Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn
Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong
suốt 4 năm học vừa qua.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy
Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thƣ và các cô chú nhân viên trong
Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đ
97 trang |
Chia sẻ: huyen82 | Lượt xem: 1416 | Lượt tải: 1
Tóm tắt tài liệu Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng Công ty Sông Đà- Bộ xây dựng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ỡ em rất nhiều trong thời gian
thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành
khóa luận này.
Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị
Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này.
Sinh viên
Trần Thị Thanh Thúy
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT
- TCT : Tổng công ty
- BP : Bộ phận
- CBCNV : Cán bộ công nhân viên
- KHCN : Khoa học công nghệ
- KHKT : Khoa học kỹ thuật
- PL : pháp luật
- VT – LT: Phòng văn thƣ – lƣu trữ
- SXKD : Sản xuất kinh doanh
- KHKT : Khoa học kỹ thuật
- CNTT : Công nghệ thông tin
- QĐ : Quy định
- VP : Văn phòng
- TT: Thông tin
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu Trang
Hình 1.1 : Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới
hiệu quả hoạt động VP
21
Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà 37
Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông
Đà
40
Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà 41
Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007-
2009
42
Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45
Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông
Đà
48
Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55
Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56
Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58
Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59
Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60
Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh
doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự
vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng
cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ,
sản xuất kinh doanh bên ngoài… Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể
bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng.
Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều
cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất
lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ
chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã
hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải
khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức
năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn
phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành
nhu cầu bức thiết của xã hội. Trƣớc yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt
động văn phòng cần phải đạt đƣợc sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc.
Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về
xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nƣớc ta và
chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng
công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng
đƣợc một thƣơng hiệu vững mạnh trên thị trƣờng. Hiện nay, Tổng công ty đã
trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng
với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ
chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy,
công tác quản lý, điều hành cũng nhƣ công tác văn phòng của Tổng công ty
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát
huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất
quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và đạt hiệu
quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác
lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông
Đà, đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý
luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về
vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình
nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhƣng tài liệu nghiên cứu về văn phòng
một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về
hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu nhƣ chƣa có. Vì vậy, em
chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp hy vọng có thể
giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Đề tài của khóa luận nhằm đạt đƣợc những mục đích sau:
- Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn
phòng tại Tổng công ty Sông Đà
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa
ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau:
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc
biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác
văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, .....
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm,
mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một
số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn
phòng tại công ty.
4.Giả thuyết nghiên cứu
Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là:
Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định
đến sự thành công của doanh nghiệp.
Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng
của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định
Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải
nhanh chóng, đồng bộ.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong khóa luận sử dụng những phƣơng pháp luận duy vật biện chứng
một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phƣơng pháp phân tích, so
sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê.
6. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận đƣợc chia thành 3
chƣơng:
Chƣơng I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng
Chƣơng II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chƣơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại
TCT Sông Đà
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt
động văn phòng
Chƣơng này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt
động văn phòng. Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ đƣợc trình bày để
làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức. Tiếp theo đó, những nội
dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng sẽ đƣợc phân tích nhằm
cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chƣơng sau.
1.1 Lý luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận
lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đƣơng đầu với không ít
khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển. Vì thế muốn đứng vững đƣợc,
đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống
văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong
một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp
thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng
có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc
thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông
tin về kinh tế, xã hội, hành chính… đồng thời phân phối, chuyển tải, thu
thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ
chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và
trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả
khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ
quan, tổ chức.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn
phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh
nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở
nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008):
Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực
hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn
phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản.
Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng
đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng
luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ…
Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh,
là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức,
doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài.
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn
vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông
tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo
mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động
của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008)
1.1.2 Chức năng của văn phòng
Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ
máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ
trong công ty hay với bên ngoài. Văn phòng có hai nhóm chức năng chính
sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
a. Chức năng tham mưu – tổng hợp
Để đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân
mình là điều vƣợt quá khả năng của ngƣời quản lý. Khi đó chính là lúc văn
phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mƣu – tổng hợp giúp nhà
quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đƣa ra những quyết định kịp thời,
nhanh chóng và chính xác.
Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt
động tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công
tác tham mƣu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc
lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thƣờng đặt bộ
phận tham mƣu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mƣu văn phòng phải tổng
hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản
lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham
mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho
lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ: Công nghệ, tiếp thị, tài
chính, kế toán… Để có đƣợc những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận
tham mƣu là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ phòng ban
chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh
đạo những phƣơng án hành động tổng hợp.
Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi
thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung
cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý
của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh
nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về
công tác soạn thảo văn bản…
b. Chức năng hậu cần.
Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh
nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và
cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế
hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao
động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là
hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng
sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang,
góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí,
lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa
chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân
viên thực hiện nhiệm vụ.
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc
quy định.
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
vị với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới, ngang cấp và với nhân dân.
Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
tham mƣu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ
sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và
phát triển công tác văn phòng.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm
vụ chủ yếu nhƣ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
- Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực
mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt
những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng
cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo
tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính
thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức
bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với
công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông
tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với
tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn
phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và
quản lý, điều hành công việc.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động
khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên,
liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi,
vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn
phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ
phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận
không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt
động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của
văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua
các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng
các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt
động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì
đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ
của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
- Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức
khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm
vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong
và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể
hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp
tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong
doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn
cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc,
đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy
nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ,
thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết
với địa phƣơng và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự
1.1.4 Vai trò của văn phòng
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan
trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan. Vai trò của văn phòng
đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của
cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trƣơng chính sách của đảng và
nhà nƣớc trong cuộc sống.
Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo
văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định
quản lý nhà nƣớc bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ
quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nƣớc giao.
Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả
quản lý. Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lƣợng của kiểm
tra trong quản lý nhà nƣớc. Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công
chức, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là nhu cầu thƣờng xuyên trong
đời sống nhà nƣớc, cũng nhƣ từng con ngƣời. Bằng việc thu thập và xử lý
thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo
đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tƣợng quản lý đó là điều kiện
tiên quyết để các chủ trƣơng chính sách của đảng, pháp luật nhà nƣớc đi vào
suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai
hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có
nghĩa vụ thực hiện.
- Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các
hoạt động thƣờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của
hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói
riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt
động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thƣờng xuyên liên tục trƣớc
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hết đƣợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chƣơng vụ
trọng tâm hàng đầu của công sở.
Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của
công sở.
Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong
điều hành hoạt động của công sở.
- Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ
phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt
động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công
tác trong cơ quan. Ngoài việc tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các
quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn
nếu có các khó khăn vƣớng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phƣơng
án giải quyết.
- Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật,
phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan.
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan
đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc
nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng
a. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu
tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để
ngƣời lãnh đạo, quản lý đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu
quả. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đƣợc mà phải có
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ
“cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều
đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp
nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để
chuyển tải hay lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó
liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải
tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thƣ – lƣu trữ khi thu thập, xử
lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp
thời, đƣợc xử lý khoa học đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có
đƣợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả
ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
Môt số khái niệm về thông tin
- Thông tin là cơ sở để tham chiếu đƣợc thực hiện bằng hệ thống
máy vi tính để lƣu trữ hoặc truyền đi một chủ đề.
- Thông tin là nội dung các sự kiện đƣợc đƣa đến giúp con ngƣời
nhận biết đƣợc nội dung của sự kiện đó
- Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa đƣợc sử dụng để biểu thị
những vấn đề cụ thể, giúp đối tƣợng tiếp nhận thông tin ra đƣợc
những quyết định đúng đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn
Vai trò của Thông tin
Thông tin là một nhu cầu thƣờng xuyên không thể thiếu trong đời sống
xã hội của con ngƣời. Trong doanh nghiệp, thông tin đƣợc coi là mạch máu
của tổ chức, liên kết các bộ phận tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản
lý, thông tin có ảnh hƣởng quan trọng đến chất lƣợng của quản lý. Vì vậy
thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý.
Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đƣa ra những quyết định quản lý,
các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dƣới để kịp thời nắm
bắt tình hình của tổ chức từ đó đƣa ra những quyết định đúng đắn kịp thời.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì đƣợc sự điều hành, quản lý của
mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ
thống mạng thông tin nội bộ.
Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể đƣợc coi là
nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn
phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu
thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế
hoạch, chƣơng trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý
hành chính Nhà nƣớc. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản
lý đƣa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lƣợng quản lý ngày càng
đƣợc nâng cao. Ngƣợc lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ
có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan. Vì
vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của
doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến
các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả
đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao
nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà
quản lý hƣớng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trƣờng mà mọi ngƣời mong muốn
đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc.
b. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải
tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện
để duy trì hoạt động. Nhƣng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ
quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi
tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng
dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành,
giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là
thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động.
Các quy chế làm việc của doanh nghiệp đƣợc xây dựng thông qua hệ
thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy
định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức
phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý
có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
c. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản
lý trong doanh nghiệp nhằm đƣa ra các chiến lƣợc sản xuất kinh doanh.
Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ
của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công
việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm,
thông tin...Chính vì nhiều mục đích nhƣ vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính
công việc để đƣa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng nhƣ thời gian của
cuộc họp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác
định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chƣơng trình nghị sự, tài liệu
cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
d. Công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn
phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực
hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả.
Công tác văn thư.
Công tác văn thƣ là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến
soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ
chức khoa học văn bản trong cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thƣ
là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo,
quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo
công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả.
Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung chính sau đây:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ
và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử
dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác
dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan
hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội…
phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lƣu trữ và lƣu hành văn
bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để
điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số
văn b._.ản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn
vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị
ban hành những văn bản nội bộ nhƣ điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định
hành chính và quản lý thƣờng nhật. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội
dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến
đối tƣợng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách
giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin
đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin,
đó chính là văn phòng. Nội dung này bao gồm các công việc : Soạn thảo văn
bản, duyệt văn bản, đánh máy và nhân văn bản, trình ký và ban hành văn
bản.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ
chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác
lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Trong doanh nghiệp thƣờng có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp
và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng
các con dấu nhƣ: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên
cơ quan, dấu họ tên của những ngƣời có thẩm quyền ký văn bản trong doanh
nghiệp.
Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp
pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo
những quy định nghiêm ngặt của nhà nƣớc và của doanh nghiệp. Đó là:
Mỗi doanh nghiệp chỉ đƣợc sử dụng một con dấu loại giống nhau.
Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trƣởng doanh nghiệp hoặc chánh văn
phòng giao cho ngƣời có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lƣu giữ.
Ngƣời giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc
giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không đƣợc cho ngƣời khác mƣợn. Khi đi
vắng phải bàn giao cho ngƣời đƣợc trƣởng phòng chỉ định.
Ngƣời giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi
công tác.
Con dấu phải đƣợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh
đạo.
Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý.
Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tƣơi.
Công tác lưu trữ.
Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những
văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết
Công tác lƣu trữ bao gồm các nội dung sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lƣu trữ và các phông
lƣu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc
bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị
tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị, đồng thời
loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử
dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc đƣợc thực
hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lƣu trữ.
Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc
khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nƣớc ta.
- Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải
đƣợc đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản.
e. Công tác hậu cần
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ
chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời
còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục
tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần
cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện nhận và
truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng
xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch,
chƣơng trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc
cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm
chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hƣởng trực tiếp đến
hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn
vị thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm
vụ.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Nhƣ vậy, công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ
chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao
động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị tài chính mà văn
phòng phải cung ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật nhƣ
cung cấp thông tin, tài liệu, tƣ liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động
hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan.
Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng
đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời
điểm.
f. Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc
vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có
nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực
đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan
tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động
của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng.
Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ
giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan,
đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết
định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động;
Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào
tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho ngƣời
lao động; Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng…
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác
động bởi môi trƣờng bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp
đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số
yếu tổ ảnh hƣởng sau:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP
a. Yếu tố tổ chức
Hoạt động văn phòng trƣớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hƣởng,
đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan
đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định
bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Đồng thời,
văn phòng cũng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các đơn vị
khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với
văn phòng phải kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc.
b. Nguồn nhân lực
VĂN
PHÒNG
YẾU TỐ
TỔ
CHỨC
NGUỒN
NHÂN
LỰC
CƠ CHẾ
HOẠT
ĐỘNG
CỦA VP
CƠ SỞ
VẬT
CHẤT
BẦU
KHÔNG
KHÍ LÀM
VIỆC
HỆ
THỐNG
QĐ,
CHÍNH
SÁCH…
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý nhƣ hiện nay, yếu tố con
ngƣới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này càng quan
trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn
phòng chƣa đƣợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay
đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nƣớc về việc cơ quan
Nhà nƣớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trƣớc đây
vẫn thực hiện.
Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ
chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng.
Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dƣới nghệ thuật quản lý có khoa
học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thƣờng xuyên linh
hoạt.
Yếu tố con ngƣời trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên,
khách hàng, đối tác… ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng.
Nhà lãnh đạo: Là ngƣời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn
phòng. Doanh nghiệp có đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào
hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản
lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của ngƣời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ
máy văn phòng, ngƣời lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau:
Một là : Có tầm nhìn chiến lƣợc
Hai là : Có tham vọng
Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công
công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng
ngƣời, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Nhân viên: Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành
công việc của văn phòng. Nếu nhƣ nhân viên hiểu rõ đƣợc chức năng, vai
trò, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình hơn. Ngƣợc lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu
nhƣ nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng của mình, không có thái
độ đúng mực với công việc.
Để hoàn thành tốt công việc, nhân viên văn phòng cần các yếu tố năng
lực, bao gồm : kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể,
nhân viên văn phòng cần có: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ ;
Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc; Cách ứng xử, thái độ cần
thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo, giúp đỡ lãnh đạo,
thân thiện, hòa đồng với các nhân viên khác.
Tóm lại: các nhân viên văn phòng cần có đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ
đạo từ nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao phó. Để đạt hiệu
quả công việc cao nhất, cần có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hòa giữa nghệ
thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các
nhân viên trong văn phòng.
Khách hàng, đối tác: Đây là kim chỉ nam cho hoạt động văn phòng.
Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển của doanh
nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong
tƣơng lai. Hoạt động văn phòng đúng hƣớng là phải có sự kết hợp khéo léo
giữa lợi ích của ngƣời tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp. Có nhƣ thế
doanh nghiệp mới tạo đƣợc sự tin tƣởng với khách hàng cũng nhƣ uy tín với
đối tác làm ăn lâu dài.
c. Cơ chế hoạt động của văn phòng
Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và hoạt
động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Vai trò của văn phòng càng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng.
Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày
càng đƣợc củng cố. Văn phòng đã có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên
kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, vai trò càng quan trọng trong
thực hiện các quy chế công khai, chống lãng phí và nạn tham nhũng.
d. Bầu không khí làm việc
Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hƣởng rất
nhiều đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả của
mọi hoạt động trong văn phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn
tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến
những yếu tố tác động đến con ngƣời nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ
chịu, để nhân viên có ý thức làm chủ cao. Con ngƣời thƣờng bị ảnh hƣởng
bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.
Về tâm lý: nếu làm việc trong môi trƣờng tốt, đầy đủ ánh sáng, nhiệt độ
thích hợp, thì nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hăng say.
Về sinh lý: nếu nhân viên làm việc trong môi trƣờng thoáng đãng, thoải
mái, yên tĩnh thì họ sẽ cảm thấy khỏe khuắn hơn, có hƣng phấn để thực hiện
công việc tốt nhất.
