Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành

để có thể quản lý được tài sản cố định thì nhất thiết phải có được những thông tin về tài sản cố định trong đó có những thông tin do kế toán cung cấp. Do vậy kế toán tài sản cố định nói chung và kế toán sửa chữa tài sản cố định nói riêng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Do nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán tài sản cố định đối với hoạt động quản lý của doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài: “Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành”. Trong bài viết này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của các thày cô giáo để giúp em hoàn thiện đề án này. Em xin chân thành cảm ơn! B. NỘI DUNG I. SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH(TSCĐ) TRONG DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết phải tiến hành sửa chữa tài sản cố định trong doanh nghiệp - Vai trò của TSCĐ trong doanh nghiệp: Để tiến hành một hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều nhất thiết phải có đày đủ ba yếu tố: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó đối tượng lao động được hiểu là tất cả những gì mà lao động của con người tác động vào nhằm làm biến đổi hình thái của chúng cho phù hợp với mục đích của con người. Ví dụ về đối tượng lao động như nguyên vật liệu. năng lượng, … Còn tư liệu lao động là những gì mà con người dùng để tác động vào đối tượng lao động nhằm biến đổi chúng cho phù hợp với nhu cầu của con người. Máy móc, thiết bị, nhà xưởng,…là những ví dụ về tư liệu lao động. Tập hợp những tư liệu lao động và đối tượng lao động đó tạo thành một bộ phận tài sản chủ yếu của doanh nghiệp. Tài sản của doanh nghiệp là tất cả những nguồn lực thuộc quyền sở hữu và sử dụng lâu dài của doanh nghiệp và mang lại giá trị kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp. Bộ phận chủ yếu và chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài sản của doanh nghiệp chính là TSCĐ. TSCĐ là tư liệu lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất do vậy nó đóng một vai trò quan trọng đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Song không phải tất cả tư liệu lao động trong doanh nghiệp đều là TSCĐ mà TSCĐ chỉ bao gồm những tư liệu chủ yếu có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử dụng… được quy định trong chế độ lquản lý tài chính hiện hành của nhà nước. Theo quy định hiện nay, một tài sản chỉ được ghi nhận là TSCĐ khi nó thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó: lợi ich kinh tế do tài sản mang lại được biểu hiện ở việc tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khi doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng một tài sản nào đó. - Giá trị ban đầu của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy: Tiêu chuẩn này yêu cầu một tài sản nào đó muốn được ghi nhận là TSCĐ thì phải có cơ sở khách quan để xác định giá trị ban đầu của nó. - Có thời gian hữu dụng từ một năm. - Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên. Xét theo hình thái biểu hiện TSCĐ được phân thành hai loại: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể và có đày đủ các tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, bao gồm: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị dụng cụ quản lý, vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm… Còn TSCĐ vô hình là những tài sản có đủ tiêu chuẩn ghi nhân TSCĐ nhưng không có hình thái vật chất cụ thể như: quyền sử dụng đất, quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, phần mềm máy vi tính, giấy phép hoặc giấy phép nhượng quyền… Như vậy có thể thấy TSCĐ chính là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó phản ánh trình độ kỹ thuật và năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Mặt khác từ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ cho thấy TSCĐ đều là những tài sản có giá trị đầu tư lớn do đó nó chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Tỉ trọng này còn phụ thuộc vào đặc điểm của từng lĩnh vực và hoạt động kinh doanh. Đối với các doanh nghịêp thương mại tổng TSCĐ chiếm khoảng trên 30% tổng tài sản nhưng đối với doanh nghiệp công nghiệp tỉ trọng này là khoảng 70%. Chính vì TSCĐ chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng vốn đầu tư và phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp cho nên nó giữ một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên TSCĐ đóng vai trò quan trọng như vậy trong doanh nghiệp không chỉ bởi có giá trị lớn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư của doanh nghiệp mà còn vì nó tham gia vào tất cả các khâu, các quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ hoạt động cung ứng, sản xuất, tiêu thụ đến quản lý. Như vậy có thể thấy được vai trò quan trọng của TSCĐ đối với sự tồn tại của một doanh nghiệp. Đó là vì TSCĐ chính là một trong những tư liệu lao động chủ yếu của doanh nghiệp, phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, chiếm giá trị đầu tư rất lớn so với tổng nguồn vốn và tham gia vào tất cả các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vai trò to lớn đó của TSCĐ đối với doanh nghiệp cho nên để hoạt động hiệu quả doanh nghiệp cần phải quản lý và sử dụng TSCĐ một các hợp lý và tối ưu. Do giá trị TSCĐ lớn, thời gian hữu dụng kéo dài nên doanh nghiệp cần thường xuyên bảo dưỡng duy trì hoạt động bình thường cho tài sản. Mặt khác trong quá trình sử dụng TSCĐ không thể tránh khỏi những hỏng hóc vì vậy nhất thiết phải tiến hành sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp. - Đặc điểm của TSCĐ: Trong quá trình hoạt động, TSCĐ tuy không thay đổi về mặt hình thái nhưng giá trị tài sản giảm dần do bị hao mòn. TSCĐ lại được cấu thành bởi nhiều bộ phận, chi tiết khác nhau nên khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, các bộ phận, chi tiết này bị hao mòn, hư hỏng không đều nhau. Do vậy để duy trì, khôi phục khả năng hoạt động bình thường cho TSCĐ, để đảm bảo an toàn trong lao động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ đã bị hao mòn, hư hỏng. TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, thời gian sử dụng lâu dài có khi lên tới 10 hay 20 năm. Trong thời gian hữu dụng đó nhu cầu thị trường có thể đã có sự thay đổi, điều kiện, năng lực của doanh nghiệp cũng thay đổi làm cho yêu cầu về chất lượng cũng như mẫu mã, chủng loại sản phẩm, hàng hoá cũng thay đổi. Điều này đòi hỏi phải cải tạo, nâng cấp TSCĐ đã có để có đủ tính năng có thể sản xuất ra những mặt hàng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, đồng thời nâng cao năng suất phù hợp với yêu cầu đổi mới sản xuất của doanh nghiệp. TSCĐ có giá trị lớn nên cần phải thường xuyên bảo dưỡng, thay thế những bộ phận hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của tài sản đồng thời tăng thời gian hữu dụng, kéo dài tuổi thọ của tài sản tránh trường hợp chưa hết thời hạn khấu hao mà TSCĐ đã hỏng không thể sử dụng được và phải đầu tư mua mới tài sản khác. Vì như vậy sẽ làm tăng khấu hao được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do đồng thời tính khấu hao của tài sản mua mới những vẫn phải tính cả khấu hao của TSCĐ hỏng nhưng chưa hết thời hạn khấu hao. Điều này làm chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tăng và dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là giảm xuống. Xuất phát từ vai trò quan trọng của TSCĐ trong doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của nó cho thấy việc sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Nó không chỉ nhằm bảo dưỡng, duy trì hoạt động bình thường cho tài sản mà còn giúp kéo dài tuổi thọ, nâng cao năng suất, chất lượng cho sản phâm làm tăng lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. 