Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại Công ty Samyang Việt Nam

................... 2 1.1. 4. Yêu cầu tổ chức hệ thống kế toán quản trị. ................................................. 3 1.1. 5. Các phương pháp sử dụng trong kế toán quản trị. ...................................... 3 1.1. 6. So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính. ............................................. 4 1.2. Nội dung cơ bản của kế toán quản trị. ................................................................ 5 1.2.1. Phân loại chi phí. .......................................................................................... 5 1.2.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng........................................................... 6 1.2.1.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. .................................... 6 1.2.1.3. Chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội, chi phí chìm. .................................. 6 1.2.2. Kế toán giá thành sản phẩm. ........................................................................ 6 1.2.2.1. Hệ thống tính giá thành theo công việc (đơn đặt hàng)......................... 7 1.2.2.2. Hệ thống tính giá thành sản phẩm theo quá trình sản xuất.................... 7 1.2.3. Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận............................... 8 1.2.4. Lập dự toán ngân sách................................................................................ 10 1.2.5. Kế toán đánh giá trách nhiệm quản lý........................................................ 11 1.2.6. Định giá sản phẩm...................................................................................... 12 2 1.2.6.1. Định giá theo phương pháp toàn bộ..................................................... 12 1.2.6.2. Định giá theo phương pháp trực tiếp ................................................... 12 1.2.6.3. Định giá trong các trường hợp đặc biệt ............................................... 13 1.2.7. Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định............................................... 13 1.3. Kế toán quản trị và vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm. ................................ 14 1.3.1. Giới thiệu sợ lược về hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma....................... 14 1.3.2. Tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma ở góc độ kế toán quản trị........................................................................................................................... 16 1.3.2.1. Điểm giống nhau và khác nhau giữa hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và hệ thống kế toàn quản trị...................................................... 16 1.3.2.2. Mối quan hệ giữa hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và hệ thống kế toán quản trị. ...................................................................................... 17 1.3.2.3. Tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma ở góc độ kế toán quản trị. ............................................................................................................. 17 Kết luận chương 1............................................................................................. 19 Chương 2: Thực trạng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam.................................................................................................................. 20 2.1. Giới thiệu về công ty Samyang Việt Nam ....................................................... 20 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Samyang Việt Nam............. 20 2.1.2. Những thách thức công ty đang đối đầu hiện nay. ..................................... 20 2.2. Đặc điểm quá trình sản xuất tại công ty Samyang Việt Nam ........................... 21 2.3. Tổ chức kế toán quản trị tại Samyang Việt Nam.............................................. 22 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. ............................................................................ 23 2.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ......................................................................... 24 3 2.3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản. ....................................................................... 24 2.3.4. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán............................................................... 24 2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. ............................................................. 24 2.3.6. Thực hiện nội dung kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam........ 25 2.3.6.1 Phân loại chi phí. .................................................................................. 25 2.3.6.2. Kế toán giá thành sản phẩm và xác định giá vốn hàng bán................. 27 2.3.6.3. Lập kế hoạch........................................................................................ 37 2.3.6.4. Hệ thống kiểm soát. ............................................................................. 38 2.4. Đánh giá hệ thống kế toán quản trị tại Samyang Việt Nam.............................. 40 2.4.1. Những thuận lợi.......................................................................................... 40 2.4.2. Những vấn đề tồn tại liên quan đến việc tổ chức kế toán quản trị tại công ty .................................................................................................................. 40 Kết luận chương 2 ................................................................................................ 42 Chương 3: Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam.................................................................................................................. 43 3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam .................................................................................................. 43 3.2. Mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam. ......................................................................................................................... 43 3.3. Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam .................. 44 3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Samyang Việt Nam (có áp dụng kế toán quản trị).................................................................................................... 44 3.3.2. Xây dựng hệ thống chứng từ. ..................................................................... 46 3.3.3. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị. .......................................... 50 4 3.3.3.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản hiện tại ................................................ 50 3.3.3.2. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị..................................... 50 3.3.4. Hệ thống sổ sách, báo cáo. ......................................................................... 51 3.3.4.1. Hệ thống sổ sách. ................................................................................. 51 3.3.4.2. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị. ...................................................... 51 3.4. Vận dụng nội dung kế toán quản trị vào thực tiễn công tác kế toán tại công ty Samyang Việt Nam ..................................................................................... 52 3.4.1 Phân loại chi phí tại công ty. ....................................................................... 52 3.4.2. Hoàn thiện hệ thống tính giá thành sản phẩm. ........................................... 54 3.4.2.1. Tập hợp chi phí .................................................................................... 54 3.4.2.2. Hoàn thiện việc phân bổ chi phí .......................................................... 55 3.4.2.3. Tính giá thành sản phẩm...................................................................... 56 3.4.3. Xây dựng hệ thống dự toán tại công ty Samyang Việt Nam...................... 57 3.4.3.1. Vai trò của hệ thống dự toán đối với công ty ...................................... 57 3.4.3.2. Trình tự lập dự toán ............................................................................. 58 3.4.3.3. Lập dự toán tại công ty ........................................................................ 58 3.4.3.3.1. Sơ đồ hệ thống dự toán tại công ty.............................................. 58 3.4.3.3.2. Nội dung lập dự toán tại công ty................................................. 59 3.4.4. Kiểm soát chi phí........................................................................................ 66 3.4.4.1. Kiểm soát chi phí ................................................................................. 66 3.4.4.2. Kiểm soát chi phí chất lượng .............................................................. 67 3.4.5. Thông tin kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định............................... 69 3.4.5.1. Quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất ............................................ 70 5 3.4.5.2. Ra quyết định dựa trên việc lựa chọn thông tin thích hợp................... 70 3.4.6. Đánh giá trách nhiệm quản lý..................................................................... 72 3.4.6.1. Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm .......................................... 72 3.4.6.2. Công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý ................................................ 73 3.4.7. Định giá sản phẩm tại công ty .................................................................... 74 3.5. Các giải pháp hỗ trợ .......................................................................................... 75 3.5.1. Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị ............................. 75 3.5.2. Thông tin và truyền thông giữa bộ phận kế toán quản trị và các phòng ban khác..................................................................................................... 76 3.5.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán .............................. 77 Kết luận chương 3 ................................................................................................ 