Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh Truyền hình Hà Nội - DVTT-TH

ười dùng quen làm việc trên môi trường WINDOWS và rất nhanh chóng thích ứng với các chương trình được viết trên môi trờng FOR WIN. Khác với những phần mềm trước MICROSOFT ACCESS là một phần mềm tương đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nước ta. Nó đã khắc phục được hầu hết các nhược điểm mà các chương trình thường mắc phải, cộng với môi trường làm việc FOR WINDOWS. Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản trị. Nhưng cũng ngược lại để sử dụng được triệt để các tính năng của chương trình MICROSOFT ACCESS đòi hỏi một sự tìm tòi kỹ lưỡng, thận trọng, tiếp cận sâu sát với chương trình. Công tác “Quản lý nhân sự” là một trong những vấn đề bức xúc luôn được sự quan tâm hàng đầu trong mọi tổ chức hành chính, doanh nghiệp, đoàn thể ... Nó được quan tâm không chỉ ở số lượng mà còn cả phẩm chất của người sử dụng. Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô vàn các công việc cụ thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra được những đánh giá, dự báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lược phát triển đội ngũ, đào tạo nguồn nhân lực kế cận. Hà Nội, tháng 05 năm 2009 Sinh viên Dương Công Phong Mục lục Chương i giới thiệu về công ty dvtt-th hà nội I. Khái quát về Công ty DVTT-TH Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển Tên Công ty: Công ty Dịch vụ Truyền thanh-Truyền hình Hà Nội Tên tiếng Anh: HaNoi Broadcasting and Television Service Company Tên viết tắt: BROTESCO (BTS) Trụ sở: Số 30- Phố Trung Liệt- Đống Đa-Hà Nội Điện thoại: 5.735374- Fax: 04-5.735374 Công ty Dịch vụ Truyền thanh-Truyền hình Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Đài Phát thanh-Truyền hình Hà Nội. Tiền thân của Công ty là phòng “Kỹ thuật truyền thanh” thuộc Đài Truyền thanh Hà Nội (nay là Đài Phát thanh-Truyền hình Hà Nội) được thành lập từ năm 1954. Năm 1978 được UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 5292/ QĐ-TC ngày 13/12/1978 thành lập “Xí nghiệp quản lý và khai thác truyền thanh” với chức năng, nhiệm vụ: Quản lý hệ thống truyền thanh nội thành, quản lý loa các gia đình. Ngày 03/04/1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam) UBND thành phố ra Quyết định số 1393/QĐ-UB thành lập lại Xí nghiệp với tên gọi “Xí nghiệp Truyền thanh Hà Nội”. Sau đó một thời gian, vào ngày 07/07/1995, UBND Thành phố Hà Nội ra quyết định số 2066/QĐ-UB đổi tên “ Xí nghiệp Truyền thanh Hà Nội” thành “Công ty truyền thanh Hà Nội” đặt trụ sở giao dịch tại 47 Hàng Dầu - Quận Hoàn Kiếm –TP Hà Nội và bổ sung thêm nhiệm vụ: trang âm thanh, trang thiết bị nội thất, đại lý tiêu thụ sản phẩm, sửa chữa lắp đặt hệ thống đồ điện gia dụng, nhận thầu và thiết kế các công trình truyền thanh, xây dựng và lắp đặt, sửa chữa các đài truyền thanh xã, phường... Sau một thời gian hoạt động, Công ty Truyền thanh Hà Nội đã trải qua một quá trình phấn đấu thực hiện nhiệm vụ, mở rộng, phát triển hệ thống loa truyền thanh cơ sở khắp toàn Thành phố phục vụ hoạt động tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước, các quyết định và đường lối chính sách của Đảng bộ, chính quyền nhân dân các cấp ở Thủ đô. Do những khó khăn khách quan và chủ quan, sau một thời gian chững lại Công ty Dịch vụ Truyền thanh-Truyền hình Hà Nội gặp trở ngại lớn trên bước đường chuyển đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đội ngũ cán bộ, cônh nhân không được đào tạo, bồi dưỡng theo kịp yêu cầu phát triển của cả nước và Thủ đô. Do vậy, tình thế “ tiến thoái lưỡng nan” đặt Công ty trước những lựa chọn không mấy sáng sủa: “ hoặc là giải thể, hoặc là sát nhập với các đơn vị khác”. Trước tình hình đó tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty Dịch vụ Truyền thanh-Truyền hình Hà Nội đã đồng tâm nhất trí khẳng định quyết tâm xây dựng lại Công ty. Nguyện vọng đó đã được Đảng uỷ, Giám đốc Đài Phát thanh-Truyền hình Hà Nội quan tâm, tạo điều kiện và quyết tâm đưa Công ty vượt lên khó khăn để phát triển. Căn cứ vào nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty và thực trạng phát triển của nền kinh tế, ngày 03/10/2000, UBND Thành phố Hà Nội đã ra quyết định 81/2000/QĐ-UB đổi tên “Công ty Truyền thanh Hà Nội” thành “Công ty Truyền thanh-Truyền hình Hà Nội”(BTS) và quy định lại chức năng nhiệm vụ cho Công ty, đặt trụ sở giao dịch mới tại Số 30-Phố Trung Liệt- Đống Đa-Hà Nội. Từ tháng 11/2000 Công ty đã bắt tay vào việc củng cố tổ chức bộ máy, tăng cường bồi dưỡng cán bộ về mọi mặt, nâng cao nhận thức và giác ngộ về tư tưởng đổi mới cách làm quyết tâm đầu tư có lựa chọn từng lĩnh vực, từ nhỏ đi lên, từ địa bàn hẹp để phát triển. Với những chức năng nhiệm vụ mới được giao, bước đầu đã tạo ra được không khí phấn khởi và sự thống nhất trong tuyệt đại đa số cán bộ, kỹ sư trẻ được bổ sung đáp ứng yêu cầu phát triển mới của Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội (BTS). 2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Công ty Dịch vụ Truyền thanh- Truyền hình Hà Nội tổ chức bộ máy hoạt động theo mô hình trực tuyến chức năng. Ban giám đốc Ban giám đốc gồm 3 người: + Giám đốc: Quyết định về phướng hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh dịch vụ và các chủ trương lớn của Công ty. Quyết định các vấn đề về tổ chức điều hành hoạt động đảm bảo hiệu quả cao, quyết định phân phối lợi nhuận. Quyết định về việc sáp nhập, giải thể, thành lập đơn vị mới. Quản lý và điều hành hoạt động tài chính và là chủ tài khoản của Công ty. Chịu trách nhiệm trong việc quản lao động, tiền lương, khen thưởng trong toàn Công ty. Quyết định trong việc bổ nhiệm, bãi nhiệm trưởng phòng, phó phòng và các chức danh lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc. Tổ chức thanh tra, xử lý vi phạm nội quy, quy chế lao động. Là người chịu trách nhiệm toàn diện, cao nhất về mọi hoạt động của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên, UBND thành phố và trước pháp luật. + Phó Giám đốc Kỹ thuật: - Được phân công giúp Giám đốc phụ trách khối kỹ thuật. Trực tiếp theo dõi, quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan tới kỹ thuật mạng CATV và các đối tác của Công ty, quản lý việc mua sắm thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc và xây dựng cơ sở vật chất của Công ty. + Phó Giám đốc kinh doanh: Được phân công giúp Giám đốc phụ trách khối sản xuất kinh doanh, dịch vụ của Công ty. Phụ trách và theo dõi tình hình hoạt động vốn của Công ty, phối hợp với các tổ chức Công đoàn và Đoàn thanh niên của Công ty trong các hoạt động quần chúng. Làm chủ tài khoản uỷ quyền tại ngân hàng về tài khoản ngoại tệ. Phòng Hành chính-Tổ chức- Nhân sự Tham mưu, đề xuất với Giám đốc và tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, chính sách chế độ quyền lợi, nghĩa vụ, khen thưởng kỷ luật và chấp hành luật pháp trong Công ty. Thực hiện quản lý con dấu, hồ sơ cán bộ công nhân viên, công văn, giấy tờ đi đến công tác văn thư lưu trữ, bảo vệ và giữ trật tự, nội vụ, vệ sinh cơ quan. Phòng kế hoạch & Quản lý chất lượng: Tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh - dịch vụ trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động và kế hoạch cho các đơn vị thuộc Công ty. Kiểm tra thẩm định kết quả khảo sát thiết