2. Phân loại sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp Trong quá trình sử dụng, TSCĐ cần được bảo dưỡng thường xuyên hoặc sửa chữa khi chúng bị hư hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của TSCĐ. Tuỳ theo mức độ sửa chữa người ta chia nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp thành sửa chữa thường xuyên, sữa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ. - Sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Là công việc sửa chữa nhỏ có tính chất bảo dưỡng hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết nhỏ của TSCĐ. Việc sửa chữa này nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt, bình thường đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thí dụ, để duy trì trạng thái tốt cho toà nhà văn phòng, nhà xưởng cần phải định kỳ quét sơn, sửa chữa mái nhà. Máy móc, thiết bị công nghệ cần phải thường xuyên lau chùi, bơm dầu, điều chỉnh và nếu có bộ phận hay chi tiết nào bị hư hỏng thì phải được thay thế. Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian tiến hành sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa chiếm một tỉ trọng nhỏ không đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh trong kỳ. Vì vậy chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn ra. Chi phí sửa chữa này được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ hiện hành. - Sửa chữa lớn TSCĐ: Là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, được thực hiện khi TSCĐ bị hư hỏng nhiều phải thay thế các bộ phận quan trọng hoặc thay thế phần lớn các bộ phận, chi tiết của nó. Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian sửa chữa thường kéo dài đòi hỏi phải ngừng sử dụng tài sản, chi phí sửa chữa lớn chiếm tỉ trọng đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh của một kỳ hạch toán. Vì vậy theo nguyên tắc phù hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phải được phân bổ vào chi phí kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau. Trong quan hệ với công tác kế hoạch, nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ được chia thành hai loại là sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch và sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch. Sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ mà doanh nghiệp đã có dự kiến từ trước. Chi phí để tiến hành sửa chữa lớn sẽ được lập dự toán trước. Do đó trong trường hợp này kế toán phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh bằng cách trích trước theo dự toán. Sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ hư hỏng nặng ngoài dự kiến của doanh nghiệp. Do vậy chi phí sửa chữa phải được phân bổ vào chi phí kinh doanh của những kỳ hạch toán sau khi nghiệp vụ sửa chữa đã được hoàn thành. - Sửa chữa nâng cấp TSCĐ: Kết quả của việc sửa chữa nâng cấp là TSCĐ hiệu quả hơn, năng suất cao hơn hoặc tăng thêm tính năng hoạt động của TSCĐ, kéo dài tuổi thọ của nó. Bản chất của nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp TSCĐ là một ngiệp vụ đầu tư bổ sung cho TSCĐ. Vì vậy chi phí sửa chữa nâng cấp được kế toán phản ánh làm tăng nguyên giá của TSCĐ được sửa chữa nâng cấp. II. HẠCH TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH 1. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ - Chứng từ sử dụng: Do nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên là nghiệp vụ sửa chữa nhỏ nên thường do doanh nghiệp tự làm. Do đó chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ này thường bao gồm: + Các hoá đơn bán hàng do người bán cấp: ví dụ như hoá đơn mua dầu nhớt,… + Phiếu xuất kho phụ tùng, vật liệu thay thế cho sửa chữa thường xuyên của doanh nghiệp - Tài khoản sử dụng: Do chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn ra nên các tài khoản được sử dung để hạch toán chi phí sửa chữa này là: +Các tài khoản tập hợp chi phí tuỳ thuộc phạm vi sử dụng của TSCĐ được sửa chữa: TK 627, TK641, TK642 + Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 214, 331, 334… - Phương pháp hạch toán: Tập hợp chi phí sửa chữa thường xuyên theo từng đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 627: chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ o bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ ỏ bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng phương pháp khấu trừ( nếu có) Có TK 111, 112: Chi phí sửa chữa bằng tiền Có TK 152: Vật liệu, phụ tùng xuất dùng cho sửa chữa Có TK 214: Hao mòn TSCĐ dùng cho sửa chữa Có TK 334: Tiền lương công nhân sửa chữa Có TK 331: Phải trả người bán các dịch vụ, hàng hoá dùng cho sửa chữa 2. Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong doanh nghiệp - Chứng từ sử dụng: Do đặc điểm của sửa chữa lớn TSCĐ là thời gian sửa chữa kéo dài, chi phí sửa chữa lớn và thường theo hình thức giao thầu nên nó phải được dự kiến trước và phải được lập dự toán kinh phí sửa chữa. Do vậy trong trường hợp này, kế toán sử dụng những chứng từ sau đây: + Kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa được cấp thẩm quyền duyệt + Hợp đồng sửa chữa + Hoá đơn sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vi + Hợp đồng sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vị + Biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành + Và các chứng từ khác có liên quan - Tài khoản sử dụng: Do sửa chữa lớn TSCĐ thường được lập dự toán chi phí trước nên chi phí sửa chữa lớn sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của nhiều kỳ bằng cách trích trước vào chi phí. Trong trường hợp TSCĐ hư hỏng đột xuất ngoài dự kiến của doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa lớn thì chi phí sửa chữa sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của các kỳ kế toán sau khi thực hiện nghiệp vụ sửa chữa. Do vậy để hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau: + TK 241( 2413): Tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ + TK 335: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch có lập dự toán. + TK 242: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch + Các tài khoản chi phí: TK 627, 641, 642 + Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 334, 331, 338 - Phương pháp kế toán: * Truờng hợp sửa chữa lớn theo kế hoạch: Trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ lập dự toán chi phí sửa chữa và kế toán sẽ phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh bằng cách trích trước. Theo đó kế toán sẽ hạch toán như sau: - Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào kinh doanh theo dự toán, kế toán ghi: Nợ TK 627: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận QLDN Có TK 335: Số chi phí trích trước được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ - Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán tập hợp chi phí sửa chữa do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài: Nợ TK 241( 2413): Giá thành công trình sửa chữa Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ( nếu có) Có TK 111,112: Chi phí bằng tiền Có TK 152: Vật liệu phụ tùng dùng để sửa chữa Có TK 334: Lương công nhân sửa chữa Có TK 214: Khấu hao máy móc thiết bị dùng để sửa chữa Có TK 331: Phải trả người bán - Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, căn cứ vào giá trị được quyết toán của công việc: + Nếu giá thành thực tế lớn hơn giá thành dự toán đã trích trước: Nợ TK 335: Giá thành dự toán đã trích trước Nợ TK 627, 641, 642: Phần dự toán thiếu Có TK 2413: Giá thành thực tế + Nếu giá thành thực tế nhỏ hơn giá thành dự toán: Nợ TK 335: Giá thành dự toán đã trích trước Có TK 2413: Gía thành thực tế Có TK 627, 641, 642: Phần dự toán thừa * Trường hợp sửa chữa ngoài kế hoạch: - Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán cũng tập hợp chi phí sửa chữa lên tài khoản 2413: Nợ TK 2413 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 334, 152, 214, 331 - Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành: Nợ TK 627, 641, 642: Phần chi phí sửa chữa được phân bổ vào chi phí kinh doanh kỳ này Nợ TK 242: Phần chi phí sửa chữađược phân bổ vào chi phí kinh doanh các kỳ sau Có TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh - Sang các kỳ kế toán sau, kế toán tiếp tục phân bổ phần chi phí chưa được phân bổ: Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 242 3. Hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ - Chứng từ sử dụng: Cũng giống như trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ, thời gian sửa chữa nâng cấp TSCĐ cũng kéo dài, chi phí sửa chữa lớn do đó nó cũng phải được lập dự toán chi phí sửa chữa và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt mới được tiến hành. Chính vì vậy hệ thống chứng từ sửa chữa nâng cấp TSCĐ cũng bao gồm: + Kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa được cấp thẩm quyền duyệt + Hợp đồng sửa chữa + Hoá đơn sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vi + Hợp đồng sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vị + Biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành + Và các chứng từ khác có liên quan - Tài khoản sử dụng: Do chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ được tập hợp và ghi tăng nguyên giá của tài sản được sửa chữa nên trong trường hợp này sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: + TK 2413: Tập hợp chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ + TK 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ + Các tài khoản chi phí: TK 627, 641, 642 + Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: 111, 112, 152, 334, 331, 214… - Phương pháp kế toán: Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp TSCĐ, kế toán hạch toán như sau: + Tập hợp chí phí nâng cấp TSCĐ: Nợ TK2413: Giá thành thực tế công việc sửa chữa Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 152, 214, 334, 331… + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, căn cứ vào giá thành thực tế của công việc sửa chữa và giá trị còn lại của TSCĐ được sửa chữa để xác định nguyên giá mới, kế toán ghi: Nợ TK 211 Có TK 2413 + Căn cứ vào nguồn vốn dùng để cải tạo, nâng cấp TSCĐ để kết chuyển nguồn: Nợ TK 414, 441… Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 4. Nhận xét về chế độ kế toán hiện hành a. Mặt tích cực - Khi nghiên cứu, tìm hiểu về chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ hiện nay của Việt Nam có thể nhận thấy rằng chế độ này đã tương đối đầy đủ, chi tiết, cụ thể và rõ ràng. Việc phân loại các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ thành sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp đã thực sự bám sát vào những tình huống có thể xảy ra, phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế của doanh nghiệp trong quá trình quản lý và sử dụng TSCĐ. Chế độ đã có những quy định và hướng dẫn chi tiết, cụ thể về thủ tục cũng như phương pháp hạch toán đối với từng loại nghịêp vụ. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp được thực hiện đúng đắn theo chuẩn mực, chế độ, không gây khó khăn hay hiểu nhầm trong việc thực hiện. - Chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ hiện hành đã từng bước phù hợp và tiến gần tới các chuẩn mực và thông lệ kế toán quốc tế. Trong điều kiện hiện nay khi Việt Nam đã gia nhập WTO với nhiều cải cách và thay đổi trong chính sách, môi trường đầu tư cũng như hành lang pháp lý thông thoáng để kêu gọi, thu hút vốn đầu tư nước ngoài trực tiếp thì sẽ có rất nhiều các doanh nghiệp nước ngoài sẽ được thành lập và hoạt động lâu dài tại Việt Nam. Với một chế độ kế toán phù hợp với thông lệ và chuẩn mực quốc tế như hiện nay sẽ tạo điều kiện thuận lợi đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trong công tác tổ chức hạch toán kế toán vì không phải mất quá nhiều thời gian để làm quen với hệ thống kế toán Việt Nam. Đây cũng chính là điểm đưa kế toán Việt Nam hội nhập được với kế toán quốc tế, giúp cho việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài của chúng ta được thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. b. Mặt hạn chế Như vậy có thể nói chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ hiện hành đã có rất chi tiết, cụ thể, phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng, thực hiện. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đó, chế độ kế toán hiện hành cũng còn có những mặt hạn chế sau đây: - Giữa chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn thực hiện vẫn còn những điểm khác biệt về quy định tiêu chuẩn của TSCĐ. Theo khoản 06 chuẩn mực kế toán số 03 – Tài sản cố định hữu hình thì một trong những tiêu chuẩn để ghi nhận một tài sản là TSCĐ là phải có thời gian hữu dụng trên một năm. Trong khi đó trong thông tư hướng dẫn thực hiện lại quy định thời gian này là từ một năm trở lên. Như vậy nếu theo thông tư hướng dẫn thì những tài sản đủ có đủ các điều kiện khác như về giá trị, có thể xác định được giá trị một cách đáng tin cậy và mang lợi lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp mà có thời gian hữu dụng đúng bằng 1 năm thì sẽ được ghi nhận là TSCĐ. Còn nếu như theo chuẩn mực kế toán thì tài sản này sẽ không được ghi nhận là TSCĐ. Chính sự khác biệt này giữa thông tư và chuẩn mực sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định TSCĐ của mình và do đó khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa những tài sản này thì việc hạch toán chi phí sửa chữa đó cũng gặp rất nhiều khó khăn. - Thủ tục tiến hành sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp theo chế độ hiện hành còn rườm rà, phức tạp gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện. Theo quy định, khi doanh nghiệp muốn sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ thì phải trình đơn xin ý kiến của Bộ Tài Chính. Chỉ khi nào được cấp có thẩm quyền phê duyệt doanh nghiệp mới được tiến hành nghiệp vụ sửa chữa và khi đó thì mới đủ thủ tục để ghi nhận chi phí sửa chữa TSCĐ như theo chế độ. Chính sự rườm rà, phức tạp này sẽ là cản trở đối với hoạt động của doanh nghiệp. Khi TSCĐ hỏng cần sửa chữa lớn hoặc muốn nâng cấp TSCĐ theo nhu cầu thực tế phát sinh, doanh nghiệp không được tiến hành ngay mà còn phải đợi ý kiến của cấp quản lý. Điều này gây ra gián đoạn trong sản xuất của doanh nghiệp. - Theo xu hướng phát triển như hiện nay khi Việt Nam đã hội nhập kinh tế quốc tế và xây dựng một nền kinh tế tri thức thì các TSCĐ vô hình như bằng phát minh, sáng chế, bản quyền, phần mềm máy vi tính… sẽ ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với sự thành bại của doanh nghiệp. Giá trị của các tài sản này cũng tăng lên và TSCĐ vô hình sẽ chiếm tỉ trọng chủ yếu trong tổng giá trị TSCĐ của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển như vũ bão của tri thức nhất là công nghệ thông tin thì các TSCĐ vô hình này cũng cần phải thường xuyên được đổi mới, cải tiến và nâng cấp cho phù hợp với trình độ phát triển của thời đại. Tuy vậy theo chế độ kế toán hiện nay thì mới chỉ có quy định và hướng dẫn hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ hữu hình mà chưa có quy định nào về hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ vô hình trong khi thực tế vẫn phát sinh các nghiệp vụ này. Điều này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi có các nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp các TSCĐ vô hình như phần mêm máy tính… - Trên thực tế hiện nay tại các doanh nghiệp công tác sửa chữa, nâng cấp, cải tạo TSCĐ phát sinh phổ biến nhưng kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong khâu xử lý các chi phí khi công tác sửa chữa, cải tạo, nâng cấp đã hoàn thành bởi các quy định trong quản lý và kế toán. Theo quy định hiện nay nếu sau khi sửa chữa lớn hoàn thành kéo dài được thời gian sử dụng của TSCĐ trong doanh nghiệp thì được coi là nâng cấp tài sản. Khi đó kế toán phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ như các trường hợp cải tạo, nâng cấp khác. Nhưng điều này sẽ tạo nên một số liệu phi kinh tế là: Nguyên giá TSCĐ cũ sau khi được sửa chữa lớn hơn nguyên giá được ghi nhận ban đầu của tài sản, đồng thời vi phạm nguyên tắc giá