Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khoản mục hàng tồn kho

Bộ tài chính giao thêm chức năng hoạt động kiểm toán để đáp ứng cho nhu cầu về dịch vụ kiểm toán ngày càng gia tăng của nền kinh tế và Công ty ASC đã đổi tên thành Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính kế toán và Kiểm toán AASC. Do hoạt động có hiệu quả, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh của AASC đã nhanh chóng tạo được chỗ đứng vững chắc trong ngành kiểm toán và tư vấn còn non trẻ của Việt Nam. Đến ngày 13/02/1995, chi nhánh này được Bộ tài chính cho phép chuyển thành doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 108TC/TCCB ngày 13/02/1995 với tên gọi “Công ty kiểm toán và Tư vấn Tài chính kế toán Sài Gòn” (gọi tắt là AFC – SÀI GÒN ). Năm 2004 đã đánh dấu một sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển : Công ty đã tiến hành cổ phần hoá và đăng ký kinh doanh với tên gọi mới “ Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn Tài chính kế toán (gọi tắt là AFC ).Việc cổ phần hoá và đăng ký kinh doanh thành công dưới tên gọi “ Công ty Cổ phần Kiểm toán AFC” đã thể hiện sự quyết tâm và kiên trì nhằm vào mục tiêu hoạt động ngày càng hiệu quả, tạo được sự tín nhiệm của đông đảo khách hàng qua nhiều dịch vụ : kiểm toán, kế toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế - cổ phần hoá - đầu tư, đào tạo huấn luyện, tin học ….. II. CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG . Chức năng : Công ty Cổ phần Kiểm toán và Tư vấn Tài chính Kế toán có chức năng hoạt động kiểm toán và tư vấn trong lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế. Lĩnh vực hoạt động : AFC cung cấp các dịch vụ chuyên ngành như sau : 2.1 Dịch vụ kiểm toán : Đây là dịch vụ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ trọng 78% tổng doanh thu.Các dịch vụ kiểm toán đặc biệt của AFC: Ÿ Kiểm toán dự án, báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Ÿ Kiểm toán dự án, báo cáo quyết toán kinh phí từ các nguồn tài trợ trong và ngoài nước . Ÿ Kiểm toán tỷ lệ nội địa hoá đã được hưởng chính sách ưu đãi về thuế nhập khẩu. Ÿ Soát xét báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán quốc tế, bao gồm cả việc hợp nhất báo cáo tài chính. 2.2 Dịch vụ xác định giá trị doanh nghiệp. AFC là một trong những công ty được Bộ tài chính cho phép cung cấp dịch vụ xác định giá trị doanh nghiệp. Áp dụng các phương pháp xác định giá được phép áp dụng và cách tiếp cận chuyên nghiệp. AFC đã thực hiện nhiều dịch vụ xác định giá trị doanh nghiệp cho nhiều công ty, Tổng công ty Nhà nước … thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm phục vụ và hỗ trợ khách hàng trong tiến trình cổ phần hoá. 2.3 Dịch vụ đào tạo - Huấn luyện. Ÿ Công ty cung cấp các bản tin cập nhật hoá chuyên ngành. Công ty thường xuyên và liên tục mở các lớp huấn luyên ngắn hạn sau: Bồi dưỡng kế toán trưởng theo chương trình Bộ Tài Chính. Bồi dưỡng kiểm toán viên để dự kỳ thi kiểm toán viên cấp Nhà nước. Nguyên lý kế toán, kế toán giá thành và kế toán nâng cao thuộc hệ thống kiểm toán Mỹ. Tài chính, kế toán, thuế. Ngoài các lớp huấn luyện thường xuyên nói trên, công ty cũng mở các lớp huấn luyện đặc biệt đáp ứng nhu cầu tuân thủ các chính sách kế toán, tài chính, thuế mới ban hành. 2.4 Dịch vụ tư vấn thuế. Các chuyên viên thuế của công ty, cung cấp các dịch vụ sau : Ÿ Lập kế hoạch thuế, tư vấn, tham vấn về các vấn đề có liên quan đến các loại thuế thu nhập (doanh nghiệp, cá nhân ), các chính sách ưu đãi về thuế, các loại phí và lệ phí, các loại thuế gián thu. Ÿ Hỗ trợ trong việc tuân thủ các luật thuế bao gồm cả việc lập, nộp các tờ khai thuế cho các công ty và cá nhân. Ÿ Lập hồ sơ xin được hưởng thuế suất ưu đãi. Ÿ Lập hồ sơ xin miễm giảm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. 2.5 Dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp. Ÿ Tư vấn cho nhà đầu tư, thương nhân nước ngoài lựa chọn hình thức kinh doanh phù hợp nhất tại Việt Nam. Ÿ Hỗ trợ đăng ký kinh doanh, xin giấy phép đầu tư, đăng ký nhân sự, xin cấp mã số thuế, đăng ký xuất nhập khẩu … đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tuân thủ luật pháp Việt Nam. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY : Hệ thống tổ chức của công ty : Công ty có trụ sở chính tại 138 ( lầu 2 ) Nguyễn Thị Minh Khai Q3, TP.Hồ Chí Minh. Ngoài ra, Công ty còn có hai chi nhánh đặt văn phòng tại: 68 Phan Đình Phùng, Tp. Cần Thơ và 95 Lý Nam Đế, Tp. Hà Nội. Sơ đồ tổ chức của Công ty AFC. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY AFC - SAIGON Công ty Chi nhánh Hà Nội Văn phòng chính Chi nhánh Cần Thơ 2. PGĐ 6. P.NV BP. Vi tính P. PTKD P. PTKD Sơ đồ tổ chức nhân sự ở một phòng nghiệp vụ. Các nhóm được phân không cố định và khi cần thì các Kiểm toán viên có thể hợp tác với nhau để cùng thực hiện kiểm toán cho một khách hàng. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA MỘT PHÒNG NGHIỆP VỤ Trưởng phòng Trưởng nhóm 1 Trưởng nhóm 2 Trưởng nhóm 3 Trưởng nhóm … Kiểm toán viên Kiểm toán viên Trợ lý kiểm toán viên IV. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG VÀ THÀNH QUẢ ĐẠT ĐƯỢC : Mục tiêu hoạt động của Công ty AFC : Với phương châm “ Thành công của khách hàng chính là thành công của chúng tôi”. toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty với trình độ nghiệp vụ vững vàng cộng với sự nhiệt tình trong phục vụ khách hàng luôn hướng đến mục tiêu to lớn và lâu dài của Công ty AFC “Phấn đấu trở thành Công ty dịch vụ chuyên ngành hàng đầu trên thế giới, cống hiến cho sự thành công của khách hàng trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của họ “. Cụ thể, bước qua năm 2005, dưới hình thức sở hữu mới, Công ty cổ phần kiểm toán AFC sẽ phấn đấu thực hiện chiến lược kinh doanh: Ÿ Củng cố và tập trung khai thác thế mạnh trong việc phục vụ khách hàng tại các phân khúc thị trường thích hợp nhất của công ty. Ÿ Tiếp tục áp dụng phương pháp kiểm toán tiên tiến của BDO dựa trên việc đánh giá rủi ro kiểm toán để tăng hiệu quả dịch vụ, giảm thiểu rủi ro kiểm toán. Ÿ Nâng cao chất lượng dịch vụcung cấp cho khách hàng bằng các biện pháp tăng cường kiểm soát chất lượng và quản lý theo quy trình kiểm toán. Ÿ Đổi mới công tác đào tạo huấn luyện nhân viên nghiệp vụ, bao gồm cả việc huấn luyện để thi lấy chứng chỉ kiểm toán quốc tế, cử nhân viên đi thực tập và làm việc tại văn phòng BDO ở các nước. Thành quả đạt được : Ÿ Doanh thu : Năm 2004 là năm thứ 9 liên tục, AFC giữ vững mức tăng trưởng doanh thu hàng năm bình quân là 20%.Dịch vụ kiểm toán trước mắt vẫn là dịch vụ chủ yếu tạo ra 78% doanh thu của công ty.Trong thời gian sắp tới, AFC sẽ tăng cường dịch vụ tư vấn, xác định giá trị doanh nghiệp, đào tạo và huấn luyện.Đây là các lĩnh vực dịch vụ còn nhiều tiềm năng phát triển trên thị trường. Ÿ Khách hàng : AFC đã cung cấp các dịch vụ chuyên ngành cho hàng ngàn lượt khách hàng, với hơn 600 khách hàng thường xuyên thuộc mọi thành phần kinh tế: doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân. Ngoài ra khách hàng của Công ty còn bao gồm nhiều tổ chức và chương trình tài trợ quốc tế. Chính khách hàng thường xuyên đã giới thiệu khách hàng mới cho Công ty nên lượng khách hàng của Công ty AFC ngày càng đông hơn.Sự giới thiệu khách quan đầy tính thuyết phục này thể hiện được chất lượng và phong cách phục vụ tốt của Công ty. Ÿ Nhân sự : Số lượng nhân viên nghiệp vụ của Công ty từ 35 nười trong năm 1995 nay đã vượt qua con số 150 người, trong đó gần 50% là kiểm toán viên cấp Nhà nước. Cán bộ công nhân viên nghiệp vụ 100% có trình độ đại học và trên đại học, được đào tạo từ nhiều nguồn, nhiều lĩnh vực chuyên môn.Ngoài ra, Công ty còn có một đội ngũ cộng tác viên là các chuyên viên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán, kiểm