kế, hồ sơ hoàn công công trình. Tham mưu, đề xuất với giám đốc các giải pháp về quản lý kỹ thuật các công trình truyền hình, truyền thanh có dây, truyền thanh không dây và quản lý mạng truyền hình cáp hữu tuyến (CATV). Làm các thủ tục nhập hàng hoá thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập kế hoạch tài chính, vật tư và thực hiện các tác nghiệp cung cấp vật tư phục vụ các dự án sản xuất kinh doanh theo quy định của Giám đốc Công ty. Nghiên cứu đề xuất trình Giám đốc các dự án khả thi nhằm mở rộng lĩnh vực hoạt động của Công ty. Thẩm định chất lượng vật tư, công trình, tín hiệu, thiết bị phục vụ cho các dự án của Công ty như: Truyền hình cáp hữu tuyến (CATV), Truyền thanh không dây. Phòng Kế Toán -Tài Chính. Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong công ty một cách hợp lý khoa học. Tổ chức lưu giữ và bảo đảm hồ sơ, chứng từ các tài liệu kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của mình. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể hiện tài chính, kê toán theo đúng quy định pháp luật. Trung tâm Xử lý tín hiệu Quản lý và đảm bảo chất lượng tín hiệu từ anten vệ tinh đến máy phát quang. Đảm bảo kỹ thuật, chất lượng chương trình phát sóng kênh HCATV. Quản lý, vận hành và bảo dưỡng trang thiết bị, toàn bộ các trang thiết bị tại trạm máy trung tâm và các màn hình. Phòng Kinh Doanh-Xuất nhập khẩu Kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư thiết bị các ngành nghề trong đăng ký kinh doanh, phục vụ mục tiêu kinh doanh của Công ty. Nhận uỷ thác nhập khẩu theo quy định (Không tham gia các nhiệm vụ xuất khẩu, giao nhận hàng hoá thuộc các dự án đầu tư của Công ty). Khai thác các dịch vụ tư vấn, thiết kế, xây dựng, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng mạng nội bộ, mạng CATV...cho các cá nhân và đơn vị có nhu cầu. Mở rộng hệ thống bán hàng qua cửa hàng, đại lý ký gửi hàng hoá cho các cá nhân, doanh nghiệp trong và ngoài nước theo qui định của pháp luật. Xí nghiệp Xây lắp Truyền thanh & Truyền hình cáp: - Nhận thầu, thiết kế và thi công các công trình truyền thanh có dây như: xây dựng, lắp đặt, sửa chữa các đài phát thanh cơ sở phường, xã và xây dựng các công trình truyền thanh không dây. Phòng chia làm ba tổ: Lắp đặt, bảo dưỡng mạng truyền hình cáp của Công ty trên toàn thành phố Hà Nội. Trung tâm Quảng cáo & Sản xuất chương trình: Sản xuất các chương trình truyền hình phục vụ phát kênh HCATV khi được Giám đốc Đài Phát thanh-Truyền hình Hà Nội giao. Nguồn đầu tư từ ngân sách nhà nước. Sản xuất các chương trình truyền hình, các sản phẩm nghe nhìn theo đơn đặt hàng của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước. Phát hành, in, sao băng đĩa các loại. Cho thuê phương tiện, thiết bị sản xuất chương trình truyền hình. Dịch vụ phát quảng cáo trên các đài Phát thanh-Truyền hình cả nước. Tiếp nhận quảng cáo trên các kênh HCATV. Biên tập, biên dịch các chương trình truyền hình. Phòng Thu các Dịch vụ CATV - Phát hành hoá đơn thu lắp đặt, thuê bao và các phí khác của các dịch vụ trên mạng CATV, thu phí dịch vụ, thu phí thuê bao CATV. - Kiểm soát thu lắp đặt, thu phí dịch vụ thông qua hợp đồng, hoá đơn phát hành, hồ sơ hoàn công thuê bao; kiểm soát tiến độ thu thuê bao, chất lượng thu thuê bao. - Cập nhập khách hàng sử dụng dịch vụ truyền hình cáp, các dịch vụ tăng thêm vào phần mềm quản lý khách hàng. - Thực hiện các giao dịch tiếp khách hàng tại trụ sở Công ty như cắt huỷ, tạm ngưng khi có yêu cầu của khách hàng, cắt cưỡng chế do khách hàng không thực hiện nghĩa vụ đã quy định trong hợp đồng. - Chịu trách nhiệm thu thuê bao và lắp đặt truyền hình cáp và các dịch vụ gia tăng trên mạng CATV. Trung tâm Quản lý mạng & CSKH - Quản lý bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ hệ thống mạng cáp quang, mạng cáp đồng trục và các thiết bị trên mạng đến các thuê bao. - Bảo dưỡng các Node quang, các trạm lặp. - Di chuyển các tuyến cáp quang, cáp đồng trục, thiết bị và thi công ngầm hoá các tuyến cáp truyền tín hiệu trên mạng CATV. - Đảm bảo khắc phục kịp thời các sự cố trên mạng CATV (kể cả các hậu quả khách quan: ngầm hoá, mở đường, thiên tai, bão lụt…). - Có trách nhiệm giải đáp thắc mắc của khách hàng về những vụ việc liên quan đến mạng CATV. - Tư vấn cho khách hàng về Truyền hình cáp và theo dõi sự tăng giảm, lắp đặt thuê bao CATV. - Đề xuất các giải pháp về quản lý chất lượng, nâng cấp, cải tạo mạng CATV. Phòng Khảo sát - Thiết kế - Khảo sát, thiết kế hệ thống mạng CATV của Công ty. - Tư vấn, khảo sát, thiết kế hệ thống truyền thanh có dây và không dây, các mạng nội thất. - Nghiên cứu, thiết kế vật tư thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tư vấn, thiết kế mạng CATV, mạng viễn thông, điện nội thất cho các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Công ty có nhu cầu. - Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng kỹ thuật công nghệ mới vào hệ thống mạng CATV. - Thẩm định chất lượng thiết bị vật tư phục vụ cho các dự án của Công ty khi Giám đốc Công ty giao nhiệm vụ. Trường Trung cấp nghề: Đào tạo các kỹ thuật viên chuyên ngành truyền hình cáp, truyền thanh, truyền hình… Ban Quản lý dự án : Trực tiếp quản lý điêu hành toàn bộ dự án đầu tư của Công ty Chịu trách nhiệm qunả lý trực tiếp toàn bộ các Công ty thành viên : Các công ty thành viên và đối tác có chức năng khai thác mạng truyền hình cáp và các dịch vụ gia tăng trên mạng theo địa bàn được phân công với mục tiêu đạt được hiệu quả cao nhất. Như vậy, bộ máy tổ chức Công ty được chia thành nhiều bộ phận chuyên môn hoá, tổ chức sản xuất theo cơ cấu công việc được giải quyết theo kênh liên hệ thẳng. Người thi hành nhiệm vụ chỉ phải thực hiện theo lệnh của cấp trên phụ trách mình. Cán bộ quản lý tại mỗi bộ phận phải thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn công việc của người dưới quyền. Công ty tổ chức theo cơ cấu này đặt ra yêu cầu cao đối với bộ máy quản lý. Cán bộ phải có kiến thức toàn diện nhiều lĩnh vực khác nhau. 3. Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Cùng với quá trình hình thành và phát triển, trong từng thời kỳ khác nhau Công ty đã thực hiện những chức năng nhiệm vụ khác nhau nhằm đáp ứng một cách tốt nhất sự biến đổi không ngừng của cuộc sống. Năm 1995, với tên là “Công ty Truyền thanh Hà Nội”, Công ty đã thực hiện chức năng nhiệm vụ: Quản lý và khai thác hệ thống truyền thanh bằng dây trong địa bàn thành phố Hà Nội. Quyết định số 81/2000 của UBND Thành phố Hà Nội về việc đổi tên Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội và quy định lại chức năng nhiệm vụ cho Công ty, đã biến thời cơ và động lực quan trọng thành sức mạnh vật chất để chi bộ và Ban lãnh đạo Công ty đề ra mục tiêu kế hoạch sản xuất - kinh doanh. Ngày 25/7/2001, UBND Thành phố tiếp tục ban hành quyết định số 4259/QD-UB giao cho Công ty nhiệm vụ triển khai thực hiện dự án “ Xây dựng hệ thống truyền hình cáp hữu tuyến ở Thủ đô” với mức đầu tư trong giai đoạn I là 95.912.057.474 đồng. Ngày 25/12/2001 UBND Thành phố tiếp tục ban hành quyết định 8126/QD-UB bổ sung chức năng nhiệm vụ cho Công ty tạo thành một mô hình doanh nghiệp nhà nước hoạt động với nhiều chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề sản xuất - kinh doanh - dịch vụ có thị trường rộng lớn và phong phú. Do vậy hiện