tÕ ph¸t sinh trong kú. - TK 3387: Doanh thu ch­a thùc hiÖn nh­: Sè tiÒn nhËn tr­íc nhiÒu n¨m vÒ cho thuª tµi s¶n; kho¶n chªnh lÖch gi÷a gi¸ b¸n hµng tr¶ chËm, tr¶ gãp theo cam kÕt víi gi¸ b¸n tr¶ ngay; kho¶n l·i tr¶ tr­íc khi cho vay vèn hoÆc mua c¸c c«ng cô nî: tr¸i phiÕu, tÝn phiÕu, kú phiÕu... Ngoµi ra kÕ to¸n cßn sö dông c¸c kho¶n kh¸c nh­: TK131, TK111, TK112, TK333... 1.2.5.3.2. Tr×nh tù kÕ to¸n doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu. §­îc thÓ hiÖn trªn S¬ ®å 03, 04, 05. 1.2.6. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 1.2.6.1 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng. Chi phÝ b¸n hµng lµ chi phÝ l­u th«ng, chi phÝ tiÕp thÞ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm hµng ho¸, bao gåm: Chi phÝ qu¶ng c¸o, chi phÝ giao hµng, chi phÝ giao dÞch, tiÒn hoa hång b¸n hµng, tiÒn l­¬ng nh©n viªn b¸n hµng... Chi phÝ b¸n hµng thùc tÕ ph¸t sinh trong kú cÇn ®­îc ph©n lo¹i râ vµ tæng hîp theo ®óng néi dung qui ®Þnh, cuèi kú h¹ch to¸n, chi phÝ b¸n hµng cÇn ®­îc ph©n bæ, kÕt chuyÓn ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. * Tµi kho¶n sö dông: TK 641 - Chi phÝ b¸n hµng. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­, vµ cã 7 tµi kho¶n cÊp II: TK 6411 - Chi phÝ nh©n viªn. TK 6412 - Chi phÝ vËt liÖu. TK 6413 - Chi phÝ dông cô ®å dïng. TK 6414 - Chi phÝ khÊu hao TSC§. TK 6415 - Chi phÝ b¶o hµnh. TK 6417 - Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. TK 6418 - Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. * Tr×nh tù kÕ to¸n nghiÖp vô chñ yÕu: S¬ ®å 06. 1.2.6.2 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý DN . Chi phÝ qu¶n lý DN lµ chi phÝ chi cho viÖc qu¶n lý kinh doanh, qu¶n lý hµnh chÝnh vµ phôc vô chung kh¸c liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña c¶ DN. * Tµi kho¶n sö dông: TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý DN. Tµi kho¶n nµy cã 8 tµi kho¶n cÊp II: TK 6421 - Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý. TK 6422 - Chi phÝ vËt liÖu qu¶n lý. TK 6423 - Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng. TK 6424 - Chi phÝ khÊu hao TSC§. TK 6425 - ThuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ. TK 6426 - Chi phÝ dù phßng. TK 6427 - Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi. TK 6428 - Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c. * Tr×nh tù h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô chñ yÕu: S¬ ®å sè 07. 1.2.7. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. KÕt qu¶ kinh doanh lµ kÕt qña cuèi cïng cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña DN sau mét kú nhÊt ®Þnh, biÓu hiÖn b»ng sè tiÒn l·i hay lç l·i ( lç ) = doanh thu - chi phÝ - KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. A = Lîi nhuËn gép tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh + Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh - Chi phÝ b¸n hµng - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Lîi nhuËn gép tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh = Doanh thu thuÇn - Gi¸ vèn hµng b¸n Lîi nhuËn tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh = Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh - Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh - KÕt qu¶ ho¹t ®éng kh¸c: B = Thu nhËp ho¹t ®éng kh¸c - Chi phÝ ho¹t ®éng kh¸c KÕt qu¶ (l·i hoÆc lç) = A + B - Tµi kho¶n sö dông: TK 911 - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. TK 421 - Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi. - Tr×nh tù kÕ to¸n: S¬ ®å sè 08. 1.2.8. HÖ thèng sæ kÕ to¸n tiªu thô thµnh phÈm. Tuú theo tõng h×nh thøc kÕ to¸n DN ¸p dông mµ sö dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n kh¸c nhau. - H×nh thøc nhËt kÝ chøng tõ: Trong h×nh thøc nµy kÕ to¸n ph¶n ¸nh t×nh h×nh tiªu thô TP trªn c¸c sæ sau: + B¶ng kª sè 5: TËp hîp CFBH vµ CPQLDN. + B¶ng kª sè 11: B¶ng kª thanh to¸n víi ng­êi mua. + NhËt kÝ chøng tõ sè 8. + NhËt kÝ chøng tõ sè 10. + C¸c sæ chi tiÕt liªn quan ®Õn TK 632,511, 512,911,641,642... + Sæ c¸i c¸c TK. - H×nh thøc CTGS: C¸c sæ kÕ to¸n tiªu thô ®­îc sö dông ë h×nh thøc nµy lµ: + Chøng tõ ghi sæ. + Sæ c¸i c¸c TK liªn quan. + Sæ ®¨ng kÝ chøng tõ ghi sæ. + Sæ chi tiÕt c¸c TK 632,511,512,911,641,642... - H×nh thøc NKC: Trong h×nh thøc NKC kÕ to¸n ph¶n ¸nh t×nh h×nh tiªu thô TP cña DN trªn c¸c sæ sau: + NKC, NhËt ký b¸n hµng, NhËt ký thu tiÒn. + Sæ c¸i c¸c TK liªn quan. + Sæ chi tiÕt c¸c TK 632,511,512,911,641,642... Ngoµi ra dï DN ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n nµo, nÕu DN nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ cßn sö dông b¶ng kª ho¸ ®¬n hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra kÌm tê khai thuÕ GTGT. Cßn DN nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp th× sö dông tê khai thuÕ hµng th¸ng. Ch­¬ng 2: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm, vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i c«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An. 2.1 §Æc ®iÓm chung cña c«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An. 2.1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn. C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An thµnh lËp ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 1995 theo quyÕt ®Þnh sè 2000 - Q§/VB cña uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi vµ ®· chÝnh thøc ®i vµo ho¹t ®éng ®­îc gÇn 9 n¨m. C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An cã tªn giao dÞch lµ VAPROMEXCO, lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, c«ng ty thµnh viªn h¹ch to¸n ®éc lËp cña tæng c«ng ty Hå T©y - Ban tµi chÝnh qu¶n trÞ TW §¶ng. C«ng ty ho¹t ®éng theo luËt doanh nghiÖp nhµ n­íc, ®iÒu lÖ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty Hå T©y, c¸c v¨n b¶n ph¸p quy kh¸c cña nhµ n­íc. C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An cã trô së chÝnh t¹i 239 - tæ 01A §Æng TiÕn §«ng, §èng §a, Hµ Néi, diÖn tÝch cña c«ng ty lµ 10 000 m2. Lóc míi thµnh lËp c«ng ty míi chØ cã 120 m¸y mãc thiÕt bÞ vÒ may mÆc c¸c lo¹i vµ 90 c«ng nh©n, tæng gi¸ trÞ tµi s¶n lóc bÊy giê lµ 3,5 tû ®ång. Tr¶i qua bao khã kh¨n th¸ch thøc võa tiÕn hµnh s¶n xuÊt, võa x©y dùng, hiÖn nay C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An ®· cã 372 m¸y mãc chuyªn dïng, c¸c lo¹i vµ 351 c¸n bé c«ng nh©n viªn víi tæng vèn kinh doanh ®· lªn ®Õn gÇn 13,5 tû ®ång. Lóc míi thµnh lËp, c«ng ty cã 2 ngµnh nghÒ kinh doanh chÝnh lµ - S¶n xuÊt may mÆc - Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Tuy nhiªn tõ n¨m 1999 thùc hiÖn chØ thÞ 31TC/TW ngµy 30 th¸ng 9 n¨m 1998 cña Ban tµi chÝnh qu¶n trÞ TW nªn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty bÞ thu hÑp vµ ®· chñ yÕu s©u vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt may mÆc. Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt may mÆc, c«ng ty cã 2 h×nh thøc s¶n xuÊt lµ gia c«ng may mÆc vµ s¶n xuÊt tù doanh. C¸c mÆt hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ ¸o JackÐt, quÇn ¸o dÖt kim, quÇn ¸o thÓ thao ®­îc tiªu thô ë thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc nh­ EU, Hµn Quèc, §µi Loan, Hång K«ng. Cã thÓ nh×n vµo mét sè chØ tiªu trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®Ó nhËn thÊy t×nh h×nh t¨ng tr­ëng kinh tÕ qua c¸c giai ®o¹n cña c«ng ty. VÒ c¬ cÊu vèn: §¬n vÞ: ® N¨m ChØ tiªu 2001 2002 2003 Vèn l­u ®éng 6.098.646.190 6.975.137.377 7.968.208.800 Vèn cè ®Þnh 5.648.250.923 5.573.387.825 5.527.941.603 Tæng sè vèn 11.724.897.113 12.520.525.302 13.466.150.403 KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh ChØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 1. Doanh thu(1 000 000 ®) 7 837 9 387 8 938 10 982 2. S¶n l­îng(=sp) 360 133 538 066 415 000 566 666 3. Nép NSNN (1 000 000 ®) 46,6 120,9 557,7 910,9 4. Lîi nhuËn (1 000 000 ®) 52,948 87,382 79,680 137,847 5. Quü l­¬ng (1 000 000 ®) 1 403 1718 2 277 2 851 6. Lao ®éng b×nh qu©n (ng­êi) 376 365 351 351 7.Thu nhËp b×nh qu©n (1000000 ®) 3,11 3,92 5,40 6,76 2.1.2 §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý vµ tæ chøc s¶n xuÊt cña c«ng ty 2.1.2.1 §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý. Lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp, C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An tæ chøc qu¶n lý theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng. Theo m« h×nh nµy ban l·nh ®¹o c«ng ty cã thÓ n¾m b¾t t×nh h×nh thùc tÕ s¶n xuÊt kinh doanh nhanh, chÝnh x¸c. S¬ ®å bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An Ph©n x­ëng 1 Gi¸m ®èc C«ng ty Phã Gi¸m ®èc Phô tr¸ch s¶n xuÊt P. Tæ chøc Hµnh chÝnh P. KÕ to¸n Tµi chÝnh P. KÕ ho¹ch ThÞ tr­êng Ph©n x­ëng 2 P. Kü thuËt Chó thÝch: Mèi t­¬ng quan gi÷a c¸c bé ph©n víi nhau: Mèi liªn quan trùc tiÕp tõ cÊp trªn: §øng ®Çu lµ gi¸m ®èc c«ng ty: ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý chung c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty tr­íc ph¸p luËt vµ tæng c«ng ty Hå T©y. Tham m­u cho gi¸m ®èc cã phã gi¸m ®èc phô tr¸ch s¶n xuÊt, kÕ to¸n tr­ëng, hÖ thèng c¸c phßng ban c«ng ty. Phã Gi¸m §èc phô tr¸ch s¶n xuÊt cã chøc n¨ng: lµ ng­êi gióp viÖc cho Gi¸m ®èc, chØ ®¹o ®iÒu hµnh s¶n xuÊt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt cña C«ng ty. C¸c phßng ban chøc n¨ng gåm cã: Phßng kinh doanh, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n, phßng tæ chøc hµnh chÝnh, phßng kÜ thuËt, phßng kÕ ho¹ch, phßng b¶o vÖ. C¸c phßng ban chøc n¨ng kh«ng trùc tiÕp chØ ®¹o ®Õn c¸c ph©n x­ëng, nh­ng cã nhiÖm vô ®«n ®èc, h­íng dÉn, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, quy tr×nh quy ph¹m, c¸c tiªu chuÈn vµ ®Þnh møc kinh tÕ, kü thuËt, c¸c chÕ ®é qu¶n lý gióp gi¸m ®èc n¾m râ t×nh h×nh cña c«ng ty. NhiÖm vô cô thÓ cña tõng phßng ban nh­ sau: Phßng kü thuËt: cã chøc n¨ng chØ ®¹o kü thuËt s¶n xuÊt, chän lùa kü thuËt hîp lý cho mçi quy tr×nh, kiÓm tra ¸p dông kü thuËt vµo s¶n xuÊt cã hîp lý hay kh«ng, thiÕt kÕ mÉu, x©y dùng c¸c tiªu chuÈn ®Þnh møc kinh tÕ kÜ thuËt, ®Ò xuÊt c¸c ý kiÕn ®Ó tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu mµ vÉn ®¶m b¶o yªu cÇu s¶n xuÊt. Phßng kÕ ho¹ch: Cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, ®iÒu hµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm, qu¶n lý thµnh phÈm, viÕt phiÕu nhËp, xuÊt kho TP. Phßng kinh doanh: cã nhiÖm vô t×m hiÓu thÞ tr­êng, tiÕp thÞ khai th¸c thÞ tr­êng, tiªu thô s¶n phÈm. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: cã nhiÖm vô ghi chÐp ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty th«ng qua c¸c chØ tiªu gi¸ trÞ cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho l·nh ®¹o c«ng ty cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n vµ hiÖu qña cao nhÊt. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: Lµ bé phËn tham m­u gióp Gi¸m ®èc vµ §¶ng uû thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn, tæ chøc, x©y dùng bé m¸y qu¶n lý, tuyÓn chän, ®µo t¹o, båi d­ìng, n©ng cao tay nghÒ cho ng­êi lao ®éng, x©y dùng chÕ ®é tiÒn l­¬ng, th­ëng, c¸c chÕ ®é phóc lîi x· héi cho ng­êi lao ®éng. Phßng b¶o vÖ: B¶o vÖ tµi s¶n cña c«ng ty, thùc hiÖn kiÓm tra hµnh chÝnh ra vµo C«ng ty ®èi víi con ng­êi còng nh­ hµng ho¸, phßng chèng b·o lôt, trém c¾p, ch¸y næ. 2.1.2.2 §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt. C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An lµ mét DN c«ng nghiÖp chñ yÕu gia c«ng hµng may mÆc theo quy tr×nh c«ng nghÖ khÐp kÝn, liªn tôc trªn mét d©y truyÒn s¶n xuÊt b¸n tù ®éng b»ng c¸c m¸y mãc chuyªn dïng víi sè l­îng chñng lo¹i s¶n phÈm t­¬ng ®èi lín ®­îc chÕ biÕn tõ nguyªn liÖu chÝnh lµ v¶i, s¶n phÈm cã thêi gian chÕ t¹o ng¾n, ®­îc s¶n xuÊt hµng lo¹t theo m· hµng vµ cã gi¸ trÞ kh«ng cao. M« h×nh tæ chøc s¶n xuÊt ë C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An Gi¸m ®èc c«ng ty Px2 Px1 Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch sx Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt: §èi t­îng s¶n xuÊt chÝnh lµ v¶i, tõ v¶i ®­îc c¾t vµ may thµnh c¸c chñng lo¹i mÆt hµng kh¸c nhau, kü thuËt s¶n xuÊt mçi mÆt hµng cã møc ®é phøc t¹p kh¸c nhau phô thuéc vµo sè l­îng, chi tiÕt cña lo¹i hµng ®ã. Nãi chung s¶n xuÊt ë C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An lµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt phøc t¹p kiÓu liªn tôc, s¶n phÈm qua nhiÒu giai ®o¹n s¶n xuÊt kÕ tiÕp nhau nh­ c¾t, chuyÒn may, lµ, ®ãng gãi. Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt may mÆc t¹i c«ng ty May tõng bé phËn rêi L¾p r¸p c¸c bé phËn KiÓm tra chÊt l­îng Thµnh phÈm Lµ, ®ãng gãi NhËp kho Tr¶i v¶i ph¸c mÉu Nguyªn vËt liÖu KCS kiÓm tra trªn bµn c¾t C¾t 2.1.3. §Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ ®Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý ë trªn, hiÖn nay c«ng ty tiÕn hµnh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n theo h×nh thøc tËp trung. Phßng kÕ to¸n cña c«ng ty thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n nh­: kiÓm tra, ph©n tÝch, xö lý, ho¹ch ®Þnh theo néi dung kinh tÕ cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ ®­îc cËp nhËt hµng ngµy vµo m¸y. §øng ®Çu bé m¸y kÕ to¸n hiÖn nay lµ kÕ to¸n tr­ëng (Tr­ëng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n). KÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty, ®¶m b¶o bé m¸y ho¹t ®éng gän nhÑ cã hiÖu qu¶ vµ chÞu tr¸ch nhiÖm chung vÒ toµn bé ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n trong DN. KÕ to¸n tæng hîp: lµm nhiÖm vô tËp hîp sè liÖu tõ c¸c bé phËn chi tiÕt, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, ®ång thêi theo dâi, ph¶n ¸nh, tæng hîp sè liÖu t×nh h×nh t¨ng gi¶m vµ di chuyÓn TSC§, tÝnh to¸n, ph©n bæ khÊu hao TSC§ hµng th¸ng cho c¸c ®èi t­îng chÞu chi phÝ. KÕ to¸n c«ng nî, vèn b»ng tiÒn: chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i thu, c«ng nî ph¶i tr¶, c¸c kho¶n thu chi b»ng tiÒn mÆt, tiÒn ng©n hµng vµ c¸c kho¶n t¹m øng. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, vËt t­ vµ c¸c kho¶n chi phÝ: chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty, thùc hiÖn viÖc theo dâi, ph¶n ¸nh vµ tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, nhËp, xuÊt vµ tån kho vËt liÖu, c«ng cô dông cô. TÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña NVL, CCDC thu mua. TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt. KÕ to¸n thµnh phÈm, doanh thu vµ thuÕ: ChÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi, ph¶n ¸nh vµ tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån thµnh phÈm. T×nh h×nh tiªu thô thµnh phÈm vµ c¸c kho¶n thuÕ ë c«ng ty. Thñ quü: Qu¶n lý quü tiÒn mÆt, thùc hiÖn thu, chi tiÒn mÆt. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo s¬ ®å sau: KÕ to¸n tiÒn l­¬ng, vËt t­ vµ c¸c kho¶n chi phÝ. Thñ quü KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n c«ng nî vµ vèn b»ng tiÒn. KÕ to¸n thµnh phÈm, doanh thu vµ thuÕ KÕ to¸n tr­ëng Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ cung cÊp sè liÖu * H×nh thøc kÕ to¸n : HiÖn nay c«ng ty ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ trªn hÖ thèng phÇn mÒm Fast 2000. * Kú kÕ to¸n: lµ 1 th¸ng. * Niªn ®é kÕ to¸n lµ tÝnh theo n¨m d­¬ng lÞch b¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 ®Õn ngµy 31/12. * PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast mµ C«ng ty ¸p dông: B¾t ®Çu tõ n¨m 2000. * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Ph¸p kª khai th­êng xuyªn. * C«ng ty nép thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. * Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho trong kú theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Mµn h×nh giao diÖn chung cña FAST 2000: S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ t¹i C«ng ty SX XNK ViÖt An Chøng tõ gèc, b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Sæ quü Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª, b¶ng ph©n bæ M¸y tÝnh Chøng tõ ghi sæ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh §èi chiÕu cuèi th¸ng Ghi cuèi th¸ng Ghi hµng ngµy HÖ thèng m¸y tÝnh cho phÐp cung cÊp th«ng tin hµng ngµy hoÆc bÊt kÓ khi nµo 2.2. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm, tiªu thô thµnh phÈm vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh ë C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An. 2.2.1 C«ng t¸c kÕ to¸n thµnh phÈm 2.2.1.1 §Æc ®iÓm vÒ thµnh phÈm vµ c¸ch m· ho¸ thµnh phÈm ë C«ng ty. * §Æc ®iÓm thµnh phÈm: Thµnh phÈm cña C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An lµ c¸c lo¹i s¶n phÈm may mÆc rÊt ®a d¹ng phong phó nh­: ¸o Jacket, c¸c lo¹i quÇn ¸o thÓ thao, c¸c lo¹i quÇn ¸o dÖt kim vµ c¸c lo¹i v¸y...S¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt tõ mét quy tr×nh c«ng nghÖ phøc t¹p, liªn tôc, qua nhiÒu giai ®o¹n kh¸c nhau. S¶n phÈm may mÆc cña c«ng ty cã thêi gian chÕ t¹o ng¾n, ®­îc s¶n xuÊt hµng lo¹t theo m· hµng vµ cã gi¸ trÞ kh«ng cao. * C¸ch m· ho¸ thµnh phÈm ë c«ng ty: Thµnh phÈm cña c«ng ty cã nhiÒu lo¹i, do vËy, ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc nhËn diÖn, t×m kiÕm mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c tõng lo¹i thµnh phÈm trong qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin, gi¶m thêi gian nhËp liÖu vµ tiÕt kiÖm bé nhí, ngay tõ khi b¾t ®Çu ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n Fast, C«ng ty ®· tiÕn hµnh m· ho¸ c¸c lo¹i thµnh phÈm. Thµnh phÈm ®­îc m· ho¸ theo sè vµ ®­îc cµi ®Æt s½n trong m¸y. Cô thÓ thµnh phÈm cña C«ng ty ®­îc m· ho¸ nh­ sau: Tªn vËt t­ M· vËt t­ QuÇn ®ïi mÉu TP001 QuÇn short M1+M4+M6 TP002 QuÇn dµi liÒn gèi ng­êi lín TP003 QuÇn dµi trÎ em 15 TP004 ... ... M· 243115 MT uû th¸c qua VA TP188 M· 243114 MT uû th¸c qua VA TP189 M· 243116 MT uû th¸c qua VA TP190 M· 243113 MT uû th¸c qua VA TP191 ... ... C«ng ty chñ yÕu s¶n xuÊt mÆt hµng gia c«ng nªn s¶n phÈm ®­îc c¸c ®¬n vÞ ®Ò nghÞ gia c«ng ®· ®­îc c¸c ®¬n vÞ nµy m· ho¸ tõ tr­íc ®Ó tiÖn cho viÖc theo dâi nh­: M· 243113, m· 243114 ... 