Ngƣợc lại,bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn
đến tình trạng chán chƣờng, không thiết tha với công việc ảnh hƣởng tới kết
quả làm việc của nhân viên văn phòng. Do vậy, bầu không khí làm việc cho
nhân viên văn phòng cần dƣợc nhà lãnh đạo quan tâm, chú ý nhiều hơn nữa.
e. Điều kiện cơ sở vật chất
Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong hầu hết
các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng cổ điển
không còn thích hợp nữa. Vì vậy các nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến
công tác đầu tƣ, đổi mới các trang thiết bị trong văn phòng.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Yếu tố vật chất, trang thiết bị
Yếu tố trang thiết bị văn phòng có ảnh hƣởng rất lớn đối với hiệu quả làm
việc, công tác quản lý điều hành của cán bộ trong văn phòng. Trang thiết bị
lạc hậu sẽ không đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc lớn và đòi hỏi tốc độ
giải quyết nhanh nhƣ hiên nay. Ngƣợc lại, nếu trang thiết bị đầy đủ nhƣng
sắp xếp, bố trí không khoa học, thuận tiện, hợp lý thì sẽ gây cản trở đến việc
truyền đạt quyết định của nhà quản lý, đồng thời công việc của nhân viên sẽ
không đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ ở số lƣợng,
chất lƣợng của trang thiết bị, mà còn đòi hỏi tính hiện đại hóa, sắp xếp khoa
học và thẩm mỹ, tránh lãng phí.
Yếu tố khoa học công nghệ
Ngày nay, nhờ sự phát triển vƣợt bậc của KHCN đã giúp công việc
quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn. Khi văn phòng đƣợc áp
dụng KHCN hiện đại sẽ giúp hoạt động văn phòng trở nên chuyên nghiệp,
chính xác, nhanh chóng, và tối ƣu hóa nghiệp vụ văn phòng. Đầu tƣ trang
thiết bị văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn
nâng cao hiệu quả quản lý, nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên
thị trƣờng.
f. Hệ thống quy định, chính sách
- Yếu tố quy định, chính sách tác động rất lớn đến hoạt động của doanh
nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng. Nếu kinh tế phát triển, các
chính sách xã hội thuận lợi thì sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển
lớn mạnh, điều đó đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiêp phải không ngừng
nâng cao, tự đổi mới mình do đó hoạt động quản lý cũng nhƣ hoạt động văn
phòng phải đƣợc cải tiến cho phù hợp với sự phát triển chung đó.
- Yếu tố pháp luật: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều phải dựa trên sự
quản lý của Nhà nƣớc bằng quy định, pháp luật do Nhà nƣớc ban hành.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Những chính sách pháp luật của nhà nƣớc tạo nên hành lang pháp lý bắt buộc
các doanh nghiệp phải tuân theo, lấy đó làm căn cứ để văn phòng xây dựng
nội quy, quy chế hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải
đầy đủ, phù hợp với pháp luật nói chung và với đƣơng lối hoạt động của
doanh nghiệp mình nói riêng. Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của
mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn phù hợp với tình hình phát triển trong
mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, tránh nhƣng quy định độc đoán gây rối
loạn trong tổ chức,làm mất niềm tin và không có tính khả thi. Vì vậy, lãnh
đạo doanh nghiệp phải lựa chọn phƣơng thức, đề ra quy chế cho phù hợp.
Có thể nói, bất kỳ bộ phận văn phòng nào cũng chịu ảnh hƣởng trực tiếp
bởi những yếu tố trên. Chính vì thế các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mình phải
luôn nhìn nhân rõ những yếu tố đó, tìm những phƣơng pháp khắc phục
những thiếu sót nhằm củng cố bộ phận văn phòng ngày càng vững chắc và
hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
1.3 Lý luận chung về Quản trị văn phòng
1.3.1 Quản niệm về Quản trị văn phòng
Hiệu quả hoạt động của văn phòng thuộc rất lớn vào sự điều hành, quản
lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực
trong văn phòng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành
công, phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn
đặt ra mục tiêu rõ ràng để công tác quản trị văn phòng đạt đƣợc kết quả tốt
nhất:
Quản trị văn phòng trƣớc hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng
trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con ngƣời. Sự thành
công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con ngƣời. Vì vậy mục tiêu
hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cƣờng sự gắn kết giữa các thành
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó phát huy đƣợc khả năng, năng lực
làm việc của từng nhân viên trong văn phòng.
Quản trị văn phòng nhằm hƣớng tới khẳng định và nâng cao uy tín của
ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một ngƣời lãnh đạo có uy tín là ngƣời có
khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng
thời trong cơ quan về quan điểm, đƣờng lối, chính sách, pháp luật của Đảng
và Nhà nƣớc làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của
cơ quan, đƣa nhân viên vào trật tự, kỉ cƣơng, đồng thời tạo ra không khí làm
việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát
huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá
nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.
Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một
cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.
Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa
học, chuyên nghiệp.
Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều
hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu
chính sách phát triển của doanh nghiệp.
1.3.2 Các nội dung của quản trị văn phòng
Một là : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chƣơng trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo
công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian
đƣợc chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc
công việc trọng tâm nhằm đạt đƣợc yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian
nhất định. Khối lƣợng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của ngƣời
quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá
khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lƣợng công việc có thể
có trong tƣơng lai.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hai là : Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý
Phƣơng hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành
chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng
mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể mang
tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các
nghiệp vụ. Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp đƣợc xây
dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực
kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực
sắn có trong doanh nghiệp mình.
Ba là : Quản lý nguồn nhân sự
Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và
phát triển của một cơ quan, tổ chức. Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự
sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất
quan tâm. Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên
công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ
không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo ngƣời mới. Nhƣng
hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trƣớc trƣớc thực trạng đó là
nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự gia
nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm
việc chuyên nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cho nhà lãnh đạo phải làm sao
để quản lý, thu hút nguồn nhân lực giỏi đồng thời vẫn giữ nguồn nhân lực
ổn định
Bốn là : Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc hiệu quả
Ngƣời lãnh đạo muốn quản lý đƣợc nhân viên của mình thì phải đƣa ra
một quy chế làm viêc hợp lý, khoa học để tất cả nhân viên tuân theo. Có nhƣ
vậy mới công việc mới tạo đƣợc hệ thống, lấy đó làm quy chuẩn để dễ dàng
đánh giá đƣợc thái độ làm việc của nhân viên trong văn phòng.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Bên cạnh việc xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể, nhà lãnh đạo
còn phải biết phân công công viêc một cách hợp lý, khoa hoc, đúng ngƣời
đúng việc. Làm đƣợc điều đó, không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải
mái, tin tƣởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, mà còn giúp họ phát huy
đƣợc tối đa khả năng của mình, đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công việc.
Năm là : Kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên không
chỉ giúp nhà quản lý năm rõ đƣợc năng lực của mỗi nhân viên, mà còn dựa
vào kết quả đánh giá đó để khen, thƣởng khích lệ cho những nhân viên đạt
kết quả cao trong công việc để họ cố gắng hơn nữa, đồng thời thúc đẩy tinh
thần phấn đấu của các nhân viên khác
Sáu là : Xây dựng văn hóa công sở
Xây dựng văn hóa công sở cũng là yếu tố cần thiết để nhà quản trị đƣa
doanh nghiệp của mình hội nhập với nền văn minh nhân loại. Xây dựng văn
hóa công sở đó là : không hút thuốc, đánh bài, ăn nói thiếu văn hóa nơi công
sở, trang phục lịch sự… Đó chính là những nét văn hóa đẹp làm nên bộ mặt
của doanh nghiêp
Bảy là : Cung cấp đầy dủ điều kiện cơ sở vật chất
Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu
quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy
đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình
đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ
hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện
làm việc của mỗi cơ quan. Chính vì vậy mà nhà quản trị, phải tạo mọi điều
kiện, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng để đảm
bảo công việc đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng.