toán và tư vấn. AFC, thành viên tại Việt Nam của tập đoàn kiểm toán quốc tế BDO: Trong xu thế hội nhập và quốc tế hoá nền kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam buộc phải nỗ lực cải tiến, đổi mới để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài.Nhận thức rõ điều này, AFC đã xác định chiến lược kinh doanh của mình bằng cách gia nhập vào một tập đoàn kiểm toán quốc tế để qua đó, các nhân viên nghiệp vụ được tiếp cận với công nghệ kiểm toán hiện đại, được huấn luyện nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn quốc tế, để có thể phục vụ cho các công ty nước ngoài tại Việt Nam.Và được sự chấp thuận của Bộ tài chính, ngày 1/7/2001, AFC đã chính thức trở thành Công ty thành viên tại Việt Nam của tập đoàn kiểm toán quốc tế BDO – là tập đoàn Công ty kiểm toán quốc tế được xếp hạng thứ 6 trong các tập đoàn kiểm toán quốc tế hàng đầu trên thế giới. Với thương hiệu BDO, AFC đã có được nhiều cơ hội tham gia phục vụ các dự án do các tổ chức quốc tế tài trợ cũng như phục vụ cho các công ty nước ngoài tại Việt Nam Đây là cơ hội lớn để giúp AFC củng cố và phát triển vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Ngoài ra, AFC cũng được tập đoàn BDO đánh giá tốt về chất lượng dịch vụ qua kiểm tra các hồ sơ kiểm toán của các khách hàng thuộc nhiều ngành công nghiệp và có tính nhạy cảm khác nhau. Kết quả này đã thể hiện được chất lượng dịch vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu tại thị trường Việt Nam của AFC. AFC cũng đề ra chương trình cải tiến liên tục nhằm hoàn thiện quy trình, thủ tục, hồ sơ kiểm toán và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng quốc tế. Với việc trở thành thành viên tập đoàn kiểm toán quốc tế BDO, AFC đã có được một bước đi đúng đắn và phù hợp với quá trình hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới. Nó tạo ra nhiều thuận lợi cũng như thử thách đối với Công ty AFC và đây cũng là một sự lựa chọn táo bạo, mở ra một thời kỳ phát triển mới của AFC. I. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN : Thu thập bằng chứng kiểm toán là một bộ phận quan trọng của quy trình kiểm toán.Nếu coi báo cáo kiểm toán là sản phẩm của quy trình kiểm toán thì bằng chứng kiểm toán là cái tạo nên cốt lõi của sản phẩm đó.Chuẩm mực VSA số 500 “ Bằng chứng kiểm toán “ nhấn mạnh :” Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán” Bằng chứng là cơ sở để chứng minh cho một vấn đề nào đó.Vậy “bằng chứng kiểm toán “ là tập hợp các thông tin, tài liệu đầy đủ và đáng tin cậy được kiểm toán viên thu thập trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho kết luận của mình trên báo cáo kiểm toán. II. YÊU CẦU VỀ BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN : Kiểm toán viên phải thu thập “đầy đủ” các bằng chứng kiểm toán “thích hợp” cho mỗi loại ý kiến của mình. Sự “đầy đủ” và tính “thích hợp” luôn đi liền với nhau và được áp dụng cho các bằng chứng kiểm toán thu thập được từ các thủ tục thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.“Đầy đủ” là tiêu chuẩn thể hiện về số lượng bằng chứng kiểm toán; “thích hợp” là tiêu chuẩn thể hiện chất lượng, độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán. Thông thường, kiểm toán viên dựa trên các bằng chứng mang tính xét đoán và thuyết phục nhiều hơn là tính khẳng định chắc chắn.Bằng chứng kiểm toán thường thu được từ nhiều nguồn, nhiều dạng khác nhau để làm căn cứ cho cùng một cơ sở dẫn liệu. Đánh giá của kiểm toán viên về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán chủ yếu phụ thuộc vào: Ÿ Tính chất, nội dung và mức độ rủi ro tiềm tàng của toàn bộ báo cáo tài chính, từng số dư tài khoản hoặc nghiệp vụ.Kiểm toán viên cần xem xét các rủi ro có thể xảy ra chung quanh việc rút ra kết luận kiểm toán. Số lượng bằng chứng cần phải tăng lên ở những bộ phận, khoản mục, trường hợp có mức rủi ro cao. Ÿ Hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và sự đánh giá về rủi ro kiểm soát.Bằng chứng thu được trong điều kiện hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tốt có độ tin cậy cao hơn so với bằng chứng kiểm toán thu được trong điều kiện hệ thống này hoạt động kém hiệu quả. Kiểm toán viên thu thập bằng chứng kiểm toán từ hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ trên các phương diện: Thiết kế: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế sao cho có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sữa chữa các sai sót trọng yếu. Thực hiện: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và hoạt động hữu hiệu trong suốt thời kỳ xem xét. Ÿ Tính trọng yếu của khoản mục được kiểm tra.Kiểm toán viên luôn phải đổi diện với các quyết định cái gì trọng yếu và cái gì thì không.Đối tượng cụ thể được kiểm toán càng trọng yếu số lượng bằng chứng thu thập phải tăng lên càng nhiều. Ÿ Nguồn gốc, độ tin cậy của các tài liệu, thông tin.Độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán phụ thuộc vào nguồn gốc (ở bên trong hay bên ngoài, bằng chứng càng độc lập với đối tượng được kiểm toán thì càng có hiệu lực ); hình thức (hình ảnh, tài liệu hoặc lời nói) và từng trường hợp cụ thể. Bằng chứng có sức thuyết phục cao hơn khi có được thông tin từ nhiều nguồn và nhiều loại khác nhau cùng xác nhận.Trường hợp này kiểm toán viên có được độ tin cậy cao hơn đối với bằng chứng kiểm toán so với trường hợp thông tin có được từ những bằng chứng riêng rẽ.Ngược lại, nếu bằng chứng có từ nguồn này mâu thuẫn với bằng chứng có từ nguồn khác thì kiểm toán viên phải xác định những thủ tục kiểm tra bổ sung cần thiết để giải quyết mâu thuẫn trên. Ÿ Cân đối giữa lợi ích và chi phí: Kiểm toán viên phài xem xét khía cạnh chi phí - lợi ích khi thu thập bằng chứng.Thông thường, các hoạt động của đối tượng kiểm toán thường lôi cuốn kiểm toán viên trong việc tìm ra rất nhiều thứ để kiểm tra thêm so với yêu cầu của kế hoạch kiểm toán.Tuy nhiên khuynh hướng tìm kiếm các câu trả lời cho các câu hỏi thêm này, đôi khi làm tăng thêm chi phí cho công việc kiểm toán đã được hoạch định.Kiểm toán viên nên dành một phần công việc thu thập thông tin cho các hoạt động bên ngoài mục tiêu và phạm vi kiểm toán.Các chuẩn mực kiểm toán thường chấp nhận kiểm toán viên thu thập bằng chứng để tìm kiếm một sự đảm bảo hợp lý hơn là một sự đảm bảo tuyệt đối. III. PHƯƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO : Nội dung và đặc điểm khoản mục: Nội dung: Hàng tồn kho là tài sản lưu động thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thể được mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất để dùng vào mục đích sản xuất kinh doanh.Hàng tồn kho bao gồm các loại như nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang, thành phẩm và hàng hoá.Bên cạnh đó còn có nguyên vật liệu, hàng hoá gởi đi gia công chế biến, hàng hoá đang đi trên đường và hàng gửi đi bán. Trên báo cáo tài chính, hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động trong bảng cân đối kế toán và được trình bày theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.Giá trị này được chi tiết thành giá gốc của từng loại hàng tồn kho và tổng số dư phòng giảm giá hàng tồn kho. Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên|: Ÿ Đối với doanh nghiệp sản xuất: 111,331,… 151 152,153 621 154 155 632 622 627 157 Ÿ Đối với doanh nghiệp thương mại: 111,331,… 151 156 632 1.2. Đặc điểm và những rủi ro có thể xảy ra đối với hàng tồn kho: Ÿ Đối với hàng tồn kho, rủi ro tiềm tàng biểu hiện : Hàng tồn kho nhìn chung là khoản mục chủ yếu trên bảng cân đối tài sản và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị.Do đó, dễ dẫn đến sai sót là hư hỏng, mất mát, số lượng hàng tồn kho ghi trên sổ sách thường lớn hơn thường lớn hơn số lượng hàng tồn kho thực tế.Những sai sót trên các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả kinh doanh. Hao mòn vô hình: Hàng tồn kho có khả năng bị giảm giá trị so với giá trị sổ sách do hao mòn vô hình, hữu hình nên dễ bị rớt giá, bị hư hỏng hay lỗi thời. Điều này dễ dẫn đến gian lận là doanh nghiệp cố tình không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc phương pháp lập dự phòng không hợp lý, không xác đáng với hao mòn vô hình thực tế (giá trị trên sổ sách của hàng tồn kho đã trừ dự phòng thường lớn hơn giá trị tực tế của hàng tồn kho) để diều chỉnh giá trị hàng tồn kho và lợi nhuận. Quyền sở hữu về hàng tồn kho: Đôi khi hàng có trong kho nhưng lại không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, có thể đây là hàng ký gửi mà đơn vị nhận được của những doanh nghiệp khác, hàng tồn kho bị thiếu so với sổ sách đơn vị sẽ lấy hàng của người khác để bù vào cho đủ số lượng…. Tính đa dạng của hàng tồn kho: Có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại, công việc xác định chất lượng và định giá càng phức tạp hơn. Ví dụ như các linh kiện điện tử, các công trình xây dựng dở dang, hay các tác phẩm nghệ thuật hoặc kim khí đá quý…. Có nhiều phương pháp khác nhau để tính giá hàng tồn kho. Việc tính giá trị xuất kho và việc áp dụng nhất quán phương pháp tính giá sẽ dẫn đến những kết quả khác nhau về lợi nhuận, giá trị hàng tồn kho. Do đó, việc áp dụng các phương pháp đánh giá hàng tồn kho không phù hợp với những chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc áp dụng không nhất quán có nhiều khả năng xảy ra. Ÿ Rủi ro kiểm soát: Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị không tốt, hàng tồn kho sẽ dễ bị người bên ngoài hay nhân viên đơn vị lấy cắp. Sự quản lý kém hiệu quả thể hiện qua hàng tồn kho không phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh: việc dự trữ hàng tồn kho quá ít sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh, ngược lại, việc dự trữ quá lớn sẽ dẫn đến tăng chi phí bảo quản và ứ đọng vốn, tăng nguy cơ mất phẩm chất và lỗi thời của hàng tồn kho, khả năng này có thể xảy ra rất cao. Hàng tồn kho được đánh giá không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành, do nhân viên kế toán hiểu sai hoặc cố tình áp dụng sai để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và lợi nhuận theo chủ quan của mình. Các nghiệp vụ khoá sổ vào cuối niên độ kế toán: đơn vị thường dựa vào việc nhầm lẫn nghiệp vụ phát sinh của năm này vào năm sau và ngược lại, dẫn đến những kết quả không hợp lý về giá vốn và lợi nhuận. Việc khoá sổ không đúng ảnh hưởng rất lớn đến sự trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính, nhất là đối với các đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ không có sổ sách theo dõi chi tiết hữu hiệu cho hàng tồn kho. Để khắc phục những sai sót và gian lận trên, cần tăng cường những thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho. Ÿ Rủi ro phát hiện: Khả năng xảy ra sai sót trọng yếu trong khoản mục hàng tồn kho của báo cáo tài chính mà các thủ tục kiểm toán của kiểm toán viên không phát hiện được. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho : 2.1 Mục tiêu kiểm toán đối với hàng tồn kho : Mục tiêu của kiểm toán viên khi kiểm toán khoản mục hàng tồn kho là nhằm: Ÿ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho. Ÿ Xác định tính hiện hữu, trọn vẹn của hàng tồn kho, quyền và nghĩa vụ cũng như khẳng định tính chính xác, đúng đắn và đảm bảo sự trình bày, khai báo về hàng tồn kho là hợp lý. CƠ SỞ DẪN LIỆU MỤC TIÊU ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ MỤC TIÊU ĐỐI VỚI SỐ DƯ Sự hiện hữu hoặc phát sinh Ÿ Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng hoá được mua trong kỳ. Ÿ Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng tồn kho được chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc từ loại này sang loại khác. Ÿ Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá đã ghi