78 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục 6 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kế toán quản trị đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý công ty. Thông qua việc cung cấp thông tin, kế toán quản trị giúp các nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm tra, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và đưa ra các quyết định kinh tế. Mặc dù có vai trò quan trọng như vậy nhưng kế toán quản quản trị vẫn chưa được áp dụng rộng rãi ở các nước châu Á. Riêng ở nước ta, kế toán quản trị mới chỉ được đề cập và ứng dụng trong thời gian gần đây, trong khi các nước có nền kinh tế thị trường như Mỹ, Anh, Pháp, kế toán quản trị đã hình thành và phát triển từ nhiều thập niên trước. Do đó việc hiểu và vận dụng có hiệu quả kế toán quản trị vào thực tiễn công tác kế toán cho các công ty hoạt động ở Việt Nam có ý nghĩa to lớn, nhằm tạo thêm sức mạnh cho các công ty khi hội nhập vào hệ thống kinh tế khu vực và thế giới. Công ty Samyang Việt Nam thuộc tập đoàn Samyang Tongsang là công ty có vốn 100% đầu tư của Hàn Quốc, chuyên sản xuất giày thể thao Nike cho công ty Nike In-house Incorporation, đã đầu tư vào Việt Nam từ năm 1994 đến nay nhưng vẫn chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị. Chính vì những lý do trên, sau một thời gian dài làm việc và nghiên cứu tại công ty Samyang Việt Nam, tôi xin chọn đề tài: “xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam” làm đề tài cho luận văn cao học của mình, với hy vọng sẽ được các chuyên gia Hàn Quốc phát triển hệ thống kế toán quản trị tại đây. Thêm vào đó, công ty Samyang Việt Nam là thành viên của tập đoàn Nike In-house Incorporation (là một tập đoàn kinh tế mạnh của Mỹ), vì vậy nếu được tập đoàn này hỗ trợ trong việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam chắc chắn sẽ thành công hơn và sẽ phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai. Từ đó các nhân viên Việt Nam làm việc tại công ty này sẽ học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm hơn trong việc tổ chức và ứng dụng kế toán quản trị vào thực tiễn, mà đặc biệt là việc tổ chức và ứng dụng kế toán quản trị vào các công ty đang hoạt động trong lĩnh vực giày dép tại Việt Nam. 7 2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là nhằm tổ chức lại bộ máy kế toán trong điều kiện có áp dụng kế toán quản trị, xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán quản trị và xác lập nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào quá trình quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh tại công ty Samyang Việt Nam, trên cơ sở đó mở rộng sang ứng dụng cho các công ty cùng ngành có qui trình sản xuất và qui trình quản lý gần giống công ty Samyang Việt Nam. Đặc biệt tác giả luận văn luôn hy vọng rằng các vấn đề được nghiên cứu trong luận văn này có thể áp dụng cho các công ty sản xuất các mặt hàng giày dép của Việt Nam. 3. Phạm vi nghiên cứu của luận văn Nội dung của kế toán quản trị rất đa dạng và phong phú, vì thế trong phạm vi giới hạn của luận văn này, tác giả không nghiên cứu toàn bộ nội dung của kế toán quản trị, mà chỉ nghiên cứu, ứng dụng những nội dung phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh tại công ty Samyang Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu của luận văn Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử được sử dụng làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo của luận văn. Ngoài ra, việc nghiên cứu còn được thực hiện dựa vào sự thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp các thông tin kinh tế thu được từ hoạt động thực tiễn của công ty Samyang Việt Nam. 5. Bố cục của luận văn Ngoại trừ phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, luận văn “xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam” gồm 78 trang, 04 bảng, 05 sơ đồ và được tổ chức thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị. Chương 2: Thực trạng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam. Chương 3: Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam. 8 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1. Khái quát về kế toán quản trị. 1.1.1. Nhu cầu thông tin của nhà quản lý Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định của nhà quản trị, không có thông tin nhà quản trị rất khó điều hành tốt tổ chức và không thể thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Ngoài thông tin được cung cấp từ bộ phận kế toán, thông tin còn được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau như bộ phận kế hoạch, bộ phận sản xuất, bộ phận marketing… Mỗi bộ phận này chỉ cung cấp thông tin cho nhà quản lý thấy được một mảng hoạt động trong công ty mà thôi. Để ra quyết định, các nhà quản lý phải tổng hợp và sàng lọc các nguồn thông tin đó. Điều này sẽ tạo nên áp lực công việc cho các nhà quản trị và các quyết định đưa ra nhiều khi không còn hiệu quả do không đáp ứng được tính kịp thời. Thông tin cung cấp từ kế toán sẽ giúp các nhà quản trị giảm bớt áp lực công việc và ra các quyết định kịp thời, hiệu quả hơn vì: thông tin kế toán được phản ánh một cách có hệ thống về tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty và được kế toán xử lý trước khi báo cáo cho nhà quản lý. Kế toán quản trị cung cấp thông tin về mặt tài chính và phi tài chính một cách cụ thể, tỉ mỉ giúp cho các nhà quản trị: lập kế hoạch quản lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, điều hành các họat động hàng ngày và đưa ra các quyết định đúng đắn để công ty hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. 1.1.2. Mục tiêu của kế toán quản trị Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán quản trị, sau đây là một số khái niệm về kế toán quản trị: ƒ Theo hiệp hội kế toán Hoa Kỳ năm 1982: “kế toán quản trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo cáo, giải thích và truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị công ty hoạch định, đánh giá và điều hành hoạt động kinh doanh trong phạm vi nội bộ công ty, nhằm sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặc chẽ các tài sản đó”. ƒ Theo quyển “the Macmillan dictionary of accounting” định nghĩa: “kế toán quản trị là phần kế toán liên quan chủ yếu đến công việc báo cáo nội bộ cho các nhà quản lý của một tổ chức. Nó nhấn mạnh đến việc quản lý và 9 ra quyết định hơn là khía cạnh kế toán. Nó không phụ thuộc vào pháp luật và các chuẩn mực kế toán”. ƒ Trong cuốn “managerial accounting” xuất bản lần thứ bảy của tác giả Ray H.Garrison: “kế toán quản trị liên quan đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý bên trong tổ chức, những người quản lý và điều hành hoạt động của tổ chức. Kế toán quản trị có thể tương phản với kế toán tài chính - liên quan đến việc cung cấp thông tin cho cổ đông, chủ nợ và những người khác bên ngoài tổ chức”. ƒ Trong cuốn “Advanced management accounting” xuất bản lần thứ ba của tác giả Robert S.Kaplan và Anthony A.Atkinson, kế toán quản trị được định nghĩa như sau: “hệ thống kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong một tổ chức để họ lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của mình”. ƒ Theo định nghĩa kế toán quản trị trong luật kế toán năm 2003 của Việt Nam thì: “kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Thông qua các định nghĩa trên, mục tiêu cơ bản của kế toán quản trị là cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản lý công ty. Tùy theo yêu cầu của nhà quản lý, kế toán quản trị sẽ cung cấp các dạng thông tin khác nhau. Tuy nhiên chung qui lại thông tin kế toán quản trị cung cấp giúp nhà quản lý thực hiện các công việc sau: ƒ Lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. ƒ Tổ chức, điều hành và kiểm soát hiệu quả hoạt động và trách nhiệm quản lý của tất cả các bộ phận trong tổ chức. ƒ Ra các quyết định kinh tế đúng đắn. 1.1.3. Vai trò của kế toán quản trị. Hàng ngày các nhà quản lý phải ra hàng loạt các quyết định trong việc điều hành các hoạt động của công ty. Có nhiều nguồn thông tin cung cấp từ các bộ phận khác nhau trong công ty phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. Một trong những nguồn thông tin đóng vai trò quan trọng, giúp các nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn đó là thông tin kế toán quản trị. Vai trò của kế toán quản trị đối với hoạt động quản lý được thể hiện như sau: 10 ƒ Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch: thông tin trong dự toán ngân sách sẽ giúp các nhà quản trị lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch. ƒ Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức và điều hành hoạt động của công ty: kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin kịp thời về các mặt hoạt động của công ty, để nhà quản lý xem xét và ra các quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với các mục tiêu đã đề ra. ƒ Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát: kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch, các hoạt động bất thường … từ đó giúp các nhà quản trị thấy được những vấn đề cần điều chỉnh, thay đổi nhằm hướng hoạt của tổ chức theo đúng mục tiêu đã đề ra. ƒ Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: ra quyết định là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị. Ra quyết định chính là lựa chọn phương án thích hợp nhất. Để có được quyết định đúng đắn kịp thời phải có thông tin nhanh chóng, phù hợp, chính xác đó chính là thông tin của kế toán quản trị. Tóm lại kế toán quản trị có vai trò như là công cụ phục vụ cho việc hoạch định, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các mục tiêu, các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó có những quyết định hợp lý để điều hành hoạt động ngày càng đạt hiệu quả hơn. 1.1.4. Yêu cầu tổ chức hệ thống kế toán quản trị. Khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hệ thống kế toán quản trị phải đáp ứng được việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin và phải đảm bảo tính liên thông với hệ thống kế toán tài chính. - Công tác kế toán quản trị phải đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. Cụ thể là phải đáp ứng được yêu cầu lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định của nhà quản lý. - Công tác kế toán quản trị phải phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty ở hiện tại cũng như trong tương lai. - Tổ chức hệ thống kế toán quản trị phải đảm bảo tính hiệu quả về mặt thời gian cũng như về mặt chi phí. 11 - Phải ứng dụng được công nghệ thông tin trong công tác kế toán quản trị tại công ty. 1.1.5. Các phương pháp sử dụng trong kế toán quản trị. Cũng giống như kế toán tài chính, kế toán quản trị sử dụng bốn phương pháp sau: - Phương pháp chứng từ kế toán: do đặc điểm riêng của kế toán quản trị nên ngoài việc sử dụng các chứng từ theo qui định, kế toán quản trị còn sử dụng nhiều chứng từ nội bộ khác để phục vụ cho việc thu thập, phân loại, xử lý thông tin nhằm cung cấp thông tin đáp ứng cho yêu cầu quản lý công ty. - Phương pháp tài khoản: để phục vụ cho yêu cầu cung cấp thông tin, phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ tại công ty, kế toán quản trị phải thiết kế một hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động và yêu cầu quản lý tại công ty. - Phương pháp tính giá: bên cạnh việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ, kế toán quản trị còn cung cấp thông tin về chi phí, giá thành cho kế toán tài chính để lập các báo cáo tài chính cung cấp cho các bộ phận bên ngoài. Vì thế, ngoài những phương pháp tính giá đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin trong nội bộ, kế toán quản trị còn phải tuân thủ những nguyên tắc tính giá các yếu tố đầu vào, đầu ra theo các chuẩn mực kế toán hiện hành nhằm đảm bảo được tính trung thực, hợp lý của thông tin trên báo cáo tài chính. - Phương pháp tổng hợp cân đối: phương pháp tổng hợp cân đối được vận dụng trong kế toán quản trị thông qua việc xây dựng các chỉ tiêu trên hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo tính tổng hợp và cân đối. - Ngoài ra do đặc thù của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho nhà quản lý, nên kế toán quản trị còn sử dụng thêm những phương pháp như: ƒ Phương pháp toán học: kế toán quản trị sử dụng phương pháp này thông qua việc trình bày thông tin dưới dạng hàm số, phương trình, đồ thị…để xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. ƒ Phương pháp phân tích chênh lệch: để phục vụ cho công tác kế toán quản trị, kế toán còn sử dụng phương pháp phân tích chênh lệch thông qua việc sử dụng phương pháp so sánh. ƒ Ngoài ra, để phân tích ảnh hưởng của các nhân tố đến đối tượng phân tích, kế toán quản trị còn sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn. 12 1.1.6. So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính. Kế toán tài chính và kế toán quản trị có những điểm giống nhau và khác nhau cơ bản sau đây: - Những điểm giống nhau: ƒ Cùng phản ánh và giám đốc các đối tượng kế toán trong các tổ chức. ƒ Đều quan tâm đến việc lượng hóa thông tin của các sự kiện kinh tế. ƒ Cùng sử dụng hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán. ƒ Thể hiện trách nhiệm của người quản lý. - Những điểm khác nhau: Bảng 1: sự khác nhau cơ bản của kế toán quản trị và kế toán tài chính. CĂN CỨ PHÂN BIỆT KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Đối tượng phục vụ Các nhà quản trị bên trong công ty Những người bên ngoài công ty là chủ yếu. Đặc điểm của thông tin. - Thông tin tài chính và phi tài chính. - Hướng về tương lai. - Linh hoạt, thích hợp. - Biểu hiện bằng giá trị, hiện vật. - Thông tin tài chính. - Phản ánh quá khứ. - Cố định. - Biểu hiện dưới hình thái giá trị. Yêu cầu thông tin Tính kịp thời cao hơn tính chính xác Đòi hỏi tính chính xác cao Phạm vi báo cáo Từng bộ phận, khâu công việc. Toàn công ty Kỳ báo cáo Thường xuyên Định kỳ Tính pháp lệnh Không có tính pháp lệnh Có tính pháp lệnh. 1.2. Nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Để trình bày nội dung của kế toán quản trị, đề tài xin chọn lọc và trình bày những nội dung phù hợp với định hướng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, bao gồm các nội dung sau: ƒ Phân loại chi phí ƒ Kế toán giá thành sản phẩm ƒ Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận ƒ Lập dự toán ngân sách ƒ Kế toán đánh giá trách nhiệm quản lý ƒ Định giá sản phẩm 13 ƒ Ứng dụng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ƒ Kế toán quản trị và vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm 1.2.1. Phân loại chi phí. Để phục vụ cho mục đích quản trị chi phí tại các đơn vị kinh tế, chi phí được phân loại thành nhiều loại theo nhiều tiêu thức khác nhau phù hợp với từng mục đích sử dụng. Sau đây là một số cách phân loại chi phí được sử dụng phổ biến trong kế toán quản trị. 1.2.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành hai loại: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Mục đích của việc phân loại này nhằm phục vụ cho công tác lập kế hoạch, kiểm tra và lập báo cáo tài chính. 1.2.1.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp. - Chi phí khả biến (biến phí): là những chi phí mà tổng giá trị của nó sẽ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. - Chi phí bất biến (định phí): là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. - Chi phí hỗn hợp: là những chi phí vừa mang yếu tố khả biến vừa mang yếu tố bất biến. Nó thường bất biến trong phạm vi hoạt động căn bản, vượt quá mức độ hoạt động căn bản nó thường mang tính khả biến. Có ba phương pháp để phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí đó là: phương pháp cực đại, cực tiểu; phương pháp đồ thị phân tán và phương pháp bình phương bé nhất. Mục đích của việc phân loại này nhằm phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản lý. 1.2.1.3. Chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội, chi phí chìm Chi phí chênh lệch là chi phí có ở phương án này nhưng chỉ có một phần hoặc không có ở phương án kia. Chi phí cơ hội: là thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi ta lựa chọn phương án này thay cho phương án khác. Chi phí chìm: là những chi phí đã phát sinh trong quá khứ và nó không thể tránh được dù lựa chọn bất kỳ phương án nào. 14 Mục đích của việc phân loại này nhằm giúp nhận diện các thông tin thích hợp cho việc ra các quyết định kinh doanh. 1.2.2. Kế toán giá thành sản phẩm. Thông tin về giá thành sản phẩm rất cần thiết đối với nhà quản lý. Nó giúp cho nhà quản lý: ƒ Định giá bán sản phẩm. ƒ Xác định kết quả kinh doanh sau một kỳ hoạt động. ƒ Lập các kế hoạch điều hành hoạt động của công ty. ƒ Phục vụ cho việc kiểm soát chi phí. ƒ Giúp các nhà quản trị ra các quyết định trong các trường hợp đặc biệt. Có hai hệ thống tính giá thành sản phẩm: hệ thống tính giá thành theo công việc và hệ thống tính giá thành theo quá trình sản xuất. 1.2.2.1. Hệ thống tính giá thành theo công việc ( đơn đặt hàng). Hệ thống này thường được áp dụng cho các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, phần lớn các sản phẩm phải có một trong các đặc tính sau: được đặt mua trước khi sản xuất, thường không có tính đồng nhất, có giá trị cao, kích thước lớn…Đặc điểm của hệ thống này là ghi chép chi phí theo từng công việc riêng lẻ. Đối với các chi phí trực tiếp căn cứ vào chứng từ gốc để ghi, những chi phí chung thì tính toán phân bổ cho các loại sản phẩm, sau đó cộng dồn chi phí của từng loại sản phẩm, công việc để tính giá thành. Chi phí được tập hợp cho từng công việc riêng biệt, nếu công việc nào chưa hoàn thành thì các chi phí trên phiếu công việc đó sẽ là chi phí sản xuất dở dang. Nếu công việc hoàn thành thì tổng chi phí sản xuất phát sinh cho công việc đó lúc này chính là tổng giá thành của sản phẩm hoàn thành. 1.2.2.2. Hệ thống tính giá thành sản phẩm theo quá trình sản xuất Hệ thống tính giá thành sản phẩm theo quá trình sản xuất được áp dụng trong các công ty sản xuất đại trà một loại sản phẩm và quá trình sản xuất đi qua nhiều công đoạn hoặc nhiều phân xưởng khác nhau. Do đó chi phí sản xuất thường được theo dõi và tập hợp theo từng phân xưởng. Tùy theo yêu cầu quản lý của công ty, mà đối tượng tính giá thành có thể là bán thành phẩm của từng giai đoạn trung gian và thành phẩm, hoặc thành phẩm ở giai đoạn cuối cùng. Đối với hệ thống tính giá thành này có hai phương pháp tính giá thành sản phẩm: 15 ƒ Tính giá thành theo phương pháp trung bình. Sản lượng tương đương = khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ khối lượng tương đương của sản phẩm dở dang cuối kỳ + ƒ Tính giá thành theo phương pháp FIFO. Giá thành đơn vị chi phí dở dang đầu kỳ chi phí phát sinh trong kỳ Sản lượng tương đương theo phương pháp trung bình = + Sản lượng tương đương. khối lượng tương đương để hoàn thành sản phẩm dở dang đầu kỳ khối lượng sản phẩm đưa vào sản xuất và hoàn thành trong kỳ khối lượng tương đương của sản phẩm dở dang cuối kỳ = + + Giá thành đơn vị Tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Sản lượng tương đương theo phương pháp FIFO = Phương pháp FIFO tính toán phức tạp hơn nhưng nó cho kết qủa chính xác hơn phương pháp trung bình, vì giá thành sản phẩm sản xuất trong mỗi kỳ được tính chỉ dựa trên chi phí sản xuất của từng kỳ đó. 1.2.3. Phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng -lợi nhuận (C-V-P) Phân tích lợi nhuận trong mối quan hệ với khối lượng và chi phí là phương pháp phân tích dựa trên những dữ liệu mang tính dự báo nhằm phục vụ cho việc đưa ra các quyết định quản trị. Để vận dụng được kỹ thuật phân tích C-V-P cần phải hiểu rõ một số khái niệm sau: - Số dư đảm phí: là phần còn lại từ doanh thu sau khi trừ chi phí khả biến (Revenue less variable expenses). Số dư đảm phí là phần dùng để đảm bảo bù đắp cho chi phí bất biến và có lãi (Contribution to fixed cost and profi._.ts). - Tỷ lệ Số dư đảm phí: là tỷ lệ phần trăm giữa số dư đảm phí trên doanh thu. Thông qua số dư đảm phí và tỷ lệ số dư đảm phí chúng ta có thể: ƒ Xác định nhanh chóng lợi nhuận tăng thêm khi tăng thêm doanh thu hoặc khối lượng tiêu thụ, từ đó giúp lựa chọn phương án kinh doanh tốt nhất. Lợi nhuận tăng thêm Khối lượng tiêu thụ tăng thêm số dư đảm phí đơn vị. x = Lợi nhuận tăng thêm = Doanh thu tăng thêm x Tỷ lệ số dư đảm phí 16 ƒ Lựa chọn kết cấu mặt hàng cần sản xuất kinh doanh để đạt lợi nhuận cao nhất. ƒ Lựa chọn kết cấu chi phí thích hợp nhất cho đơn vị. ƒ Ra quyết định về giá bán trong các trường hợp đặc biệt. - Kết cấu chi phí: là mối quan hệ tỉ trọng của biến phí và định phí chiếm trong tổng chi phí. Ở những công ty có định phí chiếm tỷ trọng cao, biến phí chiếm tỷ trọng thấp thì tỷ lệ số dư đảm phí bình quân cao do vậy nếu tăng doanh thu ở những công ty này thì lợi nhuận sẽ tăng với tốc độ nhanh. Ngược lại nếu doanh thu giảm thì lợi nhuận sẽ giảm rất lớn. Kết cấu chi phí như thế nào là tốt cho một công ty, phụ thuộc vào tình hình doanh thu hay khả năng tăng doanh thu trong tương lai của công ty. - Đòn bẩy kinh doanh: thể hiện mối quan hệ giữa tốc độ tăng doanh thu và tốc độ tăng lợi nhuận. Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh phụ thuộc vào tỷ lệ định phí trong tổng chi phí. Đòn bẩy kinh doanh lớn khi công ty có tỷ lệ định phí cao hơn tỷ lệ biến phí trong tổng chi phí. Ngược lại, công ty có tỷ lệ biến phí cao hơn tỷ lệ định phí trong tổng chi phí thì đòn bẩy kinh doanh của công ty sẽ nhỏ. Độ lớn của đòn bẩy kinh doanh chỉ ra mức độ nhạy cảm của lợi nhuận trước sự thay đổi của doanh thu, chỉ cần một mức tăng nhỏ của doanh thu sẽ dẫn đến mức tăng rất lớn về lợi nhuận. - Phân tích điểm hòa vốn: thông qua số dư đảm phí, tỉ lệ số dư đảm phí và định phí, ta xác định được sản lượng hòa vốn và doanh thu hoà vốn. Việc xác định điểm hoà vốn giúp các nhà quản trị xác định được vùng lãi, vùng lỗ của công ty. Sản lượng hòa vốn Tổng định phí Số dư đảm phí đơn vị = Doanh thu hòa vốn Tổng định phí Tỷ lệ số dư đảm phí = Lợi nhuận của công ty chính là phần còn lại của số dư đảm phí sau khi trừ đi định phí, vì thế công ty sẽ xác định sản lượng và doanh thu để đạt được mức lợi nhuận mong muốn theo các công thức như sau: Sản lượng tiêu thụ để đạt mức lợi nhuận mong muốn (Tổng định phí + lợi nhuận mong muốn) Số dư đảm phí đơn vị = Doanh thu để đạt được mức lợi nhuận mong muốn Tổng định phí + lợi nhuận mong muốn Tỷ lệ số dư đảm phí = 17 - Phân tích kết cấu hàng bán: là xem xét doanh thu từng mặt hàng so với tổng doanh thu của các mặt hàng bán ra. Mỗi loại sản phẩm có tỷ lệ số dư đảm phí khác nhau. Do vậy đối với các công ty kinh doanh nhiều mặt hàng thì việc thay đổi kết cấu hàng bán, sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty theo chiều hướng có lợi hoặc không có lợi. Nếu kết cấu hàng bán thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng doanh thu của những sản phẩm có tỷ lệ số dư đảm phí cao, đồng thời giảm tỷ trọng doanh thu của những mặt hàng có tỷ lệ số dư đảm phí thấp, sẽ làm tỷ lệ số dư đảm phí bình quân tăng, doanh thu hòa vốn giảm, lợi nhuận tăng và ngược lại. 1.2.4. Lập dự toán ngân sách Mục đích của việc lập dự toán ngân sách là giúp nhà quản lý thực hiện chức năng hoạch định và kiểm tra. Quá trình lập dự toán ngân sách được thực hiện từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất. Dự toán cấp nào do cấp đó lập. Nội dung lập dự toán ngân sách: dự toán ngân sách được xác định bao gồm các dự toán: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán tồn kho, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán tiền. Trong các dự toán trên, dự toán tiêu thụ đóng vai trò quan trọng nhất nó chi phối các dự toán khác. ƒ Dự toán tiêu thụ được lập nhằm xác định doanh thu trong kỳ dự toán trên cơ sở khối lượng sản phẩm tiêu thụ ước tính và đơn giá bán. Khối lượng sản phẩm tiêu thụ ước tính được xác định dựa vào các yếu tố về tình hình tiêu thụ kỳ trước, các đơn đặt hàng kỳ trước chưa thực hiện xong, dự báo về nhu cầu tiêu thụ của xã hội, tình hình cạnh tranh… ƒ Dự toán sản xuất được lập để xác định số lượng sản phẩm sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu thụ và tồn kho thành phẩm cuối kỳ. ƒ Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung được lập nhằm dự toán chi phí bỏ ra cho quá trình sản xuất và lượng tiền cần thiết chi ra cho quá trình này. ƒ Dự toán tồn kho thành phẩm được lập nhằm xác định giá thành sản xuất đơn vị, giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ. 