Tiểu kết chương
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần
nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ
bản của hoạt động văn phòng. Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt
động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với
tính chất tham khảo. Qua đó, có thể thấy rõ đƣợc văn phòng là một bộ phận
không thể thiếu của doanh nghiệp, có vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và
phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chƣơng II: Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại Tổng
công ty Sông Đà
Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn
phòng ở Văn phòng Tổng công ty Sông Đà – Bộ xây dựng trên cơ sở lý luận
đã đƣợc trình bày ở chƣơng I. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu
khái quát về Tổng công ty Sông Đà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt
động văn phòng đƣợc thực hiện và đánh giá cụ thể.
2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà
Tổng công ty Sông Đà có tên giao dịch Quốc tế là Sông Đà
Contruction Corporation viết tắt là SDC đƣợc thành lập vào ngày 01/06/1961
theo Quyết định số 90-TTg ngày 07/03/1994 của Thủ tƣớng Chính phủ và
ủy quyền của Thủ tƣớng Chính phủ tại Thông báo số 5825/ĐMDN ngày
13/05/1995, theo Quyết định số 966/BXD-TCLĐ ngày 15/11/1995 của Bộ
Xây dựng. Tổng công ty lấy tên ban đầu là “ Công ty xây dựng Thủy điện
Thác Bà”.
Tổng công ty là chủ đầu tƣ các nhà máy xi măng Hòa Bình, Yaly, xi
măng Hạ Long, nhà máy thép Việt Ý, khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, khu
công nghiệp Phố Nối A, Đình Trám cùng nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp
khác. Ngoài ra Tổng công ty đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình
thủy điện lớn của đất nƣớc nhƣ thủy điện Thác Bà, Hòa Bình, Trị An, Vĩnh
Sơn, Yaly… cung cấp đến 60% sản lƣợng điện cho cả nƣớc góp phần công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc.
Trên 40 năm phát triển và trƣởng thành, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc
nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất. Ngày nay
Tổng công ty đã có một đội ngũ kỹ thuật và nhân viên lành nghề. Chú trọng
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
đầu tƣ đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có
lực lƣợng thiết bị thi công chuyên nghành tiên tiến hiện đại.
Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất
nƣớc, Tổng công ty đã hai lần đƣợc tặng thƣởng huân chƣơng Hồ Chí Minh
cùng nhiều Huân chƣơng cao quý khác đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty
vinh dự đƣợc Đảng và Nhà nƣớc phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động
thời kỳ đổi mới.
Định hƣớng phát triển của tổng công ty trong giai đoạn 2005 – 2010
là: Xây dựng và phát triển thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, đa dạng hóa
ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển nghành
nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo Tổng công ty là một nhà thầu mạnh
có khả năng làm tổng thầu các công trình lớn ở trong nƣớc và Quốc tế, nâng
cao năng lực cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa
và hiện đại hóa đất nƣớc.
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCT Sông Đà
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Sông Đà căn cứ theo
đề nghị của của Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà tại Tờ
trình số 64TCT/HĐQT ngày 09/04/2000 và đề nghị của Vụ trƣởng vụ tổ
chức lao động đƣợc đề ra rõ nhƣ sau:
Về chức năng:
- Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Bộ xây
dựng có chức năng tham gia xây dựng các công trình, các công trình giao
thông, thủy điện…
- Ngoài ra Tổng công ty còn có chức năng thực hiện sản xuất kinh
doanh, phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp trong quản lý lao động.
Về nhiệm vụ:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Nhiệm vụ chính của TCT thuộc các công việc về xây dựng bao gồm:
- Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình.
- Thi công các loại móng công trình
- Khoan phun sử lý chống thấm, thi công bằng phƣơng pháp nổ mìn.
- Xây lắp kết cấu công trình, lắp đặt thiết bị cơ, điện, nƣớc công trình,
gia công lắp đặt kết cấu, lắp đặt thiết bị công nghệ, đƣờng dây và trạm
biến áp, đƣờng ống các loại.
- Hoàn thiện xây dựng, trang trí nội thất và tạo kiến trúc cảnh quan công
trình.
- Xây dựng các công trình thủy điện, kênh mƣơng, đê đập, đƣờng hầm,
hồ chứa nƣớc…
- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm A.
- Xây các công trình giao thông, đƣờng bộ, sân bay, bến cảng…
Ngoài ra, TCT còn có những nhiệm vụ sau: đầu tƣ xây dựng nhà, cơ sở
hạ tầng, tƣ vấn xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tƣ,
thiết bị, công nghệ xây dựng, đầu tƣ sản xuất kinh doanh điện thƣơng phẩm,
nƣớc sạch. Đƣa ngƣời Việt Nam đi làm có thời hạn ở nƣớc ngoài, liên doanh,
liên kết với các tổ chức kinh doanh trong nƣớc và nƣớc ngoài phù hợp với
luật pháp và chính sách của Nhà nƣớc; Tổ chức, quản lý công tác nghiên
cứu, ứng dụng tiến bộ KHCN và công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ, công
nhân trong Tổng công ty.
Về quyền hạn:
- TCT có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn
lực khác của nhà nƣớc giao và các nguồn lực huy động khác theo quy định
của pháp luật để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao và phát
triển kinh doanh.
- TCT có quyền giao lại cho các doanh nghiệp thành viên quản lý, sử
dụng các nguồn lực mà TCT đã nhận từ nhà nƣớc.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- TCT có quyền đầu tƣ, góp cổ phần, phát hành, mua bán cổ phiếu, trái
phiếu, mua một phần hoặc toàn bộ tái sản của doanh nghiệp khác theo
quy định của pháp luật.
- TCT có quyền chuyển nhƣợng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm đồ tài
sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty.
- TCT có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh nhƣ sau:
Tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Nhà
nƣớc giao và yêu cầu phát triển của TCT.
Đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại.
Đặt chi nhánh, đại diện của Tổng công ty trong nƣớc và nƣớc ngoài theo
quy định pháp luật.
Lựa chọn, phân chia thị trƣờng giữa các doanh nghiệp thàn._. Công tác đón tiếp, hƣớng dẫn khách đòi hỏi nhân viên trong văn
phòng phải có những kỹ năng nhất định. Công việc đón khách thƣờng đƣợc
tiến hành nhƣ sau:
Đối với hội nghị nhỏ công ty thƣờng tổ chức chào đón từng ngƣời một.
Đối với hội nghị lớn thì công ty tổ chức chào mừng đại biểu ngay tại hội
nghị.
Phân công ngƣời đứng đón đại biểu để phát tài liệu, giải đáp những công
việc cần thiết của đại biểu.
Tiến hành điểm danh trong hội nghị: có nhiều phƣơng pháp để điểm
danh: phát hành thẻ đại biểu, yêu cầu đại biểu nộp lại giấy mời, nếu đại biểu
đông khi phát tài liệu yêu cầu đại biểu ký.
Duy trì thời gian hội nghị: Đại hội bắt đầu đúng giờ, nghỉ giải lao đúng
giờ và kết thúc đúng giờ và không xê dịch thời gian giữa các phần trong hội
nghị.
Ghi biên bản của hội nghị: Căn cứ vào tầm quan trọng và tính chất của
hội nghị theo sự chỉ đạo của chủ tịch đoàn công ty áp dụng phƣơng tiện ghi
biên bản nhƣ: đánh máy, băng ghi âm, băng video....Dù ghi bằng cách nào
cũng luôn đảm bảo tính trung thực, đầy đủ và lôgic của hội nghị. Biên bản
đƣợc đọc lại và có xác nhận của chủ toạ.