phí trong kế toán tài sản. Bởi vì TSCĐ sau khi sửa chữa chỉ được kéo dài thời gian sửa dụng mà không được cải thiện về mặt công suất hay tính năng sử dụng… nên việc ghi tăng nguyên giá của tài sản là không hợp lý. III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CHẾ ĐỘ HẠCH TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ HIỆN HÀNH 1. Cơ sở hoàn thiện Hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành đã đưa ra những quan điểm, phương pháp kế toán mới áp dụng trong qua trình kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng trong đó có kế toán sửa chữa TSCĐ, đáp ứng được yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. Qua nghiên cứu lý luận cho thấy còn nhiều điểm mà phương pháp kế toán còn chưa được hợp lý đòi hỏi tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh. Quá trình hoàn thiện kế toán sửa chữa TSCĐ phải được xuất phát từ cơ sở lý luận về kế toán sửa chữa TSCĐ và kinh nghiệm kế toán của các nước trên thế giới, từ đó đưa ra được phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội, cơ chế điều tiết kinh tế, yêu cầu quản lý và yêu cầu kế toán sửa chữa TSCĐ trong các doanh nghiệp. Theo quan điểm của kế toán Mỹ, nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ cũng được chia thành ba loại: sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp. Trong đó sửa chữa thường xuyên là những công việc sửa chữa nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt bình thường. Chi phí của những công việc sửa chữa này được ghi nhận trên bảng báo cáo thu nhập kỳ hiện hành như một khoản phí tổn tức là chi phí sửa chữa thường xuyên được hạch toán ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ hiện hành giống như trong chế độ kế toán Việt Nam. Sửa chữa nâng cấp là sự thay thế một bộ phận của TSCĐ bằng một bộ phận tốt hơn để làm cho nó hiệu quả hơn. Kết quả của việc cải tiến là làm cho TSCĐ hiệu quả hơn và có năng suất cao hơn. Các chi phí về việc sửa chữa nâng cấp TSCĐ là một khoản phí tổn vốn, nó sẽ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán như một khoản làm tăng giá trị tài sản. Điều này có nghĩa là các chi phí sửa chữa nâng cấp, cải tiến TSCĐ sẽ được hạch toán làm tăng nguyên giá của tài sản được sửa chữa. Riêng quan điểm về sửa chữa lớn TSCĐ của kế toán Mỹ có khác đôi chút với kế toán Việt Nam. Theo kế toán Mỹ sửa chữa lớn TSCĐ là những công việc sửa chữa chủ yếu không phải chỉ nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt bình thường mà còn để kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ dài hơn thời gian ước tính ban đầu. Vì vậy chi phí sửa chữa lớn sau khi hoàn thành sẽ được ghi giảm số khấu hao lũy kế trên tài khoản khấu hao tích lũy của tài sản được sửa chữa. Với quan điểm đó nguyên giá TSCĐ được sửa chữa không tăng nhưng giá trị tài sản cần khấu hao trong thời gian còn lại sẽ tăng một lượng đúng bằng giá thành công tác sửa chữa lớn, phù hợp với thời gian sử dụng của tài sản được kéo dài thêm. Theo đó trong trường hợp này kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK Hao mòn lũy kế Có TK Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 2. Kiến nghị để hoàn thiện kế toán sửa chữa TSCĐ Xuất phát từ thực trạng những hạn chế, bất cập trong chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ hiện hành và học hỏi kinh nghiệm của kế toán Mỹ, sau đây là một số kiến nghị sau để hoàn thiện hơn chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ: - Cần thống nhất tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ giữa chuẩn mực và thông tư hướng dẫn. Để ghi nhận một tài sản là TSCĐ thì ngoài ba điều kiện về giá trị, có thể mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp và có thể xác định giá phí một cách đáng tin cậy thì chế độ nên quy định thời gian hữư dụng là trên một năm. Điều này sẽ giúp kế toán xác định và ghi nhận TSCĐ đúng đắn hơn. Vì chỉ khi đó thì khi các nghiệp vụ sửa chữa tài sản phát sinh đối với những tài sản đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ mới đủ điều kiện để hạch toán theo chế độ kế toán sửa chữa TSCĐ. Nó sẽ tạo điều kiền cho kế toán doanh nghiệp có thể xử lý dễ dàng đối với các khoản chi phí sửa chữa theo đúng chế độ. - Bộ Tài Chính cần cho phép các doanh nghiệp chủ động hơn nữa trong thủ tục tiến hành sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Vì nếu theo như hiện nay chỉ khi nào được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì doanh nghiệp mới được tiến hành nghiệp vụ sửa chữa và chỉ khi đó mới đử căn cứ và thủ tục để ghi nhận, hạch toán các khoản chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh hay ghi tăng nguyên giá của tài sản. Điều này sẽ gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp vì nếu đợi ý kiến của cấp trên thì sẽ rất mất thời gian nhất là khi nền hành chính nước ta còn rất yếu kém, cán bộ nhũng nhiễu nhân dân. Chính vì vậy Bộ Tài Chính nên cho phép các doanh nghiệp được tự chủ trong việc sửa chữa TSCĐ để kịp thời phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nào tiến hành sửa chữa xong doanh nghiệp sẽ báo cáo lên cấp trên để được phê duyệt các khoản chi phí hợp lý được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hay ghi tăng nguyên giá. Nếu làm như thế sẽ tạo điều kiện hơn cho doanh nghiệp trong công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định, không làm gián đoạn sản xuất của doanh nghiệp mà vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý của cấp có thẩm quyền. - Bộ Tài Chính cũng cần xây dựng những quy định về hạch toán các nghiệp vụ nâng cấp, cải tạo TSCĐ vô hình cho phù hợp với tình hình thực tế và xu hướng phát triển của nền kinh tế. Các khoản chi phí sử dụng để nâng cấp, cải tiến TSCĐ vô hình cũng cần được tập hợp và ghi tăng nguyên giá của TSCĐ vô hình như đối với TSCĐ hữu hình. Theo đó trong trường hợp nâng cấp TSCĐ vô hình kế toán hạch toán như sau: + Tập hợp các khoản chi phí dùng để nâng cấp tài sản: Nợ TK 241 Có TK 111, 112, 152, 334, 331… + Khi công tác sửa chữa lớn hoàn thành kế toán sẽ ghi tăng nguyên giá của TSCĐ vô hình được nâng cấp: Nợ TK 213 Có TK 241 + Đồng thời kết chuyển nguồn: Nợ TK 414, 441 Có TK 411 - Đối với trường hợp sửa chữa TSCĐ mà làm tăng thời gian hữu dụng của tài sản nếu hạch toán như theo chế độ hiện hành thì toàn bộ chi phí sửa chữa sẽ được ghi nhận làm tăng nguyên giá của TSCĐ được sửa chữa. Điều này là hoàn toàn mâu thuẫn với nguyên tắc gía phí, vì sau khi sửa chữa chỉ khôi phục lại năng lực hoạt động của tài sản mà không làm tăng năng suất sử dụng tài sản cũng như không tăng thêm tính năng, tác dụng cho tài sản. Vì vậy theo cá nhân em trong trường hợp này nên học hỏi kinh nghiệm của kế toán Mỹ là chi phí sửa chữa lớn để kéo dài tuổi thọ của TSCĐ sẽ được hạch toán làm giảm hao mòn của tài sản đó. Theo đó căn cứ vào giá thành công tác sửa chữa lớn TSCĐ đã hoàn thành, kế toán ghi giảm số khấu hao lũy kế của TSCĐ được sửa chữa: Nợ TK 214 Có TK 241( 2413): Gía thành công tác sửa chữa lớn TSCĐ Như vậy sau khi sửa chữa lớn hoàn thành, giá trị cần khấu hao của tài sản sẽ được xác định lại làm tăng một khoản đúng bằng giá thành công tác sửa chữa lớn TSCĐ. Trong điều kiện tỉ lệ khấu hao không thay đổi thì điều này sẽ đồng nghĩa với việc kéo dài thời gian sử dụng của tài sản đó. Khi đó giá trị khấu hao của TSCĐ được xác định như sau: Giá trị cần khấu hao của TSCĐ sau sửa chữa lớn = Giá trị còn lại của TSCĐ sửa chữa + Giá thành công tác sửa chữa lớn Trong trường hợp đặc biệt khi chi phí sửa chữa lớn dự tính lớn hơn số khấu hao lũy kế, doanh nghiệp phải có sự tính toán lựa chọn ngay khi lập dự toán chi phí. Doanh nghiệp cần phải xác định chi phí bỏ ra có phù hợp với lợi ích dự tính thu được từ tài sản sau khi sửa chữa hoàn thành hay không để từ đó quyết định phương án đầu tư mới thay thế hoặc sửa chữa. Nếu doanh nghiệp quyết định sửa chữa thì sau khi công tác sửa chữa lớn hoàn thành kế toán chi ghi nhận chi phí ._.