Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Hàng Không

của tài sản doanh nghiệp. Hơn nữa, chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được tài sản, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp kế toán với vai trò là công cụ quản lý đắc lực giúp các nhà quản lý kinh tế quản lý được toàn bộ hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là vấn đề tài chính. Do đó, quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chủ động quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt kết quả kinh tế cao nhất với chi phí ít nhất. Nằm trong hệ thống các doanh nghiệp sản xuất hiện nay của nền kinh tế nước ta Công ty cổ phần In Hàng Không không thể không mang những đặc trưng chung của các doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp lại là một đơn vị sản xuất kinh doanh, hạch toán độc lập. Công ty cổ phần In Hàng Không cũng như các doanh nghiệp khác phải làm như thế nào để có thể tồn tại và phát triển hơn nữa trong nền kinh tế thị trường. Công tác quản lý nguyên vật liệu là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết tổ chức thu mua, dự trữ và cung ứng kịp thời trong quá trình sản xuất, tạo sự ổn định liên tục trong sản xuất, giúp doanh nghiệp ngày càng đứng vững và phát triển. Hơn nữa, quản lý nguyên vật liệu là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Hàng Không” để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong chuyên đề tốt nghiệp có kết cấu 3 phần như  sau: Chương I: Một số vấn lý luận về kế toán NVL Chương II: Thực trạng kế toán NVL tại công ty cổ phần In Hàng Không . Chương III: Một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán NVL tại công ty cổ phần In Hàng Không. Với thời gian và khả năng còn hạn chế nên bản đề tài của em sẽ không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần In Hàng Không. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thị Hoà và các thầy cô giáo bộ môn kế toán, các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của công ty cổ phần In Hàng Không đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Chương I: Một số vấn đề lý luận về kế toán nguyên vật liệu 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu (NVL) 1.1.Khái niệm, đặc điểm, vai trò và nghĩa của NVL 1.1.1. Khái niệm NVL. Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp cả ba yếu tố cơ bản: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động để tạo ra của cải vật chất đáp ứng nhu cầu xã hội. NVL là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản xuất sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của NVL. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là một bộ phận của tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, có những đặc điểm sau: Về mặt hình thái: Khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL không còn giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất NVL chuyển dịch hết giá trị của chúng vào chi phí sản xuất - kinh doanh trong kỳ. 1.1.3 Vai trò của NVL. Từ những đặc điểm trên cho thấy, vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý NVL góp phần hạ giá thành sản phẩm để giúp cho các doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. 1.1.4. ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL nêu trên ta thấy công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ sản xuất, sản xuất đủ số lượng sản phẩm yêu cầu. NVL đạt tiêu chuẩn chất lượng, được bảo quản cẩn thận, cung cấp đúng chủng loại sẽ đảm bảo cho chất lượng sản xuất được tốt. Chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp giá thành và chi phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng. Việc sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích, dự trữ hợp lý, bảo quản tránh mất mát sẽ góp phần làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu quản lý NVL là phải quản lý tốt các khâu sau: - Khâu thu mua. - Khâu bảo quản. - Khâu sử dụng. - Khâu dự trữ. Việc quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý tài sản lưu động ở doanh nghiệp. 1.2. Nhiệm vụ tổ chức quản lý và hạch toán NVL. Để quản lý và điều hành một doanh nghiệp đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì chủ doanh nghiệp cần phải biết kết hợp sử dụng các công cụ quản lý. Trong các công cụ đó kế toán là một công cụ đắc lực cho các quản lý kinh tế. Như vậy, để quản lý tốt NVL trong các doanh nghiệp thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL. Công tác kế toán NVL sẽ giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp quyết định đúng đắn ngay từ khâu mua NVL (lựa chọn nguồn mua, giá mua, chi phí vận chuyển) đến việc bảo quản dự trữ và sử dụng NVL như thế nào cho phù hợp và tiết kiệm. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán NVL trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của NVL cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật tư nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá. - Tổ chức kế toán phù hợp với các phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 2.1. Phân loại nguyên vật liệu. 2.1.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu chính. - Vật liệu phụ. - Nhiên liệu. - Phụ tùng thay thế. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác. 2.1.2. Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia thành hai nguồn NVL nhập từ bên ngoài và NVL tự có. 2.1.3. Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL có thể chia NVL thành: NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. 2.2.1. Nguyên tắc đánh giá NVL. Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo nguyên tắc quy định. Khi đánh giá NVL phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc : (theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho) - Nguyên tắc thận trọng: NVL được dánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tác thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. - Sự hình thành trị giá NVL vốn thực tế của NVL được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. * Xác định trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. + Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các phúc lợi, các dự án thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). + Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biến. + Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. + Nhập NVL do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng (+) các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận NVL. + Nhập NVL do được cấp: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng (+) các chi phí khác phát sinh. + Nhập NVL do được biếu tặng tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng (+) chi phí khác phát sinh. * Xác định giá vốn thực tế NVL xuất kho. NVL được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất NVL tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp sau để xác định giá vốn thực tế của NVL xuất kho: Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán: - Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Phương pháp áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhận diện được từng lô hàng. - Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL thực tế xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân di động. Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế NVL hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Các phương pháp khác: Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của NVL theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ : Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế NVL được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ . Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL thực tế xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ + Tính theo giá hạch toán: Giá hạch toán của NVL do doanh nghiệp tự quy định (Có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị NVL nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo hệ số giá. Hệ số giá (H) Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá hach toán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL nhập trong kỳ + = Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho được tính: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x Hệ số giá (H) 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết NVL là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ NVL về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL phù hợp để góp phần tăng cường quản lý NVL. 3.1. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TCQĐ/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT) - Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT - 2LN - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT - 2LN - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH). Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) 3.2 . Các phương pháp hạch toán chi tiết. 3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song. * Nội dung phương pháp: + ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành số ghi chép, số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. + ở phòng kế toán: - Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn, sau đó đối chiếu: - Đối chiếu sổ kế toán với thẻ kho của thủ kho. - Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. - Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế . Kế toán Trình tự sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng : Ghi cuối tháng * Ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư; việc nhập, xuất diễn ra không thường xuyên. Đặc biệt, trong diều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư diễn ra thường xuyên. Do đó, phương pháp này được áp dụng ngày càng rộng rãi. 3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung phương pháp. + ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. + ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi vào một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”. Cuối tháng tổng hợp số liệu các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào “sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng : Ghi cuối tháng * Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phiếu xuất kho chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phơng pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 3.2.3. Phương pháp ghi sổ số dư: * Nội dung phương pháp: + Thủ kho vẫn sử dụng “ Thẻ kho” để ghi chép như 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ NVL cột số lượng. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Cuối mỗi tháng “sổ số dư” sẽ được chuyển cho thủ kho để ghi chép. + Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận Chứng từ . Cuối tháng, căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm NVL để ghi vào “Bảng kê nhập-xuất-tồn”. Đồng thời sau khi nhận được “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm NVL tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột dư bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập-xuất-tồn”. Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập-xuất-tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ số dư: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu cuối tháng : Ghi cuối tháng * Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng: - Ưu điểm : + Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo số tiền và ghi theo nhóm NVL. + Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa kế toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho trên thủ kho. + Công việc được dàn đều trong tháng. - Nhược điểm: + Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ NVL nên để có thể có thông tin về tình hình nhập, xuất , tồn của NVL thì căn cứ vào số liêụ thẻ kho; + Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp. - Điều kiện áp dụng: + Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, việc nhập, xuất diễn ra thường xuyên. + Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu. 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thờng xuyên. 4.1.1. Đặc điểm phương pháp kê khai thờng xuyên: - Phương pháp kê khai thờng xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất kho và tồn kho NVL trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho đợc căn cứ vào chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp theo chuẩn mực kế toán đã trình bày. Trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu. - Bên Nợ ghi: + Trị giá vốn thực tế thực tế NVL nhập trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng gía NVL khi đánh giá lại. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. - Bên Có ghi: + Trị giá vốn thực tế thực tế NVL xuất trong kỳ. + Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua. + Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. + Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê. - Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. TK152 có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm: - Tài khoản 1521- NVL chính - Tài khoản 1522- Vật liệu phụ - Tài khoản 1523- Nhiên liệu - Tài khoản 1524- Phụ tùng thay thế. - Tài khoản 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản. - Tài khoản 1528- Vật liệu khác. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3,cấp 4...tới từng nhóm, thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp . 4.1.2. Phương pháp kế toán nhập NVL: NVL trong các doanh nghiệp được nhập từ rất nhiều nguồn khác nhau: - Do mua ngoài. - Do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến. - Do nhận góp vốn liên doanh. - Do được quyên tặng. Tuỳ vào từng nguồn nhập kế toán hạch toán như sau: * Nhập NVL do mua ngoài: Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về Trường hợp này, kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK152- Nguyên liệu vật liệu Có TK liên quan (111,112,141,331,...) - Nếu NVL mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào (phải có hoá đơn GTGT) phần thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133(1331)-Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có TK liên quan (111,112,141,331,...) - Nếu NVL mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì trị giá NVL nhập kho theo tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn. Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn. Trường hợp này, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận và lập phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán chưa ghi ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. - Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ bình thường giống trường hợp 1. - Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính. Nợ TK152- Nguyên liệu vật liệu Có TK liên quan (331,...) Sang tháng sau khi hoá đơn về tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng cách: + Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước đồng thời căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi bình thường như trường hợp 1. + Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính. - Nếu giá thực tế > giá tạm tính thì ghi bình thường - Nếu giá thực tế < giá tạm tính thì ghi số âm. Trường hợp 3: Hàng đang đi đường. Khi nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “Hàng đang đi đường”. - Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi sổ bình thường giống trường hợp 1. - Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng trị giá Hàng đang đi đường. Nợ TK151- Hàng đang đi đường Nợ TK 133(1331)-Thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế GTGT được khấu trừ) Có TK liên quan (111,112,331,...) Sang tháng sau khi hàng về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi: Nợ TK152- Nguyên liệu vật liệu Có TK151- Hàng đang đi đường Trường hợp 4: Nhập khẩu NVL NVL nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách Nhà nước do hàng nhập khẩu và thuế GTGT của NVL nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến NVL nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK152- Nguyên liệu vật liệu Có TK331- Phải trả cho người bán Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp ngân sách(3333) Trường hợp 5: Phản ánh các chi phí thu mua Trong quá trình thu mua NVL phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ tiền kho bãi ,..; các chi phí này bộ phận cấu thành nên trị giá vốn thực tế của NVL mua ngoài. Căn cứ vào các chứng từ phản ánh chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 133 -Thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế được khấu trừ) Có TK liên quan (111,112,331,...) - Nếu NVL mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào (phải có hoá đơn GTGT) phần thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 133(1331)-Thuế GTGTđợc khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có TK liên quan (111,112,141,331,...) Trường hợp 6: Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá khi NVL được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, khoản giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 331: (nếu chưa thanh toán) Nợ 111(112): (nếu đã thanh toán) Có TK 152: (khoản chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua..) Có TK 515: (Khoản chiết khấu thanh toán) Có TK 133: (Giảm thuế GTGT được khấu trừ) * Nhập NVL do tự sản xuất thuê ngoài gia công, chế biến. Căn cứ vào vốn thực tế thực tế nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. * Nhập NVL do nhận vốn góp liên doanh. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi theo giá đã được hội đồng liên doanh xác định: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK 411-Nguồn vốn kinh doanh. * Nhập NVL do được biếu tặng. Căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK 711-Thu nhập khác * Nhập NVL đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho. Căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán: Nợ TK 152- Nguyên liệu vật liệu Có TK 621-Chi phí NVL trực tiếp. Có TK 627-Chi phí sản xuất chung Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. 4.1.3. Phương pháp kế toán xuất NVL Khi xuất NVL phục vụ trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, dịch vụ, xây dựng cơ bản hoặc dùng cho công tác quản lý; căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng đối tượng sử dụng để ghi: Nợ TK 621- Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 - Nguyên liệu vật liệu - Khi xuất NVL gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 157- Hàng gửi đi bán Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK152- Nguyên liệu vật liệu - Xuất kho NVL góp vốn liên doanh với đơn vị khác. Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá. Phần chênh lệch giữa trị giá vốn thực tế thực tế xuất kho (ghi trên sổ kế toán) với trị giá vốn góp đã đánh giá được phản ánh trên tài khoản 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán ghi: Nợ TK 128- Đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 128- Vốn góp liên doanh Nợ TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK152- Nguyên liệu vật liệu Hoặc Có TK 412- Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Xuất kho NVL cho vay tạm thời, căn cứ vào trị giá vốn thực tế thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 138(1388)- (Cho cá nhân, tập thể vay tạm) Nợ TK 136(1368)- (Cho vay nội bộ) Có TK152- Nguyên liệu vật liệu 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 4.2.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ: - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất kho và tồn kho NVL trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - Trị giá vốn thực tế của NVL nhập, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “Mua hàng” Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ tính theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ Sau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế thực tế hàng xuất kho. Tài khoản sử dụng vẫn là TK 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất NVL trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ, đầu kỳ. Kết cấu tài khoản này như sau: Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu. - Bên Nợ ghi: Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ - Bên Có ghi: Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ Số dư Nợ: Trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611 - Mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tăng, giảm trong kỳ. Kết cấu tài khoản này như sau: ._.