18 ƒ Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm xác định các khoản mục chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất trong kỳ dự toán và lượng tiền chi ra cho quá trình này. Sau khi các dự toán trên được lập, kế toán tiến hành lập dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán. ƒ Dự toán tiền được lập nhằm đảm bảo cân đối thu chi tiền, xác định lượng tiền thừa, thiếu trong từng thời kỳ của kỳ dự toán, từ đó giúp cho việc lập kế hoạch vay, trả nợ vay, đầu tư vốn… ƒ Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh vào cuối kỳ dự toán nếu mọi việc diễn ra đúng dự kiến. ƒ Dự toán bảng cân đối kế toán cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty vào cuối kỳ dự toán nếu mọi việc diễn ra đúng dự kiến. 1.2.5. Kế toán đánh giá trách nhiệm quản lý. Kế toán trách nhiệm quản lý là một hệ thống thông tin nhằm cung cấp thông tin liên quan đến các trung tâm trách nhiệm trong tổ chức, thông qua việc ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận, trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện phục vụ cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý các bộ phận trong công ty. Xác lập các trung tâm trách nhiệm: việc xác lập các trung tâm trách nhiệm liên quan đến các vấn đề phân quyền. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản lý của nó chịu trách nhiệm đối với các kết quả hoạt động của chính bộ phận do mình quản lý. Trong một tổ chức kinh tế thường có bốn trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Mục tiêu quan trọng của hệ thống kế toán trách nhiệm là thúc đẩy các nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Tiêu chuẩn chính để đánh giá tính hiệu quả của sự đo lường thành quả của các nhà quản lý trung tâm trách nhiệm là mức độ hướng đến mục tiêu chung của họ. Công cụ để đánh giá trách nhiệm quản lý là: báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm. Ngoài ra đối với trung tâm đầu tư, còn sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) và thu nhập thặng dư (RI) để đánh giá. 19 - Báo cáo thành quả chỉ ra kết quả tài chính chủ yếu theo dự toán và theo thực tế, phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm liên quan. Báo cáo thành quả cũng chỉ ra chênh lệch giữa dự toán và thực tế đối với các khoản mục được trình bày trên báo cáo. Dữ liệu trong báo cáo thành quả sau khi đã loại trừ doanh thu và chi phí không kiểm soát được, sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý đối với các trung tâm trách nhiệm, kiểm soát các hoạt động của tổ chức một cách có hiệu quả. 1.2.6. Định giá sản phẩm. Chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc định giá sản phẩm. Vì nó cung cấp cho nhà quản trị một cái nền hay nói cách khác là một mức giá tối thiểu để từ đó nhà quản trị đưa ra mức giá bán thích hợp. 1.2.6.1. Định giá theo phương pháp toàn bộ Định giá theo phương pháp toàn bộ là dựa vào cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, giá bán được xác định như sau: Chi phí nền bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Số tiền tăng thêm được xác định như sau: Giá bán sản phẩm = chi phí nền + số tiền tăng thêm Số tiền tăng thêm = % số tiền tăng thêm x chi phí nền % số tiền tăng thêm = Chi phí bán hàng số lượng sản phẩm sản xuất x chi phí nền Chi phí quản lý+ + Mức hoàn vốn mong muốn 1.2.6.2. Định giá theo phương pháp trực tiếp Định giá bán theo phương pháp trực tiếp là dựa vào cách phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, giá bán của sản phẩm được xác định như sau: Giá bán sản phẩm = chi phí nền + số tiền tăng thêm Chi phí nền bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, biến phí sản xuất chung, biến phí bán hàng và quản lý. 20 Số tiền tăng thêm được xác định như sau: Số tiền tăng thêm = % số tiền tăng thêm x chi phí nền % số tiền tăng thêm = Mức hoàn vốn mong muốn + tổng chi phí bất biến số lượng sản phẩm sản xuất x chi phí nền Việc định giá sản phẩm theo phương pháp trực tiếp cung cấp nhiều thông tin cho nhà quản lý hơn phương pháp định giá sản phẩm theo phương pháp toàn bộ trong việc ra các quyết định. 1.2.6.3. Định giá trong các trường hợp đặc biệt Trong kinh doanh nhiều lúc công ty phải đưa ra các quyết định về giá trong các trường hợp đặc biệt như: khách hàng đặt hàng một lần với một giá đặc biệt trong điều kiện công ty dư thừa năng lực sản xuất, hoạt động trong điều kiện kinh doanh khó khăn, phải đương đầu với đối thủ cạnh tranh mạnh, phải đấu thầu để giành hợp đồng… Để định giá bán trong các trường hợp đặc biệt, công ty sử dụng cách tính trực tiếp mà không sử dụng cách tính toàn bộ vì nó cung cấp nhiều thông tin chi tiết hơn, cung cấp một sườn linh hoạt của giá nhằm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về giá một cách nhanh chóng trong các trường hợp đặc biệt. 1.2.7. Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Việc lựa chọn thông tin thích hợp là điều cần thiết nhằm rút ngắn quá trình xử lý thông tin, cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra các quyết định. Mặc khác, nó giúp cho nhà quản lý tập trung vào những vấn đề chính cần giải quyết và tránh đưa ra những quyết định sai lầm. Để có thông tin thích hợp phục vụ cho việc ra các quyết định, kế toán quản trị phải nhận diện được thông tin thích hợp. Các bước lựa chọn thông tin thích hợp: ƒ Bước 1: tập hợp tất cả các thông tin có liên quan đến các phương án đang xem xét. ƒ Bước 2: loại bỏ những thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định đó là chi phí chìm và những khoản thu và chi như nhau giữa các phương án. ƒ Bước 3: Những thông tin còn lại là những thông tin thích hợp phục vụ cho việc ra quyết định. 21 Ứng dụng thông tin thích hợp để lựa chọn các phương án kinh doanh trong các tình huống như sau: ƒ Nên tiếp tục sản xuất, kinh doanh hay loại bỏ một bộ phận nào đó. ƒ Quyết định sản xuất hay mua ngoài. ƒ Quyết định thay thế thiết bị sản xuất. ƒ Quyết định cho thuê hay bán. ƒ Quyết định nên bán hay tiếp tục sản xuất. ƒ Quyết định trong điều kiện bị giới hạn về năng lực sản xuất. 1.3. Kế toán quản trị và vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty nào cũng đề ra mục tiêu kiểm soát chi phí. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát chi phí của kế toán quản trị là không đề cập đến vấn đề chất lượng sản phẩm. Vì thế để hệ thống kiểm soát của công ty được hoàn thiện, tất yếu công ty cần phải xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng. 1.3.1. Giới thiệu sơ lược về hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma - Quan điểm về chất lượng Quan điểm về chất lượng được trình bày tóm tắt như sau: 1. Q (Quality): chất lượng (tính năng, tính sử dụng) 2. C (Cost): giá cả 3. D (Delivery): thời hạn giao hàng 4. S (Service): dịch vụ Không chỉ bao gồm tính chất của hàng hoá mà “chất lượng dịch vụ”, “chất lượng công việc” cũng là đối tượng của chất lượng. - Mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 6 sigma là: ƒ Giảm "sai biệt", xem "sai biệt" là kẻ thù của sự hài lòng của khách hàng. “Sai biệt” ở đây được hiểu là sự sai lệch giữa chất lượng thực tế của sản phẩm và chất lượng được chọn làm tiêu chuẩn. ƒ Phải cung cấp sản phẩm hay dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn với giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh. Phải thường xuyên và liên tục giảm sai biệt để đưa sản phẩm về "chuẩn" quy định. ƒ Mục tiêu cụ thể của hệ thống quản lý này là đạt đến 3 sản phẩm hỏng trên một triệu sản phẩm được sản xuất ra. - Nội dung chủ yếu của hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma 22 Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 6 sigma là hệ thống các phương pháp nhằm tạo ra một cách kinh tế hàng hoá, dịch vụ có chất lượng đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng. Hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma rất đặt nặng các phương pháp thống kê, cụ thể hệ thống này đo lường tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm dựa trên độ lệch chuẩn sigma. Để thực hiện quản lý chất lượng một cách hiệu quả, tất cả thành viên của công ty như: người kinh doanh, người quản lý, người giám sát, người thực hiện cần phải tham gia và hợp tác với nhau trên tất cả các mặt hoạt động của công ty như điều tra thị trường, nghiên cứu phát triển, lập kế hoạch sản phẩm, thiết kế, chuẩn bị sản xuất, thu mua, sản xuất, kiểm tra, bán hàng, dịch vụ sau bán cũng như các vấn đề tài chính, nhân sự, đào tạo…. Các hoạt động và các biện pháp áp dụng ở các bộ phận không được tùy tiện mà phải mang tính nhất quán, có tổ chức, căn cứ vào mục tiêu của công ty. Hoạt động quản lý chất lượng không chỉ ở bộ phận sản xuất mà còn mở rộng cả đối vối các bộ phận kế hoạch, phát triển, thiết kế hay bộ phận kinh doanh, dịch vụ và bộ phận kế toán quản trị. Quản lý chất lượng bắt đầu bằng huấn luyện và kết thúc trong huấn luyện. Huấn luyện, đào tạo được tổ chức thường xuyên cho các nhà quản lý cấp cao, quản lý cấp trung gian và công nhân. Cải tiến hiện trường là hoạt động đầu tiên các công ty thường làm để xây dựng nền móng căn bản trong quá trình quản lý chất lượng, và nhiều công ty đã chọn hoạt động “5S” là bước đầu tiên trong quá trình cải tiến. (Xin tham khảo phụ lục 01: nội dung của hoạt động 5S) Hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma phải giải quyết được 6 nhiệm vụ lớn tại nơi làm việc như sau: 1. P: productivity: nâng cao năng suất 2. Q: Quality: nâng cao các thành phần chất lượng sản phẩm (bao gồm chất lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ, chất lượng công việc) 3. C: Cost: hạ giá thành 4. D: Delivery: rút ngắn, bảo đảm thời hạn giao hàng 5. S: Safety: nâng cao tính an toàn 6. M: Morale: nâng cao tinh thần lao động 23 Các công cụ sử dụng chủ yếu trong hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma bao gồm: - 7 công cụ quản lý chất lượng (được gọi là phương pháp Q7) ƒ Bảng kiểm tra ƒ Biểu đồ Pareto ƒ Biểu đồ nguyên nhân ƒ Đồ thị ƒ Sơ đồ phân tán ƒ Biểu đồ Histogram ƒ Biểu đồ quản lý - Triển khai hoạt động “5S” - Ứng dụng các phương pháp thống kê - Đề cao việc quản lý ở hiện trường - Sử dụng các phần mềm: SPC KISS, DOE KISS, Multisim, Minitab 1.3.2. Tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma ở góc độ kế toán quản trị. 1.3.2.1. Điểm giống nhau và khác nhau giữa hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống kế toán quản trị - Điểm giống nhau ƒ Cả hai hệ thống đều cung cấp những dữ kiện giúp các nhà quản lý ra quyết định điều hành sản xuất kinh doanh. ƒ Cả hai hệ thống đều hướng đến việc thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức là giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. ƒ Cả hai hệ thống đều hướng đến việc nâng cao trình độ người lao động và cải tiến tình trạng máy móc thiết bị. - Những điểm khác nhau cơ bản 24 ƒ Mặc dù cả hai hệ thống đều cung cấp thông tin cho việc ra quyết định. Tuy nhiên hệ thống quản lý chất lương 6 sigma ít quan tâm về mặt giá trị mà chủ yếu quan tâm đến mặt số lượng, vì vậy thông tin thường bị khiếm khuyết trong quá trình ra quyết định. ƒ Hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma gần gũi với tập thể người lao động hơn trong khi đó hệ thống kế toán quản trị chủ yếu gắn liền với bộ phận quản lý. ƒ Hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma đi sâu vào cải tiến hiện trường, cải tiến chất lượng sản phẩm, tức là quan tâm chủ yếu đến bộ phận sản xuất. Hệ thống kế toán quản trị tiếp cận vấn đề chất lượng thông qua các công cụ tài chính và phi tài chính. ƒ Hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma chủ yếu xem xét các thông trong quá khứ, còn hệ thống kế toán quản trị chủ yếu xem xét các thông tin mang tính tương lai. 1.3.2.2 Mối quan hệ giữa hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và hệ thống kế toán quản trị - Mỗi hệ thống có thế mạnh riêng, hệ thống quản lý chất lượng có thế mạnh về cải tiến và quản lý hiện trường vì thế các dữ liệu, tài liệu liên quan đến những gì đang xảy ra ở hiện trường, cần cải tiến vấn đề gì, số lượng sản phẩm hỏng ... thì hệ thống quản lý chất lượng sẽ cung cấp cho bộ phận kế toán quản trị ngược lại kế toán quản trị sẽ cung cấp cho hệ thống quản lý chất lượng các thông tin về quá trình sản xuất kinh doanh như: các thông tin về chi phí sản xuất, tình hình tồn kho, giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ, hàng bị trả lại, số lần khiếu nại của khách hàng… Khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị cũng như khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, phải chú ý kết hợp những điểm mạnh của mỗi hệ thống để tiết kiệm thời gian, chi phí và phát huy tối đa sức mạnh của mỗi hệ thống. - Trong hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma, mục tiêu hàng đầu là nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu tối đa số lượng phế phẩm. Việc theo dõi quá trình sản xuất bằng hiện vật thì hệ thống quản lý chất lượng làm rất tốt, còn về tính toán thiệt hại hoặc tiết kiệm được bao nhiêu tiền, thì chỉ dựa vào ước lượng hoặc dựa vào quy tắc kinh nghiệm. Điều này sẽ dẫn đến các quyết định kém tính chính 25 xác. Chính vì thế nên hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma cần sự hỗ trợ của hệ thống kế toán quản trị trong việc xác định chi phí cho vấn đề chất lượng, tính toán các thiệt hại hoặc tiết kiệm bằng giá trị. Ngược lại hệ thống kế toán quản trị sẽ sử dụng các dữ liệu được cung cấp từ hệ thống quản lý chất lượng để phục vụ cho công việc của mình để tiết kiệm thời gian và nhân lực. 1.3.2.3. Tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma ở góc độ kế toán quản trị Kế toán quản trị đề cập đến vấn đề quản lý chất lượng thông qua công cụ tài chính đó là chi phí chất lượng. Chi phí chất lượng: được xem như là những chi phí phát sinh do việc không áp dụng hệ quản lý chất lượng toàn diện (TQC – total quality control). Chi phí chất lượng được phân thành 4 nhóm sau: 1. Chi phí phòng ngừa 2. Chi phí cho sự đánh giá 3. Chi phí cho những sự cố trong sản xuất 4. Chi phí cho những sự cố sau khi tiêu thụ sản phẩm - Chi phí phòng ngừa là chi phí của các hoạt động được thiết kế đặc biệt để ngăn ngừa sản phẩm chất lượng kém bao gồm: triển khai thiết kế và phát triển sản phẩm, xem xét tiến trình chất lượng thiết kế, kiểm tra các chỉ tiêu thiết kế, thử nghiệm tại chỗ, đánh giá nhà cung cấp, lập kế hoạch chất lượng nhà cung cấp, huấn luyện về chất lượng cho công nhân, cải tiến chất lượng. - Chi phí cho sự đánh giá là các chi phí liên quan đến đo lường, đánh giá và kiểm tra sản phẩm để bảo đảm sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn và chất lượng yêu cầu. Liên quan đến chi phí này bao gồm các loại chi phí sau: chi phí đánh giá việc mua hàng, kiểm tra việc nhận hàng và kiểm hàng, chi phí đánh giá sản xuất, kiểm định chất lượng sản phẩm, đánh giá tại nơi sản xuất, đánh giá bên ngoài. - Chi phí cho những sự cố trong sản xuất là chi phí phát sinh trước khi sản phẩm được chuyển đi bao gồm: chi phí do thay đổi thiết kế, chi phí mua hàng hư hỏng, chi phí thay thế nguyên vật liệu đã mua, thất thoát nguyên vật liêu không kiểm soát được, chi phí hư hỏng trong sản xuất, tiến hành khắc phục và kiểm tra nguyên liệu, phân tích sai lầm và sửa sai, chi phí kiểm tra và kiểm tra lại. Trong tất cả các khoản 26 chi phí trên thì khoản thất thoát nguyên vật liệu không kiểm soát được là lớn nhất và xuất phát từ nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại của công ty là áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để quản lý hàng tồn kho. - Chi phí cho những sự cố sau khi tiêu thụ sản phẩm là chi phí phát sinh sau khi sản phẩm được chuyển đi bao gồm: điều tra sự phàn nàn của khách hàng, hàng hóa bị trả lại, thay thế hàng hóa khác, chi phí cho việc thu hồi, phạt, mất uy tính với khách hàng. Trong bốn nhóm chi phí nêu trên, chi phí phòng ngừa đóng vai trò quan trọng nhất. Vì nếu công ty tập trung đầu tư vào chi phí phòng ngừa sẽ giảm được sản phẩm hỏng, khi đó ba nhóm chi phí còn lại trong chi phí chất lượng sẽ giảm theo. Thêm vào đó, khi công ty giảm được hàng hư, đặc biệt là giảm được hàng hư sau khi tiêu thụ, sẽ giúp công ty nâng cao uy tín, giảm chi phí cơ hội (do không thâm nhập được thị trường, bị đối thủ cạnh tranh giành đơn đặt hàng, mất uy tín với khách hàng…). Ngoài ra, kế toán quản trị còn tiếp cận vấn đề chất lượng thông qua các công cụ phi tài chính như: đánh giá chất lượng nhà cung cấp, đánh giá chất lượng trong dây chuyền sản xuất, đánh giá chất lượng dựa vào khách hàng. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong chương này, luận văn đã nêu ra được sự cần thiết của kế toán quản trị trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh toàn cầu như hiện nay. Luận văn cũng đi sâu nghiên cứu những nội dung cơ bản của kế toán quản trị bao gồm: việc phân loại chi phí, kế toán giá thành sản phẩm, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, lập dự toán ngân sách, kế toán đánh giá trách nhiệm quản lý, định giá sản phẩm và thông tin thích hợp cho việc ra các quyết định. Đặc biệt, luận văn đã nêu ra được cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma ở góc độ kế toán quản trị và mối quan hệ giữa hai hệ thống này. Tất cả những vấn đề nghiên cứu nêu trên là cơ sở lý luận để luận văn xác lập nội dung, đưa ra các giải pháp cụ thể, cho việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam. 27 Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY SAMYANG VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu về công ty Samyang Việt Nam 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty SamYang Việt Nam. Công Ty TNHH Samyang Việt Nam là công ty 100% vốn nước ngoài của Hàn Quốc được thành lập tại Việt Nam ở địa chỉ: xã Trung An huyện Củ Chi với thời gian hoạt động là 30 năm theo giấy phép đầu tư số 1031/ GP ngày 04 tháng 11 năm 1994. Công ty thuộc sở hữu của công ty TNHH Samyang Tongsang thành lập tại Hàn Quốc. Hoạt động chính của công ty là sản xuất và xuất khẩu giày thể thao mang nhãn hiệu Nike. Công ty chỉ có một khách hàng duy nhất là công ty TNHH Samyang Tongsang ở Hàn Quốc và giao hàng đến các nước trên thế giới theo sự chỉ định của công ty TNHH Samyang Tongsang. Mặc dù về mặt pháp lí, hợp đồng mua bán sản phẩm được ký giữa công ty mẹ và công ty Samyang Việt Nam, nhưng khách hàng thực sự của công ty Samyang Việt Nam là công ty Nike In-house Incorporation. Sau hơn 10 năm hoạt động công ty luôn mở rộng qui mô sản xuất và đến hiện nay có 8 phân xưởng sản xuất và hơn 6.000 công nhân. Bên cạnh đó công ty còn có một hệ thống các công ty gia công cho công ty như: công ty TNHH Kyung Nam Việt Nam, công ty TNHH Sam-A Việt Nam, công ty TNHH Sam-Ho VINA, công ty TNHH 99 VINA, công ty TNHH Hong Won, công ty TNHH Dong Hae, công ty TNHH SX TM XNK Triệu Cơ. 2.1.2. Những thách thức công ty đang đối đầu hiện nay Hiện nay do có một số lượng lớn công ty nước ngoài đầu tư trên địa bàn huyện Củ Chi, nên số lượng lao động phổ thông ở đây trở nên khan hiếm. Bên cạnh đó, các công ty mới thành lập trả lương cao hơn làm cho một số lượng lớn công nhân có tay nghề di chuyển từ công ty Samyang sang các công ty này. Điều này làm cho công ty Samyang thiếu hụt một lượng lớn lao động và phải mất thời gian, chi phí đào tạo lại công nhân. Bên cạnh việc khó khăn về lao động, công ty Samyang Việt Nam hiện đang đối đầu với thách thức lớn trong việc giúp công ty mẹ cạnh tranh để có đơn đặt hàng từ công ty Nike In-house Incorporation. Mặc dù việc đấu thầu giành đơn đặt hàng 28 được thực hiện bởi công ty mẹ nhưng thông tin về giá thành được lấy từ công ty Samyang Việt Nam. Ngoài ra chất lượng sản phẩm do công ty Samyang Việt Nam chịu trách nhiệm trong quá trình sản xuất. Như vậy thực chất công ty mẹ chỉ là người đại diện cho công ty Samyang Việt Nam đấu thầu mà thôi. Công ty Nike In-house Incorporation có một hệ thống các nhà cung cấp sản phẩm ở hầu hết các nước trên thế giới. Chỉ xét ở Việt Nam, ngoài công ty Samyang Việt Nam, còn có nhiều đối thủ cạnh tranh sản xuất hàng cho Nike như: công ty Taekwang Vina, công ty TNHH Pouchen Vina, công ty TNHH Changshin Vina, công ty TNHH Dona Pacific Vina, công ty TNHH Dona Victor Vina, công ty TNHH ChingLuu Vina, công ty TNHH Deashoe Vina. Trong các công ty này, có công ty có qui mô lớn gấp ba công ty Samyang và có qui trình công nghệ tiên tiến hơn công ty Samyang đó là công ty TNHH Pouchen Vina. Trước những thách thức này, công ty luôn tìm cách cải tiến quá trình sản xuất, nâng cao kỷ năng của công nhân nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm để có được đơn đặt hàng từ công ty Nike In-house Incorporation. Sự canh tranh khốc liệt giữa các công ty này vừa tạo ra sự khó khăn nhưng cũng vừa tạo ra động lực phát triển cho các công ty. 2.2. Đặc điểm quá trình sản xuất tại công ty Samyang Việt Nam. Công ty Nike In-house Incorporation đặt hàng ở công ty mẹ là công ty Samyang Tongsang, sau đó công ty mẹ sản xuất mẫu và gởi cùng đơn đặt hàng cho công ty Samyang Việt Nam, để sản xuất và giao hàng đi các nước trên thế giới theo sự chỉ định ban đầu của công ty Nike In-house Incorporation. Hoạt động của công ty là sản xuất ra giày thể thao mang nhãn hiệu Nike và xuất khẩu đến các nước trên thế giới. Hầu hết các nguyên vật liệu dùng cho sản xuất đều được nhập khẩu từ nước ngoài. Sau khi nguyên liệu nhập khẩu về sẽ được nhập kho, xử lý để chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm 3 công đoạn lớn là tạo đế giày, tạo mũ giày và công đoạn ráp. Công đoạn tạo đế giày bao gồm các bộ phận: tạo đế ngoài (outsole), đế giữa (midsole), đế lót (innersole) và bộ phận dán. Bộ phận dán sẽ dán đế ngoài và đế giữa lại với nhau. Công đoạn tạo mũ giày bao gồm các bộ phận: cắt, may. Sau khi đế giày và mũ giày được kiểm tra đạt yêu cầu sẽ được chuyển sang công đoạn ráp để tạo thành giày thành phẩm. Quá trình sản xuất ra sản phẩm giày trải qua nhiều công đoạn, nhiều bộ phận sản xuất nên có nhiều cấp trung gian trong quá trình quản lí. Việc điều hành sản 29 xuất ở đây còn mang nặng tính “gia đình” chưa thể hiện được trình độ quản lí của một tập đoàn. Còn nhiều hoạt động mang tính chất tự phát chưa có sự thống nhất từ cấp trên xuống cấp dưới. Sơ đồ 1: sơ đồ qui trình sản xuất kinh doanh Kho vật tư (Material) Xưởng roll (trộn cao su) Xưởng ép (Outsole press: ép đế ngoài) Đế ngoài đạt yêu cầu Xưởng ráp (Lasting) (Ráp giày thành phẩm) Xưởng PU (trộn hóa chất, đếgiữa) Đế giữa đạt yêu cầu Dán đế dán đạt yêu cầu Xưởng cắt (cuting) (vải da) Mũ giày đạt yêu cầu Xưởng may (Stitching) May thành hình dạng mũi giày Ráp giày đạt yêu cầu Kho thành phẩm (Good ware House) Xuất kho Đóng gói (Packing) Xưởng dán (Stockfitching) 2.3. Tổ chức kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam. Bộ phận kế toán trong công ty chủ yếu thực hiện các công việc của kế toán tài chính. Các số liệu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài, thông qua các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước. Công ty không có tổ chức riêng bộ phận kế toán quản trị. Bộ phận kế toán tài chính hiện nay tại công ty có thực hiện một số công việc có liên quan đến kế toán quản trị. Do không được tổ chức một cách có hệ thống, nên các báo cáo kế toán quản trị được thực hiện theo yêu cầu của nhà quản lý và không được báo cáo mang tính hệ thống, khi các nhà quản lí có nhu cầu thì các báo cáo này mới được lập. Một đặc điểm mà cũng chính là nhược điểm của hệ thống kế toán tại công ty Samyang là sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để theo dõi hàng tồn kho. Do hạn chế của phương pháp này là không theo dõi nguyên vật liệu xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. Vì thế công tác tính giá thành ở công ty còn nhiều hạn chế như: không tính được giá thành thực tế theo từng loại sản phẩm, thất thoát 30 nguyên vật liệu không kiểm soát được… dẫn đến giá thành không chính xác. Điều này làm ảnh hưởng đến việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Mặc khác, kế toán không cung cấp được thông tin kịp thời cho các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định. 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán: bộ máy kế toán ở công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: ƒ Thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước. ƒ Lập các báo cáo kế toán theo quy định và kiểm tra tính chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập. Cơ cấu bộ máy kế toán: bao gồm 1 kế toán trưởng và 7 nhân viên kế toán. ƒ Kế toán tổng hợp: 1 người ƒ Kế toán doanh thu, công nợ: 1 người ƒ Kế toán giá thành: 1 người ƒ Kế toán vật tư: 2 người ƒ Kế toán tiền: 1 người ƒ Kế toán tài sản cố định: 1 người Sơ đồ 2: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng Kế toán doanh thu, công nợ Kế toán giá thành Kế toán vật tư Kế toán tiền Kế toán tài sản cố định Các nhân viên trong phòng kế toán hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ lên phiếu chi và nhập dữ liệu vào máy tính. Cuối quí, kế toán lập các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ theo qui định của Bộ Tài Chính. 31 Ng._. 18 bảng 07: mẫu dự toán tiền) (5) Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dự toán và bảng cân đối kế toán dự toán. Sau khi các dự toán từ (1) đến (4) được lập xong, căn cứ vào các số liệu của các dự toán trên, kế toán quản trị lập các bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dự toán và bảng cân đối kế toán dự toán. Mẫu biểu của bảng cân đối kế toán dự toán giống như mẫu biểu mà kế toán tài chính đang sử dụng. Báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo cách ứng xử của chi phí. 3.4.4. Kiểm soát chi phí 3.4.4.1. Kiểm soát chi phí Chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh cho các nhà quản trị ra các quyết định. Nếu các dữ liệu ban đầu không tốt, sẽ làm cho việc phân tích, đánh giá và ra các quyết định chẳng những không mang lại lợi ích gì mà còn dẫn đến những quyết định sai lầm. Để kiểm soát tốt chi phí công ty cần phải: ƒ Quan tâm đến việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chính xác để phânbổ các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. ƒ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, đặc biệt phải quan tâm đến các thủ tục phê duyệt trong kiểm soát chi phí. ƒ Xây dựng hệ thống dự toán chi phí thật thận trọng, để làm tiêu chuẩn tốt nhất cho công tác kiểm soát chi phí ở các bộ phận. ƒ Sử dụng phương pháp phân tích chênh lệch để thường xuyên phân tích, đánh giá các chi phí phát sinh ở các bộ phận, để kịp thời phát hiện và có biện pháp khắc phục một cách hiệu quả. 3.4.4.2. Kiểm soát chi phí chất lượng Có thể nói rằng khoản chi phí gây thiệt hại nhiều nhất cho công ty là chi phí chất lượng. Để thực hiện việc quản lý chất lượng, công ty tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma cho cả bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng với mục tiêu đề ra là chỉ 3 sản phẩm hỏng trên 1 triệu sản phẩm. Công ty Samyang Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma từ 2001. Công việc theo dõi quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng này được 74 giao phòng cải tiến theo dõi báo cáo và đề xuất các biện pháp để cải thiện chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên trong mấy năm qua các nhà quản lý chỉ lo việc chạy theo sản xuất hàng ngày và đã không quan tâm đến mục tiêu đề ra khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này. Cũng trong mấy năm qua phòng cải tiến cũng chưa xây dựng một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh và cũng không báo cáo thường xuyên về việc thực hiện hệ thống này. Từ đó các nhà quản trị thiếu thông tin đưa ra việc quyết định. Ví dụ thay vì vẽ biểu đồ thiệt hại về sản phẩm hỏng theo số tương đối thì phòng Cải Tiến chỉ vẽ theo số tuyệt đối làm cho các nhà quản lý khó so sánh dữ liệu giữa các kỳ. Đến nay vẫn chưa có báo cáo nào nêu lên hiện nay công ty đã thực hiện được mấy sigma và cần thực hiện những giải pháp nào để đạt được mục tiêu 6 sigma. Theo số liệu kế toán năm 2004, tổng chi phí chất lượng là 889.027,30 USD với chi tiết các khoản mục chi phí chất lượng phát sinh như sau: ƒ Chi phí phòng ngừa: 101.534,03 USD chiếm tỷ trọng: 11,421% ƒ Chi phí cho sự đánh giá: 291.265,44 USD chiếm tỷ trọng: 32,762% ƒ Chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất: 392.308.00 USD chiếm tỷ trọng: 44,128% ƒ Chi phí cho những sự cố sau khi tiêu thụ (hàng hư): 103.919,83 USD chiếm tỷ trọng: 11,689% ƒ Ngoài ra còn những thiệt hại do mất uy tín, mất các đơn đặc hàng trong tương lai chưa xác định được. Mặc khác, theo số liệu thu thập được về sản phẩm hỏng tại công ty Samyang như sau: • Năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 39.068 6.354.328 x = 0,612% 100% • 6 tháng đầu năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 22.669 3.569.992 x = 0,635% 100% • 6 tháng cuối năm 2004 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 16.339 2.784.336 x = 0,589% 100% • 6 tháng đầu năm 2005 Tỷ lệ sản phẩm hỏng = 27.108 4.714.523 x = 0,575% 100% 75 Đối chiếu với bảng “chiến lược thực thi SIGMA” theo qui tắc kinh nghiệm thì công ty công ty chỉ mới thực hiện được 4 sigma và chi phí chất luợng công ty phải gánh chịu là từ 15% - 20% trên doanh thu thuần tức là trong năm 2004, công ty bị thiệt hại khoản chi phí chất lượng do sản phẩm kém chất lượng là từ 10.505.427,25USD (= 70.036.181USD x 15%) đến 14.007.236,20USD (= 70.036.181USD x 20%) (doanh thu thuần năm 2004 là: 70,036,181USD) (xin tham khảo phụ lục 19: chiến lược thực thi sigma) Như vậy đối chiếu chi phí chất lượng theo qui tắc kinh nghiệm của hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma và chi phí chất lượng thực tế theo kế toán, ta thấy chi phí chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma lớn hơn 10 lần so với chi phí chất lượng tính theo kế toán. Từ đó cho thấy chi phí cơ hội mà công ty phải gánh chịu là rất lớn. Trong chi phí chất lượng ở trên, hiện nay công ty đầu tư vào chi phí phòng ngừa rất thấp (chỉ chiếm 11,421%) trong tổng chi phí chất lượng. Tác giả đề nghị công ty nên tập trung đầu tư vào loại chi phí phòng ngừa, vì nó có tác dụng ngăn ngừa sản phẩm hỏng không đạt chất lượng ở đầu ra. Và như thế cũng với tổng chi phí chất lượng như trên, nhưng nếu công ty tập trung đầu tư vào nhóm chi phí phòng ngừa sẽ làm giảm các khoản chi phí còn lại, đặc biệt việc giảm chi phí cho những sự cố trong quá trình sản xuất và sau khi tiêu thụ là rất quan trọng, khi đó công ty sẽ không gánh chịu bất kỳ khoản chi phí cơ hội nào. Chi phí chất lượng sẽ được kiểm soát thông qua việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và tiêu thụ. Vì nếu sản phẩm sản xuất ra có chất lượng tốt, công ty sẽ tránh được các thiệt hại về chi phí sửa chữa, chi phí hàng hư, chi phí vận chuyển, chi phí thanh lý, chi phí bồi thường, mất uy tín… và điều quan trọng nhất là tránh được những thiệt hại do bị mất đơn đặt hàng từ khách hàng. Để việc quản lý chi phí tại công ty được tốt hơn, công ty phải thực hiện đẩy mạnh hơn nữa quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lượng 6 sigma tại công ty. Con người và máy móc thiết bị là 2 yếu tố quan trọng tại công ty trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, một trong hai yếu tố này không tốt sẽ dẫn đến sản phẩm sản xuất ra không đạt chất lượng, khi đó công ty phải gánh chịu một khoản chi phí chất lượng. Vì thế công ty phải thường xuyên đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ của người lao động, phải thường xuyên bảo trì máy móc thiết bị để chúng không bị hư hỏng trong quá 76 trình hoạt động. Để giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí chất lượng tốt hơn, bộ phận kế toán quản trị kết hợp với bộ phận cải tiến thực hiện các công việc sau: ƒ Thu thập, phân tích về sản phẩm hỏng cả về số lượng lẫn giá trị để tìm ra nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc phục. ƒ Kiểm soát hoạt động sản xuất theo quá trình và khả năng của quá trình. ƒ Đưa ra sơ đồ nhân quả cho tất cả các công nhân tham gia tìm ra nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng để tìm biện pháp khắc phục. Ví dụ minh hoạ về kiểm soát theo quá trình. Vùng kiểm soát Thời gian Độ lệch cho phép Điểm bất thường C ác c hỉ ti êu đ án h gi á ch ất lư ợn g 3.4.5. Thông tin kế toán quản trị phục vụ việc ra quyết định . Lúc mới thành lập, công ty Samyang Việt Nam có các quyết định đầu tư dài hạn. Hiện nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định và có một hệ thống các công ty gia công cho Samyang Việt Nam nên hiện tại ở công ty không có các quyết định đầu tư dài hạn. Vì thế trong phạm vi của luận văn này, tác giả chỉ xin trình bày ứng dụng thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn mà thôi. Các quyết định ngắn hạn ở công ty hiện nay bao gồm quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất để cạnh tranh đơn đặt hàng, ra quyết định dựa trên việc lựa chọn các thông tin thích hợp bao gồm: quyết định sản xuất tại nhà máy hay đưa ra bên ngoài gia công, quyết định nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài hay mua trong nước. 3.4.5.1. Quyết định về cơ cấu sản phẩm sản xuất Mặc dù chỉ sản xuất một loại sản phẩm là giày thể thao mang nhãn hiệu Nike, nhưng trong loại sản phẩm này có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Mỗi loại có giá bán và giá thành sản xuất khác nhau dẫn đến lợi nhuận của mỗi loại sản phẩm sẽ khác nhau. Trong ngắn hạn, công ty bị giới hạn bởi năng lực sản xuất, do trong ngắn hạn công ty không thể thay đổi năng lực của mình một cách nhanh chóng. Khi đó để lựa chọn được cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất, công ty phải dựa vào tiêu thức số dư đảm phí trên một giờ máy để ra quyết định. Số dư đảm phí của 77 loại giày nào cao nhất sẽ được lựa chọn. Thực hiện quyết định này giúp các nhà quản lý xác định được: ƒ Loại sản phẩm nào sẽ được đưa ra bên ngoài gia công khi năng lực sản xuất bị giới hạn. ƒ Các đơn đặt hàng nào là mục tiêu cạnh tranh của công ty. Quyết định này sẽ giúp công ty lựa chọn cơ cấu sản phẩm sản xuất tốt nhất để đạt được lợi nhuận cao nhất. 3.4.5.2. Ra quyết định dựa trên việc lựa chọn thông tin thích hợp. - Quyết định sản xuất ở công ty hay đưa ra bên ngoài gia công. Hiện tại có nhiều công đoạn công ty đưa ra bên ngoài gia công mặc dù hiện tại năng lực sản xuất còn dư thừa. Vì theo tính toán hiện nay của bộ phận kế toán tài chính gia công bên ngoài rẻ hơn chi phí sản xuất tại công ty. Tuy nhiên quá trình phân tích cho thấy những tính toán của hiện nay là không chính xác. Họ chưa xem xét đến việc lựa chọn thông tin thích hợp khi lựa chọn phương án.Ví dụ minh họa so sánh chi phí sản xuất tại công ty và chi phí gia công bên ngoài của mặt hàng solpho của công đoạn ép cao tầng của mặt hàng Air wave có mã số 310218-661 Khoản mục Sản xuất tại công ty Phí gia công Chi phí NCTT Chi phí sản xuất chung +Khấu hao tài sản cố định +Chi phí khác $0.05 $0.08 $0.04 $0.04 $0.13 $0.11 Ghi chú: các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dở hàng gia công do bên nhận gia công chịu. Trong các loại chi phí trên, chi phí khấu hao là chi phí chìm, công ty luôn phải chịu nó cho dù sản xuất tại công ty hay đưa sản phẩm ra bên ngoài gia công. Vì thế nó không thích hợp cho việc lựa chọn phương án. Vậy chi phí có thể tránh được khi không sản xuất sản phẩm tại công ty là $0.05 + $0.08 + $0.04 = $0.09 < $0.11 (phí gia công). Như vậy nên sản xuất tại công ty, mỗi sản phẩm công ty tiết kiệm được $0.02. 78 Tóm lại, để đưa ra quyết định một các chính xác liên quan đến lựa chọn phương án tiếp tục sản xuất hay đưa ra bên ngoài gia công, cần xác định chi phí thích hợp dùng để lựa chọn các phương án thông qua các trường hợp sau: ƒ Trường hợp 1: công ty chưa hoạt động hết công suất và không có phương án kinh doanh thay thế, chi phí có thể tránh được ở trường hợp này là chi phí thích hợp cho việc cho việc lựa chọn phương án. ƒ Trường hợp 2: công ty chưa hoạt động hết công suất và có phương án kinh doanh thay thế. Trong trường hợp này chi phí thích hợp cho việc lựa chọn phương án là khoản chênh lệch giữa chi phí gia công và chi phí có thể tránh được nếu tiếp tục sản xuất tại công ty, so với lợi nhuận của phương án mới. ƒ Trường hợp 3: công ty đã hoạt động hết công suất. Trong trường hợp này chi phí có thể tránh được cộng thêm các chi phí tăng thêm do phải đầu tư các yếu tố như máy móc, lao động ….được xem là chi phí thích hợp để lựa chọn phương án. - Nhập khẩu nguyên liệu hay mua trong nước. Các nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm giày thể thao Nike do công ty Nike In-house Incorporation quyết định. Phần lớn các nguyên liệu này phải nhập từ nước ngoài. Tuy nhiên có một số loại nguyên liệu như: mực in, keo, dung môi và một số loại hoá chất dùng để pha màu hay lưu hoá cao su đã có một số công ty cung cấp đạt chất lượng Nike yêu cầu như: công ty TNHH DongSung Việt Nam, công ty TNHH K.T.I, công ty TNHH Hào Si, công ty TNHH Trường Thi. Các công ty này đã cung cấp một số mặt hàng cho một số công ty sản xuất giày cho Nike và đã được Nike chấp nhận. Công ty Samyang Việt Nam xem lại nên mua trong nước hay nhập khẩu từ nước ngoài các loại hoá chất nêu trên. Nếu chỉ đơn thuần so sánh giá trên Invoice hàng nhập khẩu và giá mua trong nước thì hai giá này không chênh lệch nhau nhiều. Nếu tính đầy đủ giá của hàng nhập khẩu bao gồm: lệ phí Hải Quan, cước vận chuyển, chi bốc dở và các loại chi phí khác để có nguyên liệu nhập kho thì giá hàng nhập khẩu cao hơn giá mua trong nước. Ngoài ra khi mua các mặt hàng hoá chất trên trong nước công ty sẽ giảm được các vấn đề sau đây: ƒ Giảm được chi phí lưu kho do khoảng cách giao hàng gần nên lượng hàng dự trữ trong kho sẽ giảm đi. ƒ Rút ngắn thời gian đặt hàng và nhận hàng 79 ƒ Giảm nguy cơ cháy nổ (các hoá chất sử dụng để sản xuất giày tại công ty rất dễ cháy nổ). Như vậy đối với các loại hoá chất ở trên, công ty nên xem xét lại chất lượng, nếu chất lượng các loại hoá chất của các công ty ở Việt Nam bằng với các loại hoá chất nhập khẩu, công ty nên xin phép công ty Nike In-house Incorporation để mua hoá chất trong nước. 3.4.6. Đánh giá trách nhiệm quản lý 3.4.6.1. Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm. Mục đích của việc xây dựng hệ thống trung tâm trách nhiệm tại công ty Samyang Việt Nam là để : ƒ Đánh giá thành quả hoạt động của các trung tâm trách nhiệm. ƒ Khuyến khích các nhà quản lý bộ phận hướng đến việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Sơ đồ 05: Xây dựng hệ thống trung tâm trách nhệm tại công ty Samyang Việt Nam Trung tâm đầu tư: Ban Giám Đốc Phòng cải tiến Phòng thí nghiệm Bộ phận quản lý chất lượng Ban giám đốc Bộ phận Kế Toán Bộ phận XNK Bộ phận Nhân sự Bộ phận môi trường, quan hệ lao động Bộ phận Sản xuất Bộ phận Vật tư Xưởng Đế Xưởng tạo xốp Xưởng Cắt Xưởng May Xưởng Dán Kho Thành phẩm Xưởng Ráp Phòng mẫu Trung tâm lợi nhuận: Ban Giám Đốc Trung tâm doanh thu: Bộ phận xuất nhập khẩu. Trung tâm chi phí: Bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự bộ phận môi trường và quan hệ lao động, bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư. Trong bộ phận phân xưởng bao gồm: phòng mẫu, phòng cải tiến, phòng thí nghiệm, phòng 80 quản lý chất lượng, xưởng tạo xốp, xưởng đế, xưởng cắt, xưởng may, xưởng dán, xưởng ráp và kho thành phẩm. Để thuận lợi trong công tác kế toán, các phòng ban sẽ được mã hóa như sau: Nguyên tắc đặt mã Mã số các phòng ban được đặt sau cho dễ nhớ và thống nhất sẽ thuận lợi hơn trong việc xây dựng hệ thống tài khoản theo dõi chi phí phát sinh cho từng trung tâm trách nhiệm và dễ dàng áp dụng trên máy vi tính. Ví dụ về 1 cách đặt mã số cho các phòng ban tại công ty samyang như sau: các phòng ban sẽ được đánh số thập phân theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái qua phải theo sơ đồ trên. Ban giám đốc: 01 Bộ phận xuất nhập khẩu: 02 Phòng cải tiến: 09 Phòng thí nghiệm: 10 Bộ phận kế toán: 03 Bộ phận nhân sự: 04 Phòng quản lý chất lượng: 11 Xưởng tạo xốp: 12 Bộ phận môi trường,quan hệ lao động: 05 Xưởng đế: 13 Xưởng cắt: 14 Bộ phận vật tư: 06 Bộ phận sản xuất: 07 Xưởng may: 15 Xưởng dán: 16 Xưởng ráp: 17 Phòng mẫu: 08 Kho thành phẩm: 18 3.4.6.2. Công cụ để đánh giá trách nhiệm quản lý Công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý ở công ty chủ yếu là báo cáo thành quả. Thành quả quản lý của mỗi trung tâm trách nhiệm được phản ánh trên báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả sẽ phản ánh kết quả hoạt động của từng trung tâm trách nhiệm theo dự toán và theo thực tế, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán theo từng chỉ tiêu được phản ánh trong báo cáo phù hợp với từng trung tâm trách nhiệm. Trên các báo cáo này phải trình bày riêng biệt các khoản doanh thu và chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được của từng trung tâm trách nhiệm. Ví dụ báo cáo thành quả của trung tâm chi phí phải thể hiện được các chỉ tiêu: chi phí dự toán, chi phí thực tế, chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán. Trong đó chi phí được trình bày tách biệt một cách rõ ràng giữa chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. Khi lập báo cáo thành quả, kế toán phải chỉ ra được các đặc trưng của một báo cáo thành quả như sau: ƒ Phải liên quan đến trách nhiệm cá nhân. 81 ƒ Kết quả thực tế phải được so sánh với dự toán đã được xác định trước. ƒ Thông tin quan trọng phải được làm nổi bật. ƒ Phải đảm bảo được tính kịp thời. 3.4.7. Định giá sản phẩm tại công ty. - Samyang Việt Nam cũng như các công ty khác sản xuất giày cho công ty Nike In-house Incorporation là các công ty chấp nhận giá. Giá các loại giày được đặt mua từ công ty Nike, Samyang không có quyền thay đổi giá. Từ năm 2002 đến nay giá bán các loại sản phẩm điều giảm nhưng chất lượng đòi hỏi ngày càng cao và mẫu mã ngày càng phức tạp - Từ trước đến nay công ty không thực hiện vấn đề định giá sản phẩm theo phương pháp trực tiếp và họ cũng không quan tâm đến vấn đề định giá vì các nhà quản trị cho rằng họ không thể thay đổi được giá bán. Tuy nhiên ta phải hiểu rằng việc định giá tại công ty không phải để bán trên thị trường mà định giá bán sản phẩm ở đây chủ yếu là nhằm để khai thác tiềm năng, là cơ sở so sánh với giá mua của khách hàng từ đó tìm ra các biện pháp cải tiến sản xuất hạ giá thành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Mặc khác, định giá trong trường hợp này còn là cơ sở giúp cho việc hoạch định cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ. Khi định giá sản phẩm, công ty nên chọn cách định giá bán theo phương pháp trực, vì phương pháp này cung cấp nhiều thông tin hơn cho nhà quản lý khi ra các quyết định có liên quan đến giá. - Mục đích định giá sản phẩm tại công ty Samyang Việt Nam ƒ Trong quá trình cạnh tranh đơn đặt hàng từ công ty Nike In-house Incorporation với các đối thủ cạnh tranh, thì việc định giá tại công ty Samyang Việt Nam giúp cho công ty mẹ biết được phạm vi linh hoạt của giá. Từ đó công ty mẹ có cơ sở để chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng. Ngoài ra, nó còn giúp cho công ty mẹ lựa chọn những mặt hàng có khả năng sinh lời cao. ƒ Giữa các công ty sản xuất giày cho Nike In-house Incorporation ở Việt Nam cũng có sự đặt hàng lẫn nhau. Ví dụ công ty Changshin Việt Nam đã từng đặt hàng công ty Samyang Việt Nam một vài loại “đế ngoài” với một giá nào đó. Với việc định giá bán theo phương pháp trực tiếp, công ty Samyang Việt Nam dễ dàng quyết định chấp nhận hay từ chối nhận đơn hàng. Ví dụ minh họa mẫu phiếu định giá sản phẩm thep phương pháp trực tiếp 82 Samyang Việt Nam PHIẾU ĐỊNH GIÁ SẢN PHẨM Loại hàng Đơn vị tính Mã số Khoản mục Số tiền -Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Biến phí sản xuất chung -Biến phí bán hàng quản lý Tổng chi phí khả biến (nền) Số tiền tăng thêm Giá bán sản phẩm (đỉnh) Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Xxx Phạm vi linh động của giá Theo