nay Công ty BTS Hà Nội có những chức năng nhiệm vụ chính như sau: - Tư vấn, khảo sát, thiết kế, lắp đặt, xây dựng hệ thống phát thanh, truyền thanh, truyền hình, truyền hình cáp hữu tuyến, hệ thống viễn thông, mạng LAN, WAN ... - Sản xuất chương trình truyền hình, chương trình quảng cáo trên truyền hình, phát sóng quảng cáo, mua bán, trao đổi chương trình truyền hình và bản quyền truyền hình. - Liên kết đào tạo, xây dựng các cơ sở đào tạo về phát thanh, truyền hình, công nghệ thông tin, viễn thông, quảng cáo ... trong và ngoài nước. - Kinh doanh thương mại điện tử trên nền internet, dịch vụ Home shopping trên mạng CATV, cung cấp các dịch vụ internet. - Sản xuất phần mềm ứng dụng, thiết kế trang web cho các đơn vị có nhu cầu. - Đại lý, ký gửi, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu các loại hàng hoá và dịch vụ. - Dịch vụ du lịch, lữ hành, kinh doanh vận tải. Với trách nhiệm là chủ dự án truyền hình cáp hữu tuyến (CATV) của Hà Nội, Công ty đã đồng thời triển khai các hoạt động xây dựng, phát triển lực lượng, bổ sung cán bộ, công nhân kỹ thuật lao động và kiện toàn mô hình tổ chức bộ máy vừa đủ khả năng, quản lý điều hành hoạt động của Công ty và tổ chức triển khai thực hiện dự án có hiệu quả. Đánh giá ưu nhược điểm của Công Ty Đánh giá về quản lý nhân sự của Công Ty Qua thực tế tham khảo ở phòng tổ chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X), em nhận thấy hệ thống phương pháp quản lý tuy đã có những thay đổi so với phương pháp thủ công truyền thống, song vẫn không khỏi tra cứu bằng thủ công. Nhược Điểm: + việc cập nhật lý lịch CBCNV đôi lúc phải làm lại vì hồ sơ cán bộ thất lạc. + Việc tính lương cho CBCNV làm bằng tay tốn kém nhiều thời gian đôi lúc thiếu chính xác. + Tốn nhiều thời gian, công sức cho việc tổng hợp, thống kê, báo cáo từ cấp trên. + Việc tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc thông tin về nhân sự rất mất nhiều công sức không thuận tiện, đầy đủ, chính xác. + Khó thực hiện được việc cập nhật thường xuyên các thông tin có tính thời sự về sản xuất và quá trình kinh doanh . * Tóm lại hệ thông không đáp ứng được nhu cầu thông tin về nhân sự, phục vụ cho việc chỉ đạo của giám đốc cũng như việc kiểm tra của các cơ quan chức năng kém hiệu quả. Vì vậy cần phải có hệ thống máy tính để đáp ứng các yêu cầu cần thiết hiện tai của công ty. Ưu điểm : Việc quản lý nhân sự ở Công Ty tuy có thủ công nhưng dễ làm cho nhiều người trong Công Ty. Việc thay đổi nhân sự không mấy khó khăn, có thể sao chép thành nhiều bản hồ sơ nhân sự để phòng khi bị sự cố. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống mới: Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng với hoạt động thực tế sản xuất đa dạng phong phú cũng như khắc phục các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, các nhà quản lý kinh tế đã thấy rằng: Vấn đề từng bước tự động hoá công tác quản lý của Công Ty Thông tin mà bước đầu là tự động hoá về công tác quản lý về nhân sự là hết sức cần thiết việc cải tiến quản lý nhân sự theo phương pháp mới này đáp ứng chủ chương tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nước ta trong tình hình mới hiện nay. Trong giai đoạn mới hiện nay việc đào tạo và tuyển chọn nhân viên điều hành máy tính là một việc làm không mấy khó khăn nhưng điều quan trọng là phải xây dựng một phần mềm quản lý thống kê phù hợp với đặc điểm của Công Ty mình nhằm nâng cao hiệu quả Ưu điểm: Tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nước ta trong giai đoạn xây dựng mới hiện nay là rất cần thiết việc áp dụng phần mềm tin học quản lý nhân sự vào Công Ty Thông Tin giải quyết rất nhiều khâu trung gian không cần thiết và đáp ứng tốt những nhu cầu cần thiết về tính chính xác. Đầy đủ nhanh chóng cập nhật thông tin một cách nhanh chóng khi có thay đổi. Khả năng tin học hoá. Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động . Trong thực trạng hiện nay của công ty có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự và tính lương bằng máy tính . + Phòng tổ chức cán bộ đã được trang bị máy tính có cấu hình cao. Nhân viên của phòng tổ chức cán bộ nói riêng và nhân viên các phòng ban nóu chung dã được phổ cập kiến thuớc về việc sử dụng máy tính . + Ban giám đốc, và nhân viên các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc xây dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương . Như vậy các yếu tố trên đã đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống thông tin quả lý nhân sơ và tính lương bằng máy tính. Nghiên cứu xây dựng chương trình Để đưa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đơn vị cũng như của ngành, đường nối chính sách của đảng, pháp luật của nhà nước. Hiệu quả của phần mềm qủn lý phụ thuộc nhiều khả năng hiểu biết củc người phân tích và thiết lế hệ thống thông tin. Nó làm tiêu đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được sự lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện. Như vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động chương trình sau đây. Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy: S ơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ qú trình này qua quá trình khác. Sự liên kết của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dư liệu đầu ra. * ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Ngày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin là nghành phát triển một cách vượt bậc và phù hộp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phận trong đơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn. + Thông tin xử lý chíng xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng, thời gian xử lý nhanh, trình bày đẹp. + Lưu trữ dữ liệu khoa học ngọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cân phải có kiến thức cơ bản vè quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các bộ phận về nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. ứng dụng của máy tính như là một công cụ đểt thu thập, xử lý cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. *Mục đích của đề tài Qua nghiên cứu mô hình quản lý của công ty nói chung và hệ thông quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây dựng phần mềm “Quản lý nhân sự và tính lương” nhằm các mục dích sau: Thực hiện quá trình quản lý CBCNV của công ty. Lưu trữ các thông tin liên qua tới CBCNV và đang làm việc tại cơ quan. Cập nhật và sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số lương, ngày công, ngày nghỉ của CBCNV. Tính lương hàng tháng và lưu trữ bảng lương của đơn vị. Tạo, cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của đơn vị . In danh sách CBCNV của từng phòng, bộ phận theo thông số cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. In bảng lương hang tháng của CBCNV theo từng đơn vị phòng ban bộ phận. Kết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dụng theo từng tháng, theo quý, năm hay một yêu cầu cụ thể như trình độ chuyên môn, phòng ban… * Các chức năng cơ bản của hệ thống - Chức năng cập nhật Để hệ thống có nguồn dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy suất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhập danh sách CBCNV (theo hồ sơ) + Nhập danh sách các phòng ban . + Cập nhật cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng CBCNV. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của CBCNV. + Cập nhật danh sánh (Bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của từng CBCNV. + Cập nhật tổng tiền lương cơ quan bảo hiểm phải chi trả. Chức năng xử lý Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần phảI xử lý các dữ liệu này, theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng xử lý như sau: * Chức năng tìm kiếm Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như sau: + Tìm kiếm CBCNV theo dân tộc + Tìm kiếm CBCNV theo phòng ban + Tìm kiếm CBCNV theo chức vụ + Tìm kiếm CBCNV theo mã nhân viên + Tìm kiếm CBCNV theo độ tuổi + Tìm kiếm CBCNV theo mức lương * Chức năng báo cáo. Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựa chọ cụ thể là: + Lập danh sách CBCNV toàn cơ quan. + Lập danh sách CBCNV của từng phòng ban + Tính lương cho từng cá nhân, phong ban, toàn đơn vị. + In danh sách lương theo tháng cho từng phòng,đơn vị. Yêu cầu đối với hệ thống Hệ thống phải quản lý được toàn bộ các hồ sơ nhân sự của CBCNV trong đơn vị đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Hệ thống cho phép tìm kiếm nhân sự theo một tiêu trí nhất định,mã nhân vien, chức vụ, bậc lương… Cho phép sửa đổi, cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc dữ liệu. Có bảng định kỳ hoặc đột xuất về nhân sự. Nhập sửa đổi thông tin, về thay đổi lương, bậc thợ, nhập, sửa ngày công hàng tháng. Tính lương, in bảng lương và lưu trữ bảng lương hàng tháng của từng phòng ban chuyên môn. Từ thực trạng trên ta có thể mô tả quy trình tin học hoá công việc qua sơ đồ sau. Lý lịch CBCNV Khen thưởng, kỉ luật Quan hệ gia đình Qúa trình công tác Trình độ học vấn Hệ số lương Bảng chấm công … Chương trình quản lý nhân sự và tính lương Danh sách CBCNV toàn đơn vị Danh sách CBCNV theo phòng Danh sách CBCNV đến tuổi nghỉ hưu Bảng lương … Các bước xây dựng hệ thống thông tin - Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua 5 giai đoạn sau: a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phái hiện những nhược điểm còn tồn đọng, đề suất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo để được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo. b. Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thống hịe tai để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. c. Thiết kế tổng hợp Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải lam bằng thủ công do con người đảm nhiệm. d. Thiết kế chi tiết Thiết kế các công viẹc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đa vào máy tính và một số công viếc sau khi máy tính xử lý đưa ra. Thiết kế các tệp dữ liệu Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính. Thiết kế giao diện với người sử dụng. Thiết kế các Mudul chương trình Thiết kế mẫu thử và thử chạy chương trình. Đánh giá các mặt ưu nhược điểm của hệ thống mới e. Cài đặt chương trình Chọn ngôn ngữ lập trình. Cài đặt, viết các đoạn chương trình chung. Soạn thảo chươngtrình cho từng đơn vị xử lý. Điều chỉnh theo yêu cầu mới. Cải thiện hiệu năng của hệ thống. Kết luận: Qua cách tổ chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X) ta cần phải xây dựng một phần mềm “Quản lý nhân sự và tính lương sao cho”: Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết . Chương trình đơn giản rễ hiểu dễ sử dụng. Giao diện đẹp. Chương trình phải có tính mở cao. Để xây dựng một chương trình thảo mãn các điều kiện trên ta cần thiết kế một hệ thống sao cho: + Thông tin đầy đủ. + Tránh dư thừa. + Không trùng lặp + Xử lý nhanh. + Độ chính xác cao. Muốn vậy người thiết kế cần phải phân cấp chức năng rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và