Chủ toạ hội nghị: Là ngƣời điều khiển hội nghị. Nếu là hội nghị lớn thì
có đoàn chủ tịch. Tiến hành hội nghị thƣờng đƣợc trƣởng phó phòng điều
hành
Công việc sau hội nghị.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Triển khai các mệnh lệnh thông báo của hội nghị sau đó sắp xếp lại
các văn bản, giấy tờ để lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Giấy mời, danh sách đại
biểu, báo cáo chính thức, báo cáo tham luận, chƣơng trình làm việc, lời khai
mạc, lời phát biểu cấp trên, quyết định khen thƣởng, lời bế mạc, lời cám ơn
cấp trên đã về dự, cám ơn những ngƣời chuẩn bị và giúp hội nghị thành
công.
Rút kinh nghiệm giữa các bộ phận, cá nhân liên quan đến hội nghị.
Đánh giá chung
Kết quả thu đƣợc trong công tác hội nghị của TCT: Thông qua việc tổ
chức các cuộc họp, ban lãnh đạo công ty có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty trong năm, quý hay tháng đó rút ra
kinh nghiệm trong việc chỉ đạo thực hiện. Ngoài ra thông qua các cuộc họp
ban lãnh đạo công ty có thể biết đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của đội ngũ cán
bộ công nhân viên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều giữa giám đốc và cán
bộ công nhân viên. Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị luôn đƣợc kiểm tra, theo
dõi kiểm tra nên không xảy ra tình trạng lãng phí, lạm dụng của công.
Bên cạnh những kết quả thu đƣợc thì vẫn còn một vài hạn chế nhƣ
sau: Một số CBCNV vẫn còn thờ ơ với việc tham gia hội nghị, xem đó là
một nghĩa vụ mà chƣa hiểu hết đƣợc tầm quan trọng của hội nghị; Việc tổ
chức hội nghị lớn đôi khi còn gặp vài sơ sót nhỏ trong việc điểm danh, nhận
quà, tổ chức bữa ăn
Nguyên nhân: Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn
chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu tổ chức cuộc họp, hội nghị. Công tác
tuyên truyền đến CBCNV trong văn phòng chƣa đƣợc tốt.
2.3.4 Công tác hậu cần
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Hậu cần là một chức năng quan trọng của văn phòng. Chức năng này
đảm bảo cung cấp mọi trang thiết bị, vật dụng, nguồn tài chính cho toàn công
ty để mọi hoạt động trong công ty đều thông suốt và tiến hành nhanh chóng.
Ở Tổng công ty Sông Đà công tác hậu cần cũng đƣợc hết sức chú
trọng. Mọi trang thiết bị bị hỏng hóc chỉ cần báo với văn phòng thì văn
phòng sẽ gọi ngƣời đến sửa chữa, khắc phục sự cố. Việc cung cấp các vật
dụng văn phòng phẩm đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Những thiết bị có giá
trị cao cần đƣợc thay mới đều đƣợc văn phòng thống kê, trình lên lãnh đạo
để xin ký duyệt. Hàng năm, Tổng công ty Sông Đà đều trích một phần trong
ngân sách của công ty để sửa chữa, thay mới các trang thiết bị văn phòng.
Nhờ đó công tác văn phòng luôn đạt đƣợc hiêu quả cao.
Đánh giá chung
Kết quả đạt đƣợc trong công tác hậu cần: Đảm bảo đầy đủ mọi trang
thiết bị cần thiết cho các phòng ban: bàn, nghế, giá tài liệu… Hầu hết các
phòng đều đƣợc trang bị máy tình kết nối Internet; Cung cấp đầy đủ văn
phòng phẩm cho các phòng ban.
Những mặt hạn chế: Hệ thống trang thiết bị vẫn chƣa đồng bộ, vẫn còn
một số máy tính cũ chƣa đƣợc thay mới, CBCNV vẫn còn lãng phí trong
việc sử dụng văn phòng phẩm.
Nguyên nhân của những hạn chế này: Nhân viên chƣa thực hiện quy chế
tiết kiệm, nguồn kinh phí để mua trang thiết bị vẫn còn hạn chế.
2.3.4 Nghiệp vụ tiếp khách
Tiếp khách là một trong những nghi lễ công cụ quan trọng để giao lƣu,
tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan nhằm đảm bảo sự
hoạt động thông suốt của quả trình quản lý, giúp lãnh đạo có điều kiện xem
xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài.
Nhiệm vụ trực tiếp của văn phòng trong công tác đón khách là:
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Lên kế hoạch mời khách, gọi điện thoại hoặc gửi thiệp mời khách, tổ chức
sắp xếp lịch gặp khách cho lãnh đạo.
- Chuẩn bị chu đáo mọi điều kiện để tiếp khách nhƣ trang trí phòng hẹn
gặp, hoa quả, đồ uống…
- Chuẩn bị những tài liệu cần thiết cho lãnh đạo bàn bạc với khách.
- Tiếp khách thay lãnh đạo khi có chỉ thị trực tiếp của lãnh đạo
Những kết quả đã đạt đƣợc trong công tác tiếp khách của TCT Sông Đà:
Lên lịch hẹn chu đáo, không bị trùng lặp; Đội ngũ lễ tân tiếp khách lịch sự,
hữu nghị; Thay mặt lãnh đạo tiếp khách không quan trọng.
2.4 Đánh giá chung
2.4.1 Những điểm mạnh trong hoạt đông văn phòng tại TCT Sông
Đà
Về các nghiệp vụ văn phòng: bộ phận văn phòng đã thực hiện các
nghiệp vụ văn phòng theo đúng nội quy, quy chế của công ty, góp phần nâng
cao hiệu quả công việc của toàn công ty.
Trong công tác văn phòng, Tổng công ty đã nhận thức rõ đƣợc tầm
quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ văn phòng không còn bị
phân tán nhƣ trƣớc nữa mà đã tập trung và đồng bộ hơn. Các nghiệp vụ văn
phòng luôn thực hiện đúng theo trình tự quy định. Việc thực hiện các văn
bản bắt buộc đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể rất thuận tiện, chính xác, phù
hợp với quy của công ty.
Có thể nói, công tác văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã phát huy
hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình, là bộ phận tham mƣu giúp cho lãnh
đạo giải quyết tốt nhƣng công việc điều hành trong cơ quan cũng nhƣ công
tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của công
ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn
thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều
hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dƣới sự lãnh đạo, điều
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
hành của chánh văn phòng.
Hoạt động văn phòng TCT đạt đƣợc những ƣu điểm nhƣ trên phần lớn là nhờ
những nguyên nhân sau:
Về cơ cấu tổ chức : TCT Sông Đà có cơ cấu tổ chức bộ máy một cách
thống nhất và chặt chẽ rất phù hợp với chức năng của Tổng công ty.
Về nhân sự: Tổng công ty vừa có đội ngũ nhân viên có trình độ
chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm đồng thời lại có những nhân viên trẻ đầy
nhiệt huyết, năng động và sáng tạo. Lãnh đạo là ngƣời có kinh nghiệm, năng
lực quản lý, điều hành. Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ nhạy bén, tinh tế phân tích tƣơng đối chính xác sự ảnh hƣởng của
thị trƣờng tới hoạt động của công ty.
Về công tác Quản trị văn phòng: nhìn chung, cơ quan đã có những quy
định về mô hình tổ chức văn phòng cũng nhƣ tổ chức lao động và trang thiết
bị văn phòng. Cách bố trí phòng làm việc tƣơng đối hợp lý, các trang thiết bị
đƣợc trang bị hiện đại, sắp xếp khoa học, môi trƣờng làm việc thuận lợi.
Các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng cũng đƣợc đổi mới
hiện đại hơn… Không những thế, CBCNV trong văn phòng đã tự nâng cao ý
thức làm việc của mình, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhờ thế mà
hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà ngày càng đƣợc hoàn thiện,
đạt hiệu quả cao.