2.2.1.2 §¸nh gݸ thµnh phÈm. §¸nh gi¸ thµnh phÈm lµ viÖc dïng th­íc ®o tiÒn tÖ ®Ó biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña thµnh phÈm theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh, ®¶m b¶o yªu cÇu ch©n thùc, nhÊt qu¸n. *§èi víi thµnh phÈm nhËp kho: lµ thµnh phÈm do c«ng ty s¶n xuÊt, gia c«ng, kh«ng cã thµnh phÈm ®­îc nhËp tõ c¸c nguån nh­ ®­îc chia tõ ho¹t ®éng liªn doanh, ®­îc biÕu tÆng... Do ®ã thµnh phÈm cña c«ng ty ®­îc ®¸nh gi¸ theo gi¸ thµnh s¶n xuÊt thùc tÕ bao gåm: chi phÝ NVL trùc tiÕp, chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp, chi phÝ s¶n xuÊt chung. Nh÷ng thµnh phÈm c«ng ty nhËn gia c«ng trùc tiÕp cho c¸c ®¬n vÞ kh¸c th× gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm nhËp kho kh«ng bao gåm gi¸ trÞ NVL chÝnh mµ bªn ®Æt gia c«ng cung cÊp. Cßn thµnh phÈm (chñ yÕu lµ thµnh phÈm thuéc lo¹i hîp ®ång ngoµi) c«ng ty tù ®¶m nhËn toµn bé ®Çu vµo th× chi phÝ NVL trùc tiÕp cÊu thµnh nªn gi¸ thµnh thµnh phÈm. Trong th¸ng khi c«ng ty nhËp kho thµnh phÈm do c«ng ty s¶n xuÊt gia c«ng th× trong phiÕu nhËp kho kÕ to¸n chØ ghi cét sè l­îng, ®Õn cuèi th¸ng sau khi kÕ to¸n tæng hîp ®· tÝnh gÝa thµnh thµnh phÈm nhËp kho trong th¸ng th× cét gi¸ lóc nµy míi ®­îc ®iÒn. Ngoµi ra cã tr­êng hîp c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng s¶n phÈm mµ c«ng ty ®· nhËn gia c«ng cho ®¬n vÞ kh¸c ®Ó kÞp tiÕn ®é giao hµng theo hîp ®ång ®· ký kÕt. Tr­êng hîp nµy gi¸ thµnh thùc tÕ thµnh phÈm nhËp kho lµ toµn bé gi¸ gia c«ng ch­a cã thuÕ GTGT mµ c«ng ty ®¨ tho¶ thuËn víi ®¬n vÞ nhËn gia c«ng cho c«ng ty. *§èi víi thµnh phÈm xuÊt kho: Gi¸ xuÊt kho thµnh phÈm ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¸ xuÊt kho cña thµnh phÈm ®­îc tÝnh vµo cuèi th¸ng sau khi kÕ to¸n ®· cËp nhËt xong tÊt c¶ c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt thµnh phÈm trong th¸ng. Thµnh phÈm tån ®Çu th¸ng n»m trªn b¸o c¸o thµnh phÈm tån kho ®Çu th¸ng. TrÞ gi¸ TP xuÊt kho = §¬n gi¸ trung b×nh cña TP xuÊt kho * Sè l­îng TP xuÊt kho trong kú Gi¸ trÞ TP tån ®Çu kú + Gi¸ trÞ TP nhËp trong kú Sè l­îng TP tån ®Çu kú + Sè l­îng TP nhËp trong kú == §¬n gi¸ trung b×nh cña TP xuÊt kho Gi¸ trung b×nh tÝnh cho tõng mÆt hµng ®­îc kÕ to¸n cµi ®Æt tù ®éng trªn hÖ thèng phÇn mÒm Fast 2000 ngay tõ ®Çu niªn ®é kÕ to¸n. Trong th¸ng khi xuÊt kho thµnh phÈm, kÕ to¸n thµnh phÈm nhËp liÖu phiÕu xuÊt kho hoÆc ho¸ ®¬n GTGT th× bá trèng phÇn ®¬n gi¸ thµnh phÈm xuÊt b¸n hoÆc gi¸ vèn hµng b¸n, ®Õn cuèi th¸ng sau khi kho¸ sæ kÕ to¸n ®Ó lªn b¸o c¸o N - X - T thµnh phÈm, ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm sÏ tù ®éng tÝnh gi¸ xuÊt kho thµnh phÈm theo gi¸ trung b×nh vµ ®iÒn vµo « ®¬n gi¸ thµnh phÈm xuÊt b¸n hoÆc gi¸ vèn hµng b¸n. 2.2.1.3 KÕ to¸n chi tiÕt thµnh phÈm. * Chøng tõ liªn quan ®Õn nhËp kho thµnh phÈm: ChÕ ®é quy ®Þnh mäi sù biÕn ®éng cña thµnh phÈm ®Òu ph¶i ®­îc ghi chÐp vµo chøng tõ ban ®Çu phï hîp theo ®óng néi dung quy ®Þnh. ë C«ng ty s¶n xuÊt - xuÊt nhËp khÈu ViÖt An thµnh phÈm nhËp kho chñ yÕu do c«ng ty s¶n xuÊt vµ gia c«ng. Ngoµi ra 1 sè thµnh phÈm nhËp kho do c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng. - §èi