thực tế. Nó được thể hiện qua “Biểu đồ phân cấp chức năng”. tuy nhiên biểu này mới chỉ thể hiện đượpc mối liên quan giữa các chức năng của hệ thông chứ không nêu được mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chức năng. Do vậy, mối liên hệ về dữ liệu về các chức năng sẽ được thể hiện qua các “Biểu đồ luồng dữ liệu”. Để thiết kế chương trình ta cần phải phân tích, lọc hệ thống về mặt dữ liệu, muốn vậy ta phải xác định được các thực thể trong hệ thống và các mối liên kết quan hệ giữa chúng. Vân đề này được thể hiện qua “Mô hình thực thể liên kết” Chương II:cơ sở phương pháp luận I. Phân tích chi tiết bài toán Qua quá trình khảo sát thực tế những hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X), Em đã phân tích bài toán theo các sơ đồ sau: Sơ đồ chức năng BFD : Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ chia các chức năng của hệ thống thành các cấp khác nhau. Qua đó thấy rõ được nhiệm vụ của từng bộ phận, bao gồm các chức năng chính: Cập nhật, tìm kiếm, chấm công và tính lương, báo cáo thống kê. Mỗi chức năng lại được phân chia nhỏ hơn. Xem bảng lương tổng hợp Báo cáo thống kê Quản lý nhân sự Cập nhật Tra cứu Chấm công và tính lương Cập nhập ngày công Cập nhật lương Cập nhật DM đơn vị Tra cứu theo đơn vị Cập nhật hồ sơ Cập nhật QTCT Cập nhật Khen thuởng Cập nhật Kỷ luật Cập nhật TPGĐ Cập nhật HĐLĐ Cập nhật tổng hợp Tra cứu theo mã NV Tra cứu theo độ tuổi Tra cứu theo mức lương Tra cứu tổng hợp Tính lương In bảng lương tổng hợp Báo cáo nhân sự * Chức năng: Quản lý nhân sự và tính lương Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương được xây dựng để quản lý thông tin về nhân sự, tiền lương cho cán bộ công nhân viên chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X). Thông in vào:Các thông tin thay đổi về nhân sự về công nhân viên chức trong cơ quan. Thông tin ra: Các báo cáo về nhân sự. Các xử lý: Sự thay đổi thông tin của nhân sự, về công tác thoe dõi quá trình công tác và thanh toán lương theo ngay công, theo chế độ. + Chức năng: Thông tin nhân sự Mô tả: Quản lý các thông tin về cán bộ công nhân viên trong công ty. Thông tin vào: Những thay đổi về thông tin của CBCNV. - Lọc nhân sự theo phòng ban, theo mã, theo tuổi, theo chức vụ… - Cập nhật thông tin về nhân sự như sơ yếu lý lịch, chức vụ, thàn phần gia đình, quá trình công tác, hợp đồng lao động…. - Xoá bỏ những nhân sự khi không công tác ở cơ quan nữa, nhưng vẫn không bị mất thông tin. Thông tin ra: Cho kết quả của tất cả CBCNV trong công ty. Cách xử lý: Cập nhật, xoá bỏ nhân sự trong cơ quan. - Chức năng: Báo cáo nhân sự Mô tả: Hiển thị mọi thông tin về cán bộ công nhân viên trong cơ quan cho in kết quả của từng phần. Thông tin vào: Mọi thông tin của CBCNV trong công ty đều được hiển thị. Mục báo cáo về cá nhân: Nhập mã nhân sự sẽ cho mục chọn báo cáo về lý lịch trích ngang, chi tiết, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật. Thông tin ra: báo cáo về nhân sự với mục chọn theo cá nhân, theo danh sách. Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả của nhân sự trong cơ quan. + Chức năng: chấm công. Mô tả: Chấm ngày công cho CBCNV theo tháng năm. Thông tin vào: Sửa tham số tính lương và in kết quả. In kết quả: Bảng thanh toán lương tháng và một số loại khác… Thông tin ra: Báo cáo kết quả chấm công Cách xử lý: Chấm công và cho kết quả lương của nhân viên + Chức năng: Báo cáo thống kê Mô tả: Báo cáo tiền lương và in kết quả Thông tin vào: Bảng thanh toán lương tháng và các khoản khác. Thông tin ra: Hiển thị kết quả lương của CBCNV trong công ty. Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả Biểu đồ luồn._.