2.4.2 Những vấn đề cần khắc phục
Mô hình văn phòng vẫn là mô hình cổ điển nên vẫn còn những mặt hạn
chế. Các trang thiết bị đa số là đồng đều và xắp xếp hợp lý nhƣng bên cạnh
đó có một số trang thiết bị đã hỏng, lỗi thời cần đƣợc đổi mới cho phù hợp
hơn.
Đặc biệt trong công tác văn thƣ, việc soạn thảo văn bản của cơ quan đã
đƣợc chú ý song vẫn mắc phải những lỗi nhỏ trong thể thức nhƣng không
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
làm ảnh hƣởng đến giá trị nội dung của văn bản. Việc quản lý công văn đi –
đến khá chặt chẽ. Ngoài quản lý bằng sổ thì các loại công văn còn đƣợc quản
lý trên máy tính nối mạng Internet. Vì vậy việc quản lý công văn tƣơng đối
tốt. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ hiện hành chƣa đƣợc thực hiện mà chỉ có
sự sắp xếp các văn bản theo tên loại văn bản sau đó nộp lƣu hồ sơ.
Các nghiệp vụ văn phòng tuy thực hiện rất tốt những vẫn còn nhiều thủ
tục cứng nhắc, rắc rối không cần thiết làm ảnh hƣởng đến công việc.
Nguyên nhân của những hạn chế trên là: Số lƣợng nhân viên vẫn còn ít
so với khối lƣợng công việc lớn nhƣ hiện nay, đặc biệt là cán bộ lƣu trữ. Đội
ngũ nhân viên vẫn chƣa đƣợc trẻ hóa nhiều.
Nhìn chung, bộ phận văn phòng tại TCT đã hoàn thành suất sắc nhiệm
vụ của mình, thực hiện theo đầy đủ quy chế, quy định của Tổng công ty về
công tác văn phòng. Với khối lƣợng công việc ngày càng lớn nhƣ hiện nay,
công tác văn phòng mắc phải một vài thiếu sót là điều không tránh khỏi, tuy
nhiên cán bộ và nhân viên văn phòng đã và đang cố gắng khắc phục những
tồn tại đó để hỗ trợ tốt nhất cho ban lãnh đạo cũng nhƣ toàn thể Tổng công
ty.
Tiểu kết chương
Qua việc tìm hiểu thực thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty
Sông Đà, chƣơng này đã đi sâu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của
văn phòng của tổng công ty. Nhìn chung, trong những năm qua, văn phòng
Tổng công ty luôn đảm bảo thực hiện tốt chức năng của mình, hỗ trợ đắc lực
cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó văn phòng Tổng công ty vẫn
còn tồn tại những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục để bộ phận văn phòng
luôn đạt hiệu quả công việc cao nhất.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Chƣơng III : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động văn phòng tại TCT Sông Đà
3.1 Định hướng chung
Hiện nay, nƣớc ta ngày càng hội nhập sâu với nền kinh tế thế giới, điều
này đặt ra yêu cầu cấp thiết trong việc đổi mới hoạt động quản lý đặc biệt là
hoạt động văn phòng. Xu hƣớng chung hiện nay đó là hiện đại hóa công tác
quản lý trong doanh ngiệp đồng thời nâng cấp cơ sở vật chất, ứng dụng khoa
học công nghệp vào quản lý, điều hành, đề cao vị trí văn phòng trong mọi
hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phải luôn quan tâm phát triển con
ngƣời trong tổ chức, đào tạo họ thành những ngƣời có kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ cao, năng động, cung cấp cho họ những trang thiết bị cần thiết, tạo
cho họ môi trƣờng làm việc tiện nghi và hiên đại để thực thi công việc đồng
thời nâng cao tinh thần học hỏi, sáng tạo, có thái độ nghiêm túc, có trách
nhiệm với những nhiệm vụ đƣợc giao.
Theo xu hƣớng đó, định hƣớng chung để phát triển, nâng cao hiệu quả
văn phòng đƣợc cụ thể nhƣ sau:
Một là: đầu tƣ nâng cao chất lƣợng nguồn nhân sự. Đây là cốt lõi trong
sự tồn tại và phát triển của mọi công ty vì thế nâng cao chất lƣợng nguồn
nhân sự là nhiệm vụ hàng đầu và rất quan trọng, đòi hỏi mỗi công ty phải
thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và trình độ quản
lý cho cán bộ của mình.
Hai là: tạo môi trƣờng làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc
hợp lý. Không thể phủ nhận rằng, công việc của nhân viên sẽ tiến hành tốt
hơn trong môi trƣờng làm việc tốt. Cán bộ trong công ty phải luôn quan tâm
tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thoải mái đồng thời xắp xếp, bố
trí phòng làm viêc, máy móc trang thiết bị làm việc trong văn phòng một
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
cách khoa học, hợp lý sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian cho nhân viên, hiệu quả
công việc của nhân viên cũng đƣợc nâng cao hơn.
Ba là: hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng. Các nghiệp vụ văn phòng
bao gồm : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin; nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ;
nghiệp vụ lập chƣơng trình, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo; nghiệp vụ tổ
chức cuộc họp, hội nghị; nghiệp vụ tiếp khách; công tác hậu cần. Đây chính
là phƣơng thức để nhân viên văn phòng thực thi nhiệm vụ của mình. Vì vậy
phải không nghừng hoàn thiện, đổi mới các nghiệp vụ văn phòng để công
việc của văn phòng tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí nhƣng vẫn đạt hiệu quả
cao nhất.
Bốn là: Đơn giản hóa thủ tục làm việc. Hiện nay, nhà nƣớc ta đã cải
tiến, đổi mới những thủ tục hành chính. Yếu tố này vẫn đảm bảo thực hiện
đúng quy chế, dân chủ nhƣng lại tiết kiệm thời gian, không gây phiền hà,
quan liêu, trì trệ. Chính vì thế, hiện nay nhiều doanh nghiệp cũng đang từng
bƣớc thay đổi, đơn giản hóa mọi thủ tục hành chính nhƣng vẫn đảm bảo tuân
theo đúng pháp luật của nhà nƣớc và quy chế của công ty.
Năm là: hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong
quản lý. Khi đất nƣớc đang ngày càng hiện đại hóa trên tất cả mọi lĩnh vực
của cuộc sống thì tự bản thân mỗi doanh nghiệp cũng phải tự hiện đại hóa
hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, cơ sở vật chất của mình để theo kịp
với đà phát triển chung. Đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động quản lý để việc quản lý trở nên chuyên nghiệp, thuận tiện và nhanh
chóng hơn.
3.2 Giải pháp cụ thể
Từ định hƣớng chung ở trên, chúng ta đi vào những giải pháp cụ thể nhƣ sau:
3.2.1 Đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho văn phòng
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng thì việc nâng cao chất lƣợng
nhân sự là việc rất cần thiết. Hiện nay, nhân viên trong văn phòng Tổng công
ty Sông Đà phần lớn là những CBCNV làm việc lâu năm tuy có nhiều kinh
nghiệm trong công việc nhƣng cũng còn một vài hạn chế đó là không theo
kịp đƣợc với những công nghệ mới đòi hỏi họ phải thƣơng xuyên cập nhật,
đổi mới. Chính vì vậy mà phải quan tâm nhiều hơn nữa đối với công tác đào
tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên. Không chỉ với nhân viên,
mà ngay cả với những ngƣời quản lý, nhà lãnh đạo cũng phải thƣờng xuyên
nâng cao trình độ hiểu biết của mình để lãnh đạo đội ngũ nhân viên cấp dƣới
hiệu quả.
Thƣờng xuyên liên kết với các trung tâm, các trƣờng có mở lớp đào
tạo về hoạt động quản lý để tổ chức bồi dƣỡng nâng cao, cập nhật kiến thức
mới về công tác quản lý, công tác chuyên môn cho cán bộ quản lý, cán bộ kỹ
thuật nhƣ lớp “Cao cấp lý luận chính trị”, các lớp về “Quản lý doanh nghiệp”
cho cán bộ quản lý, các lớp về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chuyên
nghành… Khi hoàn thành khóa học, cán bộ nhân viên phải thi tuyển để đánh
giá chất lƣợng, đƣợc cấp bằng chứng nhận.