víi thµnh phÈm do c«ng ty gia c«ng, s¶n xuÊt thñ tôc nhËp kho nh­ sau: + Chøng tõ ®­îc sö dông lµm c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô nhËp kho thµnh phÈm do s¶n xuÊt hoµn thµnh ®ã lµ: PhiÕu nhËp kho mÉu sè 01/VT Ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 01/11/1995 cña Bé tµi chÝnh. + Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ PhiÕu nhËp kho: Thµnh phÈm sau khi hoµn thµnh c«ng ®o¹n cuèi cña quy tr×nh c«ng nghÖ ®­îc phßng KCS kiÓm tra ®¹t tiªu chuÈn chÊt l­îng, quy c¸ch, mÉu m· ®­îc nhËp kho. Phßng KCS ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm cho sè l­îng s¶n phÈm hoµn thµnh ®ã. . Tæ tr­ëng tæ s¶n xuÊt viÕt phiÕu tÝch kª ghi sè l­îng, lo¹i thµnh phÈm (cã ch÷ ký cña m×nh), giao cho bªn vËn chuyÓn ®­a tíi kho. . Thñ kho tiÕn hµnh ®èi chiÕu gi÷a sè l­îng thùc tÕ víi sè l­îng ghi trªn phiÕu tÝch kª vµ cho nhËp kho. . Tæ tr­ëng tæ s¶n xuÊt b¸o c¸o sè l­îng thµnh phÈm nhËp kho lªn phßng kÕ ho¹ch. Phßng kÕ ho¹ch viÕt PhiÕu nhËp kho (gåm 2 liªn), liªn gèc l­u t¹i phßng kÕ ho¹ch, 1 liªn göi cho thñ kho. Thñ kho cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp c¸c s¶n phÈm trong kho 1 c¸ch khoa häc, hîp lý, ®¶m b¶o yªu cÇu b¶o qu¶n tõng thø thµnh phÈm ®Ó tiÖn theo dâi c«ng t¸c nhËp xuÊt kho. VÝ dô minh ho¹ phiÕu NhËp kho thµnh phÈm do c«ng ty gia c«ng, s¶n xuÊt: BiÓu 1 C«ng ty s¶n xuÊt xuÊt nhËp khÈu viÖt an Sè 1 §Æng TiÕn §«ng SèCT:23/02 PhiÕu nhËp kho Ngµy 3 th¸ng 02 n¨m 2004 Ng­êi giao dÞch §¬n vÞ X­ëng may 1 §Þa chØ X­ëng may 1DiÔn gi¶i NhËp kho m· MU7063HS XuÊt t¹i kho Kho thµnh phÈm (TP01) D¹ng nhËp xuÊt Chi phÝ SXKD dë dang STT Tªn vËt t­ TK VËt t­ M· vËt t­ §VT Sè l­îng Gi¸ Thµnh tiÒn 1 M· MU7063 cña HS 155 TP140 ChiÕc 5700.000 4013 22 874 100 Tæng céng 22 874 100 NhËp ngµy …th¸ng …n¨m Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­ßi nhËn Thñ kho - §èi víi thµnh phÈm c«ng ty thuª ngoµi gia c«ng thñ tôc nhËp kho nh­ sau: Bªn gia c«ng sau khi gia c«ng xong sÏ giao hµng cho c«ng ty theo ®óng thêi gian tho¶ thuËn trong hîp ®ång nhËn gia c«ng. Bé phËn giao nhËn vµ tæ KCS cña c«ng ty nhËn vµ kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm gia c«ng. S¶n phÈm ®ñ tiªu chuÈn sÏ ®­îc x¸c nhËn trong biªn b¶n kiÓm nghiÖm bµn giao s¶n phÈm vµ ®­îc nhËp kho. Thñ kho vµ bªn nhËn gia c«ng kÝ x¸c nhËn vµo biªn b¶n. Phßng kÕ ho¹ch sau khi cã ®ñ c¸c chøng tõ hîp lý, hîp lÖ nh­: hîp ®ång gia c«ng gi÷a c«ng ty vµ bªn nhËn gia c«ng, ho¸ ®¬n GTGT cña bªn nhËn gia c«ng, biªn b¶n kiÓm nghiÖm bµn giao s¶n phÈm, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®ã phßng kÕ ho¹ch viÕt phiÕu nhËp kho. PhiÕu nhËp kho ®­îc lËp thµnh 2 liªn: + 1 liªn l­u t¹i phßng kÕ ho¹ch. + 1 liªn chuyÓn cho thñ kho ®Ó vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n. VÝ dô phiÕu nhËp kho do thuª ngoµi gia c«ng: BiÓu 2 C«ng ty s¶n xuÊt xuÊt nhËp khÈu viÖt an Sè 1 §Æng TiÕn §«ng SèCT:24/02 Liªn: 2 PhiÕu nhËp kho Ngµy 03 th¸ng 02 n¨m 2004 Ng­êi giao dÞc._.