mẫu định giá trên trong những trường hợp đặc biệt, giá bán sản phẩm sẽ được xác định trong phạm vi linh động từ nền đến đỉnh. Giá bán ở đỉnh là giá bán mà quản lý luôn mong muốn đạt được. 3.5. Các giải pháp hỗ trợ. 3.5.1. Chuẩn bị nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán quản trị. Để bộ phận kế toán quản trị hoạt động có hiệu quả. Trước hết công ty phải chuẩn bị cho được những người vận hành bộ phận này. Do đặc điểm kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý vì thế trong quá trình làm việc ngoài việc tập hợp, xử lý, phân tích dữ liệu, nhân viên kế toán quản trị cần phải đưa ra các xu hướng, các biện pháp tư vấn cho các nhà quản lý. Ngoài ra nhân viên kế toán quản trị còn biết được các bí mật nội bộ mà các phòng ban khác không thể biết được, chính vì thế khi tuyển dụng, đào tạo một nhân viên kế toán quản trị công ty cần chú ý đến các vấn đề sau: 83 ƒ Về năng lực chuyên môn: nhân viên kế toán quản trị phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công việc của mình nhằm cung cấp các thông tin đáng tin cậy cho nhà quản lý. ƒ Tính bảo mật: nhân viên kế toán quản trị phải bảo mật tuyệt đối các bí mật của công ty. Không được tiết lộ thông tin ra bên ngoài hay sử dụng vào mục đích phục vụ lợi ích riêng cá nhân. ƒ Trung thực và khách quan: nhân viên kế toán quản trị phải truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, không được làm méo mó sai lệch thông tin để hưởng lợi hoặc thông đồng với bộ phận khác để hưởng lợi từ bên thứ 3. Chính các đặc điểm và yêu cầu như trên của nhân viên kế toán quản trị, công ty phải có chính sách về: ƒ Đào tạo: các nhân viên cấp cao có thể hướng dẫn, truyền đạt lại cho nhân viên cấp thấp hơn, việc học hỏi giữa các nhân viên với nhau được khuyến khích. Ngoài ra định kỳ công ty phải tài trợ kinh phí để các nhân viên kế toán quản trị tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn ở các trường đại học hoặc công ty kết hợp với các trường đại học để mở lớp huấn luyện tại công ty. ƒ Lương: công ty phải có chính sách trả lương và các khoản trợ cấp khác phù hợp với công việc và nhiệm vụ của công nhân viên kế toán quản trị để họ gắn bó và cùng phát triển với công ty. ƒ Môi trường làm việc: quan hê giữa nhân viên Việt Nam và quản lý Hàn Quốc và giữa các nhân viên Việt Nam với nhau phải có sự tôn trọng lẫn nhau, thân thiện trong công việc, cùng nhau phát triển. ƒ Các chính sách trên cũng không nằm ngoài ý tưởng bồi dưỡng nhân tài và cùng nhân tài phát triển của công ty. 84 3.5.2 Thông tin và truyền thông giữa bộ phận kế toán quản trị với các phòng ban khác. Bộ phận kế toán quản trị phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong toàn công ty để thu nhận và truyền đạt thông tin một cách khoa học, kịp thời. Có hai luồng thông đó là thông tin từ bên ngoài vào bộ phận kế toán quản trị và thông tin tin từ bộ phận kế toán quản trị ra bên ngoài. - Yêu cầu đối với luồng thông tin đầu vào ƒ Chất lượng thông tin: bộ phận kế toán quản trị phải xem xét đánh giá chất lượng thông tin được cung cấp từ các phòng ban khác về: tính trung thực, tính khách quan của thông tin trước khi sử dụng các thông tin này phục vụ cho công việc của kế toán quản trị. ƒ Tính kịp thời của thông tin: các thông tin cung cấp phải kịp thời đúng thời gian qui định. ƒ Mẫu biểu báo cáo: thống nhất giữa các kỳ báo cáo và theo mẫu qui định. - Yêu cầu đối với thông tin đầu ra. ƒ Xác định phạm vi báo cáo: thông tin kế toán quản trị sẽ được báo cáo đến ai, phòng ban nào, thông tin nào được báo, những thông tin nào không được báo cáo ra khỏi bộ phận kế toán quản trị. Thông tin báo cáo phải phù hợp với từng đối tượng nhận thông tin. ƒ Tính kịp thời: phải đảm bảo tính kịp thời để các bộ phận khác có sự chuẩn bị tốt cho công việc trong quá trình sản xuất kinh doanh. ƒ Trình bày mẫu biểu: rõ ràng dễ hiểu. 3.5.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. 85 Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định. Thông tin kịp thời, đáng tin cậy sẽ giúp cho các nhà quản trị có quyết định đúng đắn. Ngược lại thông tin không kịp thời, không đáng tin cậy sẽ gây ra khó khăn trong việc ra quyết định và có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Hoạt động ở công ty Samyang Việt Nam tương đối phức tạp, các nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, do kế toán được thực hiện thủ công nên xử lý dữ liệu luôn luôn bị ứ đọng, không cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định kinh doanh vì vậy công ty nên tin học hóa hệ thống thông tin. Tuỳ theo tình hình tài chính công ty có thể thực hiện ngay hệ thống ERP (Enterprise Resource planning): hệ thống hoạch định nguồn lực công ty là một giải pháp tin học phục vụ cho việc quản trị toàn công ty từ kế toán, nhân sự cho đến hoạch định sản xuất hoặc thực hiện từng phần nếu không đủ về tài chính. Bước đầu sẽ tin học hóa hệ thống tin học kế toán, tiếp sau đó sẽ tin học hóa các bộ phận khác như quản trị tài chính, quản trị tồn kho, quản trị nhân sự, quản trị sản xuất và quản trị các nguồn lực khác tại công ty. Có hai cách để tin học hóa hệ thống kế toán. Cách 1: Công ty có thể thuê viết phần mềm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý. Cách 2: Mua phần mềm có sẵn bán tên thị trường với các tính năng phù hợp với yêu cầu hiện tại và có thể mở rộng sau này. Khi lựa chọn phần mềm, bộ phận kế toán phải lập ra tất cả các yêu cầu để xem phần mềm có thể đáp ứng được hay không cả về nội dung và hình thức, kiểm tra tính lôgic, tính hợp lý của phần mềm, đặc biệt là khả năng truyền dữ liệu qua mạng. Kết hợp với bộ phận IT (Information technology) để xem xét khả năng mở rộng phần mềm trong tương lai. Khi thực hiện tin học hóa, công ty phải chú ý đến vấn đề bảo vệ và phân quyền khi sử dụng nhất là đối với thông tin kế toán quản trị. Tránh để thông tin rò rỉ ra bên ngoài thông qua hệ thống mạng. Định kỳ phải cập nhật và lưu trữ dữ liệu ở nơi an toàn, phòng chống virus từ trên mạng và các vấn đề bảo trì khác. 86 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Thông qua việc nghiên cứu quá trình tổ chức quản lý, quá trình sản xuất, kinh doanh, đặc điểm hoạt động, đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin kế toán quản trị từ các nhà quản lý, tác giả đã xây dựng lại bộ phận kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam thông qua việc xác lập mục tiêu hoàn thiện, trên cơ sở đó tổ chức lại bộ máy kế toán có áp dụng kế toán quản trị, xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo sổ sách. Sau khi tổ chức xong bộ máy kế toán có áp dụng kế toán quản trị, tác giả cũng đã vận dụng những nội dung kế toán quản trị ứng dụng vào thực tiễn tại công ty Samyang Việt Nam, nhằm phục vụ tốt hơn cho các nhà quản trị trong hoạch định, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, kiểm soát hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh. KẾT LUẬN Samyang Việt Nam là công ty có qui mô tương đối lớn và có ảnh hưởng lớn đến đời sống của hơn 6.000 công nhân Việt Nam và có những đóng góp đáng kể cho huyện Củ Chi. Vì vậy việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị để giúp cho các nhà quản lý công ty lập kế hoạch, đưa ra những quyết định đúng đắn, tăng cường khả năng cạnh tranh trong việc giành đơn đặt hàng với các đối thủ cạnh tranh là điều rất cần thiết. 87 Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam, kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 6 sigma sẽ cũng cố hơn nữa việc quản lý chất lượng tại công ty. Từ đó cũng cố và tăng cường hình ảnh và vị thế của Samyang trên thương trường quốc tế. Để hệ thống kế toán quản trị thực sự phát huy được sức mạnh và mang lại hiệu quả, thì các nhà quản lý tại công ty Samyang Việt Nam phải quan tâm hơn nữa việc tổ chức và vận hành hệ thống kế toán quản trị tại công ty. Mặc dù kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm khác nhau, song kế toán tài chính và kế toán quản trị vẫn có những điểm khác nhau và có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Vì vậy, việc xây dựng bộ phận kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam không tách rời với bộ phận kế toán tài chính mà hai bộ phận này kết hợp với nhau, hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện công tác kế toán tại công ty. Việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại công ty Samyang Việt Nam phải bắt đầu từ việc tổ chức tốt các khâu xây dựng hệ thống chứng từ, tổ chức tài khoản, sổ sách, báo cáo để thu thập và theo dõi số liệu nhằm phục vụ cho việc ứng dụng các thông tin này để phân tích, đánh giá và ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tác giả luận văn biết rằng việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam là việc đầy khó khăn. Tuy nhiên với việc nghiên cứu nghiêm túc của mình, tác giả hy vọng rằng đề tài này sẽ thành công tại công ty Samyang và những công ty có qui trình sản xuất giống như công ty Samyang. Mục tiêu lớn nhất mà đề tài nhằm đến là nhằm khơi dậy sự đầu tư vào kế toán quản trị của các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, với hy vọng họ giúp chúng ta hoàn thiện hơn nữa trong việc thiết kế xây dựng và vận hành hệ thống kế toán quản trị. Từ đó sẽ ứng dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp Việt Nam, tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam có niềm tin và sức mạnh để bước vào công cuộc hội nhập quốc tế. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt 1. Đoàn Ngọc Quế, Phạm Văn Dược, Nguyễn Đình Trực, khoa Kế Toán - Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, bài giảng môn Kế toán quản trị - hệ cao học. 2. Nguyễn Tấn Bình (2003), Kế toán quản trị, Nxb Đại Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh. 88 3. Phạm Văn Dược, Đoàn Ngọc Quế, Bùi Văn Dương, khoa Kế Toán - Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (2002), Kế Toán Chi Phí, Nxb Thống Kê. 4. Tập thể tác giả khoa Kế Toán Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (2004), Kế Toán Quản Trị, Nxb Thống Kê. 5. Tập thể tác giả khoa Kế Toán Kiểm Toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM (1997), Kế Toán Quản Trị, Nxb Tài Chính. 6. Dương Thị Mai Hà Trâm (2004), xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp dệt Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, TP.HCM. 7. Trần Anh Hoa (2003), xác lập nội dung và vận dụng kế toán quản trị váo các doanh nghiệp Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, TP.HCM. 8. Nguyễn Khắc Thìn, Trịnh Thị Ninh biên soạn theo Masaaki Imai (1994), Kaizen-chìa khóa của sự thành công về quản lý của Nhật Bản, Nxb Thành Phố Hồ Chí Minh. 9. Kunii Teruo, bài giảng căn bản cải tiến hiện trường, Japan Small and Medium Enterprise Corporation (JASMEC). 10. Khoa Quản Lý Công Nghiệp, trường Đại Học Bách Khoa TP.HCM (2001), tài liệu huấn luyện 6 Sigma tại công ty Samyang Việt Nam. Tiếng Anh 1. Ray H.Garrison, Eric W. Noreen (seventh edition), Managerial Accounting – Concepts for Planning, Control, Decision Making, Richard D. Irwin, Inc. 2. Robert S. Kaplan, Anthony A. Atkinson (third edition), Advanced Management Accounting, Prentice Hall International Inc. 3. R. H. Parker (1992), (second edition), Dictionary of Accounting, The Macmillan Press Ltd. ._.