Không chỉ thế, để theo kịp với sự hiện đại hóa không ngừng của hiện
nay đòi hỏi CBCNV trong văn phòng phải sử dụng thành thạo máy tính, ứng
dụng đƣợc các chƣơng trình đánh máy, quản lý thông tin mới nhƣ Office
2007… đồng thời phải biết sử dụng ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh để tiếp
khách nƣớc ngoài hay soạn các hợp đồng kinh tế với đối tác nƣớc ngoài.
Chính vì vậy nhân viên văn phòng còn phải theo học các lớp tin học, ngoại
ngữ để nâng cao trình độ của mình.
Thƣờng xuyên tổ chức cho nhân viên văn phòng đi tham quan, du lịch,
tổ chức giao lƣu giữa các phòng ban trong công ty… vừa có thể nâng cao sự
hiểu biết cho nhân viên về kiến thức xã hội, vừa để tạo mối quan hệ thân
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
thiết, đoàn kết giữa nhân viên trong công ty, tạo cho họ tinh thần làm việc
sảng khoái.
Bên cạnh đó, cũng phải quan tâm đến công tác tuyển dụng nhân sự, bổ
sung nhân viên vào phòng còn thiếu để đảm bảo công việc tiến hành nhanh
chóng, thuận lợi. Trong công tác tuyển dụng, không đƣợc chỉ chú ý đến
lƣợng còn thiếu, mà phải đồng thời quan tâm đến chất lƣợng của nguồn nhân
sự tuyển mới. Phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng hợp lý, quy hoạch đào tạo
cán bộ nguồn, tuyển dụng cán bộ, nhân viên theo đúng tiêu chuẩn phù hợp
với cơ chế quản lý tiên tiến và tốc độ phát triển của Tổng công ty.
3.2.2 Tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên, bố trí phòng làm việc hợp
lý.
Môi trƣờng làm việc bao gồm cả môi trƣờng về vật chất lẫn môi
trƣờng về tinh thần. Môi trƣờng có ảnh hƣởng rất lớn đến tâm lý ngƣời lao
động. Nó khiến ngƣời lao động hăng say cống hiến hơn ngƣợc lại có thể họ
chán nản và làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc.
Chính vì vậy, phải tạo cho nhân viên một không gian làm việc thoải mái,đầy
đủ điệu kiện vật chất trang thiết bị nhƣ điều hòa, đèn chiếu sáng, bàn,
nghế…và bố trí vị trí phù hợp với vị trí và chuyên môn của mình để họ phát
huy đƣợc tối đa sự sáng tạo, chuyên môn, nghiệp vụ của mình.
Ở Tổng công ty Sông Đà, phòng làm việc vẫn đƣợc bố trí theo phong
cách cổ điển (tách thành từng phòng riêng biệt). Do các phòng bi tách riêng
biệt khép kín nên tạo khoảng cách phân biệt thủ trƣởng và nhân viên vì vậy
việc quản lý nhân viên không đƣợc chặt chẽ, bố trí chỗ ngồi cho nhân viên
không đƣợc thuận tiện. Hơn nữa, văn phòng cổ điển không áp dụng đƣợc
việc tổ chức lao động khoa học, việc bố trí trang thiết bị văn phòng hợp lý.
Công ty cần thay đổi bố trí văn phòng theo kiểu sơ đồ mở, có vách ngăn
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
thấp, kiểu bố trí này sẽ tận dụng tốt hơn mặt bằng sẵn có của công ty, dễ
kiểm soát hoạt động của nhân viên
3.2.3 Hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng
Công tác thu thập và xử lý thông tin
Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ thông tin trên phạm vi toàn
cầu. Chính vì thế việc nâng cao chất lƣợng thông tin trong công ty là điều rất
cần thiết. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác sẽ đảm bảo cho
lãnh đạo cơ quan đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, đảm bảo cho các
phòng ban hoạt động hiệu quả.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin
trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin của công ty mình, đồng thời phải
xác định rõ các loại thông tin nào cần thu thập và đảm bảo nguồn thông tin
đó phải đáng tin cậy. Tổng công ty Sông Đà muốn làm tốt công tác thông tin
phải chú ý đến những yêu cầu sau:
Sau khi thu thập thông tin phải tóm tắt lại những chú ý quan trọng, điều
đó giúp ban lãnh đạo có thể đễ dàng giải quyết công việc. Thông tin có nhiều
loại vì vậy phải phân chia ra thành các vấn đề, để dễ dàng tìm kiếm, lƣu trữ.
Hiện nay ở Tổng công ty Sông Đà, mỗi phòng đều đƣợc trang bị máy vị
tính nối mạng Internet nhƣng vẫn còn thiếu. Vì vậy, nên cấp cho mỗi nhân
viên trong văn phòng một máy tính riêng để dễ dàng truy cập thông tin trên
mạng đồng thời thông tin quan trọng sẽ đƣợc bảo mật tốt hơn. Cần đặt thêm
nhiều loại báo chí để CBCNV trong cơ quan có thể cập nhật tin tức mới.
Khi cán bộ giao cho nhân viên văn phòng thu thập thông tin gì hoặc nộp
báo cáo cần đƣa ra mức thời hạn cụ thể để thông tin không bị chậm trễ.
Cán bộ nên quản lý tài liệu trên máy tính, để việc tìm kiếm nhanh chóng
và hiệu quả. Đồng thời có thể gửi tài liệu từ phòng này sang phòng kia mà
không làm mất thời gian và công sức tới tận nơi để lấy.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ:
Để nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ đƣợc tốt hơn cần phải thực hiện một số chú ý
sau:
Cán bộ văn thƣ lƣu trữ nên làm một hệ thống các biểu mẫu thể thức văn
bản gửi đến các phòng để các phòng khi làm văn bản không phải xuống
phòng văn thƣ kiểm tra lại thể thức.
Cán bộ văn thƣ – lƣu trữ phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép
việc mƣợn hồ sơ tài liệu, đồng thời để thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài
liệu, tránh để cho hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
Nên quản lý hệ thống văn bản đến văn bản đi trên máy vi tính. Hàng
năm cán bộ văn thƣ nên tập hợp lại hệ thống giấy tờ, văn bản trong năm, lập
thành bảng biểu sau đó mới chuyển tài liệu đến phòng lƣu trữ. Những tài liệu
quan trọng hoặc tài liệu mật thì cho vào tủ có khóa rồi khóa lại.
Quản lý chặt chẽ các loại văn bản văn phòng do các phòng khác ban
hành, gửi đi các đơn vị, yêu cầu phải nộp lại bản gốc để lƣu tại phòng văn
thƣ.
Bổ sung nhân viên có chuyên môn cho phòng lƣu trữ. Hàng năm nên
cho nhân viên trong phòng lƣu trữ đi học nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ, bồi dƣỡng kỹ năng sử dụng máy vi tính.
Riêng với công tác lƣu trữ, phải có một vài lƣu ý sau:
- Tài liệu lƣu trữ bằng giấy tờ cho nên rất đễ bị hƣ hại, mối mọt vì thế
phải đảm bảo kỹ lƣỡng điều kiện nhiệt độ, không khí, ánh sánh cho phòng
lƣu trữ tài liệu.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
- Trong phòng phải có thiết bị chữa cháy, để đề phòng khi có trƣờng
hợp xấu xảy ra. Đồng thời, phải bố trí các giá tài liệu hợp lý, phân chia theo
từng năm, từng tháng và có đề mục rõ ràng, để dễ dàng tìm kiếm.
- Nên tổ chức phòng đọc riêng cho nhân viên để thuận tiện trong việc
tìm kiếm và tra cứu tài liệu đồng thời phải có sổ sách ghi rõ thời gian đối
tƣợng mƣợn tài liệu để tránh việc mất mát tài liệu.