sổ thể hiện số hàng tồn kho xuất bán trong kỳ. Hàng tồn kho được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại. Sự đầy đủ Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều được phản ánh trên sổ sách và các báo cáo kế toán. Số dư hàng tồn kho bao gồm tất cả các loại hàng tồn kho hiện có tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Quyền và nghĩa vụ Doanh nghiệp có quyền đối với số hàng tồn kho đã ghi sổ. Doanh nghiệp có quyền với số dư hàng tồn kho tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán. Đo lường và đánh giá Chi phí nguyên vật liệu và hàng hoá thu mua, giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang, phải được xác định chính xác và phù hợp với chế độ kế toán và nguyên tắc chung được thừa nhận. Số dư hàng tồn kho phải phản ánh theo giá gốc hoặc giá trị thuần có thể thực hiện được Ghi chép chính xác Số liệu chi tiết hàng tồn kho được tính toán chính xác và thống nhất giữa sổ cái với sổ chi tiết. Số dư tài khoản hàng tồn kho phải khớp đúng giữa sổ cái và sổ chi tiết. Trình bày, công bố Các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho phải được xác định và phân loại đúng đắn trên báo cáo tài chính. Số dư được trình bày theo từng loại trên bảng cân đối kế toán. 2.2 Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho: Mỗi thủ tục kiểm toán sẽ giúp cho kiểm toán viên thu thập các bằng chứng kiểm toán khác nhau và với độ tin cậy khác nhau. Do đó, trong nhiều trường hợp kiểm toán viên cần phải phối hợp sử dụng nhiều thủ tục để đạt được các mục tiêu kiểm toán.Việc áp dụng thủ tục nào sẽ dựa vào sự xét đoán nghề nghiệp của bản thân kiểm toán viên cũng như dựa trên sự cân đối giữa chi phí và lợi ích. Trong trường hợp, khi có nghi ngờ liên quan đến cơ sở dẫn liệu có thể ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải thu thập thêm bằng chứng kiểm toán để loại trừ sự nghi ngờ đó.Mỗi bằng chứng có một mức độ thuyết phục khác nhau. Do vậy, các bằng chứng riêng lẻ có thể có hạn chế.Điều quan trọng là làm thế nào các bằng chứng có thể kết hợp lại để chứng minh cho tính hợp lý của khoản mục trên báo cáo kiểm toán. 2.2.1 Điều tra, quan sát. Thủ tục quan sát, điều tra được kiểm toán viên áp dụng khi tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, kiểm toán viên có thể đi thị sát đơn vị được kiểm toán để có những hiểu biết ban đầu về qui mô của đơn vị, đánh giá mức trọng yếu khoản mục hàng tồn kho dựa trên tỷ số của hàng tồn kho trên tổng tài sản khi xem xét báo cáo tài chính, công tác bảo quản hàng hoá, cách bố trí, sắp xếp hàng hoá, việc phân chia trách nhiệm…. Ưu điểm của kỹ thuật này giúp kiểm toán viên thu thập được những bằng chứng chưa có nhằm củng cố cho luận cứ của kiểm toán viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bản thân bằng chứng thu thập từ kỹ thuật quan sát chưa thể hiện tính đầy đủ do kỹ thật này chỉ cung cấp bằng chứng mang tính thời điểm, không chắc chắn là sẽ được áp dụng trong cả thời kỳ nên cần đi kèm với những kỹ thuật khác. 2.2.2 Phỏng vấn. Bằng chứng do phỏng vấn là những bằng chứng thu được qua quá trình thảo luận với các nhân viên của đối tượng kiểm toán.Kiểm toán viên có thể yêu cầu đơn vị cử người có thẩm quyền để trình bày về tình hình kinh doanh của đơn vị, về hệ thống kiểm soát nội bộ, chính sách kinh doanh, cơ cấu tổ chức… Trong quá trình thảo luận, kiểm toán viên có thể trực tiếp trao đổi với những cán bộ chủ chốt tại các bộ phận. Ví dụ như phỏng vấn trưởng phòng kỹ thuật về quy trình công nghệ, hỏi phòng vật tư về khối lượng kho hàng, tình hình bảo quản vật tư,hàng hoá… Kiểm toán viên có thể phỏng vấn thủ kho về thủ tục nhập xuất kho, hỏi kế toán kho về công tác ghi chép sổ sách kế toán hàng tồn kho… Qua những cuộc tiếp xúc đó, ngoài việc tìm hiểu về phương diện chuyên môn, kiểm toán viên cũng sơ bộ đánh giá về năng lực, phẩm chất các nhân viên khách hàng và tính nhạy cảm với sự tham ô cũng như động cơ của khách hàng. Để phỏng vấn thành công, người thực hiện phải có kỹ thuật phỏng vấn (biết cách đặt câu hỏi, có khả năng giải thích vấn đề ) , phải cẩn thận không làm sai lệch các câu trả lời. Các bằng chứng thu được phải ghi chép và kiểm chứng với các bằng chứng khác. Tuy nhiên, nhược điểm của kỹ thuật này là độ tin cậy của bằng chứng không cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người trong đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan, chất lượng của bằng chứng cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được hỏi. 2.2.3 . Kiểm tra. Kiểm tra là việc soát xét chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu có liên quan sẵn có trong đơn vị.Việc kiểm tra nói trên cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao hay thấp tùy thuộc vào nội dung, nguồn gốc của các bằng chứng và tùy thuộc vào hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình xử lý đó. 2.2.3.1 Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, quy định về quản lý hàng tồn kho. Ÿ Thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng.Kiểm tra các đơn đặt hàng theo trình tự sau: Kiểm tra số thứ tự và tính liên tục của các đơn đặt hàng trong kỳ. Chọn mẫu một số đơn đặt hàng. Kiểm tra sự xét duyệt trên đơn đặt hàng. Theo dõi quá trình mua hàng từ đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hoá dơn người bán, các chứng từ thanh toán có phù hợp với chính sách và thủ tục quy định của đơn vị không. Kiểm tra việc ghi chép các nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán liên quan. Thử nghiệm đối với nghiệp vụ xuất hàng cho sản xuất: Kiểm tra các phiếu xuất vật tư trong kỳ tương tự như trên, bao gồm kiểm tra số thứ tự và tính liên tục, chọn mẩu, kiểm tra sự xét duyệt, theo dõi quá trình thực hiện nghiệp vụ… Có phù hợp với quy định không và sau cùng kiểm tra việc ghi chép vào sồ sách kế toán liên quan. Kiểm tra hệ thống sổ chi tiết hàng tồn kho: Kiểm tra việc thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ cái. Chọn mẫu một số sổ chi tiết và kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ ghi chép trên sổ sách. 2.2.3.2. Kiểm tra việc phản ánh đầy đủ hàng tồn kho trên báo cáo. Kiểm toán viên kiểm tra việc khoá sổ đối với hàng tồn kho, nhằm phát hiện những trường hợp khóa sổ không đúng làm cho hàng tồn kho bị sai sót. Ví dụ: Hàng mua đang đi trên đường không được ghi nhận. Hàng mua cho năm sau nhưng lại ghi vào sổ sách năm hiện hàng hay ngược lại Khi xuất hóa đơn không phản ảnh đồng thời hai bút toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán Hóa đơn lập cho năm sau hoặc hóa đơn lặp cho năm hiện hành nhưng năm sau mới chuyển hàng, các hóa đơn này có thể bị bỏ sót do không ghi ngày tháng. Thủ tục này đặc biệt quan trọng trong những đơn vị áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.Thường kiểm toán viên sẽ kiểm kê những khoản nhập xuất cuối cùng của hàng tồn kho trước khi kiểm kê để bảo đảm không có sự sai sót về niên độ. 2.2.3.3. Kiểm tra việc lập dự phòng hàng tồn kho. Theo VSA 540 “Kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về các ước tính kế toán trong báo cáo tài chính”.Ước tính kế toán này được lập dựa trên sự xét đoán và trong điều kiện không có sự chắc chắn về kết quả của các sự kiện đã phát sinh hoặc có thể sẽ phát sinh.Vì vậy, mức độ rủi ro, sai sót của báo cáo tài chính thường là rất cao, khi có ước tính kế toán. Ví dụ: Ước tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tiến hành phân tích dữ liệu hiện tại và dự tính bán hàng trong tương lai. Các ước tính kế toán thường liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp đối với Nhà nước nên dễ bị xử lý chủ quan theo hướng có lợi cho doanh nghiệp. Các bằng chứng để chứng minh cho các ước tính kế toán thường là khó thu thập hơn và tính thuyết phục thấp hơn các bằng chứng chứng minh