Công tác lập chương trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo
Văn phòng phải xác định đƣợc khối lƣợng công việc trong từng thời kỳ,
công việc nào là trọng tâm, mục tiêu phấn đấu của công ty. Khi đƣa ra
chƣơng trình phải đƣa ra thời hạn hoàn thành. Đến thời gian quy định, phải
tiến hành họp tổng kết, đánh giá kết quả công việc có đạt so với yêu cầu hay
chƣa. Tiến thành khen thƣởng động viên với những phòng, cá nhân thực hiện
tốt.
Trong công tác tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo phải chuẩn bị thật chu
đáo, đầy đủ tài liệu giấy tờ cần thiết cho lãnh đạo. Phải gọi điện thoại kiểm
tra, xác nhận tại địa điểm đến của lãnh đạo.
Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghi:
Cần đảm bảo yêu cầu sau:
Mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác hội nghị
nhƣ máy chiếu, máy quay… để đảm bảo hội nghị tiến hành thuận lợi, hấp
dẫn.
Quy định cụ thể mức kinh phí cho mỗi lần tổ chức hội nghị, hội thảo.
Trong trƣờng hợp có phát sinh, cần báo cáo lên trên để xin phê duyệt sẽ tránh
việc lãng phí tiền công.
Sau mỗi kỳ hội nghị cần họp để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra những mặt
hạn chế, đánh giá thành công cho lần tổ chức sau.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
3.2.4 Đơn giản hóa thủ tục làm việc
Hiện nay, Nhà nƣớc đã không ngừng cải tiến các thủ tục hành chính,
những thủ tục hành chính đã bớt rƣờm rà hơn. Đây cũng là điều kiện thuận
lợi để công ty đổi mới cách quản lý các thủ tục hành chính của mình. Khi
tiến hành các thủ tục hành chính, nếu bớt đi một và bƣớc sẽ tiết kiệm đƣợc
rất nhiều thời gian và chi phí. Tổng công ty Sông Đà nên rút gọn các thủ tục
của mình sao cho vẫn đảm bảo tuân theo đúng quy định của pháp luật và quy
chế công ty mà vẫn tiết kiệm đƣợc thời gian. Ví dụ nhƣ: Văn phòng chuyển
các biểu mẫu văn bản đến các phòng để các phòng tự soạn thảo văn bản theo
mẫu mà không cần phải qua văn phòng kiểm tra thể thức văn bản. Văn
phòng chỉ cần đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo. Làm nhƣ
vậy, sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian.
3.2.5 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc và ứng dụng CNTT trong quản lý
Trang thiết bị văn phòng là điều kiện đảm bảm để tiến hành các công việc
văn phòng. Trang thiết bị càng hiện đại thì công việc tiến hành càng nhanh
chóng. Tổng công ty nên đầu tƣ những trang thiết bị hiện đại, tốc độ xử lý
nhanh để không làm trì trệ công việc văn phòng nhƣ thay lại hệ thống máy
tính, máy in mới... Công ty nên lập danh sách những thiết bị cần thay đổi,
sau đó xét duyệt kỹ rồi mới tiến hành mua để không bị lãng phí. Đầu tƣ trang
thiết bị hiện đại không những làm công việc tiến hành hiệu quả hơn mà còn
tạo ra một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.
Việc đƣa CNTT vào trong quản lý cũng hết sức cần thiết. Nó đã trở thành
xu thế chung trong các công ty hiện nay. Văn phòng nên áp dụng Công nghệ
thông tin trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, quản lý văn
bản trên máy vi tính, xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu trên máy tính…
Việc làm này rất đơn giản, gọn nhẹ, dễ tìm kiếm và tra cứu.
3.3 Điều kiện để thực hiện giải pháp
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Để những giải pháp nêu trên có thể thực hiện đƣợc và đạt hiệu quả cao
thì bộ phận văn phòng cũng nhƣ Tổng công ty phải tạo điều kiên để thực
hiện các giải pháp đó nhƣ:
Các giải pháp trƣớc tiên là phải phù hợp với hoạt động văn phòng của
công ty, phải có kế hoạch cụ thể vì không thể tiến hành các giải pháp cùng
một lúc đƣợc mà phải xắp xếp ƣu tiên giải pháp nào phải tiến hành ƣu tiên
trƣớc để làm cơ sở tiền đề cho việc thực hiện các giải pháp kế tiếp.
Các giải pháp muốn tiến hành tốt thì phải có đủ điều kiện tài chính để
nâng cấp, đầu tƣ cả vào con ngƣời lẫn cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đồng
thời phải đề ra điều kiện thời gian để thực thi, tùy vào các giải pháp mà đƣa
ra điều kiện thời gian hợp lý.
Các nhà lãnh đạo công ty phải luôn ủng hộ cũng nhƣ đƣợc sự đồng
thuận của toàn thể nhân viên trong công ty khi triển khai các giải pháp. Nhƣ
vậy các giải pháp sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng, suôn sẻ, tiết kiệm thời gian
mà vẫn đạt hiệu quả cao.
Đồng thời, các giải pháp phải đƣợc áp dụng đồng bộ ở tất cả các bộ
phận, các đơn vị trong toàn thể Tổng công ty
Những giải pháp này phải đƣợc áp dụng một cách linh hoạt, theo thứ tự,
có điều chỉnh nếu cần thiết, đúng ngƣời đúng việc, không áp dụng một cách
cứng nhắc phù hợp với chính sách của Nhà nƣớc và đƣờng lối phát triển của
công ty.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
KẾT LUẬN
Có thể nói, văn phòng chính là bộ não của một cơ quan, tổ chức. Hoạt
động văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp - là một trong những yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế,
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì thế, ngày nay, công tác văn
phòng ở các tổ chức doanh nghiệp đã đƣợc ít nhiều quan tâm. Nâng cao hiệu
quả hoạt động văn phòng đã trở thành nhiệm vụ cấp thiết đối với các cơ
quan, tổ chức nhằm khẳng định vị trế của mình trên thị trƣờng.
Tổng công ty Sông Đà là một trong những công ty công nghiệp – xây
dựng lớn nhất nƣớc ta. Công ty đã có nhiều đóng góp to lớn váo sự phát triển
của nền kinh tế. Tuy nhiên, khi Việt Nam thâm nhập ngày càng sâu vào nền
kinh tế của thế giới, Tổng công ty cũng gặp không ít khó khăn, thách thức
của các công ty nƣớc ngoài. Điều này đồi hỏi Tổng công ty Sông Đà phải
luôn luôn đổi mới phƣơng pháp hoạt động của mình trong đó có công tác văn
phòng.
Khóa luận đã tập trung vào những mục tiêu chính đó là khảo cứu lý luận
về văn phòng và quản trị văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng
tại Tổng công ty Sông Đà và đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà.
Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận
này đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu là đúng. Văn
phòng Tổng công ty đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo Tổng công ty.
Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận
không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện
có hiệu quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn
phòng, nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị
văn phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về văn
phòng tại Tổng công ty, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác văn
phòng tại Tổng công ty Sông Đà.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng
Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Mike Harvey( 2001), Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống
kê, Hà nội
2. Đồng Thị Thanh Phƣơng; ThS. Nguyễn Thị Ngọc An (2008), Giáo
trình Quản trị Hành chính Văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà Nội.
3. Tổng công ty Sông Đà (2009), Gới thiệu Tổng công ty Sông Đà,
Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2010 và quy chế làm việc VP
TCT
4. Bùi Thanh Nhàn (2009), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng,
dành cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng
5. Trần Thị Ngà (2008), Bài giảng Tổ chức quản trị văn phòng, dành
cho chƣơng trình đào tạo cử nhân, Đại học dân lập Hải Phòng.
._.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 19.tranthithanhthuy_qt1001P.pdf