cho các chỉ tiêu khác trong báo cáo tài chính. Phương pháp kiểm tra ước tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho: a. Xem xét và kiểm tra quá trình lập các ước tính kế toán của đơn vị: Ÿ Kiểm tra tài liệu và xem xét các giả định : Kiểm toán viên cần phải thu thập bằng chứng từ bên ngoài đơn vị, ví dụ như khi kiểm tra chỉ tiêu dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nếu đơn vị chỉ tính chỉ tiêu này bằng cách tham khảo mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai thì ngoài việc kiểm tra các dữ liệu trong đơn vị (như mức tiêu thụ trước đây, đơn đặt hàng đã ký, chiều hướng đã tiếp thị,..), kiểm toán viên còn phải thu thập các bằng chứng từ kế hoạch tiêu thụ của ngành, phân tích về thị trường. Tương tự, kiểm toán viên xem xét những ảnh hưởng do các vụ kiện tụng, khiếu nại, thu thập bằng chứng bằng cách lên hệ trực tiếp với các luật sư của đơn vị. Ÿ Kiểm toán viên phải đánh giá tính thích hợp của các giả định mà đơn vị sử dụng để lập các ước tính kế toán: có hợp lý so với kết quả của các kỳ kế toán trước hay không, có nhất quán với các giả định đã được sử dụng để lập các ước tính kế toán hay không. Trong một số trường hợp, các giả định được căn cứ vào số liệu thống kê của ngành hay của nhà nước, ví dụ: tỷ lệ lạm phát, lãi suất, tốc độ tăng trưởng… Ÿ Kiểm tra các tính toán liên quan đến các ước tính kế toán: Kiểm toán viên phải kiểm tra phương pháp tính toán mà đơn vị đã sử dụng để lập ước tính kế toán liên quan. Nội dung, lịch trình và phạm vi các thử nghiệm của kiểm toán tùy thuộc vào độ phức tạp của việc tính toán ước tính kế toán, sự đánh giá của kiểm toán viên về các thủ tục và phương pháp mà đơn vị sử dụng để lập ước tính và tính trọng yếu của các ước tính kế toán.  b. Kiểm toán viên lập một ước tính độc lập. Kiểm toán viên có thể tự lập hoặc thu thập một ước tính kế toán độc lập và so sánh kết quả ước tính độc lập đó với ước tính do đơn vị lập.Khi sử dụng kết quả ước tính độc lập, kiểm toán viên phải đánh giá các dữ liệu, xem xét các giả định và kiểm tra các thủ tục tính toán được sử dụng trong quá trình lập ước tính.Kiểm toán viên cũng có thể so sánh các ước tính với kết quả thực tế của các kỳ kế toán trước đó. c. Đánh giá kết quả của thủ tục kiểm toán. Do tính không chắc chắn vốn có trong các ước tính kế toán nên việc đánh giá các chênh lệch, khác biệt khi kiểm toán các ước tính kế toán là khó hơn so với khi thực hiện kiểm toán những chỉ tiêu khác. Để giải quyết chênh lệch giữa giá trị ước tính của kiểm toán viên với giá trị ước tính của đơn vị, kiểm toán viên cân nhắc xem sự chênh lệch này có cần điều chỉnh hay không? Nếu chênh lệch là hợp lý hoặc không trọng yếu thì không cần phải điều chỉnh, bằng ngược lại, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại các ước tính kế toán có liên quan.Nếu đơn vị từ chối điều chỉnh thì chênh lệch đó được coi là một sai sót và sẽ được xem xét cùng với các sai sót khác để đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng đến báo cáo tài chính . 2.2.3.4. Kiểm tra việc trình bày và khai báo hàng tồn kho - Kiểm tra việc phân loại đúng đắn hàng tồn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa..) - Kiểm tra việc khai báo các thông tin bổ sung liên quan đến hàng tồn kho trên bản thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2.4 Tính toán lại: Là bằng chứng thu được bằng cách tính toán lại nhằm kiểm tra tính chính xác của các số liệu.Hiệu lực của loại bằng chứng này phụ thuộc vào các thông tin được sử dụng để tính toán. Ví dụ, kiểm toán viên xem xét tính chính xác (bằng cách tính lại ) các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, số liệu hàng tồn kho ( giá trị tồn cuối kỳ của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm…), giá thành, khoản dự phòng giảm giá, số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái. Đối với kiểm tra tính chính._.